RELATÓRIO DE GESTÃO 2017 · quadro 48 – atividades do saes previstas no planejamento...

SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE

SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO

RELATÓRIO DE GESTÃO 2017

NITERÓI

JAN/2018

APRESENTAÇÃO

A Superintendência de Documentação (SDC) é o órgão responsável pela coordenação técnica

e administrativa do Sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF.

Integrante da administração superior e diretamente vinculada ao Gabinete do Reitor (GABR),

a SDC apresenta o seu Relatório de Gestão - Exercício 2017, como instrumento de prestação de contas

anual de suas atividades à sociedade e aos órgãos de controle interno e externo.

O presente relatório tem como objetivo, dar transparência às atividades planejadas e

executadas pela Superintendência de Documentação – SDC, através das 46 (quarenta e seis) unidades

que a compõe, no período de 01 de dezembro de 2016 a 30 novembro de 2017, destacar os indicadores

de qualidade e produtividade, e revelar em números os resultados alcançados no respectivo ano.

Assim como em 2015 e 2016, a realidade econômica do país impactou a esfera pública federal

com graves restrições orçamentárias em 2017. Este cenário exigiu de seus dirigentes, resiliência,

serenidade, adequação e planejamento em todas as áreas, exercitando a capacidade de adaptação e

evolução positiva frente aos recursos mais escassos na universidade.

Deste modo, no exercício de 2017 foram implementadas ações e algumas mudanças, no

sentido de aperfeiçoar o planejamento estratégico da unidade, a estrutura organizacional da SDC, bem

como seus processos administrativos e de gestão.

No que diz respeito à superação dos desafios impostos, cabe aqui destacar que, com a

determinação e o comprometimento de todos os colaboradores da Superintendência de Documentação,

foram alcançados resultados significativos e relevantes para a UFF, comunidade acadêmica e em

geral. O ano de 2017 foi caracterizado por definição de prioridades e busca de práticas de gestão que

permitissem, mesmo num contexto mais restrito, a realização de projetos institucionais, o alcance dos

objetivos e o cumprimento da missão da SDC.

As ações planejadas pela gestão da SDC em 2017 priorizaram iniciativas voltadas para:

ampliação e movimentação de recursos humanos; Gestão de documentos; Gestão da Informação na

UFF e no Sistema de Bibliotecas e Arquivos; atualização e manutenção de acervos; Programas de

Capacitação e Formação continuada; Conforto ambiental; Controle Patrimonial; Infraestrutura;

Responsabilidade ambiental; Sustentabilidade; Digitalização de documentos; Parcerias com outras

instituições e ações afirmativas.

LISTA DE QUADROS

QUADRO 1 – MACROPROCESSOS .................................................................................................. 11

QUADRO 2 – NÚMERO DE UNIDADES ORGANIZACIONAIS VIGENTES DA SDC ................ 14

QUADRO 3 – ALTERAÇÃO DE VINCULAÇÃO PROPOSTA ......................................................... 16

QUADRO 4 – CRIAÇÃO DE NOVAS UNIDADES ........................................................................... 16

QUADRO 5 – MUDANÇA DE NOMENCLATURA OU EM DESATIVAÇÃO ................................ 17

QUADRO 6 – QUANTIDADE DE UORG’S NA SDC ....................................................................... 19

QUADRO 7 – UNIDADES EM REESTRUTURAÇÃO ...................................................................... 21

QUADRO 8 – NOVOS SERVIDORES 2017 ....................................................................................... 29

QUADRO 9 – VACÂNCIA ................................................................................................................... 31

QUADRO 10 – APOSENTADORIAS .................................................................................................. 31

QUADRO 11 – REDISTRIBUIÇÃO POR PERMUTA ........................................................................ 31

QUADRO 12 – REMOÇÃO DE OFÍCIO PARA AJUSTE DE LOTAÇÃO ........................................ 32

QUADRO 13 – CEDIDOS POR GESTÕES ANTERIORES À OUTRAS INSTITUIÇÕES .............. 32

QUADRO 14 – SERVIDORES COM EXERCÍCIO PROVISÓRIO EM OUTRA INSTITUIÇÃO

POR DESLOCAMENTO DO CÔNJUGE ......................................................................................... 33

QUADRO 15 – MOVIMENTAÇÃO INTERNA .................................................................................. 33

QUADRO 16 – SERVIDORES AFASTADOS ..................................................................................... 33

QUADRO 17 – SERVIDORES QUE RETORNARAM APÓS AFASTAMENTO .............................. 34

QUADRO 18 – PRESTAÇÃO DE CONTAS ....................................................................................... 34

QUADRO 19 – AÇÕES POSITIVAS REALIZADAS PELA SDC EM 2017 ...................................... 35

QUADRO 20 – MOBILIÁRIOS ENCAMINHADOS ÀS UNIDADES PELA SDC ........................... 48

QUADRO 21 – MANUTENÇÃO DOS PORTAIS DE SEGURANÇA ............................................... 49

QUADRO 22 – MANUTENÇÃO DOS PORTAIS DE SEGURANÇA (EMPENHO 2017NE800336)

................................................................................................................................................................ 49

QUADRO 23 – BIBLIOTECAS POR ÁREA E HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO ...................... 51

QUADRO 24 – AÇÕES E EVENTOS REALIZADOS PELAS BIBLIOTECAS ................................ 52

QUADRO 25 – ACERVO CORES ....................................................................................................... 55

QUADRO 26 – SEÇÕES DA CBI ........................................................................................................ 61

QUADRO 27 – CBI: PROGRAMAS EM DESENVOLVIMENTO..................................................... 61

QUADRO 28 – DADOS ESTATÍSTICOS DAS AÇÕES DE FORMAÇÃO CONTINUADA ........... 62

QUADRO 29 – DADOS ESTATÍSTICOS DAS AÇÕES DE CAPACITAÇÃO DE USUÁRIOS ....... 62

QUADRO 30 – PERFIS DE OPERAÇÃO ........................................................................................... 64

QUADRO 31 – APERFEIÇOAMENTO DE PESSOAL ...................................................................... 70

QUADRO 32 – SERVIÇOS AO USUÁRIO POR E-MAIL ................................................................. 70

QUADRO 33 – FICHA CATALOGRÁFICA ON-LINE ...................................................................... 72

QUADRO 34 – STATUS DO PLANO DE TRABALHO DA SIRE DO ANO DE 2017/2018 ............ 73

QUADRO 35 – RECEBIMENTO DE DOAÇÕES ............................................................................... 79

QUADRO 36 – CURSOS DA UFF AVALIADOS EM 2017 ................................................................ 79

QUADRO 37 – AÇÕES DE CAPACITAÇÃO PELA SPTE ................................................................ 85

QUADRO 38 – PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS/ATIVIDADES ESPECIAIS (SPTE) .................... 87

QUADRO 39 – SIGLAS E DESCRIÇÃO DOS SETORES DA CAR ................................................. 88

QUADRO 40 – UNIDADES QUE POSSUEM ESTAGIÁRIOS SUPERVISIONADOS PELA CAR

................................................................................................................................................................ 93

QUADRO 41 – PALESTRAS E CURSOS PROFERIDOS PELOS SERVIDORES DA CAR............ 97

QUADRO 42 – CAPACITAÇÃO DOS SERVIDORES DA CAR ....................................................... 98

QUADRO 43 – CURSOS DE QUALIFICAÇÃO DOS SERVIDORES DA CAR .............................. 98

QUADRO 44 – ATIVIDADES NO ACERVO DO DAP .................................................................... 102

QUADRO 45 – LISTAGENS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (APÓS AVALIAÇÃO DA

MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA NA SAPE ........................................................................ 105

QUADRO 46 – IDENTIFICAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE DOSSIÊS E HISTÓRICOS

ESCOLARES DE ALUNOS ................................................................................................................ 106

QUADRO 47 – RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS ................................................................. 109

QUADRO 48 – ATIVIDADES DO SAES PREVISTAS NO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO . 111

QUADRO 49 – ATIVIDADES E PROGRAMAS DESENVOLVIDOS PELO LACORD ................ 115

QUADRO 50 – COLABORAÇÃO DO LACORD EM OUTRAS ATIVIDADES E PROGRAMAS

DA SDC ............................................................................................................................................... 116

QUADRO 51 – PRODUÇÃO DO LARE ........................................................................................... 120

LISTA DE TABELAS

TABELA 1 – TOTAL DE COLABORADORES - 2017 ....................................................................... 27

TABELA 2 – COLABORADORES POR CARGO .............................................................................. 28

TABELA 3 – ACERVO TOTAL ADQUIRIDO EM 2017 .................................................................... 56

TABELA 4 – CRESCIMENTO DO ACERVO ..................................................................................... 57

TABELA 5 – INDICADORES DE FUNCIONAMENTO, FREQUÊNCIA E OPERAÇÕES NO

PERGAMUM ......................................................................................................................................... 57

TABELA 6 – EMPRÉSTIMOS E CONSULTAS, POR BIBLIOTECA ............................................... 59

TABELA 7 – SERVIÇOS PRESTADOS PELAS BIBLIOTECAS ...................................................... 60

TABELA 8 – DEMANDA DE ATENDIMENTOS NO PERGAMUM POR CATEGORIA ................ 65

TABELA 9 – ATENDIMENTOS DO SUPORTE PERGAMUM POR CATEGORIA ......................... 66

TABELA 10 – EVOLUÇÃO DO ACERVO NA BASE ........................................................................ 67

TABELA 11 – ACERVO CATALOGADO POR TIPO DE MATERIAL ............................................. 67

TABELA 12 – USUÁRIOS CADASTRADOS NO PERÍODO (01/12/2016 A 30/11/2017) ............... 68

TABELA 13 – REPOSITÓRIO INSTITUCIONAL ............................................................................. 71

TABELA 14 – OUTROS SERVIÇOS SIRE ......................................................................................... 72

TABELA 15 – SERVIÇOS DE DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO ............................................ 72

TABELA 16 – AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA 2017 – TÍTULOS NACIONAIS .......... 73

TABELA 17 – AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR 2017 – TÍTULOS

