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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE EDUCAÇÃO - BIGUAÇU CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS ANÁLISE DOS CONTROLES INTERNOS APLICADOS AO DISPONÍVEL DA FUNDAGRO – FUNDAÇÃO DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO RURAL SUSTENTÁVEL DO ESTADO DE SANTA CATARINA MAYCON ALEXANDRE NUNES Biguaçu (SC), Julho de 2008. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAIacute ndash UNIVALI CENTRO DE EDUCACcedilAtildeO - BIGUACcedilU CURSO DE CIEcircNCIAS CONTAacuteBEIS

ANAacuteLISE DOS CONTROLES INTERNOS APLICADOS AO DISPONIacuteVEL DA FUNDAGRO ndash FUNDACcedilAtildeO DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO RURAL

SUSTENTAacuteVEL DO ESTADO DE SANTA CATARINA

MAYCON ALEXANDRE NUNES

Biguaccedilu (SC) Julho de 2008

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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAIacute ndash UNIVALI CENTRO DE EDUCACcedilAtildeO - BIGUACcedilU CURSO DE CIEcircNCIAS CONTAacuteBEIS

ANAacuteLISE DOS CONTROLES INTERNOS APLICADOS AO DISPONIacuteVEL DA FUNDAGRO ndash FUNDACcedilAtildeO DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO RURAL

SUSTENTAacuteVEL DO ESTADO DE SANTA CATARINA

Monografia apresentada agrave esta Instituiccedilatildeo de Ensino Superior UNIVALI - Biguaccedilu como requisito parcial para obtenccedilatildeo do tiacutetulo de Bacharel em Ciecircncias Contaacutebeis MAYCON ALEXANDRE NUNES

Biguaccedilu (SC) Julho de 2008

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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAIacute ndash UNIVALI CENTRO DE EDUCACcedilAtildeO - BIGUACcedilU CURSO DE CIEcircNCIAS CONTAacuteBEIS

ANAacuteLISE DOS CONTROLES INTERNOS APLICADOS AO DISPONIacuteVEL DA

FUNDAGRO ndash FUNDACcedilAtildeO DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO RURAL SUSTENTAacuteVEL DO ESTADO DE SANTA CATARINA

MAYCON ALEXANDRE NUNES

Esta monografia foi apresentada como trabalho de conclusatildeo de curso de Ciecircncias

Contaacutebeis da

Universidade do Vale do Itajaiacute ndash Biguaccedilu e aprovada pela Banca Constituiacuteda pelo

orientador e membros abaixo

Biguaccedilu 09 de Julho de 2008

______________________________________________________

Professora Marisa Luciana Schwabe de Morais

Coordenadora de monografias do Curso de Ciecircncias Contaacutebeis

Professores que compuseram a banca

_______________________________________________________

Prof Mauro Seacutergio Boppreacute Goulart - Orientador

_______________________________________________________ Prof Luiz Wisintainer

_______________________________________________________

Prof Joseacute Luiz da Silva

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SUMAacuteRIO

LISTA DE TABELAS 5

RESUMO 6

11 JUSTIFICATIVA DO TEMA 8

12 DEFINICcedilAtildeO DO PROBLEMA 8

13 OBJETIVOS 9

131 Objetivo Geral 9

132 Objetivos Especiacuteficos 9

14 SUPOSICcedilOtildeES 9

15 ESTRUTURA DO TRABALHO 10

2 AUDITORIA CONTAacuteBIL 11

21 DEFINICcedilAtildeO DE AUDITORIA CONTAacuteBIL 11

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL 13

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL 14

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA 15

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL 17

26 TIPOS DE AUDITORIA 18

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa 19

262 Auditoria Interna 24

2621 A Importacircncia da Auditoria Interna 26

2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna 27

2623 Objetivos da Auditoria Interna 27

3 CONTROLES INTERNOS 30

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS 30

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS 31

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS 34

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO 35

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4

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno 36

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS 38

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES 39

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS 40

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA 43

52 ESTUDOS DE CASO 44

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA 44

531 Missatildeo 45

532 Objetivos 45

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES 52

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS 56

71 LIMITACcedilOtildeES 57

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS 57

ANEXOS 59

REFEREcircNCIAS 74

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LISTA DE TABELAS

TABELA 1 - Diferenccedilas entre Auditoria Externa e Auditoria Interna23

TABELA 2 - Fundamentos do Controle Interno32 TABELA 3 -Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras40 TABELA 4 - Pontos Fortes e Fracos51 TABELA 5 - Pontos Fracos e Sugestotildees55

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RESUMO

A preocupaccedilatildeo fundamental deste estudo estaacute centrada nas anaacutelises dos controles internos dos disponiacuteveis de uma entidade sem fins lucrativos no ramo de apoio ao desenvolvimento rural sustentaacutevel do estado de Santa Catarina Buscou-se respaldo teoacuterico para descrever definiccedilotildees de conceitos conhecimentos dificuldades avaliaccedilotildees e soluccedilotildees Tratou-se especificamente dos dados apurados de forma clara e concisa na empresa Os atuais controles internos levantados mostraram-se em geral eficazes mais com algumas fragilidades sendo necessaacuterios uma melhor utilizaccedilatildeo dos sistemas informatizados e recursos jaacute disponiacuteveis para uma boa programaccedilatildeo financeira e maior seguranccedila nas transaccedilotildees administrativas para alcanccedilar melhor seus objetivos

PALAVRAS CHAVES AUDITORIA CONTROLES INTERNOS CAIXA

BANCOS INFORMATIZACcedilAtildeO

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1 INTRODUCcedilAtildeO

Contabilidade eacute uma ciecircncia e para muitos simplesmente uma teacutecnica Teacutecnica

esta destinado a controlar um patrimocircnio seja do ponto de vista econocircmico e

Financeiro analisando aspectos quantitativos qualitativo e as variaccedilotildees sofridas dentro

delas

O presente estudo originou-se de uma questatildeo que faz parte do cotidiano de

muitas empresas ldquoAuditoriardquo que nada mais eacute que mensurar adequar e confiabilizar os

procedimentos contaacutebeis de maneira uniforme

Este estudo foi desenvolvido na Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina constitui em

entrevista pesquisa atraveacutes de perguntas e respostas (Anexo pag59) que serviu para

identificar mais detalhadamente sobre alguns aspectos dentro da anaacutelise dos controles

internos aplicados ao disponiacutevel da Fundagro que eacute de grande importacircncia para sua

seguranccedila administrativa

O trabalho apresenta-se dividido em capiacutetulos

No capiacutetulo I - Aborda a justificativa do tema definiccedilatildeo do problema

questionamento dos tipos de controles internos aplicados na empresa e de propostas

para o melhoramento dos mesmos objetivos e suposiccedilotildees assim como a estrutura do

trabalho

No capiacutetulo II - Apresenta definiccedilatildeo objetivos princiacutepios procedimentos e

planejamento meacutetodos teacutecnicas e tipos de auditoria contaacutebeis sua importacircncia e

funccedilotildees

No capiacutetulo III - Aborda o controle interno na integra seu conceito objetivo e sua

avaliaccedilatildeo como finalidade principal que eacute detectar erros e regularidades materiais nas

demonstraccedilotildees financeiras

No capiacutetulo IV ndash Apresenta a auditoria interna nos disponiacuteveis que tem como

finalidade atingir objetivos previamente determinado

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No capiacutetulo V ndash Apresenta a caracterizaccedilatildeo da pesquisa e da empresa em

estudo descrevendo sua histoacuteria sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo e

procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

No capiacutetulo VI ndash Apresenta a analise da pesquisa junto a Fundagro

cuidadosamente elaborada atraveacutes de perguntas e respostas com recomendaccedilotildees

sugestotildees e exemplos de planilhas para soluccedilatildeo dos problemas detectados

Apresenta-se em anexo questionaacuterio aplicado mediante perguntas e respostas

11 JUSTIFICATIVA DO TEMA

Atualmente os sistemas de informaccedilotildees e registros de dados numa entidade

estatildeo evoluiacutedos em virtude das tecnologias informatizadas e disponibilizadas no

mercado

Uma entidade que natildeo esteja apoiada num sistema de controle interno eficaz

poderaacute prestar informaccedilotildees distorcidas acarretando prejuiacutezos ou fraudes agrave mesma

Portanto a necessidade deste estudo junto a Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina se fez necessaacuterio

para confirmar a veracidade nas demonstraccedilotildees contaacutebeis realizadas dentro da

empresa

Na analise dos controles internos no disponiacutevel buscou-se enfatizar a

importacircncia dos trabalhos normas teacutecnicas e procedimentos a serem desenvolvidos e

aplicados para o bem estar da empresa Havendo falhas ou ausecircncia de controles

seratildeo aplicados medidas de seguranccedila para assegurar a veracidade nas informaccedilotildees

12 DEFINICcedilAtildeO DO PROBLEMA

Sabe-se que uma auditoria realizada em uma empresa onde seus

procedimentos aplicados diante de uma anaacutelise financeira natildeo estejam dentro

das normas teacutecnicas e legais poderaacute acarretar em grandes prejuiacutezos agrave seus

objetivos administrativos

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9

Portanto uma anaacutelise dos controles internos aplicados ao disponiacutevel de uma

empresa se faz necessaacuterio para fidedignidade das demonstraccedilotildees contaacutebeis

Sabendo-se que em face ao grande volume financeiro que passam por uma

empresa questionam-se os seguintes pontos

Quais os controles internos aplicados ao departamento tesouraria Satildeo

adequados

Que tipos de Controles Internos podem satildeo utilizados para evitar desvios e

fraudes no departamento de tesouraria

Quais as propostas para o melhoramento dos controles internos do

departamento de tesouraria

13 OBJETIVOS

131 Objetivo Geral

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

132 Objetivos Especiacuteficos

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

14 SUPOSICcedilOtildeES

A pesquisa procurou verificar a inexistecircncia a consequumlecircncia da ineficiecircncia ou

falta de controles internos no departamento de tesouraria na entidade e como obter

controles mais eficientes e confiaacuteveis atraveacutes da auditoria interna Neste trabalho

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decidiu-se antecipar algumas suposiccedilotildees que visam apenas confirmar ou natildeo as

propostas de soluccedilotildees

Desta forma presumiu-se que

bull Natildeo existe um controle interno adequado na Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

bull Os controles internos podem ser melhorados aumentando a eficaacutecia nos

resultados

15 ESTRUTURA DO TRABALHO

Esta pesquisa apresenta a avaliaccedilatildeo dos controles internos dos disponiacuteveis da

FUNDAGRO - Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina Estaacute representada por seis capiacutetulos onde se descreve o levantamento

dos controles encontrados e sugestotildees para aprimoramentos

Como introduccedilatildeo aponta a necessidade e a importacircncia de se aplicar uma

auditoria na entidade verificando e analisando a veracidade dos nuacutemeros da empresa

e como a auditoria pode contribuir para auxiliar nesse processo Satildeo definidas as

formas de atuaccedilatildeo da auditoria sua definiccedilatildeo objetivos e princiacutepios bem como os

meacutetodos utilizados para alcanccedilar seu fim que eacute averiguar a exatidatildeo dos

procedimentos contaacutebeis agraves operaccedilotildees empresariais Relatam-se os controles internos

em geral como ferramentas gerenciais capazes de gerar informaccedilotildees confiaacuteveis e

seguras Satildeo definidos os controles internos usados para os disponiacuteveis importacircncia

objetivos e os testes para averiguar sua exatidatildeo

Eacute caracterizada a empresa em estudo descrevendo sua histoacuteria desde a

fundaccedilatildeo sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo Concluindo com a

apresentaccedilatildeo dos procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

Por fim analisa-se o elenco de perguntas cuidadosamente elaboradas para

embasar as conclusotildees que se segue Apoacutes a averiguaccedilatildeo das respostas diagnosticou-

se a atual situaccedilatildeo da empresa em estudo sugerindo melhorias e como fazecirc-las

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2 AUDITORIA CONTAacuteBIL

No Brasil o movimento de arregimentaccedilatildeo dos auditores iniciou-se em Satildeo Paulo

haacute cerca de 38 anos atraveacutes do Instituto de Contadores Puacuteblicos do Brasil mais tarde

surgiu outras instituiccedilotildees como o Instituto Brasileiro de Auditores Independentes na

Guanabara

A sua importacircncia eacute reconhecida desde os mais remotos tempos havendo

notiacutecias de sua accedilatildeo jaacute na longiacutenqua civilizaccedilatildeo sumeacuteria Acredita-se todavia que o

termo auditor evidenciando o tiacutetulo de quem pratica esta teacutecnica tenha aparecido nos

fins do Seacuteculo XIII na Inglaterra durante o reinado de Eduardo I

Inicialmente a auditoria limitou-se agrave verificaccedilatildeo dos registros contaacutebeis visando

observar se eles eram exatos e confiaacuteveis com o tempo ampliou-se sua aacuterea muitos

ainda a julguem como portadora exclusiva daquele remoto objeto ou seja observaccedilatildeo

da veracidade e da exatidatildeo dos registros

A auditoria passou a ser obrigatoacuteria para todas as empresas que colocam suas

accedilotildees no mercado de capitais e por conseguinte com o registro de emissatildeo no Banco

Central do Brasil

Jaacute Crepaldi (2000 p27) afirma que

A auditoria compreende o exame de documentos livros e registros inspeccedilotildees e obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees internas e externas relacionadas com o controle do patrimocircnio objetivando mensurar a exatidatildeo desses registros e das demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes

21 DEFINICcedilAtildeO DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Auditoria Contaacutebil eacute uma teacutecnica que se utiliza da revisatildeo da pesquisa para fins

de opiniatildeo e orientaccedilatildeo sobre situaccedilotildees patrimoniais de uma entidade verificando a

veracidade dos relatoacuterios apresentados bem como certificar-se de que foram feitos

baseados nas regras e conceitos contaacutebeis ( Lopes de Saacute Pg 21)

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Definiccedilatildeo de Auditoria Segundo Franco e Marra (2001 p 28)

A teacutecnica contaacutebil que ndash atraveacutes de procedimentos especiacuteficos que lhe satildeo peculiares aplicados no exame de registros e documentos inspeccedilotildees e na obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees relacionados com o controle do patrimocircnio de uma entidade ndash objetiva obter elementos de convicccedilatildeo que permitam julgar se os registros contaacutebeis foram efetuados de acordo com princiacutepios fundamentais e normas de contabilidade e se as demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes refletem adequadamente a situaccedilatildeo econocircmica-financeira do patrimocircnio os resultados do periacuteodo administrativo examinado e as demais situaccedilotildees nelas demonstradas

A filosofia da auditoria consiste em avaliar a poliacutetica da empresa em termos de

adequaccedilatildeo comunicaccedilatildeo aceitaccedilatildeo aplicaccedilatildeo e controle se contribui para atingir seus

objetivos e permite assegurar a correta utilizaccedilatildeo dos recursos nas atividades

desenvolvidas pela empresa tanto de natureza financeira econocircmica e humana

Segundo Lopes de Saacute (2000 p24) ldquoa auditoria eacute uma criacutetica sistemaacutetica

observaccedilatildeo do controle interno da contadoria e dos documentos em geral que circulam

em uma empresardquo

Segundo Crepaldi (2000 p 26)

Em geral a Auditoria procura determinar se as demonstraccedilotildees e respectivos registros contaacutebeis de uma empresa ou entidade merecem ou natildeo confianccedila isto eacute a auditoria eacute um espaccedilo para verificar se as demonstraccedilotildees contaacutebeis realmente refletem ou natildeo a situaccedilatildeo patrimonial assim como os resultados das operaccedilotildees da empresa ou entidade que estaacute sendo examinada

A atividade de auditoria eacute uma atividade profissional especializada a cargo de

contadores A auditoria interna eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente e de

assessoramento da administraccedilatildeo voltada para o exame e avaliaccedilatildeo da adequaccedilatildeo

eficiecircncia e eficaacutecia dos sistemas de controle bem como da qualidade do desempenho

das aacutereas em relaccedilatildeo agraves atribuiccedilotildees e aos planos metas objetivos e poliacuteticas definidos

para as mesmas atende a fins administrativos da empresa

A accedilatildeo da Auditoria Interna estende-se por todos os serviccedilos programas

operaccedilotildees e controles existentes na entidade o posicionamento da Auditoria Interna

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dentro de uma organizaccedilatildeo deve ser sempre de niacutevel elevado para permitir-lhe o

desempenho de suas responsabilidades com abrangecircncia e independecircncia em tese

sempre vinculado ao niacutevel mais alto da organizaccedilatildeo A independecircncia da Auditoria

Interna visa desincumbir-se das responsabilidades atribuiccedilotildees e tarefas atribuiacutedas

pelas normas atos decisotildees e solicitaccedilotildees dos Colegiados e autoridades integrantes

da Diretoria da Organizaccedilatildeo

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL

O objetivo da auditoria compreende segundo Marra e Franco (2001 p 31)

[] eacute o conjunto de todos os elementos de controle do patrimocircnio administrado os quais compreendem registros contaacutebeis papeacuteis documentos fichas arquivos e anotaccedilotildees que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administraccedilatildeo bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais A auditoria pode ter por objeto inclusive fatos natildeo registrados documentalmente mas relatados por aqueles que exercem atividades relacionadas com o patrimocircnio administrado cuja informaccedilatildeo mereccedila confianccedila desde que tais informaccedilotildees possam ser admitidas como seguras pela evidecircncia ou por indiacutecios convincentes

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e suas

demonstraccedilotildees contaacutebeis

Segundo Attie (2000 p 81)

A contabilidade se baseia essencialmente em fatos fundamentos em documentaccedilatildeo idocircnea em obediecircncia a princiacutepios e normas contaacutebeis consagradas pela doutrina registrando-os de forma uniforme homogecircnea em ordem cronoloacutegica o que daacute a ela caracteriacutestica de verdadeira histoacuteria do patrimocircnio

O fim principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis Na consecuccedilatildeo de seus objetivos ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade Eacute atraveacutes da auditoria que se daacute

credibilidade as demonstraccedilotildees contaacutebeis e as informaccedilotildees nela contida

Segundo Attie (2000 p31)

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O objetivo do exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

A auditoria se utiliza de todos os meios possiacuteveis ao seu alcance para verificar e

apurar a veracidade dos registros mesmo que tenha que recorrer agrave informaccedilotildees extra

contaacutebeis eou fora da empresa auditada sendo que a falta de documentos que

deveriam existir eacute uma forma de comprovar que natildeo haacute exatidatildeo nas demonstraccedilotildees

contaacutebeis

A atraveacutes de seus procedimentos fornece anaacutelises apreciaccedilotildees

recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser

uacutetil agrave administraccedilatildeo sendo que esta atividade natildeo se destine exclusivamente para

descoberta de fraudes erros ou irregularidades muito embora apura tais fatos

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Os trabalhos de auditoria normalmente satildeo realizados atraveacutes das

demonstraccedilotildees financeiras de uma empresa que objetiva verificar se elas estatildeo em

conformidade com os princiacutepios de contabilidade Em decorrecircncia desta a auditoria

preocupa-se com a uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade ( Attie

2000 pg 108)

A auditoria se caracteriza pela geraccedilatildeo de confianccedila em alguns princiacutepios tais

como uniformidade e comparabilidade que fazem dela uma ferramenta eficaz e

confiaacutevel de apoio a poliacuteticas de gestatildeo e controles na organizaccedilatildeo gerando

informaccedilotildees que possibilitem as tomadas de decisatildeo para a melhoria do desempenho

de uma organizaccedilatildeo

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A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das

demonstraccedilotildees financeiras entre os periacuteodos natildeo tenha sido afetada de forma

substancial por mudanccedilas nos princiacutepios contaacutebeis aplicado ou nos meacutetodos de sua

aplicaccedilatildeo

A comparabilidade pode ser afetada por modificaccedilotildees resultantes de

bull Mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis aplicados

bull Mudanccedila de condiccedilotildees que requeiram alteraccedilotildees na contabilidade mas

que natildeo envolvem mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis como por exemplo

a alteraccedilatildeo na taxa de depreciaccedilatildeo e

bull Mudanccedila em condiccedilotildees natildeo relacionadas com a contabilidade como por

exemplo a venda de uma faacutebrica

Das trecircs situaccedilotildees acima apenas a primeira envolve os aspectos de

uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade para as demais uma vez que

natildeo ocorreu mudanccedila de princiacutepios contaacutebeis natildeo haacute obrigatoriamente a necessidade

de menccedilatildeo no parecer do auditor ( Attie 2000 pg 109)

A aplicaccedilatildeo desses princiacutepios eacute fundamental para o fornecimento de conclusotildees

que agreguem valor seja uacutetil sejam relevantes e suficientes para a gestatildeo de uma

organizaccedilatildeo Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si

cheguem a conclusotildees semelhantes em circunstacircncias semelhantes

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente Eacute

necessaacuterio que se defina os objetivos estrateacutegias recursos condiccedilotildees registros dos

trabalhos executados para que outros auditores sendo meacuterito deste trabalho possam

fazer revisotildees e a plena colaboraccedilatildeo e assistecircncia por parte da empresa a fim de dar

condiccedilotildees de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos

identificando as aacutereas prioritaacuterias a serem analisadas

De acordo com Crepaldi (2000 p 320)

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16

A utilizaccedilatildeo adequada das teacutecnicas auditoriais e sua conjugaccedilatildeo aos objetivos a serem atingidos formularatildeo os programas de trabalho de auditoria utilizados de acordo com os objetivos traccedilados e a seguranccedila fornecida pelo controle interno Poderatildeo existir casos em que com a utilizaccedilatildeo de um soacute procedimento de auditoria o objetivo teraacute sido cumprido e casos em que se faraacute necessaacuteria a conjugaccedilatildeo de todos os possiacuteveis procedimentos

O iniacutecio de um trabalho de auditoria deve estar voltado primeiramente ao seu

planejamento com devidos objetivos exames e verificaccedilotildees para entatildeo almejar os

vislumbres propostos pela auditoria Para tal o planejamento adequado pressupotildee a

formulaccedilatildeo de um programa de auditoria

De acordo com Attie (2000 p 61)

A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria deve ser realizada atraveacutes de provas testes e amostragens em razatildeo da complexidade e volume das operaccedilotildees cabendo ao auditor com base na anaacutelise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser determinar a amplitude dos exames necessaacuterios agrave obtenccedilatildeo dos elementos de convicccedilatildeo que sejam vaacutelidos para o todo

De acordo com Attie (2000 p131) ldquo A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria

precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir Os objetivos eacute a meta a ser

alcanccedilada Os procedimentos satildeo os caminhos que levam agrave consecuccedilatildeo do objetivordquo

Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execuccedilatildeo do trabalho e

permitir que vaacuterios auditores possam trabalhar o planejamento da auditoria deve

elaborar programas especiacuteficos para cada aacuterea existindo programa especiacuteficos para

caixa e bancos duplicatas a receber estoque investimentos imobilizado

fornecedores financiamentos conforme for mais recomendaacutevel

O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de aacuterea

especiacutefica Ele prevecirc os procedimentos que deveratildeo ser aplicados para que se possa

alcanccedilar o resultado desejado Deve ser bastante amplo e flexiacutevel para permitir

alteraccedilotildees durante o andamento das verificaccedilotildees

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Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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25

A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAIacute ndash UNIVALI CENTRO DE EDUCACcedilAtildeO - BIGUACcedilU CURSO DE CIEcircNCIAS CONTAacuteBEIS

ANAacuteLISE DOS CONTROLES INTERNOS APLICADOS AO DISPONIacuteVEL DA FUNDAGRO ndash FUNDACcedilAtildeO DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO RURAL

SUSTENTAacuteVEL DO ESTADO DE SANTA CATARINA

Monografia apresentada agrave esta Instituiccedilatildeo de Ensino Superior UNIVALI - Biguaccedilu como requisito parcial para obtenccedilatildeo do tiacutetulo de Bacharel em Ciecircncias Contaacutebeis MAYCON ALEXANDRE NUNES

Biguaccedilu (SC) Julho de 2008

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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAIacute ndash UNIVALI CENTRO DE EDUCACcedilAtildeO - BIGUACcedilU CURSO DE CIEcircNCIAS CONTAacuteBEIS

ANAacuteLISE DOS CONTROLES INTERNOS APLICADOS AO DISPONIacuteVEL DA

FUNDAGRO ndash FUNDACcedilAtildeO DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO RURAL SUSTENTAacuteVEL DO ESTADO DE SANTA CATARINA

MAYCON ALEXANDRE NUNES

Esta monografia foi apresentada como trabalho de conclusatildeo de curso de Ciecircncias

Contaacutebeis da

Universidade do Vale do Itajaiacute ndash Biguaccedilu e aprovada pela Banca Constituiacuteda pelo

orientador e membros abaixo

Biguaccedilu 09 de Julho de 2008

______________________________________________________

Professora Marisa Luciana Schwabe de Morais

Coordenadora de monografias do Curso de Ciecircncias Contaacutebeis

Professores que compuseram a banca

_______________________________________________________

Prof Mauro Seacutergio Boppreacute Goulart - Orientador

_______________________________________________________ Prof Luiz Wisintainer

_______________________________________________________

Prof Joseacute Luiz da Silva

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3

SUMAacuteRIO

LISTA DE TABELAS 5

RESUMO 6

11 JUSTIFICATIVA DO TEMA 8

12 DEFINICcedilAtildeO DO PROBLEMA 8

13 OBJETIVOS 9

131 Objetivo Geral 9

132 Objetivos Especiacuteficos 9

14 SUPOSICcedilOtildeES 9

15 ESTRUTURA DO TRABALHO 10

2 AUDITORIA CONTAacuteBIL 11

21 DEFINICcedilAtildeO DE AUDITORIA CONTAacuteBIL 11

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL 13

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL 14

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA 15

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL 17

26 TIPOS DE AUDITORIA 18

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa 19

262 Auditoria Interna 24

2621 A Importacircncia da Auditoria Interna 26

2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna 27

2623 Objetivos da Auditoria Interna 27

3 CONTROLES INTERNOS 30

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS 30

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS 31

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS 34

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO 35

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4

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno 36

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS 38

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES 39

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS 40

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA 43

52 ESTUDOS DE CASO 44

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA 44

531 Missatildeo 45

532 Objetivos 45

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES 52

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS 56

71 LIMITACcedilOtildeES 57

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS 57

ANEXOS 59

REFEREcircNCIAS 74

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5

LISTA DE TABELAS

TABELA 1 - Diferenccedilas entre Auditoria Externa e Auditoria Interna23

TABELA 2 - Fundamentos do Controle Interno32 TABELA 3 -Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras40 TABELA 4 - Pontos Fortes e Fracos51 TABELA 5 - Pontos Fracos e Sugestotildees55

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RESUMO

A preocupaccedilatildeo fundamental deste estudo estaacute centrada nas anaacutelises dos controles internos dos disponiacuteveis de uma entidade sem fins lucrativos no ramo de apoio ao desenvolvimento rural sustentaacutevel do estado de Santa Catarina Buscou-se respaldo teoacuterico para descrever definiccedilotildees de conceitos conhecimentos dificuldades avaliaccedilotildees e soluccedilotildees Tratou-se especificamente dos dados apurados de forma clara e concisa na empresa Os atuais controles internos levantados mostraram-se em geral eficazes mais com algumas fragilidades sendo necessaacuterios uma melhor utilizaccedilatildeo dos sistemas informatizados e recursos jaacute disponiacuteveis para uma boa programaccedilatildeo financeira e maior seguranccedila nas transaccedilotildees administrativas para alcanccedilar melhor seus objetivos

PALAVRAS CHAVES AUDITORIA CONTROLES INTERNOS CAIXA

BANCOS INFORMATIZACcedilAtildeO

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1 INTRODUCcedilAtildeO

Contabilidade eacute uma ciecircncia e para muitos simplesmente uma teacutecnica Teacutecnica

esta destinado a controlar um patrimocircnio seja do ponto de vista econocircmico e

Financeiro analisando aspectos quantitativos qualitativo e as variaccedilotildees sofridas dentro

delas

O presente estudo originou-se de uma questatildeo que faz parte do cotidiano de

muitas empresas ldquoAuditoriardquo que nada mais eacute que mensurar adequar e confiabilizar os

procedimentos contaacutebeis de maneira uniforme

Este estudo foi desenvolvido na Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina constitui em

entrevista pesquisa atraveacutes de perguntas e respostas (Anexo pag59) que serviu para

identificar mais detalhadamente sobre alguns aspectos dentro da anaacutelise dos controles

internos aplicados ao disponiacutevel da Fundagro que eacute de grande importacircncia para sua

seguranccedila administrativa

O trabalho apresenta-se dividido em capiacutetulos

No capiacutetulo I - Aborda a justificativa do tema definiccedilatildeo do problema

questionamento dos tipos de controles internos aplicados na empresa e de propostas

para o melhoramento dos mesmos objetivos e suposiccedilotildees assim como a estrutura do

trabalho

No capiacutetulo II - Apresenta definiccedilatildeo objetivos princiacutepios procedimentos e

planejamento meacutetodos teacutecnicas e tipos de auditoria contaacutebeis sua importacircncia e

funccedilotildees

No capiacutetulo III - Aborda o controle interno na integra seu conceito objetivo e sua

avaliaccedilatildeo como finalidade principal que eacute detectar erros e regularidades materiais nas

demonstraccedilotildees financeiras

No capiacutetulo IV ndash Apresenta a auditoria interna nos disponiacuteveis que tem como

finalidade atingir objetivos previamente determinado

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8

No capiacutetulo V ndash Apresenta a caracterizaccedilatildeo da pesquisa e da empresa em

estudo descrevendo sua histoacuteria sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo e

procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

No capiacutetulo VI ndash Apresenta a analise da pesquisa junto a Fundagro

cuidadosamente elaborada atraveacutes de perguntas e respostas com recomendaccedilotildees

sugestotildees e exemplos de planilhas para soluccedilatildeo dos problemas detectados

Apresenta-se em anexo questionaacuterio aplicado mediante perguntas e respostas

11 JUSTIFICATIVA DO TEMA

Atualmente os sistemas de informaccedilotildees e registros de dados numa entidade

estatildeo evoluiacutedos em virtude das tecnologias informatizadas e disponibilizadas no

mercado

Uma entidade que natildeo esteja apoiada num sistema de controle interno eficaz

poderaacute prestar informaccedilotildees distorcidas acarretando prejuiacutezos ou fraudes agrave mesma

Portanto a necessidade deste estudo junto a Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina se fez necessaacuterio

para confirmar a veracidade nas demonstraccedilotildees contaacutebeis realizadas dentro da

empresa

Na analise dos controles internos no disponiacutevel buscou-se enfatizar a

importacircncia dos trabalhos normas teacutecnicas e procedimentos a serem desenvolvidos e

aplicados para o bem estar da empresa Havendo falhas ou ausecircncia de controles

seratildeo aplicados medidas de seguranccedila para assegurar a veracidade nas informaccedilotildees

12 DEFINICcedilAtildeO DO PROBLEMA

Sabe-se que uma auditoria realizada em uma empresa onde seus

procedimentos aplicados diante de uma anaacutelise financeira natildeo estejam dentro

das normas teacutecnicas e legais poderaacute acarretar em grandes prejuiacutezos agrave seus

objetivos administrativos

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9

Portanto uma anaacutelise dos controles internos aplicados ao disponiacutevel de uma

empresa se faz necessaacuterio para fidedignidade das demonstraccedilotildees contaacutebeis

Sabendo-se que em face ao grande volume financeiro que passam por uma

empresa questionam-se os seguintes pontos

Quais os controles internos aplicados ao departamento tesouraria Satildeo

adequados

Que tipos de Controles Internos podem satildeo utilizados para evitar desvios e

fraudes no departamento de tesouraria

Quais as propostas para o melhoramento dos controles internos do

departamento de tesouraria

13 OBJETIVOS

131 Objetivo Geral

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

132 Objetivos Especiacuteficos

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

14 SUPOSICcedilOtildeES

A pesquisa procurou verificar a inexistecircncia a consequumlecircncia da ineficiecircncia ou

falta de controles internos no departamento de tesouraria na entidade e como obter

controles mais eficientes e confiaacuteveis atraveacutes da auditoria interna Neste trabalho

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10

decidiu-se antecipar algumas suposiccedilotildees que visam apenas confirmar ou natildeo as

propostas de soluccedilotildees

Desta forma presumiu-se que

bull Natildeo existe um controle interno adequado na Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

bull Os controles internos podem ser melhorados aumentando a eficaacutecia nos

resultados

15 ESTRUTURA DO TRABALHO

Esta pesquisa apresenta a avaliaccedilatildeo dos controles internos dos disponiacuteveis da

FUNDAGRO - Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina Estaacute representada por seis capiacutetulos onde se descreve o levantamento

dos controles encontrados e sugestotildees para aprimoramentos

Como introduccedilatildeo aponta a necessidade e a importacircncia de se aplicar uma

auditoria na entidade verificando e analisando a veracidade dos nuacutemeros da empresa

e como a auditoria pode contribuir para auxiliar nesse processo Satildeo definidas as

formas de atuaccedilatildeo da auditoria sua definiccedilatildeo objetivos e princiacutepios bem como os

meacutetodos utilizados para alcanccedilar seu fim que eacute averiguar a exatidatildeo dos

procedimentos contaacutebeis agraves operaccedilotildees empresariais Relatam-se os controles internos

em geral como ferramentas gerenciais capazes de gerar informaccedilotildees confiaacuteveis e

seguras Satildeo definidos os controles internos usados para os disponiacuteveis importacircncia

objetivos e os testes para averiguar sua exatidatildeo

Eacute caracterizada a empresa em estudo descrevendo sua histoacuteria desde a

fundaccedilatildeo sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo Concluindo com a

apresentaccedilatildeo dos procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

Por fim analisa-se o elenco de perguntas cuidadosamente elaboradas para

embasar as conclusotildees que se segue Apoacutes a averiguaccedilatildeo das respostas diagnosticou-

se a atual situaccedilatildeo da empresa em estudo sugerindo melhorias e como fazecirc-las

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11

2 AUDITORIA CONTAacuteBIL

No Brasil o movimento de arregimentaccedilatildeo dos auditores iniciou-se em Satildeo Paulo

haacute cerca de 38 anos atraveacutes do Instituto de Contadores Puacuteblicos do Brasil mais tarde

surgiu outras instituiccedilotildees como o Instituto Brasileiro de Auditores Independentes na

Guanabara

A sua importacircncia eacute reconhecida desde os mais remotos tempos havendo

notiacutecias de sua accedilatildeo jaacute na longiacutenqua civilizaccedilatildeo sumeacuteria Acredita-se todavia que o

termo auditor evidenciando o tiacutetulo de quem pratica esta teacutecnica tenha aparecido nos

fins do Seacuteculo XIII na Inglaterra durante o reinado de Eduardo I

Inicialmente a auditoria limitou-se agrave verificaccedilatildeo dos registros contaacutebeis visando

observar se eles eram exatos e confiaacuteveis com o tempo ampliou-se sua aacuterea muitos

ainda a julguem como portadora exclusiva daquele remoto objeto ou seja observaccedilatildeo

da veracidade e da exatidatildeo dos registros

A auditoria passou a ser obrigatoacuteria para todas as empresas que colocam suas

accedilotildees no mercado de capitais e por conseguinte com o registro de emissatildeo no Banco

Central do Brasil

Jaacute Crepaldi (2000 p27) afirma que

A auditoria compreende o exame de documentos livros e registros inspeccedilotildees e obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees internas e externas relacionadas com o controle do patrimocircnio objetivando mensurar a exatidatildeo desses registros e das demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes

21 DEFINICcedilAtildeO DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Auditoria Contaacutebil eacute uma teacutecnica que se utiliza da revisatildeo da pesquisa para fins

de opiniatildeo e orientaccedilatildeo sobre situaccedilotildees patrimoniais de uma entidade verificando a

veracidade dos relatoacuterios apresentados bem como certificar-se de que foram feitos

baseados nas regras e conceitos contaacutebeis ( Lopes de Saacute Pg 21)

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12

Definiccedilatildeo de Auditoria Segundo Franco e Marra (2001 p 28)

A teacutecnica contaacutebil que ndash atraveacutes de procedimentos especiacuteficos que lhe satildeo peculiares aplicados no exame de registros e documentos inspeccedilotildees e na obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees relacionados com o controle do patrimocircnio de uma entidade ndash objetiva obter elementos de convicccedilatildeo que permitam julgar se os registros contaacutebeis foram efetuados de acordo com princiacutepios fundamentais e normas de contabilidade e se as demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes refletem adequadamente a situaccedilatildeo econocircmica-financeira do patrimocircnio os resultados do periacuteodo administrativo examinado e as demais situaccedilotildees nelas demonstradas

A filosofia da auditoria consiste em avaliar a poliacutetica da empresa em termos de

adequaccedilatildeo comunicaccedilatildeo aceitaccedilatildeo aplicaccedilatildeo e controle se contribui para atingir seus

objetivos e permite assegurar a correta utilizaccedilatildeo dos recursos nas atividades

desenvolvidas pela empresa tanto de natureza financeira econocircmica e humana

Segundo Lopes de Saacute (2000 p24) ldquoa auditoria eacute uma criacutetica sistemaacutetica

observaccedilatildeo do controle interno da contadoria e dos documentos em geral que circulam

em uma empresardquo

Segundo Crepaldi (2000 p 26)

Em geral a Auditoria procura determinar se as demonstraccedilotildees e respectivos registros contaacutebeis de uma empresa ou entidade merecem ou natildeo confianccedila isto eacute a auditoria eacute um espaccedilo para verificar se as demonstraccedilotildees contaacutebeis realmente refletem ou natildeo a situaccedilatildeo patrimonial assim como os resultados das operaccedilotildees da empresa ou entidade que estaacute sendo examinada

A atividade de auditoria eacute uma atividade profissional especializada a cargo de

contadores A auditoria interna eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente e de

assessoramento da administraccedilatildeo voltada para o exame e avaliaccedilatildeo da adequaccedilatildeo

eficiecircncia e eficaacutecia dos sistemas de controle bem como da qualidade do desempenho

das aacutereas em relaccedilatildeo agraves atribuiccedilotildees e aos planos metas objetivos e poliacuteticas definidos

para as mesmas atende a fins administrativos da empresa

A accedilatildeo da Auditoria Interna estende-se por todos os serviccedilos programas

operaccedilotildees e controles existentes na entidade o posicionamento da Auditoria Interna

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dentro de uma organizaccedilatildeo deve ser sempre de niacutevel elevado para permitir-lhe o

desempenho de suas responsabilidades com abrangecircncia e independecircncia em tese

sempre vinculado ao niacutevel mais alto da organizaccedilatildeo A independecircncia da Auditoria

Interna visa desincumbir-se das responsabilidades atribuiccedilotildees e tarefas atribuiacutedas

pelas normas atos decisotildees e solicitaccedilotildees dos Colegiados e autoridades integrantes

da Diretoria da Organizaccedilatildeo

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL

O objetivo da auditoria compreende segundo Marra e Franco (2001 p 31)

[] eacute o conjunto de todos os elementos de controle do patrimocircnio administrado os quais compreendem registros contaacutebeis papeacuteis documentos fichas arquivos e anotaccedilotildees que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administraccedilatildeo bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais A auditoria pode ter por objeto inclusive fatos natildeo registrados documentalmente mas relatados por aqueles que exercem atividades relacionadas com o patrimocircnio administrado cuja informaccedilatildeo mereccedila confianccedila desde que tais informaccedilotildees possam ser admitidas como seguras pela evidecircncia ou por indiacutecios convincentes

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e suas

demonstraccedilotildees contaacutebeis

Segundo Attie (2000 p 81)

A contabilidade se baseia essencialmente em fatos fundamentos em documentaccedilatildeo idocircnea em obediecircncia a princiacutepios e normas contaacutebeis consagradas pela doutrina registrando-os de forma uniforme homogecircnea em ordem cronoloacutegica o que daacute a ela caracteriacutestica de verdadeira histoacuteria do patrimocircnio

O fim principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis Na consecuccedilatildeo de seus objetivos ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade Eacute atraveacutes da auditoria que se daacute

credibilidade as demonstraccedilotildees contaacutebeis e as informaccedilotildees nela contida

Segundo Attie (2000 p31)

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O objetivo do exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

A auditoria se utiliza de todos os meios possiacuteveis ao seu alcance para verificar e

apurar a veracidade dos registros mesmo que tenha que recorrer agrave informaccedilotildees extra

contaacutebeis eou fora da empresa auditada sendo que a falta de documentos que

deveriam existir eacute uma forma de comprovar que natildeo haacute exatidatildeo nas demonstraccedilotildees

contaacutebeis

A atraveacutes de seus procedimentos fornece anaacutelises apreciaccedilotildees

recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser

uacutetil agrave administraccedilatildeo sendo que esta atividade natildeo se destine exclusivamente para

descoberta de fraudes erros ou irregularidades muito embora apura tais fatos

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Os trabalhos de auditoria normalmente satildeo realizados atraveacutes das

demonstraccedilotildees financeiras de uma empresa que objetiva verificar se elas estatildeo em

conformidade com os princiacutepios de contabilidade Em decorrecircncia desta a auditoria

preocupa-se com a uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade ( Attie

2000 pg 108)

