SGR Orientações e Procedimento

Sistema Gerenciador de Representação

SGROrientações e Procedimento

Assessoria de Gestão das Representações | Setembro 2013

SGR Sistema Gerenciador de Representação - Orientações e Procedimento|CNC

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Sumário

INTRODUÇÃO ................................................................................................. 5

CONCEITOS .................................................................................................... 6

Representação Efetiva ................................................................................... 6

Representação Eventual ................................................................................. 6

ACESSO AO SISTEMA GERENCIADOR DE REPRESENTAÇÕES ....................... 7

HOME ............................................................................................................. 8

MÓDULO REPRESENTANTE ............................................................................ 9

Criando um novo representante ................................................................... 12

Perfil do representante ............................................................................... 14

Perfil para exibição na web ......................................................................... 17

Endereços ................................................................................................. 17

Organização .............................................................................................. 18

Mandato/evento ........................................................................................ 18

Lista de representantes .............................................................................. 19

MÓDULO ÓRGÃO/REPRESENTAÇÃO ........................................................... 20

Cadastro do órgão .................................................................................... 23

Contato .................................................................................................... 24

Cadastro da representação efetiva .............................................................. 26

Endereço ................................................................................................... 28

Custeio da representação/evento ................................................................. 28

Contato .................................................................................................... 29

Mandato/evento ........................................................................................ 29

Sinopse dos relatórios ................................................................................ 32

Arquivos ................................................................................................... 33

SOLICITAÇÃO DE ATIVIDADE ....................................................................... 35

VALIDAÇÃO DE ATIVIDADE .......................................................................... 38

RELATÓRIOS ................................................................................................ 39

RELATÓRIO DE DIRETORIA ........................................................................... 47

LIVRO REPRESENTAÇÕES CNC ................................................................... 49


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INTRODUÇÃO

A Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo constitui o

vértice da pirâmide do sindicalismo e tem como função básica a defesa dos direitos e

interesses, individuais e coletivos do comércio.

Por força legal e estatutária compete à CNC eleger ou designar representantes do

comércio junto aos órgãos de jurisdição nacional: públicos, privados e organismos

internacionais. Esta atuação se realiza através de debates para a formulação de diretrizes,

dentre outras, de política econômica, administrativa, social e ambiental.

O Sistema Gerenciador de Representações - SGR foi criado pelo Gabinete da

Presidência em parceria com a Coordenação de Informática da CNC, com o propósito

de armazenar e otimizar todo o processo de gerenciamento das atividades que

envolvem as representações da CNC.

O presente manual tem por objetivo auxiliar no cadastro de Órgão,

Representação e Representante.

CNC|SGR Sistema Gerenciador de Representação - Orientações e Procedimento

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CONCEITOS

�� Representação�Efetiva

Searas de negociação com o poder público, órgãos internacionais e privados

de caráter deliberativo, consultivo, técnico/temático, administrativo, recursal

ou controlador, nas quais a CNC se faz representar mediante convite ou por

dispositivo legal, cujos trabalhos podem se desenvolver em caráter permanente,

durante período determinado ou até o cumprimento de sua finalidade.

�� Representação�Eventual

Eventos de finalidade decisória ou informativa aos quais a CNC é convidada a

se fazer representar e cujos trabalhos se desenvolvem em um único evento.


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ACESSO�AO�SISTEMA�GERENCIADOR�DE�

REPRESENTAÇÕES

Após a instalação do Citrix, faça os seguintes passos para ter acesso ao sistema:

Próximo ao relógio encontre o ícone do Citrix – Logged on , vá até a aba “Sistemas

CNC” e em seguida acesse o sistema através da sigla SGR .

O sistema vai entrar automaticamente, porém em alguns casos onde existe a possibilidade de se selecionar mais de um usuário ou alterar a base de acesso ao sistema, aparecerá a tela de Logon.

Selecione a filial e o usuário através do ícone .


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HOME

Essa é a tela principal do Sistema Gerenciador de Representações.

