UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

FACULDADE INTEGRADA AVM

A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA INTERNA NAS

ORGANIZAÇÕES

Por: Marcio Willian Narciso

Orientador

Prof. Luciana Madeira

Rio de Janeiro

2011

2

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

FACULDADE INTEGRADA AVM

A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA INTERNA NAS

ORGANIZAÇÕES

Apresentação de monografia à Universidade

Candido Mendes como requisito parcial para

obtenção do grau de especialista em Auditoria e

Controladoria

Por: Marcio Willian Narciso

3

AGRADECIMENTOS

....aos meus pais e em especial à

minha genitora que mesmo sem ter

muito estudo me educou para ser um

vencedor me ensinando que jamais

devemos desistir de nossos sonhos e

objetivos aos meus filhos e esposa ,

parentes e amigos ....

4

DEDICATÓRIA

..... Primeiramente a Deus, pois sem ele

seria impossível está aqui, ao meu pai,

mãe, esposa e filhos, familiares e

amigos...

5

RESUMO

Auditoria Interna é uma das técnicas da Contabilidade destinada a

examinar toda documentação contábil da empresa. É classificada como

Auditoria Interna porque é realizada por um profissional, funcionário da

empresa. Como conhecedor do assunto, este auditor se certifica da

adequação e eficácia dos controles internos, a fim de evitar a existência

de erros e fraudes. Para que esses não ocorram, o auditor deve

assessorar e aconselhar a direção em todos os níveis, fazendo

recomendações sobre qualquer possibilidade desses erros. É ética do

auditor interno manter sigilo de seu trabalho. Toda documentação usada

por ele deve se manter em segredo. Caso exista a possibilidade de

fraude, o auditor deve levar diretamente ao seu superior. Não é

responsabilidade do auditor resolver esse problema. Toda decisão caberá

ao diretor da empresa.

6

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO

Contextualização e Formulação dos trabalhos............................................. 08

Justificativa.................................................................................................... 08

Objetivo Geral............................................................................................... 09

Objetivo Específico....................................................................................... 09

Problema....................................................................................................... 09

Metodologia Aplicada.....................................................................................10

CAPÍTULO 1

1. O Que é Auditoria Interna..........................................................................11

1.1. A Importância da Auditoria Interna......................................................... 13

1.1.1. Responsabilidade da Auditoria Interna............................................... 15

1.1.2. A Diferença Entre Auditor Interno e Externo....................................... 16

1.1.3. Planejamento da Auditoria Interna...................................................... 17

1.1.4. Aplicação dos Procedimentos de Auditoria Interna............................. 18

CAPÍTULO 2

2.1. Documentação da Auditoria Interna....................................................... 20

2.2. Papéis de Trabalho em Auditoria........................................................... 21

2.3. Amostragem Estatística.......................................................................... 24

2.4. Relatório................................................................................................. 25

2.4.1. Relatório e Pareceres em Auditoria.....................................................25

2.5. Conclusão das Tarefas de Execução..................................................... 25

2.6. Conceito de Relatório de Auditoria......................................................... 26

2.7. Pré-Relatórios de Auditoria.................................................................... 26

2.7.1. Estrutura dos Relatórios...................................................................... 27

2.8. Apoio de Especialistas nas Tarefas de Auditoria................................... 28

2.9 Erros e Fraudes.......................................................................................30

2.9.1Tipos de Erros....................................................................................... 30

2.9.1.2. Tipos de Fraudes..............................................................................31

7

2.9.1.3. Erros e Fraudes, e as Possibilidades de Evitá-Los.......................... 32

2.9.1.4. Fraudes Cometidas por Fornecedores ou Terceiros........................ 33

2.9.1.5 Fraudes Cometidas pelos Empregados da Empresa........................ 34

2.9.1.6 Fraudes Orientadas pela Administração ou Direção da Empresa.... 35

2.9.1.7 Principais Fraudes pelos Setores da Empresa................................. 36

2.3. Vendas e Contas a Receber.................................................................. 38

2.4. Compras e Contas a Pagar.................................................................... 39

2.5. Existência de Riscos e Contingências................................................... 40

CAPÍTULO 3

3. O Controle Interno.................................................................................... 41

3.1. Conceito de Controle Interno..................................................................41

3.1.1. Importância do Controle Interno.......................................................... 42

3.1.2 Características de um Sistema de Controle Interno............................. 43

3.1.3. Avaliação do Controle Interno............................................................. 45

CONCLUSÃO............................................................................................ 48

Referências Bibliográficas............................................................................. 49

Glossário....................................................................................................... 50

Folha de Avaliação........................................................................................ 51

8

INTRODUÇÃO

Buscando demonstrar a importância da auditoria interna dentro das

organizações, e com o objetivo de transmitir aos leitores o entendimento sobre

esta área da contabilidade, este trabalho acadêmico iniciar-se á pela

contextualização, formulação do trabalho, justificativa, objetivo geral, objetivo

específico, problema e metodologia aplicada.

No capítulo1 será apresentada a conceituação de Auditoria Interna sua

importância, responsabilidades, a diferença entre o auditor interno e externo

planejamento e aplicação dos procedimentos de Auditoria Interna.

O capítulo 2 trata da documentação da Auditoria Interna, Papéis de

Trabalho importância do apoio de especialistas nas tarefas de Auditoria,

importância da avaliação, detecção e prevenção contra erros e fraudes.

O capítulo 3 abordará o Controle Interno, seu conceito, importância,

características de um sistema de controle interno e avaliação do controle

interno.

Não se pretende esgotar o assunto, mais simplesmente despertar o

interesse sobre o tema abordado.

CONTEXTUALIZAÇÃO E FORMULAÇÃO DO TRABALHO

JUSTIFICATIVA:

O presente trabalho visa demonstrar a importância da Auditoria Interna

nas Entidades e quais são os tipos de ferramentas que a auditoria interna

9

possui para ajudar os gestores para tomada de decisão. Conforme as

organizações estão se expandindo economicamente, seus administradores

necessitam do auxílio da auditoria interna para captação de informações

confiáveis de sua situação patrimonial e financeira.

OBJETIVO GERAL:

O objetivo deste trabalho acadêmico é demonstrar a importância da

auditoria nas entidades como também o conjunto de técnicas que o auditor

utiliza para obter evidências sobre as demonstrações financeiras; além de:

• Avaliar o grau de eficiência e eficácia dentro do controle interno

da empresa;

• Estabelecer e monitorar planos, critérios, avaliações e métodos de

trabalho para tornar o sistema de controle interno operante, reduzindo

sistematicamente as possibilidades de fraudes e erros, e eliminando atividades

que não agregam valor para a empresa.

OBJETIVO ESPECÍFICO:

Quanto aos objetivos específicos, este trabalho visa a demonstrar o

posicionamento da auditoria interna na organização, voltada para o exame de

avaliação do controle interno, objetivando um bom desempenho, eficiência e

eficácia das operações e informações dentro da empresa.

PROBLEMA:

Como a Auditoria interna pode contribuir para o alcance dos objetivos de

uma Organização?

10

1.5. METODOLOGIA APLICADA

A metodologia adotada baseia-se nos conceitos de monografia de análise

teórica sugerida por Tachigawa e Hendes (2001), de forma a estabelecer

uma organização coerente de idéias, originadas de bibliografias de outros

autores consagrados que escreveram sobre o tema escolhido.

