SISTEMA DE GESTÃO DA MANUTENÇÃO, DE EQUIPAMENTOS E INSTALAÇÕES TÉCNICAS Tiago Jorge Gadelho...

SISTEMA DE GESTÃO DA MANUTENÇÃO, DE EQUIPAMENTOS E INSTALAÇÕES TÉCNICAS

Tiago Jorge Gadelho Tavares Barreiros

MIEEC - AutomaçãoJulho 2012

Enquadramento

Projeto desenvolvido no âmbito da disciplina de dissertação do MIEEC da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto (FEUP).

Toma como caso de estudo o Serviço de Electromedicina e Equipamentos (SEE) do Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho (CHVNG/E).

Pretende a análise e desenvolvimento de um sistema de gestão da manutenção de apoio ao serviço referido.

Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

Estrutura da Apresentação

1. Introdução Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia Serviço de Electromedicina e Equipamentos Necessidade Objetivos Metodologia

2. Conceitos 3. Análise de Processos

Identificação de Processos (AS IS) Redesenho dos Processos (TO BE)

4. Análise do Domínio 5. Especificação das Interfaces da Aplicação 6. Conclusões


Introdução


Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho

História

Antigo Sanatório (início séc. XX);

Reconvertido dos anos 70 a hospital geral de vocação pneumológica;

Fusão em 2007 com o Hospital da Nossa Senhora da Ajuda de Espinho.



Estrutura

Unidade I: Hospital Santos Silva

Unidade II: Hospital Comendador Manuel Moreira de Barros

Unidade III: Hospital Nossa Senhora da Ajuda



Cobertura Vila Nova de Gaia Espinho Entre Douro e Vouga

Assistência População de 700 mil

habitantes Mais de 2000 utentes diários

Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP Viana do

CasteloBraga

Porto

Vila Real Braganç

a

Aveiro

Viseu

Guarda

Coimbra

Castelo Branco

Leiria

Lisboa

Santarém Portaleg

re

Évora

Setúbal

Beja

Faro


Organização


Serviço de Electromedicina e Equipamentos

Missão

Assegurar a manutenção e monitorização dos equipamentos do centro hospitalar;

Assegurar o funcionamento dos equipamentos de acordo com as normas, regulamentos e legislação em vigor;



Estrutura



Volume de Ordens de Trabalho

Aproximadamente 12 mil ordens de trabalho anuais;

Média de 1030 ordens mensais.


Ano Jan. Fev. Mar. Abr.Mai

.Jun. Jul.

Ago

.Set.

Out

.Nov.

Dez

.Total

Médi

a

2008 1592 1030 927 1181 1013 1049 1387 1039 1332 1421 1362 951 14284 1190

2009 1275 1160 1409 955 890 886 1213 756 847 940 878 744 11953 996

2010 1228 970 919 861 895 712 777 838 930 999 877 907 10913 909

2011 1103 1001 1119 840 1112 868 956 1054 1121 981 1222 930 12307 1026

Necessidade

Sistema de gestão capaz de:

Criar e gerir ordens de trabalho; Controlar o estado de cada OT a cada

momento; Manter um histórico das ordens de trabalho; Manter uma base de dados de equipamentos; Interagir com os serviços ou fornecedores; Realizar gestão documental;


Objetivos

Foi então proposto a realização do projeto no âmbito de tese de mestrado na FEUP com os principais objetivos:

Estudo dos conceitos associados à gestão da manutenção e gestão por processos;

Análise dos processos de trabalho, dos seus fluxos e documentação associada;

Conceção e desenvolvimento de um sistema de gestão da manutenção adequado às necessidades do caso de estudo;

Implementação e teste da aplicação.


MetodologiaSistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

FEUP

Conceitos


Conceitos

Processo de Negócio Conjunto de atividades que transformam

entradas em saídas.

A forma como são transformadas as entradas em saídas depende das características do trabalho a realizar.


Conceitos

Especificidade do Processo

Processos de Workflow

Processos Semi-Estruturados

Processos Colaborativos


Muito Específico

Pouco Específico

Conceitos

Processo de Workflow Atividades bem identificadas e definidas; Ordem de execução bem definida.

Sistemas de informação rígidos, que controlam todas as etapas do processo.


Conceitos

Processos Colaborativos Pouca informação sobre as atividades; Pouco sistematizado, sem ordem de atividades

aparente.

Sistemas de informação para partilha de informação, ficheiros, etc., sem controlo predefinido do processo.


