Stocks e Inventarios

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Leonor Gaudncio

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Inventrio0416

Leonor Gaudncio

ContedoTipos de inventrios3Permanente3Intermitente3Inventrios quanto amplitude6Asseres6Risco de Auditoria7Objetivos e periodicidade do inventrio7Objetivos7Nvel de quebra8Mtodos de abastecimento10Nvel de stocks de cada referncia11Politica de diminuio do nvel de quebra11Periodicidade17Peridicos17Pontuais17Sistemticos17A regularizao contabilstica e fiscal das existncias18Processo de inventrio18Planificao do processo18Calendarizaro do inventrio18Organizao prvia19Preparao do material de contagem19Controlo das contagens20Contagens20

Tipos de inventrios Nos ltimos anos tem crescido a noo do impacto que as alteraes nos inventrios podem provocar nas organizaes. Os gestores esto cada vez mais despertos para isso: as dificuldades econmicas, a presso dos clientes, dos fornecedores, dos investidores para que se obtenham resultados tem contribudo para aperfeioar mtodos de controlo. A massificao da informao produzida pelos cada vez mais aperfeioados sistemas informticos tem dotado os gestores de modernas ferramentas.Isso traz novos desafios, porque dever estar melhor preparado para que o seu servio corresponda ao pretendido. Este manual serve para fornecer linhas orientadoras. Este no dispensa, o conhecimento da empresa, os riscos, o controlo, so como cruzamentos num caminho, em cada um deles preciso parar, pensar, e escolher o destino, todas as decises tem reflexos adiante. Inventrio a verificao ou existncia de um componente patrimonial Permanente Obrigatrio para empresas de mdia e grande dimenso.Por cada venda registado o correspondente custo.

Intermitente S aceite para pequenas empresas.

O custo das vendas s apurado periodicamente, aps realizao de um inventrio fsico das mercadorias em armazm.

Saber o valor dos bens uma tarefa comum nas empresas, bem como em outras situaes onde se queira saber com rigor o que se tem e qual o seu valor. Nas empresas importa efetuar uma relao entre os elementos patrimoniais com o seu valor, tal designa-se por Inventrio. Assim fazer um inventrio consiste em analisar os elementos de um patrimnio, descreve-los e analisa-los.Para realizar um inventrio devemos primeiro proceder a identificao dos elementos patrimoniais existentes, posteriormente devemos descrever cada elemento apresentado e classifica-lo pelas classes existentes, por fim deve-se atribuir um valor a cada elemento patrimonial, ou seja, efetuar a valorizao.

No caso das mercadorias adquiridas, este fluxo inclui:Preo de compra + Direitos alfandegrios + Outros impostos (com exceo daqueles que a empresa recupera) + Transportes e outros custos suportados Descontos de natureza comercial= Custo de compraExemplo:A Empresa A comercializa telemveis e adquiriu 100 telemveis modelo 7xxxi nas seguintes condies: Preo unitrio: 300 euros; Desconto de quantidade: 3%; Despesas de transporte de n/ conta: 200 euros; Desconto de pronto pagamento 1%; Incide IVA taxa de 20%.Que valor atribuir entrada das 100 unidades no stock da Empresa A?

