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Assunto: Estruturação Organizacional Prof Ms Keilla Lopes Mestre em Administração pela UFBA Especialista em Gestão Empresarial pela UEFS Graduada em Administração pela UEFS Contatos: E-mail: [email protected] MSN: [email protected] Blog: keillalopes.wordpress.com

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Assunto: Estruturação Organizacional

Prof Ms Keilla LopesMestre em Administração pela UFBA

Especialista em Gestão Empresarial pela UEFSGraduada em Administração pela UEFS

Contatos:E-mail: [email protected]

MSN: [email protected]: keillalopes.wordpress.com

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Assuntos abordados em aula:

• Estruturação Organizacional

• Redesenho de processos

• Métodos diversos (Ex: Fluxogramas)

• Layout

• Gestão ou Administração de cargos e salários

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1.Estruturação Organizacional (Diagnóstico organizacional)

• Certamente a estrutura formal da empresa é o foco daEstruturação Organizacional, mas muito outros pontosaparecem interligados a este foco e influenciam seudesempenho. A exemplo: o ambiente externo; acultura organizacional; a motivação interna; o layout;os processos; a capacidade de adaptação aomercado; as necessidades dos clientes foco;chegando até a gestão de pessoas.

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ETAPAS DE AVALIAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

• Levantamento:Identificação de dados, de informações e de problemas.Ferramentas: observação, entrevistas, questionários;etc

• Análise:Análise criteriosa dos fatos encontrados na fase anterior e

interligação entre estes.

• Avaliação:Estabelecimento da situação atual da estrutura organizacional.Alternativas de melhoriasDefinição da melhor alternativa

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NA IMPLANTAÇÃO OU ALTERAÇÃO DA ESTRUTURAORGANIZACIONAL RESISTÊNCIAS QUE PODEM

OCORRER..

RESISTÊNCIAS

NÃO ACEITAR MUDANÇASPORQUE

INCOMODA

TENDÊNCIA ASÓ PERCEBERAQUILO QUE

CONVÉM

DEPENDÊNCIADE AÇÃO PARA

COM OUTRAPESSOA

NECESSIDADE DEREAGIR CONTRA PARA

JUSTIFICAR ERROS

INSEGURANÇA PESSOAL( POR DESCONHECIMENTOOU FALTA DE CONTROLE )

RECEIO DEPERDER

COISAS BOASATUAIS

DESCONFIANÇA

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Recomenda-se iniciar o trabalho deEstruturação Organizacional pelo Redesenhode Processos e pela Gestão de cargos paraenfim realizar a própria Estruturação ouReestruturação organizacional.

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A) Redesenho de Processos

• È fazer com que todos os processos da empresasejam realizados da melhor maneira possível(padronização). Para a realização desse projeto énecessária uma análise prévia de todos os processosda empresa, para que todos os pontosdesnecessários ou insatisfatórios sejam detectados.Depois de feito isso haverá um estudo com o únicoobjetivo de sanar as deficiências e finalmente tornar oprocesso mais eficiente através da escolha dométodo de trabalho.

• O redesenho de processos é muito útil para facilitar ofluxo de informações, detectar funcionários queestejam realizando trabalhos desnecessários, ou atémesmo com tempo “ocioso”.

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Método de Trabalho.

Trata-se do melhor caminho, através da seqüência deoperações mais eficiente, para ultimar uma certatarefa ou atingir um determinado objetivo. Quando oseqüenciamento de fases é ilógico, temos perdasdiversas (de energia, de tempo, de oportunidade e dematerial) aumentando o desperdício e fazendodiminuir a produtividade.

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O Método é a melhor forma de se executar

uma tarefa com o menor dispêndio de

energia e maior eficácia do executante.

Que exemplos de métodos de

trabalho vocês conhecem?

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Exemplos de métodos:

• Técnicas de levantamento de dados: questionário,entrevista, observação,etc

• Normas e Manuais• Layout• Quadros de Distribuição de Trabalho (QTD)• Análise estruturada de sistemas• Formulários• Análise de rotinas• Fluxogramas

Obs: No blog (UEFS- disciplina OS&M) terão noções geraisdestes processos...

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• No Redesenho de Processos várias são astécnicas que podem ser utilizadas, osFLUXOGRAMAS são as mais usadas e podemajudar muito nesta etapa.

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FLUXOGRAMAS

Conceito:È a representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de

forma clara e sintética, caracterizando as operações,os responsáveise/ou unidades envolvidas no processo.

