VERSÃO - NovellGroupWise. Além da Ajuda online, você pode encontrar as respostas para as suas...

GUIA DO USUÁR IO PARAWINDOWS 32 B I TS

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V E R S Ã O

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A Novell, Inc. não faz representações ou garantias quanto ao conteúdo ou à utilização deste manual e,especificamente, isenta-se de quaisquer garantias de comerciabilidade explícitas ou implícitas ou adequação aqualquer propósito específico. A Novell, Inc. também reserva-se o direito de revisar esta publicação e fazermudanças em seu conteúdo a qualquer momento, sem obrigação de notificar qualquer pessoa ou entidadesobre essas revisões ou mudanças.

Além disso, a Novell, Inc. não faz representações ou garantias quanto a qualquer software Novell, eespecificamente, isenta-se de quaisquer garantias de comerciabilidade explícitas ou implícitas ou adequação aqualquer propósito específico. A Novell, Inc. também reserva-se o direito de fazer mudanças parciais outotais no software Novell, a qualquer momento, sem a obrigação de notificar qualquer pessoa ou entidadesobre essas mudanças.

Novell e GroupWise são marcas registradas da Novell, Inc. nos Estados Unidos e em outros países.

C3P0, Client 32 e Envoy são marcas registradas da Novell, Inc.

Quattro Pro, WordPerfect e WordPerfect Office são marcas registradas, Presentations e QuickMenu sãomarcas comerciais da Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner é uma marca comercial da FranklinCovey Co. Word Pro é uma marca comercial da Lotus Development Corporation. PowerPoint e Windowssão marcas registradas, Excel e Windows são marcas comerciais da Microsoft Corporation. Xerox é umamarca registrada da Xerox Corporation.

©1998 Novell, Inc.

Todos os Direitos Reservados.

Impresso nos Estados Unidos.

A Novell, pelo presente, concede a você os direitos de usar a documentação acima e distribuí-la livrementepara fins não-comerciais desde que (a) a documentação seja distribuída em sua íntegra sem quaisqueralterações, (b) nenhuma taxa seja cobrada para sua distribuição e (c) este aviso de copyright seja incluído emcada distribuição.

Novell, Inc.

1555 N. Technology Way • Orem, Utah 84097 U.S.A.

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Como Iniciar

Fazer Login noGroupWise

Trabalhar com Itensda Caixa de Correio

Agendar ItensPublicados ede Grupo

Utilizar o Calendário

Gerenciar a Caixade Correio

Utilizar o Blocode Endereços

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Encontrar Itens naCaixa de Correio

Criar eTrabalhar comDocumentos

Utilizar o GroupWisefora do Escritório

Utilizar o Telefonecom o GroupWise

Personalizar oGroupWise

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Utilizar a Áreade Trabalho doGroupWise

Utilizar o GroupWiseImaging

Enviar e Receber Itenscom o WorkFlow

Índice Remissivo

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Como Iniciari i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i

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Bem-vindo ao GroupWiseO GroupWise® é um software que tem como objetivo satisfazer todas as suasnecessidades de gerenciamento de documentos, organização de calendário,agendamento de compromissos e troca de mensagens.

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Antes de começar a utilizar o GroupWise, execute o Programa de Configuraçãodo GroupWise. O assistente do Programa de Configuração o guiará durante todoo processo de configuração.

Executar o Programa de Configuração1 Entre em contato com o administrador do sistema para obter a localização do

Programa de Configuração do GroupWise, SETUP.EXE. Para prosseguir,você precisa saber onde o programa se encontra.

2 Verifique se você fez login no computador corretamente.

3 Clique em Iniciar�Executar.

4 Digite o caminho para o programa SETUP.EXE do GroupWise� clique emOK.

5 Siga as instruções no Programa de Configuração.

Iniciar o GroupWise

1 Clique duas vezes em do Desktop.

2 A Janela Principal do GroupWise aparece. Consulte Um Breve Tour peloGroupWise em Como Iniciar para obter maiores informações sobre a JanelaPrincipal.

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Se precisar de ajuda ao utilizar o GroupWise, você poderá obtê-la a partir dediversas fontes. A Ajuda online pode ser acessada de qualquer local doGroupWise. Além da Ajuda online, você pode encontrar as respostas para as suasperguntas na Comunidade da Web do Cool Solutions disponível na Web emwww.gwmag.com.

Utilizar a Ajuda OnlineA maior parte da documentação do Cliente do GroupWise está disponível online.Vários métodos de acesso à Ajuda online são oferecidos para você escolher o quemelhor satisfaz as suas necessidades.

Como Fazer x Lista tópicos da ajuda organizados por tarefas relacionadas.

Iniciar o GroupWise

Obter Ajuda

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1 Clique em Ajuda� Tópicos da Ajuda� na guia Conteúdo � cliqueduas vezes em Como Fazer.

Índice x Mostra as palavras-chave para ajudá-lo a encontrar informações,como um índice de um livro.

1 Clique em Ajuda� Tópicos da Ajuda� na guia Índice.

Guias x Guia você em uma tarefa ou conjunto de tarefas para ajudá-lo aaprender os recursos do GroupWise. Apenas leia as instruções nos guias senão desejar executar os passos.


1 Clique em Ajuda� Guias.

Ajuda Contextual x Explica concisamente qualquer opção em um quadrode diálogo.

1 Em um quadro de diálogo, clique em � clique em uma opção.

Localizar x Permite a você digitar palavras ou expressões específicas emostra os tópicos da ajuda em que elas aparecem.

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1 Clique em Ajuda� Tópicos da Ajuda� na guia Localizar.

Utilizar o Cool SolutionsO Cool Solutions é um site na web que tem como objetivo ajudá-lo a conhecertudo sobre o GroupWise. No Cool Solutions, há dicas úteis e artigos periódicossobre recursos que fornecem a você todos os detalhes sobre a utilização doGroupWise. Há também recursos como os Guias de Informações Iniciais, dosquais se pode fazer download, e demonstrações que o ajudarão a começar.Observe um exemplo do que você encontrará.

Abrir a Cool Solutions x

1 No seu browser, digite www.gwmag.com.

Enviar Perguntas para os Especialistas do GroupWise x Ask the Experts(Perguntar aos Especialistas) é o seu fórum para fazer perguntas sobre oGroupWise. Se você desejar fazer algo no GroupWise, como compartilharpastas, imprimir um calendário etc., e não encontrar instruções nadocumentação ou no Vault, envie as suas perguntas para os especialistas.

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1 No seu browser, digite www.gwmag.com.

2 Clique em Ask the Experts (Perguntar aos Especialistas)� Ask Us(Pergunte-nos).

3 Clique em Ask the Cool Solutions Experts (Perguntar aosEspecialistas do Cool Solutions).

Dependendo do tamanho do seu monitor, talvez você precise rolar a telapara encontrar o vínculo Ask the Cool Solutions Experts (Perguntar aosEspecialistas do Cool Solutions).

4 Digite as suas informações e a pergunta.

5 Clique em Send (Enviar).

Fazer Download de Recursos do Cool Solutions x Na páginaDownloadables (Carregáveis), há inúmeros recursos dos quais você pode fazerdownload e utilizar em sua organização. Há demonstrações que ensinam autilizar o GroupWise, artigos do site na web, Guias do Usuário, Guias deInformações Iniciais etc.

1 No browser da Web, digite www.gwmag.com.

2 Clique em Downloadables.

3 Clique no item do qual deseja fazer download e, em seguida, siga asinstruções.

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Um Breve Tour pelo GroupWiseO GroupWise reúne todas as suas necessidades de gerenciamento de documentos,organização de calendário, agendamento de compromissos e troca de mensagens.

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A Janela Principal é a base do GroupWise. Da Janela Principal, você pode lermensagens, agendar compromissos, ver o Calendário, abrir documentos e muitomais.

Você pode abrir mais de uma Janela Principal no GroupWise. Isso é útil quandovocê atua como proxy para outro usuário. Você pode ver tanto a sua JanelaPrincipal como a que pertence à pessoa para a qual está atuando como proxy. Etambém pode abrir uma determinada pasta em uma janela e ver o Calendário emoutra. Você pode abrir quantas Janelas Principais a memória do seu computadorpermitir.

Os componentes básicos da Janela Principal são explicados a seguir.

Barra de FerramentasA barra de ferramentas permite que você realize rapidamente tarefas comuns doGroupWise, como abrir o Bloco de Endereços, enviar mensagens de correio emostrar seu Calendário. Aponte o seu mouse para qualquer botão da barra deferramentas e uma dica de ferramenta mostra o nome do recurso. A lista drop-down de configurações de tela permite que você mude rapidamente a tela da suaLista de Itens.

A Janela Principal

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Lista de PastasA Lista de Pastas à esquerda da Janela Principal permite a você organizar os itensque envia, recebe, publica e compartilha. Você também pode criar novas pastaspara armazenar itens. As pastas default contêm os seguintes elementos:

A pasta do usuário (indicada pelo seu nome) representa o seubanco de dados no GroupWise. Ela contém outras pastas e itens.

A Caixa de Correio inclui todos os itens enviados e recebidos.Utilize os botões da barra de ferramentas para ver somente os itensenviados ou recebidos.

O Gabinete é um container para todas as suas pastas pessoais ecompartilhadas.

A pasta Documentos contém referências a documentos que vocêcriou ou abriu. Se assim for especificado, quaisquer documentosque você vê ou importa também será adicionado a esta pasta.Consulte Organizar Documentos em Criar e Trabalhar comDocumentos para obter maiores informações.

Trabalho em Andamento contém mensagens não concluídas.Você pode concluir a mensagem e enviá-la depois.

O Lixo contém todos os itens e documentos apagados.

Lista de ItensA Lista de Itens à direita da Janela Principal mostra mensagens e recados,compromissos, lembretes, tarefas e referências de documentos. Utilize a listadrop-down de configurações de tela da barra de ferramentas para mostrar os itensrecebidos, enviados e publicados.

QuickViewerO QuickViewer aparece abaixo do quadro Lista de Itens. Você pode examinarrapidamente os itens e os seus anexos no QuickViewer em vez de abrir cada itemem uma outra janela.

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Todos os itens enviados ou recebidos são armazenados na Caixa de Correio doGroupWise na rede. Para mostrar os itens recebidos, enviados, pessoais ou derascunho, clique nos botões na lista drop-down de configurações de tela. Vocêpode limitar depois os itens a serem mostrados na Caixa de Correio, utilizando oFiltro. Consulte Filtrar em Encontrar Itens na Caixa de Correio para obter maioresinformações.

Você pode organizar as suas mensagens, movendo-as para pastas dentro do seuGabinete.

Itens Não Lidos na Caixa de CorreioTodos os itens não abertos da sua Caixa de Correio ficam em negrito para ajudá-lo a identificar facilmente quais itens e documentos ainda não foram lidos.

Noções Básicas sobre aCaixa de Correio


Os processos de discussão comprimidos também são marcados com texto emnegrito para mostrar que existem itens no processo que ainda não foram lidos.Isso poupa o seu tempo de expandir cada processo para verificar se existem itenspublicados recentemente.

Ícones que Aparecem ao Lado de Itens na Caixa de CorreioAo lado de cada item recebido há um ícone que ajuda você a saber um poucomais sobre o item antes mesmo de lê-lo. Por exemplo, você pode determinar otipo de item (correio, compromisso, e assim por diante) e a sua prioridade. Vocêtambém pode ver se o item possui um arquivo anexado, se um item enviado nãochegou a alguns destinatários etc.

Ícone Descrição

Aparece ao lado de um item enviado.Indica que o GroupWise não pôdeentregar o item a um ou maisdestinatários.

Aparece ao lado de uma tarefa oucompromisso enviado. Ao lado de umatarefa, indica que pelo menos umdestinatário apagou a tarefa sem marcá-lacomo Completada. Ao lado de umcompromisso, indica que pelo menos umdestinatário apagou ou recusou ocompromisso sem aceitá-lo.

Aparece ao lado de um item enviado. Aolado de um compromisso, indica quenem todos os destinatários o aceitaram.Ao lado de uma tarefa, indica que nemtodos os destinatários a completaram. Aolado de outros tipos de item, indica quenem todos os destinatários abriram o itemou o apagaram.

Um ou mais anexos foram incluídos noitem.

Uma ou mais anotações musicais foramincluídas no item ou o item é umamensagem de correio de voz.

Item de rascunho.

Aparece ao lado de um item enviado.Indica que o GroupWise entregou outransferiu com êxito o item para todos osdestinatários.

Item publicado.

Especifica uma versão de um documento.


Versão oficial de um documento.

Tópico de discussão não aberto publicadoem uma pasta compartilhada.

Tópico de discussão aberto publicado emuma pasta compartilhada.

Item de fluxo de trabalho não aberto.

Item de fluxo de trabalho aberto.

Mensagem de correio não aberta comuma prioridade baixa, normal ou alta.

Mensagem de correio aberta com umaprioridade baixa, normal ou alta.

Compromisso não aberto com umaprioridade baixa, normal ou alta.

Compromisso aberto com umaprioridade baixa, normal ou alta.

Tarefa não aberta com uma prioridadebaixa, normal ou alta.

Tarefa aberta com uma prioridade baixa,normal ou alta.

Lembrete não aberto com umapropriedade baixa, normal ou alta.

Lembrete aberto com uma prioridadebaixa, normal ou alta.

Recado não aberto com uma prioridadebaixa, normal ou alta.

Recado aberto com uma prioridade baixa,normal ou alta.

O remetente solicitou que vocêrespondesse a esse item. O item pode serde prioridade baixa, normal ou alta.

Opções de exibição da Caixa de CorreioVocê pode ver os itens na Caixa de Correio de três formas diferentes, dependendode como deseja organizar as informações. Detalhes, Processos de Discussão eComo Calendário aparecem no menu Ver.

Detalhes x Detalhes mostra uma lista de itens e informações sobre osmesmos em colunas, como Assunto, Data, CC, Prioridade, Tipo deDocumento, Data de Vencimento, Tamanho, Número da Versão e muitasoutras categorias. Detalhes será a tela default da Caixa de Correio, caso vocênão tenha mudado as propriedades da sua Caixa de Correio.


1 Clique em na barra de ferramentas para ver os itens por Detalhes.

Processos de Discussão x Processos de Discussão mostra a discussão por e-mail sobre um item original e todas as respostas agrupadas em ordemhierárquica.

1 Clique em na barra de ferramentas para ver os itens por Processos deDiscussão.


Como Calendário x Como Calendário mostra todos os itens agendadosgravados em uma determinada pasta. Isso é útil se você organiza todos os seuscompromissos e outros itens de um projeto específico em uma pasta manualou com regras.

1 Clique em na barra de ferramentas para ver os itens Como Calendário.

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A Lista de Itens na Janela Principal está dividida em colunas. Cada coluna mostrainformações sobre os itens na lista. Por exemplo, colunas diferentes mostram oassunto dos itens, a data dos mesmos, entre outros. Você pode personalizar a telada coluna para cada pasta na Janela Principal, mudando a largura das colunas,adicionando-as ou apagando-as e trocando a ordem das mesmas. Você pode atémesmo definir uma configuração diferente de tela da coluna para cada pastapessoal na Lista de Pastas.

Utilizar as Colunas naCaixa de Correio


Adicionar Colunas à Caixa de Correio1 Na Janela Principal, abra a pasta à qual deseja adicionar colunas.

2 Clique o botão direito do mouse em um título de coluna� clique em umtítulo de coluna.

ou

Clique o botão direito do mouse em um título de coluna� clique em MaisColunas� em uma coluna quadro de listagem Colunas Disponíveis�Adicionar.

Dicas

� i� Você pode adicionar várias colunas, pressionando Ctrl ao clicar nas mesmas.

Mudar a Ordem de Colunas1 Na Janela Principal, abra a pasta na qual deseja mudar as configurações de

coluna.

2 Clique o botão direito do mouse em um título de coluna� clique em MaisColunas.

3 Clique em um nome de coluna no quadro Colunas Selecionadas.

4 Clique em Abaixo ou Acima.

5 Clique em OK.

Dicas

� i� Você também pode arrastar colunas para novas posições na Janela Principal.

� i� Você pode definir diferentes configurações de coluna para cada pasta naCaixa de Correio em Propriedades.


Redimensionar as Colunas na Caixa de Correio1 Na Janela Principal, clique na pasta na qual deseja redimensionar colunas.

2 Coloque o ponteiro do mouse sobre a extremidade de um título de coluna atéuma seta de duas pontas ser mostrada� arraste para redimensionar a coluna.

Ordenar Itens da Coluna na Caixa de Correio1 Clique na pasta que contém os itens que deseja ordenar.

2 Clique em Ver� Configurações de Tela� Ordenar.

3 Clique na categoria pela qual deseja ordenar no quadro de listagem.

4 Clique em Crescente para ordenar de A a Z.

ou

Clique em Decrescente para ordenar de Z a A.

5 Clique em OK.

Remover Colunas da Caixa de Correio1 Na Janela Principal, abra a pasta da qual deseja remover colunas.

2 Remova o título de coluna da barra da coluna, arrastando-o.

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Utilize a barra de ferramentas para acessar os inúmeros recursos e opções doGroupWise. Ao utilizar certos recursos (quando estiver no Calendário, porexemplo), a barra de ferramentas desse recurso aparecerá.

Para descobrir a função de um botão da barra de ferramentas, mova o ponteirodo mouse sobre o botão e leia a dica da ferramenta que aparece.

Você pode personalizar cada barra de ferramentas, adicionando e apagando osbotões, escolhendo a ordem dos mesmos e colocando separadores entre eles.Consulte Personalizar a Barra de Ferramentas em Personalizar o GroupWise.

Utilizar a Barra deFerramentas


Mudar a Apresentação da Barra de Ferramentas1 Se a barra de ferramentas não aparecer na tela, clique em, clique em Ver�

Barra de Ferramentas.

2 Clique o botão direito do mouse na barra de ferramentas� clique emPropriedades.

3 Clique na guia Mostrar.

4 Escolha a forma como deseja mostrar a barra de ferramentas� clique emOK.


Fazer Login noGroupWisei i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i

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Fazer login no GroupWiseAo iniciar o GroupWise®, um quadro de diálogo permitirá que você faça login noGroupWise. O quadro de diálogo Inicialização mudará, dependendo dasinformações que o GroupWise precisar para abrir a Caixa de Correio. Porexemplo, se tiver uma senha na Caixa de Correio, fizer login na rede e iniciar oGroupWise da sua própria máquina, um quadro de diálogo poderá solicitar a suasenha.

No entanto, se o GroupWise não encontrar a agência postal (por exemplo, se alocalização da agência postal tiver mudado ou se o servidor que contiver a agênciapostal estiver fora do ar no momento), um quadro de diálogo permitirá a vocêespecificar o caminho para a agência postal ou o endereço TCP/IP do agentepostal, o seu nome do usuário e a sua senha.

Você pode utilizar uma opção de inicialização para fazer com que o quadro dediálogo Inicialização seja mostrado quando inicia o GroupWise.

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1 Verifique se você está logado na rede.

2 Inicie o GroupWise.

Se não tiver especificado uma senha para a Caixa de Correio e o GroupWisenão precisar mais de nenhuma informação, você não passará pelo quadro dediálogo Inicialização e o GroupWise será mostrado.

3 Se uma senha ou outras informações forem solicitadas, digite a senha ou asinformações solicitadas no quadro apropriado� clique em OK.

Dicas

� i� O GroupWise também pode solicitar outras informações como o endereçoTCP/IP e a porta do agente postal da rede ou o caminho para o banco dedados remoto. Se não souber as informações solicitadas, entre em contatocom o administrador do sistema.

Fazer login na Caixade Correio

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1 Faça login na rede com o seu próprio ID de usuário.

ou

Para mostrar o quadro de diálogo Inicialização do GroupWise, clique o botãodireito do mouse no ícone do GroupWise no do desktop � clique emPropriedades� clique na guia Atalho� no quadro de diálogo Destino,depois do GroupWise executável, digite um espaço� digite /@u-?� cliqueem OK.


3 Digite o seu ID de usuário se ele não for mostrado no quadro ID do Usuário (necessário).

4 Clique no quadro Senha� digite a sua senha� clique em OK.

Dicas

� i� É necessário que você esteja na mesma agência postal que o outro usuáriopara fazer login na sua própria Caixa de Correio a partir da estação detrabalho dele.

Fazer Login em suaCaixa de Correio daEstação de Trabalhode outro Usuário


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2 Clique no quadro Senha� digite a sua senha.

3 Clique no quadro de seleção Lembrar Minha Senha� clique em OK.

Dicas

� i� O administrador do sistema pode optar por desabilitar o recurso LembrarMinha Senha para usuários no sistema.

� i� Essa opção varia de acordo com a máquina, o que significa quese você instruir o GroupWise a lembrá-lo da sua senha na estação detrabalho de uma outra pessoa, e fazer login, dessa forma, nessa estação detrabalho, a senha poderá ser solicitada novamente. Se você selecionar oquadro de seleção Lembrar Minha Senha na nova estação de trabalho, oGroupWise também lembrará a sua senha.

� i� Você também pode selecionar Lembrar Minha Senha em Opções deSegurança.

� i� Se você mudar de idéia e quiser que a sua senha seja solicitada, clique emFerramentas� Opções� clique duas vezes em Segurança� clique na

guia Senha� desselecione Lembrar Minha Senha.

� i� Você pode fazer o NDS lembrar a sua senha usando o recurso Segurança emOpções. Clique em Nenhuma Senha Necessária com NDS. Se você tiverselecionado essa opção, a sua senha do GroupWise não será solicitada emnenhuma máquina, desde que você tenha logado primeiro no NDS comovocê mesmo. A sua senha ainda será solicitada quando você estiver usando oRemoto.

Aplicar a sua Senha aOutros Somente


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1 Inicie o GroupWise remotamente.

2 No quadro de diálogo Inicialização, digite a sua senha.

3 Clique no quadro de texto Caminho do Banco de Dados Remoto� digiteou procure o caminho para o banco de dados remoto. Por exemplo, vocêpode digitar C:\REMOTE.

ou

Se não tiver um banco de dados remoto, digite um caminho para onde desejater um banco de dados remoto. Ao clicar em OK, você receberá umasolicitação para criar o banco de dados remoto.

4 Clique em OK.

Dicas

� i� O GroupWise iniciará remotamente se você não tiver conexão de rede, seo GroupWise falhar depois de várias tentativas de conectar-se com a Caixade Correio Master (por exemplo, se o servidor, que contém a agência postalestiver fora do ar no momento) ou se você utilizar a opção de inicialização/ps<CAMINHO>.

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2 No quadro de diálogo Inicialização, clique na guia Endereço TCP/IP.

3 Digite o endereço TCP/IP do agente postal.

Se você não souber o endereço TCP/IP ou a porta para o agente postal, entreem contato com o administrador do sistema.

4 Especifique a porta do agente postal.

Especificar o Caminhopara o Banco de DadosRemoto

Especificar o EndereçoTCP/IP do Agente Postal


5 Clique em OK.

Dicas

� i� Você pode especificar o caminho para o agente postal da rede ou o endereçoTCP/IP do agente postal. Se especificar ambos, GroupWise verificará oendereço TCP/IP primeiro. Se não for possível para o GroupWise seconectar ao endereço TCP/IP especificado, ele tentará se conectar com oagente postal da rede com o caminho especificado.

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2 No quadro de diálogo Inicialização, clique na guia Agência Postal da Rede.

3 Digite ou procure o caminho para o agente postal da rede. Por exemplo, vocêpode digitar X:\PO.

Se não souber o caminho para o agente postal da rede, entre em contato como administrador do sistema.

4 Clique em OK.

Dicas

� i� Você pode especificar o caminho para o agente postal da rede ou o endereçoTCP/IP do agente postal. Se especificar ambos, o GroupWise verificará oendereço TCP/IP primeiro. Se não for possível para o GroupWise seconectar com o endereço TCP/IP especificado, ele tentaráse conectar com o agente postal da rede com o caminho especificado.

� i� Você também pode utilizar a opção de inicialização /ph- para especificaro caminho para a agência postal.

Mudar o Caminho para oAgente Postal da Rede


Trabalhar comItens da Caixade Correioi i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i

(QYLDU�H�5HFHEHU�,WHQV��27

Enviar e Receber ItensTodo dia você se comunica de diversas maneiras. Para atender a essasnecessidades, o GroupWise® entrega os seus itens utilizando diferentes tipos deitem. Cada tipo de item é explicado a seguir.

CorreioAs mensagens de correio são utilizadas para correspondência básica. Você podeutilizá-las para enviar, por exemplo, um memorando ou uma carta.

RecadoOs recados o ajudam a informar outras pessoas de uma chamada ou de umavisita. Você pode incluir informações, como quem ligou, telefone, empresa,urgência da chamada e assim por diante.

CompromissoOs compromissos permitem que você convide pessoas e agende recursos parareuniões ou eventos. Você pode agendar a data, o horário e o local da reunião.Você pode utilizar compromissos publicados para agendar eventos pessoais, comouma consulta médica, um lembrete para fazer uma chamada em determinadohorário e assim por diante. Consulte Agendar Compromissos, Tarefas e Lembretesem Agendar Itens Publicados e de Grupo.

TarefaAs tarefas permitem que você inclua um item de tarefa pendente em sua Lista deTarefas pessoal ou na de outra pessoa. Você pode agendar uma data de términopara a tarefa e incluir uma prioridade (como A1). As tarefas não-completadas sãotransportadas para o dia seguinte. Consulte Agendar Compromissos, Tarefas eLembretes em Agendar Itens Publicados e de Grupo.

LembreteOs lembretes são publicados em uma data específica no seu próprio Calendárioou no de outra pessoa. Utilize lembretes para lembrar você mesmo ou outraspessoas de prazos, feriados, dias de folga etc. Os lembretes publicados são úteispara ajudar a lembrar de aniversários, férias, dias de pagamento etc. ConsulteAgendar Compromissos, Tarefas e Lembretes em Agendar Itens Publicados e deGrupo.

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As mensagens de correio assemelham-se a um memorando interno; elas possuemum destinatário primário, uma linha de assunto, uma data, e podem ser enviadascom uma cópia carbono ou uma cópia oculta para outros usuários. Você tambémpode anexar arquivos, referências de documentos, sons, filmes e objetos OLE àsmensagens de correio.

CC (Cópia Carbono)Envia cópias de um item para os usuários que se beneficiariam das informações,mas que não são os responsáveis diretos pelas informações nem pelas instruções

Enviar Mensagensde Correio

28��(QYLDU�H�5HFHEHU�,WHQV

contidas no item. Todos os destinatários podem ver que uma cópia carbono foienviada.

CO (Cópia Oculta)Envia uma cópia do item para um destinatário sem o conhecimento dos outrosdestinatários. Apenas o remetente e o destinatário da cópia oculta sabem que amesma foi enviada. Quando um destinatário responde e escolhe Resposta aTodos, o destinatário da cópia oculta não recebe a resposta.

1 Clique em na barra de ferramentas.

2 No quadro Para, digite um nome de usuário� pressione Enter. Repita estaetapa para usuários adicionais.

Para selecionar nomes de usuário em uma lista, clique em Endereço� cliqueduas vezes em cada usuário� clique em OK.

3 Digite um assunto.

4 Digite uma mensagem.

5 Clique em Enviar.

Dicas

� i� Você pode especificar uma tela de correio default diferente em Opções deTelas Default. Consulte Definir Opções para o GroupWise em Personalizar oGroupWise.

� i� Você pode especificar várias opções, como atribuir alta prioridade a umamensagem, solicitar uma resposta dos destinatários e muito mais. ConsulteDefinir Opções para o GroupWise em Personalizar o GroupWise.


�

Um recado é um lembrete que você pode enviar para notificar outros usuários doGroupWise de chamadas que receberam enquanto estavam fora do escritório ounão disponíveis. Os recados são armazenados na Caixa de Correio dodestinatário. Se a sua organização tiver o PhoneAccess, você também poderácolocar recados de áudio na Caixa de Correio do usuário. O PhoneAccess estádisponível apenas na versão em Inglês-E.U.A. do GroupWise. Consulte Utilizar oPhoneAccess em Utilizar o Telefone com o GroupWise.

Recado é simplesmente uma tela, como uma tela de tarefa ou de correio. Vocênão pode atender uma chamada a partir de um recado. Utilize Local deConversação para gerenciar seu telefone diretamente do desktop do GroupWise.Consulte Utilizar o Local de Conversação em Utilizar o Telefone com o GroupWise.

Você pode mudar os recados que receber para tarefas, lembretes ou outras telasde itens publicados. Dessa maneira, você poderá deixar um registro da conversana data em que foi mantida (lembrete) ou criar um item de tarefa pendente paraser completado em uma data posterior (tarefa). Consulte Mudar os Tipos de Itemem Trabalhar com Itens da Caixa de Correio.

1 Clique em Arquivo� Novo� Recado.

2 No quadro Para, digite o nome do usuário� pressione Enter.

3 Digite o nome, a empresa e o telefone de quem ligou.

4 Selecione os quadros de seleção que se aplicam a esse recado.

5 Digite a mensagem no quadro Mensagem.

Enviar Recados

30��(QYLDU�H�5HFHEHU�,WHQV

6 Clique em Enviar.

Dicas

� i� Você pode colocar um botão Novo Recado na barra de ferramentas.Consulte Personalizar a Barra de Ferramentas em Personalizar o GroupWise.

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Utilize o Corretor Ortográfico para verificar o texto e corrigir palavras com errosde ortografia, palavras duplicadas e certos erros no uso de maiúsculas/minúsculas.Você pode verificar a ortografia de palavras selecionadas ou da mensagem inteira.Ao verificar a ortografia, escolha uma das opções a seguir:

SubstituirSubstitui a palavra com erro de ortografia por outra sugerida pelo CorretorOrtográfico. Para substituir uma palavra errada, clique duas vezes na palavra ouclique na palavra� Substituir. Para fazer suas próprias correções, edite a palavrano quadro Substituir Por� clique em Substituir.

Pular uma VezIgnora a palavra uma vez. O Corretor Ortográfico parará da próxima vez queencontrar a palavra.

Pular SempreIgnora todas as ocorrências da palavra no documento. O Corretor Ortográficoignorará a palavra até que você execute novamente a correção ortográfica.

AdicionarAdiciona a palavra ao dicionário atual do usuário, que armazena palavrassuplementares, de modo que o Corretor Ortográfico a reconheça em correçõesortográficas futuras.

CorreçãoRápidaDefine uma substituição automática para uma palavra ou expressão. Quando oCorretor Ortográfico parar em uma palavra, clique em CorreçãoRápida parasubstituí-la pelo texto contido no quadro Substituir Por e adicione a substituiçãoà lista de palavras do usuário utilizada pela CorreçãoRápida. Da próxima vez quevocê digitar a palavra, a CorreçãoRápida a substituirá automaticamente.

Verificar a Ortografiados Itens Enviados


SugerirMostra palavras ou expressões adicionais no quadro de listagem Substituições.

Verificar a Ortografia de um Item x

1 Clique no quadro Assunto ou Mensagem.

ou

Selecione o texto cuja ortografia você deseja verificar.

2 Clique em Ferramentas� Corretor Ortográfico.

3 Clique em Sim quando a correção ortográfica terminar.

�

Você poderá verificar a ortografia dos itens automaticamente toda vez que clicarem Enviar.

1 Clique em Ferramentas� Opções� clique duas vezes em Ambiente.

2 Clique em Verificar Ortografia antes de Enviar� OK.

Verificar a Ortografiados ItensAutomaticamente

32��$QH[DU�$UTXLYRV

Anexar ArquivosVocê pode anexar arquivos e referências de documentos a mensagens de correio,compromissos, lembretes, tarefas e recados. Utilize Anexar para enviar um oumais arquivos ou referências de documentos a outros usuários. Por exemplo,talvez você deseje enviar um relatório de despesas a outro usuário. Você podeanexar um arquivo existente em seu disco rígido, disquete ou drive de rede. Osdestinatários podem abrir o arquivo anexado, gravá-lo, vê-lo ou imprimi-lo. Sevocê mudar o arquivo anexado após enviá-lo, os destinatários não verão asmudanças.

Se o arquivo que deseja anexar for um documento armazenado na Biblioteca doGroupWise, você poderá anexar uma referência do documento. Quando umdestinatário abrir o anexo, o documento da biblioteca será aberto se o destinatáriotiver direitos para abrir ou ver o documento e se a biblioteca estiver disponível. Seos destinatários não tiverem direitos suficientes para o documento ou se nãoestiverem utilizando um produto de e-mail que suporte a Biblioteca doGroupWise ou, ainda, se a biblioteca não estiver disponível, apenas uma cópia dodocumento será aberta. Se o destinatário editar a cópia, as mudanças não afetarãoo documento real na biblioteca. Para obter maiores informações sobre direitos dedocumentos, consulte Compartilhar Documentos em Criar e Trabalhar comDocumentos.

Se você tentar abrir ou ver um arquivo anexado que seja protegido por senha,digite a senha do arquivo. Se não souber a senha, você não poderá abrir nem vero arquivo anexado.

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2 Preencha os quadros Para, Assunto e Mensagem.

3 Clique em Anexar.

Anexar um Arquivoa um Item

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4 Clique no arquivo que você deseja enviar� OK.

Para anexar vários arquivos, Ctrl+clique em outros arquivos antes de clicarem OK.

5 Clique em Enviar.

Dicas

� i� Os destinatários verão um pequeno ícone no formato de clipe ao ladodo item em suas Caixas de Correio, indicando que o item possui um anexo.

� i� Quando você move ou apaga um arquivo em um disco ou drive de rede, osarquivos anexados a um item e enviados não são afetados.

�


2 Preencha os quadros Para, Assunto e Mensagem.

3 Clique em Anexar� Referência de Documento.

4 Clique na biblioteca em que o documento está armazenado.

5 No quadro Documento Nº, digite o número do documento. Se você nãosouber o número do documento, clique em Encontrar para localizar odocumento na biblioteca.

6 Na lista drop-down Versão, clique na versão (atual, oficial ou específica) quevocê deseja anexar. Se você selecionar Versão Específica, digite o número daversão no quadro Versão No.

7 Clique em OK� Enviar.

Anexar uma Referênciade Documento a umItem

34��$QH[DU�$UTXLYRV

�

1 Clique o botão direito do mouse no anexo que você deseja apagar� cliqueem Apagar.

Dicas

� i� Se você apagar um arquivo anexado, ele não será apagado do disco nem dodrive de rede; ele será removido apenas da lista de anexos.

� i� Você poderá apagar um arquivo anexado se for o remetente, mas não sefor o destinatário.

�

Se desejar apenas examinar rapidamente um anexo, você poderá vê-lo, em vez deabri-lo. Quando você vê um anexo, ele não é aberto em um aplicativo separado.Ele é mostrado em um viewer. Esse procedimento geralmente é mais rápido queabrir o anexo; entretanto, o anexo talvez não seja formatado adequadamente.

1 Clique o botão direito do mouse no anexo� clique em Ver Anexo.

Dicas

� i� Se você não vir um ícone representando o anexo na tela, clique emArquivo� Anexos� Ver.

� i� Se o item que você estiver lendo contiver vários anexos, eles aparecerãocomo ícones no alto da Janela de Anexo. Para ver os outros anexos, cliquenos mesmos.

�

Quando você abre um arquivo anexado, o GroupWise determina o aplicativocorreto para abri-lo. Você pode aceitar a sugestão ou digitar o caminho e o nomede arquivo para outro aplicativo. Se desejar apenas examinar o conteúdo doanexo, você poderá vê-lo, em vez de abri-lo. Consulte Ver Arquivos Anexados.

1 Abra o item que contém o anexo.

2 Clique o botão direito do mouse no anexo� clique em Abrir.

3 Se desejar abrir o anexo em outro aplicativo, digite o caminho e o nome doarquivo executável.

Essa etapa talvez não seja necessária se o aplicativo correto já estiver listado.

4 Clique em OK.

Dicas

� i� Se você não vir um ícone representando o anexo na tela, clique emArquivo� Anexos� Abrir.

Apagar um ArquivoAnexado de um Item

Ver Arquivos Anexados

Abrir ArquivosAnexados

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Você pode adicionar arquivos de som gravado digitalmente ou voz a um item.Por exemplo, você pode ditar uma carta e fazer com que o destinatário ouça otexto ditado e digite a carta. Entretanto, para anotar um item com som, énecessário ter os drivers de hardware e software apropriados instalados.

1 Em uma tela de item, arraste da barra de status para qualquer área da telafora dos quadros.

2 Clique no círculo para começar a gravar o som.

3 Clique no quadrado para interromper a gravação.

4 Clique em Arquivo� Sair e Retornar ao GroupWise.

Gerenciar Itens EnviadosVocê pode mostrar os itens de sua Caixa de Correio enviados anteriormente.Algumas das razões para que você mostre os itens enviados são listadas abaixo:

LerVocê pode ler uma mensagem enviada para verificar se incluiu as informaçõescorretas ou para lembrar-se do que escreveu.

ReenviarVocê pode reenviar um item uma segunda vez com correções ou para outrosusuários que não o receberam inicialmente.

Monitorar o Status (Propriedades)Você pode ver quem recebeu o item, quem o abriu, quem o apagou e muitomais.

RecolherSe perceber que cometeu um erro após enviar o item, você poderá recolhê-loantes de os destinatários o lerem.

�

1 Se a barra de ferramentas ainda não estiver sendo mostrada, clique em Ver�Barra de Ferramentas.

2 Clique em Itens Enviados na lista drop-down de configurações de tela.

Dicas

� i� Para mostrar tanto os itens recebidos como enviados, clique em Todos osItens na lista drop-down de configurações de tela.

Anexar Arquivos deSom a um Item

Mostrar Itens Enviados

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�

O GroupWise fornece várias maneiras para você confirmar a entrega de um item.

Monitorar um Item EnviadoVocê pode verificar o status na janela Propriedades de qualquer item enviado.Clique o botão direito do mouse no item� clique em Propriedades. A janelaPropriedades mostra quando o item foi entregue e aberto, além de outrasinformações.

Receber Notificação quando o Item é Aberto ou ApagadoVocê pode receber uma notificação quando o destinatário abre ou apaga umamensagem, recusa um compromisso ou completa uma tarefa. Ao compor umamensagem, clique em Arquivo� Propriedades� guia Monitoramento doStatus� lista pop-up Notificação de Retorno Quando Aberto ou QuandoApagado� selecione como você deseja receber a notificação.

Solicitar uma RespostaVocê pode informar o destinatário de um item de que você precisa de umaresposta. O GroupWise adiciona uma frase ao item, indicando que uma respostaé solicitada e muda o ícone para uma seta dupla na Caixa de Correio dodestinatário. Ao compor um item, clique em Arquivo� Propriedades�Resposta Solicitada� selecione quando você deseja receber a resposta no quadroResposta Solicitada.

�

Utilize Reenviar para enviar um item uma segunda vez, talvez com correções.Reenviar permite que você envie um item sem digitar novamente todas asinformações.

Ao reenviar um item, você pode recolher o original. As mensagens de correio e osrecados não poderão ser recolhidos se já tiverem sido abertos. Compromissos,lembretes e tarefas podem ser recolhidos a qualquer momento.

Confirmar a Entrega dosItens Enviados

Reenviar Itens

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1 Clique em Itens Enviados na lista drop-down de configurações de tela nabarra de ferramentas.

2 Clique o botão direito do mouse no item que você deseja reenviar� cliqueem Reenviar.

3 Faça quaisquer mudanças no item, se necessário� clique em Enviar.

4 Clique em Sim para recolher o item original.

ou

Clique em Não para manter o item original.

Dicas

� i� Você pode verificar as Propriedades do item original para ver se oGroupWise conseguiu recolhê-lo. Se Propriedades não listar Recolhido,o item já terá sido aberto.

38��*HUHQFLDU�,WHQV�(QYLDGRV

�

Utilize Apagar para recolher um item enviado. Por exemplo, se perceber quecometeu um erro após enviar um item, você poderá apagá-lo antes de osdestinatários o lerem.

1 Para mostrar os itens enviados da Caixa de Correio, clique em ItensEnviados na lista drop-down de configurações de tela na barra deferramentas.

2 Clique no item da Caixa de Correio que você deseja recolher.

3 Clique em Editar� Apagar.

4 Clique na opção apropriada.

5 Clique em OK.

Dicas

� i� Você pode recolher uma mensagem de correio ou um recado dosdestinatários que ainda não abriram o item. Você pode recolher umcompromisso, um lembrete ou uma tarefa mesmo que ele já tenha sidoaberto. As mensagens da Internet não podem ser recolhidas.

� i� Para ver os destinatários que abriram sua mensagem, clique o botão direitodo mouse no item da Caixa de Correio� clique em Propriedades.

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A janela Propriedades permite que você verifique o status de qualquer itemenviado. Por exemplo, você pode ver quando um item foi entregue e quando odestinatário o abriu ou o apagou. Se um destinatário tiver aceito ou recusado umcompromisso e incluído um comentário, você verá esse comentário na janelaPropriedades. Você também verá se um destinatário marcou uma tarefa comoCompletada.

A janela Propriedades também mostra informações sobre os itens recebidos. Vocêpode ver quem mais recebeu o item (exceto no caso de destinatários de cópiaoculta), o tamanho e a data de criação dos arquivos anexados e muito mais. Paraobter informações sobre um documento, utilize o Registro de Atividades emPropriedades. Consulte Ver o Histórico de um Documento em Criar e Trabalharcom Documentos.

Recolher Itens Enviados

Verificar o Statusdos Itens

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1 Clique ou abra o item cujo status você deseja verificar.

2 Clique em Arquivo� Propriedades.

Dicas

� i� Você também pode clicar o botão direito do mouse em um item da Caixade Correio e, em seguida, clicar em Propriedades para ver as informaçõesde status.

� i� Os ícones ao lado de um item também fornecem informações úteis destatus. Consulte Um Breve Tour pelo GroupWise em Como Iniciar.

Gerenciar Itens RecebidosO GroupWise armazena todos os itens, mensagens de correio, compromissos etc.que você recebe em sua Caixa de Correio.

Na Caixa de Correio, você pode ler itens, responder a itens e encaminhar itensrecebidos. Além disso, você pode delegar tarefas e compromissos a outrosusuários. Você pode até mesmo mudar um item, como uma mensagem decorreio, para outro tipo de item, como um compromisso.

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Você pode ler os itens recebidos em sua Caixa de Correio ou Calendário. A Caixade Correio mostra uma lista de todos os itens que você recebeu de outrosusuários. Os compromissos, os lembretes e as tarefas publicados aparecem noCalendário e não na Caixa de Correio.

Você pode abrir e ler todos os tipos de novos itens na Caixa de Correio.Entretanto, talvez você deseje ler os compromissos, as tarefas e os lembretes deseu Calendário de modo que possa ver as novas mensagens enquanto examina seuhorário. Os recados e as mensagens de correio permanecem na Caixa de Correioaté que você os apague. Os compromissos, os lembretes e as tarefas permanecemna Caixa de Correio até que você os aceite, recuse ou apague. Quando você aceitaum compromisso, um lembrete ou uma tarefa, ele não aparece mais na Caixa deCorreio; ele aparece apenas no Calendário.

Todos os itens da Caixa de Correio são marcados com um ícone. A tabela aseguir indica cada ícone que aparece na Caixa de Correio. Os ícones mudamdependendo de o item ter ou não sido aberto.

Tipo de Item Não-Aberto Aberto

Mensagem deCorreio

Recado

Tarefa

Compromisso

Lembrete

Além disso, todos os itens não-abertos na Caixa de Correio ficam em negrito paraajudá-lo a identificar com facilidade que itens e documentos você ainda não leu.Isso é útil especialmente para processos de discussão comprimidos, poiseconomiza o tempo gasto para expandir cada processo e verificar se há itenspublicados recentemente.

Ler Itens na Caixa de Correio1 Clique duas vezes no item que você deseja ler.

Dicas

� i� Se a sua Caixa de Correio não for mostrada, clique em em sua Lista dePastas.

Ler Itens Recebidos


Ler Itens no QuickViewerUtilize o QuickViewer para examinar o conteúdo de seus itens. O QuickViewereconomiza tempo, pois você não precisa abrir cada item; basta clicar em um itemou pressionar a seta Abaixo para ler os itens. Se você clicar em uma referência dedocumento, o mesmo será mostrado no QuickViewer. Você pode mostrar oanexo de um item clicando no anexo na lista drop-down na barra de ferramentasdo QuickViewer. Os anexos OLE não aparecem no QuickViewer.

Quando você lê um item no QuickViewer, o ícone muda para o status aberto.Por exemplo, o envelope fechado que representa uma mensagem de correio mudapara um envelope aberto.


2 Dimensione o QuickViewer arrastando um canto da janela ou arrastando alinha divisória horizontal para cima ou para baixo.

Se você dimensionar e fechar o QuickViewer, ele terá o mesmo tamanhoquando for aberto novamente. Para dimensioná-lo, arraste um canto dajanela em vez de clicar no botão que o maximiza.

3 Na Caixa de Correio, clique em cada item que você deseja ler.

Dicas

� i� Para fechar o QuickViewer, repita a etapa 1 acima.

� i� Clique o botão direito do mouse na janela do QuickViewer para escolheroutras opções, como Imprimir.

� i� Abra o QuickViewer e maximize o GroupWise para aumentar o tamanhode um item.


Marcar um Item como Não-lidoSe abrir um item para lê-lo, mas decidir lê-lo mais tarde, você poderá marcá-locomo não-lido. Quando você marca o item como não-lido, o mesmo muda paranegrito e o seu ícone muda para não-aberto, de modo que você saberá que aindaprecisa lê-lo.

1 Na Janela Principal, clique no item na Lista de Itens.

2 Clique em Ações� Ler Mais Tarde.

Dicas

� i� Quando você marca um item aberto como não-lido, o status do mesmo nãomuda na janela Propriedades. Por exemplo, se você abrir um item e, emseguida, marcá-lo como não-lido, o remetente do item ainda verá o statusdo mesmo como aberto na janela Propriedades.

�

Utilize Responder para responder a um item. Você pode responder a todos quereceberam o item original ou apenas ao remetente, sem precisar criar e endereçaruma nova mensagem. Você também pode incluir uma cópia da mensagemoriginal em sua resposta. Sua resposta incluirá Re: antes do texto do assuntooriginal. Você poderá modificar esse texto se desejar.

Responder a um Item1 Abra ou clique no item ao qual você deseja responder.

2 Clique em Ações� Resposta.

Responder a ItensRecebidos


3 Clique em Responder ao remetente.

ou

Clique em Responder a todos (remetente e destinatários).

4 Clique em OK.

5 Digite sua mensagem� clique em Enviar.

Dicas

� i� Se você responder a todos os destinatários de um item e a mensagemoriginal incluir destinatários CO ou CC, sua resposta incluirá osdestinatários CC, mas não os CO.

Incluir o Texto da Mensagem na Resposta1 Abra o item ao qual você deseja responder.

2 Clique em Responder.

3 Clique em Incluir mensagem recebida do remetente� OK.

4 Digite sua mensagem� clique em Enviar.

Dicas

� i� Algumas vezes, você desejará inserir comentários no texto incluído paramanter um fluxo de conversa. Nesse caso, você poderá colocar o seu textoem negrito, itálico ou sublinhá-lo para diferenciá-lo do texto original.Selecione o seu texto� clique em Editar� Fonte� em uma opção.

Responder a um Item em uma Pasta CompartilhadaQuando você responde a um item em uma pasta compartilhada, tem duas opçõesde resposta adicionais. Se estiver lendo a resposta de outra pessoa, você poderáresponder ao tópico de discussão original, em vez de ao item que estiver lendo.Ou poderá responder a qualquer item que você estiver lendo, seja o tópico dediscussão original ou a resposta de outra pessoa. Em ambos os casos, essasrespostas são publicadas na pasta compartilhada em vez de enviadas às pessoas.


1 Abra ou selecione um item na pasta compartilhada.

2 Clique em Ações� Resposta.

3 Clique em uma opção de resposta� OK.

Para obter uma descrição de cada opção de resposta, clique em � naopção.

4 Digite sua resposta� OK.

Dicas

� i� A menos que você escolha a opção Responder em particular, sua respostaserá publicada na pasta compartilhada em vez de enviada às pessoas.

�

Ao receber uma mensagem, um compromisso ou uma tarefa, você poderáencaminhá-la a outros usuários. Você também poderá encaminhar umareferência de documento. Por exemplo, se você não for mais o presidente de umcomitê, mas ainda estiver recebendo mensagens de correio relacionadas aonegócio do comitê, poderá encaminhar os itens recebidos para o novo presidente.

Quando você encaminha um item, ele é enviado como um anexo a umamensagem de correio. A mensagem de correio inclui seu nome e quaisquercomentários adicionais que você tenha feito.

Se você receber um compromisso, um lembrete ou uma tarefa que desejedesignar para outro usuário, utilize Delegar. Quando você delega um item, oremetente do mesmo recebe uma notificação de que a responsabilidade do itemfoi designada a outro usuário.

Encaminhar Itens aOutros Usuários


1 Clique no item que você deseja encaminhar em sua Caixa de Correio.

2 Clique em Ações� Encaminhar.

3 Digite um nome de usuário no quadro Para� pressione Enter.

Clique em Endereço se você desejar procurar um nome de usuário no Blocode Endereços. Clique duas vezes no nome do usuário� clique em OK.

4 Clique no quadro Mensagem e, em seguida, digite uma mensagem(opcional).

5 Clique em Enviar.

Dicas

� i� Se não puder aceitar um compromisso, uma tarefa ou um lembrete, vocêpoderá delegar o item em vez de encaminhá-lo. Quando você delega umitem, o status delegado é colocado na janela Propriedades do remetente, demodo que ele saberá que você transferiu a responsabilidade do item paraoutra pessoa.

�

Você pode utilizar Mudar Para para converter um item de sua Caixa de Correiopara outro tipo de item. Por exemplo, você pode mudar uma mensagem decorreio da Caixa de Correio para um compromisso do Calendário. O novocompromisso contém todas as informações da mensagem de correio (como listasPara, CC e CO, assunto e texto da mensagem) que se aplicam a ele. Por default,todos os novos itens criados com Mudar Para são itens publicados; entretanto,você pode mudar um item publicado para um item de grupo no quadro dediálogo Mudar Para.

Mudar os Tipos de Item


Quando você mudar uma mensagem de correio ou um recado para outro tipo deitem (como um compromisso ou uma tarefa), o item original é removido daCaixa de Correio e o novo item é adicionado ao local apropriado, como oCalendário.

Quando você muda um item, o GroupWise mostra a tela de item defaultselecionada em Opções de Ambiente.

Mudar um Item da Caixa de Correio para Outro Tipo de Item1 Em sua Caixa de Correio, clique no item que você deseja mudar.

2 Clique em Editar� Mudar Para.

3 Clique em um tipo de item.

4 Digite as informações necessárias.

5 Clique em Publicar.

Dicas

� i� Você pode clicar o botão direito do mouse no item� clique em MudarPara para mudar o item selecionado de um item publicado para um itemde grupo ou vice-versa.


Mudar um Item do Calendário para Outro Tipo de Item1 Clique em Janela� Calendário para abrir o seu Calendário.

2 Clique no item que você deseja mudar na Lista de Compromissos, Tarefas ouLembretes.

3 Arraste o item para a lista correspondente ao tipo de item para o qual vocêdeseja mudá-lo.

Por exemplo, arraste uma tarefa para a Lista de Compromissos para mudá-lapara um compromisso.

4 Especifique quaisquer informações adicionais na tela do item� clique emPublicar.

Dicas

� i� Você também pode pressionar Ctrl enquanto arrasta o item para copiá-lo.

Mudar um Item Publicado para um Item de Grupo1 Em seu Calendário, clique em um item publicado.

2 Clique em Editar� Mudar Para� Mais.

3 Clique em Grupo� OK.

4 Digite quaisquer informações adicionais� clique em Enviar.


�

Utilize Delegar se você receber compromissos, tarefas etc. que não pode aceitar.Por exemplo, você pode receber um compromisso para uma reunião sobre umassunto pelo qual não é mais responsável. Em vez de recusar o compromisso, vocêpode delegá-lo. Você pode delegar compromissos, tarefas ou lembretes. Oremetente poderá saber a quem você delegou o item na janela Propriedades domesmo.

1 Na Janela Principal ou no Calendário, clique em uma tarefa, um lembrete ouum compromisso.

2 Clique em Ações� Delegar.

3 Digite um nome de usuário� pressione Enter� clique em Endereço sedesejar procurar um nome de usuário no Bloco de Endereços� clique duasvezes no nome do usuário� clique em OK.

4 Digite quaisquer comentários adicionais para o destinatário.

5 Clique em Enviar.

6 Clique em Sim se desejar que esse item permaneça no seu Calendário.

ou

Clique em Não se desejar que o item seja apagado do Calendário.

�

Ao abrir um item que tenha sido escrito em HTML, você estará abrindo umbrowser ativo. Embora não seja possível realizar uma procura independente naweb, você poderá clicar em quaisquer vínculos incluídos na mensagem e pularpara os sites da web vinculados.

Mover-se em uma Mensagem HTML1 Para voltar à página mostrada anteriormente, clique em HTML� Voltar.

ou

Para avançar para a próxima página mostrada anteriormente, clique emHTML� Avançar.

ou

Para ir para a primeira página da mensagem, clique em HTML� Início daMensagem.

Delegar Itens

Receber Itens Escritosem HTML


Abrir o Browser em uma Mensagem HTML1 Clique em HTML� Pesquisar esta Página.

Dicas

� i� Se você estiver vendo uma mensagem ou um anexo que seja uma página daWeb, o seu browser default abrirá na mesma página que você está vendoatualmente no GroupWise. Após abrir a página no browser, você poderámarcá-la ou adicioná-la a sua lista de sites favoritos da web. Se a página nãoestiver na Web, essa opção não estará disponível.

Executar um ScriptUma mensagem HTML poderá conter um script como, por exemplo, um scriptescrito em JavaScript ou VBScript. Antes de o script ser executado, você receberáum aviso para confirmar se realmente deseja executá-lo. Nunca execute um scriptde alguém que você não conheça ou que não seja de sua confiança. Um scriptmal-intencionado poderá danificar suas mensagens ou assumir seu papel e enviarmensagens em seu nome.

Ao executar um script, você poderá adicionar o nome de usuários conhecidos auma Lista de Usuários de Confiança. Se receber um script de um usuário queesteja nessa lista, você não receberá nenhum aviso antes de o script ser executado.

