SECRETARIADO x CONSULTORIA Profa. Ivone Maria Bruno.

SECRETARIADO xCONSULTORIA

Profa. Ivone Maria Bruno

Profa. Ivone Maria Bruno 2

Conceituação: Consultor x Gestor “O consultor é uma pessoa

que está em posição de exercer alguma influência sobre um indivíduo, grupo ou organização, mas que não tem poder direto para produzir mudanças ou programas de implementação.”

“Os gestores (presidentes e gerentes) têm o controle direto sobre a ação e a tomada de decisão”

Peter Block


CONSULTORIA EMPRESARIAL

“... é um processo interativo de um agente de mudança externo à empresa, o qual assume a responsabilidade de auxiliar os executivos e profissionais da referida empresa nas tomadas de decisões, não tendo, entretanto, o controle direto da situação.”

Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira


Processo Interativo? É o conjunto estruturado de atividades

seqüênciais; Desenvolvimento de ações recíprocas,

lógicas e evolutivas; Objetivando a solucionar uma questão e

provocando mudanças; No atendimento de expectativas...


Agente de Mudança? Profissional capaz de desenvolver

comportamentos, atitudes e processos no ambiente empresarial;

Agente Interno: faz parte do quadro de funcionários;

Agente Externo: contratado por um período pré-determinado.


Consultor ExternoVantagens DesvantagensMaior experiência, pois realiza o mesmo serviço em várias empresas;Maior aceitação nos escalões superior da empresa, pois, normalmente, sua contratação é realizada pela alta administração;Pode correr riscos;Maior imparcialidade, pois não está envolvido nas questões do dia-a-dia da empresa.

Menor conhecimento dos aspectos informais da empresa;Não tem poder formal, pois não pertence à estrutura hierárquica da empresa; Tem menor acesso informal a pessoas e grupos;Geralmente, não tem presença diária.



CONSULTOR INTERNOVantagens DesvantagensMaior conhecimento dos aspectos informais da empresa;Presença diária;Maior acesso a pessoas e grupos da empresa;Participação efetiva na avaliação e no controle do processo;Tem algum poder informal.

Menor aceitação nos escalões superiores;Geralmente tem menos experiências;Menor liberdade de dizer e fazer as coisas.

SERÁ???



Processo de Mudança PlanejadoDesenvolvimento

organizacional

Empresa

Objetivos e estratégiasda empresa

Comportamentos eatitudes dosexecutivos

Consultoria Empresarial


Etapas da intervenção do consultorIdentificação

Entrada

Auditoria de posição

Planejamento

Ação

Acompanhamento e avaliação

Conclusão

AVALIAÇÃO

INSTITUCIONALIZAÇÃO

EFICÁCIA

EFICIÊNCIA

EFETIVIDADE


Como Fazer... 1º fase: sondagem e reconhecimento da situação; 2º fase: estabelecer o público alvo e expectativas, identificando os

possíveis problemas e insatisfações... 3º fase: realizar levantamento através de pesquisas (entrevista ou

questionários) das causas e efeitos e dos pontos fortes e fracos do sistema-alvo;

4º fase: definir as estratégias de atuação, participantes e responsabilidades, elaborar projeto com todas as atividades com: seqüência, tempo, recursos etc;

5º fase: operacionalização do projeto com o acompanhamento sistemático objetivando a mudança, bem como o treinar as pessoas envolvidas e a institucionalização da mudança;

6º fase: acompanhamento, controle dos resultados, auto-avaliação pelos envolvidos e estudos da necessidade do redimensionamento do projeto;

7º fase: conclusão do projeto.


Secretária Executivo

Atua na staff das organizações; Tem visão sistêmica da organização; Exerce posição de assessoria; Ocupa uma posição estratégica; Tem poder de influência.....


Técnicas Secretariais Organização do trabalho

Psicologia das relações interpessoais Comunicação e expressão

Administração, coordenação e gerenciamento de informações

Suporte logístico Administração e gerenciamento do tempo


“A terminologia técnicas secretariais está associada a métodos e procedimentos para o desenvolvimento de atividades, identificação de processos administrativos e viabilidade na geração de resultados empresariais”

Marcia Cristina SiqueiraAssessora da FENASSEC


HABILIDADES NECESSÁRIAS

Técnicas: especialista numa determinada área;

Interpessoais: saber lidar com pessoas, ouvir, transformar idéias em palavras, dar apoio ou discordar de forma razoável....

