Volume 9.3 – Área de Estudos e...

Manual de Procedimentos

Volume 9.3 – Área de Estudos e Planeamento

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Serviços de Apoio ao Conselho de Gestão

Volume: 9.3 Área de Estudos e Planeamento

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012

Elaborado por: Marta Pile

Verificado Página: 2

Aprovado

Índice

Princípios Gerais ................................................................................................................. 4

Abreviaturas e Acrónimos .................................................................................................... 7

Legislação Aplicável ............................................................................................................ 8

Mapa de Actualização do Documento ................................................................................. 9

Capítulo 1 - Núcleo de Estatística e Prospectiva – NEP .................................................... 10

Processo 1 – Produção de estatísticas sobre IST ..................................................................... 12

Subprocesso 1.1 – RAIDES .................................................................................................................... 12

Subprocesso 1.2 – Prescrições .............................................................................................................. 13

Subprocesso 1.3 – Factos e Números do IST ........................................................................................ 13

Subprocesso 1.4 – Classificações ECTS ............................................................................................... 13

Subprocesso 1.5 – Distribuição de propinas por unidades académicas ................................................ 14

Subprocesso 1.6 – Fornecimento de dados para processos de avaliação e acreditação ..................... 14

Subprocesso 1.7 – Outros pedidos de dados ......................................................................................... 14

Processo 2 – Caracterização do ingresso e da população escolar ............................................ 14

Processo 3 –QUC (Qualidade Unidades Curriculares) .............................................................. 15

Processo 4 – Cálculo dos Alunos ETI ....................................................................................... 15

Processo 5 – R3A (Relatório Anual de Auto-Avaliação dos cursos do IST) ............................... 15

Processo 6 – Desenvolvimento de trabalhos no âmbito de outras áreas funcionais da AEP ..... 16

Capítulo 2 - Avaliação e Planeamento – AP ...................................................................... 17

Processo 1 – Avaliação e Acreditação ...................................................................................... 17

Subprocesso 1.1 – Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior (A3ES) ........................... 17

Subprocesso 1.2 – Outras entidades...................................................................................................... 17

Processo 2 – Monitorização e Controlo ..................................................................................... 17

Subprocesso 2.1 – Sistema Integrado de Gestão da Qualidade do IST (SIQuIST) .............................. 18

Processo 3 – Planeamento Estratégico ..................................................................................... 18

Subprocesso 3.1 – Plano Estratégico (PE) ............................................................................................ 18

Subprocesso 3.2 – Plano e Relatório de Actividades (PA e RA) ........................................................... 18

Subprocesso 3.3 – Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) ............................................... 18

Capítulo 3 - Estudos e Projectos - EP................................................................................ 19

Processo 1 – Estudos ............................................................................................................... 19

Processo 2 – Projectos financiados .......................................................................................... 19

Processo 3 – Outros projectos .................................................................................................. 19

Capítulo 4 - Inquéritos - INQ .............................................................................................. 20

Processo 1 – Inquéritos internos de avaliação da satisfação dos utentes (IIASatU) .................. 20




Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Processo 2 – Inquéritos de avaliação das actividades nucleares do IST (IAANuc) ................... 21

Subprocesso 2.1 – Inquéritos de avaliação das UC ............................................................................... 21

Subprocesso 2.2 – Inquéritos de avaliação do percurso formativo dos alunos finalistas do IST (IFin) . 21

Subprocesso 2.3 – Inquéritos de avaliação do percurso profissional dos Diplomados do IST (IDip) .... 22

Subprocesso 2.4 – Inquéritos de recolha de informação junto dos Empregadores dos Diplomados do IST (IEmp) ............................................................................................................................................... 22

Subprocesso 2.5 – Outros Inquéritos ..................................................................................................... 23

Processo 3 – Inquéritos aplicados por entidades externas à população do IST ........................ 23

Capítulo 5 - Divulgação - DIV ............................................................................................ 24

Processo 1 – Observatório de Empregabilidade - OEIST .......................................................... 24

Subprocesso 1.1 – Sistematização de informação sobre a empregabilidade dos diplomados do IST .. 25

Subprocesso 1.2 –Relatórios do GPEARI .............................................................................................. 25

Subprocesso 1.3 – Divulgação de informação sobre a empregabilidade dos diplomados do IST ........ 25

Processo 2 – Publicações ......................................................................................................... 25

Processo 3 – Comunicações e posters ..................................................................................... 25

Processo 4 – Teses e trabalhos finais de curso ........................................................................ 26

Processo 5 – Participação em eventos ..................................................................................... 26

Processo 6 – Traduções ........................................................................................................... 26

Processo 7 – Divulgação de trabalhos da AEP ......................................................................... 26

Processo 8 – Recolha de notícias sobre o Ensino Superior ...................................................... 27

Capítulo 6 - Apoio Informático/Administrativo - AIA ........................................................... 28

Processo 1 – Planificação, Monitorização e Avaliação dos Trabalhadores da AEP................... 28

Processo 2 – Planeamento e Avaliação do desempenho da AEP ............................................. 28

Processo 3 – Gestão Financeira ............................................................................................... 28

Processo 4 – Apoio Informático................................................................................................. 28

Processo 5 – Avaliação externa dos trabalhos da AEP ............................................................. 29

Processo 6 – Serviços de Secretariado ..................................................................................... 29

Processo 7 – Leitura óptica e tratamento de dados................................................................... 29




Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Princípios Gerais 1. Definição e Finalidade

De acordo com o seu Regulamento1, a Área de Estudos e Planeamento (AEP) é

uma estrutura que tem como finalidade assegurar o apoio às actividades de avaliação,

planeamento e prospectiva do IST, de acordo com a estratégia e directrizes emanadas

dos órgãos de gestão, contribuindo para a promoção da qualidade dos serviços

prestados pelo instituto.

Funciona na dependência directa do Conselho de Gestão do IST, mais concretamente

do Vice-Presidente para os Assuntos Administrativos.

Neste sentido, definiu um conjunto de premissas que orientam o seu trabalho:

Missão : prestar assessoria aos órgãos centrais do IST através da elaboração de

estudos de suporte ao processo de tomada de decisão que promovam a qualidade na

escola e contribuam para a optimização da sua gestão e desenvolvimento estratégico.

Visão : constitui ambição da AEP, motivadora do serviço e seus colaboradores, a de

ser reconhecido como um gabinete de referência pela sua competência técnica e

actuação de excelência nas áreas de avaliação, planeamento e prospectiva.

Valores e Atitudes subjacentes à actuação da AEP e que o serviço pretende

salvaguardar:

i) qualidade, rigor e inovação – por espelharem as características técnicas, de

certeza e antecipação que queremos imprimir aos nossos trabalhos;

ii) eficiência e eficácia – pela manutenção de altos padrões de resultados dos

serviços prestados, com um menor tempo de resposta e utilizando menos

recursos;

iii) credibilidade – competindo à AEP tarefas de avaliação, é fundamental que

reúna consensos relativamente à sua fiabilidade, independência e integridade.

Estes valores reflectem-se quer na cultura e comportamentos internos, quer na

imagem pública da AEP, promovendo-se nos seus colaboradores um conjunto de

atitudes:

1 Última alteração aprovada em reunião do Conselho Directivo em 11/10/2007 (http://aep.ist.utl.pt/files/Reg_GEP.pdf).




Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

i) ter espírito de equipa – partilhar informação com transparência para que

ninguém seja insubstituível;

ii) ser proactivo – não colocar problemas, apresentar soluções;

iii) ter iniciativa – preferir arriscar uma opção/decisão a não tomar opção/decisão

nenhuma;

iv) ser flexível – aceitar novas tarefas e encará-las como um desafio à criatividade

e dinâmica da equipa;

v) ter bom relacionamento interpessoal – saber comunicar as suas ideias e saber

ouvir e respeitar as dos outros.

2. Competências da AEP

Para o cumprimento da sua missão a AEP deverá coligir e/ou produzir informação que

contribua para a elaboração dos documentos de suporte de apoio à decisão acima

referidos, pronunciando-se sobre todas as questões para as quais for solicitado dentro

das suas áreas de competência, sendo, contudo, dotado de iniciativa própria, não se

limitando a sua actuação à resposta a solicitações dos órgãos de gestão.

Concretizando, e de acordo mais uma vez com o seu Regulamento, a AEP deverá

desenvolver as suas actividades nas mais variadas áreas de actuação do IST, com

ênfase nas áreas das políticas de engenharia, ciência e tecnologia e da gestão,

organização e avaliação do ensino superior, através do desenvolvimento de um

conjunto de acções, nomeadamente:

i. Elaborar estudos, pareceres e projectos inovadores nas áreas de actuação

acima referidas;

ii. Promover e desenvolver sistemas de monitorização, avaliação e

planeamento das actividades de Ensino, Investigação e Prestação de

Serviços desenvolvidas pelo IST, incluindo o desenvolvimento de

indicadores de desempenho e de estatísticas previsionais;

iii. Cooperar de forma activa na elaboração dos relatórios associados aos

processos de avaliação, acreditação e reconhecimento dos cursos

ministrados no IST, em colaboração com as respectivas comissões de

acompanhamento;




Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

iv. Contribuir para o desenvolvimento e optimização dos sistemas de

informação de apoio à decisão;

v. Elaborar os relatórios e planos de actividade do IST;

vi. Promover o lançamento de inquéritos a entidades internas e externas que

permitam o controlo da qualidade dos serviços prestados pelo IST;

vii. Assessorar as coordenações de curso na elaboração dos relatórios anuais

de síntese das actividades do curso.

