Tecnologias da Informação e Comunicação: Uma análise da ... · O computador se tornou a...

UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA

CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES

DEPARTAMENTO DE LETRAS E ARTES

CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO TRILÍNGUE

RÔMULO SIQUEIRA SANTOS

Tecnologias da Informação e Comunicação: Uma análise da percepção dos

graduandos em Secretariado Executivo sobre o Conhecimento e o Uso da

Tecnologia de smartphones para a profissão.

MONOGRAFIA

Viçosa – MG

Dezembro – 2010

ii

UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA

CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES

DEPARTAMENTO DE LETRAS E ARTES

CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO TRILÍNGUE

Tecnologias da Informação e Comunicação: Uma

análise da percepção dos graduandos em Secretariado Executivo sobre o

Conhecimento e o Uso da Tecnologia de smartphones para a profissão.

Monografia apresentada ao Departamento de Letras da Universidade Federal de Viçosa, como exigência da disciplina SEC 499 – Monografia – e como um dos requisitos para conclusão do curso de bacharelado em Secretariado Executivo Trilíngue, tendo como orientador o Professor Mauro Nacif Rocha.

Rômulo Siqueira Santos

Viçosa – MG

2010

iii

A monografia intitulada

Tecnologias da Informação e Comunicação: Uma

análise da percepção dos graduandos em Secretariado Executivo sobre o

Conhecimento e o Uso da Tecnologia de smartphones para a profissão. Elaborada por

Rômulo Siqueira Santos

Como exigência da disciplina SEC 499 – MONOGRAFIA e requisito para conclusão

do curso de Secretariado Executivo Trilíngue foi aprovada por todos os membros da banca

examinadora.

Viçosa, 1 de dezembro de 2010.

Professor Mauro Nacif Rocha (DPI/UFV)

Orientador

Professora Rosália Beber de Souza (DLA/UFV)

Co-orientadora

Professora Maria Cecília Teixeira Reis (ESUV)

Examinadora

Professora Nathalia Carvalho Moreira(DLA/UFV)

Examinadora

Conceito __S__

iv

Agradecimentos

Gostaria de agradecer primeiramente a minha família pelo apoio e amor dado durante

toda a composição deste trabalho. Também agradeço a minha namorada pelo amor, paciência

e compreensão que teve para comigo durante toda a minha graduação.

Agradeço também aos meus professores que me tornaram uma pessoa melhor, um

profissional capaz e portador de conhecimentos inestimáveis.

Em especial agradeço ao meu orientador, Prof. Mauro pela atenção e auxílio prestado,

bem como pela confiança em minha capacidade de desenvolver um trabalho em uma área

diferente da qual trabalha. À minha Co-orientadora Rosália, por todo o tempo, paciência e

disposição para me auxiliar sempre que necessário, não obstante a difícil situação que se

encontrava na ocasião.

Também agradeço às professoras Maria Cecília e Nathalia por aceitarem compor

minha banca de monografia, bem como por todas as dicas e críticas construtivas que

possibilitaram o melhor desenvolvimento e finalização desta monografia.

Agradeço também aos professores acima pela amizade que pudemos construir durante

a realização deste trabalho monográfico, e espero que esta perdure por muito tempo ainda,

como companheiros, amigos e colegas de profissão.

Agradeço a todos, pois sem ao menos um de vocês, nem este trabalho, nem a minha

pessoa poderiam ter se tornado tudo aquilo que são hoje.

Muito Obrigado.

v

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................ 1

2. OBJETIVOS ................................................................................................................. 3

3. JUSTIFICATIVA ......................................................................................................... 4

3.1. QUANTO AO DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO ........................................... 4

3.2. QUANTO À OPÇÃO PELOS SMARTPHONES........................................................ 4

3.3. QUANTO AO FOCO EM GRADUANDOS............................................................. 6

4. METODOLOGIA ........................................................................................................ 7

4.1. NATUREZA DA PESQUISA ............................................................................. 7

4.2. MÉTODO DE COLETA DE DADOS ................................................................... 7

4.3. POPULAÇÃO E AMOSTRA .............................................................................. 8

4.4. MÉTODO DE ANÁLISE DOS DADOS ................................................................ 8

5. REFERENCIAL TEÓRICO ....................................................................................... 9

5.1. O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO ............................................ 9

5.2. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAIS ..................................................... 14

5.3. BUSINESS INTELLIGENCE ............................................................................. 15

5.4. SMARTPHONES ............................................................................................ 19

5.1.1. Sistemas Operacionais .......................................................................... 22

5.1.2. Formas de Conexão .............................................................................. 27

5.1.3. Desvantagens e dificuldades no uso de smartphones ............................. 31

6. ANÁLISE E DISCUSSÃO ......................................................................................... 35

7. CONSIDERAÇÕES FINAIS ..................................................................................... 43

7.1. SUGESTÃO DE PESQUISA ............................................................................ 44

8. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................... 45

9. APÊNDICE................................................................................................................. 48

9.1. QUESTIONÁRIO APLICADO ......................................................................... 49

vi

LISTA DE QUADROS

Tabela 1 – Evolução das Atribuições Secretariais .......................................... 10

Tabela 2 - Exemplo de planilha de análise das capacidades de um

smartphone ............................................................................................................... 13

Tabela 3 – Impacto da Aplicação das ferramentas de BI................................ 18

Tabela 4 – Relação aplicativos Android VS. Funções de Secretáriado

Executivo ................................................................................................................... 25

Tabela 5 – Relação de Aplicativos do Ios VS. Funções de secretariado ........ 27

Tabela 6 – Cobertura 3G no Brasil em Outubro de 2010. Fonte: Teleco ........ 32

Tabela 7 – Previsão de cobertura 3G nos próximos anos .............................. 33

Tabela 8 – Relação entre Velocidade de Conexão e preço médio no Brasil .. 34

vii

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 – Parcela de Sistemas Operacionais pelo mundo. Fonte: adaptado

de Admob Metrics ....................................................................................................... 5

Figura 2 - Parcela de Sistemas Operacionais por Região. Fonte: adaptado de

Admob Metrics ............................................................................................................ 5

Figura 3 – Nível de satisfação de usuários de smartphones. Fonte: adaptado

de Admob Metrics ....................................................................................................... 6

Figura 4 – Estrutura de funcionamento de um Data Warehouse Fonte:

Reginato (2007) ......................................................................................................... 16

Figura 5 – Gráfico de penetração de mercado – Adaptado de Arokyamari,

2008. ......................................................................................................................... 19

Figura 6 – Quota de Mercado de Sistemas Operacionais. Fonte: Admob

Metrics ....................................................................................................................... 26

Figura 7 – Visão da evolução das tecnologias utilizadas nos modelos 2G a

3G. Fonte: Arokymari (2009). .................................................................................... 28

Figura 8 – Cobertura 3G no Brasil em Outubro de 2010. Fonte: Teleco ......... 32

Figura 9 – Relação do preço do iPhone (8Gb) com os planos de compra.

Fonte: Balanço Huawei de Tecnologia Móvel – 2009 ............................................... 33

Figura 10 – Gráfico de conhecimentos. Fonte: Resultados da pesquisa. ....... 38

Figura 11 – Gráfico de funções secretariais. Fonte: Resultados da pesquisa.

.................................................................................................................................. 41

viii

RESUMO

SANTOS, Rômulo Siqueira. ROCHA, Mauro Nacif. Tecnologias da Informação e

Comunicação: Uma análise da percepção dos graduandos em Secretariado Executivo sobre o

Conhecimento e o Uso da Tecnologia de smartphones para a profissão. 61 pág. Monografia

(Bacharelado em Secretariado Executivo Trilíngue) Viçosa: UFV/DLA, 2010.

Este trabalho objetivou identificar a percepção dos estudantes sobre a aplicabilidade

dos smartphones para o profissional da área de Secretariado Executivo, tendo em vista a

grande popularização deste aparelho recentemente. Para isso foi realizado um estudo

bibliográfico onde foi possível demonstrar o que são smartphones, como funcionam, e como

podem ser úteis no dia-a-dia profissional, relacionados com as necessidades de um Secretário

Executivo e diversas ferramentas que este pode utilizar para o trabalho de informações e para

comunicação. Assim foi possível perceber que esta ferramenta pode ser útil no sentido de

trazer a mobilidade a este profissional, tirando os limites que restringem seu trabalho ao

escritório. Também foi realizada uma análise dos conhecimentos e da formação de futuros

profissionais da área, sendo estes estudantes do curso de Secretariado Executivo Trilíngue da

Universidade Federal de Viçosa, UFV, onde foi possível concluir que estes alunos possuem

uma base relevante e estão dispostos a trabalhar com tais ferramentas no futuro, porém

também se percebeu que a formação destes não possui foco específico para este tipo de

conhecimento. Dessa forma, verificou-se que o smartphone é uma ferramenta viável de

aplicação nesta área e que os futuros usuários estão parcialmente preparados para esta

realidade, podendo ser usuários deste equipamento, caso se preparem de forma adequada para

esta nova perspectiva.

Palavras Chaves: Business Intelligence, Secretariado Executivo, Sistemas de

Informação Gerenciais, smartphones, Tecnologias da Informação e Comunicação.

1

1. INTRODUÇÃO

As novas tecnologias ganham repercussão e credibilidade a cada dia que passa e estas

surgem e se atualizam cada vez mais rapidamente. A capacidade de “mudança como pessoa e

profissional que está no século XXI é condição sine qua non para sobreviver, viver, ser feliz e

ter sucesso” (GARCIA e D’ELIA, 2005, p.123). Assim percebeu-se a inegável evolução

tecnológica pela qual passamos e que, para se manter competitiva, a empresa deve

acompanhar tal processo, bem como seus funcionários – em especial o profissional de

Secretariado Executivo.

Estando situado entre o nível tático e o nível estratégico da instituição, este

profissional atua, organizando a comunicação e disseminando as informações necessárias para

todos os níveis da organização. Por esse motivo, o Secretário Executivo surge como um dos

usuários dos Sistemas de Informação Gerenciais (SIG), bem como das Tecnologias da

Informação e do Business Intelligence dentro de uma empresa.

Sabino e Rocha (2004, p.95) afirmam que “um dos saberes necessários à profissão de

Secretariado Executivo é conhecer a tecnologia de informação”. Para utilizar melhor o SIG, o

profissional faz uso das tecnologias da informação (TI) para coordenar de forma mais

eficiente os dados trabalhados. Atualmente, não é difícil imaginar que as empresas gastam

grandes quantias para obter informações, mas podem perder muito mais com informações

desnecessárias. Ou seja, para que seu trabalho tenha real sentido e consiga auxiliar o

andamento da empresa, o Secretário Executivo deve repassar às diversas áreas da empresa

apenas as informações que interessam a cada um destes setores, sempre atentando para a

2

qualidade destas, trabalhadas adequadamente para sua total compreensão e, principalmente,

em tempo hábil.

O computador se tornou a ferramenta de trabalho atual do secretário, que agora faz uso

de TI substituindo a agenda de papel por agendas eletrônicas e o repasse de documentos

impressos pelo e-mail, por exemplo.

A partir deste pensamento este trabalho defende o pressuposto de que, num futuro

próximo o computador poderá ser acompanhado de uma nova ferramenta para o Secretariado

Executivo: o smartphone.