Aba responsável por gerar etiquetas, compilação de informações de representantes e

representações (dados cadastrais, mandatos, eventos e relações), além de possibilitar a

visualização dos relatórios de atividades.

Módulo responsável por gerar o Resumo

dos Relatórios das Representações CNC.

Módulos responsáveis por gerar

o livro Representações CNC.

Módulos onde são cadastrados todos os insumos necessários para o gerenciamento

das representações, desde cadastro do representante, representações, solicitações e

validação de atividades, etc.


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MÓDULO�REPRESENTANTE��

Onde estão armazenados todos os dados do representante, identificação pessoal,

endereço, dados bancários, identificação profissional, endereços comercial e residencial,

perfil acadêmico, perfil profissional, participação em eventos e homenagens.

Constam no Módulo Representante 6 abas.

Nelas serão preenchidos todos os dados do representante, excetuando-se o preenchimento das abas: Organização, Mandato/Evento e Lista dos Representantes que são cadastrados no Módulo Órgão/Representação e automaticamente constam no Módulo Representante.


10

Os campos Nº Representante, Nome, RG, Órgão Emissor, Data Emissão, CPF e Data Nascimento

são inseridos através do sistema SLC e importados para o SGR através do botão .

Controle de registros com Data do Cadastro, Data da última atualização

e o usuário responsável por essa.

Os campos em amarelo não podem ser editados.


11

Clique em Incluir Registro para a criação de um novo representante ou em Editar

Registro para alterar qualquer informação do representante já cadastrado. Após

qualquer uma dessas ações os campos Salvar Operações e Cancelar operações

ficam habilitados, para se finalizar ou cancelar as ações realizadas.


12

CRIANDO UM NOVO REPRESENTANTE

Após clicar em Incluir Registro , será aberta uma pagina em branco.

Importe os dados do SLC.

Sob qualquer linha da coluna Nome, clique em Localizar Representante


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Digite o nome desejado, aguarde a localização e feche o

Verificando que o nome desejado esta selecionado, pressione , com isso os

dados cadastrados no SLC, serão importados para o SGR.


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Preencha os campos em destaque com as informações repassadas pelo Representante.

O campo Login de Usuário deve ser preenchido com o login de acesso cadastrado na base de dados e repassado pela GTI.

PERFIL DO REPRESENTANTE

São cinco os tipos de Perfis a serem preenchidos de acordo com os dados da Ficha Curricular do Representante.

Formação acadêmica do representante (graduação, pós-graduação, cursos de especialização, mestrado, doutorado), títulos acadêmicos e idiomas que o mesmo domina.

Informações sobre a vida profissional do representante, descrição da experiência profissional e atuação em áreas e setores específicos; descrição de funções com mandatos eletivos exercidas em organizações como: fundações, associações, partidos políticos, ONG´s, câmaras, conselhos, institutos etc., mesmo que na atualidade.

Eventos relevantes para complementar à especialidade e atuação profissional, como cursos, seminários, congressos, etc.

Produções intelectuais publicadas no decorrer de sua vida profissional e/ou acadêmica como livros, artigos, trabalhos acadêmicos, teses etc.

Homenagens concedidas ao representante como reconhecimento público pelos seus serviços ou mesmo por

sua contribuição com desenvolvimento do país.

Perfil Acadêmico

Perfil profissional

Participação em Eventos

Trabalhos Publicados

Homenagens


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Clique em Incluir Registro , para cadastrar o perfil.

Selecione a linha para que o ícone de seleção apareça e possibilite a escolha do

perfil a ser preenchido.


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O administrador do sistema deve atentar-se quanto à padronização das informações

cadastradas, utilizando o a seguinte ordem: DATA – NOME DO CURSO OU EVENTO

– NOME DA INSTITUIÇÃO OU LOCAL. Conforme os exemplos abaixo.

Após o preenchimento do perfil, salve a operação e atualize a página ,

o processo deve ser repetido para cada perfil que for cadastrado. Para editar, selecione

Editar Registro , altere o que for necessário e salve a operação .

