TREINAMENTO PROJETO XML - gpabr.com
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TREINAMENTO
PRO
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XML Dúvidas e contatos
Processos e sistemas
Mudanças e melhorias
Papéis e responsabilidades
Objetivos e benefícios
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TREINAMENTO Objetivo e benefícios
Benefícios: Realização do agendamento de notas fiscais mediante pedido de compras no ARIBA para certificar a efetividade da negociação com o GPA;
Automatização e otimização do processo de agendamento de notas fiscais;
Agilidade no agendamento de notas fiscais por meio de validações sistêmicas;
Validação sistêmica dos pedidos gerados no ARIBA x Nota Fiscal emitida pelos fornecedores.
Objetivo: Agilizar o agendamento das notas fiscais faturadas contra o GPA.
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Dúvidas e contatos
Processos e sistemas
Papéis e responsabilidades
Objetivos e benefícios
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TREINAMENTO Mudanças e melhorias
Antes do projeto § Fornecedor ou áreas do GPA abriam um
chamado por NF no Meu Portal
§ A Área de Entradas Fiscais digitava 100% dos dados das NF’s
§ Notas fiscais eram recepcionadas sem pedidos de compras, gerando a necessidade de formalização
§ Fornecedor ou áreas do GPA precisavam entrar em contato com a área de SC – Atendimento para saber o status do agendamento de suas respectivas NF’s
Após implantação ü Fornecedor poderá encaminhar mais de
uma NF por chamado*
ü As NF’s serão agendadas por meio de uma integração por interface sistêmica no SAP*
ü Teremos pedidos de compra no ARIBA para 100% das notas fiscais dentro do escopo*
ü Fornecedor ou áreas do GPA poderão acompanhar o status do agendamento pelo protocolo de envio*
* Apenas para notas fiscais de fornecedores que atendem as categorias dentro do escopo deste projeto.
Consulte aqui: Categorias dentro do escopo
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Mudanças e melhorias
Objetivos e benefícios
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TREINAMENTO Papéis e responsabilidades Fornecedor
Áreas solicitantes ü Gerar o pedido de compra no ARIBA;
ü Validar informações das NF’s e realizar MIGO (aceite físico do serviço / material) no ARIBA;
ü Tratar inconsistências (pedido x NF) junto ao fornecedor para, somente após os ajustes, realizar o envio das NF’s;
ü Alinhar com a direx o agendamento de NF’s com emissão acima de 90 dias.
SC-Atendimento ü Prestar suporte aos fornecedores
quanto às inconsistências sistêmicas;
ü Identificar oportunidades para a base de conhecimento.
Ø Conferir todos os dados do pedido de compra antes de faturar as NF’s;
Ø Emitir as NF’s com base em informações do pedido de compra gerado no ARIBA;
Ø Encaminhar XML (preferencial) ou NF “original” (arquivo PDF gerado pelo site da Prefeitura;
Ø Encaminhar as notas fiscais pelo Meu Portal
Meu Portal – GPA https://gpacsc.custhelp.com/app/home www
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Mudanças e melhorias
Objetivos e benefícios
Papéis e responsabilidades
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TREINAMENTO Processos e sistemas Fluxo após implantação do Projeto
CCI negocia Solicitante gera
pedido de compra
Fornecedor analisa o pedido e aprova ou reprova
Fornecedor envia a mercadoria ou serviço
Fornecedor acessa Meu Portal
Portal NIXUP
Fornecedor envia XML ou Notas pelo Meu Portal / MIDAS
Validação automática de inconsistências
Agendamento automático no NIX SAP
Entradas Fiscais trata divergências (filas de tratativas)
Se NOK
Solicitante gera o aceite físico do serviço ou
material (MIGO)
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TREINAMENTO Processos e sistemas
Acesse o sistema pelo link:
Acessando o sistema para postagem de notas
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TREINAMENTO Processos e sistemas
Selecione a empresa Multivarejo/Corporação
GPA
1
Acessando o sistema para postagem de notas
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1
2 Escolha o serviço
de Finanças e clique em OK
Acessando o sistema para postagem de notas
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Clique na opção Sou Fornecedor
Acessando o sistema para postagem de notas
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TREINAMENTO Processos e sistemas
1 Insira seu login (nome do usuário)
Acessando o sistema para postagem de notas
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1
2 Informe sua senha e clique em Logon
Acessando o sistema para postagem de notas
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TREINAMENTO Processos e sistemas
Clique na opção Solucione seu
problema
Acessando o sistema para postagem de notas
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TREINAMENTO Processos e sistemas Acessando o sistema para postagem de notas
Selecione a opção Suporte ao fornecedor
1
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TREINAMENTO Processos e sistemas Acessando o sistema para postagem de notas
Selecione a opção Assuntos relacionados a fornecedores
e prestadores de serviços
1
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TREINAMENTO Processos e sistemas Acessando o sistema para postagem de notas
1 Selecione a opção
Envio de notas fiscais para pagamento
2
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TREINAMENTO Processos e sistemas
1 2
Acessando o sistema para postagem de notas
Assuntos relacionados a fornecedores e p... Envio de notas fiscais para pagamentos
Informe se possui pedido para faturamento da NF
SIM ou NÃO
3
IMPORTANTE:
Consulte a relação completa de categorias em que o pedido é obrigatório para agendamento
de NF’s
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1 2
3
Acessando o sistema para postagem de notas
Assuntos relacionados a fornecedores e p... Envio de notas fiscais para pagamentos
4
Selecione a categoria do serviço prestado ou material entregue
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TREINAMENTO Processos e sistemas Acessando o sistema para postagem de notas
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TREINAMENTO Processos e sistemas
1 No primeiro campo selecione Tipo de Documento a ser
encaminhado: NF-e ou NFS-e
Acessando o sistema para postagem de notas
Vale lembrar:
NF-e = Nota Fiscal eletrônica (materiais) NFS-e = Nota Fiscal de Serviços eletrônica (serviços)
Não se esqueça que continuam valendo:
1. Envio de NF’s até o dia 20
do mês;
2. Agendamento de NF’s apenas com pedido.
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TREINAMENTO Processos e sistemas
1
ATENÇÃO: O endereço de e-mail exibido neste campo
receberá o número de protocolo para acompanhar o processo de agendamento de suas NF’s.
Postagem de notas
FIQUE ATENTO:
Caso seu endereço de e-mail esteja incorreto, solicite atualização dos dados de seu usuário
junto à nossa equipe de Atendimento
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2.1. Opção A: Clicando em Anexar Documentos o sistema solicitará que você busque em seu computador os
arquivos que deseja enviar.
DICA IMPORTANTE ;-)
Procure sempre encaminhar o arquivo XML ou o PDF original de sua
NF, aquele emitido pelo site da Prefeitura, pois, dessa
forma, o processo sistêmico é mais efetivo e rápido no reconhecimento
das informações necessárias
O envio de NF’s pode ser realizado de duas formas:
2.1
Postagem de notas
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TREINAMENTO Processos e sistemas
2.1
2.2. Opção B: Arrastando os documentos até a área
demarcada.
2.2
MELHORIA :-) Com esse novo
sistema, é possível enviar mais de uma
NF de uma única vez
O envio de NF’s pode ser realizado de duas formas:
1
Postagem de notas
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TREINAMENTO Processos e sistemas
2.1
2.2
1
3. Neste campo você precisa informar o número do pedido também referenciado na NF
3
DICA ESPERTA ;-)
Nomeie suas NF’s com o número do pedido ao qual ela se refere, dessa
forma, no momento em que elas forem
adicionadas ao sistema essa
informação ficará disponível para
que consulte com maior facilidade.
Postagem de notas
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TREINAMENTO Processos e sistemas
2.1
2.2
3
1
4
4. Após inserir todas as informações e os documentos necessários, basta
clicar em Enviar
Postagem de notas
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TREINAMENTO Processos e sistemas
O protocolo gerado serve para acompanhar o status do agendamento das NF’s encaminhadas para o GPA. Ele
também é encaminhado para o e-mail cadastrado em nosso sistema (aquele exibido na primeira tela) ;-)
1
Postagem de notas
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TREINAMENTO Processos e sistemas
1
Nesta mesma tela você pode Consultar seus protocolos já registrados e ter informações
atualizadas sobre cada um deles
2
Consulta de status do agendamento
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TREINAMENTO Processos e sistemas
2 1
Outra opção desta tela é o envio de
Novos Documentos para agendamento
3
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TREINAMENTO Processos e sistemas
Outra forma de consultar o status de documentos já
encaminhados para o GPA é pelo botão Protocolos
Consulta de status do agendamento
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TREINAMENTO Processos e sistemas
Informe um número de protocolo válido e
clique na lupa (ou tecle ENTER)
Consulta de status do agendamento
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TREINAMENTO Processos e sistemas
Após informar um protocolo válido, o sistema exibirá as informações da NF
atrelada ao protocolo em questão. O campo em destaque traz o Status das NF’s presentes no protocolo pesquisado
Consulta de status do agendamento
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TREINAMENTO Processos e sistemas
Aguardando: o documento ainda está sendo analisado para iniciar o processamento. Se identificado que é um documento válido, será encaminhado automaticamente para outro estágio. Caso o documento fique mais de 1 hora nessa situação, entre em contato com seu cliente para avaliar o motivo. Ele deve mudar de estágio no máximo em 30 minutos, dependendo do volume de documentos a ser processados. Em processamento: O documento está sendo decodificado e poderá passar por uma etapa de avaliação manual de acordo com cada tipo de documento processado. Essa etapa tem duração prevista em contrato com o cliente. Se entender que está demorando muito para ser processado (mais de 2 dias), acione o cliente para esclarecimentos.
Consulta de status do agendamento
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TREINAMENTO Processos e sistemas
Erro: No processo de decodificação do documento foi detectada alguma inconsistência que deverá ser tratada pelo prestador de serviços do cliente em até 2 dias. Acione o cliente para esclarecimentos caso ultrapasse esse prazo. Finalizada: Encerradas todas as etapas de processamento, o documento está disponível para integração ao ERP ou, em alguns casos, já está integrado, passando somente por etapas de processamentos internos do cliente. Iniciada: O documento já está sendo processado e a qualquer momento poderá ser finalizado. É importante observar se o documento está há muito tempo nessa situação. Informe ao cliente caso ultrapasse mais de 1 dia para processamento.
Consulta de status do agendamento
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TREINAMENTO Processos e sistemas
Reprovada: O documento enviado foi classificado como INVÁLIDO e não será processado. Contate seu cliente para avaliar os motivos caso seja um documento válido. Normalmente pode ser uma opção de o cliente não processar determinados tipos de documento, por exemplo: processa NFS-e e não processa boleto que pode ser rejeitado.
Consulta de status do agendamento
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Dúvidas e contatos
Processos e sistemas
Mudanças e melhorias
Papéis e responsabilidades
Objetivos e benefícios
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TREINAMENTO Dúvidas e contatos 1. Não consegui utilizar o portal no navegador IE. Só funciona no Google Chrome? R: Funciona também no IE, mas deve verificar a versão utilizada, ou seja, manter a mais recente. Google Chrome 26 ou Internet Explorer 10.
2. O portal parou de funcionar, o que faço? R: Acione a área de SC-Atendimento do GPA e informe sobre a parada do serviço. Entraremos em contato com o prestador de serviços que resolverá o incidente. Posteriormente, será informado o prazo de resolução caso a parada demore mais que 30 minutos.
3. Enviei minha nota fiscal, como faço para acompanhar? R: Consulte a página 30 deste manual, clicando aqui
4. Posso consultar mais de um protocolo por vez? R: Não. Por segurança cada protocolo só pode ser consultado individualmente.
5. Se eu esquecer ou não anotar o número do protocolo, como faço para recuperá-lo? R: Um e-mail de criação do protocolo é enviado para a caixa de correio informada no momento do upload do documento. Ele pode ser recuperado na consulta em seu aplicativo de correio utilizado na empresa. Outra forma de recuperar o protocolo é acionando o GPA por meio da equipe de SC-Atendimento (11) 3050-9020.
6. Posso consultar por intervalo de data ou consultar protocolos de outro usuário? R: Para garantir a simplicidade do processo e a segurança da informação/nota enviada ao cliente, a consulta só pode ser feita
utilizando o número do protocolo ou o número do pedido para o usuário informado no login. É importante que quando um funcionário se ausentar ou deixar de pertencer ao quadro da empresa, o GPA seja acionado para levantar todos os protocolos gerados para o endereço de e-mail da pessoa ausente.
7. O que devo fazer caso precise encaminhar uma NF faturada há mais de 90 dias? R: NF’s com mais de 90 dias não serão aceitas para envio via sistema. Entre em contato com seu ponto focal no GPA para saber o que pode ser feito nesses casos. 8. Quando uma NF pode ser reprovada? R: Uma NF pode ser reprovada por um ou mais dos motivos abaixo:
ü Ilegibilidade ü Duplicidade ü CNPJ do tomador incorreto ü Pedido de compra não
informado
ü CNPJ do prestador não cadastrado
ü Pendência do aceite físico do serviço / material no ARIBA;
ü Pedido de compra divergente da NF (impostos, código de serviço, valor ou quantidades)
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TREINAMENTO Dúvidas e contatos 9. Se eu mandar 50 NF’s para agendamento pelo sistema e para 10 delas o sistema detectar inconsistências, todas as outras NF’s serão impedidas de avançar? R: Não. As NF’s com inconsistências serão sinalizadas no protocolo de acompanhamento e as demais (que não apresentam inconsistências) seguirão normalmente o fluxo de agendamento.
10. O acompanhamento do pagamento de minhas Notas também será realizado por esse novo processo/sistema? R: Não. Esse novo processo / sistema servirá única e exclusivamente para o processo de agendamento de suas notas fiscais; a partir do momento em que o agendamento é finalizado, a data prevista para pagamento deverá ser acompanhada no PD@Net (conforme realizado atualmente).
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TREINAMENTO Dúvidas e contatos
Digite a opção 1 para Contas a pagar * Tenha em mãos o número do protocolo
OBRIGADO!
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TREINAMENTO
ATENDIMENTO - GPA
CATEGORIAS CUJO NÚMERO DO PEDIDO É OBRIGATÓRIO PARA AGENDAMENTO DAS NF’S:
ü Bombeiros ü Comunicação ü Consultoria e Auditorias ü Equipamentos ü Estacionamento ü Facilities ü Fretamento ü Inventário
ü RH ü Segurança ü Tesouraria ü TI ü Transporte de Numerários ü Tributário ü Viagens
v Importação v Intercompany v Nota de abastecimento – Loja/CD v Nota de Comodato v Nota de Remessa
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ü Jurídico ü Licenciamento ü Locação de Veículos ü Locução ü Manutenção ü Marketing ü Material de escritório ü Obras e Expansão
CATEGORIAS CUJO NÚMERO DO PEDIDO NÃO É OBRIGATÓRIO PARA AGENDAMENTO DE NF’S:
Processos e sistemas
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