UFCD 0497 – Desenvolvimento de conceitos para projetos de organização de eventos.ppt

8/16/2019 UFCD 0497 – Desenvolvimento de conceitos para projetos de organização de eventos.ppt

1/54

UFCD 0497 – Desenvolvimento de

conceitos para projetos de organizaçãode eventos

50 horas

Crso de !rganização de "ventos e "mpreendorismo

1


2/54

Estrutura dos projetos de organizaçãode eventos

• Gestão de projeto nos eventos – “A língua portuguesa define a palavra Evento

como um acontecimento, algo ue o!tevesucesso, ou uma eventualidade" A partir dessessignificados podemos compreender ue umEvento pode referir#se tam!$m % comemoração deuma data específica, ou cele!ração de algo& ouainda referir#se a alguma atividade ue ten'a

saído da rotina, ue ten'a sido realizada diferentede costume, ou ue não possua umaperiodicidade"(

)ilva, A" in 'ttp*++"infoescola"com+comunicacao+eventos+

-


3/54

.esde sempre ue os eventos foram planeados de formamais ou menos !em sucedida/ 0ara isso !astava apenas

um pouco de talento para a organização" 0orue razãodizemos atualmente ue não !asta o talento para fazeressa organização"

sector dos eventos est2 sujeito %s seguintes press3es* –4ecessidade de sucesso&

– Aumento da concorr5ncia no mercado&

–6euisitos de ualidade mais e7igentes&

–rçamentos mais reduzidos& –8aior profissionalismo"

9


4/54

0or isso j2 não $ suficiente organizar eventoscom !ase apenas na intuição e no improviso" :

necess2rio gerir o processo de planeamento daorganização recorrendo a m$todos comprovadose o sector de eventos virou#se para m$todos degestão profissional"

! #e signi$ica %estão pro$issional &de! #e signi$ica %estão pro$issional &deeventos'(eventos'(

– A utilização de m$todos e ferramentas deorganizacionais eficazes&

–;ma liderança e organização eficazes das pessoas erecursos envolvidos& – desenvolvimento de processos eficazes para atingiros o!jetivos"


5/54


• 8$todos de gestão profissional – A gestão profissional caracteriza#se pelas seguintes medidas*

)* + tilização de m,todos e $erramentas de organização

e$icazes-

• E7istem diferentes tipos de modelos organizacionais no sectordos eventos" 0or e7emplo*

• =ongressos # normalmente geridos como organizaç3es defuncion2rios em lin'a&

• >eiras comerciais # normalmente geridas como organizaç3esmatriciais&

• 0euenas ag5ncias de eventos # normalmente geridas comoorganizaç3es de projeto ou de euipa"

?


6/54


• 8$todos de gestão profissional – A gestão profissional caracteriza#se pelas seguintes

medidas*

.* /iderança e organização e$icazes das pessoas erecrsos envolvidos

• Em todas as 2reas do sector de eventos $necess2rio uma liderança e organização

eficazes para coordenar os recursosdisponíveis, incluindo os recursos 'umanos,para atingir os o!jetivos"

@


7/54


• 8$todos de gestão profissional – A gestão profissional caracteriza#se pelas seguintes

medidas*

* Desenvolvimento de processos e$icazes paraatingir os o1jetivos

– .urante a organização de um evento, asdiferentes atividades s serão eficazes se seenuadrarem e contri!uírem para os o!jetivosgerais" )ão por isso necess2rios m$todos degestão para seuenciar e relacionar osdiferentes aspetos do tra!al'o"

B


8/54


• Eventos como projetos – )er2 um evento um projectoC u dito de outra forma,

ue características de um projecto e7istem tam!$mnum eventoC

– As características ue definem um projecto são asseguintes*• A unicidade&• A definição de tarefas com riscos con'ecidos&• A definição clara de tarefas, o!jetivos e responsa!ilidades no

cumprimento dos o!jetivos do evento&• ;m período de tempo limitado Dinício e fim definidos&• .isponi!ilidade limitada de recursos&• .iferentes tarefas interdependentes&• A organização depende de um plano"