Ao final do processo os perfis serão apresentados da seguinte forma:

Clique no ícone para expandir a árvore com os perfis cadastrados e

possibilitar a visualização de todas as informações.


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PERFIL PARA EXIBIÇÃO NA WEB

Também na aba Perfil, é possível a criação de um mini currículo para ser disponibilizado no sitio eletrônico da Confederação Nacional do Comércio, além de aparecer no Resumo dos Relatórios das Representações CNC, quando o representante tiver participado de atividades, que compõe a Reunião da Diretoria.

Clique no ícone de Incluir Registro , preencha o campo com as informações pertinentes e logo após clique em Salvar Operações .

Disponibilize essas informações na Web para que se tornem públicas.

ENDEREÇOS

Preencha os campos com os endereços comercial e residencial do representante, ao final

salve a operação .


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Selecione a aba INTERNET para inserir os e-mails de contato do representante.

ORGANIZAÇÃO

A aba organização é um resumo de algumas informações do representante, ou seja, trata-se de uma aba de mera consulta.

MANDATO/EVENTO

A aba Mandato/Evento caracteriza-se como de mera consulta trazendo compiladas informações sobre a atuação do representante, como a entidade que representa, o tipo do (mandato ou evento), o status na representação (ativo ou inativo), qual a representação, sua função e período do mandato.


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LISTA DE REPRESENTANTES

Também se caracteriza como uma aba de mera consulta, onde se lista o nome dos representantes e fica possível a observação de seus dados ao acessar as outras abas.


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MÓDULO�ÓRGÃO/REPRESENTAÇÃO�

Onde estão armazenados todos os dados dos Órgãos e das Representações interligadas: endereço, site, mandato e etc.


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Listagem de Órgãos e Representações.

Dados da Representação.

Filtro de situação dos Órgãos/Representações.

Método de busca de Órgãos e Representações através do nome.

Controle de registros com Data do Cadastro, Data da última atualização e o usuário responsável por essa.

Ficarão disponíveis na Listagem de Órgãos e Representações apenas os itens ativos .

Ficarão disponíveis na Listagem de Órgãos e Representações apenas os tens inativos .

Ficarão disponíveis na Listagem de Órgãos e Representações todos os itens cadastrados, tanto ativos quanto inativos .


22

Clique no ícone para expandir a árvore dos Órgãos e visualizar as Representações e possibilitar a visualização de todas as informações.


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CADASTRO DO ÓRGÃO

Clique em Incluir Registro , para cadastrar o Novo Órgão .

Selecione a opção Órgão.

colocar fios indicadores


24

Preencha a tela gerada com todas as informações do Órgão que esta sendo cadastrado,

ao finalizar Salve a Operação e atualize o sistema .

CONTATO

A aba contato deve ser preenchida com informações do Ministro e ou Presidente da entidade.

Para incluir um novo contado, ainda não cadastrado, clique em Cadastrar Contato .


25

Clique em Incluir Registro , preencha os dados do contato e salve a operação

, feche a tela .

Com o contato devidamente cadastrado na base de dados, importe-o ele clicando em Selecionar Contato e utilizando os mesmos comandos de localização do cadastro do representante. Ocorrendo algum erro, remova o contato, selecionando e clicando em Cancelar Contato .


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CADASTRO DA REPRESENTAÇÃO EFETIVA

Clique em Incluir Registro , para cadastrar a nova Representação Efetiva.

Selecione a opção Representação.


27

Descrição da razão de ser da representação, seus objetivos e finalidades.

Informações da Representação que estarão disponíveis no sitio eletrônico da CNC.

Contém a URL, onde estão contidas as principais características da Representação. Estas podem ser encontradas, na maioria das vezes, em seu Regimento Interno.

Contém a URL, endereço do site/página, onde estão localizadas as informações sobre legislação que afeta à Representação.

Contém a URL, onde está localizada, no site da representação, a composição daquela representação, que é constituída por entidades, órgãos e pessoas.


