Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico

Secretaria de Estado da Administração - SEA

Sistemas administrativos

Gestão de Pessoas

Gestão de Materiais e Serviços

Gestão Patrimonial

Ouvidoria

Gestão de Tecnologia da Informação e Governança Eletrônica

Gestão Documental

Sistema de Protocolo Padrão - SPP

Antigo sistema

Década de 80 – 20 anos Utilizado por 80 órgãos do Estado de Santa Catarina

Registro dos dados do processo Registro das tramitações Consultas Relatórios

Centralizado nos protocolos Internamente – somente fisicamente Cadastros em cada órgão Sem padronização – assuntos, interessados, setores. Gestão documental ineficiente

Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e)

Criado para otimizar o gerenciamento de processos administrativos, tornando a autuação e tramitação mais eficiente,

célere e segura.

Administração Direta

Autarquias

Fundações

Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e)

Reduzir burocracia

Eliminar gradativamente o papel

Tramitação por meio digital

Gestão dos processos físicos e digitais

Inclusão de peças processuais

Garantia de autoria e autenticidade – certificados digitais

Visualização dos processos de forma eletrônica

Transparência e segurança das informações

Padronização das informações

Controle na gestão documental

Armazenamento e resgate das informações

Integrações com outros sistemas corporativos

Objetivos

2008

Montagem do Edital

Processo de Licitação

2009 Assinatura Contrato

Levantamento e

Implantação do SGP-e -

Piloto na SEA

2010

Finalização do Piloto

Estabilização do Sistema

Implantação

/capacitação nos órgãos

Início Integrações

1ª Instrução Normativa 2011

Reestruturação dos Órgãos e

Equipe SGP-e Processos Digitais

Formulários eletrônicos

Mapeamento de processos 2ª Instrução Normativa

Ciclo de vida do projeto SGP-e

2012 Implantação Nova

Versão Módulos Sigilo,

Correspondência Início Classes

2013

Nova Metodologia – Processos Digitais –

N1/N2/N3

Ciclo de Vida do Projeto SGP-e

2016 Implantação SCTD

Expansão do Navegador

2015 Melhorias de infraestrutura

Piloto do Navegador de Documentos Visualização Cronológica

Avaliação/Destinação

2014 Início da Implantação

Módulo Gestão Arquivística Digitalização

Novas capacitações

Atualmente - 97 órgãos

Número de usuários cadastrados – 2.200 (2009) / 11.000 (2010)

14.200 (2011) / 16.700 (2012) /18.500 (2013) / 24.100 (2014) /

32.000 (2015) / 33.300 (agosto 2016)

Cadastro Processos / Documentos – 384.397 (2009) / 747.268

(2010) / 558.329 (2011) / 598.367 (2012) / 650.261 (2013) /

759.312 (2014) / 884.113 (2015) / 591.628 (agosto 2016)

Acessos diários - 16.500 (2015) / 24.000 (agosto 2106)

A estrutura organizacional está em constante adequação.

Números do Sistema SGP-e

Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico – SGP-e

Processo Digital

Redução de custo (logística, papel, tinta de impressora, etiquetas, capas de processo, correios)

Reduz tempo de tramitação

Reduz procedimentos administrativos manuais (carimbo, paginação, etc.)

Armazenamento eletrônico dos processos e documentos

administrativos

Agilidade no resgate das informações

Processo Digital

Infraestrutura necessária

Certificados digitais para autuação e

trâmite de processos digitais

Scanners para digitalização dos documentos

Protocoladora digital para obtenção da data

e hora seguras

Mapeamento de Processos Digitais

Mapeamento das etapas do processos

Identificação dos pontos de assinatura

Modelagem em Workflow

Implantação dos Processos Digitais

Metodologia

> Nível 1 – Digitalização + Ass.Digital Sistema pronto para implantação Governo sem papel > Nível 2 – N1 + Workflow 75% do sistema pronto para implantação 25% Desenho do Workflow > Nível 3 (N3) – N2 + Formulário Eletrônico 25% do sistema pronto para implantação 25% Desenho do Workflow 50% Customização do Formulário

Formulários Específicos

Utilização de formulários específicos por assunto

Facilidade no preenchimento de informações

Padronização das solicitações dos usuários

Modelo de Documentos

Permite o cadastro e controle de modelos de documentos,

através de editor integrado ao sistema

Gera documentos digitais a partir dos modelos previamente

cadastrados

Controle de Acesso - Sigilo

Controle de Acesso por interessado

e peças do processo

Restrição de usuários e setores

Funcionalidade integrada no

cadastro de documentos e

processos

Flexibilidade em criar combinações

para regras de Sigilo

Relatórios

Portal

Transparência

Acesso facilitado a informações e solicitação de serviços

Acompanhamento em tempo real

SGP-e

Mobile

Diário

online

Recursos

Humanos

(SIGRH)

Gestão de

Veículos (GVE)

Gestão de

Orçamento (SIGEF)

Gestão de

Arrecadação

(SAT)

Gestão

Educacional

(SERIENET)

Publicação Licitação

Dados interessados

Dados Aposentadoria

Dados Licença Prêmio

Dados de veículos

Dados interessados

Dados interessados

Dados interessados

Dados processos

SCTT

Sincronização

assuntos

Integrações

Módulo Gestão Arquivística

Gestão de Documentos do Estado em

formato digital

Documentos seguros de acordo com a temporalidade.