Sua representação é universal.

Busca através de símbolos convencionais representar de forma dinâmica ofluxo ou a seqüência normal do processo/trabalho.

Permite a visualização do fluxo de processos e formulários, entre asdiversas unidades organizacionais ou entre pessoas.

Possui outros nomes:Carta de fluxo de processo;gráfico de seqüência;gráfico de processamento;

flow-chart; etc.

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Alguns dos Tipos de fluxogramas:

• Fluxograma vertical

• Fluxograma parcial ou descritivo

• Fluxograma global ou de coluna

Obs: A escolha entre um tipo de fluxograma ou ooutro depende unicamente das característicasdo estudo a ser realizado.

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Fluxograma Vertical

• Como o nome sugere é formado por “colunas verticais”.

• Mais utilizado para DESCRIÇÃO de rotinas.

• Também conhecido como: folha de análise,folha desimplificação do trabalho ou diagrama de processo.

• Este tipo é geralmente destinado à representação derotinas simples em uma unidade específica da empresa.

• Vantagens:Permite ser impresso como formulário padronizado.Rapidez no preenchimento (símbolos já se acham

impressos).Facilidade de leitura por parte dos usuários.

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Fluxograma Vertical:

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ATENÇÃO:

É possível utilizar símbolos diferentes dosconvencionais, desde que não ofereçamdificuldade de compreensão para o leitor edesde que sejam definidos previamente.Contudo, os símbolos mais comuns sedesenvolveram e tiveram sua utilizaçãoampliada, de tal maneira, que chegaram aconstituir uma linguagem corrente entre osusuários.

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Símbolos mais comuns

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Fluxograma Parcial ou Descritivo

• Mais utilizado para LEVANTAMENTO de rotinas.

• Sua elaboração é mais complexa que a do fluxograma vertical,pois apresenta maior número de símbolos

• Serve melhor as rotinas que envolvem vários setores organizacionais.

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Fluxograma Parcial ou Descritivo

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Fluxograma global ou de coluna

• Serve muito bem tanto pra LEVANTAMENTO quantopara DESCRIÇÃO de rotinas.

• Embora similar ao Fluxograma Vertical , pois ossetores envolvidos na rotina apresentada aparecemem forma de colunas, sua particularidade é quepermite evidenciar o fluxo de documentos einformações dentro e fora da empresa.

• Ex. Copia Rebouças,285

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Lembrem-se

• Os fluxogramas mostram como as coisassão feitas, e não a maneira segundo o qual ochefe pensa que são feitas, mas a forma pelaqual o manual de normas e procedimentosdescreve. Eles são, portanto, uma fotografiareal de uma situação estudada.” OLIVEIRA(2001).

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Considerações

• O tamanho dos símbolos deve ser uniforme.

• Simplificar um fluxograma não é necessariamenteeliminar passos. As vezes para simplificá-lo énecessário criar , alterar seqüências e recombinarpassos tornando-o maior, contudo mais simples.

• Existem significativos softwares próprios paraelaboração de fluxogramas.

• Vincular o estudo de fluxogramas (métodos eprocessos) ao estudo de arranjo físico (layout) é umaconveniência que pode render bons resultados...

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Arranjo físico

• Conceito:Alocação adequada no sistema de instrumentos de

trabalho, móveis, equipamentos e fator humano.

• Em suma, um arranjo físico adequado visa nadamais que proporcionar a empresa maioreconomia e produtividade

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Com o estudo do arranjo físico o analista de OS&M busca:

Melhor utilização do espaço físico.Favorecer o fluxo de trabalhoFacilitar a coordenaçãoReduzir a fadiga do funcionárioGarantir isolamentos (temperatura, sonoros, segurança,

umidade,sigilo,etc)Aumentar o manter o bom desempenhoFlexibilidade para tecnologias e equipamentosClima de trabalho favorávelConcentração ou dispersão das pessoas ou grupos de

trabalho Evitar e conter incêndios

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REPETINDO

Recomenda-se iniciar a técnica de EstruturaçãoOrganizacional pelo Redesenho deProcessos (com estudos de métodos,fluxogramas e layout) e pela Gestão decargos para enfim realizar a própriaEstruturação ou Reestruturaçãoorganizacional.

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B) Gestão de cargos (organograma)

• Para realizar o projeto de Reestruturação Organizacional énecessário uma profunda análise de todos os atuais cargosda empresa, detectando quais são os cargos que existem,mas que precisam ser alterados e também os que nãoexistem, mas que precisam ser criados.