O desconto de pronto pagamento no influencia o fluxo econmico de entrada: trata-se de um ganho que vai ser registado como Outros Rendimentos e Ganhos Descontos de pronto pagamento obtidos; Tambm o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) no influencia o fluxo econmico de entrada) (a no ser nos casos excecionais em que a entidade no tem direito a deduzir o IVA suportado nas aquisies. Tais casos no so estudados no contexto desta disciplina).Inventrios quanto amplitude Gerais neste caso incide sobre todos os elementos que constituem um dado patrimnio, assim aparecem todos os elementos patrimoniais (faz-se uma descrio completa da empresa); Parciais j neste caso apenas abrange alguns dos elementos patrimoniais, ou seja, figuram apenas uma parte dos elementos patrimoniais da empresa. Simples os elementos aparecem dispostos sem atender a qualquer ordem, neste caso os elementos aparecem simplesmente numa lista. Classificados os elementos obedecem a diversas ordens, como por exemplo: segundo a sua natureza, caracterstica ou funo.Consegue-se tirar uma melhor informao contabilstica dos inventrios gerais e classificados.Considera-se:Erro - o ato no intencional resultante de omisso, desateno ou m interpretao de fatos no registo e elaborao das demonstraes financeiras.Fraude - o ato intencional de omisso ou manipulao de transaes, adulterao de documentos, registos e demonstraes financeiras; Ao detetar erros relevantes ou fraudes no decorrer do seu trabalho, o revisor tem a obrigao de os comunicar administrao da entidade e sugerir medidas corretivas, informando sobre os possveis efeitos na sua opinio, caso no sejam adotadas.A responsabilidade primria na preveno e identificao de fraude e erros da administrao, atravs da implementao e manuteno de um adequado sistema contabilstico e de controlo interno. O trabalho deve ser planeado de forma a detetar erros e fraudes que conduzam a efeitos materiais nas demonstraes financeiras. Deve obter-se prova atravs de indagaes, observaes, confirmaes, inspees, clculos e procedimentos analticos, cujas concluses devem ser adequadamente documentadas, pois suportaro a opinio. A auditoria no absoluta porque no examinamos a 100%. O teste a recolha de prova e decidido em funo do custo e quanto que beneficia o trabalho, sem nunca comprometer a eficcia.AsseresAo formular uma opinio sobre as demonstraes financeiras, o revisor est a dar uma opinio sobre as asseres contidas nas mesmas. Entenda-se por assero o conjunto de informaes fornecidas, quer explicita, quer implicitamente, pelos gestores atravs das demonstraes financeiras.A segurana relativamente credibilidade das asseres assenta na satisfao quanto prova recolhida em resultado dos procedimentos seguidos.O objetivo bsico da recolha de provas, e o que estas podem provar, so, fundamentalmente, as asseres da gesto.Complementando tal ideia as asseres esto diretamente relacionadas com os princpios contabilsticos geralmente aceites. Tais asseres so parte do critrio que a gesto utiliza para registar e divulgar a informao contabilstica no relato financeiro. De acordo com a DRA 500 (11), as asseres compreendem:a) Existncia - um ativo ou um passivo existe numa determinada data;b) Direitos e obrigaes - um ativo ou um passivo configuram direitos e obrigaes da entidade;c) Ocorrncia - uma transao ou um acontecimento realizou-se com a entidade e teve lugar no perodo;d) Integralidade - no h ativos, passivos, transaes ou acontecimentos por registar, ou elementos por divulgar;e) Valorizao: ativos ou passivos esto registados pelo valor correto - aplicvel a saldos;f) Mensurao - registo pelos valores corretos e imputao de rditos ou gastos no perodo respetivo aplicvel a transaes;g) Apresentao e divulgao - um elemento divulgado, classificado e descrito de acordo com a estrutura conceptual de relato financeiro aplicvel.Risco de AuditoriaO risco de auditoria (RA) varia em funo do risco de distoro material (RDM) e do risco de deteo (RD). O RDM comporta o Risco Inerente e o Risco de Controlo2.Deve-se identificar os RDM ao nvel das DFs, e ao nvel de asseres para classes de transaes, saldos de contas e divulgaes. Esta avaliao pode ter dois nveis:Risco especfico de distoro material - avaliar se os riscos identificados de distoro material se relacionam com classes especficas de transaes, saldos de contas e divulgaes e asseres relacionadas. (p.e. vendas no registadas na data em que acontecem).Risco generalizado de distoro material - avaliar se os riscos identificados de distoro material se relacionam mais influentemente com as DFs, como um todo, e afetam potencialmente muitas asseres (este pode derivar em particular de um ambiente de controlo fraco). A natureza dos riscos provenientes de um ambiente de controlo fraco tal que eles no esto provavelmente limitados a riscos especficos individuais de distoro. Pelo contrrio, fraquezas tais como falta de competncia da gesto podem ter um efeito mais influente nas DFs e exigir uma resposta global da auditoria.Objetivos e periodicidade do inventrio Objetivos O inventrio fsico tem dois objetivos especficos, sendo levantamento real da situao do stock para ser levado ao balano da empresa com o objetivo de evitar custos e consequentemente a melhoria contnua da rentabilidade, com maior controlo dos produtos verificando os registros e a quantidade real para que haja organizao e uma auditoria da situao do stock. O procedimento regular do inventrio dentro de uma empresa pode ajudar a descobrir e corrigir os altos nveis de avarias no armazm.Nvel de quebra um ciclo viciado. Na hora de fazer as contas, as empresas deparam-se com menos lucros do que os esperados, face ao stock em inventrio. Seja fruto de roubo externo, interno ou de erros de gesto, a perda desconhecida na cadeia de abastecimento tem forte impacto nas finanas das empresas. Identificar as fontes de risco e as causas da quebra a tbua de salvao das empresas e constitui informao imprescindvel para pr em marcha um plano de ataque principal dor de cabea dos operadores.Calcular a quebra desconhecida o primeiro passo para combater este flagelo. Para levar a cabo esta tarefa tome notas destas cinco regras de ouro elaboradas a partir de uma recomendao recente da Associao Portuguesa das Empresas de Distribuio (APED).1. Reunir informaoPara medir o alcance da quebra desconhecida, calcule a diferena de inventrio, ou seja o diferencial entre o inventrio terico e o real. Utilize as seguintes frmulas: Stock inicial sadas de produtos + entradas de produto = Stock terico Stock terico stock real = Diferena de inventrioPara extrapolar a diferena de inventrio para a sua rea de atividade utilize um dos dois ndices: Percentagem do custo das quebras relativamente ao nmero de vendas, valorizando as quebras de produtos a preos de custo mdio Percentagem de unidades que faltam no total das unidades vendidas2. Tomar decisesO clculo da diferena de inventrio vai ajudar na tomada de decises a nveis vrios: Reviso ou estabelecimento de novos procedimentos internos Adoo de medidas de segurana pontuais sobre determinados produtos, reas da loja, entre outros Aces comerciais para expor o produto em locais mais segurosTenha em conta que as medidas de correo so tanto mais eficientes quanto mais credvel for a informao. A qualidade daquela influenciada por: O nvel da empresa onde a informao obtida (loja, seco, categoria, entre outros) Frequncia temporal do clculoA diferena de inventrio permite ainda corrigir eventuais desvios entre o inventrio terico e a atividade real. Regra geral, as decises so tomadas com base no inventrio terico. Se este estiver incorreto pode conduzir a: Roturas de stock (os sistemas de informao acusam produto na loja embora no haja) Implantaes deficientes (o espao que o produto ocupa no linear determinado pela rotao do mesmo, informao esta determinada pelo inventrio terico) Cadeias de abastecimento ineficientes3. Erros mais frequentesNo clculo da diferena de inventrio h erros mais comuns: Enganos nos ltimos movimentos a serem considerados pelo clculo do inventrio terico. Como, por exemplo, durante a realizao do inventrio so feitas vendas mas os movimentos no so includos no inventrio. Analisar informao incorreta ou incompleta. Entre a documentao mais suscetvel, destaca-se a que vem automaticamente das lojas: duplicao de vendas, envios incorretos de transaes, mistura de artigos entre vrios cdigos, notas de entrega de armazm, faturas relativas a entrega nas lojas, devolues de produtos, regularizaes de preo, autoconsumos, entre outros.Na realizao do inventrio fsico, constituem fontes de risco: Produtos que esto localizados em mais do que um ponto da loja ou armazm, pois podem originar quebras de produto no clculo quando na realidade esta no existe Produtos com vrios componentes. Na falta de um componente no detetado pode acontecer que a contagem fsica no assuma a quebra Armazns e lojas desarrumadas dificultam a contagem dos produtos4. Melhores prticas recomendado calcular a diferena de inventrio de acordo com a frequncia proporcional ao risco de furto de cada seco, categoria ou produto. Considere: O que atrai mais os larpios A disposio dos produtos na loja: estabelea pontos crticos A rotao do produto O seu grau de perecibilidade As diferenas de inventrio detetadas anteriormenteNa realizao do inventrio, devem participar os departamentos de controlo de gesto, explorao de loja, logstica e segurana. A aes de formao com os colaboradores envolvidos na realizao do inventrio fsico so aconselhveis, para: Estabelecer melhores prticas, como, por exemplo, a realizao de uma contagem prvia sobre a localizao dos produtos, sobretudo os arrumados em diferentes locais Uniformizar e normalizar a metodologia da contagem e a documentao de apoio a utilizar, como sejam formulrios e tabelas, entre outrosCaso no disponha de sistemas de informao, faa o inventrio fsico com a atividade estanqueAumente o nvel de preciso das categorias ou produtos que apresentem riscos mais elevados, por exemplo, conte fisicamente duas vezes os produtos e faa comprovaes aleatrias da integridade dos bens.5. Furto interno, externo ou erro?Agora que j conhece o valor da quebra que a empresa sofreu, como determinar a sua origem (furto externo, interno e erros)? A nica forma reunir informao das ocorrncias e tirar concluses que permitam ponderar o peso de cada uma das trs causas. As informaes mais teis so: Tentativas de furto detetadas As provas que demonstrem furto: etiquetas eletrnicas encontradas na loja e etiquetas de preo violadas, entre outras Discrepncia detetada nas encomendas Erros de fixao de preosDefinio A quebra desconhecida consiste na parte dos lucros esperados que, de acordo com o nvel de stocks nos inventrios, no chegam a ser realizados. A quebra desconhecida a diferena entre os stocks tericos, de acordo com a atividade da empresa, e os stocks reaisAs trs causas Furto externo pessoas alheias empresa Furto interno empregados da prpria empresa ou pessoas com atividades ligadas empresa Erros de gesto resultado de falhas de gesto no intencionadas, como por exemplo registo de vendas com preos errados.Mtodos de abastecimento O aprovisionamento peridico implica uma rotina de encomendas, ou seja, no so feitas encomendas por baixa do stock mas sim por timings definidos.O aprovisionamento por ponto de encomenda o mais utilizado atualmente onde os sistemas informticos tm um nmero de stock mnimo associado ao produto e quando o mesmo atinge esse valor efetuada uma encomenda automtica ao fornecedor.Entende-se por Safety Stock ou Stock de Segurana, uma determinada quantidade de materiais (Matria-Prima, Componentes ou at mesmo Produto Acabado) que visa de alguma forma combater as incertezas e o risco aliado a determinado elo da cadeia de abastecimento. Note-se que um tipo de stock de carcter administrativo e , partida definido ao nvel da gesto de topo pois implica custos adicionais, nomeadamente custos de posse. As incertezas do sistema resumem-se a duas variveis e normalmente com base nessas duas variveis que calculado o volume de Safety Stock a adoptar. Uma das variveis tem a ver com a variabilidade dos tempos de entrega, pois como de certo se compreende os atrasos na entrega das encomendas so um risco que tem que ser levado em conta, a outra varivel que entra no clculo do stock de segurana a prpria variabilidade da procura, uma vez que so raros os produtos para os quais a procura constante ao longo do tempo. Tal como referido anteriormente e uma vez compreendidas estas duas variveis facilmente se calcula o volume de stock de segurana a adotar. Aliado ao conceito de Stock de Segurana est, ainda que de forma implcita, o conceito de Nvel de Servio no que toca disponibilidade de Stock, pois quanto maior for o nvel de servio maior ser o volume de Stock de Segurana e por lgica maior o seu custo. Note-se que para Nveis de Servio acima dos 90% (nvel de servio considerado quase perfeito) o custo de posse do stock de segurana aumenta exponencialmente. O Cycle Stock ou o Stock de Rotao pura e simplesmente a quantidade de materiais que visa satisfazer as necessidades de consumo existentes entre os intervalos de abastecimento. calculado tendo como base a procura mdia entre os referidos intervalos.

Nvel de stocks de cada referncia Os nveis de stock devem ser definidos segundo mdias de vendas, custos de posse, tamanho do armazm, capital da empresa, etc. Existem vrias frmulas para calcular nmeros mas so sempre valores de referncia tendo de ser adaptados ao contexto real da empresa. Politica de diminuio do nvel de quebra Furto interno na cadeia de abastecimentoCausas / Pontos de risco - A gesto dos recursos humanos da empresa.Os seguintes fatores tm influncia no comportamento dos colaboradores e portanto tambm podem agir como inibidores ou potenciadores de certos comportamentos desonestos: Ambiente laboral: Nvel de implicao, motivao, etc. Poltica de recursos humanos e de contratao: Durao dos contratos, rotao do pessoal, polticas de retribuio, etc.O produto. O risco de um artigo poder ser furtado aumentar em funo da sua atratividade para o potencial ladro. Os parmetros que determinam esta atratividade so: O valor. A novidade. A facilidade de venda. A facilidade de ser furtado (tamanho, etc.). Localizao nas instalaes (existem partes das instalaes onde mais simples agir).Os procedimentos. A forma como so concebidos ou sejam executados os procedimentos ser determinante para inibir ou facilitar os comportamentos desonestos. Neste sentido os maiores riscos na cadeia de abastecimento so: As encomendas em que no possvel controlar o contedo no momento da entrega. As entregas em que se desconhece o seu contedo exacto. As entregas cegas (no controlado o contedo dos envios no acto da receo da mercadoria).Melhores prticas na preveno e controlo do Furto internoAntes de mais, recomendvel estabelecer:- Normas de funcionamento interno, tanto para o funcionamento geral da empresa, como para os procedimentos mais crticos, e fazer uma avaliao e o acompanhamento constante da aplicao destas normas.- Medidas de preveno e controlo dos produtos e nomear responsveis encarregados de aplicar estas medidas. recomendado valorizar e analisar, ao nvel em que seja necessrio e possvel (empresa, departamento, organizao, empregado...) uma srie de factores que atuam como potenciadores ou inibidores de comportamentos desonestos.Os fatores em concreto so: A tentao. Esta variar em funo:- Da necessidade do empregado.- Da cupidez do empregado. O nvel de tolerncia entre os quadros relativamente s aces desonestas contra a prpria empresa. A facilidade de cometer furto interno em cada departamento, empregado... Esta variar em funo de trs factores:- Acesso mercadoria.- Tempo disponvel.- Posio que ocupa.A perceo do empregado sobre as possveis repercusses que possa ter um comportamento desonesto. Esta depender:- Do medo de ser apanhado.- Do medo de ser castigado.- De se sentir culpado.A valorizao destes fatores ir permitir que sejam tomadas medidas de preveno e controlo mais adequadas a cada caso. Em concreto trata-se de: Evitar que sejam criadas percees entre os empregados:A empresa j ganha dinheiro suficienteNeste caso existe um elevado nvel de tolerncia relativamente s pessoas que cometem aes desonestas.Aqui roubar muito fcilOs empregados no tm medo nem de serem apanhados nem de serem castigados. E de trabalhar de forma eficiente o conceito de:A empresa a minha casa- Fatores como a cultura empresarial, a integrao do empregado e a poltica de recursos humanos, atuam como inibidores das tentaes que os empregados possam ter.- De notar que a aplicao de determinadas medidas de controlo sobre os empregados pode ter efeitos contrrios sobre o facto de que os trabalhadores verem a empresa como a sua casa.Furto externo na cadeia de abastecimentoCausas / Pontos de riscoTal como se viu no captulo anterior, o risco de um artigo ser furtado aumentar em funo do seu grau de atractividade para o possvel ladro. Os parmetros que determinam esse grau de atractividade so: O valor A novidade A facilidade de venda Facilidade de ser furtado (tamanho, etc.) Localizao nas instalaesO transporte. As operaes de transporte esto sujeitas a uma srie de procedimentos de elevado risco (carga, descarga, entregas...). Alm disso, deve ter-se em conta que as aces de furto costumam acontecer com a cumplicidade das pessoas que tm acesso mercadoria, quer sejam externas como internas organizao.Melhores prticas na preveno e controlo do furto externo recomendado que sejam tomadas medidas de controlo e preveno nos seguintes mbitos:Controlo de edifcios- Controlar o acesso s instalaes de pessoas e veculos alheios.- Atribuir acreditaes s pessoas alheias organizao e colocar distintivos nos veculos externos para que sejam identificados no interior.- Atribuir cartes de identificao a todos os empregados que tenham acesso s instalaes.- Reduzir na medida do possvel o nmero de entradas e sadas s instalaes.- Manter permanentemente vigiadas as portas por onde entram e saem veculos e pessoal.- Construir cercas volta do edifcio. recomendado:- Fazer inspees dirias.- Evitar armazenar materiais ao p das cercas.- Relativamente ao estacionamento de veculos, recomendado:- Sinalizar as zonas e os lugares.- Localizar o estacionamento dos empregados longe dos edifcios.- Prever lugares para as visitas.- Potenciar iluminao uma vez que:- Constitui um elemento de segurana para o vigia.- um elemento dissuasivo de grande importncia.Controlo de mercadoria- No permitir que estacionem veculos particulares nas zonas de carga e descarga, ou em zonas adjacentes aos edifcios onde armazenado produto.- Manter vigiadas zonas crticas como o acesso dos vesturios zona onde est a mercadoria, o acesso aos cais...- Guardar as mercadorias de mais valor em zonas especialmente vigiadas e registar os movimentos de entrada e sada a essas zonas: data, hora, nmero do selo...Sobre o papel e as funes que o camionista deve desempenhar recomendado- Que esteja presente durante a carga e a descarga.- Que assuma a responsabilidade de que a mercadoria que figura na nota de entrega seja a que carregou e descarregou ao nvel da unidade de expedio.- Contingncias: recomendado que o camionista possua um documento que certifique que se viu obrigado a retirar o selo do veculo por exigncia das foras da ordem. Caso esta circunstncia acontea, o documento tambm deve certificar que o veculo foi de novo selado na presena das foras da ordem. Para isso, logicamente, o camionista dever receber selos de reserva.Tecnologia aplicada ao controlo e preveno durante o transporte de mercadorias e s funes associadas a este- Global Positioning Systems (GPS): Esta tecnologia permite fazer um acompanhamento do movimento das cargas. Alm disso, graas a ela tambm possvel disponibilizar informaes precisas sobre o local, a situao dos envios e se so utilizados alarmes para detectar se a carga do veculo foi violada.- Selagem da carga ou do camio: Deixar registo que o contedo da carga ou do camio foi violado.- Caso receba cargas seladas certifique-se que os selos no foram manipulados e que os nmeros do selo esto corretos.Tecnologia aplicada ao controlo e preveno na cadeia de abastecimento- Alarmes de deteo nas entradas e nas sadas.- Circuito Fechado de Televiso.Erros de gesto na cadeia de abastecimentoOs erros so falhas na gesto, no detetadas, que fazem com que as contas dos resultados apresentem valores inferiores. Alguns exemplos seriam a anotao de vendas com preos incorretos, a no contabilizao de Quebras de produtos, elaborao de encomendas incorretas... Os erros na cadeia de abastecimento costumam originar:- Dissonncia entre os fluxos fsicos de mercadoria e o fluxo de informao associada, levando a diferenas no inventrio por:- Quantidades de produto incorrectas.- Produtos incorrectos (referncia, formato...).- Deteriorao dos produtos.Causas / Pontos de risco de erros na cadeia de abastecimentoAs principais causas de dissonncia entre o fluxo fsico de mercadoria e o fluxo de informao so:- Falta de formao e de meios materiais adequados para o tratamento da informao.- Falta de Alinhamento de Ficheiros Mestres (A.F.M): Por isto entende-se que os agentes que intervm na cadeia de abastecimento manuseiam a mesma informao actualizada de produto (formato promocional, dimenses, preo...).Os seguintes procedimentos acarretam maior risco para a dissonncia entre o fluxo fsico de mercadoria e o fluxo de informao:- A preparao das encomendas.- Os processos de entrega e a recepo da mercadoria, especialmente as entregas que se fazem directamente na loja.- A gesto das devolues e os produtos estragados. A deteriorao dos produtos acontece por no existirem instalaes adequadas que permitam:- Manter uma temperatura adequada para a conservao dos produtos.- Execuo de uma paletizao correcta.3.3.2 Melhores prticas na preveno e no controlo dos erros recomendado basear a preveno e o controlo dos erros na cadeia de abastecimento:- Numa definio eficiente dos procedimentos mais crticos.- No controlo sobre a execuo dos mesmos.- No manuseamento e no fluxo da informao adequada na cadeia da oferta.- Na utilizao eficiente das ferramentas adequadas. recomendado realizar aces de formao dos empregados sobre:- Aplicao dos procedimentos estabelecidos.- Utilizao e manuseamento das ferramentas necessrias. Mais concretamente, indicaremos de seguida um conjunto de melhores prticas e ferramentas cuja aplicao contribui para melhoramentos significativos na eficincia do fluxo de mercadoria e de informao na cadeia de abastecimento: Preparao de encomendas, manipulao, carga, transporte, descarga e recepo da mercadoria. (Intercmbio Electrnico de Dados) EDI: Atravs de mensagens de linguagem standard EANCOM para EDI, as empresas podem, entre outras questes, de uma forma standard e integrada e automaticamente nos sistemas das empresas:- Comunicar com antecedncia o contedo exacto dosenvios.- Confirmar a recepo da mercadoria e informar de possveis ocorrncias no processo de recepo.- Informar sobre a situao concreta das encomendas. Codificao EAN.UCC 128: um sistema de identificao criado para ambientes no retalhistas (armazm), para ligar o fluxo fsico de mercadorias ao fluxo de informao e facilitar a integrao dos fluxos de informao entre as empresas. A codificao EAN.UCC 128, entre outras questes, permite:- Automatizar a gesto dos armazns (Ex: A leitura do cdigo permite colocar a mercadoria no armazm em funo da data de validade do produto, informao includa no cdigo EAN.UCC 128).- Agilizar os processos de recepo de mercadoria. Com a leitura do SSCC (Cdigo Seriado de Unidade de Envio ou Nmero de Matrcula) que possui a etiqueta EAN. UCC 128, possvel relacionar o contedo do envio com o aviso de expedio que se fez previamente com a mensagem DESADV da linguagem EANCOM do EDI.Em suma, estas ferramentas aliadas s melhores prticas permitem reduzir as ocorrncias e controlar os pontos de risco que constituem uma fonte de erros na cadeia logstica: Agilizam e aumentam a qualidade da informao para os fluxos administrativos e operacionais. Reduzem ocorrncias nas entregas e no processo de facturao. Aumentam os nveis de informao e localizao dos produtos.

Periodicidade Peridicos Peridicos ou Ordinrios so efetuados periodicamente, ou seja, so regulares e previsveis;Pontuais Pontuais ou Extraordinrios apenas so elaborados em consequncia de condies excecionais, ou seja, so imprevisveis (Exemplo: por sada de um scio, por venda do capital a terceiros, entre outros).Sistemticos Sistemtico ou permanente O stock est sempre a ser inventariado, ou seja, existe sempre uma quantidade disponvel em sistema informtico. Este tipo de inventrio sempre complementado com o inventrio peridico para confirmao fsica dos valores do sistema. A regularizao contabilstica e fiscal das existnciasComo comummente sabido, a maior parte das PMEs, especialmente as que apresentam estruturas organizativas precrias, tm dado preferncia utilizao do designado sistema de inventrio intermitente (ou peridico).Ora, no fugindo questo, porque no assim que se resolvem os problemas, tambm do conhecimento dos profissionais de contabilidade que, no raras vezes, esses inventrios so elaborados com alguma criatividade, de forma a apresentarem-se os resultados contabilsticos e fiscais numa perspetiva de economia fiscal dos impostos sobre o rendimento.Ora, no fugindo questo, porque no assim que se resolvem os problemas, tambm do conhecimento dos profissionais de contabilidade que, no raras vezes, esses inventrios so elaborados com alguma criatividade, de forma a apresentarem-se os resultados contabilsticos e fiscais numa perspetiva de economia fiscal dos impostos sobre o rendimento.Processo de inventrio Para desenvolver o inventrio em uma empresa e conseguir resultados satisfatrios, deve haver planeamento minucioso consistente de reunies prvias, com designaes de tarefas, escolha de pessoas qualificadas, inclusive os materiais a serem usados no inventrio como etiquetas, papis, impressos, etc. Mantendo sempre o sistema atualizado e otimizando o nvel de stock.Planificao do processoOs trabalhos so realizados dentro de padres tcnicos, normas e procedimentos para execuo de inventrios de stock, observados as diretrizes da Instituio e as melhores prticas administrativas requeridas para esse servio.So adotados os seguintes passos para a execuo dos servios: Comunicaes internas - So efetuadas as comunicaes internas necessrias, visando dar conhecimento sobre a execuo dos trabalhos, sua importncia e os cuidados que devero ser adotados por todos para garantir a maior qualidade dos resultados; Apresentao de cronograma de execuo dos trabalhos - O cronograma apresentado e ajustado conforme a necessidade da empresa, antes do inicio da execuo dos servios.Cut-off - Procedimento de grande importncia para garantir a preciso e a confiabilidade do inventrio, consiste no marco de interrupo temporria do fluxo de entrada e sada de materiais, enquanto realizada a contagem. Deve ser determinado que, durante a contagem de um item de estoque, nenhuma movimentao deve ser realizada, at que se conclua a contagem. Verificao da organizao do item a ser contado, com segregao e classificao de eventuais itens no pertencentes espcie objeto de inventrio.Calendarizaro do inventrio A calendarizao deve ser efetuada tendo em conta os meios disponveis (fsicos, tecnolgicos e humanos) para que possa tudo correr de forma ordenada. Para isso ter de se alocar os recursos necessrios para as datas possveis. Isto nem sempre fcil visto que os recursos so sempre limitados.Organizao prvia Recursos Humanos EnvolvidosPara a contagem, necessria uma equipe de tcnicos auxiliares de inventrio, encarregados do levantamento fsico e supervisores encarregados da conferncia e recontagem. Para isso necessria a organizao de horrios para que os mesmos possam estar presentes. Preparao do material de contagem Tecnologias EnvolvidasPara obtermos o resultado esperado, dentro de padres tcnicos e altamente qualificado, utilizamos, alm de softwares prprios, os seguintes recursos tecnolgicos:Handhelds e coletores de dados - A contagem fsica realizada atravs desses equipamentos que apresentam a vantagem de assegurar maior rapidez na execuo e aumentar a confiabilidade.

Balanas contadoras de alta preciso - Para contagem de peas que apresentam tecnicamente, tamanhos e pesos homogneos, como parafusos, arruelas, porcas pequenas e outras.

Etiquetas autocolantes com cdigo de barras - So utilizadas como Ficha de Inventrio de stock, sendo seu uso necessrio para garantir melhor controle e confiabilidade ao inventrio.Computadores e Notebooks - Equipamentos necessrios para ajustes e incluso de dados.Impressoras wireless - utilizado para emisso imediata de relatrios de conferncia, que antecedem aos ajustes e incluso de dados.Transceptores de mdia distncia - So utilizados para comunicao constante entre os auxiliares e o supervisor durante o inventrio.Cmara digital - utilizado para documentar situaes que sero circunstanciadas no relatrio final.Controlo das contagens O cut-off um dos procedimentos mais importante do inventrio, se a sua organizao no for bem feita, corre-se o risco de o inventrio no corresponder a realidade. Poder consistir em um mapa com todos os detalhes dos trs ltimos documentos emitidos antes da contagem, no se recomenda que haja movimentao de materiais na data da contagem e que o departamento de compras oriente os fornecedores para que no sejam entregues materiais nesta data, que haja planeamento na rea de produo referente aos produtos acabados para a receo de mercadorias e a expedio dever tambm separar os produtos faturados e no entregues dos demais itens que sero inventariados.Contagens Todo item do stock dever ser contado por duas vezes e duas equipas diferentes, feito as anotaes das duas contagens e entregando para o coordenador do inventrio ser analisado se a primeira contagem est alinhada com a segunda, no caso de no estar, ser necessrio que haja uma terceira contagem por outra equipa diferente das que contaram anteriormente. Aps o trmino haver uma etiqueta identificadora do lote que permanecer afixado ao material como prova de que ele foi contado, somente poder ser retirado aps o trmino do inventrio.Hoje existe um programa Planeamento Colaborativo (CPFR), considerando a possibilidade de uso do planeamento, previso e reabastecimento colaborativo, o objetivo do programa a combinao do planeamento com a previso, controlando a eficincia atravs do reabastecimento independente de qualquer exceo, reduzindo os nveis de stock, em decorrncia torna-se possvel obteno de altos nveis de servio, o que por sua vez tende a resultar em um aumento nas vendas.