Responsabilidade Social Avon Manual para fornecedores · comunicadas com o plano de ação...

Revisão 5 – Janeiro de 2014

Responsabilidade Social Avon Manual para fornecedores


Responsabilidade Social Avon Manual para fornecedores

Índice

Introdução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Requisitos gerais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Fornecedores e fábricas dentro do escopo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Custos de auditoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Conduta nos negócios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Programa FAD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Remediação / Cessação de negócios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Processo de auditoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4

Agendamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Execução da auditoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Comunicação de resultados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Remediação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Responsabilidades do fornecedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Responsabilidades das fábricas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Diretrizes de conformidade da fábrica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Código de conduta global de fornecedores da Avon . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Definição dos principais termos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Reconhecimento do código de conduta global de fornecedores . . . . . . . . . 19

Reconhecimento do formulário de informações sobre contratados . . . . . . . 21

Formulário de informações sobre fábricas …(Anexo 1) . . . . . . . . . . . . . . . 22

Documento de autorização de fábrica (FAD) … (Anexo 2) . . . . . . . . . . . . . 23

Instruções sobre o plano de ação corretiva (PAC) … (Anexo 3) . . . . . . . . . 24

Modelo de relatório de PAC … (Anexo 4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Lista de documentos exigidos … (Anexo 5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Apêndice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28


PROGRAMA DA RESPONSABILIDADE SOCIAL DA AVON

MANUAL PARA FORNECEDORES

I. Introdução: A Avon atribui um alto grau de importância às relações que desenvolvemos com os nossos fornecedores, e reconhecemos que cada fornecedor e funcionário que fabrica os produtos da Avon contribuíram para o sucesso da empresa. É por isso que pretendemos ajudar nossos fornecedores a continuar a melhorar suas condições de trabalho para cada funcionário que contribui para a criação de nossos excelentes produtos. É importante que nossos fornecedores e nossas fábricas respeitem às leis e culturas em que operam, assim como é fundamental respeitar os funcionários que fabricam os produtos da Avon. A Avon espera que seus fornecedores atuem de forma responsável em todos os aspectos, e que façam o seu melhor para garantir que não existam condições abusivas, exploratórias ou ilegais em suas operações ou na planta física de suas fábricas. A Avon exige que seus fornecedores atuem de acordo com todas as leis e regulamentos aplicáveis, e também segundo as normas estabelecidas no Código de conduta de fornecedores da Avon. Sempre que as práticas locais ou da indústria excederem as exigências delineadas no Código, o padrão normativo mais elevado deverá ser aplicado.

Este guia fornece informações sobre o programa de responsabilidade social da Avon e as políticas de abastecimento relacionadas. A Avon selecionou a Bureau Veritas Consumer Products Services (BV) como seu agente terceirizado para monitoração da responsabilidade social na empresa. Além do agente de monitoração terceirizado, a Avon pode empregar seu próprio pessoal interno para realizar auditorias, como parte deste programa.

A. Sobre a Bureau Veritas

A Bureau Veritas é um fornecedor global líder de serviços de testes e inspeção. Os serviços da BV abrangem um amplo intervalo de serviços de garantia da qualidade e eficiência de processos, auxiliando os clientes a gerenciar com eficácia todos os aspectos de risco, incluindo desempenho dos produtos, conformidade normativa, avaliações de capacidade e competência e conformidade social e de segurança. Nas áreas de conformidade social e segurança de fábrica, a BV é uma empresa líder de mercado. A equipe da BV tem ampla experiência em todos os elementos da conformidade - desde a concepção, o desenvolvimento e a implementação de programas de conformidade para muitas das empresas de mais alto renome no cenário de conformidade social, até a realização de monitoramento no local para avaliar a conformidade com os elementos de códigos de conduta e padrões de segurança específicos de seus clientes.

II. Requisitos gerais:

A. Fornecedores e fábricas dentro do escopo As fábricas novas e antigas que estão sujeitas a eventuais auditorias sociais são as seguintes:

1. Todas as unidades que fabricam produtos finais para a Avon; 2. Todas as unidades que fabricam quaisquer produtos e / ou componentes que

levam a marca da Avon (itens em que esteja presente o nome e / ou o logotipo


da Avon, ou o nome e / ou o logotipo de qualquer uma de nossas marcas, ou ainda itens que sejam de alguma outra maneira reconhecidos como sendo pertencentes à Avon).

Todas as novas fábricas devem passar por uma auditoria, na qual deve ficar constatado que a fábrica cumpre todas as diretrizes do programa para que possa realizar negócios com a Avon. A Avon reserva a si o direito de realizar auditorias até mesmo nas fábricas que não estão neste escopo, sempre que houver algum motivo de preocupação.

B. Custos da auditoria: A Avon irá arcar com todos os custos das auditorias iniciais realizadas. Os custos das auditorias de acompanhamento - que serão realizadas para verificar se foram implementadas as remediações de problemas de conformidade identificados durante auditorias anteriores, quando estas forem necessárias - serão pagos pelo fornecedor responsável.

Após a conclusão da visita de monitoramento inicial - ou quaisquer visitas de acompanhamento posteriores com questões em aberto - a BV irá enviar ao fornecedor uma fatura referente à visita de acompanhamento planejada com as instruções de pagamento detalhadas. O momento da visita de acompanhamento será determinado segundo as diretrizes de remediação da Avon, e as informações serão comunicadas com o plano de ação corretiva associado. Informamos que a BV não pode agendar a visita de acompanhamento de monitoramento até que tenha recebido o pagamento integral por parte do fornecedor - e o status de pagamento de faturas em aberto serão relatados periodicamente à Avon para acompanhamento.

O pagamento pode ser feito por cheque ou transferência bancária. É fundamental que o número da fatura da BV seja mencionado ao efetuar o pagamento - que seja via transferência bancária ou cheque - à BV, a fim de assegurar o processamento e a efetivação do pagamento em tempo hábil. A não inclusão do número da fatura poderá causar atrasos no processo de agendamento. A Avon solicita que o pagamento seja efetuado em até 15 (quinze) dias úteis após o recebimento da fatura. (Observe que pagamentos via transferência bancária podem levar até 5 dias úteis para serem efetivados, devido ao processo de transação bancária, e os pagamentos via cheque podem levar ainda mais tempo para serem efetivados.)

Se uma fábrica não permitir a entrada dos representantes da BV e / ou da Avon em sua unidade para realizar uma auditoria, se deixar de apresentar documentos exigidos durante uma auditoria, ou se cancelar uma auditoria com menos de 72 horas da data agendada para uma visita de monitoramento, tais situações serão consideradas como uma "acesso negado para visita". Em casos como este, o custo total da auditoria será cobrado da fábrica em questão.

Embora a Avon tenha uma parceria com nossos fornecedores para avaliar as fábricas novas e antigas, esperamos sempre que todos os nossos fornecedores desenvolvam ao longo do tempo seus próprios programas internos de responsabilidade social. Para aqueles fornecedores que não possuem seus próprios programas de


responsabilidade social, nós poderemos exigir que arquem com uma parte maior dos encargos financeiros incorridos na realização de avaliações de fábrica.

C. Documentos:

A Avon exige que todos os fornecedores assinem e devolvam o formulário de Reconhecimento do código de conduta global de fornecedores e, quando for o caso, o formulário de informações sobre contratados. Quando uma fábrica é obrigada a passar por uma auditoria inicial, o formulário de Informações sobre a fábrica da Avon (Anexo 1) deve ser preenchido e devolvido à Avon em até 5 (cinco) dias úteis após o recebimento da notificação de que a visita de monitoramento é necessária.

D. Conduta nos negócios:

1. Países proibidos para a Avon: • Bangladesh • Paquistão

2. Sanções comerciais dos EUA: a. Países: Os produtos da Avon NÃO são permitidos em:

• Cuba • Irã • Coreia do Norte • Sudão • Síria

b. Grupos e indivíduos: NÃO é permitido fazer negócios com os grupos e indivíduos a seguir.

