Sistema para Gestão de Projetos - GP-Web

GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAISSECRETARIA DE ESTADO DE CINCIA, TECNOLOGIA E ENSINO SUPERIOR SUBSECRETARIA DE CINCIA, TECNOLOGIA E INOVAO SUPERINTENDNCIA DE INOVAO SOCIAL DIRETORIA DE TECNOLOGIA

MANUAL SISTEMA PARA GESTO DE PROJETOS GP-Web

Elaborado por: Henrique de Carvalho Vieira [email protected]

BELO HORIZONTE 2011

Verso 1.0


Sumrio1. OBJETIVO ...................................................................................................................................... 3 1.1. Objetivos Especficos .......................................................................................................................... 3 2. O GP-WEB ..................................................................................................................................... 4 2.1. Acessando o Sistema para Gesto de Projetos GP-Web ................................................................. 4 2.2. Tela de login ....................................................................................................................................... 4 2.3. Alterando a senha .............................................................................................................................. 5 2.4. A interface do GP-Web ....................................................................................................................... 6 2.5. Acessando lista de projetos ................................................................................................................ 8 2.6. Filtrando os projetos por departamento............................................................................................ 8 3. CRIANDO NOVO PROJETO .............................................................................................................. 9 3.1. Criando novo projeto Ncleo de Projetos .....................................................................................12 4. ADICIONANDO TAREFAS .............................................................................................................. 17 4.1. Atualizando uma tarefa ....................................................................................................................19 5. INSERINDO ARQUIVOS AO PROJETO............................................................................................. 19 6. RELATRIOS ................................................................................................................................ 19 7. GRFICO DE GANTT ..................................................................................................................... 19

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1. OBJETIVO Com a implementao do sistema para gesto de projetos, o documento em questo tem o objetivo de apresentar os procedimentos operacionais da ferramenta GP-Web para os coordenadores dos Centros Vocacionais Tecnolgicos - CVT. Atualmente os CVTs atendem o estado de Minas Gerais com vrios projetos sociais, existindo a necessidade do gerenciamento dos projetos atravs de uma ferramenta de apoio robusta, utilizando a tecnologia da informao. O Sistema para Gesto de Projetos - GP-Web, ir proporcionar a gesto eficaz e compartilhada dos projetos atravs da metodologia de gerenciamento de projetos.

1.1. Objetivos Especficos Definir o GP-Web como sistema nico de gerenciamento de projetos, proporcionando um ponto centralizado com todas as informaes; Gerar relatrios dos projetos; Auxiliar o coordenador e gerente de projetos a acompanhar o status de desenvolvimento dos projetos.

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2. O GP-WEB O GP-Web um sistema baseado em uma interface WEB, com o objetivo de gerenciar projetos. Sua proposta centralizar todos os projetos em uma nica base de dados, garantindo a acessibilidade e disponibilidade dos dados.

O sistema composto pelos seguintes mdulos: Mdulo de gerenciamento de projetos: Gerenciamento de projetos, tarefas e relatrios; Mdulo de e-mail: Notificaes sobre projetos e tarefas, e caixa de mensagens interna; Mdulo de documentos: Permite anexar arquivos a um determinado projeto. Mdulo de agenda coletiva e lista de atividades a fazer. 2.1. Acessando o Sistema para Gesto de Projetos GP-Web Para acessar o GP-Web, atravs de um navegador web utilize o endereo abaixo: http://projetos.inclusaodigital.mg.gov.br

2.2. Tela de login

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Figura 01 Tela de Login

Ao acessar a pgina inicial do GP-Web, coloque seu login e senha e clique em entrar ou pressione o boto ENTER no teclado.