NACIONAIS .......................................................................................................................................... 74

TABELA 18 – AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA 2017 – TÍTULOS ESTRANGEIROS .. 74

TABELA 19 – AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR 2017 – TÍTULOS

ESTRANGEIROS .................................................................................................................................. 75

TABELA 20 – DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO 2016 – 2017) – SOLICITAÇÃO

DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA – TÍTULOS NACIONAIS ................................................................... 75


DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA – TÍTULOS ESTRANGEIROS ........................................................... 76


DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR – TÍTULOS NACIONAIS ................................................ 77


DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR – TÍTULOS ESTRANGEIROS ........................................ 78

TABELA 24 – PRODUÇÃO DA SPTE NO PERGAMUM ................................................................. 86

TABELA 25 – PRODUÇÃO SPTE ....................................................................................................... 86

TABELA 26 – PROGRAMA DE SUSTENTABILIDADE DA SDC/LACORD ................................ 118

LISTA DE ILUSTRAÇÕES

FIGURA 1 – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE DA SDC ............................................ 15

FIGURA 2 – REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL PROPOSTA........................................... 18

GRÁFICO 1 – CRESCIMENTO DO NÚMERO DE COLABORADORES DA SDC ....................... 27

GRÁFICO 2 – RECURSOS HUMANOS POR CARGOS EM 2017 .................................................. 28

GRÁFICO 3 – ACERVO TOTAL ADQUIRIDO EM 2017 ................................................................. 56

GRÁFICO 4 – INDICADORES DE CIRCULAÇÃO NAS BIBLIOTECAS ...................................... 60

GRÁFICO 5 – ATENDIMENTO SUPORTE PERGAMUM 2017 ...................................................... 66

GRÁFICO 6 – ACERVO CATALOGADO POR ANO ........................................................................ 68

GRÁFICO 7 – EQUIPE SIRE/SDC ..................................................................................................... 69

GRÁFICO 8 – SERVIÇOS AO USUÁRIO SIRE – CANAL FALE CONOSCO ................................ 70

GRÁFICO 9 – ATENDIMENTO DAS DEMANDAS POR E-MAIL DA SPTE ................................. 87

GRÁFICO 10 – COMPARATIVO DOS RESULTADOS DOS TRABALHOS DA CPAD (2016 –

2017) ...................................................................................................................................................... 90

GRÁFICO 11 – LISTAGENS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS APROVADAS PELA CPAD

................................................................................................................................................................ 91

GRÁFICO 12 – SÉRIE HISTÓRICA DE DOCUMENTOS ELIMINADOS POR FRAGMENTAÇÃO

MANUAL E/OU MECÂNICA .............................................................................................................. 92

GRÁFICO 13 – ATENDIMENTO DAS DEMANDAS DA LAI SOLICITADAS VIA SIC/UFF ....... 95

GRÁFICO 14 – ASSESSORIAS TÉCNICAS EM ARQUIVOS (2016 – 2017) ................................ 101

GRÁFICO 15 – TRANSFERÊNCIAS RESULTANTES DE ORIENTAÇÃO AOS ESTAGIÁRIOS

.............................................................................................................................................................. 103

GRÁFICO 16 – TRANSFERÊNCIAS RESULTANTES DE ORIENTAÇÃO DOS ARQUIVISTAS

NAS UNIDADES ................................................................................................................................ 104

GRÁFICO 17 – ATENDIMENTO À PESQUISA .............................................................................. 107

GRÁFICO 18 – SOLICITAÇÕES DE DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

ACADÊMICOS ................................................................................................................................... 108

GRÁFICO 19 – CRESCIMENTO DO ACERVO DA SAPE (2016 – 2017) ..................................... 110

SUMÁRIO

1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO ......................................................................... 10

1.1 MISSÃO ........................................................................................................................................... 10

1.2 VISÃO .............................................................................................................................................. 10

1.3 MACROPROCESSOS ..................................................................................................................... 10

1.4 RECURSOS E SERVIÇOS OFERECIDOS PELAS UNIDADES DA SDC .................................. 12

1.5 NÚMERO DE UNIDADES DA SDC (ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE) ............ 13

1.5.1 Revisão e atualização da estrutura organizacional da SDC em 2017 ............................................ 16

1.5.2 Unidades Organizacionais da Superintendência de Documentação após reestruturação .............. 19

1.5.3 Unidades Organizacionais em fase de reestruturação ................................................................... 21

1.6 PARTICIPAÇÃO E REPRESENTATIVIDADE DA SDC EM CONSELHOS, COMISSÕES,

COMITÊS E GRUPOS DE TRABALHO ............................................................................................. 21

1.6.1 Conselhos ...................................................................................................................................... 21

1.6.2 Comissões e Comitês .................................................................................................................... 22

1.6.3 Grupos de Trabalho ....................................................................................................................... 26

1.7 RECURSOS HUMANOS ................................................................................................................ 27

1.8 RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS 2017 ......................................................................................... 34

1.9 AGENDA POSITIVA SDC EM 2017 .............................................................................................. 35

1.10 INFRAESTRUTURA .................................................................................................................... 47

2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI) ............................................................................... 51

2.1 BIBLIOTECAS ................................................................................................................................ 51

2.1.1 Ações e eventos realizados pelas Bibliotecas ................................................................................ 52

2.1.2 Centro de Obras Raras e Especiais (CORES) ............................................................................... 54

2.1.3 Indicadores .................................................................................................................................... 56

2.1.3.1 Acervo atual ............................................................................................................................... 56

2.1.3.2 Circulação .................................................................................................................................. 57

2.1.3.3 Funcionamento , Frequência e Operações Pergamum ............................................................... 57

2.1.3.4 Outros Serviços oferecidos pelo Sistema de Bibliotecas ........................................................... 60

2.2 AÇÕES REALIZADAS PELA CBI ................................................................................................ 61

2.3 PERGAMUM UFF .......................................................................................................................... 62

2.3.1 Funções e estratégias de gestão ..................................................................................................... 63

2.3.2 Canais de atendimento ao usuário ................................................................................................. 65

2.3.3 Desempenho do sistema ................................................................................................................ 67

2.4 SEÇÃO DE INFORMAÇÃO REFERENCIAL (SIRE) .................................................................. 69

2.4.1 Recursos Humanos ........................................................................................................................ 69

2.4.2 Aperfeiçoamento de Pessoal .......................................................................................................... 70

2.4.3 Serviços oferecidos ....................................................................................................................... 70

2.5 SEÇÃO DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES (SPDC) ................. 73

2.5.1 Manutenção e atualização do acervo ............................................................................................. 73

2.5.2 Recebimento de doações ............................................................................................................... 78

2.5.3 As Bibliotecas e as avaliações externas dos Cursos ...................................................................... 79

2.5.4 Participação da SPDC em cursos e eventos .................................................................................. 80

2.5.5 Outras atividades realizadas pela SPDC ....................................................................................... 80

2.6 SEÇÃO DE PROCESSAMENTO TÉCNICO (SPTE) .................................................................... 81

2.6.1 Contribuições da SPTE à gestão do Pergamum ............................................................................ 81

2.6.2 Estrutura Física .............................................................................................................................. 81

2.6.3 Recursos Humanos ........................................................................................................................ 82

2.6.4 Produção e serviços desenvolvidos pela SPTE ............................................................................. 82

3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) .................................................................................... 88

3.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL .............................................................................................. 88

3.2 RECURSOS HUMANOS ................................................................................................................ 89

3.3 GRUPOS DE TRABALHO DA CAR ............................................................................................. 89

3.4 COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (CPAD) ........................... 89

3.5 PARCERIAS .................................................................................................................................... 93

3.6 ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS ................................................................................................... 94

3.7 ATENDIMENTO DE DEMANDAS DA LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO ............................ 95

3.8 ACERVO DE INSTITUIÇÕES PRIVADAS DESCREDENCIADAS PELO MINISTÉRIO DA

EDUCAÇÃO (MEC) ............................................................................................................................. 96

3.9 CAPACITAÇÃO E QUALIFICAÇÃO DE SERVIDORES DA CAR ............................................ 96

3.10 SEÇÃO DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO (SAIN) .................................................................... 98

3.10.1 Ações desenvolvidas pela SAIN ................................................................................................. 99

3.10.1.1 Tratamento arquivístico dos documentos custodiados pela SAIN .......................................... 99

3.10.1.2 Coordenação dos bolsistas da Pró-Reitoria de Extensão (PROEX) ...................................... 100

3.10.1.3 Assessoria Técnica ................................................................................................................ 100

3.10.1.4 Atividades técnicas no acervo do Departamento de Administração de Pessoal (DAP) ........ 102

3.10.1.5 Participação em projetos e comissões ................................................................................... 103

3.10.2 Crescimento anual do acervo da SAIN .................................................................................... 103

3.11 SEÇÃO DE ARQUIVO PERMANENTE (SAPE) ...................................................................... 104

3.11.1 Atividades desenvolvidas pela SAPE ....................................................................................... 105

3.11.2 Participação em eventos, cursos, projetos e/ou comissões ....................................................... 108

3.11.3 Crescimento anual do acervo da SAPE .................................................................................... 109

3.12 SETOR DE ARQUIVO ESPECIAL (SAES) ............................................................................... 110

3.12.1 Atividades desenvolvidas pelo SAES........................................................................................ 110

3.12.2 Outras atividades desenvolvidas pelo SAES ............................................................................. 112

3.12.3 Atendimento à pesquisa ............................................................................................................. 113

3.12.4 Participação em eventos ............................................................................................................ 113

3.13 SETOR DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

(SCRD) ................................................................................................................................................. 114

3.13.1 Atividades desenvolvidas pelo SCRD ....................................................................................... 114

3.13.2 Participação em cursos e/ou eventos ......................................................................................... 114

4 LABORATÓRIOS TÉCNICOS DA SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO ......... 115

4.1 LABORATÓRIO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS (LACORD)

.............................................................................................................................................................. 115

4.1.1 Atividades e Programas desenvolvidos pelo LACORD .............................................................. 115

4.2 LABORATÓRIO DE REPROGRAFIA (LARE) ........................................................................... 118

4.2.1 Atividades desenvolvidas pelo LARE ......................................................................................... 119

4.2.2 Parcerias ...................................................................................................................................... 119

4.2.3 Dados estatísticos da produção do LARE ................................................................................... 120

4.2.4 Outras atividades desenvolvidas ................................................................................................. 120

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ......................................................................................................... 121

10

1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO

Criada como Núcleo de Documentação (NDC), através do art. 18 do Estatuto da Universidade

Federal Fluminense, publicado no Diário Oficial da União de 22 de setembro de 1969, e reestruturado

através da Portaria nº. 44.482, de 18 de abril de 2011, em decorrência do desmembramento da

estrutura da Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD), a Superintendência de Documentação (SDC) é

o órgão responsável pela coordenação técnica e administrativa do Sistema de Bibliotecas e Arquivos

da UFF, integrante da administração superior e diretamente vinculada ao Gabinete do Reitor (GAR).

