6 dicas simples, utilizadas por

grandes empresas, para enfrentar

tempestades e navegar com

tranquilidade em mares revoltos

Guia para sua empresa

atravessar épocas de crise

no cenário econômico

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SUMÁRIO

Navegando em mares revoltos! ................................................................................................................... 2

Dica 1 – A simplicidade é a máxima sofisticação .......................................................................................... 3

Dica 2 – Faça direito e na hora certa ........................................................................................................... 3

Dica 3 – Monitore os Riscos ........................................................................................................................ 4

Dica 4 – Automatize! .................................................................................................................................. 5

Dica 5 – Interaja, busque colaboração e comprometimento .......................................................................... 5

Dica 6 – Adote o Kaizen! Revise e melhore continuamente ........................................................................... 6

O mar pode estar revolto, mas temos terra a vista! ...................................................................................... 6

Sobre a Venture Consultoria ....................................................................................................................... 7

Sobre o Treasy .......................................................................................................................................... 7

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NAVEGANDO EM MARES REVOLTOS!

Administrar um negócio (independente do tamanho) é como conduzir um navio. O comandante, antes de

partir para uma nova viagem, precisa verificar se tudo está em ordem, se a embarcação está segura e por

fim, se a tripulação está preparada para enfrentar possíveis tormentas.

Além disso, ele precisa ter a sua disposição instrumentos de orientação para planejar seu roteiro, identificar

desvios e ajustar sua rota, permitindo chegar ao seu destino com sucesso e segurança.

Comparando um cenário econômico turbulento com uma tempestade no mar, daquelas que não se consegue

enxergar o fim, não há duvida que, neste cenário, os líderes empresariais são forçados a utilizar instrumentos

adequados para antecipar problemas ou oportunidades, identificar desvios no planejamento e atuar,

preventivamente, para atingir os objetivos corporativos ou, simplesmente, salvar suas companhias.

Então, quais são os instrumentos adequados para navegar com segurança por tempestades?

Historicamente, a Gestão Orçamentária vinha sendo tratada como uma “mera previsão de despesas e

receitas para um período de tempo específico”. Os problemas encontrados na sua execução eram

consideráveis, ao ponto de podermos rotular esse processo como: "o ritual anual doloroso".

Mas, a atual estrutura das empresas, a competição e a volatilidade dos mercados tornaram-se mais intensos,

aumentando o nível de incertezas das empresas em relação ao futuro e exigindo mais processos, ferramentas

de apoio à operação e controles corporativos mais ágeis e eficazes.

Neste cenário, o Planejamento e o Controle Orçamentário tornam-se instrumentos fundamentais aos

gestores para atingirem suas metas corporativas. A partir de sua função original de um documento

puramente financeiro, o Planejamento Orçamentário vem se tornando uma ferramenta simples e colaborativa

para apoiar decisões inteligentes sobre a gestão de um negócio, permitindo que as empresas definam

prioridades e monitorem o progresso em rota aos objetivos estabelecidos.

De forma associada, o processo de Gerenciamento de Riscos ganha vital importância na consecução da

Gestão Orçamentária, garantindo maior assertividade às previsões e aos objetivos estabelecidos. Com ele é

possível se preparar para um cenário adverso, atuando de forma preventiva nos pontos mais relevantes para

o negócio e para o atingimento das suas metas.

Dito tudo isso, é possível perceber que, para navegar no cenário de crise econômica atual, que desafia as

previsões de qualquer economista experiente, não basta o ritual anual doloroso. É fundamental ter processos

e ferramentas que ajudem a planejar de forma colaborativa e ágil, controlar com dados integrados aos

demais sistemas e atuar com o apoio de simulações de cenários nas atividades relevantes para o atingimento

das metas estabelecidas pela corporação.

Caso sua empresa já possua processos estruturados de Planejamento e Controle Orçamentário, estas dicas

serão importantes para lhe orientar como melhorar este processo, tornando-o mais ágil e colaborativo, e

como aumentar a assertividade de suas previsões com o alinhamento do Gerenciamento de Riscos. Caso sua

empresa ainda não possua processos estruturados de Gestão Orçamentária ou de Gerenciamento de Riscos,

estas dicas lhe orientarão na preparação e estruturação destas atividades.

Confira a seguir 6 dicas importantes para comandar sua empresa em uma fase de tormenta econômica,

considerando os benefícios da Gestão Orçamentária aliados aos ganhos da Gestão de Riscos, de

forma a garantir o sucesso ou a sobrevivência de seu negócio. Boa leitura!

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DICA 1 – A SIMPLICIDADE É A MÁXIMA SOFISTICAÇÃO

Concentre-se em itens de efetiva relevância. Não perca tempo

contando clipes de papel ou verificando os custos do cafezinho

oferecido aos empregados.

Se preocupar em monitorar estes itens é um desperdício de

energia, pois dificilmente representará uma significativa melhoria

dos resultados empresariais.

Ao invés disso, simplifique sua Gestão Orçamentária e concentre

seus esforços nos itens relevantes, procurando utilizar métricas

consagradas e, por que não, o famoso benchmarking?

Métricas baseadas em práticas de mercado, normalmente, são mais

rápidas, mais consistentes e, além disso, permitem que você se

concentre em áreas que podem realmente melhorar o desempenho

dos negócios.

Este é um dos pontos altos do orçamento! Depois de tudo pronto,

compare suas projeções com o mercado e seus principais

concorrentes. Assim você pode identificar os pontos fortes de sua

empresa frente a concorrência e também oportunidades de

melhoria.

DICA 2 – FAÇA DIREITO E NA HORA CERTA

O processo de planejar, orçar e definir metas e planos de execução

é incrivelmente valioso se for feito direito e na hora certa.

Caso você esteja no comando de um processo orçamentário para o

seu departamento, setor ou unidade de negócio, bloqueie o seu

calendário, feche a porta e pense sobre o que você está fazendo.

Esse processo é difícil de ser realizado aos trancos e barrancos. É

necessário que você construa uma imagem mental de como você

vê o negócio, e, em seguida, discuta com os seus pares para obter

uma visão completa e comprometimento de todo o time.

Solicite a colaboração de todos. Como vovó já dizia, “quem não

ajuda, pelo menos não atrapalha”.

Na realidade, fazer na hora certa significa fazer a toda hora. Como

dito no início, o Planejamento e Controle Orçamentário é rotulado

como um “ritual anual doloroso”, mas ele precisa ser na prática um

“hábito continuo e prazeroso”. Estabeleça acompanhamento diário

e revisões trimestrais ou semestrais.

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DICA 3 – MONITORE OS RISCOS

O gerenciamento de riscos consiste em identificar as possíveis

incertezas e tentar controlá-las. Se tudo for uma questão de sorte

ou azar, o gerenciamento de riscos não teria sentido, e analisar

tendências tampouco.

Nunca dispomos de 100% das informações necessárias para a

tomada de decisões, o que caracteriza a incerteza.

“O que sabemos é que não sabemos”.

Nesse ambiente existe uma bela reflexão sobre o assunto:

“Eu não me preocupo com as coisas que sei que não sei. Eu só me preocupo com as coisas que não sei que não sei. Porque as coisas que sei que não sei, é fácil – é só procurar que vou saber. Porém as coisas que não sei

que não sei, não tenho nem por onde começar!” (Einstein, 1940)

Nem tudo acontece exatamente como planejamos ou como

queremos. As incertezas inerentes ao processo de simulação de

cenários e aos riscos relativos aos processos operacionais internos e

externos não podem ser negligenciados.

Portanto, adote uma postura de prevenção. Mapeie os riscos e

busque mitigá-los. Como exemplo, avalie toda sua cadeia de valor

< REQ TO PAY >, da Requisição de Compras até o Pagamento ao

fornecedor.

Sua empresa está preparada para o caso da matéria prima não

chegar à Fábrica a tempo? Quais são as alternativas?

O processo de aprovação de requisições de compra está baseado

em um sistema de alçadas? Existe risco de fraude?

Seu plano orçamentário pode estar muito bem construído, mas não

deixe que uma incerteza ou um risco não mapeado possa inviabilizar

o alcance dos resultados esperados.

Um bom processo de GRC (Governança, Risco e Conformidade)

pode trazer vários ganhos para sua empresa, sem contar a

tranquilidade para gestão e credibilidade que passa ao mercado.

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DICA 4 – AUTOMATIZE!

Quais são suas ferramentas de gestão atuais? Sua empresa está

obtendo o máximo proveito delas?

Na maioria das organizações são planilhas e a maioria dos usuários

utiliza de menos de 5% dos recursos disponíveis nelas. Pequenas

mudanças podem fazer uma grande diferença no uso, agilidade e

assertividade das informações.

Planilhas não foram concebidas para suportarem o processo

orçamentário. Elas são ferramentas de produtividade pessoal e não

de toda a empresa.

O mercado de software mudou, e pesquisando rapidamente na

internet é possível encontrar várias ferramentas disponíveis com

preços bastante acessíveis, que rodam em plataforma web, sem

necessidade de grandes aquisições e nem configurações técnicas.

Soluções como estas permitem a criação de orçamentos de forma

colaborativa, com total integração com o ERP utilizado em sua

empresa e armazenamento seguro das informações. Além disto,

com uma boa solução é possível realizar Simulações e Revisões de

Cenários em real-time, analisar DRE, Balanço, Indicadores de

Desempenho e relatórios de apoio a Área Financeira (Fluxo de

Caixa).

Lembre-se, você precisa concentrar seus esforços na análise e

simulação do conteúdo e nas tomadas de decisão, não na

consolidação dos dados.

