Tópicos Especiais em Engenharia de Produção

O que é S.I.P.O.C.? Como funciona?O que é S.W.O.T.? Como funciona?

Enver Freire Delgado de PaivaJimmy Carter CanutoJosé Alípio Avelino Neto

Universidade Federal Rural do Semi-ÁridoDepartamento de Ciências Ambientais e TecnológicasCurso de Engenharia de ProduçãoProf. Msc. Marco Antonio Dantas Souza

S.I.P.O.C.

O modelo de processo SIPOC

O SIPOC (SSupplier, IInput, PProcess, OOutput, CCustomer), também conhecido como um mapa de alto nível do processo é uma das ferramentas/técnicas mais úteis e utilizadas de gestão e melhoria de processo, fornecendo uma imagem visual de como o processo está atendendo o cliente. Sendo geralmente usado na fase de Medida do Seis Sigma DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controle) do processo. Um diagrama SIPOC ajuda a identificar as saídas do processo e os clientes dessas saídas para que a voz do cliente possa ser identificada.

SIPOC

O diagrama SIPOC inclui um mapa de alto nível do processo que "mapeia" seus passos básicos. Através do processo, os fornecedores (S) fornecer entrada (I) para o processo. O processo (P) agrega valor ao produto, resultando na saída (S) que atenda ou exceda as as expectativas do cliente (C). Estes podem ser melhor definido como:

SIPOC

– SSupplier (Fornecedor): aqueles que fornecem recursos ao processo– IInput (Entrada): a informação, materiais ou serviços– PProcess (Processo): ação para transformar entradas em saídas– OOutput (Saída): produto ou serviço final de um processo– CCustomer (Cliente): aqueles que recebem a saída dos processos

Representação do SIPOC

Process(Processos)

Inputs(Entradas)

Supp

liers

(Forne

cedo

res)

Custom

ers

(Clie

ntes

)

Outputs(Saídas)

Razões para utilizar o SIPOC

1. Ajuda o escopo do projeto, para que todos os envolvidos na equipe vejam o projeto da mesma maneira;

2. Aumento da comunicação;3. A facilidade de ler o diagrama SIPOC permite que todos na empresa possam

identificar facilmente o processo e comunicar eficazmente as suas necessidades com os outro;

4. Os diagramas são usados como uma ferramenta de comunicação entre empregadores, gerentes de nível médio, gerentes e funcionários de nível superior.

5. Diagramas SIPOC são usados como diretrizes que detalham cada detalhe no processo de negócio em uma linguagem compreensível o que facilita para todos os envolvidos têm a mesma visão do projeto.

Benefícios do SIPOC

O SIPOC pode ser uma grande ajuda para fazer com que as pessoas vejam os negócios através de uma perspectiva de processo. Entre as suas vantagens ele:

1. Mostra um conjunto de atividades transfuncional em um único diagrama simples.

2. Usa uma estrutura aplicável a processos de todos os tamanhos – até mesmo a uma organização inteira.

3. Ajuda a manter a perspectiva do “quadro maior”, ao qual detalhes adicionais podem ser agregados.

Como utilizá-lo?

1. Escolha o nome do processo. Use um formato de verbo + substantivo (por exemplo recrutar pessoal);

2. Definir os resultados do processo. Estas são as coisas tangíveis que o processo produz (por exemplo, um relatório ou carta);

3. Definir os clientes do processo. Estas são as pessoas que recebem as saídas. Cada saída deve ter um cliente;

4. Definem as entradas para o processo. Estas são as coisas que desencadeiam o processo. Eles, muitas vezes, ser tangível (por exemplo, um pedido do cliente);

5. Definir os fornecedores para o processo. Estas são as pessoas que fornecem os insumos. Cada entrada deve ter um fornecedor. Em alguns processos "end-to-end", o fornecedor e o cliente pode ser a mesma pessoa;

6. Definir os sub-processos que compõem o processo. Estas são as atividades que são realizadas para converter as entradas em saídas. Eles formarão a base de um mapa de processo.

Um exemplo de modelo SIPOC

Por exemplo, o responsável por Contas a Pagar pode descrever o que faz da seguinte maneira -“bem, o pessoal da obra envia as faturas, dai eu entro no computador. Ai, eu imprimo os cheques e os envio para as lojas fornecedoras donas das faturas que vencem naquela semana.” Assim o responsável por Contas a Pagar descreveu o modelo ‘SIPOC’ como:

S = Pessoal da Obra I = Faturas P = Contas a Pagar O = ChequesC = Lojas de Material de Construção

S.W.O.T.

Definição de S.W.O.T.

A palavra S.W.O.T. é um acróstico formado pelas primeiras letras das palavras em inglês: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças).

S = Strengths F = ForçasW = Weaknesses O = OportunidadesO = Opportunities F = FraquezasT = Threats A = Ameaças

A análise S.W.O.T. é uma ferramenta estrutural utilizada, no estudo do ambiente interno e externo, para a formulação de estratégias.

Definição de S.W.O.T.

1. Forças e Fraquezas (Strenghts e Weakness, S e W) são fatores internos de criação (ou destruição) de valor, como: ativos, habilidades ou recursos que uma companhia tem à sua disposição, em relação aos seus competidores.

2. Oportunidades e Ameaças (Opportunities e Threats, O e T) são fatores externos de criação (ou destruição) de valor, os quais a empresa não pode controlar, mas que emergem ou da dinâmica competitiva do mercado em questão, ou de fatores demográficos, econômicos, políticos, tecnológicos, sociais ou legais.

Matriz S.W.O.T.

F FO A

Como funciona o S.W.O.T.?

Esta ferramenta fornece, segundo Machado (2005), uma orientação estratégica bastante significativa, pois permite:

• Eliminar pontos fracos nas áreas pelas quais a empresa enfrenta ameaças graves da concorrência e tendências desfavoráveis perante o negócio;

• Compreender oportunidades descobertas a partir de seus pontos fortes;• Corrigir pontos fracos nas áreas em que a organização vislumbra

oportunidades potenciais;• Monitorar áreas onde a organização possui pontos fortes afim de não ser

surpreendida futuramente por possíveis riscos e incertezas.

Como funciona o S.W.O.T.?

A análise S.W.O.T. pode servir para se avaliar uma empresa, um projeto, uma parte do projeto, um produto, uma equipe, etc. Para cada um destes itens, fazemos perguntas similares a:

Forças:- O que você (empresa/equipe/pessoa) faz bem?- Que recursos especiais você possui e pode aproveitar?- O que outros (empresas/equipes/pessoas) acham que você faz bem?

Fraquezas:- No que você pode melhorar? - Onde você tem menos recursos que os outros?- O que outros acham que são suas fraquezas?

Ameaças:- Que ameaças (leis, regulamentos, concorrentes) podem lhe prejudicar?- O que seu concorrente anda fazendo?

Oportunidades:- Quais são as oportunidades externas que você pode identificar?- Que tendências e "modas" você pode aproveitar em seu favor?

Objetivos estratégicos

Oportunidades Ameaças

Forças Potencialidades Pontos de defesa

Fraquezas Debilidades Vulnerabilidades

Objetivos estratégicos são as ações que a instituição deverá tomar para alcançar sua visão, de acordo com o ambiente em que ela está inserida. A matriz S.W.O.T. gera tipos diferentes de objetivos estratégicos, de acordo com este quadro:

FIM