3. Organização

A AEP está dividida em três grandes áreas funcionais com equipas de profissionais

vocacionadas para o seu desenvolvimento: Estatística e Prospectiva, Avaliação e

Planeamento, e Estudos e Projectos, destacando-se ainda as actividades de suporte à

elaboração de Inquéritos no IST, e as actividades transversais de Apoio

Informático/Administrativo e de Divulgação. Nesta última integra-se o Observatório de

Empregabilidade do Instituto Superior Técnico (OEIST).

Dada a importância estratégica da primeira área funcional, foi reforçada a sua equipa com

a criação de um Núcleo no ano de 2007: o Núcleo de Estatística e Prospectiva (NEP).

Contudo, as equipas desta e das outras áreas não se limitam à execução de actividades

no âmbito das mesmas, contribuindo sempre que necessário para o desenvolvimento de

trabalhos em qualquer uma das áreas funcionais da AEP.




Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Abreviaturas e Acrónimos

A3ES Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior

AEP Área de Estudos e Planeamento

CAPE Comissão de Acompanhamento do Plano Estratégico

CC Conselho Científico

CCA Conselho Coordenador de Avaliação

CE Ciclo de Estudos

CG Conselho de Gestão

CP Conselho Pedagógico

CQ Comissão do QUAR

ID&I Investigação, Desenvolvimento e Inovação

IST Instituto Superior Técnico

GPEARI Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais

LOS Luís Oliveira e Silva

NEP Núcleo de Estatística e Prospectiva

OE Ordem dos Engenheiros

OEIST Observatório de Empregabilidade do IST

OG Órgãos de Gestão

PA Plano de Actividades

PE Plano Estratégico

QUAR Quadro de Avaliação e Responsabilização

QUC Qualidade das Unidades Curriculares

R3A Relatório Anual de Auto-Avaliação dos cursos do IST

SEI Suporte à Elaboração de Inquéritos

SGQ Sistema de Gestão da Qualidade

SIQuIST Sistema Integrado de Qualidade do IST




Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Legislação Aplicável

Legislação Descrição

Estatutos do IST 04/03/2009

Directrizes sub-processo 3.1 – PE (Cap. 2 – 2.1 AP) e Directrizes para a avalição da qualidade - sub-processos 2.1 SIQuIST (Cap. 2 – 2.1 AP) Responsabilidade de elaboração/aprovação do PE http://www.ist.utl.pt/files/sobre-IST/estatutos_IST_20090304.pdf

Decreto-Lei n.º 183/96 de 27 de Setembro

Obrigatoriedade sub-processo 3.2 - PA (Cap. 2 – 2.1 AP) Enquadramento da actuação das organizações considerando “imperativo elementar de gestão” consagrar como dois instrumentos fundamentais o plano e o relatório de actividades anuais. http://intranet.uminho.pt/Arquivo/Legislacao/ContabilidadePublica/DL183-96.PDF

Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro

Obrigatoriedade sub-processo 3.3 - QUAR (Cap. 2 – 2.1 AP) Institui o Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública (SIADAP) http://www.dgap.gov.pt/upload/Legis/2007_l_66_b_28_12.pdf

Lei nº 38/2007, de 16 de Agosto

Directrizes para a avalição da qualidade - sub-processos 2.1 SIQuIST (Cap. 2 – 2.1 AP) Aprova o regime jurídico da avaliação da qualidade do ensino superior http://www.a3es.pt/sites/default/files/L_38-2007_RJAES.pdf

Decreto-Lei n.º 369/2007 de 5 de Novembro

Directrizes para a avaliação e acreditação de ciclos de estudo – processo 1.1 (Cap. 2 – 2.1 AP) Criação da Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior (A3ES) http://www.mctes.pt/archive/doc/DL_no_369___2007_Agencia_de_Avaliacao_e_Acred._do_E.S..pdf

Lei n.º 22/2008, de 13 de Maio

Estatísticas Oficiais – processo 1 (Cap. 1 – 1.1 NEP) Lei do Sistema Estatístico Nacional http://webinq.ine.pt/public/pdf/L_22_2008.pd f

Lei nº 37/2003 de 22 de Agosto

Directrizes para o financiamento do ensino superior de acordo com critérios de desempenho – processo 1 (Cap. 1 – 1.1 NEP) Lei de Bases do Financiamento do Ensino Superior - Propinas http://sigarra.up.pt/fpceup/LEGISLACAO_GERAL.ver_legislacao?p_nr=33

Decreto-lei nº 42/2005 de 29 de Agosto

Directrizes ECTE - Sub-processo 1.4 (Cap. 1 – 1.1 NEP) Princípios reguladores de instrumentos para a criação do espaço europeu de Ensino Superior (ECTS) http://www.dges.mctes.pt/NR/rdonlyres/AE6762DF-1DBF-40C0-B194-E3FAA9516D79/1773/DL42_2005.pdf

Lei Lei nº 62/2007 de 10 de Setembro

Directrizes divulgação desempenho IES – Cap. 5 – 1 OEIST) Regime jurídico das instituições de ensino superior http://www.igf.min-financas.pt/inflegal/bd_igf/bd_legis_geral/Leg_geral_docs/LEI_062_2007.htm




Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Mapa de Actualização do Documento

Responsável O quê Quando Como Resultado/ Registo

Coordenação da AEP em colaboração

com Coordenação

do NEP e OEIST

Actualização integral do

Volume

Anualmente Rever legislação e adequação dos

processos

Proposta de alteração

As propostas são sempre enviadas à AQAI para análise juntamente com o formulário de alteração.




Capítulo: 1 Núcleo de Estatística e Prospectiva

Revisão n.º

Data: Setembro 2011

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Capítulo 1 - Núcleo de Estatística e Prospectiva – NEP

O Núcleo de Estatística e Prospectiva (NEP), constituído por decisão do Conselho

Directivo no dia 11 de Outubro de 2007, insere-se no âmbito da Área de Estudos e

Planeamento (AEP) e visa, de uma forma geral, contribuir para a criação e

manutenção de estruturas de recolha, tratamento, actualização e disponibilização de

informação, de forma a permitir a concretização dos objectivos estratégicos da AEP e

do IST.

A prossecução da sua missão não passa apenas pela sistematização de informação

sobre o IST, mas pelo seu englobamento em estudos, pareceres e projectos

inovadores nas mais variadas áreas de actuação da escola, bem como pela sua

integração em sistemas de monitorização, avaliação e planeamento das actividades

desenvolvidas no IST.

O NEP é dirigido por um Coordenador e funciona na directa dependência do

Coordenador da AEP.

Missão: criar e manter estruturas de recolha, tratamento, actualização e

disponibilização de informação, de forma a permitir a concretização dos objectivos

atribuídos à AEP, e, por conseguinte, do IST.

A informação de base deverá ter como fonte, sempre que possível, os dados do

sistema de informação Fénix, ser apresentada em resultado de um tratamento

estatístico, não sendo disponibilizados dados nominais, ter como suporte preferencial

as mais recentes tecnologias de informação nesta área e ser divulgada mediante

autorização dos órgãos de gestão sempre que o teor da informação fornecida assim o

justifique.





Revisão n.º

Data: Setembro 2011

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

As actividades da equipa do NEP envolvem também a participação activa na

prossecução dos objectivos e missão da AEP na generalidade, nomeadamente nas

áreas das políticas de engenharia, ciência e tecnologia e da gestão, organização e

avaliação do Ensino Superior.

Visão: o NEP ambiciona ser uma referência na construção e produção de indicadores

e estatísticas que permitam apoiar o processo de decisão e planificação da estratégia

da instituição, antecipando, sempre que possível, os desafios que possam surgir.

Valores: os valores centrais do NEP têm como palavras-chave: Rigor,

Experimentação e Método, considerando que tais dogmas são os fios condutores do

espírito da sua equipa, e que, por se tratarem de valores intemporais, estarão sempre

na base da evolução e aperfeiçoamento contínuo que se pretende para este serviço.

Competências do NEP :

i. Elaborar um conjunto sistematicamente actualizado de estatísticas oficiais

sobre o IST;

ii. Elaborar estatísticas, séries temporais e dados prospectivos sobre o IST;

iii. Sistematizar e promover o adequado armazenamento de informação

histórica sobre o IST;

iv. Categorizar alguns dos resultados apurados nos vários trabalhos

desenvolvidos no âmbito da AEP, por forma a mapear a informação contida

nos estudos mais relevantes desenvolvidos no âmbito deste gabinete;

v. Responder aos vários pedidos ad-hoc de informação estatística sobre o IST,

incluindo pedidos externos de entidades públicas e privadas;

vi. Colaborar com os órgãos de gestão e restantes serviços do IST, na tomada

de decisão acerca das estruturas de recolha e armazenamento de dados

relativos às actividades da escola.