• É preciso determinar claramente quais as tarefas (função ecargo) de cada funcionário. Dessa forma, é importante queas empresas o definam claramente quais são asresponsabilidades de cada um de seus funcionários e, alemdisso, esclareçam como ocorreram os processos(recebimento e entregas de mercadoria, fluxo deinformações e etc). Dessa forma, pode-se conseguir deforma mais satisfatória uma administração competente eeficaz.

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ORGANOGRAMA SIMPLES

Presidência

Setor Financeiro S. Comercial S de RH

Coordenação de Recrutamento,

Seleção, Admissão e Demissão

Coordenação de Treinamento

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ATENÇÃO

• Embora pareça simples a elaboração de umorganograma, não é...

• Antes de montar um organograma é necessário adefinição de cada cargo que é uma outra técnicachamada de ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS ESALÁRIOS ou MONTAGEM DA ESTRUTURASALARIAL DA EMPRESA.

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ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOSA consistência interna é obtida por meio da avaliação e da classificação de cargos.

A consistência externa é obtida pela pesquisa salarial.

Estruturas salariais

Equilíbrio interno

Equilíbrio externo

Avaliação de cargos

Classificação de cargos

Pesquisa salarial

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41-85 ATENÇÃO:

Quem tiver interesse em se aprofundar sobreGESTÃO ou ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS ESALÁRIOS que é um serviço bastante procuradoem consultorias, principalmente para atender aempresas que cresceram rapidamente, busquem nomeu blog (www.keillalopes.wordpress.com) oarquivo com o assunto e procurem a literatura daárea.

Garanto que além do ganho de conteúdo, o ganhofinanceiro, também, será muito bom!

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Reestruturação Organizacional

• Depois de realizada a definição de cada cargoe desenhado o organograma é importante quese redija um documento para cada cargodetalhando: funções, responsabilidades, graude hierarquia, funcionários subordinados efinalmente o nome do cargo.

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Estrutura Organizacional• Uma organização deve ser um agrupamento ordenado de

recursos que visam resultados positivos para a própriaempresa e para quem nela trabalha.

• Não existe uma estrutura organizacional acabada e nemperfeita. Ela está em constante adaptação às mudanças.Existem variáveis que contribuem para isso: a sua estratégia,o meio ambiente em que opera, a tecnologia de que dispõe eas características de seus participantes. Chandler (1962), aopesquisar quatro grandes empresas americanas (DuPont, GM,Standart Oil e Sears) constatou que estas estruturas eramcontinuamente ajustadas às suas estratégias que, também, semovimentavam.

• Embora trabalhosa e em constante mudanças, a estruturaorganizacional é o instrumento básico para a organização.

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• Até o momento estudamos a Estrutura Formal das organizações.

• O que seria a Estrutura Informal? Devemos considerá-la?

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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Toda e qualquer organização possue dois tipos de estrutura: aEstrutura Formal e a Estrutura Informal.

Estrutura Formal:• Pode ser formalmente planejada e representada

(organograma).• Conjunto ordenado de responsabilidades,

autoridades,comunicação e decisão das unidadesorganizacionais.

Estrutura informal:• É a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida

ou requerida pela estrutura formal.• Surge da interação social das pessoas.• Alguns fatores favorecem ao surgimento e desenvolvimento da

estrutura informal: interesses comuns; interação da própriaestrutura formal;a flutuação do pessoal dentro da empresa;disputas do poder. Vantagens e desvantagens...

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Outros pontos importantes na modelagem da Estrutura

Organizacional

• Introduzir novos modelos de remuneração • Plano de Cargos, Carreira e Remuneração (PCCR)• Formular estratégias de gestão de talentos • Criar novos modelos e instrumentos de

governança • Administrar transformações decorrentes da adoção

de novas tecnologias de informação ou gestão • Motivação• Permitir a criatividade

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• Texto-Estruturação Organizacional

(explicar que este texto é um exemplo do relatoque devem fazer ao final de cada consultoria epassar para a área de Gestão deconhecimento)

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BIBLIOGRAFIA

• OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização & métodos: uma abordagem gerencial. 14. ed. São Paulo: Atlas, 2004.

• ARAUJO,Luis Cesar G. Organização, Sistemas eMétodos e as tecnologias de gestãoorganizacional: arquitetura organizacional;benchmarking,empowement, gestão pelaqualidade total,reengenharia:volume 1. 2 ed. SãoPaulo.Atlas,2005