1.1 MISSÃO

Apoiar os programas de ensino, pesquisa e extensão da Universidade e desenvolver serviços e

produtos que atendam às necessidades de informação da comunidade acadêmica da UFF;

Proporcionar recursos informacionais e assessoria técnica na área de documentação, por meio

de redes e sistemas integrados, facilitando o acesso à informação em nível nacional e

internacional.

1.2 VISÃO

Ser referência na gestão da informação e do conhecimento, com padrão de excelência no

atendimento às necessidades informacionais da UFF, na valorização das relações humanas

e na promoção do desenvolvimento sustentável e tecnológico.

1.3 MACROPROCESSOS

Macroprocesso é o meio pelo qual a SDC reúne os conjuntos de atividades para gerar valor e

cumprir a sua missão. Dentro de cada macroprocesso estão os objetivos da SDC. Deste modo,

é essencial que estes estejam sempre alinhadas aos objetivos institucionais.

11 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO

QUADRO 1 - MACROPROCESSOS

MACROPROCESSOS DESCRIÇÃO DOS

OBJETIVOS

PRODUTOS E

SERVIÇOS RESPONSÁVEIS

Acesso à informação

Proporcionar recursos infor-

macionais e assessoria à co-

munidade acadêmica, bem

como garantir o acesso à do-

cumentação arquivística da

UFF.

Identificar e aprimorar produtos

e serviços com o objetivo de

apoiar as atividades de ensino,

pesquisa e extensão.

Promover a acessibilidade de

pessoas com necessidades

especiais.

Aprimorar produtos e serviços

com foco em novas tecnologias.

Disseminação seletiva da

informação;

Informações arquivísticas;

Serviço de Informação ao

Cidadão da UFF;

Repositório Institucional da

UFF;

Biblioteca Digital de Teses

e Dissertações;

Políticas e tecnologias

inclusivas;

Catálogo online

(Pergamum);

Superintendência de

Documentação

Coordenação de

Arquivos

Seção de Informação

Referencial

Seção de

Processamento

Técnico

Coordenação de

Bibliotecas

Seção de

Planejamento e

Desenvolvimento de

Coleções

Bibliotecas e

Arquivos

Formação,

desenvolvimento,

tratamento e

preservação de acervos

Garantir a memória e a

preservação dos acervos

bibliográficos e digitais;

Constituir e implementar

políticas de desenvolvimento de

coleções.

Tratamento e processamento

técnico da informação

Composição do acervo

Disponibilidade do cervo

Preservação e

sustentabilidade do acervo


Documentação

Centro de Obras

Raras e Especiais

Coordenação de

Arquivos

Coordenação de

Bibliotecas

Seção de

Planejamento e

Desenvolvimento de

Coleções

Seção de

Processamento

Técnico


Referencial

Laboratório de

Conservação e

Restauração de

Documentos

Laboratório de

Reprografia

Bibliotecas e

Arquivos

Gestão de pessoas

Estabelecer critérios para

ampliação, distribuição e

movimentação de pessoal no

âmbito da SDC;

Movimentação Interna

Redistribuição e Remoção

Ampliação


Documentação


Capacitação de Pessoas Promover a capacitação das

equipes Servidores capacitados


Documentação

Coordenação de

Arquivos

Coordenação de

Bibliotecas

Bibliotecas e

Arquivos

Planejamento

orçamentário

Planejar os gastos dos recursos

financeiros destinados à SDC,

de forma a garantir, ampliar a

qualidade e a prestação de

serviços pelas Bibliotecas e

Arquivos.

Aquisição de Equipamentos

Aquisição de Mobiliários

Aquisição de Acervo

Material de Consumo

Pequenos serviços e reparos


Documentação

Seção de

Planejamento e

Desenvolvimento de

Coleções

Gestão técnica e

operacional de

bibliotecas

Coordenar, planejar e acompanhar as atividades técnicas e de

manutenção desenvolvidas nas bibliotecas do sistema.

Implementar ações e políticas de acesso para ampliar o ensino,

pesquisa e extensão

Coordenação de

Bibliotecas


Documentação

Bibliotecas

Gestão técnica e

operacional de arquivos

Coordenar, planejar e dirigir as atividades arquivísticas da

UFF.

Implementar ações e políticas de acesso às informações

arquivísticas.

Coordenação de

Arquivos


Documentação

Responsabilidade

Ambiental e

Sustentabilidade

Coordenar, planejar e dirigir atividades que promovam a

responsabilidade ambiental e a sustentabilidade.


Documentação

Laboratório de

Conservação e

Restauração de

Documentos

Laboratório de

Reprografia

Coordenação de

Arquivos

Coordenação de

Bibliotecas


Referencial

Bibliotecas e

Arquivos

1.4 RECURSOS E SERVIÇOS OFERECIDOS PELAS UNIDADES DA SDC

Acolhimento de novos alunos

Acolhimento de novos servidores;

Aquisição de material bibliográfico;

Assessoria técnica aos arquivos das unidades da UFF;

Atendimento à pesquisa de documentos arquivísticos;

Auxílio no uso de bases de dados bibliográficos;

Capacitação de usuários e servidores;

Catálogo online Pergamum;

Comutação bibliográfica;

Conscientização de responsabilidade ambiental e sustentabilidade;


Depósito legal de teses e dissertações;

Disseminação Seletiva da Informação;

Divulgação de eventos;

Divulgação de novas aquisições;

Empréstimo de documentos arquivísticos;

Empréstimo domiciliar de acervo bibliográfico;

Empréstimo entre bibliotecas;

Elaboração de Ficha catalográfica;

Exposições;

Formação continuada;

Gestão de documentos.

Gestão da Informação;

Levantamento bibliográfico;

Livre acesso ao acervo bibliográfico;

Orientação no uso do Software Pergamum;

Orientação para normalização de trabalhos acadêmicos;

Orientação para seleção de bibliografias das unidades curriculares;

Recursos para portadores de necessidades especiais;

Reserva de acervo bibliográfico;

Restauração de documentos bibliográficos e arquivísticos;

Visitas orientadas às bibliotecas e arquivos.

1.5 NÚMERO DE UNIDADES DA SDC (ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE)

O Sistema de Bibliotecas e Arquivos coordenado pela Superintendência de Documentação

(SDC) da UFF é constituído atualmente por 46 (quarenta e seis) Unidades Organizacionais (UORGs),

conforme demonstrado no Quadro 2.

Por sua vez, a hierarquia das respectivas unidades está demonstrada no Organograma -

Estrutura organizacional vigente, conforme apresentado na Figura 1.


QUADRO 2 – NÚMERO DE UNIDADES ORGANIZACIONAIS VIGENTES DA SDC

UNIDADES QUANTIDADE DESCRIÇÃO

Superintendência de Documentação 01 Sede da SDC

Bibliotecas 30 21 unidades em Niterói

09 unidades em outros Municípios do Estado do RJ

Laboratórios 02

Laboratório de Conservação e Restauração de

Documentos;

Laboratório de Reprografia

Coordenações 02 Coordenação de Bibliotecas - CBI

Coordenação de Arquivos – CAR

Gerência 01 Gerência Operacional de Tecnologia

Secretaria 01 Secretaria Administrativa

Seção SDC 01 Seção de Apoio Administrativo

Seções - CBI 03

Seção de Processamento Técnico

Seção de Informação Referencial

Seção de Planejamento e Desenvolvimento de

Coleções

Seções – CAR 02 Seção de Arquivo Intermediário

Seção de Arquivo Permanente

Setores - CAR 03

Setor de Análise e Programação

Setor de Conservação e Restauração de

Documentos Arquivísticos

Setor de Arquivo Especial

TOTAL 46

.


FIGURA 1 - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE DA SDC


1.5.1 Revisão e atualização da estrutura organizacional da SDC em 2017

Mediante a necessidade de normatização para criação, alteração e exclusão de órgãos no

âmbito da UFF, bem como manter a confiabilidade do cadastro SIORG-UFF, por solicitação da Pró-

Reitoria de Planejamento – PROPLAN, a SDC em conjunto com a sua Coordenação de Bibliotecas e

Coordenação de Arquivos, propôs algumas modificações no seu organograma, tendo em vista o status

de desativação de alguns dos seus órgãos ainda existente no sistema de organogramas da UFF.

Tais modificações foram apresentadas, discutidas e consensuadas com os Coordenadores das

áreas envolvidas, e posteriormente apresentadas ao Conselho Deliberativo da SDC, as quais serão

submetidas aos órgãos de controle para avaliação e aprovação.

Deste modo, buscando a atualização de sua estrutura organizacional, em 2017 a SDC

regularizou os setores em desativação, identificou mudanças necessárias; relacionou os servidores e as

respectivas chefias lotadas em cada unidade, providenciando a realocação dos mesmos conforme

lotação e exercício de suas atividades no SIORG-UFF. As alterações propostas são demonstradas a

seguir, nos Quadros 3 e 4.

