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REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE

MINISTÉRIO DA SAÚDE

DEPARTAMENTO DE INFORMAÇÃO PARA A SAÚDE

MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMEENNTTOOSS

SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE

REGISTO DE ÓBITOS HOSPITALARES

(SIS-ROH)

ABRIL 2008

DOCUMENTO DISPONÍVEL NO PORTAL DO MISAU

Manual De Procedimentos Para O Sistema De Informação De Registo De Óbitos Hospitalares – (SIS-ROH) Volume 1

de 17

ÍNDICE

11.. IINNTTRROODDUUÇÇÃÃOO ........................................................................................................................................................................................................ 33

22.. BBRREEVVEE HHIISSTTOORRIIAALL ...................................................................................................................................................................................... 33

33.. OOBBJJEECCTTIIVVOO DDOO SSIISS--RROOHH ................................................................................................................................................................ 44

44.. IINNDDIICCAADDOORREESS DDOO SSIISSTTEEMMAA SSIISS--RROOHH ................................................................................................................ 44

55.. PPRROOCCEEDDIIMMEENNTTOOSS ........................................................................................................................................................................................ 66

PASSO 1: MATERIAIS E RECURSOS ................................................................... 6

PASSO 2: PREENCHER AS FICHAS ..................................................................... 7

FLUXOGRAMA 1:. CERTIFICADO DE ÓBITO 1ª,2ª E 3ª VIAS E PROCESSO CLINICO .......................................................................................... 8

PASSO 3: ENCAMINHAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO .................................. 9

PASSO 4: CONTROLO DE QUALIDADE DOS DADOS .................................... 10

FLUXOGRAMA 2: Controlo da qualidade dos dados ...................................... 10

PASSO 5: DIGITAÇÃO .......................................................................................... 11

PASSO 6: ARQUIVO .............................................................................................. 11

PASSO 7: RETRO INFORMAÇÃO ....................................................................... 11

FLUXOGRAMA 3: RETROINFORMAÇÃO ........................................................ 12

PASSO 8: ANÁLISE DOS DADOS ....................................................................... 13

PASSO 9: MONITORIA DA QUALIDADE E DESEMPENHO DO SIS-ROH ... 13

ANEXOS: modelos de fichas, relatórios, ficha de monitoria das actividades ........ 14

1. CERTIFICADO DE ÓBITO ............................................................................ 14

3. RELATÓRIOS (EXEMPLO PADRONIZADO) ............................................ 15

EQUIPE DE REFERÊNCIA PARA O SIS-ROH: .............................................. 17


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11.. INTRODUÇÃO O progressivo aumento da abrangência do Serviço Nacional de Saúde (SNS) e a necessidade de racionalizar a gestão dos órgãos prestadores de serviços obriga o Ministério da Saúde (MISAU) a enfrentar problemas de saúde pública cada vez mais complicados que são intimamente relacionados com a vigilância da mortalidade a nível nacional. O Sistema de Registo de Óbitos Hospitalares (SIS-ROH) é um primeiro passo concreto para a recolha regular, estandardizada e qualitativa dos dados básicos da mortalidade a nível do Serviço Nacional de Saúde. O presente MANUAL DE PROCEDIMENTOS – PARA O SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE REGISTO DE ÓBITOS HOSPITALARES (SIS-ROH) é o instrumento-guia para os operadores e todo o pessoal envolvido no processo de recolha, elaboração e divulgação dos dados de mortalidade intra-hospitalar.

22.. BREVE HISTORIAL O Hospital Central de Maputo (HCM) iniciou uma experiência-piloto em Março de 2007 utilizando o software SPSS1

que facultou uma série de importantes informações acerca da metodologia, indicadores e procedimentos a serem implementados na recolha deste tipo de informação.

A conclusão ou lição aprendida desta fase preliminar foi que se devia realizar algumas condições de base para o prosseguimento:

a) estabelecer com precisão a informação que o sistema devia fornecer, b) estabelecer os dados que consequentemente devem ser recolhidos, c) estabelecer padrões e vocabulários, d) escolher software para a base de dados, e) elaborar procedimentos, f) fazer a formação do pessoal e dos clínicos para alimentar correctamente o sistema.

Assim, numa iniciativa conjunto da Direcção do Hospital Central de Maputo, Departamento de Estatística e Universidade Eduardo Mondlane (UEM) foi elaborado um projecto-piloto para implementar, de forma rotineira, um sistema de registo de mortes hospitalares com possibilidade de se expandir para todos os Hospitais do País.

1 SPSS é um software aplicativo (programa de computador) do tipo científico, acrónimo de Statistical Package for the Social Sciences - pacote estatístico para as ciências sociais. Pacote este de apoio a tomada de decisão que inclui: aplicação analítica, Data Mining, Text Mining e estatística que transformam os dados em informações importantes que proporcionam reduzir os custos e aumentar a lucratividade. Um dos usos importantes deste software é para realizar pesquisa de mercado.


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Durante 8 meses foram elaborados documentos de referência, software2

e testados os procedimentos.

Finalmente a aplicação da experiência e a sistematização das actividades desenvolvidas produziram a base conceptual do presente manual para os operadores do SIS-ROH com a descrição pormenorizada dos procedimentos necessários para um correcto funcionamento do sistema e garantir a qualidade dos dados bem como dos resultados.

33.. OBJECTIVO DO SIS-ROH O SIS-ROH tem como objectivo único o registo regular e rotineiro dos dados de mortalidade hospitalar aos níveis II, III e IV de cuidados de saúde. A informação produzida será um importante suporte para melhorar a qualidade da atenção hospitalar e para melhorar as políticas de saúde públicas nacionais e regionais.

44.. INDICADORES DO SISTEMA SIS-ROH

O sistema está orientado de modo a fornecer os seguintes indicadores de mortalidade com frequência mensal, trimestral e anual: 1. Total de óbitos

1.1. Por mês e por Serviço/Departamento 1.2. Por faixas etárias e por Serviço/Departamento 1.3. Por naturalidade 1.4. Por sexo 1.5. Total geral de óbitos ocorridos no HCM por sexo, faixas etárias

2. Tempo de permanência no Serviço/Departamento/HCM

2.1. Óbitos com menos de 48 horas de internamento 2.3. Óbitos com mais de 48 horas de internamento 2.4. Se possível por cada causa básica de morte

2 Software é uma sequência de instruções a serem seguidas e/ou executadas, na manipulação, redireccionamento ou modificação de um dado/informação ou acontecimento. Software também é o nome dado ao comportamento exibido por essa sequência de instruções quando executada num computador ou máquina semelhante. Software também é um produto e é desenvolvido pela Engenharia de Software, e inclui não só o programa de computador propriamente dito, mas também manuais e especificações. Para fins contáveis e financeiros, o Software é considerado um Bens de capital. Este produto passa por várias etapas como: Análise Económica, Análise de requisitos, Especificação, Codificação, Teste, Documentação, Treinamento e Manutenção.


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3. Causa básica de morte

3.1. Por sexo 3.2. Por faixa etária 3.3. Por Serviço/Departamento 3. 4. Causa básica associada à:

Causa imediata 1 Causa imediata 2

3.5.Causa básica confirmada por autópsia


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55.. PROCEDIMENTOS Nesta secção do manual serão descritos detalhadamente todos os passos e procedimentos necessários para o funcionamento do sistema.

PASSO 1: MATERIAIS E RECURSOS Os dados são recolhidos a partir do processo clínico do paciente e transcritos no Novo Certificado de Óbito (C.O. aprovado no ano de 2009): MATERIAIS: É necessário dispor de:

• PASTAS DE ARQUIVO,

• ARQUIVO FIXO COM CADEADO PARA AS FICHA do CERTIFICADO DE ÓBITO 2ª VIA,

• 1 COMPUTADOR (PC) COM IMPRESSORA, ANTIVÍRUS, SISTEMA OPERATIVO E MS-OFFICE,

• CD WRITER PARA BACKUP,

• 5 CD REWRITABLE,

• 1 PEN FLASH DE PELO MENOS1 GB.

PESSOAL DEDICADO: • 1 técnico da saúde => Coordenador SIS-ROH, profissional de nível

médio para coordenar o SIS-ROH, garantir o controlo de qualidade dos dados.

• 1 digitador/arquivista (NEP) para a manutenção da base de dados3

e do arquivo de óbitos.

OUTRO PESSOAL ENVOLVIDO: Todos os clínicos que fazem diagnósticos no caso de óbitos, fecham os processos clínicos e preenchem o Certificados de Óbito. Pessoal administrativo encarregado da logística dos processos clínicos e certificados de óbitos.

3 Banco de dados (ou base de dados), são conjuntos de registos dispostos em estrutura regular que possibilita a reorganização dos mesmos e produção de informações. Um banco de dados/base de dados normalmente agrupa os registos utilizáveis para um mesmo fim. Um banco de dados é usualmente mantido e acessado por meio de um software conhecido como Sistema Gestor de Banco de Dados (SGBD). Normalmente um SGBD adopta um modelo de dados, de forma pura, reduzida ou estendida. Muitas vezes o termo banco de dados é usado como sinónimo de SGBD.


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RESPONSABILIDADES DOS RECURSOS: STOCK DE LIVROS DE CERTIFICADO DE ÓBITO: o pessoal de

administração e enfermeiros-chefes dos Departamentos clínicos devem garantir stock requisitando quantidades suficientes em tempo certo.

ARQUIVO DAS FICHAS do CERTIFICADO DE ÓBITO (2ª VIA): o Coordenador SIS-ROH deve garantir o arquivo e a segurança deste instrumento.

MATERIAL INFORMÁTICO: o digitador/arquivista SIS-ROH deve manter em óptimo estado o material informático, garantir a segurança, manter o antivírus actualizado, proceder à limpeza e manutenção do equipamento, etc. Deve igualmente ocupar-se com o ‘update’ do software, disponibilizando tinta, papel, backup e tudo quanto é necessário para a digitação dos dados e produção dos relatórios sem interrupção ou constrangimentos.

PASSO 2: PREENCHER AS FICHAS QUANDO SE PRODUZ UM EVENTO MORTAL:

1. O ADMINISTRATIVO DO SERVIÇO/DEPARTAMENTO PREENCHE A PARTE DE IDENTIFICAÇÃO E DO MOVIMENTO DO PACIENTE NO CERTIFICADO DE ÓBITO (C.O.)

2. O RESPONSÁVEL CLÍNICO DO PACIENTE ATRIBUI A CAUSA DIRECTA E A CAUSA BÁSICA DE MORTE BEM COMO O CÓDIGO CID-10 SEGUNDO AS SEGUINTES NORMAS SINTÉTICAS:

AS INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DOS CAMPOS DO CERTIFICADO DE ÓBITO ESTÃO CONTIDAS DE FORMA DETALHADA NO LIVRO

DE CERTIFICAÇÃO DE ÓBITO


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FLUXOGRAMA 1: . CERTIFICADO DE ÓBITO 1ª,2ª e 3ª VIAS e PROCESSO CLÍNICO


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PASSO 3: ENCAMINHAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO

1. PROCESSO CLÍNICO 2. CERTIFICADO DE ÓBITO

CASO NORMAL Os administrativos de cada departamento clínico de cada unidade sanitária (US) devem recolher, diariamente, as 2ªs

A 1ª VIA do CERTIFICADO DE ÓBITO deve ser entregue à Morgue e sucessivamente à família do falecido.

VIAS do CERTIFICADO DE ÓBITO juntamente com os processos clínicos e entregá-los ao responsável do SIS-ROH da US.

A 3ª VIA do CERTIFICADO DE ÓBITO é fixa no LIVRO PARA CERTIFICAÇÃO DE ÓBITO o qual é conservado no local da certificação (Serviço, Departamento, Enfermaria da U.S). CASO DE AUTÓPSIA A 1ª, 2ª e 3ª VIAS do CERTIFICADO DE ÓBITO juntamente com os processos clínicos são encaminhados pelo pessoal paramédico até à Morgue. Os referidos documentos serão encaminhados para o Departamento de Anatomia Patológica. Depois da autópsia o processo clínico e a 2ª e 3ª VIAS do CERTIFICADO DE ÓBITO serão entregues ao Responsável do SIS-ROH da US enquanto a 1ªVIA do CERTIFICADO DE ÓBITO segue o caminho normal até aos familiares. OUTROS CASOS Se por outras razões (estudo do processo clínico ou discussão do conselho médico para atribuição da causa de morte, etc.) o processo clínico não pode ser encaminhado, somente a 2ª VIA do CERTIFICADO DE ÓBITO terá que ser entregue ao responsável do SIS-ROH da US com uma nota que explica onde está guardado o processo clínico, porquê e quem é o responsável.


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PASSO 4: CONTROLO DE QUALIDADE DOS DADOS O Responsável do SIS-ROH uma vez recebido os processos clínicos e as 2ªs

1. controlar os dados de identificação e validar (idade, sexo, etc.),

VIAS do CERTIFICADO DE ÓBITO deve, diariamente:

2. controlar os dados de movimentos e validar (departamento versus serviços e vice-versa),

3. controlar os dados de causa de morte e validar, 4. no caso de caligrafia incompreensível na atribuição dos códigos pode

controlar e corrigir, 5. no caso de dúvidas ou falta do diagnóstico ou código deve consultar o

médico que assinou a ficha do C.O. e solicitar a atribuição do diagnóstico e o respectivo código,

6. finalmente, o responsável assina as fichas do C.O. que são aprovadas para serem digitalizadas no software e envia o material para a central de digitação,

7. deverá de 15/ 15 dias escolher aleatoriamente algumas fichas do C.O. para confirmar a digitação da informação.

FLUXOGRAMA 2: Controlo da qualidade dos dados


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PASSO 5: DIGITAÇÃO

1. O Responsável de digitação/arquivo SIS-ROH no Núcleo de Estatística (NE) digita diariamente todos os dados das 2ªs

2. Uma vez introduzidos os dados, o digitador assina e coloca a data.

VIAS do CERTIFICADO DE ÓBITO (para o caso de hospitais centrais deve existir mais do que um digitador para dar vazão ao volume do trabalho). Quanto mais tempo as fichas ficarem arquivadas maior será a probabilidade de não serem digitalizadas.

PASSO 6: ARQUIVO

1. as 2ªs

VIAS do CERTIFICADO DE ÓBITO são arquivadas no NE (o sistema atribui automaticamente um número de arquivo interno).

PASSO 7: RETRO INFORMAÇÃO

O responsável do NE deve informar as Direcções Gerais e Sectoriais do Hospital e com periodicidade pré-estabelecida: DIARIAMENTE: deve monitorar o trabalho de digitação das 2ªs

VIAS do CERTIFICADO DE ÓBITO;

SEMANALMENTE: deve produzir um relatório, por departamento, das principais causas de morte a ser entregue à Direcção Clínica do Hospital;

MENSALMENTE - TRIMESTRALMENTE:

o relatório geral para a Direcção Clinica, o relatório sectorial para os departamentos, o relatório sequencial do mês para o arquivo de papel.


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FLUXOGRAMA 3: RETROINFORMAÇÃO


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PASSO 8: ANÁLISE DOS DADOS

Os dados devem ser analisados mensalmente, trimestralmente e

anualmente por idade, sexo, departamento, etc. Devem ser analisadas as relações entre causas básicas, directas e

causas atribuídas na autópsia. Devem ser analisados e eliminados os erros de atribuição de causas

básicas e consequentemente corrigidos. Devem ser analisadas as patologias para encontrar as razões de

intervenção na qualidade dos serviços (patologia e tempos de morte) Devem ser analisadas as patologias com interesse para a saúde

pública e prevenção. Devem ser analisadas as patologias nosocomiais e as mortes

evitáveis.

PASSO 9: MONITORIA DA QUALIDADE E DESEMPENHO DO SIS-ROH

Análise da qualidade dos dados: O Director Clínico e os médicos da estrutura sanitária devem analisar a informação produzida e determinar por exemplo:

• O grau de precisão da causa básica atribuída com critérios clínicos e anatomopatológicos (autopsia);

• O número de causas básicas atribuídas não aceitáveis, • O número de causas básicas, directas ou anatomopatológicas não

determinadas, • O número de causas não compatíveis com o óbito (patologia por

idade, por sexo, por serviço). • As mortes durante os fins de semana, piques mensais, trimestrais etc.

Análise da qualidade do sistema:

• O número de óbitos no sistema SIS-ROH versus óbitos registados no SIS,

• O número de fichas mal preenchidas e devolvidas, • O grau de actualização do SIS-ROH, • O estado dos arquivos dos certificados de óbitos, fichas SIS-ROH e

processos clínico, • Os dias de paragem do computador e/ou do software.


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ANEXOS: modelos de fichas, relatórios, ficha de monitoria das actividades 1. CERTIFICADO DE ÓBITO


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3. RELATÓRIOS (EXEMPLO PADRONIZADO)

a

Cirurgia 81

Total 55 364 550 969 Unidade de Cuidados Intensivos 5 55 21

325 Serviço de Observação de Adultos 0 2 1 3 Pediatria 26 119 180

513 Ortopedia 0 0 1 1 Medicina 19 176 318

35 Ginecologia/Obstetrícia 3 4 4 11 Cirurgia 2 8 25

< 0 Horas < 48 Horas > 48 Horas Total

Período Abril 01, 2007 Abril 01, 2008 Hospital Central de Maputo

REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE MINISTÉRIO DA SAÚDE

SERVIÇO NACIONAL DE SAÚDE TOTAL DE ÓBITOS POR TEMPO DE INTERNAMENTO

a

10 Total 1 2 7

1 NEOPLASIA MALIGNA DA PROSTATA" 0 1 0 1 NEOPLASIA MALIGNA DA BEXIGA" 0 0 1

1 INSUFICIENCIA RENAL AGUDA" 1 0 0 1 HEMATURIA NAO ESPECIFICADA" 0 0 1

1 GANGRENA NAO CLASSIFICADA EM OUTRA PARTE" 0 0 1 1 DOENCA PELO HIV NAO ESPECIFICADA" 0 1 0

2 CARCINOMA IN SITU DO COLON" 0 0 1 1 CARCINOMA IN SITU DA PROSTATA" 0 0 2

> 48 Horas Total CARCINOMA IN SITU DA BEXIGA" 0 0 1 1

Urologia Causa básica <48 Horas < 48 Horas

Período Abril 01, 2007 Abril 01, 2008

REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE MINISTÉRIO DA SAÚDE

SERVIÇO NACIONAL DE SAÚDE TOTAL DE ÓBITOS POR TEMPO DE INTERNAMENTO


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SÉRIE DE OUTROS MANUAIS DO SIS-ROH Volume 2: - MMAANNUUAALL DDEE EESSPPEECCIIFFIICCAAÇÇÕÕEESS TTÉÉCCNNIICCAASS DDOO SSIISS--RROOHH

Descreve as especificações técnicas, funções, requisitos e arquitectura do aplicativo informático “Sistema de Registo de Óbitos Hospitalares” (SIS-ROH) concebido para o registo, tratamento e produção automatizados de estatísticas sobre causas de morte das unidades sanitárias do Serviço Nacional de Saúde, níveis II, III e IV com base em variáveis seleccionadas pelo utilizador.

Volume 3: - MMAANNUUAALL DDOO AADDMMIINNIISSTTRRAADDOORR DDOO SSIISSTTEEMMAA DDEE IINNFFOORRMMAAÇÇÃÃOO DDEE RREEGGIISSTTOOSS DDEE ÓÓBBIITTOOSS HHOOSSPPIITTAALLAARREESS

Instrumento de apoio à instalação, administração, gestão, manutenção e utilização da ferramenta “Sistema de Registo de Óbitos Hospitalares” (SIS-ROH) aos diferentes níveis de gestão da saúde em Moçambique que procura explicar de forma simples aos profissionais de saúde que actuam nesta área metodológica como podem manejar adequadamente o software tornando essa actividade mais simples, rápida, eficiente e eficaz.

Volume 4: - MMAANNUUAALL DDOO UUTTIILLIIZZAADDOORR DDOO SSIISSTTEEMMAA DDEE IINNFFOORRMMAAÇÇÃÃOO DDEE

RREEGGIISSTTOOSS DDEE ÓÓBBIITTOOSS HHOOSSPPIITTAALLAARREESS Documento que harmoniza e sistematiza a forma de utilização do aplicativo pelos profissionais afectos ao registo, recolha, tratamento e utilização de estatísticas sobre óbitos hospitalares actuando assim como instrumento de capacitação e auxílio na recolha, processamento, análise, disseminação e uso de informação sanitária sobre mortalidade hospitalar nos níveis II, III e IV.


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EQUIPE DE REFERÊNCIA PARA O SIS-ROH: MISAU Departamento de Informação Para a Saúde (DIS)

Drª Célia Gonçalves – DIS-DPC - [email protected]

Dr. Marcelino Mugai – DIS-DPC - [email protected]

Dr. Alessandro Campione – Consultor PEPFAR – [email protected]

Av. Eduardo Mondlane, 1008 - C.P: 264 – Tel/Fax: (+258) 21 431103

Maputo - Moçambique

HOSPITAL CENTRAL DE MAPUTO (HCM)

Dr. Paulino Cassocera – Chefe SIS-H

Sr. Ernesto – Codificador SIS-ROH

Av. Agostinho Neto


MOASIS – Universidade Eduardo Mondlane (UEM)

Prof. Leopoldo José Nhampossa – Director da MOASIS - [email protected]

Sr. António Sitói – Coordenador da MOASIS - [email protected]

Eng. Celso – Informático

Eng. Cossa – Informático

Eng. Badru – Informático

Av. Julius Nyerere, 3453 - Edifício da Biblioteca Central “Brazão Mazula” Campus Universitário Principal


mailto:[email protected]�





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