Tutorial para Solicitação de Ajuda de Custo em Viagens e...

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Tutorial para Solicitação de Ajuda de Custo em Viagens e Solicitação de Passagens Aéreas Provab (Programa de Valorização do Profissional da Atenção Básica) Este documento pertence à Fiotec. Todas as informações nele contidas são estritamente confidenciais e possuem todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida, armazenada em um sistema de recuperação, ou transmitida sob qualquer forma ou por qualquer meio de fotocópia, mecânico, eletrônico ou de outra forma. www.fiotec.fiocruz.br

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Tutorial para Solicitação de Ajuda de Custo em Viagens e

Solicitação de Passagens Aéreas Provab (Programa de Valorização do Profissional da Atenção Básica)

Este documento pertence à Fiotec. Todas as informações nele contidas são estritamente confidenciais e possuem todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida, armazenada em um sistema de recuperação, ou transmitida sob qualquer forma ou por qualquer meio de fotocópia, mecânico, eletrônico ou de outra forma.

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Histórico de revisões

Versão Referências Autor Data de Execução

Resumo da Alteração

00 Luanara Damasceno/Jorge Garcia

08/05/2013 Primeira Versão

01 Luanara Damasceno/Jorge Garcia

16/05/2013 Segunda Versão

02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

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Índice

1 ORIENTAÇÕES GERAIS ................................................................................................................ 4

2 FLUXOGRAMAS DOS PROCESSOS ............................................................................................ 5

3 TUTORIAL ....................................................................................................................................... 6

Acesso ao sistema ........................................................................................................ 6

LOGIN de acesso .......................................................................................................... 8

Pré-cadastro do 1º acesso ............................................................................................ 9

Acesso ao sistema após aprovação do pré-cadastro pelo Ministério da Saúde ............ 11

Aprovação ou reprovação do pré-cadastro para 1º acesso .......................................... 14

Recuperação de senha de acesso .............................................................................. 17

Preenchimento do formulário Solicitação de Ajuda de Custo e Passagem (Eletrônico) 20

Aprovação ou reprovação das solicitações de ajuda de custo e passagens ................. 27

Consulta de solicitações devolvidas / reprovadas ........................................................ 33

Pesquisar Solicitações ................................................................................................ 36

Histórico das solicitações realizadas ........................................................................... 40

Meus dados ................................................................................................................ 41

Sair do sistema ........................................................................................................... 42

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1 1 O R I E N TAÇ Õ E S G E R AI S O R I E N TAÇ Õ E S G E R AI S Orientações sobre Solicitação de ajuda de custo em viagens e Solicitação de passagens aéreas:

• O prazo para as solicitações é de, no mínimo, 10 dias antes do evento.

• Após o evento, é obrigatória a Prestação de contas através da apresentação dos

comprovantes de despesas originais.

• O preenchimento da solicitação é eletrônico. O formulário não deve ser impresso para

preenchimento manual.

• Para o uso da ferramenta, recomenda-se a utilização do Navegador Padrão: Internet Explorer.

• No preenchimento das informações, devem ser evitadas abreviações.

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22 F L U X O G R A M AF L U X O G R A M A SS

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3 3 T U T O R I ALT U T O R I AL

ACESSO AO SISTEMA

01º Passo: Acesse o portal FIOTEC

1. Abra um navegador WEB e digite o endereço: http://www.fiotec.fiocruz.br

02º Passo: No portal Fiotec: 1. Clique no espaço reservado ao Provab/Acesse o sistema para que o sistema

redirecione para o endereço: http://app.fiotec.fiocruz.br/provab/Supervisao/login/Login.aspx?ReturnUrl=~/Home.aspx

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Apresentará a tela a seguir:

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LOGIN DE ACESSO • Quem utiliza este procedimento?

Supervisor Provab, Coordenador Provab, Ministério da Saúde, Fiotec e ENSP.

• Quando utilizar?

Para acesso ao sistema.

01º Passo: Na tela de LOGIN:

1. Preencha o campo Usuário com o seu e-mail informado no cadastro. 2. Preencha o campo Senha com sua senha pessoal definida no cadastro. 3. Clique no botão Entrar.