QUADRO 3 - ALTERAÇÃO DE VINCULAÇÃO PROPOSTA

UNIDADE SITUAÇÃO ANTERIOR ALTERAÇÃO

REALIZADA ÁREA

Setor de Arquivo

Especial

Vinculado à Seção de Arquivo

Permanente – SAPE/CAR

Será vinculado à Seção de

Preservação de Documentos

Arquivísticos – SPDA/CAR


Documentação/

Coordenação de

Arquivos

Setor de Conservação

e Restauração de

Documentos

Arquivísticos

Vinculado à Seção de Arquivo

Permanente - SAPE/CAR

Será vinculado à Seção de

Preservação de Documentos

Arquivísticos –

SPDA/CAR


Documentação/

Coordenação de

Arquivos

QUADRO 4 - CRIAÇÃO DE NOVAS UNIDADES

UNIDADE SITUAÇÃO ANTERIOR SIGLA NOVA

VINCULAÇÃO

Seção de Orientação

Técnica Unidade não existia

SEOT


Documentação/

Coordenação de

Arquivos

Seção de Preservação

de Documentos

Arquivísticos

Unidade não existia SPDA


Documentação/

Coordenação de

Arquivos

Setor de Triagem Unidade não existia SET


Documentação/ Seção

de Orientação

Técnica


Gerencia Operacional

de Tecnologia e

Informação

Unidade não existia GOTI Superintendência de

Documentação

QUADRO 5 – MUDANÇA DE NOMENCLATURA OU EM DESATIVAÇÃO

UNIDADE SITUAÇÃO ANTERIOR ALTERAÇÃO

REALIZADA VINCULAÇÃO

Gerência Operacional

de Tecnologia - GOT

Vinculada à Superintendência de

Documentação

Desativação


Documentação


Referencial - SIRE

Vinculada à Coordenação de

Bibliotecas

Desativação


Documentação

Seção de

Processamento

Técnico - SPTE


Bibliotecas

Mudança de nomenclatura

Coordenação de

Bibliotecas

Setor de Análise e

Programação - SAPR


Arquivos

Desativação

Seção de Arquivo

Intermediário


Como demonstrado na Figura 2 a seguir, com a reestruturação organizacional as unidades da

Superintendência de Documentação passarão a ter a seguinte hierarquia:

FIGURA 2 – REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL PROPOSTA


1.5.2 Unidades Organizacionais da Superintendência de Documentação após reestruturação

QUADRO 6 – QUANTIDADE DE UORG’S NA SDC

UNIDADES UORG

Bibliotecas (30)

Biblioteca Central do Gragoatá – BCG 1583

Biblioteca da Escola de Engenharia e Ciência da Computação –

BEE 1571

Biblioteca da Escola de Engenharia Industrial e Metalúrgica de

Volta Redonda – BEM 1572

Biblioteca da Faculdade de Farmácia – BFF 1579

Biblioteca do Instituto Biomédico – BIB 1570

Biblioteca Faculdade de Administração e Ciências Contábeis –

BAC 1573

Biblioteca de Arquitetura e Urbanismo - BAU 1577

Biblioteca Central do Valonguinho – BCV 1591

Biblioteca da Faculdade de Economia – BEC 1574

Biblioteca da Escola de Enfermagem – BENF 1578

Biblioteca da Faculdade – BFD 1575

Biblioteca da Faculdade de Medicina – BFM 1580

Biblioteca do Instituto de Educação de Angra dos Reis – BIAR 2139

Biblioteca de Macaé – BMAC 2085

Biblioteca de Nova Friburgo – BNF 1582

Biblioteca Universitária de Campos dos Goytacazes - BUCG 1874

Biblioteca Campus Petrópolis – BCPE 2084

Biblioteca da Faculdade de Veterinária – BFV 1955

Biblioteca de Pós-Graduação em Geoquímica – BGQ 1587

Biblioteca do Instituto de Física – BIF 1588

Biblioteca do Instituto de Matemática e Estatística – BIME 2013

Biblioteca Monteiro Lobato – BML 2145

Biblioteca da Faculdade de Nutrição e Odontologia – BNO 1581

Biblioteca de Rio das Ostras – BRO 1592

Biblioteca do Aterrado de Volta Redonda – BAVR 1593

Biblioteca Flor de Papel - BFP 1969

Biblioteca do Instituto de Geociências – BIG 1589

Biblioteca do Instituto do Noroeste Fluminense - BINF 1873

Centro de Memória Fluminense – CEMEF 1594

Centro de Obras Raras e Especiais – CORES Nova unidade organizacional

Aguardando UORG

Coordenações (2)

Coordenação de Bibliotecas – CBI 1560

Coordenação de Arquivos – CAR 1564

Gerências (2)

Gerência Operacional de Tecnologia – GOT

Em desativação


Gerência Operacional de Tecnologia e Informação – GOTI

Nova unidade organizacional

Aguardando UORG

Laboratórios (2)

Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos –

LACORD 1595

Laboratório de Reprografia – LARE 1596

Secretaria (1)

Secretaria Administrativa – SA/SDC 1557

Seções (9)

Seção de Apoio Administrativo – SAA 1558

Em desativação

Seção de Orientação Técnica – SEOT/CAR Nova unidade organizacional

Aguardando UORG

Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções –

SPDC

1561

Seção de Processamento Técnico – SPTE

1562

Sigla e UORG serão substituídas por

Seção de Gestão de Recursos Informacionais –

SGRI

Seção de Informação Referencial – SIRE

1563

Em desativação

Seção substituída pela Gerência Operacional de

Tecnologia e Informação – GOTI

Seção de Arquivo Intermediário – SAIN 1568

Seção de Arquivo Permanente – SAPE 1565

Seção de Gestão de Recursos Informacionais – SGRI Nova unidade organizacional

Aguardando UORG

Seção de Preservação de Documentos Arquivísticos -

SPDA/CAR

Nova unidade organizacional

Aguardando UORG

Setores (4)

Setor de Arquivo Especial – SAES 1566

Setor de Análise de Programação – SAPR 1569

Em desativação

Setor de Conservação e Restauração de Documentos

Arquivísticos – SCRD 1567

Setor de Triagem – SET/SEOT Nova unidade organizacional

Aguardando UORG

Superintendência (1)

Superintendência de Documentação – SDC 1555

ORGÃOS DE ASSESSORIA (2)

Comissão

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD Não terá UORG

Conselho Deliberativo

Conselho Deliberativo – CDL Não terá UORG


1.5.3 Unidades Organizacionais em fase de reestruturação

QUADRO 7 – UNIDADES EM REESTRUTURAÇÃO

UNIDADES SDC EM REESTRUTURAÇÃO

QUANTIDADE

Unidades em desativação

SAA, SIRE e SAPR 03

Novas unidades aguardando UORG

CORES, SEOT, SPDA, SET 04

Unidades organizacionais com alteração de nomenclatura

GOT e SPTE

02

TOTAL 09 UNIDADES

1.6 PARTICIPAÇÃO E REPRESENTATIVIDADE DA SDC EM CONSELHOS, COMISSÕES,

COMITÊS E GRUPOS DE TRABALHO

Com vistas a promover a integração e extensão das atividades desenvolvidas no âmbito da

Universidade Federal Fluminense, bem como melhorar o desempenho da gestão e os princípios da

administração pública com foco na missão da UFF como universidade pública e fomentar o ensino e

pesquisa na instituição, a SDC tem representatividade em várias Comissões, Comitês, Conselhos e

Grupos de Trabalho, que buscam apoiar o sistema de Bibliotecas e Arquivos, no desenvolvimento de

ações, normas, atividades e projetos que estejam alinhados ao cumprimento das metas e objetivos

previstos pela UFF/SDC e ao Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) da instituição.

1.6.1 Conselhos

Conselho Deliberativo da SDC

O Conselho Deliberativo (CDL) é uma instância consultiva, deliberativa, e de apoio técnico

com a finalidade de ajudar a definir diretrizes para o aperfeiçoamento das atividades desenvolvidas no

Sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF. Está previsto no Regimento Interno da Superintendência

de Documentação da UFF, através da Portaria nº 52.105 de 19/08/14. Presidido pelo Superintendente

de Documentação (SDC), o CDL é composto por 02 membros natos (Coordenador de Arquivos e

Coordenador de Bibliotecas) e 04 representantes das áreas de concentração das Bibliotecas e Arquivos


da SDC e seus respectivos suplentes. Os mesmos são eleitos através de consulta à comunidade de

Arquivistas e Bibliotecários lotados na SDC.

1.6.2 Comissões e Comitês

Comissão de Implantação e Acompanhamento do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, na

Universidade Federal Fluminense.

Formalizada a partir da Portaria nº 58.196 de 23/02/17 e alterada em sua composição através

da Portaria nº60.083 de 30/10/17,foi constituída considerando a necessidade de adoção de uma

Sistema informatizado, que possibilite a realização do processo administrativo em meio eletrônico,

trazendo mais celeridade e eficiência nas atividades de gestão interna por meio do aperfeiçoamento

das atividades realizadas; Considerando o disposto na Portaria nº 1.042, de 4 de novembro de 2015, no

tocante à implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação;

Considerando o disposto no Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que dispõe acerca do uso do

meio eletrônico para a realização de processo administrativo no âmbito dos órgãos e entidades da

administração pública federal direta, autárquica e fundacional; Considerando a Portaria

Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, que define os procedimentos gerais para o

desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da administração

pública federal.

Comissão de Avaliação de Estágio Interno Não-Obrigatório da SDC

Formalizada a partir da DTS/SDC, nº 31, de 08 /11/17, com a função de coordenar o processo

seletivo dos estagiários no âmbito da Superintendência de Documentação.

Comissão Organizadora da I Semana Nacional de Arquivos no âmbito da UFF

Constituída através da DTS/SDC nº 11, de 22/05/2017, a Comissão teve como objetivo

principal, a organização do Evento “Desafios, responsabilidades e Perspectivas da prática da avaliação

arquivística”, realizado nos dias 6 e 7 de junho 2017.

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)

Atuando desde 2012, com a inclusão de novos membros através da Portaria nº 54.588, de 10

de setembro de 2015, a CPAD cumpre o que determina o art. 18 do Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro

de 2002, onde estabelece que cada órgão e entidade da Administração Pública Federal constitua uma

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Uma das principais atribuições da CPAD é a de

orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada


no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos de guarda permanente e a

eliminação dos destituídos de valor. No ano de 2017, foram realizadas seis reuniões da Comissão.