Revisão n.º

Data: Setembro 2011

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

As actividades/processos do NEP podem dividir-se nas seguintes categorias:

* Carácter regular: produção de estatísticas IST (RAIDES, Prescrições, Factos e

Números, Classificações ECTS, distribuição propinas por unidades académicas,

processos de avaliação e acreditação, outros), Ingresso e caracterização população

escolar, QUC (Qualidade Unidades Curriculares), Cálculo dos Alunos ETI, R3A

(Relatórios Anuais de Auto-Avaliação dos cursos do IST), Relatório concretização de

Bolonha;

* Carácter não regular: desenvolvimento de estudos e outros documentos e/ou

participação em projectos nacionais e internacionais.

Processo 1 – Produção de estatísticas sobre IST

De acordo com o previsto na sua missão, a principal área de actuação do NEP é a criação

e manutenção de estruturas de recolha, tratamento, actualização e disponibilização de

informação, de forma a permitir a concretização dos objectivos atribuídos à AEP, e, por

conseguinte, do IST. Neste âmbito existem alguns (sub)processos pré estabelecidos que

serão descritos de seguida (subprocesso 1.1 a 1.6).

Mais informações em: http://nep.ist.utl.pt/actividades/estatisticas-ist/

Subprocesso 1.1 – RAIDES

O sistema RAIDES visa a recolha dos dados dos alunos inscritos e diplomados nos

estabelecimentos de ensino superior, público ou privado, incluindo a Universidade

Católica Portuguesa. Este inquérito é um instrumento de notação do Sistema Estatístico

Nacional (Lei n.º 22/2008, de 13 de Maio), de resposta obrigatória, registado no INE sob o

n.º 9852.

No caso do IST a recolha e sistematização da informação para o efeito está sob a alçada

do NEP.





Revisão n.º

Data: Setembro 2011

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Subprocesso 1.2 – Prescrições

O regime de prescrições a adoptar nos cursos de 1º e 2º ciclo e mestrados integrados do

IST resulta da Lei nº 37/2003 de 22 de Agosto, e visa promover a responsabilização dos

estudantes, entendida no sentido de que estes devem mostrar adequado aproveitamento

escolar, justificando, pelo seu mérito, o acesso ao bem social de que beneficiam: a sua

educação e formação.

Cabe ao NEP o apuramento das listas de estudantes prescritos em cada ano lectivo de

acordo com o estabelecido anualmente no guia académico do IST.

Subprocesso 1.3 – Factos e Números do IST

Produção dos indicadores chave do IST para publicações várias (página internet,

brochuras, etc.).

Subprocesso 1.4 – Classificações ECTS

Decorre da implementação do Processo de Bolonha ao Ensino Superior Português

(decreto-lei nº 42/2005) a necessidade de implementar uma escala europeia de

comparabilidade de classificações (também designada como sistema de classificações

ECTS). A utilização desta escala permite o estabelecimento de uma correspondência com

a escala numérica em vigor nos estabelecimentos de Ensino Superior, devendo ser

aplicada às classificações finais obtidas pelos diplomados e às classificações de cada

unidade curricular.

As classificações ECTS representam um complemento de informação relativamente às

notas atribuídas ao estudante, permitindo situar os seus resultados de uma forma

inteligível por todos, sem interferir com o processo normal de avaliação de cada

instituição.





Revisão n.º

Data: Setembro 2011

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

O apuramento destas classificações é realizado pelo NEP, reveste-se de caracter anual,

tendo por base os princípios enunciados no Decreto-lei nº 42/2005 (Secção II) e as

sugestões de aplicação remetidas pela Direcção Geral de Ensino Superior, em ofício

enviado às instituições de Ensino Superior em 29/08/2006, e de acordo com o aprovado

em Reunião do Conselho Directivo de 1/07/2008 e revisto (e aprovado) em 01/07/2009.

Subprocesso 1.5 – Distribuição de propinas por unidades académicas

Processamento dos overheads das propinas nos cursos de 2º e 3º Ciclo, DFA e Cursos

de Especialização de acordo com o aprovado em reunião do Conselho de Gestão de

30/06/2011.

Subprocesso 1.6 – Fornecimento de dados para processos de avaliação e acreditação

Preparação de informação estatística no âmbito de processos de avaliação, acreditação

ou certificação da qualidade envolvendo o IST, de acordo com as especificidades de cada

processo.

Subprocesso 1.7 – Outros pedidos de dados

Resposta a pedidos de dados estatísticos sobre o IST, tipicamente sobre o processo de

ensino, que devem ser remetidos ao NEP por e-mail que, depois de avaliar da

possibilidade de facultamento da informação informa sobre a previsão do tempo para a

sua preparação.

Processo 2 – Caracterização do ingresso e da população escolar

Com estes dois processos pretende-se uma caracterização aprofundada dos estudantes

ingressados no IST, com vista à análise de aspectos como o perfil dos estudantes





Revisão n.º

Data: Setembro 2011

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

ingressados em cada curso, o posicionamento do IST no plano nacional e o

desenvolvimento de planos específicos de actuação em determinadas escolas

secundárias para a captação dos melhores estudantes.

Mais informações em: http://nep.ist.utl.pt/actividades/ingresso-no-ist/

Processo 3 –QUC (Qualidade Unidades Curriculares)

A contribuição da equipa do NEP para o Sub-sistema de Garantia da Qualidade das

Unidades Curriculares do IST (QUC) engloba o tratamento da informação, e consequente

produção de resultados no que se refere ao formato, tratamento estatístico, fiabilidade,

validação e revisão dos instrumentos.

Mais informações em: http://nep.ist.utl.pt/actividades/quc/

Processo 4 – Cálculo dos Alunos ETI

O apuramento e a distribuição do número de alunos equivalentes a tempo inteiro (ETI) por

unidade académica (UA), é um processo com caracter anual que se revela importante

para a escola em várias vertentes, sobretudo na medida em que serve de base à

determinação do número de docentes padrão, e consequente capacidade de contratação,

e à dotação anual de cada unidade académica (departamentos).

Mais informações em: http://nep.ist.utl.pt/actividades/calculo-dos-alunos-eti/

Processo 5 – R3A (Relatório Anual de Auto-Avaliação dos cursos do IST)

Os R3A traduzem-se num pequeno documento de publicação anual, que pretende

sintetizar os principais resultados de cada um dos cursos através de um balanço

pormenorizado do seu desempenho. O corpo do documento contempla indicadores

considerados representativos de três momentos distintos – Ingresso, Processo Educativo





Revisão n.º

Data: Setembro 2011

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

e Graduação – que permitem uma visão global e objectiva do curso num determinado

ano.

Estes instrumentos de monitorização foram desenvolvidos a partir do ano lectivo

2003/2004 para os cursos de 1º e 2º ciclo, tendo em 2011 sofrido uma reformulação de

modo a integrar indicadores utilizados noutros processos de garantia da qualidade,

contemplar uma visão mais abrangente do curso (e.g. opinião dos alunos), para além da

sua produção mais célere e sistemática.

Mais informações em: http://nep.ist.utl.pt/actividades/r3a/

Processo 6 – Desenvolvimento de trabalhos no âmbito de outras áreas funcionais da AEP

Conforme referido nos princípios gerais da AEP, a equipa do NEP não se limita à

execução de tarefas no âmbito da Estatística e Prospectiva, contribuindo sempre que

necessário/oportuno para o desenvolvimento de trabalhos em qualquer uma das áreas

funcionais da AEP. Neste sentido, o NEP desenvolve estudos sobre o processo

educativo, em áreas variadas, destacando-se o desempenho escolar, Bolonha e

organização curricular, e provas de aferição (mais informações em:

http://nep.ist.utl.pt/actividades/estudos-processo-educativo/) e actividades no âmbito de

projectos nacionais e internacionais em que o IST participa (mais informações em:

http://nep.ist.utl.pt/actividades/colaboracoes/).




Capítulo: 2 Avaliação e Planeamento

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Capítulo 2 - Avaliação e Planeamento – AP

Nesta área de actuação desenvolvem-se trabalhos de recolha, análise e tratamento de

informação com vista ao planeamento estratégico e à avaliação, monitorização e eventual

certificação da qualidade dos serviços prestados pelo IST (http://aep.ist.utl.pt/avaliacao-e-

planeamento/).

Os trabalhos são orientados directamente pela Coordenadora da AEP, e estão divididos

em quatro processos principais: Acreditação, Monitorização e Controlo, e Planeamento

Estratégico.

Processo 1 – Avaliação e Acreditação Actividades no âmbito de processos de avaliação e/ou acreditação externa de Cursos,

Unidades Académicas ou de I&DI, e do próprio IST enquanto instituição

(http://aep.ist.utl.pt/avaliacao-e-planeamento/acreditacao/).

Subprocesso 1.1 – Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior (A3ES)

Trabalhos de avaliação, acreditação ou certificação da qualidade desenvolvidos no âmbito

da A3ES.

Subprocesso 1.2 – Outras entidades

Trabalhos de avaliação, acreditação ou certificação da qualidade desenvolvidos no âmbito

de outras entidades (Associações/Ordens Profissionais ou outras instituições).

Processo 2 – Monitorização e Controlo




Capítulo: 2 Avaliação e Planeamento

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Actividades de monitorização interna da qualidade das actividades do IST (Ensino, ID&I, e

Serviços de Apoio e/ou de Ligação à Sociedade (http://aep.ist.utl.pt/avaliacao-e-

planeamento/monitorizacao-e-controlo/).

