Tatiana - Relatorio Final Prática - Arq. Sedu
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UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPIRITO SANTO - UFES
CENTRO DE CIÊNCIAS JURÍDICAS E ECONÔMICAS - CCJE
DEPARTAMENTO DE ARQUIVOLOGIA
TATIANA DE JESUS DOS SANTOS
RELATÓRIO DE PRÁTICA EM ARQUIVO I
Vitória 2014/1
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TATIANA DE JESUS DOS SANTOS
RELATÓRIO DE PRÁTICA EM ARQUIVO I
Relatório apresentado para avaliação na
disciplina de Prática I, período 2014/1 do
curso de Arquivologia, ministrada pelo
professor Inaldo Conceição.
VITÓRIA 2014/1
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SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 4
2.1. ÁREA DE ESTÁGIO ........................................................................................................................ 5
2.2. ESPAÇO FÍSICO, CLIMATIZAÇÃO, SEGURANÇA E ACESSIBILIDADE................................................ 6
2.3. SERVIÇOS PRESTADOS AOS USUÁRIOS E À COMUNIDADE .......................................................... 9
2.4. ACERVO ...................................................................................................................................... 9
2.5. RECURSOS HUMANOS............................................................................................................... 10
2.5. RECURSOS HUMANOS............................................................................................................... 11
2.6. LEGISLAÇÃO. .............................................................................................................................. 12
3. CARACTERIZAÇÃO DAS ATIVIDADES REALIZADAS ............................................................................ 13
3.1. PRIMEIRA ETAPA (20 horas) ....................................................................................................... 13
3.2. SEGUNDA ETAPA (50 horas) ....................................................................................................... 14
3.2.1 PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL E TRATAMENTO. ..................................................... 17
3.3. TERCEIRA ETAPA (10 horas) ....................................................................................................... 18
3.4. QUARTA ETAPA (15 horas) ......................................................................................................... 19
3.5.1 Visita técnica GED. ............................................................................................................... 20
4. SUPORTE PARA A SOLUÇÃO DE PROBLEMAS DURANTE O ESTÁGIO ................................................. 20
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................................................... 22
6. REFERÊNCIAS ................................................................................................................................... 23
7. ANEXOS............................................................................................................................................ 24
7.1. ORGANOGRAMA GERAL DA SECRETÁRIA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO................................. 24
7.2. REPRESENTAÇÃO DO AXIOMA ................................................................................................... 25
7.3. LAYOUT DO ARQUIVO ESTRUTURADO ....................................................................................... 26
7.4. FOTOS ........................................................................................................................................... 27
7.4.1. Foto 1 ..................................................................................................................................... 27
7.4.2. Foto 2 ..................................................................................................................................... 28
7.4.3. Foto 3 ..................................................................................................................................... 29
7.4.4. Foto 4 ..................................................................................................................................... 30
7.4.5. Foto 5 ..................................................................................................................................... 31
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1. INTRODUÇÃO
O local escolhido para a realização do estágio supervisionado foi o Arquivo da
Secretária de Educação do Estado do Espírito Santo, é um órgão público na
área da educação com o objetivo de formular e implementar as políticas
públicas estaduais que garantam ao cidadão o acesso à educação; e a
implementação da educação profissional de vários níveis. Situada na Rua Dr.
Vicente Burian, S/N, Jardim Limoeiro – Serra.
A data de início do estágio foi no dia 02 de maio de 2012, e seu término foi dia
11 de junho de 2012, com 120 horas no total.
O profissional coordenador, responsável pela Unidade de Informação, é o
profissional Fernando Azevedo Becalli, portador do registro profissional nº
000143-ES.
Da estrutura do local, pude conhecer sua área, seu espaço físico, sua
climatização, segurança e acessibilidade, acervo, recursos humanos e serviços
prestados aos usuários.
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2. CARACTERIZAÇÃO DO CAMPO E DA ÁREA DE ESTÁGIO
2.1. ÁREA DE ESTÁGIO
O Arquivo da SEDU é responsável por recebimento, guarda e
salvaguarda da documentação textual produzida pelas Superintendências
Regionais que por sua vez, recebem documentação das escolas e instituições
de modalidades de educacional, relacionadas à vida funcional dos servidores
em âmbito administrativo e magistério, com designação a nível efetivo e
temporário (Designação Temporária Administrativo e Designação Temporária
Magistério), essa documentação é apresentada em forma de processos
contendo uma sequência numérica de oito dígitos, envolto por uma capa
personalizada, gerenciada pelo Sistema Eletrônico de Protocolo.