Para ver os usuários cujos scripts você selecionou para executar,

1 Em uma mensagem HTML, clique em HTML� Segurança.

Desativar o Suporte a HTML em uma Mensagem HTML1 Clique em HTML� Ver como Mensagem de Texto.


Agendar ItensPublicados ede Grupo

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Agendar Compromissos, Tarefas e LembretesAgendar compromissos, tarefas e lembretes com o GroupWise® é conveniente.Você pode utilizar a Procura para verificar o horário em que todas as pessoas erecursos desejados para uma reunião estarão disponíveis. Utilize a DataAutomática para agendar compromissos, tarefas ou lembretes periódicos deforma simples e rápida. Consulte Agendar Compromissos Periódicos em AgendarItens Publicados e de Grupo para obter informações sobre Data Automática. Vocêtambém pode reservar um período de tempo com um compromisso publicado.Se desejar saber se alguém aceitou uma tarefa ou se comparecerá à sua reunião,verifique o status aceito ou recusado.

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2 Nos quadros Para, CC e CO, digite os nomes das pessoas que você desejaconvidar. Além disso, inclua IDs de recursos no quadro Para. Se você nãosouber o ID de um recurso, clique em Endereço� clique duas vezes norecurso� clique em OK.

3 Digite a descrição do local no quadro Local.

4 Especifique a data de início, o horário de início e a duração.

5 Digite um assunto e uma mensagem.

Agendar umCompromisso

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6 Clique em Enviar.

Dicas

� i� Se você selecionar um recurso de local no Bloco de Endereços, suadescrição será mostrada no quadro Local e seu ID no quadro Para.

� i� Se desejar verificar se as pessoas e os recursos desejados para a reuniãoestão disponíveis, faça uma Procura. Consulte Verificar Quando todos EstãoDisponíveis mais adiante nesta seção.

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1 Clique em Itens Enviados na lista drop-down de configurações de tela se asua Caixa de Correio não mostrar os itens enviados.

2 Clique no compromisso a ser reagendado.

3 Clique em Ações� Reenviar.

4 Faça as mudanças� clique em Enviar.

5 Clique em Sim para recolher o item original.

Dicas

� i� Você poderá reagendar um compromisso se tiver agendado o compromissooriginal ou se tiver os direitos de Proxy necessário à Caixa de Correio doplanejador.

� i� Para reagendar um compromisso para um novo horário no mesmo dia,abra o seu Calendário e arraste o compromisso para o novo horário.

� i� Se o compromisso original for um compromisso de data automática, apósclicar em Ações� Reenviar, você receberá um aviso para clicar em

Esta Instância ou Todas as Instâncias. Clique em Esta Instânciapara reagendar apenas o compromisso selecionado ou clique em Todasas Instâncias para reagendar todos os compromissos incluídos na dataautomática.

Reagendar umCompromisso


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1 Clique em Itens Enviados na lista drop-down de configurações de tela se asua Caixa de Correio não mostrar os itens enviados.

2 Clique no compromisso que você deseja cancelar.


4 Clique em Todas as Caixas de Correio� OK.

Dicas

� i� Você poderá cancelar um compromisso se o tiver agendado ou se tiver osdireitos de Proxy necessários à Caixa de Correio do planejador.

� i� Se o compromisso original for um compromisso de data automática, apósclicar em Ações� Reenviar, você receberá um aviso para clicar em

Esta Instância ou Todas as Instâncias. Clique em Esta Instânciapara reagendar apenas o compromisso selecionado ou clique em Todasas Instâncias para reagendar todos os compromissos incluídos na dataautomática.

� i� Para obter ajuda sobre uma opção do quadro de diálogo, clique em �

na opção.

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1 Na barra de ferramentas, clique na seta à direita de � clique emCompromisso Publicado.

2 Digite um assunto, um local (opcional) e uma mensagem (opcional).

3 Especifique a data de início, o horário de início e a duração.


Cancelar umCompromisso

Agendar umCompromissoPublicado


Dicas

� i� Se você estiver trabalhando com base em um prazo, estiver de férias ou nãoestiver disponível para reuniões, agende um compromisso publicado paraesses horários. Quando outro usuário incluí-lo em um compromisso e fizeruma Procura, verá que você não está disponível nesses horários.

� i� Você pode especificar um tipo Mostrar Compromisso Como para ocompromisso, o qual mostrará informações sobre disponibilidade na Procurae em seu Calendário. Clique o botão direito do mouse no compromisso�clique em Mostrar Compromisso Como� Livre, Tentativa, Ocupado

ou Fora do Escritório. Livre indica que o compromisso aparecerá noCalendário, mas não será marcado como Ocupado na Procura.

� i� As telas de compromissos publicados não apresentam os quadros Para, CCnem CO. O compromisso publicado é automaticamente colocado em seuCalendário.

� i� A duração pode ser especificada em minutos, horas ou dias. Se você tirarduas semanas de férias, poderá agendar um compromisso publicado comuma duração de 14 dias para cobrir todo o período.

� i� Tanto no caso de compromissos publicados como de grupo, seuagendamento para um determinado período não impedirá que você sejaagendado para outro compromisso no mesmo horário; ele criarásimplesmente um conflito de agendamento. Os usuários que realizarem umaprocura evitarão reservá-lo para dois horários, mas terão a opção de fazê-lo sedesejarem.

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1 Clique em Janela� Calendário.Agendar umCompromissoPublicado noCalendário


2 Clique na data desejada� clique duas vezes no horário na Lista deCompromissos.

3 Digite um assunto, um local (opcional) e uma mensagem (opcional).

4 Especifique a duração� clique em Publicar.

Dicas

� i� As telas de compromissos publicados não apresentam os quadros Para, CCnem CO. O compromisso publicado é automaticamente colocado em seuCalendário.

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Utilize a Procura para encontrar um horário em que todas as pessoas e recursosque você deseja agendar para uma reunião estarão disponíveis. Você pode utilizara Procura no GroupWise Remoto.

1 Em um compromisso que você esteja criando, especifique os nomes deusuários e os IDs de recursos no quadro Para. Se você não souber os nomesdos usuários ou os IDs dos recursos, clique em Endereço.

2 Especifique o primeiro dia possível para a reunião no quadro Datade Início.

3 Especifique a duração da reunião.

4 Clique em Ocupado.

Um espaço vazio ao lado do nome do usuário ou do recurso na guia HoráriosIndividuais indica que o usuário ou o recurso está disponível (Livre) para essehorário. Um espaço vazio ao lado de um horário na guia HoráriosDisponíveis indica que nenhum usuário está agendado para esse horário.

Verificar quando TodosEstão Disponíveis


5 Clique em Seleção Auto. para selecionar o primeiro horário de reuniãodisponível ou clique em Seleção Auto. até que o horário desejado sejamostrado� clique em OK para transferir os usuários, os recursos e o horárioe a duração selecionados novamente para o compromisso que você estáagendando.

ou

Clique na guia Horários Disponíveis para ver os horários de reuniãopossíveis� clique em um horário para selecioná-lo� clique em OK paratransferir os usuários, os recursos e o horário e a duração selecionadosnovamente para o compromisso que você está agendando.

6 Complete e envie o compromisso.

Dicas

� i� Se aparecer à esquerda do nome do usuário ou do recurso, clique em umhorário agendado ao lado do nome do usuário ou do recurso na guiaHorários Individuais para mostrar maiores informações sobre ocompromisso no quadro abaixo. Entretanto, o usuário ou o proprietário dorecurso deve lhe conceder direitos Ler ao compromisso na Lista de Acessoprimeiro.

� i� Para remover um usuário ou recurso da lista Convidar para Reunião após aprocura, clique na guia Horários Disponíveis� clique no nome do

usuário ou no recurso a ser removido� pressione Apagar� clique em

Sim. Esse procedimento será útil se você incluir várias salas de reunião naprocura para encontrar uma que esteja disponível e, em seguida, eliminar asnão desejadas.

� i� Para excluir um nome de usuário ou um recurso da procura sem removê-lodo quadro Para, clique na guia Horários Disponíveis� desselecione o

quadro de seleção ao lado do usuário ou do recurso a ser excluído. Aexclusão de uma pessoa ou um recurso da procura será útil caso um usuário(como um destinatário CC) deva ser convidado para uma reunião, mas nãoprecise necessariamente comparecer à mesma. Para incluir um nome deusuário ou recurso que tenha sido excluído, selecione o quadro de seleçãoao lado do usuário ou do recurso.

� i� Se você clicar em um horário agendado na guia Horários Disponíveis, umquadro sombreado será mostrado na lista Convidar para Reunião ao ladodos usuários que já estejam agendados para esse horário.

� i� Se você desejar realizar uma procura antes de abrir um compromisso, cliqueem Ferramentas� Encontrar. Especifique as informações no quadro de

diálogo Encontrar� clique em OK para realizar a procura. Quando você

encontrar um horário desejado para a reunião, clique em Convidar para


Reunião para transferir as informações para uma nova tela de compromisso;em seguida, complete o compromisso.

� i� Você pode mudar a faixa de procura para um compromisso agendando-ocom Ferramentas� Encontrar e mudando o número no quadro Nº de

Dias a Procurar. Você pode mudar os defaults de faixa de procura, horário edias para todos os compromissos na guia Procura em Opções de Data eHorário.

� i� Livre, Tentativa, Ocupado e Fora do Escritório são tipos MostrarCompromisso Como ou níveis de disponibilidade que afetam a forma comoum compromisso é mostrado na Procura e nos Calendários dos usuários. Seum compromisso estiver marcado como Livre, aparecerá no Calendário dousuário, mas não será marcado como Ocupado na Procura.


na opção.

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Uma tarefa é um item que deve ser completado até uma data e horárioespecificados e que você pode designar para si mesmo, para outro usuário doGroupWise ou para um grupo de usuários.

Por exemplo, se tiver designado alguém para preparar um relatório até a próximasemana, você poderá designar o relatório para esse usuário como uma tarefa. Ousuário poderá aceitar ou recusar a tarefa, porém, até ser recusada ou completada,ela aparecerá na Lista de Tarefas do usuário todos os dias.

Uma vez aceita, a tarefa aparecerá no Calendário em sua data de início. Após adata de término, a tarefa aparecerá em vermelho no Calendário. Quando vocêmarca uma tarefa como Completada, ela não aparece mais no dia seguinte emseu Calendário.

Depois que você terminar uma tarefa, marque-a como Completada. Como ooriginador de uma tarefa designada, você pode fazer com que o GroupWise lheenvie uma notificação quando a tarefa for marcada como Completada. (Vocêdeverá ter o Notify instalado para receber a notificação). O status Completada,incluindo a data e o horário em que a tarefa foi marcada como tal, é colocado najanela Propriedades.

Designar uma Tarefa para outro UsuárioQuando você designa uma tarefa para outro usuário, uma cópia da mesmaaparece em sua Caixa de Correio. Você pode designar um nível de prioridadeopcional para uma tarefa. Existem dois níveis de prioridade: alfabético enumérico. Por exemplo, as tarefas podem ter prioridades, como A, A1, A2, B,B1, 1, 2 e assim por diante.

Enviar Tarefas


Além do nível de prioridade, você pode designar uma prioridade de envio (alta,normal ou baixa) em Opções de Envio. A prioridade de envio determina como atarefa aparecerá na Caixa de Correio do destinatário. Por exemplo, se vocêdesignar uma prioridade de envio alta para uma tarefa, o ícone da mesmaaparecerá em vermelho na Caixa de Correio do destinatário.


2 Digite o nome da pessoa para a qual você deseja designar a tarefa.

3 Digite a data em que a tarefa deverá iniciar.

4 Digite a data em que a tarefa deverá ser completada.

5 Digite o assunto.

6 Digite uma prioridade para a tarefa.

7 Digite a descrição da tarefa.

8 Clique em Enviar.


Designar uma Tarefa para você Mesmo

1 Clique na seta à direita de na barra de ferramentas� clique em Tarefa Publicada.


3 Digite uma prioridade para a tarefa.

4 Digite uma data de início.

5 Digite uma data de término.


7 Clique em OK.

Dicas

� i� Você também pode especificar datas de início e de término utilizando osbotões Definir Data à direita dos quadros Data de Início e Data deTérmino.

� i� As tarefas publicadas são colocadas em seu Calendário. Elas não sãocolocadas em sua Caixa de Correio nem na Caixa de Correio de outrosusuários.

Marcar Tarefas como CompletadasQuando você terminar uma tarefa, marque-a como Completada. As tarefasmarcadas como Completadas não aparecem no dia seguinte em seu Calendário.As tarefas completadas são identificadas com uma marca de seleção noCalendário. As tarefas vencidas aparecem em vermelho.

Se marcar uma tarefa como Completada e, em seguida, perceber que deixouparte da mesma incompleta, você poderá desmarcá-la. As tarefas desmarcadasaparecem na data atual em seu Calendário.


Quando você marca uma tarefa como Completada, o GroupWise envia umanotificação ao originador da mesma se ele tiver selecionado notificação de retornoem Opções de Envio. O status Completada, incluindo a data e o horário em quea tarefa foi marcada como tal, é colocado na janela Propriedades do originador.

Marcar uma Tarefa como Completada x

1 Clique em Janela� Calendário.

2 Selecione o quadro de seleção ao lado da tarefa.

Para desmarcar uma tarefa que foi marcada como Completada,desselecione o quadro de seleção marcado ao lado da tarefa.

Verificar o Status de Término de uma Tarefa x

1 Clique em Itens Enviados na lista drop-down de configurações de tela.

2 Clique na tarefa cujo status você deseja verificar.


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Um lembrete é um item que você publica em uma data específica em seu próprioCalendário ou no de outra pessoa. Utilize lembretes para lembrar você mesmo ououtras pessoas de prazos, feriados, dias de folga etc. Os lembretes publicados sãoúteis para ajudar a lembrar de aniversários, férias, dias de pagamento etc.

Escrever um Lembrete Publicado1 Em seu Calendário, abra uma tela com uma Lista de Lembretes (por

exemplo, a tela Dia).

Enviar Lembretes


2 Clique na data em que você deseja que o lembrete apareça� clique duasvezes em um espaço vazio na Lista de Lembretes.



Dicas

� i� Para acessar as informações mais tarde, abra o Calendário e selecione a dataem que as informações aparecem. Clique duas vezes no lembrete na Lista deLembretes.

Enviar um Lembrete a outros Usuários1 Clique em Arquivo� Novo� Lembrete.

2 Preencha os quadros Para, CC e CO. Se você não souber o nome do usuário,clique em Endereço.

3 No quadro Data de Início, digite a data em que esse lembrete deve aparecernos Calendários dos destinatários.

4 Digite um assunto (opcional) e a mensagem do lembrete.

5 Clique em Enviar.


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Ao receber um compromisso, tarefa ou lembrete, você poderá ou não aceitá-lo.No GroupWise, você pode informar ao remetente que aceitou ou recusou o item,especificar um nível de aceitação ou disponibilidade e adicionar comentários.Também pode delegar o item para outro usuário. Para saber sua resposta, oremetente verifica o status do item.

1 Clique duas vezes no item na Caixa de Correio para abri-lo.

2 Clique em Aceitar ou Recusar.

3 Se tiver aceito o item, selecione um nível de disponibilidade Mostrar Como.

4 Digite um comentário (opcional)� clique em OK.

5 Se for um item de Data Automática, você receberá um aviso após aceitá-lo ourecusá-lo. Clique em Esta Instância para aceitar ou recusar esse item de DataAutomática. Clique em Todas as Instâncias para aceitar ou recusar todas asinstâncias do item de Data Automática.

Dicas

� i� Como o proprietário de um recurso, você pode aceitar ou recusarsolicitações para o mesmo. O proprietário também pode utilizar Regras pararesponder automaticamente às solicitações do recurso. Consulte Criar Regrasem Gerenciar a Caixa de Correio.

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O recurso Fuso Horário permite que você agende uma reunião para destinatáriosem diferentes fusos horários que se reunirão em um mesmo local.

Normalmente, o GroupWise ajusta automaticamente os horários de reunião combase nos fusos horários dos destinatários. Por exemplo, uma reunião agendadapor um usuário em Utah para as 10:00 seria mostrada como 9:00 para umdestinatário na Califórnia e como 12:00 para um usuário em Nova Iorqueporque esses usuários encontram-se em fusos horários diferentes. Como oGroupWise ajusta o horário, todos os usuários agendados para uma conferênciatelefônica ligariam no mesmo momento, mesmo que o seu horário local fossediferente.

Aceitar ou Recusar ItensAgendados

Especificar um FusoHorário para umCompromisso


Utilize o recurso Fuso Horário se você não desejar que o GroupWise faça o ajustepara o fuso horário local dos destinatários. Por exemplo, se você estiver no fusohorário de Saskatchewan e incluir usuários do fuso horário das Montanhas(E.U.A & Canadá) em seu compromisso, utilize o recurso Fuso Horário se essesusuários viajarem para Saskatchewan para comparecerem ao compromisso. Esserecurso garante que o compromisso mostre o horário correto de Saskatchewannos Calendários e nas Caixas de Correio dos usuários.


2 Preencha os quadros Para, CC e CO com os nomes dos usuários ou recursosa serem incluídos no compromisso.

3 Especifique o local, o assunto e a mensagem nos quadros apropriados.

4 Clique em Ações� Selecionar Fuso Horário� clique na lista drop-downFuso Horário e selecione o fuso horário para o local do compromisso�clique em OK.

5 Especifique a data de início, o horário de início e a duração do compromisso.

6 Clique em Enviar.

Dicas

� i� Quando os usuários agendados com o recurso Fuso Horário receberem ocompromisso, eles verão uma anotação de horário após o assunto quandovirem o compromisso em suas Caixas de Correio. Por exemplo, se o assuntoda reunião for “Conferência de Marketing” e o fuso horário forSaskatchewan, os usuários verão uma anotação de assunto e horáriosemelhante à seguinte: Conferência de Marketing (Saskatchewan). NosCalendários dos usuários, o local é anotado com o fuso horário, em vez decom o assunto.

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Agendar Compromissos PeriódicosUtilize a Data Automática para agendar compromissos, tarefas e lembretesperiódicos. Por exemplo, se você for responsável pelo agendamento de umareunião departamental a cada duas semanas, poderá criar um compromisso dedata automática que agendaria a reunião para o ano inteiro. Você tambémpoderia reservar uma sala e um projetor com o mesmo compromisso.

As Datas Automáticas podem ocorrer no mesmo dia todas as semanas (porexemplo, todas as segundas-feiras), no(s) mesmo(s) dia(s) do mês (por exemplo,no 15o e no último dia) ou em qualquer outra série de datas definidas. Vocêtambém pode utilizar a Data Automática para agendar eventos irregulares ou nãofreqüentes, como feriados.

Quando você envia um item de data automática, o GroupWise copia-o e colocauma das datas definidas em cada cópia do item. Por exemplo, se você definircinco datas para o evento, o GroupWise fará cinco cópias do item e agendaráuma cópia para cada data. Se enviar o item para outros usuários, você terá cincoitens enviados com uma data automática de cinco ocorrências. Caso deva recebero evento, você encontrará cinco cópias do item recebido em sua Caixa deCorreio, cada uma agendada para uma data diferente.

Você pode criar uma data automática de três maneiras. Exemplo permite quevocê agende eventos no mesmo dia todas as semanas, no mesmo dia do mês ouperiodicamente. Datas permite que você selecione dias específicos em umcalendário anual. Fórmula permite que você digite informações sobreagendamento no formato de texto.

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�

1 Em um item que você esteja agendando, clique em Ações� DataAutomática.

2 Clique nos dias a serem agendados� clique em OK.

Dicas

� i� Utilize a guia Datas para agendar um item em datas específicas em umcalendário anual. A guia Datas é útil quando você está agendando eventosque não ocorrem regularmente, como feriados.

� i� Para mudar para um ano diferente, clique no botão do ano� digite o novo

ano� clique em OK.

� i� Para limpar o quadro de diálogo Data Automática, clique em Reiniciar.

�

1 Em um compromisso, tarefa ou lembrete que você esteja agendando, cliqueem Ações� Data Automática.

2 Clique na guia Exemplo.

3 No quadro de grupo Faixa, especifique as datas de início e término.

ou

Para especificar um certo número de ocorrências em vez de uma faixa,especifique a data de início� clique na lista drop-down Fim� Ocorrências

� especifique o número de ocorrências.

4 Clique na lista drop-down Dias da Semana� clique em uma opção.

5 Clique nos meses que você deseja agendar. Para agendar todos os meses,clique duas vezes em qualquer mês.

6 Se você tiver clicado em Dias do Mês, clique na lista drop-down Em� emuma opção� clique nos dias numerados que você deseja agendar (porexemplo, 1 e 15).

ou

Se você tiver clicado em Dias da Semana, clique no número ordinal ao ladodo dia da semana que você deseja agendar (por exemplo, 2a Ter).

ou

Se você tiver clicado em Periódico, especifique um período (por exemplo,a cada 15 dias).

Agendar DatasAutomáticas por Datas

Agendar DatasAutomáticas porExemplo


7 Clique em OK.

Dicas

� i� Utilize Exemplo ou Fórmula para agendar eventos que ocorrem no mesmodia da semana (por exemplo, toda segunda-feira), no(s) mesmo(s) dia(s) domês (por exemplo, no 15o e no último dia) ou em um período de tempodefinido (por exemplo, a cada 14 dias).

� i� Se você estiver utilizando Fórmula ou Datas e decidir mudar para Exemplo,clique na guia Exemplo.


� i� Para verificar se você agendou as datas corretas, clique na guia Datas. Asdatas que você agendou na guia Exemplo são selecionadas nos calendários.Se desejar desselecionar qualquer ocorrência, clique nos dias que você desejadesselecionar na guia Datas� clique em OK.

�

Utilize Dias de Diferença para agendar um compromisso, um lembrete ou umatarefa um número especificado de dias antes ou depois de um determinado dia dasemana.

1 Em um compromisso, uma tarefa ou um lembrete que você estejaagendando, clique em Ações� Data Automática.



4 Clique nos meses que você deseja incluir. Para incluir todos os meses, cliqueduas vezes em qualquer mês no quadro de grupo Meses.

5 Clique em um dia da semana (por exemplo, Qua).

6 Especifique o número de dias de diferença� clique em OK.

7 Clique em um ou mais números ordinais na linha ao lado do dia selecionadoda semana (por exemplo, 1o, 3o e Último na linha Qua).

Para incluir todas as opções, clique duas vezes em qualquer opção na linha.

Agendar Dias deDiferença da Semana


8 Clique em OK.

Dicas

� i� Por exemplo, você precisa agendar uma reunião na segunda-feira após oprimeiro domingo de cada mês (que pode ou não ser a primeira segunda-feira do mês). Para fazer isso, abra o quadro de diálogo Data Automática�clique em Dias da Semana� clique em 1o na linha Domingo� clique

no botão Domingo� digite 1� clique em OK duas vezes.

�

Utilize Dias de Diferença para agendar um compromisso, um lembrete ou umatarefa um número especificado de dias antes ou depois de um determinado dia domês.

1 Em um compromisso, uma tarefa ou um lembrete que você estejaagendando, clique em Ações� Data Automática.



4 Clique nos meses que você deseja incluir.

Para incluir todos os meses, clique duas vezes em qualquer mês no quadro degrupo Mês.

5 Clique na lista pop-up Dias da Semana� Dias do Mês.

6 Clique em um ou mais dias da semana (por exemplo, Seg, Qua e Sex).

Para incluir todos os dias, clique duas vezes em qualquer dia no quadro degrupo.

7 Clique em Último� clique no botão Último.

8 Especifique o número de dias de diferença� clique em OK duas vezes.

Dicas

� i� A seguir é apresentado um exemplo de como você poderia utilizar os diasde diferença do mês. Se desejar que um lembrete apareça em sua Lista deLembretes do 2o ao último dia de cada mês, digite -1 na etapa 8 acima�clique em OK.

� i� Para verificar se você agendou as datas corretas, clique na guia Datas. Asdatas que você agendou na guia Exemplo são selecionadas no calendário.

Agendar Dias deDiferença do Mês


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1 Em um compromisso, tarefa ou lembrete que você esteja agendando, cliqueem Ações� Data Automática.

2 Clique na guia Fórmula.


ou

Para especificar um certo número de ocorrências em vez de uma faixa,especifique a data de início� clique na lista drop-down Fim� Ocorrências

� especifique o número de ocorrências.

4 Digite o texto da fórmula� clique em OK.

Dicas

� i� Utilize Exemplo ou Fórmula para agendar eventos que ocorrem no mesmodia da semana (por exemplo, toda segunda-feira), no mesmo dia do mês(por exemplo, no 15o e no último dia) ou em um período de tempo definido(por exemplo, a cada 14 dias).

� i� Para obter informações sobre como digitar o texto de uma fórmula,consulte Utilizar Operadores e Funções de Fórmulas de Data Automática maisadiante nesta seção.

� i� Para obter exemplos adicionais mais tarde, crie uma data automáticautilizando Exemplo� clique na guia Fórmula.

� i� Fórmula utiliza a mesma sintaxe que o WordPerfect® Office® 3.1.


� i� Para verificar se você agendou os dias corretos, clique na guia Datas.Os dias agendados são selecionados no calendário. Se desejar desselecionarqualquer ocorrência, clique no dia que você deseja desselecionar na guiaDatas� clique em OK.

Agendar DatasAutomáticas porFórmula


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Você pode utilizar funções e operadores para criar uma fórmula de dataautomática. Lembre-se de que você pode criar o mesmo tipo de data automáticade modo simples e rápido na guia Exemplo. As fórmulas são fornecidas para finsde continuidade e para aqueles que as preferem.

Operadores de Fórmulas de Data AutomáticaUm operador é um caractere ou uma palavra que você insere em uma fórmulapara realizar uma operação específica. Uma prioridade é designada para cadaoperador, indicando que, quando uma fórmula é avaliada, algumas operações sãorealizadas antes de outras.

Você pode utilizar operadores de agrupamento para agrupar operadores deacordo com suas prioridades. A tabela abaixo lista os operadores e suasprioridades. Detalhes adicionais sobre os operadores são fornecidos após a tabela.

Função PrioridadeUm espaço em branco (E dealta prioridade)

1

Mais ou + 2Menos ou - 2Para ou : 3Cada . .Inicial 4Cada . .Final 4Antes 5Em/Antes 5Depois 5Em/Após 5Perto 5Perto/Após 5Ou ou , 6Não ou ! 6E ou & (E de baixa prioridade) 7

Operadores de Agrupamento x Utilize parênteses como operadores deagrupamento para mudar a prioridade dos operadores ou para agruparfunções e torná-las mais claras.

Por exemplo, como o operador E de alta prioridade (um espaço) tem umaprioridade mais alta que o operador Ou (uma vírgula), a fórmula abaixoindica que todos os dias agendados devem cair em uma terça-feira ou em umaquinta-feira do mês de julho ou do mês de agosto.

ter,qui jul,ago

Em outras palavras, a fórmula é executada como se os parênteses tivessemsido inseridos da seguinte maneira:

Utilizar Operadores eFunções de Fórmulasde Data Automática


(ter,qui) (jul,ago)

Agora examine a fórmula a seguir:

(ter),(qui jul),(ago)

Essa fórmula agendaria todas as terças-feiras, todas as quintas-feiras do mês dejulho, bem como todos os dias do mês de agosto. Observe como o significadomuda quando são incluídos parênteses como na fórmula abaixo.

(ter,qui) (jul,ago)

Na fórmula acima, todos os dias agendados devem cair em uma terça-feira ouquinta-feira do mês de julho ou agosto. O resultado final é que apenas asterças-feiras e quintas-feiras de julho e agosto são agendadas.

E de Alta Prioridade x Um espaço entre duas funções funciona como umoperador E, indicando que ambas devem ser verdadeiras. Por exemplo, 25indica o 25o dia de todos os meses de todos os anos. Porém, 25 out indica quetodos os dias agendados devem cair no 25o dia do mês de outubro. E 25 out1998 indica que todos os dias agendados devem cair no 25o dia do mês deoutubro do ano de 1998.

Operadores de Diferença x Você pode utilizar um operador de diferençapositivo (+ ou a palavra MAIS) ou negativo (- ou a palavra MENOS) paraadicionar uma diferença relativa a uma função ou instrução.

Por exemplo, para agendar um evento três dias antes da primeira quinta-feirado mês de fevereiro de todos os anos, digite a fórmula a seguir:

qui(1) fev-3

Faixa x O operador de faixa (: ou até) funciona como uma série deoperadores Ou (consulte Ou nesta seção) entre cada item (dia, mês etc.) dafaixa.

Por exemplo, se desejar agendar o 15o dia de cada mês, mas apenas se esse diafor um dia da semana, digite uma das fórmulas a seguir:

15&seg:sex

15(seg:sex)

Essa fórmula indica que todos os dias agendados devem cair no 15o dia domês e estar entre segunda-feira e sexta-feira. Outra maneira de descrever afórmula é dizer que todos os dias agendados devem cair no 15o dia do mês eser uma segunda-feira, terça-feira, quarta-feira, quinta-feira ou sexta-feira.


Operadores Periódicos x Os três operadores periódicos são Cada, Inicial eFinal. Utilize Cada junto com Inicial e/ou Final para agendar dias emintervalos regulares, iniciando e/ou encerrando em uma data específica. Porexemplo, suponha que você deseje agendar uma reunião para que ocorra umavez por semana a partir de 3 de março de 1998 até 11 de junho de 1998.Você poderia utilizar a fórmula a seguir:

cada 7 inicial 3 mar 1998 final 11 jun 1998

A fórmula agendará todo sétimo dia iniciando em 3 de março de 1998 eencerrando em 11 de junho de 1998. A data de início será sempre agendadacomo o primeiro dia e a de término será agendada apenas se cairnaturalmente no intervalo Cada. Se você não utilizar os operadores Inicial eFinal, a data de início ou término será a primeira ou a última data do arquivode Calendário.

Por exemplo, examine a fórmula a seguir :

cada 7 inicial 3 mar 1998

A fórmula acima agenda todo sétimo dia a partir de 3 de março de 1998 atéa última data do arquivo de Calendário. O comando Cada funcionará comnúmeros até 30. Por exemplo, “cada 45 iniciando 3 mar 1998” não é umafórmula válida.

Operadores Relativos x Os seis operadores relativos são Antes, Em/Antes,Depois, Em/Após, Perto e Em/Perto. Utilize esses operadores para agendardias relativos a uma data específica. Por exemplo, para agendar a segunda-feira mais próxima de 6 de novembro de todos os anos, digite a fórmula aseguir:

seg em/perto 6 nov

Se precisar agendar a primeira terça-feira após 6 de novembro de 1998, digitea fórmula a seguir:

ter depois 6 nov 1998

Ou x Você pode utilizar o operador Ou (ou a palavra Ou) para indicar queuma ou a outra função ou instrução deve ser verdadeira para que os diassejam agendados.

Por exemplo, para agendar um compromisso no 15o dia de cada mês do anode 1998, mas apenas se o 15o dia cair em uma terça-feira ou quinta-feira,digite a fórmula a seguir:

15 1998 (ter,qui)

Não x Quando localizado antes de uma função, o operador Não� ou apalavra não) nega essa função.


Por exemplo, se você desejar agendar todos os dias de janeiro de 1998, excetoas terças-feiras e quintas-feiras, utilize a fórmula a seguir:

jan 1998 !ter !qui

E de Baixa Prioridade x Assim como um espaço, o operador E de baixaprioridade (& ou a palavra E) entre duas funções indica que ambas devem serverdadeiras. Entretanto, o E de baixa prioridade tem a prioridade mais baixade todos os operadores.

Por exemplo, examine a fórmula a seguir:

ter,qui jul,ago

Isso significa que os dias agendados devem ser uma terça-feira ou umaquinta-feira do mês de julho ou agosto. Entretanto, suponha que vocêsubstitua o operador E de alta prioridade (um espaço) por um E de baixaprioridade, como na fórmula a seguir:

ter,qui e jul,ago

A fórmula acima indica que os dias agendados devem ser uma terça-feira ouuma quinta-feira do mês de julho ou agosto. Na primeira fórmula, ooperador E é avaliado antes dos operadores Ou. Na segunda, o operador Eé avaliado depois dos operadores Ou.

Funções de Fórmulas de Data AutomáticaUtilize as funções de data automática listadas abaixo para agendar dias específicosda semana, mês ou ano. Você deve utilizar a ortografia exata das funções. Porexemplo, o GroupWise lê “ter”, mas não “terç”. As funções de fórmulas doGroupWise não fazem distinção entre maiúsculas e minúsculas.

Dia da Semana x Por exemplo, TER agendaria todas as terças-feiras.

Dia do Mês x Por exemplo, o número 3 agendaria o 3o dia do mês. Alémdisso, a palavra ÚLTIMO agendaria o último dia do mês.

Dia do Ano x Por exemplo, 35 agendaria o trigésimo quinto dia do ano.

Mês do Ano x Por exemplo, JAN agendaria todos os dias de janeiro.

Ano x Por exemplo, 1998 agendaria todos os dias de 1998.

Dia da Semana do Mês x Por exemplo, TER(1). Agendaria a primeira terça-feira do mês. Além disso, DOM(ÚLTIMO) agendaria o último domingo domês e SEX(ÚLTIMO -1) agendaria da segunda até a última sexta-feira domês.


Utilizar oCalendárioi i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i

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Utilizar o Calendário DiárioUtilize o Calendário para ajudá-lo a organizar seu horário e trabalho. Você podever seus compromissos, suas tarefas e seus lembretes em diversos formatos, lê-losno Calendário, gravá-los e imprimi-los em vários formatos. Também podeutilizar o recurso Proxy com o Calendário para gerenciar os horários de outrosusuários ou recursos.

Vários tipos de telas de calendário e impressões estão disponíveis para que vocêescolha o mais adequado às suas necessidades. Consulte Imprimir o Horário maisadiante nesta seção.

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O GroupWise fornece três estruturas de Calendário organizacionais comvariações para ver compromissos, tarefas e lembretes. Esses métodos convenientesde ver os itens agendados o ajudam a organizar e a se concentrar nas informaçõesmais importantes para você.

Pasta CalendárioVocê pode encontrar todos os itens agendados do GroupWise nesse local semabrir uma janela separada. O Calendário mostra as telas em guias para que vocêpossa alternar facilmente de uma tela de calendário para outra. Você podeadicionar mais guias ao Calendário e configurá-las da maneira desejada. A telamostrada quando você sair do Calendário aparecerá quando você abrir a pastaCalendário novamente.

1 Clique em na Lista de Pastas.

Ver o Calendário

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Dicas

� i� Você pode utilizar Tela Gráfica para mostrar a duração de um compromissoem períodos e visualizar o uso do tempo em seu horário.Ou utilizar Tela de Texto para compreender melhor a seqüência deseus compromissos.

� i� Os intervalos de tempo na Lista de Compromissos podem ser ajustados dedez minutos até duas horas, dependendo do nível de detalhe que você desejapara sua lista.

� i� Se você monitorar o seu andamento anual por números da semana, poderámostrá-los no Calendário.

� i� Você pode definir o seu horário de trabalho para mostrar apenas suas horasúteis no Calendário.

� i� Utilizando Mostrar Compromisso Como, você poderá mostrar níveis dedisponibilidade para os compromissos na Procura e no Calendário.

Tela de CalendárioVocê pode ver o seu horário no formato de dia, semana, mês, ano, lista de tarefas,planejador de projeto, multiusuário ou especializado. Por exemplo, a tela de mêspermite que você veja um horário mensal, enquanto que, na tela multiusuários,você pode ver, comparar e até mesmo gerenciar os horários de vários usuários ourecursos a cujos Calendários você possui direitos de Proxy. Consulte Mudar aTela de Calendário mais adiante nesta seção. Você também pode especificar umatela de calendário default diferente em Opções. Consulte Definir Opções para oGroupWise em Personalizar o GroupWise. Além das telas fornecidas, oadministrador do sistema pode criar telas de calendário personalizadas para vocêcom o View Designer do GroupWise, que é encontrado no GroupWise SoftwareDeveloper’s Kit.


1 Clique em Janela� Calendário para abrir uma janela separada mostrandouma tela de calendário.

ou

Clique em na barra de ferramentas.

Como CalendárioEsse método de ver o Calendário será útil se você armazenar todos os seuscompromissos ou outros itens relativos a um projeto ou cliente específico emuma pasta e desejar ver o seu horário apenas para esse projeto.

1 Clique em uma pasta de projeto na Lista de Pastas.

2 Clique em Ver� Como Calendário para mostrar todos os itens agendadosaceitos que estão gravados nessa pasta.

Ícones que Aparecem ao Lado dos Itens do CalendárioOs ícones que aparecem no calendário fornecem informações adicionais sobre ositens.

Ícone Descrição

Acerta um alarme para o item.

Compromisso, lembrete ou tarefa de grupo.

O item é marcado como particular.


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ou

Clique em Janela� Calendário.

2 Clique duas vezes no item que você deseja ler.

Dicas

� i� Em todas as telas, exceto a tela Ano, você pode posicionar o ponteiro domouse sobre a maioria dos itens para ver informações, como Assunto,Horário, Local e Para. Você também pode clicar duas vezes em um itempara lê-lo.

� i� Para fechar um item que você abriu no Calendário, clique no quadro defechamento.

� i� Você pode mudar a tela de calendário para um formato diferente, comosemana, ano e assim por diante. Na pasta Calendário, clique na guiacorrespondente ou consulte Mudar a Tela de Calendário mais adiante nestaseção.

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ou


2 Clique no item que você deseja gravar� clique em Arquivo� GravarComo.

3 No quadro Gravar arquivo como, digite um nome de arquivo para o item.

4 Para gravar o item em um diretório diferente do mostrado no quadroDiretório Atual, clique em Procurar� clique em um drive� clique em umapasta� OK.

5 Se você desejar que o GroupWise o avise antes de substituir um arquivoexistente com o mesmo nome, selecione o quadro de seleção Reportarconflitos de nomes de arquivo.

Ler um Item noCalendário

Gravar um Item noCalendário


6 Clique em Gravar� Fechar.

Dicas

� i� Quando você grava um item do Calendário, o GroupWise fornece um nomede arquivo utilizando a linha de assunto com a extensão .MLM. Você podeutilizar esse nome ou digitar outro nome de arquivo no quadro Gravararquivo como.

� i� Para gravar itens, você também pode clicar o botão direito do mouse noitem� clique em Gravar Como para abrir o quadro de diálogo Gravar.

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A tela Multiusuários permite que você veja os horários de várias pessoas ourecursos lado a lado. Isso é útil para gerenciar e monitorar quem está em quelocal. Por exemplo, você pode utilizar a tela Multiusuários para saberrapidamente se alguma das salas de reunião da empresa está livre para umareunião de última hora.

Você deve ter os direitos de Proxy apropriados para cada usuário ou recurso paraincluí-lo em uma tela multiusuários. Por exemplo, se não tiver direitos Ler paracompromissos, você não poderá ver o horário de outra pessoa na telaMultiusuários.

As telas multiusuários são controladas por uma Lista de Multiusuários. Porexemplo, se criar e utilizar uma lista com os usuários Alice, Bete e Caio, você veráo horário dessas pessoas nas colunas da tela Multiusuários. A coluna da esquerdamostrará o horário da primeira pessoa da lista (Alice), a coluna seguinte mostraráo horário do segundo usuário listado (Bete) e assim por diante. Você pode criarvárias telas multiusuários, cada uma com sua própria Lista de Multiusuários, paraos diversos grupos de usuários ou recursos que gerencia. Essas listas podem sereditadas, e os horários dos usuários contidos na lista podem ser selecionados oudesselecionados, dependendo do horário que você precisa ver.


Ver os Horários deVários Usuários


2 Clique na guia Multiusuários.

ou

Se tiver criado várias telas multiusuários, clique na guia da tela multiusuáriosque você deseja mostrar e, em seguida, pule para a etapa 4.

3 Clique em � selecione os quadros de seleção pelos nomes dos usuárioscujos horários você deseja ver� clique em OK.

4 Veja os horários dos usuários. Para ver um dia diferente, clique em Ir paraDia� especifique a data� clique em OK.

Dicas

� i� Se tiver os direitos de Proxy apropriados, você poderá agendar umcompromisso clicando e arrastando do horário do compromisso até osusuários que deseja incluir no mesmo.

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Utilize Imprimir para imprimir um ou mais itens do Calendário e quaisqueranexos. Você também pode imprimir um item que esteja lendo ou criando nomomento. Configure sua impressora utilizando o Painel de Controle deImpressoras do Windows.

Utilize Imprimir Calendário para imprimir compromissos, tarefas e lembretes emdiferentes formatos e em diversos tamanhos de página. Por exemplo, você poderiaimprimir um calendário diário com todos os seus compromissos ou umcalendário semanal com todos os seus compromissos e tarefas.

Imprimir Calendário fornece várias categorias de formato de impressão decalendário que variam de acordo com o que você deseja realizar. Essas categoriassão chamadas tipos de calendário. Se você não encontrar um formato deimpressão do calendário que lhe satisfaça, tente um tipo diferente de calendário

Imprimir Itens doCalendário


para um novo grupo de formatos. A seguir são apresentadas descrições dos tiposde calendário disponíveis.

Franklin QuestEsses formatos gráficos de calendário correspondem às páginas da AgendaFranklin®. Eles são ideais para quem deseja coordenar sua Agenda Franklin com oCalendário do GroupWise ou segue a metodologia organizacional FranklinCovey. Você pode coordenar a Agenda Franklin com o Calendário doGroupWise de duas maneiras. Você pode imprimir seu horário em um papel embranco em diversos formatos e tamanhos que podem ser ajustados para caber naagenda ou imprimir seu horário do GroupWise nas páginas pré-impressas queacompanham a agenda.

GroupWiseEsses formatos gráficos de calendário permitem um overflow de texto maiscompleto do que os formatos Franklin Covey e mostram a duração doscompromissos graficamente. Por exemplo, a Lista de Tarefas permite que vocêimprima sua Lista de Tarefas sem conexão com um dia específico bem comotarefas completadas.

MultiusuárioEsse formato de calendário em várias colunas permite que você imprima oshorários de vários usuários lado a lado em uma página. Você precisa ter direitosde Proxy para cada usuário ou recurso que incluir na agenda.

TextoEsse formato textual fornece todas as informações disponíveis sem truncamento,pode ser impresso em um arquivo e é útil para impressoras de baixo custo.

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2 Clique em um tipo de calendário na lista drop-down Tipo do calendário.

Imprimir o Horário

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3 Clique em uma opção na lista drop-down Tamanho do calendário. Asopções disponíveis dependem do tipo de calendário selecionado.

4 Clique em uma opção na lista drop-down Estilo do papel. As opçõesdisponíveis dependem de sua impressora.

5 Clique em um tipo de layout de página na lista drop-down Layout dapágina. Você pode ver a aparência do calendário no quadro Ver à direita. Sevocê não encontrar um layout de página que lhe satisfaça, selecione um tipodiferente de calendário para ver outros layouts de página.

6 Especifique a primeira data que você deseja imprimir no quadro Data deinício.

7 Especifique o número de dias a ser impresso no quadro Número dedias/semanas/meses. (O nome desse quadro varia de acordo com o layout depágina selecionado.)

8 Clique na guia Formato� digite um cabeçalho no quadro Cabeçalho sedesejar que apareça um título na página� selecione quaisquer opções deRodapé ou Tela.

9 Clique na guia de opções Tipo de Calendário.� especifique as opçõesdesejadas. (O nome da guia e as opções disponíveis variam de acordo com otipo de calendário selecionado.)

10 Clique em Configuração de Impressoras� selecione uma impressora nalista drop-down Nome.

11 Se você estiver imprimindo em formulários pré-impressos que serãoalimentados manualmente na impressora em de vez em uma bandeja depapel, clique em Propriedades� Alimentação Manual na lista drop-downOrigem do Papel.

12 Clique em OK duas vezes� Imprimir.


Dicas

� i� Clique no botão Visualizar para ver a aparência do horário com as opçõesselecionadas.

� i� Se você estiver agindo como proxy e imprimindo os horários de váriosusuários, selecione Nome na guia Formato para imprimir o nome decada usuário em seu respectivo horário no rodapé, de modo que possaidentificá-los na impressora.

� i� Para incluir os números da semana na impressão, selecione Números daSemana na guia Formato.

� i� Se você atualizar e reimprimir freqüentemente o seu horário, selecione Datae Horário Atuais na guia Formato antes de imprimir, de modoque possa sempre saber qual é a impressão mais recente.

� i� Você pode substituir as definições automáticas de tamanho de papel. Porexemplo, você pode imprimir um estilo de Agenda de Bolso Franklin naorientação paisagem no papel da impressora, em vez de na orientação retratonormal. Ou, ainda, imprimir em um tipo específico de papel emuma determinada bandeja da impressora. Quando você muda o tamanhodo papel da impressora, não afeta o tamanho de calendário selecionado naconfiguração do Calendário. Para mudar o tamanho do papel utilizado pelaimpressora, clique em Configuração de Impressoras� Propriedades�clique na guia Papel� selecione um tamanho de papel.

� i� Você pode substituir as definições automáticas de diferença de margem naguia Opções da Agenda Franklin Quest. Pequenas variações no corte dopapel podem tornar necessário ajustes da margem no caso de algunsformulários pré-impressos para que o texto se encaixe dentro das linhas. Paraajustar a diferença de margem verticalmente, especifique o númerode unidades para deslocar o texto a partir da margem superior no quadroDo Topo. Para ajustar a diferença de margem horizontalmente, especifiqueo número de unidades para deslocar o texto a partir da margem esquerda noquadro Da Esquerda. A diferença de margem aparece na cópia impressa,mas não na visualização da impressão.


na opção.


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2 Verifique se o GroupWise está selecionado na lista drop-down Tipo docalendário.

3 Clique em uma opção na lista drop-down Tamanho do calendário.

4 Clique em um layout de página na lista drop-down Layout da página.

5 Se estiver imprimindo o layout de um compromisso, especifique a primeiradata que você deseja imprimir no quadro Data de início; em seguida,especifique o número de dias ou semanas a ser impresso no quadro Númerode dias/semanas. (O nome desse quadro varia de acordo com o layout depágina selecionado.)

6 Clique na guia Formato� digite um cabeçalho na guia Cabeçalho se vocêdesejar que apareça um título na página� selecione quaisquer opções deRodapé ou Tela.

7 Clique na guia Opções do GroupWise� selecione as opções desejadas.


Imprimir uma Lista deCompromissos, Tarefasou Lembretes


9 Clique em Imprimir.

Dicas

� i� Se o seu serviço estiver focado em uma tarefa, utilize um layout de página daLista de Tarefas para imprimir uma lista de suas tarefas atuais ou de suastarefas atuais e completadas, independente do dia. As tarefas são ordenadaspela data de término.

� i� Se você gerenciar mais do que apenas alguns lembretes, utilize um layoutde página da Lista de Lembretes para consolidá-los em uma impressãofocada em lembretes.

� i� Você também pode imprimir seus compromissos, suas tarefas e seuslembretes juntos em um horário integrado. Os layouts de página de horáriointegrado incluem a Agenda Diária, Dia em Três Colunas e vários layoutsde página do tipo de calendário Franklin Quest.

� i� Clique no botão Visualizar para ver a aparência do layout da página comas opções selecionadas.

� i� Para incluir os números da semana na impressão de um compromisso oulembrete, selecione Números da Semana na guia Formato.

� i� Se você atualizar e reimprimir freqüentemente sua Lista de Compromissos,Tarefas ou Lembretes, selecione Data e Horário Atuais na guia Formatoantes de imprimir, de modo que você possa sempre saber qual é a impressãodo horário mais recente.


na opção.

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1 Verifique se você possui direitos Ler de proxy às Caixas de Correio de todosos usuários cujos horários você deseja imprimir.

2 Clique em para verificar se todos os usuários cujos horários você desejaimprimir aparecem em sua Lista de Proxy. Se eles não aparecerem, adicione-os.


Imprimir os Horários deVários Usuários


4 Clique em Multiusuário na lista drop-down Tipo do calendário.

5 Clique em uma opção na lista drop-down Tamanho do calendário.

6 Clique em um tipo de layout de página na lista drop-down Layout dapágina. Se pretender incluir mais de dois ou três usuários, vocêprovavelmente desejará selecionar Calendário Diário (Paisagem) para maiorlegibilidade.

7 Especifique a primeira data que você deseja imprimir no quadro Data deinício.

8 Especifique o número de dias que deverá ser impresso no quadro Número deDias.

9 Clique na guia Opções Multiusuários� selecione uma opção de overflowde texto� selecione o conteúdo dos itens a serem incluídos.

10 Especifique o Máximo de proxies por página. Por exemplo, se vocêpretende imprimir os horários de nove usuários, mas deseja apenas trêshorários por página, especifique 3.

11 No quadro Lista de Proxies, selecione os usuários cujos horários você desejaimprimir.



13 Clique em OK� Imprimir.

Dicas

� i� Clique no botão Visualizar para ver a aparência do horário com as opçõesselecionadas.


na opção.

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1 Clique na seta à direita de na barra de ferramentas� clique em umatela.

Dicas

� i� Mude a tela de calendário para ver um calendário anual, um calendáriosemanal, uma tela de planejador de projeto e assim por diante.

� i� Você pode especificar uma tela de Calendário default diferente em Opções.Consulte Definir Opções para o GroupWise em Personalizar o GroupWise.

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1 Clique em Ferramentas� Opções.

2 Clique duas vezes em Data e Horário� clique na guia Calendário.

3 Selecione um dia no quadro de grupo Opções de Mês� clique em OK.

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ou


2 Se a guia Ver mostrada apresentar uma barra de ferramentas Calendário,clique na data nessa barra.

ou

Se a tela mostrada não tiver uma barra de ferramentas, clique em Ver� Irpara Data� especifique uma data� clique em OK.

Mudar a Tela deCalendário

Mudar o Primeiro Dia daSemana no Calendário

Ver uma Data Diferenteno Calendário

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3 Se você desejar retornar à data de hoje, clique em Ver� Ir para Hoje.

ou

Clique em Hoje na barra de ferramentas Calendário.

Dicas

� i� Utilize Ir para Data para ver o horário de um dia que não esteja visível noCalendário.

� i� A opção de ir para uma data diferente não se aplica a algumas telas. Porexemplo, uma tela que mostre apenas uma Lista de Tarefas não estáassociada a uma data específica.


na opção.

Acertar Alarmes para Itens de CalendárioO GroupWise pode tocar um alarme para lembrá-lo de um compromisso queesteja próximo. Você também pode abrir um arquivo ou executar um programaquando o alarme toca. Por exemplo, você pode definir um compromisso parafazer um backup de seus arquivos quando você não está no trabalho e seucomputador está ligado.

Em Opções, especifique um default que acerte automaticamente um alarme todavez que você aceitar um compromisso.

IMPORTANTE: O Notify deve estar aberto ou minimizado para que o alarmetoque.

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1 Na Caixa de Correio ou no Calendário, clique em um compromisso.

2 Clique em Ações� Alarme.

Acertar um Alarme

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3 Especifique quantas horas ou minutos antes do compromisso o alarme deverátocar� clique em Definir.

Dicas

� i� Você também pode clicar o botão direito do mouse no compromisso e, emseguida, clicar em Alarme para acertar um alarme.

� i� Se Alarme estiver em opaco, verifique se o horário do compromisso aindanão passou.

� i� Para remover um alarme que tenha sido acertado para o compromisso,clique no compromisso� Ações� Alarme� Limpar.

� i� Em Opções, você pode acertar um alarme automaticamente toda vez queaceitar um compromisso. Consulte Definir Opções para o GroupWise emPersonalizar o GroupWise.

� i� Você pode especificar um caminho para um aplicativo de modo que eleinicie quando o alarme tocar.

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2 Clique duas vezes em Data e Horário� clique na guia Calendário�verifique se Acertar alarme quando aceito está selecionado.

3 Especifique quantas horas e minutos antes do evento você deseja que oalarme toque.

4 Clique em OK.

Dicas


na opção.

Especificar quantoTempo antes de umEvento o Alarme Toca

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Gerenciar aCaixa de Correioi i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i

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Utilizar a Lista de PastasUtilize pastas para armazenar e organizar itens enviados e recebidos, comocompromissos, lembretes, tarefas, referências de documentos e mensagens decorreio ou recados, em sua Caixa de Correio. As pastas permitem que vocêagrupe todos os itens relacionados a uma determinada tarefa. Uma Lista de Pastastípica do usuário teria a seguinte aparência:

Todas as pastas da Janela Principal são subpastas de sua pasta de usuário. Essapasta representa seu banco de dados do usuário e contém todas as suasinformações do GroupWise®. Na pasta do usuário está a Caixa de Correio, umapasta Itens Enviados, o Calendário, uma pasta Lista de Tarefas, a pastaDocumentos, a pasta Trabalho em Andamento, o Gabinete (que contém todas assuas pastas pessoais) e o Lixo. Você pode organizar os itens nas pastas, movendo-os ou vinculando-os. Quando você move um item para uma pasta, ele é retiradode um local e colocado em outro. Quando você vincula um item a uma pasta, elecontinua a existir em sua pasta original e também aparece na nova pasta. Quandovocê muda um item vinculado, ele também é modificado nas outras pastas.

Você pode definir um conjunto diferente de propriedades para cada pasta de suaLista de Pastas. Essas propriedades incluem as colunas que aparecem na Lista deItens, a ordem e o tamanho das colunas, a ordem de classificação e se os itens sãomostrados por detalhes ou por processo de discussão.

Você pode criar quantas configurações de tela desejar e aplicá-las a quaisquerpastas de sua Lista de Pastas. Por exemplo, você poderia utilizar umaconfiguração de tela para a maioria de suas pastas e configurações de tela especiaispara algumas pastas pessoais.

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Você pode armazenar itens não terminados em uma pasta predefinida chamadaTrabalho em Andamento. Consulte Gravar Itens na Caixa de Correio emGerenciar a Caixa de Correio. Você pode armazenar todos os seus documentos napasta Documentos. Consulte Organizar Documentos em Criar e Trabalhar comDocumentos. Você também pode tornar as pastas públicas, compartilhando-as.Consulte Utilizar Pastas Compartilhadas em Gerenciar a Caixa de Correio.

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1 Na Janela Principal, clique o botão direito do mouse na pasta que você desejarenomear� clique em Renomear.

2 Digite um novo nome para a pasta.

Dicas

� i� Você não pode renomear as pastas Calendário, Gabinete, Documentos,Caixa de Correio, Trabalho em Andamento nem Lixo.