Subprocesso 2.1 – Sistema Integrado de Gestão da Qualidade do IST (SIQuIST)

Trabalhos desenvolvidos no âmbito da construção/gestão do Sistema Integrado de

Gestão da Qualidade do IST (SIQuIST) e sua ligação ao Sistema de Gestão da Qualidade

da UTL (SGQ_UTL), e que incluem o desenvolvimento de metodologias e monitorização

de indicadores de resultados e eventuais planos de qualidade definidos no âmbito dos

instrumentos de planeamento estratégico da escola.

Processo 3 – Planeamento Estratégico

Trabalhos desenvolvidos no âmbito do planeamento estratégico das actividades do IST

(http://aep.ist.utl.pt/avaliacao-e-planeamento/planeamento-estrategico/).

Subprocesso 3.1 – Plano Estratégico (PE)

Colaboração na elaboração/revisão periódica do PE do IST bem como na monitorização

dos resultados.

Subprocesso 3.2 – Plano e Relatório de Actividades (PA e RA)

Elaboração anual do PA do IST e respectiva avaliação (RA).

Subprocesso 3.3 – Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR)

Elaboração anual do QUAR do IST, monitorização ao longo do ano, e avaliação dos

resultados, a par da Coordenação da Comissão do QUAR (CQ).




Capítulo: 3 Estudos e Projectos

Revisão n.º

Data: Setembro 2011

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Capítulo 3 - Estudos e Projectos - EP

Nesta área de actuação desenvolvem-se trabalhos que implicam um aprofundamento de

temas específicos ou o desenvolvimento de projectos com elevado grau de

complexidade/abrangência (http://aep.ist.utl.pt/estudos-e-projectos-2/).

Os trabalhos são coordenados por um dos membros da equipa da AEP designado para

essa função (incluindo os do NEP), e estão divididos em três tópicos principais: Estudos,

Projectos financiados, Outros projectos.

Processo 1 – Estudos

Actividades que impliquem um aprofundamento de temas a explorar pela primeira vez

e/ou que impliquem uma análise relativamente complexa dos mesmos

(http://aep.ist.utl.pt/estudos-e-projectos-2/estudos/).

Processo 2 – Projectos financiados

Actividades que impliquem o desenvolvimento de projectos financiados por entidades

externas ao IST (http://aep.ist.utl.pt/estudos-e-projectos-2/projectos-financiados/).

Processo 3 – Outros projectos

Actividades que impliquem a implementação de novas medidas/processos com elevado

grau de abrangência (vários serviços ou entidades envolvidos), e/ou tenham um potencial

de crescimento que a curto/médio prazo fiquem fora das competências da AEP

(http://aep.ist.utl.pt/estudos-e-projectos-2/outros-projectos/).




Capítulo: 4 - Inquéritos

Revisão n.º

Data: Setembro 2011

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Capítulo 4 - Inquéritos - INQ

A AEP realiza diversos inquéritos no âmbito dos seus projectos, e no âmbito de outras

das suas áreas de actuação. Presta também consultadoria através de um conjunto de

procedimentos de Suporte à Elaboração de Inquéritos (SEI), garantindo um serviço

interno de validação metodológica de inquéritos por questionário e entrevistas.

As actividades de Suporte à Elaboração de Inquéritos têm como objectivo a

sistematização e divulgação de um conjunto de princípios orientadores e boas práticas

para a elaboração e lançamento de inquéritos no IST, fornecendo concomitantemente,

suporte técnico para esse mesmo objectivo (http://aep.ist.utl.pt/sei/).

Para o efeito, foi produzido um documento onde se regula a elaboração e aplicação de

inquéritos, bem como a produção e divulgação dos seus resultados, por forma a

uniformizar/ harmonizar os procedimentos.

Os trabalhos são orientados pela Coordenadora da AEP, ou por alguém por ela

designado, e estão divididos em três tópicos principais: inquéritos internos de avaliação

da satisfação dos utentes, inquéritos de avaliação das actividades nucleares do IST,

inquéritos aplicados por entidades externas à população do IST.

Processo 1 – Inquéritos internos de avaliação da satisfação dos utentes (IIASatU)

Actividades relacionadas com inquéritos de avaliação da satisfação dos utentes do IST,

que permitem uma aferição da qualidade dos serviços da escola

(http://aep.ist.utl.pt/sei/inqueritos-internos-de-avaliacao-da-satisfacao-dos-utentes/).





Revisão n.º

Data: Setembro 2011

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Processo 2 – Inquéritos de avaliação das actividades nucleares do IST (IAANuc)

Actividades relacionadas com inquéritos de avaliação das actividades nucleares do IST

(de ensino, de ID&I e de ligação à sociedade), que permitem um melhor conhecimento e

análise das mesmas (http://aep.ist.utl.pt/sei/inqueritos-de-avaliacao-das-actividades-

nucleares-do-ist/). Alguns inquéritos, da responsabilidade de outros serviços ou unidades

do IST, contam com a colaboração da AEP para a validação das metodologias adoptadas

tendo em conta os objectivos propostos.

Subprocesso 2.1 – Inquéritos de avaliação das UC Regulamentado desde 1998 pelo Conselho Pedagógico do IST, mas em funcionamento

desde 1993, a concretização do processo de avaliação do funcionamento das disciplinas

do IST tem sido da responsabilidade da AEP e responde a várias solicitações, internas e

externas, relativamente à necessidade de avaliar e monitorizar as actividades

académicas. Em 2007, colaborou com o Conselho Pedagógico numa revisão do

Regulamento, integrando este processo no sistema interno de garantia da qualidade do

IST (SIQuIST), com a nova designação de QUC.

(http://groups.ist.utl.pt/unidades/nep/actividades/quc/). Actualmente o tratamento da

informação, e consequente produção de resultados no que se refere ao formato,

tratamento estatístico, fiabilidade, validação e revisão dos instrumentos está sob a

responsabilidade do NEP (Cap. 1, processo 3), cabendo à AEP o acompanhamento deste

processo nos moldes definidos no Regulamento para a elaboração e aplicação de

inquéritos no IST.

Subprocesso 2.2 – Inquéritos de avaliação do percurso formativo dos alunos finalistas do IST (IFin)

No âmbito do SIQUIST, e respondendo ao mesmo tempo aos imperativos legais e

recomendações de instituições como a A3ES, nomeadamente,

- que o IST deve assegurar “… a realização de processos de permanente avaliação das

suas actividades… através de mecanismos institucionais próprios” ,





Revisão n.º

Data: Setembro 2011

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

- e deve “dispor de mecanismos que permitam obter informação sobre as necessidades e

expectativas dos diferentes parceiros em relação à qualidade das formações e serviços

oferecidos ”, a AEP pretende com este processo obter informação dos seus alunos que

lhe permita não só avaliar as condições de ensino/aprendizagem oferecidas ao nível dos

serviços e infra-estruturas, mas também as percepções que os mesmos têm do IST no

que respeita: à atractividade do binómio curso/escola, à projecção na sociedade e à

valorização das competências adquiridas. A abordagem completar-se-á com a

identificação do percurso imediato previsível após a conclusão do ciclo de estudos.

Subprocesso 2.3 – Inquéritos de avaliação do percurso profissional dos Diplomados do IST (IDip)


recomendações de instituições como a A3ES que prevêm que o IST deverá “Publicar,

regularmente, informação quantitativa e qualitativa, actualizada, imparcial e objectiva

acerca da monitorização do trajecto dos seus diplomados por um período razoável de

tempo, na perspectiva da empregabilidade ”, a AEP pretende com este processo obter

informação dos diplomados que lhe permita avaliar as suas condições profissionais,

desenvolvendo o processo em estreita colaboração com a Área de Transferência e

Tecnologia do IST (http://gep.ist.utl.pt/~gep.daemon/html/oe/diplomados/).

Subprocesso 2.4 – Inquéritos de recolha de informação junto dos Empregadores dos Diplomados do IST (IEmp)


recomendações de instituições como a A3ES que prevêm que o IST deve - desenvolver

um sistema de avaliação da qualidade que inclua necessariamente a contribuição de

entidades externas… relevantes para o processo, designadamente das ordens e outras

associações públicas profissionais, bem como de outras entidades científicas, culturais e

económicas” , a AEP pretende com este processo obter informação dos empregadores

dos seus diplomados que lhe permita avaliar as condições de empregabilidade destes

últimos, desenvolvendo o processo em estreita colaboração com a Área de Transferência

e Tecnologia do IST.





Revisão n.º

Data: Setembro 2011

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Subprocesso 2.5 – Outros Inquéritos Todos os inquéritos desenvolvidos no âmbito das actividades da AEP e que não se

enquadrem nos subprocessos anteriores (http://aep.ist.utl.pt/sei/inqueritos-de-avaliacao-

das-actividades-nucleares-do-ist/#out).

Processo 3 – Inquéritos aplicados por entidades externas à população do IST

Actividades relacionadas com inquéritos aplicados à população do IST por entidades

externas (http://aep.ist.utl.pt/sei/inqueritos-aplicados-por-entidades-externas-a-populacao-

do-ist/). Da responsabilidade dessas entidades, os inquéritos carecem de autorização do

Conselho de Gestão, após parecer da AEP.




