Pontifícia Universidade Católica de São Paulo – PUC/ SP Faculdade de Filosofia, Comunicação, Letras e ArtesCurso de Secretariado Executivo Trilíngue

CompetênciaTecnologia da Informação

Adrielli Regina MunaroBruna de Souza Vieira LimaCristiane Prazeres da Costa

Fernanda Morelli PintoJessica Luiz Plazza

Lana Hengstmann de Moura

Prof. Sérgio BicudoJunho – SP/2010

INTRODUÇÃO"Cada vez mais, a secretária executiva precisa estar totalmente sintonizada com os novos tempos. Buscar reciclagem constante e maneiras de contribuir efetivamente para o sucesso e para a lucratividade da empresa.

A exigência por uma postura participativa e gerencial aumenta diariamente. O executivo moderno precisa e quer ser auxiliado por uma profissional igualmente moderna, atualizada e comprometida, que saiba otimizar as suas competências, desenvolver suas habilidades e redirecionar o seu perfil para um crescimento conjunto.

A secretária executiva moderna assume muito mais compromissos e as suas responsabilidades estão bem distantes dos serviços burocráticos e rotineiros do passado. Além de ter uma influência mais efetiva nas decisões da empresa, é formadora de opinião e vem assumindo funções gerenciais, prestando, ao mesmo tempo, assistência a vários executivos.

As mudanças são rápidas e constantes, portanto, deve estar preparada para estes novos desafios."

Competência

Atitude

Habilidade

Conhecimento

COMPETÊNCIAS PARA UM PROFISSIONAL

Agir

Mobilizar recursos

Comunicar

AprenderComprometer

Assumir Responsabilidades

Visão estratégica

Saber

O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E A EXPANSÃO DE SUAS COMPETÊNCIAS

Flexibilidade de Perfil

Atribuições

Competências

Peça-chave

A profissão evoluiu, paralelamente, a uma constante (re)construção das atividades administrativas devido à chegada do computador e das tecnologias de informação e de comunicação.

Rever e Renovar

A incorporação de novas competências e habilidades permitiu-lhes ocupar mais espaço junto aos dirigentes e às equipes de trabalho.

Décadas Passadas

Datilografia

Arquivo

Telefone

Preconceito

Nos anos 80, a profissão é regulamentada por lei, desmistificando certos comportamentos gerenciais.

Mudança de Pensamento

A secretária era alguém que recebia e executava instruções precisas. Hoje é alguém que conhece profundamente os detalhes da organização.

A profissão de secretário (a) executivo (a) encontra-se, como as demais profissões, sofrendo diversas mudanças num momento em que a competência e a excelência profissional tornam-se exigências num mercado de trabalho cada vez mais competitivo.

Multiplicidade e diversidade de tarefas

AS COMPETÊNCIAS DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

A essência da profissão não se resume ao desempenho de tarefas rotineiras de escritório, mas pede também o domínio de determinados conhecimentos e habilidades, particularmente as relativas a finanças, economia, marketing, relações humanas no trabalho e idiomas.

As organizações esperam dos profissionais de Secretariado Executivo a consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional para desempenhar suas atividades, que seja digna de confiança e que saiba delegar atividades. Cabe ao profissional de Secretariado Executivo, classificar e dar soluções aos mais variados assuntos.

O profissional de Secretariado Executivo, precisa manter sua rotina bem planejada e organizada, quanto mais organizada for, melhor será seu desempenho. O desenvolvimento eficaz de uma atividade exige bons hábitos e capacidade de fazer planos, para tanto, deve esforçar-se continuamente.

É importante que o profissional de secretariado entenda o seu papel e assuma para si a responsabilidade de desenvolver e aprimorar características que compõem o seu perfil, como:

FLEXIBILIDADE CRIATIVIDADE LIDERANÇADINAMISMO

INICIATIVAEFICIÊNCIA

DISCRIÇÃO

COOPERATIVISMO

ÉTICAPACIÊNCIA

COMPROMETIMENTOCONFIABILIDADE

AGILIDADEMOTIVAÇÃO ESPÍRITO DE

EQUIPETRANSPARÊNCIA

BOM SENSO EQUILÍBRIOCUIDADO COM A IMAGEM

AUTONOMIAAUTOGERENCIAMENTO

FÁCIL ASSIMILAÇÃO

ORGANIZAÇÃO

...