Os trabalhos foram desenvolvidos de forma coerente à monografia

representada de uma análise teórica conforme roteiro metodológico

explicitado na Fig. 1.01.

Fig. 1.01 – Esquema da Metodologia Adotada

Fonte: Tachigawa e Hendes (2001)

Escolha do Assunto / Delimitação

Bibliografia Pertinente ao Tema (Área específica sobre o

assunto)

Levantamento de dados Específico da área sob estudo

Fundamentação Metodologia

Conclusões e Resultados Conclusões e Resultados

11

CAPÍTULO 1

1. O que é auditoria interna

Segundo a UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA DO INSTITUTO

FEDERAL DE BRASÍLIA (UNAI/IFB) Auditoria Interna é uma atividade de

avaliação independente e de assessoramento da administração, voltada para o

exame e avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de

controle, bem como da qualidade do desempenho das áreas em relação às

atribuições e aos planos, metas, objetivos e políticas definidos para as

mesmas.

A ação da auditoria interna estende-se por todos os serviços, programas,

operações e controles existentes na entidade.

O posicionamento da auditoria interna na organização deve ser

suficientemente elevado para permitir-lhe o desempenho de suas

responsabilidades com abrangência e independência. Em tese, o

departamento de auditoria deve sempre estar vinculado ao nível mais alto da

organização.

A independência da auditoria interna visa a que possa desincumbir-se das

responsabilidades, atribuições e tarefas atribuídas pelas normas, atos,

decisões e solicitações dos Colegiados e autoridades integrantes da Diretoria

da Entidade.

12

De acordo com a Norma Brasileira de Contabilidade (NBC T12) (1995):

“A auditoria interna tem por missão básica

assessorar a Administração no desempenho de

suas funções e responsabilidades, através do

exame de: adequação e eficácia dos controles;

integridade e confiabilidade das informações e

registros; integridade e confiabilidade dos sistemas

estabelecidos para assegurar a observância das

políticas, metas, planos, procedimentos, leis,

normas e regulamentos e da sua efetiva utilização;

eficiência, eficácia e economicidade do

desempenho e da utilização dos recursos, dos

procedimentos e métodos para salvaguarda dos

ativos e a comprovação de sua existência, assim

como a exatidão dos ativos e passivos; e

compatibilidade das operações e programas com os

objetivos, planos e meios de execução

estabelecidos.1

Devem ser considerados os seguintes níveis de intervenção da auditoria

interna: “Auditoria de Regularidade ou de Contas; Auditoria de Demonstrações

Financeiras (ou Contábil) e Tributária; Auditoria Operacional; Auditoria de

Gestão; Auditoria de Informática; Auditorias Especiais.” (NBC T12, 1995).2

Pela sua importância para os auditores com atuação no Setor Público,

recomenda-se tomar conhecimento dos termos da Instrução Normativa no16,

de 20/12/91, do Departamento do Tesouro Nacional, que define Conceitos,

1 Norma Brasileira de Contabilidade (NBC T12), 1995. 2 Ibidem.

13

Diretrizes e estabelece as Normas de Auditoria do Sistema de Controle do

Poder Executivo.

1.1. A importância da Auditoria Interna

Segundo ATTIE (1998):

“As empresas, impulsionadas ao atendimento de suas

metas, proporcionadas por uma política sólida e

estruturada de melhor aproveitamento de sua

potencialidade, procuram sua continuidade através do

crescimento e da diversificação das atividades

econômicas que assegurem, aos empresários, a

construção de um patrimônio e o retorno necessário às

suas expectativas.”

Devido a este fato, o crescimento constante das empresas por

diversificação de suas atividades econômicas, por crescimento da produção e

do número de funcionários e por causa da descentralização de suas funções

tornou difícil a missão de um grupo limitado de pessoas controlar a totalidade

dos eventos a elas inerentes.

A título de exemplo, uma pequena empresa de um só dono, que pode

controlar todas as operações que envolvem dinheiro, compra e venda de

mercadorias, recebimentos e pagamentos, controle de produção e eficiência

dos funcionários, contas a receber e contas a pagar. Como tudo isto está

centralizado em um único local, e seu tempo é voltado única e exclusivamente

à empresa, esta pessoa consegue desenvolver eficientemente todas as

atividades.

14

Suponha agora que essa empresa, devido ao crescimento de sua

atividade econômica, passou a dispor de mil funcionários e de três fábricas de

atividades diversas situadas em locais distintos e distantes. Aquele controle

inicial exercido, única e exclusivamente, pelo dono necessita ser delegado a

outras pessoas que cuidarão, individualmente, de uma parte ou segmento da

empresa, e assim por diante.

Por outro lado, a contabilidade passou a exercer papel preponderante

dentro de uma visão ampla dos administradores para o acompanhamento das

decisões tomadas e permitir o arranjo de novas decisões que se tornem

necessárias para conduzir a empresa às metas definidas.

Os aspectos citados passam a fazer parte não só das preocupações da

alta administração na empresa, como também dos administradores

interessados em ser bem sucedidos em suas funções especialmente nos

pontos primordialmente importantes que medem suas eficiências.

A partir desse momento, a administração passa a necessitar de alguém

que lhes afirme que os controles e as rotinas de trabalho estão sendo

habilmente executados e que os dados contábeis, com efetividade, merecem

confiança, pois espelham a realidade econômica e financeira da empresa. A

auditoria interna neste momento é concebida, toma forma embrionária como

uma atividade necessária à organização e desenvolve-se a fim de seguir a

gerência ativa, concedendo-lhe alternativas, como ferramenta de trabalho, de

controle, assessoria e administração.

Cabe à auditoria interna, desde este instante, convencer a alta

administração e seus executivos de que pode auxiliá-los na melhoria dos seus

negócios, identificando áreas problemáticas e sugerindo correção, para obter

destes o apoio necessário ao desenvolvimento de prestação de serviço a toda

empresa.(ATTIE, 1986)

15

1.1.1 Responsabilidade da Auditoria Interna

Segundo ATTIE(1986):

“A auditoria interna tem a responsabilidade de

desenvolver suas tarefas em todas as empresas

associadas, de caráter permanente, e em todos os locais

aplicáveis, analisando as políticas, procedimentos, usos e

costumes, documentação, sistemas e métodos, para

buscar a eficiência, o aprimoramento e a padronização

dos controles aplicáveis às operações e atividades

pertinentes às empresas.”

Cabe à auditoria determinar que todas as organizações, através das

empresas associadas, sejam revisadas a intervalos regulares de tempo,

assegurando-se que estas cumpram suas funções de planejamento,

contabilização, custódia e controle, conforme instruções recebidas e segundo

as políticas e procedimentos instituídos, de acordo com os altos padrões de

prática administrativa.

Os trabalhos executados pela auditoria serão relatados formalmente,

comunicando-se o resultado dos exames, a opinião e as recomendações

sugeridas aos executivos responsáveis para que sejam tomadas ações

corretivas apropriadas. Todos os planos ou ações tomados para corrigir as

condições apontadas necessitam ser avaliados pela auditoria quanto à sua

efetividade e, se considerados inadequados, discutidos até alcançar a

disposição satisfatória. Caso a solução não seja obtida cumprirá ao diretor-

presidente ou ao Conselho de Administração, dependendo da intensidade do

problema, a definição final da matéria.