Caso tenha esquecido sua senha clique no link Esqueci a senha, coloque se login e seu email e clique em enviar senha. ATENO: Todos os logins foram criados utilizando o nome da cidade do CVT sem espao e a senha padronizada 123. Exemplo: Usurio: ribeiraodasneves Senha: 123 Caso ainda no tenha um login e senha, entre em contato com Henrique Vieira atravs do e-mail: [email protected] 2.3. Alterando a senha

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Por recomendaes de segurana, necessrio alterar a senha aps o primeiro login. Segue procedimento:

Figura 02 Alterar Senha

Aps efetuar login no GP-Web, clique em meus dados e depois em mudar senha para alterar sua senha. Insira a senha atual, logo aps defina a nova senha e repita a nova senha por segurana. Clique em confirmar para efetivar a alterao.

2.4. A interface do GP-Web Aps efetuar o login no GP-Web, a tela abaixo ser apresentada:

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Figura 03 Interface GP-Web

1 Projetos: Exibe o nome do projeto. 2 Percentual %: Mostra o percentual de concluso do projeto, baseado na atualizao das tarefas. 3 - Organizao: Exibe qual a organizao que o projeto pertence. 4 - Departamento: Exibe qual departamento est envolvido no projeto. O departamento pode ser: Ncleo de Projetos, CVT ou NAE. 5 - Incio: Mostra qual a data de incio do projeto. Essa definio feita no momento de criao do projeto. 6 - Trmino: Mostra qual a data de trmino do projeto. 7 - Provvel: A data provvel de trmino do projeto baseada na data final da ltima tarefa. 8 - Responsvel: Exibe quem o responsvel/gerente do projeto. 9 - Tarefas: Exibe a quantidades de tarefas do projeto. O valor entre parnteses mostra a quantidade de tarefas designadas para o usurio logado.7


10 - Custo: Exibe o custo do projeto. 11 - Status: Mostra o status do projeto.

2.5. Acessando lista de projetos Para acessar a sua lista de projetos clique em Projetos e depois em Lista de Projetos (conforme figura 04). Desta forma ir exibir os projetos da organizao selecionada por padro. No caso em questo foi feito o login com o usurio Ribeiro das Neves que est dentro da organizao CVT Ribeiro das Neves, desta forma ir exibir os projetos deste usurio.

Figura 04 Lista de Projetos

Figura 05 Filtrando Organizao

Exemplo: Para acessar os projetos do Ncleo de Projetos, clique em Projetos, Lista de Projetos, em organizao selecione o Ncleo de Projetos (No caso de Ribeiro das Neves o Ncleo Brumadinho) e depois clique no funil para aplicar o filtro realizado. Para saber quem o responsvel por cada projeto, consulte a coluna Responsvel na lista de projetos.

2.6. Filtrando os projetos por departamento Na lista de projetos iro aparecer todos os projetos do usurio. Para organizar essa lista recomendvel utilizar filtros por departamentos. Para fazer um filtro por departamento e exibir somente os projetos do mesmo, siga o procedimento abaixo:

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Figura 06 Filtrando Departamentos

Primeiro selecione a organizao que deseja visualizar os projetos e clique no funil para aplicar a seleo. Clique sobre o cone de departamento ao lado do funil (conforme figura 06). Selecione o departamento que deseja fazer o filtro. Desta forma sero exibidos na lista de projetos somente os projetos da organizao e departamento selecionados.

3. CRIANDO NOVO PROJETO Para cadastrar um projeto, na interface principal do GP-Web clique em novo projeto conforme abaixo:

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GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAISSECRETARIA DE ESTADO DE CINCIA, TECNOLOGIA E ENSINO SUPERIOR SUBSECRETARIA DE CINCIA, TECNOLOGIA E INOVAO SUPERINTENDNCIA DE INOVAO SOCIAL DIRETORIA DE TECNOLOGIA Figura 07 Criando um novo projeto

Aps clicar em novo projeto ser exibido um formulrio para criao do projeto. O formulrio ser mostrado neste documento em duas partes, segue abaixo:

Figura 08 Formulrio Criao Projeto Parte I

Os campos marcados em vermelho so necessrios para a criao do projeto no escopo padro. Os outros campos podero ser preenchidos, entretanto a critrio do usurio.

