UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE CIÊNCIAS …siaibib01.univali.br/pdf/Jilvanildo...
70
UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO Jilvanildo Fabris TRABALHO DE CONCLUSÃO DE ESTÁGIO ESTUDO DE VIABILIDADE DE EXPANSÃO DO SISTEMA DE EDI COM FORNECEDORES ITAJAÍ (SC) 2008
-
Upload
nguyenhanh -
Category
Documents
-
view
215 -
download
0
Transcript of UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE CIÊNCIAS …siaibib01.univali.br/pdf/Jilvanildo...
UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
Jilvanildo Fabris
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE ESTÁGIO
ESTUDO DE VIABILIDADE DE EXPANSÃO
DO SISTEMA DE EDI COM
FORNECEDORES
ITAJAÍ (SC)
2008
JILVANILDO FABRIS
TRABALHO DE CONCLUSÃO
DE ESTÁGIO - TCE
ESTUDO DE VIABILIDADE DE EXPANSÃO
DO SISTEMA DE EDI COM
FORNECEDORES
Trabalho de conclusão de estágio desenvolvido para o Estágio Supervisionado do Curso de Administração do Centro de Ciências Aplicadas da Universidade do Vale do Itajaí.
ITAJAÍ – SC, 2008
De maneira particular, expresso minha gratidão: À empresa Seara Alimentos S.A, pela oportunidade concedida para a elaboração deste trabalho; À minha família, por me apoiar em todos os momentos desta caminhada, em especial a minha esposa Solange, na certeza de que seu amor está presente em todas as realizações da minha vida; Ao professor Dr. Luiz Carlos da Silva Flores, pelos seus conhecimentos e profissionalismo ao desempenhar o papel de orientador neste trabalho; Aos demais professores que compartilharam comigo conhecimentos, contribuindo para que este trabalho tivesse êxito; A todos aqueles que diretamente ou indiretamente contribuíram para elaboração deste trabalho.
“O mundo está se movendo tão rápido
ultimamente, que aquele que diz que
algo não pode ser feito é geralmente
interrompido por alguém fazendo-o”
Elbert Hubbard
EQUIPE TÉCNICA
a) Nome do estagiário
Jilvanildo Fabris
b) Área de estágio
Controladoria
c) Supervisor de campo
Amâncio José Rodrigues Junior
d) Orientador de estágio
Prof Luiz Carlos da Silva Flores, Dr
e) Responsável pelo Estágio Supervisionado
Prof. Eduardo Krieger da Silva, MSc
DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA
a) Razão social
Seara Alimentos S.A
b) Endereço
Avenida Vereador Abrahão João Francisco, Nº 3655, Dom Bosco, Itajaí/SC
c) Setor de desenvolvimento do estágio
Controles Operacionais
d) Duração do estágio
240 horas
e) Nome e cargo do supervisor de campo
Amâncio José Rodrigues Junior - Analista de Negócio
f) Carimbo e visto da empresa
AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA
ITAJAÍ, 01 de Dezembro de 2008.
A Empresa SEARA ALIMENTOS S.A, pelo presente instrumento, autoriza a
Universidade do Vale do Itajaí – UNIVALI – a publicar, em biblioteca, o trabalho de
Conclusão de Estágio Supervisionado, pelo acadêmico JILVANILDO FABRIS.
___________________________________
Leandro Gamba
RESUMO
A utilização de novas tecnologias tem sido considerada vital para a sobrevivência da organização, principalmente a utilização da Tecnologia de Informação, que já está presente no dia-a-dia das organizações, provocando mudanças profundas em toda a empresa, alterando a estrutura organizacional, as relações de trabalho, o perfil do trabalhador e a cultura da organização. O principal objetivo, foi fazer um estudo de viabilidade de implementação do sistema EDI com fornecedores, identificar os fornecedores que tinham potencial para a implantação do sistema de EDI, descrever o processo atual de digitação de Notas Fiscais na empresa, levantar as customizações necessárias no sistema atual, identificar os benefícios que a organização terá com a implentação de sistema, levantar o custo desta implentação, elaborar a proposta de implentação. Para o levantamento de dados foram utilizadas a entrevista não-estruturada e a observação de pessoas. Os dados levantados foram extraídos de relatórios, participação de pessoas que participaram do projeto piloto e observação do processo atual de digitação de Notas Fiscais. Os resultados obtidos neste trabalho foram válidos, tanto para o acadêmico quanto para a empresa. As vantagens e ganhos que a implementação do sistema EDI trará para a empresa são bastante consideráveis, pois vai deste uma simples eliminação de retrabalho, com a redução de erros de digitação de Notas Fiscais gerando até mesmo um “retorno financeiro” com agilidade na integração de documentos no sistema corporativo da empresa. Concluindo com os resultados obtidos neste trabalho, foi sugerido à empresa a implementação do sistema de EDI com os fornecedores definidos. PALAVRAS CHAVE: Inovação, Tecnologia, EDI
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Tabela 1. Relação dos participantes..........................................................................................17
Figura 1. Fluxo das etapas do projeto....................................................................................... 19
Figura 2. Representação esquemática de um processo............................................................. 27
Figura 3 Relacionamentos entre as organizações e as funções de um sistema de informação. 31
Figura 4. Seqüência das atividades da análise de sistemas....................................................... 36
Figura 5. Fluxo para emissão da NFe....................................................................................... 42
Figura 6. Modelo de DANFE. .................................................................................................. 43
Quadro 1. Número de digitadores por ramo de atividade.........................................................50
Quadro 2. Número de Notas Fiscais digitas por filial...............................................................50
Gráfico 1. Fluxo do processo de recebimento...........................................................................51
Figura 7. Tela de digitação de documentos .............................................................................. 52
Figura 8. Tela para digitação das informações contábeis e tributárias..................................... 53
Figura 9. Mensagem de Conferência de valor dos tributos no processo manual ..................... 54
Gráfico 2. Fluxograma do processo EDI..................................................................................55
Figura 10. Tela de integração e consulta de documentos via EDI ........................................... 56
Figura 11. Tela de integração e consulta de documentos via EDI ........................................... 57
Figura 12. Mensagem de Conferência de valor dos tributos sistema de EDI........................... 58
Quadro 3. Número de documentos estornados no período de 01/2008 a 07/2008...................59
Quadro 4. Número de documentos digitados por filial e fornecedor........................................60
Figura 13. Planilha de cálculo do retorno de investimento ...................................................... 62
Tabela 2. Tabela de proposta de implementação do sistema EDI............................................63
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
ANSI – American National Standard Institute
BO – Business Objects
DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
EAN Brasil – Associação Brasileira de Automação
EDI – Eletronic Data Interchange, ou Troca Eletrônica de Dados
EDIFACT - United Nations Electronic Data Interchange for Administration Commerce and
Transport, ou EDI para Administração, Comércio e Transporte.
ERP - Enteprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa
HTML – HyperText Markup Language, ou Linguagem de Marcação de HiperTexto
ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços
IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados
NF-e – Nota Fiscal Eletrônica
OF – Ordem de Fornecimento
OSM – Organização Sistemas e Métodos
RFID – Radio Frequency Identification, ou Identificação por Rádio freqüência
SCM – Supply Chain Management, ou Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos
SEFAZ – Secretaria da Fazenda
SNAC – Sistema Nacional de Compras
TCE – Trabalho de Conclusão de Estágio
TI – Tecnologia da informação
VANs – Value Added Networks ou Redes de Valor Agregado
XML – Extensible Markup Language, ou Linguagem Extensível de Marcação
SUMÁRIO
1.INTRODUÇÃO..................................................................................................................... 12
1.1 Problema da Pesquisa ......................................................................................................... 14
1.2 Objetivos geral e específicos .............................................................................................. 15
1.3.1 Caracterização da pesquisa.............................................................................................. 16
1.3.2 Contexto e participantes de trabalho de estágio .............................................................. 17
1.3.3 Procedimentos e instrumentos de coleta de dados........................................................... 17
1.3.4 Tratamento e análise dos dados....................................................................................... 18
2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA............................................................................................. 21
2.1 Aspectos conceituais da administração .............................................................................. 21
2.1.1 OSM: aspectos conceituais.............................................................................................. 23
2.2 Processos ............................................................................................................................ 26
2.3 Mudança Organizacional.................................................................................................... 28
2.4 Sistema de Informação ....................................................................................................... 29
2.5 Informação.......................................................................................................................... 32
2.6 Tecnologia da informação .................................................................................................. 33
2.7 Diagnóstico de sistema de informação ............................................................................... 35
2.8 Sistema de EDI ................................................................................................................... 38
2.9 Nota Fiscal eletrônica ......................................................................................................... 41
3. DESENVOLVIMENTO DA PESQUISA DE CAMPO ...................................................... 45
3.1 Caracterização da empresa ................................................................................................. 45
3.1.1 Missão, Visão e Valores. ................................................................................................. 47
3.1.2 Shared Service Center Controles Operacionais .............................................................. 49
3.2 Processo atual de digitação de documentos........................................................................ 50
3.3 Processo integração de documentos através do EDI .......................................................... 55
3.3.1 Vantagens e ganhos ......................................................................................................... 58
3.4 Projeção para fornecedores................................................................................................. 59
3.4.1 Customização para implementação ................................................................................. 61
3.4.2 Proposta de implementação............................................................................................. 63
4. CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................................... 64
REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA.......................................................................................... 66
12
1. INTRODUÇÃO
A globalização e o avanço tecnológico trouxeram inúmeros obstáculos para as
organizações. As empresas estão inseridas em um ambiente altamente competitivo e
turbulento, que se transforma a todo instante com uma velocidade alucinante, exigindo das
empresas um sistema de informação ágil que acompanhe o ritmo das transformações. A busca
por competitividade, através de redução de custos e ganhos de produtividade, está fazendo
com que as organizações procurem por inovações tecnológicas que permitam uma vantagem
competitiva.
Neste contexto, a utilização de novas tecnologias tem sido considerada vital para a
sobrevivência da organização, principalmente a utilização da Tecnologia de Informação (TI),
que já está presente no dia-a-dia das organizações, provocando mudanças profundas em toda a
empresa, alterando a estrutura organizacional, as relações de trabalho, o perfil do trabalhador
e a cultura da organização.
De acordo com Franco (2007), na área de softwares para o gerenciamento das
empresas, notadamente os e-ERPs e e-SCMs, ocorrem duas grandes tendências bastante
significativas: as grandes empresas estão adotando megaplataformas integradas, baseadas em
soluções de sucesso, notadamente ligadas a produtos dos grandes provedores de soluções, tais
como SAP, Oracle, IBM, etc.; e as médias empresas podem integrar seus sistemas por meio
de terceirização (outsourcing) e do desenvolvimento de soluções personalizadas
(customizadas).
As grandes empresas em geral procuram cada vez mais soluções logísticas, que lhes
tragam mais rapidez nos processos operacionais e conseqüentemente maior rentabilidade e
confiança. Os procedimentos manuais e burocráticos não satisfazem mais a necessidade e o
volume crescente de transações entre as corporações, tais como, digitação de Notas Fiscais,
envio de documentos que necessitam de assinaturas e conferências, que geram inúmeros
contratempos, dentre eles, erro na digitação de documentos fiscais, re-trabalho na inserção de
informações no sistema corporativo da empresa e demora excessiva na passagem de
documentos para as empresas prestadoras de serviços, como por exemplo clientes,
fornecedores, transportadores, etc..
Para eliminar estes contratempos, surgiu o Electronic Data Interchange (EDI), troca
eletrônica de dados. Devido aos avanços tecnológicos na área de comunicação de dados, a
13
utilização de modelos EDI para envio de documentos tem se tornado cada vez maior, a custos
cada vez menores. Esta é uma combinação bastante atrativa para empresas que querem
agilizar processos, reduzir custos e erros humanos, que ocorrem na entrada de dados para
bases corporativas.
EDI é um formato padrão para trocar dados de negócios, criado pelo ANSI (American
National Standard Institute). Uma mensagem EDI contém uma seqüência de elementos de
dados, cada qual representando um fator singular, como um preço, um número de série ou
quantidade. As mensagens EDI podem ser criptografadas dependendo da informação,
podendo ser alternadas conforme a necessidade de segurança da informação.
Esta tecnologia abrange a transferência eletrônica de dados através de sistemas,
ligando empresas e fazendo com que as informações fluam de forma harmoniosa
(ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE AUTOMAÇÃO, 2005).
Cada companhia tem seus próprios métodos, processos e sistemas distintos, ou seja,
cada organização tem uma forma diferente de trabalhar, seja nos seus métodos de trabalho ou
sistemas customizados para atender a sua necessidade. “Empresas diferentes têm
necessidades, processos, sistemas, sofisticações técnicas diferentes” (ASSOCIAÇÃO
BRASILEIRA DE AUTOMAÇÃO, 2005). Diante deste ponto de vista, a própria tecnologia
EDI que surgiu para resolver problemas, se não aplicada utilizando padrões pré-definidos,
acaba proporcionando outros contratempos, tais como: preço unitário divergente do
contratado, unidades de medida e de peso com padrões divergentes entre os sistemas que
estão se comunicando; demora na atualização e alinhamento dos sistemas convergentes;
cadastro errado no sistema de origem gera um problema crescente nos sistemas dos demais
parceiros; falta de retorno ao sistema de origem das inconsistências no sistema de destino.
Estes problemas, proporcionados pela utilização inadequada, merece uma especial
atenção nas empresas que adotaram o EDI como forma principal de troca de dados. A maioria
delas já está percebendo que esta ferramenta, se mal aplicada, pode, ao invés de agilizar o
processo, prejudicar ainda mais sua cadeia de suprimentos. É por este motivo que estes
contratempos acima descritos serão tratados e solucionados com este trabalho, implantando o
aplicativo EDI Integrate que facilitará a interação dos sistemas de suprimentos e recebimento
com fornecedores.
Na Seara Alimentos o sistema de EDI foi implantado no ano de 2004, com a
finalidade de reduzir casos de lesão por esforços repetitivos, horas extras e erros na digitação
de documentos. Neste contexto de adequação, o objetivo deste trabalho consiste em elaborar
14
um estudo de viabilidade de expansão do sistema de EDI com fornecedores da empresa Seara
Alimentos S.A.
1.1 Problema da Pesquisa
No ambiente atual, de acirrada competitividade, cria-se um novo imperativo às
empresas: a necessidade de informações precisas e ágeis, com baixo custo de processamento.
Diariamente, elevados volumes de documentos são gerados e processados. Com este
significativo aumento do volume das transações realizadas entre as empresas e o controle
destas transações até então realizado de forma manual, começou a se tornar problemático.