Qualquer indivíduo relacionado na Lista de cidadãos especialmente designados ("Lista SDN") http://www.treas.gov/offices/enforcement/ofac/sdn/). Em geral, os grupos e indivíduos relacionados na Lista SDN incluem indivíduos reconhecidos como terroristas, narcotraficantes ou indivíduos envolvidos na proliferação de armas de destruição em massa.

E. Programa FAD: 1. O Documento de autorização de fábrica (FAD) é utilizado com fornecedores de

moda e artigos para o lar (F & H) para garantir que a produção ocorra dentro da fábrica originalmente autorizada. Se o fornecedor deixar de apresentar a fábrica à Avon ou se utilizar uma fábrica não autorizada, ele será penalizado com multa.

2. Quando uma fábrica concluir com êxito o processo de auditoria e for autorizada a produzir para a Avon, será emitido para ela um formulário FAD (Anexo 2).

3. As informações para o formulário FAD virão das informações fornecidas no formulário de informações sobre a fábrica.

4. O formulário FAD deve ser apresentado à SGS, agência de inspeção terceirizada, durante a inspeção final aleatória de produtos finais.

5. A Avon irá rever quaisquer exceções relatadas pela SGS em relação ao abastecimento e desenvolvimento de produtos, e decidir as próximas etapas.

6. A não apresentação de um formulário FAD legítimo, atual e preciso resultará no seguinte:

a. Primeira ocorrência - pena de US$ 1000 b. Segunda ocorrência - pena de US$ 5000 c. Terceira ocorrência - Cessação de negócios com o fornecedor


7. Qualquer alteração no nome ou endereço do fornecedor ou da fábrica deve ser imediatamente comunicada à Avon, para que possamos atualizar nossos registros e evitar multas desnecessárias.

F. Remediação / Cessação de negócios:

A Avon é a favor da remediação ao invés da cessação de negócios. Com base na natureza, gravidade e prevalência dos problemas de conformidade eventualmente identificados, a Avon pode exigir até duas auditorias de acompanhamento para confirmar a remediação. A Avon espera que as fábricas abordem e corrijam todos os problemas de conformidade identificados, e coloca isso como uma condição para continuação dos negócios com o fornecedor.

A Avon reserva a si o direito de encerrar seu relacionamento comercial com qualquer fornecedor ou fábrica quem não seja capaz ou não esteja disposto a abordar e corrigir qualquer problema de conformidade identificado, desde a auditoria inicial até as auditorias posteriores de acompanhamento.

Se a cessação de negócios for levada a cabo e se for uma nova fábrica, nenhum novo pedido poderá ser realizado e a fábrica será submetida a um período de provação durante um ano. Se for uma fábrica antiga, nenhum novo pedido poderá ser realizado, a Avon irá rescindir todos os contratos, deixar a fábrica e esta será submetida a um período de provação durante um ano. Em ambos os casos, para ser considerada novamente para realizar negócios futuros com a Avon, a fábrica deve passar por uma ou mais auditorias de re-qualificação, que atenda aos requisitos de conformidade da Avon e cujos custos deverão ser pagos pela própria fábrica. Se durante um período de 12 meses, observam-se três (03) situações confirmadas de trabalho infantil em alguma das fábricas empregadas pelo fornecedor, não se atribuirão mais ordens de compra, Avon terminará as negociações previamente estabelecidas, cancelará todas as ordens, recusará todos os embarque provenientes de fábricas com violações em trabalho infantil, se desenvolverá uma estratégia de saída do resto das fábricas usadas pelo fornecedor e o fornecedor entrará em um período de prova durante um ano. Uma vez concluído este período, e em caso que considere-se uma relação futura com Avon, todas as fábricas que provêem produtos Avon, todas as fábricas que provêem produtos Avon deverão ser re auditadas com cargo ao provedor e cumprindo com os alineamentos de cumprimento estabelecidos pela Avon.

G. Periodicidade das auditorias:

Uma vez que se autorizou a uma fábrica para produção, esta se submete a um ciclo de auditorias aleatórias e precisarão novas avaliações de acordo aos alineamentos que estabeleça Avon. A Avon irá arcar com os custos de todas as auditorias cíclicas iniciais realizadas, enquanto o fornecedor ficará responsável pelos custos de todas as eventuais auditorias de acompanhamento (destinadas a verificação de remediações). Auditorias aleatórias também podem ser realizadas a critério da Avon.


III. Processo de auditoria:

A. Agendamento:

O formulário de informações sobre fábricas deve ser enviado ao departamento de Abastecimento / Desenvolvimento de produtos (PD) para análise. Para os fornecedores de moda e artigos para o lar (F & H), todas as novas solicitações de auditoria devem ser aprovadas pelo departamento de Abastecimento / Desenvolvimento de produtos (PD) antes de ser iniciar o processamento da auditoria. Com base na análise interna, a política de "Um entra / Um sai" também pode ser aplicável e, neste caso, a nova solicitação deve ser acompanhada de um fornecedor / fábrica a ser desativado.

Após receber o formulário de informações sobre a fábrica preenchido, um agendador local da BV ou um membro da equipe interna da Avon irá entrar em contato com a fábrica para confirmar o local informado onde os produtos da Avon serão fabricados e para organizar a visita de monitoramento inicial. Eles vão informar ao contato da fábrica uma janela de uma semana em que a auditoria será realizada. A pedido da Avon, o agendador não está autorizado a divulgar a data exata da auditoria ao representante da fábrica.

Durante a janela de auditoria determinada e no próprio dia da auditoria, certifique-se de que pelo menos um membro da equipa de gestão da fábrica esteja presente para apresentar os documentos apropriados e permitir o acesso total à fábrica. A equipe da BV ou o pessoal interno da Avon deverá ser capaz de conduzir toda a visita de monitoramento, mesmo que o proprietário ou indivíduo de contato não esteja disponível.

As auditorias de acompanhamento serão agendadas dentro de uma semana antes do fim do prazo limite para remediação, descrito na carta de plano de ação corretiva. Uma semana antes do final do prazo de remediação, desde que o pagamento tenha sido efetuado, um agendador local da BV ou um membro da equipe interna da Avon irá entrar em contato com a fábrica para confirmar a visita de acompanhamento iminente. Novamente, o agendador da BV ou o especialista da Avon irá informar ao contato da fábrica uma janela de uma semana; não é permitido divulgar a data exata da visita de acompanhamento ao representante da fábrica.

Observe que as informações de fábrica que você fornecer serão tratada de forma confidencial, sendo divulgadas somente ao pessoal da Avon, sempre que necessário. As informações de fábrica também podem ser transmitidas para terceiros designados, tais como a Bureau Veritas, conforme necessário para a administração do programa.

B. Execução da auditoria:

A auditoria será realizada por auditores da BV ou por membros da equipe interna da Avon, em uma data não anunciada dentro da janela de uma semana informada durante o processo de agendamento.

Em antecipação à auditoria, a Avon espera que a gerência da fábrica analise a lista de documentos exigidos (Anexo 4) e certifique-se de que a documentação relacionada esteja disponível durante toda a janela de auditoria. A gerência – incluindo o gerente da fábrica e os funcionários competentes das áreas de recursos humanos e contabilidade


– também devem estar disponíveis durante a auditoria. É fundamental que os auditores da BV e / ou pessoal da Avon tenham acesso irrestrito a todas as áreas da fábrica, a toda a documentação relevante e aos funcionários selecionados aleatoriamente para realização de entrevistas privadas. Negar o acesso a qualquer um desses elementos necessários da auditoria irá resultar em uma classificação geral vermelha da auditoria.