A auditoria se caracteriza pela geraccedilatildeo de confianccedila em alguns princiacutepios tais

como uniformidade e comparabilidade que fazem dela uma ferramenta eficaz e

confiaacutevel de apoio a poliacuteticas de gestatildeo e controles na organizaccedilatildeo gerando

informaccedilotildees que possibilitem as tomadas de decisatildeo para a melhoria do desempenho

de uma organizaccedilatildeo

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A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das

demonstraccedilotildees financeiras entre os periacuteodos natildeo tenha sido afetada de forma

substancial por mudanccedilas nos princiacutepios contaacutebeis aplicado ou nos meacutetodos de sua

aplicaccedilatildeo

A comparabilidade pode ser afetada por modificaccedilotildees resultantes de

bull Mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis aplicados

bull Mudanccedila de condiccedilotildees que requeiram alteraccedilotildees na contabilidade mas

que natildeo envolvem mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis como por exemplo

a alteraccedilatildeo na taxa de depreciaccedilatildeo e

bull Mudanccedila em condiccedilotildees natildeo relacionadas com a contabilidade como por

exemplo a venda de uma faacutebrica

Das trecircs situaccedilotildees acima apenas a primeira envolve os aspectos de

uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade para as demais uma vez que

natildeo ocorreu mudanccedila de princiacutepios contaacutebeis natildeo haacute obrigatoriamente a necessidade

de menccedilatildeo no parecer do auditor ( Attie 2000 pg 109)

A aplicaccedilatildeo desses princiacutepios eacute fundamental para o fornecimento de conclusotildees

que agreguem valor seja uacutetil sejam relevantes e suficientes para a gestatildeo de uma

organizaccedilatildeo Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si

cheguem a conclusotildees semelhantes em circunstacircncias semelhantes

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente Eacute

necessaacuterio que se defina os objetivos estrateacutegias recursos condiccedilotildees registros dos

trabalhos executados para que outros auditores sendo meacuterito deste trabalho possam

fazer revisotildees e a plena colaboraccedilatildeo e assistecircncia por parte da empresa a fim de dar

condiccedilotildees de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos

identificando as aacutereas prioritaacuterias a serem analisadas

De acordo com Crepaldi (2000 p 320)

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16

A utilizaccedilatildeo adequada das teacutecnicas auditoriais e sua conjugaccedilatildeo aos objetivos a serem atingidos formularatildeo os programas de trabalho de auditoria utilizados de acordo com os objetivos traccedilados e a seguranccedila fornecida pelo controle interno Poderatildeo existir casos em que com a utilizaccedilatildeo de um soacute procedimento de auditoria o objetivo teraacute sido cumprido e casos em que se faraacute necessaacuteria a conjugaccedilatildeo de todos os possiacuteveis procedimentos

O iniacutecio de um trabalho de auditoria deve estar voltado primeiramente ao seu

planejamento com devidos objetivos exames e verificaccedilotildees para entatildeo almejar os

vislumbres propostos pela auditoria Para tal o planejamento adequado pressupotildee a

formulaccedilatildeo de um programa de auditoria

De acordo com Attie (2000 p 61)

A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria deve ser realizada atraveacutes de provas testes e amostragens em razatildeo da complexidade e volume das operaccedilotildees cabendo ao auditor com base na anaacutelise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser determinar a amplitude dos exames necessaacuterios agrave obtenccedilatildeo dos elementos de convicccedilatildeo que sejam vaacutelidos para o todo

De acordo com Attie (2000 p131) ldquo A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria

precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir Os objetivos eacute a meta a ser

alcanccedilada Os procedimentos satildeo os caminhos que levam agrave consecuccedilatildeo do objetivordquo

Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execuccedilatildeo do trabalho e

permitir que vaacuterios auditores possam trabalhar o planejamento da auditoria deve

elaborar programas especiacuteficos para cada aacuterea existindo programa especiacuteficos para

caixa e bancos duplicatas a receber estoque investimentos imobilizado

fornecedores financiamentos conforme for mais recomendaacutevel

O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de aacuterea

especiacutefica Ele prevecirc os procedimentos que deveratildeo ser aplicados para que se possa

alcanccedilar o resultado desejado Deve ser bastante amplo e flexiacutevel para permitir

alteraccedilotildees durante o andamento das verificaccedilotildees

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Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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19

Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 3: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

2

UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAIacute ndash UNIVALI CENTRO DE EDUCACcedilAtildeO - BIGUACcedilU CURSO DE CIEcircNCIAS CONTAacuteBEIS

ANAacuteLISE DOS CONTROLES INTERNOS APLICADOS AO DISPONIacuteVEL DA

FUNDAGRO ndash FUNDACcedilAtildeO DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO RURAL SUSTENTAacuteVEL DO ESTADO DE SANTA CATARINA

MAYCON ALEXANDRE NUNES

Esta monografia foi apresentada como trabalho de conclusatildeo de curso de Ciecircncias

Contaacutebeis da

Universidade do Vale do Itajaiacute ndash Biguaccedilu e aprovada pela Banca Constituiacuteda pelo

orientador e membros abaixo

Biguaccedilu 09 de Julho de 2008

______________________________________________________

Professora Marisa Luciana Schwabe de Morais

Coordenadora de monografias do Curso de Ciecircncias Contaacutebeis

Professores que compuseram a banca

_______________________________________________________

Prof Mauro Seacutergio Boppreacute Goulart - Orientador

_______________________________________________________ Prof Luiz Wisintainer

_______________________________________________________

Prof Joseacute Luiz da Silva

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SUMAacuteRIO

LISTA DE TABELAS 5

RESUMO 6

11 JUSTIFICATIVA DO TEMA 8

12 DEFINICcedilAtildeO DO PROBLEMA 8

13 OBJETIVOS 9

131 Objetivo Geral 9

132 Objetivos Especiacuteficos 9

14 SUPOSICcedilOtildeES 9

15 ESTRUTURA DO TRABALHO 10

2 AUDITORIA CONTAacuteBIL 11

21 DEFINICcedilAtildeO DE AUDITORIA CONTAacuteBIL 11

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL 13

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL 14

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA 15

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL 17

26 TIPOS DE AUDITORIA 18

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa 19

262 Auditoria Interna 24

2621 A Importacircncia da Auditoria Interna 26

2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna 27

2623 Objetivos da Auditoria Interna 27

3 CONTROLES INTERNOS 30

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS 30

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS 31

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS 34

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO 35

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341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno 36

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS 38

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES 39

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS 40

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA 43

52 ESTUDOS DE CASO 44

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA 44

531 Missatildeo 45

532 Objetivos 45

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES 52

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS 56

71 LIMITACcedilOtildeES 57

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS 57

ANEXOS 59

REFEREcircNCIAS 74

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5

LISTA DE TABELAS

TABELA 1 - Diferenccedilas entre Auditoria Externa e Auditoria Interna23

TABELA 2 - Fundamentos do Controle Interno32 TABELA 3 -Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras40 TABELA 4 - Pontos Fortes e Fracos51 TABELA 5 - Pontos Fracos e Sugestotildees55

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RESUMO

A preocupaccedilatildeo fundamental deste estudo estaacute centrada nas anaacutelises dos controles internos dos disponiacuteveis de uma entidade sem fins lucrativos no ramo de apoio ao desenvolvimento rural sustentaacutevel do estado de Santa Catarina Buscou-se respaldo teoacuterico para descrever definiccedilotildees de conceitos conhecimentos dificuldades avaliaccedilotildees e soluccedilotildees Tratou-se especificamente dos dados apurados de forma clara e concisa na empresa Os atuais controles internos levantados mostraram-se em geral eficazes mais com algumas fragilidades sendo necessaacuterios uma melhor utilizaccedilatildeo dos sistemas informatizados e recursos jaacute disponiacuteveis para uma boa programaccedilatildeo financeira e maior seguranccedila nas transaccedilotildees administrativas para alcanccedilar melhor seus objetivos

PALAVRAS CHAVES AUDITORIA CONTROLES INTERNOS CAIXA

BANCOS INFORMATIZACcedilAtildeO

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1 INTRODUCcedilAtildeO

Contabilidade eacute uma ciecircncia e para muitos simplesmente uma teacutecnica Teacutecnica

esta destinado a controlar um patrimocircnio seja do ponto de vista econocircmico e

Financeiro analisando aspectos quantitativos qualitativo e as variaccedilotildees sofridas dentro

delas

O presente estudo originou-se de uma questatildeo que faz parte do cotidiano de

muitas empresas ldquoAuditoriardquo que nada mais eacute que mensurar adequar e confiabilizar os

procedimentos contaacutebeis de maneira uniforme

Este estudo foi desenvolvido na Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina constitui em

entrevista pesquisa atraveacutes de perguntas e respostas (Anexo pag59) que serviu para

identificar mais detalhadamente sobre alguns aspectos dentro da anaacutelise dos controles

internos aplicados ao disponiacutevel da Fundagro que eacute de grande importacircncia para sua

seguranccedila administrativa

O trabalho apresenta-se dividido em capiacutetulos

No capiacutetulo I - Aborda a justificativa do tema definiccedilatildeo do problema

questionamento dos tipos de controles internos aplicados na empresa e de propostas

para o melhoramento dos mesmos objetivos e suposiccedilotildees assim como a estrutura do

trabalho

No capiacutetulo II - Apresenta definiccedilatildeo objetivos princiacutepios procedimentos e

planejamento meacutetodos teacutecnicas e tipos de auditoria contaacutebeis sua importacircncia e

funccedilotildees

No capiacutetulo III - Aborda o controle interno na integra seu conceito objetivo e sua

avaliaccedilatildeo como finalidade principal que eacute detectar erros e regularidades materiais nas

demonstraccedilotildees financeiras

No capiacutetulo IV ndash Apresenta a auditoria interna nos disponiacuteveis que tem como

finalidade atingir objetivos previamente determinado

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8

No capiacutetulo V ndash Apresenta a caracterizaccedilatildeo da pesquisa e da empresa em

estudo descrevendo sua histoacuteria sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo e

procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

No capiacutetulo VI ndash Apresenta a analise da pesquisa junto a Fundagro

cuidadosamente elaborada atraveacutes de perguntas e respostas com recomendaccedilotildees

sugestotildees e exemplos de planilhas para soluccedilatildeo dos problemas detectados

Apresenta-se em anexo questionaacuterio aplicado mediante perguntas e respostas

11 JUSTIFICATIVA DO TEMA

Atualmente os sistemas de informaccedilotildees e registros de dados numa entidade

estatildeo evoluiacutedos em virtude das tecnologias informatizadas e disponibilizadas no

mercado

Uma entidade que natildeo esteja apoiada num sistema de controle interno eficaz

poderaacute prestar informaccedilotildees distorcidas acarretando prejuiacutezos ou fraudes agrave mesma

Portanto a necessidade deste estudo junto a Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina se fez necessaacuterio

para confirmar a veracidade nas demonstraccedilotildees contaacutebeis realizadas dentro da

empresa

Na analise dos controles internos no disponiacutevel buscou-se enfatizar a

importacircncia dos trabalhos normas teacutecnicas e procedimentos a serem desenvolvidos e

aplicados para o bem estar da empresa Havendo falhas ou ausecircncia de controles

seratildeo aplicados medidas de seguranccedila para assegurar a veracidade nas informaccedilotildees

12 DEFINICcedilAtildeO DO PROBLEMA

Sabe-se que uma auditoria realizada em uma empresa onde seus

procedimentos aplicados diante de uma anaacutelise financeira natildeo estejam dentro

das normas teacutecnicas e legais poderaacute acarretar em grandes prejuiacutezos agrave seus

objetivos administrativos

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9

Portanto uma anaacutelise dos controles internos aplicados ao disponiacutevel de uma

empresa se faz necessaacuterio para fidedignidade das demonstraccedilotildees contaacutebeis

Sabendo-se que em face ao grande volume financeiro que passam por uma

empresa questionam-se os seguintes pontos

Quais os controles internos aplicados ao departamento tesouraria Satildeo

adequados

Que tipos de Controles Internos podem satildeo utilizados para evitar desvios e

fraudes no departamento de tesouraria

Quais as propostas para o melhoramento dos controles internos do

departamento de tesouraria

13 OBJETIVOS

131 Objetivo Geral

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

132 Objetivos Especiacuteficos

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

14 SUPOSICcedilOtildeES

A pesquisa procurou verificar a inexistecircncia a consequumlecircncia da ineficiecircncia ou

falta de controles internos no departamento de tesouraria na entidade e como obter

controles mais eficientes e confiaacuteveis atraveacutes da auditoria interna Neste trabalho

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10

decidiu-se antecipar algumas suposiccedilotildees que visam apenas confirmar ou natildeo as

propostas de soluccedilotildees

Desta forma presumiu-se que

bull Natildeo existe um controle interno adequado na Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

bull Os controles internos podem ser melhorados aumentando a eficaacutecia nos

resultados

15 ESTRUTURA DO TRABALHO

Esta pesquisa apresenta a avaliaccedilatildeo dos controles internos dos disponiacuteveis da

FUNDAGRO - Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina Estaacute representada por seis capiacutetulos onde se descreve o levantamento

dos controles encontrados e sugestotildees para aprimoramentos

Como introduccedilatildeo aponta a necessidade e a importacircncia de se aplicar uma

auditoria na entidade verificando e analisando a veracidade dos nuacutemeros da empresa

e como a auditoria pode contribuir para auxiliar nesse processo Satildeo definidas as

formas de atuaccedilatildeo da auditoria sua definiccedilatildeo objetivos e princiacutepios bem como os

meacutetodos utilizados para alcanccedilar seu fim que eacute averiguar a exatidatildeo dos

procedimentos contaacutebeis agraves operaccedilotildees empresariais Relatam-se os controles internos

em geral como ferramentas gerenciais capazes de gerar informaccedilotildees confiaacuteveis e

seguras Satildeo definidos os controles internos usados para os disponiacuteveis importacircncia

objetivos e os testes para averiguar sua exatidatildeo

Eacute caracterizada a empresa em estudo descrevendo sua histoacuteria desde a

fundaccedilatildeo sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo Concluindo com a

apresentaccedilatildeo dos procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

Por fim analisa-se o elenco de perguntas cuidadosamente elaboradas para

embasar as conclusotildees que se segue Apoacutes a averiguaccedilatildeo das respostas diagnosticou-

se a atual situaccedilatildeo da empresa em estudo sugerindo melhorias e como fazecirc-las

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11

2 AUDITORIA CONTAacuteBIL

No Brasil o movimento de arregimentaccedilatildeo dos auditores iniciou-se em Satildeo Paulo

haacute cerca de 38 anos atraveacutes do Instituto de Contadores Puacuteblicos do Brasil mais tarde

surgiu outras instituiccedilotildees como o Instituto Brasileiro de Auditores Independentes na

Guanabara

A sua importacircncia eacute reconhecida desde os mais remotos tempos havendo

notiacutecias de sua accedilatildeo jaacute na longiacutenqua civilizaccedilatildeo sumeacuteria Acredita-se todavia que o

termo auditor evidenciando o tiacutetulo de quem pratica esta teacutecnica tenha aparecido nos

fins do Seacuteculo XIII na Inglaterra durante o reinado de Eduardo I

Inicialmente a auditoria limitou-se agrave verificaccedilatildeo dos registros contaacutebeis visando

observar se eles eram exatos e confiaacuteveis com o tempo ampliou-se sua aacuterea muitos

ainda a julguem como portadora exclusiva daquele remoto objeto ou seja observaccedilatildeo

da veracidade e da exatidatildeo dos registros

A auditoria passou a ser obrigatoacuteria para todas as empresas que colocam suas

accedilotildees no mercado de capitais e por conseguinte com o registro de emissatildeo no Banco

Central do Brasil

Jaacute Crepaldi (2000 p27) afirma que

A auditoria compreende o exame de documentos livros e registros inspeccedilotildees e obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees internas e externas relacionadas com o controle do patrimocircnio objetivando mensurar a exatidatildeo desses registros e das demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes

21 DEFINICcedilAtildeO DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Auditoria Contaacutebil eacute uma teacutecnica que se utiliza da revisatildeo da pesquisa para fins

de opiniatildeo e orientaccedilatildeo sobre situaccedilotildees patrimoniais de uma entidade verificando a

veracidade dos relatoacuterios apresentados bem como certificar-se de que foram feitos

baseados nas regras e conceitos contaacutebeis ( Lopes de Saacute Pg 21)

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12

Definiccedilatildeo de Auditoria Segundo Franco e Marra (2001 p 28)

A teacutecnica contaacutebil que ndash atraveacutes de procedimentos especiacuteficos que lhe satildeo peculiares aplicados no exame de registros e documentos inspeccedilotildees e na obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees relacionados com o controle do patrimocircnio de uma entidade ndash objetiva obter elementos de convicccedilatildeo que permitam julgar se os registros contaacutebeis foram efetuados de acordo com princiacutepios fundamentais e normas de contabilidade e se as demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes refletem adequadamente a situaccedilatildeo econocircmica-financeira do patrimocircnio os resultados do periacuteodo administrativo examinado e as demais situaccedilotildees nelas demonstradas

A filosofia da auditoria consiste em avaliar a poliacutetica da empresa em termos de

adequaccedilatildeo comunicaccedilatildeo aceitaccedilatildeo aplicaccedilatildeo e controle se contribui para atingir seus

objetivos e permite assegurar a correta utilizaccedilatildeo dos recursos nas atividades

desenvolvidas pela empresa tanto de natureza financeira econocircmica e humana

Segundo Lopes de Saacute (2000 p24) ldquoa auditoria eacute uma criacutetica sistemaacutetica

observaccedilatildeo do controle interno da contadoria e dos documentos em geral que circulam

em uma empresardquo

Segundo Crepaldi (2000 p 26)

Em geral a Auditoria procura determinar se as demonstraccedilotildees e respectivos registros contaacutebeis de uma empresa ou entidade merecem ou natildeo confianccedila isto eacute a auditoria eacute um espaccedilo para verificar se as demonstraccedilotildees contaacutebeis realmente refletem ou natildeo a situaccedilatildeo patrimonial assim como os resultados das operaccedilotildees da empresa ou entidade que estaacute sendo examinada

A atividade de auditoria eacute uma atividade profissional especializada a cargo de

contadores A auditoria interna eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente e de

assessoramento da administraccedilatildeo voltada para o exame e avaliaccedilatildeo da adequaccedilatildeo

eficiecircncia e eficaacutecia dos sistemas de controle bem como da qualidade do desempenho

das aacutereas em relaccedilatildeo agraves atribuiccedilotildees e aos planos metas objetivos e poliacuteticas definidos

para as mesmas atende a fins administrativos da empresa

A accedilatildeo da Auditoria Interna estende-se por todos os serviccedilos programas

operaccedilotildees e controles existentes na entidade o posicionamento da Auditoria Interna

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dentro de uma organizaccedilatildeo deve ser sempre de niacutevel elevado para permitir-lhe o

desempenho de suas responsabilidades com abrangecircncia e independecircncia em tese

sempre vinculado ao niacutevel mais alto da organizaccedilatildeo A independecircncia da Auditoria

Interna visa desincumbir-se das responsabilidades atribuiccedilotildees e tarefas atribuiacutedas

pelas normas atos decisotildees e solicitaccedilotildees dos Colegiados e autoridades integrantes

da Diretoria da Organizaccedilatildeo

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL

O objetivo da auditoria compreende segundo Marra e Franco (2001 p 31)

[] eacute o conjunto de todos os elementos de controle do patrimocircnio administrado os quais compreendem registros contaacutebeis papeacuteis documentos fichas arquivos e anotaccedilotildees que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administraccedilatildeo bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais A auditoria pode ter por objeto inclusive fatos natildeo registrados documentalmente mas relatados por aqueles que exercem atividades relacionadas com o patrimocircnio administrado cuja informaccedilatildeo mereccedila confianccedila desde que tais informaccedilotildees possam ser admitidas como seguras pela evidecircncia ou por indiacutecios convincentes

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e suas

demonstraccedilotildees contaacutebeis

Segundo Attie (2000 p 81)

A contabilidade se baseia essencialmente em fatos fundamentos em documentaccedilatildeo idocircnea em obediecircncia a princiacutepios e normas contaacutebeis consagradas pela doutrina registrando-os de forma uniforme homogecircnea em ordem cronoloacutegica o que daacute a ela caracteriacutestica de verdadeira histoacuteria do patrimocircnio

O fim principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis Na consecuccedilatildeo de seus objetivos ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade Eacute atraveacutes da auditoria que se daacute

credibilidade as demonstraccedilotildees contaacutebeis e as informaccedilotildees nela contida

Segundo Attie (2000 p31)

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O objetivo do exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

A auditoria se utiliza de todos os meios possiacuteveis ao seu alcance para verificar e

apurar a veracidade dos registros mesmo que tenha que recorrer agrave informaccedilotildees extra

contaacutebeis eou fora da empresa auditada sendo que a falta de documentos que

deveriam existir eacute uma forma de comprovar que natildeo haacute exatidatildeo nas demonstraccedilotildees

contaacutebeis

A atraveacutes de seus procedimentos fornece anaacutelises apreciaccedilotildees

recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser

uacutetil agrave administraccedilatildeo sendo que esta atividade natildeo se destine exclusivamente para

descoberta de fraudes erros ou irregularidades muito embora apura tais fatos

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Os trabalhos de auditoria normalmente satildeo realizados atraveacutes das

demonstraccedilotildees financeiras de uma empresa que objetiva verificar se elas estatildeo em

conformidade com os princiacutepios de contabilidade Em decorrecircncia desta a auditoria

preocupa-se com a uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade ( Attie

2000 pg 108)

A auditoria se caracteriza pela geraccedilatildeo de confianccedila em alguns princiacutepios tais

como uniformidade e comparabilidade que fazem dela uma ferramenta eficaz e

confiaacutevel de apoio a poliacuteticas de gestatildeo e controles na organizaccedilatildeo gerando

informaccedilotildees que possibilitem as tomadas de decisatildeo para a melhoria do desempenho

de uma organizaccedilatildeo

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A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das

demonstraccedilotildees financeiras entre os periacuteodos natildeo tenha sido afetada de forma

substancial por mudanccedilas nos princiacutepios contaacutebeis aplicado ou nos meacutetodos de sua

aplicaccedilatildeo

A comparabilidade pode ser afetada por modificaccedilotildees resultantes de

bull Mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis aplicados

bull Mudanccedila de condiccedilotildees que requeiram alteraccedilotildees na contabilidade mas

que natildeo envolvem mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis como por exemplo

a alteraccedilatildeo na taxa de depreciaccedilatildeo e

bull Mudanccedila em condiccedilotildees natildeo relacionadas com a contabilidade como por

exemplo a venda de uma faacutebrica

Das trecircs situaccedilotildees acima apenas a primeira envolve os aspectos de

uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade para as demais uma vez que

natildeo ocorreu mudanccedila de princiacutepios contaacutebeis natildeo haacute obrigatoriamente a necessidade

de menccedilatildeo no parecer do auditor ( Attie 2000 pg 109)

A aplicaccedilatildeo desses princiacutepios eacute fundamental para o fornecimento de conclusotildees

que agreguem valor seja uacutetil sejam relevantes e suficientes para a gestatildeo de uma

organizaccedilatildeo Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si

cheguem a conclusotildees semelhantes em circunstacircncias semelhantes

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente Eacute

necessaacuterio que se defina os objetivos estrateacutegias recursos condiccedilotildees registros dos

trabalhos executados para que outros auditores sendo meacuterito deste trabalho possam

fazer revisotildees e a plena colaboraccedilatildeo e assistecircncia por parte da empresa a fim de dar

condiccedilotildees de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos

identificando as aacutereas prioritaacuterias a serem analisadas

De acordo com Crepaldi (2000 p 320)

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16

A utilizaccedilatildeo adequada das teacutecnicas auditoriais e sua conjugaccedilatildeo aos objetivos a serem atingidos formularatildeo os programas de trabalho de auditoria utilizados de acordo com os objetivos traccedilados e a seguranccedila fornecida pelo controle interno Poderatildeo existir casos em que com a utilizaccedilatildeo de um soacute procedimento de auditoria o objetivo teraacute sido cumprido e casos em que se faraacute necessaacuteria a conjugaccedilatildeo de todos os possiacuteveis procedimentos

O iniacutecio de um trabalho de auditoria deve estar voltado primeiramente ao seu

planejamento com devidos objetivos exames e verificaccedilotildees para entatildeo almejar os

vislumbres propostos pela auditoria Para tal o planejamento adequado pressupotildee a

formulaccedilatildeo de um programa de auditoria

De acordo com Attie (2000 p 61)

A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria deve ser realizada atraveacutes de provas testes e amostragens em razatildeo da complexidade e volume das operaccedilotildees cabendo ao auditor com base na anaacutelise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser determinar a amplitude dos exames necessaacuterios agrave obtenccedilatildeo dos elementos de convicccedilatildeo que sejam vaacutelidos para o todo

De acordo com Attie (2000 p131) ldquo A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria

precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir Os objetivos eacute a meta a ser

alcanccedilada Os procedimentos satildeo os caminhos que levam agrave consecuccedilatildeo do objetivordquo

Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execuccedilatildeo do trabalho e

permitir que vaacuterios auditores possam trabalhar o planejamento da auditoria deve

elaborar programas especiacuteficos para cada aacuterea existindo programa especiacuteficos para

caixa e bancos duplicatas a receber estoque investimentos imobilizado

fornecedores financiamentos conforme for mais recomendaacutevel

O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de aacuterea

especiacutefica Ele prevecirc os procedimentos que deveratildeo ser aplicados para que se possa

alcanccedilar o resultado desejado Deve ser bastante amplo e flexiacutevel para permitir

alteraccedilotildees durante o andamento das verificaccedilotildees

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17

Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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19

Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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64

Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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68

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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69

Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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74

REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 4: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

3

SUMAacuteRIO

LISTA DE TABELAS 5

RESUMO 6

11 JUSTIFICATIVA DO TEMA 8

12 DEFINICcedilAtildeO DO PROBLEMA 8

13 OBJETIVOS 9

131 Objetivo Geral 9

132 Objetivos Especiacuteficos 9

14 SUPOSICcedilOtildeES 9

15 ESTRUTURA DO TRABALHO 10

2 AUDITORIA CONTAacuteBIL 11

21 DEFINICcedilAtildeO DE AUDITORIA CONTAacuteBIL 11

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL 13

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL 14

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA 15

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL 17

26 TIPOS DE AUDITORIA 18

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa 19

262 Auditoria Interna 24

2621 A Importacircncia da Auditoria Interna 26

2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna 27

2623 Objetivos da Auditoria Interna 27

3 CONTROLES INTERNOS 30

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS 30

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS 31

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS 34

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO 35

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4

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno 36

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS 38

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES 39

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS 40

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA 43

52 ESTUDOS DE CASO 44

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA 44

531 Missatildeo 45

532 Objetivos 45

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES 52

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS 56

71 LIMITACcedilOtildeES 57

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS 57

ANEXOS 59

REFEREcircNCIAS 74

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5

LISTA DE TABELAS

TABELA 1 - Diferenccedilas entre Auditoria Externa e Auditoria Interna23

TABELA 2 - Fundamentos do Controle Interno32 TABELA 3 -Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras40 TABELA 4 - Pontos Fortes e Fracos51 TABELA 5 - Pontos Fracos e Sugestotildees55

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6

RESUMO

A preocupaccedilatildeo fundamental deste estudo estaacute centrada nas anaacutelises dos controles internos dos disponiacuteveis de uma entidade sem fins lucrativos no ramo de apoio ao desenvolvimento rural sustentaacutevel do estado de Santa Catarina Buscou-se respaldo teoacuterico para descrever definiccedilotildees de conceitos conhecimentos dificuldades avaliaccedilotildees e soluccedilotildees Tratou-se especificamente dos dados apurados de forma clara e concisa na empresa Os atuais controles internos levantados mostraram-se em geral eficazes mais com algumas fragilidades sendo necessaacuterios uma melhor utilizaccedilatildeo dos sistemas informatizados e recursos jaacute disponiacuteveis para uma boa programaccedilatildeo financeira e maior seguranccedila nas transaccedilotildees administrativas para alcanccedilar melhor seus objetivos

PALAVRAS CHAVES AUDITORIA CONTROLES INTERNOS CAIXA

BANCOS INFORMATIZACcedilAtildeO

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1 INTRODUCcedilAtildeO

Contabilidade eacute uma ciecircncia e para muitos simplesmente uma teacutecnica Teacutecnica

esta destinado a controlar um patrimocircnio seja do ponto de vista econocircmico e

Financeiro analisando aspectos quantitativos qualitativo e as variaccedilotildees sofridas dentro

delas

O presente estudo originou-se de uma questatildeo que faz parte do cotidiano de

muitas empresas ldquoAuditoriardquo que nada mais eacute que mensurar adequar e confiabilizar os

procedimentos contaacutebeis de maneira uniforme

Este estudo foi desenvolvido na Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina constitui em

entrevista pesquisa atraveacutes de perguntas e respostas (Anexo pag59) que serviu para

identificar mais detalhadamente sobre alguns aspectos dentro da anaacutelise dos controles

internos aplicados ao disponiacutevel da Fundagro que eacute de grande importacircncia para sua

seguranccedila administrativa

O trabalho apresenta-se dividido em capiacutetulos

No capiacutetulo I - Aborda a justificativa do tema definiccedilatildeo do problema

questionamento dos tipos de controles internos aplicados na empresa e de propostas

para o melhoramento dos mesmos objetivos e suposiccedilotildees assim como a estrutura do

trabalho

No capiacutetulo II - Apresenta definiccedilatildeo objetivos princiacutepios procedimentos e

planejamento meacutetodos teacutecnicas e tipos de auditoria contaacutebeis sua importacircncia e

funccedilotildees

No capiacutetulo III - Aborda o controle interno na integra seu conceito objetivo e sua

avaliaccedilatildeo como finalidade principal que eacute detectar erros e regularidades materiais nas

demonstraccedilotildees financeiras

No capiacutetulo IV ndash Apresenta a auditoria interna nos disponiacuteveis que tem como

finalidade atingir objetivos previamente determinado

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No capiacutetulo V ndash Apresenta a caracterizaccedilatildeo da pesquisa e da empresa em

estudo descrevendo sua histoacuteria sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo e

procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

No capiacutetulo VI ndash Apresenta a analise da pesquisa junto a Fundagro

cuidadosamente elaborada atraveacutes de perguntas e respostas com recomendaccedilotildees

sugestotildees e exemplos de planilhas para soluccedilatildeo dos problemas detectados

Apresenta-se em anexo questionaacuterio aplicado mediante perguntas e respostas

11 JUSTIFICATIVA DO TEMA

Atualmente os sistemas de informaccedilotildees e registros de dados numa entidade

estatildeo evoluiacutedos em virtude das tecnologias informatizadas e disponibilizadas no

mercado

Uma entidade que natildeo esteja apoiada num sistema de controle interno eficaz

poderaacute prestar informaccedilotildees distorcidas acarretando prejuiacutezos ou fraudes agrave mesma

Portanto a necessidade deste estudo junto a Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina se fez necessaacuterio

para confirmar a veracidade nas demonstraccedilotildees contaacutebeis realizadas dentro da

empresa

Na analise dos controles internos no disponiacutevel buscou-se enfatizar a

importacircncia dos trabalhos normas teacutecnicas e procedimentos a serem desenvolvidos e

aplicados para o bem estar da empresa Havendo falhas ou ausecircncia de controles

seratildeo aplicados medidas de seguranccedila para assegurar a veracidade nas informaccedilotildees

12 DEFINICcedilAtildeO DO PROBLEMA

Sabe-se que uma auditoria realizada em uma empresa onde seus

procedimentos aplicados diante de uma anaacutelise financeira natildeo estejam dentro

das normas teacutecnicas e legais poderaacute acarretar em grandes prejuiacutezos agrave seus

objetivos administrativos

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Portanto uma anaacutelise dos controles internos aplicados ao disponiacutevel de uma

empresa se faz necessaacuterio para fidedignidade das demonstraccedilotildees contaacutebeis

Sabendo-se que em face ao grande volume financeiro que passam por uma

empresa questionam-se os seguintes pontos

Quais os controles internos aplicados ao departamento tesouraria Satildeo

adequados

Que tipos de Controles Internos podem satildeo utilizados para evitar desvios e

fraudes no departamento de tesouraria

Quais as propostas para o melhoramento dos controles internos do

departamento de tesouraria

13 OBJETIVOS

131 Objetivo Geral

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

132 Objetivos Especiacuteficos

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

14 SUPOSICcedilOtildeES

A pesquisa procurou verificar a inexistecircncia a consequumlecircncia da ineficiecircncia ou

falta de controles internos no departamento de tesouraria na entidade e como obter

controles mais eficientes e confiaacuteveis atraveacutes da auditoria interna Neste trabalho

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decidiu-se antecipar algumas suposiccedilotildees que visam apenas confirmar ou natildeo as

propostas de soluccedilotildees

Desta forma presumiu-se que

bull Natildeo existe um controle interno adequado na Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

bull Os controles internos podem ser melhorados aumentando a eficaacutecia nos

resultados

15 ESTRUTURA DO TRABALHO

Esta pesquisa apresenta a avaliaccedilatildeo dos controles internos dos disponiacuteveis da

FUNDAGRO - Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina Estaacute representada por seis capiacutetulos onde se descreve o levantamento

dos controles encontrados e sugestotildees para aprimoramentos

Como introduccedilatildeo aponta a necessidade e a importacircncia de se aplicar uma

auditoria na entidade verificando e analisando a veracidade dos nuacutemeros da empresa

e como a auditoria pode contribuir para auxiliar nesse processo Satildeo definidas as

formas de atuaccedilatildeo da auditoria sua definiccedilatildeo objetivos e princiacutepios bem como os

meacutetodos utilizados para alcanccedilar seu fim que eacute averiguar a exatidatildeo dos

procedimentos contaacutebeis agraves operaccedilotildees empresariais Relatam-se os controles internos

em geral como ferramentas gerenciais capazes de gerar informaccedilotildees confiaacuteveis e

seguras Satildeo definidos os controles internos usados para os disponiacuteveis importacircncia

objetivos e os testes para averiguar sua exatidatildeo

Eacute caracterizada a empresa em estudo descrevendo sua histoacuteria desde a

fundaccedilatildeo sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo Concluindo com a

apresentaccedilatildeo dos procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

Por fim analisa-se o elenco de perguntas cuidadosamente elaboradas para

embasar as conclusotildees que se segue Apoacutes a averiguaccedilatildeo das respostas diagnosticou-

se a atual situaccedilatildeo da empresa em estudo sugerindo melhorias e como fazecirc-las

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2 AUDITORIA CONTAacuteBIL

No Brasil o movimento de arregimentaccedilatildeo dos auditores iniciou-se em Satildeo Paulo

haacute cerca de 38 anos atraveacutes do Instituto de Contadores Puacuteblicos do Brasil mais tarde

surgiu outras instituiccedilotildees como o Instituto Brasileiro de Auditores Independentes na

Guanabara

A sua importacircncia eacute reconhecida desde os mais remotos tempos havendo

notiacutecias de sua accedilatildeo jaacute na longiacutenqua civilizaccedilatildeo sumeacuteria Acredita-se todavia que o

termo auditor evidenciando o tiacutetulo de quem pratica esta teacutecnica tenha aparecido nos

fins do Seacuteculo XIII na Inglaterra durante o reinado de Eduardo I

Inicialmente a auditoria limitou-se agrave verificaccedilatildeo dos registros contaacutebeis visando

observar se eles eram exatos e confiaacuteveis com o tempo ampliou-se sua aacuterea muitos

ainda a julguem como portadora exclusiva daquele remoto objeto ou seja observaccedilatildeo

da veracidade e da exatidatildeo dos registros

A auditoria passou a ser obrigatoacuteria para todas as empresas que colocam suas

accedilotildees no mercado de capitais e por conseguinte com o registro de emissatildeo no Banco

Central do Brasil

Jaacute Crepaldi (2000 p27) afirma que

A auditoria compreende o exame de documentos livros e registros inspeccedilotildees e obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees internas e externas relacionadas com o controle do patrimocircnio objetivando mensurar a exatidatildeo desses registros e das demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes

21 DEFINICcedilAtildeO DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Auditoria Contaacutebil eacute uma teacutecnica que se utiliza da revisatildeo da pesquisa para fins

de opiniatildeo e orientaccedilatildeo sobre situaccedilotildees patrimoniais de uma entidade verificando a

veracidade dos relatoacuterios apresentados bem como certificar-se de que foram feitos

baseados nas regras e conceitos contaacutebeis ( Lopes de Saacute Pg 21)

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Definiccedilatildeo de Auditoria Segundo Franco e Marra (2001 p 28)

A teacutecnica contaacutebil que ndash atraveacutes de procedimentos especiacuteficos que lhe satildeo peculiares aplicados no exame de registros e documentos inspeccedilotildees e na obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees relacionados com o controle do patrimocircnio de uma entidade ndash objetiva obter elementos de convicccedilatildeo que permitam julgar se os registros contaacutebeis foram efetuados de acordo com princiacutepios fundamentais e normas de contabilidade e se as demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes refletem adequadamente a situaccedilatildeo econocircmica-financeira do patrimocircnio os resultados do periacuteodo administrativo examinado e as demais situaccedilotildees nelas demonstradas

A filosofia da auditoria consiste em avaliar a poliacutetica da empresa em termos de

adequaccedilatildeo comunicaccedilatildeo aceitaccedilatildeo aplicaccedilatildeo e controle se contribui para atingir seus

objetivos e permite assegurar a correta utilizaccedilatildeo dos recursos nas atividades

desenvolvidas pela empresa tanto de natureza financeira econocircmica e humana

Segundo Lopes de Saacute (2000 p24) ldquoa auditoria eacute uma criacutetica sistemaacutetica

observaccedilatildeo do controle interno da contadoria e dos documentos em geral que circulam

em uma empresardquo

Segundo Crepaldi (2000 p 26)

Em geral a Auditoria procura determinar se as demonstraccedilotildees e respectivos registros contaacutebeis de uma empresa ou entidade merecem ou natildeo confianccedila isto eacute a auditoria eacute um espaccedilo para verificar se as demonstraccedilotildees contaacutebeis realmente refletem ou natildeo a situaccedilatildeo patrimonial assim como os resultados das operaccedilotildees da empresa ou entidade que estaacute sendo examinada

A atividade de auditoria eacute uma atividade profissional especializada a cargo de

contadores A auditoria interna eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente e de

assessoramento da administraccedilatildeo voltada para o exame e avaliaccedilatildeo da adequaccedilatildeo

eficiecircncia e eficaacutecia dos sistemas de controle bem como da qualidade do desempenho

das aacutereas em relaccedilatildeo agraves atribuiccedilotildees e aos planos metas objetivos e poliacuteticas definidos

para as mesmas atende a fins administrativos da empresa

A accedilatildeo da Auditoria Interna estende-se por todos os serviccedilos programas

operaccedilotildees e controles existentes na entidade o posicionamento da Auditoria Interna

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dentro de uma organizaccedilatildeo deve ser sempre de niacutevel elevado para permitir-lhe o

desempenho de suas responsabilidades com abrangecircncia e independecircncia em tese

sempre vinculado ao niacutevel mais alto da organizaccedilatildeo A independecircncia da Auditoria

Interna visa desincumbir-se das responsabilidades atribuiccedilotildees e tarefas atribuiacutedas

pelas normas atos decisotildees e solicitaccedilotildees dos Colegiados e autoridades integrantes

da Diretoria da Organizaccedilatildeo

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL

O objetivo da auditoria compreende segundo Marra e Franco (2001 p 31)

[] eacute o conjunto de todos os elementos de controle do patrimocircnio administrado os quais compreendem registros contaacutebeis papeacuteis documentos fichas arquivos e anotaccedilotildees que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administraccedilatildeo bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais A auditoria pode ter por objeto inclusive fatos natildeo registrados documentalmente mas relatados por aqueles que exercem atividades relacionadas com o patrimocircnio administrado cuja informaccedilatildeo mereccedila confianccedila desde que tais informaccedilotildees possam ser admitidas como seguras pela evidecircncia ou por indiacutecios convincentes

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e suas

demonstraccedilotildees contaacutebeis

Segundo Attie (2000 p 81)

A contabilidade se baseia essencialmente em fatos fundamentos em documentaccedilatildeo idocircnea em obediecircncia a princiacutepios e normas contaacutebeis consagradas pela doutrina registrando-os de forma uniforme homogecircnea em ordem cronoloacutegica o que daacute a ela caracteriacutestica de verdadeira histoacuteria do patrimocircnio

O fim principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis Na consecuccedilatildeo de seus objetivos ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade Eacute atraveacutes da auditoria que se daacute

credibilidade as demonstraccedilotildees contaacutebeis e as informaccedilotildees nela contida

Segundo Attie (2000 p31)

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O objetivo do exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

A auditoria se utiliza de todos os meios possiacuteveis ao seu alcance para verificar e

apurar a veracidade dos registros mesmo que tenha que recorrer agrave informaccedilotildees extra

contaacutebeis eou fora da empresa auditada sendo que a falta de documentos que

deveriam existir eacute uma forma de comprovar que natildeo haacute exatidatildeo nas demonstraccedilotildees

contaacutebeis

A atraveacutes de seus procedimentos fornece anaacutelises apreciaccedilotildees

recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser

uacutetil agrave administraccedilatildeo sendo que esta atividade natildeo se destine exclusivamente para

descoberta de fraudes erros ou irregularidades muito embora apura tais fatos

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Os trabalhos de auditoria normalmente satildeo realizados atraveacutes das

demonstraccedilotildees financeiras de uma empresa que objetiva verificar se elas estatildeo em

conformidade com os princiacutepios de contabilidade Em decorrecircncia desta a auditoria

preocupa-se com a uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade ( Attie

2000 pg 108)