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PRÉ-CADASTRO DO 1º ACESSO • Quem utiliza este procedimento?

Supervisor Provab e Coordenador Provab.

• Quando utilizar?

Para cadastro do 1º acesso ao sistema.

01º Passo: Na tela de LOGIN:

1. Clique em primeiro acesso.

02º Passo: Na tela de LOGIN – 1º acesso:

1. Preencha o campo Digite seu CPF. 2. Clique no botão Acessar.

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03º Passo: Na tela de pré-cadastro – 1º acesso:

Informações básicas:

1. Preencha o campo Nome. 2. Selecione Supervisor ou Coordenador informando o Nível cargo. 3. Preencha o campo E-mail com o seu e-mail a ser utilizado como login.

Dados Bancários:

1. No campo Banco, selecione a opção desejada informando o nome do banco para crédito dos valores.

2. Preencha o campo Agência informando o código da agência bancária e dígito (se houver).

3. Preencha o campo C/C informando o nº da conta corrente e digito. 4. Preencha o campo Titular da conta informando o nome do responsável da respectiva

conta corrente. 5. Clique no botão Salvar Cadastro.

Observação: O solicitante deverá aguardar a aprovação do cadastro pelo Ministério da

Saúde

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ACESSO AO SISTEMA APÓS APROVAÇÃO DO PRÉ-CADASTRO PELO MINISTÉRIO DA SAÚDE • Quem utiliza este procedimento?

Supervisor Provab e Coordenador Provab.

• Quando utilizar?

Para definir senha do 1º acesso ao sistema (após aprovação do Ministério da Saúde).

01º Passo: Na tela de LOGIN:

1. Clique em primeiro acesso.

02º Passo: Na tela de LOGIN – 1º acesso:

1. Preencha o campo Digite seu CPF. 2. Clique no botão Acessar.

Observação: Após a Aprovação ou Reprovação da solicitação de aprovação do cadastro, o solicitante – Supervisor ou Coordenador Provab - recebe e-mail eletrônico que é enviado automaticamente através do sistema.

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03º Passo: Na tela de LOGIN – 1º acesso – Informações Cadastrais:

1. Preencha o campo Senha informando a senha a ser utilizada. 2. Clique no botão Cadastrar.

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Apresentará a tela a seguir:

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APROVAÇÃO OU REPROVAÇÃO DO PRÉ-CADASTRO PARA 1º ACESSO • Quem utiliza este procedimento?

Ministério da Saúde.

• Quando utilizar?

Para aprovações ou reprovações das solicitações de cadastro.

01º Passo: Na tela inicial, após o LOGIN:

1. Clique em Cadastros de Solicitantes aguardando aprovação.

02º Passo: Na tela, Consulta de Solicitantes:

1. Preencha o campo CPF ou o Nome ou selecione o Nível Cargo ou Aprovação para pesquisar as informações.

2. Clique no botão Pesquisar para listar o(s) solicitante(s) específico(s).

Observação: Após a Solicitação de Aprovação do Cadastro, o aprovador - Ministério da Saúde - recebe e-mail eletrônico que é enviado automaticamente pelo sistema.

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03º Passo: Na tela, Consulta de Solicitantes:

1. Clique no botão para analisar e aprovar ou para editar as informações.

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04º Passo: Na tela, Cadastro de Solicitantes:

1. Selecione o Nível do Cargo: Supervisor ou Coordenador. 2. Selecione a Instituição Supervisora 3. Clique em Aprovar ou Reprovar o cadastro solicitado.

Apresentará a tela a seguir:

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RECUPERAÇÃO DE SENHA DE ACESSO • Quem utiliza este procedimento?

Supervisor Provab, Coordenador Provab, Ministério da Saúde, Fiotec e ENSP.

• Quando utilizar?

Para recuperação de login ou senha, em caso de esquecimento.

01º Passo: Na tela de Login:

1. Clique em esqueci meu usuário/senha.

01º Passo: Na tela, Recuperação de acesso:

1. Preencha o campo Digite seu CPF. 2. Clique em Recuperar.

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Apresentará a tela a seguir:

02º Passo: No e-mail recebido:

1. Clique no link disponibilizado.

03º Passo: Na tela, Recuperação de acesso:

1. Preencha o campo Digite seu CPF. 2. Preencha o campo Digite sua nova senha. 3. Clique em Salvar.

Observação: Após a Solicitação de Recuperação de Senha, o solicitante recebe e-mail eletrônico que é enviado automaticamente pelo sistema.

