Workshop Lean Hospitalar- Albert Einstein
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Programa Einstein de Melhoria Contínua de Processos
Workshop Lean Hospitalar – UBQ (Junho/2011)
Leopoldo MarroigChief Project & Process Excellence Officer – [email protected]
Agenda
1) Metodologias e a Excelência Operacional na Saúde
2) Modelo de Gestão e Implementação do Programa EINSTEIN
3) Resultados obtidos até o momento
4) Exemplos de projetos concluídos
INICIATIVA
SEIS SIGMA
LEAN
TOC (TEORIA DAS RESTRIÇÕES)
CERTIFICAÇÕES
PDCA
VETOR DE MUDANÇA
PROJETOS 4-6 MESES, UTILIZANDO FORTEMENTE FERRAMENTAS ESTATÍSTICAS
EVENTOS KAIZEN (CURTOS, COM FOCO EM MUDANÇAS RÁPIDAS)
ANÁLISE DOS GARGALOS (BUSCA DO ELO MAIS FRACO – É QUE ORIENTA TODA A CADEIA)
AUDITORIAS DE SISTEMA DE QUALIDADE
CEP & 14 PRINCÍPIOS DE DEMING
OBJETIVO PRINCIPAL
REDUZIR VARIAÇÃO GERANDO RETORNO FINANCEIRO
ELIMINAR DESPERDÍCIO (MUDA)
ELIMINAR GARGALOS
GESTÃO DA ROTINA
REDUZIR VARIAÇÃO / GESTÃO DA ROTINA
FOCO
ELIMINAR PROBLEMAS GERANDO IMPACTO FINANCEIRO
MELHORIA NO FLUXO DE PRODUÇÃO
MELHORIA SISTÊMICA (“BOM LOCAL NÃO É O BOM SISTÊMICO”)
PADRONIZAÇÃO DAS TAREFAS E PROCEDIMENTOS
MELHORIAS INCREMENTAIS DO PROCESSO
Metodologias de Gestão de Processos
Atualmente possui um programa estruturado de Excelência Operacional (LSS)
* Fonte: US News – Julho 2010
Melhores Hospitais – EUA (The Honor Roll)*
Missão do Programa
Desenvolver uma cultura de melhoria contínua e gestão de processos utilizando uma metodologia estruturada para toda a instituição, objetivando:
• Excelência em qualidade e segurança para os pacientes e colaboradores internos e meio ambiente;
• Satisfação dos clientes externos e internos;
• Eficiência e padronização de processos;
• Redução de perdas e desperdícios;
Início: Fev 09Time Inicial: 1MBB e 2BBs dedicados
Estrutura
MBB
Comitê Executivo de Melhoria Contínua de Processos
BSC Institucional
Time de Projeto
Black BeltsDedicados
Dono doProcesso
Sponsor do Projeto
Lean & GreenBeltsExecução
SuporteMetodológico
+Gestão doPrograma
Definição Estratégica
Presidente e Diretores
• Reuniões Semanais
• Priorização de projetos e validação da seleção de Belts
• Resultados / Decisões estratégicas
Qtde:1
Qtde:5
Priorização
Sistema de Notificação de Eventos
SAC
Pesquisas de Satisfação (L21) e
Clima Interno
Comitê Executivo do
Programa
Seleção e Priorização de Projetos
Principais Inputs para projetos
Periódicos
Eventuais
Planejamento Estratégico Anual
• Brainstorming de idéias•Garantir a adequação da metodologia:
Projetos vs “Just do it”• Discussão preliminar com o sponsor
• Priorizar iniciativas (QFD a ser definido)• Garantir alinhamento estratégico • Prover recursos necessários à execução
• Iniciar execução• Governança de projeto • Resp: Belt + Sponsor + MBB
Projetos a serem
executadosAuditorias (Int & Ext)
Filtr
o Té
cnic
o (M
BB
)
Workshops de Seleção de Projetos
com as Áreas
Alinhamento com o BSC e Estratégia
Processo de Seleção dos Belts
Certificação em LSS como ferramenta de desenvolvimento de carreira
Indicação de candidatos
pelo sponsor do projeto
Projetos selecionados
para execução
Mapeamento de Competências
(Atividade conduzida em parceria com o RH)
Validação dos candidatos
selecionados pelo Comitê Executivo do
Programa
1 2 3
1. Comunicação 2. Gerenciamento de Projetos 3. Trabalho em Equipe 4. Negociação
5. Foco no Cliente 6. Raciocínio Analítico
Competências Mapeadas pelo RH:
Menu de Treinamentos
Todos
Coord.Super.Líder
Gerente
DuraçãoCurso
• Lean Six Sigma - Champions* 16h
• E-learning de Intro a Melhoria Contínua 1h• Introdução a Melhoria Contínua (Presencial) 4h
• Facilitadores de Kaizen 16h• Lean Belt (GB light) 40h• Green Belt 40h• Black Belt 160h
Gerentes
• Lean Six Sigma - Champions* 4hDiretoria
Público Alvo
* Programa Anual de Capacitação de Líderes
Governança dos Projetos
D M A I C
TG 1 TG 2 TG 5TG 0
• Reuniões formais de aprovação do projeto ao final de cada fase da metodologia (Tollgates - TG)
• Aprovador Funcional: Sponsor do Projeto• Aprovador Técnico: Master Black Belt
• TG 0: Priorização do projeto pelo Comitê Executivo do Programa e validação da estimativa de saving e racional de cálculo (MBB)
• TG 5: Aprovação de encerramento do projeto (Sponsor e MBB) e validação do Saving real do projeto (Controladoria)
Mecanismos de Reconhecimento
1) Prêmio Anual de Excelência em Lean Six Sigma (Projetos e Belts)
• A 2ª Edição do Prêmio, ocorrido em Dezembro de 2010, contou com 30 projetos inscritos;
• Belts apresentaram seus projetos para um painel formado por MBBs e especialistas de mercado;
• Foram premiados os 3 melhores projetos eleitos pelo painel com premiação financeira para o belt e o time de projeto.