1 - Nome do Projeto: Defina qual o nome do projeto. (Campo obrigatrio)10


2 - Nome abreviado: Insira o nome abreviado do projeto. (Limite de 20 caracteres) 3 - Organizao: Insira qual a organizao responsvel pelo projeto. 4 - Gerente: Defina quem o responsvel pelo projeto. 5 - Nvel de Acesso: Por questes de segurana sempre defina o nvel de acesso como Protegido. Deste modo somente o responsvel/gerente e os Integrantes do projeto poder editar o projeto. Outros usurios podero apenas visualizar. 6 - Data de incio: Defina qual a data de incio do projeto. 7 - Data de trmino: Defina qual a data de trmino do projeto. 8 - Departamentos: Defina qual o departamentos responsvel pelo projeto.

Figura 09 Formulrio Criao Projeto Parte II

9 - Status:11


Em execuo (Padro): Quando est em execuo, com ao menos alguma tarefa com mais de 0% realizado e que no esteja em espera. Adiado/Suspenso: Quando o projeto iniciou, mas por algum motivo encontra-se interrompido. A interrupo pode se permanente ou provisria. Cancelado: Quando o projeto for cancelado. Concludo: Quando todas as tarefas deste projeto atingiram 100% executadas. ATENO: Ao finalizar um projeto muito importante atualizar o status do projeto para concludo. Desta forma evita que as horas do projeto continue correndo. 10 - Ativo: Caso o projeto tenha alguma pendncia para iniciar. 11 - O que: O que ser feito (etapas) 12 - Por que: Por que ser feito (Justificativa) 13 - Como: Como ser feito (Mtodo) 14 - Onde: Onde ser feito (Local) 15 - Aps preencher todos os campos clique em salvar. 3.1. Criando novo projeto Ncleo de Projetos O Ncleo de Projetos um modelo de escritrio de projetos implementado na SECTES para a gesto dos projetos da rede CVT. Tendo em vista a estrutura organizacional dos ncleos na imagem abaixo, necessrio fazer o cadastro dos projetos conforme estrutura em questo:

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Figura 10 Estrutura Organizacional Ncleo Projetos

Para criar um projeto do Ncleo de Projetos necessrio utilizar outro escopo, porm o conceito de utilizao do sistema o mesmo.

ATENO: No GP-Web os ncleos so identificados pela escrita em maisculo:

Figura 11 Estrutura Organizacional - Ncleos

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Como exemplo, iremos criar um projeto do CVT de Ribeiro das Neves que est dentro do Ncleo de Brumadinho. Segue abaixo procedimento:

Figura 12 Criando novo Projeto Ncleo Projetos

Os campos marcados em vermelho so necessrios para a criao do projeto no escopo padro. Os outros campos podero ser preenchidos, entretanto a critrio do usurio.14


1 - Nome do Projeto: Defina qual o nome do projeto. (Campo obrigatrio) 2 - Nome abreviado: Insira o nome abreviado do projeto. (Limite de 20 caracteres) 3 - Gerente: Defina quem o responsvel pelo projeto. 4 - Organizao: Insira qual a organizao responsvel pelo projeto. ATENO: Neste caso, devemos inserir a organizao do Ncleo de Projetos. O Ncleo do CVT de Ribeiro das Neves BRUMADINHO, conforme figura 06. 5 - Nvel de Acesso: Por questes de segurana sempre defina o nvel de acesso como Protegido. Deste modo somente o responsvel/gerente e os Integrantes do projeto poder editar o projeto. Outros usurios podero apenas visualizar. 6 - Data de incio: Defina qual a data de incio do projeto. 7 - Data de trmino: Defina qual a data de trmino do projeto. 8 - Departamentos: Defina qual o departamento responsvel pelo projeto. Clique no boto departamentos. ATENO: Neste caso, devemos inserir o departamento Ncleo de Projetos.

