(UNIRIO - apresentação) 2

CLASSIFICACLASSIFICAO DE DOCUMENTOS O DE DOCUMENTOS ARQUIVARQUIVSTICOSSTICOS

por por

Renato Tarciso B. de SousaRenato Tarciso B. de Sousa

[email protected]@unb.br

Arquivstica

Conceito

das

Trs Idades

Avaliao

Descrio

Aquisio

Classificao

Criao

Preservao

Difuso

Espao Interdisciplinar

Funes Arquivsticas

As bases da ArquivAs bases da ArquivsticasticaA funA funo matricial da Classificao matricial da Classificaoo

Neste campo so apresentados os

conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente

distribudos de acordo com o

Cdigo de classificao de

documentos.

Referem-se ao tempo necessrio para

arquivamento dos

documentos nas fases

corrente e intermediria.

Neste campo registrada a

destinao estabelecida que pode

ser a eliminao, quando o

documento no apresenta valor

secundrio ou a guarda permanente, quando as

informaes contidas no

documento so consideradas

importantes para fins de prova,

informao e pesquisa.

Informaes

complementares e

justificativas necessrias

correta aplicao da tabela.

Configurao da Tabela de Temporalidade

DescriDescrioo

Fonte: Conselho Nacional de Arquivos. NOBRADE: Norma Brasileira de Descrio Arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006.

Classificao Vnculo Arquivstico contexto

Recuperao da Informao

Classificao: trs objetivos

Fundamentar a avaliao e a descrio

A classificaA classificao o uma condiuma condio para o o para o pleno acesso pleno acesso informainformaoo

InformaInformao acesso acessvel (LAI)vel (LAI)

informainformao organizada o organizada

(classificada, avaliada e descrita) (classificada, avaliada e descrita)

= =

gesto de documentosgesto de documentos

Gesto de DocumentosGesto de DocumentosConjunto de procedimentos e operaConjunto de procedimentos e operaes tes tcnicas cnicas

referentes referentes produproduo, tramitao, tramitao, uso, avaliao, uso, avaliao e o e

arquivamento em fase corrente e intermediarquivamento em fase corrente e intermediria, ria,

visando a eliminavisando a eliminao e o recolhimento dos o e o recolhimento dos

documentos para guarda permanentedocumentos para guarda permanente

(Lei n(Lei n 8.159/1991)8.159/1991)

Gesto de DocumentosGesto de DocumentosO controle eficaz e sistemtico da criao,

recepo, manuteno, uso e destinao final de documentos de arquivo, incluindo

processos para incorporar e manter no formato de documentos, provas e as

informaes das atividades e operaes da organizao.

(Conselho Internacional de Arquivos, 2013)

Projeto

SociedadeAmbiente

Corporativo

Diagnstico daSituao

Poltica Institucional(concretizada em regulamento)

Recursos

Legislao

Programa

Elementos do Programa de Gesto de Documentos

Poltica de Classificao Programa Especfico

Poltica de Avaliao

Poltica de Documentos Vitais

Poltica de Conservaoe Preservao

Poltica de Descrio Programa Especfico

Poltica de Gesto deDocumentos Digitais Programa Especfico

Poltica de Formao Programa Especfico

Fonte: LLANS SANJUAN, Joaquim, 2010 (com adaptaes).

Sistema Arquivstico

Marco Normativo

da organizao

Poltica de Classificao Programa Especfico

Poltica de Avaliao

Poltica de Documentos Vitais

Poltica de Conservaoe Preservao

Poltica de Descrio Programa Especfico

Poltica de Gesto deDocumentos Digitais Programa Especfico

Poltica de Formao Programa Especfico

Elementos do Programa de Gesto de Documentos

Plano de Classificao

Tabela de Temporalidade

Instrumento de Pesquisa

SIGAD

Cursos, Treinamentos etc.