Capítulo: 5 - Divulgação

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Capítulo 5 - Divulgação - DIV

A equipa da AEP, no âmbito da divulgação das suas actividades, produz publicações,

apresenta comunicações em conferências, workshops e seminários, colabora no

desenvolvimento de teses e trabalhos finais de cursPo, realiza traduções e participa nos

mais variados eventos (http://aep.ist.utl.pt/divulgacao/).

Os trabalhos são coordenados por cada um dos membros da equipa da AEP envolvido no

processo, que por sua vez é orientado pela Coordenadora da AEP ou NEP conforme o

caso.

Ainda no âmbito da divulgação das suas actividades, e como se referiu no ponto 3 dos

princípios gerais, a AEP integra o Observatório de Empregabilidade do IST (OEIST).

Os trabalhos deste observatório são coordenados por um dos membros da equipa da

AEP designado para essa função, que por sua vez é orientado pela Coordenadora da

AEP.

Processo 1 – Observatório de Empregabilidade - OEIST

De acordo com a Lei nº 62/2007 de 10 de Setembro (artº 162.º, nº 2), todas as IES

deverão disponibilizar informação precisa e suficiente sobre a empregabilidade dos ciclos

de estudo ministrados. Neste sentido, e no seguimento de todo o trabalho desenvolvido

pela AEP no âmbito da monitorização do percurso profissional dos seus diplomados, o

IST decidiu criar em 2007 uma estrutura de observação regular da situação de emprego

dos graduados da escola, e de divulgação dos principais indicadores da sua

empregabilidade. Em última análise, este observatório contribui para a promoção da

empregabilidade dos diplomados através da sistematização e análise de toda a

informação que directa ou indirectamente tenha ligação com o percurso dos graduados

(http://aep.ist.utl.pt/observatorio-de-empregabilidade/).





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Subprocesso 1.1 – Sistematização de informação sobre a empregabilidade dos diplomados do IST

Trabalhos de tratamento de informação e redacção de relatórios no âmbito de processos

de recolha de informação junto dos diplomados do IST, dos seus empregadores ou de

outras fontes de informação.

Subprocesso 1.2 –Relatórios do GPEARI

Trabalhos de tratamento e redacção de informação de interesse no âmbito dos relatórios

do GPEARI sobre a procura de emprego dos diplomados com habilitação superior em

Portugal.

Subprocesso 1.3 – Divulgação de informação sobre a empregabilidade dos diplomados do IST

Trabalhos no âmbito da divulgação de informação sobre a empregabilidade dos

diplomados do IST: actualização de conteúdos na página web do OEIST, brochuras, ou

facultamento de dados interna ou externamente.

Processo 2 – Publicações

Actividades de redacção de artigos incluídos em publicações várias: revistas, proceedings

de conferências, capítulos em livros, etc. (http://aep.ist.utl.pt/divulgacao/publicacoes/).

Processo 3 – Comunicações e posters

Actividades de apresentação de comunicações e/ou posters sobre as actividades

desenvolvidas no âmbito da AEP, em sessões públicas: conferências, seminários,

encontros, grupos de trabalho, etc (http://aep.ist.utl.pt/divulgacao/comunicacoes/).





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Processo 4 – Teses e trabalhos finais de curso

Actividades de colaboração em teses de pós-graduação e/ou trabalhos finais de curso de

alunos do IST ou de outras escolas de ensino superior

(http://aep.ist.utl.pt/divulgacao/teses/).

Processo 5 – Participação em eventos

Os colaboradores da AEP participam em seminários, conferências, workshops e acções

de formação no contexto da sua actividade profissional, registando e descrevendo

sumariamente os resultados da sua participação

(http://aep.ist.utl.pt/divulgacao/participacao-em-eventos/).

Participam ainda em grupos de trabalho e/ou comissões internos ou externos ao IST, no

âmbito das temáticas da AEP.

Processo 6 – Traduções

Trabalhos de tradução ou retroversão de documentos, por solicitação interna no âmbito

dos vários conteúdos produzidos pela AEP, e por solicitação externa dos Serviços

Centrais e Órgãos de Gestão do IST.

Processo 7 – Divulgação de trabalhos da AEP

Actividades de divulgação interna (vitrine) e externa (web) de trabalhos desenvolvidos no

âmbito da AEP.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Processo 8 – Recolha de notícias sobre o Ensino Superior

Trabalhos de recolha semanal de notícias de interesse (via web) para as actividades da

AEP.




Capítulo: 6 – Apoio Informático/ Administrativo

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Capítulo 6 - Apoio Informático/Administrativo - AIA

Para além das actividades de divulgação, a AEP desenvolve um conjunto de actividades

de suporte transversais a todas as áreas funcionais, conforme os processos que se

seguem.

Os trabalhos são desenvolvidos ou orientados pela Coordenadora da AEP ou do NEP

conforme o caso.

Processo 1 – Planificação, Monitorização e Avaliação dos Trabalhadores da AEP

Trabalhos de planificação, monitorização e avaliação dos trabalhos e desempenho dos

colaboradores da AEP, de acordo com as directrizes constantes das normas internas de

conduta da AEP (http://aep.ist.utl.pt/files/NI_AEP.pdf) e SIADAP.

Processo 2 – Planeamento e Avaliação do desempenho da AEP

Trabalhos de planificação e avaliação dos trabalhos da AEP através de instrumentos e

metodologias específicas (Project e Tableau de Board).

Processo 3 – Gestão Financeira

Trabalhos de definição de orçamento, procedimentos de execução e monitorização das

despesas da AEP.

Processo 4 – Apoio Informático

Trabalhos de apoio informático aos colaboradores da AEP, incluindo

reformulações/actualizações de conteúdos das páginas web (AEP e NEP).




Capítulo: 6 – Apoio Informático/ Administrativo

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Junho de 2012



Aprovado

Processo 5 – Avaliação externa dos trabalhos da AEP

Trabalhos de avaliação externa da satisfação dos utentes dos serviços da AEP.

Processo 6 – Serviços de Secretariado

Trabalhos administrativos de apoio aos colaboradores da AEP (economato, formulários

assiduidade, introdução de dados, …).

Processo 7 – Leitura óptica e tratamento de dados

Trabalhos de leitura óptica e tratamento de dados decorrentes de processos de avaliação

do ensino requisitados interna ou externamente (facturados).




Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

Mapas dos Processos Apresentados Descrição dos Processos: CAP. 1 - Núcleo de Estatística e Prospectiva

Responsável

Identificação (processo,

subprocesso procedimento)

Quando se

procede

/ prazo

Como se procede Resultado/ registo

Fluxo do processo Quem

valida Quem aprova

Recepcionado de: Expedido

para:

NEP 1.1 - RAIDES Dezembro-

Fevereiro

1. Verificações dos dados registados no sistema Fenix

2. Contacto com os serviços envolvidos para harmonização informação

3. Preparação dos dados, comparação com resultados anos anteriores e análise do impacto dos nºs obtidos.

4. Exportação dados para o programa RAIDES

5. Validação e correcções finais

Carregamento programa RAIDES com sucesso (sem erros de validação)

GPEARI via CG GPEARI via CG NEP CG

NEP 1.2 - Prescrições Agosto-Setembr

o

1. Verificações dos dados registados no sistema Fenix

2. Contacto com os serviços envolvidos para harmonização informação

3. Preparação listagens preliminar e final.

4. Preparação dos e-mail’s a enviar aos estudantes neste âmbito.

Apuramento prescritos em cada ano lectivo

Guia Académico CG CG CG




Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

Responsável



Quando se

procede

/ prazo



valida Quem aprova


para:

NEP 1.3 – Factos e Números do IST

Março Preparação dos indicadores previstos nos termos definidos com o CG e envio à DSI.

Apuramento indicadores macro do IST

CG CG CG CG

NEP 1.4 – Classificações

ECTS

Janeiro Apuramento das classificações nos termos estabelecidos.

Verificações dos dados obtidos e comparação com anos anteriores.

Carregamento da informação no sistema Fénix.

Apuramento das classificações ECTS

CG CG NEP CG

NEP 1.5 – Distribuição de Propinas por

Unidades Académicas

Março/Abril

Recolha da informação necessária.

Apuramento dos overheads nos termos estabelecidos.

Envio ao CG.

Tabelas síntese com os overheads a transferir para as UA

CG CG NEP CG

NEP 1.6 – Fornecimento de

dados para processos de avaliação e acreditação

Sempre que

existem process

os a decorrer

Recepciona-se o pedido de dados e processa-se a informação de acordo com o solicitado.

Produção informação estatística necessária ao processo

AEP AEP AEP CG

NEP 1.7 – Outros pedidos de dados

Todo o ano

Recepciona-se o pedido de dados, o mesmo será avaliado pela equipa sobre a possibilidade de facultamento da informação solicitada, e, em caso afirmativo, do tempo previsto para a sua

Produção informação estatística necessária

vários vários NEP vários




Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

Responsável



Quando se

procede

/ prazo



valida Quem aprova


para: preparação.

Prepara-se a informação e envia-se dentro do prazo previsto.

NEP 2 – Caracterização do ingresso e da

população escolar

Setembro-

Novembro

Estabelecimento do calendário de actividades internas sobre o ingresso via concurso nacional de acesso ao ensino superior.