A auditoria se caracteriza pela geraccedilatildeo de confianccedila em alguns princiacutepios tais

como uniformidade e comparabilidade que fazem dela uma ferramenta eficaz e

confiaacutevel de apoio a poliacuteticas de gestatildeo e controles na organizaccedilatildeo gerando

informaccedilotildees que possibilitem as tomadas de decisatildeo para a melhoria do desempenho

de uma organizaccedilatildeo

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A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das

demonstraccedilotildees financeiras entre os periacuteodos natildeo tenha sido afetada de forma

substancial por mudanccedilas nos princiacutepios contaacutebeis aplicado ou nos meacutetodos de sua

aplicaccedilatildeo

A comparabilidade pode ser afetada por modificaccedilotildees resultantes de

bull Mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis aplicados

bull Mudanccedila de condiccedilotildees que requeiram alteraccedilotildees na contabilidade mas

que natildeo envolvem mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis como por exemplo

a alteraccedilatildeo na taxa de depreciaccedilatildeo e

bull Mudanccedila em condiccedilotildees natildeo relacionadas com a contabilidade como por

exemplo a venda de uma faacutebrica

Das trecircs situaccedilotildees acima apenas a primeira envolve os aspectos de

uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade para as demais uma vez que

natildeo ocorreu mudanccedila de princiacutepios contaacutebeis natildeo haacute obrigatoriamente a necessidade

de menccedilatildeo no parecer do auditor ( Attie 2000 pg 109)

A aplicaccedilatildeo desses princiacutepios eacute fundamental para o fornecimento de conclusotildees

que agreguem valor seja uacutetil sejam relevantes e suficientes para a gestatildeo de uma

organizaccedilatildeo Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si

cheguem a conclusotildees semelhantes em circunstacircncias semelhantes

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente Eacute

necessaacuterio que se defina os objetivos estrateacutegias recursos condiccedilotildees registros dos

trabalhos executados para que outros auditores sendo meacuterito deste trabalho possam

fazer revisotildees e a plena colaboraccedilatildeo e assistecircncia por parte da empresa a fim de dar

condiccedilotildees de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos

identificando as aacutereas prioritaacuterias a serem analisadas

De acordo com Crepaldi (2000 p 320)

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A utilizaccedilatildeo adequada das teacutecnicas auditoriais e sua conjugaccedilatildeo aos objetivos a serem atingidos formularatildeo os programas de trabalho de auditoria utilizados de acordo com os objetivos traccedilados e a seguranccedila fornecida pelo controle interno Poderatildeo existir casos em que com a utilizaccedilatildeo de um soacute procedimento de auditoria o objetivo teraacute sido cumprido e casos em que se faraacute necessaacuteria a conjugaccedilatildeo de todos os possiacuteveis procedimentos

O iniacutecio de um trabalho de auditoria deve estar voltado primeiramente ao seu

planejamento com devidos objetivos exames e verificaccedilotildees para entatildeo almejar os

vislumbres propostos pela auditoria Para tal o planejamento adequado pressupotildee a

formulaccedilatildeo de um programa de auditoria

De acordo com Attie (2000 p 61)

A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria deve ser realizada atraveacutes de provas testes e amostragens em razatildeo da complexidade e volume das operaccedilotildees cabendo ao auditor com base na anaacutelise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser determinar a amplitude dos exames necessaacuterios agrave obtenccedilatildeo dos elementos de convicccedilatildeo que sejam vaacutelidos para o todo

De acordo com Attie (2000 p131) ldquo A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria

precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir Os objetivos eacute a meta a ser

alcanccedilada Os procedimentos satildeo os caminhos que levam agrave consecuccedilatildeo do objetivordquo

Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execuccedilatildeo do trabalho e

permitir que vaacuterios auditores possam trabalhar o planejamento da auditoria deve

elaborar programas especiacuteficos para cada aacuterea existindo programa especiacuteficos para

caixa e bancos duplicatas a receber estoque investimentos imobilizado

fornecedores financiamentos conforme for mais recomendaacutevel

O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de aacuterea

especiacutefica Ele prevecirc os procedimentos que deveratildeo ser aplicados para que se possa

alcanccedilar o resultado desejado Deve ser bastante amplo e flexiacutevel para permitir

alteraccedilotildees durante o andamento das verificaccedilotildees

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Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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22

para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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23

interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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24

demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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25

A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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26

2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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28

com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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64

Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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68

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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74

REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 5: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

4

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno 36

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS 38

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES 39

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS 40

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA 43

52 ESTUDOS DE CASO 44

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA 44

531 Missatildeo 45

532 Objetivos 45

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES 52

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS 56

71 LIMITACcedilOtildeES 57

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS 57

ANEXOS 59

REFEREcircNCIAS 74

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5

LISTA DE TABELAS

TABELA 1 - Diferenccedilas entre Auditoria Externa e Auditoria Interna23

TABELA 2 - Fundamentos do Controle Interno32 TABELA 3 -Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras40 TABELA 4 - Pontos Fortes e Fracos51 TABELA 5 - Pontos Fracos e Sugestotildees55

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6

RESUMO

A preocupaccedilatildeo fundamental deste estudo estaacute centrada nas anaacutelises dos controles internos dos disponiacuteveis de uma entidade sem fins lucrativos no ramo de apoio ao desenvolvimento rural sustentaacutevel do estado de Santa Catarina Buscou-se respaldo teoacuterico para descrever definiccedilotildees de conceitos conhecimentos dificuldades avaliaccedilotildees e soluccedilotildees Tratou-se especificamente dos dados apurados de forma clara e concisa na empresa Os atuais controles internos levantados mostraram-se em geral eficazes mais com algumas fragilidades sendo necessaacuterios uma melhor utilizaccedilatildeo dos sistemas informatizados e recursos jaacute disponiacuteveis para uma boa programaccedilatildeo financeira e maior seguranccedila nas transaccedilotildees administrativas para alcanccedilar melhor seus objetivos

PALAVRAS CHAVES AUDITORIA CONTROLES INTERNOS CAIXA

BANCOS INFORMATIZACcedilAtildeO

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7

1 INTRODUCcedilAtildeO

Contabilidade eacute uma ciecircncia e para muitos simplesmente uma teacutecnica Teacutecnica

esta destinado a controlar um patrimocircnio seja do ponto de vista econocircmico e

Financeiro analisando aspectos quantitativos qualitativo e as variaccedilotildees sofridas dentro

delas

O presente estudo originou-se de uma questatildeo que faz parte do cotidiano de

muitas empresas ldquoAuditoriardquo que nada mais eacute que mensurar adequar e confiabilizar os

procedimentos contaacutebeis de maneira uniforme

Este estudo foi desenvolvido na Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina constitui em

entrevista pesquisa atraveacutes de perguntas e respostas (Anexo pag59) que serviu para

identificar mais detalhadamente sobre alguns aspectos dentro da anaacutelise dos controles

internos aplicados ao disponiacutevel da Fundagro que eacute de grande importacircncia para sua

seguranccedila administrativa

O trabalho apresenta-se dividido em capiacutetulos

No capiacutetulo I - Aborda a justificativa do tema definiccedilatildeo do problema

questionamento dos tipos de controles internos aplicados na empresa e de propostas

para o melhoramento dos mesmos objetivos e suposiccedilotildees assim como a estrutura do

trabalho

No capiacutetulo II - Apresenta definiccedilatildeo objetivos princiacutepios procedimentos e

planejamento meacutetodos teacutecnicas e tipos de auditoria contaacutebeis sua importacircncia e

funccedilotildees

No capiacutetulo III - Aborda o controle interno na integra seu conceito objetivo e sua

avaliaccedilatildeo como finalidade principal que eacute detectar erros e regularidades materiais nas

demonstraccedilotildees financeiras

No capiacutetulo IV ndash Apresenta a auditoria interna nos disponiacuteveis que tem como

finalidade atingir objetivos previamente determinado

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8

No capiacutetulo V ndash Apresenta a caracterizaccedilatildeo da pesquisa e da empresa em

estudo descrevendo sua histoacuteria sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo e

procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

No capiacutetulo VI ndash Apresenta a analise da pesquisa junto a Fundagro

cuidadosamente elaborada atraveacutes de perguntas e respostas com recomendaccedilotildees

sugestotildees e exemplos de planilhas para soluccedilatildeo dos problemas detectados

Apresenta-se em anexo questionaacuterio aplicado mediante perguntas e respostas

11 JUSTIFICATIVA DO TEMA

Atualmente os sistemas de informaccedilotildees e registros de dados numa entidade

estatildeo evoluiacutedos em virtude das tecnologias informatizadas e disponibilizadas no

mercado

Uma entidade que natildeo esteja apoiada num sistema de controle interno eficaz

poderaacute prestar informaccedilotildees distorcidas acarretando prejuiacutezos ou fraudes agrave mesma

Portanto a necessidade deste estudo junto a Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina se fez necessaacuterio

para confirmar a veracidade nas demonstraccedilotildees contaacutebeis realizadas dentro da

empresa

Na analise dos controles internos no disponiacutevel buscou-se enfatizar a

importacircncia dos trabalhos normas teacutecnicas e procedimentos a serem desenvolvidos e

aplicados para o bem estar da empresa Havendo falhas ou ausecircncia de controles

seratildeo aplicados medidas de seguranccedila para assegurar a veracidade nas informaccedilotildees

12 DEFINICcedilAtildeO DO PROBLEMA

Sabe-se que uma auditoria realizada em uma empresa onde seus

procedimentos aplicados diante de uma anaacutelise financeira natildeo estejam dentro

das normas teacutecnicas e legais poderaacute acarretar em grandes prejuiacutezos agrave seus

objetivos administrativos

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9

Portanto uma anaacutelise dos controles internos aplicados ao disponiacutevel de uma

empresa se faz necessaacuterio para fidedignidade das demonstraccedilotildees contaacutebeis

Sabendo-se que em face ao grande volume financeiro que passam por uma

empresa questionam-se os seguintes pontos

Quais os controles internos aplicados ao departamento tesouraria Satildeo

adequados

Que tipos de Controles Internos podem satildeo utilizados para evitar desvios e

fraudes no departamento de tesouraria

Quais as propostas para o melhoramento dos controles internos do

departamento de tesouraria

13 OBJETIVOS

131 Objetivo Geral

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

132 Objetivos Especiacuteficos

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

14 SUPOSICcedilOtildeES

A pesquisa procurou verificar a inexistecircncia a consequumlecircncia da ineficiecircncia ou

falta de controles internos no departamento de tesouraria na entidade e como obter

controles mais eficientes e confiaacuteveis atraveacutes da auditoria interna Neste trabalho

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decidiu-se antecipar algumas suposiccedilotildees que visam apenas confirmar ou natildeo as

propostas de soluccedilotildees

Desta forma presumiu-se que

bull Natildeo existe um controle interno adequado na Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

bull Os controles internos podem ser melhorados aumentando a eficaacutecia nos

resultados

15 ESTRUTURA DO TRABALHO

Esta pesquisa apresenta a avaliaccedilatildeo dos controles internos dos disponiacuteveis da

FUNDAGRO - Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina Estaacute representada por seis capiacutetulos onde se descreve o levantamento

dos controles encontrados e sugestotildees para aprimoramentos

Como introduccedilatildeo aponta a necessidade e a importacircncia de se aplicar uma

auditoria na entidade verificando e analisando a veracidade dos nuacutemeros da empresa

e como a auditoria pode contribuir para auxiliar nesse processo Satildeo definidas as

formas de atuaccedilatildeo da auditoria sua definiccedilatildeo objetivos e princiacutepios bem como os

meacutetodos utilizados para alcanccedilar seu fim que eacute averiguar a exatidatildeo dos

procedimentos contaacutebeis agraves operaccedilotildees empresariais Relatam-se os controles internos

em geral como ferramentas gerenciais capazes de gerar informaccedilotildees confiaacuteveis e

seguras Satildeo definidos os controles internos usados para os disponiacuteveis importacircncia

objetivos e os testes para averiguar sua exatidatildeo

Eacute caracterizada a empresa em estudo descrevendo sua histoacuteria desde a

fundaccedilatildeo sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo Concluindo com a

apresentaccedilatildeo dos procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

Por fim analisa-se o elenco de perguntas cuidadosamente elaboradas para

embasar as conclusotildees que se segue Apoacutes a averiguaccedilatildeo das respostas diagnosticou-

se a atual situaccedilatildeo da empresa em estudo sugerindo melhorias e como fazecirc-las

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2 AUDITORIA CONTAacuteBIL

No Brasil o movimento de arregimentaccedilatildeo dos auditores iniciou-se em Satildeo Paulo

haacute cerca de 38 anos atraveacutes do Instituto de Contadores Puacuteblicos do Brasil mais tarde

surgiu outras instituiccedilotildees como o Instituto Brasileiro de Auditores Independentes na

Guanabara

A sua importacircncia eacute reconhecida desde os mais remotos tempos havendo

notiacutecias de sua accedilatildeo jaacute na longiacutenqua civilizaccedilatildeo sumeacuteria Acredita-se todavia que o

termo auditor evidenciando o tiacutetulo de quem pratica esta teacutecnica tenha aparecido nos

fins do Seacuteculo XIII na Inglaterra durante o reinado de Eduardo I

Inicialmente a auditoria limitou-se agrave verificaccedilatildeo dos registros contaacutebeis visando

observar se eles eram exatos e confiaacuteveis com o tempo ampliou-se sua aacuterea muitos

ainda a julguem como portadora exclusiva daquele remoto objeto ou seja observaccedilatildeo

da veracidade e da exatidatildeo dos registros

A auditoria passou a ser obrigatoacuteria para todas as empresas que colocam suas

accedilotildees no mercado de capitais e por conseguinte com o registro de emissatildeo no Banco

Central do Brasil

Jaacute Crepaldi (2000 p27) afirma que

A auditoria compreende o exame de documentos livros e registros inspeccedilotildees e obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees internas e externas relacionadas com o controle do patrimocircnio objetivando mensurar a exatidatildeo desses registros e das demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes

21 DEFINICcedilAtildeO DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Auditoria Contaacutebil eacute uma teacutecnica que se utiliza da revisatildeo da pesquisa para fins

de opiniatildeo e orientaccedilatildeo sobre situaccedilotildees patrimoniais de uma entidade verificando a

veracidade dos relatoacuterios apresentados bem como certificar-se de que foram feitos

baseados nas regras e conceitos contaacutebeis ( Lopes de Saacute Pg 21)

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Definiccedilatildeo de Auditoria Segundo Franco e Marra (2001 p 28)

A teacutecnica contaacutebil que ndash atraveacutes de procedimentos especiacuteficos que lhe satildeo peculiares aplicados no exame de registros e documentos inspeccedilotildees e na obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees relacionados com o controle do patrimocircnio de uma entidade ndash objetiva obter elementos de convicccedilatildeo que permitam julgar se os registros contaacutebeis foram efetuados de acordo com princiacutepios fundamentais e normas de contabilidade e se as demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes refletem adequadamente a situaccedilatildeo econocircmica-financeira do patrimocircnio os resultados do periacuteodo administrativo examinado e as demais situaccedilotildees nelas demonstradas

A filosofia da auditoria consiste em avaliar a poliacutetica da empresa em termos de

adequaccedilatildeo comunicaccedilatildeo aceitaccedilatildeo aplicaccedilatildeo e controle se contribui para atingir seus

objetivos e permite assegurar a correta utilizaccedilatildeo dos recursos nas atividades

desenvolvidas pela empresa tanto de natureza financeira econocircmica e humana

Segundo Lopes de Saacute (2000 p24) ldquoa auditoria eacute uma criacutetica sistemaacutetica

observaccedilatildeo do controle interno da contadoria e dos documentos em geral que circulam

em uma empresardquo

Segundo Crepaldi (2000 p 26)

Em geral a Auditoria procura determinar se as demonstraccedilotildees e respectivos registros contaacutebeis de uma empresa ou entidade merecem ou natildeo confianccedila isto eacute a auditoria eacute um espaccedilo para verificar se as demonstraccedilotildees contaacutebeis realmente refletem ou natildeo a situaccedilatildeo patrimonial assim como os resultados das operaccedilotildees da empresa ou entidade que estaacute sendo examinada

A atividade de auditoria eacute uma atividade profissional especializada a cargo de

contadores A auditoria interna eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente e de

assessoramento da administraccedilatildeo voltada para o exame e avaliaccedilatildeo da adequaccedilatildeo

eficiecircncia e eficaacutecia dos sistemas de controle bem como da qualidade do desempenho

das aacutereas em relaccedilatildeo agraves atribuiccedilotildees e aos planos metas objetivos e poliacuteticas definidos

para as mesmas atende a fins administrativos da empresa

A accedilatildeo da Auditoria Interna estende-se por todos os serviccedilos programas

operaccedilotildees e controles existentes na entidade o posicionamento da Auditoria Interna

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dentro de uma organizaccedilatildeo deve ser sempre de niacutevel elevado para permitir-lhe o

desempenho de suas responsabilidades com abrangecircncia e independecircncia em tese

sempre vinculado ao niacutevel mais alto da organizaccedilatildeo A independecircncia da Auditoria

Interna visa desincumbir-se das responsabilidades atribuiccedilotildees e tarefas atribuiacutedas

pelas normas atos decisotildees e solicitaccedilotildees dos Colegiados e autoridades integrantes

da Diretoria da Organizaccedilatildeo

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL

O objetivo da auditoria compreende segundo Marra e Franco (2001 p 31)

[] eacute o conjunto de todos os elementos de controle do patrimocircnio administrado os quais compreendem registros contaacutebeis papeacuteis documentos fichas arquivos e anotaccedilotildees que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administraccedilatildeo bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais A auditoria pode ter por objeto inclusive fatos natildeo registrados documentalmente mas relatados por aqueles que exercem atividades relacionadas com o patrimocircnio administrado cuja informaccedilatildeo mereccedila confianccedila desde que tais informaccedilotildees possam ser admitidas como seguras pela evidecircncia ou por indiacutecios convincentes

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e suas

demonstraccedilotildees contaacutebeis

Segundo Attie (2000 p 81)

A contabilidade se baseia essencialmente em fatos fundamentos em documentaccedilatildeo idocircnea em obediecircncia a princiacutepios e normas contaacutebeis consagradas pela doutrina registrando-os de forma uniforme homogecircnea em ordem cronoloacutegica o que daacute a ela caracteriacutestica de verdadeira histoacuteria do patrimocircnio

O fim principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis Na consecuccedilatildeo de seus objetivos ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade Eacute atraveacutes da auditoria que se daacute

credibilidade as demonstraccedilotildees contaacutebeis e as informaccedilotildees nela contida

Segundo Attie (2000 p31)

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O objetivo do exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

A auditoria se utiliza de todos os meios possiacuteveis ao seu alcance para verificar e

apurar a veracidade dos registros mesmo que tenha que recorrer agrave informaccedilotildees extra

contaacutebeis eou fora da empresa auditada sendo que a falta de documentos que

deveriam existir eacute uma forma de comprovar que natildeo haacute exatidatildeo nas demonstraccedilotildees

contaacutebeis

A atraveacutes de seus procedimentos fornece anaacutelises apreciaccedilotildees

recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser

uacutetil agrave administraccedilatildeo sendo que esta atividade natildeo se destine exclusivamente para

descoberta de fraudes erros ou irregularidades muito embora apura tais fatos

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Os trabalhos de auditoria normalmente satildeo realizados atraveacutes das

demonstraccedilotildees financeiras de uma empresa que objetiva verificar se elas estatildeo em

conformidade com os princiacutepios de contabilidade Em decorrecircncia desta a auditoria

preocupa-se com a uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade ( Attie

2000 pg 108)

A auditoria se caracteriza pela geraccedilatildeo de confianccedila em alguns princiacutepios tais

como uniformidade e comparabilidade que fazem dela uma ferramenta eficaz e

confiaacutevel de apoio a poliacuteticas de gestatildeo e controles na organizaccedilatildeo gerando

informaccedilotildees que possibilitem as tomadas de decisatildeo para a melhoria do desempenho

de uma organizaccedilatildeo

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A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das

demonstraccedilotildees financeiras entre os periacuteodos natildeo tenha sido afetada de forma

substancial por mudanccedilas nos princiacutepios contaacutebeis aplicado ou nos meacutetodos de sua

aplicaccedilatildeo

A comparabilidade pode ser afetada por modificaccedilotildees resultantes de

bull Mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis aplicados

bull Mudanccedila de condiccedilotildees que requeiram alteraccedilotildees na contabilidade mas

que natildeo envolvem mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis como por exemplo

a alteraccedilatildeo na taxa de depreciaccedilatildeo e

bull Mudanccedila em condiccedilotildees natildeo relacionadas com a contabilidade como por

exemplo a venda de uma faacutebrica

Das trecircs situaccedilotildees acima apenas a primeira envolve os aspectos de

uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade para as demais uma vez que

natildeo ocorreu mudanccedila de princiacutepios contaacutebeis natildeo haacute obrigatoriamente a necessidade

de menccedilatildeo no parecer do auditor ( Attie 2000 pg 109)

A aplicaccedilatildeo desses princiacutepios eacute fundamental para o fornecimento de conclusotildees

que agreguem valor seja uacutetil sejam relevantes e suficientes para a gestatildeo de uma

organizaccedilatildeo Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si

cheguem a conclusotildees semelhantes em circunstacircncias semelhantes

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente Eacute

necessaacuterio que se defina os objetivos estrateacutegias recursos condiccedilotildees registros dos

trabalhos executados para que outros auditores sendo meacuterito deste trabalho possam

fazer revisotildees e a plena colaboraccedilatildeo e assistecircncia por parte da empresa a fim de dar

condiccedilotildees de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos

identificando as aacutereas prioritaacuterias a serem analisadas

De acordo com Crepaldi (2000 p 320)

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A utilizaccedilatildeo adequada das teacutecnicas auditoriais e sua conjugaccedilatildeo aos objetivos a serem atingidos formularatildeo os programas de trabalho de auditoria utilizados de acordo com os objetivos traccedilados e a seguranccedila fornecida pelo controle interno Poderatildeo existir casos em que com a utilizaccedilatildeo de um soacute procedimento de auditoria o objetivo teraacute sido cumprido e casos em que se faraacute necessaacuteria a conjugaccedilatildeo de todos os possiacuteveis procedimentos

O iniacutecio de um trabalho de auditoria deve estar voltado primeiramente ao seu

planejamento com devidos objetivos exames e verificaccedilotildees para entatildeo almejar os

vislumbres propostos pela auditoria Para tal o planejamento adequado pressupotildee a

formulaccedilatildeo de um programa de auditoria

De acordo com Attie (2000 p 61)

A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria deve ser realizada atraveacutes de provas testes e amostragens em razatildeo da complexidade e volume das operaccedilotildees cabendo ao auditor com base na anaacutelise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser determinar a amplitude dos exames necessaacuterios agrave obtenccedilatildeo dos elementos de convicccedilatildeo que sejam vaacutelidos para o todo

De acordo com Attie (2000 p131) ldquo A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria

precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir Os objetivos eacute a meta a ser

alcanccedilada Os procedimentos satildeo os caminhos que levam agrave consecuccedilatildeo do objetivordquo

Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execuccedilatildeo do trabalho e

permitir que vaacuterios auditores possam trabalhar o planejamento da auditoria deve

elaborar programas especiacuteficos para cada aacuterea existindo programa especiacuteficos para

caixa e bancos duplicatas a receber estoque investimentos imobilizado

fornecedores financiamentos conforme for mais recomendaacutevel

O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de aacuterea

especiacutefica Ele prevecirc os procedimentos que deveratildeo ser aplicados para que se possa

alcanccedilar o resultado desejado Deve ser bastante amplo e flexiacutevel para permitir

alteraccedilotildees durante o andamento das verificaccedilotildees

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Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 6: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

5

LISTA DE TABELAS

TABELA 1 - Diferenccedilas entre Auditoria Externa e Auditoria Interna23

TABELA 2 - Fundamentos do Controle Interno32 TABELA 3 -Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras40 TABELA 4 - Pontos Fortes e Fracos51 TABELA 5 - Pontos Fracos e Sugestotildees55

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6

RESUMO

A preocupaccedilatildeo fundamental deste estudo estaacute centrada nas anaacutelises dos controles internos dos disponiacuteveis de uma entidade sem fins lucrativos no ramo de apoio ao desenvolvimento rural sustentaacutevel do estado de Santa Catarina Buscou-se respaldo teoacuterico para descrever definiccedilotildees de conceitos conhecimentos dificuldades avaliaccedilotildees e soluccedilotildees Tratou-se especificamente dos dados apurados de forma clara e concisa na empresa Os atuais controles internos levantados mostraram-se em geral eficazes mais com algumas fragilidades sendo necessaacuterios uma melhor utilizaccedilatildeo dos sistemas informatizados e recursos jaacute disponiacuteveis para uma boa programaccedilatildeo financeira e maior seguranccedila nas transaccedilotildees administrativas para alcanccedilar melhor seus objetivos

PALAVRAS CHAVES AUDITORIA CONTROLES INTERNOS CAIXA

BANCOS INFORMATIZACcedilAtildeO

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7

1 INTRODUCcedilAtildeO

Contabilidade eacute uma ciecircncia e para muitos simplesmente uma teacutecnica Teacutecnica

esta destinado a controlar um patrimocircnio seja do ponto de vista econocircmico e

Financeiro analisando aspectos quantitativos qualitativo e as variaccedilotildees sofridas dentro

delas

O presente estudo originou-se de uma questatildeo que faz parte do cotidiano de

muitas empresas ldquoAuditoriardquo que nada mais eacute que mensurar adequar e confiabilizar os

procedimentos contaacutebeis de maneira uniforme

Este estudo foi desenvolvido na Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina constitui em

entrevista pesquisa atraveacutes de perguntas e respostas (Anexo pag59) que serviu para

identificar mais detalhadamente sobre alguns aspectos dentro da anaacutelise dos controles

internos aplicados ao disponiacutevel da Fundagro que eacute de grande importacircncia para sua

seguranccedila administrativa

O trabalho apresenta-se dividido em capiacutetulos

No capiacutetulo I - Aborda a justificativa do tema definiccedilatildeo do problema

questionamento dos tipos de controles internos aplicados na empresa e de propostas

para o melhoramento dos mesmos objetivos e suposiccedilotildees assim como a estrutura do

trabalho

No capiacutetulo II - Apresenta definiccedilatildeo objetivos princiacutepios procedimentos e

planejamento meacutetodos teacutecnicas e tipos de auditoria contaacutebeis sua importacircncia e

funccedilotildees

No capiacutetulo III - Aborda o controle interno na integra seu conceito objetivo e sua

avaliaccedilatildeo como finalidade principal que eacute detectar erros e regularidades materiais nas

demonstraccedilotildees financeiras

No capiacutetulo IV ndash Apresenta a auditoria interna nos disponiacuteveis que tem como

finalidade atingir objetivos previamente determinado

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8

No capiacutetulo V ndash Apresenta a caracterizaccedilatildeo da pesquisa e da empresa em

estudo descrevendo sua histoacuteria sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo e

procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

No capiacutetulo VI ndash Apresenta a analise da pesquisa junto a Fundagro

cuidadosamente elaborada atraveacutes de perguntas e respostas com recomendaccedilotildees

sugestotildees e exemplos de planilhas para soluccedilatildeo dos problemas detectados

Apresenta-se em anexo questionaacuterio aplicado mediante perguntas e respostas

11 JUSTIFICATIVA DO TEMA

Atualmente os sistemas de informaccedilotildees e registros de dados numa entidade

estatildeo evoluiacutedos em virtude das tecnologias informatizadas e disponibilizadas no

mercado

Uma entidade que natildeo esteja apoiada num sistema de controle interno eficaz

poderaacute prestar informaccedilotildees distorcidas acarretando prejuiacutezos ou fraudes agrave mesma

Portanto a necessidade deste estudo junto a Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina se fez necessaacuterio

para confirmar a veracidade nas demonstraccedilotildees contaacutebeis realizadas dentro da

empresa

Na analise dos controles internos no disponiacutevel buscou-se enfatizar a

importacircncia dos trabalhos normas teacutecnicas e procedimentos a serem desenvolvidos e

aplicados para o bem estar da empresa Havendo falhas ou ausecircncia de controles

seratildeo aplicados medidas de seguranccedila para assegurar a veracidade nas informaccedilotildees

12 DEFINICcedilAtildeO DO PROBLEMA

Sabe-se que uma auditoria realizada em uma empresa onde seus

procedimentos aplicados diante de uma anaacutelise financeira natildeo estejam dentro

das normas teacutecnicas e legais poderaacute acarretar em grandes prejuiacutezos agrave seus

objetivos administrativos

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9

Portanto uma anaacutelise dos controles internos aplicados ao disponiacutevel de uma

empresa se faz necessaacuterio para fidedignidade das demonstraccedilotildees contaacutebeis

Sabendo-se que em face ao grande volume financeiro que passam por uma

empresa questionam-se os seguintes pontos

Quais os controles internos aplicados ao departamento tesouraria Satildeo

adequados

Que tipos de Controles Internos podem satildeo utilizados para evitar desvios e

fraudes no departamento de tesouraria

Quais as propostas para o melhoramento dos controles internos do

departamento de tesouraria

13 OBJETIVOS

131 Objetivo Geral

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

132 Objetivos Especiacuteficos

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

14 SUPOSICcedilOtildeES

A pesquisa procurou verificar a inexistecircncia a consequumlecircncia da ineficiecircncia ou

falta de controles internos no departamento de tesouraria na entidade e como obter

controles mais eficientes e confiaacuteveis atraveacutes da auditoria interna Neste trabalho

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10

decidiu-se antecipar algumas suposiccedilotildees que visam apenas confirmar ou natildeo as

propostas de soluccedilotildees

Desta forma presumiu-se que

bull Natildeo existe um controle interno adequado na Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

bull Os controles internos podem ser melhorados aumentando a eficaacutecia nos

resultados

15 ESTRUTURA DO TRABALHO

Esta pesquisa apresenta a avaliaccedilatildeo dos controles internos dos disponiacuteveis da

FUNDAGRO - Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina Estaacute representada por seis capiacutetulos onde se descreve o levantamento

dos controles encontrados e sugestotildees para aprimoramentos

Como introduccedilatildeo aponta a necessidade e a importacircncia de se aplicar uma

auditoria na entidade verificando e analisando a veracidade dos nuacutemeros da empresa

e como a auditoria pode contribuir para auxiliar nesse processo Satildeo definidas as

formas de atuaccedilatildeo da auditoria sua definiccedilatildeo objetivos e princiacutepios bem como os

meacutetodos utilizados para alcanccedilar seu fim que eacute averiguar a exatidatildeo dos

procedimentos contaacutebeis agraves operaccedilotildees empresariais Relatam-se os controles internos

em geral como ferramentas gerenciais capazes de gerar informaccedilotildees confiaacuteveis e

seguras Satildeo definidos os controles internos usados para os disponiacuteveis importacircncia

objetivos e os testes para averiguar sua exatidatildeo

Eacute caracterizada a empresa em estudo descrevendo sua histoacuteria desde a

fundaccedilatildeo sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo Concluindo com a

apresentaccedilatildeo dos procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

Por fim analisa-se o elenco de perguntas cuidadosamente elaboradas para

embasar as conclusotildees que se segue Apoacutes a averiguaccedilatildeo das respostas diagnosticou-

se a atual situaccedilatildeo da empresa em estudo sugerindo melhorias e como fazecirc-las

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11

2 AUDITORIA CONTAacuteBIL

No Brasil o movimento de arregimentaccedilatildeo dos auditores iniciou-se em Satildeo Paulo

haacute cerca de 38 anos atraveacutes do Instituto de Contadores Puacuteblicos do Brasil mais tarde

surgiu outras instituiccedilotildees como o Instituto Brasileiro de Auditores Independentes na

Guanabara

A sua importacircncia eacute reconhecida desde os mais remotos tempos havendo

notiacutecias de sua accedilatildeo jaacute na longiacutenqua civilizaccedilatildeo sumeacuteria Acredita-se todavia que o

termo auditor evidenciando o tiacutetulo de quem pratica esta teacutecnica tenha aparecido nos

fins do Seacuteculo XIII na Inglaterra durante o reinado de Eduardo I

Inicialmente a auditoria limitou-se agrave verificaccedilatildeo dos registros contaacutebeis visando

observar se eles eram exatos e confiaacuteveis com o tempo ampliou-se sua aacuterea muitos

ainda a julguem como portadora exclusiva daquele remoto objeto ou seja observaccedilatildeo

da veracidade e da exatidatildeo dos registros

A auditoria passou a ser obrigatoacuteria para todas as empresas que colocam suas

accedilotildees no mercado de capitais e por conseguinte com o registro de emissatildeo no Banco

Central do Brasil

Jaacute Crepaldi (2000 p27) afirma que

A auditoria compreende o exame de documentos livros e registros inspeccedilotildees e obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees internas e externas relacionadas com o controle do patrimocircnio objetivando mensurar a exatidatildeo desses registros e das demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes

21 DEFINICcedilAtildeO DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Auditoria Contaacutebil eacute uma teacutecnica que se utiliza da revisatildeo da pesquisa para fins

de opiniatildeo e orientaccedilatildeo sobre situaccedilotildees patrimoniais de uma entidade verificando a

veracidade dos relatoacuterios apresentados bem como certificar-se de que foram feitos

baseados nas regras e conceitos contaacutebeis ( Lopes de Saacute Pg 21)

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12

Definiccedilatildeo de Auditoria Segundo Franco e Marra (2001 p 28)

A teacutecnica contaacutebil que ndash atraveacutes de procedimentos especiacuteficos que lhe satildeo peculiares aplicados no exame de registros e documentos inspeccedilotildees e na obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees relacionados com o controle do patrimocircnio de uma entidade ndash objetiva obter elementos de convicccedilatildeo que permitam julgar se os registros contaacutebeis foram efetuados de acordo com princiacutepios fundamentais e normas de contabilidade e se as demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes refletem adequadamente a situaccedilatildeo econocircmica-financeira do patrimocircnio os resultados do periacuteodo administrativo examinado e as demais situaccedilotildees nelas demonstradas

A filosofia da auditoria consiste em avaliar a poliacutetica da empresa em termos de

adequaccedilatildeo comunicaccedilatildeo aceitaccedilatildeo aplicaccedilatildeo e controle se contribui para atingir seus

objetivos e permite assegurar a correta utilizaccedilatildeo dos recursos nas atividades

desenvolvidas pela empresa tanto de natureza financeira econocircmica e humana

Segundo Lopes de Saacute (2000 p24) ldquoa auditoria eacute uma criacutetica sistemaacutetica

observaccedilatildeo do controle interno da contadoria e dos documentos em geral que circulam

em uma empresardquo

Segundo Crepaldi (2000 p 26)

Em geral a Auditoria procura determinar se as demonstraccedilotildees e respectivos registros contaacutebeis de uma empresa ou entidade merecem ou natildeo confianccedila isto eacute a auditoria eacute um espaccedilo para verificar se as demonstraccedilotildees contaacutebeis realmente refletem ou natildeo a situaccedilatildeo patrimonial assim como os resultados das operaccedilotildees da empresa ou entidade que estaacute sendo examinada

A atividade de auditoria eacute uma atividade profissional especializada a cargo de

contadores A auditoria interna eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente e de

assessoramento da administraccedilatildeo voltada para o exame e avaliaccedilatildeo da adequaccedilatildeo

eficiecircncia e eficaacutecia dos sistemas de controle bem como da qualidade do desempenho

das aacutereas em relaccedilatildeo agraves atribuiccedilotildees e aos planos metas objetivos e poliacuteticas definidos

para as mesmas atende a fins administrativos da empresa

A accedilatildeo da Auditoria Interna estende-se por todos os serviccedilos programas

operaccedilotildees e controles existentes na entidade o posicionamento da Auditoria Interna

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dentro de uma organizaccedilatildeo deve ser sempre de niacutevel elevado para permitir-lhe o

desempenho de suas responsabilidades com abrangecircncia e independecircncia em tese

sempre vinculado ao niacutevel mais alto da organizaccedilatildeo A independecircncia da Auditoria

Interna visa desincumbir-se das responsabilidades atribuiccedilotildees e tarefas atribuiacutedas

pelas normas atos decisotildees e solicitaccedilotildees dos Colegiados e autoridades integrantes

da Diretoria da Organizaccedilatildeo

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL

O objetivo da auditoria compreende segundo Marra e Franco (2001 p 31)

[] eacute o conjunto de todos os elementos de controle do patrimocircnio administrado os quais compreendem registros contaacutebeis papeacuteis documentos fichas arquivos e anotaccedilotildees que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administraccedilatildeo bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais A auditoria pode ter por objeto inclusive fatos natildeo registrados documentalmente mas relatados por aqueles que exercem atividades relacionadas com o patrimocircnio administrado cuja informaccedilatildeo mereccedila confianccedila desde que tais informaccedilotildees possam ser admitidas como seguras pela evidecircncia ou por indiacutecios convincentes

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e suas

demonstraccedilotildees contaacutebeis

Segundo Attie (2000 p 81)

A contabilidade se baseia essencialmente em fatos fundamentos em documentaccedilatildeo idocircnea em obediecircncia a princiacutepios e normas contaacutebeis consagradas pela doutrina registrando-os de forma uniforme homogecircnea em ordem cronoloacutegica o que daacute a ela caracteriacutestica de verdadeira histoacuteria do patrimocircnio

O fim principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis Na consecuccedilatildeo de seus objetivos ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade Eacute atraveacutes da auditoria que se daacute

credibilidade as demonstraccedilotildees contaacutebeis e as informaccedilotildees nela contida

Segundo Attie (2000 p31)

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O objetivo do exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

A auditoria se utiliza de todos os meios possiacuteveis ao seu alcance para verificar e

apurar a veracidade dos registros mesmo que tenha que recorrer agrave informaccedilotildees extra

contaacutebeis eou fora da empresa auditada sendo que a falta de documentos que

deveriam existir eacute uma forma de comprovar que natildeo haacute exatidatildeo nas demonstraccedilotildees

contaacutebeis

A atraveacutes de seus procedimentos fornece anaacutelises apreciaccedilotildees

recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser

uacutetil agrave administraccedilatildeo sendo que esta atividade natildeo se destine exclusivamente para

descoberta de fraudes erros ou irregularidades muito embora apura tais fatos

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Os trabalhos de auditoria normalmente satildeo realizados atraveacutes das

demonstraccedilotildees financeiras de uma empresa que objetiva verificar se elas estatildeo em

conformidade com os princiacutepios de contabilidade Em decorrecircncia desta a auditoria

preocupa-se com a uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade ( Attie

2000 pg 108)

A auditoria se caracteriza pela geraccedilatildeo de confianccedila em alguns princiacutepios tais

como uniformidade e comparabilidade que fazem dela uma ferramenta eficaz e

confiaacutevel de apoio a poliacuteticas de gestatildeo e controles na organizaccedilatildeo gerando

informaccedilotildees que possibilitem as tomadas de decisatildeo para a melhoria do desempenho

de uma organizaccedilatildeo

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A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das

demonstraccedilotildees financeiras entre os periacuteodos natildeo tenha sido afetada de forma

substancial por mudanccedilas nos princiacutepios contaacutebeis aplicado ou nos meacutetodos de sua

aplicaccedilatildeo

A comparabilidade pode ser afetada por modificaccedilotildees resultantes de

bull Mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis aplicados

bull Mudanccedila de condiccedilotildees que requeiram alteraccedilotildees na contabilidade mas

que natildeo envolvem mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis como por exemplo

a alteraccedilatildeo na taxa de depreciaccedilatildeo e

bull Mudanccedila em condiccedilotildees natildeo relacionadas com a contabilidade como por

exemplo a venda de uma faacutebrica

Das trecircs situaccedilotildees acima apenas a primeira envolve os aspectos de

uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade para as demais uma vez que

natildeo ocorreu mudanccedila de princiacutepios contaacutebeis natildeo haacute obrigatoriamente a necessidade

de menccedilatildeo no parecer do auditor ( Attie 2000 pg 109)

A aplicaccedilatildeo desses princiacutepios eacute fundamental para o fornecimento de conclusotildees

que agreguem valor seja uacutetil sejam relevantes e suficientes para a gestatildeo de uma

organizaccedilatildeo Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si

cheguem a conclusotildees semelhantes em circunstacircncias semelhantes

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente Eacute

necessaacuterio que se defina os objetivos estrateacutegias recursos condiccedilotildees registros dos

trabalhos executados para que outros auditores sendo meacuterito deste trabalho possam

fazer revisotildees e a plena colaboraccedilatildeo e assistecircncia por parte da empresa a fim de dar

condiccedilotildees de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos

identificando as aacutereas prioritaacuterias a serem analisadas

De acordo com Crepaldi (2000 p 320)

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A utilizaccedilatildeo adequada das teacutecnicas auditoriais e sua conjugaccedilatildeo aos objetivos a serem atingidos formularatildeo os programas de trabalho de auditoria utilizados de acordo com os objetivos traccedilados e a seguranccedila fornecida pelo controle interno Poderatildeo existir casos em que com a utilizaccedilatildeo de um soacute procedimento de auditoria o objetivo teraacute sido cumprido e casos em que se faraacute necessaacuteria a conjugaccedilatildeo de todos os possiacuteveis procedimentos

O iniacutecio de um trabalho de auditoria deve estar voltado primeiramente ao seu

planejamento com devidos objetivos exames e verificaccedilotildees para entatildeo almejar os

vislumbres propostos pela auditoria Para tal o planejamento adequado pressupotildee a

formulaccedilatildeo de um programa de auditoria

De acordo com Attie (2000 p 61)

A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria deve ser realizada atraveacutes de provas testes e amostragens em razatildeo da complexidade e volume das operaccedilotildees cabendo ao auditor com base na anaacutelise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser determinar a amplitude dos exames necessaacuterios agrave obtenccedilatildeo dos elementos de convicccedilatildeo que sejam vaacutelidos para o todo