Dependendo da localização e do tamanho da fábrica, a gerência normalmente pode esperar dois monitores para passar um dia ou um monitor para passar dois dias na fábrica avaliando o cumprimento do Código de conduta do fornecedor da Avon. Durante a auditoria, os monitores irão fazer o seguinte:

• Realizar uma reunião de abertura com a gerência • Caminhar pelas instalações e dormitórios da fábrica, se for o caso, realizando uma

inspeção visual • Revisar registros e documentos, conforme relacionado na Lista de documentos

exigidos (Anexo 4) • Realizar entrevistas particulares com funcionários • Realizar uma reunião de fechamento com a gerência resumindo os resultados da auditoria

A auditoria é um processo de averiguação projetado para ajudá-lo a identificar as áreas dentro das operações da fábrica que podem ser aprimoradas para garantir que a fábrica esteja em conformidade com as exigências legais específicas de cada país e com o Código de conduta do fornecedor da Avon.

A Avon solicita a todos os fornecedores que sejam francos e honestos em relação às condições do local de trabalho - e totalmente transparentes durante a execução da auditoria.

C. Comunicação de

resultados: Após a conclusão da auditoria, os auditores da BV e / ou representantes da Avon irão realizar uma reunião de encerramento com a gerência da fábrica, resumindo os resultados da auditoria. Os resultados serão apresentados em um documento chamado Resumo de resultados - cuja cópia será fornecida à gerência da fábrica. A Avon espera que a gerência da fábrica comece a implementar ações corretivas após o recebimento do Resumo de resultados durante a reunião de encerramento.

Os resultados da visita de monitoramento serão relatados à Avon através de um relatório abrangente, que deverá incluir uma descrição de todos os problemas de conformidade identificados e uma classificação geral, baseada nos resultados. As classificações gerais possíveis são as seguintes:

Verde: Uma classificação geral verde indica conformidade total. Amarelo: Uma classificação geral amarela é atribuída quando há requisitos não

atendidos para questões de risco Leve. Um plano de ação corretiva preenchido (Anexo 3) deve ser apresentado no prazo de 15 dias, incluindo o plano para remediação de todos os problemas apontados na auditoria inicial em um prazo de 90 dias.

Laranja: Uma classificação geral laranja é atribuída quando há um requisito não atendido para questões de risco Grave. Um plano de ação corretiva preenchido deve ser apresentado no prazo de 15 dias. Instalações com uma classificação geral


laranja geralmente requerem uma visita de acompanhamento dentro de 60 a 90 dias para avaliar a remediação dos problemas.

Vermelho: Uma classificação geral vermelha é atribuída quando há um requisito não atendido para questões de risco Crítico. Um plano de ação corretiva preenchido deve ser apresentado no prazo de 15 dias. Instalações com uma classificação geral vermelha geralmente requerem uma visita de acompanhamento dentro de 30 a 60 dias para avaliar a remediação dos problemas. Dependendo da gravidade dos problemas, as instalações com uma classificação vermelha podem estar sujeitas a cessação imediata dos negócios com a Avon.

Nenhum certificado será fornecido após a conclusão da auditoria, e a auditoria não aprova automaticamente a fábrica para a produção de quaisquer outras marcas ou varejistas, e nem qualifica a fábrica para participação em quaisquer associações industriais ou programas de colaboração.

D. Remediação:

A Avon espera que a gerência da fábrica comece a implementar ações corretivas após o recebimento do Resumo de resultados durante a reunião de encerramento. Além do documento de Resumo de resultados, o fornecedor receberá também um relatório de Plano de ação corretiva (PAC). A Avon espera que as fábricas preencham o Plano de ação corretiva (PAC) em inglês e devolvam o mesmo no prazo de 15 dias a contar da data da visita de acompanhamento, respondendo a todos os problemas de conformidade identificados através dos esforços de gestão de conformidade da Avon. O cronograma para implementação de ações corretivas irá depender da natureza, gravidade e prevalência dos resultados identificados.

RESPONSABILIDADES DOS FORNECEDORES

Funcionário responsável. Atribuir a responsabilidade por questões de responsabilidade social a um funcionário dentro da empresa que irá atuar como um ponto de contato para a Avon. Os detalhes deste contato devem ser fornecidos à Avon.

Confirmação do código de conduta. Confirmar a aceitação e o cumprimento do Código de conduta do fornecedor.

Identificação das fábricas. Fornecer os detalhes de todas as unidades de produção envolvidas na fabricação de produtos da Avon. Os detalhes necessários incluem, dentre outros, os nomes das fábricas, seus endereços, informações de contato, decomposição da força de trabalho, etc. Somente as fábricas aprovadas pela Avon podem ser utilizadas para a produção de produtos da Avon.

Informações e treinamento. Garantir que as fábricas que produzem para a Avon tenham recebido e compreendido o código de conduta do fornecedor e os requisitos de responsabilidade social da Avon. Os fornecedores também podem ser obrigados a enviar um representante para seminários apresentados pela Avon ou terceiros para auxiliar na compreensão dos requisitos e das expectativas da Avon em relação à responsabilidade social.

Monitoramento. Facilitar o programa de monitoramento da responsabilidade social da Avon e garantir que a fábrica cumpra e colabore ativamente com o programa. Os fornecedores também devem pagar por eventuais visitas de acompanhamento destinadas a verificação da implementação de ações corretivas específicas.


Remediação. Apoiar as fábricas para assegurar que eventuais não-conformidades e / ou deficiências identificadas sejam abordadas de forma adequada pelos gerentes das fábricas, dentro dos prazos estabelecidos.

Discutir o programa e o formulário FAD com fábricas de moda e artigos para o lar (F & H). Informar qualquer alteração de nome ou endereço à Avon.

RESPONSABILIDADES DAS FÁBRICAS

Funcionário responsável. Atribuir a responsabilidade pelas questões de responsabilidade

social para um funcionário dentro da fábrica, que vai garantir que os requisitos de responsabilidade social da Avon sejam cumpridos e que irá atuar como ponto de contato entre a Avon e o Fornecedor. Os detalhes deste contato devem ser fornecidos à Avon.

Normas e legislação aplicável. Compreender todas as leis, regulamentos e normas aplicáveis relativas às suas operações. Além disso, a Avon também espera que as fábricas compreendam plenamente os requisitos da Avon, conforme definido no Código de conduta do fornecedor.

Obrigações de monitoramento: o Os representantes da fábrica devem abster-se de interferir no processo de

monitoramento. Interferências podem incluir, dentre outras coisas, desencorajar ou punir os funcionários que se dirigirem à Avon ou aos representantes da Avon, treinar os funcionários para darem respostas específicas a perguntas na tentativa de influenciar o discernimento dos funcionários selecionados para entrevista privada.

o Os representantes da fábrica não devem oferecer quaisquer incentivos à Avon ou aos representantes da Avon para influenciar o resultado do processo de monitoramento. Os incentivos podem incluir, dentre outras coisas, presentes, refeições, transporte ou dinheiro. As tentativas de influenciar o resultado do processo de monitoramento deverão ser imediatamente comunicadas à Avon, e serão motivo suficiente para a cessação da relação comercial entre as partes.

Manutenção de registros e transparência. Manter registros verdadeiro e precisos relativos ao cumprimento do código de conduta do fornecedor. Isso pode incluir, dentre outras coisas, registros relativos aos nomes, idades, horas trabalhadas e salários pagos para todos os funcionários. TODOS os registros devem ser disponibilizados à Avon e aos representantes da Avon durante as visitas de acompanhamento ou mediante solicitação. Deixar de ser transparente pode ter um impacto adverso significativo sobre o relacionamento de negócios com a Avon.

Formação e conscientização dos funcionários. Comunicar aos funcionários as obrigações da fábrica para com eles de acordo com as leis locais e o código de conduta do fornecedor da Avon.

Ações corretivas. Trabalhar para assegurar que eventuais não-conformidades e / ou deficiências identificadas sejam abordadas de forma adequada, dentro dos prazos estabelecidos. A Avon apoia a remediação ao invés da cessação de negócios, e se prontifica a trabalhar com as fábricas que estiverem dispostas a abordar os problemas responsabilidade social de forma adequada.

Mostrar formulário FAD à SGS durante a inspeção final de produtos de moda e artigos para o lar (F & H).