Gesto de DocumentosGesto de DocumentosProcessosProcessosISO 15489ISO 15489

1.1. IncorporaIncorporao (criao (criao) de documentoso) de documentos

2.2. RegistroRegistro

3.3. OrganizaOrganizao lo lgica para a recuperagica para a recuperao: classificao: classificao e o e

indexaindexaoo

4.4. ClassificaClassificao para a segurano para a segurana e acessoa e acesso

5.5. ArmazenamentoArmazenamento

6.6. RastreabilidadeRastreabilidade

7.7. DisposiDisposioo

Gesto de DocumentosGesto de DocumentosInstrumentos de Gesto EspecInstrumentos de Gesto Especficosficos

ISO 15489 ISO 15489 ee--ARQARQ BrasilBrasil

1.1. Plano de classificaPlano de classificao de documentos e informao de documentos e informaes;es;

2.2. Tabela de temporalidade de documentos e Tabela de temporalidade de documentos e

informainformaes;es;

3.3. Manual de gesto Manual de gesto arquivarquivsticastica de documentos;de documentos;

4.4. DicionDicionrio de termos controlados.rio de termos controlados.

A SituaA Situaoo

ppg. 16g. 16

A realidade arquivA realidade arquivstica brasileira sob a stica brasileira sob a tica das trs grandes funtica das trs grandes funeses

ClassificaClassificaoo

1 1 -- no existe um plano preestabelecido. Ausncia de plano no existe um plano preestabelecido. Ausncia de plano de classificade classificao;o;

ppg. 17g. 17

A realidade arquivA realidade arquivstica brasileira sob a stica brasileira sob a tica tica das trs grandes fundas trs grandes funeses


2 2 classificaclassificao pelo ato de recebimento ou o pelo ato de recebimento ou expediexpedio;o;

Por exemplo:Por exemplo:

ofofcio expedido;cio expedido;

ofofcio recebido;cio recebido;

faxfax recebido;recebido;

faxfax expedido. expedido.

ppg. 18g. 18



3 3 por inpor inmeros assuntos e dossis fragmentmeros assuntos e dossis fragmentrios sem qualquer rios sem qualquer orientaorientao sistemo sistemtica.tica.

Por exemplo:Por exemplo:

equipamentos de informequipamentos de informtica;tica;

tratamento mtratamento mdico;dico;

previdncia complementar;previdncia complementar;

recesso.recesso.

ppg. 19g. 19



4 4 Por espPor espcie documentalcie documental

Por exemplo: Por exemplo:

convite;convite;

relatrelatrio;rio;

projeto;projeto;

pareceres;pareceres;

convnio.convnio.

ppg. 20g. 20



5 5 Em ordem numEm ordem numrica quando se trata de processos;rica quando se trata de processos;

6 6 -- a denominaa denominao dos dossis e dos conjuntos documentais o dos dossis e dos conjuntos documentais criada aleatoriamente e dissociada dos elementos que criada aleatoriamente e dissociada dos elementos que representam.representam.

Por exemplo:Por exemplo:informainformaes gerais;es gerais;relrelquia;quia;bochecho;bochecho;documentos diversos;documentos diversos;arquivo Sheila.arquivo Sheila.

ppg. 21g. 21

7 A estrutura de diretrios e subdiretrios no utilizada para a organizao dos documentos eletrnicos;

ppg. 22g. 22

8 A denominao dos arquivos eletrnicos no segue nenhum tipo de rotina formalizada;

Precisamos sair de uma classificao intuitiva para uma classificao tcnico-cientfica

Classificao IntuitivaClassificao

tcnico-cientfica

A classificaA classificao e seus nguloso e seus ngulos

Fundamentao Terica

Classificao

Latim Latim classisclassis

(grupos em que se dividia o povo romano)

++Latim Latim FacereFacere

(fazer)

Classificaoinveno pela Filosofia

apropriao pelas outras reas do conhecimento humano

Como possvel ter conhecimento daquilo que existe simultaneamente nos instantes sucessivos de durao?

Os seres coexistentes so em nmero indefinido. impossvel ter de cada um deles uma representao individual.

Precisamos reunir a multiplicidade indefinida dos seres em um nmero finito de tipos por meio do que tenham em comum.

A Classificao movida pelo desejo primordial de conhecer o que nos cerca (os fenmenos, os objetos, os seres, a vida).

A Classificao a reduo da multiplicidade em um nmero finito.

Classificao

Classificao: o estado da arte

Para Jorge Lus Borges os animais dividem-se em:

a) pertencentes ao imperador; b) embalsamados; c) amestrados; d) lees; e) sereias; f) fabulosos; g) ces soltos; h) includos nesta lista; i) que se agitam como loucos; j) inumerveis; k) desenhados com um pincel finssimo de plo de camelo; l) que acabam de partir o jarro; m) que de longe parecem moscas.