�

1 Clique o botão direito do mouse na pasta que você deseja apagar� clique emApagar.

2 Clique em Itens Apenas ou Pastas(s) e Itens� OK.

Dicas

� i� Você não pode apagar as pastas Calendário, Gabinete, Documentos, Caixade Correio, Trabalho em Andamento nem Lixo.

� i� Para apagar uma pasta compartilhada com você, clique o botão direito domouse na pasta� clique em Apagar� Sim.

�

1 Na Lista de Pastas, clique em Arquivo� Novo� Pasta.

2 Verifique se a sua Pasta Pessoal está selecionada� clique em Próximo.

3 Digite o nome e a descrição para a nova pasta.

4 Clique em Acima, Abaixo, Direita ou Esquerda para posicionar a pasta nolocal desejado da Lista de Pastas� clique em Próximo.

5 Especifique as configurações de tela para a pasta� clique em Terminar.

Dicas

� i� Se você criar uma pasta e, em seguida, decidir mudá-la de posição, arraste-apara uma nova posição na Lista de Pastas.

Renomear Pastas

Apagar Pastas

Criar uma Pasta Pessoal

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2 Clique em Pasta Compartilhada� Próximo.

3 Digite um nome e uma descrição para a nova pasta.

4 Clique em Acima, Abaixo, Direita ou Esquerda para posicionar a pasta nolocal desejado da Lista de Pastas� clique em Próximo.

5 Especifique as configurações de tela para a pasta� clique em Próximo.

6 No quadro Nome, comece a digitar o nome do usuário.

7 Quando o nome do usuário aparecer no quadro, clique em AdicionarUsuário para movê-lo para a Lista de Compartilhamento.

8 Clique no nome do usuário na Lista de Compartilhamento.

9 Selecione as opções de acesso desejadas para o usuário.

10 Repita as etapas 6-9 para cada usuário com o qual você deseja compartilhar apasta.

11 Quando você terminar, clique em Terminar.

�

1 Arraste um item da Lista de Itens para a pasta desejada.

Dicas

� i� Para remover todos os vínculos de um item ao movê-lo, mantenhapressionada a tecla Alt enquanto você o arrasta para uma pasta. O item seráremovido de todas as pastas às quais estava vinculado anteriormente e serácolocado em apenas uma pasta.

� i� Para vincular um item a outra pasta e deixar uma cópia na pasta original,mantenha pressionada a tecla Ctrl enquanto você o arrasta para outra pasta.

Criar uma PastaCompartilhada

Mover um Item paraoutra Pasta

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1 Clique em um item na Caixa de Correio.

2 Clique em Editar� Mover/Vincular a Pastas.

3 Selecione o quadro de seleção ao lado de cada pasta em que você desejacolocar o item.

4 Clique em Vínculo.

Dicas

� i� Se você apagar o item original, as cópias permanecerão em suas outraspastas.

� i� Clique em Apagar Vínculos Antigos para apagar um item de todas aspastas às quais ele estava vinculado anteriormente e movê-lo para uma novapasta.

� i� Na Janela Principal, mantenha pressionada a tecla Alt enquanto você arrastao item para uma pasta de modo a movê-lo para a mesma. O item seráremovido de todas as pastas às quais estava vinculado anteriormente e serácolocado em apenas uma pasta.

� i� Na Janela Principal, mantenha pressionada a tecla Ctrl enquanto arrasta oitem para uma pasta para vinculá-lo à mesma.

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2 Clique em Pasta Resultados da Procura� Pasta Resultados da ProcuraPredefinida� clique em Itens Enviados� Avançar.

3 Clique em Acima, Abaixo, Direita ou Esquerda para posicionar a pasta nolocal desejado da Lista de Pastas.

4 Clique em Terminar.

Colocar Itens em Maisde uma Pasta

Restaurar a Pasta ItensEnviados

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Utilizar Pastas CompartilhadasVocê pode tornar públicas as pastas pessoais de seu Gabinete, compartilhando-as.Por exemplo, se você desejar ter um local em que todas as pessoas de seudepartamento possam colocar e ver os itens do GroupWise, como mensagens decorreio, documentos etc., você poderá compartilhar uma pasta. Escolha comquem deseja compartilhar a pasta e os direitos que deseja conceder a cada usuário.Em seguida, os usuários poderão publicar mensagens na pasta compartilhada,arrastar itens existentes para a pasta e criar processos de discussão. Em geral, umapasta compartilhada teria o seguinte conteúdo:

Se você utilizar o GroupWise Remoto, as mudanças efetuadas nas pastascompartilhadas serão atualizadas sempre que você se conectar com o sistemamaster do GroupWise. Por exemplo, se você adicionar um item da Caixa deCorreio Remota a uma pasta compartilhada, as pessoas de seu escritório verão oitem nessa pasta somente depois que você discar para o sistema master doGroupWise.

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1 Na Janela Principal, clique o botão direito do mouse na pasta que você desejacompartilhar� clique em Compartilhar.

2 Clique em Compartilhada com.

3 No quadro Nome, comece a digitar o nome de um usuário.

4 Quando o nome do usuário aparecer no quadro, clique em AdicionarUsuário para mover o usuário para a Lista de Compartilhamento.

5 Clique no nome do usuário na Lista de Compartilhamento.

6 Selecione as opções de acesso desejadas para o usuário.

7 Repita as etapas 3-6 para cada usuário com o qual você deseja compartilhar apasta.

8 Clique em OK.

Dicas

� i� Se você quiser que a pasta tenha uma função específica, crie uma novaconfiguração de tela. Por exemplo, se a pasta destinar-se a discussõescompartilhadas, crie uma configuração que veja os itens por processo deresposta e contenha tanto os itens enviados como os recebidos. Clique obotão direito do mouse na pasta� clique em Propriedades� Tela.

Compartilhar uma PastaExistente com outrosUsuários do GroupWise

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�

1 Clique na pasta compartilhada em sua Lista de Pastas para abri-la.

2 Clique em Arquivo� Novo� Discussão.


4 Digite sua mensagem.


Dicas

� i� Para responder a um item existente em uma pasta compartilhada, abra oitem� clique em Responder� selecione uma opção de resposta� clique

em OK.

� i� Você pode anexar arquivos a tópicos compartilhados de modo que outrosusuários possam acessar esses arquivos facilmente. Consulte Anexar Arquivosem Trabalhar com Itens da Caixa de Correio.

Executar o NotifyO Notify o alerta quando há novos itens em sua Caixa de Correio, quando ositens que você enviou são abertos ou quando você tem um compromisso que estápróximo. Ele pode alertá-lo de quatro maneiras: através de um som, um quadrode diálogo, um pequeno ícone ou disparando um aplicativo. Cada método édescrito na tabela a seguir:

Método do Notify DescriçãoÍcone do Notify naBarra de Tarefas doWindows

Um envelope aparece sobre o globoquando você recebe um novo item ouum alarme. Se o ícone do Notify nãoaparecer na barra de tarefas, o Notifynão estará em execução.

Som do Notify O Notify emite um bipe do sistemaou executa um arquivo de somquando você recebe um item. Quandovocê recebe um alarme, o som tocauma vez a cada cinco minutos até quevocê limpe o alarme da Lista deNotificações.

Publicar uma Mensagemem uma PastaCompartilhada

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Lista deNotificações

A Lista de Notificações é um quadro dediálogo que lista todos os itens novos enão abertos e os alarmes recebidos.Você pode deixá-la aberta em seudesktop ou abri-la a partir do ícone doNotify quando desejar vê-la.

Quadro de Diálogodo Notify

O quadro de diálogo do Notify éaberto sobre qualquer aplicativo quevocê esteja utilizando quando recebeum novo item ou alarme.

Você poderá receber alarmes e notificações destinados a outro usuário se omesmo lhe conceder esses direitos na Lista de Acesso. Consulte Conceder Acesso aoutras Pessoas à Caixa de Correio em Gerenciar a Caixa de Correio.

O Notify é instalado na mesma pasta que o GroupWise quando você executa aConfiguração do GroupWise. Ele é executado minimizado em backgroundenquanto você executa outros programas. Quando o Notify está em execução, o

ícone de globo aparece na barra de tarefas do Windows®.

�

1 Clique em Iniciar na barra de tarefas do Windows� Programas�GroupWise 5� Notify do GroupWise.

Dicas

� i� Para tornar o acesso mais fácil, crie um atalho para o Notify no dodesktop do Windows.

�

1 Quando o quadro de diálogo do Notify aparecer, clique em Ler.

Dicas

� i� Se o quadro de diálogo do Notify não aparecer quando você receber uma

notificação, clique o botão direito do mouse em na barra de tarefas doWindows� clique em Ler Correio.

Iniciar o Notify

Ler um Item no Notify


�

1 Clique o botão direito do mouse em na barra de tarefas do Windows.(O Notify deve estar em execução.)

2 Clique em Opções� clique na guia Notificar.

3 Verifique se Mostrar Quadro de Diálogo está selecionado para os tipos deitem e prioridades desejados.

�

1 Verifique se o Notify está em execução.

2 Clique o botão direito do mouse em na barra de tarefas do Windows�clique em Sair.

�


2 Clique o botão direito do mouse em na barra de tarefas do Windows�clique em Opções.

3 Digite o número de minutos em Verificar Mensagens a Cada.

�



3 Clique na guia Status de Retorno.

4 Desselecione Usar as Mesmas Configurações para Todos os Tipos.

5 Clique na lista drop-down Configurações Para� clique no tipo de itempara o qual você deseja fazer seleções.

6 Clique em como você deseja ser notificado sobre as diferentes mudanças destatus desse tipo de item.

Dicas

� i� Deixe Usar as Mesmas Configurações para Todos os Tipos selecionadose você desejar ser notificado da mesma forma para todos os tipos de item.

Mostrar o Quadro deDiálogo do NotifyQuando você Recebeuma Notificação

Desativar a Notificação

Definir a Freqüênciacom que o NotifyVerifica Novos Itens

Definir como vocêDeseja Ser Notificadoquando o Status dasMensagens EnviadasMuda

100��([HFXWDU�R�1RWLI\

�



3 Clique na guia Notificar.

4 Desselecione Usar as Mesmas Configurações para Todos os Tipos.

5 Clique na lista drop-down Configurações Para e, em seguida, clique no tipode item para o qual você deseja fazer seleções.

6 Clique em como você deseja ser notificado sobre os diferentes níveis deprioridade desse tipo de item.

Dicas

� i� Deixe Usar as Mesmas Configurações para Todos os Tipos selecionadose você desejar ser notificado da mesma forma para todosos tipos de item.

�

Ao iniciar o GroupWise, você já está associado ao Notify. Para associar-se ànotificação de outra pessoa,

1 Na Janela Principal, clique em Ferramentas� Opções.

2 Clique duas vezes em Segurança� clique na guia Notificar.

3 Digite o nome de um usuário do qual você seja proxy.

4 Clique em Adicionar Usuário.

5 Clique no nome do usuário na Lista de notificações.

Definir como vocêDeseja Ser Notificadode Itens na Caixa deCorreio

Ser Notificado deMensagens de outrasPessoas


6 Verifique se Associar a notificações e Associar a alarmes estão selecionados.

7 Clique em OK.

Dicas

� i� O Notify deverá estar em execução para que você receba a notificação dealarmes, itens recebidos ou mudanças no status de retorno de itens enviados.

� i� Você poderá receber a notificação de outra pessoa apenas se ela lhe tiverconcedido direitos de proxy, além de direitos apropriados em sua Lista deAcesso. Consulte Conceder Acesso a outras Pessoas à Caixa de Correio emGerenciar a Caixa de Correio.

� i� Você não pode receber notificação de pessoas que não estejam em suaagência postal.

102��$UPD]HQDU�RV�,WHQV�QD�&DL[D�GH�&RUUHLR

Armazenar os Itens na Caixa de CorreioUtilize Armazenar para gravar mensagens de correio ou recados, compromissos,lembretes ou tarefas em um banco de dados designado em um drive local. Oarmazenamento de itens economiza espaço na rede e ajuda a manter sua Caixa deCorreio organizada. Por exemplo, se houver itens importantes na Caixa deCorreio que não sejam relevantes no momento para o seu trabalho, você poderáarmazená-los. Você poderá ver os itens armazenados sempre que precisar.Também poderá recuperar qualquer item armazenado. Após armazenar um itemenviado, você não poderá monitorar o status do mesmo. Armazenar não estádisponível no Remoto.

Armazenar e PastasQuando você move um item para uma pasta, ele não é armazenado. Os itens daspastas ainda são afetados pelas opções de Limpeza especificadas em Opções deAmbiente.

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1 Se você ainda não tiver feito isso, especifique o caminho de armazenamentoem Local do Arquivo no quadro de diálogo Ambiente. Consulte DefinirOpções para o GroupWise em Personalizar o GroupWise.

2 Selecione os itens da Caixa de Correio que você deseja armazenar.

3 Clique em Ações� Armazenar.

Dicas

� i� Após armazenar um item enviado, você não poderá monitorar o status domesmo.

�

1 Na Janela Principal, clique em Arquivo� Abrir Arquivo Reserva.

�

1 Clique em Arquivo� Abrir Arquivo Reserva.

2 Clique no item que você deseja recuperar� Ações� Armazenar.

3 Clique em Arquivo� Abrir Arquivo Reserva para retornar à JanelaPrincipal.

Dicas

� i� As mensagens recuperadas são devolvidas à pasta de onde foramarmazenadas. Se a pasta tiver sido apagada, o GroupWise criará uma novapasta.

Armazenar um Item naCaixa de Correio

Ver os ItensArmazenados

Recuperar Itens

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�


2 Clique duas vezes em Ambiente� clique na guia Limpeza.

3 Selecione Auto-armazenar após para o tipo de item desejado.

4 Especifique quantos dias após o item ser entregue ou completado você desejaque ele seja armazenado.

5 Clique em OK.

Armazenar ItensAutomaticamente

104��,PSULPLU�,WHQV�QD�&DL[D�GH�&RUUHLR

Imprimir Itens na Caixa de CorreioUtilize Imprimir para imprimir um ou mais itens da Caixa de Correio ou doCalendário e quaisquer anexos. Você também pode imprimir um item que estejalendo ou criando no momento. Configure sua impressora utilizando o Painel deControle de Impressoras do Windows.

Você poderá imprimir um arquivo anexado no aplicativo em que ele foi criado, setiver acesso a esse aplicativo. Ou poderá imprimir um arquivo anexado noGroupWise. A impressão no GroupWise poderá economizar tempo, já que não épreciso abrir outro aplicativo; entretanto, é possível que o arquivo anexado sejaimpresso com uma formatação um pouco diferente.

Utilize Imprimir Calendário para imprimir seu horário, incluindo compromissos,tarefas e lembretes, em diferentes formatos e em diversos tamanhos de página.Por exemplo, você poderia imprimir um calendário diário com todos os seuscompromissos ou um calendário semanal com todos os compromissos e tarefas.Consulte Utilizar o Calendário Diário em Utilizar o Calendário.

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1 Na Lista de Itens da Caixa de Correio, clique ou abra o item que você desejaimprimir. Ctrl+clique para selecionar vários itens.

2 Clique em Arquivo� Imprimir.

3 Clique nos itens que você deseja imprimir.


Dicas

� i� Você pode imprimir anexos no GroupWise. Você também pode imprimiranexos no aplicativo associado.

Imprimir Itens doGroupWise

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�

1 Abra ou clique no item que contém o arquivo anexado.


3 Clique no arquivo anexado que você deseja imprimir.

Ctrl+clique em outros arquivos para imprimir mais de um anexo.


�

1 Abra ou clique no item que contém o arquivo anexado.


3 Clique no arquivo anexado que você deseja imprimir.

Ctrl+clique em outros arquivos para imprimir mais de um anexo.

4 Clique em Imprimir Anexo com Aplicativo Associado� Imprimir.

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1 Clique o botão direito do mouse em um item� clique em Propriedades.

2 Clique o botão direito do mouse na janela Propriedades� clique emImprimir.

As informações são enviadas imediatamente para a impressora.

Imprimir um ArquivoAnexado no GroupWise

Imprimir um ArquivoAnexado em outroAplicativo

Imprimir Informações deStatus sobre um Item

106��&ULDU�5HJUDV

Criar RegrasUtilize Regras para definir um conjunto de condições e ações a serem executadasquando um item atende a essas condições. Você pode especificar ações, comomover itens para pastas, encaminhar e responder a itens e muito mais. As regraspodem ajudá-lo a organizar a Caixa de Correio, automatizá-la quando vocêestiver fora ou apagar itens não desejados.

Ao criar uma regra, você precisa:

x� Dar um nome à regra.

x� Selecionar um evento. O evento é o elemento iniciador da regra.

x� Selecionar os tipos de item que serão afetados pela regra.

x� Adicionar uma ação. A ação é o que você deseja que a regra faça quandoé iniciada.

x� Gravar a regra.

Você pode especificar muito mais opções para limitar os itens afetados por umaregra. Por exemplo, você pode aplicar uma regra apenas a compromissos aceitos,a itens com uma determinada palavra no quadro Assunto ou a itens com altaprioridade.

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Cada regra deve ter uma ação a ela designada. A ação é o que a regra faz quandoos seus critérios são atendidos. Por exemplo, se você tiver sido redesignado paraum novo projeto, poderá criar uma regra que encaminhe cada novo itemrelacionado ao antigo projeto a seu substituto. A lista a seguir explica cada açãode uma regra.

Ação ResultadoEnviar Correio Envia uma mensagem de correio preparada aos

destinatários especificados quando as condiçõesda regra são atendidas. Por exemplo, suponhaque você precise informar seu chefe toda vez querecebe um relatório mensal de outro grupo depessoas. Talvez ele não deseje ver o relatório,mas simplesmente precise saber que você orecebeu.

Encaminhar Encaminha os itens para um ou mais usuáriosquando as condições da regra são atendidas. Porexemplo, suponha que um colega de trabalhotenha concordado em manipular suacorrespondência enquanto você está fora do

Designar Açõesde Regras

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escritório. Você decidirá os tipos de itemrecebidos que ele manipulará e criará uma regrapara encaminhar esses itens.

Delegar Delega um compromisso, lembrete ou tarefapara outro usuário quando as condições da regrasão atendidas. Por exemplo, suponha quealguém concorde em assumir o seu lugarenquanto você está fora do escritório. Sua regrapode delegar compromissos, tarefas ou lembretespara essa pessoa. O remetente original poderásaber para quem você delegou o item na janelaPropriedades.

Responder Envia uma resposta preparada ao remetentequando as condições da regra são atendidas. Porexemplo, se você precisar se ausentar doescritório por vários dias, sua regra poderá enviaruma resposta aos remetentes dos itens recebidosindicando onde você está, quando retornará equem contactar em casos urgentes.Ao enviar respostas automáticas, você deveráresponder apenas a itens de alta prioridade e aitens aos quais o remetente solicitou umaresposta. Dessa maneira, suas respostas não serãoenviadas aos grupos da lista de correio nem aocorreio da empresa.

Aceitar Aceita um compromisso, lembrete ou tarefaquando as condições da regra são atendidas. Porexemplo, sua regra poderia aceitar todos oscompromissos de uma determinada pessoa.

Apagar/Recusar

Apaga ou recusa qualquer item quando ascondições da regra são atendidas. Por exemplo,sua regra poderá recusar qualquer compromissoagendado para um determinado dia da semanase você nunca estiver disponível para reuniõesnesse dia.

Esvaziar Item Apaga os itens do Lixo quando as condições daregra são atendidas. Os itens não poderão serrecuperados após serem retirados do Lixo.

Colocar naPasta

Move os itens para uma pasta quando ascondições da regra são atendidas. Por exemplo,você poderá mover todos os itens quecontenham uma determinada palavra no quadroAssunto para uma pasta comum.


Vincular àPasta

Vincula os itens a uma ou mais pastasquando as condições da regra são atendidas.Ao vincular um item a uma pasta, você podevê-lo em mais de uma pasta. Por exemplo, sevocê tiver um item relacionado a Marketinge ao Pessoal, poderá colocá-lo na pastaMarketing e, em seguida, vinculá-lo à pastaPessoal. Você poderá então abri-lo emqualquer uma das pastas.

MarcarParticular

Marca todos os itens que atendem àscondições da regra como particulares.Quando um item é marcado comoparticular, você pode restringir o acesso deseus proxies a ele.

MarcarLido

Marca todos os itens que atendem àscondições da regra como se tivessem sidolidos. Por exemplo, suponha que você estejaexaminando um processo de resposta emuma pasta compartilhada. Se você nãoquisesse mais seguir o processo, sua regrapoderia marcar todos os itens do processocomo lidos de forma que eles não fossemordenados no alto da Lista de Itens.

Armazenar Armazena os itens quando as condições daregra são atendidas. Por exemplo, sua regrapoderia armazenar todos os itensrelacionados a um determinado assunto.

MarcarNão Lido

Marca todos os itens que atendem àscondições da regra como se não tivessem sidolidos. Geralmente você clicará em Ações�Ler Mais Tarde para marcar um item comonão lido. Uma ação de regra também estarádisponível se você desejar automatizar esseprocesso ou aplicar o status não lido a váriositens de uma só vez. InterromperProcessamento da Regra impede que outrasregras ajam sobre os itens que atendem àscondições da regra. Lembre-se de que asregras são executadas na ordem em que sãolistadas no quadro de diálogo Regras. Sehouver outras regras que normalmenteafetem esses itens, essa ação impedirá que elassejam executadas.


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Um evento é o iniciador que ativa a regra. Os diferentes tipos de eventos sãoexplicados abaixo.

Evento ResultadoNovo Item A regra é iniciada quando um novo item é

colocado em sua Caixa de Correio doGroupWise. Quando você clica emRecebido, apenas os itens recebidos iniciam aregra. Quando você clica em Enviado, apenasos itens enviados iniciam a regra. Quandovocê clica em Publicado, a regra é iniciadatoda vez que você cria um compromisso,lembrete ou tarefa publicada. Quando vocêclica em Rascunho, apenas os itens marcadoscomo não terminados ou rascunho iniciam aregra.

ItemArquivado

A regra é iniciada quando um item é colocadoem uma pasta específica. Se você nãoespecificar uma pasta, a regra será iniciadaquando um item for movido para qualquerpasta.

Abrir Pasta A regra é iniciada quando você abre umapasta específica. Se você não especificar umapasta, a regra será iniciada quando você abrirqualquer pasta.

Fechar Pasta A regra será iniciada quando você fechar umapasta específica. Se você não especificar umapasta, a regra será iniciada quando vocêfechar qualquer pasta.

Iniciar A regra será iniciada quando você iniciar oGroupWise.

Sair A regra será iniciada quando você sair doGroupWise.

Ativadopelo Usuário

Você só poderá iniciar a regra manualmente,selecionando-a no quadro de diálogo Regrase, em seguida, clicando em Rodar.

Selecionar Eventos queIniciam uma Regra


�

1 Clique em Ferramentas� Regras� Nova

2 Digite um nome no quadro Regra.

3 Clique na lista pop-up Quando o evento é� clique em um evento parainiciar a regra.

4 Se você tiver clicado em Novo Item, Iniciar, Sair ou Usuário Ativado,clique em uma ou mais origens do item. Por exemplo, clique em Recebido ePublicado.

ou

Se você tiver clicado em Item Arquivado, Abrir Pasta ou Fechar Pasta,clique no ícone da pasta� uma pasta� OK para mostrar o nome da mesma.

5 Clique em um ou mais tipos de item sobre os quais a regra deverá agir na listaTipos de Item.

6 Se você desejar restringir ainda mais os itens afetados pela regra, clique emDefinir Condições� clique nas opções apropriadas� OK.

7 Clique em Adicionar Ação� clique na ação que você deseja que a regraexecute.

Algumas ações, como Enviar Correio e Responder, exigem que você preenchainformações adicionais.

Criar uma Regra


8 Clique em Gravar.

Dicas

� i� Se Gravar estiver em opaco, talvez você tenha esquecido de digitar o nomede uma regra ou adicionar uma ação.

�

1 Clique em Ferramentas� Regras.

2 Clique na regra que você deseja copiar� Copiar.

3 Digite o nome da nova regra.

4 Faça as mudanças apropriadas na regra.

5 Clique em Gravar.

�


2 Clique na regra que você deseja editar� Editar.

3 Faça as mudanças apropriadas na regra.

4 Clique em Gravar.

�


2 Clique na regra que você deseja apagar� Apagar.

3 Clique em Sim.

�

Utilize Definir Condições para limitar ainda mais os itens afetados por umaregra. Por exemplo, você pode especificar que deseja que a regra afete oscompromissos que foram aceitos ou as mensagens de correio que contêm certaspalavras na linha Assunto, além de várias outras possibilidades.

1 No quadro de diálogo Novo ou Editar Regras, clique em Definir Condições.

2 Clique na primeira lista drop-down� clique em um campo.

3 Clique na lista drop-down de operadores� clique em um operador.

Copiar uma Regra paraCriar uma Nova Regra

Editar uma Regra

Apagar uma Regra

Limitar os ItensAfetados por uma Regra


4 Digite os critérios para o filtro.

ou

Se fornecida, clique na lista drop-down� clique em um critério existente.

Se digitar um critério, como o nome de uma pessoa ou um assunto, vocêpoderá incluir caracteres curinga, como um asterisco (*) ou um ponto deinterrogação (?). O texto digitado não faz distinção entre maiúsculas eminúsculas.

5 Clique na última lista drop-down� clique em Fim.

ou

Clique em E ou Ou para limitar ainda mais os itens afetados pela regra.

�

Se você tiver criado uma regra que não deve agir sobre os itens continuamente,execute-a manualmente, conforme necessário. Por exemplo, em vez de ter umaregra que move sempre determinados itens para uma pasta, você poderá desejarque os itens se acumulem na Caixa de Correio e depois sejam movidos de uma sóvez.

1 Clique nos itens ou nas pastas que devem ser afetados pela regra.


3 Clique na regra que você deseja executar manualmente.

4 Clique em Rodar� Fechar.

Dicas

� i� As ações da regra ocorrem depois que você fecha o quadro de diálogoRegras.

Executar uma RegraManualmente


�

Uma regra deve ser habilitada para ser iniciada. Quando uma regra é habilitada,ela é marcada com uma marca de seleção. Quando desabilitada, a regra nãopoderá ser iniciada. Entretanto, ela ainda será listada no quadro de diálogoRegras, de modo que você poderá habilitá-la novamente quando necessário.


2 Clique na regra que você deseja habilitar ou desabilitar.

3 Clique em Habilitar ou Desabilitar.

Esse botão alterna entre Habilitar e Desabilitar.

Dicas

� i� O quadro correspondente a uma regra habilitada contém uma marca deseleção.

� i� Você também pode clicar em um quadro ao lado do nome da regra parahabilitá-la ou desabilitá-la.

Ativar ou Desativaruma Regra

114��&RQFHGHU�$FHVVR�D�RXWUDV�3HVVRDV�j�&DL[D�GH�&RUUHLR

Conceder Acesso a outras Pessoas à Caixa de CorreioO recurso Proxy permite que você gerencie a Caixa de Correio e o Calendário deoutro usuário. Você pode executar várias ações, como ler, aceitar e recusar itensem nome de outro usuário, de acordo com as restrições por ele definidas.

�

Você precisa completar duas etapas para que possa agir como proxy de outrapessoa. Em primeiro lugar, a pessoa para a qual você planeja agir como proxydeve lhe conceder direitos na Lista de Acesso em Opções. Em segundo lugar, vocêdeve adicionar o nome desse usuário à sua Lista de Proxy para que possa acessar asua Caixa de Correio ou o seu Calendário facilmente.

Após completar as duas etapas acima, em sua lista pop-up de Proxy, clique nonome da pessoa para a qual você está agindo como proxy, sempre que precisargerenciar a Caixa de Correio ou o Calendário dela. Você também pode gerenciaros horários dos usuários e os recursos para os quais você possui direitos de proxycom a tela Calendário Multiusuários.

�

Utilize a Lista de Acesso em Opções de Segurança para conceder a outrosusuários direitos de agir como seu proxy. Você pode designar a cada usuáriodireitos diferentes de acesso às informações de seu calendário e de suas mensagens.Se desejar que os usuários vejam informações específicas sobre seus compromissosquando realizarem uma Procura em seu Calendário, conceda-lhes o acesso Leraos compromissos. A tabela a seguir descreve os direitos que você pode concederaos usuários:

Este direito Permite que o seu proxyLer Leia os itens que você recebe.Gravar Crie e envie itens em seu nome.Associar a Alarmes Receba os mesmos alarmes que você.Associar a Notificações Receba uma notificação quando você

recebe itens.ModificarOpções/Regras/Pastas

Mude as opções em sua Caixa deCorreio. O proxy pode editar quaisquerde suas definições de Opções, incluindoo acesso concedido a outros usuários.

Armazenar Itens Armazene e leia os seus itens na pastade armazenamento dele. Se vocêconceder a um proxy direitosArmazenar, os itens armazenados poresse proxy poderão ser armazenados nodisco rígido dessa pessoa e você nãopoderá acessá-los.

Receber Direitosde Proxy

Conceder Direitosde Proxy

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Ler Itens Marcados comoParticular

Leia os itens que você marcou comoParticular. Se você não conceder a umproxy direitos Particular, todos os itensmarcados como Particular em suaCaixa de Correio ficarão ocultos paraesse proxy.

�


2 Clique duas vezes em Segurança� clique na guia Acesso ao Proxy.

3 Para adicionar um usuário à lista, digite o nome no quadro Nome� quandoo nome completo aparecer, clique em Adicionar Usuário.

4 Clique em um usuário na Lista de Acesso.

5 Selecione os direitos que você deseja conceder ao usuário.

6 Repita as etapas 4-5 para designar direitos a cada usuário na Lista de Acesso.

Editar sua Lista deAcesso


7 Clique em OK.

Dicas

� i� Para apagar um usuário da Lista de Acesso, clique no usuário� RemoverUsuário.

� i� Você pode selecionar Acesso Mínimo de Usuário na Lista de Acesso paradesignar um conjunto de direitos default a todos os usuários no Bloco deEndereços. Por exemplo, se desejar que todos os usuários tenham direitos deler sua correspondência, designe direitos Ler a Acesso Mínimo de Usuário.

�

1 Na Janela Principal ou no Calendário, clique em para abrir a lista pop-up de Proxy.

2 Clique no nome da pessoa cuja Caixa de Correio você deseja acessar.

3 Quando você terminar seu trabalho na Caixa de Correio da outra pessoa,

clique em � clique em seu próprio nome para retornar à sua Caixa deCorreio.

Dicas

� i� Para que você possa agir como proxy de outra pessoa, ela deverá lheconceder direitos de proxy na Lista de Acesso em Opções. Antes de clicar nonome dessa pessoa na lista pop-up de Proxy, adicione-o à sua Lista de Proxy.

Gerenciar a Caixa deCorreio ou o Calendáriode outra Pessoa

&RQFHGHU�$FHVVR�D�RXWUDV�3HVVRDV�j�&DL[D�GH�&RUUHLR��117

�

1 Na Janela Principal ou no Calendário, clique em � Proxy.

2 Especifique o usuário cuja Caixa de Correio você deseja acessar� clique emOK.

A Caixa de Correio do usuário será aberta. O nome da pessoa para a qualvocê está agindo como proxy será mostrado no alto da Lista de Pastas.

3 Para retornar à sua Caixa de Correio, clique em � seu nome.

Dicas

� i� Após adicionar o nome de um usuário à sua lista pop-up de Proxy, cliquenesse nome sempre que desejar acessar a Caixa de Correio. Para retornar àsua Caixa de Correio, clique em seu próprio nome na lista pop-up de Proxy.

� i� Você precisa ter direitos de Proxy na Lista de Acesso em Opções para agircomo proxy de outro usuário.

� i� Se tiver direitos de Proxy, você poderá ver os horários de vários usuários ourecursos lado a lado.

� i� Se você for proxy de mais de uma pessoa e todas lhe concederem direitos Lere Gravar aos seus Calendários, você poderá ver e imprimir os horários dessaspessoas lado a lado. Consulte Utilizar o Calendário Diário em Utilizar oCalendário.

� i� Como proxy, você pode utilizar Marcar Não Lido no menu Ações paramudar o ícone que aparece ao lado das mensagens que abriu, de modo que ousuário ao qual as mensagens pertencem possa monitorar as mensagens queele já tenha lido.

� i� Você poderá ter acesso limitado à Caixa de Correio de outro usuário,dependendo dos direitos que ele designou a você na Lista de Acesso emOpções.

� i� Você pode agir como proxy de qualquer usuário de sua agência postal quelhe conceda os devidos direitos. Se desejar agir como proxy de um usuárioem outra agência postal, cliente/servidor deverá estar habilitado na agênciapostal de destino.

� i� Você pode trabalhar com várias Caixas de Correio abertas ao mesmo tempo.Para identificar as Caixas de Correio, verifique o nome de seu proprietário,que aparece como a etiqueta do usuário de cada Caixa de Correio.

Adicionar um Usuário àLista Pop-up de Proxy


�

1 Na Janela Principal ou no Calendário, clique em � Proxy.

2 Clique no nome que você deseja remover� clique em Remover.

3 Clique em OK.

Dicas

� i� Remova um usuário de sua lista pop-up de Proxy se você não estiver maisagindo como proxy dele.

� i� Quando você remove o usuário da lista pop-up de Proxy, seus direitos paraagir como proxy dele não são removidos. O usuário cuja Caixa de Correiovocê acessa deve mudar seus direitos na Lista de Acesso em Opções.

�

Você pode limitar o acesso de um proxy a itens específicos de sua Caixa deCorreio ou Calendário, marcando-os como Particular.

Ao marcar um item como Particular, você impede que proxies não autorizados oabram. Proxies não autorizados são proxies aos quais você não concedeu direitospara abrir os itens marcados como Particular. Os proxies não podem acessar ositens marcados como Particular a menos que você lhes conceda esses direitos emsua Lista de Acesso.

Se você marcar um item como Particular ao enviá-lo, nem os seus proxies nem osproxies do destinatário poderão abri-lo sem os devidos direitos. Se você marcarum item como Particular ao recebê-lo, ele não poderá ser lido pelos proxies nãoautorizados, mas poderá ser lido pelos proxies do remetente.

1 Para marcar um item em sua Lista de Itens como Particular, clique no item

� clique em Ações� Marcar Particular.

ou

Para marcar um item de seu Calendário como Particular, clique em um itemna lista de Compromissos, Lembretes ou Tarefas� clique em Ações�Marcar Particular.

Apagar um Usuário daLista Pop-up de Proxy

Marcar um Item comoParticular

*UDYDU�,WHQV�QD�&DL[D�GH�&RUUHLR��119

Gravar Itens na Caixa de CorreioVocê pode gravar itens e anexos como arquivos em seu disco rígido, em umapasta pessoal da rede ou em um disquete. Você também pode gravar itens eanexos como documentos na Biblioteca do GroupWise.

Quando você grava um item na Caixa de Correio, o GroupWise deixa-o nesselocal e grava uma cópia do item no local especificado. Os itens gravados no discoe na Biblioteca do GroupWise são gravados como documentos do WordPerfect®

5.1. Os anexos mantêm seu formato original.

Quando o item é gravado, você pode recuperá-lo em outro aplicativo, como oWordPerfect.

�

1 Clique no item que você deseja gravar� clique em Arquivo� GravarComo.

2 Digite um nome de arquivo para o item no quadro de texto Gravar arquivocomo.

Quando você grava um item, o GroupWise utiliza a linha de assunto como onome do arquivo com a extensão .MLM. Você pode utilizar esse nome oudigitar outro no quadro de texto Nome de Arquivo.

3 Se você desejar gravar o item em um diretório diferente do mostrado noquadro de texto Diretório Atual, clique em Procurar.

4 Se você desejar que o GroupWise o avise antes de substituir um arquivoexistente com o mesmo nome, selecione Reportar conflitos de nomes dearquivo.


Dicas

� i� Para gravar anexos, selecione-os no quadro de listagem Itens a Gravar.

� i� Você também pode clicar o botão direito do mouse em um item� clique

em Gravar Como para abrir o quadro de diálogo Gravar.

Gravar um Item naCaixa de Correio

120��*UDYDU�,WHQV�QD�&DL[D�GH�&RUUHLR

�

1 Clique no item que contém o anexo que você deseja gravar.

2 Clique em Arquivo� Gravar Como� clique no anexo.

Utilize Shift+clique ou Ctrl+clique em vários anexos para gravá-los.

3 No quadro Gravar arquivo como, digite um nome de arquivo para o anexo.

4 Para gravar o item em um diretório diferente do mostrado no quadroDiretório Atual, clique em Procurar� clique em um drive� clique em umapasta� OK.

5 Se desejar que o GroupWise o avise antes de substituir um arquivo existentecom o mesmo nome, selecione Reportar conflitos de nomes de arquivo.


Gravar um Anexo

*UDYDU�,WHQV�QD�&DL[D�GH�&RUUHLR��121

�

1 Clique no item ou no anexo que você deseja gravar� clique em Arquivo�Gravar Como.

2 Na primeira lista drop-down, clique em Gravar para Biblioteca doGroupWise.

3 Digite um assunto para o documento.

4 Clique na biblioteca em que o documento deverá ser gravado.

Dicas

� i� Se você desejar que os novos documentos utilizem os valores defaultselecionados para todos os campos necessários na planilha de propriedadesdo documento, selecione o quadro de seleção Definir PropriedadesUsando Valores Default. Entretanto, se você não tiver selecionado osvalores default para todos os campos necessários, a planilha de propriedadesaparecerá quando você clicar em Gravar, independentemente de o quadroestar ou não selecionado.

� i� Os itens são gravados na biblioteca de documentos no formato doWordPerfect 5.1. Os cabeçalhos das mensagens, incluindo os campos Para eAssunto, são incluídos nos documentos gravados.

� i� Os anexos são gravados na biblioteca de documentos em seu formatooriginal.

�

1 Clique em um item� Arquivo� Propriedades para mostrar informaçõesde status.

2 Clique em Arquivo� Gravar Como.

3 Digite um nome de arquivo.

4 Se você desejar que o arquivo tenha uma extensão, digite a mesma; oGroupWise não adiciona uma extensão para você.

5 Clique em Gravar.

Dicas

� i� O texto é gravado no formato do WordPerfect 5.1.

Gravar um Item ou umAnexo como umDocumento

Gravar Informaçõesde Status

122��3RVVXLU�5HFXUVRV

�

1 Na tela do item, clique em Arquivo� Gravar Rascunho.

2 Clique na pasta em que você deseja gravar o item� clique em OK.

Dicas

� i� A mensagem de rascunho é colocada na pasta escolhida na etapa 2. A pastadefault para as mensagens não terminadas é a Pasta Trabalho emAndamento.

� i� Você também pode gravar um item clicando em Cancelar na tela do item.Clique em Sim quando precisar informar se deseja gravar a mensagem. Emseguida, ela será colocada na pasta especificada.

Possuir RecursosRecursos são itens que podem ser agendados para reuniões ou outros usos. Entreos recursos se incluem salas, retroprojetores, carros etc. O administrador dosistema define um recurso, identificando-o com um nome e designando-o paraum usuário na mesma agência postal. Um usuário designado para um recurso é oproprietário do mesmo e possui direitos de Proxy totais para receber umanotificação de compromissos bem como para aceitar ou recusar compromissos.

Você pode incluir recursos em uma Procura da mesma forma que os usuários opodem. Os IDs de Recursos são digitados no quadro Para.

�

1 Na Janela Principal ou no Calendário, clique em .

2 Clique no recurso que você possui.

3 Se o recurso que você possui não estiver listado na lista pop-up de Proxy,clique em Proxy� digite o nome do seu recurso no quadro Nome� cliqueem OK.

4 Clique duas vezes no item que você precisa aceitar ou recusar.

5 Clique em Ações� Aceitar ou Recusar� OK.

Dicas

� i� Você poderá aceitar ou recusar solicitações de recursos apenas se for oproprietário e tiver recebido os direitos Ler e Gravar.

� i� Se você desejar ser o proprietário de um recurso em outra agência postal,cliente/servidor deverá estar habilitado na agência postal do recurso.

Gravar um Item NãoTerminado

Aceitar e RecusarSolicitações deRecursos

3RVVXLU�5HFXUVRV��123

�

1 Na Janela Principal, clique em Ferramentas� Opções� clique duas vezesem Segurança� clique na guia Notificar.

2 No quadro Lista de Notificações, clique no recurso.

3 Verifique se Associar a Notificações está selecionado� clique em OK.

Dicas

� i� Se você não vir o recurso listado na etapa 2 acima, digite o nome domesmo� clique em Adicionar Usuário.

�

Como o proprietário de um recurso, você possui direitos de Proxy totais para omesmo, incluindo a capacidade de criar regras para ele. As etapas a seguirmostram como criar uma regra que aceite todas as solicitações relativas a umrecurso disponível. Este é um exemplo de uma regra útil para um recurso. Vocêpode criar várias outras regras que executem ações diferentes. Por exemplo, vocêpode criar uma regra que recuse solicitações para um recurso que já estejaagendado. Consulte Criar Regras em Gerenciar a Caixa de Correio.

1 No canto inferior esquerdo da Janela Principal ou no canto superior esquerdo

do Calendário, clique em .

2 Clique no recurso do qual você é proprietário.

Se o seu recurso não estiver listado na lista pop-up de Proxy, clique em Proxy

� digite o nome do recurso no quadro Nome� clique em OK.

3 Clique em Ferramentas� Regras� Nova.

4 Digite um nome para a regra.

5 Clique em Compromisso. Verifique se os outros tipos de item estãodesselecionados.

6 Clique na lista drop-down Conflito entre Compromissos� clique em Não.

7 Clique em Adicionar Ação� Aceitar� digite um comentário se desejado�clique em OK.

As etapas 6 e 7 instruem a regra a aceitar o compromisso para o recursoapenas se esse estiver disponível.


Receber Notificaçãoquando um UsuárioSolicita um Recurso

Criar uma Regra paraum Recurso

124��$EULU�H�(VYD]LDU�R�/L[R

Abrir e Esvaziar o LixoTodas as mensagens de correio, recados, compromissos, tarefas, referências dedocumentos e lembretes apagados são armazenados no Lixo. Os itens apagadospodem ser vistos, abertos ou devolvidos à sua Caixa de Correio até que o Lixo sejaesvaziado (quando o Lixo é esvaziado, os itens são removidos do sistema). Vocêpode esvaziar o Lixo inteiro ou apenas itens selecionados. O Lixo é esvaziado deacordo com os dias digitados na guia Limpeza em Opções de Ambiente ou vocêpode esvaziá-lo manualmente.

�

1 Na sua Lista de Pastas, clique em .

Dicas

� i� Você pode abrir, gravar e ver informações sobre os itens do Lixo. Tambémpode remover itens do sistema ou devolvê-los à Caixa de Correio. Clique obotão direito do mouse em um item do Lixo para ver um QuickMenuTM

dessas opções.

�


2 Selecione um ou mais itens que você deseja recuperar.

3 Clique em Editar� Recuperar.

Dicas

� i� O item recuperado é colocado na pasta da qual foi originalmente apagado.Se a pasta original não existir mais, o item será colocado na Caixa deCorreio.

� i� Você também pode restaurar um item, arrastando-o da pasta Lixo paraqualquer outra pasta.

�

1 Na Lista de Pastas, clique em .

2 Clique no item que você deseja gravar.


Abrir o Lixo

Recuperar um Itemdo Lixo

Gravar um Item queEsteja no Lixo

$EULU�H�(VYD]LDU�R�/L[R��125

4 No quadro Gravar arquivo como, digite um nome de arquivo para o item.

5 Clique em Procurar para gravar o item em um diretório diferente domostrado no quadro Diretório Atual� clique em OK.


Dicas

� i� Quando você grava um item que esteja no Lixo, o GroupWise fornece umnome de arquivo, utilizando a linha de assunto com a extensão .MLM. Vocêpode utilizar esse nome ou digitar outro nome no quadro Gravar arquivocomo.

� i� Para gravar itens, você também pode clicar o botão direito do mouse noitem� clique em Gravar Como para abrir o quadro de diálogo Gravar.

� i� Para que o GroupWise informe quaisquer conflitos de nomes de arquivo,selecione o quadro de seleção Reportar Conflitos de Nomes de Arquivo.

�

1 Clique em Editar� Esvaziar o Lixo� Sim.

Dicas

� i� Você não precisa abrir a pasta Lixo para esvaziar o Lixo.

�


2 Selecione um ou mais itens.

Para selecionar mais de um item, mantenha pressionada a tecla Ctrlenquanto clica nos itens.

3 Clique em Editar� Apagar� Sim.

Dicas

� i� Shift+clique para selecionar uma faixa de itens.

Esvaziar o Lixo

Esvaziar ItensSelecionados do Lixo

126��$SDJDU�,WHQV�GD�&DL[D�GH�&RUUHLR

�


2 Clique duas vezes em Ambiente� clique na guia Limpeza.

3 Selecione o botão Automático após no quadro Esvaziar Lixo� especifique onúmero de dias entre os apagamentos automáticos.

4 Clique em OK.

Apagar Itens da Caixa de CorreioUtilize Apagar para remover os itens selecionados da Caixa de Correio, tais comotexto selecionado em um item, conexões etc.. Você também pode utilizar Apagarpara recolher itens enviados. Você poderá recolher mensagens de correio erecados se os destinatários não os tiverem lido. Também poderá recolhercompromissos, lembretes e tarefas a qualquer momento.

�

1 Na Janela Principal, clique no item que você deseja apagar. Para selecionarvários itens, Ctrl+clique em cada item.


Dicas

� i� Quando você apaga itens enviados, o quadro de diálogo Apagar Itemaparece. Selecione a opção Apagar De apropriada.

� i� Você também pode clicar o botão direito do mouse nos itens da JanelaPrincipal e clicar em Apagar.

� i� Se você apagar uma referência de documento da Caixa de Correio, apenas areferência será apagada. O documento permanecerá na Biblioteca.

� i� Os itens apagados são movidos para o Lixo e permanecem nesse local atéque seja esvaziado. Você pode ver ou recuperar itens do Lixo.

Esvaziar o LixoAutomaticamente

Apagar um Item daCaixa de Correio

$SDJDU�,WHQV�GD�&DL[D�GH�&RUUHLR��127

Utilizar o Blocode Endereçosi i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i

128��8WLOL]DU�R�%ORFR�GH�(QGHUHoRV��9LVmR�*HUDO

Utilizar o Bloco de Endereços: Visão GeralUtilize o Bloco de Endereços como um catálogo de telefones e um centro deinformações para suas necessidades de endereçamento. O Bloco de Endereçosarmazena nomes e endereços, endereços de e-mail, telefones e muito mais. Vocêtambém pode discar o telefone a partir do Bloco de Endereços.

Você pode criar vários blocos de endereços para uso pessoal. Os blocos deendereços abertos são representados por guias na janela Bloco de Endereçosprincipal. Você pode mostrar um bloco de endereços de cada vez.

Os blocos de endereços armazenam endereços de e-mail e endereços da Internet.Um endereço de e-mail é o nome que um sistema de correio utiliza paraidentificar uma pessoa. Os endereços da Internet assemelham-se aos endereços dee-mail comuns, mas aplicam-se à Internet, indicando que você pode enviar ereceber correspondência de locais fora de sua organização. Você pode utilizarprovedores de LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) para acessar blocosde endereços na Internet.

Procurar Usuários e RecursosVocê pode encontrar rapidamente entradas no bloco de endereços mostradoutilizando a Lista de Procura. Também pode especificar critérios de procuradefinindo um ou mais filtros. Por exemplo, você pode definir um filtro quemostre apenas as entradas com sobrenomes que iniciam com “D”.

Quando você começa a digitar um nome nos quadros Para, CC ou CO de umitem que está criando, a Complementação de Nomes tenta completar o nomepara você. Ela procura os blocos de endereços na ordem especificada no quadrode diálogo Ordem de Procura de Complementação de Nomes para encontrarentradas que correspondam ao que você está digitando.

Se a Complementação de Nomes encontrar o nome que você está procurando,pare de digitar. Se ela não encontrar, continue a digitar: a Complementação deNomes procura novamente após cada novo caractere digitado. Se ela encontrarum nome que seja semelhante, mas não exatamente igual, ao que você estáprocurando, utilize as setas Acima ou Abaixo para rolar para nomes adjacentes noBloco de Endereços. Instrua a Complementação de Nomes para procurar osblocos de endereços em uma ordem específica. Entretanto, ela sempre procura obloco de endereços do sistema por último. Você também pode procurar blocos deendereços da Internet utilizando o LDAP (Lightweight Directory AccessProtocol). Consulte Utilizar o LDAP no Bloco de Endereços em Utilizar o Bloco deEndereços.

3URFXUDU�8VXiULRV�H�5HFXUVRV��129

�


2 Clique na guia do bloco de endereços em que você deseja procurar osendereços.

3 Em um quadro Lista de Procura, comece a digitar o que você estáprocurando.

Dicas

� i� Várias colunas do Bloco de Endereços têm um quadro Lista de Procura.Você pode procurar endereços utilizando qualquer quadro Lista de Procura.Para limitar ainda mais a procura, crie um filtro para informar ao Bloco deEndereços o que você está procurando.

�


2 Clique em Ver� Definir Filtro Personalizado.

3 Clique na primeira lista drop-down� especifique a coluna que você desejafiltrar.

4 Clique em � especifique um operador.

Procurar Endereços deUsuários, Recursos,Organizações e Grupos

Utilizar Filtros paraLimitar uma Procurade Endereços

(VSHFLILTXH�XPD�FROXQD

(VSHFLILTXH�XP�RSHUDGRU(VSHFLILTXH�XP

SDUkPHWUR

(VSHFLILTXH��RSo}HV

GH�ILOWUR�DGLFLRQDLV

130��3URFXUDU�8VXiULRV�H�5HFXUVRV

5 Digite o parâmetro com base no qual você deseja filtrar� clique em OK.

Dicas

� i� Um operador é um símbolo que representa uma operação matemática. Umparâmetro é uma variável utilizada com um comando para indicar um valorou uma opção específica. Por exemplo, para criar um filtro que liste apenasos usuários cujo sobrenome seja Dias, clique na coluna Sobrenome, cliqueem = e, em seguida, digite Dias. Neste exemplo, =Igual é o operador eDias é o parâmetro:

��

� i� Após definir um filtro para um bloco de endereços, você poderá ativá-lonovamente mais tarde mostrando o bloco de endereços em que desejaativá-lo e clicando em Ver� Filtro Personalizado.

� i� Selecione opções de filtro adicionais na última lista drop-down paraadicionar e apagar linhas do filtro. Você também pode utilizar osoperadores E e Ou ou Novo Grupo para limitar ainda mais o filtro.

�

1 No Bloco de Endereços, clique em Arquivo� Ordem de Procura deComplementação de Nomes.

2 No quadro Blocos Disponíveis, clique ou Ctrl+clique nos blocos em que aComplementação de Nomes deverá procurar� clique em Adicionar.

3 Para mudar a ordem de procura de um bloco de endereços, selecione o bloco

� clique em Abaixo ou Acima.

4 Para desativar a Complementação de Nomes, desselecione o quadro deseleção Desativar Complementação de Nomes.

5 Clique em OK.

Dicas

� i� Para que a Complementação de Nomes procure um bloco de endereçosestrangeiro, siga as etapas acima, selecionando o bloco de endereçosestrangeiro na etapa 2 e colocando-o no quadro de listagem BlocosSelecionados na etapa 3. Para que a Complementação de Nomes procureo bloco de endereços estrangeiro primeiro, coloque-o acima do bloco deendereços Contatos Freqüentes no quadro Blocos Selecionados.

� i� Para remover um bloco de endereços da lista de procura, clique nessebloco� clique em Remover.

Definir a Ordemde Procura deComplementaçãode Nomes

8WLOL]DU�R�/'$3�QR�%ORFR�GH�(QGHUHoRV��131

Utilizar o LDAP no Bloco de EndereçosO Bloco de Endereços suporta a tecnologia LDAP (Lightweight Directory AccessProtocol), permitindo que você utilize blocos de endereços em diretóriosestrangeiros, como os da Internet. Com o LDAP, você poderá procurar um blocode endereços da Internet com potencialmente milhões de nomes disponíveis todavez que começar a digitar no campo Para de uma tela Enviar.

�

1 Em primeiro lugar, você precisa comprar ou fazer download de um provedorde serviços LDAP e executar seu programa de configuração. Verifique se obloco de endereços estrangeiro está na lista de procura da Complementaçãode Nomes. Consulte Definir a Ordem de Procura de Complementação deNomes em Procurar Usuários e Recursos.

2 Comece a digitar um nome no quadro Para ou no quadro Nome do Bloco deEndereços da guia do bloco de endereços do LDAP� pressione Ctrl+Enter.

Se você digitar parte de um nome e o GroupWise® completá-lo para você, otexto destacado será incluído na procura quando você pressionar Ctrl+Enter.Talvez você precise apagar toda ou parte da porção destacada do nome antesde pressionar Ctrl+Enter.

Dicas

� i� Você pode mudar as propriedades do provedor de LDAP no Bloco deEndereços. Consulte Modificar as Propriedades do Provedor de LDAP noBloco de Endereços abaixo.

� i� Quando você pressiona Ctrl+Enter, o Bloco de Endereços vai para oservidor especificado no quadro de diálogo Propriedades e procura os nomesque correspondem às informações que você digitou no quadro Para ouNome.

� i� Se houver uma entrada correspondente, o LDAP a colocará no quadroapropriado. Se nenhuma entrada corresponder aos critérios, estes serãoinseridos no quadro apropriado. Se houver várias entradas correspondentes,aparecerá um quadro de diálogo com as entradas listadas. Selecione a(s)entrada(s) desejada(s)� clique em OK.

Utilizar o LDAP noBloco de Endereços

132��8WLOL]DU�*UXSRV�SDUD�(QGHUHoDU�,WHQV

�

1 No Bloco de Endereços, clique em Arquivo� Serviços.

2 Selecione o provedor� clique em Propriedades.

3 Clique na guia Conexão� digite o nome do servidor do provedor noquadro Nome do Servidor.

4 Digite a porta do servidor do provedor no quadro Porta do Servidor.

O número da porta default para a maioria dos provedores é 389.

5 Clique na guia Procurando� digite a base da procura no quadro ProcurarBase.

6 Clique em OK.

7 Feche o GroupWise� reinicie o GroupWise.

Dicas

� i� Em primeiro lugar, você precisa comprar ou fazer download de um provedorde serviços LDAP. Se necessário, descompacte-o. Execute o programa deconfiguração. Esse programa o orientará através das etapas acima.