Com base nesse instrumento, surge a possibilidade do profissional Secretário

Executivo trabalhar o SIG e prestar assistência, independente de sua localidade. Isso é mais

que uma idealização, nos dias de hoje o trabalho colaborativo em equipe a quilômetros de

distância tornou-se uma realidade (LAUDON & LAUDON, 2005).

3

2. OBJETIVOS

De modo geral, este trabalho tem o objetivo de conceituar e demonstrar o

funcionamento da tecnologia de informação e comunicação dos smartphones em algumas

funções da área de Secretariado Executivo, mostrando sua relevância no meio empresarial.

Além disso, pretende-se identificar se os alunos do curso de secretariado executivo da

Universidade Federal de Viçosa tem conhecimento da relevância desta tecnologia no meio

empresarial.

Em termos específicos, busca-se:

• identificar e ressaltar a aplicabilidade de aplicativos de smartphones nas

funções da área de Secretariado Executivo;

• Demonstrar a importância do uso de tal tecnologia e da atualização

profissional.

• Averiguar qual o nível de conhecimento que os graduandos da UFV possuem e

a opinião que têm sobre a tecnologia em questão com base na relevância

observada.

4

3. JUSTIFICATIVA

3.1. QUANTO AO DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO

O motivo pelo qual o pesquisador motivou-se optar por realizar este trabalho foi,

primeiramente, devido à minha vontade de contribuir com o desenvolvimento da área de

Secretariado Executivo Trilíngue. Mesmo sendo relativamente nova no universo acadêmico,

julgo que ainda há grande escassez de literaturas que abordem este tema. Além disso, a

bibliografia já existente, em grande parte, trata apenas de técnicas secretariais de escritório e

praticamente não aborda as considerações técnicas relativas às tecnologias da informação que

já fazem parte da realidade do profissional.

3.2. QUANTO À OPÇÃO PELOS SMARTPHONES

A escolha pelos smartphones está atrelada ao fato de ainda ser uma novidade e a

possibilidade de ser a próxima principal ferramenta do trabalho de um Secretário Executivo.

Isso se deve pelo fato de que estes aparelhos já conseguem realizar várias operações que

atualmente são realizadas localmente através de um computador, além de outras que são

específicas a eles, como o rastreamento por GPS. Eles possuem o fator da mobilidade como

os Notebooks e Tablets, porém podem ser carregados a todo o momento no bolso, por se

tratarem, basicamente, de um aparelho celular, e ainda incorporam todas as funcionalidades

de um PDA (Personal Digital Assistant, também conhecido como Palmtop) sendo então o

mais relevante para o uso secretarial fora do escritório.

5

Para ilustrar a necessidade de conhecimentos técnicos e a relação dos diferentes

aplicativos disponíveis visando o aumento da produtividade móvel, foram escolhidos dois

Sistemas Operacionais de smartphones, dentre os diversos existentes hoje: o iOS da Apple e o

Android da Google. Esta escolha se deu devido ao fato de que estes são, atualmente, os

sistemas operacionais que mais crescem em uso e nas opiniões de seus usuários no mundo,

como mostram os gráficos abaixo.

Figura 1 – Parcela de Sistemas Operacionais pelo mundo. Fonte: adaptado de Admob Metrics

Figura 2 - Parcela de Sistemas Operacionais por Região. Fonte: adaptado de Admob Metrics

6

Figura 3 – Nível de satisfação de usuários de smartphones. Fonte: adaptado de Admob Metrics

3.3. QUANTO AO FOCO EM GRADUANDOS

O uso de smartphones na área secretarial ainda não é uma realidade completa devido à

novidade da tecnologia e faz parte da visão de uma futura possibilidade. Por isso a escolha de

graduandos de Secretariado Executivo Trilíngue, visto que, caso o aparelho se torne, de fato, a

ferramenta de trabalho do profissional, estes serão os responsáveis por esta transição e serão

seus usuários. Mesmo os formandos de hoje fazendo parte da chamada Geração Y1

, muito

mais acostumada com a tecnologia, existe a necessidade de um conhecimento que, muitas

vezes, não se possui ainda hoje, mesmo já existindo a possibilidade de trabalhar com estes

aspectos em um computador. Isto levanta o questionamento de até onde o conhecimento

empírico e os conhecimentos disponibilizados pelas instituições de ensino superior atendem

esta necessidade.

1 Segundo Khoury (2009), se refere aos nascidos entre 1978 e 1989 e também são chamados de

“geração do milênio”. Ainda de acordo com a autora, estes possuem maior facilidade de adaptação a novas tecnologias e são “estimulados pela velocidade de acesso a grande quantidade de informação na internet e pela ação dos videgames” (KHOURY, 2009 p.127).

7

4. METODOLOGIA

4.1. NATUREZA DA PESQUISA

Levando em consideração os objetivos gerais e específicos para este estudo, foram

utilizadas duas metodologias: realizou-se um levantamento bibliográfico e uma aplicação de

questionário.

Assim, foi feita uma pesquisa bibliográfica que, segundo Lakatos (2008, p.12), “é um

apanhado geral sobre os principais trabalhos já realizados, revestidos de importância por

serem capazes de fornecer dados atuais e relevantes relacionados com o tema”, o qual, no

caso, discorre sobre os aparelhos ditos smartphones, a Gestão da Informação e da atuação do

Secretário Executivo, bem como sobre a relevância do uso de smartphones para este

profissional. A vantagem no uso desta metodologia consiste em, segundo Macedo (1996,

p.13), “revisar a literatura existente e não redundar o tema de estudo em experimentação”.

4.2. MÉTODO DE COLETA DE DADOS

Também foi aplicado um questionário, definido por Lakatos (2008, p.86) como “um

instrumento de coleta de dados, constituído por uma série de perguntas, que devem ser

respondidas por escrito”. Anterior à aplicação dos questionários no público alvo, foi realizado

um pré-teste com o fim de identificar possíveis falhas e, reformular o que se mostrasse

necessário (LAKATOS, 2008).

8

4.3. POPULAÇÃO E AMOSTRA

Inicialmente, nesta pesquisa, pretendia-se utilizar mais de uma forma de questionários

a fim de maximizar o alcance deste, sendo estas: questionário impresso, devendo ser

respondido à caneta ou lápis, e um questionário virtual, desenvolvido através da ferramenta de

formulários da Google (Google Spreadsheets). Porém, dado o grande sucesso obtido através

do uso do questionário virtual, não se fez necessário o uso de um questionário escrito. Para

este trabalho, considerou-se que 40 pessoas seria um número significante de participantes,

visto que englobaria praticamente duas turmas do curso de Secretariado Executivo da UFV. O

questionário aplicado obteve a participação de 44 respondentes dentro do período do dia

19/10/2010 até 22/10/2010.

4.4. MÉTODO DE ANÁLISE DOS DADOS

Foram realizadas perguntas de múltipla escolha, onde os participantes poderiam

marcar apenas uma ou várias opções, dependendo do objetivo da questão. Os dados obtidos

foram analisados e trabalhados através de software de análise estatística descritiva simples

(SPSS Statistics 17.0) para cálculo e análise mais precisas dos dados quantitativos.

9

5. REFERENCIAL TEÓRICO

5.1. O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO

O primeiro registro que se tem da figura de um secretário executivo é a figura do

escriba (AZEVEDO e COSTA, 2006). Estes profissionais da antiguidade já usufruíam das

regalias do serviço público da época e, por terem domínio da escrita e estarem próximos aos

governantes, tinham acesso a informações e conhecimentos que não estavam acessíveis ao

povo (GARCIA e D’ELIA, 2005). Nesta época a profissão era exclusivamente masculina,

porém com o passar do tempo este quadro foi se alterando, sendo que, após as duas grandes

guerras, dada a pouca mão de obra masculina, surgiu a atuação predominantemente feminina

na área (AZEVEDO e COSTA, 2006).

As décadas de 60 e 70 trouxeram consigo a expansão da profissão, que foi

devidamente reconhecida na década de 80 com a regulamentação da profissão1

O tratamento de informações por parte dos Secretários Executivos é inerente à

profissão e também sofreu diversas mudanças. Oliveira (2002) afirma, ainda, que “o assessor

é uma extensão do executivo em termos de tempo e de aspectos técnicos”. Em certo

(AZEVEDO e

COSTA, 2006). A partir de então, a profissão está sofrendo diversas mudanças e já teve

diferentes nomes, mas sempre mantendo uma característica inerente sua: a proximidade ao

topo das hierarquias. Isto demonstra que este profissional sempre esteve relacionado a

posições de poder, o que ainda permanece (SABINO e ROCHA, 2004).

1 Lei nº7.377 de 30 de setembro de 1985

10

momento, notou-se que não apenas o conhecimento técnico era importante para a área, mas

também habilidades gerenciais, eficiência, criatividade e produtividade (GARCIA e D’ELIA,

2005). Outra característica reside no fato de que “está em permanente contato com

departamentos da organização, servindo de elo entre aqueles e a alta administração”

(SABINO e ROCHA, 2004, p.13). Assim nasce um profissional com estrita relação ao papel

comunicativo e informacional, sendo necessários conhecimentos de SIG e uso das tecnologias

da informação e do BI. Este profissional passa a coletar e tratar dados, documentos,

informações confidenciais, sistemas de informações e bancos de dados informatizados, sendo

fornecedor vital de informações para o processo de tomada de decisões (TORQUATO apud

GARCIA e D’ELIA, 2005). Tabela 1 – Evolução das Atribuições Secretariais

Ontem Hoje Futuro Falta de qualquer requisito

para o aprimoramento Cursos de reciclagem e

conhecimentos peculiares Constante aprimoramento e desenvolvimento contínuo

Organizações burocráticas com tarefas isoladas

Organizações participativas, tarefas definidas, trabalho com qualidade,

criatividade e participação

Organizações empreendedoras, trabalho em equipe, visão global, metodologia flexível, divisão de responsabilidade.

Tarefas traçadas pela chefia Tarefas definidas pelo novo estilo gerencial

Tarefas globais com autonomia para execução

Falta de recursos Domínio em Informática e outros conhecimentos.

Necessidade constante de aprimoramento e de novos conhecimentos e de visão do

negócio. Fonte: adaptado de Garcia e D’Elia (2005, p.25,26)

O profissional de secretariado atua, ainda hoje, junto a grandes executivos, estando

próximo ao poder que, historicamente, é representado pela informação e pelo conhecimento

(GARCIA e D’ELIA, 2005). Dessa forma, para se manterem competitivas, as empresas

precisam evoluir e se adequarem a esta realidade que vive uma constante metamorfose, e para

isso “depende da capacidade de renovação, através de profissionais dinâmicos, flexíveis e

atualizados” (SABINO e ROCHA, 2004, p97), principalmente os profissionais da área de

Secretário Executivo. Estes autores ainda afirmam que "As empresas não sobrevivem mais

sem as redes de informação e comunicação. Portanto, a competência profissional está

intimamente ligada à capacidade de atuação no novo mercado digital" (SABINO e ROCHA,

2004, p.50).