Os trabalhos a serem realizados pela auditoria serão planejados em

bases anuais e relatados trimestralmente ao Conselho de Administração

quanto a seu cumprimento e principais aspectos observados.

16

1.1.2. A diferença entre auditor interno e externo

AUDITOR INTERNO é empregado da empresa auditada, possui menor

grau de independência, executa auditoria contábil, operacional, de gestão, de

qualidade, de processos, de produtos e outros. Segundo a NBC T12 (1995):

Os principais objetivos da auditoria interna são: verificar a existência,

a suficiência e a aplicação dos controles internos, bem como contribuir

para o seu aprimoramento; verificar se as normas internas estão sendo

seguidas; verificar a necessidade de melhoramento das normas

internas vigentes; avaliar a necessidade de novas normas internas.

NBC T12 (1995):3

Seu trabalho apresenta como característica um maior volume de testes

em função da maior disponibilidade de tempo na empresa para executar os

serviços de auditoria.

AUDITOR EXTERNO não tem vínculo empregatício com a empresa

auditada, possui maior grau de independência, executa apenas auditoria

contábil.

Seu trabalho tem como principal objetivo emitir um parecer ou opinião

sobre as demonstrações contábeis, no sentido de verificar se estas refletem

adequadamente a posição patrimonial ou financeira, o resultado das

operações e as origens e aplicações de recursos da empresa examinada.

Também, se essas demonstrações foram elaboradas de acordo com os

princípios contábeis e se esses princípios foram aplicados com uniformidade

em relação ao exercício anterior.

3 Ibidem.

17

Seu trabalho apresenta como característica um menor volume de testes,

já que o auditor externo está interessado em erros que individualmente ou

cumulativamente possam alterar de maneira substancial as informações das

demonstrações.

1.1.3 Planejamento da Auditoria Interna

O planejamento do trabalho de auditoria interna compreende os exames

preliminares da Entidade, para definir a amplitude do trabalho a ser

realizado de acordo com as diretivas estabelecidas pela administração.

Conforme a NBC T12 (1995), o planejamento deve considerar todos os

fatores relevantes na execução dos trabalhos, especialmente os seguintes:

“O conhecimento detalhado dos sistemas contábil e

de controles internos da Entidade e seu grau de

confiabilidade; a natureza, oportunidade e extensão

dos procedimentos de auditoria interna a serem

aplicados; a existência de Entidades associadas,

filiais e partes relacionadas que estejam no âmbito

dos exames da auditoria interna; o uso do trabalho

de especialistas e outros auditores; os ciclos

operacionais da Entidade relacionados com volume

de transações e operações; o conhecimento das

atividades operacionais da Entidade, como suporte

para a análise eficaz dos procedimentos e sistemas

de Contabilidade de Custos que estão sendo

aplicados para acompanhar e controlar o uso e o

consumo de recursos, visando verificar a existência

de desvios em relação às rotinas preestabelecidas;

18

o conhecimento da execução orçamentária, tanto

operacional como de investimentos, no sentido de

verificar a exatidão de apropriação dos valores, se

os desvios estão sendo controlados e se as

conseqüentes ações corretivas estão sendo

aplicadas. NBC T12 (1995)4

O auditor interno deve documentar seu planejamento e preparar, por

escrito, o programa de trabalho, detalhando o que for necessário à

compreensão dos procedimentos que serão aplicados, em termos de

natureza, oportunidade e extensão.

Os programas de trabalho, estruturados de forma a servir como guia e

meio de controle, devem ser revisados e/ou atualizados quando necessário.

1.1.4 Aplicação dos Procedimentos de Auditoria Interna

O auditor interno deve obter, analisar, interpretar e documentar as

informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais para dar suporte aos

resultados de seu trabalho.

O processo de avaliação das informações contábeis, segundo a NBC T12

(1995), compreende:

A obtenção de informações sobre todos os assuntos

relacionados com os objetivos e alcance da

auditoria interna. Essas informações devem ser

suficientes, adequadas, relevantes e úteis no

fornecimento de evidências às conclusões e

recomendações da auditoria interna: a informação

suficiente é factual e convincente, de tal forma que

uma pessoa prudente e informada possa entendê-la 4 Ibidem.

19

da mesma forma que o auditor interno; a informação

adequada é aquela que, sendo confiável, propicia a

melhor evidência alcançável através do uso

apropriado das técnicas de auditoria interna; a

informação relevante é a que dá suporte às

conclusões e recomendações da auditoria interna; a

informação útil é a que auxilia a Entidade a atingir

suas metas.

A aplicação dos procedimentos de auditoria interna, incluindo os

testes e técnicas de amostragem, e, onde praticável, deve ser definida

antecipadamente e ampliada ou alterada se as circunstâncias assim o

exigirem. NBC T12 (1995).

O processo deve ser supervisionado para alcançar razoável segurança de

que o objetivo do trabalho da auditoria interna está sendo atingido.

O auditor interno deve adotar procedimentos adequados para assegurar-

se que todas as contingências ativas e passivas relevantes decorrentes de

processos judiciais, reivindicações e reclamações, bem como de lançamentos

de tributos e de contribuições e reclamações, bem como de lançamentos de

tributos e de contribuições em disputa, foram identificadas e são do

conhecimento da administração da Entidade.

O auditor interno deve examinar a observância das legislações tributária,

trabalhista e societária, bem como o cumprimento de normas reguladoras a

que estiver sujeita a Entidade.

20

CAPÍTULO 2

2.1. Documentação da auditoria interna

O auditor interno deve documentar, através de papéis de trabalho, todos

os elementos significativos dos exames realizados, que evidenciem ter sido a

auditoria interna executada de acordo com as normas aplicáveis. NBC T12

(1995).

Os papéis de trabalho devem ter abrangência e grau de detalhe

suficientes para propiciarem a compreensão do planejamento, da natureza,

da oportunidade e extensão dos procedimentos de auditoria interna

aplicados, bem como do julgamento exercido e do suporte das conclusões

alcançadas.

Os papéis de trabalho devem ser elaborados, organizados e arquivados

de forma sistemática e racional.

Ao se utilizar de análises, demonstrações ou quaisquer outros

documentos, o auditor interno deve certificar-se de sua exatidão, sempre

que integrá-lo aos seus papéis de trabalho. NBC T12 (1995).

2.2. Papéis de Trabalho em Auditoria

21

Segundo ATTIE (1998) os papéis de trabalho formam o conjunto de

formulários e documentos que contém as informações e apontamentos obtidos

durante seu exame, bem como as provas e descrições dessas realizações.

São através desses documentos que a auditoria demonstra o que foi

executado, quais foram os itens examinados, qual foi a data de execução dos

trabalhos, quem os executou, dentro outra s informações importantes.

(ALMEIDA, 2003).

Os papéis utilizados para transcrever dados, fazer anotações, analisar

contas, demonstrar cálculos, relatar situações, espelhar levantamentos, em

suma, executar a tarefa de auditoria são denominados “papéis de trabalho” ou

“rascunhos técnicos”. São peças de “execução” ou de “auxílio” no desempenho

das tarefas; podem obedecer a modelos particulares ou serem simples folhas

colunadas ou até de papel almaço. (ALMEIDA, 2003).

Os grandes escritórios procuram sofisticar os serviços, criando impressos

para cada grupo de levantamento, mas a qualidade do serviço não está nisto,

mas sim na capacidade executiva do profissional.