� i� Para obter ajuda sobre os provedores de serviços, clique no botão Ajuda nasguias do quadro de diálogo Serviços de Diretório.

� i� Você pode acessar as propriedades de seu provedor de LDAP no Windows®

através do Painel de Controle. Clique duas vezes no ícone de correio.

Utilizar Grupos para Endereçar ItensUm grupo é uma lista de usuários ou recursos aos quais você pode enviarmensagens. Utilize grupos para enviar uma mensagem a vários usuários ourecursos digitando o nome do grupo nos quadro Para, CO ou CC. Existem doistipos de grupo: público e pessoal.

Um grupo público é uma lista de usuários criada pelo administrador do sistema eestá disponível para ser utilizado por todos os usuários do GroupWise®. Porexemplo, poderá haver um grupo público para o Departamento deContabilidade. Todos os funcionários desse departamento estão incluídos nogrupo. Os grupos públicos são listados no bloco de endereços do sistema. Umgrupo pessoal é um grupo criado por você. Por exemplo, se enviar comfreqüência um compromisso para seu grupo de trabalho, você poderá incluir oendereço ou nome de cada colega e um local de reunião (um recurso) em um

grupo pessoal. Os grupos são marcados com o ícone .

Modificar asPropriedades doProvedor de LDAP noBloco de Endereços

8WLOL]DU�*UXSRV�SDUD�(QGHUHoDU�,WHQV��133

�


2 Se a Lista de Endereços não estiver visível, clique em Lista de Endereços.

3 Clique em Para, CC ou CO� clique duas vezes ou Ctrl+clique e arraste osusuários e recursos de seu grupo para a Lista de Endereços.

4 Clique em Gravar Grupo.

5 Especifique um nome e um bloco de endereços pessoal para o grupo� cliqueem OK.

Dicas

� i� Você pode incluir usuários de diferentes blocos de endereços em um grupo.

Os grupos são marcados com o ícone .

� i� Você pode gravar grupos apenas em blocos de endereços pessoais.

� i� Você pode gravar um grupo com qualquer nome desejado. Também podeutilizar espaços ou quaisquer caracteres no nome do grupo.

Criar e Gravar um GrupoPessoal

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(QGHUHoRV

2�ERWmR�*UDYDU

*UXSR�ILFD�HP

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134��8WLOL]DU�*UXSRV�SDUD�(QGHUHoDU�,WHQV

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1 Em uma tela de item, clique em Endereço.

2 Selecione um grupo� clique em Para, CC ou CO.

3 Repita conforme necessário.

4 Clique em OK para retornar à tela do item.

Dicas

� i� A Complementação de Nomes procura o bloco de endereços ContatosFreqüentes, o bloco de endereços atual e o bloco de endereços do sistema,desde que estejam abertos.

� i� Os grupos públicos estão localizados no bloco de endereços do sistema.

�

1 Clique em � na guia do bloco de endereços em que o grupo se encontra.

2 Selecione o grupo� clique em Editar� Editar Grupo.

3 Modifique o grupo na Lista de Endereços� clique em Gravar Grupo�OK.

Dicas

� i� Para editar um grupo, você também pode clicar o botão direito do mousena entrada do grupo em um bloco de endereços � clique em Editar

Grupo. Os grupos são marcados pelo ícone .

� i� As entradas do grupo aparecem na Lista de Endereços. Clique duas vezesnos nomes de usuários nos blocos de endereços para movê-los para o grupoou clique duas vezes nos nomes de usuários na Lista de Endereços pararemovê-los do grupo.

Endereçar Itensa um Grupo

Adicionar e RemoverNomes de um GrupoPessoal

8WLOL]DU�*UXSRV�SDUD�(QGHUHoDU�,WHQV��135

�


2 Para ver os membros de um grupo, clique em um grupo� clique em Editar

� Editar Grupo.

O grupo é mostrado na Lista de Endereços, onde você pode ver os nomes dosusuários. Se for um grupo pessoal, você poderá editá-lo. Consulte CriarBlocos de Endereços Pessoais em Utilizar o Bloco de Endereços.

3 Para ver uma descrição do grupo, selecione-o� clique em Informações.

Ver Informaçõesdo Grupo

136��0RYHU�(QGHUHoRV�GH�XP�%ORFR�GH�(QGHUHoRV�SDUD�2XWUR

Mover Endereços de um Bloco de Endereçospara Outro

Se outro usuário criar um bloco de endereços pessoal que será útil para você, elepoderá exportar uma cópia do mesmo e enviá-la para você. Em seguida, vocêpoderá importar a cópia do bloco de endereços pessoal do outro usuário, em vezde recriar o bloco do zero. O outro usuário também poderia compartilhar obloco de endereços pessoal com você. Consulte Compartilhar um Bloco deEndereços Pessoal com outro Usuário em Definir Propriedades do Bloco de EndereçosPessoal.

�

1 Se você tiver recebido um bloco de endereços pessoal da Novell® como umanexo, clique o botão direito do mouse no anexo� clique em Gravar Como

� selecione a pasta ou o disquete em que deseja gravá-lo� clique emGravar.

2 Abra o bloco de endereços para o qual você deseja importar os endereços.Para saber as etapas necessárias, consulte Ver Informações Diferentes no Blocode Endereços em Utilizar o Bloco de Endereços.

ou

Crie um novo bloco de endereços pessoal para o qual você importará osendereços. Para saber as etapas necessárias, consulte Criar Blocos de EndereçosPessoais em Utilizar o Bloco de Endereços.

3 Clique em Arquivo� Importar.

4 Selecione o arquivo do bloco de endereços� clique em Abrir.

Dicas

� i� Para interromper a importação, pressione Esc� clique em Sim.

� i� Os arquivos de Blocos de Endereços da Novell têm a extensão .NAB. Sãoarquivos ASCII com uma formatação específica. Se você desejar importarum arquivo de bloco de endereços que não seja da Novell, examine umarquivo .NAB para determinar o seu formato; em seguida, compare esseformato com as informações de seu próprio bloco de endereços.

� i� Para mudar pastas, clique em uma pasta no quadro Pastas. Você não podeimportar endereços para o bloco de endereços do sistema.

Importar Endereçospara um Bloco deEndereços Pessoal

0RYHU�(QGHUHoRV�GH�XP�%ORFR�GH�(QGHUHoRV�SDUD�2XWUR��137

�

1 Abra o bloco de endereços do qual você deseja exportar nomes.

2 Selecione os endereços que deseja exportar.

Se desejar exportar um bloco de endereços inteiro, você não precisaráselecionar nenhum nome.

3 Clique em Arquivo� Exportar.

4 Clique em Bloco de Endereços Inteiro se você desejar exportar o bloco deendereços inteiro.

ou

Clique em Itens Selecionados se desejar exportar os endereços selecionados.

5 Clique na pasta em que você deseja gravar o arquivo� digite um nome parao arquivo exportado� clique em Gravar.

Dicas

� i� Para interromper a exportação, pressione Esc� clique em Sim.

� i� O arquivo exportado é gravado com a extensão .NAB (Bloco de Endereçosda Novell).

� i� Ctrl+clique para selecionar vários endereços.

�

1 Em um aplicativo de correio não-Novell®, exporte o bloco de endereços quevocê deseja importar para o GroupWise.

2 Abra um editor DOS ou o Notepad � em seguida, abra o arquivo de blocode endereços não-Novell.

Você também pode abrir o arquivo em qualquer processador de texto. Paratornar a edição mais fácil, defina as margens para que as linhas não quebrem.

3 Exporte um bloco de endereços pequeno da Novell. Consulte ExportarEndereços do Bloco de Endereços acima.

4 Abra o bloco de endereços em uma segunda cópia ou em uma janela divididado aplicativo utilizado na etapa 2.

5 Corte, copie e cole ou redigite os campos relativos a cada entrada do bloconão-Novell para o bloco de endereços da Novell. Coloque cada campo após avírgula correspondente ao campo semelhante na primeira linha do bloco deendereços da Novell. Cada campo deve estar entre aspas.

Exportar Endereços doBloco de Endereços

Importar Blocos deEndereços que NãoPertençam à Novell

138��0RYHU�(QGHUHoRV�GH�XP�%ORFR�GH�(QGHUHoRV�SDUD�2XWUR

A ordem dos campos de cada entrada deve corresponder à ordem dos camposda primeira linha do arquivo do bloco de endereços da Novell. Por exemplo,se o campo Nome vier após a primeira vírgula na primeira linha, asinformações desse campo também deverão vir após a primeira vírgula nalinha da entrada, por exemplo: “U”,“João Santos”.

Cada entrada do bloco de endereços da Novell inicia com “C”, “U” ou “R”.“C” indica as entradas de empresas, “U” as entradas de usuários e “R” asentradas de recursos. Além disso, os grupos aparecem entre os indicadores“G>” e “G<”. Essa ordem (todas as entradas “C” antes das entradas “U” e asentradas “U” antes das entradas “R”) será importante se você desejar que asentradas de usuários estejam vinculadas às suas respectivas organizações e asentradas de recursos aos seus respectivos proprietários. Os grupos podem estarem qualquer posição após as entradas da empresa nessa ordem.

Ao final, o bloco de endereços deverá ter uma aparência semelhante a:

:::TAGMAP:::OFFE0003:***,3001001E:Nome,3A06001E:Nome,3A11001E:Sobrenome,

“C”,“GroupWise da Novell”,“GroupWise”,“Novell”,

“U”,“João Santos”,“João”,“Santos”,

“U”,“Cássio Alves”,“Cássio”,“Alves”,

“U”,“Marina Sanchez”,“Marina”,“Sanchez”,

“R”,“Sala de Reunião Um”,,,

“R”,“Retroprojetor”,,,

6 Apague todos os espaços extras ao final de cada linha � grave o arquivoformatado com a extensão .NAB.

7 No GroupWise, abra o Bloco de Endereços.

8 Para importar as entradas para um novo bloco de endereços, clique em �Arquivo � Novo Bloco digite um nome � clique em OK.

ou

Para importar as entradas para um bloco existente, abra o bloco para o qualvocê deseja importar os nomes.

9HU�,QIRUPDo}HV�'LIHUHQWHV�QR�%ORFR�GH�(QGHUHoRV��139

9 Clique em Arquivo � Importar � selecione o arquivo do bloco deendereços� clique em OK.

Dicas

� i� Os arquivos de blocos de endereços da Novell encontram-se no formatodelimitado ANSI. Na primeira linha, os caracteres até a primeira vírgulanão podem ser editados. O título de cada campo vem após uma vírgula. Osnúmeros hexadecimais de cada título representam os indicadores MAPI.Os campos definidos pelo usuário podem compartilhar o mesmo númerohexadecimal.

� i� Se você desejar deixar um campo em branco para uma entrada, digite avírgula. Dessa maneira, os campos ficarão alinhados, de forma que, porexemplo, todas as informações após a décima vírgula de cada entrada irãopara o mesmo campo. Poderá haver espaços dentro das aspas, mas todos osespaços fora das aspas devem ser apagados.

� i� Cada entrada de Grupo inicia com C, U ou R e também contém um T(Para ou destinatário primário), C (destinatário de cópia carbono) ou O(destinatário de cópia oculta). Por exemplo, a entrada “UT” indica umusuário que receberá um item como o destinatário primário.

Ver Informações Diferentes no Bloco de EndereçosVocê pode controlar quais guias do bloco de endereços são mostradas na janelaBloco de Endereços principal, abrindo e fechando os blocos de endereços. Porexemplo, você pode ter um bloco de endereços pessoal para uma conta com aqual você lida em apenas seis meses do ano. Você pode fechá-lo quando nãoprecisar dele e abri-lo novamente seis meses mais tarde.

Você também pode controlar as informações que são mostradas em um únicobloco de endereços. Para mudar as informações mostradas em um bloco deendereços, o mesmo deverá estar aberto.

Os blocos de endereços contêm mais informações do que é possível mostrar deuma só vez. Você pode mudar as informações que são mostradas a qualquermomento, selecionando diferentes marcadores de colunas. Você também podemudar a ordem das colunas, ordenar colunas ou mudar suas larguras.

140��9HU�,QIRUPDo}HV�'LIHUHQWHV�QR�%ORFR�GH�(QGHUHoRV

2V�EORFRV�GH�HQGHUHoRV�FRQWrP�PDLV�LQIRUPDo}HV�GR�TXH�p�SRVVtYHO�PRVWUDU�GH�XPD�Vy�YH]� �9RFr�SRGH�PXGDU�DV�LQIRUPDo}HV�TXH�VmR�PRVWUDGDV�D�TXDOTXHU�PRPHQWR��VHOHFLRQDQGR�GLIHUHQWHV�PDUFDGRUHV�GH�FROXQDV� �9RFr�WDPEpP�SRGH�PXGDU�D�RUGHP�GDV�FROXQDV��RUGHQDU�FROXQDV�RX�PXGDU�VXDV�ODUJXUDV�


2 Clique em Arquivo � Abrir Bloco.

Se todos os seus blocos de endereços estiverem abertos, Abrir Bloco estará emopaco.

3 Clique ou Ctrl+clique em um ou mais blocos de endereços; em seguida, �clique em OK.

4 Para fechar um bloco de endereços, clique na guia � Arquivo � FecharBloco correspondente.

Dicas

� i� Quando um bloco de endereços é aberto, seu nome aparece em uma guia najanela Bloco de Endereços.

� i� Quando um bloco de endereços é fechado, ele não é apagado; você poderáabri-lo novamente a qualquer momento.

� i� Você pode abrir quantos blocos de endereços desejar. Se houver mais blocosde endereços abertos do que é possível mostrar em uma linha, clique nassetas à direita das guias para mostrá-los.

Abrir e Fechar Blocosde Endereços

9HU�,QIRUPDo}HV�'LIHUHQWHV�QR�%ORFR�GH�(QGHUHoRV��141


2 Clique na guia do bloco de endereços cujas colunas mostradas você desejamudar.

3 Clique em Editar � Colunas � clique em um nome de coluna no menupara mostrá-lo ou removê-lo da tela.

4 Se o nome da coluna desejada não for mostrado, clique em Mais Colunas �clique na coluna no quadro de listagem Colunas Selecionadas; em seguida,

� clique em Adicionar ou Remover.

Especificar as Colunasa Serem Mostradas emum Bloco de Endereços

142��9HU�,QIRUPDo}HV�'LIHUHQWHV�QR�%ORFR�GH�(QGHUHoRV

Dicas

� i� Para mostrar outra coluna de informações, você também pode clicar o botãodireito do mouse em um marcador de coluna e, em seguida, em um nomede coluna. Para organizar colunas, arraste um marcador de coluna para outraposição.

� i� Para remover um marcador de coluna, arraste o marcador para fora dacoluna.

� i� Você pode selecionar diferentes layouts de coluna para cada bloco deendereços.


2 Clique na guia do bloco de endereços cujas colunas mostradas você desejamudar.

3 Arraste o título de uma coluna para outra posição.

4 Para adicionar uma coluna, clique o botão direito do mouse no título de umacoluna; em seguida, clique no nome de uma coluna.

Mudar a Ordem dasColunas do Bloco deEndereços

8WLOL]DU�R�%ORFR�GH�(QGHUHoRV�SDUD�(QYLDU�0HQVDJHQV��143

5 Para remover uma coluna, arraste o título da mesma.

Dicas

� i� Você pode utilizar Ctrl+clique nos títulos das colunas em um quadro delistagem e, em seguida, clicar em Adicionar ou Remover para mover váriascolunas de uma vez.

� i� Você também pode mover colunas no quadro de diálogo ColunasDisponíveis. Clique em Editar� Colunas� Mais Colunas� clique

duas vezes nos títulos das colunas no quadro de listagem ColunasDisponíveis ou Colunas Selecionadas para adicionar ou remover colunas.

� i� Você pode selecionar diferentes layouts de coluna para cada bloco deendereços.

Utilizar o Bloco de Endereços para Enviar MensagensO Bloco de Endereços torna mais fácil e rápido enviar mensagens de correio,compromissos, tarefas, lembretes e recados, ajudando-o a encontrar os endereçosde e-mail dos usuários para os quais você deseja enviar um item.

Você pode abrir uma tela de item e, em seguida, o Bloco de Endereços paraencontrar endereços, ou abrir o Bloco de Endereços primeiro e abrir um itemnesse local.

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1 Em uma tela de item, clique em Endereço.

2 Clique em uma guia do bloco de endereços.

Utilizar o Bloco deEndereços paraEndereçar um Item

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HQWUH�)HFKDU�/LVWD�H

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144��8WLOL]DU�R�%ORFR�GH�(QGHUHoRV�SDUD�(QYLDU�0HQVDJHQV

3 Se os quadros Para, CC e CO não estiverem visíveis, clique em uma Lista deEndereços na parte inferior do Bloco de Endereços.

4 Clique duas vezes nos nomes que você deseja como destinatários primários(Para) de sua mensagem� clique em CC� clique duas vezes nos nomes quevocê deseja como destinatários de cópia carbono� repita para osdestinatários de cópia oculta� clique em Fechar.

Dicas

� i� Se você souber o nome da pessoa, comece a digitá-lo no quadro Para datela do item. A Complementação de Nomes procura o bloco de endereçosContatos Freqüentes, o bloco de endereços atual e o bloco de endereçosdo sistema, desde que eles estejam listados na Ordem de Procura deComplementação de Nomes. Quando a Complementação de Nomesencontrar a pessoa para a qual você deseja enviar a mensagem, pare dedigitar. Se ela encontrar um nome que seja semelhante, mas não exatamenteidêntico ao que você esteja procurando, utilize as setas Acima ou Abaixopara rolar para nomes adjacentes no Bloco de Endereços.

� i� Para encontrar uma entrada em um bloco de endereços, clique em umquadro Lista de Procura e comece a digitar. Por exemplo, comece a digitarum nome na coluna Nome.

� i� Você também pode arrastar os nomes para a Lista de Endereços após clicarem Para, CC ou CO. Para selecionar uma entrada, clique na mesma. Paraselecionar várias entradas, Ctrl+clique nas entradas desejadas. Paraselecionar todas as entradas do bloco de endereços atual (até 1.000), cliqueem Editar� Selecionar Tudo.

8WLOL]DU�&RQWDWRV�)UHT�HQWHV��145

�


2 Se a Lista de Endereços não estiver visível, clique em Lista de Endereços.

3 Clique duas vezes nos usuários para os quais você deseja enviar mensagens decorreio.

4 Para abrir uma tela de mensagem de correio, clique em Correio.

Dicas

� i� Os usuários especificados são listados nos quadros Para, CC e CO na tela doitem.

Utilizar Contatos FreqüentesUtilize a guia Contatos Freqüentes do Bloco de Endereços para acessar asentradas utilizadas com maior freqüência ou mais recentemente. Quando vocêutilizar uma entrada em uma mensagem, a mesma será copiada para o bloco deendereços Contatos Freqüentes se as opções do bloco estiverem definidas parafazer isso. Você pode ver a data e o horário em que utilizou uma entrada pelaúltima vez e o número de vezes que a utilizou.

Quando uma entrada é colocada no bloco Contatos Freqüentes, ali permaneceaté ser apagada. A entrada também permanece em seu bloco de endereçosoriginal.

Você pode utilizar Propriedades de Contatos Freqüentes para decidir osendereços a serem capturados (se algum) dos itens recebidos ou enviados e porquanto tempo deseja que os endereços permaneçam no bloco de endereços antesde apagá-los.

Enviar Correio do Blocode Endereços


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/LVWD�GH�(QGHUHoRV�

&OLTXH�SDUD�DEULU

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GH�FRUUHLR�

146��8WLOL]DU�&RQWDWRV�)UHT�HQWHV

�

1 Abra uma tela de item.

2 Clique em Endereço.

3 Se a guia Contatos Freqüentes não for mostrada, clique em Arquivo� AbrirBloco� Contatos Freqüentes� OK.

4 Se os quadros Para, CC e CO não estiverem visíveis, clique em Lista deEndereços na parte inferior do Bloco de Endereços.

5 Clique em Para� clique duas vezes nos nomes que você deseja comodestinatários primários da mensagem� clique em CC� clique duas vezesnos nomes que você deseja como destinatários de cópia carbono� repita paraos destinatários de cópia oculta� clique em OK.

Dicas

� i� Quando você começa a digitar um nome nos quadros Para, CC ou CO,a Complementação de Nomes procura o bloco de endereços ContatosFreqüentes, o bloco de endereços atual e o bloco de endereços do sistema,desde que eles estejam listados no quadro de diálogo Ordem de Procurade Complementação de Nomes. Quando ela encontrar a pessoa para a qualvocê deseja enviar a mensagem, pare de digitar.

� i� Você pode remover colunas dos blocos de endereços ou mostrar outrascolunas de informações sobre as entradas. Consulte Ver InformaçõesDiferentes no Bloco de Endereços em Utilizar o Bloco de Endereços.

� i� O bloco de endereços Contatos Freqüentes pode ser fechado, mas nãopode ser apagado.

Utilizar ContatosFreqüentes paraEndereçar Itens


HQWUH�D�)HFKDU�/LVWD�H

D�/LVWD�GH�(QGHUHoRV�

8WLOL]DU�&RQWDWRV�)UHT�HQWHV��147

�

1 Clique na guia do seu bloco Contatos Freqüentes.

Se a guia não estiver visível, o bloco não estará aberto.

2 Clique em Arquivo� Propriedades� clique na guia Opções.

3 Selecione as opções desejadas.

4 Para apagar nomes desse bloco, selecione o quadro de seleção Apagarendereços não incluídos neste período de tempo� digite um número noquadro Período� clique em um período de tempo na lista drop-down (dehoras a anos)� clique em Apagar Agora para remover endereços antigos.

5 Clique em OK para gravar suas mudanças e fechar o quadro de diálogoPropriedades.

ou

Clique em Aplicar para gravar suas mudanças e manter o quadro de diálogoPropriedades aberto.

Dicas

� i� Para abrir um bloco de endereços, clique em Arquivo� Abrir Bloco�clique no bloco de endereços � clique em OK.

� i� Para desativar a gravação de nomes no bloco de endereços ContatosFreqüentes, clique em Desativar gravação automática.

Definir Propriedades deContatos Freqüentes

148��&ULDU�%ORFRV�GH�(QGHUHoRV�3HVVRDLV

�

1 Se você ainda não tiver aberto o Bloco de Endereços, abra uma tela de item e,em seguida, clique em Endereço.

2 Clique na guia Contatos Freqüentes.

3 Se não houver uma guia Contatos Freqüentes, abra o bloco ContatosFreqüentes. Para saber as etapas necessárias, consulte Ver InformaçõesDiferentes no Bloco de Endereços em Utilizar o Bloco de Endereços.

4 Clique em Ver Filtrar pelo Menos 3 Referências.

ou

Clique em Ver Definir Filtro para Referências digite um número clique emOK.

Dicas

� i� O número digitado é o número mínimo de referências que uma entradadeve ter para ser incluída no filtro. Uma referência é o número de vezesque você enviou ou recebeu itens de uma entrada.

Criar Blocos de Endereços PessoaisO bloco de endereços pessoal é aquele que você cria para seu próprio uso e paraatender às suas necessidades particulares. Você pode criar, editar e salvar umnúmero indefinido de blocos de endereços pessoais. Você tem direitos totais paraadicionar e excluir nomes e informações de endereço relacionadas a qualquerpessoa, empresa ou recurso em seus blocos de endereços pessoais.

Quando você cria um bloco de endereços pessoal, é adicionada uma guia najanela principal do Bloco de Endereços. Ao criar vários blocos de endereços, vocêpode incluir o mesmo nome e endereço em vários blocos de endereços. Se aentrada for copiada de um bloco de endereços e se você editar as informações daentrada em um bloco, elas serão atualizadas em todos os blocos.

Os blocos de endereços pessoais agrupam os endereços de acordo com as suaspreferências. Você pode incluir endereços da Internet, ou nenhum endereço, detodas as pessoas que adicionadas em seus blocos de endereços pessoais. Você podeenviar itens para todas as entradas de um bloco de endereços pessoal, clicando noquadro Para, acima da Lista de Endereços e, em seguida, em Editar � SelecionarTudo ou criar um grupo pessoal. Se gravar uma lista de pessoas como um grupo,você precisará apenas digitar o nome do grupo no quadro Para de uma tela deenvio aberta para enviar uma mensagem a todo o grupo.

Utilizar FiltrosPredefinidos para oBloco de EndereçosContatos Freqüentes

&ULDU�%ORFRV�GH�(QGHUHoRV�3HVVRDLV��149

�


2 Arquivo� Novo Bloco.

3 Digite um nome para o novo bloco� clique em OK.

4 Para adicionar nomes ao novo bloco de endereços, clique em Adicionar.

5 Clique no Tipo de Entrada� clique em OK.

6 Preencha os campos relativos à entrada.

7 Clique em OK.

Dicas

� i� Você pode copiar nomes dos blocos de endereços existentes para o novobloco. Consulte Editar um Bloco de Endereços Pessoal mais adiante nestaseção.

� i� Você pode compartilhar um bloco de endereços pessoal com outros usuários.Consulte Definir Propriedades do Bloco de Endereços Pessoal em Utilizaro Bloco de Endereços.

� i� Você pode adicionar e modificar registros em seus blocos de endereçospessoais. Entretanto, apenas o administrador do sistema pode adicionar emodificar registros no bloco de endereços do sistema.

Criar um Bloco deEndereços Pessoal


�


2 Clique em Arquivo� Apagar Bloco.

3 Clique ou Ctrl+clique nos blocos que você deseja apagar� clique em OK�Sim.

Dicas

� i� Você pode apagar apenas blocos de endereços pessoais.

� i� Você não pode recuperar um bloco de endereços apagado do Lixo.Uma vez apagado, o bloco de endereços não poderá ser recuperado.

�

Em um bloco de endereços pessoal, você pode adicionar ou apagar entradas,editar as informações existentes, copiar nomes de um bloco para outro ourenomear um bloco. Você também pode criar seus próprios campos deinformação.

Editar Nomes e Endereços em um Bloco de Endereços Pessoal


2 Clique em uma guia do bloco de endereços� clique no nome que vocêdeseja editar.

Apagar um Bloco deEndereços Pessoal

Editar um Bloco deEndereços Pessoal

&ULDU�%ORFRV�GH�(QGHUHoRV�3HVVRDLV��151

3 Clique em Editar� Editar.

4 Edite as informações� clique em OK.

Copiar Nomes para um Novo Bloco de Endereços Pessoal


2 Abra o bloco de endereços que você deseja copiar.

3 Clique em Arquivo� Gravar como Bloco.


4 Digite um nome para o bloco de endereços no quadro� clique em OK.

O novo bloco de endereços é representado por uma guia com o nome quevocê especificou. Ele também aparece na lista de blocos de endereçosdisponíveis.

Remover Nomes de um Bloco de Endereços Pessoal


2 Clique em uma guia do bloco de endereços� clique ou Ctrl+clique nosnomes que você deseja remover.

3 Clique em Remover� Sim.

Após selecionar os nomes, arraste-os do bloco de endereços para removê-los,pressione a tecla Apagar ou clique em Editar� Remover.

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Utilize Sincronizar para verificar se as entradas de seu bloco de endereços pessoalcorrespondem às entradas do bloco de endereços do sistema. Você podesincronizar um bloco de endereços pessoal inteiro ou apenas entradasselecionadas.

Por exemplo, você pode ter um bloco de endereços pessoal contendo os nomes deseus contatos no departamento de Marketing. Quando o departamento deMarketing mudar de prédio e telefone, você não precisará criar um novo bloco deendereços pessoal se utilizar Sincronizar.

Sincronizar as Entradasdo Bloco de Endereços

'HILQLU�3URSULHGDGHV�GR�%ORFR�GH�(QGHUHoRV�3HVVRDO��153

1 Clique na guia do bloco de endereços pessoal que você deseja sincronizar.

2 Para sincronizar um bloco de endereços, clique em Arquivo� Sincronizar

� Bloco Atual.

ou

Para sincronizar entradas selecionadas, clique nas entradas� clique emArquivo� Sincronizar� Itens Selecionados. Você também pode utilizarCtrl+clique ou Shift+clique nas entradas para selecioná-las.

Definir Propriedades do Bloco de Endereços PessoalUtilize o quadro de diálogo Propriedades do Bloco de Endereços para ver aspropriedades de cada um de seus blocos de endereços (incluindo o bloco deendereços do sistema). Há três guias de propriedades no Bloco de Endereços,sendo que nem todas estão visíveis em todos os blocos de endereços.

A guia Geral está visível em todos os blocos de endereços. Utilize essa guia paraver o nome do bloco de endereços, o provedor de serviço MAPI (se conhecido),um resumo do conteúdo do bloco de endereços e assim por diante. Você tambémpode utilizá-la para adicionar uma descrição do bloco de endereços.

A guia Opções está visível apenas no bloco de endereços Contatos Freqüentes.Utilize essa guia para especificar o que será gravado no bloco ContatosFreqüentes e como limpá-lo. Consulte Utilizar Contatos Freqüentes em Utilizar oBloco de Endereços.

A guia Compartilhar está visível para os blocos de endereços pessoais dos quaisvocê é o proprietário, incluindo o seu bloco Contatos Freqüentes. Utilize essaguia para escolher se deseja ou não compartilhar um bloco de endereços, comquem deseja compartilhá-lo e os direitos Acessar que cada pessoa deverá ter.

Você também pode compartilhar seus grupos ou listas de distribuição pessoais,colocando-os em um bloco de endereços compartilhado com outras pessoas.

154��'HILQLU�3URSULHGDGHV�GR�%ORFR�GH�(QGHUHoRV�3HVVRDO

�

1 Clique na guia do bloco de endereços cujas propriedades você deseja ver.

Se a guia não estiver visível, o bloco não será aberto.


3 Para ver o número de indivíduos, recursos, empresas e assim por diante,clique em Contém.

Se o bloco de endereços for grande, essa operação poderá levar um certotempo. A barra de status mede o andamento da operação.

4 Para adicionar ou modificar uma descrição para o bloco de endereços, cliqueno quadro Descrição� digite ou edite a descrição.

5 Clique em OK para gravar suas mudanças e fechar o quadro de diálogoPropriedades.

ou

Clique em Aplicar para aplicar suas mudanças e manter o quadro de diálogoPropriedades aberto.

Ver as Propriedades deum Bloco de Endereços

'HILQLU�3URSULHGDGHV�GR�%ORFR�GH�(QGHUHoRV�3HVVRDO��155

�

1 Clique na guia do bloco de endereços que você deseja compartilhar.

Se a guia não estiver visível, o bloco não será aberto.

2 Clique em Arquivo� Compartilhar.

3 Clique no botão de seleção Compartilhada com.

4 Digite o nome da pessoa com quem você deseja compartilhar o bloco deendereços � clique em Adicionar Usuário.

A Complementação de Nomes funciona no quadro Nome. Comece a digitaro nome, e a Complementação de Nomes o completará.

5 Clique no nome de cada usuário na Lista de Compartilhamento� designedireitos Acessar ao usuário.

6 Clique em OK para gravar suas mudanças e fechar o quadro de diálogoPropriedades

ou

Clique em Aplicar para aplicar suas mudanças e manter o quadro de diálogoPropriedades aberto.

Compartilhar um Blocode Endereços com outroUsuário

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156��9HU�*UXSRV��2UJDQL]Do}HV�RX�5HFXUVRV�QR�%ORFR�GH�(QGHUHoRV

Dicas

� i� Para remover um usuário da Lista de Compartilhamento, clique no usuário

� clique em Remover Usuário.

� i� Quando você clica em OK ou Aplicar, a pessoa com quem você desejacompartilhar o bloco de endereços recebe uma notificação. A coluna Statusaparece como Pendente até que o usuário aceite ou recuse a solicitação dobloco de endereços compartilhado; em seguida, a coluna é atualizada pararefletir a seleção do usuário.

� i� Você não pode compartilhar blocos de endereços através de domíniosexternos.

Ver Grupos, Organizações ou Recursosno Bloco de Endereços

Utilize os filtros predefinidos no menu Ver para mostrar apenas grupos, usuários,organizações ou recursos em um bloco de endereços.

Os blocos de endereços mostram todas as entradas por default. Embora todos osgrupos, empresas e recursos sejam marcados com ícones, poderá ser difícilencontrar entradas específicas em blocos de endereços grandes. Um filtropredefinido mostra apenas o tipo de entrada que você está procurando.

Há dois filtros predefinidos que se aplicam apenas ao bloco de endereçosContatos Freqüentes. Você pode utilizá-los para filtrar todas as entradas quecontenham pelo menos o número de referências especificado.

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Para ver grupos, organizações ou recursos em um bloco de endereços,


2 Clique em Ver� clique no filtro que você deseja mostrar.

3 Para retornar à tela de blocos de endereços não filtrados, clique em Ver�Desativar Filtro.

Dicas

� i� Após um filtro ser ativado, um ponto preto aparecerá ao lado da opção Filtro

no menu Ver e aparecerá no canto superior esquerdo de umaguia do bloco de endereços.

� i� Os filtros predefinidos, Filtrar pelo menos Três Referências e ConfigurarFiltro para Referências, aplicam-se apenas ao bloco de endereços ContatosFreqüentes. Eles permitem que você filtre as entradas com menos de trêsreferências ou que você defina o número mínimo de referências que umaentrada deve ter para ser incluída no filtro.

� i� O bloco de endereços não filtrado mostra todos os usuários, recursos, grupose organizações.

� i� O Bloco de Endereços coloca ícones ao lado dos recursos, grupos eorganizações em todos os blocos de endereços:

� i� Recursos

� i� Grupos

� i� Empresas

158��9HU�*UXSRV��2UJDQL]Do}HV�RX�5HFXUVRV�QR�%ORFR�GH�(QGHUHoRV

Encontrar Itensna Caixa deCorreio

(QFRQWUDU�,WHQV��159

Encontrar ItensUtilize Encontrar para procurar os itens que correspondem aos critériosespecificados. Você pode especificar em Encontrar os locais em que deseja fazer aprocura (quais pastas ou bibliotecas de documentos, por exemplo) e osdocumentos ou mensagens a serem procurados. Você pode gravar os resultadosem uma pasta Encontrar, onde poderá recuperá-los sempre que abrir a pasta.

Se você utilizar o GroupWise® Remoto, poderá encontrar itens tanto em suaCaixa de Correio Remota como Master.

�


2 Para procurar um texto específico, selecione Texto Completo ou Assunto naprimeira lista drop-down� digite o que você está procurando no quadro.

3 Para procurar um nome, selecione De/Autor ou Para/CC na segunda listadrop-down� digite o nome no quadro.

4 Selecione cada tipo de item que você está procurando� selecione a origemde cada item.

5 Para especificar uma faixa de data, selecione o quadro de seleção Criado ouentregue entre � digite ou selecione as datas.

6 No quadro de listagem Procurar em, clique nas pastas e/ou bibliotecas emque você deseja procurar.

Encontrar um Item

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7 Clique em OK.

Dicas

� i� Os resultados da procura são mostrados na pasta Resultados da Procura doGroupWise, que é aberta quando a procura é completada.

� i� Utilize Encontrar Avançado para tornar a sua procura mais específica. Porexemplo, você pode procurar as mensagens de dois ou três usuários de umasó vez.

� i� Utilize Encontrar Texto, em vez de Encontrar, para procurar texto emum item aberto no momento. Consulte Encontrar Texto em Itens emEncontrar Itens na Caixa de Correio.

� i� Para obter informações adicionais sobre como encontrar itens, clique emAjuda� Tópicos da Ajuda� guia Índice� digite DICAS no quadro�pressione Enter para abrir o tópico da ajuda Dicas Rápidas de Encontrar.

� i� Selecione o quadro de seleção Encontrar Só Versões Oficiais doDocumento para localizar apenas a versão oficial de um documento quecontenha várias versões.

� i� Por default, suas pastas e biblioteca são marcadas para procura com umamarca de seleção no quadro. As pastas não marcadas contêm quadros emopaco. Para acelerar a procura, desmarque as pastas que você não desejaprocurar.

�


2 Faça uma procura com Encontrar. Consulte Encontrar um Item acima.

3 No quadro de diálogo Resultados da Procura do GroupWise, clique emArquivo� Gravar como Pasta.

Gravar os Resultadosde Encontrar


4 Digite um nome para a pasta� digite uma descrição para a pasta� cliqueem Acima, Abaixo, Direita ou Esquerda para colocar a pasta onde vocêdeseja que ela apareça� clique em Terminar.

Dicas

� i� Você pode atualizar uma pasta Encontrar toda vez que abri-la. Verifiquese Encontrar novos itens correspondentes ao abrir a pasta estáselecionado.

� i� A pasta Encontrar é colocada no Gabinete na Lista de Pastas.

� i� Para ver os resultados da procura a qualquer momento, selecione a pasta.

�

Você pode procurar itens, incluindo documentos, que correspondam a umexemplo especificado em um campo da guia Procura por Exemplo. OGroupWise encontra todos os itens com campos que correspondam àsinformações especificadas e mostra-os na janela Resultados da Procura. Vocêpode selecionar qualquer tipo de item (mensagem de correio, documento,compromisso, tarefa ou lembrete) para procura. Os campos da guia Procura porExemplo variam dependendo do tipo de item selecionado.

Encontrar Documentos por ExemploQuando você utiliza Procura por Exemplo para procurar documentos, oGroupWise procura sua biblioteca default. Você pode especificar critérios deprocura para o sistema (tipo de documento, assunto e assim por diante) e campospersonalizados. O GroupWise procura uma biblioteca de cada vez.

A guia Procura por Exemplo é independente da guia Encontrar. Isso significa queas informações especificadas na guia Encontrar não aparecerão na guia Procurapor Exemplo e vice-versa.

Encontrar um Itempor Exemplo


1 Clique em Ferramentas� Encontrar� na guia Procura por Exemplo.

2 Na lista drop-down Tipo de Item, clique no tipo de item que você desejaprocurar.

3 Se tiver selecionado Documento na etapa 3, clique na biblioteca que vocêdeseja procurar na lista drop-down Biblioteca.

4 Em cada campo, especifique as informações que você deseja procurar.

5 Clique em OK para iniciar a procura com Encontrar.

Dicas

� i� Você pode clicar em Revisar Procura na janela Resultados da Procura paramodificar os critérios da procura e refazê-la.


�

1 Clique em Arquivo� Novo� Referência de Documento.

2 Clique em Procura.

3 Clique em Texto Completo na primeira lista drop-down para procurar tantoas propriedades como o conteúdo do documento; em seguida, digite o textoque você deseja encontrar.

ou

Clique em Assunto na primeira lista drop-down para procurar apenas oassunto do documento; em seguida, digite o texto que você deseja encontrar.

4 Se você souber o nome do autor do documento, clique em De/Autor nasegunda lista drop-down� digite o nome.

5 No quadro de grupo Tipo de Item, clique em Documento.

6 Se você desejar procurar todas as versões do documento, clique na opçãoEncontrar Só Versões Oficiais do Documento para desselecioná-la.

7 No quadro de listagem Procurar Em, clique nas pastas e bibliotecas em quevocê deseja procurar o documento.

8 Clique em OK para iniciar a procura com Encontrar.

9 No quadro de diálogo Resultados da Procura do GroupWise, clique nodocumento para o qual você deseja criar uma referência� clique em OK.

O GroupWise cria uma referência de documento na pasta atual.

Dicas

� i� O quadro de diálogo Resultados da Procura do GroupWise mostra apenasos documentos aos quais você possui pelo menos direitos Ver.

Encontrar umDocumento e Criaruma Referência doDocumento naCaixa de Correio


�


2 Clique em Procura Avançada.

3 Selecione um campo na primeira lista drop-down� clique em um operador

� digite ou selecione uma condição.

4 Clique em OK se o seu filtro estiver completo.

ou

Clique na última lista drop-down� clique em E, Ou, Inserir Linha ouNovo Grupo para adicionar mais critérios ao filtro� adicione mais critériosa seu filtro� clique em Fim na última lista drop-down� OK.

Dicas

� i� Os resultados da procura são mostrados no quadro de diálogo Resultadosda Procura do GroupWise, que é aberto quando a mesma é completada.

� i� Encontrar procura todas as pastas e bibliotecas selecionadas no quadroProcurar Em. Para limitar a procura, desselecione as pastas e bibliotecasdesnecessárias.

� i� Utilize Encontrar Texto, em vez de Encontrar, para procurar texto em umitem aberto no momento.

� i� Clique em Apagar Linha na última lista drop-down para remover umalinha de sua definição de filtro. Você não pode apagar um filtro de uma sólinha.

� i� Clique em Inserir Linha na última lista drop-down para tornar o filtromais específico. Linhas adicionais limitam ainda mais seus critérios deprocura. Por exemplo, para procurar os itens de João Santos que foramenviados com cópia carbono para Maria Jabor, a primeira linha procuraJoão Santos. A segunda procura Maria Jabor.

Procurar VáriasPalavras em ItensUtilizando EncontrarAvançado


�

1 Siga as etapas 1-3 em Procurar Várias Palavras em Itens Utilizando ProcuraAvançada acima.

2 Clique na última lista drop-down� clique em E, Ou, Inserir Linha ouNovo Grupo para adicionar mais critérios ao filtro� adicione mais critériosa seu filtro.

3 Clique em Fim na última lista drop-down� OK.

Dicas

� i� Clique em Novo Grupo na última lista drop-down para criar uma novalinha para um filtro cujo primeiro grupo de linhas contém vários parâmetrospara uma coluna. Por exemplo, para criar um filtro que mostre todos ositens abertos de João Santos e Maria Jabor, clique em De na primeira listadrop-down� o operador = Corresponde a� digite João Santos como

parâmetro� clique em Ou na última lista drop-down. Uma segunda linha

aparecerá. Clique em De na primeira lista drop-down� clique no operador

= Corresponde a� digite Maria Jabor como parâmetro� clique em

Novo Grupo. Clique em Status do Item na primeira lista drop-down�clique no operador [] Inclui� clique em Aberto no terceiro quadro�clique em OK.

�

Quando você clica em Procura Avançada, o quadro de diálogo Procura Avançada

aparece. Selecione o operador no quadro de listagem drop-down Operador

A lista de operadores disponíveis muda dependendo da opção selecionada noprimeiro quadro. Alguns operadores, como [], apresentam dois ou mais nomesdiferentes. Embora o nome possa mudar, o propósito do operador permanece omesmo. Por exemplo, o operador [] na tabela abaixo encontra todos os itens quecontêm João no quadro De ou que incluem um arquivo de Som na Lista deAnexos. Clique em Todos os Campos para ver uma lista de todos os camposdisponíveis, incluindo os campos definidos pelo usuário.

Utilizar Mais de umGrupo de Linhas emProcura Avançada

Limitar uma OperaçãoEncontrar AvançadoUtilizando Operadoresde Filtro


Tabela de Operadores

Operador Inclui Exemplos[] Contém Todos os itens que contêm

a condiçãoDe[]João, Lista deAnexos[]Som

|-> Começa Com Todos os itens cujo primeirotexto inicia com a condição

Autor|->Karen

-> Dentro de Todos os itens que estãodentro de uma faixa queinicia em um determinado dia

Criado->5 Dia (criado dentrode 5 dias a contar de hoje)

<- Anterior Todos os itens que estãodentro de uma faixa anteriora um determinado dia

Criado <-5 Dia (criado 5 diasou menos antes de hoje)

= Corresponde a, Igual a,Igual ao Campo, Em

Todos os itens iguais àcondição

Cc=Joana, Criador doDocumento=Jfernandes, Datade Recuperação=Amanhã

! Não Inclui, Diferente de,Diferente do Campo

Todos os itens diferentes dacondição

Status do Item!Aberto,Número Aceito!5

< Antes de, Menor do que,Menor do que o Campo

Todos os itens menores doque a condição

Data de Recuperação<Hoje,Número do Documento<1000

<= Em ou Antes de,Menor ou Igual a, Menorou Igual ao Campo

Todos os itens menores ouiguais à condição

Data deRecuperação<=Ontem, Totalde Destinatários<=10

> Após, Maior do que,Maior do que o Campo

Todos os itens maiores doque a condição

Data de Recuperação>EstaSemana, Número daVersão>4.0

>= Em ou Após,Maior ou Igual a, Maiorou Igual ao Campo

Todos os itens maiores ouiguais à condição

Data de Recuperação>=EsteMês, Número Respondido>=7

(QFRQWUDU�7H[WR�HP�,WHQV��167

Encontrar Texto em ItensUtilize Encontrar Texto para procurar uma string de texto em um item que vocêesteja lendo ou enviando. O GroupWise procura apenas o texto contido noquadro Mensagem ou em um anexo que esteja aberto no Viewer. Você tambémpode procurar texto no QuickViewer. Para encontrar várias palavras ou procurarem vários itens, utilize Encontrar no menu Ferramentas.

�

1 Abra um item.

2 Clique em Editar� Encontrar Texto.

3 Digite o texto que você deseja procurar no quadro Localizar.

4 Clique em Localizar próxima para procurar o texto digitado.

Dicas

� i� Para procurar itens que contenham um texto específico, utilize Encontrar nomenu Ferramentas. Consulte Encontrar Itens em Encontrar Itens na Caixade Correio.

FiltrarSe a Caixa de Correio contiver muitos itens, talvez seja difícil encontrar certositens. O filtro permite que você mostre os itens de acordo com critériosespecíficos. Por exemplo, um filtro pode mostrar apenas os itens que contêmdeterminada palavra no assunto. Você também pode utilizar um filtro paraocultar os itens que não lhe interessam.

O filtro não move nem apaga itens; ele apenas mostra certos itens com base noscritérios especificados. Os filtros criados afetam todas as pastas. Depois que vocêlimpa o filtro, todos os itens reaparecem.

Encontrar Textoem um Item

168��)LOWUDU

�

1 Clique em uma pasta (como a Caixa de Correio, o Lixo ou uma pasta quevocê tenha criado).

Os filtros afetam todas as pastas. Ao clicar na pasta, você poderá ver osresultados do filtro imediatamente.

2 No canto inferior direito da Janela Principal, clique duas vezes em .

3 Na primeira lista drop-down, clique no campo que você deseja filtrar. Porexemplo, clique em De se você desejar mostrar os itens de uma determinadapessoa. Consulte Noções Básicas de Campos de Filtro e de Regra mais adiantenesta seção para obter maiores informações.

4 Clique na lista drop-down de operadores � clique em um operador.Consulte Utilizar Operadores de Filtro e de Regra mais adiante nesta seçãopara obter maiores informações.


ou


Se digitar critérios, como o nome de uma pessoa ou um assunto, você poderáincluir caracteres curinga, como um asterisco (*) ou um ponto deinterrogação (?). O texto digitado não faz distinção entre maiúsculas eminúsculas. Consulte Utilizar Switches e Caracteres Curinga de Filtro e deRegra mais adiante nesta seção para obter maiores informações.

Mostrar ou Ocultar Itensna Caixa de CorreioUtilizando Filtro

)LOWUDU��169


ou

Clique na última lista drop-down� clique em E ou Ou para limitar o seufiltro adicionando mais critérios a ele . Consulte Limitar o Filtro mais adiantenesta seção para obter maiores informações.

Dicas

� i� Leia o texto no quadro de diálogo que inicia com “Inclui Entradas Onde...”quando você criar o filtro. Esse quadro resume como o filtro funcionará.

� i� O ícone do filtro muda para indicando que ele está ativo.

� i� Para cancelar o filtro, clique em � Limpar Filtro.

�

1 Clique na Lista de Compromissos, Lembretes ou Tarefas em uma telade calendário.

2 No canto inferior direito da tela de calendário, clique em � Filtro.

3 Na primeira lista drop-down, clique no campo que você deseja filtrar. Porexemplo, clique em De se você desejar mostrar os itens de uma determinadapessoa. Consulte Noções Básicas de Campos de Filtro e de Regra mais adiantenesta seção para obter maiores informações.

4 Clique na lista drop-down de operadores � clique em um operador.Consulte Utilizar Operadores de Filtro e de Regra mais adiante nesta seçãopara obter maiores informações.


ou


Se digitar critérios, como o nome de uma pessoa ou um assunto, você poderáincluir caracteres curinga, como um asterisco (*) ou um ponto deinterrogação (?). O texto digitado não faz distinção entre maiúsculas eminúsculas. Consulte Utilizar Switches e Caracteres Curinga de Filtro e deRegra mais adiante nesta seção para obter maiores informações.

Mostrar ou Ocultar Itensno Calendário UtilizandoFiltro

170��)LOWUDU


ou

Clique na última lista drop-down� clique em E ou Ou para limitar o seufiltro adicionando mais critérios a ele. Consulte Limitar o Filtro mais adiantenesta seção para obter maiores informações.

Dicas

� i� Leia o texto no quadro de diálogo que inicia com "Inclui Entradas Onde..."quando você criar o filtro. Esse quadro resume como o filtro funcionará.

� i� O filtro se aplica a todas as listas da tela de calendário. Por exemplo, sevocê clicar na Lista de Lembretes na etapa 1 acima, as Listas deCompromissos e Tarefas também serão afetadas pelo filtro.

� i� O ícone do filtro muda para indicando que um filtro está ativo.

� i� Para cancelar o filtro, clique em � Limpar Filtro.

�

1 No canto inferior direito da Janela Principal ou da Tela de Calendário, clique

em � Filtro.

2 Clique no menu pull-down Filtro� Abrir.

3 Clique no filtro que você deseja utilizar� OK.

Dicas

� i� Se você tiver utilizado recentemente um filtro, selecione-o clicando em Ver

� Filtro� no filtro. O GroupWise lista os quatro filtros utilizados mais

recentemente.

Utilizar um FiltroExistente

)LOWUDU��171

�

1 No canto inferior direito da Janela Principal, clique em� Limpar Filtro.

Dicas

� i� Você também pode clicar o botão direito do mouse no assunto de um itemna tela filtrada e, em seguida, clicar em Limpar Filtro.

� i� Depois que você limpa o filtro, o ícone no canto inferior esquerdo da Janela

Principal muda novamente para .

� i� Se o filtro for gravado, você poderá utilizá-lo novamente clicando em Ver�Filtro� Editar/Criar� Filtro� Abrir.

�

1 No canto inferior direito da Janela Principal, clique duas vezes em .

2 Clique no menu pull-down Filtro� Abrir.

3 Clique no filtro que você deseja apagar� Apagar.

�

1 No canto inferior direito da Janela Principal ou da Tela de Calendário, clique

em � Filtro.

2 Especifique os critérios do filtro.

3 Clique no menu pull-down Filtro� Gravar.

Limpar um Filtro

Apagar um Filtro

Gravar um Filtro

172��)LOWUDU

4 Digite um nome no quadro Gravar Como� clique em OK.

Dicas

� i� Para acessar um filtro gravado, clique em Filtro� Abrir no quadro de

diálogo Filtro.

� i� O quadro Nome na parte inferior do quadro de diálogo Gravar Filtro listatodos os filtros gravados. Você pode clicar no nome de qualquer filtroexistente e ver sua descrição no quadro Descrição.

� i� Os filtros não são gravados em um arquivo em um drive; eles são gravadosno seu banco de dados de usuário, junto com suas mensagens de correio,definições de Opções etc.

�

Você pode limitar o seu filtro ainda mais especificando critérios adicionais. Cadacritério do filtro é mostrado em uma linha separada. O último botão de cadalinha permite que você expanda os critérios do filtro. Os métodos utilizados paraadicionar e apagar linhas para limitar o filtro são explicados abaixo.

ECria uma nova linha. O filtro mostrará os itens que correspondem às condiçõesespecificadas em cada linha associada por E.

OuCria uma nova linha. O filtro mostrará os itens que correspondem às condiçõesespecificadas em qualquer uma das linhas associadas por Ou. Os itens nãoprecisam corresponder às condições de ambas as linhas.

Inserir LinhaInsere uma nova linha abaixo da atual e empurra as demais para baixo. InserirLinha será útil se você já tiver criado um filtro e desejar adicionar mais critériosentre os já existentes.

Apagar LinhaRemove a linha atual do filtro.

Novo GrupoInicia um novo grupo de linhas. Em seguida, você pode associar os grupos por Eou Ou. Se dois grupos estiverem associados por E, os itens deverão correspondera todas as condições de ambos os grupos. Se dois grupos estiverem associados porOu, os itens deverão corresponder a todas as condições de um dos grupos, masnão necessariamente de ambos.

FimDesigna a última linha de condições do filtro. Se você selecionar Fim em umalinha seguida de outras linhas ou grupos, as linhas e grupos subseqüentes serãoapagados.

Limitar o Filtro

)LOWUDU��173

�

Você pode utilizar os caracteres curinga e switches a seguir para limitar o seufiltro ou especificar as condições de uma regra. Eles estarão disponíveis nosquadros de diálogo Filtro e Definir Condições apenas quando você selecionarcertos campos que exigem que um texto adicional seja digitado. Por exemplo, seselecionar o campo Assunto, você precisará digitar o texto que aparece no quadroAssunto. Além disso, esses caracteres curinga e switches aplicam-se apenasquando você seleciona o operador [] Contém.

Lista de Caracteres Curinga e Switches

Caractere(s)Curinga eSwitches

Condições a que o Filtro ou a Regra Deverão Atender

E, & ou umespaço

Todos os itens que atendem a duas ou mais condições.Por exemplo, montanha & cabra, montanha E cabra ecabra da montanha encontram os itens que contêm aspalavras "montanha" e "cabra".

OU ou | Todos os itens que atendem a uma de duas ou maiscondições. Por exemplo, montanha|cabra e montanha OUcabra encontram os itens que contêm "montanha" ou"cabra" ou ambas as palavras.

NÃO ou ! Todos os itens que contêm uma condição, mas não aoutra. Por exemplo, montanha ! cabra e montanha NÃOcabra encontram os itens que contêm a palavra"montanha", mas não a palavra "cabra". Os itens quecontêm ambas as palavras não são incluídos.

" Todos os itens que contêm o texto entre aspas. Porexemplo, "cabras da montanha" encontra todos os itensque contêm a expressão "cabras da montanha". Esseoperador não funciona com documentos ou referências dedocumentos.

? Faz a correspondência com um caractere qualquer. Porexemplo, jo? encontra todos os itens que contêm apalavra "joão," "joana," "jonas" e assim por diante.

* Faz a correspondência com zero ou mais caracteres. Porexemplo, montanha* encontra todos os itens que contêmas palavras "montanha", "montanhas", "montanhoso" eassim por diante.

/NOCASE(default)

Itens que contêm uma palavra específica, sem fazerdistinção entre maiúsculas/minúsculas. Por exemplo,/NOCASE ZOOLÓGICO encontra tanto "Zoológico" como"zoológico."