Figura 13 Departamentos Ncleo de Projetos

9 - Termine o preenchimento dos campos conforme instruo anterior (figura 05) de criao de projetos e salve o mesmo. 10 Para permitir o gerente de projetos do ncleo editar o projeto, aps salvar o mesmo, clique em editar o projeto e clique depois em Integrantes.

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Figura 14 Editando Projeto Ncleo Projetos

Aps clicar em Integrantes, clique no cone de usurio para escolher o usurio e depois clique no boto adicionar para confirmar a adio do integrante.

Figura 15 Inserindo Integrante Ncleo Projetos

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Clique em salvar para confirmar as alteraes no projeto.

4. ADICIONANDO TAREFAS Aps concluir o processo de criao do projeto devemos criar as tarefas.

Figura 16 Inserindo Tarefas

Antes de comearmos a criar tarefas preciso entender algumas particularidades do GPWeb: 1: O smbolo de losango no final da descrio da tarefa significa que uma tarefa marco. A tarefa marco uma data especfica que importante no projeto. Por exemplo: O incio do projeto, o fim do projeto ou uma checagem especial de um determinado momento no projeto. Para configurar uma tarefa como marco, no defina uma data de incio e trmino para a tarefa e salve a mesma. 2: Quando uma tarefa tem um smbolo + no incio, indica que a mesma possu dependncias ou sub-tarefas, sendo a tarefa pai atualizada automaticamente pelas sub-tarefas.

Segue abaixo procedimento para criao de uma nova tarefa:

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Dentro do projeto onde deseja criar as tarefas, clique em nova tarefa. Ser exibido a tela abaixo:


1 - Nome: Insira o nome da tarefa. O nome deve ser mais curto possvel. 2 - Detalhes: Nesta etapa a tarefa pode ser descrita com mais detalhes utilizando o 5W2H. 3 - Datas: Defina as datas de incio e trmino. 4 - Dependncias: Caso a tarefa em questo tenha alguma dependncia em relao outra tarefa. 5 - Designados: Por padro o designado para a tarefa quem cria a mesma, entretanto caso haja necessidade de alterar ou inserir um ou mais designados a definio feita nesta parte do sistema.

Aps seguir todos os passos acima, clique em salvar para concluir a insero da tarefa.

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ATENO: O GP-Web faz o acompanhamento automatizado dos prazos das tarefas, onde enviado notificaes por e-mail, alertando sobre o incio ou trmino de uma tarefa. 4.1. Atualizando uma tarefa Para atualizar uma tarefa, acesse o projeto onde a mesma encontra-se. Localize a tarefa e clique sobre a mesma. Ao acessar a tarefa clique no boto editar. Para atualizar o status da tarefa v at o recurso Progresso e selecione o percentual de concluso de 0% 100%. Para voltar a tela inicial do projeto clique no boto projeto.

5. INSERINDO ARQUIVOS AO PROJETO Acesse o projeto e depois clique no boto novo arquivo. Coloque uma descrio e depois clique em Selecionar arquivo.. Selecione o arquivo que deseja vincular ao projeto e depois clique no boto salvar para concluir a insero do arquivo. Para visualizar os arquivos vinculados ao projeto, v at a aba Arquivos.

6. RELATRIOS Dentro de um projeto, clique no cone impressora no lado direito superior da tela. Escolha qual relatrio deseja imprimir.

7. GRFICO DE GANTT Para acompanhar o andamento do projeto atravs de uma linha do tempo, utilize o grfico de Gantt. Para visualizar o grfico, acesse um projeto e clique na aba Grfico de Gantt. Ser exibido o grfico com o status do projeto atravs de uma linha do tempo, onde pode ser visualizada a descrio das tarefas no lado esquerdo.

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