A globalização continua trazendo efeitos sobre a forma como as empresas se

estruturam e se posicionam neste mercado. Barreiras continuam sendo retiradas todos os dias

pelas novas tecnologias, reduzindo ou anulando as distâncias que separam as pessoas e

diferentes comércios. Laudon e Laudon (2005, p. 21) afirmam que "Uma característica-chave

11

da empresa digital emergente é a capacidade de conduzir negócios que ultrapassam essas

fronteiras (organizacionais) com tanta eficiência e eficácia quanto o faz dentro de si mesma”.

Dentro deste contexto surgiu uma nova variável que está afetando a forma como vivemos e,

por conseguinte, a forma do trabalho secretarial: a mobilidade. Sendo smartphone uma das

possibilidades deste movimento.

A cada dia que passa, este aparelho ganha novas capacidades e funções úteis ao

mundo dos negócios sem a necessidade de se estar em casa ou no escritório para ter acesso a

isso, pois esta tecnologia traz a possibilidade de trabalhar diversos tipos de dados em qualquer

lugar, a qualquer hora, da forma que for necessária. Este é o conceito de mobilidade. Os

serviços que antes dependiam de uma estação de trabalho fixa como os desktops, ou ainda

uma estação móvel, porém muito maior, como no caso dos notebooks ou tablets, está agora

dentro do aparelho celular que levamos consigo a todo o momento. Kalakota (2002) explica

que "O aparelho móvel está se tornando, rapidamente, uma janela para uma gama de serviços

baseados na rede".

Este conceito emergente traz diversas possibilidades ao trabalho de um Secretário

Executivo. Por exemplo, na parte organizacional de arquivística e biblioteconomia Garcia e

D’Elia (2005) já afirmavam em realidades anteriores que “haverá redução da papelada se os

documentos forem bem gerenciados eletronicamente”, o que ocorre, por exemplo, através do

uso da digitalização para a criação de cópias ou para armazenamento permanente. Apesar

disso, ainda são necessárias diversas mídias diferentes e estações de trabalho com grandes

CPUs para manter, disponibilizar e compartilhar estas informações. O smartphone faz uso de

cartões de memória com um tamanho físico mínimo e relativamente alta capacidade de

armazenamento, a preços menores e com capacidade de transporte de grande quantidade de

dados (MORIMOTO, 2009). Além disso, há a tecnologia chamada “cloud computing”, que é

“algo que lhe permite acessar aplicações que, na verdade, residem em locais diferentes do seu

computador ou outro aparelho ligado à internet; na maioria das vezes, será um centro de

dados" (VELTE, 2009, pg.4). Isso significa ter acesso, a qualquer momento e em qualquer

lugar, a diferentes e diversificadas bibliotecas de arquivos da empresa ou de outros assuntos

em um aparelho portátil.

Outra vantagem reside na sincronização dos dados de diferentes aparelhos em

diferentes plataformas por diversos usuários. Isso significa que, no caso de uma agenda

eletrônica, por exemplo, todos os usuários que possuem acesso a ela, independente de estarem

12

utilizando um desktop dentro da empresa, ou um smartphone em uma reunião do outro lado

do mundo, poderão consultar e modificar esta, conforme sua necessidade. Isto significa que

não apenas o secretário, mas também o executivo podem adicionar tarefas em uma agenda

que será acessada por ambos em tempo real em locais diferentes. Dessa forma o executivo

pode marcar um apontamento pessoal no exato momento em que o combina, levando em

consideração outros compromissos que já possam ter sido marcados pelo secretário em outra

ocasião, e este último também terá imediato acesso a essa informação. Isso evita que ambos,

estando separados, combinem encontros diferentes com pessoas diferentes em um mesmo

horário. Outra vantagem é que, como a agenda do smartphone possui um sistema de

lembretes automáticos, tanto o secretário quanto o executivo serão lembrados de cada evento,

sem que o executivo tenha de depender do secretário ir atrás dele para efetuar o lembrete.

Laudon e Laudon (2005, p.18) afirmam que "essas novas tecnologias de conectividade

e colaboração podem ser utilizadas para reprojetar e remodelar organizações, transformando a

estrutura, o escopo de operações, os mecanismos de controle e de apresentação de relatórios,

as práticas de trabalho, os produtos e os serviços". Sabino e Rocha (2004, p.99)

complementam afirmando que "O trabalho colaborativo dá ênfase à contribuição e não mais

ao desempenho individual". Assim como nos acontece atualmente com os computadores, as

possibilidades geradas por este instrumento são inúmeras e podem ser utilizadas de diversas

formas e em conjunto de maneira a maximizar a produtividade e a interação entre o pessoal

independente de distância e acesso a equipamentos mais robustos.

Apesar das vantagens, toda essa tecnologia poderá ter um efeito oposto, dificultando

ou atrasando o trabalho, se não forem utilizadas corretamente. Mesmo nos dias atuais onde o

uso do computador já se tornou algo comum no cotidiano de um secretário executivo cuja

proposta é agilizar tarefas, ainda se discute amplamente a “como administrar seu tempo”. Isto

se deve ao fato de que algumas pessoas não estão acostumadas a utilizar a tecnologia em seu

favor (SABINO e ROCHA, 2004), mesmo estando acostumadas a viver rodeado por estes

aparatos tecnológicos.

Já é reconhecido que profissionais que trabalham com informações, como o secretário

devem possuir conhecimentos sociotécnicos (LAUDON e LAUDON, 2005). Ou seja, devem

saber conduzir tanto os aspectos comportamentais, quanto técnicos de seu trabalho. Isso não

significa que Secretários Executivos devam se tornar tão competentes nesta área quanto

profissionais da Tecnologia da Informação, porém devem conhecer um mínimo sobre os

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serviços disponíveis, como funcionam e como devem ser utilizados, a fim de evitar o mau uso

destes. Além disso, dada a grande variedade de aparelhos smartphone e a variedade

constantemente crescente de aplicativos disponíveis para uso, é necessário saber avaliar bem

as necessidades da empresa e do executivo para que se possa fazer uma escolha adequada,

garantindo que não haverá desperdício de recursos na obtenção de aparelhos ou aplicativo

obsoletos, desnecessários, ou ainda a falta de um destes. Não há um aparelho perfeito para

todos, essa escolha depende das necessidades de cada um (KHAWAND 2007).

Para isso, o profissional deve ser capaz de identificar as tecnologias necessárias e as

características disponibilizadas por cada aparelho. Isso sugere conhecer não apenas as

características da empresa que trabalha e a forma como ocorre o fluxo de seus dados, mas

também conhecer quais as tecnologias necessárias para melhor atender a estes propósitos,

considerando “necessário” como algo que tenha uma função empresarial ou pessoal a qual,

não sendo satisfeita, teria efeito adverso sobre o trabalho ou vida pessoal, ou ainda que lhe

faça perder algum tipo de benefício Khawand (2007). Tendo os conhecimentos necessários,

realizar a triangulação destes dados é simples e pode ser feita através de uma planilha, como

sugerido por Khawand (2007):

Tabela 2 - Exemplo de planilha de análise das capacidades de um smartphone

Treo 700p BlackBerry

8800

Samsung

BlackJack

Telefone Necessário Sim Sim Sim

E-mail Necessário Sim Sim Sim

Agenda Necessário Sim Sim Sim

Câmera Necessário Sim Não Sim

Editar planilhas

do Excel Útil Sim

Através de

aplicativo

Através de

aplicativo

Banda-larga Útil Sim Não Sim

GPS Útil Através de

aplicativo Sim

Através de

aplicativo

Fonte: Adaptado de Khawand (2007)

A partir de uma análise como esta, é possível escolher o melhor aparelho dentro de

uma relação custo benefício, bem como preparar um orçamento real dos gastos em sua

14

compra, considerando a necessidade de compra de aplicativos de terceiros, o que pode trazer

mais gastos.

5.2. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAIS

A definição de Sistemas de Informações Gerenciais (SIG), de acordo com Laudon &

Laudon (2005, p.7) é: “um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou

recupera), processa, armazena, e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de

decisões, a coordenação e o controle de uma organização”. Esse mesmo autor ainda coloca os

secretários dentro da categoria de “trabalhadores de dados”. Isso torna fácil a percepção do

elo entre essa área com o profissional.

Os sistemas de informações gerenciais funcionam através da transformação de dados

em informações. Dados são informações brutas, obtidas através de diferentes meios, enquanto

informações são conseguidas através da “lapidação” destes dados brutos, constituindo dados

apresentados de forma significativa e útil para os seres humanos (LAUDON & LAUDON,

2005) contendo um mínimo, ou nenhuma informação irrelevante. Uma empresa pode possuir

mais de um tipo de SIG, cada voltado a uma área específica, como marketing, produção ou

vendas, por exemplo. Ainda sim, “os sistemas podem ser alinhados à organização para obter

as informações de que seus importantes grupos internos precisam” (LAUDON & LAUDON,

2005, p.74).

Para efetuar este trabalho dos dados, o SIG funciona através de quatro etapas que,

segundo Laudon & Laudon (2005) são “entrada”, “processamento”, “saída” e “feedback”. A

entrada se refere à chegada dos dados brutos através dos diversos meios disponíveis, inclusive

algum outro SIG. A partir daí se dá o processamento destes dados, onde são avaliados quanto

a sua utilidade e comparados para que se possam ser agrupados e relacionados, constituindo

as informações. A saída se refere ao envio, através de mídia adequada, dos dados a quem faça

uso destes ou os tenha requisitado. Finalmente, o feedback que é a entrada de dados por parte

daqueles que receberam a informação fornecida na etapa de saída, possibilitando uma

avaliação e correção do processo como um todo.

Apesar de estas etapas serem bem definidas, cada empresa necessita de um SIG que

seja compatível com sua realidade. Segundo Oliveira (2002, p.50):

15

“À medida que aumenta a complexidade interna na empresa e no ambiente que ela atua, o processo de decisão tende a tornar-se, também, mais complexo. Para atender a essa situação, o executivo necessita de sistemas de informação eficientes e eficazes, que processem o grande volume de dados gerados e produzam informações válidas”.

Isso significa que a capacidade do SIG deve ser diretamente proporcional à influência

que a empresa recebe e provoca. Para alcançar essa demanda, os sistemas de informações

gerenciais passaram a se apoiar nas Tecnologias da Informação (TI), porém as mudanças hoje

são rápidas e as empresas e seus SIGs devem acompanhar esse movimento. Kalakota e

Robinson (2002) explicitam que "eventualmente, a empresas precisarão integrar seus canais

de negócios móveis, tradicionais e da web", demonstrando a necessidade de se incluir a

capacidade da tecnologia móvel dentro dos padrões do SIG. Os profissionais desta era devem

estar preparados para esta atuação presencial e virtual (SABINO e ROCHA, 2004) para que

possam fazer uso do SIG de forma adequada.

5.3. BUSINESS INTELLIGENCE

BI é a sigla que se refere ao termo “Business Inteligence®1

Pode-se pensar que esta é uma ideia nova, porém esta já vem sem utilizada há tempos,

quando como povos antigos utilizavam informações como o comportamento das marés, os

períodos de chuva e de seca e posição dos astros, cruzando estes dados a fim de obter

benefícios para suas aldeias (PRIMAK, 2008). É possível começar a entender de que trata o

BI, exemplificado por Reginato (2007) como sendo um “guarda-chuva” conceitual, dedicado

à captura de informações, dados e conhecimentos, visando a evolução da modelagem de

dados, tornando a empresa mais competitiva. Assim, o BI torna-se “um auxílio fundamental

no processo de tomada de decisão gerencial” (PRIMAK, 2008, p.5)

”, do inglês, Inteligência

Empresarial. Segundo Batista (2004, apud REGINATO, 2007), seu objetivo é “transformar

grandes quantidades de dados em informações de qualidade para a tomada de decisões.