De acordo com Attie (2000 p131) ldquo A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria

precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir Os objetivos eacute a meta a ser

alcanccedilada Os procedimentos satildeo os caminhos que levam agrave consecuccedilatildeo do objetivordquo

Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execuccedilatildeo do trabalho e

permitir que vaacuterios auditores possam trabalhar o planejamento da auditoria deve

elaborar programas especiacuteficos para cada aacuterea existindo programa especiacuteficos para

caixa e bancos duplicatas a receber estoque investimentos imobilizado

fornecedores financiamentos conforme for mais recomendaacutevel

O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de aacuterea

especiacutefica Ele prevecirc os procedimentos que deveratildeo ser aplicados para que se possa

alcanccedilar o resultado desejado Deve ser bastante amplo e flexiacutevel para permitir

alteraccedilotildees durante o andamento das verificaccedilotildees

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Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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27

2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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28

com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 7: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

6

RESUMO

A preocupaccedilatildeo fundamental deste estudo estaacute centrada nas anaacutelises dos controles internos dos disponiacuteveis de uma entidade sem fins lucrativos no ramo de apoio ao desenvolvimento rural sustentaacutevel do estado de Santa Catarina Buscou-se respaldo teoacuterico para descrever definiccedilotildees de conceitos conhecimentos dificuldades avaliaccedilotildees e soluccedilotildees Tratou-se especificamente dos dados apurados de forma clara e concisa na empresa Os atuais controles internos levantados mostraram-se em geral eficazes mais com algumas fragilidades sendo necessaacuterios uma melhor utilizaccedilatildeo dos sistemas informatizados e recursos jaacute disponiacuteveis para uma boa programaccedilatildeo financeira e maior seguranccedila nas transaccedilotildees administrativas para alcanccedilar melhor seus objetivos

PALAVRAS CHAVES AUDITORIA CONTROLES INTERNOS CAIXA

BANCOS INFORMATIZACcedilAtildeO

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1 INTRODUCcedilAtildeO

Contabilidade eacute uma ciecircncia e para muitos simplesmente uma teacutecnica Teacutecnica

esta destinado a controlar um patrimocircnio seja do ponto de vista econocircmico e

Financeiro analisando aspectos quantitativos qualitativo e as variaccedilotildees sofridas dentro

delas

O presente estudo originou-se de uma questatildeo que faz parte do cotidiano de

muitas empresas ldquoAuditoriardquo que nada mais eacute que mensurar adequar e confiabilizar os

procedimentos contaacutebeis de maneira uniforme

Este estudo foi desenvolvido na Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina constitui em

entrevista pesquisa atraveacutes de perguntas e respostas (Anexo pag59) que serviu para

identificar mais detalhadamente sobre alguns aspectos dentro da anaacutelise dos controles

internos aplicados ao disponiacutevel da Fundagro que eacute de grande importacircncia para sua

seguranccedila administrativa

O trabalho apresenta-se dividido em capiacutetulos

No capiacutetulo I - Aborda a justificativa do tema definiccedilatildeo do problema

questionamento dos tipos de controles internos aplicados na empresa e de propostas

para o melhoramento dos mesmos objetivos e suposiccedilotildees assim como a estrutura do

trabalho

No capiacutetulo II - Apresenta definiccedilatildeo objetivos princiacutepios procedimentos e

planejamento meacutetodos teacutecnicas e tipos de auditoria contaacutebeis sua importacircncia e

funccedilotildees

No capiacutetulo III - Aborda o controle interno na integra seu conceito objetivo e sua

avaliaccedilatildeo como finalidade principal que eacute detectar erros e regularidades materiais nas

demonstraccedilotildees financeiras

No capiacutetulo IV ndash Apresenta a auditoria interna nos disponiacuteveis que tem como

finalidade atingir objetivos previamente determinado

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8

No capiacutetulo V ndash Apresenta a caracterizaccedilatildeo da pesquisa e da empresa em

estudo descrevendo sua histoacuteria sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo e

procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

No capiacutetulo VI ndash Apresenta a analise da pesquisa junto a Fundagro

cuidadosamente elaborada atraveacutes de perguntas e respostas com recomendaccedilotildees

sugestotildees e exemplos de planilhas para soluccedilatildeo dos problemas detectados

Apresenta-se em anexo questionaacuterio aplicado mediante perguntas e respostas

11 JUSTIFICATIVA DO TEMA

Atualmente os sistemas de informaccedilotildees e registros de dados numa entidade

estatildeo evoluiacutedos em virtude das tecnologias informatizadas e disponibilizadas no

mercado

Uma entidade que natildeo esteja apoiada num sistema de controle interno eficaz

poderaacute prestar informaccedilotildees distorcidas acarretando prejuiacutezos ou fraudes agrave mesma

Portanto a necessidade deste estudo junto a Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina se fez necessaacuterio

para confirmar a veracidade nas demonstraccedilotildees contaacutebeis realizadas dentro da

empresa

Na analise dos controles internos no disponiacutevel buscou-se enfatizar a

importacircncia dos trabalhos normas teacutecnicas e procedimentos a serem desenvolvidos e

aplicados para o bem estar da empresa Havendo falhas ou ausecircncia de controles

seratildeo aplicados medidas de seguranccedila para assegurar a veracidade nas informaccedilotildees

12 DEFINICcedilAtildeO DO PROBLEMA

Sabe-se que uma auditoria realizada em uma empresa onde seus

procedimentos aplicados diante de uma anaacutelise financeira natildeo estejam dentro

das normas teacutecnicas e legais poderaacute acarretar em grandes prejuiacutezos agrave seus

objetivos administrativos

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9

Portanto uma anaacutelise dos controles internos aplicados ao disponiacutevel de uma

empresa se faz necessaacuterio para fidedignidade das demonstraccedilotildees contaacutebeis

Sabendo-se que em face ao grande volume financeiro que passam por uma

empresa questionam-se os seguintes pontos

Quais os controles internos aplicados ao departamento tesouraria Satildeo

adequados

Que tipos de Controles Internos podem satildeo utilizados para evitar desvios e

fraudes no departamento de tesouraria

Quais as propostas para o melhoramento dos controles internos do

departamento de tesouraria

13 OBJETIVOS

131 Objetivo Geral

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

132 Objetivos Especiacuteficos

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

14 SUPOSICcedilOtildeES

A pesquisa procurou verificar a inexistecircncia a consequumlecircncia da ineficiecircncia ou

falta de controles internos no departamento de tesouraria na entidade e como obter

controles mais eficientes e confiaacuteveis atraveacutes da auditoria interna Neste trabalho

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10

decidiu-se antecipar algumas suposiccedilotildees que visam apenas confirmar ou natildeo as

propostas de soluccedilotildees

Desta forma presumiu-se que

bull Natildeo existe um controle interno adequado na Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

bull Os controles internos podem ser melhorados aumentando a eficaacutecia nos

resultados

15 ESTRUTURA DO TRABALHO

Esta pesquisa apresenta a avaliaccedilatildeo dos controles internos dos disponiacuteveis da

FUNDAGRO - Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina Estaacute representada por seis capiacutetulos onde se descreve o levantamento

dos controles encontrados e sugestotildees para aprimoramentos

Como introduccedilatildeo aponta a necessidade e a importacircncia de se aplicar uma

auditoria na entidade verificando e analisando a veracidade dos nuacutemeros da empresa

e como a auditoria pode contribuir para auxiliar nesse processo Satildeo definidas as

formas de atuaccedilatildeo da auditoria sua definiccedilatildeo objetivos e princiacutepios bem como os

meacutetodos utilizados para alcanccedilar seu fim que eacute averiguar a exatidatildeo dos

procedimentos contaacutebeis agraves operaccedilotildees empresariais Relatam-se os controles internos

em geral como ferramentas gerenciais capazes de gerar informaccedilotildees confiaacuteveis e

seguras Satildeo definidos os controles internos usados para os disponiacuteveis importacircncia

objetivos e os testes para averiguar sua exatidatildeo

Eacute caracterizada a empresa em estudo descrevendo sua histoacuteria desde a

fundaccedilatildeo sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo Concluindo com a

apresentaccedilatildeo dos procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

Por fim analisa-se o elenco de perguntas cuidadosamente elaboradas para

embasar as conclusotildees que se segue Apoacutes a averiguaccedilatildeo das respostas diagnosticou-

se a atual situaccedilatildeo da empresa em estudo sugerindo melhorias e como fazecirc-las

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11

2 AUDITORIA CONTAacuteBIL

No Brasil o movimento de arregimentaccedilatildeo dos auditores iniciou-se em Satildeo Paulo

haacute cerca de 38 anos atraveacutes do Instituto de Contadores Puacuteblicos do Brasil mais tarde

surgiu outras instituiccedilotildees como o Instituto Brasileiro de Auditores Independentes na

Guanabara

A sua importacircncia eacute reconhecida desde os mais remotos tempos havendo

notiacutecias de sua accedilatildeo jaacute na longiacutenqua civilizaccedilatildeo sumeacuteria Acredita-se todavia que o

termo auditor evidenciando o tiacutetulo de quem pratica esta teacutecnica tenha aparecido nos

fins do Seacuteculo XIII na Inglaterra durante o reinado de Eduardo I

Inicialmente a auditoria limitou-se agrave verificaccedilatildeo dos registros contaacutebeis visando

observar se eles eram exatos e confiaacuteveis com o tempo ampliou-se sua aacuterea muitos

ainda a julguem como portadora exclusiva daquele remoto objeto ou seja observaccedilatildeo

da veracidade e da exatidatildeo dos registros

A auditoria passou a ser obrigatoacuteria para todas as empresas que colocam suas

accedilotildees no mercado de capitais e por conseguinte com o registro de emissatildeo no Banco

Central do Brasil

Jaacute Crepaldi (2000 p27) afirma que

A auditoria compreende o exame de documentos livros e registros inspeccedilotildees e obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees internas e externas relacionadas com o controle do patrimocircnio objetivando mensurar a exatidatildeo desses registros e das demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes

21 DEFINICcedilAtildeO DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Auditoria Contaacutebil eacute uma teacutecnica que se utiliza da revisatildeo da pesquisa para fins

de opiniatildeo e orientaccedilatildeo sobre situaccedilotildees patrimoniais de uma entidade verificando a

veracidade dos relatoacuterios apresentados bem como certificar-se de que foram feitos

baseados nas regras e conceitos contaacutebeis ( Lopes de Saacute Pg 21)

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12

Definiccedilatildeo de Auditoria Segundo Franco e Marra (2001 p 28)

A teacutecnica contaacutebil que ndash atraveacutes de procedimentos especiacuteficos que lhe satildeo peculiares aplicados no exame de registros e documentos inspeccedilotildees e na obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees relacionados com o controle do patrimocircnio de uma entidade ndash objetiva obter elementos de convicccedilatildeo que permitam julgar se os registros contaacutebeis foram efetuados de acordo com princiacutepios fundamentais e normas de contabilidade e se as demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes refletem adequadamente a situaccedilatildeo econocircmica-financeira do patrimocircnio os resultados do periacuteodo administrativo examinado e as demais situaccedilotildees nelas demonstradas

A filosofia da auditoria consiste em avaliar a poliacutetica da empresa em termos de

adequaccedilatildeo comunicaccedilatildeo aceitaccedilatildeo aplicaccedilatildeo e controle se contribui para atingir seus

objetivos e permite assegurar a correta utilizaccedilatildeo dos recursos nas atividades

desenvolvidas pela empresa tanto de natureza financeira econocircmica e humana

Segundo Lopes de Saacute (2000 p24) ldquoa auditoria eacute uma criacutetica sistemaacutetica

observaccedilatildeo do controle interno da contadoria e dos documentos em geral que circulam

em uma empresardquo

Segundo Crepaldi (2000 p 26)

Em geral a Auditoria procura determinar se as demonstraccedilotildees e respectivos registros contaacutebeis de uma empresa ou entidade merecem ou natildeo confianccedila isto eacute a auditoria eacute um espaccedilo para verificar se as demonstraccedilotildees contaacutebeis realmente refletem ou natildeo a situaccedilatildeo patrimonial assim como os resultados das operaccedilotildees da empresa ou entidade que estaacute sendo examinada

A atividade de auditoria eacute uma atividade profissional especializada a cargo de

contadores A auditoria interna eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente e de

assessoramento da administraccedilatildeo voltada para o exame e avaliaccedilatildeo da adequaccedilatildeo

eficiecircncia e eficaacutecia dos sistemas de controle bem como da qualidade do desempenho

das aacutereas em relaccedilatildeo agraves atribuiccedilotildees e aos planos metas objetivos e poliacuteticas definidos

para as mesmas atende a fins administrativos da empresa

A accedilatildeo da Auditoria Interna estende-se por todos os serviccedilos programas

operaccedilotildees e controles existentes na entidade o posicionamento da Auditoria Interna

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13

dentro de uma organizaccedilatildeo deve ser sempre de niacutevel elevado para permitir-lhe o

desempenho de suas responsabilidades com abrangecircncia e independecircncia em tese

sempre vinculado ao niacutevel mais alto da organizaccedilatildeo A independecircncia da Auditoria

Interna visa desincumbir-se das responsabilidades atribuiccedilotildees e tarefas atribuiacutedas

pelas normas atos decisotildees e solicitaccedilotildees dos Colegiados e autoridades integrantes

da Diretoria da Organizaccedilatildeo

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL

O objetivo da auditoria compreende segundo Marra e Franco (2001 p 31)

[] eacute o conjunto de todos os elementos de controle do patrimocircnio administrado os quais compreendem registros contaacutebeis papeacuteis documentos fichas arquivos e anotaccedilotildees que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administraccedilatildeo bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais A auditoria pode ter por objeto inclusive fatos natildeo registrados documentalmente mas relatados por aqueles que exercem atividades relacionadas com o patrimocircnio administrado cuja informaccedilatildeo mereccedila confianccedila desde que tais informaccedilotildees possam ser admitidas como seguras pela evidecircncia ou por indiacutecios convincentes

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e suas

demonstraccedilotildees contaacutebeis

Segundo Attie (2000 p 81)

A contabilidade se baseia essencialmente em fatos fundamentos em documentaccedilatildeo idocircnea em obediecircncia a princiacutepios e normas contaacutebeis consagradas pela doutrina registrando-os de forma uniforme homogecircnea em ordem cronoloacutegica o que daacute a ela caracteriacutestica de verdadeira histoacuteria do patrimocircnio

O fim principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis Na consecuccedilatildeo de seus objetivos ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade Eacute atraveacutes da auditoria que se daacute

credibilidade as demonstraccedilotildees contaacutebeis e as informaccedilotildees nela contida

Segundo Attie (2000 p31)

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14

O objetivo do exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

A auditoria se utiliza de todos os meios possiacuteveis ao seu alcance para verificar e

apurar a veracidade dos registros mesmo que tenha que recorrer agrave informaccedilotildees extra

contaacutebeis eou fora da empresa auditada sendo que a falta de documentos que

deveriam existir eacute uma forma de comprovar que natildeo haacute exatidatildeo nas demonstraccedilotildees

contaacutebeis

A atraveacutes de seus procedimentos fornece anaacutelises apreciaccedilotildees

recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser

uacutetil agrave administraccedilatildeo sendo que esta atividade natildeo se destine exclusivamente para

descoberta de fraudes erros ou irregularidades muito embora apura tais fatos

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Os trabalhos de auditoria normalmente satildeo realizados atraveacutes das

demonstraccedilotildees financeiras de uma empresa que objetiva verificar se elas estatildeo em

conformidade com os princiacutepios de contabilidade Em decorrecircncia desta a auditoria

preocupa-se com a uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade ( Attie

2000 pg 108)

A auditoria se caracteriza pela geraccedilatildeo de confianccedila em alguns princiacutepios tais

como uniformidade e comparabilidade que fazem dela uma ferramenta eficaz e

confiaacutevel de apoio a poliacuteticas de gestatildeo e controles na organizaccedilatildeo gerando

informaccedilotildees que possibilitem as tomadas de decisatildeo para a melhoria do desempenho

de uma organizaccedilatildeo

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15

A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das

demonstraccedilotildees financeiras entre os periacuteodos natildeo tenha sido afetada de forma

substancial por mudanccedilas nos princiacutepios contaacutebeis aplicado ou nos meacutetodos de sua

aplicaccedilatildeo

A comparabilidade pode ser afetada por modificaccedilotildees resultantes de

bull Mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis aplicados

bull Mudanccedila de condiccedilotildees que requeiram alteraccedilotildees na contabilidade mas

que natildeo envolvem mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis como por exemplo

a alteraccedilatildeo na taxa de depreciaccedilatildeo e

bull Mudanccedila em condiccedilotildees natildeo relacionadas com a contabilidade como por

exemplo a venda de uma faacutebrica

Das trecircs situaccedilotildees acima apenas a primeira envolve os aspectos de

uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade para as demais uma vez que

natildeo ocorreu mudanccedila de princiacutepios contaacutebeis natildeo haacute obrigatoriamente a necessidade

de menccedilatildeo no parecer do auditor ( Attie 2000 pg 109)

A aplicaccedilatildeo desses princiacutepios eacute fundamental para o fornecimento de conclusotildees

que agreguem valor seja uacutetil sejam relevantes e suficientes para a gestatildeo de uma

organizaccedilatildeo Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si

cheguem a conclusotildees semelhantes em circunstacircncias semelhantes

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente Eacute

necessaacuterio que se defina os objetivos estrateacutegias recursos condiccedilotildees registros dos

trabalhos executados para que outros auditores sendo meacuterito deste trabalho possam

fazer revisotildees e a plena colaboraccedilatildeo e assistecircncia por parte da empresa a fim de dar

condiccedilotildees de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos

identificando as aacutereas prioritaacuterias a serem analisadas

De acordo com Crepaldi (2000 p 320)

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A utilizaccedilatildeo adequada das teacutecnicas auditoriais e sua conjugaccedilatildeo aos objetivos a serem atingidos formularatildeo os programas de trabalho de auditoria utilizados de acordo com os objetivos traccedilados e a seguranccedila fornecida pelo controle interno Poderatildeo existir casos em que com a utilizaccedilatildeo de um soacute procedimento de auditoria o objetivo teraacute sido cumprido e casos em que se faraacute necessaacuteria a conjugaccedilatildeo de todos os possiacuteveis procedimentos

O iniacutecio de um trabalho de auditoria deve estar voltado primeiramente ao seu

planejamento com devidos objetivos exames e verificaccedilotildees para entatildeo almejar os

vislumbres propostos pela auditoria Para tal o planejamento adequado pressupotildee a

formulaccedilatildeo de um programa de auditoria

De acordo com Attie (2000 p 61)

A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria deve ser realizada atraveacutes de provas testes e amostragens em razatildeo da complexidade e volume das operaccedilotildees cabendo ao auditor com base na anaacutelise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser determinar a amplitude dos exames necessaacuterios agrave obtenccedilatildeo dos elementos de convicccedilatildeo que sejam vaacutelidos para o todo

De acordo com Attie (2000 p131) ldquo A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria

precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir Os objetivos eacute a meta a ser

alcanccedilada Os procedimentos satildeo os caminhos que levam agrave consecuccedilatildeo do objetivordquo

Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execuccedilatildeo do trabalho e

permitir que vaacuterios auditores possam trabalhar o planejamento da auditoria deve

elaborar programas especiacuteficos para cada aacuterea existindo programa especiacuteficos para

caixa e bancos duplicatas a receber estoque investimentos imobilizado

fornecedores financiamentos conforme for mais recomendaacutevel

O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de aacuterea

especiacutefica Ele prevecirc os procedimentos que deveratildeo ser aplicados para que se possa

alcanccedilar o resultado desejado Deve ser bastante amplo e flexiacutevel para permitir

alteraccedilotildees durante o andamento das verificaccedilotildees

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Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 8: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

7

1 INTRODUCcedilAtildeO

Contabilidade eacute uma ciecircncia e para muitos simplesmente uma teacutecnica Teacutecnica

esta destinado a controlar um patrimocircnio seja do ponto de vista econocircmico e

Financeiro analisando aspectos quantitativos qualitativo e as variaccedilotildees sofridas dentro

delas

O presente estudo originou-se de uma questatildeo que faz parte do cotidiano de

muitas empresas ldquoAuditoriardquo que nada mais eacute que mensurar adequar e confiabilizar os

procedimentos contaacutebeis de maneira uniforme

Este estudo foi desenvolvido na Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina constitui em

entrevista pesquisa atraveacutes de perguntas e respostas (Anexo pag59) que serviu para

identificar mais detalhadamente sobre alguns aspectos dentro da anaacutelise dos controles

internos aplicados ao disponiacutevel da Fundagro que eacute de grande importacircncia para sua

seguranccedila administrativa

O trabalho apresenta-se dividido em capiacutetulos

No capiacutetulo I - Aborda a justificativa do tema definiccedilatildeo do problema

questionamento dos tipos de controles internos aplicados na empresa e de propostas

para o melhoramento dos mesmos objetivos e suposiccedilotildees assim como a estrutura do

trabalho

No capiacutetulo II - Apresenta definiccedilatildeo objetivos princiacutepios procedimentos e

planejamento meacutetodos teacutecnicas e tipos de auditoria contaacutebeis sua importacircncia e

funccedilotildees

No capiacutetulo III - Aborda o controle interno na integra seu conceito objetivo e sua

avaliaccedilatildeo como finalidade principal que eacute detectar erros e regularidades materiais nas

demonstraccedilotildees financeiras

No capiacutetulo IV ndash Apresenta a auditoria interna nos disponiacuteveis que tem como

finalidade atingir objetivos previamente determinado

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8

No capiacutetulo V ndash Apresenta a caracterizaccedilatildeo da pesquisa e da empresa em

estudo descrevendo sua histoacuteria sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo e

procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

No capiacutetulo VI ndash Apresenta a analise da pesquisa junto a Fundagro

cuidadosamente elaborada atraveacutes de perguntas e respostas com recomendaccedilotildees

sugestotildees e exemplos de planilhas para soluccedilatildeo dos problemas detectados

Apresenta-se em anexo questionaacuterio aplicado mediante perguntas e respostas

11 JUSTIFICATIVA DO TEMA

Atualmente os sistemas de informaccedilotildees e registros de dados numa entidade

estatildeo evoluiacutedos em virtude das tecnologias informatizadas e disponibilizadas no

mercado

Uma entidade que natildeo esteja apoiada num sistema de controle interno eficaz

poderaacute prestar informaccedilotildees distorcidas acarretando prejuiacutezos ou fraudes agrave mesma

Portanto a necessidade deste estudo junto a Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina se fez necessaacuterio

para confirmar a veracidade nas demonstraccedilotildees contaacutebeis realizadas dentro da

empresa

Na analise dos controles internos no disponiacutevel buscou-se enfatizar a

importacircncia dos trabalhos normas teacutecnicas e procedimentos a serem desenvolvidos e

aplicados para o bem estar da empresa Havendo falhas ou ausecircncia de controles

seratildeo aplicados medidas de seguranccedila para assegurar a veracidade nas informaccedilotildees

12 DEFINICcedilAtildeO DO PROBLEMA

Sabe-se que uma auditoria realizada em uma empresa onde seus

procedimentos aplicados diante de uma anaacutelise financeira natildeo estejam dentro

das normas teacutecnicas e legais poderaacute acarretar em grandes prejuiacutezos agrave seus

objetivos administrativos

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Portanto uma anaacutelise dos controles internos aplicados ao disponiacutevel de uma

empresa se faz necessaacuterio para fidedignidade das demonstraccedilotildees contaacutebeis

Sabendo-se que em face ao grande volume financeiro que passam por uma

empresa questionam-se os seguintes pontos

Quais os controles internos aplicados ao departamento tesouraria Satildeo

adequados

Que tipos de Controles Internos podem satildeo utilizados para evitar desvios e

fraudes no departamento de tesouraria

Quais as propostas para o melhoramento dos controles internos do

departamento de tesouraria

13 OBJETIVOS

131 Objetivo Geral

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

132 Objetivos Especiacuteficos

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

14 SUPOSICcedilOtildeES

A pesquisa procurou verificar a inexistecircncia a consequumlecircncia da ineficiecircncia ou

falta de controles internos no departamento de tesouraria na entidade e como obter

controles mais eficientes e confiaacuteveis atraveacutes da auditoria interna Neste trabalho

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decidiu-se antecipar algumas suposiccedilotildees que visam apenas confirmar ou natildeo as

propostas de soluccedilotildees

Desta forma presumiu-se que

bull Natildeo existe um controle interno adequado na Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

bull Os controles internos podem ser melhorados aumentando a eficaacutecia nos

resultados

15 ESTRUTURA DO TRABALHO

Esta pesquisa apresenta a avaliaccedilatildeo dos controles internos dos disponiacuteveis da

FUNDAGRO - Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina Estaacute representada por seis capiacutetulos onde se descreve o levantamento

dos controles encontrados e sugestotildees para aprimoramentos

Como introduccedilatildeo aponta a necessidade e a importacircncia de se aplicar uma

auditoria na entidade verificando e analisando a veracidade dos nuacutemeros da empresa

e como a auditoria pode contribuir para auxiliar nesse processo Satildeo definidas as

formas de atuaccedilatildeo da auditoria sua definiccedilatildeo objetivos e princiacutepios bem como os

meacutetodos utilizados para alcanccedilar seu fim que eacute averiguar a exatidatildeo dos

procedimentos contaacutebeis agraves operaccedilotildees empresariais Relatam-se os controles internos

em geral como ferramentas gerenciais capazes de gerar informaccedilotildees confiaacuteveis e

seguras Satildeo definidos os controles internos usados para os disponiacuteveis importacircncia

objetivos e os testes para averiguar sua exatidatildeo

Eacute caracterizada a empresa em estudo descrevendo sua histoacuteria desde a

fundaccedilatildeo sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo Concluindo com a

apresentaccedilatildeo dos procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

Por fim analisa-se o elenco de perguntas cuidadosamente elaboradas para

embasar as conclusotildees que se segue Apoacutes a averiguaccedilatildeo das respostas diagnosticou-

se a atual situaccedilatildeo da empresa em estudo sugerindo melhorias e como fazecirc-las

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11

2 AUDITORIA CONTAacuteBIL

No Brasil o movimento de arregimentaccedilatildeo dos auditores iniciou-se em Satildeo Paulo

haacute cerca de 38 anos atraveacutes do Instituto de Contadores Puacuteblicos do Brasil mais tarde

surgiu outras instituiccedilotildees como o Instituto Brasileiro de Auditores Independentes na

Guanabara

A sua importacircncia eacute reconhecida desde os mais remotos tempos havendo

notiacutecias de sua accedilatildeo jaacute na longiacutenqua civilizaccedilatildeo sumeacuteria Acredita-se todavia que o

termo auditor evidenciando o tiacutetulo de quem pratica esta teacutecnica tenha aparecido nos

fins do Seacuteculo XIII na Inglaterra durante o reinado de Eduardo I

Inicialmente a auditoria limitou-se agrave verificaccedilatildeo dos registros contaacutebeis visando

observar se eles eram exatos e confiaacuteveis com o tempo ampliou-se sua aacuterea muitos

ainda a julguem como portadora exclusiva daquele remoto objeto ou seja observaccedilatildeo

da veracidade e da exatidatildeo dos registros

A auditoria passou a ser obrigatoacuteria para todas as empresas que colocam suas

accedilotildees no mercado de capitais e por conseguinte com o registro de emissatildeo no Banco

Central do Brasil

Jaacute Crepaldi (2000 p27) afirma que

A auditoria compreende o exame de documentos livros e registros inspeccedilotildees e obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees internas e externas relacionadas com o controle do patrimocircnio objetivando mensurar a exatidatildeo desses registros e das demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes

21 DEFINICcedilAtildeO DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Auditoria Contaacutebil eacute uma teacutecnica que se utiliza da revisatildeo da pesquisa para fins

de opiniatildeo e orientaccedilatildeo sobre situaccedilotildees patrimoniais de uma entidade verificando a

veracidade dos relatoacuterios apresentados bem como certificar-se de que foram feitos

baseados nas regras e conceitos contaacutebeis ( Lopes de Saacute Pg 21)

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Definiccedilatildeo de Auditoria Segundo Franco e Marra (2001 p 28)

A teacutecnica contaacutebil que ndash atraveacutes de procedimentos especiacuteficos que lhe satildeo peculiares aplicados no exame de registros e documentos inspeccedilotildees e na obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees relacionados com o controle do patrimocircnio de uma entidade ndash objetiva obter elementos de convicccedilatildeo que permitam julgar se os registros contaacutebeis foram efetuados de acordo com princiacutepios fundamentais e normas de contabilidade e se as demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes refletem adequadamente a situaccedilatildeo econocircmica-financeira do patrimocircnio os resultados do periacuteodo administrativo examinado e as demais situaccedilotildees nelas demonstradas

A filosofia da auditoria consiste em avaliar a poliacutetica da empresa em termos de

adequaccedilatildeo comunicaccedilatildeo aceitaccedilatildeo aplicaccedilatildeo e controle se contribui para atingir seus

objetivos e permite assegurar a correta utilizaccedilatildeo dos recursos nas atividades

desenvolvidas pela empresa tanto de natureza financeira econocircmica e humana

Segundo Lopes de Saacute (2000 p24) ldquoa auditoria eacute uma criacutetica sistemaacutetica

observaccedilatildeo do controle interno da contadoria e dos documentos em geral que circulam

em uma empresardquo

Segundo Crepaldi (2000 p 26)

Em geral a Auditoria procura determinar se as demonstraccedilotildees e respectivos registros contaacutebeis de uma empresa ou entidade merecem ou natildeo confianccedila isto eacute a auditoria eacute um espaccedilo para verificar se as demonstraccedilotildees contaacutebeis realmente refletem ou natildeo a situaccedilatildeo patrimonial assim como os resultados das operaccedilotildees da empresa ou entidade que estaacute sendo examinada

A atividade de auditoria eacute uma atividade profissional especializada a cargo de

contadores A auditoria interna eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente e de

assessoramento da administraccedilatildeo voltada para o exame e avaliaccedilatildeo da adequaccedilatildeo

eficiecircncia e eficaacutecia dos sistemas de controle bem como da qualidade do desempenho

das aacutereas em relaccedilatildeo agraves atribuiccedilotildees e aos planos metas objetivos e poliacuteticas definidos

para as mesmas atende a fins administrativos da empresa

A accedilatildeo da Auditoria Interna estende-se por todos os serviccedilos programas

operaccedilotildees e controles existentes na entidade o posicionamento da Auditoria Interna

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13

dentro de uma organizaccedilatildeo deve ser sempre de niacutevel elevado para permitir-lhe o

desempenho de suas responsabilidades com abrangecircncia e independecircncia em tese

sempre vinculado ao niacutevel mais alto da organizaccedilatildeo A independecircncia da Auditoria

Interna visa desincumbir-se das responsabilidades atribuiccedilotildees e tarefas atribuiacutedas

pelas normas atos decisotildees e solicitaccedilotildees dos Colegiados e autoridades integrantes

da Diretoria da Organizaccedilatildeo

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL

O objetivo da auditoria compreende segundo Marra e Franco (2001 p 31)

[] eacute o conjunto de todos os elementos de controle do patrimocircnio administrado os quais compreendem registros contaacutebeis papeacuteis documentos fichas arquivos e anotaccedilotildees que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administraccedilatildeo bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais A auditoria pode ter por objeto inclusive fatos natildeo registrados documentalmente mas relatados por aqueles que exercem atividades relacionadas com o patrimocircnio administrado cuja informaccedilatildeo mereccedila confianccedila desde que tais informaccedilotildees possam ser admitidas como seguras pela evidecircncia ou por indiacutecios convincentes

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e suas

demonstraccedilotildees contaacutebeis

Segundo Attie (2000 p 81)

A contabilidade se baseia essencialmente em fatos fundamentos em documentaccedilatildeo idocircnea em obediecircncia a princiacutepios e normas contaacutebeis consagradas pela doutrina registrando-os de forma uniforme homogecircnea em ordem cronoloacutegica o que daacute a ela caracteriacutestica de verdadeira histoacuteria do patrimocircnio

O fim principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis Na consecuccedilatildeo de seus objetivos ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade Eacute atraveacutes da auditoria que se daacute

credibilidade as demonstraccedilotildees contaacutebeis e as informaccedilotildees nela contida

Segundo Attie (2000 p31)

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O objetivo do exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

A auditoria se utiliza de todos os meios possiacuteveis ao seu alcance para verificar e

apurar a veracidade dos registros mesmo que tenha que recorrer agrave informaccedilotildees extra

contaacutebeis eou fora da empresa auditada sendo que a falta de documentos que

deveriam existir eacute uma forma de comprovar que natildeo haacute exatidatildeo nas demonstraccedilotildees

contaacutebeis

A atraveacutes de seus procedimentos fornece anaacutelises apreciaccedilotildees

recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser

uacutetil agrave administraccedilatildeo sendo que esta atividade natildeo se destine exclusivamente para

descoberta de fraudes erros ou irregularidades muito embora apura tais fatos

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Os trabalhos de auditoria normalmente satildeo realizados atraveacutes das

demonstraccedilotildees financeiras de uma empresa que objetiva verificar se elas estatildeo em

conformidade com os princiacutepios de contabilidade Em decorrecircncia desta a auditoria

preocupa-se com a uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade ( Attie

2000 pg 108)

A auditoria se caracteriza pela geraccedilatildeo de confianccedila em alguns princiacutepios tais

como uniformidade e comparabilidade que fazem dela uma ferramenta eficaz e

confiaacutevel de apoio a poliacuteticas de gestatildeo e controles na organizaccedilatildeo gerando

informaccedilotildees que possibilitem as tomadas de decisatildeo para a melhoria do desempenho

de uma organizaccedilatildeo

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15

A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das

demonstraccedilotildees financeiras entre os periacuteodos natildeo tenha sido afetada de forma

substancial por mudanccedilas nos princiacutepios contaacutebeis aplicado ou nos meacutetodos de sua

aplicaccedilatildeo

A comparabilidade pode ser afetada por modificaccedilotildees resultantes de

bull Mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis aplicados

bull Mudanccedila de condiccedilotildees que requeiram alteraccedilotildees na contabilidade mas

que natildeo envolvem mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis como por exemplo

a alteraccedilatildeo na taxa de depreciaccedilatildeo e

bull Mudanccedila em condiccedilotildees natildeo relacionadas com a contabilidade como por

exemplo a venda de uma faacutebrica

Das trecircs situaccedilotildees acima apenas a primeira envolve os aspectos de

uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade para as demais uma vez que

natildeo ocorreu mudanccedila de princiacutepios contaacutebeis natildeo haacute obrigatoriamente a necessidade

de menccedilatildeo no parecer do auditor ( Attie 2000 pg 109)

A aplicaccedilatildeo desses princiacutepios eacute fundamental para o fornecimento de conclusotildees

que agreguem valor seja uacutetil sejam relevantes e suficientes para a gestatildeo de uma

organizaccedilatildeo Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si

cheguem a conclusotildees semelhantes em circunstacircncias semelhantes

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente Eacute

necessaacuterio que se defina os objetivos estrateacutegias recursos condiccedilotildees registros dos

trabalhos executados para que outros auditores sendo meacuterito deste trabalho possam

fazer revisotildees e a plena colaboraccedilatildeo e assistecircncia por parte da empresa a fim de dar

condiccedilotildees de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos

identificando as aacutereas prioritaacuterias a serem analisadas

De acordo com Crepaldi (2000 p 320)

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16

A utilizaccedilatildeo adequada das teacutecnicas auditoriais e sua conjugaccedilatildeo aos objetivos a serem atingidos formularatildeo os programas de trabalho de auditoria utilizados de acordo com os objetivos traccedilados e a seguranccedila fornecida pelo controle interno Poderatildeo existir casos em que com a utilizaccedilatildeo de um soacute procedimento de auditoria o objetivo teraacute sido cumprido e casos em que se faraacute necessaacuteria a conjugaccedilatildeo de todos os possiacuteveis procedimentos

O iniacutecio de um trabalho de auditoria deve estar voltado primeiramente ao seu

planejamento com devidos objetivos exames e verificaccedilotildees para entatildeo almejar os

vislumbres propostos pela auditoria Para tal o planejamento adequado pressupotildee a

formulaccedilatildeo de um programa de auditoria

De acordo com Attie (2000 p 61)

A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria deve ser realizada atraveacutes de provas testes e amostragens em razatildeo da complexidade e volume das operaccedilotildees cabendo ao auditor com base na anaacutelise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser determinar a amplitude dos exames necessaacuterios agrave obtenccedilatildeo dos elementos de convicccedilatildeo que sejam vaacutelidos para o todo

De acordo com Attie (2000 p131) ldquo A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria

precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir Os objetivos eacute a meta a ser

alcanccedilada Os procedimentos satildeo os caminhos que levam agrave consecuccedilatildeo do objetivordquo

Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execuccedilatildeo do trabalho e

permitir que vaacuterios auditores possam trabalhar o planejamento da auditoria deve

elaborar programas especiacuteficos para cada aacuterea existindo programa especiacuteficos para

caixa e bancos duplicatas a receber estoque investimentos imobilizado

fornecedores financiamentos conforme for mais recomendaacutevel

O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de aacuterea

especiacutefica Ele prevecirc os procedimentos que deveratildeo ser aplicados para que se possa

alcanccedilar o resultado desejado Deve ser bastante amplo e flexiacutevel para permitir

alteraccedilotildees durante o andamento das verificaccedilotildees

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17

Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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24

demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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74

REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 9: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

8

No capiacutetulo V ndash Apresenta a caracterizaccedilatildeo da pesquisa e da empresa em

estudo descrevendo sua histoacuteria sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo e

procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

No capiacutetulo VI ndash Apresenta a analise da pesquisa junto a Fundagro

cuidadosamente elaborada atraveacutes de perguntas e respostas com recomendaccedilotildees

sugestotildees e exemplos de planilhas para soluccedilatildeo dos problemas detectados

Apresenta-se em anexo questionaacuterio aplicado mediante perguntas e respostas

11 JUSTIFICATIVA DO TEMA

Atualmente os sistemas de informaccedilotildees e registros de dados numa entidade

estatildeo evoluiacutedos em virtude das tecnologias informatizadas e disponibilizadas no

mercado

Uma entidade que natildeo esteja apoiada num sistema de controle interno eficaz

poderaacute prestar informaccedilotildees distorcidas acarretando prejuiacutezos ou fraudes agrave mesma

Portanto a necessidade deste estudo junto a Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina se fez necessaacuterio

para confirmar a veracidade nas demonstraccedilotildees contaacutebeis realizadas dentro da

empresa

Na analise dos controles internos no disponiacutevel buscou-se enfatizar a

importacircncia dos trabalhos normas teacutecnicas e procedimentos a serem desenvolvidos e

aplicados para o bem estar da empresa Havendo falhas ou ausecircncia de controles

seratildeo aplicados medidas de seguranccedila para assegurar a veracidade nas informaccedilotildees

12 DEFINICcedilAtildeO DO PROBLEMA

Sabe-se que uma auditoria realizada em uma empresa onde seus

procedimentos aplicados diante de uma anaacutelise financeira natildeo estejam dentro

das normas teacutecnicas e legais poderaacute acarretar em grandes prejuiacutezos agrave seus

objetivos administrativos

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9

Portanto uma anaacutelise dos controles internos aplicados ao disponiacutevel de uma

empresa se faz necessaacuterio para fidedignidade das demonstraccedilotildees contaacutebeis

Sabendo-se que em face ao grande volume financeiro que passam por uma

empresa questionam-se os seguintes pontos

Quais os controles internos aplicados ao departamento tesouraria Satildeo

adequados

Que tipos de Controles Internos podem satildeo utilizados para evitar desvios e

fraudes no departamento de tesouraria

Quais as propostas para o melhoramento dos controles internos do

departamento de tesouraria

13 OBJETIVOS

131 Objetivo Geral

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

132 Objetivos Especiacuteficos

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

14 SUPOSICcedilOtildeES

A pesquisa procurou verificar a inexistecircncia a consequumlecircncia da ineficiecircncia ou

falta de controles internos no departamento de tesouraria na entidade e como obter

controles mais eficientes e confiaacuteveis atraveacutes da auditoria interna Neste trabalho

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10

decidiu-se antecipar algumas suposiccedilotildees que visam apenas confirmar ou natildeo as

propostas de soluccedilotildees

Desta forma presumiu-se que

bull Natildeo existe um controle interno adequado na Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

bull Os controles internos podem ser melhorados aumentando a eficaacutecia nos

resultados

15 ESTRUTURA DO TRABALHO

Esta pesquisa apresenta a avaliaccedilatildeo dos controles internos dos disponiacuteveis da

FUNDAGRO - Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina Estaacute representada por seis capiacutetulos onde se descreve o levantamento

dos controles encontrados e sugestotildees para aprimoramentos

Como introduccedilatildeo aponta a necessidade e a importacircncia de se aplicar uma

auditoria na entidade verificando e analisando a veracidade dos nuacutemeros da empresa

e como a auditoria pode contribuir para auxiliar nesse processo Satildeo definidas as

formas de atuaccedilatildeo da auditoria sua definiccedilatildeo objetivos e princiacutepios bem como os

meacutetodos utilizados para alcanccedilar seu fim que eacute averiguar a exatidatildeo dos

procedimentos contaacutebeis agraves operaccedilotildees empresariais Relatam-se os controles internos

em geral como ferramentas gerenciais capazes de gerar informaccedilotildees confiaacuteveis e

seguras Satildeo definidos os controles internos usados para os disponiacuteveis importacircncia

objetivos e os testes para averiguar sua exatidatildeo

Eacute caracterizada a empresa em estudo descrevendo sua histoacuteria desde a

fundaccedilatildeo sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo Concluindo com a

apresentaccedilatildeo dos procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

Por fim analisa-se o elenco de perguntas cuidadosamente elaboradas para

embasar as conclusotildees que se segue Apoacutes a averiguaccedilatildeo das respostas diagnosticou-

se a atual situaccedilatildeo da empresa em estudo sugerindo melhorias e como fazecirc-las

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11

2 AUDITORIA CONTAacuteBIL

No Brasil o movimento de arregimentaccedilatildeo dos auditores iniciou-se em Satildeo Paulo

haacute cerca de 38 anos atraveacutes do Instituto de Contadores Puacuteblicos do Brasil mais tarde

surgiu outras instituiccedilotildees como o Instituto Brasileiro de Auditores Independentes na

Guanabara

A sua importacircncia eacute reconhecida desde os mais remotos tempos havendo

notiacutecias de sua accedilatildeo jaacute na longiacutenqua civilizaccedilatildeo sumeacuteria Acredita-se todavia que o

termo auditor evidenciando o tiacutetulo de quem pratica esta teacutecnica tenha aparecido nos

fins do Seacuteculo XIII na Inglaterra durante o reinado de Eduardo I

Inicialmente a auditoria limitou-se agrave verificaccedilatildeo dos registros contaacutebeis visando

observar se eles eram exatos e confiaacuteveis com o tempo ampliou-se sua aacuterea muitos

ainda a julguem como portadora exclusiva daquele remoto objeto ou seja observaccedilatildeo

da veracidade e da exatidatildeo dos registros

A auditoria passou a ser obrigatoacuteria para todas as empresas que colocam suas

accedilotildees no mercado de capitais e por conseguinte com o registro de emissatildeo no Banco

Central do Brasil

Jaacute Crepaldi (2000 p27) afirma que

A auditoria compreende o exame de documentos livros e registros inspeccedilotildees e obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees internas e externas relacionadas com o controle do patrimocircnio objetivando mensurar a exatidatildeo desses registros e das demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes

21 DEFINICcedilAtildeO DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Auditoria Contaacutebil eacute uma teacutecnica que se utiliza da revisatildeo da pesquisa para fins

de opiniatildeo e orientaccedilatildeo sobre situaccedilotildees patrimoniais de uma entidade verificando a

veracidade dos relatoacuterios apresentados bem como certificar-se de que foram feitos

baseados nas regras e conceitos contaacutebeis ( Lopes de Saacute Pg 21)

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12

Definiccedilatildeo de Auditoria Segundo Franco e Marra (2001 p 28)

A teacutecnica contaacutebil que ndash atraveacutes de procedimentos especiacuteficos que lhe satildeo peculiares aplicados no exame de registros e documentos inspeccedilotildees e na obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees relacionados com o controle do patrimocircnio de uma entidade ndash objetiva obter elementos de convicccedilatildeo que permitam julgar se os registros contaacutebeis foram efetuados de acordo com princiacutepios fundamentais e normas de contabilidade e se as demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes refletem adequadamente a situaccedilatildeo econocircmica-financeira do patrimocircnio os resultados do periacuteodo administrativo examinado e as demais situaccedilotildees nelas demonstradas

A filosofia da auditoria consiste em avaliar a poliacutetica da empresa em termos de

adequaccedilatildeo comunicaccedilatildeo aceitaccedilatildeo aplicaccedilatildeo e controle se contribui para atingir seus

objetivos e permite assegurar a correta utilizaccedilatildeo dos recursos nas atividades

desenvolvidas pela empresa tanto de natureza financeira econocircmica e humana

Segundo Lopes de Saacute (2000 p24) ldquoa auditoria eacute uma criacutetica sistemaacutetica

observaccedilatildeo do controle interno da contadoria e dos documentos em geral que circulam

em uma empresardquo

Segundo Crepaldi (2000 p 26)

Em geral a Auditoria procura determinar se as demonstraccedilotildees e respectivos registros contaacutebeis de uma empresa ou entidade merecem ou natildeo confianccedila isto eacute a auditoria eacute um espaccedilo para verificar se as demonstraccedilotildees contaacutebeis realmente refletem ou natildeo a situaccedilatildeo patrimonial assim como os resultados das operaccedilotildees da empresa ou entidade que estaacute sendo examinada

A atividade de auditoria eacute uma atividade profissional especializada a cargo de

contadores A auditoria interna eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente e de

assessoramento da administraccedilatildeo voltada para o exame e avaliaccedilatildeo da adequaccedilatildeo

eficiecircncia e eficaacutecia dos sistemas de controle bem como da qualidade do desempenho

das aacutereas em relaccedilatildeo agraves atribuiccedilotildees e aos planos metas objetivos e poliacuteticas definidos

para as mesmas atende a fins administrativos da empresa

A accedilatildeo da Auditoria Interna estende-se por todos os serviccedilos programas

operaccedilotildees e controles existentes na entidade o posicionamento da Auditoria Interna

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13

dentro de uma organizaccedilatildeo deve ser sempre de niacutevel elevado para permitir-lhe o

desempenho de suas responsabilidades com abrangecircncia e independecircncia em tese

sempre vinculado ao niacutevel mais alto da organizaccedilatildeo A independecircncia da Auditoria

Interna visa desincumbir-se das responsabilidades atribuiccedilotildees e tarefas atribuiacutedas

pelas normas atos decisotildees e solicitaccedilotildees dos Colegiados e autoridades integrantes

da Diretoria da Organizaccedilatildeo

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL

O objetivo da auditoria compreende segundo Marra e Franco (2001 p 31)

[] eacute o conjunto de todos os elementos de controle do patrimocircnio administrado os quais compreendem registros contaacutebeis papeacuteis documentos fichas arquivos e anotaccedilotildees que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administraccedilatildeo bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais A auditoria pode ter por objeto inclusive fatos natildeo registrados documentalmente mas relatados por aqueles que exercem atividades relacionadas com o patrimocircnio administrado cuja informaccedilatildeo mereccedila confianccedila desde que tais informaccedilotildees possam ser admitidas como seguras pela evidecircncia ou por indiacutecios convincentes

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e suas

demonstraccedilotildees contaacutebeis

Segundo Attie (2000 p 81)

A contabilidade se baseia essencialmente em fatos fundamentos em documentaccedilatildeo idocircnea em obediecircncia a princiacutepios e normas contaacutebeis consagradas pela doutrina registrando-os de forma uniforme homogecircnea em ordem cronoloacutegica o que daacute a ela caracteriacutestica de verdadeira histoacuteria do patrimocircnio

O fim principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis Na consecuccedilatildeo de seus objetivos ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade Eacute atraveacutes da auditoria que se daacute

credibilidade as demonstraccedilotildees contaacutebeis e as informaccedilotildees nela contida

Segundo Attie (2000 p31)

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O objetivo do exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

A auditoria se utiliza de todos os meios possiacuteveis ao seu alcance para verificar e

apurar a veracidade dos registros mesmo que tenha que recorrer agrave informaccedilotildees extra

contaacutebeis eou fora da empresa auditada sendo que a falta de documentos que

deveriam existir eacute uma forma de comprovar que natildeo haacute exatidatildeo nas demonstraccedilotildees

contaacutebeis

A atraveacutes de seus procedimentos fornece anaacutelises apreciaccedilotildees

recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser

uacutetil agrave administraccedilatildeo sendo que esta atividade natildeo se destine exclusivamente para

descoberta de fraudes erros ou irregularidades muito embora apura tais fatos

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Os trabalhos de auditoria normalmente satildeo realizados atraveacutes das

demonstraccedilotildees financeiras de uma empresa que objetiva verificar se elas estatildeo em

conformidade com os princiacutepios de contabilidade Em decorrecircncia desta a auditoria

preocupa-se com a uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade ( Attie

2000 pg 108)

A auditoria se caracteriza pela geraccedilatildeo de confianccedila em alguns princiacutepios tais

como uniformidade e comparabilidade que fazem dela uma ferramenta eficaz e

confiaacutevel de apoio a poliacuteticas de gestatildeo e controles na organizaccedilatildeo gerando

informaccedilotildees que possibilitem as tomadas de decisatildeo para a melhoria do desempenho

de uma organizaccedilatildeo

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15

A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das

demonstraccedilotildees financeiras entre os periacuteodos natildeo tenha sido afetada de forma

substancial por mudanccedilas nos princiacutepios contaacutebeis aplicado ou nos meacutetodos de sua

aplicaccedilatildeo

A comparabilidade pode ser afetada por modificaccedilotildees resultantes de

bull Mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis aplicados

bull Mudanccedila de condiccedilotildees que requeiram alteraccedilotildees na contabilidade mas

que natildeo envolvem mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis como por exemplo

a alteraccedilatildeo na taxa de depreciaccedilatildeo e

bull Mudanccedila em condiccedilotildees natildeo relacionadas com a contabilidade como por

exemplo a venda de uma faacutebrica

Das trecircs situaccedilotildees acima apenas a primeira envolve os aspectos de

uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade para as demais uma vez que

natildeo ocorreu mudanccedila de princiacutepios contaacutebeis natildeo haacute obrigatoriamente a necessidade

de menccedilatildeo no parecer do auditor ( Attie 2000 pg 109)

A aplicaccedilatildeo desses princiacutepios eacute fundamental para o fornecimento de conclusotildees

que agreguem valor seja uacutetil sejam relevantes e suficientes para a gestatildeo de uma

organizaccedilatildeo Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si

cheguem a conclusotildees semelhantes em circunstacircncias semelhantes

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente Eacute

necessaacuterio que se defina os objetivos estrateacutegias recursos condiccedilotildees registros dos

trabalhos executados para que outros auditores sendo meacuterito deste trabalho possam

fazer revisotildees e a plena colaboraccedilatildeo e assistecircncia por parte da empresa a fim de dar

condiccedilotildees de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos

identificando as aacutereas prioritaacuterias a serem analisadas

De acordo com Crepaldi (2000 p 320)

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A utilizaccedilatildeo adequada das teacutecnicas auditoriais e sua conjugaccedilatildeo aos objetivos a serem atingidos formularatildeo os programas de trabalho de auditoria utilizados de acordo com os objetivos traccedilados e a seguranccedila fornecida pelo controle interno Poderatildeo existir casos em que com a utilizaccedilatildeo de um soacute procedimento de auditoria o objetivo teraacute sido cumprido e casos em que se faraacute necessaacuteria a conjugaccedilatildeo de todos os possiacuteveis procedimentos

O iniacutecio de um trabalho de auditoria deve estar voltado primeiramente ao seu

planejamento com devidos objetivos exames e verificaccedilotildees para entatildeo almejar os

vislumbres propostos pela auditoria Para tal o planejamento adequado pressupotildee a

formulaccedilatildeo de um programa de auditoria

De acordo com Attie (2000 p 61)

A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria deve ser realizada atraveacutes de provas testes e amostragens em razatildeo da complexidade e volume das operaccedilotildees cabendo ao auditor com base na anaacutelise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser determinar a amplitude dos exames necessaacuterios agrave obtenccedilatildeo dos elementos de convicccedilatildeo que sejam vaacutelidos para o todo

De acordo com Attie (2000 p131) ldquo A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria

precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir Os objetivos eacute a meta a ser

alcanccedilada Os procedimentos satildeo os caminhos que levam agrave consecuccedilatildeo do objetivordquo

Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execuccedilatildeo do trabalho e

permitir que vaacuterios auditores possam trabalhar o planejamento da auditoria deve

elaborar programas especiacuteficos para cada aacuterea existindo programa especiacuteficos para

caixa e bancos duplicatas a receber estoque investimentos imobilizado

fornecedores financiamentos conforme for mais recomendaacutevel

O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de aacuterea

especiacutefica Ele prevecirc os procedimentos que deveratildeo ser aplicados para que se possa

alcanccedilar o resultado desejado Deve ser bastante amplo e flexiacutevel para permitir

alteraccedilotildees durante o andamento das verificaccedilotildees

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Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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20

perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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21

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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25

A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 10: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

9

Portanto uma anaacutelise dos controles internos aplicados ao disponiacutevel de uma

empresa se faz necessaacuterio para fidedignidade das demonstraccedilotildees contaacutebeis

Sabendo-se que em face ao grande volume financeiro que passam por uma

empresa questionam-se os seguintes pontos

Quais os controles internos aplicados ao departamento tesouraria Satildeo

adequados

Que tipos de Controles Internos podem satildeo utilizados para evitar desvios e

fraudes no departamento de tesouraria

Quais as propostas para o melhoramento dos controles internos do

departamento de tesouraria

13 OBJETIVOS

131 Objetivo Geral

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

132 Objetivos Especiacuteficos

Analisar os controles internos aplicados no disponiacutevel da Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

14 SUPOSICcedilOtildeES

A pesquisa procurou verificar a inexistecircncia a consequumlecircncia da ineficiecircncia ou

falta de controles internos no departamento de tesouraria na entidade e como obter

controles mais eficientes e confiaacuteveis atraveacutes da auditoria interna Neste trabalho

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decidiu-se antecipar algumas suposiccedilotildees que visam apenas confirmar ou natildeo as

propostas de soluccedilotildees

Desta forma presumiu-se que

bull Natildeo existe um controle interno adequado na Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

bull Os controles internos podem ser melhorados aumentando a eficaacutecia nos

resultados

15 ESTRUTURA DO TRABALHO

Esta pesquisa apresenta a avaliaccedilatildeo dos controles internos dos disponiacuteveis da

FUNDAGRO - Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina Estaacute representada por seis capiacutetulos onde se descreve o levantamento

dos controles encontrados e sugestotildees para aprimoramentos

Como introduccedilatildeo aponta a necessidade e a importacircncia de se aplicar uma

auditoria na entidade verificando e analisando a veracidade dos nuacutemeros da empresa

e como a auditoria pode contribuir para auxiliar nesse processo Satildeo definidas as

formas de atuaccedilatildeo da auditoria sua definiccedilatildeo objetivos e princiacutepios bem como os

meacutetodos utilizados para alcanccedilar seu fim que eacute averiguar a exatidatildeo dos

procedimentos contaacutebeis agraves operaccedilotildees empresariais Relatam-se os controles internos

em geral como ferramentas gerenciais capazes de gerar informaccedilotildees confiaacuteveis e

seguras Satildeo definidos os controles internos usados para os disponiacuteveis importacircncia

objetivos e os testes para averiguar sua exatidatildeo

Eacute caracterizada a empresa em estudo descrevendo sua histoacuteria desde a

fundaccedilatildeo sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo Concluindo com a

apresentaccedilatildeo dos procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

Por fim analisa-se o elenco de perguntas cuidadosamente elaboradas para

embasar as conclusotildees que se segue Apoacutes a averiguaccedilatildeo das respostas diagnosticou-

se a atual situaccedilatildeo da empresa em estudo sugerindo melhorias e como fazecirc-las

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11

2 AUDITORIA CONTAacuteBIL

No Brasil o movimento de arregimentaccedilatildeo dos auditores iniciou-se em Satildeo Paulo

haacute cerca de 38 anos atraveacutes do Instituto de Contadores Puacuteblicos do Brasil mais tarde

surgiu outras instituiccedilotildees como o Instituto Brasileiro de Auditores Independentes na

Guanabara

A sua importacircncia eacute reconhecida desde os mais remotos tempos havendo

notiacutecias de sua accedilatildeo jaacute na longiacutenqua civilizaccedilatildeo sumeacuteria Acredita-se todavia que o

termo auditor evidenciando o tiacutetulo de quem pratica esta teacutecnica tenha aparecido nos

fins do Seacuteculo XIII na Inglaterra durante o reinado de Eduardo I

Inicialmente a auditoria limitou-se agrave verificaccedilatildeo dos registros contaacutebeis visando

observar se eles eram exatos e confiaacuteveis com o tempo ampliou-se sua aacuterea muitos

ainda a julguem como portadora exclusiva daquele remoto objeto ou seja observaccedilatildeo

da veracidade e da exatidatildeo dos registros

A auditoria passou a ser obrigatoacuteria para todas as empresas que colocam suas

accedilotildees no mercado de capitais e por conseguinte com o registro de emissatildeo no Banco

Central do Brasil

Jaacute Crepaldi (2000 p27) afirma que

A auditoria compreende o exame de documentos livros e registros inspeccedilotildees e obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees internas e externas relacionadas com o controle do patrimocircnio objetivando mensurar a exatidatildeo desses registros e das demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes

21 DEFINICcedilAtildeO DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Auditoria Contaacutebil eacute uma teacutecnica que se utiliza da revisatildeo da pesquisa para fins

de opiniatildeo e orientaccedilatildeo sobre situaccedilotildees patrimoniais de uma entidade verificando a

veracidade dos relatoacuterios apresentados bem como certificar-se de que foram feitos

baseados nas regras e conceitos contaacutebeis ( Lopes de Saacute Pg 21)

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12

Definiccedilatildeo de Auditoria Segundo Franco e Marra (2001 p 28)

A teacutecnica contaacutebil que ndash atraveacutes de procedimentos especiacuteficos que lhe satildeo peculiares aplicados no exame de registros e documentos inspeccedilotildees e na obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees relacionados com o controle do patrimocircnio de uma entidade ndash objetiva obter elementos de convicccedilatildeo que permitam julgar se os registros contaacutebeis foram efetuados de acordo com princiacutepios fundamentais e normas de contabilidade e se as demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes refletem adequadamente a situaccedilatildeo econocircmica-financeira do patrimocircnio os resultados do periacuteodo administrativo examinado e as demais situaccedilotildees nelas demonstradas

A filosofia da auditoria consiste em avaliar a poliacutetica da empresa em termos de

adequaccedilatildeo comunicaccedilatildeo aceitaccedilatildeo aplicaccedilatildeo e controle se contribui para atingir seus

objetivos e permite assegurar a correta utilizaccedilatildeo dos recursos nas atividades

desenvolvidas pela empresa tanto de natureza financeira econocircmica e humana

Segundo Lopes de Saacute (2000 p24) ldquoa auditoria eacute uma criacutetica sistemaacutetica

observaccedilatildeo do controle interno da contadoria e dos documentos em geral que circulam

em uma empresardquo

Segundo Crepaldi (2000 p 26)

Em geral a Auditoria procura determinar se as demonstraccedilotildees e respectivos registros contaacutebeis de uma empresa ou entidade merecem ou natildeo confianccedila isto eacute a auditoria eacute um espaccedilo para verificar se as demonstraccedilotildees contaacutebeis realmente refletem ou natildeo a situaccedilatildeo patrimonial assim como os resultados das operaccedilotildees da empresa ou entidade que estaacute sendo examinada

A atividade de auditoria eacute uma atividade profissional especializada a cargo de

contadores A auditoria interna eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente e de

assessoramento da administraccedilatildeo voltada para o exame e avaliaccedilatildeo da adequaccedilatildeo

eficiecircncia e eficaacutecia dos sistemas de controle bem como da qualidade do desempenho

das aacutereas em relaccedilatildeo agraves atribuiccedilotildees e aos planos metas objetivos e poliacuteticas definidos

para as mesmas atende a fins administrativos da empresa

A accedilatildeo da Auditoria Interna estende-se por todos os serviccedilos programas

operaccedilotildees e controles existentes na entidade o posicionamento da Auditoria Interna

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dentro de uma organizaccedilatildeo deve ser sempre de niacutevel elevado para permitir-lhe o

desempenho de suas responsabilidades com abrangecircncia e independecircncia em tese

sempre vinculado ao niacutevel mais alto da organizaccedilatildeo A independecircncia da Auditoria

Interna visa desincumbir-se das responsabilidades atribuiccedilotildees e tarefas atribuiacutedas

pelas normas atos decisotildees e solicitaccedilotildees dos Colegiados e autoridades integrantes

da Diretoria da Organizaccedilatildeo

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL

O objetivo da auditoria compreende segundo Marra e Franco (2001 p 31)

[] eacute o conjunto de todos os elementos de controle do patrimocircnio administrado os quais compreendem registros contaacutebeis papeacuteis documentos fichas arquivos e anotaccedilotildees que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administraccedilatildeo bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais A auditoria pode ter por objeto inclusive fatos natildeo registrados documentalmente mas relatados por aqueles que exercem atividades relacionadas com o patrimocircnio administrado cuja informaccedilatildeo mereccedila confianccedila desde que tais informaccedilotildees possam ser admitidas como seguras pela evidecircncia ou por indiacutecios convincentes

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e suas

demonstraccedilotildees contaacutebeis

Segundo Attie (2000 p 81)

A contabilidade se baseia essencialmente em fatos fundamentos em documentaccedilatildeo idocircnea em obediecircncia a princiacutepios e normas contaacutebeis consagradas pela doutrina registrando-os de forma uniforme homogecircnea em ordem cronoloacutegica o que daacute a ela caracteriacutestica de verdadeira histoacuteria do patrimocircnio

O fim principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis Na consecuccedilatildeo de seus objetivos ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade Eacute atraveacutes da auditoria que se daacute

credibilidade as demonstraccedilotildees contaacutebeis e as informaccedilotildees nela contida

Segundo Attie (2000 p31)

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O objetivo do exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

A auditoria se utiliza de todos os meios possiacuteveis ao seu alcance para verificar e

apurar a veracidade dos registros mesmo que tenha que recorrer agrave informaccedilotildees extra

contaacutebeis eou fora da empresa auditada sendo que a falta de documentos que

deveriam existir eacute uma forma de comprovar que natildeo haacute exatidatildeo nas demonstraccedilotildees

contaacutebeis

A atraveacutes de seus procedimentos fornece anaacutelises apreciaccedilotildees

recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser

uacutetil agrave administraccedilatildeo sendo que esta atividade natildeo se destine exclusivamente para

descoberta de fraudes erros ou irregularidades muito embora apura tais fatos

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Os trabalhos de auditoria normalmente satildeo realizados atraveacutes das

demonstraccedilotildees financeiras de uma empresa que objetiva verificar se elas estatildeo em

conformidade com os princiacutepios de contabilidade Em decorrecircncia desta a auditoria

preocupa-se com a uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade ( Attie

2000 pg 108)

A auditoria se caracteriza pela geraccedilatildeo de confianccedila em alguns princiacutepios tais

como uniformidade e comparabilidade que fazem dela uma ferramenta eficaz e

confiaacutevel de apoio a poliacuteticas de gestatildeo e controles na organizaccedilatildeo gerando

informaccedilotildees que possibilitem as tomadas de decisatildeo para a melhoria do desempenho

de uma organizaccedilatildeo

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A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das

demonstraccedilotildees financeiras entre os periacuteodos natildeo tenha sido afetada de forma

substancial por mudanccedilas nos princiacutepios contaacutebeis aplicado ou nos meacutetodos de sua

aplicaccedilatildeo

A comparabilidade pode ser afetada por modificaccedilotildees resultantes de

bull Mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis aplicados

bull Mudanccedila de condiccedilotildees que requeiram alteraccedilotildees na contabilidade mas

que natildeo envolvem mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis como por exemplo

a alteraccedilatildeo na taxa de depreciaccedilatildeo e

bull Mudanccedila em condiccedilotildees natildeo relacionadas com a contabilidade como por

exemplo a venda de uma faacutebrica

Das trecircs situaccedilotildees acima apenas a primeira envolve os aspectos de

uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade para as demais uma vez que

natildeo ocorreu mudanccedila de princiacutepios contaacutebeis natildeo haacute obrigatoriamente a necessidade

de menccedilatildeo no parecer do auditor ( Attie 2000 pg 109)

A aplicaccedilatildeo desses princiacutepios eacute fundamental para o fornecimento de conclusotildees

que agreguem valor seja uacutetil sejam relevantes e suficientes para a gestatildeo de uma

organizaccedilatildeo Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si

cheguem a conclusotildees semelhantes em circunstacircncias semelhantes

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente Eacute

necessaacuterio que se defina os objetivos estrateacutegias recursos condiccedilotildees registros dos

trabalhos executados para que outros auditores sendo meacuterito deste trabalho possam

fazer revisotildees e a plena colaboraccedilatildeo e assistecircncia por parte da empresa a fim de dar

condiccedilotildees de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos

identificando as aacutereas prioritaacuterias a serem analisadas

De acordo com Crepaldi (2000 p 320)

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A utilizaccedilatildeo adequada das teacutecnicas auditoriais e sua conjugaccedilatildeo aos objetivos a serem atingidos formularatildeo os programas de trabalho de auditoria utilizados de acordo com os objetivos traccedilados e a seguranccedila fornecida pelo controle interno Poderatildeo existir casos em que com a utilizaccedilatildeo de um soacute procedimento de auditoria o objetivo teraacute sido cumprido e casos em que se faraacute necessaacuteria a conjugaccedilatildeo de todos os possiacuteveis procedimentos

O iniacutecio de um trabalho de auditoria deve estar voltado primeiramente ao seu

planejamento com devidos objetivos exames e verificaccedilotildees para entatildeo almejar os

vislumbres propostos pela auditoria Para tal o planejamento adequado pressupotildee a

formulaccedilatildeo de um programa de auditoria

De acordo com Attie (2000 p 61)

A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria deve ser realizada atraveacutes de provas testes e amostragens em razatildeo da complexidade e volume das operaccedilotildees cabendo ao auditor com base na anaacutelise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser determinar a amplitude dos exames necessaacuterios agrave obtenccedilatildeo dos elementos de convicccedilatildeo que sejam vaacutelidos para o todo

De acordo com Attie (2000 p131) ldquo A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria

precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir Os objetivos eacute a meta a ser

alcanccedilada Os procedimentos satildeo os caminhos que levam agrave consecuccedilatildeo do objetivordquo

Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execuccedilatildeo do trabalho e

permitir que vaacuterios auditores possam trabalhar o planejamento da auditoria deve

elaborar programas especiacuteficos para cada aacuterea existindo programa especiacuteficos para

caixa e bancos duplicatas a receber estoque investimentos imobilizado

fornecedores financiamentos conforme for mais recomendaacutevel

O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de aacuterea

especiacutefica Ele prevecirc os procedimentos que deveratildeo ser aplicados para que se possa

alcanccedilar o resultado desejado Deve ser bastante amplo e flexiacutevel para permitir

alteraccedilotildees durante o andamento das verificaccedilotildees

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Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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26

2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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27

2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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28

com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 11: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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decidiu-se antecipar algumas suposiccedilotildees que visam apenas confirmar ou natildeo as

propostas de soluccedilotildees

Desta forma presumiu-se que

bull Natildeo existe um controle interno adequado na Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina

bull Os controles internos podem ser melhorados aumentando a eficaacutecia nos

resultados

15 ESTRUTURA DO TRABALHO

Esta pesquisa apresenta a avaliaccedilatildeo dos controles internos dos disponiacuteveis da

FUNDAGRO - Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina Estaacute representada por seis capiacutetulos onde se descreve o levantamento

dos controles encontrados e sugestotildees para aprimoramentos

Como introduccedilatildeo aponta a necessidade e a importacircncia de se aplicar uma

auditoria na entidade verificando e analisando a veracidade dos nuacutemeros da empresa

e como a auditoria pode contribuir para auxiliar nesse processo Satildeo definidas as

formas de atuaccedilatildeo da auditoria sua definiccedilatildeo objetivos e princiacutepios bem como os

meacutetodos utilizados para alcanccedilar seu fim que eacute averiguar a exatidatildeo dos

procedimentos contaacutebeis agraves operaccedilotildees empresariais Relatam-se os controles internos

em geral como ferramentas gerenciais capazes de gerar informaccedilotildees confiaacuteveis e

seguras Satildeo definidos os controles internos usados para os disponiacuteveis importacircncia

objetivos e os testes para averiguar sua exatidatildeo

Eacute caracterizada a empresa em estudo descrevendo sua histoacuteria desde a

fundaccedilatildeo sua formaccedilatildeo societaacuteria seus objetivos e missatildeo Concluindo com a

apresentaccedilatildeo dos procedimentos metodoloacutegicos que direcionaram a pesquisa

Por fim analisa-se o elenco de perguntas cuidadosamente elaboradas para

embasar as conclusotildees que se segue Apoacutes a averiguaccedilatildeo das respostas diagnosticou-

se a atual situaccedilatildeo da empresa em estudo sugerindo melhorias e como fazecirc-las

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2 AUDITORIA CONTAacuteBIL

No Brasil o movimento de arregimentaccedilatildeo dos auditores iniciou-se em Satildeo Paulo

haacute cerca de 38 anos atraveacutes do Instituto de Contadores Puacuteblicos do Brasil mais tarde

surgiu outras instituiccedilotildees como o Instituto Brasileiro de Auditores Independentes na

Guanabara

A sua importacircncia eacute reconhecida desde os mais remotos tempos havendo

notiacutecias de sua accedilatildeo jaacute na longiacutenqua civilizaccedilatildeo sumeacuteria Acredita-se todavia que o

termo auditor evidenciando o tiacutetulo de quem pratica esta teacutecnica tenha aparecido nos

fins do Seacuteculo XIII na Inglaterra durante o reinado de Eduardo I

Inicialmente a auditoria limitou-se agrave verificaccedilatildeo dos registros contaacutebeis visando

observar se eles eram exatos e confiaacuteveis com o tempo ampliou-se sua aacuterea muitos

ainda a julguem como portadora exclusiva daquele remoto objeto ou seja observaccedilatildeo

da veracidade e da exatidatildeo dos registros

A auditoria passou a ser obrigatoacuteria para todas as empresas que colocam suas

accedilotildees no mercado de capitais e por conseguinte com o registro de emissatildeo no Banco

Central do Brasil

Jaacute Crepaldi (2000 p27) afirma que

A auditoria compreende o exame de documentos livros e registros inspeccedilotildees e obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees internas e externas relacionadas com o controle do patrimocircnio objetivando mensurar a exatidatildeo desses registros e das demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes

21 DEFINICcedilAtildeO DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Auditoria Contaacutebil eacute uma teacutecnica que se utiliza da revisatildeo da pesquisa para fins

de opiniatildeo e orientaccedilatildeo sobre situaccedilotildees patrimoniais de uma entidade verificando a

veracidade dos relatoacuterios apresentados bem como certificar-se de que foram feitos

baseados nas regras e conceitos contaacutebeis ( Lopes de Saacute Pg 21)

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Definiccedilatildeo de Auditoria Segundo Franco e Marra (2001 p 28)

A teacutecnica contaacutebil que ndash atraveacutes de procedimentos especiacuteficos que lhe satildeo peculiares aplicados no exame de registros e documentos inspeccedilotildees e na obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees relacionados com o controle do patrimocircnio de uma entidade ndash objetiva obter elementos de convicccedilatildeo que permitam julgar se os registros contaacutebeis foram efetuados de acordo com princiacutepios fundamentais e normas de contabilidade e se as demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes refletem adequadamente a situaccedilatildeo econocircmica-financeira do patrimocircnio os resultados do periacuteodo administrativo examinado e as demais situaccedilotildees nelas demonstradas

A filosofia da auditoria consiste em avaliar a poliacutetica da empresa em termos de

adequaccedilatildeo comunicaccedilatildeo aceitaccedilatildeo aplicaccedilatildeo e controle se contribui para atingir seus

objetivos e permite assegurar a correta utilizaccedilatildeo dos recursos nas atividades

desenvolvidas pela empresa tanto de natureza financeira econocircmica e humana

Segundo Lopes de Saacute (2000 p24) ldquoa auditoria eacute uma criacutetica sistemaacutetica

observaccedilatildeo do controle interno da contadoria e dos documentos em geral que circulam

em uma empresardquo

Segundo Crepaldi (2000 p 26)

Em geral a Auditoria procura determinar se as demonstraccedilotildees e respectivos registros contaacutebeis de uma empresa ou entidade merecem ou natildeo confianccedila isto eacute a auditoria eacute um espaccedilo para verificar se as demonstraccedilotildees contaacutebeis realmente refletem ou natildeo a situaccedilatildeo patrimonial assim como os resultados das operaccedilotildees da empresa ou entidade que estaacute sendo examinada

A atividade de auditoria eacute uma atividade profissional especializada a cargo de

contadores A auditoria interna eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente e de

assessoramento da administraccedilatildeo voltada para o exame e avaliaccedilatildeo da adequaccedilatildeo

eficiecircncia e eficaacutecia dos sistemas de controle bem como da qualidade do desempenho

das aacutereas em relaccedilatildeo agraves atribuiccedilotildees e aos planos metas objetivos e poliacuteticas definidos

para as mesmas atende a fins administrativos da empresa

A accedilatildeo da Auditoria Interna estende-se por todos os serviccedilos programas

operaccedilotildees e controles existentes na entidade o posicionamento da Auditoria Interna

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dentro de uma organizaccedilatildeo deve ser sempre de niacutevel elevado para permitir-lhe o

desempenho de suas responsabilidades com abrangecircncia e independecircncia em tese

sempre vinculado ao niacutevel mais alto da organizaccedilatildeo A independecircncia da Auditoria

Interna visa desincumbir-se das responsabilidades atribuiccedilotildees e tarefas atribuiacutedas

pelas normas atos decisotildees e solicitaccedilotildees dos Colegiados e autoridades integrantes

da Diretoria da Organizaccedilatildeo

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL

O objetivo da auditoria compreende segundo Marra e Franco (2001 p 31)

[] eacute o conjunto de todos os elementos de controle do patrimocircnio administrado os quais compreendem registros contaacutebeis papeacuteis documentos fichas arquivos e anotaccedilotildees que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administraccedilatildeo bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais A auditoria pode ter por objeto inclusive fatos natildeo registrados documentalmente mas relatados por aqueles que exercem atividades relacionadas com o patrimocircnio administrado cuja informaccedilatildeo mereccedila confianccedila desde que tais informaccedilotildees possam ser admitidas como seguras pela evidecircncia ou por indiacutecios convincentes

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e suas

demonstraccedilotildees contaacutebeis

Segundo Attie (2000 p 81)

A contabilidade se baseia essencialmente em fatos fundamentos em documentaccedilatildeo idocircnea em obediecircncia a princiacutepios e normas contaacutebeis consagradas pela doutrina registrando-os de forma uniforme homogecircnea em ordem cronoloacutegica o que daacute a ela caracteriacutestica de verdadeira histoacuteria do patrimocircnio

O fim principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis Na consecuccedilatildeo de seus objetivos ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade Eacute atraveacutes da auditoria que se daacute

credibilidade as demonstraccedilotildees contaacutebeis e as informaccedilotildees nela contida

Segundo Attie (2000 p31)

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O objetivo do exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

A auditoria se utiliza de todos os meios possiacuteveis ao seu alcance para verificar e

apurar a veracidade dos registros mesmo que tenha que recorrer agrave informaccedilotildees extra

contaacutebeis eou fora da empresa auditada sendo que a falta de documentos que

deveriam existir eacute uma forma de comprovar que natildeo haacute exatidatildeo nas demonstraccedilotildees

contaacutebeis

A atraveacutes de seus procedimentos fornece anaacutelises apreciaccedilotildees

recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser

uacutetil agrave administraccedilatildeo sendo que esta atividade natildeo se destine exclusivamente para

descoberta de fraudes erros ou irregularidades muito embora apura tais fatos

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Os trabalhos de auditoria normalmente satildeo realizados atraveacutes das

demonstraccedilotildees financeiras de uma empresa que objetiva verificar se elas estatildeo em

conformidade com os princiacutepios de contabilidade Em decorrecircncia desta a auditoria

preocupa-se com a uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade ( Attie

2000 pg 108)

A auditoria se caracteriza pela geraccedilatildeo de confianccedila em alguns princiacutepios tais

como uniformidade e comparabilidade que fazem dela uma ferramenta eficaz e

confiaacutevel de apoio a poliacuteticas de gestatildeo e controles na organizaccedilatildeo gerando

informaccedilotildees que possibilitem as tomadas de decisatildeo para a melhoria do desempenho

de uma organizaccedilatildeo

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A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das

demonstraccedilotildees financeiras entre os periacuteodos natildeo tenha sido afetada de forma

substancial por mudanccedilas nos princiacutepios contaacutebeis aplicado ou nos meacutetodos de sua

aplicaccedilatildeo

A comparabilidade pode ser afetada por modificaccedilotildees resultantes de

bull Mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis aplicados

bull Mudanccedila de condiccedilotildees que requeiram alteraccedilotildees na contabilidade mas

que natildeo envolvem mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis como por exemplo

a alteraccedilatildeo na taxa de depreciaccedilatildeo e

bull Mudanccedila em condiccedilotildees natildeo relacionadas com a contabilidade como por

exemplo a venda de uma faacutebrica

Das trecircs situaccedilotildees acima apenas a primeira envolve os aspectos de

uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade para as demais uma vez que

natildeo ocorreu mudanccedila de princiacutepios contaacutebeis natildeo haacute obrigatoriamente a necessidade

de menccedilatildeo no parecer do auditor ( Attie 2000 pg 109)

A aplicaccedilatildeo desses princiacutepios eacute fundamental para o fornecimento de conclusotildees

que agreguem valor seja uacutetil sejam relevantes e suficientes para a gestatildeo de uma

organizaccedilatildeo Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si

cheguem a conclusotildees semelhantes em circunstacircncias semelhantes

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente Eacute

necessaacuterio que se defina os objetivos estrateacutegias recursos condiccedilotildees registros dos

trabalhos executados para que outros auditores sendo meacuterito deste trabalho possam

fazer revisotildees e a plena colaboraccedilatildeo e assistecircncia por parte da empresa a fim de dar

condiccedilotildees de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos

identificando as aacutereas prioritaacuterias a serem analisadas

De acordo com Crepaldi (2000 p 320)

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A utilizaccedilatildeo adequada das teacutecnicas auditoriais e sua conjugaccedilatildeo aos objetivos a serem atingidos formularatildeo os programas de trabalho de auditoria utilizados de acordo com os objetivos traccedilados e a seguranccedila fornecida pelo controle interno Poderatildeo existir casos em que com a utilizaccedilatildeo de um soacute procedimento de auditoria o objetivo teraacute sido cumprido e casos em que se faraacute necessaacuteria a conjugaccedilatildeo de todos os possiacuteveis procedimentos

O iniacutecio de um trabalho de auditoria deve estar voltado primeiramente ao seu

planejamento com devidos objetivos exames e verificaccedilotildees para entatildeo almejar os

vislumbres propostos pela auditoria Para tal o planejamento adequado pressupotildee a

formulaccedilatildeo de um programa de auditoria

De acordo com Attie (2000 p 61)

A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria deve ser realizada atraveacutes de provas testes e amostragens em razatildeo da complexidade e volume das operaccedilotildees cabendo ao auditor com base na anaacutelise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser determinar a amplitude dos exames necessaacuterios agrave obtenccedilatildeo dos elementos de convicccedilatildeo que sejam vaacutelidos para o todo

De acordo com Attie (2000 p131) ldquo A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria

precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir Os objetivos eacute a meta a ser

alcanccedilada Os procedimentos satildeo os caminhos que levam agrave consecuccedilatildeo do objetivordquo

Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execuccedilatildeo do trabalho e

permitir que vaacuterios auditores possam trabalhar o planejamento da auditoria deve

elaborar programas especiacuteficos para cada aacuterea existindo programa especiacuteficos para

caixa e bancos duplicatas a receber estoque investimentos imobilizado

fornecedores financiamentos conforme for mais recomendaacutevel

O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de aacuterea

especiacutefica Ele prevecirc os procedimentos que deveratildeo ser aplicados para que se possa

alcanccedilar o resultado desejado Deve ser bastante amplo e flexiacutevel para permitir

alteraccedilotildees durante o andamento das verificaccedilotildees

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Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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19

Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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25

A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 12: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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2 AUDITORIA CONTAacuteBIL

No Brasil o movimento de arregimentaccedilatildeo dos auditores iniciou-se em Satildeo Paulo

haacute cerca de 38 anos atraveacutes do Instituto de Contadores Puacuteblicos do Brasil mais tarde

surgiu outras instituiccedilotildees como o Instituto Brasileiro de Auditores Independentes na

Guanabara

A sua importacircncia eacute reconhecida desde os mais remotos tempos havendo

notiacutecias de sua accedilatildeo jaacute na longiacutenqua civilizaccedilatildeo sumeacuteria Acredita-se todavia que o

termo auditor evidenciando o tiacutetulo de quem pratica esta teacutecnica tenha aparecido nos

fins do Seacuteculo XIII na Inglaterra durante o reinado de Eduardo I

Inicialmente a auditoria limitou-se agrave verificaccedilatildeo dos registros contaacutebeis visando

observar se eles eram exatos e confiaacuteveis com o tempo ampliou-se sua aacuterea muitos

ainda a julguem como portadora exclusiva daquele remoto objeto ou seja observaccedilatildeo

da veracidade e da exatidatildeo dos registros

A auditoria passou a ser obrigatoacuteria para todas as empresas que colocam suas

accedilotildees no mercado de capitais e por conseguinte com o registro de emissatildeo no Banco

Central do Brasil

Jaacute Crepaldi (2000 p27) afirma que

A auditoria compreende o exame de documentos livros e registros inspeccedilotildees e obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees internas e externas relacionadas com o controle do patrimocircnio objetivando mensurar a exatidatildeo desses registros e das demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes

21 DEFINICcedilAtildeO DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Auditoria Contaacutebil eacute uma teacutecnica que se utiliza da revisatildeo da pesquisa para fins

de opiniatildeo e orientaccedilatildeo sobre situaccedilotildees patrimoniais de uma entidade verificando a

veracidade dos relatoacuterios apresentados bem como certificar-se de que foram feitos

baseados nas regras e conceitos contaacutebeis ( Lopes de Saacute Pg 21)

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Definiccedilatildeo de Auditoria Segundo Franco e Marra (2001 p 28)