O arquivo tem sobre sua responsabilidade um Acervo documental textual
considera pela SEDU como permanente, e apresenta necessidade de
tratamento documental, no que diz respeito ao Sistema de Arranjo dessa
documentação, que possui constantes solicitações dos servidores
aposentados, os servidores buscam benefícios e bonificação por tempo de
serviço, e os servidores que estão próximos a se aposentar. A documentação
necessita de cuidados referentes à Preservação e Conservação, de acordo
com a lei 8159/1991:
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e o de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. (...) Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.
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Tem como missão coordenar e desenvolver a política e a gestão arquivística de
documentos da Secretária do Estado do Espírito Santo, visando agilizar o
acesso às informações produzidas, contribuindo para a sua eficiência
administrativa. Essa missão se intensifica com o advento da lei 12.527/2011,
que orienta:
Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.
2.2. ESPAÇO FÍSICO, CLIMATIZAÇÃO, SEGURANÇA E ACESSIBILIDADE
O Arquivo da Secretária de Educação do Estado do Espírito Santo, é um órgão
público na área da educação com o objetivo de formular e implementar as
políticas públicas estaduais que garantam ao cidadão o acesso à educação; e
a implementação da educação profissional de vários níveis. Situada na Rua Dr.
Vicente Burian, S/N, Jardim Limoeiro – Serra.
O Arquivo não possui uma sede própria, e devido a esse fator, é locatário de
um galpão para fins industriais, que foi adaptado para receber o arquivo, e que
permanece muito distante da sede administrativa (descentralizado) falta uma
política voltada para a gestão documental. As condições ambientais do galpão
não são as ideias para manter um arquivo dessa proporção, a iluminação do
local é precária, por ser um galpão muito auto alguns corredores do arquivo em
determinados momentos do dia temos poça luminosidade, dificultando a
visualização da localização dos processos nas caixas. Não existe controle da
temperatura, tão pouco da umidade relativa do ar, fazendo com que os
documentos em geral sofram variações bruscas de temperaturas, em sua
maioria muito alta.
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O grande problema do galpão está relacionado à falta de estrutura física para
abrigar esses setores supracitados e principalmente um setor como o Arquivo
que, devido à grande quantidade de documentos armazenados.
As instalações hidráulicas, bem como as elétricas, não dão garantia nenhuma
de segurança. Verificam-se alguns vazamentos nas pias e vasos sanitários,
sendo que alguns se encontram interditados, a infiltrações devido a chuvas. O
sistema de combate a incêndio possui detector de fumaça que está desativado,
e foram alocado extintores de incêndio, porém foram feitas substituições de
extintores a base de água sendo apenas dois a base de gás, próprio para
combater incêndio em arquivo que possui um grande acervo documental de
suporte em papel, no total são dez extintores que contempla toda a estrutura
física do arquivo, e apenas três são de pó químico.
O sistema de iluminação também é precário, algumas lâmpadas encontram-se
muito distante fazendo com que a iluminação inadequada, o que torna o
ambiente com pouca luminosidade úmido, propenso à ação de insetos e
microrganismos.
Ocorre também, no período da tarde, forte incidência de raios solares .
Todo o relato acima demonstra a falta de cuidados adequados com a
documentação sob a guarda da Administração da SEDU, o que dificulta o
acesso aos mesmos pelos usuários. De acordo com Pereira (2003, p. 16):
O acesso ao documento de arquivo conduz ao reconhecimento da sua importância pelos usuários. Para que esse acesso ocorra a longo termo é preciso que os respectivos programas de preservação e conservação sejam implementados, através da elaboração das políticas de preservação e conservação à luz da legislação nacional sobre os arquivos abrangido todos os suportes de informação.
Embora exista armazenada grande quantidade de material bastante inflamável
no local, existe apenas uma saída de emergência, e não possui porta corta-
fogo, e os extintores são considerados pouco pelo volume documental
existente. Cabe ainda ressaltar que, até o momento, não foi realizado nenhum
tipo de treinamento com os servidores locais para que, em caso de
emergência, eles saibam se portar utilizando os extintores disponíveis.
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O local dispõe de uma única entrada e o acesso às dependências do arquivo e
a entrada para o escritório se dá por uma escada. A partir dessa problemática
foi despertada a atenção para a inacessibilidade para usuários que possua
algum tipo de deficiência, que por sua vez tem o acesso a órgãos público
garantido pela Lei Nº 10.098 de 19 de dezembro.
Art. 11. A construção, ampliação ou reforma de edifícios públicos ou
privados destinados ao uso coletivo deverão ser executadas
de modo que sejam ou se tornem acessíveis às pessoas portadoras de
deficiência ou com mobilidade reduzida.