Através delas, é possível cruzar dados, visualizar informações em várias dimensões e analisar

os principais indicadores de desempenho empresarial”.

1 Business Intelligence é um termo patenteado, cuja detentora dos direitos é a empresa Gartner (Primak,

2008).

16

Para isso, são utilizadas ferramentas de TI (tecnologia da Informação) e SIG, sendo as

principais: Data Warehouse (DW), Data Mart (DM), Data Mining e “On line Analytical

Processing” (OLAP) (REGINATO, 2007).

Data Warehouse (do inglês, armazém de dados) é o nome dado a uma ferramenta que

abriga um conjunto de dados organizados, sendo capaz de gerenciá-los em grandes

quantidades para prover os executivos com informações mais rápidas sobre o

desenvolvimento da empresa (REGINATO, 2007). Durante a adoção de um DW é necessário

considerar que este envolve um processo que se desenvolve aos poucos, sendo necessária uma

atualização e consolidação constante dos dados corporativos, o que pressupõe um

investimento contínuo.

Figura 4 – Estrutura de funcionamento de um Data Warehouse Fonte: Reginato (2007)

Data Mart (do inglês, mercado de dados) é definido por Reginato (2007) como sendo

um subconjunto do DW. A diferença entre estes estão relacionados apenas ao “tamanho e ao

escopo do problema a ser resolvido” (PRIMAK, 2008, p.30), estas são moldadas com

informações obtidas através do DW, possibilitando o uso de DMs em áreas específicas da

empresa, como finanças, contabilidade, vendas, marketing, etc. (REGINATO, 2007). As

formas como o DM e o DW funcionam são similares, mas sua diferença de tamanho também

tem uma influência direta no custo e no tempo de implementação dentro da empresa.

Já o termo On Line Analytical Processing (do inglês, Processamento Analítico On

Line) visa facilitar o acesso do usuário aos dados armazenados no DW e nos DMs. A partir do

17

sistema OLAP “são realizadas consultas possibilitando melhor análise das informações (...) o

que permite aos gestores examinarem e manipularem interativamente grandes quantidades de

dados detalhados e consolidados a partir de diversas perspectivas” (REGINATO, 2007).

A última dessas ferramentas de BI é chamada Data Mining (do inglês, mineração de

dados) funciona explorando e analisando grandes quantidades de dados buscando padrões e

regras significativos, de acordo com Reginato (2007). Assim, é possível obter relações de

causa e efeito que podem passar despercebidas, além de identificar resultados a longo prazo,

permitindo a melhoria dos processos (PRIMAK, 2008). Isto é feito, através da obtenção e

utilização de todos os dados armazenados nos DW e DM. Segundo Primak (2008, p.26), surge

uma tendência de integração dessa solução com o ambiente da internet, “permitindo maior

agilidade em consultas estatísticas e dinâmicas”.

Utilizando todas estas ferramentas para agilizar o acesso e aprimorar a forma como

estes dados são compreendidos e utilizados, a empresa pode dinamizar e flexibilizar seus

serviços, proporcionando desenvolvimento e controle organizacional. Os impactos de uma

estratégia de Inteligência Empresarial já foram analisados em um estudo de caso realizado por

Reginato (2007), e podem ser observados na Tabela 5:

18

Tabela 3 – Impacto da Aplicação das ferramentas de BI

Variáveis Antes das Ferramentas de BI Após as ferramentas de BI

Quantidade de Relatórios / Consultas 7 1

Informações conseguidas com os relatórios / consultas

• Quantidade em Pedido Por produto Por Vendedor Por Região

• Valor em Pedido Por produto Por Vendedor Por Região

• Valor Faturado Por Produto Por Vendedor Por Região

• Saldo em estoque

Todas as informações podem ser visualizadas por:

• Produto • Família do Produto • Estado • Município • Cliente • Linha de Negócio • Vendedor • Supervisor As visualizações podem ser

combinadas entre si, de forma que gerem, por exemplo: produtos por Estado; Clientes por Linha de Negócio; formando 40.320 combinações possíveis.

Para medir essas

combinações é possível medir: • Quantidade • Faturamento Bruto • Faturamento Líquido • Margem de Contribuição • Impostos

Tempo despendido na extração das informações 160 horas/mês On-line

Confiabilidade da Informação Baixa Alta

Fonte: Reginato (2007)

Este estudo ilustra a afirmação de Primak (2008, p.14) de que

“é indiscutível a importância da disponibilidade das informações

apropriadas para o administrador no processo decisório, principalmente no momento da tomada de decisão. Sem ela o administrador decidiria às cegas. Essa mesma informação servirá como instrumento da avaliação da qualidade da decisão, por meio do feedback"

A presença do BI em empresas ao redor do mundo é considerável, e no Brasil já é

percebida em instituições financeiras, empresas de telecomunicações, seguradoras, e,

basicamente, em toda organização que faz parte da economia globalizada, necessitando de

informações precisas, rápidas e abundantes.

19

5.4. SMARTPHONES

O uso de celulares já está claramente institucionalizado na nossa sociedade e existem

aqueles que afirmam não conseguir viver longe de um destes aparelhos, porém, essa não foi

sempre a realidade.

No ano de 1987 foi que se deu o desenvolvimento mundial da comunicação sem fio e

inicialmente se dava através de transmissões de rádio (AROKYAMARI, 2008). Foi durante a

década de 60 que a comunicação sem fio teve sua expansão, dando início à comunicação

móvel e aos serviços de comunicação pessoal. Além disso, sua penetração no mercado foi

consideravelmente mais rápida que a de diversos outros aparelhos, como apresentado na

figura 3.

Figura 5 – Gráfico de penetração de mercado – Adaptado de Arokyamari, 2008.

Este crescimento teve influência direta na evolução da telefonia móvel e esta,

inicialmente funcionando através de um modelo analógico, agora passa a operar através de

um sistema digital, muito mais popular ao redor do mundo, devido a suas diversas vantagens

20

técnicas, como a capacidade de cobertura, por exemplo (Arokyamari, 2008), até chegarmos

nos atuais aparelhos celulares. Arokyamari (2008) diz que a função inicial destes aparelhos

era a transmissão de voz, porém, com a evolução das tecnologias, também se passou a realizar

a transmissão de dados, tornando disponíveis serviços como o acesso a e-mails, à internet e

envio de SMS, por exemplo.

Assim começaram a surgir os smartphones. Yuan (2005) define um smartphone como

sendo um dispositivo híbrido de um celular e um PDA, que seria, basicamente, um

computador de mão ou Handheld. Este mesmo autor completa sua descrição dizendo que este

aparelho se difere de um telefone celular comum na medida em que possui um sistema

operacional (OS) identificável e armazenagem local, possibilitando aos usuários realizar

diversas operações e guardar diferentes tipos de informações e mídias (YUAN, 2005).

O que se percebe atualmente é que “o tamanho de um aparelho celular é tal que seus

usuários podem utilizá-lo onde quer que estejam” (AROKYAMARI, 2008, p.1-1) e, se

considerando as diversidades de funções que um PDA possui, o surgimento do smartphone

veio através de uma lógica simples, visto que se pôde observar que suas funções se

complementavam e, portanto, seria muito mais cômodo para qualquer pessoa poder fazer uso

de ambos os serviços, sem ter que carregar dois aparelhos distintos (YUAN, 2005). Assim, os

smartphones estão rapidamente tomando o mercado dos telefones móveis e dos PDAs, tendo

grande sucesso no mercado (YUAN, 2005).

Sendo os smartphones aparelhos nascidos da convergência de outros dois, eles

combinam as características destes de mobilidade, conectividade e programabilidade e,

segundo Yuan (2005), são bastante úteis para a vivência da sociedade moderna.

A justificativa para esta utilidade pode ser a capacidade crescente que estes aparelhos

possuem de computação móvel. Arokyamari (2008) define esta como sendo “a computação

realizada através de mobilidade física”, ou seja, o uso da computação que se faz através de um

aparelho que se pode levar para qualquer lugar. Assim, o uso da computação móvel em um

dispositivo que passa por uma constante evolução traz novas possibilidades, bem como novos

desafios. O principal desafio é descobrir o que realmente seu smartphone pode fazer e

realmente tirar vantagem disto. Yuan (2005) revela em seu artigo que:

“muitas pessoas utilizam seus smartphones (...) como simples aparelhos celulares para comunicação de voz. Isso se deve ao fato de que eles nunca exploraram seus aparelhos além da interface simplista de

21

“telefone” ou nunca tiraram um tempo para pesquisar as aplicações de terceiros para seus aparelhos” (YUAN, 2005).

Assim, vemos que de nada adianta ter um aparelho de última geração, sendo que este

está nas mãos de um usuário que desconhece as suas funções. Yuan (2005) ainda

complementa dizendo que “pouco tempo gasto explorando (o smartphone) pode significar um

grande ganho em produtividade além de um melhor retorno de seu investimento no aparelho”.

Belov (2005) afirma que “como os smartphones são acompanhados por um aumento

no número de usuários a todo o momento, estes aparelhos se mostram como sendo uma das

opções para se improvisar uma colaboração síncrona”. Dessa forma, mesmo existindo grande

variedade de aplicações e diferentes formas de emprega-las em diferentes contextos, Yuan

(2005) faz um delineamento básico das principais e mais promissoras funções:

• Administrar chamadas de voz: apesar de ser a função mais básica, para as

pessoas que possuem um smartphone, este ainda continua sendo, antes de mais nada, um

telefone, e portanto realizar ligações ainda é o principal uso deste aparelho (YUAN, 2005).

Apesar disso, existem outras possibilidades como a capacidade de conferenciar chamadas,

ou seja, fazer uma ligação para mais de uma pessoa simultaneamente, ou ainda,

concomitantes.

• Aumentar as funcionalidades do computador: mesmo para aqueles usuários que

já possuem um notebook ou um desktop e não abrem mão de seu uso, ainda existem

possibilidades no uso destes em conjunto com o smartphone (YUAN, 2005). Estes podem se

comunicar para troca de informações que obtiveram em situações distintas, mantendo uma

sincronia entre os aparelhos. Além disso, um smartphone pode servir de modem para o

notebook, por exemplo, quando uma conexão sem fios comum não estiver disponível, como

em um aeroporto, por exemplo (MORIMOTO, 2009). A esta última função dá-se o nome de

“Tethering” (do inglês “corrente”).

• Aumentar a produtividade: existem diversas formas de se fazer isso, porém a

mais básica é o acesso a e-mails (YUAN, 2005). É possível não apenas ler e escrever, como

também abrir e editar anexos, como textos e planilhas mesmo não tendo nenhum desktop ou

notebook por perto, e ainda mantendo a sincronia destes dados com seus outros aparelhos.

