Como a Gestão de Conteúdo traz mais qualidade e

rentabilidade em projetos de engenharia e construção Por Daniel Klafke

“Na era digital,

conhecimento é vital.

E os documentos são o

DNA do conhecimento”

Richard Thoman

EU QUERO…

VOCÊ PRECISA…

Normalmente há uma diferença entre o que

VOCÊ QUER e que o mercado acha que

VOCÊ PRECISA!!

Ploter

Smartphone

REDE SOCIAL

ECM

EDMS

GED

ERP

PMBOK

BI

ISO

Digitalização

BIM

Cabide de Desenhos

CAD

PPM

Scanner

Arquivo Deslizante VOCÊ

PRECISA…

Limiares MÁXIMO

MÍNIMO

SU

FIC

IEN

TE

Para que uma tecnologia traga rentabilidade e

qualidade em seus projetos, DEFINA LIMIARES. Qual o

mínimo que você precisa?

O que é DEMAIS e desnecessário?

O segredo é: definir o que é SUFICIENTE!

Compartilho algumas dicas sobre caraterísticas

tecnológicas que entendo como SUFICIENTES.

Utilize-as à vontade na definição de sua implantação de

sistemas de gestão de documentos em contextos de

projetos de engenharia e gestão de empreendimentos.

Movimento

Não preocupe-se só com o ARMAZENAMENTO da informação.

Documentos de engenharia são DINÂMICOS.

Em Desenvolvimento

Em aprovação pelo Cliente

Em compatibilização

LIBERADO PARA USO

Sua tecnologia deve permitir que você defina como seus

documentos se movimentam...

Em Desenvolvimento

Em aprovação pelo Cliente

Em compatibilização

LIBERADO PARA USO

...e saber em que situação cada item se encontra durante

seu ciclo de vida. Isso facilitará também controles de

qualidade da informação.

Em Desenvolvimento

Em aprovação pelo Cliente

Em compatibilização

LIBERADO PARA USO

Documentos de engenharia são feitos para SEREM

UTILIZADOS por alguém.

Preocupe-se com esse ALGUÉM.

Movimentações devem ser simples de ser executadas...

Por Exemplo: Como fizemos a interface da nossa tecnologia

para transição de etapas em um fluxo documental.

Foco em facilitar a colaboração.

O registro dos envios , entregas e validações gera

informações para controle de avanço....

...e uma melhor auditabilidade da informação!

[Fontes: Winning the Paper Wars - © AIIM 2013, www.aiim.org]

...Inclusive: auditabilidade é apontado como um grande benefício

da gestão de documentos digitais!

Considere deixar integrações para a segunda fase.

Mas garanta que a tecnologia adotada seja capaz de fazer isso.

[Fontes: Winning the Paper Wars - © AIIM 2013, www.aiim.org]

Interface Única

Base Centralizad

a

Tarefas

e Processos

Padrões e

Registros

de Qualidade

Desenhos

Correspondências

Documentos

ISO

Planeje para que você tenha um ponto único de acesso.

Exemplo - busca estilo Google: Como construímos uma interface

de busca por termos em uma base de informação centralizada.

Sincronia

Centralização Virtual

possibilita

Interface Única A base não precisa estar fisicamente centralizada, mas

não abra mão da interface única.

Evite o fracasso de seu projeto: Obtenha apoio da

direção para que a interface seja instituída como meio

oficial e padrão de armazenamento, trâmite e busca de

documento.

Segurança

Defina claramente os requisitos MÍNIMOS....

...e MÁXIMOS em termos de segurança...

Foque em resolver problemas, não cria-los.

Usabilidade

...Para que você mantenha o foco em seu negócio, a

tecnologia deve ser simples de usar.

Usabilidade

...A informação deve ser facilmente encontrada.

O apoio de profissionais da informação é importante na

definição de taxonomias...

O que é TAXONOMIA?

Encontre o Ás de Copas...

Difícil?

E agora?

Problema clássico em projetos de construção pesada.

A linha branca é o volume de informação gerada.

A operação não tem todo o volume de informação gerado durante

o projeto.

Sistemas suficientemente fáceis de usar, suficientemente seguros

e colaborativos possibilitam sua adoção em estágios inicias de

projeto, evitando o gap clássico.

Medindo Sucesso

Algumas maneiras simples de mensurar sucesso e redução de

custo em projeto de implantação de tecnologias para gestão de

documentos de engenharia.

Custos por não encontrar a informação

Número de Usuários de Informação

x

Média de salário

x

Número de acessos diários

x

Segundos gastos por falta de INTERFACE ÚNICA

O custo por não ter interface única

Ref: Jakob Nielsen / Peter Morville

Custos por não gerenciar o “movimento” da informação

Retrabalho em projeto por distribuição incorreta ou não

auditável

+

Falhas construtivas por distribuição incorreta ou não aditável

+

Falhas em compras técnicas por distribuição incorreta ou não

aditável

O custo por não gerenciar o “movimento” da informação

1. A gestão da mudança de escopo está sendo facilitada?

2. Há boa rastreabilidade da informação?

3. É possível realizar controle de entregas?

4. A burocracia está sendo reduzida?

5. Há boa auditabilidade da informação?

6. Melhor qualidade no bem construído? Ou seja falhas em

construtivas estão sendo reduzidas?

7. Há melhor qualidade em compras? Ou seja, falhas em

compras técnicas estão sendo reduzidas?

Perguntas que devem ser realizadas após uma

implantação.

“O conhecimento se

tornou um recurso

econômico chave e –

talvez a única – fonte de

vantagem competitiva.”

Peter Drucker

Obrigado!

Contato

daniel.klafke@w3k.com.br

Veja mais em:

www.greendocs.com.br