Classificao Cientfica dos Seres VivosLineu (1735)

Reino (Animalia) Filo (Chordata)

Classe (Mammalia) Ordem (Artiodactyla) Famlia (Giraffidae)

Gnero (Giraffa) Espcie (Girafa e Ocapi)

ClassificaoTabela Peridica de Elementos Qumicos

Mendeleev (1869)

1A 8A

H 2A 3A 4A 5A 6A 7A He

Li Be |-----------ELEMENTOS DE TRANSIO-------------| B C N O F NeNa Mg 3B 4B 5B 6B 7B 8B 8B 8B 1B 2B Al Si P S Cl Ar

K Ca Sc Ti V Cr Mn Fe Co Ni Cu Zn Ga Ge As Se Br Kr

Rb Sr Y Zr Nb Mo Tc Ru Rh Pd Ag Cd In Sn Sb Te I Xe

Cs Ba La Hf Ta W Re Os Ir Pt Au Hg Tl Pb Bi Po At Rn

Fr Ra Ac Db Ji Rf Bh Hn Mt

Os princpios de classificao

a classificao uma representao da realidade e como tal uma aproximao.

a vida real uma realidade demasiadamente vasta e bastante complexa para ser captada em sua totalidade pela mente humana.

(Marcondes, 2001)

necessrio definir nveis de tolerncia;

Inesgotabilidade (nenhuma classificao to exaustiva que ser capaz de englobar tudo);

Provisoriedade.


a classificao persegue um objetivo;

a classificao presume um agente classificador;

a classificao tem por trs um mecanismo classificador que executa as operaes necessrias (denominao, hierarquia, subordinao);

a qualidade ou o atributo escolhido para servir de base classificao ou diviso chama-se caracterstica ou princpio de classificao ou princpio de diviso;

Princpios de ClassificaoNatural

Animais Racionais

Homem Mulher

Princpio de ClassificaoSexo

Princpios de ClassificaoArtificial

Mulher

Leves Pesadas

Princpio de ClassificaoPeso

PrincPrincpios de Classificapios de Classificaoo

existem tantas classificaes quantas forem as caractersticas possveis de serem empregadas como base da diviso;

ser preciso decidir, quando houver necessidade de se trabalhar com mais de um princpio de classificao, qual deles ser utilizado em primeiro lugar, qual o princpio que ser mais til;

CaracterCaractersticas da Divisosticas da Diviso

Diferenciao uma caracterstica deve fazer a diferenciao de algumas de suas entidades, ou seja, deve dar origem a pelo menos duas classes;

Relevncia uma caracterstica usada deve ser relevante para o propsito da classificao;

Caractersticas da Diviso

Verificabilidade uma caracterstica deve ser definitiva e verificvel. Um universo de entidades pode ter muitas caractersticas relevantes. Mas nem todas elas so passveis de verificao. Apenas as caractersticas verificveis devem ser escolhidas para diviso do universo de entidades;

Permanncia uma caracterstica usada continua a ser mantida enquanto no houver mudana no propsito da classificao;

Caractersticas da Diviso

Concomitncia duas caractersticas no podem ser concomitantes num esquema associado de caractersticas;

Sucesso Relevante a sucesso de caractersticas no esquema associado de caractersticas deve ser relevante para o propsito da classificao;

Os princpios de classificao a classificao exercida sobre um conjunto finito de elementos.

Ela provm de um nico ponto de partida (conjunto inicial);

a caracterstica (princpio) de diviso deve produzir no mnimo duas classes;

Os fundamentos tericos da classificao

podem existir quantas caractersticas (princpios de diviso) quantas forem necessrias, mas apenas um princpio de diviso deve ser usado de cada vez para produzir classes ou subclasses;

Princpio de classificao: Sexo

Princpio de classificao: Faixa Etria


Referncia Cruzada

Dois princpios de classificaoSexo e Faixa Etria

as divises no devem ser vazias, isto , devem exaurir a

totalidade do domnio (extenso) de cada nvel de classificao;



a classificao tem como resultado um produto: o instrumento de classificao.


a relao entre os vrios nveis (relao entre os conceitos) no pode se resumir ao modelo gnero/espcie;

RelaRelaes entre Conceitoses entre Conceitos RelaRelao hiero hierrquica (gnero/esprquica (gnero/espcie)cie) se dois conceitos diferentes possuem se dois conceitos diferentes possuem

caractercaractersticas idnticas e um deles possui uma caractersticas idnticas e um deles possui uma caracterstica a mais do que o stica a mais do que o outro, ento entre eles se estabelece a relaoutro, ento entre eles se estabelece a relao hiero hierrquica ou gnero/esprquica ou gnero/espcie.cie.