Yuan (2005) afirma que “clientes de e-mails de smartphones são capazes de atender às mais

diversas necessidades de usuários do mundo dos negócios” e ainda aponta outra

22

possibilidade: o uso de mensageiros instantâneos (IM) para comunicação. Atualmente a

maioria dos aparelhos já possui, de alguma forma suporte a clientes como o Windows Live

Messenger (MSN), Skype, GTalk e outros. Para que a produtividade no uso de tais

aplicativos seja ainda maior, Yuan (2005) aponta a existência de diversos tipos diferentes de

teclados para smartphones, como os no modelo QWERTY, através de telas sensíveis ao

toque ao até mesmo de modelos como o T9, normalmente usado em teclados com

configuração numérica (dez botões) e possuem a capacidade de completar automaticamente

a palavra antes que se digite todos os caracteres.

• Integração de informações de localização: Seria o uso do GPS1

Assim, tendo em vista que algumas poucas funções geram um grande número de

possibilidades, é necessário conhecer alguns conceitos relacionados à tecnologia dos

smartphones para que se possa aprender a tirar o máximo proveito deste aparelho, como os

sistemas operacionais com suas aplicações e as formas de conexão que são possíveis de serem

realizadas.

junto a outras

funções criando novos usos para estas. Os smartphones atuais, em grande parte já possuem

um GPS integrado, mas o uso de informações de localidade pode ser feito mesmo não

possuindo esta tecnologia, visto que os smartphones podem triangular sua posição em

relação às torres de telefonia próximas (YUAN, 2005). Fazendo uso destas informações,

você pode indexar sua localização em fotos e arquivos, obter direções para alcançar algum

destino, pesquisar comércios e endereços de seu interesse nas proximidades do lugar onde se

encontra ou até mesmo mudar as configurações de seu aparelho com base no lugar onde

você se encontra: por exemplo, estando em casa, seu celular poderia se autoconfigurar para

não tocar caso seu chefe ligue fora do expediente. Atualmente, até mesmo algumas redes

sociais da internet fazem uso da tecnologia de geolocalização.

5.1.1. Sistemas Operacionais

Sistemas Operacionais, comumente apresentados sobre as siglas SO ou OS (do inglês

operating systems), e não são específicos aos smartphones, estando presentes nos PDAs,

desktops, notebooks e caixas eletrônicos, para exemplificar. Jipping (2007, p.3) traz a

1 GPS: Global Positioning System ou Sistema de Posicionamento Global é um sistema que permite a

localização em termos de latitude e longitude da Terra. (MARTINS, 2009)

23

definição de sistemas operacionais como sendo “um sistema que vincula o software (conjunto

de instruções e programas) ao hardware (parte física do equipamento). Ele é a cola que une

estes dois por ser o intermédio que apresenta um ao outro”, permitindo que funcionem

adequadamente. O SO suporta o acesso e a inovação e permite que o complexo interior de um

equipamento eletrônico possa ser utilizado com tranquilidade (JIPPING, 2007, p.13).

No caso de desktops e notebooks, temos os sistemas operacionais já conhecidos como

as variações do Windows e o Linux, por exemplo. A característica destes aparelhos é que,

atendidas as restrições, a troca de sistemas operacionais pode ser feita a qualquer momento.

Porém, no caso dos smartphones, Morimoto (2009) afirma que,

“diferente de um PC, onde você pode escolher qual sistema operacional

utilizar, (...), ou mesmo instalando vários sistemas no mesmo micro, nos smartphones a escolhas são mais restritas, já que, com poucas exceções, você não tem como substituir o sistema pré-instalado por outros”.

Mesmo que exista a possibilidade de esta situação se reduzir ou deixar de existir, a

realidade apresentada por Morimoto (2009) constitui-se em um fator crucial na escolha de um

smartphone, visto que na maioria das vezes, ao escolher o aparelho, escolhe-se também o

sistema operacional que o acompanha.

Atualmente, em pesquisa realizada em maio deste ano pela Admob Metrics, empresa

que faz análises voltadas ao universo dos smartphones e seus usuários, os dois sistemas

operacionais com maior representatividade são o iOS da Apple e o Android da Google.

No mercado norte americano, merece bastante destaque o SO Blackberry, usado nos

smartphones desse mesmo nome, fabricados pela empresa RIM (Research In Motion). Esse

sistema é usado principalmente no meio corporativo e, por isso, não pode ser ignorado por

profissionais de Secretariado Executivo.

Apesar disso, existem fontes1

1

que afirmam que diversas empresas têm substituído (ou

estudam essa possibilidade) seus Blackberry por iPhones, especialmente por causa da

usabilidade e versatilidade destes. No restante do mundo, no entanto, a RIM tem tido uma

participação bem modesta e tem apresentado um crescimento muito inferior aos outros dois

concorrentes citados. Devido a isso, não iremos detalhar tanto o Blackberry, embora seja

reconhecida sua importância no meio empresarial.

http://seekingalpha.com/article/66717-corporate-friendly-iphone-could-challenge-blackberry-barron-s

http://seekingalpha.com/article/66717-corporate-friendly-iphone-could-challenge-blackberry-barron-s�

24

O Android é o sistema operacional da Google e atualmente se encontra na versão 2.2

lançada este ano. Ele surgiu recentemente, no ano de 2007, sendo um dos mais novos sistemas

operacionais para smartphones disponíveis no mercado. Ele surgiu através da junção da

Google com outras empresas para a formação da chamada Open Handset Alliance (OHA),

que foi responsável pelo desenvolvimento da plataforma (MARTINS, 2009).

Android

O sistema Android é um sistema Open Source1, ou seja, de código aberto, e seu uso é

gratuito. Isso traz a capacidade de usuários e outras empresas criarem aplicativos próprios

para usos próprios e específicos, bem como para distribuição. O fato de não haver custo para a

obtenção do sistema operacional também apresenta uma redução considerável no custo do

aparelho. A Google aposta na distribuição gratuita de um sistema operacional para

smartphones a fim de ampliar o alcance de seus outros produtos, como o Gmail, o

GoogleDocs, YouTube e outros (MORIMOTO, 2009). Os aparelhos que possuem a

plataforma Android, possuem grande compatibilidade com os diversos serviços desta

empresa, disponibilizados por aplicativos nativos2

. Além disso, segundo Morimoto (2009)

“O mercado de publicidade na web está crescendo rapidamente, superando mídias tradicionais, como a televisão, os jornais e as revistas impressas e o Google é a maior força dentro do ramo de publicidade online, devido à incrível penetração do AdSense e de outros produtos, que são a principal fonte de renda da empresa. Dominando os smartphones, conquistam mais um novo grande mercado para seus anúncios.”

A distribuição dos aplicativos do Android é realizada através do chamado “Android

Market”, realizando o papel de canal de distribuição e servindo “como um repositório central

de softwares para a plataforma, permitindo que eles sejam instalados rapidamente”

(MORIMOTO, 2009). Inicialmente, o Android Market disponibilizava apenas aplicativos

gratuitos, mas hoje também existem aplicativos que devem ser pagos para seu uso.

1 Software de código aberto é aquele que, além de disponibilizar acesso a seu código fonte, atende aos

10 critérios considerados como código aberto pela Open Source Initiative, como Livre Redistribuição, Permissão de Trabalhos Derivados, Não Discriminação, Distribuição da Licença e outros. Estes critérios estão disponíveis em <http://www.debian.org/social_contract.html#guidelines>.

2 Aplicativos nativos são aqueles que já estão integrados ao sistema operacional, não sendo necessário comprar ou instala-los.

http://www.debian.org/social_contract.html#guidelines�

25

A Google “entendeu que, assim como nos desktops, as plataformas de smartphones

estão se consolidando e o mais importante passou a ser os aplicativos” (MORIMOTO, 2009).

Assim, o foco passou a ser tanto a parte física do aparelhos, como também seus softwares e as

capacidades destes de se atualizarem e adaptarem, tendo impacto direto na produtividade.

A Tabela 1 ilustra como alguns aplicativos disponíveis no Android Market podem

contribuir para o trabalho do profissional de secretariado executivo:

Tabela 4 – Relação aplicativos Android VS. Funções de Secretáriado Executivo

Funções1 Resumo Aplicativos Android2 Assistência e assessoramento direto a executivos; Sincronia de agendas, contatos,

tarefas. Google Apps; Google Sync Registro e distribuição de expedientes e outras tarefas correlatas; Planejamento, organização e direção de serviços de secretaria; Sincronia com SMS, redes sócias, e-

mail e feeds. Executive Assistant Coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas; Interpretação e síntese de textos e documentos;

Visualização e edição de documentos diversos (doc, xls e

ppt) Documents To Go®

Redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro; Tradução textual para melhor

compreensão das informações e auxílio nas tomadas de decisão.

Google Goggles Versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa;

Orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento à chefia;

Verificação e repasse de e-mails / Digitalização de correspondências físicas para envio ou arquivamento

online

Google Docs; Document Scanner

iOS é o nome do sistema desenvolvido pela Apple, empresa produtora do

microcomputador Mac. Ele foi desenvolvido especificamente para a aplicação no smartphone

da Apple, o iPhone. Atualmente, encontra-se em sua quarta geração, denominada iOS 4.2. Ele

foi desenvolvido a partir do Apple MacOS X, o sistema operacional dos desktops e notebooks

da empresa, sendo uma versão reduzida deste, adaptada para funcionar dentro das limitações

de memória e processamento dos smartphones. Apenas o aspecto visual foi recriado.

iOS

1 Lista de funções secretariais desenvolvida a partir da LEI Nº 7.377, DE 30 DE SETEMBRO DE 1985

que regulamenta a profissão de Secretariado Executivo. 2 Somente aplicativos Pagos. Lista obtida através da página do Android Market, disponível em <

http://www.android.com/market/>.

26

Este sistema operacional se apresenta como sendo uma antítese ao Android. Contrária

à Google, a Apple, optou por manter um maior controle sobre sua plataforma, impondo

restrições aos desenvolvedores e coordenando a distribuição de aplicativos (MORIMOTO,

2009). Além disso, o iOS não é um OS de código aberto, como seu concorrente. Apesar disso,

para aqueles que já possuem um aparelho da empresa, a atualização da versão anterior iOS 3,

para o iOS 4, atual, é gratuita e pode ser realizada através da página1

Este sistema é bastante difundido e utilizado em todo o mundo, como podemos ver

através do gráfico abaixo:

da empresa.

Figura 6 – Quota de Mercado de Sistemas Operacionais. Fonte: Admob Metrics

De acordo com Morimoto (2009), o grande atrativo deste sistema operacional é a

diversidade de aplicativos, apesar de sua distribuição ser restrita. A loja de aplicativos da

Apple se chama AppStore e tem um funcionamento próximo ao do Android Market, porém no

caso do iOS, a compra de aplicativos deve ser realizada exclusivamente através de sua loja,

sendo que estes não podem ser disponibilizados por terceiros (MORIMOTO, 2009). Existem

aplicativos gratuitos e pagos, porém antes de serem liberados para a loja, estes passam por

uma revisão e necessitam de aprovação.

A Tabela 2 demonstra quais aplicativos disponibilizados na AppStore contribuem para

as tarefas do profissional de Secretariado Executivo:

1 A página da Apple, relativa a seu sistema operacional é < http://www.apple.com/iphone/ios4/>.

Acesso em 8 de outubro de 2010.