F


9/54

A ;nicidade

• )e na sociedade atual tudo o ue $novo, e7traordin2rio, diferente eHnico $ atraente, na indHstria de eventos

estes adjetivos são uma a!solutanecessidade" s eventos sãoacontecimentos ue não se repetem eos seus o!jetivos são Hnicos na medidaem ue eles t5m de ser especificamenteconce!idos para cumprir os reuisitos dopH!lico#alvo a ue o evento se dirige"

I


10/54

.efinição de tarefas com riscoscon'ecidos

• Em todos os eventos e7istem riscos, pore7emplo* – Javer2 um nHmero suficiente de

participantesC – cliente cumprir2 com as suasresponsa!ilidades financeirasC

– tema escol'ido despertar2 o interesse do

pH!lico#alvoC

1K


11/54

.efinição clara das tarefas, o!jetivos eresponsa!ilidades para atingir os o!jetivos do

evento

• A definição de tarefas, o!jetivosDresultados a serem alcançados e das

funç3es e responsa!ilidades individuaissão claramente estipulados no contrato"s o!jetivos devem ser formulados de

forma clara e precisa por motivosassociados ao contrato e % lei"

11


12/54

;m período de tempo limitado

• Lodos os projetos começam com ocontrato, mesmo ue o rganizador de=onfer5ncias 0rofissional j2 ten'a geridoum evento semel'ante no passado" .efacto, o início e fim a!soluto de um eventoDcom a ela!oração do relatrio final e o

pagamento da Hltima tranc'e são fi7adosno contrato"

1-


13/54

.isponi!ilidade de recursoslimitada

• Mualuer organizador de eventos gostariade ter um orçamento ilimitado ou nHmeroilimitado de funcion2rios" A realidade $,por$m, ue todos os projetos deorganização de eventos t5m recursos'umanos e materiais limitados"

19


14/54

Larefas diferentes einterdependentes

• Estas tarefas na fase de preparação e gestãopoderão incluir* – .efinir o programa do congresso&

– !ter e gerir os recursos financeiros& – N• Estas tarefas são interdependentes" !ter

recursos financeiros suficientes depende da

ualidade do programa proposto e asreceitas o!tidas da venda de !il'etes, dospatrocínios, etc" dependem da ualidade doprograma"

1<


15/54

A organização depende de umplano

• .evido % unicidade dos projectos de eventosacima referida, a forma como cada evento ser2organizado $ tam!$m necessariamente Hnica,e7igindo por isso um plano ue indiue

claramente o ue $ necess2rio fazer e uem $respons2vel por realizar cada uma dasactividades de forma a ue, os o!jectivos geraisdo evento sejam atingidos" : necess2rio, por isso,ajustar a composição da euipa de organização a

cada evento Dpor vezes apenas marginalmentepara ue os diferentes aspectos sejamdevidamente geridos" A composição da euipaser2 influenciada pelos seguintes aspectos*

1?


16/54

• As diferentes tarefas ue $ necess2rio

realizar&• As diferentes capacidades e talentos dosmem!ros da euipa&

• tempo disponível para realizar as tarefas&• A disponi!ilidade de elementos para formara euipa&

• N

1@


17/54

"m resmo-

•.evido a press3es sociais e outras, a forma como oseventos são organizados tem evoluído nos Hltimos anos nosentido da adopção de m$todos de gestão profissional&•.evido % pressão para uma a!ordagem variada einovadora, todos os eventos t5m características Hnicas&•=ada evento $ por isso um acontecimento Hnico para oual os m$todos de gestão profissional são adeuados&•0or outro lado, devido % necessidade de sinergias entreos diferentes aspectos de um evento, o repertrio de umagestão de projectos $ particularmente adeuada"