Com a facilidade que ensejam hoje os computadores e as impressoras

individuais, os escritórios podem produzir modelos de rascunhos técnicos

específicos para cada caso.

A modelagem desses papéis de rascunho pode seguir a um padrão geral

do escritório de auditoria, adaptado a cada caso, de cada empresa.

Existem hoje programas já inseridos nos computadores individuais que

facilitam extremamente a elaboração de tabelas, gráficos, campos para

preenchimento de informes, etc., ensejando grande facilidade para adaptar os

rascunhos às necessidades específicas de cada trabalho.

22

Não existem padrões para os ditos “papéis”, pois, servindo para

“anotações” ou “memórias” da execução, devem ser escolhidos de acordo com

o critério pessoal do auditor. (ALMEIDA, 2003).

Embora os papéis referidos não devam ser confundidos com “cópias”,

nem “extratos”, as reproduções podem ensejar observações, vistos, anotações

e até demonstrações sobre as mesmas.

Existe realmente, uma grande variedade de rascunhos com os quais o

auditor lida para a execução dos seus serviços profissionais.

Para Sá, A. e Sá, A.M. (1995), os papéis de auditoria devem observar os

seguintes requisitos essenciais:

“Possibilitar a execução das tarefas com um mínimo

de esforço; proporcionar a máxima clareza (sendo

entendido com facilidade ainda que por iniciantes,

no caso de se referirem às tarefas essenciais de

levantamentos, por exemplo); propiciar o menor

custo (sendo, por isso, estudados previamente);

servir de base permanente de consulta; disciplinar

as anotações; ampliar as chances de uma análise

retrospectiva com melhor ordem; estar bem

identificado (título, data, empresa cliente, revisor,

etc.); estar classificado de forma a identificar-se

com o plano de auditoria.”

Segundo eles, os rascunhos podem ter seis finalidades distintas e

fundamentais:

23

Ser apresentados ao cliente (muito raramente); servir de elemento para o

controle interno e as conclusões de auditor; neste caso, não devem ser

apresentados; servir de peças para conclusões fiscais e demonstrações do

imposto de renda; servir de base para relatórios (função básica); subsidiar ou

analisar outros papéis; servir de elemento de “prova” em processos

administrativos e judiciais. (Sá, A. e Sá, A.M. - 1995)5

E de acordo com estas finalidades, os rascunhos podem, portanto, indicar:

“a conclusão dos serviços pelos auditores; o processo de auditoria aplicado no

desenvolvimento das tarefas; o estado fiscal da empresa em caráter, também,

de conclusão”. (Sá, A. e Sá, A.M. - 1995).6

“Os papéis de trabalho devem fazer a cobertura integral de todo o período

de auditoria, abrangendo, portanto, desde os rascunhos a lápis até os

relatórios atipados” (Sá, A. e Sá, A.M. - 1995)7, como: balancetes e análises

de contas; análises; confirmações de saldos; comentários; minutas; trechos

de leis; entre outros.

Para Sá, A. e Sá, A.M. (1995), cada papel deve ter a sua perfeita identificação,

compreendendo:

O título (por exemplo: Levantamento Físico do Numerário de Caixa

Pequena); o item do programa da auditoria (por exemplo: 2.4.); a empresa na

qual se fez o levantamento; a data e o horário de início e conclusão; o nome do

funcionário ou profissional que efetivou o levantamento e seu visto; quando for

o caso, o “de acordo” do funcionário, do cliente que acompanhou o

levantamento etc.; o nome da empresa de Auditoria ou do Contador Autônomo

responsável.8

5 Idem. 6 Idem. 7 Idem. 8 Idem.

24

As identificações técnicas em muito facilitam a montagem dos relatórios, a

conferência da execução do plano e o arquivo de comprovação da tarefa

executada.

2.3. Amostragem Estatística

Ao determinar a extensão de um teste de auditoria interna de método de

seleção dos itens a serem testados, o auditor interno pode empregar técnicas

de amostragem estatística.

2.4. Relatório

Segundo ALMEIDA (2003). O relatório é o instrumento técnico pelo qual o

auditor interno comunica os trabalhos realizados, suas conclusões,

recomendações e as providências a serem tomadas pela administração, deve

ser redigido com objetividade e imparcialidade, de forma a expressar

claramente os resultados dos trabalhos realizados.

O relatório do auditor interno é confidencial e deve ser apresentado ao

superior imediato ou pessoa autorizada que o tenha solicitado.

O auditor interno deve, no seu relatório, destacar, quando for o caso, as

áreas não examinadas, informando os motivos pelos quais não as contemplou.

2.5. Conclusão das Tarefas de Execução

25

Quando todos os itens do programa de auditoria estiverem cumpridos,

também os trabalhos de revisão terão alcançado a sua fase final de

execução. Necessário se faz, então, relatar.

O relatório é a informação que reporta às opiniões sobre a tarefa

desenvolvida e é um papel de trabalho.

Geralmente o encarregado da equipe é quem produz o relato, a fim de

que ele seja apresentado ao profissional responsável geral.

As conclusões das tarefas são a base do trabalho de relatar, e o relatório

a base do parecer.

2.6. Conceito de Relatório de Auditoria

Segundo Sá, A. e Sá, A.M. (1995) Relatório de auditoria é a peça técnica

que tem por objetivo informar o resultado dos trabalhos executados de acordo

com o programa planejado.

Quando o programa é dividido em partes para ser cumprido por diversos

profissionais (caso das grandes empresas e das grandes instituições), é

preciso realizar uma coordenação das tarefas de modo que realize uma

autêntica “montagem”. Ele será sempre, todavia, um informe global que deve

abranger a todos os itens da programação. O relatório já é uma opinião sobre o

que se realizou; todavia, não é formalmente sucinto a ponto de oferecer uma

conclusão sumária (fato que se reserva para o parecer).

Deve adaptar-se à finalidade do trabalho (para que se solicitou o serviço

do auditor). Quando o programa é dividido em partes para ser cumprido por

26

diversos profissionais (caso das grandes empresas e das grandes instituições),

é preciso realizar uma coordenação das tarefas de modo que realize uma

autêntica “montagem”.

Ele será sempre, todavia, um informe global que deve abranger a todos os

itens da programação.

O relatório já é uma opinião sobre o que se realizou; todavia, não é

formalmente sucinto a ponto de oferecer uma conclusão sumária (fato que se

reserva para o parecer).

Deve adaptar-se à finalidade do trabalho (para que se solicitou o serviço

do auditor). Resulta de avaliação dos serviços realizados.

2.7. Pré-relatórios de Auditoria

Conforme o critério de trabalho, os relatórios não são feitos em caráter

definitivo.

Realizam-se então peças preparatórias que servem de base para a

produção de outra definitiva.

Tais peças prévias, em caráter quase de rascunho, são ditas “pré-

relatórios”.

Conforme cada caso, cada equipe pode realizar, relativamente à parte

que lhe coube, o seu “pré-relatório”.

Existem, pois, pré-relatórios gerais e pré-relatórios parciais.

27

Essa forma de proceder não é “obrigatória”, mas utilizada segundo os

diversos critérios e circunstâncias.

O pré-relatório é sempre um instrumento auxiliar para que se produza um

relatório com maior segurança, incluindo-se ou excluindo-se elementos novos,

de acordo com o espírito crítico que analisa a peça.