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ENDEREÇO

A aba Endereço deverá ter todos os seus campos preenchidos, utilizando como fonte de coleta de informação através da internet, contato telefone, e-mail e etc. Caso o endereço se assemelhe ao de outra representação, clique em Seleção e importe as informações, lembre-se de verificar se os telefones, fax e e-mail são os mesmos.

CUSTEIO DA REPRESENTAÇÃO/EVENTO

Nesta aba aparecem os itens que a representação ou a CNC custeiam como: Passagem, Diária, Translado, Ajuda de Custo, Remuneração e Hospedagem.


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Essas informações podem ser obtidas no ato que constituiu a representação ou no regimento interno. Caso contrario, entre em contato com o Órgão.

Após salvar a operação, encerra-se a primeira etapa de cadastramento da representação. Serão disponibilizadas 4 novas abas para se completar o cadastramento.

CONTATO

Para o cadastramento dos contatos, utilize os mesmos passos da página 23.

MANDATO/EVENTO

Informações sobre o período de mandato dos representantes, sua função na

representação, além de quando e por quem foi indicado

Clique no ícone para que sejam disponibilizadas as opções de seleção. Salve a Operação

e atualize o sistema .


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Clique em Incluir Registro , para cadastrar um novo representante ou selecione o representante, clique em Editar Registro , preencha todos os campes e salve a operação .

Clique no ícone para que sejam disponibilizadas as opções de seleção.

Representantes que estão com o mandato dentro do prazo de validade.

Representantes que estão com o mandato fora do prazo de validade.

Clique no ícone para que seja

disponibilizado o nome de todos os

representantes cadastrados no sistema e

selecione o correspondente.


disponibilizado as opções de funções que

podem ser atreladas ao representante e

selecione o correspondente.

Digite o número de dias ou anos em que o

mandato do representante estará vigente.


31

Clique no ícone para que sejam

disponibilizadas as opções de seleção.


disponibilizado o calendário de seleção

ou digite as datas de início e término do

mandato, conforme o tipo.

Digite o nome da pessoa ou da entidade

que indicou o representante.


disponibilizado o calendário de seleção

ou digite a data que consta na minuta

assinada pelo Presidente.

Preencha o campo observação caso haja

alguma questão importante, como número

de portaria, motivos de inativação e etc.

Os campos são preenchidos automaticamente pelo sistema.


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SINOPSE DOS RELATÓRIOS

Local onde ficarão registrados os relatórios enviados pelo representante, para substituição

após correção pela ASCOM e publicação na Web.

Clique em editar registro , com a tela liberada faça as correções depois clique em SIM e Salvar Operação .


33

ARQUIVOS

Dados relativos à documentação digitalizada e anexada ao registro.

Clique em Incluir Registro , digite a sigla do órgão, onde está arquivado o

documento, no campo Local Física. No campo Descrição coloque a data, o assunto e o

nome do representante, conforme exemplo acima, e Salve a operação .

Clique em Anexar aparecerá à janela Anexar documentos.


34

Busque o documento digitalizado e clique em Open.

Durante a busca, atente-se ao seguinte detalhe: Os drives apresentados inicialmente são os do próprio sistema e não os do computador que esta sendo utilizado.

Os drives que apresentam a seguinte estrutura “Nome do Drive $ on ‘Cliente’” são os drives onde estão salvas as informações do computador utilizado.

Se for anexado o documento errado, selecione o

documento e clique em Deletar arquivo.


35

SOLICITAÇÃO�DE�ATIVIDADE�

As atividades devem ser solicitadas pelo representante, seguindo o passo a passo

encaminhado no kit do representante. O administrador irá realizar alterações nas

solicitações, quando as mesmas possuírem algum tipo de erro, além de realizar as

solicitações quando o representante não possui acesso.


36

Clique no ícone para que seja disponibilizado o nome de todos os representantes

cadastrados e selecione o correspondente.

Após selecionar o representante, dê um clique duplo na representação na qual a atividade

encontra-se vinculada.


37

Aparecerá a ultima atividade solicitada na representação, Edite o Registro ou Inclua

um novo Registro , conforme seja o caso. Após realizar todas as ações necessárias

Salve a Operação .