Padrão e-ARQ Brasil Etapas de Produção Recebimento Encaminhamento Acesso

Guarda Segura

Módulo Gestão Arquivística

CAPTURA CLASSIFICAÇÃO GESTÃO ENTREGA

Geração de arquivos Possibilidade de geração de arquivos à partir dos seguintes meios:

Modelos elaborados

Upload do seu computador Conversor de PDF

Scanner Crie documentos a partir de modelos elaborados como padrão. Mesclagem de

documentos a partir de regras definidas.

Envie arquivos do seu computador nos mais diversos formatos.

Converta documentos nos mais diversos formatos para o formato PDF.

Crie documentos em seu scanner e envie diretamente para o gerenciador.

Módulo Gestão Arquivística

CAPTURA CLASSIFICAÇÃO GESTÃO ENTREGA

Indexação de conteúdo Aprimore suas pesquisas dos processos utilizando os índices de indexação.

Plano de Classificação Integração com o módulo:

SCTD - Plano de classificação e temporalidade documental

Vocabulário Controlado Tabela de Assunto: Possibilita incluir documento com estrutura de nomes padrão.

Módulo Gestão Arquivística

CAPTURA CLASSIFICAÇÃO GESTÃO ENTREGA

Colaboração

Gestão de Conteúdo Web

Soluções para simplificar significativamente os processos de criação, gestão, publicação, distribuição e arquivamento de conteúdos.

Comentários Inclua comentários ao documento.

Armazenamento Seguro Armazena documentos em repositório externo com redundância. Versionamento Controle de versões diferentes da mesma informação com revisões e interpretações. Pesquisa e Navegação Encontre a informação e os seus contextos associados. Visualização Visualize de maneira clara arquivos armazenados.

Armazenamento de documentos em espaços: individuais, grupo e geral;

Manipulação em recursos em um diretório;

Propriedades associadas a determinados recursos;

Pesquisar o conteúdo as propriedades de arquivos em um diretório;

Informar a localização física de documentos;

Fila de trabalho de documentos: enviados e recebidos;

Módulo Gestão Arquivística

CAPTURA CLASSIFICAÇÃO GESTÃO ENTREGA

Conversão dos documentos do repositório para o formato PDF, permitindo pesquisas de conteúdo.

Permite a integração com o módulo de processos

Assinatura de documento nos padrões (ICP-Brasil), possibilitando verificar a integridade e a autoria de um documento eletrônico.

PDF Assinatura Digital

Integração

Navegador de Documentos

Inserir documentos eletrônicos ou digitalizados - documentos sem

cadastro ou legado

Visualizar documentos em estrutura de pastas

Avaliação, notificação e destinação de processos e documentos por

órgão

Importador em lote e OCR

Visualização Cronológica

Nova visão gráfica – permite a análise das informações históricas

dos processos

Permitir ao usuário construir fatos, eventos e associações de

diferentes perspectivas

Possibilitar interação do usuário com o diagrama – cores, texto,

importação

Sistema de Classificação e Tabela de Documentos - SCTD

Antigo SCTT – Sistema de Classificação e Tabela de

Temporalidade.

Plano de Classificação de Documentos, Tabela de Temporalidade

e Tabela de Assuntos do Estado de Santa Catarina.

Funcionalidade de edição, análise, validação, aprovação e

publicação.

Permite emissão de Relatórios do Plano e Tabelas.

Consultas dos Planos e seu histórico.

Responsável - Gestão Documental - GEDOC.

Gestão e Guarda

• Realizar a gestão e guarda de processos e documentos conforme tabela de temporalidade

Listas

• Gerar listagem para

eliminação de processos e documentos

Eliminação

• Efetuar a eliminação dos documentos que

compõem o processo conforme a

tabela de temporalidade

Termos • Gerar o termo para eliminar os

processos e documentos.

Avaliação e Destinação

Armazenamento seguro

Repositório

Gestão de Conteúdo

SGPe

CAS

CAS – Armazenamento seguro de documentos digitais e

conteúdo não estruturado.

Equipe de Suporte SEA

Ensino a Distância – EAD

Capacitação contínua aos usuários

Manuais específicos no site informativo do SGP-e

Glossário e Help dentro do próprio sistema

Suporte

Sistema de Gestão Protocolo Eletrônico Equipe de Suporte

sgpesuporte@sea.sc.gov.br

0800 648 1500