2.7.1. Estrutura dos Relatórios

Convém que a estrutura do relatório seja a mesma daquela usada para o

plano.

Se assim procedermos, o relatório será um “plano comentado”, ou seja,

uma literatura conclusiva sobre cada ponto.

Segundo Sá, A. e Sá, A.M. (1995), este critério ajuda também a ordem de

exame dos trabalhos, pois nos arquivos dos papéis de auditoria teremos, sob

os mesmos códigos: “o item programado; a demonstração do saldo de caixa; a

reconciliação do saldo de caixa; o xerox do boletim de caixa que serviu de base

para a conciliação; a conclusão no pré-relatório; a referência final no relatório”

( SÁ, Antônio Lopes de; SÁ, Ana M. Lopes de. Dicionário de

Contabilidade. 9a ed. São Paulo: Atlas, 1995.)

.

Tudo estará identificado sob o item 1.1.

Quando se dá ao relatório a mesma estrutura do programa de auditoria,

estabelece-se uma ordem lógica de trabalhos.

28

2.8. Apoio de Especialistas nas Tarefas de Auditoria

Na atualidade, cada vez mais se acentua a responsabilidade pela

retratação da “imagem fiel da riqueza aziendal”, ou seja, a sinceridade dos

informes para fins de natureza abrangente (investidores, sindicatos, bolsas,

etc.).

Assim está a exigir a normalização nos grandes centros comunitários,

como CE (Comunidade Européia), que estabelece em suas diretrizes (IV

Diretiva) a obrigatoriedade da “imagem fiel” das atividades empresariais.

Transforma-se em “obrigação social” a “realidade demonstrativa contábil”,

sugerindo-se até a criação de um “direito contábil”, como o faz, em brilhante e

moderna tese, o Prof. José Maria Fernandez Pirla, na Espanha (Una

Aportación a La Construcción del Derecho Contable. Madri: ICAC, 1986).

Os pareceres de auditoria, pois, redobram em valor e em

responsabilidade.

O patrimônio, sua movimentação, seus continentes (internos e externos),

é todo um universo onde um prodigioso número de variáveis influem na

produção de seus múltiplos fenômenos.

Existem particularidades, nesse complexo, que transcendem à formação

cultural do contador, surgindo, então, a necessidade de apelar para

especialistas de outras áreas.

29

Isto ocorre, também, em outras profissões que vêm apelar para a

Contabilidade (como é o caso dos advogados, quando apelam para o perito

contábil, por exemplo).

É comum, no campo das profissões, a interligação, a mútua colaboração,

e o contador, na função de auditor, sente as mesmas necessidades.

Apelar, pois, para especialistas, em casos importantes e específicos, é

normal nas tarefas de auditoria, mas é preciso, em ocorrendo tal fato, seguir

determinadas normas e ter cautelas próprias.

Isto porque, ao delegar tarefas a especialistas, o auditor não delega sua

responsabilidade, ou seja, continua integralmente responsável por seu parecer.

Daí a importância de saber a quem delega, sob que condições delega e

como o trabalho se cumpriu.

Não se trata, pois, de apenas “pedir apoio” a outro profissional, mas

também de “assumir sua opinião”, o que requer alta dose de convencimento e

confiança.

As grandes empresas de auditoria mantêm profissionais de outras áreas

(advogados, engenheiros, administradores, economistas, matemáticos, etc.)

como empregados; outros preferem ter especialistas como “associados” ou

integrantes de “grupo profissional” (onde tais profissionais se mantêm

autônomos, mas compromissados moralmente a servir ou participar do grupo

onde oferecem serviços e do qual os recebem; outros, ainda, utilizam os

próprios empregados do cliente, que servem à empresa vinculados à mesma.

2.9 Erros e Fraudes

30

De acordo com a NBCT-12(1995):

“O termo “erro” aplica-se a atos involuntários de omissão,

desatenção, desconhecimento ou má interpretação de

fatos na elaboração de registros e demonstrações

contábeis, bem como de transações e operações da

Entidade, tanto em termos físicos quanto monetários.”

“O termo “fraude” aplica-se a atos voluntários de omissão

e manipulação de transações e operações, adulteração

de documentos, registros, relatórios e demonstrações

contábeis, tanto em termos físicos quanto monetários”.

O auditor interno deve assessorar a administração no trabalho de

prevenção de erros e fraudes, obrigando-se a informá-la, de maneira

reservada, sobre quaisquer indícios ou confirmações de erros ou fraudes

detectados no decorrer de seu trabalho.

2.9.1 Tipos de Erros

De acordo com Attie (1986), no setor contábil os erros poderão ser

geralmente classificados como:

“Omissão de registros e/ou lançamentos; registros

e/ou lançamentos processados por valores

diferentes dos reais; registros e/ou lançamentos

processados em fichas, formulários ou contas

diferentes das que deveriam ter sido manipuladas;

registros e/ou lançamentos processados em

duplicidade; erros em somas, cálculos ou obtenções

31

de saldos; registros e/ou lançamentos processados

em colunas erradas.

2.9.1.2. Tipos de Fraudes

Para a NBC T12, a fraude assume múltiplas modalidades. Das diversas

classificações de fraudes até hoje tentadas, reveste-se de interesse a que as

divide em:

“Não encobertas: são aquelas que o autor não

considera necessário mascarar, porque o controle

interno é muito fraco. Um exemplo seria a retirada

de dinheiro do caixa, sem se efetuar nenhuma

contabilização. Encobertas temporariamente: são

feitas sem afetar os registros contábeis; por

exemplo, retirar dinheiro proveniente das

cobranças, omitindo o registro delas de modo que

seu montante possa ser coberto com o registro de

cobranças posteriores, e assim sucessivamente.

Encobertas permanentemente: nesses casos, os

autores da irregularidade preocupam-se em alterar

a informação contida nos registros e outros

arquivos, para assim ocultar a irregularidade. Por

exemplo, a retirada indevida de dinheiro recebido de

clientes poderia ser encoberta, falsificando-se as

somas dos registros de cobranças; porém, isto não

bastaria, pois, como o valor a creditar aos clientes

não poderia ser alterado sem o risco de futuras

reclamações, deve-se procurar outro artifício. Este

32

poderia consitir em manter as somas da conta

correspondente no razão geral, modifica-se,

também, outra soma, de preferência alguma conta

de despesas para, assim, manter a igualdade entre

saldos devedores e credores. Naturalmente, isto

supõe o livre acesso do interessado aos registros

contábeis, o que contraria os bons princípios de

controle interno. Norma Brasileira de Contabilidade

“(NBC T12), 1995

2.9.1.3. Erros e Fraudes e a Possibilidade de Evitá-los

Os erros, quando ocorrem, não são intencionais nem dolosos, pois são

conseqüência das falhas humanas.

Evidentemente, os erros são basicamente conseqüentes de volume

excessivo de operações a serem manipuladas por uma só pessoa, de ausência

de controles de seqüência e outros controles básicos, e de falta de qualificação

técnica e profissional do funcionário que os cometeu.

Diferentemente dos erros, as fraudes são manipuladas ou preparadas

para benefício do defraudador, para apresentar situações contábeis artificiais,

ou para lesar o Fisco.