Utilizar Switches eCaracteres Curinga deFiltro e de Regra

174��)LOWUDU

/CASE Itens que contêm uma palavra específica, fazendodistinção entre maiúsculas/minúsculas. Por exemplo,/CASE Zoológico encontra "Zoológico", mas não"zoológico".

/WILDCARD(default)

Itens que contêm os termos da procura, onde * e ? sãotratados como caracteres curinga. Por exemplo,/WILDCARD jo? encontra "joão", "joana" e "jonas".

/NOWILDCARD Itens que contêm os termos da procura, onde * e ? sãotratados como caracteres. Por exemplo, /NOWILDCARDjo?o encontra "jo?o."

�

A tabela a seguir explica os operadores que você pode utilizar ao criar um filtroou uma regra. Os operadores disponíveis dependem do campo que você selecionana primeira lista drop-down.

Operador Exemplo O Resultado Inclui= Igual a Tipo de Item =

CorreioApenas mensagens decorreio

! Diferente de Tipo de Item !Compromisso

Todos os tipos de item,exceto compromissos

< Menor do que Número Aceito < 4 Itens aceitos por menosde 4 destinatários

<= Menor ouIgual a

Número Aceito <=4

Itens aceitos por 4 oumenos destinatários

> Maior do que Número Lido > 6 Itens lidos por mais de 6destinatários

>= Maior ouIgual a

Número Lido >= 6 Itens lidos por 6 ou maisdestinatários

= Igual aoCampo

Número Aceito =Total deDestinatários

Itens aceitos pelo númerototal de destinatários

! Diferente doCampo

Número Lido!Número Aceito

Itens lidos por umnúmero de destinatáriosdiferente dos que númerode destinatários que osaceitaram

Utilizar Operadores deFiltro e de Regra

)LOWUDU��175

< Menor do queo Campo

Número Aberto <Total deDestinatários

Itens abertos por umnúmero de destinatáriosmenor que o total dedestinatários

<= Menor ouIgual ao Campo

Número Aberto <=Total deDestinatários

Itens abertos por umnúmero de destinatáriosmenor ou igual ao totalde destinatários

> Maior do queo Campo

Número Aberto >Número Apagado

Itens abertos por umnúmero de destinatáriosmaior do que o númerode destinatários que osapagaram

>= Maior ou Igualao Campo

Número Aberto>= NúmeroApagado

Itens abertos por umnúmero de destinatáriosmaior ou igual aonúmero de destinatáriosque os apagaram

[] Inclui Status do Item []Completado

Itens que foramcompletados

! Não Inclui Status do Item !Aceito

Itens que não foramaceitos

[] Contém De [] Beto Itens em que o campo Decontém “Beto”, comoitens de Beto Jabor, BetoSantos e assim por diante.Contém não suportacaracteres curinga

|-> ComeçaCom

Para |-> cli Itens em que o campoPara inicia com “cli”,como “Clientes” ou“Climério Reis”

= Corresponde a Assunto =relatórios de clientes

Itens em que a linhaAssunto contém“Relatórios de Clientes”

= Em Criado = Hoje Itens que foram enviadoshoje

>= Em ouApós

Criado >= Ontem Itens que foram enviadosontem ou em uma dataposterior a ontem

> Após Criado > Ontem Itens que foram enviadosem uma data posterior aontem exclusive

176��)LOWUDU

< Antes de Vencimento/Datade Término <Amanhã

Tarefas que vencem antesde amanhã

<= Em ouAntes de

Vencimento/Datade Término <=Amanhã

Tarefas que vencemamanhã ou antes deamanhã

-> Dentro de Vencimento/Datade Término ->3 Dia

Tarefas que vencem hojeou dentro de três dias

<- Anterior Vencimento/Datade Término <- 3 Dia

Tarefas que venceramhoje ou há três dias

= Na Data Criado = 29/5/99 Itens criados em 29 demaio de 1999

> Após aData

Criado = 29/5/99 Itens criados depois de 29de maio de 1999

>= Em ouApós a Data

Criado = 29/5/99 Itens criados em oudepois de 29 de maio de1999

< Antes da Data Criado = 29/5/99 Itens criados antes de 29de maio de 1999

<= Em ouAntes da Data

Criado = 29/5/99 Itens criados em ou antesde 29 de maio de 1999

�

A tabela a seguir explica vários dos campos disponíveis quando você cria um filtroou uma regra; entretanto, ela não inclui os campos definidos pelo usuário.

Nome doCampo

Este Campo Indica: Entrada dos Critériosdo Campo

DataDesignada

A data de início de umatarefa. Esta é a data deinício da tarefa queaparece em seuCalendário. Ela nãomuda quando a tarefa étransportada para o diaseguinte.

Dependendo dooperador, você podeespecificar um períodode tempo, selecionar operíodo de tempo emque a tarefa se encontraou especificar uma dataexata.

Lista deAnexos

Tipos de anexos, comoarquivos, sons, filmesou objetos OLE.

Selecione um anexo nalista drop-down.

Anexos Anexos que contêmdeterminado texto ouexpressões especificadas.

Digite o texto doanexo.

Noções Básicas deCampos de Filtro ede Regra

)LOWUDU��177

Autor O nome da pessoa que éautora do documento.

Digite o nome do autordo documento.

CO Texto que aparece noquadro CO de um item.

Digite o nome de umdestinatário CO.

Empresa deQuem Ligou

Texto que aparece noquadro Empresa deQuem Ligou de umrecado.

Digite o nome de umaempresa.

Nome deQuem Ligou

Texto que aparece noquadro Quem Ligoude um recado.

Digite o nome de quemligou.

Telefone deQuem Ligou

Telefone que apareceno quadro Telefonede um recado.

Digite um telefone.

CC Texto que aparece noquadro CC de um item.

Digite o nome de umdestinatário CC.

Copiar Tipo O tipo de mensagem queum usuário recebe (Para,CC ou CO).

Selecione Para, CC ouCO na lista drop-down.

Criado A data em que vocêclicou no botão Enviar.Também indica a dataem que você publicouum item em seuCalendário.

Dependendo dooperador, você podeespecificar um períodode tempo, selecionar operíodo de tempo emque o item se encontraou especificar uma dataexata.

Arquivo Atual O nome de umdocumento no diretórioprovisório quando odocumento é aberto outem sua saída registrada.(O diretório provisório éum diretório temporárioonde o GroupWisearmazena os documentosque estão abertos.)

Digite o nome de umdocumento.

Local Atual O nome do caminhopara o diretórioprovisório quando odocumento é aberto outem sua saída registrada.

Digite o nome docaminho de umdiretório provisório.

178��)LOWUDU

Data daAbertura

A data em que odocumento foi abertopela última vez.

Dependendo dooperador, você podeespecificar um períodode tempo, selecionar operíodo de tempo emque o documento seencontra ou especificaruma data exata.

Entregue A data e o horário emque o item apareceu nasCaixas de Correio dosdestinatários.

Dependendo dooperador, você podeespecificar um períodode tempo, selecionar operíodo de tempo emque o item se encontraou especificar uma dataexata.

Criador doDocumento

O nome da pessoa quecriou o documento.

Digite o nome docriador do documento.

Número doDocumento

O número de umdocumento.

Digite um númerointeiro.

Tipo deDocumento

O tipo de umdocumento da biblioteca,como um formulário,um relatório de despesas,um memorando etc.

Digite um tipo dedocumento.

Vencimento /Data deTérmino

A data em que umatarefa vencerá ou adata e o horário detérmino de umcompromisso.

Dependendo dooperador, você podeespecificar um períodode tempo, selecionar operíodo de tempo emque a tarefa ou ocompromisso seencontra ou especificaruma data exata.

Extensão deNome deArquivo

A extensão do nomede arquivo de umdocumento em umabiblioteca.

Digite uma extensãode nome de arquivo(por exemplo, .DOC).

De O nome de umapessoa que aparece noquadro De de um item.

Digite o nome queaparece no quadro De.

Origem doItem

Se o item foi recebido,enviado, publicado ouse é um rascunho.

Selecione a origemdo item na listadrop-down.

)LOWUDU��179

Status doItem

Se o item foi aceito,completado, aberto, lido,marcado como particularou se está oculto.

Selecione o statusdo item na listadrop-down.

Tipo de Item Tipos de itens, comomensagens de correio,compromissos, tarefas eassim por diante.

Selecione o tipo do itemna lista drop-down.

Biblioteca A biblioteca em que osdocumentos estãoarmazenados.

Selecione a bibliotecana lista drop-down.

Mensagem Texto que aparece noquadro Mensagem deum item.

Digite parte ou todo otexto do quadroMensagem.

Classe daMensagem

Outros itens, comoformulários, mensagenspersonalizadas eC3POTMs.

NúmeroAceito

O número dedestinatários queaceitaram o itemenviado.

Dependendo dooperador, digite umnúmero inteiro ouselecione uma variávelna lista drop-down. Porexemplo, NúmeroAceito Igual a Total deDestinatários.

NúmeroCompletado

O número dedestinatários quecompletaram o itemenviado.

Dependendo dooperador, digite umnúmero inteiro ouselecione uma variávelna lista drop-down. Porexemplo, NúmeroCompletado Igual aTotal de Destinatários.

NúmeroApagado

O número dedestinatários queapagaram o item enviado.

Dependendo dooperador, digite umnúmero inteiro ouselecione uma variávelna lista drop-down. Porexemplo, NúmeroApagado Igual a Totalde Destinatários.

180��)LOWUDU

NúmeroAberto

O número de destinatáriosque abriram o itemenviado.

Dependendo dooperador, digite umnúmero inteiro ouselecione uma variávelna lista drop-down.Por exemplo, NúmeroAberto Igual a Totalde Destinatários.

NúmeroRespondido

O número de destinatáriosque responderam ao itemenviado.

Dependendo dooperador, digite umnúmero inteiro ouselecione uma variávelna lista drop-down.Por exemplo, NúmeroRespondido Igual aTotal Destinatários.

Aberto Por O nome da última pessoaque abriu essa versão dodocumento.

Digite um nome.

Local Texto que aparece noquadro Local de umcompromisso.

Digite parte ou todo otexto do quadro Local.

Prioridade A prioridade de um item.A prioridade pode ser alta,normal ou baixa.

Selecione a prioridadena lista drop-down.

Opções deEnvio

Itens com a opção deenvio Resposta Solicitada.

Selecione a opção nalista drop-down.

Tamanho O tamanho de um item,incluindo seus anexos.


Iniciado A data de início deuma tarefa. Quando umatarefa é transportada parao dia seguinte, a data deinício torna-se a nova data.

Dependendo dooperador, você podeespecificar um períodode tempo, selecionar operíodo de tempo emque a tarefa seencontra ouespecificar uma dataexata.

Assunto Texto que aparece noquadro Assunto deum item.

Digite parte ou todo otexto do quadroAssunto.

Categoria daTarefa

A prioridade alfabética deuma tarefa (A, B, C eassim por diante).

Digite uma únicaletra.

)LOWUDU��181

Prioridade daTarefa

A prioridade numéricade uma tarefa (1, 2, 3 eassim por diante).


Para O nome de uma pessoaque aparece no quadroPara de um item.

Digite o nome queaparece no quadroPara.

Total deDestinatários

O número total dedestinatários deum item.

Dependendo dooperador, digite umnúmero inteiro ouselecione uma variávelna lista drop-down.Por exemplo, NúmeroAceito Igual a Totalde Destinatários.

Data deCriação daVersão

A data em que uma versãoespecífica de umdocumento foi criada.

Dependendo dooperador, você podeespecificar um períodode tempo, selecionar operíodo de tempo emque o documento seencontra ouespecificar uma dataexata.

Criador daVersão

O nome da pessoaque criou essa versãodo documento.

Digite o nome docriador dodocumento.

Descrição daVersão

A descrição da versãodo documento.

Digite uma descriçãopara a versão dodocumento.

Número daVersão

O número da versãodo documento.

Selecione a versão nalista drop-down ouclique em SelecionarVersão e especifique onúmero da versão.

Status daVersão

O status atual de umdocumento.

Selecione um status nalista drop-down.

Nome daTela

O nome da tela em quevocê está criando ou lendoum item. Os nomes detelas correspondem aosnomes mostrados quandovocê clica na seta abaixo,próximo aos botões da telado item, na barra deferramentas.

Digite o nome de umatela.

182��)LOWUDU

Criar eTrabalhar comDocumentosi i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i

*HUHQFLDU�RV�'RFXPHQWRV�QR�*URXS:LVH��183

Gerenciar os Documentos no GroupWiseA Biblioteca do GroupWise® permite que você gerencie todos os documentos daCaixa de Correio. No GroupWise, os documentos são mostrados como itens naCaixa de Correio e nas pastas, junto com as mensagens de correio, tarefas,compromissos etc.

Você pode selecionar uma referência de documento para criar, apagar, registrar asaída, registrar a entrada, abrir, mover ou copiar o documento correspondente.

Além disso, a Biblioteca do GroupWise torna fácil manter diversas versões de umdocumento, determinar quem tem acesso a um documento e compartilhar umdocumento com outras pessoas.

�

No GroupWise, todos os documentos são armazenados em uma biblioteca.O GroupWise designa um número exclusivo para cada documento. Esse númeroidentifica o documento e torna fácil encontrá-lo. Você pode procurar umdocumento na Biblioteca do GroupWise por seu número de documento damesma forma que procura um livro em uma biblioteca por seu número decatálogo.

Em cada biblioteca, os documentos são compactados e criptografados. Esseprocedimento economiza espaço em disco e mantém a segurança dosdocumentos, pois torna impossível ver o conteúdo dos documentos fora doGroupWise.

Para acessar qualquer documento em uma biblioteca, você deve ter direitos àmesma. O administrador do sistema determina que pessoas têm acesso a cadabiblioteca.

Armazenar Documentosem Bibliotecas

&OLTXH�GXDV�YH]HV�QD

UHIHUrQFLD�GR

GRFXPHQWR�SDUD�DEUL�

OR��2�tFRQH�PRVWUD�HP

TXH�DSOLFDWLYR�R

GRFXPHQWR�IRL�FULDGR�

184��*HUHQFLDU�RV�'RFXPHQWRV�QR�*URXS:LVH

Após importar ou criar um documento na Biblioteca do GroupWise, você sópoderá acessá-lo no GroupWise. Esse procedimento mantém seus documentosseguros. Se precisar compartilhar o documento com um usuário que não tenhaacesso ao GroupWise, você poderá anexar a referência do documento a umamensagem de correio e enviá-la ao usuário ou poderá clicar em Arquivo�Gravar Como para gravar o documento em um arquivo externo, fora daBiblioteca do GroupWise. Em ambos os casos, o arquivo não é atualizado com asmudanças feitas no documento no GroupWise e não é controlado pelos direitosde compartilhamento designados no GroupWise.

Especificar uma Biblioteca DefaultA biblioteca default é onde todos os documentos são armazenados, a menos quevocê especifique uma biblioteca diferente, e onde o Encontrar procura osdocumentos por default.

1 Clique em Ferramentas� Opções� clique duas vezes em Documentos.

2 Clique na biblioteca que você deseja utilizar como default.

3 Clique em Definir Default� clique em OK.

�

Os itens de documento que aparecem na Caixa de Correio (e em outras pastas)são chamados de referências de documentos. Essas referências são vínculos para osdocumentos reais na biblioteca.

As referências de documento são criadas quando você cria um novo documento,importa um documento, copia um documento, seleciona um documento a partirdos resultados de um Encontrar ou clica em Arquivo� Novo� Referência doDocumento.

Você pode selecionar uma referência para registrar a saída, registrar a entrada,abrir, ver, copiar ou apagar o documento correspondente. Várias referências dedocumento podem apontar para o mesmo documento. Por exemplo, cadafuncionário de uma empresa pode criar uma referência para o manual dofuncionário.

Compartilhar Referências de Documentos com outros UsuáriosSe você for o autor de um documento ou tiver direitos de compartilhamento aele, poderá publicar a referência do documento em uma pasta compartilhada etorná-la disponível para todos os usuários que tenham acesso à pasta. Além disso,você poderá anexar referências de documento para enviá-las a outro usuário.

Noções Básicas deReferências deDocumentos

*HUHQFLDU�RV�'RFXPHQWRV�QR�*URXS:LVH��185

Referências de Documentos e o RemotoSe você utilizar o Remoto, a atualização da Caixa de Correio Remota sempre lhefornecerá todas as referências de documento, a menos que você escolha não ternenhuma. Utilize as referências de documento para recuperar cópias dosdocumentos para a Caixa de Correio Remota.

�

Todo documento no GroupWise deve ter um conjunto de atributos a eleassociado, como o nome do autor, a data de criação e o tipo de documento. Essesatributos são chamados de propriedades do documento. As informações depropriedades dos documentos são utilizadas para encontrar e categorizar osdocumentos.

Você pode utilizar a guia Documento em Propriedades para ver as informaçõesde versão relativas à versão específica de um documento, ver o histórico deatividades do documento e controlar o compartilhamento do documento comoutros usuários.

Você pode determinar os campos que deseja mostrar na guia Documento emPropriedades e personalizar seu tamanho e sua ordem utilizando as opções doquadro de diálogo Propriedades de Configuração da Biblioteca. Para abrir essequadro de diálogo, clique em Ferramentas� Opções� clique duas vezes emDocumentos� clique em Propriedades.

Especificar um Valor Default para um Campo de Propriedades do DocumentoValores default são informações (autor, assunto etc.) inseridas automaticamenteno campo de propriedade do documento correspondente para todo documentoque você adiciona à biblioteca selecionada.

EspecificarPropriedades doDocumento

186��*HUHQFLDU�RV�'RFXPHQWRV�QR�*URXS:LVH

Você pode especificar valores default para os campos de propriedade dodocumento que podem ser editados. Os valores default são utilizados quandovocê cria um novo documento ou importa um documento para a bibliotecaselecionada. Se nenhum valor default for especificado para Autor e Tipo deDocumento, o GroupWise utilizará o nome do criador como o autor eDocumento como o Tipo de Documento.


2 Clique na biblioteca para a qual você deseja especificar valores default.

3 Clique em Propriedades� clique na guia Defaults do Documento.

4 Clique em um campo� digite o valor default. Por exemplo, você podedigitar seu nome como o valor default para o campo Autor.

5 Clique em OK.

Dicas

� i� ·Nomes de campo recuados sob um outro campo se relacionam aesse campo. Por exemplo, o campo “pai” pode ser um nome de projeto e oscampos “filho” podem ser os nomes de subprojetos. Se desejar especificarum valor default para um campo filho, especifique primeiro um valordefault para o campo pai.

Noções Básicas de Tipos de DocumentoTipo de documento é um campo de propriedade necessário para todos osdocumentos de uma Biblioteca do GroupWise. Ao criar um documento noGroupWise, você deve selecionar um tipo de documento. O tipo de documentodetermina a vida do documento em dias. Por default, a vida de um documento éde 365 dias; entretanto, o administrador do sistema pode especificar a vida de umdocumento como sendo de até 2,1 bilhões de dias.

Quando um documento vence, o tipo de documento determina se ele éarmazenado, apagado ou retido.

O vencimento do documento se baseia na inatividade. Por exemplo, se a vida deum documento for de 365 dias, o documento não será armazenado nem apagadoaté que 365 dias tenham se passado desde a última vez que você o viu ou abriu.Você pode prolongar a vida de um documento que esteja próximo à data devencimento vendo-o ou abrindo-o. Esse procedimento redefine a data devencimento do documento.

&ULDU�'RFXPHQWRV��187

Criar DocumentosAo criar um documento no GroupWise, você o adiciona à biblioteca. Vocêtambém pode adicionar documentos à biblioteca importando, copiando ouregistrando a entrada de um documento existente.

Quando você cria um novo documento utilizando Arquivo� Novo�Documento, o GroupWise instrui você a selecionar um gabarito para odocumento. Você pode utilizar o gabarito de um aplicativo, um gabarito doGroupWise ou um arquivo em disco como base para o novo documento.

Gabaritos DescriçãoGabaritos deAplicativo

Você pode selecionar um aplicativo para criarum documento com base no arquivo de gabaritodo aplicativo. O quadro de listagem Aplicativoslista todos os aplicativos que estão registradoscomo tendo gabaritos no arquivo de registro doWindows®.

Gabaritos doGroupWise

Você pode selecionar gabaritos do GroupWisepara utilizar um documento da biblioteca comobase para um novo documento. Você podearmazenar documentos (como memorandos ourelatórios de despesa) no GroupWise e designarum tipo de documento gabarito para eles. Todosos documentos da biblioteca do tipo gabarito(aos quais você tenha direitos) aparecem na listaBiblioteca de Gabaritos.

Arquivos comoGabaritos

Gabaritos de arquivos são documentos que nãoestão na biblioteca. Você pode selecionar umarquivo em qualquer ponto do sistema e utilizá-lo como base para um novo documento.

188��&ULDU�'RFXPHQWRV

�

1 Clique em Arquivo� Novo� Documento.

2 Clique em Selecionar um gabarito do GroupWise� selecione um gabaritono quadro de listagem.

Para selecionar um gabarito de uma biblioteca diferente, clique na bibliotecana lista drop-down.

3 Clique em OK.

4 Digite o assunto do documento� clique em OK.

Para especificar informações adicionais sobre o documento, como nome doautor ou tipo de documento, clique em Propriedades após digitar o assunto.

Criar um DocumentoUtilizando um Gabaritodo GroupWise


5 Clique duas vezes na referência do documento na pasta atual para abrir onovo documento.

Dicas

� i� Você pode clicar em Abrir documento agora para abrir o documentoimediatamente.

� i� Quando estiver na Caixa de Correio Remota, você não poderá ver os valoresdisponíveis para campos personalizados na Caixa de Correio Master. Porexemplo, se o administrador do sistema tiver definido um campopersonalizado chamado Cliente, você poderá selecionar o nome de umcliente em uma lista de valores quando estiver na Caixa de Correio Master.Entretanto, quando você na Caixa de Correio Remota, a lista de valores nãoserá mostrada. Como resultado, digite manualmente o nome do cliente.

�


2 Clique em Selecionar um arquivo.

3 Digite o nome do arquivo que você deseja utilizar como gabarito para o novodocumento.

Você também pode clicar no botão Procurar para encontrar o arquivo.

4 Clique em OK.

5 Digite o assunto.

Para especificar informações adicionais sobre o documento, como nome doautor ou tipo de documento, clique em Propriedades após digitar o assunto.

6 Clique em OK.

Criar um DocumentoUtilizando um Arquivocomo Gabarito

190��&ULDU�'RFXPHQWRV

�

Você pode criar um documento utilizando o gabarito default de um aplicativo.Por exemplo, selecione Word para criar um novo documento do Word ouselecione WordPerfect para criar um novo documento do WordPerfect.


2 Clique em Selecionar um aplicativo� clique no aplicativo que você desejautilizar como gabarito no quadro de listagem Aplicativos� clique em OK.

3 Digite o assunto do documento.

Para especificar informações adicionais sobre o documento, como autor outipo de documento, clique em Propriedades após digitar o assunto.

4 Clique em OK.

Dicas

� i� O quadro de listagem Aplicativos contém todos os aplicativos que estãoregistrados como tendo gabaritos no arquivo de registro do Windows.

�

1 Clique na referência do documento na Caixa de Correio.


3 No quadro Tipo de Documento, digite o gabarito� clique em OK.

Dicas

� i� Todos os documentos do tipo Gabarito aparecem na lista Gabaritos noquadro de diálogo Novos Documentos.

Criar um DocumentoUtilizando um Gabaritode Aplicativo

Tornar um Documentoum Gabarito


�

Se um documento já existir na biblioteca, crie apenas uma referência para ele naCaixa de Correio.

1 Clique em Arquivo� Novo� Referência de Documento.

2 Na lista drop-down Biblioteca, clique na biblioteca que contém o documentoque você deseja acessar.

3 No quadro Documento nº, digite o número do documento.

4 Na lista drop-down Versão, clique na versão para a qual você deseja que areferência do documento aponte.

5 Clique em OK.

Dicas

� i� Se você não souber o número do documento, clique em Encontrar noquadro de diálogo Selecionar Documento para utilizar o Encontrar paralocalizar o documento. Para adicionar à Caixa de Correio o documentomostrado nos resultados da procura, clique no documento� Editar�Mover/Vincular à Pasta.

Criar uma Referênciapara um Documento

192��2UJDQL]DU�'RFXPHQWRV

Organizar DocumentosAs referências de documento são organizadas na pasta Documentos de forma quevocê possa localizá-las facilmente. Essa é uma pasta do sistema e não pode serapagada. Quando você inicia o GroupWise 5.5 pela primeira vez, três coisasacontecem:

x� As 20 referências de documento mais recentes da pasta Trabalho emAndamento serão movidas para a pasta Documentos.

x� Se você tiver mais de 20 referências de documento na pasta Trabalho emAndamento, as referências mais antigas serão apagadas.

x� Se você já tem uma pasta denominada Documentos, ela será renomeadapara Mais Documentos.

x� Quaisquer referências de documento que você criar ou abrir serãoadicionadas à pasta Documentos; se especificar essa opção, qualquerreferência de documento que você vir ou importar também seráadicionada.

x� Você também pode especificar que nenhuma dessas ações adicione umareferência de documento à pasta Documentos. A pasta Trabalho emAndamento não conterá mais nenhuma referência de documentoautomaticamente.

A pasta Documentos contém apenas documentos. Se qualquer outro tipo de itemfor movido para essa pasta por um cliente não-GroupWise 5.5 (por exemplo, deuma versão mais antiga do GroupWise Remoto), o item será finalmente apagadocomo descrito abaixo.

A pasta Documentos conterá, por default, as 20 referências de documento maisrecentes. Você pode mudar esse número de 0 até 5000 referências de documento.Uma vez atingido o número máximo, a adição de uma nova referência dedocumento à pasta Documentos fará com que a referência de documento maisantiga seja apagada. Você também pode apagar referências de documento dapasta Documentos manualmente.

2UJDQL]DU�'RFXPHQWRV��193

Encontrar PastasA pasta Documentos possui duas pastas Encontrar. A pasta Com Autoria contémreferências para todos os documentos dos quais você é o autor.

A Biblioteca Default contém referências para todos os documentos a que vocêtem acesso na biblioteca default. Você pode mudar ou apagar as pastas Autor eBiblioteca Default. Também pode criar outras pastas Encontrar de documentos,de acordo com suas necessidades. Por exemplo, você pode criar uma pastaEncontrar para uma biblioteca, um assunto, um autor ou um tipo de documentoespecífico.

194��2UJDQL]DU�'RFXPHQWRV

�

1 Clique o botão direito do mouse na pasta Documentos� clique emPropriedades.

2 Clique na guia Documentos.

3 Selecione os quadros de seleção para indicar que ações adicionarão referênciasde documento à pasta Documentos.

Dicas

� i� Selecionar Ver como uma ação colocará na pasta Documentos qualquerreferência de documento que tenha sido vista com o Viewer, não com oQuickViewer.

� i� Se você deixar todos os quadros de seleção desselecionados, nenhumareferência de documento será colocada na pasta Documentos.

� i� Por default, as ações Criar e Abrir são selecionadas. Isso significa que asreferências de documento serão colocadas na pasta Documentos quandovocê criá-las ou abri-las.

Especificar quandoas Referências deDocumento SãoAdicionadas à PastaDocumentos

,PSRUWDU�'RFXPHQWRV�SDUD�XPD�%LEOLRWHFD�GR�*URXS:LVH��195

�

1 Clique o botão direito do mouse na pasta Documentos� clique emPropriedades.

2 Clique na guia Documentos.

3 Digite um número no quadro Número máximo de documentos.

Dicas

� i� Se você não desejar colocar nenhuma referência de documento na pastaDocumentos, digite 0.

� i� O número máximo que você pode especificar é 5000.

� i� Uma vez atingido o número máximo, a adição de uma nova referência dedocumento à pasta Documentos fará com que a referência de documentomais antiga seja apagada.

Importar Documentos para uma Bibliotecado GroupWise

Você pode importar documentos criados fora do GroupWise para a Biblioteca doGroupWise, utilizando o assistente de Importação de Documentos.

�

Ao especificar os documentos que deseja importar, você pode selecionar arquivosindividuais ou selecionar uma ou mais pastas e importar todos os documentosdessas pastas. Isso facilita a importação de grandes quantidadesde documentos, tornando desnecessário selecionar cada documentoindividualmente.

Importar PastasQuando você importa uma pasta, o GroupWise importa os documentos da pasta,mas não a pasta propriamente dita ou a estrutura da mesma. As pastas não sãoimportadas porque os documentos da Biblioteca do GroupWise não sãoarmazenados em uma estrutura de pasta e, portanto, as pastas não têmsignificado na biblioteca.

Ao importar documentos de uma pasta, você pode especificar se deseja importartodos, alguns ou nenhum dos documentos contidos nas subpastas da pasta. Alémdisso, você pode determinar que tipos de arquivo, como Word ou WordPerfect,deseja importar, especificando as extensões de arquivo no quadro Filtro de Nomede Arquivo.

Mudar o NúmeroMáximo de Referênciasna Pasta Documentos

Especificar Arquivosa Importar

196��,PSRUWDU�'RFXPHQWRV�SDUD�XPD�%LEOLRWHFD�GR�*URXS:LVH

�

Por default, o GroupWise realiza uma Importação Rápida e copia os documentosespecificados para a biblioteca default. Se você desejar ter maior controle sobrecomo os documentos são importados, desselecione o quadro de seleçãoImportação Rápida. Esse procedimento permite uma importação personalizada.

Ao realizar uma importação personalizada, especifique as seguintes informações:

x� Se você deseja copiar ou mover os documentos para a biblioteca.

x� O nome e a localização de um arquivo de registro para os erros e asmensagens de status de importação.

x� A biblioteca em que você deseja armazenar os documentos.

x� Se você deseja ou não criar referências de documento em uma pasta. Secriar referências de documento, você poderá especificar a pasta em quedeseja armazená-las.

x� Se você deseja especificar propriedades para cada documentoindividualmente ou deixar que o GroupWise crie as propriedadesutilizando os valores default.

x� Se os nomes de arquivo atuais serão ou não utilizados como parte doassunto do documento.

�

1 Clique em Arquivo� Importar Documentos.

Escolher um Métodode Importação

Importar DocumentosUtilizando a ImportaçãoRápida


2 Clique em Adicionar Arq. Individuais� selecione os arquivos que vocêdeseja importar� clique em OK. (Para selecionar vários arquivos,Ctrl+clique em cada documento adicional.)

ou

Clique em Adicionar Dir. Inteiro� selecione uma ou mais pastas quecontenham os documentos a importar.

Digite uma extensão de arquivo, como *.doc ou *.wpd, no quadro Filtro deNome de Arquivo, se você desejar importar tipos específicos de arquivo da(s)pasta(s) selecionada(s)� clique em OK.

3 Clique em Avançar.

4 Se você desejar que o GroupWise crie referências para cada documento,clique em Mostrar Documentos na Pasta� clique na pasta em que vocêdeseja armazenar as referências de documento.

ou

Se você não desejar criar referências de documento, clique em Importar semMostrar os Documentos em uma Pasta.

Se você não criar referências de documento durante a importação, poderácriá-las mais tarde utilizando Arquivo� Novo� Referência deDocumento.

5 Clique em Concluir para iniciar a importação.

O GroupWise copia os documentos para a biblioteca especificada e cria umareferência para cada documento na pasta Gabinete.

Dicas

� i� Você também pode importar um documento arrastando-o de uma janelaou do desktop para uma pasta do GroupWise.

� i� Para remover um arquivo da lista Arquivos a Importar, clique no arquivo�Remover Arquivos.


�

1 Clique em Arquivo� Importar Documentos.

2 Clique em Adicionar Arq. Individuais� selecione os arquivos que vocêdeseja importar� clique em OK. (Para selecionar vários arquivos,Ctrl+clique em cada documento adicional.)

ou

Clique em Arquivo� selecione uma ou mais pastas para importar.

Digite uma extensão de arquivo, como *.doc ou *.wpd, no quadro Filtro deNome de Arquivo, se você desejar importar tipos específicos de arquivo da(s)pasta(s) selecionada(s)� clique em OK.

3 Verifique se Importação Rápida está desselecionado.

4 Clique em Próximo.

5 Clique em Copiar arquivos para o GroupWise para colocar uma cópia dosarquivos na biblioteca e deixar os arquivos originais no local de origem.

ou

Clique em Mover arquivos para o GroupWise para mover os arquivos paraa biblioteca e apagar os arquivos originais do local de origem.

6 Para gravar erros de importação em um arquivo de registro, clique emArmazenar todas as mensagens de status e erro em um arquivo de registro

� especifique um nome de arquivo.

Importar DocumentosUtilizando a ImportaçãoPersonalizada



8 Clique na biblioteca em que você deseja armazenar os documentos.



10 Se você desejar que o GroupWise crie referências para cada documento,clique em Mostrar documentos na pasta� clique na pasta em que vocêdeseja armazená-los.

ou

Se você não desejar criar referências de documento, clique em Importar semmostrar os documentos em uma pasta.


12 Para especificar propriedades para cada documento que você estáimportando, clique em Solicitar propriedades de cada documentoindividualmente.

ou

Para que o GroupWise especifique propriedades com base nos valores defaultespecificados nas opções de Documento, clique em Definir propriedadesusando valores default.

13 Se você desejar especificar valores default diferentes apenas para esta sessão deimportação, clique em Modificar Valores Default� especifique os valores

� clique em OK.


15 Clique em Concluir para iniciar a importação.

&RPSDUWLOKDU�'RFXPHQWRV��201

Compartilhar DocumentosAo criar ou importar um documento no GroupWise, você pode especificar sedeseja compartilhá-lo com outros usuários. Se você compartilhar um documento,poderá especificar com que usuários ou grupo deseja compartilhá-lo e quedireitos cada usuário terá. Além disso, você poderá especificar que direitos decompartilhamento deseja que o GroupWise aplique automaticamente a todos osdocumentos que você cria.

Quando você cria um novo documento, o GroupWise insere <Usuário Geral> e<Criador> na Lista de Compartilhamento. Por default, os usuários gerais (todosos usuários com acesso à biblioteca) não têm direitos ao documento, e o autor e ocriador têm direitos completos ao documento. Você pode utilizar a entrada<Usuário Geral> para conceder os mesmos direitos a todos os usuários que têmacesso à biblioteca e, se você for o autor do documento, poderá utilizar a entrada<Criador> para limitar os direitos do criador.

Por exemplo, suponha que sua secretária crie diversos documentos de revisão deperformance em branco na biblioteca, sendo um para cada funcionário daequipe, e especifique você como o autor de cada documento. Esse procedimentoconcede a você todos os direitos para cada documento porque você é o autor;entretanto, também concede à sua secretária todos os direitos para cadadocumento porque ela os criou. Certamente você não deseja que sua secretárialeia as revisões de performance de todos os funcionários; portanto, utilize aentrada <Criador> para remover os direitos dela aos documentos de revisão deperformance.

�

Você pode utilizar as opções na guia Compartilhar em Propriedades paraconceder direitos de compartilhamento a um documento. Utilize um dosmétodos a seguir para conceder direitos de compartilhamento:

x� Clique em Não Compartilhada para impedir que outros usuários vejam,editem ou apaguem o documento.

x� Clique em Compartilhada com para selecionar determinados usuários egrupos e especificar direitos de compartilhamento para cada usuário ougrupo.

Quando um usuário tenta acessar um documento, o GroupWise verifica osdireitos do usuário. Se ele não tiver direitos ao documento, o GroupWiseverificará se ele herda direitos como membro de um grupo. Se o usuário nãopossuir direitos para o documento como membro de um grupo, o GroupWiseverificará os direitos concedidos ao <Usuário Geral>.

x� Clique em Compartilhada com e, em seguida, em Segurança do Nívelda Versão para conceder direitos diferentes para cada versãodo documento.

Especificar Usuáriosque PodemCompartilhar oDocumento

202��&RPSDUWLOKDU�'RFXPHQWRV

�

Se você normalmente compartilha os documentos com o mesmo usuário ougrupos de usuários, utilize a guia Compartilhando Defaults para especificardireitos de compartilhamento default para todos os documentos que você cria.Uma vez especificados os direitos de compartilhamento default, o GroupWiseaplica esses direitos a todo documento que você cria ou importa para a biblioteca.

Se você não especificar quaisquer direitos de compartilhamento default, osdocumentos criados ou importados não serão compartilhados, o que significa queapenas o autor e o criador terão direitos para o documento.

Os direitos de compartilhamento default aplicam-se apenas aos documentos quevocê cria na biblioteca selecionada. Se criar documentos em diversas bibliotecas,você deverá especificar direitos de compartilhamento default para cada uma.


2 Clique na biblioteca para a qual você deseja especificar direitos decompartilhamento default.

3 Clique em Propriedades� na guia Compartilhar.


5 No quadro Nome, digite o nome do usuário ou do grupo a que você desejaconceder direitos� clique em Adicionar Usuário.

6 Clique em um usuário ou grupo na Lista de Compartilhamento.

7 Selecione os quadros de seleção correspondentes aos direitos que você desejaconceder ao usuário ou grupo selecionado.

8 Clique em OK.

Direitos de Compartilhamento Default e ProxySe um proxy criar um documento na Caixa de Correio, o novo documentoreceberá os direitos de compartilhamento default que o proxy especificou naCaixa de Correio dele, não os direitos de compartilhamento default que vocêespecificou na sua Caixa de Correio.

Direitos de Compartilhamento Default e o RemotoVocê pode especificar direitos de compartilhamento default na Caixa de CorreioRemota; entretanto, os direitos de compartilhamento default que você especificano Remoto afetam apenas os documentos enquanto eles estão armazenados naBiblioteca Remota.

Especificar Direitos deCompartilhamentoDefault paraDocumentos


�

Você pode conceder aos usuários direitos para ver, editar, apagar ou compartilharum documento. Quando você concede direitos para compartilhar umdocumento, os usuários podem colocar o documento em uma pastacompartilhada. Você também pode conceder aos usuários direitos para modificaras configurações de segurança de um documento. Para ter direitos ModificarCompartilhamento, o usuário também deve ter direitos Editar. Os direitos quevocê especifica aplicam-se a todas as versões de um documento. Se você desejarespecificar direitos diferentes para cada versão do documento, clique no botãoSegurança do Nível da Versão.

Quando você concede aos usuários direitos Editar ou Apagar, o GroupWiseautomaticamente lhes concede direitos Ver para o documento. Se os usuários nãotêm direitos Ver, eles não podem ver o documento nos resultados de umEncontrar.

�



3 Clique na guia Compartilhar.

Especificar Direitosde Usuário para oDocumento

Conceder Direitos a umUsuário para Todas asVersões do Documento

204��&RPSDUWLOKDU�'RFXPHQWRV



6 Clique no nome do usuário na Lista de Compartilhamento� selecione osquadros de seleção correspondentes aos direitos que você deseja conceder aesse usuário.

7 Clique em OK.

Dicas

� i� Os usuários devem ter direitos Compartilhar para colocar a referência dodocumento em uma pasta compartilhada.

�






6 Clique no nome do usuário na Lista de Compartilhamento� clique emSegurança do Nível da Versão.

7 Selecione o quadro de seleção correspondente a cada direito que você desejaconceder ao usuário para o tipo de versão� clique em OK� OK.

Dicas

� i� Você deve ser o autor ou o criador de um documento para conceder direitosde acesso, ou o autor ou o criador do documento deve lhe conceder direitospara modificar a segurança do documento.

� i� Os usuários devem ter direitos de compartilhamento para colocar areferência do documento em uma pasta compartilhada.

Conceder Direitos aum Usuário para umaVersão Específica doDocumento


�





5 No quadro Nome, digite o nome da pessoa ou do grupo a que você desejaconceder direitos Modificar Segurança� clique em Adicionar Usuário.

6 Clique no nome do usuário na Lista de Compartilhamento� ModificarSegurança� OK.

Dicas

� i� Você deve ser o criador ou o autor de um documento para conceder direitospara modificar as configurações de segurança.

�




4 Clique em Não Compartilhado� OK.

Conceder Direitos aosUsuários para Modificaras Configurações deCompartilhamento deum Documento

Impedir que outrosUsuários Acessemo Documento

206��9HU�R�+LVWyULFR�GH�XP�'RFXPHQWR

Ver o Histórico de um DocumentoVocê pode utilizar o Registro de Atividades para ver o histórico de atividades deum documento. O Registro de Atividades mostra a data e o horário em queocorreu uma atividade, o nome do usuário que executou a atividade, o tipo deatividade (abertura, registro de saída, apagamento, compartilhamento etc.) e aversão do documento afetada por ela.

Você pode mostrar as atividades associadas à versão selecionada de umdocumento ou as atividades associadas a todas as versões. As atividades maisrecentes são mostradas no início da lista.

A atividade do documento também é registrada quando você utiliza oGroupWise Remoto; entretanto, você só pode ver as atividades remotas doregistro de atividades na sua Caixa de Correio Remota.

�

Quando você apaga um documento, o GroupWise mantém uma cópia doregistro de atividades desse documento. Isso permite que você veja os eventos queocorreram antes de o documento ser apagado. Além disso, o administrador dosistema pode utilizar essas informações, especificamente o nome de arquivo deobjeto binário grande (blob), para restaurar versões específicas de documentosapagados.

�



3 Clique na guia Registro de Atividades.

Qualquer atividade do documento aparece no quadro de listagem (registrode saída, registro de entrada, apagamento etc.).

Ver o Registro deAtividades deDocumentos Apagados

Ver a Atividade deum Documento

5HJLVWUDU�D�6DtGD�GH�'RFXPHQWRV��207

�



3 Clique na guia Registro de Atividades para ver quem tem o documentoaberto ou com saída registrada.

Dicas

� i� Você também pode ver quem tem um documento aberto na guia Versão.Para isso, clique na referência do documento� Arquivo� Propriedades

� Versão.

� i� Para ver a atividade do documento, você deve ter direitos Ver para a versãoselecionada do documento.

Registrar a Saída de DocumentosUtilize Registrar Saída para bloquear os documentos em que você estátrabalhando por longos períodos de tempo. Por exemplo, você pode utilizarRegistrar Saída para bloquear os documentos em que trabalhará quando estiverem casa ou fora do escritório.

Quando for registrada a saída de um documento, ele será bloqueado na bibliotecae os outros usuários não poderão modificá-lo; entretanto, eles poderão vê-lo setiverem direitos Ver. O GroupWise copia o documento para o local do registrode saída especificado. O documento permanecerá bloqueado na biblioteca até quevocê registre sua entrada novamente.

IMPORTANTE: Você não precisa utilizar Registrar Saída para bloquear umarquivo cada vez que o edita. Quando você abre um documento, o GroupWisemarca-o como Em Uso e ele não pode ser editado por outros usuários até quevocê o feche.

Você pode selecionar um ou mais documentos para registrar sua saída na JanelaPrincipal e especificar um nome de arquivo diferente para cada documento. Alémdisso, você pode especificar um local de registro de saída default na guia Local deArquivo em opções de Ambiente.

Ver quem Tem umDocumento Aberto oucom Saída Registrada

208��5HJLVWUDU�D�6DtGD�GH�'RFXPHQWRV

�

1 Na Caixa de Correio, clique na referência do documento cuja saída vocêdeseja registrar.

2 Clique em Ações� Registrar Saída.

3 No quadro Nome do Arquivo com Saída Registrada, digite um nome dearquivo para o documento.

Por default, o GroupWise insere o número do documento como o nome doarquivo com saída registrada. Se você não especificar um nome de arquivodiferente, anote o nome do arquivo numerado para que possa localizar odocumento com saída registrada.

4 No quadro Local de Registro de Saída, digite o caminho para o local em quevocê deseja armazenar o documento com saída registrada.

5 Clique em Registrar Saída.

Dicas

� i� Os usuários poderão ver o documento com saída registrada na biblioteca setiverem direitos Ver.

� i� As mudanças que você faz no documento com saída registrada não aparecemno documento na biblioteca até que você registre a entrada do documentonovamente ou atualize-o.

� i� Os outros usuários que têm direitos Editar não podem editar o documentoenquanto sua saída está registrada.

� i� Selecione Reportar conflitos de nomes de arquivo se você desejar que oGroupWise o avise caso outro arquivo no local de registro de saída tenha omesmo nome.

Registrar a Saída deum Documento

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5HJLVWUDU�D�6DtGD�GH�'RFXPHQWRV��209

�

1 Na Caixa de Correio, Ctrl+clique nas referências dos documentos cuja saídavocê deseja registrar.

2 Clique em Ações� Registrar Saída.

3 No quadro de listagem Documentos Selecionados, clique em uma referênciade documento.

4 No quadro Nome do Arquivo com Saída Registrada, especifique um nome dearquivo com saída registrada.

Por default, o GroupWise insere o número do documento, a versão e aextensão como o nome do arquivo com saída registrada. Se você nãoespecificar um nome de arquivo diferente, anote o nome do arquivo para quepossa localizar o documento com saída registrada.

5 Repita as etapas 3 e 4 até que você tenha especificado nomes de arquivo comsaída registrada para cada documento.

6 No quadro de listagem Documentos Selecionados, Ctrl+clique em todos osdocumentos cuja saída você deseja registrar.

7 Clique em Registrar Saída.

Dicas

� i� Enquanto a saída do documento está registrada, os usuários que têm direitosVer podem examinar a cópia do documento na biblioteca.

� i� Selecione Reportar conflitos de nomes de arquivo se você desejar que oGroupWise o avise caso outro arquivo no local de registro de saída tenha omesmo nome.

Registrar a Saída deVários Documentos

210��5HJLVWUDU�D�6DtGD�GH�'RFXPHQWRV

�

1 Clique em Ações� Registrar Entrada.

2 Clique em Mostrar todos os docs. c/ saída registrada na bibliotecaselecionada.

Dicas

� i� Você pode selecionar uma biblioteca diferente na lista drop-downSelecionar Biblioteca para ver os documentos cuja saída você registrounaquela biblioteca.

�

Você pode fazer com que o GroupWise atualize um documento na bibliotecacom as mudanças feitas no documento com saída registrada, sem registrar aentrada do documento. Utilize Atualizar sem Registrar Entrada se você aindaestiver editando o documento, mas desejar que outros usuários possam ver asmudanças que você fez.

Ver Todos osDocumentos cuja Saídavocê Registrou

Atualizar umDocumento com SaídaRegistrada semRegistrar a Entrada

5HJLVWUDU�D�(QWUDGD�GH�'RFXPHQWRV��211

1 Na Caixa de Correio, clique na referência do documento que você desejaatualizar na biblioteca.


3 Clique na lista drop-down Método de Registro de Entrada� clique emAtualizar sem registrar entrada.

4 Clique em Atualizar.

Dicas

� i� Para atualizar vários documentos, Ctrl+clique nas referências de documentona Caixa de Correio.

Registrar a Entrada de DocumentosUtilize Registrar Entrada para registrar a entrada de documentos cuja saída vocêregistrou. Quando você registra a entrada de um documento, ele é desbloqueadona biblioteca e os outros usuários podem modificá-lo.

Você pode registrar a entrada de documentos individuais ou de váriosdocumentos. Os documentos cuja entrada você registra podem estar em qualquerlocal.

Se um ou mais documentos com saída registrada forem selecionados quando vocêclicar em Registrar Entrada, o GroupWise mostrará os documentos selecionadosno quadro de listagem Documentos a Registrar. Se nenhum documento comsaída registrada for selecionado, o GroupWise mostrará um aviso e, em seguida,todos os documentos da lista cuja saída você registrou. Existem quatro métodosde registro de entrada.

212��5HJLVWUDU�D�(QWUDGD�GH�'RFXPHQWRV

Método de Registrode Entrada

O Que Faz

Registrar Entrada eMover

Move o documento para a bibliotecae apaga-o do local de registro desaída.

Registrar Entrada eCopiar

Copia o documento de volta para abiblioteca e deixa uma cópia no localde registro de saída.

Registrar EntradaApenas

Registra a entrada do documento,mas não o atualiza na biblioteca comquaisquer mudanças feitas na versãocom registro de saída.

Atualizar semRegistrar Entrada

Atualiza o documento na bibliotecacom quaisquer mudanças feitas, masnão desbloqueia o documento.

Ao registrar a entrada de um documento, você pode especificar o tipo de versãoque deseja para o documento com entrada registrada. Existem três versõespossíveis:

Versão com SaídaRegistrada

Atualiza a versão do documento cujaentrada você está registrando.

Nova Versão Cria uma nova versão do documento.Novo Documento Cria um documento e permite que você

especifique novas propriedades para ele.




3 Clique na lista drop-down Método de Registro de Entrada� clique emRegistrar entrada e copiar documento.

4 Clique na lista drop-down Registrar Entrada Como� clique em umaversão.

5 No quadro Local e Nome do Arquivo com Saída Registrada, especifique ocaminho e o nome de arquivo do documento cuja entrada você estáregistrando.

6 Clique em Registrar Entrada.

Dicas

� i� Para registrar a entrada de vários documentos, utilize Ctrl+clique enquantovocê clica nos documentos no quadro de listagem Documentos a Registrar.

� i� Para remover um documento da lista Documentos a Registrar, clique nodocumento� clique em Remover.

Registrar a Entrada deum Documento e Deixaruma Cópia no Local deRegistro de Saída

214��5HJLVWUDU�D�(QWUDGD�GH�'RFXPHQWRV

�



3 Clique na lista drop-down Método de Registro de Entrada.

4 Clique em Registrar entrada apenas.

5 Clique em Registrar entrada.

Dicas

� i� O GroupWise registra a entrada do documento sem gravar as mudançasfeitas enquanto o documento teve a saída registrada.

� i� Para registrar a entrada de vários documentos, utilize Ctrl+clique enquantovocê seleciona os documentos no quadro de listagem Documentos aRegistrar.

�

1 Clique na referência de documento na Caixa de Correio para o documentocuja entrada você deseja registrar.


3 Clique na lista drop-down Método de Registro de Entrada� clique emRegistrar entrada e mover documento.

4 Clique na lista drop-down Registrar Entrada Como� clique em umaversão.

5 No quadro Local e Nome do Arquivo com Saída Registrada, especifique ocaminho e o nome de arquivo do documento cuja entrada você estáregistrando.


Dicas

� i� Para registrar a entrada de vários documentos, utilize Ctrl+clique enquantovocê seleciona as referências de documento na Caixa de Correio.


Registrar a Entradade um DocumentoInalterado

Registrar a Entrada deum Documento eApagá-lo do Local deRegistro de Saída


�

1 Na Caixa de Correio, clique na referência do documento cuja entrada vocêdeseja registrar e crie uma nova versão.


3 Clique na lista drop-down Método de Registro de Entrada� clique em ummétodo de registro de entrada.

4 Clique na lista drop-down Registrar Entrada Como� clique em NovaVersão.

5 No quadro Local e Nome do Arquivo com Saída Registrada, especifique ocaminho e o nome do arquivo cuja entrada você está registrando.


Dicas


Registrar a Entradade um Documento eTransformá-lo emuma Nova Versão

216��$SDJDU�'RFXPHQWRV

Apagar DocumentosAo apagar um documento de uma pasta, você pode especificar se deseja removera referência do documento da pasta, a versão selecionada ou todas as versões dodocumento. Você pode apagar qualquer referência de documento na Caixa deCorreio ou nas pastas; entretanto, para apagar uma versão selecionada ou todas asversões de um documento, você precisa ter direitos Apagar. ConsulteCompartilhar Documentos em Criar e Trabalhar com Documentos para obtermaiores informações sobre direitos de documento.

Quando você apaga o documento da pasta, a referência é removida da pasta, maso documento permanece na biblioteca. Quando você apaga a versão dodocumento, a versão selecionada é removida da biblioteca e a referência dodocumento é removida da pasta. Quando você apaga todas as versões dodocumento na biblioteca, todas as versões são removidas da biblioteca e areferência é removida da pasta.

Quando você arrasta uma referência de documento para a pasta Lixo, a referênciaé apagada, mas o documento não é apagado da biblioteca.

Apagar Documentos de acordo com o Tipo do DocumentoVocê pode apagar documentos nas pastas ou deixar que o GroupWise apagueautomaticamente os documentos que excederam a vida definida para eles. OGroupWise remove os documentos com base no tipo de documento designadona guia Documento em Propriedades. Cada tipo de documento possui uma datade vencimento e uma ação de vencimento a ele associada. O administrador dosistema define a data de vencimento e a ação (apagar, armazenar ou reter) quandoele cria a biblioteca.

�

Você pode apagar um grupo de documentos utilizando o assistente de Operaçõesde Documentos em Massa. Para apagar um grupo de documentos, você deve terdireitos Apagar para cada documento ou ter direitos Gerenciar e ser obibliotecário da biblioteca. Para obter maiores informações, consulte GerenciarGrupos de Documentos em Criar e Trabalhar com Documentos.

�



Apagar Grupos deDocumentos

Apagar um Documentoda Caixa de Correio

$SDJDU�'RFXPHQWRV��217

3 Clique em Remover documento da pasta� OK.

Dicas

� i� O documento não é apagado da biblioteca e quaisquer usuários comreferências ao documento ainda podem vê-lo, abri-lo, editá-lo ou apagá-lo,dependendo de seus direitos.

�


2 Clique em Ações� Lista de Versões.

3 Clique na versão que você deseja apagar.


�



Apagar uma VersãoEspecífica de umDocumento

Apagar Todas asVersões de umDocumento

218��&RSLDU�'RFXPHQWRV

3 Clique em Apagar todas as versões do documento da biblioteca� cliqueem OK.

Dicas

� i� Você pode clicar em Remover documento da pasta para remover umareferência do documento sem apagar o documento correspondente.

Copiar DocumentosVocê pode copiar documentos e suas propriedades para criar documentossemelhantes. Copiar um documento cria um novo documento na biblioteca.

Ao copiar um documento, você pode especificar como deseja criar propriedadespara o novo documento. Você pode especificar as propriedades manualmente oufazer com que o GroupWise crie as propriedades para você, utilizando os valoresdo documento original.

Copiar Grupos de DocumentosVocê pode copiar grupos de documentos utilizando o assistente de Operações deDocumentos em Massa. Para copiar um grupo de documentos, você deve terdireitos Ver para cada documento ou direitos Gerenciar e ser o bibliotecário dabiblioteca. Para obter maiores informações, consulte Copiar Grupos deDocumentos em Gerenciar Grupos de Documentos.