I – nas áreas externas ou internas da edificação, destinadas a garagem
e a estacionamento de uso público, deverão ser reservadas vagas
próximas dos acessos de circulação de pedestres, devidamente
sinalizadas, para veículos que transportem pessoas portadoras de
deficiência com dificuldade de locomoção permanente;
II – pelo menos um dos acessos ao interior da edificação deverá estar
livre de barreiras arquitetônicas e de obstáculos que impeçam ou
dificultem a acessibilidade de pessoa portadora de deficiência ou com
mobilidade reduzida;
Tendo em vista que o arquivo tem que dispor de condições de acesso a todos
quantos quiserem fazer uso das informações nele contidas, verifica-se a
ausência de rampas de acesso aos portadores de necessidades especiais com
dificuldades de locomoção.
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2.3. SERVIÇOS PRESTADOS AOS USUÁRIOS E À COMUNIDADE
O Setor de Arquivo atendem os usuários por intermédio dos setores da SEDU,
as Secretárias, e das Superintendências Regionais. A maioria dos usuários são
os próprios servidores, que entram em contato com a SEDU, que solicita a
documentação (processo) para o arquivo, por meio de correio eletrônico e via
telefone, a expectativa de resposta é considerado hábil, pois o setor depende
também da utilização de veículos para o transporte da documentação, que por
sua vez é liberada pela Administração Geral da SEDU, que fazem a entrega e
recebimento de processos, no que se referem às contratações temporárias,
tempo de serviço, prestação de serviço, prestação de contas, frequência de
servidores, higienização de documentos, e presta assistência técnica às 11
Superintendências Regionais de Educação (SREs) através da Comissão
Setorial de Avaliação de Documentos (CADS) utilizando como ferramenta o
Programa de Gestão Documental (PROGED) do Estado do Espírito Santo.
2.4. ACERVO
O acervo do arquivo da SEDU possui documentação da fase Corrente e
permanente.
Arquivo corrente: Documentação contida em processos referente a contração
do servidor em Designação Temporária – DTA e Designação Temporária
Magistério – DTM
Arquivo Permanente: guarda de documentos da vida funcional dos servidores.
QUANTITATIVO DO ACERVO: Existe atualmente uma média de 23.400 caixas
com documentos em custódia do Setor de Arquivo. O que equivale a 21.060
metros lineares de documentos. Sendo que:
Arquivo Corrente: Possui 18.720 caixas, equivale a 16.848 metros
lineares.
Arquivo Permanente: Possui 4.680 caixas, equivalente a 4.212 metros
lineares.
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Arquivo Permanente - SEDU:
A pesquisa foi realizada no Fundo Secretária de Educação, composto
pelos seguintes documentos considerados permanentes:
Quadro Demonstrativo de Profissional;
Ficha de Empenho;
Folha de Ponto Servidor
Ficha de Frequência;
Ficha Funcional Efetivo;
Ficha de Monitor
Folha de Pagamento,
Folha Financeira – FGTS, Apuração Contábil
Boletim de Frequência;
Salário Família;
Contratos;
Portarias;
Ordem de Serviços;
Boletim de Arquivamento;
FAFABES;
Atestados Médicos;
Licença Médica;
Quadro demonstrativo de escolas singulares.
*As informações em negrito já passaram ou estam sendo realizados
intervenções, tratamento de preservação e conservaçao.
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2.5. RECURSOS HUMANOS
Quanto aos servidores lotados no arquivo, encontram-se neste setor, 18
servidores, de diversos vínculos, sendo estes:
QUADRO DE SERVIDORES
QUNT. CARGO DESIGNAÇÃO
1 Supervisor DT - Cargo Comissionado;
1 Assistente Administrativo DT – Cargo Comissionado
2 Assistente Administrativo Efetivo
1 Arquivista DTA;
8 Assistentes Administrativos DTA
5 Estagiários do curso de
Arquivologia
Estágio
*DT= Designaçao Temporária; DTA= Designaçao Temporária Administrativa.
A princípio pode-se pensar que existem muitos servidores lotados no setor,
mas se levarmos em consideração o fato de que: verifica-se a existência de
uma grande quantidade de servidores estagiários, ou mesmo de cargo de
confiança, que se configuram em mão de obra temporária; a quantidade de
serviços prestados, qualifica ao arquivo como arquivo geral da SEDU, e em sua
maioria a acumulo de serviço para o mesmo servidor.
Existe ainda a imperícia no manuseio e no restauro da documentação
permanente do arquivo, onde alguns servidores utilizam alimentos próximos à
mesa onde se encontra a documentação que está passando por higienização,
fumante não toma o cuidado de higienizar as mãos para utilizar a
documentação independente da fase documental.
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2.6. LEGISLAÇÃO.
LEGISLAÇÃO
LEIS ESTADUAIS
LEIS FEDERAIS
Plano de Classificação e
Tabela de Temporalidade
De Documentos da
Administração Pública
do Estado do Espírito
Santo – Atividade Meio.
Manual de Gestão
Documental do Estado
do Espírito Santo
Leis e Decretos
Lei Federal nº 8.159, de 8
de janeiro de 1991.
Portaria nº 39-R de
06.07.2011 - Normatiza
o uso do manual de
Gestão Documental;
Lei 12.527, de 18 de
novembro de 2011.
Legislação editada pelo
CONARQ.
Decreto processo
aquisição Proged.
Membros Comitê Seger;
Decreto nº 7.845, de 14
de novembro de 2012.
Regulamenta
procedimentos para
credenciamento de
segurança e tratamento de
informçaõ classificada.
Decreto nº 1.522-R, de 10
de outubro de 2005.
Lei nº 6.684, de 24 de
maio de 2001;
Lei 8.159, de 08 de janeiro
de 1991
Decreto nº 17 – R, de 10
de março de 2007.
Decreto 998 - R de
05.02.2002 - Prazo de
tramitação de
processos;
Lei nº 12.965, de 23 de
abril de 2014.
PORTA I Nº 60-R, de 27
agost de 200 9
Conselho Nacional de
Arquivos: Resolução nº
5, 6, 7, 14 e 20.
Lei nº 9.800, de 26 de
maio de 1999.
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3. CARACTERIZAÇÃO DAS ATIVIDADES REALIZADAS
3.1. PRIMEIRA ETAPA (20 horas)
Essa etapa foi destinada ao conhecimento orgânico-funcional da Unidade de
Informação (Arquivo Geral da SEDU), diagnóstico da situação em que se encontra o
acervo e como são coletados os dados de usuário do arquivo.
A atividade do estágio está voltada para a documentação considerada pela
SEDU como permanente, o acervo encontra-se sem quadro de arranjo. Foi
realizado um calendário específico, pois precisaria atender a funcionária Regina
Scheppa que acompanharia as atividades, e as atividades acadêmicas da aluna.
A data escolhida para inicio do estágio supervisionado foi o dia 12 de maio de 2014
com previsão para finalização 12 de junho de 2014, mas foi preciso prorrogar o
prazo de finalização para o dia 25 de julho de 2014, onde será finalizada a execução
das atividades programada.
Nesta etapa a estagiária teve contato com todas as principais atividades que o
arquivo na fase corrente está realizando, recebimento de processos, arquivamento,
anexação no banco de dados do Sistema Eletrônico de Protocolo, a criação de
dossiê.
O Arquivo da SEDU funciona das 08:00h ás 12:00h e de 13:00h ás 17:00h
atendendo diversidades de públicos.
É utilizada como instrumento de coleta de dados de usuários do arquivo guia
de desarquivamento, que nesse caso são os e-mails de solicitação que o servidor
encaminha para o arquivo. Após o desarquivamento, é anexada uma ficha de
controle de arquivamento e desarquivamento, é preenchido o Boletim de
Andamento, indicando o solicitante, o setor, data, e responsável pelo envio, e
recebimento no setor de destino.
Para o recebimento de processos, o procedimento começa em verificar a
procedência da S.R.E, efetuar a separação dos setores SUPET, GA, GRH,
Almoxarifado, Protocolo, Corregedoria que normalmente refere-se a contratos de
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DTA, DTM que são arquivados juntos, e os demais setores que possuem um volume
maior de documentos são separados de acordo com o setor, GEOFI e Patrimônio.
O arquivo da SEDU não possui Plano de Classificação.
3.2. SEGUNDA ETAPA (50 horas)
As atividades para tratamento da documentação na fase permanente são de
higienização, organização, e alimentação no banco de dados interno, e
acondicionamento. Essa documentação não possui o Sistema de Arranjo,
ocasionando grande dificuldade em localizar a documentação necessária.
Existe um trabalho de tratamento da documentação permanente, a equipe
iniciou o trabalho para salvaguardar as documentações em condições ideais. As
Fichas de Empenho bastante utilizada para informar o tempo que os servidores
estiveram efetivos, vem sofrendo intervenções de higienização, e ordenação por
Letra (A,B, C...), descrição dos nomes dos servidores por ordem de letra, e
quantidade de ficha existente em planilha Excel, acondicionamento das fichas em
caixas, e posteriormente passará pela ordenação alfabética (ficha por ficha), pois a
prioridade desse trabalho era possibilitar a localização rápida e eficaz das fichas
para a funcionária que trabalha diretamente com essa documentação. Participei da
digitação e revisão dos dados dos servidores na planilha Excel, que ainda está
sendo concluídas, as fichas está por ordem de letra acondicionada em caixas,
codificado pela primeira letra do nome do servidor.
A próxima atividade refere-se à tipologia documental Folha de Pagamento,
que se encontra em pastas suspensas que estão danificadas, oxidadas, pois
possuem metal nas bordas e internamente; a documentação está sendo afetada
pelas condições insalubres do ambiente, acumulando sujidade, e ataques de agente
biológicos, traça, baratas, roedores, e também exposição à radiação da luz. Foi
realizada o diagnostico condições, metadados para a descrição em planilha Excel, já
está sendo realizada a higienização e mudança do acondicionamento, e confecção
de etiquetas para melhor localização erecuperação da informação.
A Folha de Pagamento faz parte de um conjunto documental, que possui
importante significado para os servidores que estão aposentados e para quem
pretende aposentar, pois quando não encontrado a informação na Ficha de
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Empenho, Folha de Ponto, a informação será direcionada para a Folha de
Pagamento que possui metadados que identificam e comprova o vínculo do servidor,
como: o ano de emissão, o nome do funcionário, número funcinal, o cargo, a escola
e municipio de atuação, a data do vinculo, salario base e liquido. Exemplificado na
tabela abaixo:
Secretária de Estado da Educação – Folha de Pagamento.
Data Emissão. Minicipio Escola EPSG São José Pag. 413
21-10-96 Cod. 21 Dores do Rio Preto Outubro/96
Numero Nome Salário
Base
Data
Admissão
Cargo Salário
Liquído
362255
Tatiana de Jesus dos Santos
600,00
20-03-2013
Professor
03 – 25h
561,41
Foram utilizados os conhecimentos adquiridos nas aulas de Preservação e
conservação em unidades de informação, onde foi realizada a higienização dos
documentos com os seguintes materiais:
Higienização: trinha horizontal de serdas macias, pincel de ½ polegada, pinça,
estrator, flanela, borracha.
Acondicionamento: Garra plástica, capa papel duplex, caixas de poliondas,
etiquetas de identificação e ordenação.
O primeiro passo foi realizar a limpeza da documentação ainda nas pastas próximo
a estante, retirando as teias de aranha, e a sujidade mais agressiva. Logo após esse
processo as pastas foram tranferidas para uma sala com condicionais para efetuar a
higienização mais completa, utilizando uma mesa de escritório, removendo assim
todas as impurezas que estavam causando a deterioração do documento, como fita
adesiva, grampos metálico, clips. Em alguns dias devido a demanda do local o
serviço de higienizaçao teve que ser realizado proximo o local de acondicionamento
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dos documentos. O terceiro passo, foi à fixação da garra plástica, e a capa plástica.
A qurta etapa se deu em acondicionar a documentação já com a proteção, nas
caixas de poliondas, foi criado pela estagiaria o modelo de etiqueta a ser utilizado
para esse tipo documental, onde contém as informações, Setor, a tipologia
documental (Folha de Pagamento), mês, ano, o número da caixa, e a quantidade de
pastas acondicionadas, e por fim foram encaminhadas para a estante.
Modelo Etiqueta Folha de Pagamento.
Figura 1: Modelo de Etiqueta.
EPI: normalmente existe epi’s no arquivo para uso dos funcionários, mas devido à
renovação de contratos por parte de todo o sistema de gestão da SEDU, foi preciso
comprar luvas e mascara por conta das estagiárias, para execução dos serviços.
Ainda foram utilizados jaleco, óculos de proteção, e alcool em gel utilizado de cada
termino do serviço.
Existe hoje no arquivo permanente cerca de 4.680 caixas de dcoumentos,
equivalente a 4.212 metros lineares.
SETOR: GRH / ARQ.
FOLHA DE PAGAMENTO
ANO: 1994
MÊS: 11
CAIXA Quant. Pastas
1,2
001
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A Folha de Pagamento possui 97,2 metros lineares, foram tratadas apenas: o
equivalente a 21,6 metros lineares, cerca de 53200 folhas de pagamento,
acondicinada em 48 caixas de poliondas.
Os resultados da higienizaçao foram satisfatórios, a funcionária responsável pela
documentação, aprovou o serviço, e pretende permitir outros estagiários a auxilia-la
no tratamento da documentação, a servidora da SEDU – Sede, poderá consultar a
informação com mais segurança, podendo localizar a documentação com eficiência,
não correndo mais o risco de danificar, derrubar a documentação ou até provocar
um acidente devido às pontas enferrujada das pastas Az, mesmo porque no local
onde se encontra a documentação permanente não existe mesa de triagem, para
consulta e separação da documentação.
3.2.1 PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL E TRATAMENTO.
O Sistema de Gestão Documental adotado pela SEDU está padronizado pelo
Programa de Gestão Documental Estado do Espírito Santo (PROGED), que atende
todo Estado, e estabeleceu através de normas, o Manual de Gestão Documental
com objetivo de auxiliar os servidores estaduais nas atividades básicas referente à
gestão documental, principalmente o Setor de Protocolo e Arquivo permitindo uma
ação mais segura e eficaz. A qualidade no atendimento ao cliente/usuário é
priorizada devido ao entendimento que é através do relacionamento entre Órgão e
Sociedade que surge a porta de entrada de documentação nas instituições públicas
estaduais, outro objetivo seria a otimização do trabalho nos setores públicos.
O Arquivo da SEDU não dispõe de um plano de classificação de documentos.
Porém, já está em andamento o Projeto para Elaboração do Plano de Classificação
e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das Atividades-Fim da
Secretaria de Estado da Educação do Estado do Espírito Santo.
O PROGED solicitou as secretárias credenciadas à criação do Plano de
Classificação e da Tabela de Temporalidade das atividades-fim. O Arquivo Público
do Estado do Espírito Santo (APEES) está atualizando os instrumentos de gestão
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documental – Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação – das atividade-
meio do Governo do Espírito Santo. A tabela de temporalidade é a ferramenta que
visa determinar a destinação final dos documentos gerados, definindo os prazos
pelos quais eles devem ser guardados e os critérios para uma correta eliminação. A
eliminação de documentos replicados é realizada mediante autorização do
Secretário da SEDU, e após trinta dias de publicação no Diário Oficial,
O objetivo é promover uma melhor preservação dos acervos de guarda permanente
- que possuem relevante valor histórico e informativo e também otimizar o espaço e
reduzir custos de manutenção por meio do descarte dos volumes de massa
documental que não necessitam ser guardados. Uma organização mais adequada
dos acervos facilita ainda o acesso do público aos documentos do seu interesse.
3.3. TERCEIRA ETAPA (10 horas)
3.3.1 – Diagnóstico: Preservação, conservação.
A sede atual do Arquivo não é própria; o prédio é alugado e divide espaço físico com
a Escola Extinta das Superintendências Regionais de Carapina - Vitória, Vila Velha,
Cariacica, Viana e Guarapari. O local não dispõe de condições que assegurem a
preservação e a conservação do acervo. Tratando-se dos itens anteriormente
mencionados: o local possui rachaduras nas paredes, não há controle de insetos,
nem controle de mofo e fungos, não possui saídas de emergência, dentre outros;
possui controle de temperatura nos escritórios, que é feito por meio de um aparelho
ACJ considerado ultrapassado.
Quanto ao armazenamento dos documentos, é feito através de caixas poliondas na
cor azul e verde, arquivadas em estantes de ferro ou de aço.
Também foi analisada a imperícia da funcionária que apesar de todos os
contratempos, possui boa vontade em executar o serviço e demonstra disposição
em aprender a maneira correta de executar o serviço. Pois nas condições atuais, a
funcionária é a única em sua função no tratamento da documentação permanente,
que está sendo realizada de maneira inadequada, com materiais impróprios para
documentação danificada, pois é utilizado suporte secundário, como capa de
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processos que seriam descartadas,com nível de sujidade alto, composto por papel e
plástico com acidez elevada que a longo prazo poderá aumentar deterioração do
documento, utiliza-se também a colagem desse material ao documento, cola
escolar, fita adesiva, material inadequado para uma coleção documental
permanente.
O galpão onde os documentos são acondicionados não possui nenhum sistema de
controle de temperatura e ambiental, estando expostos a mudanças climáticas
bruscas, ora muito alta ora muito baixa, exposta a radiação da luz, artificial e solar, a
infiltrações sendo inadequado para documentos, e provocando grande desconforto
aos funcionários quando os mesmo necessitam desarquivar e arquivar a
documentação. O ambiente também não dispõe de aparelhos desumidificadores,
para equilíbrio da umidade relativa do ambiente e nem de outros aparelhos para a
leitura de níveis ambientais como o termômetro e o higrômetro, dentre outros.
3.4. QUARTA ETAPA (15 horas)
3.4.1 – Ação Social e cultura do arquivo
Durante o período de estagio não houve ações voltado para a realização de Ação
Social e nem Cultural na instituição.
O processo de mediação e acesso à informação arquivística se dá por meio de
diálogo entre o requerente e o servidor/estagiário, com a finalidade de se chegar a
satisfação do usuário que tem seus pedidos atendidos, em até três dias úteis.
Há no arquivo a disponibilização da informação e isso se dá por meio de
digitalização, fotocópia ou fotografia da documentação.
No que se refere às melhorias, uma sugestão é que se divulgue mais as atividades
do arquivo, para que haja uma interação adequada do arquvo com os demais
setores da SEDU.
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Foi mencionado pelo supervisor do arquivo Fernando Becalli, a possibilidade de
iniciar um projeto voltado à memória do arquivo, para tanto será necessário criar
uma equipe com funções bem organizada e distribuída. Pois será necessária a
busca da informação a partir da memória coletiva de funcionário que participaram da
criação do arquivo desde a época que era alocada na Faculdade de Musica do
Espírito Santo – FAMES, e que passou desde lá por duas grandes mudanças, para
o bairro Goiabeiras, e a transferência definitiva do arquivo de Cariacica para o
arquivo geral da SEDU. Por volta de 2008 o arquivo foi obrigado a mudar
novamente, devido a falta de espaço, e da locação de um galpão para comportar a
massa documental, passando a residir na cidade de Serra, no bairro Jardim
Limoeiro. A iniciativa tem como objetivo a criação de um Centro de Memória do
Arquivo Geral da SEDU, com o intuito de ter registrado fatos e acontecimentos
históricos que envolvem tanto a instituição quanto seus funcionários, e relatar um
pouco a história da SEDU, já que se encontram tais fatos somente através de
funcionários mais antigos.
3.5. QUINTA ETAPA (5 horas)
3.5.1 Visita técnica GED.
Não será compreendido nesse trabalho, a partir da decisão do professor
orientador Tiago Braga.
4. SUPORTE PARA A SOLUÇÃO DE PROBLEMAS DURANTE O ESTÁGIO
Como soluções propor-se-á, por meio de ofício expedido ao profissional arquivista
do local, as seguintes medidas:
Requerer adiantamento de obras de reforma no local que abrigará o Arquivo;
Existe um projeto de compra da sede do arquivo, com previsão para o
primeiro semestre de 2016, que também já possui um projeto para compra de
estantes deslizantes.
Interação do corpo institucional para criação dos objetivos para ser aplicado
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ao Plano de Políticas de Preservação e conservação de acervo documental.
Após a aquisição da sede própria para o arquivo, efetuar o mapeamento de
riscos ambientais e monitoramento de infestações de agentes externos,
diagnosticando as prioridades a ser executado através do Programa de
Planejamento de Preservação.
Criação do Sistema de Arranjo, e criar instrumento de pesquisa, sendo que
possível à ordenação da documentação permanente por espécie e tipologia
documental.
Treinamento com os funcionários do arquivo, através de palestras, oficina a
respeito de como proceder com a documentação, principalmente no que diz
respeito ao tratamento documental permanente;
É necessário de contratação de mão de obra com qualificação para acervo
permanente.
Aquisição de material apropriado, como papel PH7, neutro, ou papel alcalino
para uso de suporte secundário, cola sem acidez, para executar atividades
de restauro, reparo documental, quando necessário utilizar suporte
secundário para aumentar a resistência e durabilidade do documento,
Solicitar caixas apropriadas para acondicionamento da documentação.
Tratamento, armazenamento e acondicionamento de alguns documentos
específicos: folhas de pagamento, ficha de empenho, ficha de funcionário e
outros;
Foi analisada a possibilidade da criação do Sistema de Arranjo através da
Identificação do Fundo documental existente, evidenciando os conjuntos
documentais que tenham relações uns aos outros. E ordenar pela serie,
espécie e tipologia documental;
Sendo imprescindível à criação do instrumento de controle para que a
profissional possa localizar de maneira precisa a documentação utilizada pra
informar tempo de serviço. E assim executarmos um instrumento de pesquisa
através de catalago, onde outros usuários do acervo arquivístico da SEDU
possa localizar a documentação e posteriormente a informação, em caso de
falta da profissional designada para o acervo permanente.
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5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Ao iniciar o estágio, havia o receio de não saber lidar com a prática, já que até o
presente momento só havia tido noções teóricas referentes à arquivologia. Porém,
com o decorrer do tempo, foi possível a adaptação nas atividades práticas na
unidade de informação. Para que isso fosse possível, teve-se a orientação de
profissionais dotados de competência, que mantém seus conhecimentos
atualizados, desenvolvem suas habilidades e destacam suas atitudes, agregando
valor a unidade de informação. O desenvolvimento do estágio realizado no Arquivo
Geral da SEDU proporcionou, além de experiência e conhecimento das rotinas de
arquivo, melhorando a habilidade em fornecer informação, considerando o tempo
para busca documental, atendendo o usuário de forma que venham facilitar a
localização, manipulação e retorno desse documento para a caixa devida.
Percebeu-se que para bem desempenhar as tarefas incumbidas, administrar o
tempo é fundamental; além disso, é preciso que o profissional busque sempre
conhecimentos paralelos à sua formação, com vistas a uma maior amplitude de
conhecimentos e à melhoria do desempenho profissional
Aprendeu-se que é necessário listar todos os compromissos e priorizar as atividades
que possuem maior grau de urgência e importância. A preservação da memória
começa nas mãos do arquivista, o que torna sua responsabilidade ainda maior no
que diz respeito ao trato com os documentos. Lopez (1999) afirma que:
(...) ou se age com o objetivo de garantir a sobrevivência de documentos para a história, porque eles informam sobre mudanças e transformações sociais, ou os historiadores terão de se contentar com documentos tidos como “históricos”, na mais vulgar acepção desse termo, selecionados por profissionais que nada entendem das demandas do fazer histórico. (LOPEZ, 1999, p. 30)
Conclui-se que o programa de estágio favoreceu a qualificação técnica, emocional e,
principalmente, social, permitindo a prática de trabalhar em equipe, respeitando as
diferenças e visualizando os benefícios que este exercício ocasiona, podermos
receber da experiencia de quem exercicita a profissão em arquivos por anos, mas
que não possui graduaçao, e que possui o conheicmento prático do fazer
arquivístico e estão dispostos em compatilhar seus conhecimentos e experiências.
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6. REFERÊNCIAS
BRASIL. Lei n.8159 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política Nacional de Arquivos Públicos e privados e dá outras providências. Disponível em:http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/legislação/lei8159htm. Acesso em: 10/ago/2012.
BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Arquivos Permanentes: Tratamento documental, 4º
edição,Rio de Janeiro, FGV, 2008, P. 125-216.
JARDIM, J.M. A invenção da memória nos arquivos públicos. Ciência da
Informação, Brasília, v.25, n.12, p.1-13, 1995. LOPEZ, A.P.A. Tipologias documentais de partidos políticos e associações políticas brasileiras. São Paulo: Loyola, 1999.
ROUSSEAU, J.Y., COUTURE, C. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: publicações Dom Quixote, 1998. SOARES. N.T. As novas funções dos arquivos e dos arquivistas. CADERNOS FUNDAP, São Paulo, ano 4, n. 8, p. 40-48, abr. 1984.
LEGISLAÇÃO PROGED: <http://www.proged.es.gov.br/legislacao/default.asp>
LEI No 8.159 de 08 de janeiro de 1991. Disponível em: < http://
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 19 de julho de
2014.
LEI No 10.098, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2000. Disponível em: <
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l10098.htm>. Acesso em: 19 de julho de
2014.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=54
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7. ANEXOS
7.1. ORGANOGRAMA GERAL DA SECRETÁRIA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO.
25 7.2 – REPRESENTAÇÃO DO AXIOMA
Designação
Temporária
Administrativ
a.
Férias de
Contrato de
Designação
Temporária
Cessação de
Contrato de
Designação
Temporári
a
Designação
Temporária
Magistério
ARQUIVO CORRENTE
Quadro
Demonstrativo
de Profissional
Ficha de
Empenho
Folha de Ponto
Servidor
ARQUIVO PERMANENTE
Ficha de
Frequência
Ficha
Funcional
Efetivo
Ficha de
Monitor
Folha
Financeir
a
Boletim de
Frequência
Salário
Família
Portaria
s
Atestados
Médicos
Ordem
de
Serviços
Licença
Médica Boletim de
Arquivamento
Quadro
demonstrativo de
escolas singulares
Folha de
Pagamento
Contratos
SEDU
Escola
Extinta
FAFABES
ACERVO DAS ESCOLAS EXTINTAS
DE ACESSO RESTRITO.
SRE Vila
Velha -
Colégio
Nacional
SRE Carapina -
Colégio Luis de
Camões
SRE
Colatina -
Colégio São
José
Colégio
Brasileiro de
Vitória
SER Cariacica
Colégio
Passionista
Superintendência Regional de Ensino - SRE
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7.3. LAYOUT DO ARQUIVO ESTRUTURADO
27
7.4. FOTOS
7.4.1. Foto 1
Parte do acervo que encontra-se em pasta Az.
Entrada do Arquivo da SEDU – Jardim Limoeiro.
Arquivo Permanente.
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7.4.2. Foto 2
EPI, material para higienização.
Documento contaminado, poeira, teia de
aranha.
Antes da limpeza previa.
Depois da limpeza previa.
29
7.4.3. Foto 3
Processo de higienização. Retirada das folhas.
Partes metalicas oxidadas.
Limpeza de adesivos, fitas. Higienizaçao com borracha, remoção de
sujidades.
30
7.4.4. Foto 4
Antes da higienização. Depois da higienização. Remoção de fita adesiva.
Processo de higienização, externo. Substitução do prendedor metalico por
garra plástica.
Colocação da Capa, para proteção do
documento.
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7.4.5. Foto 5
Identificação interna do documento, ano,
mês e pasta tratada..
Capacidade de armazenamento. Dois volume por caixa.
Colocação da etiqueta, identificação
externa. Armazenamento.
Serviço completo.
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7.4.6. Foto 6
Servidoras atendendo a solicitação de usuários, interno e externo.
Arquivo permanente. Arquivo corrente.
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7.4.7. Foto 7
Servidoras da SEDU sede, setor Gerencia de Recursos Humanos – GRH.
Consultando documentação de carater permanente, com auxilio do funcionário do
arquivo
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APÊNDICE