DIRETRIZES DE CONFORMIDADE PARA FÁBRICAS A fim de apoiar os esforços das fábricas para assegurar a conformidade com as normas do código de conduta do fornecedor da Avon e fornecer informações para apoiar a preparação eficaz para as visitas de monitoramento, as seguintes diretrizes de conformidade são fornecidas. Embora a lista a seguir não seja considerada completa, as diretrizes apresentadas fornecem uma estrutura eficaz para as fábricas no desenvolvimento de políticas, procedimentos, práticas e registros para cumprir e efetivamente demonstrar a conformidade com o código de conduta do fornecedor da Avon. I. Políticas, procedimentos e manutenção de registros A fábrica deve manter políticas e procedimentos escritos que garantam o cumprimento de

todos os elementos do código de conduta do fornecedor da Avon A fábrica deve manter cópias atualizadas de todas as leis e regulamentos aplicáveis

relacionados às disposições do código de conduta do fornecedor da Avon A fábrica deve ter um mecanismo para obter informações atualizadas relacionadas a todas

as leis e regulamentos aplicáveis relacionados às disposições do código de conduta do fornecedor da Avon

A fábrica deve manter arquivos com as informações pessoais de todos seu funcionários e

ex-funcionários. Os registros de ex-funcionários devem ser mantidos por um período compatível com o período retenção de registros de folha de pagamento - veja a seguir.

Os arquivos com informações pessoais de cada funcionário devem incluir o seguinte:

1. Comprovante de idade 2. Comprovante de cidadania ou visto de trabalho (sempre que exigido por lei) 3. Registros médicos (sempre que exigido por lei) 4. Contrato de trabalho assinado (sempre que exigido por lei) 5. Carta de rescisão (sempre que exigido por lei) 6. Registro de ações disciplinares 7. Autorização de todas as deduções voluntárias

A fábrica deve ter um conjunto de regras e regulamentos certificados pelo Ministério do

Trabalho (sempre que aplicável) A fábrica deve comunicar as regras e regulamentos, incluindo os procedimentos

disciplinares e demais práticas aos funcionários (por exemplo, através de quadros de avisos)

Os termos de eventuais períodos de experiência devem ser descritos no contrato de

emprego do funcionário e em seu arquivo pessoal Toda a documentação necessária para avaliar o cumprimento do código de conduta da

Avon deve ser mantida no local da fábrica, incluindo registros de folha de pagamento, horários e taxas pagas por peça produzida pelo período de pelo menos um ano


II. Trabalho infantil Nenhum indivíduo abaixo da idade mínima de trabalho local poderá trabalhar na fábrica Nenhum indivíduo abaixo da idade escolar obrigatória poderá trabalhar na fábrica Deve-se exigir a documentação para comprovação de idade no momento da admissão de

funcionários

A fábrica deve ter mecanismos para verificar se os comprovantes de idade são autênticos Toda documentação comprobatória de idade deve ser mantida em arquivo na fábrica Os empregados contratados como parte de um programa de aprendizagem não pode ter

menos de 14 anos ou a idade legal mínima permitida Funcionários menores de idade não devem ser autorizados a trabalhar em postos de

trabalho perigosos Se exigido pela legislação nacional ou local, os funcionários menores de idade devem

trabalhar em horários restritos Não deve ser admitida a presença de crianças na fábrica, a não ser em local designado

para crianças, localizado fora das áreas de produção

III. Política de trabalho Todos os funcionários da fábrica devem ser voluntariamente empregados Não deve haver prisioneiros trabalhando na fábrica

Nenhum trabalho deve ser realizado em uma penitenciária, utilizando mão de obra

prisional. Nenhum indivíduo de campos de refugiados deve trabalhar na fábrica

Todos os trabalhadores migrantes devem ser contratados e empregados de acordo com

as leis trabalhistas locais. A liberdade de deslocamento dos funcionários não deve ser gratuitamente restrita As cópias originais dos documentos de identificação ou de viagem dos funcionários

emitidos pelo governo não devem ser mantidos em poder da fábrica Os funcionários não devem incorrer em deduções disciplinares Os supervisores não devem usar castigos físicos ou outras práticas abusivas Todas as decisões profissionais devem ser baseadas na capacidade Não é permitido a realização de teste de gravidez ou qualquer outro tipo de teste clínico


como uma condição para início ou manutenção do vínculo empregatício

IV. Salários e benefícios Os funcionários devem receber pelo menos um salário mínimo, conforme determinado

pelas leis nacionais e / ou locais, não incluindo bônus por frequência, produção ou bônus de outra natureza

Os funcionários que trabalham mediante taxas pagas por peça produzida devem ter

garantido o recebimento de pelo menos um salário mínimo, segundo determinado pelas leis nacionais e / ou locais, não incluindo bônus por frequência, produção ou bônus de outra natureza.

Os funcionários devem ser totalmente compensados por todas as horas extras de acordo

com os requisitos estatutários Os funcionários devem ser pagos de forma regular e oportuna Os salários auferidos não devem ser retidos por nenhuma razão A fábrica deve ter procedimentos em vigor para os funcionários questionarem os salários

pagos e possíveis reajustes de salário A fábrica deve manter - e apresentar aos monitores - um registro verdadeiro e preciso das

horas de trabalho e dos salários. Os registros devem incluir pelo menos a. Registro de folha de pagamento

1. Taxa normal de remuneração 2. Taxa de remuneração por horas extra 3. Cálculo de salário para os benefícios de direito - por exemplo, feriados

remunerados, férias anuais, licença médica, etc. 4. Deduções 5. Reconhecimento de recebimento de salário assinado pelo funcionário

b. Registro de horas 1. Automatizado - Cartões de ponto perfurados 2. Feito com auxílio do funcionário – por exemplo, cada funcionário perfura seu próprio

cartão 3. Todos os horários de entrada e saída - incluindo intervalo de almoço / jantar -

refletidos nos registros c. Registros de taxas pagas por peça produzida – se aplicável

1. Reconhecido pelos funcionários d. Holerite – no idioma nativo do funcionário

1. Horário normal de trabalho 2. Horas extra 3. Salários brutos 4. Salários líquidos 5. Bônus


6. Subsídios 7. Deduções autorizadas

A fábrica deve proporcionar feriados remunerados e férias anuais remuneradas, conforme

exigido por lei A fábrica deve proporcionar todos os benefícios exigidos por leis nacionais e locais A fábrica deve ter documentação comprobatória do consentimento dos funcionários para

realizar deduções voluntárias da sua folha de pagamento

V. Horário de trabalho Os horários de trabalho agendados devem ser publicados O total de horas normais em uma semana é determinado por legislação nacional e local As horas extra agendadas devem ser publicadas As horas extras não devem exceder as horas especificadas pelas leis nacionais e locais Os funcionários devem ter o direito de recusar a realização de horas extra Os funcionários devem ter pelo menos um dia de folga a cada período de sete dias consecutivos. O horário de trabalho deve ser devidamente registrado, listando todas as entradas e

saídas para cada dia trabalhado, incluindo os intervalos de almoço / jantar O horário de trabalho deve ser registrado pelos próprios funcionários através de um

sistema de controle de horas automatizado – por exemplo, cartão perfurado ou magnético.

VI. Ambiente de trabalho Nenhum tipo de assédio, de qualquer natureza, deverá ser permitido Abusos físicos, verbais ou mentais também não deverão ser permitidos A fábrica deve fornecer treinamentos sobre saúde e segurança Se exigido pela legislação nacional ou local, deve-se disponibilizar assistência médica no

local Um kit de primeiros socorros com suprimentos médicos adequados deve estar disponível

aos funcionários Os funcionários devem ter acesso a todos os equipamentos de segurança necessários

(máscaras, luva de malha metálica para cortadores, etc.) sem qualquer custo


Devem ser mantidos registros de ferimentos ou acidentes Os funcionários devem ter acesso irrestrito a banheiros durante a jornada de trabalho O número de banheiros deve ser adequado ao número de funcionários Os banheiros devem estar higienizados e abastecidos com os suprimentos necessários Deve haver uma fonte de água potável disponível aos funcionários Pausas para descanso devem ser fornecidas aos funcionários, conforme exigido por lei Se a fábrica tiver uma lanchonete / cantina, esta deve ser higienizada, os alimentos devem

ser armazenados de maneira adequada e ela deve cumprir todas as exigências legais locais e ser capaz de fornecer as autorizações e /ou certificados necessários.

Deve haver iluminação e ventilação adequadas na fábrica Os corredores devem estar devidamente sinalizados e desobstruídos Toda a fiação elétrica deve ser segura Todos os painéis de controle elétrico devem ser devidamente sinalizados Todas as máquinas devem ter proteções de segurança, sempre que necessário Deve haver um número suficiente de extintores de incêndio distribuídos por toda a fábrica Os extintores de incêndio devem ser instalados nas paredes na altura apropriada e

acessível o tempo todo Os funcionários devem ser suficientemente treinados para usar os extintores de incêndio Os extintores de incêndio devem ser devidamente carregados e verificados

periodicamente As saídas de emergência devem ser devidamente sinalizadas As saídas de emergência jamais devem ser trancadas e o acesso às mesmas jamais deve

ser bloqueado de qualquer maneira Os planos de evacuação devem estar afixados em toda a fábrica

As rotas de evacuação devem estar devidamente sinalizadas e desobstruídas Exercícios de evacuação devem ser realizados na fábrica periodicamente - pelo menos

duas vezes ao ano

Há um sistema de alarme de incêndio implantado, usado apenas em caso de incêndio e necessidade de evacuação


Um inventário de produtos químicos perigosos deve ser mantido MSDS – no idioma local – deve ser mantido para todos os produtos químicos usados na

fábrica Todos os produtos químicos perigosos devem ter contenção secundária Todo e qualquer dormitório fornecido aos funcionários estará sujeito a todos os requisitos

de saúde e segurança

Todos os edifícios devem estar seguros e estruturalmente perfeitos

VII. Meio ambiente A fábrica deve manter cópias de licenças obrigatórias e certificados necessários para

comprovar a conformidade com as regulamentações ambientais aplicáveis Todos os resíduos - líquidos, sólidos e dispersos no ar - devem ser descartados

adequadamente. VIII. Outros Nenhuma fábrica externa contratada não autorizada poderá ser usada para a fabricação

de produtos da Avon Nenhum contrato de fabricação residencial (serviços caseiros) poderão ser usados para a

fabricação de produtos da Avon As normas do código de conduta do fornecedor da Avon devem ser comunicadas a toda a

gestão e a todos os funcionários da fábrica. A fábrica deve seguir todas as outras leis nacionais e locais aplicáveis. Políticas e requisitos aplicáveis incluem, dentre outros, aqueles listados acima.


AVON PRODUCTS, INC.

CÓDIGO DE CONDUTA GLOBAL DE FORNECEDORES

Na Avon, nós acreditamos em cinco valores fundamentais: Confiança, respeito, fé, humildade e integridade. Embora cada um desempenhe um papel fundamental em nossas operações de negócios globais, o valor da integridade ocupa um lugar especial na cultura da Avon e serve para ancorar a nossa empresa em um mundo cada vez mais complexo e exigente. A Avon define integridade como a definição e o cumprimento dos mais elevados padrões éticos, e sempre fazer a coisa certa. Permanecendo fiel a este valor, nós cumprimos o dever de cuidado, não apenas com relação a nossos representantes independentes e clientes nas comunidades em que atuamos, mas também com relação a nossos colegas e a nós mesmos.

A Avon defende esses valores em suas próprias operações e está empenhada em trabalhar somente com parceiros de negócios respeitáveis, que demonstrem o mesmo respeito pelas normas e padrões de ética empresarial que a própria Avon.

Para ajudar a cumprir este compromisso, o Código de conduta global de fornecedores da Avon (doravante chamado simplesmente de "Código de conduta") foi criado e se aplica a qualquer empresa, suas fábricas, fabricantes, fornecedores ou agentes (doravante chamados simplesmente de "Fornecedores") que produzem bens e / ou prestam serviços para a Avon Products, Inc. ou para qualquer uma de suas afiliada mundiais. Este Código de conduta, emitido em 18 de agosto de 2011, substitui todos os códigos de conduta globais de fornecedores emitidos anteriormente.

Embora a Avon reconheça que existem diferentes ambientes jurídicos e culturais em que os fornecedores operam em todo o mundo, este Código de conduta estabelece as expectativas mínimas sob as quais a Avon e todos os seus fornecedores mundiais devem operar.

Além disso, a Avon incentiva fortemente os Fornecedores a excederem as exigências estabelecidas neste Código de conduta e promover melhores práticas e melhoria contínua.

1. Leis e regulamentos: Não obstante qualquer disposição em contrário encontrada neste documento, os Fornecedores devem operar em total conformidade com todas as leis e regulamentações obrigatórias dos países em que operam.

2. Trabalho infantil: Os fornecedores não devem empregar trabalhadores mais jovens do que o maior valor entre (i) 15 anos de idade - ou 14, onde a legislação local permita tal exceção consistente com as diretrizes da Organização Internacional do Trabalho, ou (ii) a idade de conclusão da escolaridade obrigatória, ou (iii) a idade mínima estabelecida por lei no país de fabricação.

Além disso, os fornecedores devem cumprir todas as exigências legais para jovens trabalhadores autorizados, especialmente em relação aos horários de trabalho, salários e condições de trabalho.

3. Trabalho forçado: Os Fornecedores não devem utilizar trabalho forçado - seja em sistema prisional, de escravidão, servil ou de qualquer outra forma - e não deverá se envolver ou apoiar o tráfico de seres humanos. Horas extras forçadas também são proibidas.


4. Ações disciplinares: Todos os trabalhadores devem ser tratados com respeito e dignidade. Nenhum trabalhador deve estar sujeito a punição física, assédio sexual, psicológico ou verbal, ou abuso conforme definido pela legislação aplicável. Além disso, os fornecedores não deverão utilizar multas como ação disciplinar.

5. Horários:Os Fornecedores não deverão exigir que os funcionários trabalhem além do menor valor entre (i) os limites de horas normais e horas extra permitido pela legislação do país em que o trabalhador se encontra, ou (ii) 60 horas por semana em uma programação normal, incluindo horas extras, e, exceto sob circunstâncias extraordinárias de negócios, 72 horas por semana como total máximo absoluto de horas. Além disso, os Fornecedores deverão garantir que todos os funcionários tenham direito a pelo menos 1 dia de folga a cada período de sete dias consecutivos.

6. Salários / benefícios: Os fornecedores devem garantir aos trabalhadores o pagamento de pelo menos um salário mínimo, conforme determinado por lei, bem como o prêmio de horas extras legalmente exigido, para todas as horas trabalhadas, além de garantir que não haja qualquer multa cobrada por mau desempenho. Os fornecedores também devem garantir que todos os benefícios legalmente obrigatórios estejam sendo fornecidos e que não haja qualquer dedução ilegal pelos benefícios fornecidos.

7. Discriminação: Tendo em vista que a Avon reconhece e respeita as diferenças culturais, os fornecedores devem garantir que o vínculo empregatício (incluindo a contratação, a remuneração, os benefícios, a promoção, a demissão e a aposentadoria) seja baseado somente na capacidade, e jamais na crença, no sexo ou em qualquer outra característica pessoal.

8. Liberdade de associação / acordo coletivo: Os trabalhadores devem ser livres para participar de organizações - como sindicatos - de sua própria escolha, e de se abster de participar de tais organizações se assim o desejarem. Os fornecedores não devem ameaçar ou penalizar os funcionários por seus esforços para organizar ou negociar coletivamente quando permitido pela legislação do país em que se encontram, nem podem discriminar os funcionários como resultado da sua afiliação a qualquer organização desta natureza.

9. Saúde e segurança: Os fornecedores devem proporcionar a seus funcionários um ambiente de trabalho limpo, seguro e saudável, em conformidade com todas as normas aplicáveis e legalmente exigíveis para a saúde e segurança no trabalho nos países em que seus funcionários operam. Isto inclui instalações residenciais, se aplicável. Além disso, a Avon incentiva seus fornecedores a se esforçarem para implementar as melhores práticas da indústria, sempre que aplicável.

10. Gestão ambiental: Os fornecedores devem cumprir todas as leis ambientais locais aplicáveis às suas operações. Além disso, a Avon incentiva os fornecedores a implementarem políticas e sistemas de gestão ambiental que contenham metas, visando à melhoria contínua do desempenho ambiental geral da empresa.

11. Contratados: Os fornecedores não devem usar contratados na produção de produtos ou componentes de produtos da Avon sem a aprovação prévia por escrito da mesma, e somente após tal contratado haver concordado por escrito em cumprir este código de conduta, bem como quaisquer outros termos que possam ser exigidos pela Avon.

12. Comunicação: Os fornecedores devem comunicar as disposições do presente código de conduta para seus funcionários e supervisores. A Avon irá realizar periodicamente seminários para fornecedor sobre como implementar e defender seu código de conduta.

13. Monitoramento e conformidade: A Avon irá tomar medidas afirmativas, tais como inspeções locais anunciadas e não anunciadas nas instalações e plantas de fabricação dos fornecedores, para


monitorar o cumprimento deste código de conduta. Os fornecedores devem manter no local toda a documentação necessária para comprovar o cumprimento deste código de conduta. Os fornecedores devem conceder aos associados da Avon e / ou de suas empresas de monitoramento terceirizadas pleno acesso às instalações e plantas de fabricação, registros de funcionários e funcionários para realização de entrevistas privadas no âmbito das visitas de monitoramento.

14. Integridade e anti-corrupção: Os fornecedores devem conduzir seus negócios com honestidade e integridade, e demonstrar os mais altos padrões de ética nos negócios. Os fornecedores não devem se envolver em suborno, corrupção ou outras práticas ilegais ou antiéticas, quer seja nas relações com funcionários do governo (o que inclui os funcionários do governo ou autoridades governamentais em todos os níveis, funcionários ou diretores de entidades pertencentes ou controladas pelo governo, empregados ou funcionários de organizações internacionais públicas e funcionários ou candidatos políticos ou qualquer pessoa agindo em nome de tal indivíduo), partidos políticos ou outros, incluindo indivíduos no setor privado. Isso inclui pagar, fornecer, oferecer, prometer ou autorizar, direta ou indiretamente, dinheiro ou algo de valor a qualquer indivíduo que esteja em busca de obter uma vantagem indevida ou imprópria. Isso também inclui toda e qualquer atividade e / ou acordo comercial antiético realizado entre o fornecedor e qualquer associado da Avon ou qualquer outra empresa ou indivíduo.

15. Precisão dos registros de negócios: Os fornecedores deverão registrar e relatar as informações com precisão e honestidade, sem ocultar, deixar de registrar ou realizar falsos registros de informações comerciais. Todos os livros, registros e contas devem refletir com precisão transações, pagamentos e eventos, e devem estar de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos, controles internos vigentes e todas as leis e regulamentos aplicáveis.

O signatário do Reconhecimento de código de conduta do fornecedor anexo, em nome do fornecedor, reconhece sua compreensão de todas as leis aplicáveis e deste código de conduta, bem como seu devido cumprimento. Os fornecedores devem executar as ações corretivas necessárias para remediar prontamente qualquer descumprimento. A Avon reserva a si o direito de encerrar seu relacionamento comercial com qualquer fornecedor que não estiver disposto a cumprir este código de conduta.


AVON PRODUCTS, INC. CÓDIGO DE CONDUTA GLOBAL

I. DEFINIÇÕES DOS PRINCIPAIS TERMOS DO CÓDIGO As normas contempladas no código de conduta da Avon são geralmente objetivos, mensuráveis e amarrados às leis locais aplicáveis. No entanto, em certas disposições do código, existem termos que podem exigir determinados esclarecimentos. As definições dos principais termos incluídas no código visam fornecer esclarecimento aos fornecedores da Avon com relação aos requisitos descritos no código de conduta. As disposições do código e os termos relacionados a serem definidos são apresentados a seguir. Horários de trabalho -- Circunstâncias de negócios extraordinárias As circunstâncias de negócios extraordinárias – que permitem horários de trabalho de até 72 horas por semana - ficam limitadas aos seguintes casos:

Desastres naturais, incluindo, dentre outros, terremotos, furacões e incêndios que afetem diretamente a um fornecedor.

Interrupção não prevista da produção resultante do impacto de um desastre natural sobre um fornecedor - por exemplo, um furacão interrompe a produção em uma instalação têxtil, que tem um impacto direto sobre a operação de uma instalação de costura.

Eventos de negócios não previstos, incluindo, dentre outros, defeitos de máquina em alta temporada, em uma instalação.

É importante reconhecer que as exceções previstas na seção Circunstâncias de negócios extraordinárias não podem ser usadas como justificativa para exceder os limites de horários de trabalho – ou dias de trabalho consecutivos – de acordo com a legislação local. Horários de trabalho – Programação normal A programação normal – que permite horários de trabalho acima de 60 horas por semana – fica limitada aos seguintes casos:

Horários de trabalho acima dos limites estabelecidos no código de conduta serão considerados como programação normal na medida em que esses eventos ocorrem mais de 25% do tempo, conforme medido em qualquer período de 12 semanas.

Por exemplo, em qualquer período de 12 semanas, se os horários de trabalho excederem as exigências do código ou se os funcionários não puderem exercer seu direito a um dia de folga a cada período de sete dias consecutivos de trabalho em mais de 3 situações, tais eventos serão considerados como programação normal e uma violação dos requisitos do código. É importante reconhecer que a exceção prevista na seção Programação normal não pode ser usada como justificativa para exceder os limites de horários de trabalho – ou dias de trabalho consecutivos – de acordo com a legislação local.


Discriminação -- crença ou quaisquer outras características pessoais. Crenças e outras características pessoais incluem, dentre outras coisas, o seguinte:

Raça Religião Idade Gênero Origem étnica Casta Opinião política Deficiência Orientação sexual

Saúde e segurança -- um ambiente de trabalho limpo, seguro e saudável, em conformidade com todas as normas aplicáveis e legalmente exigíveis Um ambiente de trabalho limpo, seguro e saudável inclui todos os requisitos da legislação local aplicável - por exemplo, OSHA para fábricas nos Estados Unidos. As principais áreas de foco a este respeito, inicialmente, compreenderão:

Segurança contra incêndios Extintores de incêndio Saídas de emergência Planos de evacuação Exercícios de incêndio

Proteções de segurança para máquinas Equipamentos de proteção individual Iluminação, temperatura e ventilação Instalações de banheiros

Terceirização – Contratados empregados na fabricação de produtos da Avon a quem o código de conduta será aplicável. Fábricas – são outras fábricas, diferentes da fábrica identificada como habilitada para a fabricação de produtos da Avon – seja envolvida na montagem final do produto ou na fabricação de componentes do produto com o logotipo da Avon. Comunicação – Comunicar este código e suas disposições a todos os funcionários e supervisores. As etapas necessárias para garantir o cumprimento dos termos do código de conduta do fornecedor devem ser apresentadas aos funcionários em um idioma compreendido por todos eles. Isso pode ser feito através de reuniões e apresentações sobre os requisitos - incluindo publicações - de outros códigos de conduta com disposições similares.


AVON PRODUCTS, INC.

RECONHECIMENTO DO CÓDIGO DE CONDUTA GLOBAL DO FORNECEDOR

Este documento deve ser preenchido e devolvido à Avon no prazo máximo de 15 dias

Como representante legal autorizado da empresa ______________________ (“Empresa”), eu

reconheço que li e entendi todas as disposições do código de conduta do fornecedor da Avon.

Eu confirmo o seguinte:

1. Exceto conforme descrito abaixo, a Empresa e as fábricas utilizadas pela Empresa

para a produção de produtos da Avon - todos as quais são identificadas na "Listagem

de fábricas do fornecedor" anexa - estão atualmente em conformidade com o código de

conduta do fornecedor da Avon.

2. Exceto conforme descrito abaixo, eu não tenho conhecimento de qualquer violação do

código de conduta do fornecedor da Avon pela Empresa ou qualquer uma de suas

fábricas utilizadas para a fabricação de produtos da Avon - ou na cadeia de

abastecimento de qualquer fábrica utilizada na fabricação de produtos da Avon.

3. Se a Empresa suspeitar ou tomar ciência de qualquer violação do código de conduta

do fornecedor da Avon por parte da própria Empresa ou qualquer uma de suas fábricas

utilizadas na fabricação de produtos da Avon - ou na cadeia de abastecimento de

qualquer fábrica utilizada na fabricação de produtos da Avon - esta informação deverá

ser imediatamente comunicada à Avon.

Assinatura Data Nome do representante legal autorizado Cargo

Nome e endereço da empresa

Nome, cargo e e-mail do indivíduo responsável pela conformidade da Empresa com o


código de conduta do fornecedor da Avon

Exceções, se houver:

Veja a "Listagem de fábricas do fornecedor", anexa


AVON PRODUCTS, INC.

FORMULÁRIO DE INFORMAÇÕES SOBRE CONTRATADOS

Este documento deve ser preenchido e devolvido à Avon no prazo máximo de 15 dias

Como um representante autorizado do [Fornecedor] (“Empresa”), eu reconheço que a minha fábrica

não deve usar contratados na fabricação de produtos ou componentes de produtos da Avon sem a

aprovação prévia da Avon, e somente após tal contratado haver concordado em cumprir o código de

conduta da Avon. Contratados são definidos como qualquer fábrica envolvida no processo de

produção final. Listados abaixo estão as fábricas que estão sendo usadas para terceirização. Estas

fábricas receberam uma cópia do código de conduta do fornecedor da Avon.

Nome da fábrica contratada ___________________________________________________

Endereço: ___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Telefone: ___________________________________________________________________ E-mail: ___________________________________________________________________

Componente fabricado: ________________________________________________________

A fábrica produz itens componentes que levam a marca Avon ou produtos finais da Avon? ______________ _________________________________________ ________________ Nome do representante legal autorizado da fábrica contratada Cargo _________________________________________ ________________ (Assinatura) Data Enviado pelo fornecedor / pela fábrica ___________________________________________________

Endereço: ___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Telefone: ___________________________________________________________________ E-mail: ___________________________________________________________________

Item da montagem final produzido: __________________________________________________

_________________________________________ ________________ Nome do representante legal autorizado do fornecedor / da fábrica Cargo _________________________________________ ________________ (Assinatura) Data _________________________________________ ________________ Nome do PD / Abastecimento autorizado da Avon Cargo _________________________________________ ________________ (Assinatura) Data


Anexo 1

Production Site 1Avon region site will be supplyingAvon Sourcing Manager/Sourcing ContactVendor DetailsVendor NameVendor AddressVendor Contact PersonVendor Contact TelephoneVendor e mail addressIs there a Code of Conduct that applies to all of the vendor's suppliersIs there a dedicated team/person responsible for implementation/monitoring of social compliance issues?Production Site DetailsNameAddressSite contact personSite contact telephone numberSite contact e mail addressCountry where basedHas this site been used for Avon production before?Product CategoryWho owns the production buildings?Age of oldest production buildingAre any production buildings shared with other factories/entities?Are there dormitories for workers on site?Is there someone only responsible for Health and Safety based on site?Other social/ethical audit programs/certifications

If 'Other' - please specify:Do you use subcontractors for all or part of the production process?Do the subcontractors work on Avon branded components, or do they manufacture any finished products?Workforce DetailsTOTAL number of workers in peak periodNumber of peak season male workersNumber of peak season female workersNumber of management/admin staffAge of youngest worker on siteDo you employ any foreign nationals?Do you employ any workers through a labor agency or recruitment company?

Avon Production Site Details Form


Anexo 2


Anexo 3 Avon Products, Inc.

Relatório modelo de plano de ação corretiva (PAC) Instruções e exemplo

Contexto O relatório de plano de ação corretiva da Avon (PAC) foi projetado para fornecer um mecanismo para fábricas comunicarem as ações planejadas para abordar seus problemas de conformidade identificados durante uma auditoria do código de conduta do fornecedor da Avon. O relatório do plano de ação corretiva (PAC) tem colunas a serem preenchidas pela fábrica, conforme as instruções fornecidas abaixo. A Avon espera que as fábricas concluam o relatório do plano de ação corretiva (PAC) no prazo máximo de 15 dias a contar da data da visita de monitoramento, e devolvam o mesmo à Avon para a avaliação. Instruções As colunas individuais - e as instruções de preenchimento - do relatório do plano de ação corretiva (PAC) compreendem o seguinte:

Nº da cláusula – Esta coluna identifica o número da exigência no relatório da tabela de indicadores (Scorecard) da Avon para a exigência relacionada ao problema identificado. Esta coluna deverá ser preenchida pela Avon. Exigência original da cláusula – Esta coluna detalha a exigência do relatório da tabela de indicadores (Scorecard) da Avon para a exigência relacionada com o problema identificado. Esta coluna deverá ser preenchida pela Avon. Níveis de não conformidade – Esta coluna identifica a gravidade do problema como sendo incompatível com as exigências do código de conduta do fornecedor da Avon. Esta coluna deverá ser preenchida pela Avon. Resultado da auditoria – Esta coluna identifica o problema identificado durante a auditoria que é incompatível com as exigências do código de conduta do fornecedor da Avon. Esta coluna deverá ser preenchida pela Avon. Plano de ação corretiva – Esta coluna identifica as etapas e / ou ações detalhadas a serem executadas pela fábrica para abordar o problema de conformidade identificado. As etapas / ações devem ser apresentadas na forma de etapas definitivas / mensuráveis e devem responder ao problema de conformidade identificado. As etapas / ações devem corrigir o problema de conformidade e fornecer um mecanismo para garantir que o problema não se repita no futuro. Esta coluna deverá ser preenchida pela fábrica. Etapas de implementação e documentação exigida – Esta coluna identifica o resultado esperado das etapas / ações a serem tomadas pela fábrica para corrigir o problema identificado. Além disso, esta coluna inclui qualquer documentação / evidência dos resultados esperados a serem obtidas após a conclusão das etapas / ações planejadas. Na medida do possível, os resultados esperados e a documentação exigida devem ser correlacionados com as etapas / ações específicas a serem realizadas. Esta coluna deverá ser preenchida pela fábrica. Indivíduo responsável – Esta coluna identifica os indivíduos na fábrica responsáveis pela execução / conclusão das etapas / ações identificadas a serem implementadas. Esta coluna deverá ser preenchida pela fábrica.


Data de vencimento – Esta coluna identifica as datas limites em que a fábrica se comprometeu a concluir as etapas / ações identificadas a serem implementadas. Esta coluna deverá ser preenchida pela fábrica. Status – Esta coluna identifica o status da remediação dos problemas identificados. Esta coluna deverá ser preenchida pela Avon.

Avon Products, Inc. Relatório modelo de plano de ação corretiva (PAC)

Instruções e exemplo Após a conclusão inicial do relatório do plano de ação corretiva (PAC) pela fábrica, o grupo de conformidade da Avon irá analisar - e aprovar - as ações corretivas planejadas pela fábrica. A aprovação das ações planejadas deverá ter em conta a capacidade de resposta das ações planejadas para os problemas identificados e a prontidão dos esforços de remediação. Exemplo preenchido Para fins ilustrativos, um exemplo do relatório do plano de ação corretiva (PAC) preenchido foi incluído nas páginas a seguir.