Comissão para criação das políticas de preservação, divulgação e disponibilização da produção

científica no RIUFF

A Política elaborada pela Comissão de criação de políticas de preservação, divulgação e

disponibilização de produção científica no RIUFF constituída pela SDC (DTS/SDC 15, de

08/07/2016), com o acompanhamento do Comitê de Gestão da Informação (PORTARIA n.º 56.162 de

28 de abril de 2016), foi criada em conformidade com a Lei nº 12.527/2011 - Lei de Acesso à

Informação e alinha-se à motivação institucional, beneficiando a comunidade acadêmica no que diz

respeito a: maximizar o impacto acadêmico dos resultados da produção acadêmica da UFF, ampliando

sua visibilidade e disseminação, através do livre acesso à informação; facilitar a gestão da informação

disponível em meio digital, reunindo num único local a produção intelectual da universidade;

preservar a memória institucional e a produção técnico-científica da Universidade, por meio do

armazenamento de longo prazo de documentos digitais; ampliar a visibilidade e o uso da produção

intelectual desenvolvida na universidade; subsidiar a gestão de investimentos em pesquisa nesta

Instituição; disponibilizar, através do RIUFF, recursos didáticos produzidos pela comunidade UFF e

suas parcerias visando apoiar a formação e desenvolvimento de pesquisadores, educadores,

acadêmicos, gestores, alunos de graduação e pós-graduação, bem como a sociedade e ainda, a

promoção da participação social e o exercício da cidadania.

Comissão de Acessibilidade

A SDC participa desta Comissão, com o objetivo de apoiar e consolidar políticas e tecnologias

inclusivas no Sistema de Bibliotecas e Arquivos e na UFF em geral, com vistas a cumprir exigências

da Avaliação dos Cursos pelo MEC; Ampliar a conscientização e responsabilidade Social das

Bibliotecas; Mobilizar a comunidade acadêmica para as questões sobre Acessibilidade e Inclusão.

Comissão Plano de Logística Sustentável (PLS)

A SDC participa desta Comissão, com o objetivo de apoiar e consolidar políticas de

sustentabilidade voltadas a todos os campi da UFF. A Comissão Gestora do PLS foi constituída,

através da Portaria nº 57.192 de 20/09/16, publicada no BS/UFF nº 162 de 20/09/16. A criação deste

plano é uma demanda do governo federal e alinha-se ao documento de Motivação Institucional da

Universidade Federal Fluminense que aplicará conceitos de sustentabilidade na gestão administrativa e

acadêmica da instituição.


Comissão de Inventário de Bens Patrimoniais

Comissão constituída por agentes patrimoniais, através de Determinação de Serviço SDC nº

10 de 03/05/2017, composta por um ou mais servidor indicados pela SDC e pelo titular da unidade,

para que devidamente cadastrado no órgão de Patrimônio, passe a atuar como elemento responsável e

de ligação entre a Unidade e o órgão de Patrimônio, para realização de inventário físico de bens

móveis das suas unidades.

Comissões de Biblioteca

Constituídas a partir da Publicação da DTS / SDC nº 10 de 02 de outubro de 2015 que dispõe

da Instrução da SDC para a Constituição das Comissões de Bibliotecas, publicada no Boletim de

Serviço de 13/10/2015 Seção II Págs. 05 e 06 Ano XLV nº 148, as Comissões de Biblioteca são

constituídas com o objetivo de ampliar parcerias com docentes, discentes e Diretores de unidades,

considerando que estas deverão estar em consonância com as políticas globais da Superintendência de

Documentação e da Universidade; Participar do planejamento e desenvolvimento das coleções tendo

em vista atender as necessidades dos Cursos de Graduação e Pós-Graduação; Propor e/ou participar de

programas e projetos a serem desenvolvidos em conjunto com a Biblioteca e a Superintendência de

Documentação; Apoiar as Bibliotecas no cumprimento do Regulamento interno, bem como na

valorização do seu papel no âmbito da universidade; Participar das tomadas de decisões e da

regulamentação dos serviços prestados, os quais também serão submetidos à aprovação pelo Conselho

Deliberativo da SDC.

Comitê de Governança

A Governança da UFF passou a ser supervisionada por um Comitê de Governança (Portaria

54.352 de 29 de julho de 2015), revogada pela Portaria nº 59.975, de 04/10/17 e diretamente

subordinado ao Vice-Reitor, que o preside.

O Comitê de Governança é reflexo do compromisso da atual Administração da Universidade em

incrementar o contínuo monitoramento da gestão, com o intuito de atuar mais fortemente na prevenção

de riscos e não-conformidades nas áreas administrativas, orçamentárias, de pessoal, entre outras.

Seu objetivo é assessorar a Administração Superior, propor recomendações, alinhar interesses e

contribuir para a modernização e o sucesso da gestão, com base no mapa estratégico institucional.

Buscando melhorar o desempenho institucional e reduzir assimetrias de informação, sua ação é

transversal às estruturas e processos organizacionais da Universidade. O Comitê se reúne

semanalmente para planejamento e execução de suas ações.


Comitê de Gestão da Informação

O Comitê de Gestão da Informação foi constituído, considerando a necessidade de estabelecer

políticas e diretrizes na área de Gestão da Informação da Universidade Federal Fluminense. Foi criado

através da PORTARIA N.º 56.162 de 28 de abril de 2016, com o objetivo de estabelecer políticas,

diretrizes, e definir normas para gestão e uso dos recursos informacionais e documentais da

Universidade.

Tem como atribuições: Aprimorar o processo de tomada de decisão no âmbito da

Universidade, através da garantia da qualidade e confiabilidade das informações produzidas;

Consolidar os mecanismos de preservação da memória institucional, já existentes; Criar uma política

de identificação, classificação e nomenclaturas para a informação da UFF; Definir e Normatizar um

catálogo dos dados da UFF; Empreender ações para que a massa de dados sejam validadas e

atualizadas de forma coerente e uniforme, e armazenados em um sistema central; Estabelecer políticas

e padrões para o armazenamento dos documentos oficiais nos arquivos da Universidade; Estabelecer

políticas para identificação, coleta, armazenamento, recuperação e uso da informação produzida no

âmbito da Universidade; Estimular o uso e reuso dos recursos informacionais, levando em

consideração o formato ideal para reutilização; Promover a integração dos diversos sistemas de

informação existentes no âmbito da Universidade; Propor normas e padrões que visem a otimização do

processo de comunicação interna e externa da Universidade; e Proporcionar acesso à produção

científica da Universidade.

Comitê de Gestão de Riscos

Formalizado a partir da Portaria nº 58.770 de 8/05/2017, o Comitê de Gestão de Riscos tem

como objetivo elaborar, de acordo com a regulamentação em vigor, a Política de Gestão de Riscos da

UFF, considerando a Instrução Normativa Conjunta MPOG/CGU nº 1, de 0/05/2016, que dispõe sobre

controle interno e gestão de riscos no âmbito do Poder Executivo Federal.

Comissão de Dados Abertos

Formalizada a partir da Portaria nº 58.200, de 06 de março de 2017, a Comissão de Dados

Abertos tem por principal objetivo a elaboração proposta de Plano de Dados Abertos da Universidade

Federal Fluminense a ser submetida aos Órgãos Superiores. O PDA é um "Documento orientador para

as ações de implementação e promoção de abertura de dados de cada órgão ou entidade da

administração pública federal, obedecidos os padrões mínimos de qualidade, de forma a facilitar o

entendimento e a reutilização das informações “Inciso V do Art. 2º do Decreto nº 8777 de 11 de maio

de 2016.


1.6.3 Grupos de Trabalho

Grupo de Trabalho - Capacitação de Usuários

Formalizado através da DTS/ SDC, Nº 05 de 06 de maio de 2016 o Grupo de Trabalho de

Capacitação de Usuários, foi constituído com o objetivo de desenvolver ações voltadas à educação e à

capacitação da comunidade acadêmica da UFF na busca e uso dos recursos informacionais disponíveis

dentro e fora da Universidade, a fim de contribuir para o aprimoramento constante da competência

informacional dos usuários do Sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF.

Grupo de Trabalho - Formação Continuada

Formalizado através da DTS/SDC, Nº. 10 de 10 de junho de 2016 o Grupo de Trabalho de

Formação Continuada, foi constituído com o objetivo de desenvolver ações voltadas à educação e

atualização constante do corpo de bibliotecários, arquivistas e colaboradores do sistema de bibliotecas

e arquivos da UFF, alinhadas à política institucional e demandas da Superintendência de

Documentação.

Grupo de Trabalho – Catalogação

Formalizado através da DTS/SDC, Nº. 08 de 30 de maio de 2016, o Grupo de Trabalho de

Catalogação foi constituído com o objetivo de assessorar a Coordenação de Bibliotecas na

implantação do Pergamum, através da elaboração dos “Guias Básicos para inserção de dados na base

bibliográfica do Sistema de bibliotecas da UFF”.

Grupo de Trabalho - Sistemas de Arquivos

Formalizado através da DTS/SDC, Nº 09, de 23 de outubro de 2013, o Grupo de Trabalho foi

instituído com o objetivo proceder a estudos e levantamentos necessários para a criação de um Sistema

de Arquivos, tendo em vista a necessidade patente de se realizar ações de política arquivística na

Universidade. Nesse sentido, além de promover a política arquivística da UFF, o Sistema assegura

condições necessárias de preservação, proteção e acesso ao patrimônio arquivístico da UFF, tendo em

vista seus valores administrativo e histórico, os interesses da comunidade e seu valor como fonte para

a pesquisa e a produção de conhecimento.

Grupo de Trabalho - Avaliação de Documentos Arquivísticos

Formalizado através da DTS/SDC Nº. 11 de 16 de agosto de 2016, o Grupo de Trabalho de

Avaliação de Documentos Arquivísticos, foi constituído com o objetivo de proceder a avaliação dos


documentos arquivísticos, que foram transferidos para a Coordenação de Arquivos no biênio 2014-

2015, visando a sua correta destinação em consonância com os dispositivos legais existentes e,

consequentemente, expandir o espaço disponível para o recebimento de novos conjuntos documentais.

Grupo de Trabalho – Terminologia

Instituído pela Determinação de Serviço SDC, nº 05 de 16/05/13, foi alterada em sua composição

através da DTS SDC, nº 16 de junho de 2017 com o objetivo de retomar as atividades relacionadas à

Terminologia da SDC.

1.7 RECURSOS HUMANOS

Em 2017, o quadro de pessoal da SDC foi composto por 306 (trezentos e seis) colaboradores

entre servidores de diferentes cargos, auxiliares operacionais e estagiários.

TABELA 1 – TOTAL DE COLABORADORES – 2017

GRÁFICO 1 – CRESCIMENTO DO NÚMERO DE COLABORADORES DA SDC

200 204 207

65 73 72

24 24 27

2015 2016 2017

Crescimento do número de colaboradores

Servidores da UFF Auxiliares Operacionais Estagiários

VÍNCULO 2015 2016 2017

Servidores da UFF 200 204 207

Auxiliares Operacionais 65 73 72

Estagiários 24 24 27

TOTAL 289 301 306


TABELA 2 - COLABORADORES POR CARGO

CARGO 2015 2016 2017

Anistiado

02

Arquivista 10 10 13

Bibliotecário – Documentalista 133 136 133

Assistente em Administração 31 33 35

Auxiliar em Administração 10 10 9

Auxiliar Operacional 2 2 2

Contínuo 1 1 1

Contramestre de Ofício 1 1 1

Estagiários 24 24 27

Operador de cinema e vídeo 1 1 0

Auxiliares Operacionais 65 73 72

Técnico de Tecnologia 1 1 2

Técnico em Arquivo 4 4 5

Técnico em Eletrotécnica 1 1 1

Técnico em Laboratório 1 1 1

Técnico em Microfilmagem 3 2 2

Técnico em Telecomunicações 1 1 0

TOTAL 289 301 306

GRAFICO 2 – RECURSOS HUMANOS POR CARGOS EM 2017

2 13

133 35

9 2 1 1 27

0 72

2 5 1

1 2

0

Anistiado

Arquivista

Bibliotecário – Documentalista Assistente em Administração Auxiliar em Administração Auxiliar Operacional

Contínuo

Contramestre de Ofício

Estagiários

Recursos Humanos por cargos em 2017


Do quadro 8 ao 17, apresentamos a movimentação dos servidores que ingressaram, se

afastaram ou se desligaram do quadro de pessoal da SDC em 2017.

QUADRO 8 - NOVOS SERVIDORES 2017

NOME CARGO LOTAÇÃO DECORRÊNCIA DA VAGA

Thulio P. Gomes Bibliotecário BUCG

20/06/2017

Código da Vaga: 0237325 - Origem da Vaga:

Aposentadoria de Eliane Teresa de Salles Freitas. Portaria

UFF nº 56.948, de 15 de agosto de 2016, publicada no

Diário Oficial da União nº 159, de 18 de agosto de 2016,

seção 2, p.2

Monique São Paio

A. Esteves Bibliotecário

BRO

27/06/17


aposentadoria de Ana Maria da Silva Porto, ocorrida em

01 de fevereiro de 2017, conforme a Portaria da

Universidade Federal Fluminense nº 57.753, de 10 de

janeiro de 2017, publicada no Diário Oficial da União nº

23, de 01 de fevereiro de 2017, seção 2, página 42.

Marta Maria R.

Pinto Bibliotecário

BAVR

25/09/17


Aposentadoria de Ana Maria de Hollanda Cavalcanti de

Sá Couto. Portaria UFF nº 58.549, de 17 de abril de 2017,

publicada no Diário Oficial da União nº 076, de 20 de

abril de 2017, seção 2, p.30.

Roberta Campos de

Jesus Bibliotecário SPTE/SDC

Origem da Vaga: Aposentadoria de Ione Goulart Villela,

ocorrida em 20 de abril de 2017. Portaria UFF nº 58.550,

de 17 de abril de 2017, publicada no Diário Oficial da

União nº 076, de 20 de abril de 2017, seção 2, p. 30.

Nelson Alfredo

Salomão Neto

Técnico em

Arquivo SAES/SAPE


Aposentadoria de ROSÂNGELA LOPES DIAS TANUS,

ocorrida em 03 de junho de 2016. Portaria UFF nº 56.352,

de 25 de maio de 2016, publicada no Diário Oficial da

União nº 105, de 03 de junho de 2016, seção 2, p. 29.

Marcela Virgínia

Thimóteo da Silva Arquivista

SAPE/CAR

02/10/17


Redistribuição de cargos e vagas do Ministério da

Educação para as Instituições Federais de Ensino

Superior, conforme a Portaria do Ministério da Educação

nº 1.152, de 13 de outubro de 2016, publicada no Diário

Oficial da União nº 198, de 14 de outubro de 2016, seção

1, págs. 12 a 16. Redistribuição de cargos e vagas do

Ministério da Educação para as IFES.

Kenea dos Santos

Rodrigues Arquivista

SET

04/10/17


Aposentadoria de MARIA AMAZIL DE ARAUJO

PEREIRA, ocorrida em 01 de agosto de 2016. Portaria da

UFF nº 56.808, de 26 de julho de 2016, publicada no

Diário Oficial da União nº 146, de 01 de agosto de 2016,

seção 2, págs. 28 e 29.

Camilla Fernandes

de Aquino Arquivista

SAIN

02/10/17


Aposentadoria de ROSÂNGELA MARIA GAUDIE LEY

MENEZES, ocorrida em 28 de abril de 2017.Portaria da

UFF nº 58.651, de 25 de abril de 2017, publicada no

Diário Oficial da União nº 081, de 28 de abril de 2017,

seção 2, p. 52

Denize Laureano

Rocha Arquivista

SEOT

03/10/17




Superior. Portaria do Ministério da Educação nº 623, de

12 de maio de 2017, publicada no Diário Oficial da União


nº 091, de 15 de maio de 2017, seção 1, págs. 17 a 22.


Educação para as Instituições Federais de Ensino Superior

André Luiz Caetano

Filgueiras Arquivista

LARE

05/10/17




Superior, conforme a Portaria do Ministério da Educação

nº623, de 12 de maio de 2017, publicada no Diário Oficial

da União nº 091, de 15 de maio de 2017, seção 1, págs. 17

a 22.

Bruno S.F. Pereira Assistente em

Administração

BIF

06/10/17


Aposentadoria de RABINA VICÊNCIA MENDES,

ocorrida em 01 de fevereiro de 2017, Portaria da UFF nº

57.733, de 10 de janeiro de 2017, publicada no Diário

Oficial da União nº 023, de 01 de fevereiro de 2017, seção

2, pág. 41.

Nathália de A.

Morais

Assistente em

Administração

BIB

17/10/17







Fernanda M.

Martins

Auxiliar em

Administração

BIME

03/10/17


Aposentadoria de ROSALINA MARIA DA SILVA

BAPTISTA, ocorrida em 20 de novembro de 2014.

Portaria da UFF nº 52.679, de 17 de novembro de 2014,

publicada no Diário Oficial da União nº 225, de 20 de

novembro de 2014, seção 2, págs. 24 a 25.

Letícia Brites da

Silva

Técnico em

Tecnologia da

Informação

LARE

23/10/17







Vaga decorrente da redistribuição de cargos e vagas do

Ministério da Educação para as Instituições Federais de

Ensino Superior

Ravellyn Roya G.

Borges

Assistente em

Administração

SIRE

04/12/17

Código de vaga 0238359 – Origem da Vaga: Vaga

decorrente da aposentadoria de Vicentina Lúcia da Silva

Cardoso, ocorrida em 12 de julho de 2016, conforme a

Portaria da Universidade Federal Fluminense nº 56.624,

de 07 de julho de 2016, publicada no Diário Oficial da

União nº 132, de 12 de julho de 2016, seção 2, páginas 27.


QUADRO 9 – VACÂNCIA

NOME MOTIVO LOTAÇÃO

Não houve Exoneração -

NOME MOTIVO ÚLTIMA LOTAÇÃO

Maria Emília Peluso Teixeira

Bibliotecária Falecimento em 22/07/2017 BAU

NOME MOTIVO ÚLTIMA LOTAÇÃO

Bárbara de Souza Duarte

Auxiliar em Administração

Posse em outro cargo inacumulável

- Solicitação de Vacância em

06/10/2017

BCG

QUADRO 10 – APOSENTADORIAS

APOSENTADORIA CARGO ÚLTIMA

LOTAÇÃO PORTARIA

Ana Maria da Silva Porto Bibliotecário-

Documentalista BFV

Portaria nº 57.753 de 10 de janeiro

de 2017 - BS - Ano LI- Nº 022 -

02/02/2017- Seção II – pág. 029

Ana Maria de Andrade Bibliotecário-

Documentalista BIF

Portaria nº 59.301 de 10 de julho de

2017-07-31 BS – Ano LI – Nº 133 –

27/07/2017 – Seção II – pág.09

Ana Maria de Hollanda Cavalcanti

de Sá Couto

Bibliotecário-

Documentalista SPTE

Portaria nº 58.549 de 17 de abril de

2017 BS - Ano LI – N.º 070-

24/04/2017 – Seção II – pág. 021

Edward Gesuatto Junior Assistente em

Administração BFF


de 2017 - BS - Ano LI- Nº 022 -

02/02/2017- Seção II – pág. 027

Ione Goulart Villela Bibliotecário-

Documentalista BFD

Portaria nº 58.550 de 17 de abril de

2017 BS - Ano LI – N.º 070-

24/04/2017 – Seção II – pág. 022

Lucia Regina Oliveira da Silva Assistente em

Administração BIF

Portaria nº 59.038 de 06 de junho de

2017 BS – Ano LI – Nº 106 –

19/06/2017 – Seção II – pág. 08

Rabina Vicência Mendes Assistente em

Administração BIB


de 2017. BS - Ano LI- Nº 022 -

02/02/2017- Seção II – pág. 013

QUADRO 11 – REDISTRIBUIÇÃO POR PERMUTA

VAGA SDC/ UFF REDISTRIBUIÇÃO POR PERMUTA

Josy Soares da Silva Mendes de Moraes de Souza –

Bibliotecário-Documentalista – SIAPE 1906197

Instituição de origem: UFF (Universidade Federal

Fluminense)

Instituição de destino: UFFRJ (Universidade Federal

Rural do Rio de Janeiro)

Código de vaga: 863119

Andreia de Oliveira Paim – Bibliotecário-

Documentalista – SIAPE 1581852

Instituição de origem: UFFRJ (Universidade Federal

Rural do Rio de Janeiro)

Instituição de destino: UFF (Universidade Federal

Fluminense)

Lotação: Biblioteca da Escola de Engenharia Industrial

e Metalúrgica de Volta Redonda (SDC/BEM) - Código

de vaga: 280439/ Processo: 23069.001076/2016-39

Ana Maia Cunha – Bibliotecário-Documentalista –

SIAPE 1504944


Fluminense)

Instituição de destino: UFRJ (Universidade Federal Rio

Maria Helena Ferreira Xavier da Silva – Bibliotecário-

Documentalista – SIAPE 1791224

Instituição de origem: UFRJ (Universidade Federal do

Rio de Janeiro)



de Janeiro)


Fluminense)

Lotação: Biblioteca Central do Gragoatá (BCG/SDC)


Processo: 23069.015236/2016-16

Gilda Sousa de Alvarenga


Fluminense)

Instituição de destino: UFRJ (Universidade Federal Rio

de Janeiro)


Carina Volotão – Bibliotecário-Documentalista –

SIAPE 1764221

Instituição de origem: UFRJ (Universidade Federal do

Rio de Janeiro)


Fluminense)

Lotação: Biblioteca Central do Gragoatá (BCG/SDC)


Processo: 23079.021432/2015-31

QUADRO 12 – REMOÇÃO DE OFÍCIO PARA AJUSTE DE LOTAÇÃO

Servidores em exercício fora da SDC Remoção autorizada pela SDC com exigência de

recebimento de código de vaga

Solange B. Bittencourt – Arquivista – SIAPE 0302879

Da: Superintendência de Documentação – SDC

Para: Seção de Análise Técnica - SANT/DCQ

DETERMINAÇÃO DE SERVIÇO CPTA, N.º 037 de 10

de abril de 2017.

EMENTA: Remoção de ofício para ajuste de lotação

BS - Ano LI – n.º 031 - 13/04/2017 - Seção II – pág. 014

Cristiane Maria de L. A. Gleich – SIAPE: 1565741

Da: Superintendência de Documentação

Para: Divisão Financeira – DFI/GPF

DETEMINAÇÃO DE SERVIÇO CPTA, Nº041 de 24 de

abril de 2017.


BS - Ano LI – n.º 075 - 03/05/2017 - Seção II – pág. 027

Eliane Maria Loureiro da Costa – SIAPE 0305733

Da: Superintendência de Documentação

Para: Seção de Direito Processual - SDP

DETERMINAÇÃO DE SERVIÇO CPTA, N.º 88 de

09/10/2017


BS – Ano LI – nº 185 - 16/10/2017 – Seção II – pag.03

Gisele Santana Rodrigues – Assistente em

Administração – SIAPE 1667273

Do: Instituto de Humanidades e Saúde da UFF - RHS

Para: Biblioteca de Rio das Ostras /SDC

DETERMINAÇÃO DE SERVIÇO CPTA, Nº 055 de 03

de julho de 2017.


BS – Ano LI – nº 119 - 07/07/2017 – Seção II – pag.14

QUADRO 13 – CEDIDOS POR GESTÕES ANTERIORES À OUTRAS INSTITUIÇÕES

NOME CARGO/ LOTAÇÃO

ANTERIOR LOTAÇÃO ATUAL

Ana Angélica Alves do Carmo

Rodrigues de Almeida SIAPE:

755134

Bibliotecário - BENF Escola de Administração Fazendária

Márcia Fernandes Baptista -

SIAPE: 302880 Arquivista - CAR

Ministério do Planejamento,

Desenvolvimento e Gestão

Sérgio Souza Santos - SIAPE:

1366947 Bibliotecário

Ministério da Cultura – Brasília /

Desde 24/06/2010


QUADRO 14 – SERVIDORES COM EXERCÍCIO PROVISÓRIO EM OUTRA INSTITUIÇÃO POR

DESLOCAMENTO DO CÔNJUGE

NOME CARGO LOTAÇÃO PROVISORIA

Isabella Coelho de Medeiros – SIAPE:

1637526

Processo: 23069.05286/2014-39

Portaria 149, de 17 de março de 2015.

Bibliotecário Universidade Federal de Amazonas

Roberta Jerônimo da Silva – SIAPE:

1673222

Processo: 23069.022548/2015-14

Portaria 393, de 16 de dezembro de

2015.

Bibliotecário

Instituto Federal de Educação,

Ciência e Tecnologia do Rio

Grande do Norte

QUADRO 15 – MOVIMENTAÇÃO INTERNA

MOVIMENTAÇÃO

INTERNA

CARGO LOTAÇÃO

ANTERIOR

LOTAÇÃO ATUAL

Priscila Rocha Vicente Auxiliar em

Administração SAA BFF a partir de 03/01/2017

* William Pereira dos Santos Assistente em

Administração LACORD

BFF a partir de 08/03 /2017

Leticia Viegas Zeitoune Bibliotecário BINF BAC a partir de 01/04/2017

Manoela Ferraz Moyses Nunes Bibliotecário BAC SPTE a partir de 11/04/2017

Sandro Machado dos Santos Assistente em

Administração BIME

BAU a partir de 24/04/2017

Sandro Machado dos Santos Assistente em

Administração BAU

BCG a partir de 09/08/2017

Hebe de Deus Freire Bibliotecário BRO SIRE a partir de 03/07/2017

Gabriela Souza Neto Pimenta Bibliotecário BFF SIRE a partir de 09/10/2017

Rosiane Pedro Nascimento Bibliotecário BAVR BEE a partir 11/10/2017

Luciana Pereira Rodrigues Bibliotecário BEE BCG a partir 17/10/2017

* Servidor cedido pelo Instituto de Biologia, aguardando tramitação de processo para decisão de ajuste de

lotação para SDC.

QUADRO 16 – SERVIDORES AFASTADOS

SERVIDORES

AFASTADOS CARGO LOTAÇÃO TIPO DE AFASTAMENTO

Camilla Duarte da Silva Bibliotecária SIRE

Licença para tratar de assuntos particulares a partir de

01/09/2016 até 01/09/2019, segundo Portaria nº

57.104 de 06/09/2016, publicada no BS nº 155 de

09/09/2016.

Fernanda Daniel da Silva Bibliotecária BFM

Afastamento no exterior para a realização de

Doutorado na Universidade de Coimbra de

12/09/2016 até 11/09/2020, publicado no BS nº 155

de 09/09/2016.

Marcos Vinicius

Mendonça Andrade Bibliotecário GOT

Licença para capacitação de 01/03/2016 a 01/03/2017

(Doutorado em Ensino de Ciências e Matemática)

com prorrogação de 02/03/2017 até 24/11/2018,

publicada no BS 014 de 23/01/2017.

Ana Nogueira Braga Bibliotecária BIME

Licença para realização de Mestrado Profissional em

Diversidade e Inclusão, na Universidade Federal

Fluminense de 01/10/2016 até 30/09/2018, publicado

no BS 161 de 19/09/2016.

Márcia Leite Fernandes Bibliotecária BIG

Licença para realização de Mestrado Profissional em

Biblioteconomia, na UNIRIO, Rio de Janeiro, de

03/03/2017 até 05/09/2018, com ônus limitado,


publicado no BS 11 de 17/01/2017.

Ary Alfredo Pereira Fortes Arquivista CAR

Prorrogação de afastamento no país para Mestrado em

Ciências da Religião, na Faculdade Unida de Vitória,

Vitória/Espírito Santo de 21/12/2016 até 02/06/2017,

com ônus limitado, publicado no BS 11 de

17/01/2017.

QUADRO 17 – SERVIDORES QUE RETORNARAM APÓS AFASTAMENTO

SERVIDORES

AFASTADOS

CARGO LOTAÇÃO

TIPO DE

AFASTAMENTO

Beatriz Bahia Gomes da

Silva Faria Técnico em Arquivo SAIN/CAR

TRF - Portaria nº 1.198 de

22/06/2016 cessão encerrada

em 22/06/2017

Rosale de Mattos Souza

Arquivista SAIN/CAR

Licença para capacitação de

26/6/13 a 25/06/17

(Doutorado em Ciência da

Informação/UFRJ)

1.8 RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS 2017

PRESTAÇÃO DE CONTAS

No exercício de 2017, a SDC teve uma previsão orçamentária de R$75.731,94 a título de Livre

Ordenação (LO). Todavia, conforme prestação de contas encaminhada pela Unidade Gestora da SDC -

Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD), para desenvolvimento das ações planejadas e desenvolvidas,

pela SDC, esta contou com um orçamento na ordem de R$529.506,79 (quinhentos e vinte e nove mil,

quinhentos e seis reais e setenta e nove centavos), disponibilizados pela Universidade Federal

Fluminense, através da Administração Central. Este recurso foi utilizado da seguinte maneira:

QUADRO 18 – PRESTAÇÃO DE CONTAS

ITEM UGR VALOR DESCRIÇÃO DO EMPENHO

BIBLIOGRAFIA

BÁSICA

R$399.992,48

Bibliografia

Básica Nacional 154385 R$ 300.278,40

2017NE800372 (R$ 299.067,60)

2017NE800436 (R$ 1.210,80)

Bibliografia

Básica

Internacional

154385 R$ 99.714,08 2017NE800373 (R$99.714,08)

LIVRE

ORDENAÇÃO

R$78.954,82

Serviço 154385 R$ 950,00 Orçamento para NIU 249 (Impressão de

fichas ND)

Consumo 154385 R$ 18.646,16 Material de expediente

Capital 154385 R$ 51.824,34 Material permanente (R$ 10.490,25)

Material permanente (R$ 41.334,09)

Suprimento de

Fundos 154385 R$ 7.534,32

Serviços R$ 2.536,50

Consumo R$ 4.997,82

MANUTENÇÃO

DE SISTEMA

R$50.559,49

PERGAMUM

RFI BRASIL 154385

R$ 28.105,08

R$ 22.454,41

Manutenção de software (R$ 5.855,08) /

Treinamento informática (R$ 22.250,00)

2017 NE 800370

Manutenção do Sist. antifurto R$ 22.454,41

2017NE 800336

TOTAL R$ 529.506,79


1.9 AGENDA POSITIVA SDC EM 2017

Objetivando a conquista de maiores e melhores resultados para a UFF, no ano de 2017 a SDC

buscou soluções diante das adversidades; enfrentou novos desafios; estimulou o engajamento coletivo,

o comprometimento e a realização de suas tarefas, com confiança, foco e entusiasmo, realizando ações

positivas, parcerias e outras iniciativas, conforme apresentadas no Quadro 19.