Durante muitos séculos, os papéis formaram as bases das transações comerciais, mas devido
aos erros, incoerências de informações, atrasos, extravios e roubos de documentos fez com
que as empresas buscassem novas tecnologias para sanar estes tipos de problemas.
Atualmente, na maioria dos casos, os dados contidos nos documentos comerciais são
tratados a partir de aplicações de informática. Porém, com o processo de informatização
começaram a surgir os primeiros problemas. Os documentos ao serem enviados aos parceiros
comerciais necessitam serem impressos e copiados. A partir daí, o parceiro comercial volta a
digitar toda essa informação em outra aplicação de informática, com o objetivo de
processamento de dados. Dessa forma, na conquista e manutenção de seus clientes, através da
eficiência de um serviço de qualidade, os revolucionários processos de informática passaram a
ser demorados, dispendiosos e sujeitos a erros, principalmente no processo de digitações de
documentos fiscais. Pode-se perceber então, a importância da Tecnologia da Informação na
integração dos processos de envio de documentos, tendo como utilização o sistema EDI uma
influência nas mudanças da organização, seja em relação a maneira como as informações são
processadas e transmitidas em toda a empresa, ou em relação a própria estrutura
organizacional. Diante disso, define-se o problema de pesquisa que norteará o
desenvolvimento deste TCE:
A implementação do sistema EDI com os fornecedores da empresa Seara Alimentos
S.A, minimizará os erros na integração de documentos no sistema corporativo da empresa e
conseqüentemente agilizará o processo de integração de documentos?
15
A realização deste trabalho de conclusão de estágio, tem como propósito desenvolver
um estudo de viabilidade para expansão do sistema de EDI com fornecedores da empresa,
justificando a necessidade de fazer um diagnóstico do sistema atual, identificando possíveis
problemas, conseqüentemente sugerindo melhorias e avaliando os benefícios que a
implementação deste sistema trará para a organização.
Para empresa, este trabalho teve sua importância, pois contribuiu para redução de re-
trabalho na digitação de documentos fiscais, gerando confiabilidade nas informações e maior
agilidade a processo. Na empresa já existe um sistema de EDI, implantado com apenas um
fornecedor, de onde surgiu a necessidade de implementar este sistema com mais fornecedores
da empresa, levando em consideração os benefícios que esta implentação trará para a
organização. Neste primeiro momento, será implementado para apenas 2 fornecedores,
levando-se em consideração o número de Notas Fiscais que os mesmos enviam para a
empresa e a disponibilidade do fornecedor para enviar os documentos eletronicamente.
Já do ponto de vista acadêmico, este trabalho proporciou um amplo conhecimento
na área de controladoria, por se tratar de um assunto novo na área. E para a academia tem
importância por ser um assunto atual e de grande interesse das organizações, possibilitando,
mais especificamente, ao curso de administração, abrir outras frentes de pesquisa e estágio.
Hoje na Universidade do Vale do Itajaí – Univali, no Centro de Ciências Sociais
Aplicadas, na Gestão de Estágio de Administração, não foi encontrado nenhum trabalho
publicado específico ao tema que foi estudado, garantindo a sua originalidade.
O acesso aos dados da empresa foi permitido para o pesquisador, sendo este
funcionário da empresa, desde que preservados alguns fatores que serão estudados. As
despesas e custos deste projeto foram incorporados no dia-a-dia das atividades na empresa.
1.2 Objetivos geral e específicos
Este trabalho de estágio tem como objetivo geral, analisar a viabilidade de expansão
do sistema de EDI para os fornecedores da empresa Seara Alimentos.
Considerando o objetivo geral apresentado, define-se os seguintes objetivos
específicos:
16
• Identificar os fornecedores que tem potencial para ser implantado o sistema de
EDI;
• Descrever o processo atual de digitação de Notas Fiscais na empresa;
• Levantar as customizações necessárias no sistema atual;
• Identificar os benefícios que a organização terá com a implentação do sistema;
• Levantar o custo desta implentação;
• Elaborar a proposta de implentação.
1.3 Aspectos metodológicos
Este item trata de procedimentos científicos que foram utilizados para desenvolver o
projeto de estágio, envolvendo a caracterização da pesquisa, contexto e participante do
trabalho de estágio, procedimentos e instrumentos de coleta de dados e tratamento e análise
dos dados.
1.3.1 Caracterização da pesquisa
O trabalho em questão caracteriza-se tipologia de proposição de planos, buscando
recomendações para o melhoramento no processo (ALVES, 2003). De acordo com Roesch
(1996), proposição de planos visa à apresentação de um plano (processo) ou sistema voltado à
solução de problemas organizacionais.
A metodologia utilizada no trabalho foi predominantemente qualitativa, pois buscou
oportunidades para otimizar o processo, através da implementação do sistema de EDI para
transferência de documentos fiscais entre os fornecedores e a empresa Seara Alimentos. Alves
(2003, p.57) destaca que na pesquisa qualitativa, “o pesquisador colhe informações, examina
cada caso separadamente e tenta construir um Quadro teórico geral”. Técnicas quantitativas
foram utilizadas na verificação do volume de transações dos fornecedores com a empresa.
17
De acordo com Richardson (1999), o método quantitativo, caracteriza-se pelo
emprego da qualificação tanto na coleta de informações, quanto no tratamento delas por meio
de técnicas estatísticas.
Como estratégia de pesquisa, será utilizado o estudo de caso, pois promove-se um
aprofundamento sobre o sistema de EDI para a integração de documentos fiscais. Segundo
Yin (2001) estudo de caso é adequado quando tem-se uma pesquisa do tipo “como” ou “por
que, quando a mesma não exige controle sobre eventos comportamentais e quando focaliza
acontecimentos contemporâneos”. O estudo de caso, apesar da impossibilidade de generalizar
os resultados da pesquisa, gera análise aprofundada de uma determinada realidade, necessária
neste tipo de trabalho.
1.3.2 Contexto e participantes de trabalho de estágio
Esta pesquisa foi realizada na empresa Seara Alimentos S/A, nos departamentos de
Suprimentos, Controles e Digitações, TI e Fornecedores da empresa, tendo como pessoas
envolvidas os compradores, fornecedores e analistas de sistemas, conforme demonstrado na
Tabela 1 abaixo:
Setor Numero de Participantes FunçõesSuprimentos 4 CompradoresTI 2 Analistas de SistemasControle e Digitações 2 DigitadoresFornecedores 2 Fornecedores de SuprimentosTabela 1. Relação de participantes. Fonte: Elaborado pelo estagiário
Para esta pesquisa utilizou-se de amostra não-aleatória ou intencional, envolvendo as
pessoas que operam na área de Suprimentos, Controles e Digitações, TI e Fornecedores com
potencial para participar deste projeto. Para Richardson (1999) a amostra intencional é
caracterizada como aquela que utiliza elementos que vão formar a amostra, possuindo certas
características criadas no plano e nas hipóteses estabelecidas pelo pesquisador.
1.3.3 Procedimentos e instrumentos de coleta de dados
18
As informações estudadas foram de fontes primárias e secundárias, as quais
permitindo ao pesquisador uma análise profunda nos dados coletados. Segundo Roesch
(1996) “fontes secundárias são informações já existentes na empresa, ou seja, banco de dados,
índices, arquivos ou outras informações derivadas de determinada área”.
O estagiário pesquisou através de informações internas da empresa, os tipos de
documentos utilizados, foram: relatórios, informações da área de TI, sistemas internos e
outros documentos que assim julgar necessário.
Para coleta de dados foi utilizado a entrevista não-estruturada, levantando
informações para o aprofundamento do foco no estudo, identificando: o que, como, onde,
quando, quanto, para que e quem faz as atividades relacionadas ao trabalho. De acordo com
Richardson (1999), a entrevista não-estruturada é uma técnica onde há alternativas pré-
formuladas, baseando-se numa conversação guiada pelo pesquisador para obter dos
entrevistados os aspectos que para ele são os mais importantes sobre o problema em questão.
Também como coleta de dados foi utilizado a observação participante de forma
aberta, pois o pesquisador teve que coletar informações sobre o sistema de emissão de Notas
Fiscais dos fornecedores, identificando se o mesmo está apto para enviar os arquivos em
formato XML, para que o sistema corporativo da empresa SEARA ALIMENTOS possa fazer
a leitura do arquivo enviado. Roesch (1996) define, a observação participante de forma aberta
ocorre quando o pesquisador tem permissão para realizar sua pesquisa na empresa e todos
sabem a respeito de seu trabalho. Seu principal problema é conseguir aceitação e confiança do
pessoal.
1.3.4 Tratamento e análise dos dados
O presente estudo utilizou análise descritiva e documental. O estudo descritivo
segundo Richardson (1999) representa um nível de análise que permite identificar as
características dos fenômenos possibilitando também a ordenação e a classificação destes.
Richardson (1999) cita que o método mais conhecido de análise documental é o método
histórico que consiste em estudar os documentos visando investigar os fatos sociais e suas
relações com o tempo sócio cultural cronológico.
19
A análise descritiva permitiu interpretar e explicar os resultados e os objetivos, através
das técnicas de análise de estatísticas, permitindo uma melhor interpretação do objetivo, que é
elaborar um proposta de implementação do sistema de EDI com os fornecedores da empresa
Seara Alimentos S.A, numa abordagem quantitativa.
O resultado da pesquisa foi apresentado em forma de tabelas e gráficos para que seja
possível visualizar os ganhos que o sistema de EDI trará para a organização. A Figura 1 a
seguir demonstra as etapas utilizadas para realização deste trabalho de conclusão de estágio.
DADOS PRIMÁRIOS DADOS SECUNDÁRIOS
DIAGNÓSTICO
CUSTOMIZAÇÃO DO SISTEMA
ANÁLISE DOS BENEFÍCIOS
CUSTEIO DA IMPLANTAÇÃO
FORNECEDOR “1” FORNECEDOR “2”
ELABORAÇÃO DA PROPOSTA
Figura 1. Fluxo das etapas do trabalho. Fonte: Elaborado pelo estagiário
20
As etapas deste trabalho de conclusão de estágio iniciaram com a coleta de dados
primários e secundários, onde foram reunidas todas as informações necessárias para iniciar o
desenvolvimento deste trabalho. A próxima etapa, diz respeito à tabulação é a análise dos
dados reunidos, que mostrou ao acadêmico as necessidades de customização do sistema à ser
implementado com os fornecedores da empresa. A terceira etapa do trabalho foi a verificação
da necessidade de customização do sistema, ou seja, a preparação do sistema para receber as
informações transmitidas em arquivo no formato XML por nossos fornecedores. A quarta
etapa deste trabalho, diz respeito ao levantamento do custo para implentação do sistema de
EDI junto aos fornecedores da empresa. Com as informações de necessidade de customização
e o custo da implentação do sistema, passamos para fase de tabulação das informações, para
posteriormente elaborar a proposta de implentação, que será apresentada para a diretoria da
companhia.
21
2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
O presente capítulo abordará informações que fundamentam teoricamente este
trabalho para sustentação aos objetivos propostos, desenvolvimentos e resultados esperados,
considerando os temas: aspectos conceituais da administração, organização sistemas e
métodos e sistema de informação.
2.1 Aspectos conceituais da administração
A administração trata, desde seus primórdios, de organizar o trabalho de forma
racional. A partir do final do século XIX, começa a adquirir o status de ciência, com as
tentativas de aplicação de métodos científicos ao estudo e aprimoramento do trabalho, assim
como ao desempenho do trabalhador. Importante afirmar que administração não é apenas
administração de empresas. A administração é pertinente a todo o tipo de empreendimento
humano que reúne, em uma única organização, pessoas com diferentes saberes e habilidades,
sejam vinculadas às instituições com fins lucrativos ou não. A administração precisa ser
aplicada aos sindicatos, às igrejas, às universidades, aos clubes, agências de serviço social,
tanto como nas empresas, sendo responsável pelos seus desempenhos.
Para Drucker (2001) a administração é prática como a medicina, a advocacia e a
engenharia, apoiando-se sobre uma teoria, que precisa ter o rigor científico. Essa prática
consiste em aplicação, focando-se no específico, no caso singular e exigindo experiência e
intuição.
A administração é o principal processo para o desenvolvimento e sucesso de
qualquer organização. De acordo com Maximiano (2000, p. 25), “é a forma como são
administradas que tornam as organizações mais ou menos capazes de utilizar corretamente
seus recursos para atingir os objetivos corretos”.
A tarefa da administração é interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada (CHIAVENATO, 1999, p.06).
22
Destaca Maximiano (2000) que todas as ações realizadas numa organização
abrangem os processos administrativos, também chamados de funções administrativas que
auxiliam no trabalho do administrador.
É de responsabilidade do administrador adequar o ambiente de trabalho para tais
objetivos, supervisionando com freqüência. Segundo Chiavenato (1999, p. 15), “de modo
geral, aceita-se hoje o planejamento, a organização, a direção e o controle como funções
básicas do administrador”, que serão descritos a seguir.
A partir do planejamento, a empresa estabelece os objetivos que deverão ser
atingidos, expõe a atual posição da empresa, define dificuldades e facilidades que serão
encontradas e quais as metas para atingir tais objetivos. Segundo Chiavenato (1993, p. 251),
“o planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os
objetivos que devem ser atingidos e como deve fazer para alcançá-los”. O planejamento é a
principal função administrativa, pois é a partir dele que a empresa estabelece os processos de
organização, direção e controle, ou seja, as demais funções administrativas.
A função organização se resume em detalhar e dividir tarefas e equipamentos,
coordenar as atividades e acompanhá-las para eventuais reordenamentos. Afirma Chiavenato
(1993, p. 258) que “organização significa o ato de organizar, estruturar os recursos e os
órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer as relações entre eles, as atribuições de
cada um”. De acordo com Maximiano (2000, p. 61) define organizar como sendo “o processo
de definir o trabalho a ser realizado e as responsabilidades pela realização, é também o
processo de distribuir os recursos disponíveis seguindo algum critério”.
A função direção é voltada para concentrar esforços em tudo que foi planejado e para
que isso aconteça é preciso ter a habilidade na comunicação, para poder transmitir a todos os
caminhos a serem seguidos. Propõe Chiavenato (1999, p. 147) que “dirigir significa
interpretar os planos para os outros e dar instruções sobre como executá-los em direção aos
objetivos a atingir”. Nessa função o administrador orienta e explica aos colaboradores o que
foi planejado, indicando os passos necessários para trabalhar eficientemente, a fim de alcançar
os objetivos estabelecidos.