�

1 Clique em uma referência de documento na Caixa de Correio.

2 Clique em Ações� Copiar Documento.

3 Selecione o método que você deseja utilizar para criar uma planilha depropriedades para o documento.

4 Clique em OK.

Copiar um Documento

*UDYDU�'RFXPHQWRV��219

�


2 Clique em Ações� Copiar Documento.

3 Selecione a biblioteca para a qual você deseja copiar o documento na listadrop-down Selecione a biblioteca para a qual copiar.

4 Selecione o método que será utilizado para criar as propriedades dodocumento� clique em OK.

Dicas

� i� As informações contidas nos campos do sistema (Tipo de Documento,Autor e Assunto do Documento) são copiadas com o documento para anova biblioteca.

Gravar DocumentosVocê pode utilizar Gravar Como para gravar documentos fora da Biblioteca doGroupWise. Gravar Como permite que você crie uma cópia de um documentofora da biblioteca; entretanto, quando você utiliza Gravar Como, quaisquermudanças feitas no documento gravado não são atualizadas na biblioteca.

Gravar Itens como DocumentosVocê pode gravar qualquer item da Caixa de Correio como um documento nabiblioteca. Os itens são gravados no formato do WordPerfect 5.1. Para obtermaiores informações, consulte Gravar Itens na Caixa de Correio em Gerenciar aCaixa de Correio.

�

Para gravar as mudanças que você fez no conteúdo do documento, utilize orecurso Gravar no aplicativo correspondente.

O recurso Gravar do aplicativo funciona de forma diferente, dependendo do tipode aplicativo (integrado ou não-integrado) utilizado.

Gravar Documentos em Aplicativos Não-IntegradosSe estiver utilizando aplicativos não-integrados (todos os aplicativos do Windows3.1 e vários do Windows 95), você não poderá gravar o documento como umanova versão no aplicativo. Para criar uma nova versão de um documento, crie anova versão antes de abrir o documento. Para verificar se suas mudanças sãogravadas na biblioteca, não renomeie o documento quando gravá-lo noaplicativo.

Copiar um Documentopara outra Biblioteca

Gravar Mudançasno Conteúdo deum Documento

220��*UDYDU�'RFXPHQWRV

Gravar Documentos em Aplicativos IntegradosSe você estiver utilizando um aplicativo integrado (como WordPerfect 7 ouWord 7), o GroupWise integrará os recursos de gerenciamento de documentoscom o recurso Gravar Como do aplicativo. Ao selecionar Gravar Como noaplicativo, você terá a opção de gravar o documento como uma nova versão naBiblioteca do GroupWise. Além disso, você pode selecionar a pasta doGroupWise em que deseja gravar o documento.

�



3 No quadro Gravar arquivo como, especifique um nome para o documento.

4 Clique em Procurar� especifique o caminho para o local em que vocêdeseja gravar o documento� clique em OK.

5 Clique em Gravar.

Dicas

� i� Se precisar compartilhar documentos com usuários que não tenham acessoao GroupWise, você poderá anexar a referência do documento a umamensagem de correio e enviá-la para eles ou poderá utilizar Gravar Comopara fazer uma cópia do documento fora da biblioteca.

Gravar Documentosfora da Bibliotecado GroupWise

$EULU�'RFXPHQWRV��221

Abrir DocumentosQuando você clica duas vezes em uma referência de documento na Caixa deCorreio ou pasta, o GroupWise abre o documento no aplicativo associado. Emseguida, você pode editar o documento. Se você tem apenas direitos para ver odocumento, pode abri-lo de duas formas: como um arquivo apenas leitura noaplicativo ou no viewer do GroupWise.

O GroupWise define o status da versão selecionada como Em Uso enquanto elaestiver aberta. Esse status bloqueia a versão selecionada do documento e impedeque outros usuários a editem enquanto ela estiver aberta. Quando você sai dodocumento, o status Em Uso é removido e a versão é desbloqueada.

Se você desejar bloquear uma versão de um documento para várias sessões deedição, utilize Registrar Saída. Registrar Saída permite que você copie a versãoselecionada de um documento para outro local de modo que ela permaneçabloqueada até que você registre sua entrada.

Abrir Documentos Apenas LeituraSe não tiver direitos Editar a um documento, você poderá abrir uma cópia apenasleitura do documento em um aplicativo. Esse procedimento permite que vocêveja elementos gráficos e de layout que podem não ser mostrados corretamenteno viewer do GroupWise.

Se você tiver direitos Editar a um documento, os documentos apenas leituratambém serão uma forma útil de ver o documento caso ele esteja marcado comoEm Uso ou sua saída esteja registrada.

Você só pode abrir um documento apenas leitura de cada vez em cada aplicativo.

Abrir Documentos em Aplicativos Não-IntegradosSe você estiver utilizando aplicativos não-integrados (a maioria dos aplicativos doWindows 3.1, os aplicativos do MS DOS e vários aplicativos do Windows 95), oGroupWise copiará o documento de volta para a biblioteca quando você fechar oaplicativo, mas não quando fechar o documento.

Abrir Documentos em Aplicativos IntegradosSe você estiver utilizando um aplicativo integrado (como WordPerfect 7 ouWord 7), o GroupWise integrará os recursos de gerenciamento de documentoscom o recurso Abrir e Gravar Como do aplicativo.

Quando você seleciona Abrir no aplicativo, um quadro de diálogo mostra todasas referências de documentos disponíveis na Caixa de Correio. Você podeselecionar uma referência de documento para abrir o documento ou clicar nobotão Selecionar Documento Usando Diálogo do Aplicativo para utilizar oquadro de diálogo Abrir do aplicativo.

222��$UPD]HQDU�'LYHUVDV�9HUV}HV�GH�XP�'RFXPHQWR

Abrir Documentos no GroupWise RemotoSe estiver utilizando o GroupWise Remoto, você deverá marcar manualmente aversão do documento como Em Uso ao recuperá-la da Caixa de Correio Master.Quando você sair do documento, o Remoto o instruirá a limpar o status EmUso.

�

1 Clique duas vezes na referência do documento na Caixa de Correio.

Dicas

� i� Se você não tiver acesso ao aplicativo em que o documento foi criado,o GroupWise o instruirá a especificar um aplicativo. Você pode abrir odocumento em um aplicativo relacionado.

�



3 Selecione as versões que você deseja abrir no quadro de listagem Versão.

4 Clique em Ações� Abrir.

Armazenar Diversas Versões de um DocumentoVocê pode armazenar diversas versões de um documento no GroupWise. Cadareferência do documento na Caixa de Correio aponta para uma única versão dodocumento. Você pode ver informações sobre uma versão específica de umdocumento na guia Versão em Propriedades. Também pode gerenciar (abrir,registrar a saída, registrar a entrada etc.) as versões do documento no quadro dediálogo Lista de Versões. Existem três categorias de versões de documento noGroupWise:

Versão AtualA revisão mais recente do documento.

Abrir Documentos

Abrir Diversas Versõesde um Documento

$UPD]HQDU�'LYHUVDV�9HUV}HV�GH�XP�'RFXPHQWR��223

Versão OficialA versão que você designa como oficial. Quando designa uma versão comooficial, você pode conceder aos usuários direitos de acesso a essa versão diferentesdos que concede a outras versões do documento. Por exemplo, você podeconceder a todos os usuários direitos para ver a versão oficial do manual dofuncionário, mas conceder apenas a você mesmo direitos de ver e editar todas asoutras versões do manual. Se você não especificar uma versão oficial dodocumento, a versão atual será considerada a oficial. Na Lista de Itens, umasterisco é mostrado ao lado da referência do documento correspondente à versãooficial.

Versão EspecíficaUma versão de um documento referenciada diretamente por seu número deversão. Na Lista de Itens, o símbolo de número (nº) é mostrado ao lado dareferência do documento. Você pode conceder direitos de acesso diferentes paracada versão do documento. Por exemplo, você pode conceder a todos os usuáriosdo sistema direitos Ver para a versão oficial e conceder a usuários específicosdireitos Ver para a versão atual.

�

1 Na Caixa de Correio, clique na referência do documento do qual você desejacriar uma nova versão.

2 Clique em Arquivo� Novo� Versão do Documento.

3 Digite uma descrição para essa versão do documento� clique em OK.

Dicas

� i� A versão selecionada e suas propriedades são copiadas para uma nova versão.

Criar uma Nova Versãode um Documento

224��$UPD]HQDU�'LYHUVDV�9HUV}HV�GH�XP�'RFXPHQWR

�


2 Clique em Arquivo� Propriedades� na guia Versão.

�



3 Clique na versão que você deseja marcar como oficial.

4 Clique em Ações� Marcar Versão Oficial.

Dicas

� i� Para definir a versão oficial, você deve ter direitos para modificar asconfigurações de segurança e o administrador do sistema deve terconcedido a você direitos para definir a versão oficial de um documento.

Ver Informações deVersão para umDocumento

Especificar a VersãoOficial de umDocumento

*HUHQFLDU�*UXSRV�GH�'RFXPHQWRV��225

Gerenciar Grupos de DocumentosQuer você seja um usuário responsável por vinte documentos ou umadministrador do sistema responsável por milhares de documentos, poderáutilizar o assistente de Operações de Documentos em Massa para gerenciargrupos de documentos de forma eficaz. Utilize o assistente para realizar todas astarefas a seguir:

x� Mover um grupo de documentos para outra biblioteca.

x� Compartilhar um grupo de documentos com outro usuário.

x� Copiar um grupo de documentos.

x� Apagar um grupo de documentos.

x� Designar um grupo de documentos para um novo autor.

x� Modificar as propriedades (assunto, tipo do documento etc.) de umgrupo de documentos.

�

Para realizar uma operação em massa em um grupo de documentos, você deve terdireitos suficientes aos documentos. Se tiver direitos Gerenciar, você seráchamado de bibliotecário e poderá realizar as operações de documentos em massaem todos os documentos da biblioteca. Se você não for o bibliotecário, só poderárealizar operações de documentos em massa nos documentos para os quais temdireitos. A tabela a seguir mostra os direitos que você precisa ter para executarcada operação:

Operação doDocumento

Direitos Necessários

Mover Requer direitos Ver e Apagar para odocumento ou você deve ser obibliotecário da biblioteca. Alémdisso, você precisa ter direitosAdicionar para a biblioteca de destino.

Copiar Requer direitos Ver para o documentoou você deve ser o bibliotecário dabiblioteca. Além disso, você deve terdireitos Adicionar para a biblioteca dedestino.

Apagar Requer direitos Apagar para odocumento ou você deve ser obibliotecário da biblioteca. Alémdisso, você deve ter direitos Apagarpara a biblioteca.

Preparar para umaOperação em Massa

226��*HUHQFLDU�*UXSRV�GH�'RFXPHQWRV

Compartilhar Requer direitos Modificar Segurançapara o documento ou você deve ser obibliotecário da biblioteca. Alémdisso, você deve ter direitos Mudarpara a biblioteca.

Designardocumentos paraum novo autor

Requer direitos Editar e ModificarSegurança para o documento ou vocêdeve ser o bibliotecário da biblioteca.

Modificarpropriedades dodocumento

Você deve ter direitos Editar ou ser obibliotecário da biblioteca. Alémdisso, você deve ter direitos Mudarpara a biblioteca.

�

Antes de iniciar a operação em massa, especifique que documentos você desejaincluir. Você pode utilizar três métodos para selecionar documentos: selecionar osdocumentos em um quadro de diálogo no assistente de Operações deDocumentos em Massa, selecionar os documentos em uma pasta ou na Caixa deCorreio antes de abrir o assistente de Operações de Documentos em Massa ouespecificar o nome de um arquivo em disco que contém uma lista de IDs dedocumentos.

Visualizar os Resultados de uma MovimentaçãoAo utilizar o Encontrar no assistente de Operações de Documentos em Massapara especificar os documentos que você deseja mover, copiar, apagar ou mudar,clique no botão Visualizar (no último quadro de diálogo do assistente) para verum exemplo dos documentos que serão movidos, copiados, apagados oumudados com base nos critérios especificados em Encontrar. Esse procedimentopermite que você revise esses resultados, verifique se os critérios são precisos eselecione os documentos corretos. Se não forem, você poderá retornar aoassistente e modificar os critérios da procura para expandir ou limitar osdocumentos incluídos na operação.

Utilizar as Operações de Documentos em Massa no RemotoO assistente de Operações de Documentos em Massa não está disponível naCaixa de Correio Remota. Você poderá realizar as mesmas tarefas emdocumentos individuais, mas não em grupos de documentos, enquanto estiver naCaixa de Correio Remota.

�

O administrador do sistema pode conceder aos usuários direitos Gerenciar parauma biblioteca. Quando você tem direitos Gerenciar, é chamado de bibliotecárioe pode realizar operações de documentos em massa, como mudar as propriedadesde um documento, mover documentos etc., em todos os documentos dabiblioteca.

Selecionar Documentospara a Operação emMassa

Agir Como o UsuárioBibliotecário


O bibliotecário pode ver e modificar todas as propriedades de um documento,como autor, criador, segurança, assunto, tipo do documento etc., mas não podever o conteúdo do documento. (Para ver o conteúdo de um documento, obibliotecário deve ter direitos Ver àquela versão do documento.) Se obibliotecário fizer quaisquer mudanças nos direitos de compartilhamento ou noautor de um documento, o autor original do documento receberá umamensagem de correio notificando-o da mudança. Esse procedimento impede queo bibliotecário conceda a usuários não-autorizados acesso a um documento.

Além de modificar as propriedades listadas acima, o bibliotecário também poderealizar as ações a seguir em todos os documentos da biblioteca:

x� Apagar um grupo de documentos da biblioteca.

x� Mover ou copiar documentos para uma biblioteca diferente.

x� Mudar as propriedades (autor, tipo do documento, assunto etc.) de umgrupo de documentos da biblioteca.

x� Mudar os direitos de compartilhamento para um grupo de documentosda biblioteca.

x� Redefinir o status de um documento.

x� Utilizar os APIs de terceiros do GroupWise para gerar relatórios sobretodos os documentos da biblioteca.

Bibliotecário e GroupWise RemotoO bibliotecário pode ver todas as propriedades de um documento na Caixa deCorreio Remota; entretanto, ele não poderá mudar os direitos decompartilhamento nem o autor de um documento enquanto estiver utilizandouma Caixa de Correio Remota.

Bibliotecário e Versões Mais Antigas do GroupWiseSe um bibliotecário acessar uma biblioteca utilizando uma versão mais antiga doCliente do GroupWise, como o GroupWise 5.1 ou 5.2, ele não terá acesso debibliotecário aos documentos porque nem o direito Gerenciar nem o usuáriobibliotecário existiam nas versões anteriores do GroupWise.


�

Você pode copiar grupos de documentos utilizando o assistente de Operações deDocumentos em Massa. Para copiar um grupo de documentos, você deve terdireitos Ver para cada documento ou ser o bibliotecário da biblioteca. Alémdisso, você deve ter direitos Adicionar na biblioteca para a qual deseja copiar osdocumentos.

Quando você copia um grupo de documentos, todas as versões do documentosão copiadas. Na biblioteca de destino, cada cópia do documento recebe um novonúmero de documento, mas o documento retém o mesmo número de versão quetinha na biblioteca de origem. Por exemplo, se o documento nº 458 possuía asversões um, dois e cinco na biblioteca Marketing e você o copiar para a bibliotecaVendas, ele passará a ser o documento nº 459 (ou qualquer que seja o próximonúmero) na biblioteca Vendas, mas ainda terá as versões um, dois e cinco. OGroupWise copia todas as propriedades do documento, incluindo a atividade e oscampos personalizados do documento, para a biblioteca de destino e armazena-ascom o documento; entretanto, os campos personalizados não serão mostrados nasPropriedades do Documento se a biblioteca de destino não contiver o campo.Quando você copia documentos, as referências dos mesmos não são atualizadas.

Copiar um DocumentoSe você desejar copiar um documento, clique em Copiar Documento no menuAções.

Copiar um Grupo de Documentos1 Clique em Ferramentas� Operações com Documentos em Massa.

Copiar um Grupo deDocumentos


2 No quadro de grupo Operação, clique em Copiar.

3 No quadro de grupo Método de Seleção, clique em Usar Procura/ProcuraAvançada para selecionar documentos� Avançar.

4 Verifique se Texto Completo é mostrado na primeira lista drop-down paraprocurar as propriedades e o conteúdo do documento; em seguida, digite otexto que você deseja encontrar.

ou

Clique na lista drop-down Texto Completo� clique em Assunto paraprocurar apenas o assunto do documento; em seguida, digite o texto que vocêdeseja encontrar.

5 Verifique se Autor está selecionado; em seguida, especifique o(s) nome(s) doautor dos documentos que você deseja encontrar.

6 Se você desejar procurar documentos que foram criados ou recebidos entredatas específicas, selecione o quadro de seleção Criado ou entregue entre; emseguida, especifique uma data de início e de término.

7 No quadro de listagem Procurar Em, selecione as bibliotecas que você desejaprocurar.



9 No quadro de listagem Selecionar Biblioteca para a Qual CopiarDocumentos, selecione a biblioteca de destino� Avançar.

10 Clique em Visualizar para ver um exemplo dos documentos que serãocopiados com base nos critérios especificados em Encontrar.

Você pode clicar em Fechar a qualquer momento no quadro de diálogoResultados da Procura para cancelar a visualização.

11 Especifique o diretório em que você deseja gravar o arquivo de registro.

Clique em Gerar um Arquivo de Registro sem Realizar a Operação deMovimentação para ver o resultado da movimentação sem realmente copiaros documentos.

12 Clique em Concluir para iniciar a cópia dos documentos.


Copiar um Grupo de Documentos Selecionados1 Selecione os documentos que você deseja copiar na Caixa de Correio ou nas

pastas.

2 Clique em Ferramentas� Operações de Documentos em Massa.


4 No quadro de grupo Método de Seleção, clique em Usar os DocumentosSelecionados no Momento� Próximo.

5 No quadro de listagem Selecionar Biblioteca para a Qual CopiarDocumentos, clique na biblioteca de destino� Próximo.


7 Clique em Gerar um Arquivo de Registro sem Realizar a Operação deCópia para ver o resultado da cópia sem realmente copiar os documentos.

8 Clique em Concluir para iniciar a cópia de documentos.

Copiar um Grupo de Documentos Listados em um Arquivo1 Clique em Ferramentas� Operações de Documentos em Massa.


3 No quadro de grupo Método de Seleção, clique em Usar os DocumentosListados em um Arquivo.

4 Especifique o nome do arquivo que contém a lista de documentos que vocêdeseja copiar� clique em Próximo.

5 Se o arquivo especificado for um arquivo de registro de uma operação decópia anterior, clique em Processar Erros Apenas e o GroupWise processaráapenas os documentos que geraram erros durante a sessão anterior.

6 No quadro de listagem Selecionar Biblioteca para a Qual CopiarDocumentos, clique na biblioteca de destino� Próximo.


8 Clique em Gerar um Arquivo de Registro sem Realizar a Operação deCópia para ver o resultado da cópia sem realmente copiar os documentos.

9 Clique em Concluir para iniciar a cópia dos documentos.


Dicas

� i� Você pode especificar qualquer arquivo de texto (ASCII ou ANSI) como oarquivo de origem para uma operação de cópia desde que ele contenha umalista de IDs de documentos. Se você estiver criando um arquivo, verifique secada ID de documento está no início de uma linha e se há apenas umdocumento por linha.

� i� Você também pode especificar o arquivo de erro de uma operação decópia anterior como o arquivo de origem.

�

Você pode mover um grupo de documentos para outra biblioteca utilizando oassistente de Operações de Documentos em Massa. Para mover um grupo dedocumentos, você deve ter direitos Ver e Apagar para cada documento que desejamover ou ser o bibliotecário da biblioteca selecionada. Além disso, você deve terdireitos Adicionar para a biblioteca de destino.

Os documentos que você seleciona para a operação de movimentação podem serarmazenados em várias bibliotecas em agências postais diferentes. O GroupWisemove todas as versões dos documentos selecionados e todas as propriedades dosdocumentos, incluindo os campos personalizados e a atividade dos documentos.Se a biblioteca de destino não contiver um ou mais campos personalizados queexistam na biblioteca de origem, o GroupWise moverá o valor do campopersonalizado e o armazenará com o documento na nova biblioteca; entretanto, ovalor não será mostrado em Propriedades do Documento até que o administradordo sistema adicione esse campo à biblioteca de destino.

Notificar Autores e Usuários de Documentos MovidosAo final da movimentação, o GroupWise envia uma mensagem para vocêcontendo uma lista de todos os documentos movidos. Além disso, ele envia umamensagem ao autor de cada documento movido mostrando o novo local dodocumento. Se um usuário for o autor de diversos documentos movidos, amensagem conterá uma lista de todos os seus documentos movidos e o novo localdos documentos. Outros usuários, que não sejam autores do documento, não sãonotificados de que o documento foi movido.

O GroupWise atualiza automaticamente quaisquer referências dos documentosmovidos no final do processo de movimentação. Entretanto, se uma referência dedocumento for anexada a uma mensagem de correio, o GroupWise não aatualizará. Em vez disso, quando um usuário clica na referência de documentoanexada, aparece uma mensagem explicando que o documento foi movido eindicando o novo local do documento.

Mover um Grupo deDocumentos


Mover um Grupo de Documentos1 Clique em Ferramentas� Operações com Documentos em Massa.

2 No quadro de grupo Operação, clique em Mover.

3 No quadro de grupo Método de Seleção, clique em Usar Procura/ProcuraAvançada para Selecionar Documentos� Avançar.


4 Se você desejar procurar as propriedades e o conteúdo do documento,verifique se Texto Completo aparece na lista drop-down; em seguida, digiteo texto que você deseja encontrar.

ou

Se você desejar procurar apenas o assunto do documento, clique na listadrop-down Texto Completo� Assunto; em seguida, digite o texto que vocêdeseja encontrar.


6 Se você desejar procurar documentos criados ou enviados entre datasespecíficas, selecione o quadro de seleção Criado ou entregue entre; emseguida, especifique uma data de início e de término.

7 No quadro de listagem Procurar Em, clique nas bibliotecas em que vocêdeseja procurar� clique em Avançar.

8 No quadro de listagem Selecionar Biblioteca para a Qual MoverDocumentos, clique na biblioteca de destino� Avançar.

9 Clique em Visualizar para ver um exemplo dos documentos que serãomovidos com base nos critérios especificados em Encontrar.




11 Clique em Gerar um Arquivo de Registro sem Realizar a Operação para vero resultado da movimentação sem realmente mover os documentos.

12 Clique em Concluir para iniciar a movimentação dos documentos.

Mover um Grupo de Documentos Selecionados1 Selecione os documentos que você deseja mover na Caixa de Correio ou

pasta.

2 Clique em Ferramentas� Operações com Documentos em Massa.


4 No quadro de grupo Método de Seleção, clique em Usar os documentosselecionados no momento� Avançar.

5 No quadro de listagem Selecionar Biblioteca para a Qual MoverDocumentos, clique na biblioteca de destino� clique em Próximo.


7 Você pode clicar em Gerar um Arquivo de Registro sem Realizar aOperação para ver o resultado da movimentação sem realmente mover osdocumentos.


Mover os Documentos de um Grupo em um Arquivo1 Clique em Ferramentas� Operações com Documentos em Massa.


3 No quadro de grupo Método de Seleção, clique em Usar os documentoslistados em um arquivo.

4 Especifique o nome do arquivo que contém a lista de documentos que vocêdeseja mover� clique em Avançar.

Se o arquivo especificado for um arquivo de registro de uma operação demovimentação anterior, clique em Processar apenas erros e o GroupWiseprocessará apenas os documentos que geraram erros durante a sessão anterior.

5 No quadro de listagem Selecionar Biblioteca para a Qual MoverDocumentos, clique na biblioteca de destino� clique em Próximo.


7 Você pode clicar em Gerar um Arquivo de Registro sem Realizar aOperação para ver o resultado do apagamento sem realmente mover osdocumentos.



Dicas

� i� Você pode especificar qualquer arquivo de texto (ASCII ou ANSI) como oarquivo de origem para uma operação de movimentação desde que o arquivocontenha uma lista de IDs de documentos. Se você estiver criando umarquivo, verifique se cada ID de documento está no início de uma linha e sehá apenas um documento por linha.

� i� Você também pode especificar o arquivo de erro de uma operação demovimentação anterior como o arquivo de origem.

�

À medida que gerencia os documentos do GroupWise, você com freqüênciaprecisa mudar as propriedades de vários documentos ao mesmo tempo. Porexemplo, se um funcionário sair da empresa, você precisará redesignar todos osdocumentos dele para outra pessoa ou, se um novo funcionário for admitido,você precisará lhe conceder acesso a vários documentos. Utilize MudarPropriedades no assistente de Operações de Documentos em Massa para realizar,de forma eficaz, esses tipos de tarefa (redesignar documentos, mudar tipos dedocumentos etc.) com grupos de documentos.

Você pode mudar o assunto, o autor ou o tipo do documento para um grupo dedocumentos. Também pode mudar o valor de quaisquer campos personalizadosdefinidos na biblioteca. Os campos que podem ser modificados variamdependendo do local dos documentos que você seleciona para a operação demudança em massa. Se os documentos selecionados estiverem armazenados namesma biblioteca, você poderá fazer mudanças tanto nos campos do sistema(assunto, autor e tipo do documento) quanto nos campos personalizados. Se osdocumentos selecionados estiverem armazenados em bibliotecas diferentes, vocêsó poderá modificar os campos do sistema. O GroupWise impõe essa restriçãoporque as bibliotecas selecionadas podem não conter os mesmos campospersonalizados.

Mudar as Propriedadesde um Grupo deDocumentos


Mudar as Propriedades de um Grupo de Documentos1 Clique em Ferramentas� Operações com Documentos em Massa.

2 No quadro de grupo Operação, clique em Mudar propriedades.



4 Verifique se Texto Completo aparece na primeira lista drop-down paraprocurar as propriedades e o conteúdo do documento; em seguida, digite otexto que você deseja encontrar.

ou

Clique na lista drop-down Texto Completo� Assunto para procurar apenaso assunto do documento; em seguida, digite o texto que você desejaencontrar.




8 Especifique novos valores para quaisquer propriedades do documento�clique em Avançar.


9 Clique em Visualizar para ver um exemplo dos documentos que serãomodificados com base nos critérios especificados em Encontrar.



Clique em Gerar um Arquivo de Registro sem Realizar a Operação paraver o resultado da operação sem realmente mudar os documentos.

11 Clique em Concluir para iniciar.

Mudar as Propriedades dos Documentos Selecionados1 Selecione os documentos cujas propriedades você deseja modificar na Caixa

de Correio ou pasta.




5 Especifique novos valores para quaisquer campos de propriedades dodocumento� clique em Avançar.




Clique em Gerar um Arquivo de Registro sem Realizar a Operação paraver o resultado da operação sem realmente modificar os documentos.



Mudar as Propriedades de um Grupo de Documentos em um Arquivo1 Clique em Ferramentas� Operações com Documentos em Massa.



4 Especifique o nome do arquivo que contém a lista de documentos cujaspropriedades você deseja mudar� clique em Avançar.

Se o arquivo especificado for um arquivo de registro de uma sessão anterior,clique em Processar apenas erros e o GroupWise processará apenas osdocumentos que geraram erros durante aquela sessão.

5 Especifique novos valores para quaisquer campos de propriedades dodocumento� clique em Avançar.






Dicas

� i� Você pode especificar qualquer arquivo de texto (ASCII ou ANSI) como oarquivo de origem para uma operação de mudança de propriedades, desdeque ele contenha uma lista de IDs de documentos. Se você estiver criandoum arquivo, verifique se cada ID de documento está no início de uma linhae se há apenas um ID de documento por linha.

� i� Você também pode especificar o arquivo de erro de uma operação demudança de propriedades anterior como o arquivo de origem.


�

Você pode conceder, modificar ou remover o acesso de um usuário a um grupode documentos. Há duas maneiras de fazer isso: modificando os direitos de umusuário na Lista de Compartilhamento existente para o grupo de documentos oucriar uma nova Lista de Compartilhamento que substituirá a existente para cadadocumento do grupo.

Modificar a Lista de Compartilhamento ExistenteSe você selecionar Adiciona Novos Usuários a Documentos Selecionados,poderá adicionar, remover ou mudar os direitos de um usuário ao grupo dedocumentos sem mudar qualquer dos direitos concedidos a outros usuários. Porexemplo, você poderia conceder a um novo funcionário direitos para todos osdocumentos de benefício na biblioteca. Esse procedimento adiciona o novofuncionário à Lista de Compartilhamento para cada documento do grupo, masnão modifica os direitos de nenhum outro funcionário.

Se o usuário que você deseja adicionar já possuir direitos a um ou maisdocumentos do grupo, os direitos especificados no assistente substituirãoquaisquer direitos anteriores desse usuário aos documentos, mas não reduzirá osdireitos que ele já possui. Por exemplo, suponha que você conceda à Pauladireitos Ver a um grupo de documentos que inclui o Documento A, mas Paula játenha os direitos Ver e Editar ao Documento A. Nesse caso, o GroupWiseconcederá a Paula direitos Ver a todos os documentos do grupo, incluindo oDocumento A, mas não removerá os direitos Editar de Paula ao Documento A.

Substituir uma Lista de Compartilhamento Existente por uma Nova Lista deCompartilhamentoSe você selecionar Substitui Listas de Compartilhamento para DocumentosSelecionados, poderá criar uma nova Lista de Compartilhamento para cada umdos documentos selecionados. Essa nova Lista de Compartilhamento substitui aLista de Compartilhamento existente e apenas os usuários na nova Lista deCompartilhamento têm direitos aos documentos selecionados.

Mudar oCompartilhamentopara um Grupo deDocumentos


Mudar os Direitos de Compartilhamento para um Grupo de Documentos1 Clique em Ferramentas� Operações com Documentos em Massa.

2 No quadro de grupo Operação, clique em Mudar Compartilhamento.



4 Verifique se Texto Completo aparece na primeira lista drop-down se vocêdesejar procurar as propriedades e o conteúdo do documento; em seguida,digite o texto que você deseja encontrar.

ou

Clique na lista drop-down Texto Completo� clique em Assunto paraprocurar apenas o assunto do documento; em seguida, digite o texto que vocêdeseja encontrar.


6 Se você desejar procurar apenas documentos criados ou recebidos entre datasespecíficas, selecione o quadro de seleção Criado ou entregue entre; emseguida, especifique uma data de início e de término.



8 Clique em Adicionar novos usuários a documentos selecionados paramodificar as Listas de Compartilhamento existentes para cada documento dogrupo.

ou

Clique em Substitui listas de compartilhamento para documentosselecionados para criar uma nova Lista de compartilhamento que substituiráa Lista de compartilhamento existente para cada documento do grupo.

9 No quadro Nome, digite o nome do usuário para o qual você desejamodificar o compartilhamento� clique em Adicionar Usuário

10 Na Lista de compartilhamento, clique no nome do usuário para o qual vocêdeseja modificar os direitos de compartilhamento.

11 No quadro de grupo Direitos sobre Todas as Versões, clique nos direitos quevocê deseja conceder ao usuário para o grupo de documentos selecionado.

12 Se você desejar especificar direitos de compartilhamento para versõesespecíficas, clique em Segurança do Nível da Versão, especifique os direitospara cada versão� clique em OK.







16 Clique em Concluir para começar a modificar o compartilhamento dodocumento.

Mudar os Direitos de Compartilhamento de Documentos Selecionados1 Selecione os documentos da Caixa de Correio e das pastas para os quais você

deseja mudar os direitos de compartilhamento.


3 No quadro de grupo Operação, clique em Mudar compartilhamento.


5 Para modificar as Listas de compartilhamento existentes para cadadocumento do grupo, clique em Adicionar novos usuários a documentosselecionados.

ou

Para criar uma nova Lista de compartilhamento que substituirá a Lista decompartilhamento existente para cada documento do grupo, clique emSubstituir listas de compartilhamento para documentos selecionados.

6 No quadro Nome, digite o nome do usuário para o qual você desejamodificar os direitos de compartilhamento� clique em Adicionar Usuário.

7 Na Lista de Compartilhamento, clique no nome do usuário para o qual vocêdeseja modificar os direitos de compartilhamento.









13 Clique em Terminar para iniciar.

Mudar os Direitos de Compartilhamento de Documentos em um Arquivo1 Clique em Ferramentas� Operações com Documentos em Massa.

2 No quadro de grupo Operação, clique em Mudar compartilhamento.


4 Especifique o nome do arquivo que contém a lista dos documentos para osquais você deseja mudar os direitos de compartilhamento� clique emPróximo.

Se o arquivo especificado for um arquivo de registro de uma operaçãoanterior, clique em Processar apenas erros e o GroupWise processará apenasos documentos que geraram erros durante a sessão anterior.

5 Clique em Adicionar novos usuários a documentos selecionados paramodificar as Listas de Compartilhamento existentes para cada documento dogrupo.

ou

Clique em Substitui Listas de Compartilhamento para DocumentosSelecionados para criar uma nova Lista de Compartilhamento quesubstituirá a Lista de Compartilhamento existente para cada documento nogrupo.

6 No quadro Nome, digite o nome do usuário para o qual você desejamodificar os direitos de compartilhamento� clique em Adicionar Usuário.

7 Na Lista de Compartilhamento, clique no nome do usuário para o qual vocêdeseja modificar os direitos de compartilhamento.










�

Você pode apagar um grupo de documentos utilizando o assistente de Operaçõesde Documentos em Massa. Para apagar um grupo de documentos, você deve terdireitos Apagar aos documentos ou ser o bibliotecário da biblioteca. Além disso,você deve ter direitos Apagar à biblioteca da qual deseja remover os documentos.

Quando você apaga um grupo de documentos, todas as versões dos documentossão apagadas; entretanto, os registros de atividade dos documentos apagados nãosão removidos. As referências de documento que apontam para documentosapagados não são apagadas. Se você clicar na referência de um documentoapagado, uma mensagem aparecerá indicando que o documento foi apagado.

Apagar um Grupo de Documentos1 Clique em Ferramentas� Operações com Documentos em Massa.

Apagar um Grupo deDocumentos


2 No quadro de grupo Operação, clique em Apagar.


4 Se você desejar procurar as propriedades e o conteúdo do documento,verifique se Texto Completo aparece na lista drop-down; em seguida,digite o texto que você deseja encontrar.

ou

Se você desejar procurar apenas o assunto do documento, clique na listadrop-down Texto Completo� Assunto; em seguida, digite o texto que vocêdeseja encontrar.





8 Clique em Visualizar para ver um exemplo dos documentos que serãoapagados com base nos critérios especificados em Encontrar.

9 Você pode clicar em Fechar a qualquer momento no quadro de diálogoResultados da Procura para cancelar a visualização.


11 Clique em Gerar um Arquivo de Registro sem Realizar a Operação deApagamento para ver o resultado do apagamento sem realmente apagar osdocumentos.

12 Clique em Concluir para iniciar o apagamento dos documentos.

Dicas

� i� Você deve ter direitos Apagar para todos os documentos e direitos Apagar nabiblioteca para apagar um grupo de documentos ou deve ter direitosGerenciar e ser o bibliotecário da biblioteca.

Apagar um Grupo de Documentos Selecionados1 Na Caixa de Correio ou nas pastas, clique nas referências dos documentos

que você deseja apagar.


3 No quadro de grupo Operação, clique em Apagar





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Apagar um Grupo de Documentos Listados em um Arquivo1 Clique em Ferramentas� Operações com Documentos em Massa.

2 No quadro de grupo Operação, clique em Apagar.


4 Especifique o nome do arquivo que contém a lista de documentos que vocêdeseja apagar� clique em Avançar.

5 Se o arquivo especificado for um arquivo de registro de uma operação deapagamento anterior, clique em Processar apenas erros e o GroupWiseprocessará apenas os documentos que geraram erros durante a sessão anterior.




Dicas

� i� Você deve ter direitos Apagar para todos os documentos e direitos Apagar nabiblioteca para apagar um grupo de documentos ou ter direitos Gerenciar eser o bibliotecário da biblioteca.

Ver Documentos quando a Rede ou o GroupWiseNão Estiver Disponível

Após ter editado e fechado um ou mais documentos na Caixa de Correio Master,você poderá colocar uma cópia de cada documento que editou na BibliotecaRemota. Esse procedimento é chamado eco de documento. Em seguida, quandoa rede, a Biblioteca do GroupWise ou a agência postal do GroupWise não estiverdisponível, você poderá abrir e modificar os últimos documentos editados noRemoto. O eco de documento também economiza o tempo de download dosdocumentos quando você está executando o Remoto.

Se você tem uma instalação de estação de trabalho do GroupWise, precisa estarconectado com a rede para utilizar o eco de documento. Se você tem umainstalação padrão ou personalizada (local) do GroupWise, não precisa estarconectado com a rede.

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Você deve ter uma Caixa de Correio Remota em sua máquina para que o eco dedocumento ocorra. O eco dos documentos ocorre sempre que você fecha ouregistra a entrada de um documento na Caixa de Correio Master. A referência dodocumento é adicionada à pasta Documentos na Caixa de Correio Remota e odocumento é copiado para a Biblioteca Remota. Utilize o Gerenciamento deEspaço em Disco do Remoto para remover documentos desnecessários quetomam espaço extra no disco. O eco de documentos não ocorre quando vocêfecha ou registra a entrada de documentos na Caixa de Correio Remota.


2 Clique na guia Geral.

3 Clique em Fazer eco do documento para o GroupWise Remoto� cliqueem OK.

4 Se solicitado, digite a senha da Caixa de Correio Master.

5 Se solicitado, especifique o caminho em que a Caixa de Correio Remota deveser criada nessa máquina� clique em Próximo.

6 Selecione os telefones do gateway que você utilizará para se conectar com oGroupWise quando executar o Remoto� clique em Concluir.

7 Se estiver executando o GroupWise com uma instalação de estação detrabalho, você será instruído a instalar uma cópia local. Se você clicar emSim, o GroupWise terminará e iniciará a configuração. Siga os avisos parafazer uma instalação padrão ou personalizada.

Se você estiver executando o GroupWise com uma instalação padrão ou deestação de trabalho, o eco dos documentos será feito para a Caixa de CorreioRemota. Entretanto, você precisará de uma instalação padrão para acessaresses documentos se a rede não estiver disponível.

8 Edite os documentos que você gostaria de copiar (fazer eco) para a BibliotecaRemota.

252��,QWHJUDU�R�*URXS:LVH�FRP�VHXV�$SOLFDWLYRV

9 Execute o Remoto quando a agência postal do GroupWise, a Biblioteca doGroupWise ou a rede não estiver disponível.

10 Clique em uma referência de documento na pasta Documentos.

Dicas

� i� Se conectar o seu computador portátil com a rede e ativar o eco dosdocumentos antes de editá-los, você poderá viajar com os últimosdocumentos editados.

� i� O eco dos documentos ocorre sempre que você fecha ou registra a entradade um documento na Caixa de Correio Master. O documento é copiadopara a Biblioteca Remota e a referência do documento é adicionada à pastaDocumentos na Caixa de Correio Remota.

� i� Você deve ter uma Caixa de Correio Remota na máquina para que o eco dedocumentos ocorra. Quando você cria uma Caixa de Correio Remota naetapa 5, apenas uma Caixa de Correio Remota básica é criada. Se desejarfazer o download de pastas e itens específicos para a Caixa de CorreioRemota, você poderá executar o Remoto mais tarde.

� i� O eco dos documentos não ocorre quando você fecha ou registra a entradade documentos na Caixa de Correio Remota.

� i� Utilize o Gerenciamento de Espaço em Disco do Remoto para removerdocumentos desnecessários que tomam espaço extra na Biblioteca Remota.

Integrar o GroupWise com seus AplicativosAs Integrações do GroupWise permitem que você vincule seus aplicativos à Caixade Correio do GroupWise. Em um aplicativo integrado, você pode ver osdocumentos na Caixa de Correio e nas pastas quando seleciona Abrir noaplicativo. Além disso, você pode gravar um documento como uma nova versão,utilizando o recurso Gravar Como do aplicativo. A integração permite que vocêcrie, edite e grave documentos do GroupWise em seus aplicativos.

O GroupWise pode ser integrado aos aplicativos de uma das duas maneiras aseguir: através do ODMA (Open Document Management API) fornecido peloaplicativo ou através de uma macro de integração ponto-a-ponto.

O GroupWise fornece macros de integração ponto-a-ponto para Word 7, ExcelTM

95 e Excel 97; entretanto, qualquer pessoa pode criar uma macro de integraçãoponto-a-ponto. Você também pode integrar o GroupWise com todos osaplicativos habilitados para ODMA, incluindo: Word 97, PowerPoint®, Binder,Word ProTM, WordPerfect® 7, WordPerfect 8, Corel PresentationsTM 7, CorelPresentations 8, Quattro Pro® 7 e Quattro Pro 8. (Essa lista contém osaplicativos que estão habilitados para ODMA no momento e mudará à medidaque mais aplicativos implementarem o ODMA.)

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�

Se a Configuração detectar que você tem um aplicativo habilitado para ODMA,como WordPerfect, Microsoft Word ou Excel instalado adequadamente, ela oinstruirá a especificar se deseja que o GroupWise seja integrado com o aplicativo.Se integrar seus aplicativos e mais tarde desejar desabilitar a integração, vocêpoderá desabilitar a integração no quadro de diálogo Configuração deDocumentos.

�

Se os seus aplicativos forem habilitados para ODMA ou tiverem uma macro deintegração ponto-a-ponto, o GroupWise o instruirá a habilitar as integrações comseus aplicativos durante a Configuração; entretanto, se você não habilitar asintegrações durante a Configuração, mas depois decidir que deseja usá-las,execute a Configuração novamente para instalá-las. Após executar aConfiguração, você poderá ativar ou desativar integrações para cada aplicativo naguia Integrações em Configuração de Documentos.

Uma vez habilitadas as integrações, você poderá ativá-las ou desativá-las aqualquer momento.

�

Você poderá desativar as integrações para um aplicativo ou para todos os seusaplicativos. Quando você desativa as integrações, seus aplicativos funcionamcomo aplicativos não-integrados e o GroupWise não pode monitorar quandovocê abre e grava documentos. Como resultado, os documentos são retornadospara a biblioteca quando você fecha o aplicativo, não quando você fecha odocumento.

Desativar Integrações para Todos os Aplicativos1 Clique em Ferramentas� Opções� clique duas vezes em Documentos.

2 Clique na guia Integrações.

3 Desselecione o quadro de seleção Habilitar integrações.

Integrar AplicativosDurante a Configuração

Integrar AplicativosApós a Configuração

Desativar Integrações

254��,QWHJUDU�R�*URXS:LVH�FRP�VHXV�$SOLFDWLYRV

Desativar Integrações para um Aplicativo1 Clique em Ferramentas� Opções� clique duas vezes em Documentos.


3 Verifique se o quadro de seleção Habilitar integrações está selecionado.

4 No quadro Aplicativos Registrados, clique no aplicativo para o qual vocêdeseja desativar as integrações.

5 Clique em Desabilitado� OK.

Dicas

� i� Quando um aplicativo estiver desabilitado, nenhum texto será mostrado àdireita do nome do aplicativo no quadro de listagem Aplicativos Registrados.

�

Você pode ativar a integração para um aplicativo ou para todos os seus aplicativoselegíveis.

Antes de você ativar a integração, verifique se o aplicativo é habilitado paraODMA ou se é suportado pela macro de integração ponto-a-ponto. A lista deaplicativos na guia Integrações mostra todos os aplicativos que estão registradosem sua máquina. Essa não é uma lista de aplicativos habilitados para ODMA,mas sim uma lista de aplicativos registrados. Se você selecionar um aplicativo quenão seja habilitado para ODMA e tentar ativar a integração, o GroupWisemostrará uma mensagem avisando que o aplicativo não é habilitado paraODMA. Se você continuar e registrar o aplicativo não-ODMA, a integração nãofuncionará para aquele aplicativo.

Se o aplicativo para o qual você está ativando as integrações possuir dois arquivosexecutáveis (por exemplo, WordPerfect), especifique o nome do arquivoexecutável principal (como WPWIN.EXE para o WordPerfect) na guiaExecutável em Integrações Avançadas. O GroupWise disparará o arquivoexecutável especificado, que, por sua vez, disparará o aplicativo.

Ativar Integrações para Todos os Aplicativos1 Clique em Ferramentas� Opções� clique duas vezes em Documentos.


3 Selecione o quadro de seleção Habilitar integrações � OK.

Dicas

� i� Esse procedimento ativa as integrações para todos os aplicativos integrados.Ele não afeta os aplicativos não-integrados.

Ativar Integrações

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Ativar Integrações para um Aplicativo1 Clique em Ferramentas� Opções� clique duas vezes em Documentos.


3 Selecione o quadro de seleção Habilitar integrações.

4 No quadro de listagem Aplicativos Registrados, clique no aplicativo para oqual você deseja ativar as integrações.

5 Clique em Habilitado� OK.

�

Se estiver utilizando aplicativos não-integrados (a maioria dos aplicativos doWindows 3.1, aplicativos do MS DOS e diversos aplicativos do Windows 95),você não poderá integrar o GroupWise com seu aplicativo; entretanto, isso nãosignifica que não possa utilizar os documentos do GroupWise com essesaplicativos. Apenas significa que você não pode tirar vantagem dos recursosintegrados Abrir e Gravar. Utilize as opções da guia Não-Integrado em opções deIntegração Avançada para especificar se deseja ou não que o GroupWise mostreuma mensagem de aviso quando perder contato com um aplicativo não-integrado. Essa mensagem lembra você de que deve retornar manualmente odocumento para a biblioteca. Você também pode especificar quantos segundosdeseja que o GroupWise aguarde até que os aplicativos não-integrados abram.

Ativar ou Desativar a Mensagem de Aviso para Aplicativos Não-IntegradosO GroupWise mostra a mensagem de aviso quando perde contato com oaplicativo. A mensagem lembra você de que deve retornar manualmente odocumento para a biblioteca.


2 Clique na guia Integrações� clique em Avançado� clique na guiaNão-Integrado.

ou

Para desativar a mensagem de aviso, desselecione o quadro de seleção MostrarMensagem.

Especificar quanto Tempo o GroupWise Deve Aguardar até que um AplicativoNão-Integrado AbraO GroupWise aguarda o número de segundos especificado para que o aplicativonão-integrado abra. Se o GroupWise não detectar a abertura do aplicativo, otempo de espera se esgotará e ele perderá contato com o documento, o quesignifica que não poderá retorná-lo para a biblioteca.

Se o seu aplicativo demorar muito tempo para ser carregado, você poderáaumentar o intervalo de espera para impedir que o tempo de espera doGroupWise se esgote antes de o aplicativo abrir.

Utilizar AplicativosNão-Integrados

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3 No quadro Aplicativo Registrado, clique no aplicativo para o qual vocêdeseja especificar o intervalo de espera.

4 Clique em Avançado� clique na guia Não-Integrado.

5 Clique em Este aplicativo para aplicar o intervalo de espera ao aplicativoselecionado.

ou

Clique em Default para todos os aplicativos para aplicar o intervalo deespera a todos os aplicativos não-integrados.

6 No quadro Tempo de espera para detectar o aplicativo, digite o número desegundos que o GroupWise aguardará até que o aplicativo abra.

7 Clique em OK.

Retornar Documentos para a BibliotecaNa maioria das vezes, você abre um documento, faz mudanças e grava-o nabiblioteca sem interrupções; entretanto, às vezes, há uma falta energia ou a redecai e o GroupWise não pode copiar o documento de volta para a biblioteca. Issotambém ocorre quando você sai do GroupWise enquanto um documento estáaberto em um aplicativo ou quando sai do GroupWise antes de fechar umaplicativo não-integrado. Nesses casos, o GroupWise armazena o documento(incluindo quaisquer mudanças) no diretório provisório. O documentopermanece nesse diretório até que você o retorne para a biblioteca; entretanto,enquanto o documento estiver no diretório provisório, ele terá o status aberto eninguém (inclusive você) poderá abri-lo ou editá-lo.

Se você tiver um documento com o status Aberto no diretório provisório, poderáretorná-lo para a biblioteca e mudar seu status de duas formas: utilizando a opção

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Redefinir Status do Documento ou o quadro de diálogo Documentos Não-Retornados.

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Redefinir Status do Documento está disponível sempre que você clica o botãodireito do mouse em uma referência de documento na Caixa de Correio ou naspastas. Utilize essa opção para retornar imediatamente um documento para abiblioteca. Ao fazer isso, você poderá especificar se deseja ou não que oGroupWise atualize o documento da biblioteca com o documento do diretórioprovisório.

Se você determinar que o GroupWise atualize o documento, ele removerá odocumento do diretório provisório, atualizará o documento na biblioteca comquaisquer mudanças e tornará o documento disponível. Se você não desejar que oGroupWise atualize o documento, ele apagará o documento do diretórioprovisório e o tornará disponível.

Retornar um Documento para a Biblioteca e Torná-lo Disponível1 Clique o botão direito do mouse na referência do documento na Caixa de

Correio ou pasta.

2 Clique em Redefinir Status do Documento.

3 Verifique se Marcar documento como disponível e Retornar documento àbiblioteca estão selecionados� OK.

Marcar um Documento como Disponível Apenas1 Clique o botão direito do mouse na referência do documento na Caixa de

Correio ou na pasta.


3 Clique em Marcar documento como disponível.

4 Verifique se Retornar documento à biblioteca não está selecionado.

5 Clique em OK.

Dicas

� i� Esse procedimento muda o status do documento na biblioteca e torna-odisponível; entretanto, não atualiza o documento na biblioteca comquaisquer mudanças feitas enquanto você estava com o documento aberto.

Utilizar Redefinir oStatus do Documento

258��5HWRUQDU�'RFXPHQWRV�SDUD�D�%LEOLRWHFD

�

Ao utilizar Redefinir Status do Documento na Caixa de Correio Remota, vocêpode especificar se deseja ou não retornar o documento para a Biblioteca Master.Utilize a opção Tornar o Documento Disponível na Biblioteca Master pararemover o status Em Uso e tornar o documento disponível na Biblioteca Mastersem atualizá-lo.

1 Clique o botão direito do mouse na referência do documento na Caixa deCorreio Remota.


3 Para tornar o documento disponível sem atualizá-lo na Biblioteca Remota,clique em Marque o documento como disponível na biblioteca Remota.

ou

Para tornar o documento disponível e atualizá-lo na Biblioteca Remota,clique em Marque o documento como disponível na biblioteca Remota�clique em Retorne o documento para a biblioteca Remota.

4 Para mudar o status do documento de Em Uso para Disponível na BibliotecaMaster, clique em Marque o documento como disponível na bibliotecaRemota.

�

Quando você inicia ou sai do GroupWise, ele verifica o arquivo de registro paraver se há documentos abertos no diretório provisório. Se houver, o GroupWiselistará todos os documentos no quadro de diálogo Documentos Não-Retornados.(Ao contrário da opção Redefinir Status do Documento, não é possível acessarmanualmente o quadro de diálogo Documentos Não-Retornados.)

Nesse ponto, você pode clicar no quadro de seleção para selecionar osdocumentos (por default, todos são selecionados) que deseja retornar para a

Utilizar Redefinir Statusdo Documento noRemoto

Utilizar o Quadro deDiálogo DocumentosNão-Retornados

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biblioteca e fazer com que o GroupWise os retorne. Ou poderá alternar para oaplicativo em que criou o documento e retornar os documentos (gravando-os oufechando-os) você mesmo. Se você alternar para um aplicativo integrado, ofechamento do documento o retornará para a biblioteca. Se você alternar paraum aplicativo não-integrado, feche o aplicativo para retornar o documento para abiblioteca.

Substituir um Documento por um Arquivo do BackupVocê pode substituir um documento da biblioteca por um arquivo que restauroude um sistema de backup ou por qualquer outro arquivo. Isso é útil se osdocumentos se corromperam devido a falhas da máquina, problemas da rede etc.Para fazer isso, você deve ser o bibliotecário da Biblioteca do GroupWise em queo documento se encontra ou ser o bibliotecário de qualquer Biblioteca doGroupWise e ter direitos Editar ao documento.

Se um arquivo precisar ser restaurado de um sistema de backup e você não tivercerteza de qual arquivo restaurar, poderá ver uma lista de todos os nomes dearquivo de objeto binário grande (blob) que já foram designados para aquelaversão do documento. Para restaurar um arquivo de um backup, siga asinstruções do software de backup padrão. Em seguida, substitua o documentocorrompido pelo arquivo restaurado no GroupWise, utilizando SubstituirDocumento por Backup.

Você poderá utilizar esse recurso no Remoto apenas se o documento tiver sidocarregado e marcado como Em Uso.

1 Clique na referência do documento.

2 Clique em Ferramentas� Substituir Versão do Documento com Backup.

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3 Se necessário, examine toda a lista de nomes de arquivos de objeto bináriogrande (blob) que foram designados para aquela versão do documento edecida que arquivo precisa ser restaurado dos arquivos de backup.

ou

Pule para a etapa 6.

4 Se necessário, saia do GroupWise. Utilizando o software de backup padrão,restaure o arquivo.

5 Inicie o GroupWise e repita as etapas 1 e 2.

6 Especifique o caminho e o nome do arquivo que substituirá o documento.

Dicas

� i� Para substituir um documento, você deve ser o bibliotecário da Bibliotecado GroupWise em que o documento se encontra ou ser o bibliotecário dequalquer Biblioteca do GroupWise e ter direitos Editar ao documento.

� i� Utilize esse recurso quando os documentos forem corrompidos por falhas dosistema e outros problemas.

� i� Você poderá utilizar esse recurso no Remoto apenas se o documento tiversido carregado e marcado como Em Uso.

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Utilizar oGroupWise forado Escritórioi i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i

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Utilizar o GroupWise Remoto: Visão GeralO GroupWise® Remoto permite que você acesse sua Caixa de Correio e envie ereceba correspondência, entre outras coisas, quando estiver fora do escritório.

Caixas de Correio Master e RemotaPara utilizar o GroupWise fora do escritório, você deve ter uma Caixa de Correiodo GroupWise, chamada de Caixa de Correio Master, no sistema master doGroupWise. Recupere uma cópia da Caixa de Correio Master para seucomputador portátil ou pessoal. Essa cópia é chamada de Caixa de CorreioRemota.

O Remoto troca itens e informações entre a Caixa de Correio Master e a Caixade Correio de seu computador Remoto. Ao utilizar o GroupWise no escritório,você abrirá a Caixa de Correio Master. Ao utilizá-lo fora do escritório, você abriráa Caixa de Correio Remota.