A teacutecnica contaacutebil que ndash atraveacutes de procedimentos especiacuteficos que lhe satildeo peculiares aplicados no exame de registros e documentos inspeccedilotildees e na obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees relacionados com o controle do patrimocircnio de uma entidade ndash objetiva obter elementos de convicccedilatildeo que permitam julgar se os registros contaacutebeis foram efetuados de acordo com princiacutepios fundamentais e normas de contabilidade e se as demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes refletem adequadamente a situaccedilatildeo econocircmica-financeira do patrimocircnio os resultados do periacuteodo administrativo examinado e as demais situaccedilotildees nelas demonstradas

A filosofia da auditoria consiste em avaliar a poliacutetica da empresa em termos de

adequaccedilatildeo comunicaccedilatildeo aceitaccedilatildeo aplicaccedilatildeo e controle se contribui para atingir seus

objetivos e permite assegurar a correta utilizaccedilatildeo dos recursos nas atividades

desenvolvidas pela empresa tanto de natureza financeira econocircmica e humana

Segundo Lopes de Saacute (2000 p24) ldquoa auditoria eacute uma criacutetica sistemaacutetica

observaccedilatildeo do controle interno da contadoria e dos documentos em geral que circulam

em uma empresardquo

Segundo Crepaldi (2000 p 26)

Em geral a Auditoria procura determinar se as demonstraccedilotildees e respectivos registros contaacutebeis de uma empresa ou entidade merecem ou natildeo confianccedila isto eacute a auditoria eacute um espaccedilo para verificar se as demonstraccedilotildees contaacutebeis realmente refletem ou natildeo a situaccedilatildeo patrimonial assim como os resultados das operaccedilotildees da empresa ou entidade que estaacute sendo examinada

A atividade de auditoria eacute uma atividade profissional especializada a cargo de

contadores A auditoria interna eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente e de

assessoramento da administraccedilatildeo voltada para o exame e avaliaccedilatildeo da adequaccedilatildeo

eficiecircncia e eficaacutecia dos sistemas de controle bem como da qualidade do desempenho

das aacutereas em relaccedilatildeo agraves atribuiccedilotildees e aos planos metas objetivos e poliacuteticas definidos

para as mesmas atende a fins administrativos da empresa

A accedilatildeo da Auditoria Interna estende-se por todos os serviccedilos programas

operaccedilotildees e controles existentes na entidade o posicionamento da Auditoria Interna

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dentro de uma organizaccedilatildeo deve ser sempre de niacutevel elevado para permitir-lhe o

desempenho de suas responsabilidades com abrangecircncia e independecircncia em tese

sempre vinculado ao niacutevel mais alto da organizaccedilatildeo A independecircncia da Auditoria

Interna visa desincumbir-se das responsabilidades atribuiccedilotildees e tarefas atribuiacutedas

pelas normas atos decisotildees e solicitaccedilotildees dos Colegiados e autoridades integrantes

da Diretoria da Organizaccedilatildeo

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL

O objetivo da auditoria compreende segundo Marra e Franco (2001 p 31)

[] eacute o conjunto de todos os elementos de controle do patrimocircnio administrado os quais compreendem registros contaacutebeis papeacuteis documentos fichas arquivos e anotaccedilotildees que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administraccedilatildeo bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais A auditoria pode ter por objeto inclusive fatos natildeo registrados documentalmente mas relatados por aqueles que exercem atividades relacionadas com o patrimocircnio administrado cuja informaccedilatildeo mereccedila confianccedila desde que tais informaccedilotildees possam ser admitidas como seguras pela evidecircncia ou por indiacutecios convincentes

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e suas

demonstraccedilotildees contaacutebeis

Segundo Attie (2000 p 81)

A contabilidade se baseia essencialmente em fatos fundamentos em documentaccedilatildeo idocircnea em obediecircncia a princiacutepios e normas contaacutebeis consagradas pela doutrina registrando-os de forma uniforme homogecircnea em ordem cronoloacutegica o que daacute a ela caracteriacutestica de verdadeira histoacuteria do patrimocircnio

O fim principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis Na consecuccedilatildeo de seus objetivos ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade Eacute atraveacutes da auditoria que se daacute

credibilidade as demonstraccedilotildees contaacutebeis e as informaccedilotildees nela contida

Segundo Attie (2000 p31)

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O objetivo do exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

A auditoria se utiliza de todos os meios possiacuteveis ao seu alcance para verificar e

apurar a veracidade dos registros mesmo que tenha que recorrer agrave informaccedilotildees extra

contaacutebeis eou fora da empresa auditada sendo que a falta de documentos que

deveriam existir eacute uma forma de comprovar que natildeo haacute exatidatildeo nas demonstraccedilotildees

contaacutebeis

A atraveacutes de seus procedimentos fornece anaacutelises apreciaccedilotildees

recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser

uacutetil agrave administraccedilatildeo sendo que esta atividade natildeo se destine exclusivamente para

descoberta de fraudes erros ou irregularidades muito embora apura tais fatos

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Os trabalhos de auditoria normalmente satildeo realizados atraveacutes das

demonstraccedilotildees financeiras de uma empresa que objetiva verificar se elas estatildeo em

conformidade com os princiacutepios de contabilidade Em decorrecircncia desta a auditoria

preocupa-se com a uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade ( Attie

2000 pg 108)

A auditoria se caracteriza pela geraccedilatildeo de confianccedila em alguns princiacutepios tais

como uniformidade e comparabilidade que fazem dela uma ferramenta eficaz e

confiaacutevel de apoio a poliacuteticas de gestatildeo e controles na organizaccedilatildeo gerando

informaccedilotildees que possibilitem as tomadas de decisatildeo para a melhoria do desempenho

de uma organizaccedilatildeo

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A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das

demonstraccedilotildees financeiras entre os periacuteodos natildeo tenha sido afetada de forma

substancial por mudanccedilas nos princiacutepios contaacutebeis aplicado ou nos meacutetodos de sua

aplicaccedilatildeo

A comparabilidade pode ser afetada por modificaccedilotildees resultantes de

bull Mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis aplicados

bull Mudanccedila de condiccedilotildees que requeiram alteraccedilotildees na contabilidade mas

que natildeo envolvem mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis como por exemplo

a alteraccedilatildeo na taxa de depreciaccedilatildeo e

bull Mudanccedila em condiccedilotildees natildeo relacionadas com a contabilidade como por

exemplo a venda de uma faacutebrica

Das trecircs situaccedilotildees acima apenas a primeira envolve os aspectos de

uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade para as demais uma vez que

natildeo ocorreu mudanccedila de princiacutepios contaacutebeis natildeo haacute obrigatoriamente a necessidade

de menccedilatildeo no parecer do auditor ( Attie 2000 pg 109)

A aplicaccedilatildeo desses princiacutepios eacute fundamental para o fornecimento de conclusotildees

que agreguem valor seja uacutetil sejam relevantes e suficientes para a gestatildeo de uma

organizaccedilatildeo Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si

cheguem a conclusotildees semelhantes em circunstacircncias semelhantes

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente Eacute

necessaacuterio que se defina os objetivos estrateacutegias recursos condiccedilotildees registros dos

trabalhos executados para que outros auditores sendo meacuterito deste trabalho possam

fazer revisotildees e a plena colaboraccedilatildeo e assistecircncia por parte da empresa a fim de dar

condiccedilotildees de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos

identificando as aacutereas prioritaacuterias a serem analisadas

De acordo com Crepaldi (2000 p 320)

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A utilizaccedilatildeo adequada das teacutecnicas auditoriais e sua conjugaccedilatildeo aos objetivos a serem atingidos formularatildeo os programas de trabalho de auditoria utilizados de acordo com os objetivos traccedilados e a seguranccedila fornecida pelo controle interno Poderatildeo existir casos em que com a utilizaccedilatildeo de um soacute procedimento de auditoria o objetivo teraacute sido cumprido e casos em que se faraacute necessaacuteria a conjugaccedilatildeo de todos os possiacuteveis procedimentos

O iniacutecio de um trabalho de auditoria deve estar voltado primeiramente ao seu

planejamento com devidos objetivos exames e verificaccedilotildees para entatildeo almejar os

vislumbres propostos pela auditoria Para tal o planejamento adequado pressupotildee a

formulaccedilatildeo de um programa de auditoria

De acordo com Attie (2000 p 61)

A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria deve ser realizada atraveacutes de provas testes e amostragens em razatildeo da complexidade e volume das operaccedilotildees cabendo ao auditor com base na anaacutelise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser determinar a amplitude dos exames necessaacuterios agrave obtenccedilatildeo dos elementos de convicccedilatildeo que sejam vaacutelidos para o todo

De acordo com Attie (2000 p131) ldquo A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria

precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir Os objetivos eacute a meta a ser

alcanccedilada Os procedimentos satildeo os caminhos que levam agrave consecuccedilatildeo do objetivordquo

Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execuccedilatildeo do trabalho e

permitir que vaacuterios auditores possam trabalhar o planejamento da auditoria deve

elaborar programas especiacuteficos para cada aacuterea existindo programa especiacuteficos para

caixa e bancos duplicatas a receber estoque investimentos imobilizado

fornecedores financiamentos conforme for mais recomendaacutevel

O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de aacuterea

especiacutefica Ele prevecirc os procedimentos que deveratildeo ser aplicados para que se possa

alcanccedilar o resultado desejado Deve ser bastante amplo e flexiacutevel para permitir

alteraccedilotildees durante o andamento das verificaccedilotildees

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Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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26

2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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27

2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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28

com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

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3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

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4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

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25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

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41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

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42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 13: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

12

Definiccedilatildeo de Auditoria Segundo Franco e Marra (2001 p 28)

A teacutecnica contaacutebil que ndash atraveacutes de procedimentos especiacuteficos que lhe satildeo peculiares aplicados no exame de registros e documentos inspeccedilotildees e na obtenccedilatildeo de informaccedilotildees e confirmaccedilotildees relacionados com o controle do patrimocircnio de uma entidade ndash objetiva obter elementos de convicccedilatildeo que permitam julgar se os registros contaacutebeis foram efetuados de acordo com princiacutepios fundamentais e normas de contabilidade e se as demonstraccedilotildees contaacutebeis deles decorrentes refletem adequadamente a situaccedilatildeo econocircmica-financeira do patrimocircnio os resultados do periacuteodo administrativo examinado e as demais situaccedilotildees nelas demonstradas

A filosofia da auditoria consiste em avaliar a poliacutetica da empresa em termos de

adequaccedilatildeo comunicaccedilatildeo aceitaccedilatildeo aplicaccedilatildeo e controle se contribui para atingir seus

objetivos e permite assegurar a correta utilizaccedilatildeo dos recursos nas atividades

desenvolvidas pela empresa tanto de natureza financeira econocircmica e humana

Segundo Lopes de Saacute (2000 p24) ldquoa auditoria eacute uma criacutetica sistemaacutetica

observaccedilatildeo do controle interno da contadoria e dos documentos em geral que circulam

em uma empresardquo

Segundo Crepaldi (2000 p 26)

Em geral a Auditoria procura determinar se as demonstraccedilotildees e respectivos registros contaacutebeis de uma empresa ou entidade merecem ou natildeo confianccedila isto eacute a auditoria eacute um espaccedilo para verificar se as demonstraccedilotildees contaacutebeis realmente refletem ou natildeo a situaccedilatildeo patrimonial assim como os resultados das operaccedilotildees da empresa ou entidade que estaacute sendo examinada

A atividade de auditoria eacute uma atividade profissional especializada a cargo de

contadores A auditoria interna eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente e de

assessoramento da administraccedilatildeo voltada para o exame e avaliaccedilatildeo da adequaccedilatildeo

eficiecircncia e eficaacutecia dos sistemas de controle bem como da qualidade do desempenho

das aacutereas em relaccedilatildeo agraves atribuiccedilotildees e aos planos metas objetivos e poliacuteticas definidos

para as mesmas atende a fins administrativos da empresa

A accedilatildeo da Auditoria Interna estende-se por todos os serviccedilos programas

operaccedilotildees e controles existentes na entidade o posicionamento da Auditoria Interna

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dentro de uma organizaccedilatildeo deve ser sempre de niacutevel elevado para permitir-lhe o

desempenho de suas responsabilidades com abrangecircncia e independecircncia em tese

sempre vinculado ao niacutevel mais alto da organizaccedilatildeo A independecircncia da Auditoria

Interna visa desincumbir-se das responsabilidades atribuiccedilotildees e tarefas atribuiacutedas

pelas normas atos decisotildees e solicitaccedilotildees dos Colegiados e autoridades integrantes

da Diretoria da Organizaccedilatildeo

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL

O objetivo da auditoria compreende segundo Marra e Franco (2001 p 31)

[] eacute o conjunto de todos os elementos de controle do patrimocircnio administrado os quais compreendem registros contaacutebeis papeacuteis documentos fichas arquivos e anotaccedilotildees que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administraccedilatildeo bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais A auditoria pode ter por objeto inclusive fatos natildeo registrados documentalmente mas relatados por aqueles que exercem atividades relacionadas com o patrimocircnio administrado cuja informaccedilatildeo mereccedila confianccedila desde que tais informaccedilotildees possam ser admitidas como seguras pela evidecircncia ou por indiacutecios convincentes

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e suas

demonstraccedilotildees contaacutebeis

Segundo Attie (2000 p 81)

A contabilidade se baseia essencialmente em fatos fundamentos em documentaccedilatildeo idocircnea em obediecircncia a princiacutepios e normas contaacutebeis consagradas pela doutrina registrando-os de forma uniforme homogecircnea em ordem cronoloacutegica o que daacute a ela caracteriacutestica de verdadeira histoacuteria do patrimocircnio

O fim principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis Na consecuccedilatildeo de seus objetivos ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade Eacute atraveacutes da auditoria que se daacute

credibilidade as demonstraccedilotildees contaacutebeis e as informaccedilotildees nela contida

Segundo Attie (2000 p31)

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O objetivo do exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

A auditoria se utiliza de todos os meios possiacuteveis ao seu alcance para verificar e

apurar a veracidade dos registros mesmo que tenha que recorrer agrave informaccedilotildees extra

contaacutebeis eou fora da empresa auditada sendo que a falta de documentos que

deveriam existir eacute uma forma de comprovar que natildeo haacute exatidatildeo nas demonstraccedilotildees

contaacutebeis

A atraveacutes de seus procedimentos fornece anaacutelises apreciaccedilotildees

recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser

uacutetil agrave administraccedilatildeo sendo que esta atividade natildeo se destine exclusivamente para

descoberta de fraudes erros ou irregularidades muito embora apura tais fatos

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Os trabalhos de auditoria normalmente satildeo realizados atraveacutes das

demonstraccedilotildees financeiras de uma empresa que objetiva verificar se elas estatildeo em

conformidade com os princiacutepios de contabilidade Em decorrecircncia desta a auditoria

preocupa-se com a uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade ( Attie

2000 pg 108)

A auditoria se caracteriza pela geraccedilatildeo de confianccedila em alguns princiacutepios tais

como uniformidade e comparabilidade que fazem dela uma ferramenta eficaz e

confiaacutevel de apoio a poliacuteticas de gestatildeo e controles na organizaccedilatildeo gerando

informaccedilotildees que possibilitem as tomadas de decisatildeo para a melhoria do desempenho

de uma organizaccedilatildeo

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A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das

demonstraccedilotildees financeiras entre os periacuteodos natildeo tenha sido afetada de forma

substancial por mudanccedilas nos princiacutepios contaacutebeis aplicado ou nos meacutetodos de sua

aplicaccedilatildeo

A comparabilidade pode ser afetada por modificaccedilotildees resultantes de

bull Mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis aplicados

bull Mudanccedila de condiccedilotildees que requeiram alteraccedilotildees na contabilidade mas

que natildeo envolvem mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis como por exemplo

a alteraccedilatildeo na taxa de depreciaccedilatildeo e

bull Mudanccedila em condiccedilotildees natildeo relacionadas com a contabilidade como por

exemplo a venda de uma faacutebrica

Das trecircs situaccedilotildees acima apenas a primeira envolve os aspectos de

uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade para as demais uma vez que

natildeo ocorreu mudanccedila de princiacutepios contaacutebeis natildeo haacute obrigatoriamente a necessidade

de menccedilatildeo no parecer do auditor ( Attie 2000 pg 109)

A aplicaccedilatildeo desses princiacutepios eacute fundamental para o fornecimento de conclusotildees

que agreguem valor seja uacutetil sejam relevantes e suficientes para a gestatildeo de uma

organizaccedilatildeo Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si

cheguem a conclusotildees semelhantes em circunstacircncias semelhantes

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente Eacute

necessaacuterio que se defina os objetivos estrateacutegias recursos condiccedilotildees registros dos

trabalhos executados para que outros auditores sendo meacuterito deste trabalho possam

fazer revisotildees e a plena colaboraccedilatildeo e assistecircncia por parte da empresa a fim de dar

condiccedilotildees de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos

identificando as aacutereas prioritaacuterias a serem analisadas

De acordo com Crepaldi (2000 p 320)

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A utilizaccedilatildeo adequada das teacutecnicas auditoriais e sua conjugaccedilatildeo aos objetivos a serem atingidos formularatildeo os programas de trabalho de auditoria utilizados de acordo com os objetivos traccedilados e a seguranccedila fornecida pelo controle interno Poderatildeo existir casos em que com a utilizaccedilatildeo de um soacute procedimento de auditoria o objetivo teraacute sido cumprido e casos em que se faraacute necessaacuteria a conjugaccedilatildeo de todos os possiacuteveis procedimentos

O iniacutecio de um trabalho de auditoria deve estar voltado primeiramente ao seu

planejamento com devidos objetivos exames e verificaccedilotildees para entatildeo almejar os

vislumbres propostos pela auditoria Para tal o planejamento adequado pressupotildee a

formulaccedilatildeo de um programa de auditoria

De acordo com Attie (2000 p 61)

A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria deve ser realizada atraveacutes de provas testes e amostragens em razatildeo da complexidade e volume das operaccedilotildees cabendo ao auditor com base na anaacutelise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser determinar a amplitude dos exames necessaacuterios agrave obtenccedilatildeo dos elementos de convicccedilatildeo que sejam vaacutelidos para o todo

De acordo com Attie (2000 p131) ldquo A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria

precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir Os objetivos eacute a meta a ser

alcanccedilada Os procedimentos satildeo os caminhos que levam agrave consecuccedilatildeo do objetivordquo

Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execuccedilatildeo do trabalho e

permitir que vaacuterios auditores possam trabalhar o planejamento da auditoria deve

elaborar programas especiacuteficos para cada aacuterea existindo programa especiacuteficos para

caixa e bancos duplicatas a receber estoque investimentos imobilizado

fornecedores financiamentos conforme for mais recomendaacutevel

O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de aacuterea

especiacutefica Ele prevecirc os procedimentos que deveratildeo ser aplicados para que se possa

alcanccedilar o resultado desejado Deve ser bastante amplo e flexiacutevel para permitir

alteraccedilotildees durante o andamento das verificaccedilotildees

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Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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24

demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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74

REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 14: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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dentro de uma organizaccedilatildeo deve ser sempre de niacutevel elevado para permitir-lhe o

desempenho de suas responsabilidades com abrangecircncia e independecircncia em tese

sempre vinculado ao niacutevel mais alto da organizaccedilatildeo A independecircncia da Auditoria

Interna visa desincumbir-se das responsabilidades atribuiccedilotildees e tarefas atribuiacutedas

pelas normas atos decisotildees e solicitaccedilotildees dos Colegiados e autoridades integrantes

da Diretoria da Organizaccedilatildeo

22 OBJETO E FINS DA AUDITORIA CONTAacuteBIL

O objetivo da auditoria compreende segundo Marra e Franco (2001 p 31)

[] eacute o conjunto de todos os elementos de controle do patrimocircnio administrado os quais compreendem registros contaacutebeis papeacuteis documentos fichas arquivos e anotaccedilotildees que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administraccedilatildeo bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais A auditoria pode ter por objeto inclusive fatos natildeo registrados documentalmente mas relatados por aqueles que exercem atividades relacionadas com o patrimocircnio administrado cuja informaccedilatildeo mereccedila confianccedila desde que tais informaccedilotildees possam ser admitidas como seguras pela evidecircncia ou por indiacutecios convincentes

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e suas

demonstraccedilotildees contaacutebeis

Segundo Attie (2000 p 81)

A contabilidade se baseia essencialmente em fatos fundamentos em documentaccedilatildeo idocircnea em obediecircncia a princiacutepios e normas contaacutebeis consagradas pela doutrina registrando-os de forma uniforme homogecircnea em ordem cronoloacutegica o que daacute a ela caracteriacutestica de verdadeira histoacuteria do patrimocircnio

O fim principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo dos registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis Na consecuccedilatildeo de seus objetivos ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade Eacute atraveacutes da auditoria que se daacute

credibilidade as demonstraccedilotildees contaacutebeis e as informaccedilotildees nela contida

Segundo Attie (2000 p31)

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O objetivo do exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

A auditoria se utiliza de todos os meios possiacuteveis ao seu alcance para verificar e

apurar a veracidade dos registros mesmo que tenha que recorrer agrave informaccedilotildees extra

contaacutebeis eou fora da empresa auditada sendo que a falta de documentos que

deveriam existir eacute uma forma de comprovar que natildeo haacute exatidatildeo nas demonstraccedilotildees

contaacutebeis

A atraveacutes de seus procedimentos fornece anaacutelises apreciaccedilotildees

recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser

uacutetil agrave administraccedilatildeo sendo que esta atividade natildeo se destine exclusivamente para

descoberta de fraudes erros ou irregularidades muito embora apura tais fatos

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Os trabalhos de auditoria normalmente satildeo realizados atraveacutes das

demonstraccedilotildees financeiras de uma empresa que objetiva verificar se elas estatildeo em

conformidade com os princiacutepios de contabilidade Em decorrecircncia desta a auditoria

preocupa-se com a uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade ( Attie

2000 pg 108)

A auditoria se caracteriza pela geraccedilatildeo de confianccedila em alguns princiacutepios tais

como uniformidade e comparabilidade que fazem dela uma ferramenta eficaz e

confiaacutevel de apoio a poliacuteticas de gestatildeo e controles na organizaccedilatildeo gerando

informaccedilotildees que possibilitem as tomadas de decisatildeo para a melhoria do desempenho

de uma organizaccedilatildeo

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A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das

demonstraccedilotildees financeiras entre os periacuteodos natildeo tenha sido afetada de forma

substancial por mudanccedilas nos princiacutepios contaacutebeis aplicado ou nos meacutetodos de sua

aplicaccedilatildeo

A comparabilidade pode ser afetada por modificaccedilotildees resultantes de

bull Mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis aplicados

bull Mudanccedila de condiccedilotildees que requeiram alteraccedilotildees na contabilidade mas

que natildeo envolvem mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis como por exemplo

a alteraccedilatildeo na taxa de depreciaccedilatildeo e

bull Mudanccedila em condiccedilotildees natildeo relacionadas com a contabilidade como por

exemplo a venda de uma faacutebrica

Das trecircs situaccedilotildees acima apenas a primeira envolve os aspectos de

uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade para as demais uma vez que

natildeo ocorreu mudanccedila de princiacutepios contaacutebeis natildeo haacute obrigatoriamente a necessidade

de menccedilatildeo no parecer do auditor ( Attie 2000 pg 109)

A aplicaccedilatildeo desses princiacutepios eacute fundamental para o fornecimento de conclusotildees

que agreguem valor seja uacutetil sejam relevantes e suficientes para a gestatildeo de uma

organizaccedilatildeo Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si

cheguem a conclusotildees semelhantes em circunstacircncias semelhantes

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente Eacute

necessaacuterio que se defina os objetivos estrateacutegias recursos condiccedilotildees registros dos

trabalhos executados para que outros auditores sendo meacuterito deste trabalho possam

fazer revisotildees e a plena colaboraccedilatildeo e assistecircncia por parte da empresa a fim de dar

condiccedilotildees de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos

identificando as aacutereas prioritaacuterias a serem analisadas

De acordo com Crepaldi (2000 p 320)

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A utilizaccedilatildeo adequada das teacutecnicas auditoriais e sua conjugaccedilatildeo aos objetivos a serem atingidos formularatildeo os programas de trabalho de auditoria utilizados de acordo com os objetivos traccedilados e a seguranccedila fornecida pelo controle interno Poderatildeo existir casos em que com a utilizaccedilatildeo de um soacute procedimento de auditoria o objetivo teraacute sido cumprido e casos em que se faraacute necessaacuteria a conjugaccedilatildeo de todos os possiacuteveis procedimentos

O iniacutecio de um trabalho de auditoria deve estar voltado primeiramente ao seu

planejamento com devidos objetivos exames e verificaccedilotildees para entatildeo almejar os

vislumbres propostos pela auditoria Para tal o planejamento adequado pressupotildee a

formulaccedilatildeo de um programa de auditoria

De acordo com Attie (2000 p 61)

A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria deve ser realizada atraveacutes de provas testes e amostragens em razatildeo da complexidade e volume das operaccedilotildees cabendo ao auditor com base na anaacutelise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser determinar a amplitude dos exames necessaacuterios agrave obtenccedilatildeo dos elementos de convicccedilatildeo que sejam vaacutelidos para o todo

De acordo com Attie (2000 p131) ldquo A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria

precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir Os objetivos eacute a meta a ser

alcanccedilada Os procedimentos satildeo os caminhos que levam agrave consecuccedilatildeo do objetivordquo

Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execuccedilatildeo do trabalho e

permitir que vaacuterios auditores possam trabalhar o planejamento da auditoria deve

elaborar programas especiacuteficos para cada aacuterea existindo programa especiacuteficos para

caixa e bancos duplicatas a receber estoque investimentos imobilizado

fornecedores financiamentos conforme for mais recomendaacutevel

O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de aacuterea

especiacutefica Ele prevecirc os procedimentos que deveratildeo ser aplicados para que se possa

alcanccedilar o resultado desejado Deve ser bastante amplo e flexiacutevel para permitir

alteraccedilotildees durante o andamento das verificaccedilotildees

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Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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25

A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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26

2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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27

2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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28

com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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74

REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 15: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

14

O objetivo do exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

A auditoria se utiliza de todos os meios possiacuteveis ao seu alcance para verificar e

apurar a veracidade dos registros mesmo que tenha que recorrer agrave informaccedilotildees extra

contaacutebeis eou fora da empresa auditada sendo que a falta de documentos que

deveriam existir eacute uma forma de comprovar que natildeo haacute exatidatildeo nas demonstraccedilotildees

contaacutebeis

A atraveacutes de seus procedimentos fornece anaacutelises apreciaccedilotildees

recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser

uacutetil agrave administraccedilatildeo sendo que esta atividade natildeo se destine exclusivamente para

descoberta de fraudes erros ou irregularidades muito embora apura tais fatos

23 PRINCIacutePIOS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Os trabalhos de auditoria normalmente satildeo realizados atraveacutes das

demonstraccedilotildees financeiras de uma empresa que objetiva verificar se elas estatildeo em

conformidade com os princiacutepios de contabilidade Em decorrecircncia desta a auditoria

preocupa-se com a uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade ( Attie

2000 pg 108)

A auditoria se caracteriza pela geraccedilatildeo de confianccedila em alguns princiacutepios tais

como uniformidade e comparabilidade que fazem dela uma ferramenta eficaz e

confiaacutevel de apoio a poliacuteticas de gestatildeo e controles na organizaccedilatildeo gerando

informaccedilotildees que possibilitem as tomadas de decisatildeo para a melhoria do desempenho

de uma organizaccedilatildeo

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15

A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das

demonstraccedilotildees financeiras entre os periacuteodos natildeo tenha sido afetada de forma

substancial por mudanccedilas nos princiacutepios contaacutebeis aplicado ou nos meacutetodos de sua

aplicaccedilatildeo

A comparabilidade pode ser afetada por modificaccedilotildees resultantes de

bull Mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis aplicados

bull Mudanccedila de condiccedilotildees que requeiram alteraccedilotildees na contabilidade mas

que natildeo envolvem mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis como por exemplo

a alteraccedilatildeo na taxa de depreciaccedilatildeo e

bull Mudanccedila em condiccedilotildees natildeo relacionadas com a contabilidade como por

exemplo a venda de uma faacutebrica

Das trecircs situaccedilotildees acima apenas a primeira envolve os aspectos de

uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade para as demais uma vez que

natildeo ocorreu mudanccedila de princiacutepios contaacutebeis natildeo haacute obrigatoriamente a necessidade

de menccedilatildeo no parecer do auditor ( Attie 2000 pg 109)

A aplicaccedilatildeo desses princiacutepios eacute fundamental para o fornecimento de conclusotildees

que agreguem valor seja uacutetil sejam relevantes e suficientes para a gestatildeo de uma

organizaccedilatildeo Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si

cheguem a conclusotildees semelhantes em circunstacircncias semelhantes

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente Eacute

necessaacuterio que se defina os objetivos estrateacutegias recursos condiccedilotildees registros dos

trabalhos executados para que outros auditores sendo meacuterito deste trabalho possam

fazer revisotildees e a plena colaboraccedilatildeo e assistecircncia por parte da empresa a fim de dar

condiccedilotildees de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos

identificando as aacutereas prioritaacuterias a serem analisadas

De acordo com Crepaldi (2000 p 320)

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16

A utilizaccedilatildeo adequada das teacutecnicas auditoriais e sua conjugaccedilatildeo aos objetivos a serem atingidos formularatildeo os programas de trabalho de auditoria utilizados de acordo com os objetivos traccedilados e a seguranccedila fornecida pelo controle interno Poderatildeo existir casos em que com a utilizaccedilatildeo de um soacute procedimento de auditoria o objetivo teraacute sido cumprido e casos em que se faraacute necessaacuteria a conjugaccedilatildeo de todos os possiacuteveis procedimentos

O iniacutecio de um trabalho de auditoria deve estar voltado primeiramente ao seu

planejamento com devidos objetivos exames e verificaccedilotildees para entatildeo almejar os

vislumbres propostos pela auditoria Para tal o planejamento adequado pressupotildee a

formulaccedilatildeo de um programa de auditoria

De acordo com Attie (2000 p 61)

A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria deve ser realizada atraveacutes de provas testes e amostragens em razatildeo da complexidade e volume das operaccedilotildees cabendo ao auditor com base na anaacutelise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser determinar a amplitude dos exames necessaacuterios agrave obtenccedilatildeo dos elementos de convicccedilatildeo que sejam vaacutelidos para o todo

De acordo com Attie (2000 p131) ldquo A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria

precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir Os objetivos eacute a meta a ser

alcanccedilada Os procedimentos satildeo os caminhos que levam agrave consecuccedilatildeo do objetivordquo

Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execuccedilatildeo do trabalho e

permitir que vaacuterios auditores possam trabalhar o planejamento da auditoria deve

elaborar programas especiacuteficos para cada aacuterea existindo programa especiacuteficos para

caixa e bancos duplicatas a receber estoque investimentos imobilizado

fornecedores financiamentos conforme for mais recomendaacutevel

O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de aacuterea

especiacutefica Ele prevecirc os procedimentos que deveratildeo ser aplicados para que se possa

alcanccedilar o resultado desejado Deve ser bastante amplo e flexiacutevel para permitir

alteraccedilotildees durante o andamento das verificaccedilotildees

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17

Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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18

Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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19

Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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20

perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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21

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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25

A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 16: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

15

A uniformidade tem por objetivo assegurar que a comparabilidade das

demonstraccedilotildees financeiras entre os periacuteodos natildeo tenha sido afetada de forma

substancial por mudanccedilas nos princiacutepios contaacutebeis aplicado ou nos meacutetodos de sua

aplicaccedilatildeo

A comparabilidade pode ser afetada por modificaccedilotildees resultantes de

bull Mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis aplicados

bull Mudanccedila de condiccedilotildees que requeiram alteraccedilotildees na contabilidade mas

que natildeo envolvem mudanccedila nos princiacutepios contaacutebeis como por exemplo

a alteraccedilatildeo na taxa de depreciaccedilatildeo e

bull Mudanccedila em condiccedilotildees natildeo relacionadas com a contabilidade como por

exemplo a venda de uma faacutebrica

Das trecircs situaccedilotildees acima apenas a primeira envolve os aspectos de

uniformidade na aplicaccedilatildeo dos princiacutepios de contabilidade para as demais uma vez que

natildeo ocorreu mudanccedila de princiacutepios contaacutebeis natildeo haacute obrigatoriamente a necessidade

de menccedilatildeo no parecer do auditor ( Attie 2000 pg 109)

A aplicaccedilatildeo desses princiacutepios eacute fundamental para o fornecimento de conclusotildees

que agreguem valor seja uacutetil sejam relevantes e suficientes para a gestatildeo de uma

organizaccedilatildeo Possibilita que auditores que trabalham independentemente entre si

cheguem a conclusotildees semelhantes em circunstacircncias semelhantes

24 PROCEDIMENTOS E PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

O trabalho de auditoria requer um planejamento adequado eficiente Eacute

necessaacuterio que se defina os objetivos estrateacutegias recursos condiccedilotildees registros dos

trabalhos executados para que outros auditores sendo meacuterito deste trabalho possam

fazer revisotildees e a plena colaboraccedilatildeo e assistecircncia por parte da empresa a fim de dar

condiccedilotildees de detectar os eventuais problemas relacionados com os controles internos

identificando as aacutereas prioritaacuterias a serem analisadas

De acordo com Crepaldi (2000 p 320)

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16

A utilizaccedilatildeo adequada das teacutecnicas auditoriais e sua conjugaccedilatildeo aos objetivos a serem atingidos formularatildeo os programas de trabalho de auditoria utilizados de acordo com os objetivos traccedilados e a seguranccedila fornecida pelo controle interno Poderatildeo existir casos em que com a utilizaccedilatildeo de um soacute procedimento de auditoria o objetivo teraacute sido cumprido e casos em que se faraacute necessaacuteria a conjugaccedilatildeo de todos os possiacuteveis procedimentos

O iniacutecio de um trabalho de auditoria deve estar voltado primeiramente ao seu

planejamento com devidos objetivos exames e verificaccedilotildees para entatildeo almejar os

vislumbres propostos pela auditoria Para tal o planejamento adequado pressupotildee a

formulaccedilatildeo de um programa de auditoria

De acordo com Attie (2000 p 61)

A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria deve ser realizada atraveacutes de provas testes e amostragens em razatildeo da complexidade e volume das operaccedilotildees cabendo ao auditor com base na anaacutelise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser determinar a amplitude dos exames necessaacuterios agrave obtenccedilatildeo dos elementos de convicccedilatildeo que sejam vaacutelidos para o todo

De acordo com Attie (2000 p131) ldquo A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria

precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir Os objetivos eacute a meta a ser

alcanccedilada Os procedimentos satildeo os caminhos que levam agrave consecuccedilatildeo do objetivordquo

Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execuccedilatildeo do trabalho e

permitir que vaacuterios auditores possam trabalhar o planejamento da auditoria deve

elaborar programas especiacuteficos para cada aacuterea existindo programa especiacuteficos para

caixa e bancos duplicatas a receber estoque investimentos imobilizado

fornecedores financiamentos conforme for mais recomendaacutevel

O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de aacuterea

especiacutefica Ele prevecirc os procedimentos que deveratildeo ser aplicados para que se possa

alcanccedilar o resultado desejado Deve ser bastante amplo e flexiacutevel para permitir

alteraccedilotildees durante o andamento das verificaccedilotildees

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17

Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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18

Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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20

perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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24

demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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25

A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 17: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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A utilizaccedilatildeo adequada das teacutecnicas auditoriais e sua conjugaccedilatildeo aos objetivos a serem atingidos formularatildeo os programas de trabalho de auditoria utilizados de acordo com os objetivos traccedilados e a seguranccedila fornecida pelo controle interno Poderatildeo existir casos em que com a utilizaccedilatildeo de um soacute procedimento de auditoria o objetivo teraacute sido cumprido e casos em que se faraacute necessaacuteria a conjugaccedilatildeo de todos os possiacuteveis procedimentos

O iniacutecio de um trabalho de auditoria deve estar voltado primeiramente ao seu

planejamento com devidos objetivos exames e verificaccedilotildees para entatildeo almejar os

vislumbres propostos pela auditoria Para tal o planejamento adequado pressupotildee a

formulaccedilatildeo de um programa de auditoria

De acordo com Attie (2000 p 61)

A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria deve ser realizada atraveacutes de provas testes e amostragens em razatildeo da complexidade e volume das operaccedilotildees cabendo ao auditor com base na anaacutelise de riscos de auditoria e outros elementos de que dispuser determinar a amplitude dos exames necessaacuterios agrave obtenccedilatildeo dos elementos de convicccedilatildeo que sejam vaacutelidos para o todo

De acordo com Attie (2000 p131) ldquo A aplicaccedilatildeo dos procedimentos de auditoria

precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir Os objetivos eacute a meta a ser

alcanccedilada Os procedimentos satildeo os caminhos que levam agrave consecuccedilatildeo do objetivordquo

Com o objetivo de propiciar maiores facilidades na execuccedilatildeo do trabalho e

permitir que vaacuterios auditores possam trabalhar o planejamento da auditoria deve

elaborar programas especiacuteficos para cada aacuterea existindo programa especiacuteficos para

caixa e bancos duplicatas a receber estoque investimentos imobilizado

fornecedores financiamentos conforme for mais recomendaacutevel

O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de aacuterea

especiacutefica Ele prevecirc os procedimentos que deveratildeo ser aplicados para que se possa

alcanccedilar o resultado desejado Deve ser bastante amplo e flexiacutevel para permitir

alteraccedilotildees durante o andamento das verificaccedilotildees

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Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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68

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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69

Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 18: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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Segundo Attie (2000 p 31) ldquoo exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees

financeiras eacute expressar uma opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que

elas representem adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeirardquo

Os procedimentos normalmente usados na auditoria estatildeo a confirmaccedilatildeo externa

(circularizaccedilatildeo) inspeccedilatildeo fiacutesica exame ou obtenccedilatildeo de comprovantes autecircnticos

revisatildeo profunda dos criteacuterios de avaliaccedilatildeo e exame de sua conformidade com os

princiacutepios contaacutebeis exame de registros auxiliares e fiscais e obtenccedilatildeo e cruzamento

de informaccedilotildees de vaacuterias fontes fidedignas

De acordo com Attie (2000 p31) ldquoos procedimentos aplicados no exame das

demonstraccedilotildees financeiras satildeo aqueles que a juiacutezo do auditor permitem uma

conclusatildeo quanto agrave razoabilidade das operaccedilotildees e aos seus reflexos nas

demonstraccedilotildees financeirasrdquo

25 MEacuteTODOS E TEacuteCNICAS DE AUDITORIA CONTAacuteBIL

Por meio da auditoria eacute possiacutevel mensurar avaliar e verificar se os meacutetodos

foram corretamente registrados ou escriturados caso natildeo propotildee ajustes e correccedilotildees

que julgam necessaacuterias

Segundo Crepaldi (200 p 31) ldquoOs meacutetodos usados na auditoria incluem as

seguintes fases Levantamento de condiccedilotildees de rotina administrativa financeira e

contaacutebil Planejamento da auditoria Obtenccedilatildeo de provas Relatoacuterio de auditoria e

Certificados

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 35)

O universo de verificaccedilatildeo eacute o limite de um trabalho O universo auditaacutevel eacute pois o limite de verificaccedilatildeo observaccedilatildeo estudo e avaliaccedilatildeo do auditor Quanto maior o alcance de um exame tanto mais seguranccedila e confiabilidade merece uma conclusatildeo O ideal seria a verificaccedilatildeo total mas na praacutetica ela se torna pouco exequumliacutevel quer pelo ldquotempordquo que exigiria quer pelo ldquocusto do trabalhordquo

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Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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25

A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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64

Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 19: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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Para iniciar seu trabalho o auditor necessita pelo menos do organograma

analiacutetico da empresa do manual de rotinas ou procedimentos administrativos

descrevendo cada funccedilatildeo regulamentos e estatutos plano de contas (inclusive de

custos) orccedilamento (caso exista) processo de autorizaccedilotildees (quando os manuais de

rotinas satildeo bem feitos neles pode-se encontrar esta mateacuteria) e da supervisatildeo

Crepaldi (2000 p30) diz que ldquo[] haacute dois meacutetodos aplicados pela teacutecnica de

auditoria retrospecccedilatildeo e anaacutelise A auditoria examina portanto fatos jaacute ocorridos e o

faz sempre de modo analiacutetico minuciosamenterdquo

Pela Retrospecccedilatildeo como meacutetodo no trabalho de auditoria verificam-se os fatos

passados jaacute vividos em fatos patrimoniais jaacute sucedidos Este eacute um caraacuteter distintivo

entre a escrituraccedilatildeo ou registro contaacutebil e a teacutecnica de auditoria A anaacutelise portanto eacute o

fator predominante o que realmente caracteriza o meacutetodo ou conduta de trabalho na

teacutecnica de auditoria

Segundo Lopes de Saacute (2000 p32) ldquoa metodologia do trabalho do auditor

fundamenta-se em previsatildeo acompanhamento executivo retrospecccedilatildeo executiva e

avaliaccedilatildeo rigorosardquo

As tarefas precisam ser ldquoplanejadasrdquo e a execuccedilatildeo deve ldquoacompanharrdquo

acontecimentos assim como observar aqueles que jaacute ocorreram

Segundo Crepaldi (2000 p 31)

Tecnicamente o meacutetodo orienta a execuccedilatildeo do trabalho dando-lhe aproximadamente as seguintes fases levantamento de rotinas administrativa financeira e contaacutebil planejamento da auditoria obtenccedilatildeo das provas relatoacuterio de auditoria certificados Em cada uma dessas fases a teacutecnica de auditoria fornece processos de execuccedilatildeo Constitui mateacuteria e objeto de pesquisa e orientaccedilatildeo profissional A norma eacute exercer a verificaccedilatildeo em fatos passados e em todas as verificaccedilotildees usar a decomposiccedilatildeo de todos os elementos do fato isto eacute sua anaacutelise visando obter as evidecircncias necessaacuterias