Na função de controle, também é possível evitar os erros e identificá-los a tempo de
serem modificados, fornecendo uma continuidade aos planos da empresa. Segundo
Maximiano (2000) controle é o processo de garantir a realização dos objetivos e identificar a
necessidade de alterá-las. Para Chiavenato (1993, p. 262), “a essência do controle reside na
verificação se atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados”.
23
De modo geral o administrador possui domínio de analisar erros e não permitir que
aconteçam novamente seja para o processo em andamento ou nos que deverão ser controlados
futuramente.
2.1.1 OSM: aspectos conceituais
Organização, sistemas e Métodos – OSM é uma atividade administrativa voltada
para a obtenção da melhor produtividade possível dos recursos humanos, materiais e
tecnológicos, através de técnicas científicas que envolvem os aspectos comportamentais e
instrumentais, no ambiente interno ou externo da empresa.
O estudo de Organização, Sistemas e Métodos é vasto e com diversas correntes, que
associam à Tecnologia de Informações, aos Métodos Produtivos, às Medidas de Desempenho,
ao Desenvolvimento Organizacional e à Gestão de Processos Produtivos e Empresariais.
De acordo com Cury (2005), OSM é uma das funções especializadas de
administração e uma das principais responsáveis pela modelagem da empresa, envolvendo,
primariamente, a institucionalização de uma infra-estrutura compatível com os propósitos do
empreendimento e, complementarmente, a definição e/ou redefinição dos processos e
métodos de trabalho, mecanizados ou não, indispensáveis à efetividade organizacional.
De modo geral, OSM é uma atividade voltada para obtenção da melhor
produtividade possível dos recursos humanos e recursos materiais, através de técnicas, que
envolvem os aspectos comportamentais e instrumentais, no ambiente interno e externo da
empresa.
À medida que aumenta a complexidade interna na empresa e no ambiente em que ela
atua, o processo de tomada de decisão tende a tornar-se também mais complexo. Para atender
a esta situação de maneira adequada, o executivo necessita de sistemas de informações
eficientes e eficazes, que processem o grande volume de dados gerados e produzam
informações válidas.
Segundo D’Ascenção (2001), sistema pode ser definido com um conjunto organizado
e complexo, uma reunião ou combinação de coisas ou partes, inter-relacionadas e
interdependentes, que formam uma unidade, visando à realização de um objetivo ou conjunto
de objetivos.
24
Para Oliveira (1998), sistema de informação é o processo de transformação de dados
em informações. E quando este processo está voltado para a geração de informações que são
necessárias e utilizadas no processo decisório da empresa, diz-se que esse é um sistema de
informações gerenciais.
Segundo Araújo (2001), o sistema de informação dentro de OSM, tem como objetivo
apresentar os fluxos de informação e estabelecer vinculações com o processo decisório na
organização.
As organizações são constituídas por uma complexa combinação de recursos (capital
humano, capital intelectual, instalações, equipamentos, sistemas informatizados, etc.)
interdependentes e inter-relacionados, que devem perseguir os mesmos objetivos e cujos
desempenhos podem afetar positiva ou negativamente a organização em seu conjunto. O
enfoque administrativo aplicado por uma organização, que busca a otimização e melhoria da
cadeia de seus processos, desenvolvida para atender necessidades e expectativas das partes
interessadas, assegurando o melhor desempenho possível do sistema integrado a partir da
mínima utilização de recursos e do máximo índice de acerto.
De acordo com Cruz (2000) “a excelência do desempenho e o sucesso no negócio
requerem que todas as atividades inter-relacionadas sejam compreendidas e gerenciadas
segundo uma visão de processos”. Assim, é fundamental que sejam conhecidos os clientes dos
processos, seus atributos de satisfação e o que cada atividade adiciona de valor na busca do
atendimento a estes atributos. O desenvolvimento de um sistema de gestão organizacional
voltado para o alto desempenho requer a identificação e a análise de todos os seus processos.
A análise de processos leva ao melhor entendimento do funcionamento da
organização e permite uma definição adequada de responsabilidades, a utilização eficiente dos
recursos, a prevenção e solução de problemas, a eliminação de atividades redundantes e a
identificação clara dos clientes e fornecedores. Esta abordagem possibilita à organização atuar
com eficiência nos recursos e com eficácia nos resultados, uma vez que busca atender os seus
clientes finais mediante a adição de valor nas atividades desenvolvidas.
Segundo Cury (2005), a análise administrativa é um processo de trabalho, dinâmico e
permanente, que tem como objetivo efetuar diagnósticos situacionais das causas e estudar
soluções integradas para os problemas administrativos, envolvendo, portanto, a
responsabilidade básica de planejar as mudanças, aperfeiçoando o clima e a estrutura
organizacionais, assim como os processos e métodos de trabalho.
De acordo com Cury (2005) a análise administrativa é dividida em três fases sendo a
primeira delas subdividida entre o levantamento e a crítica do levantamento. Na fase do
25
levantamento busca-se identificar não só o clima e a estrutura da organização, mas
principalmente seus métodos e processos de trabalho através dos instrumentos como:
entrevista, questionário e observação pessoal, os principais objetivos da faze do levantamento
é compreender o trabalho do indivíduo, do setor ou mesmo da organização, podendo obter do
mesmo sua opinião sobre o seu trabalho e suas particularidades. A crítica do levantamento
tem como objetivo avalizar os dados coletados confrontando com o diagnóstico preliminar,
analisando a necessidade de se fazer uma revisão do levantamento. A crítica do levantamento
é uma etapa orientada no sentido de solidificar o diagnóstico dos principais problemas e
dificuldades existentes na organização, cuja característica de sistema social exige sua
manipulação como um sistema aberto. (CURY, 2005)
Ainda de acordo com Cury (2005), a segunda fase da análise administrativa que diz
respeito ao estudo da solução dos problemas, está dividida em planejamento da solução e a
critica do planejamento. O planejamento da solução é realizado com base nas melhorias que
podem ser relacionadas ao clima organizacional como, por exemplo, estrutura, métodos e
processos de trabalho ou ainda a implantação de nova técnica gerencial. Na fase do
planejamento solução poderá ocorrer em relação ao meio ambiente externo com seus cenários
políticos, econômicos e sociais, também como a força de trabalho da organização que em face
de qualquer modificação será afetada e poderão necessitar de treinamento, recrutamento e
motivação. Na crítica do planejamento tem como finalidade avaliar a solução proposta, bem
como pesquisar possíveis erros ou distorções na programação realizada.
A terceira fase segundo Cury (2005), diz respeito à implementação das mudanças
que esta dividida em implantação e controle de resultados. A implantação compreende a
implantação do plano traçado, sendo de grande importância para o sucesso final do projeto,
por se caracterizar com uma fase intermediária entre a sistemática vigente e a nova, quando
será efetuada uma substituição progressiva dos antigos processos pelos novos métodos de
trabalho. Na fase da implantação acarretará aumento da carga de trabalho pela convivência de
práticas antigas e novas, também ocorrerá superposição de sistemas e também é muito comum
nesta fase haver tensão pelo novo e conseqüente risco de conflitos. A última fase do processo
de análise administrativa tem como objetivo, verificar se o plano adotado é realmente o
melhor. A prática normalmente indica as vantagens e as desvantagens do novo sistema,
permitindo assim possíveis correções finais.
O programa de controle de resultados é elaborado em função da implantação,
devendo ter seu início quando a implantação estiver em fase intermediária. O prazo dessa
etapa não dever ser longo, embora deva ser consensado com os gerentes responsáveis.
26
Segundo Cury (2005), podem ser considerados, no controle de resultados, como
válidos, os seguintes indicadores:
Quantitativo: o controle pode ser encerrado quando 50%, por exemplo, da nova organização tiver sido implantada e, concorrentemente. Qualitativo: quando uma amostra significativa, em torno, por exemplo, de 60% da força de trabalho, estiver desenvolvendo normalmente seus novos encargos. (CURY, 2005, p. 310)
Concluí-se o projeto de análise administrativa com o relatório geral, consolidando os
parciais, devendo ser estabelecido um prazo para avaliação periódica do sistema, em torno de
um ano após sua implantação, dando assim início a um novo ciclo.
2.2 Processos
Segundo Cruz (1997), processo é a forma pela qual um conjunto de atividades cria,
trabalha e transforma insumos com a finalidade de produzir bens ou serviços, que tenham
qualidade assegurada, para serem adquiridos pelos clientes.
Os processos de modo geral dizem respeito aos resultados, não ao que é necessário
para produzi-los. A essência de um processo são os seus inputs e outputs, ou seja, as suas
entradas e saídas.
De acordo com Manganelli (1995), um processo é uma série inter-relacionada de
atividades que transformam entradas em resultados. Os processos são compostos por três tipos
principais de atividades: atividades que agregam valor (atividade importante para o cliente);
atividades de transferência (atividades que fazem o fluxo de trabalho atravessar as fronteiras,
principalmente funcionais, departamentais ou organizacionais) e atividades de controle
(atividades que, em grande parte, são criadas para controlar as atividades de transferência que
atravessam as fronteiras previamente estabelecidas.
Na opinião de Davenport (1994), processo é um conjunto de atividades estruturadas e
medidas destinadas a resultar num produto específico para um determinado cliente ou
mercado.
Para Hammer (1997) processo é aquilo que cria os resultados que a empresa fornece
aos clientes. Diz ainda que, processo é um termo técnico, com uma definição exata: grupo
organizado de atividades correlatas que, em conjunto, cria um resultado de valor para os
clientes. Da mesma forma, processo pode ser o conjunto de recursos e atividades destinados a
27
produzir produtos ou serviços desejados pelos clientes, numa lógica predefinida e com a
incorporação de valor (ALMEIDA, 2002; GALVÃO, MENDONÇA, 1996).
Percebe-se um consenso dos autores em torno do conceito de processo. Nesse texto,
adota-se processo como um conjunto de atividades que possuem um objetivo específico,
fornecendo um critério de valor para os clientes. Nesse sentido, cada empresa precisa adaptar-
se aos processos dentro da sua realidade, da sua cultura, dos seus valores, para alcançar os
objetivos estabelecidos.
Hammer (1997) afirma que, nos ambientes em que os funcionários desconhecem os
processos de trabalho, a probabilidade de ocorrem erros comuns, atrasos na entrega, equívoco
de informações, resultando na insatisfação do cliente, é bem maior. O autor afirma também
que isso ocorre porque os colaboradores conhecem somente a sua função, como dizem “fazem
a sua parte”, desconhecendo as outras fases, pelas quais um produto ou serviço passa até
chegar ao seu destino final: o consumidor.
Todo processo, atividade, tarefa ou instrução, segundo Cruz (1997), possui ainda um
tempo de ciclo, que é o tempo necessário para a sua execução, sendo composto por tempos de
início, meio e fim de uma parte executável. Esse tempo pode variar em função de uma série
de fatores e comprometer a eficiência do processo, além da produtividade e da lucratividade
da organização.
As entradas e saídas de um processo podem ser tangíveis ou intangíveis. Exemplo de
entradas e saídas podem incluir equipamentos, materiais, componentes, energia, informação,
entre outros. Para desempenhar as atividades de um processo devem ser alocados os recursos
apropriados. Um sistema de medição pode ser usado para coletar informações e dados a fim
de analisar desempenho do processo, bem como as características das entradas e saída, como
ilustra a figura 2.
Figura 2. Representação esquemática de um processo Fonte: ISO (2001)
28
2.3 Mudança Organizacional
No decorrer do último século, as mudanças no trabalho e na estrutura organizacional
foram vertiginosas; a estrutura rígida e hierarquizada foi substituída pelo trabalho em equipe;
os processos organizacionais tornaram-se mais dependentes da tecnologia, que por sua vez
está evoluindo em alta velocidade.
Esta transformação vertiginosa que está chegando às organizações do fim do milênio
exige dessas mais que capacidade organizacional para se adaptar às novas estruturas, "é
preciso desenvolver uma capacidade contínua de adaptação e mudança" (Robbins, 1999,
p.407), ou seja, as mudanças do ambiente externo exigem da organização a capacidade
contínua de resposta rápida e eficaz a estas transformações.
Wood (2000) define mudança organizacional como qualquer transformação de
natureza estrutural, estratégica, cultural, tecnológica, humana ou de outro componente, capaz
de gerar impacto em partes ou no conjunto da organização.
Apesar da mudança organizacional ser muito importante para a sobrevivência das
organizações, muitas vezes estas mudanças causam os mais diferentes tipos de reação. Essas
reações variam de adesão imediata à proposta de mudança, à resistência completa a qualquer
tipo de mudança. Os determinantes dessas diferentes reações são vários, desde o fato de a
mudança alterar o poder e a hierarquia organizacional, a questões relacionadas ao indivíduo,
como o requerimento de novas competências para o trabalho e, até mesmo, a alteração na
própria forma de encarar o seu trabalho.
A resistência à mudança, para Robbins (1999), pode se dar nos âmbitos: individual e
organizacional. As fontes de resistência individual relacionam-se às características subjetivas
e pessoais dos indivíduos e envolvem aspectos como: hábitos, necessidades, características de
personalidade, inseguranças, grau de conhecimento e questões econômicas. As fontes de
resistência organizacional encontram-se direcionadas aos aspectos globais, envolvendo a
organização como um todo, e relacionam-se à inércia estrutural e do grupo, ao foco restrito da
mudança (ex: mudanças apenas em um setor) e às percepções de ameaça advindas da
mudança.
29
2.4 Sistema de Informação
Ao se definir Sistema de Informação, duas diferentes abordagens são apresentadas. A
primeira consiste na abordagem sistêmica e gerencial da informação, cujo objetivo do sistema
de informação é integrar os diferentes setores da organização, permitindo satisfazer tanto
necessidades globais, quanto específicas da mesma (CRUZ, 2000). A segunda abordagem
relaciona sistemas de informação apenas ao uso da informática, em que Ribeiro et al. (2001)
definem sistema de informação como uma rede baseada em computador, contendo sistemas
operacionais que fornecem à administração dados relevantes para fins de tomada de decisões.
Neste trabalho utilizamos a segunda abordagem, onde existe sistemas operacionais que geram
toda informação necessária para a organização.
O sistema de informação tem uma linha evolutiva particular, tendo como uma de suas
principais metas, possibilitar que a informação tenha um conjunto de características, criando
novos e melhores instrumentos de apoio à tomada de decisão. Uma prova disso é a tecnologia
ERP (Enterprise Resource Planning), que otimiza o tráfego de dados dentro da corporação,
minimizando a manipulação de dados e como conseqüência, assegurando uma maior
confiabilidade para as informações. Apesar de sua recente popularização, o conceito dos
sistemas integrados não é novidade, ele sempre existiu, mesmo quando a informatização era
um sonho distante, afinal, os sistemas de informação não dependem de informática ou
tecnologia para serem elaborados; eles dependem de conhecimentos administrativos e
operacionais.
Um dos grandes desafios dos sistemas de informação é assegurar a qualidade e
agilidade da informação, imprescindível para as corporações e seus gestores. Os sistemas de
informação é uma peça fundamental para as empresas, não apenas na elaboração de relatórios,
mas também por fazerem parte de todos os departamentos e atividades da companhia, desde o
simples controle até a confecção de planos estratégicos de negócio.
Os sistemas de informação têm papel fundamental nas organizações, é através deles
que um administrador consegue ter um acesso com facilidade as informações de todos os
aspectos de sua organização. A correta administração dessas informações é fundamental para
seu sucesso, pois, com base nelas os executivos podem decidir o rumo da empresa.
Segundo O’Brien (2003) sistema de informação é um conjunto organizado de pessoas,
hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e
dissemina informações em uma organização. Complementa Laudon e Laudon (2004) que
30
sistema de informação é tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados
que coleta, processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de
decisões, a coordenação e o controle de uma organização.
O sistema de informação deve apoiar as estratégias, os processos, as estruturas e a
cultura organizacional de uma empresa para aumentar o valor dos negócios em um ambiente
dinâmico. Os sistemas de informações computadorizados não dependem somente de
tecnologias, mas também de pessoas, pois são projetados, operados e mantidos por elas. Dessa
forma, considerando a multiplicidade de contexto organizacional e de ambientes de negócios,
o sucesso não deve ser medido somente por sua eficiência em termos de minimização de
custos, tempo e uso de recursos de informação, mas também pela eficácia da tecnologia da
informação no apoio às estratégias de uma organização, na capacitação de seus processos
empresariais, no reforço de suas estruturas e culturas organizacionais e no aumento do valor
comercial do empreendimento.
As características dos sistemas de informação já denotam sua principal vocação que é
a de fornecer informações para o controle e para agilidade na tomada de decisão.
De acordo com O’Brien (2003) três atividades, entrada, processamento e saída em
um sistema de informação produzem as informações de que as organizações necessitam para
tomar decisões, controlar operações, analisar problemas e criar novos produtos ou serviços. A
palavra de origem inglesa “feedback” é a saída que retorna a determinadas pessoas e
atividades da organização para análise e refino da entrada. A entrada são todos os tipos de
informação, energia ou matéria que será processada. O processamento são todas as atividades
ou operações necessárias para gerar o resultado que se espera. A saída é o resultado obtido do
processamento da informação e por último o feedback que tem como objetivo comparar o
resultado obtido com o resultado esperado, gerando uma nova entrada buscando se aproximar
do padrão esperado.
Fatores ambientais como clientes, fornecedores, concorrentes, acionistas e agências
regulamentadoras, interagem com a organização e seus sistemas conforme demonstrado na
Figura 3.
31
Figura 3 Relacionamentos entre as organizações e as funções de um sistema de informação. Fonte: Petrônio (2000)
Da perspectiva da empresa, o sistema de informação é uma solução organizacional e
administrativa, baseada na tecnologia de informação para enfrentar um desafio proposto pelo
ambiente.
Segundo Tavares (2000), os sistemas de informações devem ser desenvolvidos para
apoiar o processo decisório. Devem proporcionar informações que permitam à administração
avaliar sua própria contribuição e seu grau de acerto no desenvolvimento e implementação
das ações estratégicas. O autor ressalta que quando houver mudança na direção estratégica,
essa deverá apoiar-se em um conjunto de informações passíveis de mensuração e de
inferências.
Ainda segundo Tavares (2000), outra abordagem para definir sistemas de
informação, leva em conta as pessoas, as organizações e a tecnologia. Um sistema de
informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-
relacionados que coleta, processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a
tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Além de dar suporte à
tomada de decisões, à coordenação e ao controle, estes sistemas também auxiliam os gerentes
e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos.
32
2.5 Informação
A necessidade de obter informações faz com que as organizações preocupem-se em
absorver dados das mais diversas maneiras e fontes. O grande problema é que, muitas vezes,
isto acontece sem a preocupação com a coerência dos dados, o que pode ocasionar
significativos problemas para as futuras análises. Afinal, a qualidade da decisão depende das
informações que estão disponíveis no momento em que ela é tomada. A informação como um
todo é um recurso vital da empresa e integra, quando devidamente estruturada, os diversos
subsistemas e, portanto, as funções das varias unidades organizacionais da empresa.
Oliveira (2005) define informação como, resultado da análise dos dados existentes na
empresa, devidamente registrado, classificados, organizados, relacionados e interpretados em
um determinado contexto, para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de
forma otimizada. A informação representa a consolidação de poder na empresa, desde o
momento de posse de dados básicos que são transformados em informações, até a
possibilidade de otimizar conhecimentos técnicos.
A informação de modo geral facilita o desempenho das funções e cabem ao
administrador planejar, organizar, dirigir e controlar, correspondendo a matéria prima para o
processo de tomada de decisão. Para Oliveira (2005) a tomada de decisão refere-se a
conversão das informações em ação, portanto a decisão é uma ação tomada com base na
análise de informações. De modo geral a informação é um recurso vital da empresa que
integra diversos subsistemas e as funções dos diversos processos da empresa.
Informação é o resultado do processamento, manipulação e organização de dados de
tal forma que represente uma modificação (quantitativa ou qualitativa) no conhecimento do
sistema que irá receber a informação.
De acordo com Roseit (2008), informação enquanto conceito carrega uma
diversidade de significados, do uso cotidiano ao técnico. Genericamente, o conceito de
informação está intimamente ligado às noções de restrição, comunicação, controle, dados,
forma, instrução, conhecimento, significado, estímulo, padrão, percepção e representação de
conhecimento.
É comum nos dias de hoje ouvir-se falar sobre a Era da Informação, o advento da
"Era do Conhecimento" ou sociedade do conhecimento. Como a sociedade da informação, a
tecnologia da informação, a ciência da informação e a ciência da computação em informática
33
são assuntos e ciências recorrentes na atualidade, a palavra "informação" é freqüentemente
utilizada sem muita consideração pelos vários significados que adquiriu ao longo do tempo.
2.6 Tecnologia da informação
A tecnologia da informação é um componente do Sistema de Informação como
informação, ferramentas, políticas de trabalho e recursos humanos. Segundo Cruz (2000), a
Tecnologia da Informação não era assim denominada no início de sua utilização nas
organizações. Quando esta tecnologia começou a ser utilizada nas empresas tinha nomes
como computador, sistemas de tratamento de informação, máquinas de processamento de
dados e até mesmo cérebro eletrônico.
No decorrer dos tempos, verificou-se uma evolução de tais sistemas que passaram a
agregar várias especialidades no uso do computador. Assim, esta tecnologia que já foi
chamada de telemática, informática, entre outras designações, é hoje conhecida como
tecnologia da informação. Segundo Ribeiro e Vieira (2001) existem também duas abordagens
no estudo da tecnologia da informação. A primeira que considera as TI como um
processamento de informações, onde pode-se citar as definições de Rezende, Abreu e Cruz, a
segunda que relaciona a TI com a competitividade, integrando-as e permitindo inter-relações
das mesmas.
Em relação à primeira abordagem, Rezende e Abreu (2003) conceituam tecnologia
da informação “como recursos tecnológicos e computacionais para geração e uso da
informação. Com uma visão bastante similar, Cruz (2000) entende que tecnologia da
informação é todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar dados e/ou
informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, quer esteja aplicada no produto, quer
esteja aplicada no processo.
Já na segunda abordagem, Spinola e Pessôa (1998), afirmam que a tecnologia da
informação reúne as contribuições da tecnologia e da administração, estabelecendo, assim,
uma estratégia integrada, permitindo projetar e instalar sistemas de informação e as coerentes
mudanças organizacionais, ou ainda, pode ser definida como a adequada utilização de
ferramentas de informática, comunicação e automação, juntamente com as técnicas de
organização e gestão, alinhadas com a estratégia de negócios, com o objetivo de aumentar a
competitividade da empresa.
34
Além das abordagens citadas, Cruz (2000) acrescenta que a tecnologia usada no
processo produtivo é diferenciada por alguns especialistas, principalmente da área de
produção, da usada no bem ou serviço resultante do processo. Assim, a tecnologia utilizada na
produção para transformar os insumos em produtos seria chamada tecnologia de processo. Já,
por exemplo, a tecnologia que faz um forno de microondas saber à hora certa de parar de
dourar um prato seria a tecnologia do processo. O autor discorda desta separação, preferindo a
corrente que diferencia a tecnologia apenas pelo uso que a ela se dá no processo e no produto,
sendo em ambas a mesma tecnologia da informação.
De acordo com Meirelles (1994), a tecnologia da informação passou a assumir um
papel vital para as organizações, possibilitando novas formas de aprendizado e
desenvolvimento de tarefas na nova ordem da competição globalizada. Inicialmente aplicada
aos meios acadêmicos, hoje é potencialmente aplicada em todo o ambiente organizacional. A
tecnologia da informação seria o conjunto de recursos computacionais dedicados ao
armazenamento, processamento e comunicação de informação e a maneira pela qual esses
recursos são organizados em um sistema capaz de desempenhar um conjunto de tarefas. Essa
definição trata de informação como outro recurso produtivo e tecnologia de informação como
outra forma de investimento de capital, não fazendo distinção entre modelos e dados, nem
diferencia TI de outras tecnologias de processo, exceto pelo fato de que a mesma manipula
um recurso diferente que é a informação.
Atualmente a tecnologia de informação se tornou essencial para as empresas, a
necessidade de obter informações com agilidade faz com que as organizações preocupem-se
em absorver dados das mais diversas maneiras e fontes. O uso de ferramentas computacionais
e métodos para gerenciar informações são de extrema importância, a integração entre os
sistemas faz com que numa mesma tela ou relatório possa se obter o conhecimento de todas as
áreas da empresa, da agilidade no processo e mais confiabilidade das informações que irão
auxiliar na tomada decisão.
Segundo Chiavenato (1999) a tecnologia da informação, trouxe grandes mudanças às
maneiras como as organizações conduzem seus negócios. Com o uso de sistemas de
informação, a tomada de decisão dentro das empresas passou a ser cada vez mais facilitada.
Tais sistemas são ferramentas que devem ser utilizadas de maneira estratégica dentro das
organizações.
A tecnologia e o sistema de informação atuam como elos que ligam as atividades e
permitem junto a técnicas gerenciais uma integração entre os processos. Além da integração
de dados, Ballou (2001) acrescenta que o sistema de informação é responsável pelo suporte
35
aos funcionários e aos métodos de solução de problemas usados para auxiliar os profissionais.
Atualmente, a utilização de modernos sistemas de informações torna-se essencial para a
empresa que pretende manter-se competitiva. A crescente complexidade dos sistemas de
gestão e o grande aumento do fluxo de informações exigem pesadas demandas por sistemas
de informação, sendo estes indispensáveis para os profissionais que desejam estar atualizados
para competir no mercado globalizado.
2.7 Diagnóstico de sistema de informação
A avaliação de sistemas é normalmente a primeira etapa do desenvolvimento de um
sistema de informação. Segundo Stair (1998) o propósito geral da avaliação de sistemas é
determinar se os objetivos alcançados pelo sistema atual estão satisfazendo ou não às metas
da organização. É nessa etapa que são identificados, os potenciais problemas ou
oportunidades.
Depois que o projeto estiver aprovado para os novos estudos a próxima etapa é
realizar uma análise minuciosa do sistema de informação atual. A análise de sistemas procura
compreender como o sistema atual ajuda a resolver o problema identificado na etapa de
avaliação e tenta responder a pergunta: “O que o sistema de informação deve fazer para
resolver o problema?” De acordo com Stair (1998) o processo envolve o conhecimento dos
aspectos mais amplos do sistema que podem ser necessários para resolver o problema e as
limitações do sistema atual e os requisitos do novo sistema, considerando as soluções
alternativas para o problema dentro desses limites e a viabilidade das soluções. O produto
principal da análise de sistemas é uma lista dos requisitos e propriedades do sistema.
A análise de sistemas começa pela definição das metas globais da organização e da
verificação de como o sistema de informação atual ou proposto, ajuda atingir as metas ou
objetivos estipulados.
Quando avalia-se um sistema de informação pode-se utilizar diversos modelos para
atingir as metas e objetivos. Uma das maneiras de realizar essa avaliação, é levando em
consideração a qualidade das informações geradas pelo sistema de informação. De acordo
com Zwass (1992), é fundamental determinar qual informação é necessária e a qualidade
dessa informação quando o SI está sendo avaliado, pois quando se implementa um SI espera-
se que este forneça informações com a qualidade esperada.
36
Diversos são os métodos para avaliar os sistemas de informação. É importante que a
escolha do método seja baseada em que se pretende avaliar e que a avaliação não esteja
centrada apenas no retorno financeiro do investimento em sistema de informação, mas
também, nos benefícios intangíveis que o sistema de informação pode proporcionar e nas
informações que ele pode disponibilizar.
Independente do modelo a ser utilizado para avaliar o sistema de informação, é
fundamental que o sistema seja avaliado, para que a empresa possa saber se o mesmo está ou
não atingido os objetivos previamente estabelecidos.
A análise de sistema de informação de uma organização segue um procedimento
formal conforme demonstrado na figura 4.
Figura 4. Seqüência das atividades da análise de sistemas. Fonte: Stair (1998)
De acordo com Stair (1998) a primeira etapa da análise de sistemas é formar a equipe
para estudar o sistema atual. Esse grupo incluirá membros da equipe original de
desenvolvimento, de usuários e beneficiários, a funcionários e gerentes de sistema de
informação. A maioria das organizações normalmente permite que os principais elementos da
equipe de desenvolvimento, não só analisem as condições do sistema atual, mas também
executem outras fases do desenvolvimento de sistemas, como por exemplo, as de projeto de
implementação.
Montar a equipe de análise
Coletar dados apropriados
Analisar dados e requisitos
Relatório de analise de sistemas
37
Depois que os participantes da análise de sistemas estiverem reunidos, a equipe
desenvolve uma lista de objetivos e atividades específicas. Normalmente são estabelecidos
marcos significativos para ajudar a equipe a monitorar o progresso e determinar a ocorrência
de qualquer problema ou atraso na execução da análise de sistemas.
A de acordo com Stair (1998), a segunda etapa é a coleta de dados e tem como
objetivo coletar informações sobre os problemas ou necessidades identificados no relatório de
avaliação de sistemas. Durante este processo são levantados os pontos fortes e fracos do
sistema atual.
A coleta de dados inicia-se pela identificação e localização das diversas fontes de
dados que podem ser de fontes internas e externas, como por exemplo: usuários, manuais de
procedimento, manuais de documentação e sistemas de informação, clientes, fornecedores,
concorrentes, etc. Uma vez identificadas às fontes, começa a coleta de dados que podem
exigir algumas ferramentas e técnicas, como entrevistas, observação direta e questionários.
Segundo Stair (1998) a terceira etapa é análise de dados, onde após os dados
coletados na sua forma bruta, geralmente não são adequados para determinar a eficiência e a
eficácia do sistema atual nem os requisitos do novo sistema. Com isso é necessário tratar os
dados coletados de maneira que os mesmos possam ser utilizados pela equipe de
desenvolvimento que esta participando da análise de sistemas.
Ainda na terceira etapa reforça Stair (1998) temos a análise de requisitos que tem
como objetivo identificar as necessidades dos usuários, dos beneficiários e da organização.
Um dos procedimentos mais difíceis da análise de sistemas é definir os requisitos do usuário
ou do sistema. Em alguns casos os problemas de comunicação podem interferir com a
determinação desses requisitos. O propósito da análise de requisitos é identificar
detalhadamente esses requisitos, para isso existem numerosas ferramentas e técnicas que
podem ser empregadas, para identificar os requisitos de sistemas como, por exemplo:
perguntar diretamente, fatores críticos de sucesso, entre outros.
A última etapa da análise de sistema é o relatório que é o principal produto da análise
de sistemas. Segundo Stair (1998) o relatório da análise de sistemas deve conter:
− Os pontos fortes e os pontos fracos do sistema atual sob a perspectiva
de um beneficiário;
− Os requisitos do usuário ou beneficiário de novo sistema (também
chamados de requisitos funcionais);
− Os requisitos organizacionais do novo sistema;
38
− Uma descrição do que o novo sistema de informação deve fazer para
resolver o problema.
De acordo com Stair (1998) o relatório da análise de sistemas dá aos gerentes um
bom conhecimento dos problemas e dos pontos fortes do sistema atual. Se este sistema estiver
funcionando melhor do que o esperado ou se as mudanças necessárias forem de custo muito
elevado, em relação aos benefícios de um sistema novo ou modificado, o processo de
desenvolvimento de sistemas pode ser suspenso nessa etapa. Se o relatório mostrar que
modificações em outra parte do sistema será a melhor solução do problema, o processo de
desenvolvimento pode recomeçar partindo novamente da avaliação de sistemas, ou, se o
relatório da análise de sistemas mostrar que seria melhor desenvolver um ou mais sistemas
novos ou fazer modificações nos já existentes, o projeto de sistemas será iniciado.
2.8 Sistema de EDI
Segundo Novaes (2001) o EDI é a transferência eletrônica de dados entre empresas,
de computador para computador, em formatos padrão.
Todos os dias, as empresas geram e processam um enorme volume de documentos
em papel. Os documentos como pedidos de compras, notas fiscais, faturas, catálogos de
produtos, relatórios de vendas, etc, fornecem o fluxo de informação essencial que deve
anteceder e acompanhar as transações comerciais. Tradicionalmente, esses processos nas
empresas se faziam através de um processo manual, intensivo de mão-de-obra e demorado.
Segundo Associação Brasileira de Automação (2005), EDI é o movimento eletrônico
de documentos de negócios entre, ou dentro, de empresas, utilizando um formato de dados
estruturado de recolha automática que permite que os dados sejam transportados sem serem
re-introduzidos no sistema, e tem como objetivo transferir transações que são inseridas
manualmente em sistemas, tais como: pedidos, faturas, cobranças e notificações de envio
atendendo as necessidades dos parceiros. Isto significa que o EDI hoje, contrariamente ao que
muitos acreditam, não significa comunicação em tempo real.
Seguindo o pensamento utilizado por Lunelli (2005) pode-se afirmar que o EDI é um
processo de comunicação padronizado entre empresas e que deve ter o mínimo de interação
manual possível, já que a padronização no formato de dados deve permitir que os sistemas se
conversem perfeitamente por meio de mensagens.
39
Quando se desconhece o verdadeiro conceito de troca eletrônica de dados, entende-se
que o envio e recebimento de um simples e-mail pode se caracterizar por um EDI. Realmente,
muitas empresas utilizam o e-mail para comunicarem-se estruturadamente, o que inclusive é a
forma de comunicação do aplicativo EDI Integrate.
A diferença entre EDI e um e-mail comum é assim definida:
[...] o EDI trata de transferência de “dados estruturados” que podem ser processados de forma eficaz e não ambígua por aplicações informáticas, enquanto uma mensagem comum de Correio Eletrônico se relaciona com a transferência de “dados não estruturados”. Pode-se dizer ainda que o EDI é a transferência de informação “de aplicação para aplicação” e o Correio Eletrônico é a transferência de informação “de pessoa para pessoa”. (FERREIRA, 2003, p.70)
Para viabilizar o intercâmbio de dados com segurança, existem dois padrões de troca
de dados definidos pela Associação Brasileira de Automação (EAN Brasil), sendo assim o
método adotado para grandes empresas interage com as value added networks (VANs) ou
redes de valor agregado.
A VAN é uma entidade que, utilizando o padrão mundial de troca de dados EDIFACT,
interliga os sistemas dos parceiros comerciais que desejam se comunicar. O método utilizado
por empresas de menor porte é o envio de arquivos em formato XML que é um formato
aperfeiçoado do HTML, eliminando assim, a obrigatoriedade da VAN.
Pelo menos um desses métodos deve obrigatoriamente ser seguido, pois tornam a
comunicação mais segura e organizada (INTERCHANGE, 2004), caracterizando-se
efetivamente como EDI.
Inúmeros são os benefícios descritos pela Associação Brasileira de Automação (2005)
com a utilização do EDI para troca de informações entre parceiros: redução de custos
administrativos e operacionais, valorização dos profissionais de compras e vendas, quando os
mesmos assumem a função de estrategistas de negócios, ao invés de apenas enviar pedidos,
agilidade no processo e aumento da produtividade, eliminação de erros, redução de estoque,
aumento de vendas.
Conforme referenciou-se anteriormente, somente com o conceito de EDI, é possível
dar vazão as novas plataformas de tecnologias que estão surgindo mundialmente,
acompanhando o advento da integração de redes de dados e informações organizacionais.
Novos procedimentos tecnológicos como Radio Frequency Identification (RFID), VMI, just-
in-time, comércio eletrônico, entre outros, surgem como alavancadores da tecnologia EDI que
nasceu na década de 80 e no início do século XXI desponta como modelo integrante do
fornecedor-cliente, participador no momento atual do planejamento estratégico das empresas
40
de grande porte e definitivamente não visto mais como apenas um diferencial, mas como uma
necessidade que se não suprida, acarretará em déficit provavelmente permanente para a
companhia.
O mercado eletrônico não é teoria e irreal, ele é de fato inevitável. Sua contínua proliferação e evolução irão alterar toda a nossa economia. Ele irá afetar negativamente todos os negócios que decidirem não participar dele. Certamente, os executivos têm que analisar sua tendência, porque ele está cheio de ameaças para os que não estão preparados e cheios de oportunidades para os preparados. (MALONE; IATES e BENJAMIN, apud BARCELOS JR., 2002., p 51)
Segundo a EAN Brasil (2002), atualmente o EDI divide-se em duas categorias: o
EDI puro ou tradicional, que compõe as mensagens padronizadas e utiliza os serviços da
VAN (Value Added Network) ou Rede de Valor Agregado, que provêm o meio para o
transporte. É um cenário em que há vários tipos de mensagens sendo trocados pelas partes
(parceiros comerciais). A segunda categoria é a Web EDI, que integra as empresas menores
ao sistema de EDI, em que o formulário com os dados da mensagem é acessível através da
Internet.
A idéia por trás do EDI é relativamente simples. Muitas empresas utilizam
computadores para organizar os processos comerciais e administrativos ou ainda para editar
textos e documentos. A maioria das informações é inserida no computador manualmente, por
digitação. Assim, quando as empresas se comunicam, por exemplo, para encomendar
mercadorias ou para cobrar seus clientes, por que, em vez de datilografar um formulário em
papel ou imprimir um documento e enviá-lo pelo correio ou fax, ela não transfere
eletronicamente essas informações diretamente dos seus computadores para os computadores
de seus parceiros comerciais.
De acordo com Mendes et al. (1997) o EDI é o intercâmbio de informação entre
parceiros autônomos que se associam, computador a computador, de todo o tipo de
documentos comerciais formatados, segundo padrões ou normas. Este processo é ao mesmo
tempo técnico e organizacional, uma vez que consiste na transformação de dados estruturados
entre empresas através de meios eletrônicos e protocolos que obedecem mensagens
normalizadas e estabelecidas por organismos internacionais.
Existem várias maneiras pelas quais as organizações podem trocar informações
eletrônicas. Um método é gravar as informações em um arquivo eletrônico, que será entregue
ao parceiro comercial. As informações podem, então, ser recuperadas e carregadas no sistema
de computadores.
O sistema de EDI foi desenvolvido visando contribuir com mais eficiência no
processo de comunicação entre as empresas que comercializam produtos ou serviços.
41
Segundo Erdei (1994) o EDI é um sistema que tem como base o uso de informações
eletrônicas, permitindo que os dados comerciais a especificações, pedidos e informação a
respeito das transações presentes e futuras sejam acompanhadas durante todo o processo que
envolve cada operação de compra ou venda.
Para somar com o EDI, em fevereiro de 2005 iniciou-se um projeto liderado pela
Secretaria da Fazenda para implantação na NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), onde algumas
empresas de diversos ramos de atividade foram convidadas a participar do piloto. Com a
implantação da NF-e, as empresas poderão preparar os seus sistemas para fazer a importação
do arquivo eletrônico da NF-e, para os seus sistemas corporativos, eliminando a digitação
manual de documentos fiscais.
2.9 Nota Fiscal eletrônica
Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e
armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de
circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua
validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente e pela recepção, pelo Fisco,
do documento eletrônico, antes da ocorrência do Fato Gerador. (PORTAL NACIONAL DA
NOTA FISCAL ELETRÔNICA, 2008)
O Projeto NF-e tem como objetivo a implantação de um modelo nacional de
documento fiscal eletrônico, que venha substituir a sistemática atual de emissão do
documento fiscal em papel, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do
remetente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo
tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco. A
implantação da NF-e constitui grande avanço, facilitando a vida do contribuinte e as
atividades de fiscalização sobre operações e prestações tributadas pelo Imposto sobre
Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados
(IPI). (PORTAL NACIONAL DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA, 2008).
De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico
contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado
digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este
arquivo eletrônico, que corresponderá à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido
pela Internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte, que fará uma pré-
42
validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento com a autorização de uso ou a
denegação do documento, sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria, conforme
demonstrado no fluxo da figura 5.
Figura 5. Fluxo para emissão da NFe Fonte: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/
Segundo o portal nacional da NF-e (2008), a NF-e também será transmitida para a
Receita Federal, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional)
e, no caso de operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação e
Suframa, no caso de mercadorias destinadas às áreas incentivadas.
A consulta da NF-e poderá ser efetuada pelo destinatário através da Internet, desde
que detenham a chave de acesso do documento eletrônico. Para acompanhar o trânsito da
mercadoria, será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica,
intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) conforme figura 6, que
poderá ser impresso em papel comum, em única via, que conterá impressa, em destaque, a
chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras bi-dimensional que
facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais.
43
Figura 6. Modelo de DANFE. Fonte: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal
O DANFE não é uma Nota Fiscal, nem substitui uma Nota Fiscal, servindo apenas
como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que
permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e através do
Ambiente Nacional da Receita Federal ou site da SEFAZ na Internet.
De acordo com o Portal nacional da NF-e (2008), a implantação do NF-e trará alguns
benefícios para o emissor com a redução de custos de impressão; redução de custos de
LOGO MARCA DA EMPRESA
44
aquisição de papel; redução de custos de envio do documento fiscal; redução de custos de
armazenagem de documentos fiscais; simplificação de obrigações acessórias, redução de
tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira e incentivo a uso de
relacionamentos eletrônicos com clientes. Para o receptor os benefícios com a implantação
será a eliminação de digitação de Notas Fiscais na recepção de mercadorias; planejamento de
logística de entrega pela recepção antecipada da informação da NF-e; redução de erros de
escrituração devido a erros de digitação de Notas Fiscais e incentivos ao uso de
relacionamentos eletrônicos com fornecedores.
Conforme o portal nacional da NF-e (2008), para as administrações tributárias com o
aumento na confiabilidade da Nota Fiscal; melhoria no processo de controle fiscal,
possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
redução de custos no processo de controle das Notas Fiscais capturadas pela fiscalização de
mercadorias em trânsito; diminuição da sonegação e aumento da arrecadação; suporte aos
projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal. Para a sociedade na redução do consumo
de papel com impacto positivo no meio ambiente; incentivo ao comércio eletrônico e ao uso
de novas tecnologias; padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas,
surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à Nota
Fiscal Eletrônica.
45
3 DESENVOLVIMENTO DA PESQUISA DE CAMPO
Este capítulo apresenta as características da empresa e área do estágio, onde descreve-
se os resultados apurados na pesquisa de aplicação referente ao sistema de EDI. As
informações que seguem foram obtidas em arquivos, tais como: internet, artigos periódicos,
entre outros.
3.1 Caracterização da empresa1
A Cargill iniciou suas atividades com um único armazém para grãos e um jovem
empresário ambicioso, na qual iniciou sua saga em 1865, numa cidade em expansão chamada
Conover, Iowa. William Wallace Cargill ou W.W. Cargill, como era conhecido, comprava
trigo dos fazendeiros, acertava a venda para os grandes mercados urbanos, colocava trigo nos
trens e ganhava uma comissão pelo seu trabalho. Hoje, tornou-se a maior empresa de capital
fechado do mundo do segmento agroindustrial.
Atualmente é líder no setor agribusiness, suas atividades englobam compra,
processamento, armazenagem, transporte e comercialização de produtos de origem agrícola e
outras "commodites". Comercializa cereais, sementes oleaginosas, açúcar, malte, melaço etc.