Conceitos

Processos Semiestruturados Identificadas algumas das atividades ou sequências de

execução; Flexível e adaptável a várias soluções para o mesmo

processo.

Sistemas de informação baseados no conhecimento e poder de decisão do utilizador. Permitem o controlo de algumas atividades do processo sem lhe conferir rigidez de execução.


Análise de Processos


Identificação de Processos (AS IS)

O SEE atua sobre duas grandes áreas de trabalho: Gestão da Manutenção Gestão de Equipamentos

Ambas as áreas são suportadas pela gestão de ordens de trabalho. As ordens de trabalho terão como

finalidade registar e controlar o trabalho efetuado.



Foram identificados os seguintes processos de trabalho, divididos por área funcional:


Identificação de Processos (AS IS) Processo “Tratar Requisição Interna” (AS IS)

Objetivo: Atendimento, triagem e priorização de pedidos de intervenção efetuados

pelos serviços do CHVNG/E ou departamentos do SEE.

Entradas Pedidos de Manutenção Manutenções Programadas Pedidos de Aquisição de Equipamentos Pedidos de Cedência de Equipamentos Pedidos de Abate de Equipamentos

Saídas Ordens de Trabalho Requisições concluídas;


Meio de contacto?

Cria OT

Detecção de Necessidade

Elaboração de Requisição Interna

Pedido de Esclarecimento

Contacto Telefónico

Recepção no software conforme?

Priorização OT

Manutenção coberta por

CAT?

Executar OT com CAT

Executar OT sem CAT

Sim Não

Telefone Software

Atendimento no Helpdesk

Não

Sim

Requisição Reencaminhada

Serviço Requisitante Helpdesk Outros Serviços

Pedido da responsabilidade

do SEE?Não

Sim

Informação Adicional

Pedido Reencaminhado

Ordem de Trabalho Encaminhada

Modelo do Processo:



Processo de workflow, com sequência de atividades bem definida.

Analisando o processo, foram identificadas algumas ineficiências do mesmo.

Meio de contacto?

Cria OT

Detecção de Necessidade

Elaboração de Requisição Interna

Pedido de Esclarecimento

Contacto Telefónico

Recepção no software conforme?

Priorização OT

Manutenção coberta por

CAT?

Executar OT com CAT

Executar OT sem CAT

Sim Não

Telefone Software

Atendimento no Helpdesk

Não

Sim

Requisição Reencaminhada

Serviço Requisitante Helpdesk Outros Serviços

Pedido da responsabilidade

do SEE?Não

Sim

Informação Adicional

Pedido Reencaminhado

Ordem de Trabalho Encaminhada

Modelo do Processo:

Pedido por software é registado automaticamente;Pedido por telefone é mais demorado, e obriga a registo posterior do helpdesk no sistema.

Técnicos dos Serviços de Saúde sem conhecimentos para avaliar necessidades de manutenção.

Avaliação não suportada pelo sistema informático atual

Redesenho de Processos (TO BE)

Para o desenvolvimento do sistema de gestão da manutenção, foi proposto o redesenho do processo de trabalho.

Com base na interação com uma aplicação informática de suporte.

Abordagem semiestruturada do processo, para maior flexibilidade.




Processo “Tratar Requisição Interna” (TO BE)

1) Criar Requisiçã

o

2) Receber e

Avaliar Requisiçã

o

3) Realizar

Diagnóstico

4) Receber e

Avaliar Diagnósti

co

5) Encerrar Requisiçã

o

6) Criar Ordem de Trabalho

serviços helpdesk Técnico interno

helpdesk helpdesk

helpdesk

7) Criar Manutenção Periódica

sistema

8)Confirmar Ordem

de Trabalho

Preventivahelpdesk

Plano de Manutenção

Necessidade de

Manutenção

Executar Ordem

de Trabalho


Identificadas as grandes atividades do processo: Execução de cada atividade depende da

decisão do executante.

Fluxo das atividades pode variar: Diferentes soluções possíveis para o

processo.




Processo “Tratar Requisição Interna” (TO BE)

1) Criar Requisiçã

o

2) Receber e

Avaliar Requisiçã

o

3) Realizar

Diagnóstico

4) Receber e

Avaliar Diagnósti

co

5) Encerrar Requisiçã

o

6) Criar Ordem de Trabalho

serviços helpdesk Técnico interno

helpdesk helpdesk

helpdesk

7) Criar Manutenção Periódica

sistema

8)Confirmar Ordem

de Trabalho

Preventivahelpdesk

Plano de Manutenção

Necessidade de

Manutenção

Executar Ordem

de Trabalho

Identificação de Processos (TO BE)

Da mesma forma, foram redesenhados os restantes processos de trabalho.


Análise do Domínio


Análise do Domínio

Complementar à análise dos processos

Objetivos: Identificar as entidades envolvidas; Identificar as relações entre as entidades; Elaborar o modelo de dados do sistema de

gestão da manutenção.


Modelo Concetual do Domínio

Principais Entidades

Principais Interações


Serviço

Centro de Custo Local

UGI

Equipamento OT

Requisição

OrçamentaçãoContrato Fornecedor

Aquisição

Técnico Interno

Modelo de Dados

Evolução do modelo conceptual.

Identifica os dados envolvidos, os seus atributos e a cardinalidade das suas relações.

Fundamento da Base de Dados da aplicação.


Modelo de Dados

Equipamento


Nº InventárioNº Série

Equipamento

Nome

Marca

Nome

Modelo

Nome

Tipo Equipamento

Nome

Família de Equip.1 N

1

N1 N

1

N

N

N

Exemplo: Um computador (tipo) da marca ACER, modelo ASPIRE, com o número de série 123 pertencerá à família da “Informática”.Esse computador terá como atributos únicos o número de série atribuído pelo fabricante e o número de inventário para identificação no centro hospitalar.

Modelo de Dados

Serviço


Nº InventárioNº Série

Equipamento

Cod Serviço

Serviço1N

Cod UGI

UGI

1

N

Cod CC

Centro de CustoN 1

N

N

Cod Piso

Piso

Cod Edifício

Edifício

Cod Unidade

Unidade

N

11N

Cod Sala

Sala

N

1N 1

Especificação de Interfaces


Especificação de Interfaces

Com base nos processos identificados e no modelo de dados elaborado, foram especificadas as interfaces do sistema de gestão da manutenção.

Correspondência aos processos propostos Tratar Requisição Interna (TO BE). Orçamentar Intervenção (TO BE).


Conclusões


Conclusões

Os objetivos deste trabalho foram cumpridos com exceção da implementação da aplicação.

Sistema de Gestão da Manutenção totalmente especificado, podendo futuramente ser implementado pelo serviço.

Procurou-se uma abordagem por processos semiestruturados: Diversidade de soluções para cada processo. Helpdesk como gestor central da maioria dos processos. Constante reestruturação administrativa.

A aplicação permite a execução dos processos de trabalho do SEE, de forma flexível a diferentes situações, tendo como base o conhecimento dos atores envolvidos.


Referências

1. José Manuel Torres Farinha, “Uma Abordagem Terológica da Manutenção dos Equipamentos Hospitalares”, 1994.

2. Mário Brito, “Manual Pedagógico PRONACI Manutenção”, 2003.3. John Moubray, "Reliability – Centered Maintenance”, 1997.4. NP 4483, “Sistemas de Gestão da Manutenção, Requisitos”, 2008.5. José Paulo Saraiva Cabral, “Gestão da Manutenção de Equipamentos, Instalações e Edifícios”, 2009.6. INAC, “Technical Information Document – Maintenance Management Systems”, 2000.7. NP EN 13306, “Terminologia da Manutenção”, 2007.8. Centro de Formação Profissional Nansen Araújo, “Gerenciamento da Manutenção”, 2005.9. Michael Hammer, “The Agenda: What Every Business Must Do to Dominate the Decade”, 2001.10. Tomas Andersson, “State-Flow Technique for Business Process Analysis: Case Studies”, 2002.11. Michael Hammer, James Champy, “Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution”,

1994.12. Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho. Disponível em http://www.chvng.pt. Acesso em Fevereiro

2012.13. Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, “Relatório e Contas 2010”, 2011.14. Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, “Organograma”, 2011.15. Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, “Regulamento Interno do Serviço de Electromedicina e

Equipamentos”, 2011.16. Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, “Manual de Gestão da Qualidade do Serviço de

Electromedicina e Equipamentos”, 2011.17. Serviço de Electromedicina e Equipamentos, Disponível na aplicação CPC de suporte à gestão de Ordens

de Trabalho. Acesso em Fevereiro 2012.


http://www.chvng.pt/

DISCUSSÃO E QUESTÕES

Tiago Jorge Gadelho Tavares Barreiros

MIEEC - AutomaçãoJulho 2012

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