1B


18/54

2!D"/! D+3 CC! F+3"3• Durante a organização de eventos, é necessário

realizar uma série de atividades individuais:• Desenvolvimento de Conceitos para Projetos de

Organização de Eventos !denti"cação da ideia #tema, slogan, etc$%& Planeamento orçamental&

'(uisição de recursos& Planeamento do processo& )iderar a e(uipa do projecto& *

• Para gerir de +orma pro"ssional um evento é

necessário ordenar todas as atividades individuais$ 'eperi-ncia mostra (ue todo o processo deplaneamento e organização deverá ser desenvolvidonuma se(u-ncia de cinco +ases ou etapas, a (ue seconvencionou c.amar /o modelo de cinco +ases/$

1F


19/54

8.EO .A) =P4= >A)E)

1I


20/54

1 # 0laneamento >undamental

• Durante a +ase de conceptualização eplaneamento +undamental é necessário considerartodas as tare+as gerais do evento,nomeadamente:

a% De"nir os o0jetivos&0% !denti"car o p10lico2alvo&c% De"nir o en+o(ue do evento&d% Estruturar as lin.as gerais do programa do

evento&

e% De"nir o design do evento&+% De"nir a e(uipa de projeto&g% 'nalisar a via0ilidade do evento&.% O0ter aprovação para avançar$

-K


21/54

1"1 # .efinir os o!jetivos

• Os o0jetivos de uma reunião ou congresso sãogeralmente de"nidos pela organizaçãoresponsável pelo evento, por eemplo, umaempresa ou departamento governamental$

• 3uitas vezes estes o0jetivos não são muitoclaros ou precisos, e é necessário de"nir oso0jetivos do evento de +orma mais rigorosa,(uer em termos do seu conte1do (uer da +ormacomo o evento será realizado, para (ue a

a0ordagem utilizada seja consistente com oso0jetivos e estilo da organização an"triã$ 4odasas atividades durante o processo de organizaçãodevem ser orientadas para estes o0jetivos"

-1


22/54

1"1 # .efinir os o!jetivos

• Promoção• 'presentação• Divulgação

• Entretenimento• EtcN

--


23/54

1"- # Pdentificar o pH!lico#alvo

• O p10lico2alvo a (ue o evento é dirigidotem de ser claramente identi"cado e énecessário uma análise detal.ada paracon.ecer as suas necessidades, interesses

e atitudes$• ' de"nição precisa do p10lico2alvo temuma in5u-ncia muito importante noconte1do e programa do evento, na

escol.a do local, data e design do evento eainda nas medidas de mar6eting, (uedevem ser ade(uadas 7 natureza dop10lico2alvo$

-9


24/54

1"- # Pdentificar o pH!lico#alvo

• 8eral• Dirigido #tendo em conta a categoria

pro"ssional%

• Espec9"co #tendo em atenção ascarater9sticas%

-<


25/54

1"9 # .efinir o enfoue do evento

• O conte1do do evento dependeessencialmente dos o0jectivos dop10lico2alvo$ 'ssim, os principais

temas e muitas vezes o slogan doevento são de"nidos durante a +asedo planeamento +undamental$ uma+ase posterior são analisados osconte1dos do programa detal.ado eos métodos de transmissão$

-?


26/54

1"< # Estruturar as lin'as gerais doprograma do evento

• O conte1do do evento é seu elemento /central/ e deve serde"nido na +ase do planeamento +undamental$ Em torno desteelemento central poderão ser organizados outros eventos, poreemplo: ;ma eposição de acompan.amento&

;ma +esta do evento& ;m jantar de gala& ;ma ecursão& ;ma a0ertura o"cial


27/54

1"? # .efinir o design do evento• a de"nição do design do evento esta0elece2se o conte1do e

a respectiva +orma de transmissão$ 3ais uma vez éimportante não es(uecer os o0jetivos do evento$ Poreemplo, para uma reunião, os responsáveis pelo design doevento deverão ela0orar um primeiro es0oço indicando: O curr9culo&

's metodologias a serem usadas& O am0iente& Os métodos de comunicação& Os intervalos& ' montagem das 0ancas de eposição& ' distri0uição de temas e espaços de eposição& *

• Os responsáveis pelo design do evento deverão considerar oconte1do do evento #de acordo com os respetivos o0jetivos%e as necessidades do p10lico2alvo$

-B


28/54

1"@ # .efinir a euipa do projeto

• ' gestão e as principais +unç=es e responsa0ilidadessão de"nidas durante a +ase de planeamento+undamental$ ' escol.a da estrutura da e(uipa e dagestão é in5uenciada pela natureza das di+erentes

atividades necessárias para atingir os o0jetivos doevento$• ' e(uipa do projeto é o instrumento mais importante

para um evento 0em sucedido$ Os seus mem0ros t-mde possuir os con.ecimentos, capacidades e

compet-ncias necessários para desempen.ar astare+as necessárias$ Por outro lado, cada mem0rodeverá ser aceite como parte da e(uipa, dentro e +oradela$

-F


29/54

1"@ # .efinir a euipa do projeto

• Coordenador geral• >ecretaria e receção• ?esponsável pela segurança e transportes

• 4écnico de in+ormática


30/54

1"B # An2lise da via!ilidade doevento

• Depois de conclu9das as outras tare+asdo planeamento +undamental, époss9vel tomar uma decisão (uanto 7

via0ilidade do evento$ Se não forviável, o evento deve serabandonado ou deverá regressar2se 7+ase de conceptualização e analisar apossi0ilidade de introduzir alteraç=es noconceito do evento (ue o tornem viável$

9K


31/54

1"F # !ter aprovação para avançar

•B nesta +ase (ue, se +ornecessário, deverá o0ter2seaprovação para avançar com oevento$ >A depois de um eventoser considerado viável e ter sido

aprovado é (ue se deve avançarpara a +ase seguinte:Planeamento organizacional$

91


32/54

- – 0laneamento rganizacional

•Durante esta +ase, o projeto serámais detal.ado e estruturado$ Osprincipais aspetos doplaneamento organizacional são:a% Planeamento estrutural

0% Planeamento das atividades&

c% Planeamento dos recursos&

d% Planeamento "nanceiro$

9-


33/54

-"1 # !ter aprovação para avançar

•O planeamento estrutural de"ne ainterdepend-ncia entre as di+erentespessoas, e(uipas, especialidades e

áreas de toda a organização$ O planoestrutural é por isso um instrumento+undamental para a liderança doprojeto e para a orientação de todos

os participantes$ Este plano égeralmente apresentado na +orma deum organigrama$

99


34/54

-"- # 0laneamento das atividades

• o planeamento das atividades, 7semel.ança de um puzzle, todas asatividades e responsa0ilidades t-m deser programadas$ !sto implicaidenti"car todas as interdepend-nciase planear as atividades de +orma (ueestas 1ltimas sejam realizadas numase(u-ncia lAgica e os atrasos sejam

minimizados$ !sto pode ser +eito numa+ol.a de cálculo ou utilizando umso+tare de planeamento$

9<


35/54

-"9 # 0laneamento de recursos

•' identi"cação dos recursosnecessários para o+uncionamento do evento é umaspeto essencial da +ase deplaneamento organizacional,

uma vez (ue ela serve de 0asepara a identi"cação dos custos$

9?


36/54

-"< # 0laneamento financeiro

• O planeamento "nanceiro envolve aidenti"cação de todos os custos e detodas as receitas previstos do eventopara determinar depois o e(uil90rio

entre os dois$ Para atingir este e(uil90rioé muitas vezes necessário rever a listade recursos necessários, porém umorçamento realista é essencial para um

evento 0em sucedido, uma vez (ue ele+ornece uma orientação +undamentalpara a liderança do projecto$

9@


37/54

9 # 0reparação do evento

• 4odas as atividades anteriores 7 realização deum evento +azem parte da +ase de preparação,nomeadamente: a% !nscrição dos participantes& 0% 3ar6eting& c% Encomendar materiais impressos& d% Encomendar o e(uipamento técnico necessário& e% ;m convite para apresentação de comunicaç=es& +% 'ssinatura de contratos& g% Cooperação com outros serviços& .% ?euni=es dos comités organizadores& i% Escol.a e convite de oradores& j% 3onitorização do orçamento$

9B


38/54

;ma tare+a muito importante é oplaneamento detal.ado de recursos eatividades do evento$ Este planeamento

de"ne as tare+as de cada ação #e(uipado projeto, oradores, técnicos, etc$%$ Osdi+erentes aspetos da preparação doevento são co0ertos por outros mAdulos$

' +ase de preparação terminaimediatamente antes da +ase derealização do evento$

9F

9 # 0reparação do evento


39/54


40/54

?" Avaliação do evento

• ' 1ltima +ase do projeto envolve aavaliação do sucesso ou insucessodo evento*


41/54

De$inição dos o1jetivos do evento

• ;ma das aç=es 0ásicas e, por isso, muitoimportante na preparação de um evento é ade"nição e eplicação precisa do (ue o organizadorpretende atingir relativamente ao p10lico2alvo doevento$

• /'(uele (ue não sa0e para onde vai, não deve "car

surpreendido se +or parar a outro lado (ual(uer/ éuma +rase da autoria de ?o0ert @$ 3ager (ue todasas pessoas envolvidas na gestão de um eventodeverão tomar em consideração$

• ' de"nição precisa dos o0jectivos de um evento

determina todas as acç=es su0se(uentes$ 4omar emconsideração os o0jectivos do evento ajuda, ouantes o0riga, os responsáveis pelo planeamento aorientarem todas as actividades no sentido deatingir estes o0jectivos$


42/54


• Os o0jetivos devem ser de"nidos da +ormamais rigorosa poss9vel$ Para isso, a condiçãopretendida, o comportamento ou a alteraçãono comportamento deverão ser descritos de+orma precisa$ Isto é, num congresso para a

regeneração de energias paraarquitetos e decisores da indústria daconstrução, o objetivo - "os participantesdeverão compreender as possibilidades daenergia solar" - seria demasiado genérico,

não dando um enfoque suciente ao temado evento$ ;m grupo de o0jectivos 0astantemais interessantes seria:


43/54


• /Os participantes deverão ser capazes de: identi"car a economia das centrais de energiasolar&

identi"car +ontes de in+ormação so0re autilização da energia solar&

indicar o nome dos +ornecedores decentrais de energia solar mais importantes&

recomendar e planear centrais de energiasolar para empresas de ar(uitectura e

construção/$• Esta +ormulação dos o0jectivos tem tam0éma vantagem de tornar mais +ácil a avaliaçãodos o0jectivos e do sucesso do evento$


44/54

=omo os o!jetivos precisos ajudam oorganizador de eventosC

• ' de"nição precisa dos o0jetivos ajudaassim os organizadores do evento a: Concentrarem2se nos assuntos e conte1dos

mais relevantes para o p10lico2alvo&

Escol.erem os métodos e meios maise"cazes de transmitir os temas econte1dos&

;tilizarem locais para a realização do

evento ade(uados aos o0jetivos e onde oam0iente e o e(uipamento sejamapropriados 7 mensagem (ue se pretendetransmitir&


45/54


Escol.erem oradores capazes decaptar o interesse dos participantes,pela sua personalidade e


46/54


;tilizarem medidas de mar6eting e derelaç=es p10licas ade(uadas ao p10lico2alvo& Escol.er um slogan (ue traduza a ess-ncia

do evento&

Desenvolverem um programa social (ueapoie e re+orce os o0jectivos do evento& De"nirem as tare+as de cada +uncionário de

+orma o0jectiva& Promoverem a cola0oração entre o promotor

e o organizador, garantindo (ue am0as aspartes tra0al.em para os mesmos o0jectivos&


47/54

6ealizar pes#isa ade#ada

• Pdentificar a procura de mercado potencial de umevento – 4o início da fase de planeamento fundamental, a

an2lise das posiç3es iniciais $ muito importante parao planeamento de um evento" =omo prosseguirC

– )e for a primeira vez ue se realiza um determinadoevento, a a!ordagem de marQeting cl2ssica $considerar*

• E7iste procura pelo eventoC• Mual $ o pH!lico#alvoC

• Muais são as suas necessidadesC• E7istem eventos concorrentesC• Mue produtos, fundos, m$todos, custos e preços permitirão

realizar um evento !em sucedidoC


48/54


– 8esmo eventos ue ten'am j2 sidorealizados anteriormente t5m de seranalisados, estudando, nomeadamente, osseguintes elementos relativos a esses

eventos*• s guias dos programas&

• s planos do evento&

• s relatrios de avaliação"


49/54


– A an2lise destes elementos permitir2 aoorganizador do evento perce!er*• s '2!itos do evento&

• As datas adeuadas para a sua realização&

• A duração do evento&• A capacidade do espaço do evento&

• nHmero de salas necess2rias&

• As condiç3es e preço dos !il'etes para osparticipantes&

• N


50/54

• Esta an2lise dar2 ao organizador do eventouma ideia do ue $ o evento e de ual ser2 a

mel'or forma de o organizar no futuro"• Aui o organizador pode usar t$cnicas dean2lise prim2ria # tais como inuirir euestionar representantes do evento anterior

# ou de an2lise secund2ria # nomeadamentemateriais do evento, avaliação dasestatísticas e7istentes, entrevistas comespecialistas, etc"

• 6esumindo, a an2lise da posição inicial $ a!ase para o planeamento de um projecto deorganização de um evento"

?K


51/54

• ;tilizando m$todos de pesuisaadeuados, o organizador dever2identificar as pr$#condiç3es para arealização do evento" organizadordefine as condiç3es e os reuisitos para a

organização do evento, a !ase para aidentificação de o!jectivos e uma imagemda via!ilidade do projecto"

?1


52/54

81licoalvo

• Pdentificar o pH!lico – alvo de um evento – pH!lico#alvo influencia decisivamente*

• conteHdo e curso do evento&

• A escol'a do local e data do evento&

• A escol'a das medidas de marQeting"

?-


53/54

81licoalvo

• pH!lico#alvo $ identificado durante a fase de planeamentofundamental" 0or$m, $ necess2rio posteriormente fazer umaan2lise detal'ada dos interesses, necessidades e atitudes dopH!lico#alvo selecionado"

• planeamento $ muito mais f2cil se o organizador con'ecer

!astante !em o pH!lico#alvo"• R2 não !asta ser !om nauilo ue se faz" sucesso nofuturo depende da capacidade de o organizador se colocar naposição dos consumidores e de ver as suas necessidades doponto de vista deles" 4o futuro, ser2 necess2rio desenvolveruma estrat$gia de gestão !aseada no consumidor ue

procure satisfazer as suas necessidades individuais ee7ceder as suas e7pectativas"

?9


54/54

• Em resumo, uma an2lise precisa e

detal'ada do pH!lico#alvo torna possívelescol'er as medidas de marQeting maisadeuadas e identificar os reuisitos a

tomar em consideração na preparação deuma proposta de evento centrada nassuas necessidades"

?

UFCD 0497 – Desenvolvimento de conceitos para projetos de organização de eventos.ppt

Documents

Transcript of UFCD 0497 – Desenvolvimento de conceitos para projetos de organização de eventos.ppt