Produz e vende rações, sementes híbridas, fertilizantes e vários produtos derivados da
industrialização do milho, soja, cevada, trigo, cacau, laranja e vegetais. Atua, também, na área
de carnes através de seus frigoríficos de bovinos, suínos e aves.
Além de sua forte atuação na área agrícola, ela também trabalha no setor financeiro
e outras “commodites’’ tais como petróleo, resinas e alumínio”. Sediada em Minneapolis
(Minnesota - EUA), atualmente opera em 66 países, com um total de 158 mil colaboradores
espalhados por todo o mundo. Em função da complexidade e diversidade de seus negócios,
está estruturada através de Plataformas e Unidades de Negócios. Cada uma de suas empresas
distribuídas pelo mundo é uma unidade de negócio (Exemplo: Cargill Meats Brazil). Estas
unidades de negócios são agrupadas formando plataformas de acordo com a similaridade de
seus negócios. Ao todo são 79 Unidades de Negócios e sete Plataformas.
1 Fonte: Manual de integração Seara Alimentos S.A.
46
A Cargill Meats Brazil (Seara), pertence à plataforma Cargill Animal Protein
(Proteína Animal), onde os líderes são: Lee Skold – Líder da Plataforma e Robert Zee –
Presidente da Unidade de Negócios.
A Seara Alimentos chegou aos 50 anos em 2006, destacando-se como a marca líder
de exportação de carne de frango para a Europa e o Japão. Atualmente seus produtos são
exportados para mais de 70 países. A partir de março de 2008, a então unidade de negócio
Seara, passou a ser chamada Cargill Meats Brazil.
A Cargill Meats Brazil (Seara) é uma multinacional de grande porte na qual conta
com aproximadamente 18.000 colaboradores, está entre as dez maiores exportadoras do
Brasil, tendo um grande foco em exportação.
No Brasil é uma das maiores empresas de carnes e destaca-se na exportação de
cortes de frango e suínos. No mercado interno concentra seu potencial em carnes processadas
através das linhas de presuntos, lingüiças, salsichas e mortadelas. Em 1956, na cidade de
Seara, oeste de Santa Catarina, o então prefeito, convocou um grupo de pessoas e propôs a
construção de um frigorífico de abate de suínos. O objetivo de construir um frigorífico era de
gerar empregos na região. Além do frigorífico comprar e vender o suíno produzido pelos
pecuaristas, iria empregar muitas pessoas na construção da indústria e depois no abate dos
suínos. A idéia deu certo e em 18 de novembro de 1956 o Frigorífico Seara foi fundado.
Em 1959, o Frigorífico Seara começa suas atividades, abatendo 100 suínos por dia,
com uma equipe de 36 colaboradores. Em 1970, o Frigorífico Seara diversifica suas
atividades com o abate de frangos e inicia suas atividades no mercado internacional,
exportando para o Oriente Médio e Kuwait. Ainda, na década de 70, a Seara faz sua primeira
exportação de suínos para Ilhas Canárias e começa a investir no desenvolvimento genético de
suínos.
Em 1980, a Ceval Alimentos compra as ações do Frigorífico Seara, que passa a se
chamar Seara Alimentos S/A e em 1997 a Bunge Alimentos, compra a Ceval que era a dona
da Seara. Em 1998, a Seara ganha um prédio próprio em Itajaí para instalar sua matriz e ficar
mais próxima da Braskarne. Em 2004, a Seara é adquirida pela Cargill, e em 2005, passa
oficialmente a pertencer a Cargill. Em março de 2008, a Seara passa a ser chamada de Cargill
Meats Brazil. Esta mudança não impacta na identidade legal, nem tão pouco na marca no
mercado, que continua existindo em nossos produtos.
Atualmente a Cargill Meats Brazil (Seara) esta sediada em Itajaí – SC, possuindo 01
terminal portuário de cargas frigoríficas, 09 plantas no Brasil, 07 escritórios comerciais no
exterior e 06 regionais de vendas no Brasil e 10 centros de distribuição.
47
3.1.1 Missão, Visão e Valores. 2
A Cargill Meats Brazil (Seara), tem declarado sua visão, missão, política e diretrizes
onde é levado ao conhecimento de todos os níveis da organização, buscando o
comprometimento e ações de melhoria contínua. A seguir apresenta os princípios da gestão
Seara, extraídas do manual de integração 2008.
PRINCÍPIOS E VALORES
NOSSA VISÃO
A visão da Cargill expressa as aspirações coletivas das pessoas que aqui trabalham.
Ela nos unifica, dirige nossos esforços e nos diferencia das outras empresas. Possui quatro
elementos:
NOSSO OBJETIVO
Ser líder mundial em alimentos. "Alimentar as pessoas" reflete nosso enfoque
agrícola e em alimentos é a idéia mais ampla de melhorar a qualidade de vida das pessoas.
Isto também quer dizer que o nosso objetivo fundamental é atrelar nosso conhecimento e
energia para oferecer produtos e serviços necessários para a vida, saúde e crescimento.
Implica em cumprir um leque de expectativas, desde aprimorar a produtividade agrícola até
melhorar os alimentos para promover um desenvolvimento econômico sustentável. Também
transmite uma cultura de alimentar com base na confiança, valorização das relações e na
realização de todo o seu potencial.
NOSSA MISSÃO
Criar valores diferenciados. “Valor diferenciado" está no centro da Ação
Estratégica. Encontra-se nos pilares do foco do cliente, inovação e alto desempenho.
Enquanto o nosso objetivo de longo prazo trata da busca por nossas metas, nossa missão
reflete a realidade competitiva do mercado. Só obteremos sucesso nos negócios criando valor
agregado para nossos clientes, nossos fornecedores, funcionários, acionistas e vizinhos. Criar
2 Fonte: Manual de integração Seara Alimentos S.A.
48
um valor diferenciado significa construir relações mais fortes com os clientes e apresentar
comportamentos orientados para a solução do cliente, que podem se resumir na frase:
Explorar, Descobrir, Criar e Entregar.
NOSSA ABORDAGEM
Sermos dignos de confiança, criativos e empreendedores. "Ser digno de
confiança" inspira integridade na relação que construímos com o cliente. "Ser criativo"
remonta à missão de desenvolver soluções para o cliente. "Ser empreendedor" tem a
conotação de uma empresa que pensa à frente e é orientada pela ação.
NOSSAS MEDIDAS DE DESEMPENHO
São funcionários engajados, clientes satisfeitos, comunidades enriquecidas e
crescimento rentável.
Nossas medidas de desempenho reconhecem que alto desempenho começa com
funcionários engajados, que enfocam os esforços na satisfação do cliente e que testemunham
nosso compromisso em comunidades habitáveis e sustentáveis. E elas refletem que
organizações que apresentam estes comportamentos, terão o crescimento lucrativo necessário
para sustentar o desempenho do tempo.
PILARES DO NOSSO SUCESSO
A criação de valores diferenciados, indispensável para alcançarmos nosso objetivo de
sermos líder global em alimentação, está apoiado nos três pilares: Foco no Cliente, Inovação
e Alta Performance, norteados pelo reconhecimento e colaboração. Todos na empresa devem
colocar em prática estes conceitos. A liderança é a base dos três pilares. A empresa acredita
que a liderança pode e deve ser praticada por todos, para isso temos um Modelo de Liderança,
onde estão definidas as competências que esperamos encontrar em nossos colaboradores, no
coração do modelo, encontramos os valores fundamentais: integridade, convicção e coragem.
Denota-se que nos itens descritos, os Princípios e Valores mostram os caminhos que
a empresa vem seguindo, contribuindo para se tornar a empresa líder mundial em
alimentação, busca criar valor diferenciado, serem dignos de confiança, criativos e
empreendedores, demonstrar medidas de desempenho com seus funcionários.
49
3.1.2 Shared Service Center Controles Operacionais3
A área de Shared Service Center, foi criada em agosto de 2007 com o objetivo de
centralizar os sistemas de controle da empresa em uma única área especializada, com
procedimentos descritos e formalizados, facilitando o acesso dos usuários que precisam de
suporte, no que diz respeito a cadastramento e parametrização de dados, orientação
especializada na execução do processo, proporcionar soluções para otimização e melhorias na
busca de eficiência dos processos.
A área de Shared Service Controles Operacionais está dividida em três segmentações
de atividades, sendo a primeira a Central de Cadastros e Parâmetros que é composta de três
funcionários, tendo como principais atividades o cadastramento, parametrização do sistema e
esclarecimentos de duvidas básicas dos programas considerados de baixa complexidade e de
baixo risco.
A segunda segmentação definida como especialistas e composta por sete
funcionários que tem como principais atividades, prover suporte especializado do seu sistema
e processos inerentes, fornecerem informações para portal BO e auditoria, manter suporte
físico (manual instrução) para seu(s) sistema(s), operacionalizar e dar suporte aos processos
de melhoria em seu(s) sistema(s), suportar novas operações das áreas de negócio, analisar
informações alertando desvios em pontos críticos de controle, assegurar informações corretas
para fechamento do exercício mensal, executar Plano de Ação referente ao Score Cards.
Uma terceira segmentação de atividade é a estratégia, que é composta de um
funcionário que tem como principais atividades, conduzir e controlar controles de operações
da empresa com terceiros, identificar melhoria nos sistemas com processos (in loco filiais),
projetos de melhoria junto com a área de TI, programas de treinamento com usuários, elaborar
e acompanhar Score Cards e traçar Planos de Ação, para alinhar os pontos que estão fora da
meta.
3 Fonte: Seara Alimentos S.A Setor de Shared Service Center.
50
3.2 Processo atual de digitação de documentos
A área de Recebimento de Mercadorias da empresa, conta com colaboradores, que
exercem a função de digitadores de documentos nas Unidades Industriais, Centros de
Distribuição e no escritório da Administração Central conforme Quadro 1.
RAMO DE ATIVIDADE Nº DE DIGITADORESFRIGORIFICOS AVES / SUÍNOS 19RAÇÕES / GM / INCUBATÓRIOS 12ADMINISTRATIVO 3CENTROS DE DISTRIBUIÇÃO 7
TOTAL 41
Quadro 1: Número de digitadores por ramo de atividade. Fonte: Seara Alimentos S.A
Conforme demonstrado no Quadro 1, a quantidade de colaboradores que exercem
esta função em cada unidade, varia dependendo do tamanho da unidade e da quantidade de
documentos que a mesma recebe diariamente, conforme Quadro 2 abaixo.
F i l ia l N o m e F i l i a l 2 0 0 8 0 1 2 0 0 8 0 2 2 0 0 8 0 3 2 0 0 8 0 4 2 0 0 8 0 5 2 0 0 8 0 6 2 0 0 8 0 7 S o m a :1 I T A J A I - B R A S K A R N E 6 2 1 5 8 0 3 1 6 1 5 1 75 S A O M I G U E L D . O E S T E - R A C O E S 4 3 8 3 9 1 3 9 8 3 6 7 4 4 5 4 5 6 4 8 1 2 9 7 6
1 0 R I B E I R A O P R E T O P D S 3 2 2 1 1 3 1 22 2 A R A R A S - P D S 9 8 6 8 7 6 6 5 03 3 R I O G R A N D E - I M P O R T A D O R A 1 1 1 0 1 4 1 1 8 8 1 2 7 44 6 S E A R A - A R M A Z E N S G E R A I S 5 4 9 7 0 9 6 6 1 7 0 2 5 3 3 3 1 5 47 0 P A R A N A G U A 7 0 3 3 4 2 4 4 2 4 2 2 3 8 2 5 5 2 4 5 2 2 8 1 7 8 6
1 0 9 X A N X E R E F A B .R A C O E S C O N C 7 1 7 6 5 7 6 8 3 7 1 8 8 0 5 8 0 5 7 9 0 5 1 7 51 1 0 X A N X E R E I N C U B A T O R I O 1 1 0 4 0 5 3 9 9 4 6 5 4 3 5 4 4 7 4 5 6 4 9 2 3 0 9 91 1 1 X A N X E R E G M S A O S E B A S T I A O 7 2 6 0 4 6 6 8 9 3 6 1 8 4 4 8 41 1 9 I T A P I R A N G A R A C .E C O N C . 2 6 3 2 4 8 1 9 6 1 9 1 2 5 5 2 7 5 2 3 7 1 6 6 51 2 0 I T A P I R A N G A A G R O P E C . 1 8 6 2 3 6 2 0 4 2 3 5 2 2 3 2 0 9 2 2 8 1 5 2 11 2 1 I T A P I R A N G A A B .A V E S 2 8 1 6 2 8 8 2 2 7 7 7 3 1 0 4 3 3 0 8 3 2 0 8 3 3 6 0 2 1 4 5 51 2 2 I T A P I R A N G A E S T .F R O N T E I R A 3 4 5 2 3 3 5 2 6 3 4 7 3 9 3 2 01 2 4 I T A P I R A N G A L I N . S E D E C A P E L A 5 0 4 0 4 3 3 2 3 1 3 4 2 9 2 5 91 3 0 S E A R A - S U I N O S 2 6 1 8 2 5 7 1 2 7 3 0 2 8 7 3 3 2 0 7 2 8 5 1 2 8 5 1 1 9 7 0 11 4 0 J A R A G .D O S U L A B . A V E S 1 5 9 9 1 5 3 4 1 7 1 3 1 9 8 5 1 9 0 9 1 9 0 9 1 8 8 0 1 2 5 2 91 4 7 J A N D I R A - C D 5 9 5 6 4 9 5 0 4 7 5 6 6 3 3 8 01 5 4 P A V U N A 3 8 3 5 4 0 3 3 3 6 3 3 1 9 2 3 41 6 3 B R A S I L I A C D 2 5 2 1 2 2 1 9 2 3 2 3 2 3 1 5 61 8 5 C O N T A G E M C D 1 4 1 5 1 7 1 3 1 0 9 1 0 8 82 0 5 J A C A R E Z I N H O - A V E S 1 0 8 6 1 0 1 9 1 0 8 3 1 1 5 4 1 3 3 6 1 0 6 5 1 0 7 7 7 8 2 02 0 6 J A C A R E Z I N H O R A C .C O N C . 1 3 7 1 6 9 2 1 4 1 9 6 3 0 9 2 2 8 2 6 3 1 5 1 62 0 7 J A C A R E Z I N H O I N C U B A T O R I O 3 4 7 2 5 2 2 8 4 3 4 0 5 3 6 1 9 0 1 7 1 2 1 2 02 1 1 M A L . C A N D I D O R O N D O N - R A C O E S 1 1 9 1 1 7 1 0 0 1 1 4 1 1 0 1 3 1 1 0 3 7 9 42 2 0 N U P O R A N G A - A V E S 1 5 0 5 1 3 9 8 1 5 2 9 1 6 0 0 1 7 0 4 1 4 8 7 1 5 7 7 1 0 8 0 02 2 1 N U P O R A N G A I N C U B A T O R I O 1 6 7 1 6 8 1 3 2 1 5 0 1 5 7 1 2 8 1 3 7 1 0 3 92 2 8 D O U R A D O S - S U I N O S 2 6 4 4 2 7 6 7 2 9 1 9 2 9 6 5 3 0 3 2 3 0 8 0 3 1 5 1 2 0 5 5 82 5 0 N U P O R A N G A F A B . R A C A O 2 0 3 2 1 7 2 2 8 2 5 1 3 4 1 2 8 1 2 9 1 1 8 1 22 5 3 I T A J A I 2 5 3 1 2 7 4 1 2 4 6 1 2 8 4 1 4 6 7 1 5 7 8 1 4 1 4 1 2 0 1 9 4 6 42 8 0 F O R Q U I L H I N H A - A V E S 1 7 3 9 1 8 2 8 1 8 2 5 1 8 4 0 1 9 9 2 2 0 1 6 1 9 1 2 1 3 1 5 22 8 1 C R I C I U M A F A B . R A C A O 5 1 3 4 9 5 4 5 2 5 2 9 5 6 1 5 0 3 4 6 5 3 5 1 82 8 2 A R A R A N G U A I N C U B A T O R I O 1 0 8 6 9 0 0 1 0 4 3 1 0 5 5 9 7 3 8 7 5 8 2 7 6 7 5 92 9 1 C D - I T A J A I K I T F E S T A 1 0 6 1 2 0 4 4 7 5 22 9 4 S I D R O L A N D I A F A B . R A C A O 1 9 2 1 6 2 2 2 7 2 3 7 2 8 8 2 2 4 2 1 6 1 5 4 62 9 5 S I D R O L A N D I A A V E S 1 3 8 8 1 4 0 9 1 4 5 9 1 5 7 5 1 8 3 1 1 6 9 5 1 4 5 8 1 0 8 1 52 9 6 S I D R O L A N D I A G .M 5 0 3 4 4 7 4 2 0 4 3 5 4 0 4 4 1 5 4 4 0 3 0 6 43 1 6 L U C A S D O R I O V E R D E 4 2 3 5 1 1 1 63 4 5 S I M O E S F I L H O C D 2 3 1 6 1 4 1 5 1 2 1 5 8 1 0 33 5 1 D O U R A D O S R A C O E S 3 1 0 3 0 2 2 7 7 3 5 8 3 9 0 3 6 1 3 5 1 2 3 4 93 5 3 I T A J A I 3 5 3 1 1 3 4 2 4 3 4 6 3 2 3 4 3 0 3 4 03 5 7 R E C I F E - C D 2 2 1 0 1 4 1 5 1 1 1 0 6 8 84 4 7 C D - A R A R A S 3 3 1 8 1 4 7 9 1 1 9 1 0 14 5 3 I T A J A I 4 5 3 3 8 5 4 3 1 3 2 5 2 3 7 3 8 7 3 2 3 3 0 2 2 3 9 05 3 0 S E A R A - A V E S 6 2 9 6 8 6 6 2 4 6 7 8 7 5 3 7 2 9 7 6 7 4 8 6 65 8 0 F O R Q U I L H I N H A - S U I N O S 5 2 4 8 5 3 7 5 7 0 7 0 5 6 4 2 45 9 1 P I N H E I R O S 1 8 1 5 1 6 9 1 5 5 0 1 9 1 4 2
S o m a : 2 4 8 1 4 2 4 2 0 9 2 5 1 2 5 2 6 5 1 4 2 8 6 7 4 2 6 7 3 4 2 6 2 1 3 1 8 2 2 8 3
T o t a l d e N o t a s D i g i t a d a s P o r F i l i a l
Quadro 2: Número de Notas Fiscais digitas por filial. Fonte: Seara Alimentos S.A
51
São recebidas em média 26.000 Notas Fiscais por mês na empresa, gerando uma
média de 1080 documentos por dia. Do total de Notas Fiscais recebidas (1.080/dia), cerca de
900 são de fornecedores que tem capacidade e volume de transações periódicas com a Seara.
Os demais são basicamente documentos de serviços e ou materiais relacionados as compras
esporádicas de fornecedores, que não formam uma parceria com a Seara ou não tem um
volume de entregas constante.
O fluxograma do processo recebimento representado no Gráfico 1, trata das
atividades de um modo geral, sem se ater à particularidade de cada operação ou tipo de
digitação, a fim de simplificar o fluxo para melhor entendimento.
Gráfico 1: Fluxograma do processo de recebimento. Fonte: Manual do sistema SNAC / Módulo recebimento.
52
Após a realização da compra pela área de Suprimentos, o registro de entrada é feito
pela área de Portaria, a conferência física pelo Almoxarifado ou setor responsável, em seguida
faz-se o registro da Nota Fiscal no sistema de recebimento da empresa, para que sejam
geradas as devidas integrações com os demais sistemas, como financeiro, contabilidade,
tributário e estoques, entre outros, dependendo da operação de suprimentos que será utilizada.
O fluxograma apresentado no Gráfico 1 referente ao processo de digitação de
documentos da empresa é um procedimento padrão de todas as unidades da Seara.
No processo atual o usuário do sistema SNAC (Digitador de documentos), faz a
digitação da Nota Fiscal através dos dados importados da OF (Ordem de Fornecimento), a
estrutura dos campos na tela de digitação a serem informados está dividida em duas partes, a
primeira parte é denominada “Documento Recebimento” e a segunda “Item Documento
Recebimento”, conforme demonstrado na Figura 7.
Figura 7. Tela de digitação de documentos Fonte: Manual do sistema SNAC: Módulo recebimento.
No primeiro bloco (1) da tela denominado “Documento Recebimento”, os dados são
parcialmente carregados automaticamente a partir dos dados extraídos da OF. Cabe ao usuário
informar apenas os dados básicos da Nota Fiscal e da negociação, como por exemplo, série e
2
1
53
número do documento, data de emissão e valor do documento; estes dados servem para todo o
documento e não irão variar de acordo com os itens, por isso são tratados em uma estrutura
separada.
No segundo bloco (2) da tela denominado como “Item Documento Recebimento” as
informações primárias são carregadas a partir dos itens selecionados das OF’s e tais dados
irão servir como base para consistências e integrações, sendo variáveis de acordo com os itens
e operações utilizadas. Neste bloco o usuário também informa a operação de suprimentos,
natureza de operação, quantidade, local de estoque e preço unitário, informações que se fazem
necessárias para a integração do documento.
Ao final da digitação dos dados de cada item da Nota Fiscal o sistema abre uma nova
tela denominado “rateios” para a digitação dos dados referente o rateio das contabilizações,
tais como, centro de custo e conta contábil e a tributação do item, conforme demonstrado na
Figura 8:
Figura 8. Tela para digitação das informações contábeis e tributárias. Fonte: Manual do sistema SNAC: Módulo recebimento.
Os dados informados nos campos do primeiro bloco são importados da OF e
dependendo da operação de suprimentos utilizada podem ou não ser alterados. O sistema faz
2
1
54
uma consistência novamente, os dados do rateio no momento da integração do documento,
verificando se o item está liberado para a conta, se a conta está cadastrada para o centro de
custo e se o centro de custo está habilitado para a filial.
No segundo bloco desta tela referente ao rateio dos tributos estão cadastrados na
operação de suprimentos, onde são definidas algumas de suas características quanto à
alíquota, contabilização, permissão para alterações dos dados de cálculo entre outras. Em cada
operação de suprimentos são associados os tributos necessários para a digitação da Nota
Fiscal, sendo também definida na própria operação a obrigatoriedade de tal tributo.
Finalizando a digitação dos dados referente à Nota Fiscal, itens, rateios e tributos, o
usuário deverá clicar no botão “Integrar” para que o sistema faça a conferência de todos os
dados, neste momento o sistema pede uma confirmação dos tributos conforme Figura 9.
Figura 9. Mensagem de Conferência de valor dos tributos no processo manual Fonte: Sistema Corporativo da Empresa
Com a confirmação do usuário referente aos tributos, o sistema fará todas as
integrações com os demais sistemas da empresa.
55
3.3 Processo integração de documentos através do EDI
Com o objetivo de otimizar o seu processo de integração de documentos fiscais com
o sistema corporativo da empresa, reduzir ao máximo os estornos de documentos causados
por erros na digitação de documentos, a empresa buscou em conjunto com as gerências e
público alvo uma solução, visando custo/benefício em uma ferramenta que pudesse ser
utilizada pela empresa e por nossos fornecedores. Concluiu-se assim que o EDI (Intercâmbio
Eletrônico de Dados) seria a melhor solução atual.
Com a definição do sistema que seria utilizado pela empresa, um grupo de pessoas
participante do projeto inicial, deu início a definição do projeto, visitando fornecedores,
verificando custos de desenvolvimento externo, ou aquisição de software pronto. Concluíram
que o sistema para integração de documentos via EDI, seria desenvolvido internamente,
valorizando o conhecimento do negócio, facilitando a comunicação e sobretudo baixo custo.
No processo de integração de documentos via sistema de EDI, o fornecedor gera um
arquivo eletrônico contendo as Notas Fiscais referentes às mercadorias que estão sendo
enviadas para empresa. Este arquivo eletrônico é transmitido para a empresa via e-mail
definido e próprio para receber estes arquivos. Estas informações ficam à disposição do setor
de recebimento, para ser integrado no sistema corporativo da empresa no momento da
chegada física da mercadoria junto com os documentos fiscais, conforme demonstrado no
Gráfico 2.
Gráfico 2: Fluxograma do processo de EDI Fonte: Manual do sistema SNAC / Módulo recebimento.
NF – Encaminhada a setor tributário para as devidas conferências
Registra a Nota Fiscal no sistema gerando integrações com os outros sistemas.
Redigita a NF manualmente no sistema corporativo de recebimento SNAC
56
Para recepção dos arquivos e correta destinação da informação, existe no sistema
uma rotina, no qual o arquivo será desanexado do e-mail, o sistema gera outra rotina que
grava as informações, referentes ao conteúdo dos documentos fiscais em uma base de dados
intermediária. Os documentos que estão disponíveis para fazer a integração podem ser
consultados através de uma tela do sistema corporativo, conforme demonstrado na Figura 10.
Figura 10. Tela de integração e consulta de documentos via EDI Fonte: Sistema Corporativo da Empresa
Entre o envio eletrônico e a chegada física do documento, são disponibilizadas as
informações para serem consultadas de quaisquer naturezas como: quantidade de mercadoria
em trânsito, preços praticados, legislação tributária, entre outras, conforme demonstrado na
Figura 11. Estas informações serão confrontadas com a Nota Fiscal que transitou com a
mercadoria do fornecedor até a empresa.
57
Figura 11. Tela de integração e consulta de documentos via EDI Fonte: Sistema Corporativo da Empresa
Na integração do documento via EDI as operações de suprimento já estão pré-
configuradas com todas as informações necessárias para que o sistema possa fazer as todas as
integrações e contabilizações de maneira ágil, não exigindo que o usuário faça toda a
digitação manualmente.
No processo de integração de Notas Fiscais depois da chegada física da mercadoria,
o usuário confere os dados da Nota Fiscal com as informações disponibilizadas no sistema
corporativo, que foram extraídos do arquivo eletrônico enviado pelo fornecedor, faz a
digitação da série do documento, como também o valor total do documento, clica no botão
integrar, faz a conferência dos tributos conforme Figura 12 e finaliza a integração do
documento com o sistema, fazendo a todas as integrações com os demais sistemas
corporativos da empresa.
58
Figura 12. Mensagem de Conferência de valor dos tributos sistema de EDI Fonte: Sistema Corporativo da Empresa
3.3.1 Vantagens e ganhos
Como público alvo deste trabalho é o setor de Recebimento de Mercadorias das
unidades industriais, CDs e o administrativo da empresa Seara Alimentos, onde estão os
colaboradores responsáveis pela digitação e integração dos documentos fiscais, nos sistemas
da empresa, os benefícios que o sistema de EDI trará, poderão ser percebidos através da
redução das tarefas repetitivas e manuais como, digitação de documentos, retrabalho de
redigitação quando o documento foi digitado com algum dado errado, como por exemplo,
valores, dados contábeis ou fiscais ou erro de integração com o estoque da empresa,
obrigando o colaborador estornar o documento. Conforme demonstrado no Quadro 4 no
período de Janeiro de 2008 a Julho de 2008, foram 5.338 documentos estornados e
redigitados, tendo como principal motivo problemas fiscais.
59
C d M o t iv o Q t D o cum entos
1 1 1 7
2 4 8 4
3 4 6 5 5
4 8 2
5 3 3 8
PR O BL E M A S FISC A IS
E RR O IN TE G R A CA O E S TO Q U E
So m a :
D s M o ti vo Es torn o
V A L O R FIN A N C EIRO
PR O BL E M A S C O N T A B E IS
Quadro 3. Número de documentos estornados período de 01/2008 a 07/2008 Fonte: Sistema Corporativo da Empresa
Com base no número de documentos estornados no período de 01/2008 a 07/2008
versus o número de documentos digitados também no mesmo período, temos um percentual
de 2,93%. Outro ganho que a empresa terá, será em tempo no que diz respeito à velocidade
de digitação de documentos, atualmente os digitadores podem levar até 1 hora, dependendo da
quantidade de itens que consta na Nota Fiscal, com isso a empresa também terá redução de
horas extras, mais confiabilidade nas informações que estão sendo integradas no sistema,
permitindo assim, que o colaborador possa executar outras tarefas dentro da sua área.
Dentre os ganhos que a empresa terá com a implementação do sistema de EDI,
podemos citar:
− Velocidade na digitação das Notas Fiscais;
− Redução de horas extras;
− Maior confiabilidade nas informações que estão sendo integradas no sistema;
− Redução de estornos das Notas Fiscais digitadas;
− Redução de tarefas repetitivas.
3.4 Projeção para fornecedores
Os fornecedores escolhidos para este trabalho são dois fornecedores de materiais
gerais, sendo um deles fornecedor de materiais elétricos e outro de ferramentas e peças para
manutenção. O primeiro motivo que ajudou na escolha dos fornecedores, foi que estes
atendem à todas as unidades produtivas da Seara Alimentos, um segundo motivo foi a
quantidade de documentos que são digitados mensalmente na empresa, que chega a uma
média de 760 documentos mensais e um terceiro é tempo que os digitadores levam para
digitar os documentos destes fornecedores, que pode variar de 30 minutos à 1 hora,
dependendo da quantidade de itens constantes na Nota Fiscal. No Quadro 5 está demonstrado
60
a quantidade de documentos digitados por filial referente aos dois fornecedores escolhidos
através do sistema atual de digitação.