rvore

rvore Frutfera

rvore de Nozes

macieira pessegueiro amendoeira nogueira

RelaRelaes entre Conceitoses entre Conceitos

RelaRelao partitiva (todo/parte)o partitiva (todo/parte) a relaa relao partitiva existe o partitiva existe

entre um todo e suas partes.entre um todo e suas partes.

rvore

Razes Tronco Galhos Folhas


RelaRelaes Funcionaises Funcionais aplicamaplicam--se, sobretudo, a se, sobretudo, a conceitos que expressam processos.conceitos que expressam processos.

ProduProduo o Produto Produto Produtor Produtor CompradorComprador


RelaRelao de Oposio de Oposiooas relaas relaes de oposies de oposio se aplicam a conceitos que expressam o se aplicam a conceitos que expressam

propriedadespropriedades

ContradiContradio o presente/ausentepresente/ausente

Contrariedade Contrariedade preto/brancopreto/branco

AnAnlise de um instrumento lise de um instrumento de classificade classificao a partir da o a partir da

tica da Teoria da tica da Teoria da ClassificaClassificaoo

O Cdigo de Classificao do Conarq1996

possvel ter um padro de instrumento de classificao para um conjunto de rgos pblicos?

Sim, para as atividades-meio. os rgos pblicos, independente de sua personalidade jurdica e misso, seguem normas e procedimentos definidos em termos legaispara a gesto dos recursos humanos, financeiros, informacionais e materiais.

se h uma determinao nica para a gesto desses recursos, o resultado desse cumprimento (tipos documentais) tambm o sero.

Sim, em termos para as atividades-fim. Exemplo das IFES.

O Cdigo de Classificao do Conarq

impreciso do uso do conceito de assunto (funes e atividades);

Diferena entre funo do documento e assunto

A atividade acompanhamento de demandas judiciais gera, por exemplo, dossis ou processos administrativos

de acompanhamento das aes judiciais. Acompanhar as aes judiciais a funo do

documento.As aes judiciais podem versar sobre: reclamao

trabalhista, transferncia obrigatria, concluso antecipada de curso, dentre outros.

Se uma reclamao trabalhista, por exemplo, isso o que o documento contm, ou seja, o seu assunto.

Aquisio de material permanente Indexao funcional

Mobilirio Indexao Temtica

Etna Mveis Ltda. Indexao Temtica

Funo x Assunto

Assunto x Funo

As funes so atribuies prprias ou naturais de uma organizao;

Os assuntos so divises artificiais, ligados s reas do conhecimento humano, so as matrias de que tratam os documentos;

A confuso se estabelece por contarmos com palavras idnticas para designar a funo e o assunto.

Por exemplo:Sade pode significar rea administrativa de um Governo ou o tema, a matria sade, mas, se, enquanto tema poder estar presente em diversos fundos, enquanto funo est ligada aos rgos ou setores que a desempenham.

Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa


Cdigo decimal. O mtodo decimal tem como objetivo a identificao da pea,

isto , da unidade de informao, que no caso o livro;

Impe de sada uma limitao na estrutura de classificao. A possibilidade de distribuir o agrupamento maior em at dez classes.


010 Organizao e Funcionamento020 Pessoal030 Material040 Patrimnio050 Oramento e Finanas060 Documentao e Informao070 Comunicaes080 Pessoal - Militar090 Outros Assuntos (Generalidades)

Princpio de classificao


000 Administrao Geral (atividade-meio)001 Modernizao e Reforma Administrativa002 Planos, Programas e Projetos de Trabalho003 Relatrio de Atividades004 Acordos. Ajustes. Contratos. Convnios

Trs Princpios de ClassificaoAtividade

Espcie documentalTipo documental

A classificaA classificao e seus nguloso e seus ngulos

ClassificaClassificao de Documentos o de Documentos de Arquivode Arquivo

Busca pelos princBusca pelos princpios que pios que norteiam a elaboranorteiam a elaborao de um o de um

Plano de ClassificaPlano de Classificaoo

PrincPrincpio Arquivpio Arquivsticostico

MMtodo histtodo histrico (Itrico (Itlia)lia)

PrincPrincpio de Procedncia (Alemanha)pio de Procedncia (Alemanha)

PrincPrincpio de Respeito aos Fundos pio de Respeito aos Fundos (Fran(Frana)a)

PrincPrincpio da Provenincia (EUA)pio da Provenincia (EUA)

PrincPrincpio da Procedncia (Espanha)pio da Procedncia (Espanha)

PrincPrincpio da Provenincia (Canadpio da Provenincia (Canad))

PrincPrincpio da Proveninciapio da Provenincia

Patrimnio DocumentalPatrimnio Documental

Fundo FundoFundo

Fundo Fundo Fundo

Fundo

Fundo Fundo

Fundo Fundo Fundo Fundo

Fundo Fundo Fundo

Princpio da Provenincia

1 Princpio de Classificao

Princpio da Provenincia

Fundo de Arquivo

O conceito de fundo dependente e tributrio do princpioda provenincia, ele s existe quando o princpio foi aplicado.

PrincPrincpio da Proveninciapio da Proveninciadesdobramentodesdobramento

PrincPrincpio da ordem primitiva;pio da ordem primitiva;

PrincPrincpio da estrutura interna dos fundos;pio da estrutura interna dos fundos;

PrincPrincpio da estrutura arquivpio da estrutura arquivstica;stica;

PrincPrincpio da ordem original;pio da ordem original;

Segundo grau do princSegundo grau do princpio da provenincia.pio da provenincia.

DiferenDiferenaaOrdem NaturalOrdem Natural

==Ordem MaterialOrdem Material

PrincPrincpio da Ordem Originalpio da Ordem Original

ArquivoArquivo

Funo FunoFuno

Funo Funo Funo

Funo

Funo Funo

Funo Funo Funo Funo

Funo Funo Funo

Princpio da Ordem Original

2 Princpio de Classificao

PrincPrincpios de Classificapios de ClassificaooInternos de um ArquivoInternos de um Arquivo

Categorias de FunCategorias de Funes (meio e fim);es (meio e fim);

reas Funcionais;reas Funcionais;

FunFuno;o;

SubfunSubfuno;o;

Atividade;Atividade;

Subatividade;Subatividade;

Tarefa.Tarefa.

LEVANTAMENTO DA PRODULEVANTAMENTO DA PRODUO DOCUMENTALO DOCUMENTAL

rea Funcional:rea Funcional: AnAnlise fiscal/financeira de entidades do setor plise fiscal/financeira de entidades do setor pblicoblicoFunFuno:o: Acompanhamento das estatais e entidades da administraAcompanhamento das estatais e entidades da administrao indiretao indiretaSubfunSubfuno:o: CoordenaCoordenao dos representantes nos Conselhos Fiscais das empresaso dos representantes nos Conselhos Fiscais das empresasAtividade:Atividade: Acompanhar a empresa por meio do representanteAcompanhar a empresa por meio do representantergo:rgo: DICOF DICOF -- Diviso de Acompanhamento de Conselhos FiscaisDiviso de Acompanhamento de Conselhos FiscaisLegislaLegislao:o: Lei 6.404/76; Lei 8.666/93; Lei 9.457/97; IN 02, de 15/08/96Lei 6.404/76; Lei 8.666/93; Lei 9.457/97; IN 02, de 15/08/96

TarefasTarefas

01 01 -- Receber do conselheiro os documentos referentes Receber do conselheiro os documentos referentes reunio de conselho fiscal. reunio de conselho fiscal. Expediente de encaminhamento de documentaExpediente de encaminhamento de documentao da empresa estatalo da empresa estatal (R)(R)Dossi de demonstraDossi de demonstraes financeiras da empresa estatales financeiras da empresa estatal (R)(R)Dossi de quitaDossi de quitao de obrigao de obrigaes fiscais e financeirases fiscais e financeiras (R)(R)Estatuto social da empresa estatalEstatuto social da empresa estatal (R)(R)Parecer de conselho fiscal referente Parecer de conselho fiscal referente s atividades da empresa estatals atividades da empresa estatal (R)(R)RelatRelatrio de conselheiro fiscal de empresa estatalrio de conselheiro fiscal de empresa estatal (R)(R)RelatRelatrio de auditoria de prestario de auditoria de prestao de contas da empresa estatalo de contas da empresa estatal (R)(R)RelatRelatrio de auditoria interna em empresa estatalrio de auditoria interna em empresa estatal (R)(R)Ata de reunio de conselho fiscal de empresa estatalAta de reunio de conselho fiscal de empresa estatal (R)(R)Ata de reunio de diretoria de empresa estatalAta de reunio de diretoria de empresa estatal (R)(R)Memorando de solicitaMemorando de solicitao de consulta referente a assunto de interesse da empresa estato de consulta referente a assunto de interesse da empresa estatal al (R)(R)

02 02 -- Consultar o CADIN/SISBACEN para analisar a situaConsultar o CADIN/SISBACEN para analisar a situao de adimplncia da empresa.o de adimplncia da empresa.Listagem de verificaListagem de verificao de registro de inadimplncia no cadastro de cro de registro de inadimplncia no cadastro de crditos no quitados (CADIN)ditos no quitados (CADIN) (R)(R)

03 03 -- Alimentar o SIMOB com dados extraAlimentar o SIMOB com dados extrados dos certificados e certides de quitados dos certificados e certides de quitao de do de dvidas e das informavidas e das informaes do CADIN. es do CADIN. Banco de dados de controle de obrigaBanco de dados de controle de obrigaes financeiras das empresas estataises financeiras das empresas estatais (P)(P)FormulFormulrio de controle do recolhimento das obrigario de controle do recolhimento das obrigaes financeiras da empresa es financeiras da empresa (P)(P)

Plano de ClassificaPlano de ClassificaooConsideraConsideraes sobre a elaboraes sobre a elaboraoo

essencial que as classes sejam formadas numa base essencial que as classes sejam formadas numa base a posterioria posteriori, e no , e no a prioria priori; ;

O tamanho e a complexidade de uma entidade O tamanho e a complexidade de uma entidade determinaro quantas classes devem ser criadas determinaro quantas classes devem ser criadas para a classificapara a classificao de seus documentos;o de seus documentos;

a complexidade e extenso de uma classe que vo a complexidade e extenso de uma classe que vo fundamentar a sua subdiviso. Os documentos no fundamentar a sua subdiviso. Os documentos no devem ser ultraclassificados;devem ser ultraclassificados;

importante que haja consistncia quanto aos importante que haja consistncia quanto aos sucessivos nsucessivos nveis de subdivises de um sistema de veis de subdivises de um sistema de classificaclassificaoo. Dessa forma, se a diviso prim. Dessa forma, se a diviso primria ria feita a partir da funfeita a partir da funo ento todas as divises desse o ento todas as divises desse nnvel devem respeitar esse princvel devem respeitar esse princpio;pio;

CCdigo de Classificadigo de ClassificaooConsideraConsideraes sobre a elaboraes sobre a elaboraoo

o fundamento da diviso deve se manter inalterado o fundamento da diviso deve se manter inalterado para todas as divises realizadas no mesmo npara todas as divises realizadas no mesmo nvel; vel;

As divises no devem ser vazias, isto As divises no devem ser vazias, isto , devem , devem exaurir a totalidade do domexaurir a totalidade do domnio (extenso) de cada nio (extenso) de cada nnvel de classificavel de classificao;o;

O princO princpio de diviso deve produzir no mpio de diviso deve produzir no mnimo duas nimo duas classes;classes;

Os tOs ttulos dos ntulos dos nveis ou categorias de classificaveis ou categorias de classificao o devem refletir as fundevem refletir as funes ou atividades, ou as es ou atividades, ou as operaoperaes es s quais se relacionams quais se relacionam. Deve. Deve--se evitar se evitar tttulos como tulos como generalidadesgeneralidades ou ou miscelneasmiscelneas, pois , pois encobrem grande nencobrem grande nmero de mero de pecadospecados, em geral , em geral erros de classificaerros de classificao. o.

Plano de ClassificaPlano de Classificaoocaractercaractersticassticas

SimplicidadeSimplicidade (o plano no deve ser (o plano no deve ser propriedade de especialistas);propriedade de especialistas);

FlexibilidadeFlexibilidade (ele deve ser flex(ele deve ser flexvel para vel para integrar funintegrar funes futuras);es futuras);

PadronizaPadronizaoo (deve favorecer a (deve favorecer a padronizapadronizao da classificao da classificao, da o, da codificacodificao, da recuperao, da recuperao e da o e da terminologia).terminologia).




FunFuno;o;

SubfunSubfuno;o;



Tarefa.Tarefa.

Como obter essas

informaes?




FunFuno;o;

SubfunSubfuno;o;



Tarefa.Tarefa.

Maior vnculo com o formal

Trs mtodos para a construo

1. Marco regulatrio e legal da instituio e identificao dos tipos documentais. (curto prazo) dois meses.

2. Diagrama de contexto (mdio prazo) seis meses.

3. Mapeamento de processos (longo prazo) um ano.


Marco regulatrio e legal da instituio e identificao dos tipos documentais.

(curto prazo)Metodologia - SAESP


Marco regulatrio e legal da instituio e identificao dos tipos documentais.

(curto prazo)Metodologia DIRKS


Diagrama de contexto (mdio prazo) seis meses

Fonte de informao:Marco regulatrio (documentos de direo)


Diagrama de contexto aes

1. Definio da Unidade Poltico-Administrativa2. Identificao de suas atribuies3. Identificao de suas atividades formais ou

informais4. Responsveis pela execuo das atividades5. Identificao dos tipos documentais

ANLISE DE TRANSFERNCIA

- DOCUMENTAO- CADASTRAL

Parte 1

Caracterizao

SIAPA Dados do imvel

Apoio ou arquivoProcesso com requerimento preenchido e documentos pessoais e cartorrios

Congresso Nacional

Decreto Lei 9.760Decreto Lei 2.398Lei 9.636

Gabinete da SPU

Instruo Normativa 001/2007Orientao Normativa GEARP 004

Manual de procedimento

CaracterizaoProcesso com requerimento preenchido e documentos pessoais e cartorrios, formulrio de anlise com despacho adm conforme

Processo com requerimento preenchido e documentos pessoais e cartorrios, formulrio de anlise com despacho adm no conforme

Superintendente

Processo com requerimento preenchido e documentos pessoais e cartorrios, formulrio de anlise com despacho adm conforme (regime de ocupao)


Mapeamento de processos (longo prazo)

Mapeamento de ProcessosMapeamento de Processos

PrincPrincpios de Classificapios de Classificao Internos de um Arquivoo Internos de um ArquivoComo chegar nesses princComo chegar nesses princpios?pios?

Mapeamento de Processos

TcnicasGrupo Cooperativo

Workshop

BPMN

Cadeia de Valor

Plano de Classificao

Regras de denominao

Relao entre conceitos

Teoria da Classificao

Codificao LeituraDocumentria

Mapeamento de Processos

Modelagem de Processos

Definio de Padres de Documentos

Espcie do documento adequada ao

Manualizao dos procedimentos

Outra linha de pesquisa

MinistMinistrio Prio Pblico Federalblico Federal

Dois grandes conjuntos de funes

Misso

Atividade Fim Atividade Meio

CodificaCodificaoo

000000 macrofunmacrofuno da atividadeo da atividade--meio (atuameio (atuao administrativa);o administrativa); 100100 macrofunmacrofuno da atividadeo da atividade--fim (atuafim (atuao extrajudicial);o extrajudicial); 200200 macrofunmacrofuno da atividadeo da atividade--fim (atuafim (atuao judicial);o judicial); 300300 macrofunmacrofuno da atividadeo da atividade--fim (vaga);fim (vaga);

400400 macrofunmacrofuno da atividadeo da atividade--fim (vaga);fim (vaga);





900900 macrofunmacrofuno da atividadeo da atividade--fim (vaga).fim (vaga).

Estrutura de ClassificaEstrutura de Classificaoo

documento

Estrutura da ClassificaEstrutura da Classificaoo

Cada funCada funo foi dividida em dois conjuntos: polo foi dividida em dois conjuntos: poltica e tica e execuexecuo.o.

002002 Gesto de Pessoas (FunGesto de Pessoas (Funo)o) 002.1002.1 PolPoltica de Gesto de Pessoastica de Gesto de Pessoas

002.2002.2 SeleSeleo e Desenvolvimentoo e Desenvolvimento 002.3002.3 MovimentaMovimentao de Pessoalo de Pessoal 002.4002.4 Cadastro de PessoalCadastro de Pessoal 002.5002.5 Pagamento de PessoalPagamento de Pessoal 002.6002.6 Controle de FrequnciaControle de Frequncia 002.7002.7 Direitos, ObrigaDireitos, Obrigaes e Vantagenses e Vantagens

Execuo

fu

n

e

s

pg. 93

Funo

Subfuno

Atividades

Tipo documental

CodificaCodificaooExemploExemplo

Tipo documental

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