FERRAMENTA DE GESTÃO E PRODUTIVIDADE 5W 2H - Método para checklist dedeterminadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clarezapossível.Antes de pensar em qualquer planejamento é sempre bom analisar – com muito detalhe– esses conceitos. Afinal, devemos entender muito bem o problema antes de literalmentecolocar a cabeça para pensar, planejar e traçar um plano de ação.5W2H, por definição, é um mapeamento de determinada ocorrência para entãoestabelecer o que será feito, como e por que, quem e como executará, em que tempo ecom qual custo. Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez queelimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou suaatividade. Em um meio ágil e competitivo, a ausência de dúvidas agiliza as atividades aserem desenvolvidas. Afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretardiversos prejuízos à sua empresa. Esta ferramenta é uma das mais fáceis de serimplementada e traz grandes benefícios para os gestores e suas atividadesorganizacionais. O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeirasletras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você podever cada uma delas e o que elas representam:What – O que será feito (etapas) | Why – Por que será feito (justificativa)Where – Onde será feito (local)When – Quando será feito (tempo)Who – Por quem será feito (responsabilidade)How – Como será feito (método)How much – Quanto custará fazer (custo)

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Metodologia é o estudo dos métodos. As etapas a seguir num determinado processo.A palavra metodologia é muitas vezes usada onde seria mais adequado usar método.Por exemplo: tomemos a frase "Já que os estudantes não estavam disponíveis aresponder a pesquisa sobre o sucesso acadêmico, nós mudamos nossa metodologiae, em vez deles, utilizamos respostas dos instrutores". Nesse caso, a metodologia(fazer pesquisa presumindo que isso fornece resultados confiáveis) não mudou. Oque mudou foi o método (perguntar a professores em vez dos estudantes).A Metodologia é a explicação minuciosa, detalhada, rigorosa e exata de toda açãodesenvolvida no método (caminho) do trabalho. Tem como objetivo captar e analisaras características dos vários métodos indispensáveis, avaliar suas capacidades,potencialidades, limitações ou distorções e criticar os pressupostos ou as implicaçõesde sua utilização.Além de ser uma disciplina que estuda os métodos, a metodologia é tambémconsiderada uma forma de conduzir a pesquisa ou um conjunto de regras para ensinode ciência e arte. Em Gestão de Projetos, existe a metodologia geral e a metodologiadetalhada. A metodologia pode ser dividida em vários métodos até chegar numdeterminado objetivo.

Ferramentas de gestão são instrumentos metodológicos (métodos) da PráticaAdministrativa, que têm como objetivo atingir a eficiência e/ou eficácia na realizaçãode uma determinada Tarefa ou Processo. Normalmente utilizada para Obterinformações mais complexas de uma forma mais estruturada. Temos como Exemplodestas ferramentas a Análise SWOT, o Benchmarking, PDCA, Brainstorming e oModelo 5W2H.

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E-mails trocadosBete está trabalhando como secretária há um mês em uma clínica médica. Em seutrabalho ela usa o telefone e o computador para agendar as consultas. Ela entra emcontato com os planos de saúde com aos quais os médicos da clínica sãoconveniados, atende aos representantes dos laboratórios que agendam visitas paradivulgação de medicamentos, além é claro de marcar as consultas dos pacientes.De vez em quando Bete usa o computador para mandar e-mails pessoais para suasamigas ou para seu namorado. Numa quinta-feira, antes de um feriado, Bete estavacheia de trabalho e, mesmo assim, acessava suas mensagens pessoais e as detrabalho.Foi quando aconteceu um grande equívoco. Bete havia recebido dois e-mails: um deseu namorado chamando-a para passar o final de semana na praia e outro de um dosmédicos da clínica perguntando se poderia trabalhar no sábado de feriado. Nacorreria acabou confundindo-se e respondendo os e-mails da seguinte maneira:

Para o médico:Oi, amorzinho!!! Tô no maior gás. Num vejo a hora de ficar o tempo todo com vocêneste feriado, vai ser D+.Beijocas de sua fofinha, BetePara o namorado:Infelizmente não terei como assumir este compromisso neste feriado porque assumium compromisso como voluntária em minha Igreja. Atenciosamente, Bete...QUAL É O PROBLEMA?

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O termo Meta deve ser utilizado para marcar um indivíduo, grupo ou organização seposicionando numa situação futura cobiçada através da implementação de esforçosespecíficos e resultados mensuráveis (objetivos). Quando uma pessoa ou grupoestabelece um objetivo, deve ter ciência de que este objetivo vem primeiro no tempoe no lugar. Estabelecer uma Meta exige orientação de prioridades, o que significadizer que, muitas vezes, abrimos mão de outros alvos que deverão ser consideradossecundárias. Uma meta exige tempo e dedicação para ser atingida.Uma meta não é a mesma coisa que um objetivo e vice-versa. Uma meta é umobjetivo relacionada a tempo e valor, ou seja: "Vou comprar um carro (objetivo) deR$ 20.000,00 (valor) até dezembro de 2008 (tempo/prazo)."Uma meta é um objetivo traduzido em termos quantitativos, por exemplo, oobjetivo é aumentar a temperatura de fusão e a meta é chegar a 1000 grauscentígrados.Objetivos e metas são alvos ou fins que o administrador deseja atingir. As metasdevem ser específicas, desafiantes, realistas, qualificadas e associadas a um horizontede tempo, aceitáveis para os que devem atingi-los e consistentes.Objetivos e metas são alvos ou fins que o administrador deseja atingir. As metasdevem ser específicas, desafiantes, realistas, qualificadas e associadas a um horizontede tempo, aceitáveis para os que devem atingi-los e consistentes.

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É preciso também ter em conta os seguintes pontos:Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e nãosobre seus efeitos;Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contráriodeverá tomar outras ações para eliminá-los;É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-sedos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.Podemos colocar uma tabela de 5W2H em um formulário de Não Conformidades eAções Corretivas, por exemplo. Assim, as ações tomadas são evidenciadasclaramente. Outra sugestão é desenvolver um formulário próprio para 5W2H, queseria utilizado sempre que adequado.Brainstorming é uma ferramenta para geração de novas ideias, conceitos e soluções.O princípio é o de solicitar aos participantes que apresentem ideias. Sua participação,durante a apresentação dessa ideias, será a de registrá-las, independente de qualquerjuízo crítico sobre sua validade, e estimular a rápida sucessão de outras mais.

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O 5W2H, basicamente, é um checklist, um diagnóstico de determinadas ocorrênciasque precisam ser analisadas com o máximo de clareza possível por parte doscolaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas ocorrências,onde ficará estabelecido um plano de ação para correção: O que será feito, quem faráo quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelosquais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nestatabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quantocustará aos cofres da empresa tal processo.Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça um método para identificar aocorrência. Para isso pode-se utilizar o brainstorm para se chegar a um pontocomum. Antes de tentar resolver um problema, defina-o, verbalize e documente-o.Antes de tentar controlar um processo, entenda-o. Antes de tentar controlar tudo,identifique o que é mais importanteEsta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina porcompleto qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Emum meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidasagiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ouáreas diferentes. afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretardiversos prejuízos à sua empresa, por isso é preciso ficar atento à essas questõesdecisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!

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Comece sempre pelo por que... É uma justificativa do item “O quê?”. “AS PESSOAS NÃO COMPRAM O QUE VOCÊ FAZ, ELAS COMPRAM PORQUE VOCÊ FAZISSO!”Simon Sinek tem um modelo simples mas poderoso para uma liderança inspiradoratodas começando com um círculo dourado e a questão "Por quê?". Dentre osexemplos apresentados no início de seu livro, para introduzir o assunto, estãopessoas que através de seu propósito inspiraram quem estava a sua volta erealizaram grandes feitos, que por sua vez, inspiraram ainda mais pessoas ao redor domundo. Os irmãos Wilbur e Orville Wright, Steve Jobs e Steve Wozniak com a Apple eMartin Luther King alguns dos exemplos. Além deles, também são citadas empresascomo Disney, Harley-Davidson, Southwest Airlines e personalidades como John F.Kennedy e Ronald Reagan. Todos eles colocaram aquilo no que acreditavam comoguia para suas ações. Todos se guiaram pelo seu propósito. O que mais chamaatenção dentre as ideias de Simon é o chamado “Círculo de Ouro”, uma abordagemcapaz de ajudar a lembrar “por que nós fazemos o que fazemos”. O “Círculo de Ouro”é composto por três camadas, que de dentro para fora são “por que”, “como” e “oque”; por essas camadas é definida a forma como as organizações pensam, agem ese comunicam. De acordo com o autor a maioria delas começa de fora para dentro,ou seja, começam pelo “o que”. Segundo essa abordagem as organizações primeiroevidenciam “o que” fazem, depois a forma como fazem e, raramente e por último, omotivo pelo que fazem, ou seja, vão do mais claro para o mais difuso. No entanto,aqueles que inspiram as pessoas a agir e, por isso se destacam, têm sua abordagempautada no sentido inverso, começando pelo seu “porque”, pois com isso fogem dopadrão do mercado e soam muito mais autênticos.

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Descrição do evento, produto, serviço, qual contexto. Aqui é especificada a meta,aquilo que se quer atingir, dividindo-se em etapas ou tarefas.Indagado o que faria se tivesse apenas uma hora para salvar o mundo, Albert Einsteinrespondeu: “Eu gastaria 55 minutos para definir o problema e 5 minutos para resolvê-lo”. Antes de iniciar as tentativas para resolver um problema, recue e invista tempo eesforço para melhorar sua compreensão sobre o problema.

Definir o “o que?” significa identificar os elementos de um problema e, a partir daí,elaborar e analisar alternativas para uma tomada de decisão em busca de soluções,cujos resultados devem ser posteriormente avaliados.Para tanto, propõe-se uma série de atividades individuais e em pequenos grupos queservem de base para conclusões a serem debatidas e sistematizadas.

Reza a lenda que Einstein disse: se possuísse uma hora para salvar o mundo, gastaria55 minutos definindo o problema e apenas 5 buscando a solução. Antes de iniciar astentativas para resolver um problema, recue e invista tempo e esforço para melhorarsua compreensão sobre o problema.Importante: separe o que é causa e o que é o Problema... Resolva o Problema edepois, elimine as causas.

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Esta questão é crucial para o sucesso da ação e nela deve constar os custos epossíveis alternativas para problemas financeiros. As vezes não é possível descobrirlogo no inicio os valores exatos, mas os gestores podem trabalhar com perspectivasde gastos para ter uma noção se a verba disponível é suficiente para cobrir arealização das ações.

Se a conclusão for de que o dinheiro necessário é maior do que o disponível, o ideal éplanejar medidas para juntar os valores que serão utilizados e trabalhar com formasde cortar pequenos gastos. Com planejamento e organização, qualquer projeto podeser realizado, desde que a companhia se focalize na parte financeira para executar aação.

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Método, recursos, procedimentos. Indica o método para atingir o “O quê?”. Este “Como?”por sua vez costuma ser desdobrado em: sub-itens, quem, o quê e data limite. Emresumo: Por tarefas.Depois de se especificar o objetivo, estipulamos as atividade que precisam ser realizadasdentro de um período de tempo definido ou por um prazo. Uma tarefa pode ser divididaem atribuições que também devem ter uma data de início e fim definidas ou um prazopara a conclusão. Uma ou mais atribuições em uma tarefa coloca a tarefa em execução. Aconclusão de todas as atribuições de uma tarefa específica, normalmente torna a tarefaconcluída. As tarefas podem estar ligadas para criar dependências. Na maioria dosprojetos, as tarefas podem sofrer um dos dois grandes inconvenientes:Dependência de tarefa: o que é normal, uma vez que a maioria das tarefas dependem deoutras para serem realizadas. No entanto, isso pode levar à estagnação de um projeto emque muitas tarefas não podem começar a menos que outras estejam concluídas.Entendimento obscuro do termo completo: por exemplo, se uma tarefa está 90%completa, isso significa que vai demorar apenas 1/9 do tempo já gasto com essa tarefapara terminá-la? Apesar deste pensamento estar matematicamente correta, raramenteeste é o caso quando se trata na prática

