Tutorial

Como criar, configurar e utilizar uma agenda online utilizando o serviço “google agenda”

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Criando a Conta Google Agenda

Todos aqueles que possuem uma conta no GMail possuem também uma conta no Google Agenda. Para isso, conecte-se ao serviço com o seu login e senha, confirme seus dados e então você será levado à sua página inicial. A partir de então, será possível adicionar eventos e compromissos e para isso este aplicativo permite a criação de diversas agendas diferentes.

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Criando e Compartilhando Agendas

Para criar novas agendas, clique em “Criar” na seção “Minhas Agendas”. Uma nova janela surgirá na tela, onde você dará nome, definirá uma breve descrição sobre sua agenda e também outras informações. É possível também tornar aquela agenda pública, o que significa que ela será divulgada nos resultados de busca do Google e também poderá ser visualizada por qualquer usuário.

Além de tornar pública sua agenda, este aplicativo permite que você a compartilhe sua agenda com usuários específicos, ou seja, outros usuários poderão alterar e cadastrar compromissos nela (de acordo com as configurações e permissões definidas).

Para compartilhar com outras pessoas em específico, informe o e-mail e defina que nível de permissão terá este usuário.

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Cadastrando um Compromisso

Existem 5 modos de exibir seus compromissos cadastrados no Google Agenda: por dia (exibe as horas do dia), semana (exibe os 7 dias da semana), mês (exibe todos os dias do mês), 4 dias (exibe 4 dias) ou compromissos (exibe em lista todos os compromissos cadastrados).

Independente da maneira escolhida por você, o processo de cadastramento de registros é o mesmo. Clique sobre o dia em que o compromisso será adicionado e então surgirá um balão de conversa com campo para que você informe os dados do evento. Além desse cadastramento simples, você pode optar por dar mais detalhes daquilo que está marcando em sua agenda. Para isso, clique em “editar detalhes do evento”.

Na nova tela que surgiu, será possível informar o que, quando e repetição (caso o compromisso aconteça mais de uma vez, ou todos os dias, etc.). Defina em qual agenda será feito este registro e inclua também uma breve descrição. No canto da tela existe um espaço para que sejam convidadas outras pessoas para seu evento, caso seja uma festa, por exemplo.

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Na seção “Opções”, é possível escolher vários lembretes para que seu compromisso não seja esquecido. Os lembretes podem ser em forma de pop-up ou então através de e-mail. Além do tipo, você poderá escolher a periodicidade destes avisos. Pode-se definir também se você estará livre ou ocupado, bem como o nível de privacidade deste registro: Pré-definido (segue o nível de privacidade da agenda), Privado ou Público.

Também é possível criar um novo evento clicando e arrastando o cursor, para marcar um compromisso que durará diversas horas ou dias (saiba mais sobre os modos de exibição logo abaixo). Depois disso, o procedimento para concluir o registro se dará normalmente.

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Modos de Exibição

Existem cinco modos de exibir seus compromissos cadastrados no Google Agenda: por dia (exibe as horas do dia), semana (exibe os sete dias da semana), mês (exibe todos os dias do mês), 4 dias (exibe quatro dias) ou compromissos (exibe em lista todos os compromissos cadastrados). No modo “Dia”, serão listadas todas as horas daquela data.

No modo “Semana” é mantida a exibição dos dias de hora em hora, só que agora toda uma semana será exibida. Da mesma forma acontece no modo “4 dias”, porém, ao invés de sete serão exibidos apenas quatro dias.

O modo de exibição “Mês” mostrará dia a dia, como em um calendário de mesa. A última opção de visualização seus eventos é o modo “Compromisso”, onde você verá todos os eventos registrados listados em ordem cronológica, permitindo assim um panorama geral sobre os próximos acontecimentos marcados em sua agenda.

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Adicionando Outras Agendas

Além de suas próprias agendas, este aplicativo da Google permite que você adicione à sua página agendas públicas/compartilhadas de outros usuários. Para isso, clique em “Adicionar” na seção “Outras agendas”. Nesta opção, é possível pesquisar por uma agenda pública, adicionar agenda de um amigo, adicionar através do link (URL) e também importar agenda - arquivos com formato iCal ou CSV. É possível pesquisar por agendas públicas diretamente da barra de pesquisa, presente no topo do site.

Você pode adicionar quantas agendas desejar em seu Google Agenda, contudo, caso você esteja confuso em meio a tantas cores e compromissos diferentes, é possível de maneira rápida e simples exibir apenas uma única delas para facilitar sua visão. Clique no botão ao final do nome da agenda e então selecione a opção “Exibir somente esta agenda”, desta forma, todas as outras deixarão de aparecer em seu calendário.

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Pesquisando nas Agendas

No topo da tela, haverá um campo para busca de agendas e por compromissos. Além de facilitar o encontro de agendas compartilhadas e públicas, este recurso pode ser de grande utilidade caso você tenha muitos registros em seu Google Agenda. Assim, digite o termo que deseja encontrar e escolha qual tipo de busca será feita.

É possível usar como termo de pesquisa qualquer parâmetro, não só o nome do evento desejado. Ou seja, caso você lembre somente de algo que está escrito na descrição do evento, ou somente do local onde ele irá ocorrer, pode usar esses dados para buscar o evento desejado.

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Editar e Apagar Compromissos

Além de registrar seus compromissos em suas agendas, você também pode editá-los posteriormente, aumentando o seu período duração, alterando seus detalhes ou até excluindo algum quando necessário. É possível prolongar o período de duração de um evento apenas arrastando a base de sua caixa com o cursor do mouse.

Caso queira editar outros detalhes, encontre o evento em sua agenda, clique sobre ele para e surgirá um balão com suas informações. Para alterá-las, clique em “editar detalhes do evento”. A opção “copiar para minha agenda” serve para quando você estiver visualizando agendas de outros usuários e desejar copiar algum evento para os seus compromissos.

O processo de exclusão de eventos também é muito simples. Assim como quando você quer alterar algum, clique sobre ele para que apareça na tela o balão com as informações e então, clique sobre o link “excluir”. Caso esteja certo de que vai apagar, confirme a exclusão e pronto.

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Mapas dos Locais

Sempre que você adicionar alguma informação à opção “Onde” enquanto cria um novo registro em sua agenda, será possível visualizar esta localização em seu navegador. Caso deseje que seja mostrado o mapa, informe o máximo de informações possíveis em relação a localização (ex: Pais, Cidade, Endereço, Numero ou nome do local).

Para isso, posicione o mouse sobre algum evento e clique na opção “Mapa” para que seja aberta uma nova página com o mapa do local no Google Maps.

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Notificações via celular

Existe também a possibilidade de usar notificações dos eventos via celular. Ao se aproximar do momento de ocorrência do evento cadastrado, de acordo com os parâmetros definidos para notificações, a agenda automaticamente envia via SMS uma notificação ao número de celular cadastrado na agenda. Para realizar essa configuração, acesse o menu “Configurações”, abaixo da agenda desejada, e então a aba notificações:

O processo de cadastro do número de celular é simples. Basta selecionar o país e o número do telefone, com o código do país e o código ddd. Para Uberaba, temos: 55 (código DDI do Brasil) e 34 (código DDD de Uberaba) + o número do telefone.

A seguir, basta clicar no botão “Enviar código de confirmação”. Esse botão irá enviar ao telefone informado, uma mensagem SMS com um código de confirmação, para que evitar que esse procedimento seja realizado por terceiros. Anote este código enviado ao seu telefone, e digite-o no campo “Código de confirmação”. Clique em concluir configuração e pronto.

Sempre que você cadastrar um evento na agenda. Basta selecionar no menu de opções a esquerda, o tipo de lembrete “SMS”, e o período de tempo antes da ocorrência do evento que deve ser enviada a mensagem de lembrete.