Para Florentino (1988), as fraudes poder ser cometidas: “por fornecedores

ou terceiros, contra a empresa; pelos próprios empregados da empresa em seu

proveito próprio, ou tentando beneficiar fornecedores ou clientes; pela direção

ou administração da empresa”. (FLORENTINO, Americo Matheus. Auditoria

Contábil. 1988)

33

2.9.1.4. Fraudes Cometidas por Fornecedores ou Terceiros

Os fornecedores poderão entregar mercadorias, matérias-primas, ou

bens, de qualidade inferior ao convencionado, ou por preços superiores, ou

propositalmente errados contra a empresa. (FLORENTINO, 1988).

Terceiros que transacionam com a empresa, principalmente os

prestadores de serviços, poderão tentar receber valores por serviços que não

prestaram ou que prestaram parcialmente ou com deficiências. (FLORENTINO,

1988).

Para FOLRENTINO (1988), estes tipos de fraudes podem ser cometidas,

às vezes, até mesmo com a conivência de empregados da empresa que

receberão propinas ou Estes tipos de fraudes podem ser cometidas, às vezes,

até mesmo com a conivência de empregados da empresa que receberão

propinas ou favores especiais por parte dos fornecedores. Tem havido até

casos de empregados das empresas favorecerem clientes das mesmas,

entregando-lhes mercadorias por preços inferiores aos reais ou em quantidade

superior ao mencionado nas notas de venda.

A empresa também estará sujeita a desvio de mercadorias ou bens

praticados por terceiros que se aproveitam das eventuais falhas de segurança

ou de controle existentes.

2.9.1.5. Fraudes Cometidas pelos Empregados da Empresa

34

As fraudes cometidas pelos empregados da empresa, em seu proveito

próprio, situam-se basicamente nos desvios de numerários e de estoques.

Estes desvios poderão ou não ser posteriormente manipulados

fraudulentamente na escrituração contábil, com o intuito de escamoteá-los de

quaisquer verificações.

De acordo com Florentino (1988), o defraudador, sozinho, ou

mancomunado com outros empregados, poderá utilizar os seguintes

processamentos:

“Comete o desvio, mas não processa nenhuma

interferência na contabilização ou escrituração;

comete o desvio, falsificando em seguida somas,

transportes ou saldos em fichas e livros de

escrituração; comete o desvio e o contabiliza

fraudulentamente por meio de lançamentos contábeis

utilizando contas diferentes ou contrapartidas

anormais; comete o desvio, e tenta depois processar

escamoteações entre contas diferentes, ou entre

diversos lançamentos contábeis de estorno ou de

transferências; comete o desvio e o contabiliza

utilizando-se de documentação falsificada.”

Segundo ele, quanto aos desvios com falsificação nas somas, transportes

ou saldos de livros ou de fichas, esta fraude poderá se processar: “sem

extensão ao livro Razão; com extensão ao livro Razão, acompanhada de

35

falsificação de saldos em outras contas de campos contábeis complementares

ou recíprocos”

Estas fraudes poderão se processar também por transcrição incorreta dos

valores documentais.

Para Florentino (1988), em relação aos desvios com documentação

falsificada, “a fraude poderá ser cometida somente pelo defraudador, como

também poderá ocorrer por mancomunação com terceiros”. Exemplos:

extração de nota de venda não realizada; obtenção de documento de despesa

ou de compra não realizada; dupla utilização de documento de despesa ou de

compra (por cópia ou por segunda via).

2.9.1.6. Fraudes Orientadas pela Administração ou Direção da

Empresa

Convém observar, de acordo com Florentino (1988), que as fraudes não

são praticadas somente por funcionários ou empregados. Grande parte

delas também se processa orientada pela administração ou direção da

empresa, visando, entre outros aspectos:

Lesar o Fisco; prejudicar ou favorecer acionistas (aumentando ou

diminuindo o lucro ou o prejuízo); apresentar situações irreais junto a

banqueiros, fornecedores, financiadores, ou credores (principalmente

apresentando Balanços com Passivos omitidos, para dar uma idéia de falsa

liquidez); prejudicar ou favorecer determinadas transações com terceiros (não

cumprimento de cláusulas contratuais, etc.).

36

Para reduzir lucros (ou aumentar prejuízos) o empresário poderá tentar

forjar despesas ou provisões irreais; diminuir o resultado da contagem dos

inventários físicos; ou transferir vendas realizadas neste exercício para o

exercício social seguinte.

Para aumentar lucros (ou diminuir prejuízos) o empresário poderá tentar

forjar vendas inexistentes; aumentar o resultado da contagem dos inventários;

ou trazer para o exercício atual vendas que só se realizaram no exercício social

seguinte.

2.9.1.7. Principais Fraudes pelos Setores da Empresa

Segundo FLORENTINO (1988) um elenco das principais fraudes que

poderão ocorrer nos diversos setores da empresa.

2.2.3.4.1. Setor de Caixa e Bancos

Para Florentino (1988):

“as fraudes do setor de Caixa e bancos se situam

basicamente na apropriação ou manipulação indébita de

numerários, e podem ser classificadas em três tipos de

procedimentos: “desvio de dinheiro ou de depósitos

bancários, sem qualquer complementação na

escrituração ou na documentação;

desvio ou retenção dos recebimentos; duplicidade de

pagamentos, ou pagamentos indevidos”.

Os processos de tirar do cofre ou do banco, de receber e não registrar, e

de não pagar e registrar, poderão ser complementados com lançamentos

incorretos ou lançamentos feitos em contrapartidas anormais.

37

De acordo com Florentino (1988), “as adulterações nos livros ou boletins

de Caixa visam encobrir desfalques”. Elas se caracterizam por: somar a menos

a coluna dos recebimentos; somar a mais a coluna dos pagamentos; errar

propositadamente o transporte de saldo.

Este tipo de adulteração provavelmente se estenderá a outros livros

(Registro de contas a receber, etc.) e principalmente se estenderá ao livro

Razão. Quando a adulteração se estende ao livro Razão, o balancete somente

poderá fechar se alteração de valor idêntico se processar também em outras

contas de campos opostos.

Segundo Florentino (1988), outros tipos de fraudes que poderão ser

encontradas neste setor são os seguintes:

“Interceptação ou manipulação de cheques;

manipulação nas transferências de numerário e

ordens de pagamento; manipulação nas contas

correntes bancárias, efetuando também

lançamentos indevidos de transferências ou

movimentação entre diversas contas bancárias ou

entre diversas contas de Caixa; falsa exibição de

saldo de Caixa, quando se processa a contagem de

Caixa, utilizando-se os seguintes expedientes:

Considerar como cheques a depositar cheques

falsos, ou cheques verdadeiros de amigos ou

38

parentes temporariamente introduzidos; Considerar

como fazendo parte do saldo de Caixa vales

falsificados, ou documentos de pagamentos por

registrar também falsos; Considerar como cheques

a depositar cheques sem fundos, que, inclusive,

poderão ser depois depositados, mesmo sabendo-

se que serão devolvidos posteriormente.”

2.3. Vendas e Contas a Receber

As fraudes do setor de Vendas e contas a receber, para Florentino (1988),

podem ser basicamente classificadas em: “embolsar o produto das vendas à

vista, ou embolsar e/ou não contabilizar sinais recebidos dos clientes; embolsar

o produto da cobrança de vendas a prazo”.

As apropriações indébitas na cobrança tem como casos mais comuns a

“cobrança presa” e a “cobrança salteada”.