Consultoria: saber transformar idéias em projetos e ser competente na sua execução...


TRANFORMAR?

NA BUSCA SOLUÇÕES E RESULTADOS

Problemas


“A primeira conjectura que se faz a respeito da inteligência de um senhor baseia-se na observação dos homens que tem em torno de si. Se estes forem competentes e fiéis, o príncipe sempre poderá ser reputado sábio, porque soube reconhecê-los fiéis!!”

Maquiavel, O Príncipe


“O Profissional de Secretariado tem acesso às informações estruturadas e não estruturadas, bem como uma posição privilegiada, pois tem conhecimento sobre assuntos confidenciais e estratégicos da organização, bem como da dinâmica “política” e o jogo de poder que ocorre entre os grupos, o que facilita seu poder de influenciar o administrador no processo decisório.”

Ivone Maria Bruno


Resultado da Pesquisa

Foi realizada em duas fases

a) Profissionais de Secretariado – 112 (dois questionários – 25% responderam os dois)

b) Executivos - 15


O Poder de Influência do Profissional de Secretariado no Processo Decisório

das Organizações


Perfil do Secretariado

Faixa etária42% entre 18 a 30 anos

Tempo de atuação profissional:31% há cinco anos e 12% há 10 anos

Formação: 43,3% secretariado executivo22,64 cursando secretariado executivo34% superior completo com predominância em Administração e Letras9,5% com pós-graduação na sua maioria em Gestão Empresarial


Perfil do Administrador

Formação

47% Administradores de Empresas33% Engenheiros20% outras área de formação


Posição hierárquica na organização

Administrador Secretariado

Estratégica 33% 57,5%

Tática 33% 31%

Operacional 26% 7,5%

Ñ responderam 8% 5%


Poder de influência do secretariado


Sempre 33% 18,86%

Quase sempre 20% 35,8%

Às vezes 47% 33%


Nível de influência


Estratégico 33% 24,5%

Tático 40% 36%

Operacional 47% 46%


O que possibilita a influência?


Competência 40% 45%

Hierarquia assessorada

60% 29%

Cultura organizacional

47% 35%


Valorização do mercado


Resolução de problemas

33% 48%

Registrar e gerenciar problemas

40% 44%

Iniciativa 53% 36%


“O poder está centrado em quem tem um valor ou bem que é fator de sobrevivência”

Carlos Osmar BerteroProfessor da FGV


“Minha previsão é a de que a secretária tende a assumir maiores responsabilidades na administração dos seus respectivos departamento, passando a gerenciar as questões rotineiras e a assessorar os chefes, recebendo, para isso, maior soma de poderes decisórios. Em termos de novas funções, imagino, por exemplo, que a secretária será responsável pela coleta de dados, organização e planejamento do budget e planilhas de custos de alguns serviços, controle de despesas, organização e operacionalização do sistema de informações e bancos de dados computadorizados, assessoria especial aos chefes para tomada de decisões sobre clima ambiental e re-ordenamento de estruturas, supervisão de serviços de terceiros prestados ao departamento etc.”

Gaudêncio TorquatoProfessor da USP


“... O profissional de secretariado deve estar apto a perceber, refletir, decidir e agir de maneira assertiva..”

Fabiana Regina Veloso Bíscoli


REFLITA, PESQUISE E PROCURE EXERCITAR

“A Nova Tecnologia”: é a administração empreendedora;

Práticas Inovadoras: Fazer e/ou Não Fazer e onde buscar oportunidades diferenciadas;

Práticas Empreendedoras: ambientes favoráveis para inovação;

Estratégias Empreendedoras: como alcançar o público alvo;

Peter Drucker


BIBLIOGRAFIA

BLOCK, Peter. Consultoria: o desafio da liberdade. 2.ed. São Paulo: Makron Books; 2001.

DRUCKER, Peter F. Inovação e espírito empreenderdor: práticas e princípios. São Paulo: Pioneira Thomson Learning; 2005.

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Manual de consultoria empresarial: conceitos, metodologia e práticas. 5.ed. São Paulo: Altas; 2004.

TORQUATO, Gaudêncio. Cultura, poder, comunicação e imagem: fundamentos da nova empresa. São Paulo: Pioneira; 1991.

SECRETARIADO x CONSULTORIA Profa. Ivone Maria Bruno.

Documents

Transcript of SECRETARIADO x CONSULTORIA Profa. Ivone Maria Bruno.