O PERFIL EMPREENDEDOR, GERENCIAL E FACILITADORDO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

Desde os anos 90 até a atualidade vem ocorrendo mudanças significativas no perfil do Profissional de Secretariado Executivo. O mercado tem exigido profissionais de formação acadêmica específica e direcionada à área de atuação em Secretariado Executivo, que devem ser aptos a atuarem como:

Assessor Executivo : sendo o agente

executor e multiplicador mais próximo dos

executivos nas organizações

Empreendedor : promovendo as idéias e as práticas

inovadoras, bem como, tendo capacidade crítica, reflexiva e criativa

Gestor : exercendo as funções

gerenciais como: capacidade de

planejar, organizar, implantar e gerir

programas de desenvolvimento

A exigência por uma postura participativa e gerencial aumenta diariamente.

O executivo moderno precisa e quer ser auxiliado por uma profissional igualmente moderna, atualizada e comprometida, que saiba otimizar as suas competências, desenvolver suas habilidades e redirecionar o seu perfil para um crescimento conjunto.

Além de ter uma influência mais efetiva nas decisões da empresa, é formadora de opinião e vem assumindo funções gerenciais prestando, ao mesmo tempo, assistência a vários executivos.

NOVAS EXIGÊNCIAS DA PROFISSÃO SECRETARIAL

Informática : Otimização do tempo

O profissional passou a ser mais atuante no Gerenciamento do ambiente de trabalho – Surgimento de novas tarefas

Administração de todo o Escritório Secretária / Assessora Executiva

Assuntos jurídicos: é necessário que a assistente tenha

uma noção geral do regime de contratos de trabalho e dos direitos

e deveres dos trabalhadores

Usuais: organização de processos,

telefonia, controle de agenda de executivos, compra de materiais,

recepção de clientes, tirar fotocópias, emitir passagens aéreas, agendar hotéis e etc.

Gestão Financeira : elaborar e controlar orçamentos, analisar

extratos bancários, emitir cheques, calcular impostos

ou fazer transferências bancárias emissão de

ordens de pagamento e reembolso

NOVAS EXIGÊNCIAS DA PROFISSÃO SECRETARIAL

NOVAS RESPONSABILIDADES

•Responsabilidade política quando gerencia informações e de forma positiva divulga a imagem, os produtos e os recursos humanos da empresa.

Política

•responsabilidade econômica, quando tem claro que desde a ligação que atende e todos os demais trabalhos que desenvolve devem se tornar fator de lucro para a organização e benefício para imagem da profissão

Econômica

•Ética quando trata as informações que gerencia com cuidado e sigilo; e, Social quando é consciente que integra uma categoria profissional e não apenas funcionário de uma empresa, mas sim um cidadão

Ética e Social

O Profissional de Secretariado Executivo age também como líder dentro da organização. É importante ficar atento a essa característica.

O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados.

Liderar é guiar, dirigir, ter capacidade de obter resultados, comandar persuadir, ser capaz de estabelecer metas e objetivos, fazer um grupo esforçar-se para atingi-los e ter capacidade de motivar.

Um líder motiva, inspirando confiança, sendo persistente, comunicando com eficácia, ouvindo com atenção, compreendendo as pessoas e suas reações, agindo com objetividade, demonstrando firmeza.

Frente a isso pode-se afirmar que o Profissional de Secretariado Executivo é multifuncional e polivalente.