27

Tabela 5 – Relação de Aplicativos do Ios VS. Funções de secretariado

Funções1 Resumo Aplicativos Ios2 Assistência e assessoramento direto a

executivos; Sincronia de agendas, contatos, tarefas. Calengoo; Organizer Registro e distribuição de expedientes e outras

tarefas correlatas;

Planejamento, organização e direção de

serviços de secretaria; Sincronia com SMS, redes sociais, e-mail e feeds.

SkyGrid, Free RSS reader Coleta de informações para a consecução de

objetivos e metas de empresas;

Interpretação e síntese de textos e documentos; Visualização e edição de documentos diversos (doc, xls e ppt)

Documents To Go® Premium

Redação de textos profissionais especializados,

inclusive em idioma estrangeiro; Tradução textual para melhor

compreensão das informações e auxílio nas tomadas de decisão.

iTranslate Versão e tradução em idioma estrangeiro, para

atender às necessidades de comunicação da

empresa;

Orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento à chefia;

Verificação e repasse de e-mails / Digitalização de correspondências físicas

para envio ou arquivamento online PDF Reader

Outros pontos fortes do iOS 4 são a capacidade multitasking, que permite que mais de

um aplicativo diferente seja executado ao mesmo tempo, além de seu teclado onscreen3

5.1.2. Formas de Conexão

,

sensível ao toque, que “funciona bem graças à combinação da boa sensibilidade da tela e

otimizações no software” (MORIMOTO, 2009).

Para que se possa fazer uso de toda essa tecnologia, é necessário que se encontre um

meio de se conectar a outras pessoas, com outros aparelhos, diferentes ou iguais, em

localidades distintas, tudo isso em um aparelho independente da ligação de fios.

Para isso, fazemos uso da tecnologia wireless que vem do inglês “sem fio”. Esta

tecnologia já se encontra extremamente difundida, antes mesmo do que se imagina. É comum

utilizar-se deste termo apenas para conexões à internet, porém a expressão wireless, por

1 Lista de funções secretariais desenvolvida a partir da LEI Nº 7.377, DE 30 DE SETEMBRO DE 1985

que regulamenta a profissão de Secretariado Executivo. 2 Somente aplicativos Pagos. Lista obtida através da página da AppStore, disponível em <

http://itunes.apple.com/us/genre/mobile-software-applications/id36?mt=8 3 Onscreen, do inglês “na tela”.

28

definição, já é muito mais ampla e se estende a todo aparelho que funciona a distância sem o

uso de fios, como o controle remoto da televisão por exemplo. A confusão supracitada está

relacionada ao termo Wi-Fi.

Estas duas tecnologias são muito referidas como sendo uma mesma, porém Wi-Fi é

uma das formas através da qual aparelhos wireless se comunicam (DAVIS, 2004). Wi-Fi

significa wireless fidelity (fidelidade sem fios) e, segundo Davis (2004, p.8) é “o nome usado

para um padrão ou protocolo wireless, usado para a comunicação sem fios, conhecido como

IEEE 802.11”. Esta forma de conexão é, atualmente, comumente presente em aparelhos

smartphones com o intuito de proporcionar a estes acesso à internet.

Porém esta não é a única forma de conexão sem fio de que se dispõe, e existem outros

protocolos mais específicos para a conexão celular. Estes diferentes protocolos, dadas as suas

características e capacidades foram agrupados em “gerações”. O gráfico abaixo apresenta a

exemplificação das tecnologias de segunda geração (2G) até a terceira geração (3G):

Figura 7 – Visão da evolução das tecnologias utilizadas nos modelos 2G a 3G. Fonte: Arokymari (2009).

Este trabalho não visa à explicação detalhada de cada uma destas tecnologias, mas

somente uma compreensão das diferenças e as capacidades destas de uma forma geral, útil ao

conhecimento secretarial, por isso, o foco será dado às diversas gerações:

29

1G – Primeira Geração. Segundo Yuan (2005), esta tecnologia é caracterizada por

aparelhos desenvolvidos apenas para transmissão de voz. Fazem uso de transmissão analógica

de sinais e os aparelhos da época eram grandes, pesados e caros. Este autor afirma ainda que

as redes e os aparelhos 1G já estão extintos na maior parte do mundo.

2G – Segunda Geração. Arokiamary (2009, p.5-1) afirma que “aparelhos de segunda

geração dispõem de mais facilidades e atrativos que seus antecessores”. O 2G faz uso de

tecnologias digitais, como TDMA, CDMA e GSM o que o torna mais seguro e menos

propenso a erros, visto que suporta técnicas de criptografia, relacionadas à segurança. Esta

forma de conexão também proporciona uma melhor qualidade na fala (AROKIAMARY,

2009).

Conexões 2G possibilitam o envio de texto além do envio de voz: o SMS – Short

Message Service (serviço de mensagens curtas) hoje é extremamente popular (DAVIS, 2005).

Outra possibilidade é o acesso à internet através de uma conexão discada disponibilizada pela

operadora, e de um micro browser WAP integrado ao aparelho.

2.5G – Segunda Geração e meia. Este padrão funciona através de uma estrutura de

envio de pacotes que mantém o aparelho sempre conectado a internet (YUAN, 2005). Isso

proporciona uma forma diferente e mais barata de cobrança, visto que o usuário paga pelo

tráfego de dados realizado, ao contrário do modelo 2G, onde a cobrança era feita através do

tempo de conexão. Além disso, a conexão é permanente, não sendo necessário aguardar a

discagem do modem para a conexão. Segundo Yuan (2005), o 2.5G suporta aplicativos

voltados à transmissão de dados como e-mail e MMS – Multimedia Messaging Service

(serviço de mensagens multimídia), além de acesso normal à internet.

3G – Terceira Geração. De acordo com Arokimary (2009, p.5-24),

“os sistemas 3G garantem um acesso sem fios eficiente com alta performance e qualidade. Estes adotam novos e inteligentes protocolos que visam atender às necessidades do usuário celular do mundo moderno. (...) Eles possibilitam facilidades na comunicação móvel multimídia global de uma maneira atraente”.

Estes protocolos1 diferenciados trazem a capacidade de grande tráfego de internet e

serviços de voz. Há o suporte a “Roaming2

1 Protocolos TD-SCDMA, W-CDMA e EDGE.

” e a tráfegos simétricos e assimétricos.

2 Roaming é “o termo técnico utilizado para denominar a utilização do sistema por usuários que estejam fora de seu sistema local. Por exemplo, um assinante de uma determinada área (Curitiba), quando utiliza seu

30

Bluetooth

Outra forma de se manter uma conexão wireless é através do uso da tecnologia

Bluetooth. Esta tecnologia possibilita a conexão entre aparelhos compatíveis, sendo desktops,

PDAs, notebooks ou smartphones através de uma conexão via rádio proporcionando uma

conexão de 1Mbps (megabits por segundo) em uma distância de 10 metros (AROKIAMARY,

2009). Dado esse limite na distância em que a conectividades se estabelece, dizemos que o

Bluetooth se enquadra na categoria WPAN (Wireless Personal Area Network) que é uma

categoria de conexões wireless pessoais, ou seja, aplicáveis a curta distância.

Isso proporciona a criação de conexões ad hoc locais. Assim, é possível que se realize

a transmissão de dados entre aparelhos sem custo algum, visto que não existe a necessidade

de se conectar a nenhum servidor externo. Yuan (2005) demonstra a utilidade desta tecnologia

dizendo que

“algumas aplicações de smartphones permitem que você detecte pessoas próximas a

você, possibilitando que se inicie um contato pessoal quando o perfil publicado por

esta pessoa atenda aos seus interesses. Alguns comércios (por exemplo, lojas de

varejo) fazem com que serviços Bluetooth lhe enviem cupons ou até conteúdo

multimídia enquanto você os visita”.

Assim podemos perceber como esta forma de conexão, de baixo custo, pode trazer

novas possibilidades, apesar de seu curto alcance. Uma das aplicações dessa tecnologia é

permitir a sincronização de dados de agenda, contados e e-mails entre o smartphone e um

desktop, de forma rápida, segura e sem custos.

Forma de acesso a um servidor remoto

Ao se fazer uso das diferentes formas de conexão, podemos ter, basicamente, duas

maneiras de acessá-las: através dos modos chamados “Pull” e “Push”. Cada um realiza o

acesso às informações de maneira diferente, sendo que suas características afetam a forma que

se usa a conexão e, até mesmo, o consumo de bateria (AROKIAMARY, 2008).

celular em outro Estado (Rio de Janeiro), ou mesmo em outra cidade do mesmo Estado (Foz do Iguaçu), está em roaming” (ZANIOLO, 2004).

31

O modo Pull (do inglês “puxar”) permite o acesso aos dados remotos, que podem ser

acessados ao se enviar uma requisição ao servidor. Este, ao perceber o que foi solicitado,

envia os dados pedidos. Tal serviço também recebe o nome de “on-demand”, ou seja, “sob

demanda” (AROKIAMARY, 2008). Isso significa que é necessário realizar Uplink1 e

Downlink2

Já no modo Push (do inglês “empurrar”) os dados são enviados periodicamente pelo

servidor, sem a necessidade de se realizar uma requisição. Dada a natureza do tratamento dos

dados, que são apenas recebidos (apenas Downlink), este modo tem um efeito positivo sobre o

consumo de bateria, que é menor.

para este tipo de conexão. Assim, realizando duas tarefas e dada a natureza destes

serviços, há um maior gasto de bateria.

Para saber quais os dados que são relevantes e que devem ser enviados, o servidor faz

uso de alguns artifícios, como o uso da memória Cache3

para a definição dos chamados Hot

Data Items, que são os itens mais comumente requisitados, e estas informações são, então,

periodicamente transmitidos pelos servidores (AROKYAMARI, 2008). A tecnologia push é

bastante usada hoje em smartphones da marca Blackberry, principal motivo pelo qual este

teve tanto sucesso no meio corporativo, pois permite que seus usuários mantenham-se

permanentemente conectados a seus e-mails e contatos.

5.1.3. Desvantagens e dificuldades no uso de smartphones

Apesar das vantagens do uso desta tecnologia móvel, ainda existem sérios problemas

que devem ser cuidadosamente considerados ante sua implantação empresarial.

Uma destas refere-se à conectividade. Apesar de estar em desenvolvimento e haver o

surgimento de uma tecnologia de quarta geração (4G), as conexões sem fio possuem menor

banda, em relação a conexões com fios e também estão mais sujeitas a desconexões.

Arokiamary (2008, p.6-1) afirma isso e completa dizendo que “Isto cria a necessidade de se

atender a alguns desafios, como garantir a disponibilidade de dados, apesar das desconexões”.

1 Uplink define-se como sendo a conexão onde dados são enviados da Terra para um satélite

(AROKIAMARY, 2008) 2 Downlink se refere à transmissão de sinais de um satélite para a Terra. (AROKIAMARY, 2008) 3 Cache é uma pequena memória que guarda os tipos de dados que são comumente utilizados pelo

usuário (AROKIAMARY, 2008) e, por isso, são aplicadas em diversas funções, dentre elas a tecnologia Push.

32

A disponibilidade do serviço também é um fator crítico, pois o serviço 3G, por

exemplo, ainda está em fase de implantação no Brasil e, portanto, algumas áreas podem não

ter acesso ou a conexão pode ter qualidade abaixo do esperado.