Articulação das matrículas com os inquéritos aos alunos do 1º ano e sobre recepção e envio de dados para preparação matrículas.

Divulgação resultados preliminares.

Validações/confirmações finais nos dias de envio de dados à DGES.

Recolha de informação necessário aos estudos e elaboração do relatorio final.

Carregamento tabelas finais matriculados no site da DGES

Relatórios finais ingresso e caracterização população escolar

Apresentação resultados aos coordenadores de curso

CG CG CG CG

NEP 3 – QUC (Qualidade das

Unidades Curriculares)

Janeiro-Março e

Julho-Setembr

o

Recolha e tratamento da informação para abertura inquéritos.

Abertura e encerramento dos inquéritos.

Produção de resultados no que se refere ao formato, tratamento estatístico e fiabilidade, e carregamento dos mesmos no sistema Fénix.

Revisão e validação dos instrumentos.

Carregamento Resultados no sistema Fenix.

Produção informação estatística necessária

CP CP CP CP




Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

Responsável



Quando se

procede

/ prazo



valida Quem aprova


para:

NEP 4 – Cálculo dos Alunos ETI

Março-Abril

Articula-se anualmente com o CC o calendário para o processo.

Recolhe-se a informação junto das várias fontes.

Enviam-se as várias versões para as unidades académicas, até chegar à versão final.

Produção relatório final e divulgação

CC CC CC CC

NEP 5 – R3A (Relatórios Anuais

de Auto-Avaliação)

Outubro-Março

Recolhe-se a informação junto das várias fontes.

Incorpora-se a informação na base de dados.

Validam-se os dados obtidos e produzem-se os R3A (um por curso).

Analisa-se cada R3A antes da sua publicação para garantir a sua fiabilidade.

Produção relatórios finais e divulgação

CG CG CG CG

NEP 6 – Desenvolvimento de trabalhos no

âmbito de outras áreas funcionais

da AEP

Todo o ano

Consoante a situação, mas tipicamente avalia-se o estudo solicitado, recolhe-se a informação e desenvolve-se o trabalho pedido.

Produção relatório final e divulgação

vários vários vários vários




Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

Descrição do Processo: CAP. 2 AVALIAÇÃO E PLANEAMENTO

Responsável



Quando se procede

/ prazo



valida Quem aprova


para:

AEP/AP 1.1 – A3ES: colaboração com os departamentos e CG em trabalhos de avaliação e/ou certificação da qualidade dos cursos do IST

De acordo com deliberação A3ES.Novos cursos 2012/2013 até 31 Out

Ciclos em funcionamento de 5 em 5 anos (2011/2012 a 2015/2016

1. Reunião com CG (responsável por pelouro Académico) para definição equipa

2. Reunião com equipa para apresentação dos procedimentos, timings e distribuição de tarefas

3. Acompanhamento regular dos trabalhos com reuniões semanais/quinzenais conforme adequado

4. Verificação final da informação/aprovação do processo na plataforma informática da A3ES pelo CG/UTL

Acreditação ou não do Ciclo de Estudos em questão com publicitação na web A3ES http://www.a3es.pt/pt/avaliacao-e-acreditacao/resultados-dos-processos-de-acreditacao

Conselho de Gestão/UTL (Membro responsável pelos Assuntos Académicos)




AEP/AP 1.2 – Outras Entidades – colaboração com os departamentos e CG em trabalhos de avaliação, acreditação ou certificação da qualidade desenvolvidos no âmbito de

De acordo com pedidos dos Departamentos, de uma forma voluntária

1. Reunião com equipa para análise dos procedimentos, timings e distribuição de tarefas

2. Acompanhamento regular dos trabalhos com reuniões semanais/quinzenais conforme adequado

3. Verificação final da informação/aprovação do

Acreditação ou não do Ciclo de Estudos em questão com publicitação na web http://aep.ist.utl.pt/avaliacao-e-planeamento/acreditacao/

Departamento Responsável pelo CE

Departamento Responsável pelo CE e/ou Associação Profissional em causa

Comissão Executiva do Departamento responsável pelo CE

Conselho de Gestão assina documento final de submissão do processo (Membro responsável pelos Assuntos Académicos)




Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

Associações/Ordens Profissionais.

processo pelos Departamentos e eventual entrega na associação profissional em causa

AEP/AP 2.1 – SIQuIST: colaboração com o CG no desenvolvimento e implementação de sistemas de Gestão da Qualidade no IST

De acordo com o que ficar estipulado

1. Conforme o Regulamento e Manual de Qualidade do IST/UTL

http://aep.ist.utl.pt/avaliacao-e-planeamento/monitorizacao-e-controlo/

Regulamento e outros documentos de suporte

Conselho de Gestão da Qualidade do IST



Presidente do IST

AEP/AP 3.1 PE – Plano Estratégico: da responsabilidade do CG, a AEP colabora na elaboração e monitorização anual dos indicadores do PE, através da recolha de informação junto dos vários serviços do IST

A ser revisto de 2 em 2 anos (último PE Dez 2010- revisão em Dez 2012)

1. Com base no Programa Quadrienal do Presidente do IST o CG solicita à AEP a recolha de informação para a elaboração do PE.

2. Também e monitorização dos resultados é feita pela AEP em colaboração com a CAPE.

O PE é divulgados no site da AEP e IST. Os resultados da monitorização são avaliados pela CAPE num relatório de progresso anual.

CG/CC CG/CC CG Conselho de Gestão/Conselho de Escola

AEP/AP 3.2 PA e RA – Plano e Relatório de Actividades: da responsabilidade do CG, a AEP procede à recolha de informação para elaboração do PA e RA, em estreita colaboração com os responsáveis pelas diversas áreas de foco do PE (CAPE).

Início PA: Junho/Julho

Fim PA: Set/Out

Início RA: Jan

Fim RA: Fev/Mar

1. Revisão da estrutura

2. recolha informação

3. análise e tratamento

4. compilação, verificação e formatação

5. revisão e aprovação final (AEP/CG)

Os documentos resultantes do PA e RA são divulgados no site da AEP e IST, e enviados para a UTL

As directrizes para elaboração do PA decorrem do PE. O RA decorre de uma avaliação do PA, onde se identificam os resultados atingidos.

CG (Membro responsável pelos Assuntos de Pessoal)

CG (Membro responsável pelos Assuntos de Pessoal)

Conselho de Gestão e Conselho de Escola (apenas para o PA)




Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

6. divulgação interna e externa

AEP/AP 3.3 QUAR - da responsabilidade do CCA, a AEP colabora na elaboração do QUAR, para além de coordenar as actividades no âmbito da CQ

Início: Nov

Fim: Jan

1. Elaboração de proposta com base nas actividades previstas no PA

2. Consulta aos vários serviços responsáveis pela coordenação/execução das propostas

3. Submissão da proposta ao CCA com indicadores calculados “por excesso” para identificação de prioridades e revisão geral

4. Revisão geral do documento após decisão do CCA e divulgação para conhecimento aos serviços envolvidos

5. revisão e aprovação final do CCA

6. divulgação interna e externa

O QUAR é divulgado no site da AEP e IST e enviado para a UTL

As directrizes para elaboração do QUAR decorrem do PA.

CCA CQ e CCA CCA




Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

Descrição do Processo: CAP. 3 ESTUDOS E PROJECTOS

Responsável

Identificação (processo, subprocesso procedimento)

Quando se

procede

/ prazo



valida Quem aprova


para:

AEP/EP 1 – Estudos vários no âmbito de várias temáticas: Ingresso no IST, Propriedade Intelectual, Estratégia e Desenvolvimento, Serviços e Equipamentos do IST, Sistemas de Ensino, População Escolar do IST, Desempenho Escolar, Financiamento Universitário, Inserção Profissional, Organização Curricular, Docência Universitária, Outros Estudos

Dentro dos prazos definidos no PA AEP

1. Inclusão do estudo no PA da AEP alinhado com o PE/PA/QUAR do IST: objectivos e prazos

2. Definição da metodologia e equipa consoante o tema

3. Monitorização regular do desenvolvimento do estudo pela Coordenação da AEP

4. Divulgação interna/externa dos resultados

Relatório do Estudo de acordo com template proposto pelo NME e divulgação na página web da AEP

PE/PA/QUAR do IST CG ou outro órgão responsável pela Coordenação do trabalho conforme indicado no PE/PA/QUAR IST

Coordenação da AEP

CG ou outro órgão responsável pela Coordenação do trabalho conforme indicado no PE/PA/QUAR IST

AEP/EP 2 – Projectos Financiados por entidades externas ao IST, sobre temas de interesse para o desenvolvimento da escola

Dentro dos prazos definidos aquando da aprovação do projecto

1. Elaboração de proposta de financiamento ou aceitação de convite de participação em candidatura conjunta, incluindo objectivos, metodologia, resultados esperados e equipa

2. Monitorização regular do desenvolvimento do projecto pela Coordenação

Relatório do Projecto de acordo com directrizes da entidade financiadora e divulgação na página web da AEP

Aprovação do projecto pela entidade financiadora

Professor do CG ou outro órgão/unidade, responsável pela Coordenação do trabalho conforme indicado na proposta de equipa no acto de candidatura


Professor do CG ou outro órgão/unidade, responsável pela Coordenação do trabalho




Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

da AEP


AEP/EP 3 – Outros Projectos que contribuem para para a promoção da excelência dos serviços prestados pela escola, muitos deles de carácter inovador

Dentro dos prazos definidos no PA AEP

1. Inclusão do projecto no PA da AEP alinhado com o PE/PA/QUAR do IST: objectivos e prazos

2. Definição da metodologia e equipa consoante o tema

3. Monitorização regular do desenvolvimento do projecto pela Coordenação da AEP


Relatório do Projecto de acordo com template proposto pelo NME e divulgação na página web da AEP

PE/PA/QUAR do IST CG ou outro órgão responsável pela Coordenação do trabalho conforme indicado no PE/PA/QUAR IST


CG ou outro órgão responsável pela Coordenação do trabalho conforme indicado no PE/PA/QUAR IST




Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

Descrição do Processo: CAP. 4 INQUÉRITOS

Responsável


Quando se

procede

/ prazo



valida Quem aprova


para:

AEP/INQ

1 – Inquéritos de avaliação da satisfação dos utentes do IST para aferição da qualidade percebida dos serviços da escola

Anual ou com maior frequência, conforme indicado na ficha metodologica do serviço

De acordo com regulamento para a elaboração de inquéritos do IST, desenvolvido no âmbito do SEI - Suporte para a Elaboração de inquéritos (http://aep.ist.utl.pt/sei/sei/), que prevê a apresentação de ficha metodológica com objectivos, calendarização, população alvo e dimensões de análise e proposta de questionário http://aep.ist.utl.pt/sei/sei/documentos/

Relatório de resultados de acordo com modelo constante do Regulamento e que prevê a identificação de pontos fortes e fracos e propostas de melhoria, incluindo calendarização

Todos os serviços, de acordo com o regulamento, devem enviar a sua proposta de ficha metodológica à AEP

Serviço que requisita o parecer à AEP

AEP Responsável máximo do serviço, conforme regulamento

AEP/NEP

2.1 Avaliação das Unidades Curriculares: este processo está mapeado no âmbito do NEP, contando com a AEP para o acompanhamento dos trabalhos conforme definido no Regulamento para a elaboração e aplicação de inquéritos no IST

2 vezes por ano no final de cada semestre: Jan e Maio

De acordo com o regulamento do QUC (http://quc.ist.utl.pt/files/QUC_Regulamento.pdf)

Desenvolvido específicamente para o efeito, no sitio web do QUC (http://quc.ist.utl.pt/) são apresentados os resultados de cada semestre (http://quc.ist.utl.

O processo é despoletado através do sistema Fénix, com a colaboração da DSI

Após o tratamento/verificação da informação, o NEP envia os resultados para o CP

Conselho Pedagógico

Conselho Pedagógico




Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

pt/resultados/)

AEP/INQ

2.2 inquérito de avaliação do percurso formativo dos alunos finalistas do IST

Anual: penúltimo mês do ano lectivo (Maio)

De acordo com ficha metodológica http://aep.ist.utl.pt/sei/inqueritos-de-avaliacao-das-actividades-nucleares-do-ist/

Relatório de resultados disponível no site da AEP

Trabalho recorrente com procedimentos a serem validados regularmente pelo membro do CG responsável pelos Assuntos Académicos

Membro do CG responsável pelos Assuntos Académicos e divulgação pela coordenação dos cursos (R3A e outros)

AEP Membro do CG responsável pelos Assuntos Académicos

AEP/INQ

2.3 Inquérito de avaliação do percurso profissional dos Diplomados do IST: 1º, 2º e 3º ciclos

1º ciclo: Março 2011

(aplicação

não recorrente)

2º ciclo: 3 em 3 anos – entre Out-Nov

3º ciclo: 3 em 3 anos


Relatórios de resultados disponíveis no site da AEP

Trabalhos recorrentes com procedimentos a serem validados regularmente pelo membro do CG responsável pela Transferência de Tecnologia

Membro do CG responsável pela Transferência de Tecnologia e divulgação pela coordenação dos cursos (R3A e outros)

AEP Membro do CG responsável pela Transferência de Tecnologia

AEP/INQ

2.4 Inquérito de avaliação da opinião dos Empregadores dos Diplomados do IST

3 em 3 anos – entre Outubro e Novembro



Trabalhos recorrentes com procedimentos a serem validados regularmente pelo membro do CG responsável pela Transferência de

Membro do CG responsável pela Transferência de Tecnologia e divulgação pela coordenação dos cursos (R3A e





Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

Tecnologia outros)

AEP/INQ

2.5 Outros inquéritos aplicados pela AEP com objectivos distintos dos referidos nos pontos 2.1 a 2.4

Variável De acordo com ficha metodológica desenvolvida para o efeito e de acordo com o regulamento do SEI (http://aep.ist.utl.pt/sei/sei/))


Trabalhos recorrentes com procedimentos a serem validados regularmente pelo membro do CG ou de outra unidade responsável pelo tema em questão

Membro do CG ou de outra unidade responsável pelo tema em questão e potenciais interessados (R3A e outros)

AEP Membro do CG ou de outra unidade responsável pelo tema em questão

AEP/INQ

3 – IExt - apoio na sistematização de pedidos de autorização vários, no âmbito da aplicação de inquéritos à população do IST por parte de entidades externas à Escola.

Sempre que existe um pedido de aplicação de inquérito à população IST por entidades externas à escola

1. A AEP analisa o pedido, avalia do interesse e oportunidade de aplicação do inquérito à população indicada na proposta da entidade externa e dá parecer.

2. Após aprovação do CG, a AEP elabora uma carta de autorização (ou não) da aplicação, fundamentando a decisão.

3. Em caso afirmativo a AEP colabora com a entidade externa e solicita autorização para divulgação dos resultados no site da AEP

Relatório de resultados divulgado no site da AEP em (http://aep.ist.utl.pt/sei/inqueritos-aplicados-por-entidades-externas-a-populacao-do-ist/ )

CG ou outra via, conforme o modo de recepção do pedido de colaboração/aplicação do inquérito

Entidade externa recebe resposta de autorização ou recusa fundamentada

AEP Membro do CG ou de outra unidade responsável pelo tema em questão




Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

Descrição do Processo: CAP. 5 DIVULGAÇÃO

Responsável


Quando se

procede

/ prazo



valida Quem aprova


para:

AEP/OEIST

1.1 – Sistematização de informação sobre a empregabilidade dos diplomados do IST

De acordo com os inquéritos lançados ou outras metodologias de recolha de informação

1. Inclusão do trabalho no PA da AEP (recorrente, previsto no PA desse ano ou extra)

2. Definição da metodologia e timings

3. Monitorização regular pela Coordenação da AEP


Relatório do trabalho feito disponível na página web da AEP/OEIST (http://gep.ist.utl.pt/html/oe/estudos/)

PA da AEP Membro do CG responsável pela Transferência de Tecnologia e divulgação pela coordenação dos cursos (R3A e outros)


AEP/OEIST

1.2 –Relatórios GPEARI Bi-anual: Mar e Set

1. Após publicação dos resultados pelo GPEARI, importação da informação para bases de dados AEP e tratamento estatístico da informação

2. Elaboração de brochura ou outras formas de divulgação da informação

3. Divulgação interna (OEIST) e externa dos dados

Brochura de divulgação dos resultados e integração na página do OEIST

GPEARI Membro do CG responsável pela Transferência de Tecnologia e divulgação pela coordenação dos cursos (R3A e outros)





Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

AEP/OEIST

1.3 – Divulgação informação sobre a empregabilidade dos diplomados: página web do OEIST, brochuras e facultamento de dados interna e externamente

Regularmente, sempre que necessário ou em resposta a solicitações

Actualização dos conteúdos web da página do OEIST, sempre que haja dados relevantes a divulgar (http://gep.ist.utl.pt/html/oe/), e análise dos pedidos de facultamento de informação com autorização para resposta.

Página do OEIST actualizada, com contabilização do registo de visitas e e-mail com envio da informação solicitada

Várias fontes: imprensa, órgãos de gestão, estudos AEP, serviços/departamentos IST, etc

Entidade que solicita a informação

AEP Membro do CG responsável pela Transferência de Tecnologia e/ou responsável pela Comunicação e Imagem

AEP/DIV

2 – Publicações: actividades de redacção de artigos em revistas, livros, etc

Regularmente, sempre que existe informação de interesse para divulgar

Conforme a oportunidade de divulgação ou o convite, cada responsável pelo trabalho a divulgar elabora o documento em questão de acordo com as directrizes da publicação em causa (caso existam).

Publicação do artigo em revista, proceeding, Newsletter, etc, com divulgação na página web da AEP (http://aep.ist.utl.pt/divulgacao/publicacoes/)

O trabalho é elaborado a pedido da entidade que convida ou por auto-proposta do autor da publicação

Entidade responsável pela publicação do artigo


Responsável do CG com o pelouro relacionado com o tema em questão.

AEP/DIV

3 – Comunicações e Posters: divulgação de informação no âmbito dos trabalhos da AEP

Regularmente, sempre que existe informação de interesse para divulgar

Conforme a oportunidade de divulgação ou o convite, cada responsável pela apresentação elabora o power point de acordo com o template proposto pelo NME.