Quadro 4. Número de documentos digitados por filial e fornecedor Fonte: Sistema Corporativo da Empresa
61
Com o retorno financeiro que a implementação do sistema EDI trará para a empresa
Seara Alimentos, o mesmo poderá ser expandido para os demais fornecedores da empresa,
gerando mais agilidade na digitação de documentos e maior confiabilidade nas informações
que estão integradas no sistema corporativo da empresa.
A perspectiva é que, através do sistema de EDI, o usuário leve um tempo médio 3
minutos para fazer a integração dos documentos destes dois fornecedores, garantindo que as
informações que estão sendo integradas no sistema corporativo da empresa, sejam
consistentes, evitando que o usuário necessite estornar o documento, pelo simples fato de ter
informado algum dado erroneamente no momento da digitação do documento.
3.4.1 Customização para implementação
Para a implementação do sistema EDI com os dois fornecedores escolhidos, será
necessário 180 horas de um programador de sistemas, para fazer as customizações
necessárias, para fazer a importação e integração dos documentos. Será necessário criar uma
tabela e preparar, o sistema para fazer a conversão dos códigos dos materiais que estão sendo
enviados pelo fornecedor no corpo da Nota Fiscal, para os códigos equivalentes aos códigos
de materiais que estão cadastrados no sistema da empresa seara alimentos.
Outra customização necessária é uma remodelagem da tela, onde os usuários do
sistema fazem a integração dos documentos no sistema corporativo da empresa, neste caso,
será necessário alterar a regra de negócio e o layout da tela, dando opção para o usuário
digitador que irá fazer a integração do documento, escolher a operação de suprimentos que
mais se adéqua ao documento e aos itens que estão sendo integrados.
Conforme demonstrado na Figura 13 o retorno do investimento desta implementação
ocorrerá nos quatro primeiros meses após a implementação do sistema, uma vez que a
implementação terá um custo para a empresa de U$ 13,000.00 e o retorno financeiro de U$
46,475.36. Os cálculos de retorno de investimento foram feitos com base na quantidade de
documentos digitados dos dois fornecedores escolhidos, o tempo médio que os usuários levam
para digitar estes documentos, o salário médio do funcionário que exerce a função de
digitador.
62
Figura 13. Planilha de cálculo do retorno de investimento Fonte: Seara Alimentos
63
Quanto à customização do sistema do fornecedor para a geração do documento e o
envio do mesmo para o sistema da empresa Seara Alimentos, será de responsabilidade do
próprio fornecedor, que terá que preparar o seu sistema de emissão de documentos para que
ao faturar Notas Fiscais contra a empresa Seara Alimentos, o sistema gere um arquivo no
formato XML ou TXT enviando automaticamente um email com o arquivo para o endereço
definido da Seara Alimentos, onde será feita a recepção e importação das informações para o
sistema corporativo da empresa.
3.4.2 Proposta de implementação
Para apresentar a proposta de implementação do sistema EDI foi utilizada a técnica
5W2H, para demonstrar claramente quais os passos para implementação do sistema EDI,
conforme demonstrado na tabela 2.
Tabela 2. Tabela de proposta de implementação do sistema EDI Fonte: Desenvolvido pelo estagiário
64
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este capítulo tem por objetivo apresentar aspectos característicos referentes aos
objetivos propostos, aos aspectos metodológicos, a revisão bibliográfica, conclusões e
sugestões.
Este trabalho de estágio teve como objetivo geral, analisar a viabilidade de
implementação do sistema EDI com fornecedores, dando maior agilidade na digitação de
Notas Fiscais, garantindo que as informações que estão sendo inseridas no sistema
corporativo da empresa Seara Alimentos, sejam consistentes eliminando assim retrabalhos.
Os objetivos propostos foram alcançados, sendo que para isso foi utilizado o
esquema da figura 1, apresentada no item 1.3.3 deste trabalho. Foram identificados os
fornecedores com potencial para ser implementado o sistema de EDI, descreveu-se o processo
atual de digitação de Notas Fiscais, levantou-se as customizações necessárias no sistema
atual, identificou-se os benefícios que a organização terá com a implementação do sistema,
levantou-se o custo desta implementação e por fim, foi elaborada proposta de implementação.
Para a conclusão deste trabalho, foi necessário obter informações importantes, sendo
utilizada a participação de pessoas que participaram do desenvolvimento do projeto piloto,
colaboradores que exercem a função de digitadores, programadores de TI, a observação e
análise de relatórios, onde visualizar a situação atual do processo de digitação de Notas fiscais
entre outras informações relevantes para este trabalho. Com isso, foi possível verificar a
viabilidade da implementação do sistema EDI com fornecedores da empresa Seara Alimentos.
Quanto à bibliografia utilizada para o desenvolvimento deste trabalho, foi atual no
que se refere a sistemas de EDI para transferência eletrônica de documentos e outras
tecnologias, como Nota Fiscal Eletrônica, com isso muita informações foram retiradas de
sites, revistas, artigos.
Os resultados obtidos neste trabalho foram válidos, tanto para o acadêmico quanto
para a empresa. As vantagens e ganhos que a implementação do sistema EDI trará para a
empresa são bastante consideráveis, pois vai desde uma simples eliminação de retrabalho,
com a redução de erros de digitação de Notas Fiscais, gerando até mesmo um “retorno
financeiro”, com agilidade na integração de documentos no sistema corporativo da empresa.
Este trabalho proporcionou uma análise profunda dos dados pesquisados, bem como
aprimorou os conhecimentos do estagiário, que dedicou muito do seu tempo para que os
objetivos propostos neste trabalho fossem atingidos.
65
Através dos resultados obtidos neste trabalho, foi sugerido à implementação do
sistema de EDI com os fornecedores definidos e até a implementação deste sistema com
outros fornecedores da empresa, uma vez que a customização necessária para a
implementação já foi realizada neste projeto e que por sua vez justificado pelo retorno
financeiro sobre o investimento apresentado neste trabalho.
66
REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA
ALVES, Magda. Como escrever teses e monografias: um roteiro passo a passo. Rio de Janeiro: Campus, 2003.
ARAÚJO, Luis César G. de. Organização Sistema e Métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional: arquitetura, benchmarking, empowerment, gestão pela qualidade total, reengenharia - 1. ed. – São Paulo: Atlas, 2001.
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE AUTOMAÇÃO. eCormmerce/EDI e XM. Disponível em:<http://www.eanbrasil.org.br/main.jsp?lumChannelId=FF8080810CC51BE1010CD4AD83237A85> Acesso em:19/03/2008
BALLOU, Ronald H. Gerenciamento a Cadeia de Suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. Porto Alegre: Bookman, 2001. BARCELOS JR, H. O papel da logística na cadeia produtiva: um estudo de caso. 2002. 101 f. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) – Curso de Pós-graduação em Engenharia de Produção, Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis. Disponível em: <http://teses.eps.ufsc.br/defesa/pdf/7479.pdf>. Acesso em: 09 Junho 2008. CHIAVENATO, Idalberto. Administração de recursos humanos: fundamentos básicos. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1999.
_____. Introdução à teoria geral da administração. 4.ed São Paulo: Makron Books, 1993.
CRUZ, Tadeu. Sistemas de informações gerenciais: tecnologias da informação e a empresa do século XXI. São Paulo: Atlas, 2000. _____. Sistemas, organização & métodos: estudo integrado das novas tecnologias de informação. São Paulo: Atlas, 1997. CURY, Antonio. Organização e Métodos: Uma visão holística Magda. - 8. ed. Ver. E ampl. – São Paulo: Atlas, 2005.
DAVENPORT, T. H. Reengenharia de processos. Rio de Janeiro: Campus, 1994. D’ASCENÇÃO, Luiz Carlos M. Organização, sistemas e métodos: análise, redesenho e informatização de processos administrativos. São Paulo: Atlas, 2001.
DRUCKER, Peter Ferdinand. A profissão de administrador. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2001.
_____. Administração: tarefas, responsabilidades e práticas. 1 ed. V.3. São Paulo: Pioneira, 1975.
EAN Brasil. Introdução ao EDI. Biblioteca de Artigos, 2008. Disponível em http://www.eanbrasil.org.br/Servelet/ServeletContent? Requestlt=39> Acesso em: Agosto, 2008.
67
ERDEI, Guilhermo E. Código de barras: desenvolvimento, impressão e controle da qualidade. 1.ed. São Paulo: Makron Books, 1994.
FRANCO JR, C. F. ; TAVARES, J. C. ; ZILBER, S. N. . Tecnologia e Sistemas de Informação na Gestão de Organizações. In: Éder Paschoal Pinto. (Org.). Gestão Empresarial casos e conceitos de evolução organizacional. 1 ed. São Paulo: Saraiva, 2007.
FERREIRA, K. A. Tecnologia da informação e logística: os impactos do EDI das operações logísticas de uma empresa do setor automobilístico. 2003. 147 f. Trabalho de Conclusão de Curso (Bacharelado em Engenharia de Produção) – Curso de Engenharia de Produção, Universidade Federal de Ouro Preto, Ouro Preto. Disponível em: <http://www.em.ufop.br/depro/curso/monografias/2003karine.pdf>. Acesso em: 14 Junho. 2008. GALVÃO, C.; MENDONÇA, M. Fazendo acontecer na qualidade total: análise e melhoria de processos. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1996. HAMMER, M. Alem da reengenharia: Rio de Janeiro: Campus,1997. INTERCHANGE. FAQ. [São Paulo], 2004. Disponível em: <http://www.interchange.com.br/faq.asp>. Acesso em: 11 junho 2008. INTRODUÇÃO AO EDI. Noções básicas sobre EDI. Disponível em: <http://www.eanbrasil.org.br>. acesso em 10 de abril de 2008. LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane P. Sistemas de Informação Gerencial: administrando a empresa digital. 5 ed. São Paulo: Prentice Hall, 2004.
LUNELLI, F. J. Integrador de mensagens corporativas para uma infra-estrutura de eletronic data interchange (EDI). 2005. 78 f. Trabalho de Conclusão de Curso (Bacharelado em Ciências da Computação) – Centro de Ciências Exatas e Naturais, Universidade Regional de Blumenau, Blumenau. MAXIMIANO, Antônio César Amaru. Introdução à administração. 5.ed. São Paulo: Atlas, 2000.
MENDES, Carlos et aI. EDI - Eletronic Data Interchange. 150p. Dissertação (Mestrado). Faculdade de Ciências e Tecnologia da Universidade de Nova Lisboa,Portugal, 1997. NOVAES, Antônio G. Logística e Gerenciamento da Cadeia de Distribuição: Estratégia, Operação e Avaliação. Rio de Janeiro. Campus, 2001. O´BRIEN, James A. Sistemas de informação e as decisões gerenciais na era da Internet. Tradução Célio Knipel Moreira e Cid Knipel Moreira. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2003.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. – 10. ed. – São Paulo: Atlas 1998.
_____.Sistema de informações gerenciais: estratégicas, táticas, operacionais – 10. ed. – São Paulo: Atlas,2005
68
PORTAL DA NOTA FISCAL ELETRONICA. Disponível em: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/. Acesso em 04 de junho de 2008.
REZENDE, Denis A., ABREU, Aline F. Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informação empresariais: o papel estratégico da informação e dos sistemas de informação nas empresas. 3. ed. – São Paulo: Atlas, 2003.
RIBEIRO, P. C. C. et al. Tecnologia da informação e competitividade na indústria Siderúrgica Brasileira: um estudo de caso na CSN. Revista de Economia da Universidade de Santa Catarina, julho a dezembro de 2001. RICHARDOSN, Roberto Jarry. Pesquisa Social: métodos e técnicas. 3. ed. São Paulo: Atlas, 1999.
ROBBINS, S. P. Mudança Organizacional e Administração do Estresse. Comportamento Organizacional. Rio de Janeiro: 1999.
ROESCH, S. M. A. Projetos de estágio do curso de administração: guia para pesquisas, projetos, estágios, trabalho de conclusão de curso. 1. ed. São Paulo: Atlas, 1996.
ROSEIT, INFORMAÇÃO E TECNOLOGIA. Disponível em: http://blog.roseit.com.br/category/informacao/. Acesso em 11 de agosto de 2008
SEARA ALIMENTOS. Manual de integração. Disponível em: http://intranet. Acesso em 20 de maio de 2008.
SPINOLA, Mauro M., PESSÔA, Marcelo S. Tecnologia da Informação. In: Gestão de Operações. Professores do Departamento de Engenharia da escola Politécnica da USP e da Fundação Carlos Alberto Vanzolini. Editora Edgard Blücher: 2a Edição, 1998. STAIR, Ralph m., Princípios de sistema de informação. Uma abordagem gerencial. Rio de Janeiro: LTC, 1998. TAVARES, Mauro C. Gestão estratégica. São Paulo: Atlas, 2000 WOOD JR., T. Mudança Organizacional. São Paulo: Atlas. YIN, Robert K. Estudo de Caso: Planejamento e Métodos. 1a. Edição, Porto Alegre: Bookman, 2001.
ZWASS, Vladimir. Management Information Systems. EUA:WCB, 1992.
69
DECLARAÇÃO DE CUMPRIMENTO DE CARGA HORÁRIA
DECLARAÇÃO DE DESEMPENHO DE ESTÁGIO
A organização cedente de estágio SEARA ALIMENTOS S.A. declara, para os
devidos fins, que o estagiário JILVANILDO FABRIS, aluno do Curso de Administração do
Centro de Ciências Sociais Aplicadas – CECIESA/Gestão da Universidade do Vale do Itajaí –
UNIVALI, de 19 DE MARÇO DE 2008 a 03 DE NOVEMBRO DE 2008, cumpriu a carga
horária de estágio prevista para o período, seguiu o cronograma de trabalho estipulado no
Projeto de Estágio e respeitou nossas normas internas.
Itajaí, 02 de Dezembro de 2008.
_____________________________________
Amâncio José Rodrigues Junior
70
ASSINATURA DOS RESPONSÁVEIS
Jilvanildo Fabris
Estagiário
Amâncio José Rodrigues Junior Supervisor de campo
Prof. Luiz Carlos da Silva Flores, Dr. Orientador de estágio
Prof. Eduardo Krieger da Silva
Responsável pelo Estágio Supervisionado, MSc.