O mapa abaixo demonstra a cobertura 3G no país em Outubro de 2010. Percebe-se que

a maior parte dos estados brasileiros possui menos de 20% de seus municípios dispõe de

conexão de terceira geração. Apesar do número de acessos a banda larga já ser maior que os

acessos via modem1, a cobertura 3G no Brasil ainda é relativamente pequena.

Figura 8 – Cobertura 3G no Brasil em Outubro de 2010. Fonte: Teleco

Tabela 6 – Cobertura 3G no Brasil em Outubro de 2010. Fonte: Teleco

Região Municípios % Municípios População % População 11 e

2 SP Capital e SP Interior 137 21,2% 34.429.837 83,2%

33 RJ / ES 66 38,8% 17.454.332 89,5%

44 MG 120 14,1% 11.569.560 57,8%

55 PR / SC 59 8,5% 9.506.041 56,6%

56 RS 75 15,1% 7.784.214 71,3%

77 C. Oeste 59 8,7% 10.751.050 61,8%

88 Norte 25 5,5% 7.355.543 40,3%

99 BA / SE 39 7,9% 7.782.861 46,7%

110 Nordeste 198 18,3% 19.617.171 64,2%

Total 778 14,0% 126.250.609 65,9%

1 Fonte: Análise Huawei de Tecnologia Móvel (2009)

33

Apesar disso, as empresas de telecomunicação assumiram um compromisso de

aumentar consideravelmente esta cobertura nos próximos anos, como mostrado na tabela

abaixo.

Tabela 7 – Previsão de cobertura 3G nos próximos anos

Atender a Até abril de

50% dos municípios > 200 mil hab. 2011

municípios > 200 mil hab. 2012

municípios > 100 mil hab. 2013

50% dos municípios entre 30 e 100 mil hab. 2014

Fonte: Balanço Huawei de Tecnologia Móvel – 2009

Também é uma barreira à difusão da tecnologia dos smartphones, o alto preço dos

aparelhos e dos planos de dados para acesso a banda larga. No que se refere aos aparelhos,

apesar do custo ainda ser elevado, comprar em nível empresarial são mais viáveis, visto que

as operadoras brasileiras oferecem subsídio dependendo do tipo de plano pós-pago a ser

utilizado. O gráfico abaixo demonstra como aparelho iPhone (8Gb) da Apple possui uma

redução de até 45% de seu preço, dependendo do plano utilizado:

Figura 9 – Relação do preço do iPhone (8Gb) com os planos de compra. Fonte: Balanço Huawei de

Tecnologia Móvel – 2009

34

Apesar disso, segundo pesquisa da Anatel e Teleco, os planos de banda larga para

velocidades acima de 500Mb no Brasil, estão acima dos valores médios praticados em outros

países.

Tabela 8 – Relação entre Velocidade de Conexão e preço médio no Brasil

Velocidade Preço médio 300 Kbit/s R$ 54,9

500/600 Kbit/s R$ 84,9 1 Mbit/s R$ 119,9

Fonte: Balanço Huawei de Tecnologia Móvel - 2009

Outra dificuldade se refere à disponibilização do serviço destes aparelhos em relação à

bateria. Arokyamari (2008) chama atenção para o fato de que este é um problema a ser

discutido cuidadosamente e que o ideal é buscar uma forma de minimizar o consumo de

banda e energia nestes aparelhos. Deve-se considerar este fator na hora de escolher o aparelho

a ser usado, pois alguns deles possuem bateria interna, como o iPhone da Apple, que não

permite que se carregue mais de uma bateria para troca no caso de falta de energia

(MORIMOTO, 2009).

35

6. ANÁLISE E DISCUSSÃO

Com os dados obtidos a partir do questionário, foi possível realizar algumas avaliações

acerca do conhecimento e da opinião dos graduandos de Secretariado Executivo Trilíngue da

Universidade Federal de Viçosa.

Todos os alunos participantes afirmaram conhecer o que seria um smartphone, sendo

que a maioria (61%) conhecia a definição do que seria este aparelho. Também foi dominante

o número de pessoas que tinha conhecimento de pelo menos um dos termos “portabilidade” e

“mobilidade”, relacionados a esta tecnologia. Dos 44 respondentes, apenas uma pessoa

afirmou desconhecer ambos. Isso demonstra que os participantes possuem uma base sobre os

conhecimentos básicos acerca desta tecnologia, o que pode auxiliar na construção de novos

conhecimentos considerado por Yuan (2005) bastante úteis para a vivência da sociedade

moderna.

A totalidade dos participantes possui um aparelho celular. Com base nestes dados,

analisou-se o conhecimento dos investigados em relação a seus próprios aparelhos. Dessa

forma, constatou-se que 50% afirmaram conhecer todas as funções de seus aparelhos. Mesmo

sendo esta noção um fator positivo, a quantidade de respondentes que não sabem usar o

aparelho ainda se apresenta como algo negativo, visto que ideal seria que a maioria

demonstrasse interesse pelo dispositivo comprado, valorizando, assim, seu investimento.

Yuan (2005) reforça tal consideração quando afirma que “muitas pessoas utilizam seus

smartphones (...) como simples aparelhos celulares para comunicação de voz. Isso se deve ao

fato de que eles nunca exploraram seus aparelhos além da interface simplista de ‘telefone’”.

36

Conhecer as funções básicas de seu aparelho, bem como as terminologias citadas nas

respostas anteriores é algo essencial e deve ser levado em consideração durante o processo de

escolha do equipamento, como demonstrado por Khawand (2007), o qual sugere que a

utilização e escolha de um aparelho podem ser tarefas muito mais simples, a partir do

momento que se conhece a ferramenta com a qual está lidando.

Quando questionados em relação às características específicas de seus celulares, o

número de pessoas que afirmou ter total ciência destas caiu para 20% dos participantes. Esse

resultado apenas reforça aquele obtido com a questão anterior, mostrando a existência de um

grupo que possui uma boa noção dos aparelhos que possuem, porém apenas em relação às

funções mais simples dos aparelhos.

Este conhecimento é desejável em profissionais de Secretariado Executivo,

considerando que pode ajudá-los a superar as barreiras à implantação de smartphones,

previamente mostradas neste trabalho e por Arokyamari (2008). Para exemplificar, a falta de

conhecimento sobre as formas de conexões de um equipamento poderá levar à compra de um

aparelho 3G para uso em uma área que ainda não possui cobertura, ou a compra de um

aparelho cujo tempo de vida da bateria é insuficiente considerando-se o tempo de uso dos

aparelhos. De acordo com o que foi dito pelo autor acima, existe uma necessidade de se

manter a disponibilidade dos dados, bem como do serviço do aparelho para que seu uso seja

viável. A pequena quantidade de pessoas que apresenta esse tipo de conhecimento específico

pode se tornar, portanto, uma barreira, a partir do momento em que estes fatores não serão

considerados da maneira correta no momento da compra, o que pode gerar diversos

desconfortos durante o uso do aparelho, prejudicando sua implementação em determinada

empresa, pois, como mostrado anteriormente, o Secretário Executivo pode ser o profissional

responsável por esta tarefa, além de ser “uma extensão do executivo em termos de tempo e de

aspectos técnicos” (OLIVEIRA, 2002).

Também foi avaliado o critério de escolha dos aparelhos pelos participantes. Neste

quesito, as duas repostas predominantes foram, respectivamente, as funções do aparelho

(36%), as próprias necessidades individuais, enquanto usuários (30%) e preço (25%), sendo

que outras opções como beleza (5%) e publicidade (nenhum voto) em torno do aparelho

tiveram um mínimo de votos. Isso demonstra uma inclinação para o lado da praticidade por

parte destes graduandos, porém, em contrapartida, considerando-se a falta de planejamento já

constatada durante a realização deste investimento, pode-se presumir que a grande escolha

37

pelas funções se baseia em uma possibilidade incerta de uso destas, ou ainda na obtenção de

status através da posse de um aparelho mais completo. Enquanto a característica da busca pela

praticidade é extremamente desejável dentro do ambiente corporativo, a falta de planejamento

na compra, resultante em funções inúteis, aparece como sendo negativa, pois o investimento

em aparelhos cujas funções não serão devidamente aplicadas implica em prejuízo para a

empresa. Observando as contribuições de Khawand (2007) em relação à opção pelas funções,

capacidades e aplicativos adequados, se alcançará o custo-benefício mais próximo do que se

deseja quanto possível. Essa situação dos conhecimentos cria uma dualidade a ser observada e

considerada por estes futuros profissionais.

Mesmo considerando que uma alta percentagem dos respondentes não conhece sequer

os próprios aparelhos, mais da metade (55%) dos participantes declararam estar aptos a

utilizar estes em seu ambiente profissional. Mais especificamente, dentre todos aqueles que

possuem conhecimentos sobre seus celulares, apenas 2% declararam não estar aptos a

trabalhar utilizando este tipo de equipamento. Esta declaração reflete uma confiança dos

usuários em seus conhecimentos, o que pode ser de valia ao se considerar a necessidade

destes de entrar em contato com esta nova ferramenta de trabalho, já que, algumas pessoas

não estão acostumadas a utilizar a tecnologia em seu favor (SABINO e ROCHA, 2004)

mesmo vivendo em meio a esta.

Também foi disponibilizada uma lista com vários termos utilizados no decorrer deste

trabalho que podem ter contato, em maior ou menor nível, com a atuação do Secretário

Executivo usuário de smartphones. O foco desta questão foi identificar o conhecimento que se

possui sobre determinadas tecnologias, mesmo aquelas em que seu uso pode ser feito através

de outros equipamentos além de smartphones. Assim, buscou-se traçar um panorama do

conhecimento básico de diversas tecnologias que podem ser empregadas de diversas formas,

não apenas em aparelhos móveis.

Dentre estas, apenas o item “e-mail” foi marcado por 100% dos respondentes, o que

provavelmente se deve ao fato de ser uma ferramenta de uso comum também em desktops. O

SMS, que seria o análogo do e-mail adaptado para a telefonia celular também esteve entre os

mais conhecidos, sendo escolhido por 98% dos participantes, porém o MMS, capaz de envio

de conteúdos multimídia foi marcado em apenas 20% das respostas. Dentre os demais itens,

os mais votados foram Wi-Fi (89%) e digitalização de documentos (82%). Dentre os menos

escolhidos aparecem OCR (5%) e Push (2%).

38

Figura 10 – Gráfico de conhecimentos. Fonte: Resultados da pesquisa.

A partir destes dados, percebe-se o conhecimento de tecnologias em suas “formas

básicas”, porém não aquelas que poderiam servir como complementares. Por exemplo: A

relação complementar entre SMS e MMS, visto que o segundo traz capacidades de envio

rápido de conteúdos multimídia como vídeos e fotos, com a mesma facilidade que se envia

um texto; a complementaridade entre digitalização e o OCR, que permite o a transformação

de um texto digitalizado em texto passível de edição, possibilitando alterações em

documentos já impressos. Isso mostra que existe uma necessidade de aprofundamento no uso

de tecnologias já existentes há algum tempo e que poderiam aperfeiçoar a realização de

diversos serviços, além de abrir novas possibilidades para a realização de tarefas comuns

conforme declarado por Laudon e Laudon (2005, p.18) e Sabino e Rocha (2004, p.99).