A SECRETÁRIA E A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO NO DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL

Há comportamentos que provocam em geral, atritos, reações agressivas. Como: cortar a palavra de quem esta falando, passar por cima de quem ocupa cargos superiores, a falta de modéstia e a presunção. Enfim, é necessário sempre deixar aberta a possibilidade de rever posições e aceitar que talvez o outro possa ter razão. Cada vez mais, surge o papel de gestora de pessoas na profissão de secretária executiva. As empresas estão reestruturando sua maneira de trabalhar, considerando fundamentais o trabalho em equipe e o bom relacionamento. As relações interpessoais são uma ferramenta indispensável para a secretária executiva, pois ela se torna um elo de comunicação entre os líderes e os demais funcionários, clientes e fornecedores.

escuta

fala

escrita

Comunicação não verbal

Habilidadesda

Comunicação

COMUNICAR/ COMUNICAÇÃO...

- Comunicar implica compreender o outro e a si mesmo

- Comunicação é o processo de transmitir idéias ou pensamentos de uma pessoa para a outra com a finalidade de promover o entendimento da pessoa que recebe. É o intercâmbio de informação entre duas ou mais pessoas ou organizações, por meio verbais ou não verbais

- É o processo de transmitir e receber idéias, impressões e imagens, com o objetivo de afetar o comportamento das pessoas. É a ação de tornar algo comum a duas ou mais pessoas

A ÉTICA E A POSTURA

Cada cidadão deve ter ações e atitudes éticas na sua atividade profissional, existe um conjunto de deveres e regras a que chamamos de ética profissional, que é regido por um código, o código de ética da profissão.

Alguns destes princípios aparecem praticamente em todas as profissões, como:

Honestidade no Trabalho

Lealdade com a organização

Formação de uma consciência profissional

Execução do trabalho nos mais alto nível de rendimento

Respeito à dignidade da pessoa humana

Segredo profissional

Discrição no exercício da profissão

Tratamento cortês e respeitoso

Observação das normas administrativas da organização

Prestação de constas ao superior imediato

Apoio a esforços para aperfeiçoamento da profissão

O Profissional de Secretariado Executivo ocupa posição de assessoria dentro da empresa e conseqüentemente está em contato permanente com todo tipo de informação empresarial.

Princípios Éticos

O Profissional de Secretariado Executivo, não se deixa abater pelo medo de fracassos porque sabe que é capaz de errar e acertar e que suas falhas não são vistas como incapacidade. Portanto, quando erra, evita situação de lamúria, manifestação de desequilíbrio emocional. Evita, sobretudo, fazer acusações e culpar alguém por seus próprios limites.

WEBGRAFIASECRETARIA DO ESTADO DA EDUCAÇÃO. As Competências do Profissional de secretariadohttp://www.mrherondomingues.seed.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=80 Acesso em 31.5.2010

Fleury, Maria Tereza Leme. Construindo o conceito de Competência<http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf>Acesso em 31.05.2010

Bergamim, Juciane. Competências do Profissional de Secretariado Executivo.http://www.upf.br/secretariado/download/juciane.pdf Acesso em 26.052010

Autor desconhecido. Como organizar e gerir o secretariado.<http://www.pdfqueen.com/html/aHR0cDovL3czLnVhbGcucHQvfmptYXJ0aW5zL2dlc3Rhby9nZXJpci5vLmRpYS1hLWRpYS9zZWNyZXRhcmlhZG8ucGRm> Acesso em 24.05.2010

Bortolotto , Márcia Fernanda Pasa e Willers , Ednilse Maria . Profissional de Secretariado executivo: explanação das principais características que compõem o perfil. http://professor.ucg.br/siteDocente/admin/arquivosUpload/4760/material/Perfil%20do%20Secretariado%20Executivo.pdf Acesso em 20.5.2010

Bitencourt , Claudia. A Gestão de Competências Gerenciais e a Contribuição da Aprendizagem Organizacional<http://darecursoshumanos.vilabol.uol.com.br/artigo1.doc >Acesso em 20.05.2010

Lima, Daniela Ribeiro Andrade e Vieira, Naldeir Dos Santos e Júnior, Antônio de Souza Silva. O profissional de secretariado e as competências demandadas pelasempresas que praticam a responsabilidade social.< http://www.aedb.br/seget/artigos07/557_artigo%20daniela.pdf >Acesso em 31.05.2010