26 TIPOS DE AUDITORIA

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19

Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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26

2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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28

com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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64

Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 20: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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Segundo Crepaldi (2000 p 3132) rdquobaseados na definiccedilatildeo conceitual de

auditoria pode-se classificaacute-la em dois tipos Auditoria de demonstraccedilotildees financeiras e

Auditoria operacional ou de gestatildeordquo

A primeira conhecida com auditoria externa satildeo informaccedilotildees preparadas por

escrito destinadas a apresentar a situaccedilatildeo e a evoluccedilatildeo do patrimocircnio da empresa aos

administradores e a terceiros alheios a ela sendo preenchido por um profissional

independente ou seja alheio agrave empresa o auditor independente

O segundo tipo de auditoria eacute a operacional ou de gestatildeo conhecida tambeacutem

com auditoria interna que consiste de revisotildees metoacutedicas de programas organizaccedilotildees

atividades ou segmentos operacionais dos setores publico e privado com a finalidade

de comunicar agrave administraccedilatildeo se os recursos estatildeo sendo usados eficientemente e se

estatildeo sendo alcanccedilados os objetivos operacionais

Tratando-se de assuntos contaacutebeis o auditor interno e o auditor externo atuam

em geral no mesmo campo e ambos tecircm interesse na verificaccedilatildeo da existecircncia de um

sistema efetivo de controle interno que esteja funcionando perfeitamente dentro das

normas legais para salvaguardar o patrimocircnio da empresa confirmar tambeacutem se o

sistema contaacutebil eacute capaz de oferecer os dados necessaacuterios agrave elaboraccedilatildeo das

demonstraccedilotildees contaacutebeis que reflitam com propriedade a posiccedilatildeo contaacutebil e o resultado

das operaccedilotildees da empresa

261 Auditoria Interna X Auditoria Externa

A auditoria externa eacute realizada por auditor independente sem viacutenculo

empregatiacutecio com a empresa auditada e a auditoria interna eacute executada por um

funcionaacuterio da proacutepria empresa sendo que o vinculo com a empresa natildeo pode sofrer

influecircncia pelos seus administradores

Segundo Crepaldi (2000 p 52)

A diferenccedila baacutesica entre a auditoria interna e a externa refere-se ao grau de independecircncia existente O auditor interno eacute dependente da empresa em que trabalha e eacute responsaacutevel por seus atos somente

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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64

Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

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29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

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5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 21: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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perante a empresa em que exerce suas atividades Os impactos de seus relatoacuterios recebem influecircncias de sua subordinaccedilatildeo O auditor externo pela relevacircncia de seus trabalhos perante ao puacuteblico Dado a credibilidade que oferece no mercado constitui-se numa figura iacutempar que presta inestimaacuteveis serviccedilos aos acionistas banqueiros aos oacutergatildeos puacuteblicos governamentais e ao puacuteblico em geral

O auditor externo tem que exercer sua atividade mantendo a independecircncia natildeo

deixando se influenciar pela empresa quanto ao procedimento adotado ou soluccedilotildees a

que chegar Cabe ao auditor interno exercer sua funccedilatildeo com obediecircncia as normas de

auditoria natildeo deixando seu viacutenculo empregatiacutecio tirar a independecircncia profissional A

caracteriacutestica que difere a auditoria externa da interna eacute o grau de independecircncia que o

auditor externo tem em relaccedilatildeo agrave entidade auditada

Segundo Attie (1992 p 29)

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticos definidos pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

A auditoria externa tem o papel apenas de imitir um parecer ou opiniatildeo sobre as

demonstraccedilotildees contaacutebeis a fim de verificar se estas refletem adequadamente a

posiccedilatildeo da empresa auditada O auditor deve observar se as demonstraccedilotildees foram

elaboradas de acordo com os princiacutepios contaacutebeis e se esses princiacutepios foram

aplicados conforme ao exerciacutecio social anterior (Santos disponiacutevel em

wwwclassecontaacutebilcombr acessado em 09062008)

Embora as teacutecnicas de trabalho invariavelmente sejam semelhantes Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se ainda de forma mais ampla pelos seguintes aspectos

Auditoria externa

bull natildeo existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees conseguem maior grau de confiabilidade junto aos acionistas financiadores fornecedores e analistas

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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64

Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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68

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 22: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando averiguar os reflexos destas nas operaccedilotildees contaacutebeis

Auditoria Interna

bull existindo viacutenculo empregatiacutecio com a empresa auditada e dependecircncia hieraacuterquica da administraccedilatildeo suas opiniotildees tenderiam a se incluir nos interesses da proacutepria empresa e assim natildeo conseguiriam aos interesses da proacutepria empresa nem suficiente grau de confiabilidade junto a terceiros

bull os exames das operaccedilotildees satildeo dirigidos principalmente visando aos aspectos de eficiecircncia operacionaladministrativa

O trabalho do auditor externo deve possuir um volume menor de testes pois o

auditor externo estaacute interessado em erros que individualmente possam alterar de

maneira substancial as informaccedilotildees das demonstraccedilotildees contaacutebeis O posicionamento

da auditoria interna numa visatildeo atual do seu funcionamento centra a sua atenccedilatildeo natildeo

soacute na auditoria aos oacutergatildeos da empresa mas agraves atividades que esta exerce

A contrataccedilatildeo de um auditor externo se faz por vaacuterios motivos destacando-se

entre eles a obrigaccedilatildeo fiscal imposiccedilatildeo de bancos para ceder empreacutestimos para

financiamento da mateacuteria-prima atendimento agrave exigecircncia do contrato para efeito de

compra da empresa e para fins de consolidaccedilatildeo das demonstraccedilotildees O serviccedilo

programado para auditoria interna poderaacute ser realizado atraveacutes de um exame preacutevio de

fatos contaacutebeis antes de seus registros para julgar quanto a sua legalidade evitando

assim correccedilotildees futuras

Segundo Attie (1992 p 34)

De forma global o trabalho realizado pela auditoria interna eacute plenamente idecircntico agravequele executado pela auditoria externa Ambas utilizam as mesmas teacutecnicas ambas tecircm sua atenccedilatildeo voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestotildees de melhorias para as deficiecircncias encontradas e ambas modificam a extensatildeo do seu trabalho de acordo com as suas observaccedilotildees e a eficiecircncia do sistema de controle interno existente

A auditoria interna por orientaccedilatildeo gerencial da alta administraccedilatildeo da empresa

tem de examinar a cada ramificaccedilatildeo e os segmentos em periacuteodos regulares de tempo

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para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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23

interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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25

A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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26

2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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27

2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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28

com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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68

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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74

REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 23: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

22

para observar a aderecircncia agraves poliacuteticas agrave legislaccedilatildeo agrave eficiecircncia operacional e aos

aspectos tradicionais de controla da empresa Por outro lado as funccedilotildees da auditoria

externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda

de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa Agrave auditoria externa cabe

regra geral a revisatildeo global das atividades ou de aspectos dirigidos e por

consequumlecircncia de maneira menos detalhada

De acordo com Crepaldi (2000 p 49)

Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e do auditor externo salienta-se que existem diferenccedilas fundamentais sendo as principais

a Extensatildeo dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno normalmente eacute determinado pela gerecircncia enquanto a extensatildeo do exame do auditor externo eacute determinada pelas normas usuais reconhecidas no paiacutes ou requerida por legislaccedilatildeo especiacutefica

b Direccedilatildeo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contaacutebil e do controle interno funcione eficientemente a fim de que os dados contaacutebeis fornecidos agrave gerecircncia apresentem os fatos com exatidatildeo Os trabalhos do auditor externo entretanto satildeo determinados por seu dever de satisfazer com que as Demonstraccedilotildees Contaacutebeis a serem apresentadas a terceiros como por exemplo a acionistas investidores fornecedores agrave fiscalizaccedilatildeo reflitam com propriedade a situaccedilatildeo contaacutebil de uma empresa em certa data e os resultados das operaccedilotildees do periacuteodo examinado

c Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno eacute para com a gerecircncia ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente eacute mais ampla Eacute evidente que auditor interno sendo funcionaacuterio da empresa natildeo tem a condiccedilatildeo de total independecircncia que possui o auditor externo

d Meacutetodos natildeo obstante as diferenccedilas apontadas os trabalhos de ambos satildeo efetuados em geral por meacutetodos idecircnticos O auditor interno segue mais as rotinas de cunho interno ou seja observa o cumprimento riacutegido das normas internas pois ele tem o domiacutenio da cultura da empresa enquanto o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas agraves leis de forma bem ampla ele tem melhor domiacutenio dos aspectos de interesse coletivordquo

Comparando os dois tipos de auditoria pode-se dizer que o auditor externo eacute

independente contratado para determinada tarefa de auditoria enquanto o auditor

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23

interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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24

demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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25

A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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26

2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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27

2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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28

com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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68

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 24: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

23

interno eacute empregado da empresa sem independecircncia As tarefas do auditor externo

satildeo delimitadas no contrato enquanto que as do interno satildeo tatildeo abrangentes quanto

forem as operaccedilotildees da empresa

Segundo Franco e Marra (2001 p 218) ldquoauditoria externa eacute aquela realizada por

profissional liberal auditor independente sem viacutenculo de emprego com a entidade

auditada e que poderaacute ser contratado para auditoria permanente ou eventualrdquo

A auditoria externa eacute eventual e a interna eacute perioacutedica O processo utilizado em

ambas e analiacuteticas e as teacutecnicas semelhantes As bases para exame documental satildeo

as mesmas a escrituraccedilatildeo os documentos e os controles

Segundo Attie (1992 p 34)

A auditoria interna verifica as atividades detalhadas da empresa relacionadas de maneira intensa com o andamento de cada funccedilatildeo aacuterea departamento setor e operaccedilatildeo Por outro lado as funccedilotildees da auditoria externa satildeo diferentes muito embora existam aacutereas similares como as de salvaguarda de ativos precisatildeo e confiabilidade dos livros da empresa

Tabela 1 Diferenccedilas entre auditoria externa e auditoria interna

Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna

Sujeito

Profissional

independente

Auditor interno

(funcionaacuterio da empresa)

Accedilatildeo e objetivo

Exame das

demonstraccedilotildees financeiras

Exame dos controles

operacionais

Finalidade

Opinar sobre as

Promover melhorias

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24

demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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25

A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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26

2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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27

2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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28

com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 25: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

24

demonstraccedilotildees financeiras nos controles operacionais

Relatoacuterio principal Parecer Recomendaccedilotildees de

controle interno e eficiecircncia

administrativa

Grau de

independecircncia

Mais amplo Menos amplo

Interessados no

trabalho

A empresa e o

puacuteblico em geral

A empresa

Responsabilidade Profissional civil e

criminal

Trabalhista

Nuacutemero de aacutereas

cobertas pelo exame

durante um periacuteodo

Maior

Menor

Intensidade dos

trabalhos em cada aacuterea

Menor Maior

Continuidade do

trabalho

Perioacutedico Contiacutenuo

Fonte (Crepaldi 2000 p 51)

262 Auditoria Interna

A auditoria interna tem por finalidade analisar os controles internos das

empresas disponibilizando os recursos humanos e teacutecnicos necessaacuterios para a

execuccedilatildeo das tarefas designadas pela administraccedilatildeo da empresa Agrave auditoria interna

estaacute diretamente ligada agrave Administraccedilatildeo das Empresas esta acompanha as

transaccedilotildees da empresa em caraacuteter permanente e com uma equipe de auditores

Segundo Franco e Marra (2001 p 219)

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25

A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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26

2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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27

2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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28

com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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68

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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69

Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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74

REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 26: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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A auditoria interna eacute aquela exercida por funcionaacuterio da proacutepria empresa em caraacuteter permanente Apesar de seu viacutenculo agrave empresa o auditor interno deve exercer sua funccedilatildeo com absoluta independecircncia profissional preenchendo todas as condiccedilotildees necessaacuterias ao auditor externo

A auditoria pode ter por objetivo os fatos natildeo registrados sendo eles relatados

por aqueles que exerccedilam atividades com a empresa auditada Podem basear-se em

informaccedilotildees obtidas fora da empresa tais como fornecedores clientes e bancos As

confirmaccedilotildees obtidas de fontes externas normalmente tecircm as mesmas caracteriacutesticas

de credibilidade do que aquelas obtidas dentro da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 41) ldquoauditoria interna constitui o conjunto de

procedimentos adequaccedilatildeo e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees fiacutesicas

contaacutebeis financeiras e operacionais de uma entidaderdquo

Eacute uma atividade de avaliaccedilatildeo independente dentro da empresa que se destina a

revisar as operaccedilotildees como um serviccedilo prestado agrave administraccedilatildeo Constitui um controle

gerencial que funciona por meio da anaacutelise e avaliaccedilatildeo da eficiecircncia de outros

controles Eacute executada por um profissional ligado agrave empresa ou por uma seccedilatildeo proacutepria

para tal fim sempre em linha de dependecircncia da direccedilatildeo empresarial O auditor interno

eacute a pessoa de confianccedila dos dirigentes estaacute vinculado agrave empresa por contrato

trabalhista continuado e sua intervenccedilatildeo eacute permanente

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negoacutecio em

que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos

de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees

submetidas a exame Testa tambeacutem a qualidade dos trabalhos revisa recomenda

enfim assiste agrave administraccedilatildeo e lhe fornece informaccedilotildees perioacutedicas

A auditoria interna atraveacutes de suas atividades de trabalho serve agrave administraccedilatildeo

como meio de identificaccedilatildeo de que todos os procedimentos internos e poliacuteticas

definidas pela companhia assim como os sistemas contaacutebeis e de controle interno

estatildeo sendo efetivamente seguidos e que as transaccedilotildees realizadas estatildeo refletidas

contabilmente em concordacircncia com os criteacuterios previamente definidos

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26

2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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27

2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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28

com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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64

Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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68

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 27: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

26

2621 A Importacircncia da Auditoria Interna

Segundo Attie (2000 p 32) ldquoa auditoria deve ser exercida em caraacuteter de

entendimento e que o trabalho executado tenha e mereccedila toda a credibilidade possiacutevel

natildeo sendo permissiacutevel existir qualquer sombra de duacutevida quanto agrave honestidade e aos

padrotildees morais do auditorrdquo

O auditor interno eacute pessoa de total confianccedila e tem papel importante na decisatildeo

de seus administradores pois seus serviccedilos de auditoria satildeo de caraacuteter permanente eacute

atraveacutes dos relatoacuterios de auditoria que se demonstra a real situaccedilatildeo da entidade Atua

em todas as atividades da empresa realizando a verificaccedilatildeo constante dos controles

internos e das rotinas administrativas

Segundo Franco e Marra (2001 p 34)

A auditoria deixou de ser para as entidades e especialmente para empresas da atualidade apenas mais um instrumento criado pela administraccedilatildeo para aumentar seus controles sobre o pessoal administrativo Atualmente eacute o meio indispensaacutevel de confirmaccedilatildeo da eficiecircncia dos controles e fator de maior tranquumlilidade para a administraccedilatildeo e de maior garantia para investidores bem como para o proacuteprio fisco que tem na auditoria o colaborador eficiente e insuspeito que contribui indiretamente para melhor aplicaccedilatildeo das leis fiscais

Se de um lado a auditoria auxilia o administrador confirmando os registros

contaacutebeis e completando os fins informativos da Contabilidade por outro fiscaliza a

proacutepria administraccedilatildeo cujos erros omissotildees ou fraudes podem ser por ela apontados

Assim pode a auditoria informar o administrador das faltas cometidas por seus

subordinados como tambeacutem denunciar aos titulares do patrimocircnio (acionistas e outros

investidores) as faltas cometidas pelo administrador Por outro lado se resguarda os

titulares contra fraudes e administradores tambeacutem salvaguarda os direitos dos credores

do patrimocircnio contra eventuais fraudes dos titulares do patrimocircnio

Conhecidas as eventuais falhas e deficiecircncias da organizaccedilatildeo e dos controles da

empresa o auditor aponta essas incorreccedilotildees e tem interesse nas suas regularizaccedilotildees

visando melhorar e facilitar seu trabalho futuro

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27

2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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28

com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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64

Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

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Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

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41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

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42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 28: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

27

2622 A Funccedilatildeo da Auditoria Interna

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A funccedilatildeo da auditoria interna eacute auxiliar todos os membros da administraccedilatildeo no desempenho efetivo de suas funccedilotildees e responsabilidades fornecendo-lhes anaacutelises apreciaccedilotildees recomendaccedilotildees e comentaacuterios pertinentes agraves atividades do negoacutecio em que possa ser uacutetil agrave administraccedilatildeo Isto pressupotildee sua incursatildeo em campos aleacutem dos de contabilidade e financcedilas a fim de obter uma visatildeo completa das operaccedilotildees submetidas a exame

Nos trabalhos de auditoria o auditor com base no conhecimento adquirido

examina o sistema contaacutebil observando o seu funcionamento verificando o sistema de

controles internos examinando certos procedimentos agrupando pelo pessoal do

cliente inspecionando documentos e bens refazendo o caacutelculo de certos dados

fazendo perguntas e outros procedimentos de acordo com cada aacuterea da organizaccedilatildeo

Segundo Crepaldi (2000 p 43)

A objetividade eacute essencial agrave funccedilatildeo de auditoria Um auditor interno natildeo deve portanto desenvolver e implantar procedimentos preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderaacute vir normalmente a examinar e analisar e que venha a constituir empecilho agrave manutenccedilatildeo de sua independecircncia

2623 Objetivos da Auditoria Interna

Segundo Attie (1992 p 28) ldquoa auditoria interna eacute uma funccedilatildeo independente de

avaliaccedilatildeo criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades como um

serviccedilo a essa mesma organizaccedilatildeordquo

O objetivo principal da auditoria eacute a confirmaccedilatildeo de registros contaacutebeis e

consequumlentes demonstraccedilotildees contaacutebeis na execuccedilatildeo de seus objetivos Ela contribui

para confirmar os proacuteprios fins da contabilidade pois avalia a adequaccedilatildeo dos registros

dando agrave administraccedilatildeo ao fisco e aos proprietaacuterios do patrimocircnio a certeza de que as

demonstraccedilotildees contaacutebeis mostram ou natildeo a situaccedilatildeo do patrimocircnio em determinada

data e suas variaccedilotildees A contabilidade por sua vez estuda o controle do patrimocircnio

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28

com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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69

Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 29: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

28

com a finalidade de demonstrar e fornecer informaccedilotildees sobre a sua estrutura e sua

composiccedilatildeo analisando suas variaccedilotildees qualitativas e quantitativas A auditoria eacute a

teacutecnica contaacutebil utilizada para avaliar essas informaccedilotildees sendo assim instrumento

indispensaacutevel para que a contabilidade atinja sua finalidade

De acordo com Attie (1992 p 29)

Em siacutentese pode-se dizer que a auditoria interna tem por objetivo

bull examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees

bull examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia aacutes poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

bull examinar os meios usados para a proteccedilatildeo dos ativos e se necessaacuterio comprovar sua existecircncia real

bull verificar se os recursos satildeo empregados de maneira eficiente e econocircmica

bull examinar operaccedilotildees e programas e verificar se os resultados satildeo compatiacuteveis com os planos e se essas operaccedilotildees e esses programas satildeo executados de acordo com o que foi planejado e

bull comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

O exame normal de auditoria das demonstraccedilotildees financeiras eacute expressar uma

opiniatildeo sobre a propriedade das mesmas e assegurar que elas representem

adequadamente a posiccedilatildeo patrimonial e financeira o resultado de suas operaccedilotildees e as

origens e aplicaccedilotildees de recursos correspondentes aos periacuteodos em exame de acordo

com os princiacutepios de contabilidade aplicados com uniformidade durante os periacuteodos

Alguns dos objetivos da auditoria interna entre outros satildeo examinar os meios

usados para a proteccedilatildeo do patrimocircnio de uma organizaccedilatildeo e comprovar sua existecircncia

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29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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74

REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 30: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

29

real verificar se os recursos estatildeo sendo empregados de maneira eficiente e

econocircmica comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram

tomadas as providecircncias necessaacuterias a respeito de suas descobertas

Segundo Attie (2000 p 31) a auditoria interna tem por objetivo

Examinar a integridade e fidedignidade das informaccedilotildees financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir localizar classificar e comunicar essas informaccedilotildees examinar os sistemas estabelecidos para certificar a observacircncia agraves poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute em conformidade com as diretrizes

O Conselho Federal de Contabilidade (Portaria nordm 781 de 24 mar1995)

conceitua o objetivo da Auditoria Interna como o de ldquoexaminar a integridade adequaccedilatildeo

e eficaacutecia dos controles internos e das informaccedilotildees sobre aspectos fiacutesicos contaacutebeis

financeiros e operacionais da entidade atraveacutes do conjunto de procedimentos

teacutecnicosrdquo

O objetivo do auditor eacute conferir os sistemas estabelecidos para certificar que

estatildeo sendo praticados as poliacuteticas planos leis e regulamentos que tenham ou

possam ter impacto sobre operaccedilotildees e relatoacuterios e determinar se a organizaccedilatildeo estaacute

em conformidade com as diretrizes assim como comunicar o resultado do trabalho de

auditoria ao setor responsaacutevel e certificar que foram tomadas as medidas necessaacuterias a

respeito dos problemas encontrados

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30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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64

Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

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3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

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4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

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Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

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Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

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Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

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No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

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12- Haacute conferencia interna das assinaturas

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13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

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16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

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19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

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20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

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21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

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Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

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Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

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25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

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26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

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Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

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28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

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29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

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Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

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41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

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42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 31: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

30

3 CONTROLES INTERNOS

Segundo Lopes de Saacute (2000 p 106)

O controle interno eacute formado pelo plano de organizaccedilatildeo e de todos os procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade ampliar a eficaacutecia e assegurar a boa aplicaccedilatildeo das instruccedilotildees da direccedilatildeo

Segundo Attie (2000 p 117) ldquoo conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia do

controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto

possibilitam a consecuccedilatildeo de determinado fim ou seja controlarrdquo

31 DEFINICcedilAtildeO DOS CONTROLES INTERNOS

Controle interno se refere aos procedimentos realizados dentro de uma

organizaccedilatildeo com planos permanentes da empresa

Segundo o Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Puacuteblicos Certificados (AICPA)

O Controle Interno compreende o plano de organizaccedilatildeo e o conjunto coordenado dos meacutetodos e medidas adotados pela empresa para proteger seu patrimocircnio verificar a exatidatildeo e a fidedignidade de seus dados contaacutebeis promover a eficiecircncia profissional e encorajar a adesatildeo agrave poliacutetica traccedilada pela administraccedilatildeo

Os controles internos dentro de uma organizaccedilatildeo representa um conjunto de

procedimentos meacutetodos ou rotinas que tem como objetivo proteger o patrimocircnio da

empresa produzindo dados contaacutebeis confiaacuteveis auxiliando a administraccedilatildeo no

exerciacutecio dos negoacutecios da mesma

A eficiecircncia do controle depende de meacutetodos meios e pessoal especializado

Existem profissionais que estabelecem componentes para o cumprimento dos

princiacutepios como organizaccedilatildeo e regime de autorizaccedilotildees procedimentos normativos

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31

registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 32: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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registros e relatoacuterios auditoria interna anaacutelise sistemaacutetica de conjuntos e subconjuntos

de fatos e estatiacutesticas

As informaccedilotildees sobre o sistema de controle interno satildeo obtidas atraveacutes da leitura

dos manuais internos de organizaccedilatildeo e procedimentos de conversas com funcionaacuterios

da empresa e de inspeccedilatildeo fiacutesica desde o iniacutecio da operaccedilatildeo (compra venda

pagamentos etc) ateacute o registro no razatildeo geral

32 IMPORTAcircNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Segundo Crepaldi (2000 p 204) ldquoo controle interno representa em uma

organizaccedilatildeo os procedimentos meacutetodos ou rotinas cujos objetivos satildeo proteger os

ativos produzir os dados contaacutebeis confiaacuteveis e ajudar a administraccedilatildeo na conduccedilatildeo

ordenada dos negoacutecios da empresardquo

A importacircncia do controle interno fica clara a partir do momento em que se possa

imaginar uma empresa que natildeo disponha de controles que possam garantir a

continuidade do fluxo de suas operaccedilotildees A confiabilidade dos resultados gerados por

esse fluxo que transforma simples dados em informaccedilotildees a partir das quais os

empresaacuterios utilizando-se de sua experiecircncia administrativa tomam decisotildees com

vistas no objetivo comum da empresa

Para que se verifique a importacircncia do controle eacute oportuno analisar o

crescimento e a diversificaccedilatildeo de uma empresa Se puder identificar uma empresa em

fase inicial poderaacute verificar-se ateacute com certa facilidade que o dono eacute o ponto

referencial do controle dos departamentos da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 206) ldquoa administraccedilatildeo da empresa eacute responsaacutevel

pelo estabelecimento do sistema de controle interno pela verificaccedilatildeo de seus

cumprimento pelos funcionaacuterios e por sua modificaccedilatildeo visando adaptaacute-lo agraves novas

circunstacircnciasrdquo

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32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 33: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

32

Quando a empresa tem seu porte ainda pequeno eacute o proprietaacuterio que analisa e

controla praticamente todos os segmentos da empresa verificando a pontualidade dos

funcionaacuterios da fabricaccedilatildeo e o padratildeo de qualidade dos produtos o despacho e a

entrega aos clientes o pedido e o contas a pagar aos fornecedores as contas a

receber e o recebimento dos clientes etc

Os princiacutepios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte

maneira

Tabela 2 Fundamentos do Controle interno

CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO

a Devem ser fixas as

responsabilidades

Se natildeo existir delimitaccedilatildeo extra o

controle seraacute deficiente

b A contabilidade e as operaccedilotildees

devem estar separadas

Um empregado natildeo deve ocupar

um posto em que tenha controle da

contabilidade e ao mesmo tempo

controle das operaccedilotildees que ocasionam

lanccedilamentos

c Controles cruzados Por exemplo

as vendas diaacuterias devem ser

acumuladas e confrontadas ao final

do periacuteodo com a soma das

etiquetas das mercadorias

entregues

Devem ser utilizadas todas as

provas disponiacuteveis para se comprovar a

exatidatildeo visando assegurar que as

operaccedilotildees foram registradas

corretamente na contabilidade

d Nenhuma pessoa individualmente

deve ter completamente a seu

cargo uma transaccedilatildeo comercial

Qualquer pessoa

deliberadamente ou inadvertidamente

cometeraacute erros entretanto eacute provaacutevel

que se descubram os erros se o manejo

de uma transaccedilatildeo estaacute dividido entre

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33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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64

Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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68

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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74

REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 34: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

33

duas ou mais pessoas

e Deve-se escolher e treinar

cuidadosamente os empregados

Um treinamento cuidadoso

oferece como resultados melhor

rendimento custos reduzidos e

empregados mais atentos e ativos

f Se for possiacutevel

Deve haver rotatividade entre os

empregados destinados a cada

trabalho

Deve ser imposta a obrigaccedilatildeo de

usufruto de feacuterias para todas as

pessoas que ocupam postos de

confianccedila

Isso induz as oportunidades de fraude e

indica a adaptabilidade do empregado

g As instruccedilotildees de operaccedilotildees para

cada cargo devem ser sempre

fornecidas por escrito

Os manuais de procedimentos fomentam

a eficiecircncia e evitam erros ou inter

prestaccedilotildees erradas

Fonte (Crepaldi 2000 p212213)

O conceito a interpretaccedilatildeo e a importacircncia dos controles internos envolvem

imensa gama de procedimentos e praacuteticas que em conjunto possibilitam a consecuccedilatildeo

de determinado fim ou seja controlar

De acordo com Crepaldi (2000 p 216)

Normalmente as empresas de auditoria preparam questionaacuterios-padrotildees de controle interno para serem preenchidos pelos auditores Esses questionaacuterios funcionam como um guia a fim de evitar que o auditor omita a avaliaccedilatildeo de uma parte importante das operaccedilotildees da empresa e tambeacutem servem para padronizar a forma de descriccedilatildeo do sistema

Regra geral o controle interno tem quatro objetivos baacutesicos a salvaguarda dos

interesses da empresa a precisatildeo e a confiabilidade dos informes e relatoacuterios

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34

contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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35

atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 35: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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contaacutebeis financeiros e operacionais o estiacutemulo agrave eficiecircncia operacional e a aderecircncia

agraves poliacuteticas existentes

33 OBJETIVO DOS CONTROLES INTERNOS

O objetivo do controle interno relativo agraves poliacuteticas existentes eacute assegurar que os

desejos da administraccedilatildeo definidos atraveacutes de suas poliacuteticas e indicados por meio de

seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal

A empresa tem seu objetivo maior assegurado pelo fato de poder continuar

operando indefinidamente gerando resultados favoraacuteveis que possibilitem sua

permanecircncia e expansatildeo de suas atividades Seus desejos natildeo passam de meros

sonhos quando natildeo se tem a estrutura de apoio necessaacuteria agrave conjugaccedilatildeo de suas

atividades Cada pessoa e cada segmento da organizaccedilatildeo precisam funcionar

harmonicamente fazendo com que toda a estrutura da empresa caminhe para o

mesmo objetivo (Attie 2000)

De acordo com o conhecimento objetivo e princiacutepios do controle interno eacute que

deve ser avaliado o item em exame Eacute nesse momento que todo o conhecimento

profissional e teacutecnico do auditor eacute colocado agrave prova e que ele pode revelar-se de

utilidade e benefiacutecio agrave empresa com recomendaccedilotildees e sugestotildees feitas com bases

soacutelidas e possiacuteveis de serem realizadas

A precisatildeo e confiabilidade dos informes e relatoacuterios contaacutebeis financeiros e

operacionais compreendem a geraccedilatildeo de informaccedilotildees adequadas e oportunas

necessaacuterias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na

empresa

Segundo Crepaldi (2000 p 216) ldquoas informaccedilotildees obtidas sobre o controle

interno satildeo registradas pelo auditor independente atraveacutes de memorandos narrativos

de questionaacuterios padronizados e fluxogramasrdquo

Uma empresa necessita constituir para si sistemas que lhe garantam conhecer

os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos Os efeitos ocorridos

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atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 36: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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atraveacutes da realizaccedilatildeo de cada ato devem ser escriturados e levados em tempo haacutebil ao

conhecimento dos administradores

34 AVALIACcedilAtildeO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A avaliaccedilatildeo do controle interno pelo auditor consiste em aplicar medidas

significativas na consideraccedilatildeo de transaccedilotildees relevantes e ativos correlatos envolvidos

na auditoria tendo como finalidade principal detectar erros e irregularidades materiais

nas demonstraccedilotildees financeiras

Segundo Crepaldi (2000 p 216)

Os testes de observacircncia consistem em que o auditor certificar-se de que o sistema de controle interno levantado eacute o que realmente estaacute sendo utilizado Acontece com frequumlecircncia de uma empresa ter um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos entretanto na praacutetica esse sistema natildeo eacute utilizado

Quando os controles internos sobre os disponiacuteveis forem considerados

adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do

encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando-se procedimentos

alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade

do resultado final

Haacute algumas medidas que devem ser observadas como por exemplo determinar

se os procedimentos necessaacuterios estabelecidos estatildeo sendo seguidos

satisfatoriamente avaliar quaisquer falhas e irregularidades potenciais natildeo cobertos

pelo procedimento de controle existente para determinar seu efeito sobre a natureza

caraacuteter oportuno ou extensatildeo dos procedimentos de auditoria a serem aplicados e

sugestotildees a serem feitas ao cliente

A avaliaccedilatildeo dos controles internos tem como escopo principal determinar a

natureza a profundidade e a extensatildeo dos exames finais de balanccedilo e como escopo

secundaacuterio sugerir aprimoramento em relatoacuterio especiacutefico

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Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 37: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

36

Ao examinar o controle interno a fundo foi verificado que eacute composto de

inuacutemeras atividades de procedimentos que envolvem aprovaccedilotildees autorizaccedilotildees

registros formulaacuterios e vias layout da operaccedilatildeo e do formulaacuterio necessidades de

relatoacuterios arquivos capacidade teacutecnica e outros

De acordo com Crepaldi (2000 p 218) ldquoo processo de avaliaccedilatildeo do controle

interno consta de trecircs etapas o realce do sistema a avaliaccedilatildeo propriamente dita do

sistema e a realizaccedilatildeo de testes de cumprimento de normas internasrdquo

Tendo em vista a filosofia do estudo do controle interno seu levantamento e

registro satildeo inevitaacuteveis para que se possa conhecer sua intensidade e sua ineficiecircncia

O levantamento do controle interno por parte do auditor deve ser desenvolvido por meio

de uma atitude mental independente obtendo-se o conjunto das praacuteticas e

procedimentos que estejam em uso pelos executores e natildeo por aqueles por ele

julgados adequados

O auditor deve avaliar o sistema que efetivamente estaacute sendo praticado no

controle dos ativos da empresa e na produccedilatildeo de dados contaacutebeis confiaacuteveis O auditor

normalmente cumpre esse procedimento mediante a observaccedilatildeo da execuccedilatildeo dos

trabalhos pelos funcionaacuterios e da inspeccedilatildeo de documentos e registros contaacutebeis

341 Resultado da Avaliaccedilatildeo do Controle Interno

Atraveacutes do conhecimento obtido pelo auditor assim como pela aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio de avaliaccedilatildeo o auditor pode concluir que o sistema de controle interno eacute

adequado podendo entretanto ser aprimorado ou ainda que o sistema de controle

interno eacute inadequado pois natildeo atende aos princiacutepios baacutesicos vitais para a obtenccedilatildeo de

um sistema de controle interno miacutenimo

Sendo qualquer das alternativas discriminadas o auditor deve determinar quais

as possiacuteveis consequumlecircncias e implicaccedilotildees quais os procedimentos de auditoria a

serem aplicados e em que extensatildeo para a cobertura dos referidos assuntos

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37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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68

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 38: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

37

Se a avaliaccedilatildeo geral do auditor sobre o sistema de controle interno constatar ser

este adequado tal fato sugere que este conteacutem todos os aspectos fundamentais

procedimentos e praacuteticas compatiacuteveis de forma a possibilitar alcanccedilar os objetivos a

que se propotildee

Nesse caso a tarefa subsequumlente do auditor deve incluir o exame confirmatoacuterio

de que na praacutetica os procedimentos instituiacutedos encontram-se efetivados Para tanto o

auditor deve coordenar um teste de procedimento vislumbrando um universo que lhe

assegure razoaacutevel certeza sobre a mateacuteria

Segundo Crepaldi (2000 p212) ldquoNatildeo adianta a empresa implantar um excelente

sistema de controle interno sem que algueacutem verifique periodicamente se os

funcionaacuterios estatildeo cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema natildeo

deveria ser adaptado agraves novas circunstacircnciasrdquo

Podem existir sistemas totalmente inadequados que soacute funcionam pelo fato de

ali existir pessoas honestas Esse fato natildeo pode ser considerado como determinante de

um controle adequado uma vez que o controle inexiste ele foi substituiacutedo pela

confianccedila

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38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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69

Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 39: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

38

4 AUDITORIA INTERNA NOS DISPONIacuteVEIS

O movimento financeiro em qualquer empresa representa uma aacuterea de muita

responsabilidade merecendo total atenccedilatildeo A grande preocupaccedilatildeo dos organizadores

tem consistido portanto em dar seguranccedila ao movimento de numeraacuterio eliminando ao

maacuteximo o giro em espeacutecie na empresa e apelando para uma descarga das tarefas nos

estabelecimentos bancaacuterios razatildeo pela qual grande parte da movimentaccedilatildeo gira hoje

nas empresas bem estruturadas por meio de cheques e transaccedilotildees via internet

A auditoria de caixa natildeo precisa ser feita no teacutermino ou no inicio de ano quando

a empresa deveraacute ter seus dados apurados para o levantamento do balanccedilo Poderaacute

ser feita na oportunidade da entrega das peccedilas para o exame ou na data fixada para o

inicio da auditoria de acordo com o contrato de trabalho assinado pelo auditor

O exame da auditoria interna efetuado na aacuterea do disponiacutevel tem por finalidade

atingir objetivos previamente determinados Definido isso o programa de auditoria deve

ser considerado para evitar trabalhos desnecessaacuterios ou enfoque incorreto

Segundo Attie (2000 p 255)

Quando os controles internos sobre o disponiacutevel forem considerados adequados os exames de auditoria podem ser realizados em data anterior agrave do encerramento das demonstraccedilotildees financeiras executando procedimentos alternativos entre a data auditada e a de final de ano para certificar-se da veracidade do saldo final

A seguranccedila maior que concerne a evitar desvios fraudes erros etc repousa na

eficiecircncia dos controles internos Na maioria dos casos os alcances desfalques e

desvios estatildeo diretamente relacionados com o dinheiro no disponiacutevel por outro lado

esta envolvida em tamanho nuacutemero de operaccedilotildees

O programa de verificaccedilatildeo das disponibilidades assume importacircncia

extraordinaacuteria pelos fatos acima expostos devendo ser planejado tendo em vista as

inuacutemeras possibilidades de desvios e manipulaccedilotildees

Segundo Franco e Marra (2001 p375) ldquoo objetivo do exame natildeo eacute soacute o de

apurar se realmente existem todas as disponibilidades mencionadas no balanccedilo mas

tambeacutem o de assegurar-se que existem todas as que deveriam existirrdquo

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39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 40: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

39

41 CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS E SEUS TESTES

A aplicaccedilatildeo dos testes de procedimentos tem o objetivo de determinar se os

procedimentos e praacuteticas de controle internos documentados estatildeo em vigor e estatildeo

adequados para atestar a efetividade do sistema e permitir a correta apuraccedilatildeo e o

registro pertinente

Segundo Attie (2000 p 254)

Os procedimentos de auditoria satildeo as ferramentas que o auditor utiliza para a realizaccedilatildeo de seu trabalho Os procedimentos de auditoria que seratildeo utilizados para o auditor atingir os objetivos previamente delineados satildeo vaacuterios dependendo das circunstacircncias da efetividade de controle interno e da materialidade envolvida

Segundo Franco e Marra (2001 p 376)

O auditor natildeo deveraacute guiar-se unicamente pelos extratos bancaacuterios em poder do cliente Deveraacute exigir a confirmaccedilatildeo direta do banco dirigida e recebida pelo proacuteprio auditor A falta de resposta agrave primeira solicitaccedilatildeo ensejaraacute uma segunda ou terceira solicitaccedilatildeo ateacute que haja resposta E casos especiais o cliente poderaacute ser solicitado a intervir para se obter a resposta ou o proacuteprio auditor procuraraacute manter contato com a gerecircncia do banco Eacute baacutesico e imprescindiacutevel a resposta direta do banco documento esse guardado junto aos papeacuteis de trabalho do auditor

De acordo com Franco e Marra (2000 p 376) ldquoa contagem dos surpresas dos

valores em poder do caixa em data proacutexima agrave do balanccedilo a contagem deve ser feita

na presenccedila do responsaacutevel pelo caixa que a tudo assistiraacuterdquo

Verificar se o controle interno nesta aacuterea estaacute realmente de acordo como que foi

descrito no questionaacuterio de controle interno atraveacutes de perguntas a pessoas-chave

observaccedilatildeo de rotinas etc

Segundo Franco e Marra (2001 p 378)

Dentro dos criteacuterios de amostragem o auditor faraacute o exame das operaccedilotildees contabilizadas na extensatildeo e profundidade recomendaacutevel A eventualidade da detecccedilatildeo de irregularidades a eficiecircncia dos controles

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40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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68

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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69

Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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74

REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 41: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

40

internos e o vulto operacional de caixa do cliente determinaratildeo o volume do trabalho auditorial nessa aacuterea

Apoacutes o exame da documentaccedilatildeo e a avaliaccedilatildeo do controle interno o auditor tem

condiccedilotildees de elaborar o programa de trabalho voltado para cobrir os pontos chave de

controle e dirigir seus testes em funccedilatildeo destes

De acordo com Lopes de Saacute (2000 p 273)

O auditor deve certificar-se da exatidatildeo dos saldos das contas bancaacuterias partindo de dados tambeacutem fora da escrita de seu cliente isto quer dizer que deve apelar para os estabelecimentos bancaacuterios pedindo-lhes que diretamente forneccedilam os saldos das contas

42 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO NOS DISPONIacuteVEIS

A revisatildeo do controle interno no disponiacutevel de uma organizaccedilatildeo tem por objetivo

fornecer ao auditor a base para a determinaccedilatildeo do escopo de trabalho os

procedimentos a utilizar a data e a extensatildeo dos trabalhos Quando da elaboraccedilatildeo de

controles contaacutebeis na aacuterea do disponiacutevel a organizaccedilatildeo deve preocupar-se com a

existecircncia e exatidatildeo nos saldos aleacutem da documentaccedilatildeo adequada relativa a cada

procedimento

Relaccedilatildeo de tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras objetivos de auditoria

e testes substantivos de auditoria

Tabela 3 Tipos de erros das demonstraccedilotildees financeiras

Tipos de Erros das

Demonstraccedilotildees Financeiras

Objetivos de Auditoria Exemplos de testes

Substantivos de Auditoria

para Alcanccedilar os Objetivos

de Auditoria

Existecircncia 1 Os saldos de caixa

representam todos e

Confirmaccedilatildeo de Saldos

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41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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64

Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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68

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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74

REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 42: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