Na “cobrança presa”, o cobrador retém o produto da cobrança durante um

determinado período de tempo, e posteriormente registra a entrada do

numerário.

Na “cobrança salteada”, o cobrador se apropria em definitivo do produto

da cobrança, permanecendo o saldo na conta a receber aberto

indefinidamente. Este processo se denomina de “cobrança salteada” porque

na conta corrente do cliente aparecem duplicatas mais recentes liquidadas e

duplicatas mais antigas (as que foram indevidamente apropriadas) ainda não

liquidadas.

39

De acordo com Florentino (1988), as apropriações indébitas na cobrança,

com complementação na escrituração, tem como casos mais comuns os

seguintes:

Considerar a venda cancelada; considerar abatimentos inexistentes;

creditar a ficha individual do cliente, mas não movimentar as contas

gerais de CAIXA e de CONTAS A RECEBER; em lugar de dar baixa

(creditar) em Contas a receber, creditar outra conta qualquer existente

no Plano de contas.

2.4. Compras e Contas a Pagar

As fraudes do setor de Compras e contas a pagar são basicamente as

que a seguir estão relacionadas.

Os pagamentos poderão ser escriturados a maior, em duplicidade, ou sem

os abatimentos normalmente obtidos.

Quanto à documentação que deve suportar esses pagamentos, segundo

Florentino (1988), podem ser observadas as seguintes fraudes

complementares:

Ausência ou escamoteação dos documentos; reaproveitamento de

documentos que já haviam sido pagos; utilização de segundas vias ou de

cópias de documentos que já haviam sido pagos; adulteração dos documentos,

no sentido de aumentar seus valores; documentação incompleta ou provisória;

documentação falsa, isto é “fabricada”. (Sá, A. e Sá, A.M. - 1995).

Poderá ocorrer também o desvio do numerário ou do cheque destinado ao

pagamento, embolsando-se esse valor, mesmo que, posteriormente, se

processe um registro fraudulento de pagamento realizado.

40

2.4. Existência de Riscos e Contigências

As transações realizadas por uma empresa estão sempre calçadas em

determinados aspectos que subsidiam as interpretações dadas pelas pessoas.

Quando existe legislação determinante de um evento, a opinião a respeito de

como deve aquele assunto ser analisado pode ser diferentemente interpretada

e nesse momento, pode ocasionar-se uma possível contingência à empresa.

Geralmente, todos os negócios realizados por uma empresa, assim como

em relação a determinados aspectos, possuem um risco assumido. Uma

venda a prazo, mesmo que considerado o cliente como bom, pode vir a tornar-

se um risco pelo fato de este se tornar inadimplente por qualquer motivo.

Uma declaração de Imposto de Renda possui um prazo em que

permanece à disposição das autoridades fiscais antes de se tornar prescrito.

Um imóvel possui risco de poder ser desapropriado pelas autoridades

governamentais. Um bem do imobilizado dado em garantia de financiamento

obtido possibilita uma contingência, assim como avais e fianças, coobrigações

assumidas, etc.

De acordo com o objeto que se esteja examinando, o auditor deve

proceder aos estudos aplicáveis para identificar a possibilidade de riscos e

contingências assumidos pela empresa e subsidiar seu trabalho de modo que

atinja os objetivos propostos, incluindo, nos programas de auditoria, revisão

dos aspectos que os possibilitem.

41

CAPÍTULO 3

3. O controle Interno

A auditoria interna eqüivale a um trabalho organizado de revisão e

apreciação dos controles internos, normalmente executado por um

departamento especializado, ao que o controle interno se refere a

procedimentos de organização adotados como planos permanentes da

empresa.

3.1 Conceito de Controle Interno

O Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Públicos Certificados, AICPA, afirma:

“O controle interno compreende o plano de

organização e o conjunto coordenado dos métodos e

medidas, adotados pela empresa, para proteger seu

patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de

seus dados contábeis, promover a eficiência

operacional e encorajar a adesão à política traçada

pela administração.”

A definição é provavelmente mais ampla do que o significado que, às

vezes, se atribui ao termo. Na realidade, ela reconhece que um sistema de

controle interno se projeta além daquelas questões diretamente relacionadas

com as funções dos departamentos de contabilidade e de finanças.

42

3.1.1 Importância do Controle Interno

A importância do controle interno fica patente a partir do momento em que

se torna impossível conceber uma empresa que não disponha de controles que

possam garantir a continuidade do fluxo de operações e informações proposto.

A confiabilidade dos resultados gerados por esse fluxo que transforma

simples dados em informações a partir das quais os empresários, utilizando-se

de sua experiência administrativa, tomam decisões com vistas no objetivo

comum da empresa, assume vital importância.

Em adição, como é possível tomar decisões adequadas utilizando-se de

informações que correm o risco de não serem confiáveis?

Por analogia, toda empresa possui controles internos. A diferença básica

é que estes podem ser adequados ou não. A classificação pode ser dada

analisando-se a eficiência dos fluxos de operações e informações e os seus

custos/benefícios. A implantação ou aprimoramento de um tipo de controle é

tanto viável quanto positiva for a sua relação custo/benefício. O grau máximo

de avaliação do benefício deve ser atribuído à importância e qualidade da

informação a ser gerada. Quanto ao custo, vale lembrar que sempre que

possível se deve utilizar o conceito de custo de oportunidade que é muito mais

amplo.

O controle interno é parte integrante de cada segmento da organização e

cada procedimento corresponde a uma parte do conjunto do controle interno.

Por exemplo, se o departamento de vendas tira um pedido, devem existir

procedimentos que permitem determinar se o cliente poderá quitar seus

compromissos junto à companhia. Por sua vez, o setor de expedição terá de

saber se a venda foi realizada para proceder ao seu despacho e solicitar a

43

emissão da documentação comprobatória, que compulsoriamente terá de ser

contabilizada, e assim por diante. O conjunto dos procedimentos no exemplo é

que pode ser considerado como controle interno, muito embora haja outros

procedimentos que mereçam considerações para que se complete o ciclo, de

vendas, no caso.

Como se pode depreender do referido exemplo, o controle interno, gira

em torno dos aspectos administrativos, que têm influência direta sobre os

aspectos contábeis; há, portanto, necessidade de adequado sistema de

controle interno.

A função da contabilidade como instrumento de controle administrativo é

hoje unanimemente reconhecida. Um sistema de contabilidade que não esteja

apoiado em eficiente controle interno é, até certo ponto, inútil, uma vez que não

é possível confiar nas informações contidas nos seus relatórios.

Informações contábeis distorcidas podem levar a conclusões erradas e

danosas para a empresa. Apesar disso, embora pareça absurdo, existem

muitas empresas para as quais o controle interno é desconhecido. Pensam

que, tendo empregados de confiança, estarão cobertas contra qualquer

irregularidade. Confiar nos subordinados não deixa de ser correto; é

necessário, porém, admitir que esta confiança pode dar lugar a toda espécie de

fraudes. Basta dizer que grande parte das irregularidades nos negócios,

segundo se tem verificado, deve-se a empregados nos quais se confiava.

Além disso, quando não existem procedimentos adequados de controle interno,

são freqüentes os erros involuntários e os desperdícios.

3.1.2 Características de um Sistema de Controle Interno

Um sistema de controle interno bem desenvolvido pode incluir o controle

orçamentário, custos-padrão, relatórios operacionais periódicos, análises

estatísticas, programas de treinamento do pessoal e, inclusive, auditoria

interna. Pode, também, por conveniência, abranger atividades em outros

44

campos, como, por exemplo, estudo de tempos e movimentos e controle de

qualidade.

