SECRETARIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO · 2017-11-16 · Manual de Processo de Trabalho...
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Manual de Processo de Trabalho
PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO DE TIC
Poder Judiciário do Estado de Mato Grosso do Sul Manual de Processos de Trabalho
Planejamento Orçamentário de TIC
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SECRETARIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
DONO DO MACROPROCESSO: ASSESSORIA DE GOVERNANÇA DE TI
1 - OBJETIVO
Descrever as atividades necessárias para elaboração da Proposta Orçamentária da Secretaria de Tecnologia da Informação (STI), cujo planejamento deverá ocorrer a cada exercício financeiro, tornando-se parte integrante do Orçamento Institucional do TJMS.
2 - CAMPO DE APLICAÇÃO
Secretaria de Tecnologia da Informação
Versão: 1.0 Data de Emissão: 30/06/2017
Elaborado por: Assessoria de Governança de TI Aprovado por: Comitê de Gestão de TIC
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3 - DEFINIÇÕES
Despesas Previstas em Contratos: despesas de caráter continuado previstas em contratos.
Despesas Discricionárias: despesas correntes e de capital não previstas em contratos e nem consideradas despesas de caráter continuado ou permanentes, como por exemplo: diárias, capacitação/treinamento, aquisição de material permanentes, serviços eventuais, dentre outras.
Despesas com Projetos: despesas correntes e de capital para a consecução dos projetos estratégicos, bem como dos projetos operacionais devidamente aprovados e constantes no sistema GPWEB.
Despesas Permanentes: despesas correntes de natureza permanente, bem como despesas legais, abrangidas despesas com pessoal e encargos e outros custeios relacionados a recursos humanos previstos em lei.
Matriz RACI: matriz utilizada para atribuição das responsabilidades relativas a execução das atividades do processo.
Resolução 198/2017 do CNJ: dispõe sobre o Planejamento e Gestão Estratégica no âmbito do Poder Judiciário e dá outras providências.
Resolução 194/2014 do CNJ: institui Política Nacional de Atenção Prioritária ao Primeiro Grau de Jurisdição e dá outras providências.
Resolução 195/2014 do CNJ: dispõe sobre a distribuição de orçamento nos órgãos do Poder Judiciário de primeiro e segundo graus e dá outras providências.
SGF: Sistema de Gestão Financeira do TJMS.
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4 - REGRAS E DIRETRIZES
Este processo deverá estar alinhado com a edição mais recente do Manual de Elaboração da Proposta Orçamentária elaborado pela Secretaria de Finanças.
Este processo deverá ser executado anualmente, a partir do pedido de elaboração da proposta orçamentária pelo Diretor Geral ou Presidente deste Tribunal, tendo início normalmente no mês de maio e finalização no mês de agosto de cada ano.
Todos os diretores da STI deverão ser envolvidos neste processo e ficarão responsáveis por atualizar e consolidar os documentos de seu departamento.
A Proposta Orçamentária da STI deverá ser aprovada pelo Comitê de Governança de TIC.
A Proposta Orçamentária da STI deverá estar alinhada com o Planejamento Estratégico Institucional (PEI) e Planejamento Estratégico e Diretor de TIC (PETIC/PDTIC).
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5 - PROCESSO: PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO DE TIC
5.1 PAPÉIS E RESPONSABILIDADES
PAPEL RESPONSABILIDADES RESPONSÁVEL
Comitê de Governança de TIC
Aprovar a Proposta Orçamentária Comitê de Governança de TIC
Direção da STI
Deliberar junto às áreas técnicas sobre os investimentos de TIC para o exercício do ano seguinte
Validar a Proposta Orçamentária Diretor da STI
Áreas Técnicas
Analisar a manutenção dos contratos vigentes Planejar os investimentos e projetos de TIC para o ano
seguinte Planejar os cursos e diárias para o ano seguinte Planejar outras despesas de não-TIC para o ano seguinte Estimar os custos das despesas planejadas para o ano
seguinte Analisar, juntamente com a Assessoria de Governança e
diretor da STI, os pedidos de despesas de outras áreas Atualizar os projetos no Gpweb, quando necessário
Diretores de Departamentos, Coordenadores e Assessores
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Assessoria de Governança de TI
Receber da Sec. de Finanças e repassar para as áreas técnicas, as diretrizes para elaboração da Proposta Orçamentária
Pesquisar os contratos vigentes Solicitar despesas para outras Secretarias de necessidades
levantadas junto às áreas técnicas e direção da STI Receber e analisar os pedidos de orçamento de outras áreas
junto às áreas técnicas e solicitantes Consolidar a Proposta Orçamentária no sistema Atualizar os Planejamentos (PETIC, PDTIC e outros)
Assessoria de Governança de TI
Secretaria de Finanças
Encaminhar diretrizes para elaboração da Proposta Orçamentária
Analisar a Proposta Orçamentária Aprovar ou solicitar revisão da Proposta Orçamentária
Diretor do Departamento de Orçamento e Contabilidade
Áreas TJMS Solicitar orçamento de TI à STI Receber e analisar pedidos de orçamento da STI
Diretores das demais áreas do TJMS
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5.2 FLUXO DO PROCESSO
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5.3 DESCRIÇÃO DO PROCESSO
ATIVIDADE OBJETIVO RESPONSÁVEL ENTRADAS PROCEDIMENTOS SAÍDAS
Receber Diretrizes p/ elaboração da Proposta Orçamentária
Receber as diretrizes para elaboração da Proposta Orçamentária da STI
Assessoria de Governança
Diretrizes
Receber da Secretaria de Finanças as diretrizes e o calendário para elaboração da Proposta Orçamentária da STI e analisar.
Diretrizes analisadas
Repassar Diretrizes para Áreas Técnicas
Repassar diretrizes para as áreas técnicas da STI
Assessoria de Governança
Diretrizes
Repassar às áreas técnicas da STI as diretrizes pertinentes e o calendário definido pela Sec. de Finanças para elaboração da Proposta Orçamentária.
Diretrizes repassadas
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Pesquisar Contratos Vigentes
Pesquisar os contratos vigentes da STI
Assessoria de Governança
Diretrizes
Pesquisar no Sistema SGF os contratos pertencentes à STI que estão vigentes.
Elaborar relação de contratos de serviços contínuos vigentes com as respectivas estimativas de reajuste financeiro para o exercício do ano seguinte.
Relação de Contratos vigentes com estimativa de reajuste
Analisar Manutenção dos Contratos Vigentes
Analisar a necessidade de manutenção dos contratos de serviços contínuos vigentes
Área Técnica Relação de Contratos vigentes, Diretrizes
Analisar a necessidade de manutenção dos contratos de serviços contínuos vigentes.
Verificar a necessidade de realizar novos contratos de prestação de serviços contínuos para o ano seguinte.
Relação de contratos que serão prorrogados, renovados e acrescentados
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Planejar Investimentos
Planejar os investimentos de TIC para o ano seguinte
Área Técnica PDTIC - Plano de Investimento e Custeio, Diretrizes
Planejar, junto à equipe e diretor da STI, as despesas de investimento de TIC para o ano seguinte observando os investimentos já previstos no PDTIC, bem como outros que deverão ser acrescentados / revisados.
Planejamento de Investimentos de TIC
Planejar Projetos
Planejar projetos para o ano seguinte
Área Técnica PDTIC - Plano de Investimento e Custeio, Diretrizes
Planejar, junto à equipe e diretor da STI, os projetos estratégicos e operacionais da STI que deverão ser realizados, e que envolvam custos, no ano seguinte, observando as ações previstas no PDTIC ou que deverão ser acrescentadas / revisadas.
Planejamento de projetos
Planejar cursos e diárias
Planejar cursos e diárias para o ano seguinte
Área Técnica Diretrizes
Planejar, junto à equipe e diretor da STI, os cursos a serem realizados no ano seguinte, bem como levantar as diárias necessárias para realização dos mesmos.
Planejamento de cursos e diárias
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Planejar outras despesas de não-TIC
Planejar outras despesas de não-TIC para o ano seguinte
Área Técnica Diretrizes
Planejar, junto à equipe e diretor da STI, demais despesas de não-TIC para o ano seguinte, a exemplo de despesas com: diárias não relacionadas a cursos, suprimento de fundos, gratificação na condição de servidor instrutor, aquisição de bens de consumo em geral e outros bens permanentes não previstos no orçamento da SBS, bens e serviços relacionados a infraestrutura predial não previstos no orçamento da Secretaria de Obras.