Quando você enviar um item da Caixa de Correio Remota, o Remoto o enviarápara o sistema master do GroupWise da próxima vez que você se conectar. Desselocal, o GroupWise o distribuirá para os destinatários. Quando alguém nosistema master do GroupWise envia um item para você, ele é entregue na Caixade Correio Master. Em seguida, você deve utilizar o Remoto para recuperá-lopara a Caixa de Correio Remota.

Enviar e Recuperar ItensSempre que você executa uma ação, como enviar uma mensagem de correio, querequer o envio de informações para a Caixa de Correio Master, o Remoto criauma solicitação. Por exemplo, solicitações são criadas sempre que você executaqualquer uma das ações a seguir:

x� Enviar, encaminhar ou responder a um item

x� Criar uma regra, um grupo, uma pasta ou um item publicado

x� Abrir, apagar, recolher ou recuperar um item, ou esvaziar o Lixo

x� Solicitar o download de itens, pastas etc. da Caixa de Correio Master

x� Mover um item para ou de uma pasta

x� Mudar, habilitar ou desabilitar uma regra

x� Apagar uma pasta ou regra

Todas as solicitações são listadas no quadro de diálogo Solicitações Pendentespara Caixa de Correio Master. Quando você se conecta com o sistemaGroupWise, as solicitações listadas são enviadas para a Caixa de Correio Master.Por exemplo, se você solicitar todas as mensagens de correio não abertas, essasolicitação de recuperação será enviada para a Caixa de Correio Master. A Caixa

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de Correio Master reúne os itens que você solicitou e, em seguida, o GroupWiserecupera-os para a Caixa de Correio Remota.

Tipos de ConexãoPara acessar a Caixa de Correio Master, você deve se conectar com o sistemaGroupWise através de uma conexão de modem, de rede ou TCP/IP.

Provavelmente, você utilizará o Remoto fora do escritório com um computadorque não possui acesso à rede. Nessas situações, você pode utilizar uma conexãoTCP/IP ou de modem para se conectar com o sistema master do GroupWise. Asconexões de modem discam para um gateway no sistema GroupWise. Asconexões TCP/IP utilizam um endereço IP (Internet Protocol) exclusivo einformações de porta para se conectar com o sistema master do GroupWise.

Você também pode utilizar o Remoto no escritório e conectar-se com o sistemamaster do GroupWise através de uma conexão TCP/IP ou de um mapeamentode drive de rede. Essas conexões são úteis para fazer o download de grandesquantidades de informações, como o bloco de endereços do sistema.

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Após configurar a Caixa de Correio Remota em um computador portátil ou emum computador de mesa que não esteja em seu escritório, você poderá utilizar oGroupWise fora do escritório.

Ao realizar as tarefas comuns a seguir na Caixa de Correio Remota doGroupWise, as ações são gravadas como solicitações. Da próxima vez que você seconectar com o sistema master do GroupWise, as solicitações serão processadaspela Caixa de Correio Master.

x� Ler, editar ou apagar um item

x� Responder a um item

x� Encaminhar, delegar ou reenviar um item

x� Mover ou vincular um item

x� Aceitar, recusar ou completar um item

x� Esvaziar o Lixo

x� Criar pastas ou mover itens para pastas

x� Criar ou editar regras

x� Criar ou editar blocos de endereços pessoais

Utilizar Recursos doGroupWise no Remoto

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Outras tarefas comuns do GroupWise permanecem específicas para aconfiguração da Caixa de Correio Remota e nunca são enviadas ou recuperadasda Caixa de Correio Master.

x� Definir opções

x� Criar, apagar ou gravar telas

x� Acertar alarmes

x� Imprimir

x� Filtrar ou ordenar itens

x� Corrigir ortografia

Os recursos do GroupWise a seguir não estão disponíveis na Caixa de CorreioRemota porque não se aplicam em uma situação remota.

x� Lista de Acesso

x� Armazenar

x� Proxy

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O GroupWise processa automaticamente as solicitações pendentes do Remotoquando você executa o GroupWise no computador portátil compartilhado apósretornar ao escritório. Por exemplo, você pode ter enviado um item enquantoestava fora do escritório, mas não ter se conectado com o sistema master doGroupWise para processar aquela solicitação. Quando você retornar ao escritórioe executar o GroupWise, será solicitado a informar se deseja processar assolicitações pendentes. Para ver as solicitações que ainda precisam ser processadas,clique em Solicitações.

Utilizar oCompartilhamentoInteligente

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A Caixa de Correio Remota e a Caixa de Correio Master são quase idênticas.Entretanto, você pode saber qual Caixa de Correio está utilizando examinando abarra de menus. Se a barra de menus inclui o menu Remoto, você estáexecutando o GroupWise na Caixa de Correio Remota.

Preparar para Utilizar o RemotoAntes de deixar o escritório, você precisa utilizar o Remoto para configurar eatualizar a Caixa de Correio Remota. Se você executa o GroupWise em umcomputador portátil compartilhado no escritório, utilize o Remoto para criar aCaixa de Correio Remota na mesma máquina. Você também pode utilizar oRemoto para criar arquivos de configuração em um disquete para configurar aCaixa de Correio Remota em um computador portátil ou em um computadorque não esteja conectado com a rede, como o seu computador pessoal. Váriosusuários também podem configurar suas Caixas de Correio Remotas em umúnico computador, como um computador portátil compartilhado.

Quando você utiliza o Remoto pela primeira vez, ele procede da seguintemaneira:

x� Solicita que você designe uma senha para a Caixa de Correio Master, sevocê ainda não tiver designado uma.

x� Configura a Caixa de Correio Remota no computador portátilcompartilhado que está conectado no momento com o sistema master doGroupWise através da rede ou copia os arquivos de configuração em umdisquete para que você possa configurar um computador que não tenhaacesso direto à rede.

Verificar se você EstáUtilizando a Caixa deCorreio Remota

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x� Cria uma conexão (direta) de rede se você estiver conectado com aagência postal através de um mapeamento de drive ou cria uma conexãoTCP/IP se você estiver executando o GroupWise no modocliente/servidor.

x� Cria as conexões de modem que você escolhe de uma lista de gatewaysassíncronos detectados no sistema master do GroupWise.

Quando seu computador portátil for compartilhado e você estiver executando oGroupWise na rede, utilize o Remoto para atualizar a Caixa de Correio Remotacom mensagens, regras, blocos de endereços e documentos da Caixa de CorreioMaster. Atualizar a Caixa de Correio Remota antes de deixar o escritórioeconomiza tempo e dinheiro, e garante que você tenha as informaçõesnecessárias. Quando você estiver fora do escritório, utilize Enviar/Recuperar pararecuperar os itens da Caixa de Correio Master.

�

1 Verifique se o GroupWise está instalado no computador em que você desejaconfigurar a Caixa de Correio Remota.

2 Verifique se você tem uma senha na Caixa de Correio Master.

3 Execute o GroupWise no escritório em seu computador portátilcompartilhado ou em uma estação de trabalho.

4 Clique em Ferramentas� Remoto.

5 Digite a senha da Caixa de Correio� clique em OK.

Se uma Caixa de Correio Remota foi configurada previamente e você desejacriar disquetes de configuração adicionais, clique em Voltar� Voltar.

Configurar a Caixa deCorreio Remota


6 Para criar a Caixa de Correio Remota no computador portátil compartilhadoque está conectado no momento com o sistema master do GroupWise atravésda rede, clique em Nesta máquina� Próximo.

Se você clicar em Nesta máquina e o GroupWise não estiver instalado nocomputador portátil compartilhado, você será instruído a instalá-lo. Parautilizar o GroupWise fora do escritório, clique em Sim para instalá-lo nocomputador com o qual você está viajando.

ou

Para criar um disquete de configuração para outro computador, como o seucomputador pessoal, clique em Em outra máquina� Próximo. Tenha umdisquete pronto. Quando o disquete de configuração estiver criado, insira-ono computador em que você deseja configurar a Caixa de Correio Remota(como o seu computador pessoal)� execute SETUP.EXE a partir dodisquete. Vá para a etapa 10.

7 Digite o caminho para a Caixa de Correio Remota� clique em Próximo.

8 Selecione os telefones que você utilizará para se conectar com a Caixa deCorreio Master.

9 Selecione os itens que você deseja copiar para a Caixa de Correio Remota�clique em Concluir.

10 Saia do GroupWise.

11 Clique o botão direito do mouse no desktop do Windows� Novo�Atalho.

12 No quadro Linha de Comando, digite c:\novell\groupwise\grpwise.exe /ps-<CAMINHO PARA CAIXA DE CORREIO REMOTA>. Consulte a etapa7 para obter informações sobre o caminho.


14 Digite um nome para o atalho, como, por exemplo, Remoto.

15 Clique em Concluir.

Após configurar a Caixa de Correio Remota, você poderá começar aenviar/recuperar itens e informações do Bloco de Endereços da Caixa deCorreio Master.


�

1 Execute a versão de rede do GroupWise� clique em Ferramentas�Remoto.

2 Para criar um disquete de configuração de uma Caixa de Correio Remota,clique em Em outra máquina

3 Faça login no Windows no computador compartilhado utilizando um nomede usuário exclusivo.

4 Insira o disquete de configuração no computador compartilhado� executeSETUP.EXE a partir do disquete.

Verifique se o GroupWise está instalado no computador compartilhado.

5 Selecione uma pasta para os arquivos da Caixa de Correio Remota� cliqueem OK.

Essa pasta não será compartilhada com outros usuários.

6 Para executar o GroupWise na Caixa de Correio Remota, cada usuário deveráfazer login no Windows com um nome de usuário exclusivo antes de iniciar oGroupWise.

Dicas

� i� As etapas acima devem ser completadas por cada usuário que estáconfigurando uma Caixa de Correio Remota no computador compartilhado.

Configurar VáriasCaixas de CorreioRemotas em umComputadorCompartilhado


�

1 Se você estiver executando o GroupWise no escritório em um computadorque possua uma conexão com a rede ou uma conexão TCP/IP, clique emFerramentas� Remoto� digite a senha da Caixa de Correio Master�clique em OK.

ou

Se você estiver executando o GroupWise fora do escritório, clique emRemoto� Enviar/Recuperar para recuperar os itens da Caixa de CorreioMaster através de uma conexão TCP/IP ou de modem.

2 Para recuperar mensagens, verifique se Itens está selecionado� clique emAvançado� clique nas opções disponíveis nas guias Recuperar, Itens,Limites de Tamanho e Pastas� clique em OK.

3 Para recuperar regras, clique em Regras para selecionar essa opção.

4 Para recuperar endereços do bloco de endereços do sistema, clique em Blocode Endereços do Sistema� Filtro� especifique o endereço que você desejarecuperar� clique em OK.

5 Para recuperar os seus blocos de endereços pessoais, clique em Bloco(s) deEndereços Pessoal(is) para selecionar essa opção.

6 Para recuperar cópias de documentos da Caixa de Correio Master, selecione oquadro de seleção Documentos� clique em Documentos� selecione osdocumentos � marque os documentos apropriados como Em Uso� cliqueem OK.

Atualizar a Caixa deCorreio Remota


Ao marcar um documento como Em Uso, você impede que outros omodifiquem. Se você não planeja editar um documento, não o marque comoEm Uso. Ao sair de um documento Em Uso, você será solicitado a enviar odocumento para a Biblioteca Master e marcá-lo como Disponível. Se vocêtiver terminado de utilizar o documento, marque-o como Disponível parapermitir que outros usuários tenham acesso para editá-lo. Para utilizar oRemoto para marcar um documento como Disponível ou enviar odocumento para a Caixa de Correio Master sem marcá-lo como Disponível,você deverá utilizar o GroupWise 5.5 e um Agente Postal do GroupWise 5.5.

7 Clique em Conectar ou Terminar.

Dicas

� i� Se você não marcar um documento como Em Uso, alguém poderá editá-loenquanto você tiver a cópia em sua Caixa de Correio Remota. Se, emseguida, você editá-lo e retorná-lo para a Biblioteca Master, o documentoserá gravado como uma nova versão. Quando isso acontece, uma mensagemde correio notifica você, o usuário remoto, e os outros usuários de que umanova versão do documento foi criada. Os outros usuários incluem o criadordo documento, o autor do documento, o criador da versão que vocêrecuperou para a Caixa de Correio Remota e a última pessoa que abriu ouregistrou a saída dessa versão. Se você receber essa notificação, verifique setodas as atualizações estão incluídas na nova versão do documento.

� i� Você poderá desmarcar o status Em Uso de um documento se não o estivereditando no momento. Clique o botão direito do mouse no documento naCaixa de Correio� clique em Redefinir Status do Documento.

� i� Quando o computador portátil estiver compartilhado e você estiverexecutando o GroupWise na rede, você poderá atualizar a Caixa de CorreioRemota sem utilizar uma conexão de modem.


na opção.

�

Quando você utiliza o Remoto para configurar a Caixa de Correio Remota, asinformações do sistema, usuário, modem e conexão são configuradas para vocêem Opções do Remoto. Se qualquer uma dessas informações mudar ou se vocêdesejar configurar conexões adicionais, digite as novas informações em Opções doRemoto. O ID de usuário e as informações de domínio e agência postal estão nobloco de endereços do sistema. Se você precisar de ajuda para obter essasinformações, solicite ao administrador do sistema.

Especificar Opçõesdo Remoto


As Opções do Remoto também permitem que você se conecte automaticamentecom a Caixa de Correio Master em intervalos regulares para atualizar a Caixa deCorreio Remota com os novos itens. O GroupWise utiliza a conexão que vocêutilizou por último. Por exemplo, se você estiver em casa e conectado com aCaixa de Correio Master através de uma conexão de modem, a mesma conexãoserá utilizada para as atualizações periódicas.

Se você viajar para uma área fora de seu fuso horário usual por um longo períodode tempo, mude o fuso horário no Windows® para que corresponda ao horáriolocal. As Opções do Remoto permitem que você acesse o quadro de diálogoPropriedades de Data/Hora do Windows para mudar as configurações de fusohorário.

Por default, os apagamentos nas Caixas de Correio Remota e Master sãosincronizados. Por exemplo, se você apagar um item da Caixa de CorreioRemota, o mesmo será apagado da Caixa de Correio Master da próxima vez quevocê se conectar. Você pode utilizar as Opções do Remoto para mudar as opçõesde apagamento, de forma que um item apagado da Caixa de Correio Remotapermaneça na Caixa de Correio Master. De maneira oposta, você pode definir asopções de apagamento para deixar os itens apagados da Caixa de Correio Masterintactos na Caixa de Correio Remota.

Especificar Configurações de Fuso HorárioOs itens do Calendário são agendados de acordo com as configurações de fusohorário nas Propriedades de Data/Hora do Windows. Você pode acessar essequadro de diálogo em Opções do Remoto. Se utilizar o GroupWise em outrofuso horário, você poderá mudar para o novo fuso horário de forma que os itensagendados reflitam a diferença de fuso horário.

Normalmente, se afastar-se o escritório por vários dias, você utilizará asinformações de Calendário para comparecer a compromissos e agendá-los.Portanto, você precisará utilizar o fuso horário local. Entretanto, se estiverdeixando o escritório por um curto período (por exemplo, um dia), vocêprovavelmente manterá o mesmo fuso horário do sistema master do GroupWise.

IMPORTANTE: Se você mudar as configurações de fuso horário, verifique semudou o relógio do computador para que corresponda ao novo fuso horário.Para obter maiores informações sobre o uso das Propriedades de Data/Hora,consulte a documentação do Windows.

1 Clique em Ferramentas� Opções� clique duas vezes em Remoto.

2 Clique em Fuso Horário� no fuso horário atual� clique em OK.

Você pode clicar no fuso horário atual no mapa ou na lista drop-down.

3 Mude o relógio do computador para que corresponda ao novo fuso horário.


Conectar-se com a Caixa de Correio Master em Intervalos Regulares1 Clique em Ferramentas� Opções� clique duas vezes em Remoto.

2 Selecione Verificar Novas Mensagens� especifique o período em minutos.

3 Clique em OK.

Dicas

� i� O computador deve permanecer conectado com a rede ou a linha telefônica,dependendo da conexão que você está utilizando.

� i� Se o GroupWise não conseguir se conectar com o sistema master doGroupWise, você será instruído a informar se deseja continuar tentando seconectar no intervalo especificado ou se deseja desativar a opção VerificarNovas Mensagens.

Especificar as Informações do Sistema e do Usuário para a Caixa de Correio Remota1 Clique em Ferramentas� Opções� clique duas vezes em Remoto.

2 No quadro Nome Completo, digite seu nome e sobrenome.

Esse nome aparece no quadro De de um item que você envia para alguém.Ele também é utilizado como o nome da pasta de usuário.

3 Digite seu ID de usuário do GroupWise.

4 Clique em Senha� digite a senha da Caixa de Correio Master� clique emOK� digite novamente a senha� clique em OK.

A Caixa de Correio Master precisa ter uma senha para que você possa utilizaro Remoto.

5 Digite o nome do domínio da Caixa de Correio Master.

6 Digite o nome da agência postal da Caixa de Correio Master.

Dicas

� i� Se você não tiver designado uma senha para a Caixa de Correio Master,faça-o nas Opções de Segurança enquanto estiver executando o GroupWiseno escritório. Você não pode utilizar o Remoto para designar ou mudar asenha da Caixa de Correio Master. Para definir uma senha apenas para aCaixa de Correio Remota, execute o GroupWise na Caixa de CorreioRemota� clique em Ferramentas� Opções� clique duas vezes em

Segurança� digite a senha� digite a senha novamente� clique em OK.

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Mudar as Opções de Apagamento do Remoto1 Clique em Ferramentas� Opções� clique duas vezes em Remoto.

2 Clique na guia Opções de Apagamento.

3 Faça suas mudanças� clique em OK.

Dicas

� i� Se você não estiver utilizando o GroupWise 5.5 e um Agente Postal doGroupWise 5.5, a opção Nunca Apagar o Item da Caixa de Correio Remotanão funcionará; os itens que você apaga da Caixa de Correio Master serãoapagados da Caixa de Correio Remota.

Enviar e Recuperar Itens no RemotoUtilize Enviar/Recuperar para sincronizar as Caixas de Correio Remota e Master.

Quando você se conecta com o sistema master do GroupWise, os itens que vocêenviou da Caixa de Correio Remota são entregues aos destinatários. O Remototambém envia uma solicitação para a Caixa de Correio Master recuperar os itens,como o correio. O sistema master do GroupWise processa a solicitação e, emseguida, envia os itens para a Caixa de Correio Remota, restringindo-os de acordocom os limites definidos no quadro de diálogo Opções de Recuperação.

Além do correio, você pode recuperar compromissos, tarefas, lembretes, regras,documentos e blocos de endereços. Ao recuperar um documento, marque-ocomo Em Uso para impedir que outras pessoas o modifiquem. Se você nãomarcar o documento como Em Uso, alguém poderá editá-lo enquanto você tiveruma cópia em sua Caixa de Correio Remota. Se, em seguida, você editar odocumento e retorná-lo para a Biblioteca Master, ele será gravado como umanova versão. Quando isso ocorre, uma mensagem de correio notifica você, ousuário remoto, e os outros usuários de que uma nova versão do documento foicriada. Os outros usuários incluem o criador do documento, o autor dodocumento, o criador da versão que você recuperou para a Caixa de CorreioRemota e a última pessoa que abriu ou registrou a saída dessa versão. Se vocêreceber essa notificação, verifique se todas as atualizações estão incluídas na novaversão do documento.

Ao sair de um documento Em Uso, você será solicitado a enviar o documentopara a Biblioteca Master e marcá-lo como Disponível. Se você tiver terminado deutilizar o documento, marque-o como Disponível para permitir que outrosusuários tenham acesso para editá-lo. Para utilizar o Remoto para marcar umdocumento como Disponível ou enviar o documento para a Biblioteca Mastersem marcá-lo como Disponível, você deverá utilizar o GroupWise 5.5 e umAgente Postal do GroupWise 5.5.

274��(QYLDU�H�5HFXSHUDU�,WHQV�QR�5HPRWR

�

1 Na barra de ferramentas, clique em .

2 No quadro Para, digite os nomes dos destinatários.

Você também pode utilizar o Bloco de Endereços para selecionar nomes dedestinatários.

3 Digite o assunto e a mensagem� clique em Enviar.

O Remoto coloca o correio na lista Solicitações Pendentes. Quando você seconecta com o sistema master do GroupWise, todos os itens na listaSolicitações Pendentes são enviados. Para obter maiores informações, consulteVer as Solicitações Pendentes mais adiante nesta seção.

4 Clique em Remoto� Enviar/Recuperar.

Enviar Correio da Caixade Correio Remota


5 Para especificar de onde você está discando, clique em Configurar� na listadrop-down Conectando De� no local remoto.

6 Para selecionar uma conexão com a Caixa de Correio Master, clique na listadrop-down Conectando A� na conexão TCP/IP, de rede ou de modemcom a Caixa de Correio Master� OK.

7 Clique em Conectar.

Dicas

� i� Além de correio, você pode enviar outros itens, incluindo compromissos,lembretes etc.

� i� Clique em Remoto� Enviar/Recuperar� Configurar� ConectarDe para acessar o quadro de diálogo Propriedades de Discagem do Windowse criar locais remotos adicionais ou mudar as configurações existentes. Paraobter ajuda sobre esse quadro de diálogo, consulte a documentação doWindows.

� i� Você poderá alternar entre os tipos de conexão (rede, modem e TCP/IP)se não houver solicitações pendentes na conexão da qual você estáalternando. Por exemplo, se estiver enviando e recuperando itens com umaconexão de rede e desconectar-se antes de a transmissão terminar, você nãodeverá alternar para uma conexão de modem mais tarde para processar assolicitações. Complete a solicitação original com a conexão original.

�

Sempre que você executa uma ação que requer o envio de informações da Caixade Correio Remota para a Caixa de Correio Master, o Remoto cria umasolicitação que é colocada na lista Solicitações Pendentes. Quando você seconecta com o sistema master do GroupWise, todas as solicitações são enviadaspara a Caixa de Correio Master. Utilize Solicitações Pendentes para verificarsolicitações pendentes.

1 Clique em Remoto� Solicitações Pendentes.

Ver as SolicitaçõesPendentes


Dicas

� i� Para impedir que uma solicitação seja processada, clique na solicitação�Apagar. Somente as solicitações que não tiverem sido enviadas para osistema master do GroupWise e que tiverem o status “EsperandoTransmissão” poderão ser apagadas. Se você já tiver enviado uma solicitaçãopara o sistema master do GroupWise, não poderá cancelá-la.

�

1 Clique em Remoto� Enviar/Recuperar� verifique se Itens estáselecionado� Avançado.

2 Para especificar os itens que devem ser recuperados, clique nas opçõesapropriadas das guias Recuperar, Itens, Limites de Tamanho e Pastas�clique em OK.

3 Para recuperar cópias de documentos da Caixa de Correio Master, selecione oquadro de seleção Documentos� clique em Documentos� selecione osdocumentos� marque os documentos aplicáveis como Em Uso� cliqueem OK.

Ao marcar um documento como Em Uso, você impede que outros omodifiquem. Se você não planeja editar um documento, não o marque comoEm Uso. Ao sair de um documento Em Uso, você será solicitado a enviar odocumento para a Biblioteca Master e marcá-lo como Disponível. Se vocêtiver terminado de utilizar o documento, marque-o como Disponível parapermitir que outros usuários tenham acesso para editá-lo. Para utilizar oRemoto para marcar um documento como Disponível ou enviar odocumento para a Biblioteca Master sem marcá-lo como Disponível, vocêdeverá utilizar o GroupWise 5.5 e um Agente Postal do GroupWise 5.5.

4 Para especificar de onde você está discando, clique em Configurar� na listadrop-down Conectando De� no local remoto.

5 Para selecionar uma conexão com a Caixa de Correio Master, clique na listadrop-down Conectando A� clique na conexão de rede, TCP/IP ou modemcom a Caixa de Correio Master� clique em OK.

6 Clique em Conectar.

Recuperar Itens daCaixa de Correio Master


Dicas

� i� Se os documentos do servidor forem apagados enquanto você estiver fora,eles serão apagados da Caixa de Correio Remota da próxima vez que você seconectar com o sistema master do GroupWise.

� i� Se você não marcar um documento como Em Uso, alguém poderá editá-loenquanto você tiver a cópia em sua Caixa de Correio Remota. Se, emseguida, você editá-lo e retorná-lo para a Biblioteca Master, o documentoserá gravado como uma nova versão. Quando isso ocorre, uma mensagem decorreio notifica você, o usuário remoto, e os outros usuários de queuma nova versão do documento foi criada. Os outros usuários incluem ocriador do documento, o autor do documento, o criador da versão que vocêrecuperou para a Caixa de Correio Remota e a última pessoa que abriu ouregistrou a saída dessa versão. Se você receber essa notificação, verifique setodas as atualizações estão incluídas na nova versão do documento.

� i� Você poderá desmarcar o status Em Uso de um documento se não o estivereditando no momento. Clique o botão direito do mouse no documento naCaixa de Correio� clique em Redefinir Status do Documento.

� i� Clique em Remoto� Enviar/Recuperar� Configurar� Conectar De

para acessar as Propriedades de Discagem do Windows para criar locaisremotos adicionais ou mudar as configurações existentes. Para obter ajudasobre esse quadro de diálogo, consulte a documentação do Windows.

� i� Por default, o GroupWise transfere todas as referências de documentos daCaixa de Correio Master para a Caixa de Correio Remota. Se você nãodesejar as referências de documentos, clique na lista pop-up Documentos

� Nenhuma.

� i� Quando você envia solicitações para recuperar itens da Caixa de CorreioMaster, o sistema master do GroupWise processa a solicitação e, em seguida,o GroupWise recupera os itens para a Caixa de Correio Remota. Além disso,quaisquer itens que estejam aguardando para ser enviados paraa Caixa de Correio Master serão entregues quando você se conectar.

� i� Você poderá alternar entre os tipos de conexão (rede, modem e TCP/IP)se não houver solicitações pendentes na conexão da qual você estáalternando. Por exemplo, se estiver enviando e recuperando itens com umaconexão de rede e desconectar-se antes de a transmissão terminar, você nãodeverá alternar para uma conexão de modem mais tarde para processar assolicitações. Complete as solicitações originais com a conexão original.


Recuperar Documentos para a Caixa de Correio Remota1 Se você estiver fora do escritório e executar o GroupWise na Caixa de Correio

Remota, clique em Remoto� Enviar/Recuperar� selecione o quadro deseleção Documentos� clique em Documentos.

ou

Se você estiver no escritório e executar o GroupWise na Caixa de CorreioMaster, clique em Ferramentas� Remoto� digite a senha da Caixa deCorreio Master� clique em OK� selecione o quadro de seleçãoDocumentos� clique em Documentos.

2 Clique nos documentos desejados no quadro de listagem superior.

3 Como os documentos selecionados aparecem no quadro de listagem inferior,clique nos documentos que você deseja editar para marcá-los como Em Uso

� OK.

Dicas

� i� Se um documento for apagado na Biblioteca Master enquanto você estiverutilizando o Remoto, ele será apagado da Caixa de Correio Remota dapróxima vez que você se conectar com o sistema master do GroupWise.

� i� Marque um documento como Em Uso somente quando você desejarimpedir que outras pessoas o modifiquem. Se você não marcar odocumento como Em Uso, alguém poderá editá-lo enquanto você tiveruma cópia em sua Caixa de Correio Remota. Se, em seguida, você editá-lo eretorná-lo para a Biblioteca Master, o documento será gravado como umanova versão. Quando isso ocorre, uma mensagem de correio notifica você,o usuário remoto, e os outros usuários de que uma nova versão dodocumento foi criada. Os outros usuários incluem o criador do documento,o autor do documento, o criador da versão que você recuperou para a Caixade Correio Remota e a última pessoa que abriu ou registrou a saída dessa


versão. Se você receber essa notificação, verifique se todas as atualizaçõesestão incluídas na nova versão do documento.

� i� Quando você sai de um documento, um aviso permite que você escolha sedeseja enviar o documento para a Biblioteca Master e marcá-lo comoDisponível. Se você tiver terminado de utilizar o documento, marque-ocomo Disponível para permitir que outros usuários tenham acesso paraeditá-lo. Para utilizar o Remoto para marcar um documento comoDisponível ou enviar o documento para a Biblioteca Master sem marcá-locomo Disponível, você deverá utilizar o GroupWise 5.5 e um AgentePostal do GroupWise 5.5.

� i� Você também pode clicar o botão direito do mouse no documento naCaixa de Correio� Redefinir Status do Documento para limpar o status

Em Uso.

�

Você pode economizar tempo e espaço em disco restringindo os itens que desejarecuperar da Caixa de Correio Master. Você pode recuperar itens de umtamanho específico ou de uma pasta específica. Também pode especificar a faixade datas dos itens que você deseja recuperar ou recuperar todos os itens desde suaúltima conexão. Além disso, você pode recuperar apenas a linha de assunto de umitem para revisá-lo antes de recuperá-lo em sua totalidade.

Limitar os Itens quevocê Recupera


Recuperar Apenas Itens de um Tamanho Específico1 Se você estiver fora do escritório e executando o GroupWise em sua Caixa de

Correio Remota, clique em Remoto� Enviar/Recuperar� Avançado.

ou

Se você estiver no escritório e executando o GroupWise na Caixa de CorreioMaster, clique em Ferramentas� Remoto� digite a senha da Caixa deCorreio Master� clique em OK� Avançado.

2 Clique na guia Limites de Tamanho.

3 Clique em Obter conteúdo se menor do que.

4 Especifique os limites de tamanho (em quilobytes) para o texto da mensagem,os anexos e os campos de endereçamento.

Dicas

� i� Se você recuperar um item que excede um dos limites de tamanho, a partedo item que exceder os limites não será recuperada. Por exemplo, se umanexo exceder o limite de tamanho, apenas o texto da mensagem e asinformações do campo de endereçamento serão recuperadas. Pararecuperar o anexo, clique duas vezes no ícone de anexo no item aberto.Clique em Sim quando instruído a informar se deseja recuperar o anexo.

� i� Para obter ajuda sobre um quadro de diálogo, clique em � nas opções.


Recuperar Itens de Pastas Específicas1 Se você estiver fora do escritório e executando o GroupWise na Caixa de


ou


2 Clique na guia Pastas� nas pastas� OK.

Uma marca de seleção indica que uma pasta está selecionada. Para selecionaritens de todas as pastas, deixe todas elas desselecionadas.

Recuperar Itens Recebidos entre Dias Específicos ou Desde a Última Conexão1 Se você estiver fora do escritório e executando o GroupWise na Caixa de


ou


2 Clique na guia Recuperar.


3 Clique em Recuperar Todas as Mudanças desde a Última Conexão.

ou

Clique em Recuperar Apenas Itens dentro da Faixa de Data� especifiqueo número de dias antes ou depois de hoje� OK.

Dicas

� i� Especificar 365 no quadro Dias Depois de Hoje permite que você recuperecompromissos agendados para até um ano após a data de hoje.


na opção.

Recuperar Apenas a Linha de Assunto dos Itens1 Se você estiver fora do escritório e executando o GroupWise na Caixa de


ou

Se você estiver no escritório e executando o GroupWise na Caixa de CorreioMaster, clique em Ferramentas� Remoto�digite a senha da Caixa deCorreio Master� clique em OK� Avançado.

2 Clique na guia Limites de Tamanho� Obter Apenas Linha do Assunto�OK.

Dicas


na opção.

�

Se utilizar as opções Obter Apenas Linha do Assunto e Obter Conteúdo SeMenor do Que para recuperar itens da Caixa de Correio Master, você poderáexaminar os itens recuperados e decidir quais deseja recuperar em sua totalidade.Utilize Recuperar Itens Selecionados para recuperar o restante de um itemselecionado, incluindo toda a mensagem e quaisquer anexos, independente doscritérios de filtro e tamanho anteriores.

Recuperar ItensSelecionados


1 Selecione os itens na Caixa de Correio Remota.

2 Clique em Remoto� Recuperar Itens Selecionados.

3 Para se conectar imediatamente com a Caixa de Correio Master, clique emConectar Agora.

ou

Para criar a solicitação sem enviá-la, clique em Conectar Depois. Dessaforma, você poderá esperar até que tenha diversas solicitações e conectar-semais tarde.

Dicas

� i� Para recuperar um item, você também pode clicar o botão direito domouse no item� clique em Recuperar Itens Selecionados.

�

1 Se você estiver fora do escritório e executando o GroupWise na Caixa deCorreio Remota, clique em Remoto� Enviar/Recuperar.

ou

Se você estiver no escritório e executando o GroupWise na Caixa de CorreioMaster, clique em Ferramentas� Remoto� digite a senha da Caixa deCorreio Master� clique em OK.

2 Clique em Blocos de Endereços Pessoais� desselecione todas as outrasopções� clique em Conectar.

Dicas

� i� Como a recuperação de um bloco de endereços pode ser demorada,recomendamos que você o recupere através de uma conexão de rede ouTCP/IP enquanto estiver no escritório.

Recuperar um Bloco deEndereços Pessoal


�

1 Na barra de ferramentas, clique em .

2 Digite os participantes e os recursos no quadro Para.

Se você estiver digitando diversos IDs de usuários e de recursos no quadroPara, pressione Enter entre as entradas.

3 Para selecionar o primeiro dia de reunião possível, clique em � em uma data� OK.

4 Clique em Ocupado.

5 Para se conectar imediatamente com o sistema master do GroupWise eprocurar horários disponíveis, clique em Conectar Agora.

ou

Para procurar horários disponíveis mais tarde, clique em Conectar Depois.

Utilizar a Procurano Remoto


Ao clicar em Conectar Depois, você cria uma solicitação de Procura, masnão a envia para o sistema master do GroupWise. Você pode gravar ocompromisso como um item de rascunho na pasta Trabalho em Andamentoaté que esteja pronto para enviá-lo. Quando você estiver pronto para verificaros horários de compromissos mais tarde, clique em Ocupado� ConectarAgora.

6 Quando a janela Escolher Horário do Compromisso aparecer, clique emSeleção Automática para obter o primeiro horário de reunião disponível.Clique em Seleção Automática até que o melhor horário disponível sejamostrado� clique em OK.

ou

Em vez de utilizar a Seleção Automática, clique na guia HoráriosDisponíveis� em um horário disponível� OK.

7 Complete o compromisso� clique em Enviar.

Dicas

� i� Se você for desconectado antes de todas as informações de agendamentoretornarem de uma procura, clique em Ocupado novamente para atualizaras informações da solicitação de procura original.

� i� Para remover um usuário ou recurso da lista Convidar para Reunião após aprocura, clique na guia Horários Disponíveis� no usuário ou recurso�pressione Apagar� Sim. Esse procedimento é útil quando, por exemplo,

você está procurando diversas salas de reunião para saber se estãodisponíveis, pois ajuda-o a encontrar a que melhor atende suas necessidadese a eliminar as restantes.

� i� Se estiver convidando para a reunião alguém cujo horário não tenhaimpacto no horário da reunião, como um destinatário de cópia carbono,você poderá excluir esse usuário da procura. Clique na guia HoráriosDisponíveis� desselecione o quadro de seleção próximo ao usuário ou ao

recurso. A marca de seleção ao lado do nome desaparece.

� i� Para especificar de onde você está discando, clique em Remoto�Enviar/Recuperar� Configurar� na lista drop-down Conectando De

� no local remoto� OK.

� i� Para selecionar uma conexão com a Caixa de Correio Master, clique emRemoto� Enviar/Recuperar� Configurar� na lista drop-down

Conectar A� na conexão de rede, TCP/IP ou modem com a Caixa de

Correio Master� OK.


na opção.


�

O bloco de endereços do sistema é normalmente grande porque contéminformações de toda a organização. Se você não precisar de todas as informaçõesdesse bloco de endereços ao utilizar o GroupWise fora do escritório, utilize oFiltro do Bloco de Endereços do Sistema para recuperar apenas os endereços dosusuários, os endereços dos recursos e os grupos públicos que você necessita dosistema GroupWise.

Por exemplo, a instrução de filtro, Depto [] Marketing, instrui o GroupWise arecuperar todos os endereços com "Marketing" na coluna Departamento doBloco de Endereços. Dessa forma, você poderá entrar em contato com qualquerpessoa do departamento de Marketing enquanto estiver viajando.

Você também deve recuperar informações do bloco de endereços do sistema antesde deixar o escritório para economizar o tempo e os custos de download,especialmente se estiver planejando viajar para um local em que incorrerá emtarifas telefônicas interurbanas.

1 Antes de deixar o escritório, clique em Ferramentas� Remoto.

2 Se você for instruído a informar uma senha, digite a senha da Caixa deCorreio� clique em OK.

Se você não tiver configurado a Caixa de Correio Remota, faça-o agora.

3 Clique em Bloco de Endereços do Sistema� Filtro.

4 Clique na coluna Bloco de Endereços na primeira lista drop-down.

Por exemplo, clique em Depto para procurar endereços de um departamentoespecífico.

5 Clique na lista drop-down de operadores� clique em um operador� digiteos critérios da procura no quadro ou clique em um valor, se fornecido.

Por exemplo, clique em []� digite Contas para procurar endereços dodepartamento de Contas. Utilize o operador mais apropriado para a procura.Os critérios de procura, como o nome de uma pessoa ou um assunto, podemincluir caracteres curinga, como um asterisco (*) ou um ponto deinterrogação (?). O filtro não faz distinção entre maiúsculas e minúsculas noscritérios que você digita.

Filtrar o Bloco deEndereços do Sistemapara a Caixa de CorreioRemota


6 Para adicionar mais condições de filtragem, clique na última lista drop-down

� E.

7 Após especificar todas as condições de filtragem, clique em OK.

8 Leia o texto que começa com “Inclui entradas onde...” à medida que vocêcria o filtro. Esse texto resume como o filtro funcionará.

Dicas

� i� Para filtrar o Bloco de Endereços do sistema enquanto você estiver fora doescritório, clique em Remoto� Enviar/Recuperar e siga as etapas de 3 a

7. É melhor recuperar seu Bloco de Endereços através de uma conexãode rede enquanto você estiver no escritório, uma vez que esse processo podedemorar.

� i� Se tiver definido várias linhas de condições de filtragem, você poderáremover uma linha clicando na última lista drop-down� Apagar Linha.

� i� Para obter maiores informações sobre operadores, consulte Filtrar emEncontrar Itens na Caixa de Correio.

�

Utilize Apagar, Esvaziar Lixo e Gerenciamento de Espaço em Disco Remoto pararemover itens da Caixa de Correio Remota e liberar espaço em disco.

Apagar Itens da Caixa de Correio RemotaSe você enviou um item com informações antigas ou erradas, ou se precisarreagendar um compromisso, utilize Apagar para recolher esse item obsoleto dasCaixas de Correio dos destinatários. Você pode recolher mensagens de correio erecados das Caixas de Correio dos destinatários que não os abriram.Compromissos, lembretes e tarefas podem ser recolhidos a qualquer momento.

Da próxima vez que você se conectar com o sistema master do GroupWise, asmudanças nas Caixas de Correio Master e Remota serão automaticamentesincronizadas. Para desativar a sincronização, mude as opções de apagamento nasOpções do Remoto. Consulte Preparar para Utilizar o Remoto em Utilizar oGroupWise fora do Escritório.

1 Clique no item na Caixa de Correio.


3 Se você estiver apagando um item enviado, clique em uma das opçõesdisponíveis.

4 Para liberar espaço em disco, clique em Editar� Esvaziar Lixo.

Esse procedimento remove permanentemente todos os itens apagados daCaixa de Correio Remota.

Apagar Itens da Caixade Correio Remota


5 Para sincronizar as Caixas de Correio Master e Remota, conecte-se com osistema master do GroupWise.

Dicas

� i� Você economizará tempo e dinheiro se aguardar até que tenha diversassolicitações de envio e recuperação antes de se conectar.

� i� Na etapa 2, você também pode clicar em um item� pressione a tecla

Apagar.

� i� Se você não desejar sincronizar os apagamentos entre as Caixas de CorreioRemota e Master, clique em Ferramentas� Opções� clique duas vezes

em Remoto� clique na guia Opções de Apagamento� clique nas

opções desejadas.


na opção.

Remover os Arquivos Desnecessários da Caixa de Correio RemotaO Gerenciamento de Espaço em Disco no Remoto permite que você apague osdocumentos e os arquivos desnecessários da Caixa de Correio Remota. Você vêuma lista dos documentos na Biblioteca Remota, o tamanho dos documentos, osnúmeros de versão e documento e as datas do último acesso ou modificação. Alista é ordenada por tamanho de arquivo.

Quando você trabalha em um documento após se conectar com a Caixa deCorreio Master, a data dessa ação aparece na coluna Acessado. As ações incluemabrir, ver, imprimir um documento etc., mas não incluem recuperar um arquivoda Biblioteca Master. Os documentos que são abertos após a conexão com aCaixa de Correio Master também têm uma data registrada na colunaModificado.

Apagar arquivos com o Gerenciamento de Espaço em Disco do Remoto não osremoverá da Biblioteca Master. Também não removerá as referências dosdocumentos apagados. Os arquivos são removidos apenas do computador em queestá a Caixa de Correio Remota, liberando espaço em disco para você. Se vocêapagar um documento Em Uso, o seu status será redefinido para Disponível naBiblioteca Master da próxima vez que você se conectar.

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1 Clique em Remoto� Gerenciamento de Espaço em Disco.

2 Clique no documento que você deseja apagar� clique em Apagar.

3 Quando tiver terminado, clique em Fechar.

Dicas

� i� Você pode selecionar vários documentos, utilizando Shift+clique paradocumentos consecutivos ou Ctrl+clique para documentos não-consecutivos.

Configurar as Conexões RemotasPara acessar a Caixa de Correio Master para enviar ou recuperar informações,você deve se conectar com o sistema master do GroupWise através de umaconexão de modem, de rede ou TCP/IP. Quando você utiliza o Remoto paraconfigurar a Caixa de Correio Remota, o GroupWise cria as conexõesapropriadas com base em como você está executando o GroupWise no momento.

Por exemplo, se você utiliza um mapeamento de drive para se conectar com aagência postal do GroupWise, o GroupWise cria uma conexão de rede e asconexões de modem para todos os gateways assíncronos detectados no sistemamaster do GroupWise. Se você estiver executando o GroupWise no modocliente/servidor, ele criará uma conexão TCP/IP em vez de uma conexão de rede.Você pode criar novas conexões e mudar ou apagar as existentes. Ao criar umanova conexão, você poderá copiar uma conexão existente e, em seguida, editar asconfigurações duplicadas para criar a nova configuração sem refazer cadaconfiguração.

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Na maioria dos casos, você utilizará um modem para se conectar com o sistemamaster do GroupWise através de um gateway quando estiver fora do escritório.

O modem utiliza as informações do quadro de diálogo Configuração da Conexãopara se conectar com a Caixa de Correio Master.

A conexão de modem é semelhante a uma ligação telefônica. Você precisa dotelefone do sistema master do GroupWise que faz parte das informações deConectar A. Outras informações de Conectar A incluem o ID e a senha dogateway com o qual você está se conectando.

Como em uma ligação telefônica, os prefixos de discagem podem mudar quandovocê se conecta de um local diferente. Por exemplo, quando você está em umhotel, geralmente precisa discar 9 para acessar uma linha externa. Quando vocêestá em casa, não precisa desse prefixo. Você precisará configurar as informaçõesde discagem para cada local remoto. Após configurar as propriedades de discagempara os locais remotos, utilize Conectar De no quadro de diálogo Configuraçãoda Conexão para selecionar um local remoto quando se conectar com a Caixa deCorreio Master. Para obter maiores informações sobre como definir propriedadesde discagem para cada local remoto, consulte a documentação do Windows.

Conexões de Modem


Conexões TCP/IPAs conexões TCP/IP utilizam um endereço IP (Internet Protocol) e uma portapara se conectar com o sistema master do GroupWise.

Se utilizar um provedor de Internet de ligação gratuita enquanto estiver fora doescritório, você poderá evitar tarifas telefônicas utilizando uma conexão TCP/IP.Além disso, você não precisará sair de uma conexão de Internet e desligar otelefone para se conectar com o sistema master do GroupWise através de umaconexão de modem. Utilize a mesma conexão de Internet para se conectar com osistema master do GroupWise. Se você estiver conectado com a Caixa de CorreioMaster no modo cliente/servidor e utilizar o Remoto para configurar a Caixa deCorreio Remota, o GroupWise detectará as informações de IP e as utilizará paracriar uma conexão TCP/IP para você. Se você precisar dessas informações,solicite ao administrador do sistema.

Conexões de RedeQuando estiver no escritório, você poderá executar o GroupWise na Caixa deCorreio Remota e conectar-se com o sistema master do GroupWise através darede.

Uma conexão de rede é útil para recuperar grandes quantidades de informações,como o bloco de endereços do sistema, pois transfere informações mais rápidoque uma conexão de modem e economiza tarifas telefônicas interurbanas.


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2 Clique em Conexões� Conectar A� Nova.

3 Verifique se Modem está selecionado� clique em OK.

4 No quadro Nome da conexão, digite uma descrição.

Para as etapas 5, 6 e 7 abaixo, entre em contato com o administrador dosistema para obter a senha, o ID de login e o telefone do gateway.

5 Clique no código do país� digite o código de área e o telefone do gatewaypara o sistema master do GroupWise.

6 Digite o ID de login do gateway.

7 Clique em Senha� digite a senha do gateway� clique em OK� digitenovamente a senha� clique em OK.

8 Clique na guia Avançado.

Criar uma Conexãode Modem


9 Se o modem requer um script, clique em Editar Script� especifique oscomandos Quando Dado e Responder Com necessários.

Para gravar o script sem mudar o nome do arquivo, clique em Gravar�Fechar.

ou

Para gravar o script com um novo nome de arquivo, clique em Gravar Como

� Fechar.

10 Clique em um método de desconexão.

11 Clique em Tentativas� especifique quantas vezes rediscar se a linha estiverocupada.

12 Clique em Intervalo entre Tentativas� especifique o intervalo de tempoentre cada tentativa de rediscagem.

13 Clique em OK� Fechar.

Dicas

� i� Se o modem requer um script para acessar a Caixa de Correio Master,entre em contato com o administrador do sistema. Para recuperar um

arquivo de script existente, clique em após a etapa 8� selecione o

arquivo de script� clique em Abrir.


na opção.


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3 Clique em TCP/IP� OK.

4 Digite um nome descritivo para a conexão TCP/IP.

5 Digite as informações de endereço IP e porta fornecidas pelo administradordo sistema.

Em vez de um endereço IP, você também pode digitar o nome do host DNS(Domain Name Service) no quadro Endereço IP. Verifique com oadministrador do sistema.

6 Clique em um método de desconexão� OK� Fechar.

Dicas

� i� Você também pode clicar em Remoto� Enviar/Recuperar�Configurar para criar uma conexão TCP/IP.


na opção.

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3 Clique em Rede� OK.

Criar uma ConexãoTCP/IP

Criar uma Conexãode Rede


4 Digite um nome descritivo para a conexão de rede.

5 Digite o caminho para qualquer diretório de agência postal no sistema masterdo GroupWise.

Entre em contato com o administrador do sistema para obter o caminho paraa agência postal. Você também pode se conectar com qualquer agência postalno sistema master do GroupWise para acessar a Caixa de Correio Master.Você não precisa se conectar com a agência postal que contém a Caixa deCorreio Master.

6 Clique em um método de desconexão� OK� Fechar.

Dicas

� i� Você também pode clicar em Remoto� Enviar/Recuperar�Configurar para criar uma conexão de rede.


na opção.

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2 Clique em Conexões� Conectar A� em uma conexão� Copiar.

3 Modifique a conexão� clique em OK.

�


2 Clique em Conexões� Conectar A� na conexão� Editar.

3 Faça as mudanças necessárias� clique em OK.

�


2 Clique em Conexões� Conectar A� na conexão.

3 Clique em Apagar� Sim.

Copiar uma Conexão deModem, Rede ou TCP/IP

Editar uma Conexão deModem, Rede ou TCP/IP

Apagar uma Conexão deModem, Rede ou TCP/IP


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1 Clique em Ferramentas� Opções clique duas vezes em Remoto� cliqueem Conexões.

2 Para selecionar o local remoto, clique na lista drop-down Conectar De� nolocal remoto.

3 Para mudar as propriedades de discagem do modem, clique em Conectar De

� especifique as mudanças no quadro de diálogo Propriedades de Discagem� clique em OK.

Dicas

� i� Para obter ajuda sobre como especificar as Propriedades de Discagem,consulte a documentação do Windows.

Especificar o LocalRemoto


Utilizar oTelefone como GroupWisei i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i

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Utilizar o PhoneAccessO PhoneAccess e o GroupWise® funcionam em conjunto para colocar recadosem sua Caixa de Correio. O PhoneAccess possui uma voz eletrônica que lêmensagens e itens do Calendário para você. Você pode responder aceitandocompromissos, encaminhando ou enviando itens por fax e enviando mensagenspara outros através de arquivos de som.

O PhoneAccess é diferente do Local de Conversação. Utilize o Local deConversação para gerenciar seu telefone diretamente do desktop do GroupWise.Você pode atender o seu telefone, colocar em espera quem ligou, utilizar o viva-voz, fazer conferência com outras pessoas que ligam e muito mais. Também podeprocurar telefones e discá-los diretamente do Local de Conversação. ConsulteUtilizar o Local de Conversação em Utilizar o Telefone com o GroupWise.

O recado é simplesmente uma tela, como uma tela de correio ou tarefa. Você nãopode atender o telefone a partir de um recado. Utilize o Local de Conversaçãopara gerenciar seu telefone diretamente do desktop do GroupWise.

O PhoneAccess só está disponível na versão em Inglês-E.U.A. do GroupWise.

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1 Disque o telefone do PhoneAccess para a organização.

2 Siga as instruções dadas pelo PhoneAccess. As instruções estão no formato domenu do teclado de seu telefone.

Dicas

� i� O PhoneAccess fornece menus que você acessa ao pressionar números noteclado de seu telefone; isso permite que você ouça recados, mensagens decorreio, itens do calendário etc.

� i� Se você possuir correio de voz, também poderá ver esses itens através daCaixa de Correio. Entretanto, é necessário uma placa de som para ouviritens através do GroupWise e do PhoneAccess.

Ouvir Itens na Caixade Correio

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1 Ligue para a pessoa.

2 Se ninguém atender, deixe uma mensagem de correio de voz.

Dicas

� i� Você deve ter o PhoneAccess para colocar itens de correio de voz na Caixade Correio de outra pessoa. A pessoa para a qual você está ligando tambémdeve ter o PhoneAccess e uma placa de som para ouvir sua mensagematravés do GroupWise.

� i� O destinatário pode acessar sua mensagem através de telefone ou e-mail.

Utilizar o Remetente de DiscagemUtilize o Remetente de Discagem para ligar para o remetente de um item.Quando você clica no Remetente de Discagem, o Local de Conversação é abertoe completa sua chamada telefônica.

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1 Clique em Ferramentas� Remetente de Discagem.

O Local de Conversação é aberto e, em seguida, completa a chamadatelefônica para você.

Dicas

� i� O remetente deve ter um telefone para que o Local de Conversaçãocomplete a chamada.

Utilizar o Local de ConversaçãoO Local de Conversação permite que você gerencie seu telefone diretamente daárea de trabalho. Você pode atender o telefone, colocar em espera quem ligou,utilizar o viva-voz, fazer conferência com outras pessoas que ligam e muito mais.Também pode procurar telefones e discá-los diretamente do Local deConversação.

O Local de Conversação é um componente interno do ambiente do GroupWise.Ele expõe e simplifica vários recursos do telefone que estão normalmentedisponíveis, embora sejam pouco utilizados. O Bloco de Endereços encontra-setotalmente integrado com o Local de Conversação para fornecer acesso rápido efácil a qualquer informação de usuário listada nos blocos de endereçoscorporativos e pessoais.

Enviar um Recadode Áudio

Ligar para o Remetentede um Item

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O Local de Conversação pode controlar telefones utilizando o TAPI (TelephonyApplication Programming Interface) ou o TSAPI (Telephony ServicesApplication Programming Interface). O TAPI requer um modem ou umprovedor de serviço de TAPI e o TAPI32.DLL instalados nos computadoresclientes. O TAPI32.DLL é instalado, por default, durante a instalação doWindows®. O TSAPI requer um TSAPI TServer de trabalho, o CSTA32.DLL eo Novell® Client 32TM instalados nos computadores clientes.

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1 Na Janela Principal do GroupWise, clique em Ferramentas� Local deConversação.

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1 Comece a digitar o nome da pessoa no quadro Digite o Nome até que onome desejado apareça.

2 Clique em Discar.

Dicas

� i� Se a pessoa para a qual você deseja ligar não estiver listada no Bloco deEndereços do GroupWise, digite o número desejado no quadro Digite oTelefone.

� i� Para discar um número de uma das dez últimas chamadas realizadas ourecebidas, clique em Chamadas Recentes� no número.

� i� Para discar rapidamente para alguém na lista Discagem Rápida, clique emDiscagem Rápida� no nome.

� i� Para procurar nomes e números no Bloco de Endereços do GroupWise,

clique em .

Iniciar o Local deConversação

Ligar para Alguém

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1 Clique em Pausa.

Dicas

� i� Para reativar uma conversação, clique em Pausa novamente. Você tambémpode clicar no botão que representa a conversação que deseja reativar naBarra de Chamadas, na parte inferior da janela Local de Conversação.

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1 Clique em Desligar.�

1 Clique em Transferir.

2 Comece a digitar o nome da pessoa no quadro Digite o Nome até que onome correto apareça.

3 Para anunciar a nova chamada para a pessoa para a qual você está fazendo atransferência, clique em Discar� anuncie a chamada� clique emTransferir.

ou

Para transferir imediatamente, clique em Transferir.

Dicas

� i� Se a pessoa para a qual você deseja ligar não estiver no Bloco de Endereçosdo GroupWise, digite o número desejado no quadro Digite o Telefone.


clique em .

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1 Clique em Chamadas Recentes� no telefone ou nome.

Dicas

� i� Os números das dez últimas chamadas realizadas ou recebidas aparecem nalista Chamadas Recentes.

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Você pode adicionar números à lista Discagem Rápida em Opções do Local deConversação.

1 Clique em Discagem Rápida� no número.

Colocar umaConversação em Espera

Desligar

Transferir umaChamada

Discar um NúmeroUtilizado Recentemente

Discar um NúmeroUtilizando DiscagemRápida


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1 Enquanto você tiver uma conversação ativa ou uma pessoa que ligou emespera, clique em Conferência.

2 Comece a digitar o nome da pessoa com a qual você deseja fazer a conferênciano quadro Digite o Nome até que o nome correto apareça.

3 Clique em Discar.

Dicas


clique em .

�

Utilize Unir para conectar duas conversações existentes. Por exemplo, se vocêestiver falando com uma pessoa que ligou enquanto outra está em espera eperceber que vocês três precisam estar na mesma conversação, em vez de desligara chamada de uma das pessoas e ligar de volta para fazer a conferência,simplesmente una as chamadas. Se você tiver mais de duas conversações ativas,utilize o Local de Conversação para escolher as conversações que deseja unir. Paraadicionar um novo participante a uma conversação existente, utilize Conferência.

1 Enquanto você tiver uma pessoa que ligou em espera ou uma conversaçãoativa, clique em Unir.

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Quando você utiliza o Local de Conversação para gerenciar o telefone, oGroupWise cria uma pasta denominada Registro de Chamadas na Lista dePastas. Toda vez que você faz ou recebe uma chamada telefônica enquanto oLocal de Conversação está aberto, o GroupWise cria um item correspondente napasta Registro de Chamadas que registra os detalhes da chamada, como ohorário, a duração e a identidade de quem ligou. Você também pode registrarlembretes sobre os detalhes das chamadas que faz e recebe. O GroupWise registraesses lembretes como parte do item criado no Registro de Chamadas e você podever os lembretes a qualquer momento, como qualquer outro item de sua Lista dePastas.

Realizar umaConferência Telefônica

Unir Conversações

Utilizar o Registrode Chamadas

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Criar Lembretes no Registro de Chamadas

1 Se o quadro Lembretes não for mostrado, clique em na janelaprincipal do Local de Conversação.

2 Digite o lembrete no quadro Lembretes que aparece na parte inferior dajanela Local de Conversação.

3 Clique em Fechar para terminar a conversação.

Os lembretes que você digita são registrados junto com outros detalhes sobrea chamada na pasta Registro de Chamadas, na Lista de Pastas da JanelaPrincipal do GroupWise.

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Utilize Informações sobre o Local para indicar ao Local de Conversação como seusistema telefônico funciona, de forma que suas chamadas sejam realizadascorretamente. Você pode definir sistemas telefônicos default, faixas de númerosde ramais, métodos de acesso e códigos de cidade. Também pode criar váriasconfigurações e selecionar a que for adequada ao local em que você estátrabalhando.

Criar uma Configuração de Localização1 Clique em Ferramentas� Locais.

2 Especifique as opções de localização desejadas para este local.

3 Clique em Nova.

4 Digite um nome para a nova configuração� clique em OK.

Dicas

� i� Você pode criar quantas configurações de localização desejar e utilizá-lasem qualquer lugar.

Selecionar uma Configuração de Localização1 Clique em Ferramentas� Locais.

2 Clique em um nome de local na lista drop-down Nome do Local.

Especificar Informaçõessobre a Localização


Personalizar oGroupWisei i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i

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Definir Opções para o GroupWiseUtilize Opções para personalizar o GroupWise® através da definição das opçõesque estarão em vigor toda vez que você iniciar o GroupWise. Você pode definiropções para tornar o trabalho mais eficaz, mudar a aparência do GroupWise erealizar tarefas específicas.

Por exemplo, você pode utilizar as Opções de Ambiente para mudar o idioma dainterface utilizado pelo GroupWise ou utilizar as Opções de Envio paraespecificar que deseja receber um comprovante de retorno para cada mensagemenviada. Você também pode utilizar Opções para associar-se ao Notify,especificar uma pasta de armazenamento etc.

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1 Para atrasar a entrega de um item, abra uma tela de item� clique emArquivo� Propriedades.

ou

Para atrasar a entrega de todos os itens enviados, clique em Ferramentas�Opções� clique duas vezes em Enviar.

2 Clique em Atrasar Entrega.

3 Nos quadros Até, especifique o dia e o horário em que você deseja a entregado item.

4 Clique em OK.

Atrasar a Entrega deum Item

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1 Para obter um comprovante de retorno de um item, abra uma tela de item

� clique em Arquivo� Propriedades.

ou

Para obter sempre um comprovante de retorno para os itens enviados, cliqueem Ferramentas� Opções� clique duas vezes em Enviar.

2 Clique na guia Correio.

3 No quadro de grupo Retornar Notificação, especifique o tipo decomprovante de retorno desejado.

4 Clique em OK.

Dicas

� i� Para obter um comprovante de retorno através do Notify, associe-seprimeiro ao Notify. Consulte Executar o Notify.

Obter um Comprovantede Retorno para Itensque você Envia


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1 Para solicitar uma resposta para um item, abra uma tela de item � clique emArquivo� Propriedades.

ou

Para solicitar uma resposta para todos os itens enviados, clique emFerramentas� Opções� clique duas vezes em Enviar.

2 Clique em Resposta Solicitada.

3 Especifique quando você deseja receber a resposta.

4 Clique em OK.

Dicas

� i� O destinatário vê na parte superior da mensagem. Se você selecionarQuando Conveniente, “Resposta Solicitada: Quando Conveniente”aparecerá na parte superior da mensagem. Se você selecionar Dentro dex Dias, “Resposta Solicitada: Em xx/xx/xx” aparecerá na parte superiorda mensagem.

Solicitar uma Respostapara Mensagens deCorreio e RecadosEnviados


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2 Clique duas vezes em Ambiente� clique na guia Localização de Arquivos.

3 Especifique o local do diretório de armazenamento no quadro Diretório deArmazenamento.

4 Clique em OK.

�

1 Para mudar a prioridade de um item, abra uma tela de item� clique emArquivo� Propriedades.

ou

Para mudar a prioridade de todos os itens que você envia, clique emFerramentas� Opções� clique duas vezes em Enviar.

2 No quadro de grupo Prioridade, selecione Alta, Normal ou Baixa.

Especificar onde osItens São Armazenados

Mudar a Prioridade deItens que você Envia


3 Clique em OK.

Dicas

� i� O pequeno ícone ao lado de um item na Caixa de Correio fica vermelhoquando a prioridade é alta, branco quando a prioridade é normal e cinzaquando é baixa.

�


2 Clique duas vezes em Ambiente� clique na guia Geral.

3 Clique em um idioma na lista drop-down Idioma da Interface� clique emOK.

�


2 Clique duas vezes em Ambiente� clique na guia Telas.

Mudar o Idioma daInterface do GroupWise

Mudar as Telas Default


3 Clique em um tipo de item.

4 Se o tipo de item selecionado for Tarefa, Compromisso ou Lembrete,selecione Publicado ou Grupo.

5 Clique na tela que você deseja como default no quadro de listagem Telas.

6 Clique em Definir Tela Default.

O GroupWise marca o item como o default colocando um asterisco (*) aolado do nome da tela no quadro de listagem.

7 Repita as etapas de 3 a 6 até que você tenha selecionado uma tela default paracada tipo de tela.

8 Clique em OK.

Dicas

� i� As telas default de grupo selecionadas aparecem quando você clica nosbotões da barra de ferramentas. As telas default pessoais selecionadasaparecem quando você clica duas vezes nas Listas de Tarefas, Lembretes ouCompromissos no Calendário.

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2 Clique duas vezes em Data e Horário� clique na guia Calendário.

3 Verifique se Acertar alarme quando aceito está selecionado.

4 Especifique quantos minutos antes de um evento você deseja que um alarmesoe.

5 Clique em OK.

Especificar quantoTempo Antes de umEvento um Alarme Soa

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1 Clique em Ferramentas� Opções� Clique duas vezes em Ambiente.

2 Clique em Verificar Ortografia Antes de Enviar.

Designar Senhas para a sua Caixa de CorreioVocê pode designar uma senha para sua Caixa de Correio para impedir queoutras pessoas acessem seus itens do GroupWise sem permissão. As senhas fazemdistinção entre maiúsculas e minúsculas (por exemplo, Quarta-feira não é igual aQUARTA-FEIRA). Após designar uma senha, você será instruído a informá-latoda vez que abrir o GroupWise. Se não desejar mais que uma senha lhe sejasolicitada, você poderá removê-la.

Se desejar que o Windows® lembre sua senha da próxima vez que você fizer logincomo você mesmo na máquina, clique em Lembrar Senha. Você também podeclicar em Nenhuma Senha Necessária com NDS nas Opções de Segurança paraque o Novell Directory Services armazene sua senha do GroupWise. Em seguida,você poderá fazer login no GroupWise sem digitar a senha em qualquermáquina, desde que tenha feito primeiro login no NDS como você mesmo.

Se esquecer sua senha, você não terá acesso a nenhum de seus itens.

A definição de uma senha para sua Caixa de Correio não afeta a capacidade deseus proxies acessarem-na. Essa capacidade é determinada pelos direitos que vocêconcede ao proxy na sua Lista de Acesso.

Para utilizar o GroupWise Remoto, designe uma senha para sua Caixa de CorreioMaster. Se você designar uma senha quando estiver executando o Remoto, elaafetará apenas a Caixa de Correio Remota. Por exemplo, se você estiverexecutando o GroupWise Remoto em casa e criar uma senha nas Opções deSegurança, ela funcionará apenas para a Caixa de Correio Remota. A senha nãoafetará a Caixa de Correio Mestre no escritório. Se você tiver selecionadoNenhuma Senha Necessária com NDS, ainda será instruído a informar umasenha ao utilizar o Remoto.

VerificarAutomaticamente aOrtografia de TodaMensagem que vocêEnviar

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2 Clique duas vezes em Segurança� clique na guia Senha.

3 No quadro Nova Senha, digite a senha.

4 No quadro Confirmar a Nova Senha, digite a senha� clique em OK�Fechar.

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3 Digite sua senha antiga� clique em OK.

4 Clique em Limpar Senha.

5 Clique em OK� Fechar.

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3 No quadro Senha Antiga, digite a senha que você deseja mudar.

4 No quadro Nova Senha, digite a nova senha.

5 No quadro Confirmar a Nova Senha, digite novamente a nova senha�clique em OK� Fechar.

Dicas

� i� Se você esquecer a senha, não poderá acessar o GroupWise. Entre emcontato com o administrador do sistema para obter assistência.

� i� As senhas fazem distinção entre maiúsculas e minúsculas.

Criar uma Senha parasua Caixa de Correio

Remover sua Senha

Mudar sua Senha

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Personalizar a Barra de FerramentasUtilize a barra de ferramentas para acessar vários recursos e opções encontradosno GroupWise. Quando você utiliza determinados recursos (por exemplo,quando está no Calendário), a barra de ferramentas correspondente ao recurso émostrada.

Para obter informações sobre um botão da barra de ferramentas, posicione oponteiro do mouse sobre o botão e leia a dica da ferramenta que aparece.

Utilize a lista drop-down de configurações de tela na barra de ferramentas paramudar a tela de sua Lista de Itens. Por exemplo, você pode mostrar itensenviados, recebidos ou publicados. Clique na seta drop-down para ver asconfigurações de tela disponíveis.

Você pode personalizar cada barra de ferramentas adicionando e apagandobotões, escolhendo a ordem dos botões e colocando separadores entre eles.

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1 Se a barra de ferramentas não for mostrada, clique em Ver� Barra deFerramentas.



4 Escolha como você deseja que a barra de ferramentas apareça� clique emOK.

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1 Se a barra de ferramentas não for mostrada, clique em Ver� Barra deFerramentas.



4 Para remover ou mostrar a lista drop-down de configurações de tela,desselecione ou selecione o quadro de seleção Mostrar Lista Drop-Down deConfigurações de Tela.

5 Clique na guia Personalizar.

Escolher como a Barrade Ferramentas Aparece

Personalizar a Barrade Ferramentas

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6 Para adicionar um botão, clique em uma categoria no quadro de listagemCategorias� clique em um botão no quadro Controles� clique emAdicionar Botão.

As categorias são títulos de menu na Janela Principal. Os botões do quadroControles correspondem aos recursos encontrados sob o título do menu. Porexemplo, os botões da categoria Arquivo são ações encontradas no menuArquivo (abrir telas, imprimir, gravar e assim por diante).

7 Para remover um botão, arraste-o para fora da barra de ferramentas.

8 Para mudar a ordem de um botão na barra de ferramentas, arraste-o paraonde deseja mostrá-lo.

9 Para adicionar ou remover o espaço entre botões, afaste ou aproxime umbotão de outro arrastando-o.

10 Clique em OK.

Dicas

� i� Quando você arrasta botões para fora da barra de ferramentas e move-os, oquadro de diálogo Propriedades da Barra de Ferramentas deve estar aberto.

� i� As barras de ferramentas mudam dependendo da tela em que você está. Parapersonalizar uma barra de ferramentas, você deve estar na tela que mostraessa barra.

� i� Você também pode adicionar botões arrastando-os do quadro Controles paraa barra de ferramentas.

� i� Se você deseja ver a descrição de um botão, selecione-o no quadro Controles

� leia a descrição do botão no quadro Descrição.

� i� Você pode escolher se as barras de ferramentas são mostradas apenas comfiguras ou com figuras e texto. Também pode escolher se deseja mostrar osbotões em uma única linha ou em várias linhas, dependendo do número debotões.

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Personalizar as Configurações da BibliotecaO GroupWise permite que você personalize as configurações das bibliotecas emque armazena e cria documentos. Você pode especificar uma biblioteca default,direitos de compartilhamento default, layout de propriedades de documentodefault (como a ordem e o tamanho de campos) e valores default parapropriedades de documentos. Também pode especificar se deseja utilizar a formalonga ou abreviada da planilha de propriedades. As configurações de biblioteca epropriedade especificadas afetam somente sua configuração de biblioteca. Vocênão pode modificar as configurações de outros usuários.

Biblioteca DefaultVocê pode mudar a biblioteca default. Quando você cria, importa ou copia umdocumento no GroupWise, ele é gravado na biblioteca default, a menos que vocêespecifique uma biblioteca diferente. Além disso, o Encontrar procura osdocumentos primeiro na biblioteca default. Consulte Gerenciar os Documentos noGroupWise em Criar e Trabalhar com Documentos.

Valores de Propriedade DefaultVocê pode especificar valores default para os campos de propriedade dedocumento que podem ser editados. Os valores default são utilizados quandovocê cria ou importa um documento para a biblioteca selecionada. Se nenhumvalor default tiver sido especificado para autor e tipo de documento, oGroupWise utilizará o nome do criador como o autor e Documento como o tipode documento. Consulte Gerenciar os Documentos no GroupWise em Criar eTrabalhar com Documentos.

Direitos de Compartilhamento DefaultSe você normalmente compartilha seus documentos com os mesmos usuários ougrupos, pode especificar direitos de compartilhamento default para todos osdocumentos que criar. Uma vez especificados os direitos de compartilhamentodefault, o GroupWise os aplicará a cada documento que você cria ou importapara a biblioteca selecionada. Consulte Gerenciar os Documentos no GroupWiseem Criar e Trabalhar com Documentos.

Configuração da Guia DocumentoVocê pode personalizar a tela da guia Documento em Propriedades. A guiaDocumento aparece toda vez que você cria, importa, copia ou selecionaPropriedades para um documento. Você pode especificar os campos que desejamostrar na guia Documento. Também pode especificar o número de linhas emcada campo, a ordem do campo no quadro de diálogo e inserir linhas em brancoe separadores no quadro de diálogo.

316��3HUVRQDOL]DU�DV�&RQILJXUDo}HV�GD�%LEOLRWHFD

Planilhas de Propriedades de DocumentosQuando você cria um novo documento ou uma nova versão de um documento,o GroupWise o instrui a especificar as propriedades do documento. Você podeespecificar se deseja que o GroupWise solicite apenas o assunto ou todas aspropriedades do documento. Consulte Gerenciar os Documentos no GroupWise emCriar e Trabalhar com Documentos.

Integração do Gerenciamento de Documentos com outros AplicativosSe estiver utilizando aplicativos integrados, como o WordPerfect ou o MicrosoftWord, você poderá especificar se deseja que os recursos da Biblioteca doGroupWise sejam integrados com os recursos Gravar e Abrir do aplicativo. Parautilizar a integração, é preciso instalar as Integrações durante a Configuração doGroupWise. Se não tiver instalado as Integrações, você poderá executar aConfiguração novamente para instalá-las agora. Consulte Gerenciar osDocumentos no GroupWise em Criar e Trabalhar com Documentos.

�

Você pode mudar a biblioteca default. Quando você cria, importa ou copia umdocumento no GroupWise, ele é gravado na biblioteca default, a menos que vocêespecifique uma biblioteca diferente. Além disso, o Encontrar procura osdocumentos primeiro na biblioteca default.


2 Clique na biblioteca que você deseja utilizar como default.

3 Clique em Definir Default� OK.

Definir a BibliotecaDefault

8WLOL]DU�2So}HV�GH�,QLFLDOL]DomR��317

Utilizar Opções de InicializaçãoO GroupWise possui comandos opcionais que você pode utilizar quando inicia oprograma. Algumas dessas opções são fornecidas para sua conveniência, enquantooutras são necessárias para executar o GroupWise em seu hardware. Você podeexecutar as opções de inicialização especificando-as após a linha de comando nodestino para seu atalho do GroupWise.

Opções de Inicialização do GroupWiseEsta Opção deInicialização

Faz Isto

/@u-? Mostra um quadro de diálogo de loginsempre que você abre o GroupWise,permitindo que você forneça quaisquerinformações de login necessárias.

/@u-ID DE USUÁRIO Permite que você utilize seu ID deusuário do GroupWise para abrir oGroupWise como você mesmo nocomputador de outro usuário. O outrousuário permanece logado na rede.

/bl Impede que a tela de abertura doGroupWise seja mostrada quando vocêentra no programa.

/c Verifica os itens não abertos. Se houveritens não abertos, o GroupWise abrirácomo de hábito. Caso contrário, oGroupWise não iniciará.

/cm Verifica os itens não abertos. Se houveritens não abertos, o GroupWise abriráminimizado e emitirá um bip. Casocontrário, o GroupWise não iniciará.

/ipa-<ENDEREÇO IP> Permite que você especifique o endereçoIP. Digite o endereço no lugar de<ENDEREÇO IP>.

/ipp-X Permite que você especifique a porta IP.Digite o número da porta no lugar de X.

/l-XX Aplica-se apenas se você tem duas oumais versões do idioma ou módulos deidioma. Esta opção instrui o GroupWise asubstituir o idioma do ambiente default(em Ambiente Geral na guia Opções)pelo idioma especificado pelo código deidioma (XX). Os códigos de idioma sãolistados abaixo.

318��8WLOL]DU�2So}HV�GH�,QLFLDOL]DomR

/la-<ID DE REDE> Permite que você faça login nocomputador de outro usuário utilizandoseu ID de rede. O outro usuáriopermanece logado na rede. Digite seu IDde rede no lugar de <ID DE REDE>.

/nu Desativa a Atualização Automática. Seesta opção estiver selecionada, cliqueem Ver� Renovar sempre que desejaratualizar a tela com os itens contidosatualmente em sua Caixa de Correio./ph-NOME DO CAMINHOPermite que vocêespecifique o caminho para a agênciapostal./ps-CAMINHO PARA BANCO DEDADOS REMOTOAbre o GroupWise nomodo Remoto. Esta opção deinicialização pode ser utilizada apenas noquadro Destino.


�

A tabela a seguir lista os códigos de idioma utilizados por todos os produtos daNovell®. É possível que o GroupWise ainda não esteja disponível em alguns dosidiomas listados. Para obter informações atuais, entre em contato com a suarevenda local.

Idioma Código do IdiomaAfricâner AFÁrabe ARCatalão CACroata HRTcheco CSDinamarquês DKHolandês NLInglês-Austrália OZInglês-Canadá CEInglês-Reino Unido UKInglês-E.U.A. USFinlandês SUFrancês-Canadá CFFrancês-França FRGalego GAAlemão-Alemanha DEAlemão-Suíça SDGrego GRHebraico HEHúngaro MAIslandês ISItaliano ITJaponês NINorueguês NOPolonês PLPortuguês-Brasil BRPortuguês-Portugal PORusso RUEslovaco SLEspanhol ESSueco SVTurco TRUcraniano YK

Códigos de Idiomado GroupWise

320��8WLOL]DU�2So}HV�GH�,QLFLDOL]DomR

�

1 Clique o botão direito do mouse no ícone do GroupWise na área de trabalho

� clique em Propriedades.

2 Clique na guia Atalho.

3 No quadro Alvo, após o executável do GroupWise, digite um espaço�digite uma ou mais opções de inicialização� clique em OK.

4 Reinicie o GroupWise.

Dicas

� i� No exemplo acima, a opção /@u-? é utilizada para mostrar um quadro dediálogo de login em que um usuário pode fornecer informações de loginsempre que abre o GroupWise. Essa opção é útil quando dois ou maisusuários compartilham uma estação de trabalho, mas têm Caixas de Correiodo GroupWise separadas.

Utilizar uma Opção deInicialização doGroupWise


Utilizar oDesktop doGroupWisei i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i

322��8WLOL]DU�R�'HVNWRS�GR�*URXS:LVH

Utilizar o Desktop do GroupWiseUtilize o Desktop do GroupWise® (Desktop do GW) para acessar compromissos,lembretes e tarefas rapidamente sem ter de abrir o Cliente do GroupWise,liberando, dessa maneira, recursos do sistema para outros usos. O Desktop doGW mostra o Calendário e o Marquee do GroupWise (GW Marquee), que éexecutado na parte inferior da janela. O GW Marquee mostra as informaçõesmais recentes que chegam na Caixa de Correio e também pode ser executadoindependentemente do Desktop do GW.

Utilize o Desktop do GW se você passa muito tempo no GroupWise, mas nãogosta de interromper o que está fazendo para ver seus compromissos, tarefas oulembretes.

No Desktop do GW, você pode executar a maioria das ações possíveis do Clientedo GroupWise sobre compromissos, tarefas, lembretes e mensagens. Você podeler itens, aceitá-los ou recusá-los, apagá-los, marcá-los como particulares, movê-los para outras datas e marcar as tarefas como completadas.

Quando você envia uma mensagem ou agenda um compromisso no Desktop doGW, o Cliente do GroupWise é aberto, permitindo que você termine depreencher a mensagem ou o compromisso.

Ações que você Pode Completar do Desktop do GWVocê pode ler os itens recebidos no Calendário do Desktop do GroupWise ou natela Horário Diário ou, ainda, no GW Marquee. Os lembretes, as tarefas e oscompromissos publicados aparecem no Calendário do Desktop do GW e no GWMarquee. Uma vez aceitos, eles aparecem apenas no Calendário. Após você lerum item, ele aparecerá como Lido nas Propriedades de status do remetente.

Os alarmes são acertados, por default, para todos os compromissos, mas vocêpode remover um alarme se desejar. Você também pode mover itens para umadata diferente.

$o}HV�TXH�YRFr�3RGH�&RPSOHWDU�GR�'HVNWRS�GR�*:��323

�

1 No GW Marquee, coloque o ponteiro do mouse sobre o título do item.

2 Se o item for uma mensagem, o texto da mensagem aparecerá. Se o item forum compromisso, uma tarefa ou um lembrete, os quadros Assunto, Horário,Data, Local, De e Para serão mostrados.

3 Quando você terminar, mova o ponteiro para fora da janela pop-up parafechar a mensagem.

ou

Clique o botão direito do mouse na área de informações da mensagem acimado texto da mensagem� clique em Apagar.

�

1 No Calendário do Desktop do GW ou na tela Horário Diário, clique o botãodireito do mouse no compromisso, na tarefa ou no lembrete.

2 Clique em Aceitar ou Recusar.

Ler Itens

Aceitar ou Recusar Itens

324��$o}HV�TXH�YRFr�3RGH�&RPSOHWDU�GR�'HVNWRS�GR�*:

3 Se for um item de Data Automática, clique em Esta Instância ou Todas asInstâncias.

4 Se o item for um compromisso que você aceitou, clique o botão direito domouse no compromisso novamente� clique em Mostrar Como�selecione um nível de disponibilidade.

5 Se você não deseja acertar um alarme para este item, clique em RemoverAlarme.

Dicas

� i� Os itens não aceitos ou não recusados estão em itálico. Quando eles foremaceitos, o texto será mostrado normalmente.

� i� Livre, Tentativa, Ocupado e Fora do Escritório são tipos de MostrarCompromisso Como ou níveis de disponibilidade que afetam a formacomo os compromissos são mostrados na Procura e no Calendário.

�

1 No Desktop do GW, clique duas vezes no dia que mostra o item que vocêdeseja mover.

2 Arraste a tela Horário Diário para que você possa ver o Calendário doDesktop do GW� mova para o mês que contém a data para a qual vocêdeseja mover o item. Se a data estiver além do mês atual, clique no título domês ou do ano acima do mês atual para selecionar um novo mês ou ano.

3 Em uma tela Horário Diário, arraste o compromisso, a tarefa ou o lembretepara a nova data no Calendário do Desktop do GW.

�

1 No Calendário do Desktop do GW, clique o botão direito do mouse no itemque você deseja apagar.

2 Clique em Apagar.

3 Se for um item de data automática, clique em Esta Instância ou Todas asInstâncias.

Mover Itens para umaNova Data

Apagar Itens

$o}HV�TXH�YRFr�3RGH�&RPSOHWDU�GR�'HVNWRS�GR�*:��325

1 Clique no dia que mostra a tarefa.

As tarefas não marcadas são mostradas no dia atual em vermelho.

2 Selecione o quadro de seleção ao lado da tarefa.

Dicas

� i� Quando você marca uma tarefa como Completada, uma marca de seleçãoaparece no quadro de seleção.

� i� Para desmarcar uma tarefa Completada, desselecione o quadro de seleção aolado da tarefa.

� i� Para obter maiores informações, consulte Marcar Tarefas como Completadasem Enviar e Receber Itens.

�

1 Clique o botão direito do mouse em um item� clique em MarcarParticular.

Dicas

� i� Para obter maiores informações, consulte Marcar Item como Particular emConceder Acesso a Outras Pessoas à Caixa de Correio.

�

1 No Calendário do Desktop do GW ou na tela Horário Diário, clique o botãodireito do mouse em um compromisso.

2 Clique em Acertar Alarme.

Dicas

� i� Os alarmes são acertados por default para compromissos. Para remover oalarme, clique o botão direito do mouse no compromisso� clique em

Remover Alarme.

� i� O alarme soará o número de minutos antes do compromisso que vocêespecificar nas Opções de Data e Horário.

� i� Para que o alarme soe, o Notify deve estar em execução.

� i� Se Acertar Alarme não estiver visível quando você clicar o botão direito domouse no compromisso, verifique se o horário do compromisso ainda nãopassou.

� i� Nas Opções de Data e Horário do GroupWise, você pode escolher se desejaacertar automaticamente um alarme toda vez que aceitar um compromisso.

� i� Para obter maiores informações, consulte Acertar Alarmes para Itens deCalendário.

Marcar Tarefas comoCompletadas

Marcar Itens comoParticulares

Acertar Alarmespara Itens

326��$o}HV�TXH�YRFr�3RGH�&RPSOHWDU�GR�'HVNWRS�GR�*:

�

1 No Desktop do GW, clique em na barra de ferramentas.

2 No quadro Para, digite um nome de usuário� pressione Enter. Repita parausuários adicionais.

3 Para selecionar nomes de usuário em uma lista, clique em Endereço�clique duas vezes em cada usuário� clique em OK.



6 Clique em Enviar.

Dicas

� i� Quando você clica em na barra de ferramentas, o Cliente doGroupWise é aberto, levando você diretamente para uma tela de mensagemde correio.

�

1 No Desktop do GW, clique em na barra de ferramentas.

2 Nos quadros Para, CC e CO, digite os nomes das pessoas que você desejaconvidar. Além disso, inclua IDs de recursos no quadro Para. Se você nãosouber um ID de recurso, clique em Endereço.

3 Digite a descrição do local no quadro Local.

4 Especifique a data de início, o horário de término e a duração.


6 Clique em Enviar.

Dicas

� i� Para verificar se as pessoas e os recursos para a reunião estão disponíveis, façauma procura. Consulte Verificar Quando Todas as Pessoas Estão Disponíveisem Agendar Compromissos.

� i� A duração pode ser em minutos, horas ou dias. Se você estiver agendandouma conferência de três dias, agende um compromisso com duração detrês dias para cobrir todo o período.

Enviar uma Mensagemde Correio do Desktopdo GW

Agendar umCompromisso noDesktop do GW

8WLOL]DU�R�1DYHJDGRU�GH�'DWDV��327

�


Dicas

� i� Este procedimento abre o Cliente do GroupWise, a partir do qual você temacesso a todos os recursos do GroupWise.

�


2 Clique em + para expandir ou - para recolher a Lista de Pastas.

3 Clique em uma pasta para ver os itens que ela contém.

4 Para ler um item, clique duas vezes nele.

Dicas

� i� Clicar duas vezes em um item abre o Cliente do GroupWise, de onde vocêpode ler o item.

Utilizar o Navegador de DatasUtilize o Navegador de Datas para selecionar o mês ou o dia que você deseja ver.O Navegador de Datas é uma ferramenta que permite que você se mova maislivremente entre datas no Calendário do Desktop do GW ou na tela HorárioDiário. Ele aparece como uma barra de título que lista o mês e o ano na partesuperior dessas duas telas e inclui o dia se você estiver na tela Horário Diário.

�

1 Clique o botão direito do mouse no Navegador de Datas.

Abrir o GroupWise doDesktop do GW

Ver a Lista de Pastas noDesktop do GW

Ver as PropriedadesGerais do Navegadorde Datas

1DYHJDGRU�GH

'DWDV

328��8WLOL]DU�R�1DYHJDGRU�GH�'DWDV

2 Clique em Propriedades.

Dicas

� i� As propriedades gerais do Navegador de Datas não podem ser mudadas.

�

1 Para mudar os dias na tela Horário Diário, clique no número da data (porexemplo, clique em 25 na data 25 de outubro de 1998)� clique em um dia.

2 Para mudar meses, clique no nome do mês atual no Calendário do Desktopdo GW ou na tela Horário Diário� clique em um mês.

3 Para mudar anos, clique no ano atual no Calendário do Desktop do GW ouna tela Horário Diário� clique em um ano.

Dicas

� i� O número da data só é visível na tela Horário Diário.

� i� Você também pode utilizar as setas à direita e à esquerda para mudar mesesem uma tela do GroupWise ou para mudar dias na tela Horário Diário.

Mudar Datas Utilizandoo Navegador de Datas

9HU�R�&DOHQGiULR�GR�'HVNWRS�GR�*:��329

Ver o Calendário do Desktop do GWAo abrir o Desktop do GW, você vê um Calendário. No Calendário, você podever os lembretes, as tarefas e os compromissos. Também pode ver todos os itensde um determinado dia.

�

1 Clique em .

2 Para mudar os itens que são mostrados, clique na seta para baixo no botão

� clique em Mostrar Compromissos, Mostrar Lembretes ou MostrarTarefas.

3 Para mostrar uma tela expandida, clique duas vezes no dia no Calendário doDesktop do GW.

Dicas

� i� Uma marca de seleção próxima a Mostrar Compromissos, MostrarLembretes ou Mostrar Tarefas indica que o item selecionado é mostradoabaixo do Calendário.

� i� Para ir para um dia diferente, clique no dia no Calendário do DesktopdoGW.

Ver o Horário de Hoje noDesktop do GW

330��9HU�R�&DOHQGiULR�GR�'HVNWRS�GR�*:

�

1 Se a nova data estiver no mesmo mês que a data atual, clique na nova data.

ou

Se a data estiver em um mês ou ano diferente, clique em Mês ou Ano noNavegador de Datas� selecione o mês ou o ano� clique na nova data.

Dicas

� i� Se o calendário mensal estiver visível, você poderá ver os itens de um diana parte inferior da tela clicando no dia desejado.

� i� Para mostrar uma tela expandida de um dia, clique duas vezes no dia noCalendário.

�

1 Clique o botão direito do mouse em qualquer tela (por exemplo, a telaHorário Diário)� clique em Proxy.

2 Clique no nome da pessoa cuja Caixa de Correio você deseja acessar.

3 Quando você tiver concluído o trabalho na Caixa de Correio do outrousuário, clique o botão direito do mouse na tela� clique em seu próprionome para retornar à sua Caixa de Correio.

Dicas

� i� Para que você possa agir como proxy de alguém, essa pessoa deve lheconceder direitos de proxy na Lista de Acesso, na guia Opções doGroupWise. Antes de clicar no nome dessa pessoa na lista pop-up de Proxy,adicione-o à sua Lista de Proxy no GroupWise.

� i� Você pode ter acesso limitado à Caixa de Correio do outro usuário,dependendo dos direitos que ele designa para você na Lista de Acesso, naguia Opções do GroupWise.

� i� Você pode agir como proxy de qualquer usuário de sua agência postaldesde que ele lhe conceda os direitos apropriados. Se você desejar agir comoproxy de um usuário em outra agência postal, o cliente/servidor deverá estarativado na agência postal de destino.

� i� Para obter maiores informações sobre Proxy, consulte Conceder Acesso aOutras Pessoas à Caixa de Correio.

Ver uma Nova Data noDesktop do GW

Ver o Calendário deoutro Usuário noDesktopdo GW

8WLOL]DU�R�0DUTXHH�GR�*URXS:LVH��331

Utilizar o Marquee do GroupWiseUtilize o Marquee do GroupWise (GW Marquee) para mostrar as informaçõesmais recentes que chegam em sua Caixa Postal. O GW Marquee rolainformações sobre os itens que você especifica. Você pode personalizar o GWMarquee para mostrar apenas os itens que deseja ver. Se você posicionar oponteiro do mouse em um item, aparecerão informações adicionais sobre ele.Você pode abrir o GW Marquee de forma independente ou vê-lo na parteinferior do Calendário do Desktop do GW. Para obter uma lista de ícones,consulte Ler Itens Recebidos em Gerenciar Itens Enviados.

�

Utilize Renovar para mostrar novos itens no Marquee do GroupWise. Porexemplo, se uma mensagem de correio foi entregue a você, mas ainda nãoapareceu no GW Marquee, utilize Renovar para mostrar a mensagem pendente.

Você pode mudar o intervalo de renovação default na guia Opções emPropriedades do GW Marquee. Consulte abaixo Selecionar o que o GW MarqueeMostra.

1 Clique o botão direito do mouse em GW Marquee� clique em Renovar.

�

A Lista de Itens no Desktop ou no Marquee é uma lista dos itens não abertos.Você pode abrir os itens não lidos da Lista de Itens clicando duas vezes neles. ALista de Itens é dividida em colunas. Cada coluna mostra informações sobre ositens contidos na lista. Por exemplo, as colunas podem mostrar o assunto dositens, a data etc. Você pode personalizar a exibição das colunas mudando alargura das colunas, adicionando ou apagando colunas e mudando a ordem dasmesmas.

Adicionar Colunas à Lista de Itens do Desktop do GW1 Clique o botão direito do mouse em GW Marquee� clique em Lista de

Itens.

2 Clique o botão direito do mouse em um título de coluna� clique em MaisColunas� uma coluna no quadro de listagem Colunas Disponíveis�clique em Adicionar� OK.

Dicas

� i� Para selecionar várias colunas a serem adicionadas, mantenha pressionada atecla Ctrl enquanto clica nas colunas.

Mostrar Novos Itens noGW Marquee

Utilizar a Lista de Itensdo Desktop do GW

332��8WLOL]DU�R�0DUTXHH�GR�*URXS:LVH

Mudar a Ordem das Colunas no Desktop do GW1 Clique o botão direito do mouse em GW Marquee� clique em Lista de

Itens.


3 Clique em um nome de coluna no quadro Colunas Selecionadas.

4 Clique em Abaixo ou Acima.

5 Clique em OK.

Remover Colunas da Lista de Itens do Desktop do GW1 Clique o botão direito do mouse em GW Marquee� clique em Lista de

Itens.


3 Clique em uma coluna no quadro Colunas Selecionadas� clique emRemover.

Redimensionar Colunas na Lista de Itens do Desktop do GW1 Clique o botão direito do mouse em GW Marquee� clique em Lista de

Itens.

2 Posicione o ponteiro do mouse na extremidade de um título de coluna atéque apareça uma seta de duas pontas� arraste para redimensionar a coluna.

�

1 Clique o botão direito do mouse em GW Marquee� clique emPropriedades.

2 Se necessário, clique na guia Geral.

3 Defina a velocidade e a suavidade da rolagem.

Mudar como o GWMarquee Mostra os Itens


4 Para interromper a rolagem do GW Marquee, desselecione o quadro deseleção Colocar em cache dados repetidos.

5 Para deslocar o assunto do item do restante das informações sobre o item,selecione Deslocar texto de assunto verticalmente.

6 Para ver o número de versão e outras informações do GW Marquee, cliqueem Sobre o Marquee.

7 Clique em OK para gravar as mudanças e fechar o quadro de diálogo.

ou

Clique em Aplicar para gravar as mudanças e manter aberto o quadro dediálogo.

�


2 Clique na guia Opções.

3 Selecione os itens que você deseja incluir no GW Marquee.

4 Selecione o número de segundos que você deseja que o GW Marquee atraseao mostrar as informações do item.

Esse será o tempo que levará do instante em que você colocar o ponteirosobre o item até que as informações do item sejam mostradas em uma janela.

5 Selecione o intervalo entre os horários em que o Desktop do GW lê o bancode dados em busca de novos itens.


ou


Selecionar o que o GWMarquee Mostra

334��8WLOL]DU�R�0DUTXHH�GR�*URXS:LVH

�

1 Clique o botão direito do mouse no Navegador de Datas ou no GWMarquee� clique em Propriedades.

2 Clique na guia Fontes.

3 Clique em uma fonte e em um estilo de fonte.

4 Clique em um tamanho.

5 Clique em Riscado ou em Sublinhado se você desejar.


ou


Dicas

� i� Você pode ver a aparência da nova fonte, do estilo ou do tamanho da fonteno quadro Exemplo.

�


2 Clique na guia Cores.

3 Selecione um nome de propriedade na lista drop-down Nome da Propriedade

� clique na cor que você deseja associar ao nome da propriedade.

4 Selecione uma cor do sistema� clique na cor que você deseja associar à cordo sistema.


ou


Dicas

� i� A cor selecionada para cada propriedade possui uma aparência realçada,

como esta: .

Definir as Propriedadesde Fonte do GWMarquee e doNavegador de Datas

Definir Propriedades deCor do GW Marquee


Utilizar oGroupWiseImagingi i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i

336��8WLOL]DU�R�,PDJLQJ��9LVmR�*HUDO

Utilizar o Imaging: Visão GeralA capacidade de converter informações no papel para um formato eletrônico útilpode economizar o seu tempo e torná-lo mais produtivo. O GroupWise®

Imaging é um aplicativo que permite a você converter essas informações (porexemplo, fotografias, desenhos com traços e documentos de texto) em imagensdigitalizadas que podem ser dimensionadas, movidas, enviadas por e-mail ou fax,impressas ou nas quais se pode fazer anotações.

Dependendo do formato de arquivo, os arquivos imagem podem conter uma oumais imagens e estar em preto-e-branco, em tons de cinza ou ser coloridos. Aocarregar e gravar arquivos imagem, a performance do sistema variará de acordocom o hardware utilizado e o tamanho da imagem.

�

Os tipos de arquivo suportados podem ser mostrados, manipulados e gravadoscomo o mesmo tipo de arquivo ou outro semelhante. Os seguintes tipos dearquivo são suportados no momento.

Descrição doArquivoEVY EnvoyTM imageBMP BitmapJPG Joint Photographic Experts GroupAWD FaxDCX PC PaintbrushPCX PC PaintbrushXIF Xerox® Image FormatTIF Tagged Image File Format

Dicas

� i� Se desejar converter uma imagem em um tipo de arquivo diferente, cliqueem Arquivo� Gravar Como� clique em um tipo de arquivo na lista

drop-down Gravar como Tipo.

Tipos de ArquivoSuportados

8WLOL]DU�$QRWDo}HV��337

Utilizar AnotaçõesAs Anotações são versões eletrônicas de marcas geralmente utilizadas emdocumentos em papel como, por exemplo, destaques, carimbos e lembretes detexto. No entanto, como são digitalizadas, as anotações do GroupWise Imagingfacilitam muito mais as ações de adicionar, mover e apagar marcas de edição.Além disso, os atributos de anotações digitalizadas (como cor, tamanho, texto evisibilidade) podem ser modificados mais rapidamente do que se você o fizesse nopapel.

Ícone daAnotação

Nome da Ferramenta

Seleção de Anotação

Linha Reta

Linha Livre

Retângulo Vazio

Texto de um Arquivo

Retângulo Sólido

Caneta de Destaque

Texto

Anexar Lembrete

Carimbo

338��8WLOL]DU�$QRWDo}HV

�


Dicas

� i� Você também pode clicar em Ver� Mostrar Barra de Ferramentas deAnotações.

� i� A barra de ferramentas de anotações só poderá ser mostrada se o tipo dearquivo suportar anotações.

�

1 Clique em na barra de ferramentas principal.

2 Clique em na barra de ferramentas anotação.

Mostrar a Barra deFerramentas deAnotações

Selecionar umaAnotação Existente

'LJLWDOL]DomR��339

3 Clique em uma anotação.

Dicas

� i� Para mover, modificar ou apagar anotações, selecione-as primeiro utilizandoesta ferramenta. Depois que você selecionar a anotação, ela será mostradanovamente com alças. Para redimensionar a anotação, clique em uma alçae arraste o ponteiro.

� i� A barra de ferramentas de anotações só poderá ser mostrada se o tipo dearquivo suportar anotações.

DigitalizaçãoA digitalização permite a você capturar dados no papel como imagens eletrônicas.Um scanner é conectado com um PC ou a uma rede e é controlado por umprograma aplicativo. O programa aplicativo se comunica com o scanner atravésde uma interface chamada origem de dados do scanner (driver), que é fornecidageralmente pelo fabricante do scanner. A origem de dados de scanner maiscomum é TWAIN. TWAIN é uma especificação padrão no que se refere àorigem de dados de scanner para captura de imagens e é suportada pela maioriados scanners.

�


2 Clique em Scanner.

3 Clique em Selecionar Scanner� nome do scanner� OK.

4 Clique em OK.

Dicas

� i� Se estiver utilizando a Versão Avançada do Imaging, clique em ISIS ouTWAIN depois de selecionar o scanner.

�

1 Clique em Digitalizar� Novo Arquivo.

2 Clique em Digitalizar.

3 Clique em OK.

Dicas

� i� Nenhum recurso de digitalização estará habilitado até um scanner serselecionado.

� i� Se o seu scanner utilizar um driver TWAIN, talvez você tenha que aguardaraté receber um aviso para inserir a página.

Selecionar um Scanner

Digitalizar uma Imagem

340��$EULU�XPD�,PDJHP�([LVWHQWH

Abrir uma Imagem Existente1 Clique em na barra de ferramentas principal.

2 Clique na pasta desejada.

3 Clique no nome do arquivo.

4 Clique em Abrir.

Dicas

� i� Você também pode abrir um arquivo registrado, clicando o botão direito domouse no arquivo e, em seguida, clicando em Abrir.

Enviar uma Imagem por E-mailO GroupWise Imaging permite a você enviar imagens por e-mail para que outrosusuários as vejam, adicionem mudanças e anotações às mesmas etc.

1 Clique em na barra de ferramentas principal.

2 Digite a senha. (Uma senha só será solicitada se tiver sido designada durante acriação da Caixa de Correio).

3 Clique em OK.

4 No quadro de texto Para, digite os nomes das pessoas para as quais desejaenviar a imagem. Se precisar procurar nomes no Bloco de Endereços, cliqueem Endereço.

5 Clique no quadro de texto Assunto� digite um assunto.

6 Clique no quadro Mensagem� digite a sua mensagem.

7 Clique em Enviar.

Dicas

� i� Se o botão da ferramenta Enviar estiver desabilitado, o Windows®

Messaging não foi instalado na sua estação de trabalho.

� i� Você também pode enviar um arquivo registrado por e-mail , clicando obotão direito do mouse no arquivo e, em seguida, clicando em Enviar.

(QYLDU�XPD�,PDJHP�SRU�(�PDLO��341

Enviar eReceber Itenscom o WorkFlowi i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i

342��8WLOL]DU�R�:RUN)ORZ��9LVmR�*HUDO

Utilizar o WorkFlow: Visão GeralUm fluxo de trabalho é um conjunto de etapas ou tarefas executadas por diversaspessoas para atingir um objetivo. Em geral, um fluxo de trabalho contém umarquivo anexado que pode ser aberto pelos destinatários no aplicativo de origem.Por exemplo, em vez de imprimir, copiar e entregar um arquivo para revisão ouaprovação, você pode roteá-lo eletronicamente como parte de um fluxo detrabalho.

IMPORTANTE: O Workflow é um componente opcional do GroupWise quevocê instala durante a Configuração. Se não instalar o Workflow durante aConfiguração, você não terá acesso aos recursos do Workflow descritos nestaseção.

Um destinatário de fluxo de trabalho pode ser qualquer pessoa do Bloco deEndereços.

Você pode enviar um fluxo de trabalho com transmissão simultânea para todosos destinatários de uma só vez. Também pode enviar um fluxo de trabalhoseqüencial para os destinatários na ordem selecionada no Bloco de Endereços,dependendo de como deseja que o trabalho seja concluído.

Um fluxo de trabalho pode ter um anexo. Um anexo pode ser um arquivo ou umvínculo. Em fluxos de trabalho seqüenciais, as mudanças feitas pelos destinatáriosnos arquivos anexados podem ser vistas pelos próximos destinatários. Cadadestinatário recebe um item de trabalho na Caixa de Correio. Quando umdestinatário abre um item de trabalho, um arquivo anexado pode ser aberto oueditado. Os quatro tipos de anexo são explicados na tabela abaixo.

Tipo de Anexo DescriçãoArquivo (enviadocom fluxo detrabalho)

Uma cópia de um arquivo do drivede rede ou local. Cada destinatáriodo fluxo de trabalho recebe uma cópiaseparada do arquivo.

Arquivo (vínculo) Um vínculo para um arquivoarmazenado em uma rede ou localcompartilhado. Cada destinatáriodo fluxo de trabalho abre o mesmoarquivo a partir do local vinculado.Utilize o formato\\SERVIDOR\CAMINHO\NOME_DO_ARQUIVO para especificar umvínvulo de arquivo, como\\REDE\DADOS\RESUMO.DOC.

8WLOL]DU�R�:RUN)ORZ��9LVmR�*HUDO��343

Documento DMS Um vínculo para um documento naBiblioteca do GroupWise®. Osdestinatários do fluxo de trabalhopodem registrar a saída e entrada deuma referência de documento anexada,vê-la ou abri-la no aplicativo utilizadopara criá-la, dependendo dos privilégiosde segurança a eles concedidos.

Endereço daInternet

Um vínculo para um local na Internet,utilizando uma ferramenta delocalização de recursos uniforme, comohttp://www.novell.com/products.html.Quando os destinatários de fluxo detrabalho abrem um anexo da Internet, obrowser da Internet abre para oendereço da Internet anexado.

À medida que o fluxo de trabalho avança, você pode utilizar a Caixa de Correioou o WorkFlow Central para verificar o status do fluxo de trabalho. O status éatualizado sempre que um destinatário completa um item de trabalho. Quandotodos os itens de trabalho forem completados, você receberá um relatório dofluxo de trabalho, que mostrará os resultados do fluxo de trabalho.

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Como originador do fluxo de trabalho, você decide o tipo de fluxo de trabalhoque deseja enviar (transmissão simultânea ou seqüencial). Inclua instruções parainformar os destinatários o que eles devem fazer. Para verificar o andamento deum fluxo de trabalho enviado, consulte Monitorar o Status de um Fluxo deTrabalho mais adiante nesta seção.

1 No GroupWise, clique em Arquivo� Novo� Fluxo de Trabalho.

Criar um Fluxode Trabalho


2 Digite um assunto para identificar o fluxo de trabalho.

3 Para adicionar destinatários, clique em � clique nos nomes dosdestinatários no Bloco de Endereços.

4 Para enviar o fluxo de trabalho aos destinatários seqüencialmente, verifique seSeqüencial está selecionado.

ou

Para enviar para todos os destinatários de uma só vez, clique em TransmissãoSimultânea.

5 Para anexar um arquivo, clique em Anexar� clique na lista drop-down Tipo

� um tipo de anexo� Procurar� clique no arquivo a ser anexado� Abrir� OK.

ou

No quadro Anexo, digite o nome do arquivo, caminho ou endereço daInternet� clique em OK.

6 Digite as instruções para os destinatários.

7 Clique em Início.

Dicas

� i� Para adicionar um destinatário a um fluxo de trabalho, digite o endereço dee-mail no quadro Destinatários� pressione Enter.

� i� Para mudar a ordem dos destinatários em um fluxo de trabalho seqüencial,

clique em um nome� Mover para Cima ou Mover para Baixo.

� i� Para remover um destinatário da lista, clique em um nome� Remover.

Para remover todos os destinatários, clique em Remover Tudo.

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Como participante de um fluxo de trabalho, você recebe um item de trabalhoque deve ser completado para dar continuidade ao fluxo de trabalho. Você podeabrir os itens de trabalho na Caixa de Correio ou no WorkFlow Central.

Um item de trabalho deve conter instruções do originador do fluxo de trabalho,explicando o que fazer. Geralmente, o item de trabalho também contém umarquivo anexado que você pode abrir no aplicativo de origem. As informações destatus mostram o tipo de fluxo de trabalho (seqüencial ou transmissãosimultânea) e as informações sobre os destinatários.

Participar de um Fluxode Trabalho


1 Na Caixa de Correio ou no WorkFlow Central, abra um item de trabalho.

2 Leia as instruções.

3 Digite os comentários.

4 Para abrir o anexo ou ir para o endereço da Internet anexado, clique emAbrir.

ou

5 Para abrir um documento da Biblioteca do GroupWise, clique em RegistrarSaída. Ao concluir o documento, clique em Registrar Entrada.

6 Para mostrar os comentários de um destinatário, clique na guia Status�clique em um nome na lista Nome.

7 Para enviar uma mensagem de correio a outro destinatário, clique na guiaStatus� um nome� Responder.

8 Para completar o item de trabalho e enviá-lo ao próximo destinatário, cliqueem Concluído.

Dicas

� i� Quando você abre um anexo na Internet, o browser da Internet abre para oendereço da Internet anexado.

� i� Para fechar o item de trabalho sem completá-lo, clique em Fechar. O fluxode trabalho não prosseguirá para o próximo destinatário até você abrir oitem original novamente e clicar em Concluído.

� i� Para enviar uma mensagem de correio à pessoa que iniciou o fluxo detrabalho, clique em Responder. Isso será útil quando você precisar de maisinformações para completar o item de trabalho.

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1 Clique na guia Status.

2 Para mostrar os comentários de um destinatário, clique em um nome na listaNome.

3 Para enviar uma mensagem de correio a um destinatário, clique em um nome

� Responder.�

Uma mensagem de status de fluxo de trabalho mostra informações sobre umfluxo de trabalho enviado. Ela é atualizada sempre que um destinatário completaum item de trabalho. Você pode abrir mensagens de status na Caixa de Correioou no WorkFlow Central.

Ver Informações deStatus de um Item deTrabalho

Monitorar o Status deum Fluxo de Trabalho


Uma mensagem de status lista os destinatários, os comentários dos mesmos e asdatas para itens de trabalho completados. Uma marca de seleção indica que odestinatário completou o seu item de trabalho.

1 Na Caixa de Correio ou no WorkFlow Central, clique duas vezes em umamensagem de status.

2 Para mostrar os comentários de um destinatário, clique em um nome na listaNome.

3 Para enviar uma mensagem de correio a um destinatário, clique em um nome

� Responder.

4 Clique em Fechar.�

Se você tiver enviado um fluxo de trabalho seqüencial, um relatório do fluxo detrabalho chegará na sua Caixa de Correio após o último item de trabalho sercompletado. Se tiver enviado um fluxo de trabalho com transmissão simultânea,você receberá um relatório após o primeiro destinatário completar um item detrabalho. O relatório será atualizado sempre que outro destinatário completar umitem de trabalho. Você pode abrir os relatórios na Caixa de Correio ou noWorkFlow Central.

O relatório mostra a data em que cada item de trabalho foi completado e oscomentários dos destinatários. Você pode abrir o arquivo anexado ou responder aum destinatário de um relatório.

1 Na Caixa de Correio ou no WorkFlow Central, clique duas vezes em umrelatório.

2 Para abrir ou editar o arquivo anexado, clique em Abrir.

3 Para mostrar os comentários de um destinatário, clique na guia Status�clique em um nome na lista Nome.

Ver o Relatório de umFluxo de Trabalho


4 Para enviar uma mensagem de correio a outro destinatário, clique na guiaStatus� um nome� Responder.

5 Clique em Concluído.

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O WorkFlow Central monitora os fluxos de trabalho que você cria e dos quaisparticipa. Utilize o WorkFlow Central para ver, abrir, gravar ou apagar itens detrabalho, mensagens de status e relatórios.

O WorkFlow Central obtém informações diretamente da pasta Dados, local emque as informações de mensagens de fluxo de trabalho são armazenadas,geralmente C:\GWWF\DADOS. Se apagar uma mensagem de fluxo de trabalhoda Caixa de Correio, você ainda poderá abri-la no WorkFlow Central. Se vocêapagar uma mensagem de fluxo de trabalho no WorkFlow Central, ela seráapagada tanto no WorkFlow Central como na Caixa de Correio.

Quando uma nova mensagem de fluxo de trabalho é entregue na Caixa deCorreio, um ícone do WorkFlow Central aparece na barra de tarefas doWindows® próximo ao relógio. Clique duas vezes no ícone para iniciar oWorkFlow Central ou mostrá-lo na parte superior de outras janelas. Após vocêabrir a mensagem, o ícone desaparecerá.

1 Na área de trabalho, abra o WorkFlow Central.

ou

No GroupWise, clique em Ferramentas� WorkFlow Central.

2 No WorkFlow Central, clique duas vezes em um item de trabalho,mensagem de status ou relatório.

3 Para apagar um item, clique no item� Remover.

Dicas

� i� Quando você apagar um item, uma mensagem de confirmação aparecerá seele não tiver sido completado.

� i� Para apagar vários itens, utilize Ctrl+clique em cada item� clique em

Remover.

� i� Para apagar uma faixa de itens, clique no primeiro item� Shift+clique no

último item� clique em Remover.

Ver, Gerenciar e Apagaros Fluxos de Trabalho

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