De acordo com Attie (1986), em sentido amplo, o controle interno inclui,

portanto, controles que podem ser peculiares tanto à contabilidade como à

administração, como segue:

“Controles contábeis compreendem o plano de

organização e todos os métodos e procedimentos

diretamente relacionados, principalmente com a

salvaguarda do patrimônio e a fidedignidade dos registros

contábeis. Geralmente incluem os seguintes controles:

sistema de autorização e aprovação; separação das

funções de escrituração e elaboração dos relatórios

contábeis daquelas ligadas às operações ou custódia dos

valores; e controles físicos sobre estes valores.”

“Controles administrativos compreendem o plano de

organização e todos os métodos e procedimentos que

dizem respeito à eficiência operacional e à adesão à

política traçada pela administração. Normalmente, se

relacionam de forma indireta aos registros financeiros.

Com freqüência abrangem análises estatísticas, estudos

de tempo e movimentos, relatórios de desempenho,

programas de treinamento e controle de qualidade”.

As delimitações que indicam se certos planos especiais de organização e

determinados métodos e procedimentos podem ser classificados como

controles contábeis ou administrativos variam, naturalmente, de acordo com

circunstâncias específicas.

45

Segundo Attie (1986), as características de um eficiente sistema de

controle interno compreendem:

“Plano de organização que proporcione segregação de

funções apropriada das responsabilidades funcionais;

sistema de autorização e procedimentos de escrituração

adequados, que proporcionem controle interno eficiente

sobre o ativo, passivo, receitas, custos e despesas;

observação de práticas salutares no cumprimento dos

deveres e funções de cada um dos departamentos da

organização; e pessoal com adequada qualificação

técnica e profissional, para a execução de suas

atribuições.”

3.1.3 Avaliação do Controle Interno

Antes de elaborar o plano ou programa que guiará nos trabalhos de

auditoria, é necessário observar como se encontram os controles da empresa.

Quanto melhor o controle, mais segurança para o trabalho.

Quanto menor o controle, mais cuidado será exigido na execução das

tarefas.

A profundidade dos exames é, pois, guiada pela “avaliação” que fazemos

do controle interno.

46

Assim, por exemplo, se uma empresa tem um tesoureiro que autoriza

despesas, que paga em cheques ao portador ou em dinheiro, que não extrai

cópias dos cheques, que tem, também, autoridade sobre o sistema de registros

contábeis, tudo indica que ele acumula demasiadamente o poder de

intervenção e pode, se não tiver bons princípios, usar indevidamente o dinheiro

da empresa.

O auditor precisa conhecer previamente tais ocorrências.

Avaliar como se acham os controles internos é condição essencial para

uma tarefa segura.

Modernamente, o conceito da avaliação dos controles internos tem-se

dilatado: além das preocupações com a “confiabilidade” dos dados,

acrescentou-se a da “qualidade” dos mesmos.

Como as auditorias da “eficiência” e da “eficácia” passaram a ser

preocupação, outros ângulos se acrescentaram, pois não só o “exato” mas

também “conveniente” são hoje motivo de indagação.

Assim, por exemplo, os controles de unidades além da de valor, como

“número de horas trabalhadas”, “qualidade física de material comprado”, etc.,

muito interessam e devem estar adequadamente feitos quando a entidade for

obrigada a provar “eficiência”.

Além disso, no caso de auditoria fiscal, pode, sob certas circunstâncias,

ser indício de fraude, a debilidade dos controles internos, quando a empresa

47

deveria realizá-los; em tal ramo da auditoria é enganoso julgar que se deve

marginalizar a sondagem sobre as condições de controle.

O mesmo ocorre quando a auditoria é feita para fins “negociais”; a tarefa

preliminar, pois, de avaliação dos controles internos, pode abranger todos os

diversos segmentos de aplicação da auditoria, embora seja aquela de balanço

ou de acompanhamento (interna) a que vem a merecer maior destaque.

(ATTIE, 1986)

48

CONCLUSÃO

Esse trabalho demonstrou a importância de um auditor interno nas

empresas.

Além disso, expôs a necessidade de se avaliar o controle interno da

empresa para se detectar a possível existência de erros e fraudes.

Mostrou, também, que cada auditor deve avaliar a eficiência e eficácia dos

componentes de uma equipe, visando aperfeiçoar o desempenho dentro da

entidade.

Pode-se concluir que, as empresas não precisam de auditoria somente

quando há certa desconfiança ou suspeita de fraude.

A auditoria é uma ferramenta onde se adiciona credibilidade aos números

apresentados nas demonstrações contábeis, sabe-se, que aqueles números

foram verificados com técnicas precisas que foram respeitados os princípios

fundamentais de contabilidade aceitos e que as demonstrações contábeis

refletem adequadamente a situação econômica e financeira da empresa.

A Auditoria Interna pode ajudar a administração a tomar determinadas

decisões ou mesmo mudar de estratégia em cima de relatórios e estudos

apresentados pelos auditores, melhorando os processos de gerenciamento de

riscos com o objetivo de adicionar valor e melhorar as operações e resultados

de uma organização contribuindo dessa forma de maneira expressiva para a

eficiência e eficácia dos resultados dentro da Organização.

49

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: Um Curso Moderno e Completo. 6ª

edição. São Paulo: Atlas, 2003.

ATTIE, William. Auditoria Interna. 1ª ed. São Paulo: Atlas, 1986.

FLORENTINO, Américo Matheus. Auditoria contábil. 4ª Edição. Rio de

Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1988.

JUND, Sérgio. Auditoria: Conceitos, Normas Técnicas e Procedimentos. 5a

ed. Rio de Janeiro: 2003.

http:/ www.portaldecontabilidade.com.br/nbc/res986.htm Norma Brasileira de

Contabilidade (NBC T12), 1995, acesso em 10/05/2011.

http:/ www.ifb.edu.br, acesso em 15/05/2011.

SÁ, Antônio Lopes de; SÁ, Ana M. Lopes de. Dicionário de Contabilidade. 9a

ed. São Paulo: Atlas, 1995.

SÁ, Antônio Lopes de. Curso de Auditoria. 10a ed. São Paulo: Atlas, 2002.

50

GLOSSÁRIO

Economicidade: é o grau em que uma organização, programa, processo,

projeto, operação, atividade, função ou sistema minimiza o custo dos recursos

humanos, financeiros e materiais, adquiridos ou utilizados, tendo em conta a

quantidade e qualidade apropriada, ou seja, é a prática por parte da gerência

das virtudes de poupança e boa economia doméstica (gastando menos).

Eficiência: é a relação entre os produtos, bens e serviços produzidos ou outros

resultados atingidos por uma unidade ou entidade econômica, tendo em conta

a quantidade e qualidade apropriada, e os recursos utilizados para produzi-los

ou atingi-los, menor custo, maior velocidade, melhor qualidade.

Eficácia: é o grau em que uma organização, programa, processo, projeto,

operação, atividade, função ou sistema atinge os objetivos da política, as metas

operativas estabelecidas e outros resultados e efeitos previstos.

51

FOLHA DE AVALIAÇÃO

Nome da Instituição: Título da Monografia: Autor: Data da entrega: Avaliado por: Conceito: