1º ENCONTRO DE PROFISSIONAIS DE SECRETARIADO

E ASSESSORIA EXECUTIVA

UM RESUMO DO:

Olá,

Queremos mais uma vez agradecer a sua

presença no S Talks e aproveitamos para

compartilhar com você um resumo do que

discutimos no dia 30 de outubro. Neste

e-book, você encontrará um apanhado sobre

os seis temas abordados: comunicação

não violenta, competência emocional e

diligência de conflitos, inteligência espiritual

e autoconhecimento, resiliência, ética e

confidencialidade das informações e revolução

4.0. Também reunimos aqui as respostas que

surgiram das nossas reflexões. Esperamos

que esse material seja útil para você.

Obrigado,

Edson Herrero, head da Escola de Secretariado e Assessment da Integração

DE SECRETARIADO E ASSESSORIA EXECUTIVA

O NOVO PERFIL DO PROFISSIONAL

O NOVO PERFIL DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E ASSESSORIA EXECUTIVA

Nas últimas duas décadas, os profissionais de

secretariado passaram a ter novas exigências e

novas competências precisaram ser desenvolvidas.

No dia a dia, umas das principais mudanças foi

física. A secretária deixou de estar atrelada a

apenas um diretor, encarregando-se, muitas

vezes, de questões pessoais dele, e passou a

fazer parte de um pool de profissionais de

secretariado, responsável pelo atendimento das

solicitações de vários executivos da empresa.

No novo papel, o profissional de secretariado e

assessoria executiva precisa ter uma visão estratégia

do negócio no qual está inserido. Para isso, deve

desenvolver competências técnicas e humanas,

saber gerenciar projetos e gerir informações,

além de ser capaz de escrever com clareza e não

descuidar da questão ética (Clique aqui para conferir

a entrevista com Edson Herrero sobre o tema).

O NOVO PERFIL DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E ASSESSORIA EXECUTIVA

A dimensão que o papel desse profissional ganhou

faz dele alguém que contribui tanto quanto as

demais posições para os resultados empresariais.

“Mais do que administrar o tempo do executivo e

ajudar a monitorar objetivos e metas, o profissional

de secretariado faz a importante gestão da sua

energia e da sua atenção. Imagine o que significa

em resultados ‘poupar a energia’ dos homens mais

caros da organização e ‘economizar horas’ do

cotidiano para que eles possam priorizar o mais

importante para o core business da empresa. Jim

Loehr e Tony Schwartz dizem no livro The Power of

Full Engagement ‘que o gerenciamento da energia

e não do tempo é a chave para o alto desempenho

e a renovação pessoal’”, escreveu Bete D’Elia,

palestrante e consultora da Integração em artigo

que comemorou o Dia do Profissional de Secretariado,

em 30 de setembro (leia aqui na íntegra).

Você, que participou do S Talks — 1º Encontro de Profissionais de Secretariado e Assessoria Executiva, teve a oportunidade de ouvir sobre esses aspectos e contribuir para aprofundar a discussão sobre o tema. O evento foi dividido em seis partes:

Comunicação não violenta: como ter conversas críticas e difíceis

Competência emocional e diligência dos conflitos

Inteligência espiritual e autoconhecimento

Ética e confidencialidade das informações

Revolução 4.0

Resiliência

123

56

4

Veja a seguir sobre cada um dos temas apresentados no S Talks.

COMUNICAÇÃONÃO VIOLENTA:

TEMA 1:

COMO TER CONVERSAS CRÍTICAS E DIFÍCEIS

TEMA 1: COMUNICAÇÃO NÃO VIOLENTA

Em situações críticas e de pressão, os profissionais

tentem a não ter cuidado com a maneira como se

comunicam, o que pode gerar mal-entendidos e

conflitos. Uma maneira de evitar essas consequências

para o ambiente de trabalho é ter em mente a

comunicação não violenta (CNV). A CNV é uma

abordagem específica de comunicação (falar e

ouvir) que permite o surgimento de uma importante

virtude humana: a compaixão. Ela também é

conhecida como comunicação compassiva. A

CNV nos ajuda a reformular a maneira pela qual

nos expressamos e ouvimos os outros. Com ela,

nos comunicamos de modo consciente e damos

ao outro uma atenção respeitosa e empática.

Os princípios da CNV foram elaborados pelo

psicólogo americano Marshall Rosenberg. Assista

a uma entrevista com ele sobre a CNV.

A seguir dois exemplos de uma mesma

situação que ilustram o impacto de quando

empregamos a comunicação não violenta:

EXEMPLO 1:Poxa vida, João! Eu estou aqui esperando este relatório para concluir o contrato com a XPTO e você só me traz agora!? Sabia que podemos perder este contrato por causa de sua negligência?

TEMA 1: COMUNICAÇÃO NÃO VIOLENTA

EXEMPLO 2:João, quando você me entrega o relatório fora do prazo, eu fico muito desapontado porque preciso dos dados para tomar uma decisão sobre o contrato com a XPTO. Você poderia me avisar com antecedência quando tiver dificuldades no cumprimento do prazo? O que podemos fazer para evitar esse tipo de situação futuramente?

TEMA 1: COMUNICAÇÃO NÃO VIOLENTA

COMUNICAÇÃONÃO VIOLENTA:

ALGUMAS DICAS DE COMO PRATICAR A

Observe: o que está acontecendo concretamente (sem julgamentos)?

Avalie seu sentimento: como eu me sinto ao observar esse fato ou ação (raiva, mágoa, alegre, tristeza etc)?

Qual minha necessidade: do que eu preciso para diminuir ou potencializar meus sentimentos e meus objetivos?

Faça o pedido: solicito algo direta e honestamente a outra parte para que possa sanar minha necessidade.

No debate entre as participantes sobre as consequências da falta de comunicação não violenta para o ambiente, surgiram as seguintes respostas:

Falta de empatia faz a pessoas ser mal vista

Clima de trabalho comprometido

Provoca uma negativa em um outro momento de possível ajuda

Resultados não satisfatórios

Falha de comunicação entre a equipe

Perda de tempo

Pode atrapalhar a entrega quando há prazos

Inimizade

Estresse e depressão

Perda de interesse do outroFalta de interesse

A falta de organização gera estresse e, consequentemente, comunicação violenta

Desconstrução de relacionamentos

Medo

Discórdia

Reprimida

Retrabalho

COMPETÊNCIA EMOCIONAL

TEMA 2:

E DILIGÊNCIA DE CONFLITOS

TEMA 2: COMPETÊNCIA EMOCIONAL E DILIGÊNCIA DE CONFLITOS

QI E QE: ALGUMA DIFERENÇA?

A inteligência emocional (IE) refere-se à eficácia

com a qual as pessoas percebem e compreendem

suas próprias emoções e as emoções dos outros,

sendo capazes de administrar seu comportamento.

Quociente de inteligência (QI) é um fator

usado para medir a inteligência cognitiva de

uma pessoa, ou seja, a habilidade relacionada

com o processo de aquisição de conhecimento.

Quociente emocional (QE) é a habilidade de

gerir a própria vida e os relacionamentos.

OS DETERMINANTES DA IE E SUA

APLICABILIDADE

HABILIDADES SOCIAIS Eu gerencioos outros

EMPATIA Eu considero os outros

AUTOMOTI-VAÇÃO Eu me mobilizo

AUTOCONHE-CIMENTO Eu me conheço

AUTOCON-TROLE Eu me gerencio

A questão para debate sobre esse tema foi: o equilíbrio emocional, tão valorizado no mundo corporativo, é realidade nas empresas, na relação dos profissionais de secretariado com gestores, com os pares e com os demais níveis e vice-versa? As respostas apresentadas:

Competência emocional gera comunicação assertiva

Depende das pessoas com quem lidamos no dia

Equilíbrio emocional gera a ação de estar aberto ao novo

Nem sempre

INTELIGÊNCIA ESPIRITUAL

TEMA 3:

E AUTOCONHECIMENTO

TEMA 3: INTELIGÊNCIA ESPIRITUAL E AUTOCONHECIMENTO

A inteligência espiritual e o autoconhecimento,

que sedimenta o propósito de muitas empresas,

já fazem parte efetiva da cultura organizacional

onde você trabalha? Como desenvolver esse

dueto e disseminá-lo? Essas foram as questões

debatidas na terceira parte do S Talks.

O termo espiritualidade na organização possui

uma definição prolixa e abstrata como o próprio

nome revela. Podemos, no entanto, de maneira

resumida, apontar que ele está associado

ao significado e ao sentido do trabalho e da

empresa, passando também pelo alinhamento

do colaborador com as políticas, valores, visão

e missão da organização da qual faz parte.

ESPIRITUALIDADENO TRABALHO

PARA ENTENDER MELHOR: CINCO DIMENSÕES DA

1. Sentido de comunidade na equipe: engloba itens relacionados

com o espírito de equipe, o zelo mútuo entre os seus membros

e o sentido de comunidade e de propósito comum.

2. Alinhamento do indivíduo com os valores da organização: abrange,

sobretudo, descritores associados com a compatibilidade entre os valores

do indivíduo e os da organização. Abarca ainda um item relacionado

ao sentimento de que os líderes procuram ser úteis à sociedade.

3. Sentido de préstimo à comunidade: inclui aspectos

ligados ao grau em que o trabalho é útil à comunidade e

corresponde a valores importantes para o indivíduo.

4. Alegria no trabalho: envolve o sentido de alegria e prazer no trabalho.

5. Oportunidades para a vida interior: estão ligadas ao

modo como a organização respeita a espiritualidade

e os valores espirituais de cada indivíduo.

Instigadas a pensar como o tema é tratado em suas próprias organizações, as participantes levantaram as seguintes palavras que para elas remetiam a ele:

Você faz o que gosta?

Quais são os meus princípios?

Respeitar qualquer opinião? Sim!

Entendimento do que pode afetar a sua opinião na cultura da empresa

Saber, conhecer e entender o próximo

A empresa em que trabalho tem os mesmos valores que eu?

Se eu não mudar, como o mundo vai mudar?

RESILIÊNCIATEMA 4:

TEMA 4: RESILIÊNCIA

O cenário corporativo considera a resiliência

como uma das competências dos profissionais

de sucesso. Ser resilente significa:

Manter-se flexível

Aprender lições

Ter atitude positiva

Manter-se conectado

Liberar as tensões

Ter um senso de propósito

Cultivar hábitos saudáveis

Acreditar em si mesmo

Sorrir mais

Optar pelo otimismo, mas não desconsiderar a verdade

Ao debater sobre a importância de ser resiliente no mundo atual, as participantes enumeraram as seguintes respostas:

Flexibilidade

Ser resiliente e ter autocontrole

Entendimento dos limites de cada pessoa

Saber se adaptar às mudanças

Não ter muitas perdas emocionais

Responder calmamente

A resiliência melhora a sua capacidade

Conseguir manter suas entregas

Manter o bom humor após transformações

Crescimento contínuo

Saber superar as diversidades sem ceder a pressão

Reagir positivamente

Ações com base em

experiências anterioresSer resiliente para criar

resultados satisfatóriosSer resiliente melhora o potencial e o resultado

Paciência

Acreditar em si mesmo

Autocontrole de experiências positivas e negativas

O ato de ser resiliente é o ato de se refazer

Aprendizado de todas as situações - boas e ruins

ÉTICA ECONFIDENCIALIDADE

TEMA 5:

DAS INFORMAÇÕES

TEMA 5: ÉTICA E CONFIDENCIALIDADE DAS INFORMAÇÕES

Ética corporativa e confidencialidade das

informações são apenas dois aspectos das

regras que compõem o compliance? Na

penúltima parte do S Talks, vimos que a ética é

muito mais importante do que somente contar

pontos para o compliance das organizações.

ÉTICA, S.F.:1- ramo da filosofia que tem por objetivo refletir

sobre a essência dos princípios, valores e problemas

fundamentais da moral, tais como a finalidade e o

sentido da vida humana, a natureza do bem e do

mal, os fundamentos da obrigação e do dever, tendo

como base as normas consideradas universalmente

válidas e que norteiam o comportamento humano

2- conjunto de princípios, valores e normas

morais e de conduta de um indivíduo ou

de grupo social ou de uma sociedade.

(Dicionário Brasileiro da Língua Portuguesa Michaelis)

Relacionado à ética temos:

aético: Que não possui ética alguma (crianças

e pessoas com algum tipo de demência)

antiético: Que se coloca

contrariamente a uma ética

NO DICIONÁRIO TEMOS:

Ao discutir o penúltimo tópico do S Talks, as participantes levantaram as seguintes palavras e conceitos:

A ética não se aplica só à questão de compliance

A ética pode estar relacionada com a necessidade de cada um de aceitar ou omitir determinada situação

Caráter

EmpatiaValores

Fidelidade

REVOLUÇÃO 4.0TEMA 6:

TEMA 5: REVOLUÇÃO 4.0

A última parte do S Talks tratou de um assunto

muito atual. Indústria 4.0 ou Quarta Revolução

Industrial é uma expressão que engloba algumas

tecnologias para automação e troca de dados,

utiliza conceitos de sistemas ciber-físicos,

internet das coisas e computação em nuvem.

As participantes do S Talks puderam contar sobre

seus ambientes de trabalho, se já são locais em

que a Revolução 4.0 é uma realidade. Também

opinaram sobre os principais impactos dessa

revolução para os profissionais, os processo e

os resultados. O que surgiu dessse debate:

A tecnologia muda todo diaSer aberto ao novo

Saber se adequar a revolução e capacitar os funcionários

Facilitador

O capital humano será melhor aproveitado

Em tempo de revolução não perder o calor humano

Aprendizado contínuo

Diminuir a quantidade de processos por maiores resultados

Aprender, desaprender e reaprender

Sair da zona de conforto

A Revolução 4.0 em algumas

empresas- devido a cultura - prefere não se adaptar

A Revolução 4.0 já chegou em todas as áreas e empresas

Ao final do S Talks, as profissionais

presentes vivenciaram o jogo

Flat Out Pyramids, aplicado

pela Conquistar, empresa

membro do grupo Integração.

Na atividade, elas puderam

construir, experimentar e

extressar o que enxergam de

transformações no papel dos

profissionais de secretariado

e assessoria executiva.

Veja um pedacinho:

Agradecemos mais uma vez pela sua

presença e esperamos que tenha

gostado do material. Até o próximo

curso aqui na Integração.

Edson Herrero, head da Escola de Secretariado e Assessment

e as consultoras:

Bete D’Elia, Magali Amorim, Sylvia Ignácio

da Costa, Tereza Cristina Zanella

OBRIGADO.www.integracao.com.br

Siga-nos