Após realizar a solicitação, a mesma deve ser impressa através dos formulários, conforme for o caso , repassado para o responsável por cada área temática que irá conferir, validar, assinar e repassar a solicitação para a secretária da AGR que irá realizar as devidas providências.


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VALIDAÇÃO�DE�ATIVIDADE��

Após a realização dos tramites de viagem, a solicitação retorna devidamente assinada, para validação no sistema.

Clique com o botão direito do mouse sobre a atividade correspondente, será disponibilizado a lista de ações.

Valide a atividade.

A partir do momento que as atividades são validadas no sistema, fica disponível para o representante a inserção do relatório da atividade e prestação de contas.


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RELATÓRIOS��

Clique na aba relatórios para que sejam disponibilizadas as opções de ação.

Selecione a opção Representantes e clique em para que seja disponibilizado o filtro que gera as etiquetas.


40

Filtre as etiquetas à partir das opções disponibilizadas e clique em Imprimir para que as mesmas possam ser geradas.


41

Clique para imprimir as etiquetas.

As etiquetas devem ser geradas em PDF e repassadas para o SAA, área responsável pela expedição dos matérias. Para tanto, siga os seguintes passos:

Na barra superior, clique sobre o ícone Printer Setup .

As etiquetas devem ser geradas em PDF e repassadas para o SAA, área responsável pela expedição dos matérias. Para tanto, siga os seguintes passos:


42

Será disponibilizado o painel de configurações de impressão, faça as alterações necessárias e finalize o processo clicando em . Feito isso, clique no ícone de impressão , conforme mencionado acima.

Selecione a opção Dados cadastrais/Mandatos/Eventos e clique em

para que seja disponibilizado o filtro que gera as informações acerca das representações.

À partir da seleção Relação Árvore é possível visualizar todas as vinculações das representações a seus respectivos órgãos.


43

Selecione a representação na qual deseja obter as informações.

Realize o filtro da situação e do tipo da representação.

Selecione as informações que deseja que conste do relatório.

Após a realização dos filtros clique em Imprimir para que o relatório possa ser gerado.


44

Gerado o relatório, siga os passos disponibilizados anteriormente para impressão ou para gerar o PDF.

Selecione a opção Dados cadastrais/Mandatos/Eventos e clique em para que seja disponibilizado o filtro que gera as informações acerca dos representantes.


45

Selecione o representante no qual deseja obter as informações.

Selecione as informações que deseja que conste do relatório.

Após a realização dos filtros clique em Imprimir para que o relatório possa ser gerado. Gerado o relatório, siga os passos disponibilizados anteriormente para impressão ou para gerar o PDF.

Selecione a opção Relatório de Atividade SGR e clique em para que seja disponibilizado o filtro que gera os relatórios de atividades enviados pelos representantes e que deve ser distribuído para a Sra. Chefe da AGR e aos responsáveis por cada áreas temática.


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Clique para que sejam disponibilizados todos os relatórios enviados pelos representantes.

Selecione os relatórios desejados e clique em Imprimir para esses possam ser gerados.

Gerado o relatório, siga os passos disponibilizados anteriormente para impressão ou para gerar o PDF.

Selecione os relatórios desejados e clique em Imprimir para esses possam ser gerados.


47

RELATÓRIO�DE�DIRETORIA�

Selecione para que seja disponibilizado o filtro.

A Data Final é definida durante a montagem

do Cronograma do Relatório de Diretoria.

A Data Inicial é definida a partir da Data Final de envio dos

relatórios do mês que se passou.

Número da edição que

será gerada.

Mês em que esta sendo

produzido o Relatório.

Após preencher rodas as informações, selecione Gerar Relatório para que o arquivo possa

ser gerado.


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Salve o arquivo em Word no local desejado, aguarde a mensagem . Após esse passo é possível realizar as devidas revisões e alterações no documento.


49

LIVRO�REPRESENTAÇÕES�CNC�

Realize o filtro para que o livro Representações CNC possa ser gerado.

Após preencher os campos, gere e salve o livro.


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