Anexo 4

Relatório de plano de ação corretiva

Empresa: ABC Garment Company

Endereço: Guangzhou, China

Código de referência da BV:

1234567890

Data da auditoria: 1 de outubro de 2008

Auditor(es): Bureau Veritas

Reconhecimento do representante legal autorizado da empresa:

Sr. Chen

Padrão de auditoria:

Nº da cláusula

Exigência original da cláusula

Níveis de não conformidade

Resultados da auditoria Plano de ação corretiva (a

ser preenchido pela fábrica)

Etapas de implementação e

documentação exigida (a ser preenchido pela

fábrica)

Indivíduos responsáveis (a ser preenchido pela empresa)

Data de vencimento (a ser preenchido pela empresa)

Status

7 SAÚDE E SEGURANÇA

7.7 Número insuficiente de extintores de incêndio em condições de uso

Grave (LARANJA)

Data da última inspeção e data daúltima recarga não informada em7 dos 14 extintores de incêndioinstalados na fábrica.

1. Todos os extintores deincêndio na instalaçãodevem ser inspecionados erecarregados, conforme necessário

2. Procedimento a serinstituído para inspeçãosemestral de todos osextintores de incêndio -incluindo a recarga, sempreque necessário

a. Todos os extintores de incêndio devem ser inspecionados e recarregados, conforme necessário

b. De forma contínua,

todos os extintores de incêndio deverão ser inspecionados e recarregados, conforme necessário, para garantir a conformidade no futuro

Documentação Etiquetas de

inspeção de extintor concluída em todos os extintores de incêndio

Procedimentos de inspeção do extintor de incêndio

Registro de inspeção do extintor de incêndio

1. Sr. Chen –Gerente de segurança

2. Sr. Chen –Gerente de segurança

1. 1 de novembro de 2008 2. 1 de novembro de 2008

– com a primeira inspeção semestral agendada para 1 de março de 2009

7 SAÚDE E SEGURANÇA

7.40 Outros –Conformidade com as leis locais de primeiros socorros

Grave (Laranja)

Caixas de primeiros-socorrosarmazenadas de formainadequada e não equipadas comos conteúdos previstos pelalegislação estatal aplicável

1. As caixas de primeiros socorros deverão serarmazenadas corretamente e umalistagem dos materiaisnecessários -conforme osregulamentos estatais- deverá ser elaborada

2. Todas as caixas deprimeiros socorrosdeverão serestocadas com ossuprimentos exigidos

3. Lista de verificação para caixas deprimeiro socorro -materiais necessários- a ser desenvolvida

4. Lista de verificaçãopara caixas deprimeiro socorro a serpreenchida mensalmente - e suprimentos necessários a seremsubstituídos

a. As caixas de primeiro socorro deverão ser armazenadas adequadamente

b. De forma contínua, todas as caixas de primeiros socorros deverão ser inspecionadas mensalmente e os suprimentos necessários deverão ser substituídos

Documentação Lista de verificação

de caixas de primeiros socorros preenchida

1. Srta. Li – Enfermeira da fábrica 2. Srta. Li – Enfermeira da fábrica 3. Srta. Li - Enfermeira da fábrica 4. Srta. Li – Enfermeira da fábrica

1. 14 de outubro de 2008 2. 20 de outubro de 2008 3. 14 de outubro de 2008 4. 14 de outubro de 2008

– com a primeira inspeção mensal agendada para

1º de novembro

13 COMUNICAÇÃO

13.1/13.2 Código de conduta do fornecedor da Avon não foi

Leve (AMARELO)

O código de conduta dofornecedor da Avon não foipublicado e os funcionários nãoestão familiarizados com as

1. A fábrica deverágarantir que cópias docódigo de conduta dofornecedor da Avon

a. Comunicar as principais disposições do código de conduta

1. Srta. Mills – Gerente de RH da fábrica

2. Srta. Mills –

1. 1 de dezembro de 2008 2. 15 de dezembro de

2008 3. 30 de janeiro de 2009


afixado e tampouco comunicado aos funcionários

disposições do mesmo sejam afixadas emlocais visíveis emchinês e inglês emáreas acessíveis atodos os funcionários

2. A fábrica deveráapresentar informações sobre ocódigo de conduta dofornecedor da Avonem uma reunião paratodos os funcionários

3. A fábrica deveráincluir informaçõessobre o código deconduta do fornecedorda Avon no materialde orientação denovos contratados

do fornecedor para todos os funcionários

b. Fornecer continuamente informações sobre o código de conduta do fornecedor

Documentação Código de conduta

do fornecedor da Avon – publicado em inglês e chinês

Livro de presença das reuniões / orientações da fábrica sobre o código de conduta do fornecedor

Gerente de RH da fábrica

3. Srta. Mills - Gerente de RH da fábrica

4. Srta. Mills – Gerente de RH da fábrica

4. 15 de dezembro de 2008


Anexo 5 Lista de documentos exigidos

Em preparação para a visita ao local, os seguintes documentos devem ser disponibilizados para facilitar a visita. A Avon ou seu representante designado irá esperar poder analisar estes documentos como parte do processo de monitoramento. Por favor, indique na listagem abaixo se estes documentos estão disponíveis.

Nome do documento

Sim Não

Não se

aplica

LEIS E REGULAMENTOS APLICÁVEIS: Trabalho infantil Restrições sobre funcionários com idade inferior a idade legal mínima

permitida

Salário mínimo Carga horária diária / semanal máxima Remuneração de horas extra Férias anuais e feriados obrigatórios Outros benefícios e subsídios Saúde e segurança Não discriminação / assédio Liberdade de associação Meio ambiente Outros: POLÍTICAS E REGISTROS DA FÁBRICA: Manual do funcionário / termos e condições de vínculo empregatício Políticas de salário e carga horária Licenças do governo, certificados de operação, relatórios de inspeção re:

saneamento, segurança contra incêndios, segurança do funcionário, segurança estrutural, etc.

Registros de serviços / inspeção de máquinas Políticas / procedimentos relacionados ao uso de equipamentos de proteção individual

Registros de acidente / ferimentos Procedimentos médicos emergenciais Procedimentos e planos de evacuação Cartões de ponto ou outras ferramentas de apoio ao controle do horário de trabalho

Registros da folha de pagamento dos últimos 12 meses (por exemplo, registros de taxas pagas por peça produzida, holerites, etc.)

Suporte para cálculos de horas extras Eliminação de resíduos e procedimentos ambientais DOCUMENTAÇÃO DO FUNCIONÁRIO: Arquivo pessoal (incluindo candidatura ao trabalho, contratos de trabalho,

cartas de advertência, etc.)

Cartões de identificação pessoal, certidões de nascimento ou outros registros de identificação

DORMITÓRIOS: Licenças do governo, certificados de operação, relatórios de inspeção re:

saneamento, segurança contra incêndios, segurança estrutural, etc.

Regras e regulamentos do dormitório CONTRATOS COM A AVON: Contrato(s) com contratado(s)


Apêndice: Histórico de Revisões Data: Página Descrição da revisão 2/9/11 2 Alterada a janela de duas semanas para uma janela de uma

semana 2/9/11 3 Inserida declaração de confidencialidade 2/9/11 10 Incluídos detalhes adicionais nas diretrizes de conformidade da

fábrica 2/9/11 25 Alterado registros de folha de pagamento de últimos 6 meses para

últimos 12 meses 8/24/11 12 Alterado o código de conduta, o formulário de reconhecimento e

adicionado esclarecimento de acesso negado, auditorias cíclicas e detalhes adicionais nas diretrizes de conformidade da fábrica.

9/19/12 4 Alterados critérios de auditoria, adicionada declaração sobre programas SC do fornecedor

9/19/12 18, 19 Adicionada pergunta no formulário do contratado e adicionada região ao formulário de listagem de fábricas

9/11/2013 Adicionadas novas políticas de abastecimento - FAD e "um entra - um sai".

Alterada listagem de confirmação de fábrica para novo formulário de informações sobre fábricas.

Adicionados países proibidos para a Avon. Alterados critérios de auditoria cíclica. Adicionadas diretrizes de rescisão. Atualizado formato e requisitos gerais.

Responsabilidade Social Avon Manual para fornecedores · comunicadas com o plano de ação...

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