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Apresentará a tela a seguir:

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PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO SOLICITAÇÃO DE AJUDA DE CUSTO E PASSAGEM (ELETRÔNICO) • Quem utiliza este procedimento?

Supervisor Provab e Coordenador Provab.

• Quando utilizar?

Para solicitação de ajuda de custo e/ou passagens.

01º Passo: Na tela inicial, após o LOGIN:

1. Clique na aba Solicitação. 2. Selecione a opção Criar Solicitação.

02º Passo: Na tela Solicitação de Ajuda de Custo e Passagem:

1. Leia as instruções. 2. Clique em Li e Concordo.

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03º Passo: Na tela Solicitação de Ajuda de Custo e Passagem:

1. Preencha o campo Dados da Viagem / Cidade de Origem. 2. Selecione o Destino na barra de rolagem. 3. Preencha a data de Ida e data de Retorno da viagem. 4. O campo Encadear destinos deverá permanecer marcado caso haja a necessidade

de deslocamento do destino para outra localidade, se não o retorno à origem. 5. Selecione o Tipo de Transporte (Aéreo, Fluvial, Ônibus, Automóvel próprio ou

Automóvel alugado). 6. Caso a opção de transporte seja “Transporte Aéreo” preencha os campos Aeroporto

Partida/Aeroporto Chegada. 7. Caso a opção de transporte seja outra, diferentemente de “Transporte Aéreo”,

preencha o campo Ajuda de Custo. 8. Preencha o número de diárias no campo Diárias. 9. Para adicionar mais algum trajeto, clique em Adicionar Destino.

10. Clique em para totalizar/atualizar os valores. 11. Preencha o campo Motivo da Viagem justificando o deslocamento.

Observação: Arraste o cursor sobre o ícone para obter detalhes sobre o preenchimento dos campos.

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Mantenha esta opção marcada caso deseje viajar desse destino (Ex.1) diretamente para o próximo, sem retornar à sua cidade original. Do contrário, deixe a opção desmarcada (Ex.2) e os dados de retorno deverão ser preenchidos.

Ex. 1

Ex. 2

Clique neste campo para adicionar um novo destino à sua solicitação. Você pode ir a partir da sua cidade original ou a partir da ultima cidade para onde tiver ido, clicando em “Encadear Destinos”.

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03º Passo: Na tela Solicitação de Ajuda de Custo e Passagem:

1. Clique na aba Mapa de Viagem. 2. Clique em Atualizar Mapa de Viagem.

Apresentará a tela a seguir:

O Mapa de Viagem é um retrato da informação incluída na aba de Destinos. O mapa é apenas informativo e tem como objetivo facilitar a verificação das informações preenchidas.

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04º Passo: Na tela Solicitação de Ajuda de Custo e Passagem:

1. Clique no botão Enviar Solicitação.

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Apresentará a tela a seguir:

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APROVAÇÃO OU REPROVAÇÃO DAS SOLICITAÇÕES DE AJUDA DE CUSTO E PASSAGENS • Quem utiliza este procedimento?

Coordenador Provab (aprova ou reprova a solicitação do Supervisor – Provab)

Ministério da Saúde (aprova ou reprova a solicitação do Supervisor ou do Coordenador – Provab).

• Quando utilizar?

Para aprovações ou reprovações de solicitações de ajuda de custo e passagens.