Além disso, outros termos essenciais ao trabalho com tecnologia móvel como Push e

sincronização de dados, WAN e WAP receberam uma votação menor. Estas tecnologias se

apresentam como sendo elementares à boa aplicação do uso de smartphones em diversas

funções, inclusive BI e SIG, como demonstrado anteriormente, pois atuam como forma de

conexão entre o dispositivo e o Data Warehouse, por exemplo (REGINATO, 2007 e

AROKYAMARI, 2008). A capacidade de se aplicar bem estas ferramentas produz resultados

claramente superiores, como mostrado1

1 Ver Tabela 5.

por Reginato (2007) no que se refere ao Business

Intelligence.

39

Não obstante, dentre as opiniões marcadas, os participantes declararam utilizar muito

ou frequentemente as terminologias que marcaram (91%). A partir destas informações,

confirma-se a empregabilidade destes recursos bem como o fato de que um maior

conhecimento sobre estes possibilitaria uma melhora em seu emprego ao “reprojetar e

remodelar organizações, transformando a estrutura, o escopo de operações, os mecanismos de

controle e de apresentação de relatórios, as práticas de trabalho, os produtos e os serviços”

(Sabino e Rocha, 2004 p.99).

Sendo assim, apesar de existir um grupo que conhece, em diversos níveis, as

terminologias acerca do assunto, percebe-se que, para a aplicação do smartphone enquanto

ferramenta de trabalho pode se fazer necessário o treino destes profissionais, tornando-os

capazes de aprender e empregar efetivamente todas estas técnicas e tecnologias emergentes.

Prevendo esta possibilidade, também foi avaliada a receptividade destes a novas ferramentas e

procedimentos. Foi observado que, quando em necessidade de aprender novos procedimentos

para realização de tarefas já costumeiras, um total de 64% dos participantes afirmou não ter

dificuldades, e dentre estes, 89% afirmaram também não sentir qualquer dificuldade na

adaptação a novas tecnologias. Considerando a totalidade das respostas, foi notado que existe

uma dificuldade maior com relação à aceitação de novas tecnologias (36% apresentam

dificuldades) em comparação à concordância com novos procedimentos (20% apresentam

dificuldades). O restante dos respondentes declarou ser indiferente a este tipo de situação; no

que se refere a tecnologias houve 6% de indiferença e com relação a procedimentos um total

de 15%. Em se tratando de uma tecnologia mais recente, esse fator é de extrema importância,

como levantado por Sabino e Rocha (2004, p.99), quando afirmam que

“Se por um lado a tecnologia agilizou o processo produtivo e desfez

fronteiras na comunicação, ao mesmo tempo trouxe novos desafios para os profissionais. A atualização contínua é condição imperativa para a empregabilidade".

Assim, a análise destas questões mostra que a maioria dos participantes, no geral, está

disposta a participar de treinamentos e mudanças de rotinas para a implantação de novas

ferramentas de trabalho. Mesmo assim, percebe-se que nas respostas mostrando dificuldade

ou indiferença, a aceitabilidade de novas tecnologias ainda é consideravelmente menor que a

aquiescência a novos processos.

40

Em termos específicos, quando pensamos apenas nas pessoas que têm dificuldades

com novas tecnologias, vemos que mais da metade destes são os usuários que não conhecem

bem seus aparelhos (56%). Isto demonstra que esta dificuldade no primeiro contato com

novos aparelhos tem reflexo sobre o aproveitamento destes, podendo gerar uma influência

direta na eficiência deste profissional.

Com vistas a tentar delinear como se dá o preparo destes futuros profissionais dentro

do ambiente da Universidade Federal de Viçosa, no que tange aspectos tecnológicos, estes

foram questionados sobre o conteúdo das aulas durante seu período de graduação, onde 61%

afirmaram ter ouvido algo sobre qualquer uma das tecnologias mencionadas nas perguntas

anteriores, ao passo que o restante (39%) afirmou não ter ouvido qualquer coisa sobre o

assunto. Dentre os primeiros, 51% dos que alegaram ter ouvido algo sobre o assunto julgaram

que o conteúdo das exposições foi considerado relevante. Já dentre aqueles que disseram não

ter tido contado com este tipo de informação, 70% afirmaram sentir falta da abordagem deste

assunto dentro de sala de aula, o que denota ciência da importância deste tipo de

conhecimento para o profissional de Secretariado Executivo, proporcionando a este os

conhecimentos sociotécnicos citados por Laudon e Laudon (2005).

Considerando as opiniões dos participantes com relação aos smartphones, observou-se

que este conhecimento é visto como necessário ao profissional de secretariado por 100% dos

participantes. Assim, é possível perceber que, mesmo não tendo noções de como estes

aparelhos podem realmente vir a ser úteis, ou ainda, no caso de alguns, não sendo favoráveis à

adoção de novas tecnologias, todos os participantes da pesquisa reconhecem que esta

ferramenta apresenta novas possibilidades que podem ser úteis ao profissional da área.

Quando questionados sobre os efeitos da mobilidade, os participantes revelaram ter

posicionamento positivo ao uso de uma ferramenta de trabalho dentro e fora do ambiente

empresarial (86%). O que caracteriza uma visão geral positiva com relação à implantação de

smartphones como ferramenta de trabalho. Apesar disso, deve-se atentar para o fato de que

levar trabalho para casa através de um aparelho móvel pode ser desvantajoso, e isto deve ser

cuidadosamente considerado, pois, segundo Sabino e Rocha (2004) a conciliação entre o

profissional e o pessoal é uma grande dificuldade que se tem atualmente, que pode levar não

apenas à improdutividade, bem como ao estresse, tendo efeito sobre a saúde física e mental do

profissional de Secretariado Executivo.

41

Com o propósito de complementar esta observação, também foram votadas quais as

principais funções1 de um profissional de secretariado executivo em que smartphones

poderiam ser bem aplicados. Observou-se que a maioria dos votos foi direcionada às opções

“Coleta de informações”, escolhida por 86% dos participantes e “recebimento, avaliação e

seleção de correspondências eletrônicas – e-mail” que obteve a mesma percentagem. Em

contrapartida, redação e o recebimento, avaliação e seleção de correspondências físicas foram

os que obtiveram menor número de votos, obtendo respectivamente 8% e 7% destes.

Figura 11 – Gráfico de funções secretariais. Fonte: Resultados da pesquisa.

Não obstante, neste trabalho foram mostrados diversos aplicativos para ambos os

sistemas operacionais mais utilizados na atualidade que podem tornar mais fácil ou ainda

simplesmente trazer mobilidade à realização de praticamente todas estas tarefas2

1 Lista de funções secretariais adaptada da lei 9.261 de 10/01/96 que regulamenta a profissão de

secretariado executivo.

. Apesar

disto, opções como “versão e tradução de documentos estrangeiros” foram menos escolhidas,

provavelmente, devido ao desconhecimento das possibilidades criadas por estas aplicações.

Ainda assim, é necessário prestar atenção a este ponto e fazer com que estes graduandos

2 Ver tabelas 1 e 2.

42

possuam uma mentalidade mais receptiva a estas possibilidades, pois a tecnologia móvel está

abrindo novas janelas para serviços baseados na rede (KALAKOTA, 2002), bem como novas

possibilidades e vantagens para o trabalho colaborativo (LAUDON e LAUDON, 2005;

SABINO e ROCHA, 2004)

Dessa forma, percebe-se que também ainda há a necessidade de se criar uma cultura,

entre estes graduandos, que busque por novos meios e softwares de realizar as tarefas já

comuns, visando as novidades que se apresentam, como a mobilidade, no caso de

smartphones e o aumento da eficiência e eficácia no ambiente de trabalho.

43

7. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Smartphones são ferramentas passíveis de adaptações aos diferentes ambientes de

trabalho e isso pôde ser observado neste trabalho. Com isso conclui-se que sua aplicabilidade

dentro do ambiente empresarial já pode ser uma realidade e pode ser extremamente válida no

futuro, considerada a sua aplicação correta, e o cuidado na escolha do equipamento.

O fato de haver atualizações de tempo em tempo nos sistemas operacionais possibilita,

assim como em um desktop, melhorar a qualidade da ferramenta sem haver gastos na troca de

hardware, o que resulta em redução de gastos. Além disso, a ampla e constantemente

crescente disponibilização de aplicativos, além da possibilidade de uso de código aberto para

criação de softwares próprios, traz um leque completamente novo de possibilidades que pode

e deve ser explorado a fim de inovar na realização de tarefas costumeiras bem como

desenvolver novos procedimentos para agilizar o trabalho na empresa como um todo. A

possibilidade de integração destes aparelhos diretamente às ferramentas de SIG e BI tornam

possível a dispersão e acessibilidade às informações em qualquer ambiente, o que pode ser

favorável à tomada de decisões, mesmo em situações externas à empresa em que se trabalha.

Ainda existem dificuldades a se superar como a pequena cobertura 3G no Brasil, o

problema do consumo de bateria e principalmente o preço, mas a tendência conforme

mostrado, é que estes problemas se reduzam consideravelmente nos próximos anos.

Assim, também se pode concluir que, quando os atuais graduandos chegarem ao

mercado, pode ser que estes sejam os responsáveis por disseminar o uso de smartphones no

ambiente de trabalho. Porém também se observa que, para isso, é necessário pôr em prática a

disponibilidade que estes afirmam ter com relação a tudo que é novo, de forma a procurar e

44

implantar novas formas de trabalho, não apenas esperar que isto seja imposto pela

necessidade da empresa, sendo agentes de mudança no ambiente de trabalho.

Notou-se uma base de conhecimentos bastante básica com relação às diferentes

tecnologias aplicadas, bem como um interesse ainda pequeno em relação aos aparelhos

pessoais, porém sendo apresentada uma base boa para o futuro treino dentro da empresa, ou

para busca de conhecimentos dos profissionais por vontade própria, considerando a

importância dada por estes a esta noção.

7.1. SUGESTÃO DE PESQUISA

Após a conclusão deste trabalho, notou-se que os avanços da tecnologia trazem a

possibilidade de um novo paradigma que deve ser estudado mais a fundo, não apenas no uso

de smartphones, como também em outros aparelhos. Visando incrementar o conhecimento

tecnológico destes profissionais, é válido sugerir tanto o aprofundamento deste estudo em

questão, bem como o estudo de diversos outros aparelhos similares já disponíveis no

mercado, como os Tablets. Também se sugere um estudo de como são empregadas as

ferramentas atuais no secretariado, como o desktop, analisando se estes são bem empregados e

se os profissionais da área possuem todo o conhecimento para lidar com estes, afinal, é

necessária uma base da tecnologia atual para que se possa realizar o salto para a próxima

geração de ferramentas aplicadas ao secretariado executivo.

45

8. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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http://www.buscalegis.ccj.ufsc.br/revistas/index.php/buscalegis/article/viewFile/8419/7985�

48

9. APÊNDICE

49

9.1. QUESTIONÁRIO APLICADO

52

A questão anterior direciona o respondente para outras questões, dependendo de sua resposta.

Caso responda SIM, a questão seguinte será:

Caso responda NÃO, a questão seguinte será:

A partir deste ponto, todos os questionamentos que se seguem são os mesmos para todos

respondentes, novamente:

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