Entenda isso: Quando um executivo pede para que seus funcionários pensem em "formasde aumentar a produtividade", tudo o que ele tem como resposta são olhares vazios. Sehouvesse dito "formas de facilitar seus trabalhos", ele mal daria conta da quantidade desugestões que lhe seriam lançadas. Palavras carregam fortes significados implícitos e,sendo assim, têm um papel

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Indica o nome do responsável contido em O quê?.Este é o momento de revelar as pessoas envolvidas no processo. No entanto, não épreciso necessariamente escrever os nomes um por um e colocar qual aresponsabilidade de cada um. Para sustentabilidade, a resposta poderia sersimplesmente “Os funcionários”, que seriam o foco do projeto. Porém, quanto maisdelimitado o projeto estiver melhor será para a gestão, pois a organização detalhadada ação contribui com uma melhor compreensão do que será realizado.Mesmo que um colegiado de pessoas em princípio seja o responsável pela ação (eseus nomes constem do documento), deve ser indicado o nome da pessoa queresponde por tal colegiado. Pessoas (PF ou PJ - específicas (nomes dos elementos daequipe) ou desejadas (perfis, competência) e seus papéis (personagens).

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Cronograma, datas (início, fim etc) - data determinada ou relativa a alguma outraatividade (10% de outro projeto realizado). Indica o período em que se desenvolve oconjunto de atividades correspondentes a O quê?.Um cronograma é uma ferramenta para gerenciamento do Tempo. Sua essência é acomposição de uma lista de atividades interligadas por relações de dependência(obrigatórias, arbitrárias e externas), que aplicadas sobre um calendário (datas,feriados) e após a análise da disponibilidade de recursos humanos/materiais(Nivelamento de Recursos), possibilita a identificação e controle da data de realizaçãode atividades. O cronograma normalmente é baseado no Gráfico de Gantt, que é umaferramenta gráfica para visualização do trabalho ao longo do tempo.

O grande segredo do cronograma é a identificação do Caminho Crítico, pois apenascom essa técnica temos a possibilidade de aplicar técnicas de controle (Fast Track,Crashing, Corrente crítica, buffers etc) que aumentem a probabilidade de entregar astarefas, os projetos, ou os resultados, no prazo estipulado.

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local (endereço, mapa, coordenadas)Uma empresa trabalha com muitos locais e, por isso, é preciso identificar onde a açãoocorrerá. O projeto pode ser desenvolvido nos pontos de venda, de forma virtual,dentro da própria empresa ou em locais específicos, dependendo da natureza daação. O importante é relatar aqui o ambiente no qual o projeto deverá ser executado,de forma clara, com as informações necessárias e possíveis imprevistos.

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PDCA (do inglês: PLAN; DO; CHECK; ACT) é uma ferramenta de gestão de quatro passos,muito usada no controle e melhoria contínua de processos e produtos.Planejar - Estabelecer os objetivos e processos necessários para entregar resultados deacordo com os objetivos ou metas. Ao estabelecer expectativas de resultado, aintegridade e precisão da especificação também é uma parte da melhoria almejada.Quando possível começar em pequena escala para testar os possíveis efeitos.Desempenhar - Implementar o plano, executar o processo, fazer o produto. Coletar dadospara mapeamento e análise dos próximos passos "Checar" e "Ajustar".A metodologia possibilita desenvolver um planejamento sistemático, permitindo deimediato maior produtividade, segurança, clima organizacional e motivação dosfuncionários, com consequente melhoria da competitividade organizacional.Conferir/Checar - Estudar o resultado (medido e coletado no passo anterior“Desempenhar”) e compará-lo em relação aos resultados esperados (objetivosestabelecidos no passo “PLANEJAR”) para determinar quaisquer diferenças. Procurar pordesvios principalmente na aplicação do plano e também olhar para a adequação eabrangência do plano permite a execução do próximo passo, ou seja, "AGIR".Alavancar/Ajustar/Atuar - Tomar ações corretivas sobre as diferenças significativas entreos resultados reais e planejados. Analisar as diferenças para determinar suas causas.Determinar onde aplicar as mudanças que incluem a melhoria do processo ou produto.Uma outra versão do PDCA é o OPDCA, onde a letra "O" representa observação (ouSegure a condição atual). Esta ênfase na observação e na condição atual é utilizadafrequentemente na produção enxuta (Lean Manufacturing / Toyota Production System) doSistema Toyota de Produção. PDCA é também conhecido como o círculo/ciclo/roda deDeming, ciclo de Shewhart, círculo/ciclo de controle, ou PDSA (plan-do-study-act).

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Cada item desdobra-se em sub-itens e estes, por sua vez, em outros sub-itens. O número de desdobramentos é aquele que a experiência recomenda — mas, em tese, tudo deve ser desdobrado até ao nível de ação operacional executável pelo operador. O responsável pelo resultado (Quem?) é quem deve prover o desdobramento daquilo que lhe é atribuído. Neste caso após fazer o desdobramento ele deve retornar com o plano para o responsável imediatamente superior.Muitas vezes se faz uso da planilha 5W1H: neste caso não existe a coluna correspondente ao orçamento ou custeio da atividade - How much?

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vamos pensar na seguinte situação em que você quer convocar a sua equipe para uma reunião e precisa passar estas informações rapidamente por email.

What: Reunião para tratar da contratação de serviços de calibraçãoWhy: Novos produtos foram adquiridos e requerem calibraçãoWhere: Sala de reuniões do prédio 15When: Terça feira dia 22 de Março de 201...Who: Gerente de ManutençãoHow: Cada participante deverá apresentar propostas (5 min), debate (15min), defesa da proposta (5min).How much: (não aplicável a este exemplo)

Neste caso mesmo você pode usar esta técnica para uma reunião com sua equipe criando fichas de 5W2H para cada assunto e assim não vai deixar de falar algo relevante para a sua equipe.

Fonte: Você sabe o que é 5W2H? Qualidade Brasil - O seu portal brasileiro de Gestão

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“Toda a teoria deve ser feita para poder ser posta em prática, e toda a prática deveobedecer a uma teoria. Quem não sabe nada dum assunto, e consegue alguma coisanele por sorte ou acaso, chama «teórico» a quem sabe mais, e, por igual acaso,consegue menos. Quem sabe, mas não sabe aplicar - isto é, quem afinal não sabe,porque não saber aplicar é uma maneira de não saber -, tem rancor a quem aplicapor instinto, isto é, sem saber que realmente sabe. Mas, em ambos os casos, para ohomem são de espírito e equilibrado de inteligência, há uma separação abusiva. Navida superior a teoria e a prática completam-se. Foram feitas uma para a outra”.Fernando Pessoa.

Desde criancinhas, recebemos diversas lições sobre o que é o certo como fazer: comoenfrentar nossos desafios, nos relacionar com os outros, como ter uma vidasaudável... em resumo, todas as dicas que precisávamos para uma vida próspera efeliz. Estudamos, nos formamos em uma determinada área, lemos sobre diversostemas, assistimos vídeos, filmes e documentários variados, ouvimos especialistassobre infindáveis temas e a essa altura, nos tornamos uma enciclopédia ambulantede conhecimentos.Então, por que é tão difícil fazer, executar, ter sucesso?A “lição” é simples de se entender, mas difícil de “experimentar. Ter conhecimento éfundamental, mas é básico... colocar em prática é outra, bem diferente e muito maiscomplexa, pois exige administrar as variáveis incontroláveis da vida real que exigemcompetências e vivências difíceis de se absorver de forma teórica, racional econtrolada.

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