Pelo Coordenador 01º Passo: Na tela inicial, após o LOGIN:

1. Clique na aba Solicitação. 2. Selecione a opção Aprovar Solicitação.

02º Passo: Na tela Aprovar Solicitações de Ajuda de Custo e Passagens:

1. Arraste a barra de movimentação de tela para direita para visualizar todo o conteúdo das informações.

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03º Passo: Na tela inicial, após o LOGIN:

1. Clique em Aprovar.

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Apresentará a tela a seguir:

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Pelo Ministério da Saúde 01º Passo: Na tela inicial, após o LOGIN:

1. Clique na aba Solicitação. 2. Selecione a opção Aprovar Solicitação.

02º Passo: Na tela Aprovar Solicitações de Ajuda de Custo e Passagens:

1. Arraste a barra de movimentação de tela para direita para visualizar todo o conteúdo das informações.

1/2

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03º Passo: Na tela inicial, após o LOGIN:

1. Clique em Aprovar.

2/2

Apresentará a tela a seguir:

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Para Reprovação: 01º Passo: Na tela Aprovar Solicitações de Ajuda de Custo e Passagens:

1. Clique em Reprovar.

02º Passo: Na tela, Reprovar Solicitação:

1. Preencha o parecer em função da reprovação. 2. Clique em Sim.

.

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Observação: A tela de aprovação com o fundo “vermelho” identifica que a solicitação contém algum tipo de inconsistência com relação à política de viagem.

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CONSULTA DE SOLICITAÇÕES DEVOLVIDAS / REPROVADAS • Quem utiliza este procedimento?

Supervisor Provab e Coordenador Provab.

• Quando utilizar?

Para consultas, verificações ou ajustes das solicitações realizadas.

01º Passo: Na tela inicial, após o LOGIN:

1. Clique na aba Solicitação. 2. Selecione a opção Solicitações Devolvidas.

02º Passo: Na tela Solicitações Devolvidas:

1. Arraste a barra de movimentação de tela para direita para visualizar todo o conteúdo das informações.

Observação: Em caso de Reprovação da Solicitação de Ajuda de Custo e Passagens, o solicitante recebe e-mail eletrônico que é enviado automaticamente através do sistema.

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03º Passo: Na tela, Solicitações Devolvidas:

1. Clique em para editar as informações

04º Passo: Na tela, Solicitação de Ajuda de Custo e Passagem:

1. Ajuste as inconsistências. 2. Clique em Enviar Solicitação.

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PESQUISAR SOLICITAÇÕES • Quem utiliza este procedimento?

Coordenador – Provab, Ministério da Saúde, Fiotec e Fiocruz/ENSP.

• Quando utilizar?

Para pesquisar as solicitações.

01º Passo: Na tela inicial, após o LOGIN:

1. Clique na aba Solicitação 2. Selecione Pesquisar Solicitações.

02º Passo: Na tela, Pesquisa de Solicitações:

1. Preencha o campo CPF do Solicitante ou CPF do Beneficiário e/ou 2. Clique em Pesquisar.

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03º Passo: Na tela, Pesquisa de Solicitações:

1. Clique no numero da solicitação para visualizar os detalhes informados.

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04º Passo: Na tela, Solicitação de Ajuda de Custo: Aba Solicitação: Apresentará a tela a seguir:

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Aba Histórico: Apresentará a tela a seguir:

Aba Não Conformidades: Apresentará a tela a seguir:

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HISTÓRICO DAS SOLICITAÇÕES REALIZADAS • Quem utiliza este procedimento?

Supervisor Provab e Coordenador Provab.

• Quando utilizar?

Para consultas e conferências das solicitações realizadas.

01º Passo: Na tela inicial, após o LOGIN:

1. Clique na aba com o nome do usuário. 2. Selecione a opção Minhas Solicitações.

Apresentará a tela a seguir:

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MEUS DADOS • Quem utiliza este procedimento?

Supervisor Provab, Coordenador Provab, Ministério da Saúde, Fiotec e ENSP.

• Quando utilizar?

Para alteração e conferência de dados pessoais.

01º Passo: Na tela inicial, após o LOGIN:

1. Clique na aba com o nome do usuário. 2. Selecione a opção Meus Dados.

02º Passo: Na tela Meus Dados:

1. Ajuste as informações, se necessário. 2. Clique em Salvar.

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SAIR DO SISTEMA • Quem utiliza este procedimento?

Supervisor Provab, Coordenador Provab, Ministério da Saúde, Fiotec e ENSP.

• Quando utilizar?

Para sair do sistema.

01º Passo: Em qualquer momento:

1. Clique na aba onde está localizada a identificação do usuário. 2. Selecione a opção Sair.

Apresentará a tela a seguir: