Sobre o Administrador(1)

5/10/2018 Sobre o Administrador(1) - slidepdf.com

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Introdução à Administração – Curso: Administração de Empresas (UFERSA) – Profª Ana Batista, M.Sc.

ETAPA III – A PROFISSÃO DO ADMINISTRADOR

NOÇÕES BÁSICAS SOBRE O TRABALHO DO ADMINISTRADOR

Caso IntrodutórioEspírito empreendedor

Xavier deixou sua terra natal no interior do Estado de São Paulo onde

trabalhava com um trator, ordenhava vacas e cuidava da manutenção dafazenda da família. Mudou-se para São Paulo a fim de trabalhar na

Computerfield. Terminara o curso de administração de empresas e, emcurto espaço de tempo, passou a ser o primeiro brasileiro a chefiar o

enorme laboratório de desenvolvimento de produtos da empresa, apóshaver trilhado uma brilhante carreira cheia de promoções em várias

divisões. Sua mais recente vitória foi reduzir em 23% os custosoperacionais na sua divisão ao mesmo tempo em que conseguira atingir os objetivos previamente fixados em um tempo recorde. Agora, Xavier é

o gerente-geral dos negócios de multimídia da Computerfield, querepresentam a convergência do PC (computador pessoal) com a

televisão doméstica, telecomunicações e eletrônica de consumo. Amultimídia acoplada ao micro permite armazenar e rodar uma infinidade

de filmes, música em CD, jogos, jornais, livros e revistas. Xavier tem pelasua frente o desafio de tornar a multimídia um dos maiores negócios daComputerfield no país. Esse desafio requer posicionar a Computerfield mais próxima de seus clientes, desenvolver novos produtos e serviçosafins, articular novos canais de distribuição de produtos e reduzir ostradicionais custos elevados da sua produção. Para enfrentar todos

esses desafios, Xavier necessita aprender habilidades administrativas.Se você estivesse na posição de Xavier, como procederia? Quais as

técnicas administrativas que você usaria para conduzir uma nova divisãode negócios de uma empresa dinâmica e inovadora, como a

Computerfield?

Trabalho individual

Atividade Grupal

Atividade Organizacional

Atividade Inter-organizacional

A t i v i d a d e S o c i a l

Anotações

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O Administrador A atividade do administrador consiste em guiar e convergir as

organizações rumo ao alcance de objetivos. Todas as organizaçõesexistem para algum propósito ou objetivo, e o administrador é oresponsável pela combinação e aplicação de recursos organizacionaispara assegurar que a organização alcance seu propósito ou objetivo. Oadministrador alcança objetivos através de sua organização e das

pessoas que nela trabalham. Para tanto, planeja, organiza, dirigepessoas e controla recursos materiais, financeiros, informação etecnologia visando ao alcance de determinados objetivos. Na verdade, oadministrador consegue fazer tudo através das pessoas, razão pela qualelas ocupam posição primordial nos negócios de todas as organizações.O administrador assume uma responsabilidade básica: assegurar que aorganização alcance elevado desempenho das pessoas e da utilizaçãorentável de todos os seus recursos – materiais, financeiros, informação etecnologia. Provavelmente, não existe algo mais vital à sociedade do queo papel do administrador: ele determina se uma instituição social podeservir bem à comunidade ou simplesmente se ela vai desperdiçar talentos e recursos. O administrador dá direção e rumo às organizações,proporciona liderança às pessoas e decide como os recursosorganizacionais devem ser arranjados e aplicados para o alcance dosobjetivos da organização. Essas atividades se aplicam não somente aopresidente ou aos altos executivos, mas também aos supervisores deprimeira linha ou aos líderes de equipes. Em outras palavras, elas seaplicam ao administrador situado em qualquer nível da organização.

As Habilidades do Administrador Uma habilidade é a capacidade de transformar conhecimento em

ação e que resulta em um desempenho desejado. Para Katz, existemtrês tipos de habilidades importantes para o desempenho administrativobem sucedido: habilidades técnicas, humanas e conceituais.

As habilidades técnicas. Envolvem o uso de conhecimentoespecializado e facilidade na execução de técnicas relacionadas com otrabalho e com os procedimentos de realização. É o caso de habilidadesem contabilidade, em programação de computador, engenharia etc. Ashabilidades técnicas estão relacionadas com o fazer, isto é, com otrabalho com “coisas”, como processos materiais ou objetos físicos econcretos. É relativamente fácil trabalhar com coisas e números porqueeles são estáticos e inertes, não contestam nem resistem à ação doadministrador.

As habilidades humanas. Estão relacionadas com o trabalho compessoas e referem-se à facilidade de relacionamento interpessoal e

grupal. Envolvem a capacidade de comunicar, motivar, coordenar, liderar e resolver conflitos pessoais ou grupais. As habilidades humanas estãorelacionadas com a interação com as pessoas. O desenvolvimento dacooperação dentro da equipe, o encorajamento da participação, seusmedos ou receios e o envolvimento das pessoas são aspectos típicos dehabilidades humanas. Saber trabalhar com pessoas e através daspessoas.

As habilidades conceituais. Envolvem a visão da organização ouda unidade organizacional como um todo, a facilidade em trabalhar comidéias e conceitos, teorias e abstrações. O administrador que possuihabilidades conceituais está apto a compreender as várias funções daorganização, complementá-las entre si, entender como a organização se

Anotações

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relaciona com seu ambiente e como as mudanças em uma parte daorganização afetam o restante dela. As habilidades conceituais estãorelacionadas com o pensar, com o raciocinar, com o diagnóstico dassituações e com a formulação de alternativas de solução dos problemas.Representam as capacidades cognitivas mais sofisticadas doadministrador e que lhe permitem planejar o futuro, interpretar a missão,desenvolver visão e perceber oportunidades onde ninguém enxerga

nada. À medida que um administrador faz carreira e sobe naorganização, ele precisa, cada vez mais, desenvolver suas habilidadesconceituais para não limitar a sua empregabilidade.

AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS

Para o teórico clássico Fayol, no ato de administrar, se desempenhanecessariamente as seguintes funções: prever, organizar, comandar,coordenar e controlar . Ele as considerava elementos da administração(funções universais da administração) que constituem o chamadoprocesso administrativo, e que são localizáveis em qualquer trabalho doadministrador em qualquer nível ou área de atividade da empresa. Emoutros termos, tanto o diretor, o gerente, o chefe, o supervisor, como oencarregado – cada qual em seu nível – desempenham atividades de previsão, organização, comando, coordenação e controle, comoatividades administrativas essenciais.

1. Previsão – envolve a avaliação do futuro e aprovisionamento emfunção dele.

2. Organização – proporciona todas as coisas úteis aofuncionamento da empresa e pode ser dividida em organizaçãomaterial e organização social.

3. Comando – leva a organização a funcionar. Seu objetivo éalcançar o máximo retorno de todos os empregados no interessedos aspectos globais.

4. Coordenação – harmoniza todas as atividades do negócio,facilitando seu trabalho e seu sucesso.

5. Controle – consiste na verificação para certificar se todas ascoisas ocorrem em conformidade com o plano adotado, asinstruções transmitidas e os princípios estabelecidos. O objetivo elocalizar as fraquezas e erros no sentido de retificá-los e prevenir a recorrência.

Já para os teóricos neoclássicos, as funções do administrador

correspondem basicamente aos elementos da administração que Fayoldefinira no seu tempo (prever, organizar, comandar, coordenar econtrolar) com uma roupagem atualizada. Basicamente são 4 as funçõesdo administrador:

1. Planejamento : consiste na determinação dos objetivos e o quedeve ser feito para alcançá-los. Pode acontecer em três níveis:estratégico, tático e operacional.

2. Organização: consiste no agrupamento e arranjo de atividades erecursos para alcançar o que foi planejado. Ocorre em três níveis:global (desenho organizacional), departamental e nível de tarefas(desenho de cargos e atribuições).

Anotações

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3. Direção: serve para orientar e guiar as pessoas no atendimentodos objetivos pretendidos, envolvendo comunicação, motivação eliderança. Ocorre em três níveis: global, departamental (gerência)e operacional (supervisão).

4. Controle: função que assegura que as funções de planejamento,direção e organização foram adequadas para atingir os objetivosesperados. Pode acontecer em três níveis: estratégico, tático eoperacional.

P l a n e j a m e n t o

A administração não ocorre ao acaso. O planejamento define o que aorganização pretende fazer no futuro e como deverá fazê-lo. Por esta

razão, o planejamento é a primeira função administrativa, e que define osobjetivos para o futuro desempenho organizacional e decide sobre os

recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente. Graçasao planejamento, o administrador se orienta pelos objetivos visados e

das ações necessárias para alcançá-los, baseando-se em algum

método, plano ou lógica.

Definição e Natureza do Planejamento É o método de alcançar a devida preparação para enfrentar o futuro,

visando a assumir os riscos certos e aproveitar as oportunidades que eleoferece, tornando-o mais favorável

O processo de planejamento é uma função administrativa que consisteem tomar decisões antecipadamente

O processo de planejamento consiste em definir objetivos a seremalcançados, bem como as atividades e recursos (meios) que permitirãoalcançá-los

O processo de planejamento consiste em interferir na realidade com opropósito de passar de situação conhecida para uma outra situaçãodesejada, dentro de um intervalo de tempo predeterminado.

O processo de planejamento consiste em tomar, no presente, decisõesque afetam o futuro, visando a reduzir sua incerteza.

O planejamento é o processo administrativo crítico envolvido naadaptação contínua da empresa aos ambientes complexos e mutáveis,que exigem dela posicionamento e reposicionamento para mantê-la vivae em crescimento.

Finalidades do Planejamento1. Antecipação a situações previsíveis visando a administrar seu

impacto sobre a empresa2. predeterminação de acontecimentos, aproveitando oportunidades

e amenizando ameaças3. preservação lógica entre eventos para garantir a coordenaçãonecessária dos esforços coletivos.

O planejamento prepara para a decisão e execução, mas não assubstitui. O resultado de um planejamento é sempre a definição de umestado, condição ou situação no futuro, objetivo geral e as atividades erecursos que permitirão concretizá-lo.

Processo Básico de Planejamento1. Obtenção de informações2. Definição de Objetivos e padrões

3. Definição de atividades e recursos4. Definição dos meios de coleta de informações (p/avaliação)

Anotações

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Limitações à Atividade de Planejamento1. Cultura incompatível2. Falta de habilidade administrativa3. Insucesso para integrar o resultado do planejamento às atividades

práticas do dia-a-dia4. Burocracia excessiva (relatórios e quantificação)

O r g a n i z a ç ã oA organização visa a estabelecer os meios e recursos necessários parapossibilitar a realização do planejamento e reflete como a organização

ou empresa tenta cumprir os planos. A organização é a funçãoadministrativa relacionada com a atribuição de tarefas, agrupamento de

tarefas em equipes ou departamentos e alocação dos recursosnecessários nas equipes ou departamentos e alocação dos recursos

necessários nas equipes e nos departamentos. É, portanto, o processode arranjar e alocar o trabalho, estabelecer autoridade e os recursos

entre os membros de uma organização para que eles possam alcançar os objetivos organizacionais.

Estrutura OrganizacionalÉ o produto das decisões de divisão e coordenação do trabalho e definenão apenas as atribuições específicas, mas também o modo comodevem estar interligados os diversos departamentos. Com a Adm.Científica houve a Divisão do Trabalho que consistia em distribuir entreindivíduos ou grupos deles, uma tarefa total, de modo que cada umficasse responsável por uma parte específica. A função de organizaçãodo administrador consistia apenas em fazer as divisões, definindo asatribuições específicas de cada um. A ênfase na divisão do trabalholevou à especialização. A tarefa então passou a ser fazer a coordenaçãototal entre todas as tarefas especializadas. Aí está o papel da Estrutura

Organizacional, pois é tarefa do administrador fazer a organização idealdos recursos visando o alcance dos objetivos organizacionais.A representação gráfica da Estrutura Organizacional é o organograma.

Critérios de Diferenciação de Uma Estrutura OrganizacionalSão vários os critérios para a departamentalização, sendo os principais:

• Por funções organizacionais;• Por produtos;• Por clientes;• Por área geográfica,• Por projetos• etc.

Estruturas MúltiplasAs organizações não estão restritas ao uso exclusivo de um único

tipo de estrutura. Elas usam e combinam, com liberdade todos os tiposna medida em que tentam ajustar as diferentes partes da organização acondições diferentes. Especialmente para grandes organizações é deesperar encontrar praticamente quase todos os tipos de estruturasorganizacionais. Além do mais, o organograma composto de umaorganização tende a modificar-se com o tempo, à medida que osadministradores procuram ajustar-se a condições estratégicas,tecnológicas e ambientais em modificação.

Anotações

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Como escolher uma Estrutura OrganizacionalQual a alternativa específica de estrutura organizacional a ser

usada num caso particular? Para selecionar o padrão estrutural maisapropriado é preciso levar em conta diversos fatores, entre eles:

a) Diversidade ou homogeneidade de operaçõesb) Diversidade ou homogeneidade dos canais de distribuição, das

fontes de recursos ou das necessidades de consumidores

c) Natureza da organização e seus objetivosd) Ênfase estratégicae) Diferença entre rotina e inovaçãof) Taxa de mudança ambientalg) Participação de cada um dos produtos e serviços ou linhas no

volume total de recursos obtidos pela empresah) Ênfase da administração superior na centralização ou

descentralização da autoridade e atividades

Três Categorias Principais de Fatores:a) grau de diversificação de produtos e clientesb) ênfase nos planos e objetivosc) alocação de recursos

D i r e ç ã o

A direção é o processo de influenciar e orientar as atividadesrelacionadas com as tarefas dos diversos membros da equipe ou da

organização como um todo. A direção representa a colocação emmarcha daquilo que foi planejado e organizado. Para tanto, a direção é a

função administrativa que envolve o uso de influência para ativar emotivar as pessoas a alcançarem os objetivos organizacionais. Ela

envolve influencia, comunicação, orientação, motivação e liderança daspessoas para desempenhar tarefas essenciais.

Liderança Liderança é a arte de influenciar pessoas. Liderança é a ciência, ométodo e a arte de influenciar a conduta humana. Líder é, portanto, todoo indivíduo capaz de influir no comportamento de outras pessoas.

Liderança é aquela qualidade num homem, que inspira suficienteconfiança a seus subordinados, de modo a aceitarem suas idéias eobedecerem a seu comando

Líder é o homem que conhece o caminho e sabe manter-se à frente,trazendo outros após si.

Líder é a pessoa que tem a habilidade de fazer com que os outros façamo que não queriam fazer, e gostem de fazê-lo.

Liderança é o ESFORÇO de exercer, conscientemente, umaINFLUÊNCIA ESPECIAL, dentro de um GRUPO, no sentido de LEVÁ-

LO a atingir METAS de PERMANENTE BENEFÍCIO que atendam àsNECESSIDADES REAIS do grupo Liderança é a influência interpessoal exercida e dirigida através do

processo de comunicação humana à consecução de objetivosespecíficos. A Liderança é encarada como fenômeno social e que ocorreexclusivamente em grupos sociais.

Liderança é um processo contínuo de escolha que permite à empresacaminhar em direção a sua meta, apesar de todas as perturbaçõesinternas e externas

Anotações

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C o n t r o l eI. Se alguma coisa pode sair errada, sairá.

II. Das coisas que podem sair erradas, aquela que sairá é a quecausará mais danos.

III. Se você acha que nada pode sair errado, evidentemente você deixou de ver alguma coisa.

IV. Deixadas a si próprias, as coisas vão de mal para pior.

LEIS DE MURPHY1

O controle é o processo de assegurar que as atividades atuais daorganização estejam em conformidade com as atividades planejadas. Ocontrole apresenta o acompanhamento, a monitoração e a avaliação dodesempenho organizacional para verificar se tudo está acontecendo deacordo com o planejado, organizado e dirigido, permitindo as correções

necessárias.

Definições É o processo de monitorar o progresso comparado com os

objetivos e padrões derivados do planejamento.

A função de Controle é a parte do processo administrativo quetem por finalidade acompanhar e avaliar o comportamento daorganização e de seus objetivos.

Um processo que visa assegurar a realização de um objetivo eidentificar a necessidade de alterar esse próprio objetivo.

O processo de controle consiste numa série de passos que sepretende assegurar para que o desempenho real seja compatívelcom o esperado ou que os planos sejam alterados conforme ascircunstâncias requeiram.

É o instrumento para comparar o desempenho real com odesempenho esperado para promover correção nos desvios oumudança nos objetivos.

O Processo de Controle1. Estabelecer padrões de desempenho2. Determinar a mensuração de desempenho3. Medir o desempenho:O que medir – está implícito nos objetivos e metasComo medir – decidir se deve medir cada evento ou apenas uma amostraQuando medir – pode ocorrer em 3 tempos (antes, durante e após odesempenho)4. Comparar com os padrões; avaliar 5. Ação corretiva - ajuste

Eficácia dos Sistemas de ControleUm sistema de controle é um conjunto de procedimentos e

dispositivos que tem por finalidade essencial colher informaçõespredefinidas sobre o andamento de uma atividade, de forma que alguémpossa tomar decisões que estimulem ou inibam. O objetivo básico de umsistema de controle é fornecer as informações relevantes e permitir que aação corretiva apropriada possa ser posta em prática.

http://www.facom.ufba.br/com024/murphya/continua.htm

Anotações

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FeedbackO feedback dentro da visão de Sistema Aberto é um mecanismo

segundo o qual uma parte da energia de saída de um sistema volta àentrada. O feedback serve para comparar a maneira como um sistemafunciona em relação ao padrão estabelecido para ele funcionar.

Tipos de Controle Controle Estratégico Controle de Produção Controle Financeiro Controle Mercadológico Controle Logístico Desempenho Individual (Avaliação de Desempenho)

Auxílios ao Controle GerencialExistem muitas técnicas que podem ajudar os administradores no

exercício do controle. Atualmente, entre as mais usadas estão osSistemas de Informação Gerencial (SIG) ou Sistemas de Gestãoaltamente potencializados, em termos de aumento do controle, por meio

da tecnologia da informação.O P r o c e s s o A d m i n i s t r a t i v o

Tornou-se prática comum definir a administração em termos dasquatro funções específicas: planejamento, organização, direção econtrole. Assim, a administração é o processo de planejar, dirigir econtrolar os esforços dos membros da organização e de utilizar todos osrecursos organizacionais disponíveis para alcançar objetivospreviamente estabelecidos. Quando tomadas isoladamente, oplanejamento, a direção, a organização e o controle são funçõesadministrativas. Quando consideradas como um todo, quando tomadasem sua abordagem global para alcançar objetivos, formam o processo

administrativo. O processo administrativo é, assim, determinado peloconjunto das funções administrativas. O ideal seria que o administrador balanceasse igualmente todas as quatro funções para obter equilíbrio evisão de conjunto. Todavia, alguns administradores são excelentesplanejadores; outros, muito bons organizadores; outros sabem dirigir bem; enquanto outros ainda são ótimos controladores.

O desempenho dessas funções forma o chamado cicloadministrativo. Este, à medida que se repete, permite uma contínuacorreção e ajustamento através da retroação. As funções doadministrador não chegam a formar apenas uma seqüência cíclica. Alémde cíclico, o processo administrativo é interativo e dinâmico.

OS PAPÉIS DO ADMINISTRADOR SEGUNDO MINTZBERGMintzberg fez uma interessante pesquisa e verificou que asatividades administrativas podem se organizadas em dez papéis. Umpapel é um conjunto de expectativas da organização a respeito docomportamento de uma pessoa. Cada papel representa atividades queos administradores conduzem para cumprir as funções de planejar,controlar, organizar e dirigir. Mintzberg divide os dez papéis em trêscategorias: interpessoal, informacional e decisorial.

Anotações

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1. Papéis interpessoais. Representam as relações comoutras pessoas e estão relacionados com ashabilidades humanas. Mostram como o administrador interage com as pessoas e influencia subordinados.

2. Papéis informacionais. Descrevem as atividades usadaspara manter e desenvolver uma rede de informações.Um administrador no nível institucional passa em média

75% do seu tempo falando com outras pessoas.Mostram como o administrador processa e intercambiaa informação.

3. Papéis decisoriais. Envolvem todos os eventos esituações nas quais o administrador deve fazer umaescolha ou opção. Estes papéis requerem tantohabilidades humanas como conceituais. Mostram comoo administrador utiliza a informação em suas decisões.

Anotações

Exercitando:Relacione, utilizando os respectivos números e letras, cada exemplo de Atividade a uma Categoria e Tipo

de Papel do Administrador:Categorias de Papéis do Administrador: Tipos de Papéis do Administrador:

(1) Interpessoal

(2) Informacional

(3) Decisorial

(A) Representação(B) Liderança(C) Ligação(D) Monitoração(E) Disseminação

(F) Porta-voz

(G) Empreendimento(H) Resoluçãode Conflitos(I) Alocaçãode recursos(J) Negociação

Categoria Papel Atividade( ) ( ) Decide a quem atribuir recursos. Programa, orça e estabelece prioridades.( ) ( ) Manda e recebe informação, lê revistas e relatórios, mantém contatos pessoais.( ) ( ) Inicia projetos, identifica novas idéias, assume riscos, delega responsabilidades de idéias para

outros.( ) ( ) Representa os interesses da organização em negociações com sindicatos, em vendas, compras

ou financiamentos.( ) ( ) Toma ação corretiva em disputas ou crises, resolve conflitos entre subordinados, adapta o

grupo a crises e a mudanças.( ) ( ) Assume deveres cerimoniais e simbólicos, representa a organização, acompanha visitantes,

assina documentos legais.( ) ( ) Mantém redes de comunicação dentro e fora da organização.( ) ( ) Transmite informações para pessoas de fora fazendo uma interface com o ambiente externo à

organização( ) ( ) Dirige e motiva pessoas, treina, aconselha, orienta e se comunica com os subordinados.( ) ( ) Envia informações estratégicas para os membros da organização.

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