Apresentação da comunicação em seminário/encontro ou outro evento, com divulgação na página web da AEP (http://aep.ist.utl.pt/divulgacao/co

O trabalho é elaborado a pedido da entidade que convida ou por auto-proposta do autor da apresentação

Entidade responsável pela organização do evento


Responsável do CG com o pelouro relacionado com o tema em questão.




Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

municacoes/)

AEP/DIV

4 – Teses e trabalhos finais de curso: colaboração com alunos do IST ou de outras escolas no desenvolvimento de teses e/ou trabalhos finais de curso sobre temas de interesse para o desenvolvimento do IST

Regularmente, sempre que existe oportunidade

Conforme a oportunidade, ou o aluno solicita à AEP a colaboração ou a AEP propõe o tema para desenvolvimento, acompanhando os trabalhos em colaboração com o orientador da tese/Trabalho final de curso

Publicação da tese/trabalho final de curso na página web da AEP (http://aep.ist.utl.pt/divulgacao/publicacoes/#tes)

Aluno que vai desenvolver o trabalho

Página web da AEP

Orientador do trabalho do aluno

Orientador do trabalho do aluno

AEP/DIV

5 – Participação em eventos: seminários/conferências, workshops/acções de formação, grupos de trabalho e/ou comissões no contexto da actividade profissional do colaborador da AEP

Regularmente, sempre que existem eventos/grupos/comissões de interesse e disponibilidade financeira

1.Conforme o interesse do evento/acção de formação/Grupo ou comissão e a oportunidade de participação, a Coordenação da AEP propõe a participação do colaborador.

2.a Coordenação da AEP prevê anualmente uma verba para essas actividades de aproximadamente 400€/colaborador no seu orçamento

3.o colaborador inicia o processo de missão com as devidas autorizações ou preenche apenas os formulários necessários

4.no caso dos eventos, o colaborador, após participação elabora um resumo em formulário próprio

Divulgação do resumo elaborado pelo colaborador participante na página web da AEP (http://aep.ist.utl.pt/divulgacao/participacao-em-eventos/)

A Coordenação da AEP propõe ao colaborador a participação, ou o colaborador é convidado ou aind em resultado de uma auto-proposta

Entidade responsável pela organização do evento/convite em paralelo com as autorizações devidas para a missão/deslocação/participação


Vice-Presidente do IST para os Assuntos Administrativos




Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

AEP/DIV

6 – Traduções: trabalhos de tradução e retroversão de conteúdos

Regularmente, em resposta a solicitações internas e externas

1.O pedido é apresentado à coordenação da AEP quando a entidade é externa ao serviço ou directamente ao colaborador responsável pelas traduções se a solicitação é interna

2. a Coordenadora avalia, juntamente com o colaborador, a disponibilidade de execução da tarefa dentro dos prazos solicitados e aprova ou não a solicitação

3. o colaborador anota o trabalho no ficheiro project de monitorização dos trabalhos da AEP e executa o pedido

4.no final, o colaborador envia para o requisitante o trabalho por e-mail com pedido de avaliação da tarefa (caso se justifique)

e-mail com envio do trabalho, e submissão da avaliação do mesmo na plataforma de inquéritos de avaliação dos trabalhos da AEP

Pessoa interna ou externa à AEP (Órgãos de Gestão ou Serviços Centrais)

Pessoa interna ou externa à AEP (Órgãos de Gestão ou Serviços Centrais)

O próprio executante valida o seu trabalho de tradução

Pessoa interna ou externa à AEP que solicita a tradução (Órgãos de Gestão ou Serviços Centrais)

AEP/DIV

7 – Divulgação dos trabalhos AEP em vitrine ou página WEB

Regularmente, sempre que se conclui um trabalho passível de

1.O documento é enviado à Coordenadora da AEP/NEP para autorização de divulgação, já com autorização do CG e com texto curto sobre apresentação do trabalho

2. A coordenação aprova e

Publicação do documento na web AEP ou NEP

Colaborador da AEP Web AEP ou NEP Coordenação da AEP ou do NEP

Coordenação da AEP ou do NEP




Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

divulgação interna e/ou externa

remete para o texto de apresentação para tradução

3.depois de traduzido é enviado para o responsável pela gestão da página para colocação dos conteúdos on-line

AEP/DIV

8 – Recolha de notícias sobre o ensino superior (clipping): recolha sistemática de notícias na web sobre assuntos de interesse ao trabalho da AEP web.

Semanalmente

1.visualização de sites que habitualmente têm notícias de interesse sobre o ensino superior (universia, diário económico, jornal público, A3ES, EUA, etc)

2. colocação do título e link da notícia num e-mail enviado a todos os colaboradores da AEP

e-mail enviado a todos os colaboradores da AEP

Sitios web de media nacionais e internacionais

Todos os colaboradores da AEP

Membro da AEP que recolhe a informação

Membro da AEP que recolhe a informação




Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

Descrição do Processo: CAP. 6 APOIO INFORMÁTICO/ADMINISTRATIVO

Responsável


Quando se

procede

/ prazo



valida Quem aprova


para:

AEP/AIA

1 – Planificação, Monitorização e Avaliação dos trabalhadores da AEP de acordo com as normas internas de conduta da AEP e das directrizes SIADAP

Anualmente, entre Janeiro e Fevereiro conforme directrizes SIADAP

1. Definição de objectivos colaboradores AEP de acordo com PA/QUAR IST

2. Monitorização semanal/quinzenal/mensal dos trabalhos

3. Avaliações intermédias/finais dos colaboradores

Objectivos definidos no project e fénix

Monitorizações no project

Resultados avaliações SIADAP no fénix

PA e QUAR IST Vice-Presidente para os Assuntos Administrativos (depois de ouvidos aprovados internamente os objectivos e avaliações)

Coordenação AEP ou NEP

Vice-Presidente para os Assuntos Administrativos

AEP/AIA

2 – Planeamento e Avaliação de desempenho AEP de acordo com metodologia ASSIST proposta internamente (Tableau de Board - TB)

Planeamento anual, (Janeiro), monitorização quadrimestral (Abr e Ago) e avaliação final (dez)

1. Definição de objectivos operacionais, indicadores e metas conforme tabela do TB

2. Monitorização quadrimestral

3.Avaliação final de resultados

Tableau de Board da AEP

PA e QUAR IST Vice-Presidente para os Assuntos Administrativos

Coordenação AEP ou NEP


AEP/AIA

3 – Gestão Financeira: execução dos processos de elaboração do orçamento, balancete de despesas,

Orçamento em dez, balancete e outros

1. elaboração de orçamento por rúbricas conforme dotação proposta à AEP

Ficheiro excel para Balancete despesas, registos MGO e

CG ou colaboradores da AEP

Vice-Presidente para os Assuntos Administrativos ou responsável pelo

CG ou Coordenação da AEP ou NEP e responsável





Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

aquisições, missões, reembolsos, fundos de maneio, etc

processos sempre que necessário

2. controlo semanal das despesas (MGO e outras)

3. lançamento das despesas no MGO e na plataforma de compras

plataforma de compras, missões, etc

processo na plataforma

pelo processo na plataforma

AEP/AIA

4 – Apoio informático ao material de hardware e software dos colaboradores da AEP

Regularmente, sempre que necessário

1. sempre que necessário um colaborador da AEP apoia os colegas na resolução de problemas informáticos seja ao nível de software, seja de hardware, antes de se recorrer à DSI

Resolução do problema ou envio de e-mail ao [email protected] caso necessário

Colaboradores da AEP Colaborador que requereu a assistência

Colaborador responsável pelo apoio técnico


AEP/AIA

5– Avaliação externa dos trabalhos da AEP através de questionário on-line, elaborado de acordo com procedimentos previstos no regulamento de inquéritos

Anualmente, ou sempre que se envia um trabalho de tradução

1. sempre que se faz um trabalho de tradução, o responsável pelo mesmo remete para o requisitante um pedido de avaliação

2.qualquer outro trabalho está inserido em procedimentos específicos, anuais, registados em ficha metodológica prevista para o efeito

Base de dados on-line dos inquéritos efectuados e relatório anual de avaliação do serviço passível de verificação de auditoria externa ao serviço

Da AEP para os utilizadores externos dos seus serviços


Coordenação da AEP ou NEP


AEP/AIA

6– Serviços de secretariado: economato, formulários assiduidade DRH, gestão consumíveis, introdução de dados, etc

Regularmente, sempre que necessário

1. verificação semanal dos níveis dos consumíveis (papel, toner, águas, …)

2. requisição interna do material em falta

3. envio atempado dos

e-mails enviados e requisições passadas

Pedido dos colaboradores para o secretariado ou conforme necessário

Colaborador AEP responsável por este processo ou serviço fornecedor em causa






Revisão n.º

Data:

Versão 00-00

Data: Junho de 2011



Aprovado

formulários da assiduidade para a DRH

AEP/AIA

7– Leitura óptica e tratamento de dados

Regularmente, sempre que solicitado

1. Pedido interno (grátis) ou externo (facturado) para leitura óptica e/ou tratamento da informação

2. execução do pedido conforme disponibilidade da AEP

3. envio do pedido com ou sem facturação

e-mail da solicitação

Solicitação interna ou externa

Solicitante interno ou externo



Volume 9.3 – Área de Estudos e...

Documents

Transcript of Volume 9.3 – Área de Estudos e...