Planejamento de outras despesas de não-TIC
Estimar Despesas de não-TIC
Estimar valores para as despesas de não-TIC do ano seguinte
Área Técnica
Planejamento de cursos e diárias, Planejamento de outras despesas de não-TIC, Orçamentos
Estimar os valores a serem gastos com as despesas de cursos e diárias, e outras despesas de não-TIC, planejadas para o ano seguinte, com base em orçamentos ou estimativas análogas.
Orçamento estimado despesas de não-TIC
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Informar despesas de não-TIC
Informar à Assessoria de Governança as despesas de não-TIC do ano seguinte
Área Técnica
Planejamento de cursos e diárias, Planejamento de outras despesas de não-TIC, Orçamento estimado de despesas de não-TIC
Informar à Assessoria de Governança o planejamento e orçamento estimado de cursos e diárias e de outras despesas de não-TIC, para o ano seguinte.
Planejamento de cursos e diárias, Planejamento de outras despesas de não-TIC, Orçamento estimado de despesas de não-TIC
Incluir no SGF despesas para outras Secretarias
Incluir no sistema SGF as despesas para outras Secretarias do ano seguinte
Assessoria de Governança
Planejamento de cursos e diárias, Planejamento de outras despesas de não-TIC, Orçamento estimado despesas de não-TIC
Consolidar as informações de despesas de não-TIC informadas pelas áreas técnicas e incluir no Sistema SGF os pedidos de orçamento para outras secretarias.
Despesas para outras Secretarias
Analisar despesas de outras áreas
Analisar os pedidos de despesas de outras áreas do TJMS para o ano seguinte
Assessoria de Governança
Despesas de outras áreas
Analisar, junto às áreas técnicas e solicitantes, os pedidos de orçamento de outras áreas do TJMS a fim de compor a Proposta Orçamentária da STI.
Despesas de outras áreas aprovadas ou reprovadas
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Estimar Despesas de TIC
Estimar valores para as despesas de TIC do ano seguinte
Área Técnica
Relação de contratos que serão prorrogados, renovados e acrescentados; Planejamento de Investimentos de TIC; Planejamento de projetos; Orçamentos
Estimar os valores a serem gastos com os investimentos de TIC, projetos e novos contratos para o ano seguinte, com base em orçamentos ou estimativas análogas.
Validar as estimativas de reajuste financeiro para os contratos que serão prorrogados ou renovados no exercício do ano seguinte.
Orçamento estimado despesas de TIC
Informar despesas de TIC
Informar à Assessoria de Governança as despesas de TIC do ano seguinte
Área Técnica
Relação de contratos que serão prorrogados, renovados e acrescentados; Planejamento de Investimentos de TIC; Planejamento de projetos; Orçamento estimado despesas de TIC
Informar à Assessoria de Governança o planejamento e orçamento estimado de despesas de TIC, para o ano seguinte.
Relação de contratos que serão prorrogados, renovados e acrescentados; Planejamento de Investimentos de TIC; Planejamento de projetos; Orçamento estimado despesas de TIC
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Consolidar Proposta Orçamentária
Consolidar a Proposta Orçamentária da STI
Assessoria de Governança
Relação de contratos que serão prorrogados, renovados e acrescentados; Planejamento de Investimentos de TIC; Planejamento de projetos; Orçamento estimado despesas de TIC; Despesa de outras áreas aprovadas
Consolidar no sistema SGF as informações de despesas de TIC informadas pelas áreas técnicas e pedidos de despesas de outras áreas aprovadas.
Ou, em caso de não aprovação da Proposta Orçamentária pelo Comitê de Governança de TIC ou Secretaria de Finanças, efetuar a revisão junto às áreas técnicas e Diretor da STI.
Proposta Orçamentária consolidada
Validar Proposta Orçamentária
Validar a Proposta Orçamentária da STI
Diretor da STI Proposta Orçamentária consolidada
Validar a Proposta Orçamentária da STI consolidada pela Assessoria de Governança no sistema SGF.
Proposta Orçamentária validada
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Aprovar Proposta Orçamentária
Aprovar a Proposta Orçamentária da STI
Comitê de Governança de TIC
Proposta Orçamentária validada
O Comitê de Governança de TIC deverá deliberar e aprovar a Proposta Orçamentária da STI para finalização da proposta no sistema SGF.
Proposta Orçamentária aprovada pelo CTI, Proposta Orçamentária reprovada pelo CTI
Finalizar Proposta no SGF
Finalizar a Proposta Orçamentária da STI no sistema SGF
Diretor da STI Proposta Orçamentária aprovada pelo CTI
Finalizar no sistema SGF a Proposta Orçamentária aprovada pelo Comitê de Governança de TIC
Proposta Orçamentária finalizada
Analisar Proposta Orçamentária
Analisar a Proposta Orçamentária da STI
Secretaria de Finanças
Proposta Orçamentária finalizada
Analisar a Proposta Orçamentária da STI para aprová-la ou solicitar revisão.
Proposta Orçamentária aprovada, Diretrizes para revisão
Atualizar Planejamentos
Atualizar os Planejamentos de TIC
Assessoria de Governança
Proposta Orçamentária aprovada, PDTIC, PETIC
Atualizar, se necessário, o Plano Diretor de TIC (PDTIC), o Plano Estratégico de TIC (PETIC) e outros documentos que façam referência ao orçamento de TIC.
PDTIC revisado, PETIC revisado
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Atualizar Projetos no GPWEB
Atualizar os projetos no GPWEB
Área Técnica Proposta Orçamentária aprovada, Projetos
Atualizar, se necessário, os projetos da STI no sistema GPWEB.
Projetos revisados
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6 - MATRIZ RACI
ATIVIDADES Comitê de
Governança de TIC Direção da
STI Áreas
Técnicas Assessoria de Governança
Secretaria de Finanças
Áreas TJMS
Receber Diretrizes p/ elaboração da Proposta Orçamentária
R C
Repassar Diretrizes para Áreas Técnicas
I I R
Pesquisar Contratos Vigentes
I I R C
Analisar Manutenção dos Contratos Vigentes
C R
Planejar Investimentos
C R
Planejar Projetos
C R
Planejar cursos e diárias
C R
Planejar outras despesas de não-TIC
C R
Estimar Despesas de não-TIC
C R
Informar despesas de não-TIC
R I
Incluir no SGF despesas para outras Secretarias
R
I
Analisar despesas de outras áreas
C C R
C
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Estimar Despesas de TIC
C R
Informar despesas de TIC
R I
Consolidar Proposta Orçamentária
C
R C
Validar Proposta Orçamentária
R
C
Aprovar Proposta Orçamentária R C
I
Finalizar Proposta no SGF
R
C I
Analisar Proposta Orçamentária
I
C R
Atualizar Planejamentos
C C R
Atualizar Projetos no GPWEB
R I
LEGENDA: (Responsible | Accountable | Consulted | Informed = R - Responsável | A - Prestador de Contas | C - Consultado | I - Informado)
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7 - CONTROLES DO PROCESSO
7.1 INDICADORES DO PROCESSO
1) Índice de Execução do Orçamento Original de TIC
Objetivo Medir a execução do Orçamento Original de TIC
Origem Controle do Processo
Periodicidade Semestral
Meta 90%
Forma de Cálculo Orçamento Executado / Orçamento Original * 100
2) Índice de Execução do Orçamento Atualizado de TIC
Objetivo Medir a execução do Orçamento Atualizado de TIC
Origem Controle do Processo
Periodicidade Semestral
Meta 80%
Forma de Cálculo Orçamento Executado / Orçamento Atualizado * 100
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8 – HISTÓRICO DE REVISÃO
Equipe de Documentação
NOME CARGO
Adriano Castro Analista de Governança
Larissa O. Ostrowsky Ovando Assessora Técnica Especializada
DESCRIÇÃO RESPONSÁVEL DATA VERSÃO
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Aprovação e Instituição do Processo Comitê de Gestão de TIC 30/06/2017 1.0