2) Evento Anual de Certificação dos Belts• Discurso do Presidente e do CEO com participação de toda a Diretoria
• Entrega de Certificados e placas
Ações de Comunicação do Programa
Ações Iniciais do Programa Ações Recorrentes1. Apresentação do Plano Estratégico no
Comitê Executivo (Dez/08)
2. Desenvolvimento da identidade visual do Programa (Jan/Fev 09)
3. Apresentação Introdutória nas reuniões de Staff dos Diretores (Jan/Fev 09)
4. Lançamento do Portal de Melhoria Contínua na Intranet (Set/09)
5. Desenvolvimento de e-learning para Introdução ao Lean Six Sigma (Dez/09)
1. Divulgação de notícias do Programa no Boletim Eletrônico Institucional (Espaço Fixo - Bimestral)
2. Reuniões semanais com o Comitê Executivo do Programa presidido pelo CEO com apresentação dos projetos pelos belts
3. Reuniões de Tollgate dos projetos ao final de cada fase do projeto
4. Encontro de Certificação de Belts com a Direção da Empresa (Semestral)
5. Prêmio anual de excelência em Lean Six Sigma (Premiações para projetos e Belts)
6. Módulo de melhoria contínua de processos no programa de integração de novos funcionários
Sustentabilidade (Pós Projeto)
Término do Projeto TG5
Contratação de Meta com o dono do
processo (Indicador primário do Processo)
Apresentação trimestral dos
indicadores para o MBB
(Resp: Dono do Processo)
Ciclos do Processo Melhorado (3 meses)
Auditoria aleatória (trimestral) no
indicador primário do processo e plano de reação imediato em
caso de deterioração
Resp: MBB / BBs
Garantindo a sustentabilidade dos ganhos no longo prazo
Gestão do Portfólio de Projetos
• Gestão integrada com o Escritório de Projetos Corporativo (PMO)
• Revisão mensal do status dos projetos (cronograma / custo / escopo / qualidade)
• Divulgação de status para o Comitê Executivo de Melhoria de Processos
• Planilha de Controle e Gestão de Portfólio (exemplo):
• Implantação do sistema Clarity para Gestão de Projetos ( previsto para Set/2011)
Resultados do Programa (Abr 09 a Jun 11)
• + 9000 horas de capacitação• 93 colaboradores capacitados como Lean Belts• 28 colaboradores capacitados como Green Belts• 8 colaboradores capacitados como Facilitadores de Kaizen• 400+ colaboradores realizaram Introdução a Melhoria Contínua• Status dos projetos:
Encerrados Total
1478141719125
* Projetos Cancelados: 5
ROI dos projetos concluídos em 2010: 10,5x
1. Aumento do 20% na quantidade de transportes de pacientes realizados conforme SLA de 20min;
2. Redução de 31% na mediana do tempo de liberação do leito pela higiene;
3. Redução de 37% no tempo de permanência do paciente verde (urgência relativa) na UPA Morumbi;
4. Redução de 54% do ciclo de tempo total de transferência de pacientes da Unid. Ibirapuera para o Morumbi;
5. Redução média de 26% no tempo de liberação de laudos da TOMO para pacientes da UPA;
6. Redução média de 75% no tempo de parada do sistema pneumático;
7. Redução de 50% no índice de perdas por obsolescência de comprimidos sólidos unitarizados.
Exemplos de Resultados dos Projetos concluídos
Premiação
O Programa EINSTEIN de Melhoria Contínua de Processos conquistou no dia 25 de agosto de 2010 o primeiro lugar na categoria “Melhor Programa Corporativo com até 18 meses de Implantação”, no principal congresso de melhoria contínua da América Latina concorrendo com todos os outros segmentos de mercado.