41

Direitos

Integridade

somente itens de

caixa em matildeos em

tracircnsito ou em

instituiccedilotildees

financeiras e estatildeo

corretamente

registrados

Bancaacuterios

Testes de reconciliaccedilotildees

Revisatildeo de transferecircncias

interbancos e intrabancos

Procedimentos analiacuteticos

Apresentaccedilatildeo e divulgaccedilatildeo 2 Os saldo de caixa

estatildeo corretamente

descritos e

classificados e as

devidas divulgaccedilotildees

quanto a fundos

restritos ou

comprometidos e a

saldos natildeo sujeitos a

saque imediato estatildeo

feitas ( exemplo

depoacutesitos em paiacuteses

estrangeiros sujeitos

a controle cambial

etc)

Revisatildeo das demonstraccedilotildees

financeiras e comparaccedilatildeo

das divulgaccedilotildees feitas com

os requisitos dos princiacutepios

fundamentais de

contabilidade

Pesquisa de restriccedilotildees

sobre disponibilidades

Confirmaccedilatildeo de restriccedilotildees

sobre valores em caixa e

bancos

Fonte (Crepaldi 2000 p 212213)

Segundo Attie (2000 p 253)

A auditoria do disponiacutevel tem a finalidade de

a Determinar sua existecircncia que poderaacute estar na companhia em bancos ou com terceiros

b Determinar se eacute pertencente agrave companhia

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42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 43: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

42

c Determinar se foram utilizados os princiacutepios de contabilidade geralmente aceitos em bases uniformes

d Determinar a existecircncia de restriccedilotildees de uso ou de vinculaccedilotildees em garantia e

e Determinar se estaacute corretamente classificado nas demonstraccedilotildees financeiras e se divulgaccedilotildees cabiacuteveis foram expostas por notas explicativas

Cada organizaccedilatildeo estabelece o controle interno de acordo com suas reais

necessidades e baseada na sua materialidade envolvida pessoal existente e estrutura

organizacional

Embora os objetivos de auditoria possam variar ligeiramente de um tipo para

outro de ativo eles aplicam-se de modo geral a quase todos os tipos Esses objetivos

satildeo abordados a seguir como tambeacutem exemplos de sua aplicaccedilatildeo a itens especiacuteficos

de ativo

A verificaccedilatildeo da existecircncia do item do ativo deve ser o objetivo primordial da

auditoria desse setor da empresa

Segundo Crepaldi (2000 p334) rdquoo objetivo global de um exame de auditoria eacute

dar aos auditores provas suficientes para fundamentar seu parecer sobre as

demonstraccedilotildees financeiras e sua totalidaderdquo

Assim como no exame de todas as fases de um negoacutecio os procedimentos da

auditoria nos disponiacuteveis devem ser definidos em funccedilatildeo dos objetivos do auditor para

aquele setor uma vez que o disponiacutevel eacute considerado um setor que envolve grande

risco e relativamente difiacutecil de ser controlado

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43

5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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5 METODOLOGIA

51 CARACTERIZACcedilAtildeO DA PESQUISA

Quanto aos fins a pesquisa eacute aplicada voltada para a necessidade de resolver

problemas existentes e possui finalidade praacutetica

A pesquisa foi realizada em caraacuteter exploratoacuteria em relaccedilatildeo aos objetivos

aprofundou-se nos conceitos preliminares sobre o tema analisado contribuindo assim

para eficiecircncia das questotildees abordadas Para que o estudo na contabilidade seja

considerado exploratoacuterio procurou-se concentrar-se em algo que precisa ser

demonstrado com maior clareza

Quanto aos procedimentos foi do tipo bibliograacutefico esse tipo de pesquisa

contempla parte da pesquisa descritiva quando objetiva colher informaccedilotildees e

conhecimentos preacutevios sobre um problema que se procura resposta ou acerca de uma

hipoacutetese que se quer experimentar A pesquisa bibliograacutefica foi obrigatoacuteria por ser de

natureza teoacuterica uma vez que eacute atraveacutes dela que tomamos conhecimento sobre a

fundamentaccedilatildeo teoacuterica existente

Foi documental quanto aos meios agrave contabilidade comumente usa esse tipo de

pesquisa para analisar o comportamento de determinado setor da economia aspectos

relacionados agrave situaccedilatildeo patrimonial econocircmica e financeira Organizar informaccedilotildees que

se encontram dispersas servindo como pesquisa para estudos futuros

Quanto aos meios foi uma pesquisa de campo a qual acontece no meio em que

os fatos surgiram sendo atraveacutes da aplicaccedilatildeo de questionaacuterios participativos

entrevistas observaccedilotildees e testes

bull A pesquisa buscou resolver problemas nos controles internos no

disponiacutevel atraveacutes da aplicaccedilatildeo da auditoria interna

bull Os dados foram coletados na entidade atraveacutes de visitas e estudo dos

resultados obtidos

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bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 45: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

44

bull O objetivo foi tornar o problema mais explicito e proporcionar uma visatildeo

geral e aproximaccedilatildeo do fato exposto

bull O procedimento da pesquisa foi bibliograacutefica e desenvolvida atraveacutes de

mateacuterias jaacute publicadas principalmente em livros e material disponibilizada

na rede de computadores (Internet )

52 ESTUDOS DE CASO

Para demonstrar as questotildees aqui propostas optei pela implementaccedilatildeo de um

estudo de caso o qual se desenvolveu na Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento

Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina estabelecida em Florianoacutepolis-SC e foi

precedido primeiramente pela exposiccedilatildeo do problema de pesquisa sendo que durante

o desenvolvimento me depararei com situaccedilotildees e soluccedilotildees inesperadas

53 CARACTERIZACcedilAtildeO DA EMPRESA

A Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina eacute uma entidade civil com personalidade juriacutedica de direito privado sem

fins lucrativos com autonomia administrativa financeira e patrimonial com sede na

cidade de Florianoacutepolis SC foi constituiacuteda em 05 de dezembro de 1995 com o apoio

da

bull GTZ (Sociedade Alematilde de Cooperaccedilatildeo Teacutecnica)

bull Epagri (Empresa de Pesquisa Agropecuaacuteria e Extensatildeo Rural de Santa

Catarina)

bull Embrapa Suiacutenos e Aves - Concoacuterdia SC (Empresa Brasileira de

Pesquisa Agropecuaacuteria)

bull Fetaesc (Federaccedilatildeo dos Trabalhadores na Agricultura de Santa Catarina)

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45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 46: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

45

bull Faesc (Federaccedilatildeo da Agricultura do Estado de Santa Catarina)

531 Missatildeo

Promover e apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o desenvolvimento rural

sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia teacutecnica e a extensatildeo

rural visando agrave recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos naturais e do meio

ambiente

532 Objetivos

Indash promover apoiar e desenvolver pesquisas nas diferentes aacutereas do

conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico do meio ambiente tais como

recursos hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos dos

sistemas de informaccedilotildees estudos de impactos ambientais - EIA geoprocessamento e

sensoriamento remoto

II ndash promover apoiar e desenvolver a Pesquisa Agropecuaacuteria a Assistecircncia

Teacutecnica e Extensatildeo Rural nas aacutereas vegetal animal e pesqueira que visem accedilotildees de

desenvolvimento sustentaacutevel nas dimensotildees econocircmica social e ambiental

III ndash promover apoiar a produccedilatildeo de bens a prestaccedilatildeo de serviccedilos o

desenvolvimento de pesquisas a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas

da ciecircncia da tecnologia do desenvolvimento rural pesqueiro e do meio ambiente

IV ndash promover a venda de serviccedilos tecnologias e produtos nas diferentes aacutereas

do conhecimento agro-aquo-silvo-pastoril oceacircnico e ambiental tais como recursos

hiacutedricos minerais florestais solos atmosfeacutericos hidrometeoroloacutegicos estudos de

impactos ambientais ndash EIARIMA saneamento e educaccedilatildeo ambiental

geoprocessamento sensoriamento remoto certificaccedilotildees do agronegoacutecio e sistema de

informaccedilatildeo

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46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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64

Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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68

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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74

REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 47: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

46

V ndash prestar serviccedilos a outras pessoas fiacutesicas e juriacutedicas nas diversas aacutereas do

ensino e na gestatildeo de negoacutecios bem como nas aacutereas abrangidas por suas finalidades

previstas neste capiacutetulo

54 Procedimentos Metodoloacutegicos

Os dados foram coletados de forma direta por meio da anaacutelise de documentos

nas dependecircncias da Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do

Estado de Santa Catarina

Para a realizaccedilatildeo da pesquisa e implementaccedilatildeo do estudo de caso proposto

foram desenvolvidos os seguintes procedimentos metodoloacutegicos

bull Pesquisa bibliograacutefica que serviu para o desenvolvimento da

fundamentaccedilatildeo teoacuterica deste trabalho

bull Obtenccedilatildeo de informaccedilotildees baacutesicas sobre as atividades a serem

examinada

bull Aplicaccedilatildeo de um questionaacuterio aplicada aos disponiacuteveis

bull Anaacutelise dos dados Coletados

bull Apresentaccedilatildeo da anaacutelise dos dados coletados

bull Exemplos e sugestotildees para melhoramento dos controles internos

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47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 48: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

47

6 APRESENTACcedilAtildeO E ANAacuteLISE DOS RESULTADOS

Com aplicaccedilatildeo do questionaacuterio pertinente aos controles internos dos disponiacuteveis

da Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Carina direcionado ao Sr Vasco do Nascimento responsaacutevel pelo departamento

Financeiro prestando todas as informaccedilotildees e documentos necessaacuterios para este

estudo com isso cheguei agraves seguintes conclusotildees

A ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 34 e 5 dos controles internos

Referente aos saques efetuados no banco satildeo apenas realizado para reposiccedilatildeo

de fundo fixo de caixa apoacutes a prestaccedilatildeo de contas sendo que os cheques satildeo emitidos

pela tesouraria e assinado pela diretoria sempre em duas assinaturas

Os cheques satildeo emitidos com coacutepias e em anexo vem acompanhado um

documento autorizando o pagamento informando o destino e ao que se refere natildeo

existindo emissatildeo de cheque preacute-datado

B ndash Anaacutelise das questotildees 6 7 8 9 e 10 dos controles internos

O recebimento de cheques eacute realizado pelo tesoureiro natildeo havendo registro

deste valor apenas vinculado a Nota Fiscal quem realiza os registros natildeo eacute quem os

recebe

Na entidade natildeo existe a figura de contas a receber todo os cheques recebidos

preacute-datados eacute recebido junto com a Nota Fiscal e guardado dentro de um cofre sem

qualquer tipo de registro contaacutebil ou seja natildeo fica registrado em contas agrave receber

C ndash Anaacutelise das questotildees 11 12 13 14 e 15 dos controles internos

Todos os cheques satildeo recebidos e depositados integralmente no banco

havendo apenas reposiccedilatildeo de fundo fixo de caixa haacute outras entradas referente as

devoluccedilatildeo de prestaccedilatildeo de contas de adiantamento a funcionaacuterios mas toda

movimentaccedilatildeo eacute via banco natildeo haacute movimento de caixa

D ndash Anaacutelise das questotildees 16 17 18 19 20 21 e 22 dos controles internos

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48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 49: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

48

A entidade emite recibos sendo trecircs em trecircs vias mas totalmente movimentado

via banco a primeira via destinado ao cliente segunda via para contabilidade e terceira

via bloco todos os blocos com 50 vias cada com numeraccedilatildeo crescente controlado

tipograficamente e controlado pelo tesoureiro

E ndash Anaacutelise das questotildees 23 24 25 26 27 e 28 dos controles internos

Os recebimentos de valores satildeo todos praticamente agrave vista atraveacutes de depoacutesito

o comprovante de depoacutesito eacute colocado junto com o documento a que se refere e

encaminhado para contabilidade para registro

F ndash Anaacutelise das questotildees 29 30 31 32 e 33 dos controles internos

Os funcionaacuterios do departamento de contabilidade satildeo responsaacuteveis pela

conciliaccedilatildeo bancaacuteria aleacutem dos pagamento internos a entidade realiza pagamento fora

da empresa destinado a pagamento de fornecedores todo pagamento soacute eacute autorizado

apoacutes prestaccedilatildeo de contas de valores jaacute adiantados anteriormente

G ndash Anaacutelise das questotildees 34 35 e 36 dos controles internos

Na entidade natildeo existe funcionaacuterios da tesouraria que acumula funccedilotildees em

outros departamentos apenas o tesoureiro realiza o processo de pagamento e a

emissatildeo da autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Todo o endosso realizado nos cheques da entidade eacute exclusivamente para

pagamento de diversas despesas mas todas com autorizaccedilatildeo de pagamento neste

documento eacute descriminado a despesa que estaacute sendo realizada

H ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 e 6 dos pagamentos

Todos os cheques emitidos pela entidade satildeo nominais havendo um controle da

numeraccedilatildeo protegidos agrave maacutequina e com fotocoacutepia natildeo havendo na coacutepia do cheque

explicaccedilatildeo do seu destino junto com a coacutepia do cheque eacute anexado uma autorizaccedilatildeo de

pagamento assinado pela diretoria com explicaccedilatildeo de seu destino

I ndash Anaacutelise das questotildees 7 8 9 10 11 e 12 dos pagamentos

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49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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58

recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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68

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 50: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

49

O controle dos cheques eacute realizado pelo tesoureiro a assinatura dos cheques eacute

realizado pelo Presidente e pelo Coordenador Administrativo e Financeiro tendo um

prazo estatutaacuterio de 3 anos

Todos os cheques satildeo aprovados no dia do pagamento sendo as coacutepias

rubricadas pela diretoria natildeo havendo conferecircncia interna das assinatura

J ndash Anaacutelise das questotildees 13 14 15 16 17 e 18 dos pagamentos

Os bancos satildeo conhecedores de quem visa os cheques toda a assinatura dos

cheques eacute realizado no periacuteodo da manhatilde natildeo havendo o procedimento de antedatar

ou poacutes-datar os cheques

O processo de assinatura dos cheques eacute mediante com toda a documentaccedilatildeo

do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra com o responsaacutevel pelo

recurso atestando a Nota Fiscal e autorizaccedilatildeo de pagamento

Todos os documentos apresentados para pagamento satildeo atestado o

recebimento do material ou serviccedilo pelo coordenador do recurso

L ndash Anaacutelise das questotildees 19 20 21 22 23 24 25 e 26 dos pagamentos

Natildeo existe um sistema de controle de contas a pagar o controle eacute atraveacutes de um

arquivo diaacuterio de contas a serem pagas o controle eacute realizado para do dia conforme a

disponibilidade financeira natildeo havendo um plano financeiro mensal todo pagamento eacute

realizado apoacutes o visto do controle sendo que a rubrica natildeo eacute faacutecil de ser imitada

Natildeo existe a possibilidade de pagamento em dobro porque toda despesa tem

que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

M ndash Anaacutelise das questotildees 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 e 38 dos

pagamentos

Conforme o responsaacutevel pelo departamento financeiro natildeo haacute possibilidade de

pagamento em dobro os bancos remetem mensalmente os extratos bancaacuterios sendo

conferido pelo departamento contaacutebil no caso de discrepacircncia de um extrato ou de

divergecircncia eacute recorrido ao tesoureiro para verificar o problema apoacutes a comunicaccedilatildeo o

tesoureiro toma as providecircncias para o ajuste

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50

Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 51: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios e com a conta geral do razatildeo serviccedilo realizado e aprovado pelo

departamento contaacutebil

N ndash Anaacutelise das questotildees 39 40 41 42 43 44 e 45 dos pagamentos

Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias natildeo tem ligaccedilatildeo com serviccedilos

de caixa todos os serviccedilos de conciliaccedilotildees satildeo realizados pelo departamento contaacutebil

obedecendo aos fatos cronologicamente

As rotinas das transferecircncias de numeraacuterio soacute eacute realizado apoacutes assinatura da

autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria atraveacutes de cheque ou on-line o

banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia assinada pelo diretor financeiro

as transferecircncias on-line requer senha bancaacuteria e de internet

O ndash Anaacutelise das questotildees 46 47 48 49 50 e 51 dos pagamentos

Natildeo existe nenhum endosso dentro da empresa apenas para pagamento de

diversas despesas no caixa do banco os pagamentos em dinheiro satildeo realizados

atraveacutes do fundo fixo de caixa e apenas para pequenas despesas

P ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e 10 dos bancos

Na entidade existe nos bancos uma conta para movimento geral dos recursos

proacuteprios havendo conferecircncia perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

cada recurso possui uma conta especiacutefica sendo prestado contas ao final dos recursos

as reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo

Conforme responsaacutevel pelo departamento financeiro todas as contas estatildeo

cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as normas estatuaacuterias da

entidade

Q ndash Anaacutelise das questotildees 1 2 3 4 e 5 das generalidades em caixa e bancos

O saldo de caixa eacute conferido com o razatildeo os saldos de bancos conferem com os

evidenciados pelo razatildeo havendo um arquivo para cada banco relativo a extratos e

contratos sendo controlado pelo tesoureiro Os arquivo que o caixa manteacutem eacute o de

prestaccedilatildeo de contas que eacute remetido agrave contabilidade

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51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 52: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

51

Para melhor anaacutelise da situaccedilatildeo da empresa buscou-se identificar pontos fortes

e fracos dos controles internos aplicados aos disponiacuteveis

Tabela 4 Pontos Fortes e Fracos

Pontos Fortes

Pontos Fracos

Conciliaccedilatildeo perioacutedica nas contas bancaacuterias

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Pessoal responsaacutevel pelo reconciliaccedilatildeo eacute realizado por outro departamento dando maior confiabilidade

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Todos os pagamentos satildeo autorizados atraveacutes de duas assinaturas

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade

Os pagamentos satildeo aprovados atraveacutes de uma autorizaccedilatildeo de pagamento que explica o destino

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todos os documentos fiscais satildeo aprovados previamente pelos responsaacuteveis pelos recursos evitando pagamento em dobro

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Todos os cheques satildeo emitidos nominalmente

Natildeo existe autorizaccedilatildeo para saques toda movimentaccedilatildeo financeira eacute realizada via banco

Cada recurso possui uma conta bancaacuteria especiacutefica

As assinaturas dos cheques satildeo realizadas com toda documentaccedilatildeo de destino

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52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 53: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

52

61 RECOMENDACcedilOtildeES E SUGESTOtildeES

Conforme ficou demonstrado na aplicaccedilatildeo do questionaacuterio e observando os

disponiacuteveis da empresa a entidade natildeo possui um sistema de controle em contas a

pagar e receber fluxo de caixa bem como explicaccedilatildeo do destino nas coacutepias dos

cheques

A entidade deve buscar instrumentos que as auxiliem no planejamento e controle

de seus recursos para que estes sejam usados de maneira adequada a fim de

salvaguardar a atividade empresarial e alcanccedilar o objetivo almejado pela empresa O

sucesso de uma entidade demanda cada vez mais o uso de praacuteticas financeiras

apropriadas A realidade aponta para gestores sedentos por informaccedilotildees relevantes

que iratildeo auxiliar seu processo decisoacuterio O objetivo principal eacute enfatizar a importacircncia

do demonstrativo de Fluxo de Caixa como ferramenta para os gestores obterem

eficiecircncia na administraccedilatildeo financeira da entidade

Haacute alguns controles que a entidade poderia instituir visando obter mais

seguranccedila na administraccedilatildeo de seus disponiacuteveis evitando assim sistemas possiacuteveis de

fraudes Uma das principais medidas a serem tomadas e a que pode oferecer maior

seguranccedila nos recursos eacute a sistematizaccedilatildeo computadorizada atraveacutes da informatizaccedilatildeo

A empresa garantiraacute informaccedilotildees seguras que lhe permitiraacute administrar com

antecedecircncia as contas a pagar e receber e implantando um fluxo de caixa prevecirc

situaccedilotildees melhorando a tomada de decisatildeo criando estrateacutegica e prevendo

determinadas situaccedilotildees que a entidade pode corrigir se identificadas com antecedecircncia

Sem a utilizaccedilatildeo de um sistema de controle informatizado a entidade teraacute

dificuldades em confeccionar um fluxo de caixa seguro deixando portanto de obter uma

ferramenta de anaacutelise financeira estrateacutegica e fundamental para um administrador

Contudo natildeo eacute somente a informatizaccedilatildeo que pode oferecer formas de controlar

os disponiacuteveis da entidade A entidade pode utilizar forma mais simples confeccionar

planilhas bem estruturadas onde os administradores poderatildeo registrar todas as contas

a pagar e receber

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53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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69

Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 54: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

53

A seguir satildeo apresentados alguns exemplos de planilhas que podem ser

confeccionadas e alimentadas sem necessariamente adquirir um sistema informatizado

mas podem ser feitas por um sistema de planilhas Excel ou tabelas

Exemplo 1 Relatoacuterio de Contas a Pagar mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A PAGAR

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

Exemplo 2 Relatoacuterio de Contas a Receber mensalanual

RELATOacuteRIO DE CONTAS A RECEBER

Data Documento Descriccedilatildeo Valor Saldo

TOTAL

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Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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55

Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 55: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

54

Exemplo 3 Relatoacuterio de Fluxo de caixa mensalanual

RELATOacuteRIO DE FLUXO DE CAIXA

Data Documento Descriccedilatildeo Recebimento Pagamento Saldo

TOTAIS

A apresentaccedilatildeo desses relatoacuterios de contas a pagar a receber e fluxo de caixa

satildeo simplesmente para demonstrar que atraveacutes deles podem-se confeccionar diversos

outros relatoacuterios gerenciais necessaacuterios para um melhor controle dos fatos

administrativos da entidade

Apesar de a entidade utilizar um documento para autorizar o pagamento de suas

contas especificando o destino da despesa rubricada pela Diretoria deveria ser

descriminado na coacutepia do cheque o destino da despesa dando maior confianccedila para

consultas futuras e seguranccedila no caso de extravio desta autorizaccedilatildeo

No entanto a administraccedilatildeo da empresa deve conscientizar-se para a

implantaccedilatildeo dessas mudanccedilas A iniciativa deve partir dos administradores eles tecircm de

estar dispostos a obterem informaccedilotildees mais seguras em relaccedilatildeo as suas

movimentaccedilotildees

Cabe aos administradores atualizarem-se no sentido de perceberem a

necessidade de um maior controle de suas movimentaccedilotildees Subestimando essa

ferramenta contaacutebil que eacute o fluxo de caixa da entidade atraveacutes de relatoacuterios gerenciais

a empresa pode ser surpreendida por natildeo ter a clara noccedilatildeo do comportamento dos

seus nuacutemeros

Aplicando esses sistemas informatizados de controle interno a entidade pode

analisar sua histoacuteria e comparar o comportamento de suas movimentaccedilotildees um ano com

outro

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Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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56

7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 56: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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Tabela 5 Pontos Fracos e Sugestotildees

Pontos Fracos

Sugestotildees

Os cheques recebidos preacute-datados natildeo satildeo registrados em contas a receber

Os cheques recebidos preacute-datados devem antes de serem arquivados no cofre devem passar pelo sistema de contas a receber interligando com a conta clientes na contabilidade evitando desta forma que este valor fique sem registro sendo vistoriado pelo tesoureiro e pelo responsaacutevel pelo Departamento

Natildeo existe um sistema de contas a pagar mensal todo o pagamento eacute decidido no proacuteprio dia de acordo com a disponibilidade financeira

Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento das contas a pagar e receber prevendo com antecedecircncia os valores a serem pagos e recebidos nos dias seguintes

Natildeo existe Fluxo de Caixa na Entidade Implantaccedilatildeo de planilhas sistemasou melhor utilizaccedilatildeo do sistema jaacute disponibilizado na empresa para gerenciamento do fluxo de caixa mensal anual prevendo e programando seus recursos com antecedecircncia facilitando a tomada de decisatildeo

Coacutepias dos cheques natildeo explicam o destino da despesa

Todas as coacutepias de cheques devem explicar o seu destino evitando que documentos em separados possam ser alterados ou fraudados

Sistema informatizado natildeo sendo utilizado todo o recurso que eacute disponibilizado

Uma melhor capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios para utilizaccedilatildeo de todos os recurso disponiacuteveis pelo sistema jaacute implantado na entidade no caso de o sistema ser ineficiente proceder agrave substituiccedilatildeo

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7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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60

histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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7 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

A proposta desse trabalho foi agrave anaacutelise dos controles internos dos disponiacuteveis da

Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de

Santa Catarina cujo ramo de atividades eacute apoiar as accedilotildees e serviccedilos que busquem o

desenvolvimento rural sustentaacutevel em especial a pesquisa agropecuaacuteria a assistecircncia

teacutecnica e a extensatildeo rural visando a recuperaccedilatildeo e a preservaccedilatildeo dos recursos

naturais e do meio ambiente

De maneira geral os objetivos foram atingidos e as suposiccedilotildees confirmadas Os

controles internos foram analisados Foi levantado os procedimentos relacionados ao

controle dos disponiacuteveis e comprovou-se que tais procedimentos apresentaram muitos

pontos fortes e alguns itens a serem implementados conforme exemplo de tabela na

pagina 53 e 54

Desta forma apurou-se que a organizaccedilatildeo dos disponiacuteveis da entidade deve ser

implementado um sistema de informatizado de contas a pagar e receber que permita a

visualizaccedilatildeo mais clara e precisa das movimentaccedilotildees financeiras melhorando

estrategicamente as informaccedilotildees

Implantando um sistema informatizado de forma segura permite ao administrador

obter informaccedilotildees e relatoacuterios mais confiaacuteveis a importacircncia desta ferramenta eacute

essencial para que decisotildees sejam tomadas de forma mais aacutegil e eficaz

Com a realizaccedilatildeo desta pesquisa ficou claramente perceptiacutevel que a estrutura

da entidade estaacute bem soacutelida e segura em seus diversos procedimentos nos disponiacuteveis

com apenas pequenas falhas que podem ser facilmente corrigidas evitando problemas

futuros em proporccedilotildees catastroacuteficas

Cabe aos profissionais capacitados da aacuterea contaacutebil fornecer e assessorar o

administrador com informaccedilotildees e estatiacutesticas histoacutericas de sua proacutepria empresa Enfim

trazer agrave tona informaccedilotildees antes

Somos co-responsaacuteveis pelo sucesso ou insucesso de nossos clientes Um

assessoramento eficaz e eficiente do contador contribui para longevidade de uma

empresa

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57

A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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59

ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 58: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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A principal contribuiccedilatildeo do trabalho para a ciecircncia foi a pesquisa dos controles

internos nos disponiacuteveis da entidade sendo bem estruturado Comprovou-se mais uma

vez que a ciecircncia contaacutebil muito tem a contribuir para a administraccedilatildeo competente

munindo-a com relatoacuterios gerenciais eficazes e eficientes capazes de direcionar o bom

o andamento da entidade

71 LIMITACcedilOtildeES

Natildeo houve nenhuma resistecircncia quanto a aplicaccedilatildeo dos sistemas informatizados

na entidade apenas foi adaptados e aproveitados todos os recursos disponiacuteveis nos

sistemas jaacute existentes na organizaccedilatildeo financeira

Com esta adaptaccedilatildeo no sistema informatizado houve um maior controle do

comportamento dos nuacutemeros sendo registrado completamente as contas a pagar e

receber

Dificuldades apenas para implantaccedilatildeo de um fluxo de caixa eficiente jaacute que as

despesas chegam dias antes de serem pagas natildeo sendo possiacutevel anaacutelise em longo

prazo mas com base numa previsatildeo de fluxo de caixa a empresa jaacute pode planejar seus

recursos financeiros

71 RECOMENDACcedilOtildeES PARA TRABALHOS FUTUROS

Como recomendaccedilotildees para trabalhos futuros voltados agrave auditoria dos controles

internos dos disponiacuteveis da entidade Fundagro ndash Fundaccedilatildeo de Apoio ao

Desenvolvimento Rural Sustentaacutevel do Estado de Santa Catarina bem como de

qualquer empresa do ramo onde for realizado trabalho equiparado ao aqui

desenvolvido recomenda-se o acompanhamento da implantaccedilatildeo sistematizada caso

ocorra com supervisatildeo perioacutedica Atraveacutes de constantes visitas agrave entidade mantendo o

tratamento amigaacutevel e eacutetico estabelecido desde o iniacutecio dos trabalhos desta forma

buscando que os executores dos sistemas informatizados usufruam de todos os

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 59: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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recursos disponiacuteveis que o sistema possa oferecer contribuindo assim para um

planejamento eficiente e eficaz nos controles internos dos disponiacuteveis

Essa medida visa supervisionar o andamento dos trabalhos deste a implantaccedilatildeo

ateacute a execuccedilatildeo para que seja implantado da forma como realmente deva ser e natildeo

como devia ser feito ou seja adotando instruccedilotildees deixadas pelo auditor a fim de obter

cem por cento de aproveitamento na implantaccedilatildeo de sistemas informatizados e

procedimentos internos

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ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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ANEXOS

Questionaacuterio aplicado nos controles internos dos disponiacuteveis

1- Como se processam os saques em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Cheque nominal ao Administrador Financeiro para constituir FFC Sendo realizado prestaccedilatildeo de contas ndash Limite R$ 100000

2- Quem requisita os talotildees de cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A requisiccedilatildeo eacute controlada pelo tesoureiro e a requisiccedilatildeo assinada pelo Administrador Financeiro

3- Quem emite os cheques de suprimento

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Tesouraria emite o Cheque e a Diretoria assina sendo sempre em duas assinaturas

Satildeo estes autorizados previamente Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Sendo realizada a prestaccedilatildeo de contas automaticamente eacute reposto o valor para atingir o limite estipulado de FFC

4- Satildeo os Cheques emitidos com coacutepia

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

As coacutepias explicam a destino dos cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Junto a coacutepia do cheque vai uma autorizaccedilatildeo de pagamento que conteacutem o

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histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 61: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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histoacuterico da operaccedilatildeo de pagamento

5- Os cheques satildeo registrados Mesmo os preacute-datados

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Natildeo existe a emissatildeo de cheques preacute-datados

6- Quem recebe os cheques emitidos por terceiros

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

7- Existe um registro dos cheques recebidos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vinculado a NF de Faturamento

8- Quem faz o registro eacute quem recebe os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

9- Quem recebe os cheques tem acesso ao controle da conta de clientes

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Natildeo haacute contas a receber

10- Qual a rotina dos recebimentos dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

O cheque recebido preacute-datado eacute recebido junto com a NF e guardado dentro de um cofre sem qualquer tipo de registro contaacutebil A Nota fiscal natildeo fica registrado em contas agrave receber

11- Os cheques recebidos satildeo sempre nominais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

12- O que o caixa recebe no dia eacute depositado integralmente

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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74

REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 62: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

61

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

13- Quais os tipos normais de entrada no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Haacute apenas fundo fixo de caixa

14- Quais as entradas satildeo consideradas extras

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os valores extras seriam apenas quando haacute devoluccedilatildeo de saldo de adiantamentos a empregados para despesa de empregados e prestaccedilatildeo de contas

15- Como eacute registrado o movimento diaacuterio no caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo haacute movimento de caixa toda movimentaccedilatildeo financeira eacute via banco

16- Existe um boletim de caixa ou um resumo

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

17- Os recibos emitidos pelo caixa satildeo feito em quantas vias

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Os recibos satildeo em trecircs vias mas totalmente movimentado pelos bancos

18- Qual a distribuiccedilatildeo das vias dos recibos de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Original para cliente segunda via para contabilidade e terceira via bloco

19- Os recibos satildeo numerados

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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64

Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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68

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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69

Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 63: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

62

20- Qual o criteacuterio de numeraccedilatildeo Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Blocos com 50 vias cada sendo numeraccedilatildeo crescente

21- Haacute controle na numeraccedilatildeo de recibos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tipograficamente

22- Quem controla a numeraccedilatildeo dos recibos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

23- Como eacute feito o recebimento de valores agrave vista

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Depoacutesito em banco

24- Existem tipos especiais de talotildees de notas fiscais para os valores agrave vista

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- Como eacute feito o depoacutesito do numeraacuterio em bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Eacute realizado o depoacutesito e o comprovante anexado junto a respectiva Nota Fiscal

26- Eacute extraiacuteda mais de uma via do impresso de depoacutesito

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

27- Quem controla os depoacutesitos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

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28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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69

Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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74

REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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63

28- Qual a distribuiccedilatildeo das vias do documento de depoacutesito Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Anexado junto a Nota Fiscal e enviado para lanccedilamento no departamento contaacutebil

29- Outros funcionaacuterios de outros serviccedilos colaboram nos serviccedilos de caixa

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

Os funcionaacuterios do departamento contaacutebil realizam a conciliaccedilatildeo bancaacuteria

30- Existe fichas de uso de caixa que tambeacutem satildeo de uso comum de outros

serviccedilos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

31- Existe pagamentos fora da empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

32- Existe rotina segura para tal caso de pagamentos externos Como

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de prestaccedilatildeo de contas mensal dos valores adiantados para pagamento de fornecedores

33- Como eacute feito o controle de valores recebidos em custoacutedia

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

34- Algum funcionaacuterio que realiza movimento de caixa acumula ainda as seguintes

funccedilotildees Faturamento Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de cauccedilotildees e cobranccedilas Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

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64

Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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68

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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69

Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Vendas e expediccedilatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Autorizaccedilatildeo de pagamentos Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

O tesoureiro monta o processo de pagamento e a emissatildeo de autorizaccedilatildeo de pagamento mas quem assina eacute a diretoria

Controle de autorizaccedilatildeo de devoluccedilotildees de mercadorias e produtos Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Assinatura de cheques Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro no razatildeo Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Registro em contas assinadas Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Registro de Compras Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Chefia do escritoacuterio Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Controle de comissotildees Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Controle de accedilotildees

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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74

REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 66: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

65

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Serviccedilo de pessoal Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Arquivo Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

35- Algum empregado do caixa geral tem acesso aos serviccedilos expostos no item anterior Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

36- A administraccedilatildeo endossa em banco os cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe endosso um cheque eacute feito para diversos pagamentos

PAGAMENTOS

1- Os pagamentos se processam sempre em cheques nominais Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os cheques emitidos satildeo impressos pela proacutepria empresa

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Haacute controle de numeraccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Satildeo os cheques protegidos a maacutequina

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Os cheques satildeo emitidos com coacutepia

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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68

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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69

Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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66

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- A coacutepia explica o destino

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Apenas a autorizaccedilatildeo de pagamento consta o histoacuterico do pagamento a que se destina

7- Quem controla os cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Tesoureiro

8- Quem assina os cheques tem outras funccedilotildees Quais

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Assina os cheques o Presidente e o Coordenador Administrativo e Financeiro

9- Estas funccedilotildees satildeo permanentes

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Prazo estatutaacuterio ndash 3 em e anos para diretoria

10- Os cheques satildeo aprovados previamente

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

No dia do Pagamento

11- As coacutepias dos cheques satildeo rubricadas por quem os assina

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

12- Haacute conferencia interna das assinaturas

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

13- Os bancos satildeo conhecedores de quem visa o controle interno dos cheques

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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69

Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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67

Sim x Natildeo Natildeo se Aplica

14- Existe horaacuterio certo para assinatura dos cheques

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Periacuteodo da manhatilde

15- Existem casos de antedatar ou poacutes-datar cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

16- Como se processa a assinatura dos cheques Mediante apenas o cheque ou

com toda documentaccedilatildeo relativa ao pagamento Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Com toda documentaccedilatildeo do processo de pagamento sendo solicitaccedilatildeo de compra responsaacutevel pelo recurso atestando a Nota Fiscal autorizaccedilatildeo de pagamento

17- Quais os documentos apresentados para que um cheque seja aprovado pelo

controle Sim Natildeo Natildeo se Aplica

A Nota Fiscal atestando o recebimento do materialserviccedilo de acordo com a necessidade do projeto

18- O controle assinala tais documentos dando prova da verificaccedilatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

19- A rubrica eacute faacutecil de ser imitada

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

20- Aleacutem de assinar rubrica os cheques

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

21- Como satildeo controlados os pagamentos parcelados

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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72

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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73

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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74

REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

Natildeo existe contas a pagar

22- O caixa tem controle preacutevio dos pagamentos a fazer

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de um arquivo diaacuterio de contas aacute serem pagas

23- Existe um programa de pagamento

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Existe um controle de pagamento do dia de acordo com a disponibilidade financeira

24- Existe um plano financeiro mensal

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

25- O caixa soacute paga depois do visto do controle

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

26- Existe possibilidade de pagamento em dobro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Porque toda despesas tem que vim com o atestado de quem eacute responsaacutevel pela compra ou serviccedilo

27- Existe possibilidade de omissatildeo de pagamento

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

28- Os bancos remetem mensalmente o seu extrato de conta

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

29- Quem confere

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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69

Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Departamento Contaacutebil

30- A quem se comunica a discrepacircncia de um extrato de conta

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Em caso de divergecircncia a contabilidade recorre a tesouraria para verificar o problema

31- Quem toma providecircncias para o ajuste

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Tesouraria

32- Quem aprova as contas eacute quem aprova os cheques a pagar

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

33- Satildeo feitas mensalmente reconciliaccedilotildees das emissotildees de cheques com os

extratos bancaacuterios Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

34- Quem faz as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

35- Quem aprova as reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

36- Satildeo feitas reconciliaccedilotildees gerais da conta bancaacuteria com a conta geral do razatildeo

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

37- Quem faz estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

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Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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70

Departamento Contaacutebil

38- Quem aprova estas reconciliaccedilotildees

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Departamento Contaacutebil

39- Quem faz as reconciliaccedilotildees das contas bancaacuterias tem ligaccedilatildeo com os serviccedilos

de caixa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

40- Tem relaccedilatildeo com a contadoria

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

41- As reconciliaccedilotildees acompanham todos os fatos cronologicamente

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

42- Quais as rotinas das transferecircncias de numeraacuterio de conta a conta de bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Realizado apoacutes assinatura da autorizaccedilatildeo de pagamentotransferecircncia pela diretoria

43- Tais transferecircncias passam pelo movimento de caixa

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

44- Como eacute processada uma autorizaccedilatildeo de transferecircncia de numeraacuterio de uma

conta para outra em bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Atraveacutes de cheque ou on-line ndash O banco solicita uma carta oficializando a transferecircncia Assinada pelo diretor financeiro On-line apenas para Banco do Brasil ndash Todo procedimento requer senha bancaacuteria e de internet

45- O controle toma conhecimento dela

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71

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

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CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

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MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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46- Os cheques pagos recebem algumas vezes endossos dentro da proacutepria

empresa Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

47- Existem pagamentos feitos em dinheiro

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

Feito em dinheiro atraveacutes de FFC

48- Existe possibilidade da criaccedilatildeo de um fundo ou de uma caixa especial para eles

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

49- Quais satildeo estes pagamentos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Pequenas despesas

50- Em caso de devoluccedilatildeo de cheque quem o recebe

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

51- Qual o controle da devoluccedilatildeo dos cheques

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

BANCOS

1- Haacute uma perfeita conexatildeo entre os registros de caixa e os de bancos Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

2- Existem contas especiais nos bancos para o movimento do caixa geral

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- O razatildeo possui uma conta para cada movimento com cada banco

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4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

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ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

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CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

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LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

4- Existe uma conta geral de bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Recursos Proacuteprios

5- Satildeo feitas conferecircncias perioacutedicas entre as contas analiacuteticas e a conta sinteacutetica

de bancos ( geral do razatildeo) Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

6- As reconciliaccedilotildees bancaacuterias coincidem com as anaacutelises do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

7- Todas as contas estatildeo cobertas por atos da administraccedilatildeo condizentes com as

normas estatutaacuterias e regimentais da empresa Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

8- Quem realiza as operaccedilotildees de desconto com os bancos

Sim Natildeo Natildeo se Aplica X

9- Quem estaacute autorizado a assinar a correspondecircncia para os bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

10- O caixa geral realiza operaccedilotildees nos bancos

Sim Natildeo X Natildeo se Aplica

GENERALIDADES ndash CAIXA E BANCOS

1- O saldo de caixa eacute conferido com o do razatildeo Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

2- Os saldos de bancos conferem com os evidenciados pelo razatildeo

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Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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REFEREcircNCIAS

ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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Page 74: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE ...siaibib01.univali.br/pdf/Maycon Alexandre Nunes.pdf · Auditoria Contábil é uma técnica que se utiliza da revisão, da

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3- Quais os arquivos que o caixa geral manteacutem

Sim Natildeo Natildeo se Aplica

Prestaccedilatildeo de Contas e remetido a contabilidade

4- Existe uma pasta no arquivo para cada banco relativa a extratos e contratos

Sim X Natildeo Natildeo se Aplica

5- Quem se encarrega do arquivo dos bancos

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Fonte do Questionaacuterio Lopes de Saacute

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ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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ATTIE WILLIAM Auditoria Conceitos e Aplicaccedilotildees 3 ed Satildeo Paulo Atlas 2000

ATTIE WILLIAM Auditoria Interna Satildeo Paulo Atlas 1992

CREPALDI Silvio Aparecido Auditoria Contaacutebil Teoria e Praacutetica Satildeo Paulo Atlas 2000

FRANCO Hilaacuterio MARRA Ernesto Auditoria Contaacutebil 4 ed Atual Satildeo Paulo Atlas 2001

FUNDAGRO Disponiacutevel em httpwwwfundagroorgbr Acesso em 08 abr 2008

LOPES DE SAacute Antocircnio Curso de Auditoria 9 ed rev ampl e atual Satildeo Paulo Atlas 2000

MOTTA Joatildeo Mauriacutecio Auditoria Principios e Teacutecnicas 2 ed Satildeo Paulo Atlas 1992

Comitecirc de Procedimentos de Auditoria do Insituto Americano de Contadores Puacuteblicos Certificados AICPA

Santos Fabriacutecio Aquino dos Um Estudo Sobre a Atuaccedilatildeo do Auditor nas Empresas Disponiacutevel em ltwwwclassecontabilcombrgt Acesso em 09 junho 2008

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