DICA 5 – INTERAJA, BUSQUE COLABORAÇÃO E COMPROMETIMENTO

Os orçamentos são muitas vezes apresentados na décima primeira

hora, para cumprir prazos artificiais. Ninguém gosta desta

abordagem e, claramente, ela não atinge aos objetivos propostos.

Processos de Planejamento e Controle Orçamentário devem

unir múltiplas metas de diversas áreas, através da discussão em

grupo interativo, sempre com uma visão holística de toda a

oganização.

Em muitas organizações de sucesso, os orçamentos iniciais são

revisados durante encontros e seminários com os gestores de

áreas, promovendo o diálogo e o modo de pensar coletivo, e

proporcionando uma narrativa para apoiar os números.

O processo COLABORATIVO, onde toda a equipe é chamada a

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colaborar e a se comprometer com os resultados, tem sido uma

ferramenta eficaz nessas empresas.

Três indivíduos vão pensar três coisas diferentes ao visualizar a

mesma proposta, então, por que não falar sobre isso?

DICA 6 – ADOTE O KAIZEN! REVISE E MELHORE CONTINUAMENTE

Após envolver toda a equipe no processo de Planejamento

Orçamentário, divulgue e obtenha consenso sobre os objetivos

esperados e exija comprometimento, em todos os níveis da

organização.

Implante a cultura do orçamento permanente e mantenha o

processo orçamentário como um fluxo contínuo, através de

acompanhamento diário e revisões trimestrais e semestrais, em que

sejam examinados e comparados os resultados reais versus os

planejados e históricos. Inclua também a metodologia do Forecast.

Caso sua empresa ainda não possua um sistema empresarial para

apoiar o Planejamento e o Controle Orçamentário, considere,

em médio prazo, a incorporação de uma ferramenta com fluxo de

trabalho automatizado, colaborativa e com apoio de uma área de

controles internos.

Adote a política do PDCA e implante os conceitos da melhoria

continua também em seu processo de Gestão Orçamentária. A cada

ciclo de elaboração ou revisão, o orçamento deve ser mais rápido e

fácil de ser realizado e os resultados devem ser cada vez mais

próximos do que foi planejado.

O MAR PODE ESTAR REVOLTO, MAS TEMOS TERRA A VISTA!

Como dissemos anteriormente neste artigo, estamos navegando em um mar revolto em um ambiente de

tempestades e diversos riscos.

Focar nas atividades de Planejamento e Controle Orçamentário alinhadas a uma efetiva Gestão de

Riscos é fundamental para manter a saúde financeira, enquanto as empresas avançam. Estas iniciativas são

uma série de pequenos passos para garantir a sobrevivência e sucesso de seu negócio.

O Planejamento e Controle Orçamentário e a Gestão de Riscos não podem ser um “ritual anual

doloroso”. Estas são duas poderosas ferramentas de gestão e devem ser percebidos como instrumentos

dinâmicos e permanentes para auxiliar sua empresa a navegar com mais tranquilidade, independente do mar

e condição climática que vier pela frente!

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SOBRE A VENTURE CONSULTORIA

A Venture Consultoria tem seu foco na Avaliação, Planejamento, Implantação e Operação de Processos de

negócio, principalmente, relacionados ao Planejamento e Controle Orçamentário e à Gestão de Riscos, e atua

há mais de 20 anos no Brasil e no exterior nos segmentos de Serviço e Indústria.

Apoiando seus clientes na otimização dos recursos e na potencialização dos resultados, a Venture Consultoria

utiliza indicadores de mercado e metodologia própria para a Implantação de processos de trabalho eficientes

e lucrativos.

Além disso, através da experiência, do acervo de processos e das parcerias estratégicas, a Venture é capaz

de, rapidamente, produzir resultados mensuráveis e controlados para o seu negócio.

Acesse www.venture.com.br e conheça mais sobre os nossos serviços.

SOBRE O TREASY

O Treasy é a solução completa de Planejamento e Controladoria, onde sua empresa pode aplicar de forma

fácil e rápida todos os conceitos e metodologias abordados neste guia.

Confira alguns dos recursos que temos disponíveis para auxiliar sua empresa a melhorar continuamente seus

resultados financeiros:

Orçamento Empresarial Descentralizado

Projeções, Simulações e Cenários

Acompanhamento Planejado x Realizado x Histórico

Relatórios e Análises Gerenciais

Gráficos e Indicadores de Desempenho

Integração com seu ERP e contabilidade

Além do software especializado, podemos auxiliar sua

empresa também com a adoção da metodologia de gestão orçamentária e implantação das melhores

praticas de gestão que estão contribuindo com a melhoria contínua dos resultados financeiros de nossos

clientes.

Acesse www.treasy.com.br e experimente o Treasy ou nos envie um e-mail (contato@treasy.com.br)

solicitando uma consultoria com um de nossos especialistas para avaliação gratuita dos atuais processos de

gestão de sua empresa e receber dicas do que pode ser melhorado!