QUADRO 19 – AÇÕES POSITIVAS REALIZADAS PELA SDC EM 2017

AÇÕES DESCRIÇÃO OBJETIVOS

ALCANÇADOS RESPONSÁVEIS

Acessibilidade

Conscientização e

responsabilidade Social

das Bibliotecas;

Mobilização da

comunidade acadêmica

para as questões sobre

Acessibilidade e Inclusão;

Ações realizadas na

Universidade como um

todo, com o objetivo de

apoiar e consolidar

políticas e tecnologias

inclusivas no Sistema de

Bibliotecas e Arquivos e

na UFF.

Coordenação de

Bibliotecas

Bibliotecas

Acesso à Informação

Recuperação das

informações contidas

nos documentos de

Arquivos e acervo das

Bibliotecas.

Garantia de livre

acesso às

informações

Bibliotecas e Arquivos

Ações voluntárias

Participação do aluno

UFF, no Programa de

Ações Voluntárias do

Laboratório de

Conservação e

Restauração de

Documentos

Estimulo à

aprendizagem dos

princípios básicos da

preservação,

conservação e restauro

de documentos.

Laboratório de

Conservação e

Restauração de

Documentos


Referencial


Apoio aos programas de

ensino, pesquisa e

extensão da

Universidade

Desenvolvimento de

serviços e produtos para

atendimento das

necessidades de

informação da


da UFF;

Disponibilização de

recursos informacionais e

assessoria técnica na área

de documentação, por

meio de redes e sistemas

integrados, facilitando o

acesso à informação em

nível nacional e

internacional.

Acesso livre e gratuito às

informações pelo RIUFF;

difusão do conhecimento;

retroalimentação da

investigação; economia,

sustentabilidade e

desenvolvimento social.

Aquisição de bibliografia

básica e bibliografia

complementar das

unidades curriculares dos

cursos de graduação.

Coordenação de

Bibliotecas

Coordenação de Arquivos


Referencial

Seção de Planejamento e

Desenvolvimento de

Coleções



Capacitação de

Usuários em Bibliotecas

e Arquivos

Desenvolvimento de

ações voltadas à

educação e à

capacitação da


da UFF visando

contribuir para o

aprimoramento

constante da

competência

informacional dos

usuários.

Planejamento e

realização de

treinamentos e oficinas

visando maior

autonomia e

aprimoramento, da

competência

informacional dos

usuários.

Coordenação de

Bibliotecas



Referencial

Seção de Processamento

Técnico


Desenvolvimento de

Coleções


Avaliação de

Documentos

Avaliação e seleção dos

documentos produzidos

e recebidos pela UFF.

Identificação de

documentos para

guarda permanente ou

a eliminação física

daqueles já destituídos

de valor.


Gestão de recursos

informacionais e

documentais

Estabelecimento de

políticas e diretrizes na

área de Gestão da

Informação da

Universidade Federal

Fluminense.

SDC é membro do

Comitê de Gestão da

Informação, com

participação efetiva e

contribuição no

estabelecimento de

políticas, diretrizes, e

definição de normas para

gestão e uso dos recursos

informacionais e

documentais da

Universidade.


Documentação

Coordenação de

Bibliotecas


Manutenção predial nas

unidades

Estabelecimento de

parceria com a

SAEN/PROAD

Atendimento às

necessidades permanentes

de manutenção predial,

demandadas pelas

unidades, conforme

possibilidade da

instituição.


Documentação

Conservação curativa

no acervo das

Bibliotecas

Desenvolvimento das

atividades de

conservação e

restauração de

documentos

Ações de

sustentabilidade

Laboratório de

Conservação e

Restauração de

Documentos


Gestão de Coleções

Dotar as bibliotecas de

bibliografia básica e

bibliografia

complementar das

unidades curriculares

ministradas pelos cursos

da UFF.

Preparar as bibliotecas e

Coordenações de

Cursos para

recebimento das

Comissões de

Avaliação do MEC;

Conscientização das

Direções de Unidades e

Coordenações de Cursos

que esta é uma ação

transversal à UFF, e por

isso a necessidade de

responsabilidade

compartilhada para a

melhoria dos indicadores

do Conceito Dimensão 3

(Infraestrutura).


Documentação

Coordenação de

Bibliotecas


Desenvolvimento de

Coleções

Formação Continuada

Ampliação da

qualidade dos serviços

prestados.

Planejamento,

desenvolvimento de

ações para

qualificação,

integração social e

aprendizagem dos

colaboradores do

Sistema de Bibliotecas

e Arquivos da UFF


Documentação

Coordenação de

Bibliotecas



Referencial

Gestão de Pessoas

Administração dos

recursos humanos da

SDC, considerando as

necessidades das

unidades, o potencial, o

desempenho e as

competências do servidor

Redistribuição,

movimentação interna e

ampliação do quadro de

pessoal;

Apoio de

colaboradores

terceirizados.


Documentação

Gestão técnica e

operacional de

bibliotecas

Ampliação da qualidade

dos serviços prestados nas

Bibliotecas.

Coordenação,

planejamento e

acompanhamento das

atividades técnicas

desenvolvidas nas

bibliotecas.

Coordenação de

Bibliotecas

Gestão técnica e

operacional de arquivos

Ampliação da qualidade

dos serviços prestados

nos arquivos.

.

Coordenação,

planejamento e

acompanhamento das

atividades arquivísticas

na UFF.



Inventário e Controle de

Bens Patrimoniais

Realização de inventário

físico de bens móveis das

suas unidades.

Cadastro de bens no

órgão de controle de

Patrimônio da UFF;

Tombamento dos livros

comprados e enviados

para as bibliotecas.

Secretaria Administrativa

SDC

Bibliotecas, Arquivos e

Laboratórios


Desenvolvimento de

Coleções

Marketing

Desenvolvimento de

ações voltadas à

melhoria dos serviços

de marketing, visando

o reconhecimento e

senso de

pertencimento dos

colaboradores da

SDC

Reforço na divulgação

das ações realizadas

pelo Sistema de

Bibliotecas e

Arquivos, nos canais

oficiais da SDC/UFF;


Documentação


Parcerias com outras

instituições - Redes e

Programas de

Cooperação Técnica e

Bibliográfica

Realização de outras

parcerias através de redes

e programas de

cooperação técnica e

bibliográfica.

Manutenção das

parcerias já existentes,

e criação de novas

parcerias através de

redes e programas de

cooperação técnica e

bibliográfica.


Documentação

Coordenação de

Bibliotecas

Pergamum UFF

Promoção de ações que

garantam a manutenção

constante do software

de gestão das

bibliotecas para

utilização plena dos

recursos disponíveis.

Recuperação da

informação pela


da universidade, através

da

padronização/descrições

de documentos.

Ampliação d a equipe

responsável pela

Gestão Pergamum;

- Promoção de

pesquisa de satisfação,

para avaliação dos

serviços online

prestados via

Pergamum;

- Controle e

manutenção do

Vocabulário

Controlado;

- Inclusão de assuntos e

editoras;

- Coordenação do

Processamento Técnico

de livros e materiais

especiais

- Orientação no uso dos

manuais da SPTE e

códigos de catalogação e

classificação.

Coordenação de

Bibliotecas


Técnico


Plano de

Desenvolvimento

Institucional - PDI/UFF

Promoção, integração e

extensão das atividades

desenvolvidas no âmbito

da Superintendência de

Documentação,

Cumprimento das metas

e objetivos estratégicos

previstos pelo Plano de

Desenvolvimento Instituc

ional da UFF


Documentação

Programa de Estágio

Interno

Disponibilização de

vagas para estágio no

âmbito da SDC,

classificados de

acordo com a Lei

11.788, que prevê: a)

Estágio Interno

Obrigatório (EO) –

previsto na matriz

curricular do Curso

de Graduação do

aluno, sendo seu

cumprimento

indispensável para a

sua formação. b)

Estágio Interno Não

Obrigatório (ENO) –

aquele desenvolvido

pelo aluno como

atividade opcional,

acrescida à carga

horária regular e

obrigatória. No caso

de estágio não

obrigatório, a

atividade de estágio

deve estar prevista no

Plano Pedagógico do

Curso de Graduação

ao qual o aluno esteja

vinculado.

Continuidade ao

Programa de Estágio da

SDC, de acordo com a

Instrução de Serviço

PROGRAD/DES, Nº. 01

de 15 de dezembro de

2015.

Publicação de Portaria

para constituição da

Comissão de Estágio da

SDC;


Documentação


Repositório

Institucional

Ampliação do uso da

plataforma pelas

comunidades UFF;

Institucionalização do

RIUFF

Realização de

treinamentos;

Maior adesão dos

Cursos de Graduação e

Programas de Pós-

Graduação;

Promoção de ações que

garantam a manutenção

constante do software

DSpace para utilização

plena dos recursos

disponíveis;


Documentação


Referencial

Ressaltar a Função

acadêmica e Social das


da UFF

Contribuir para

Construção da identidade

sócio cultural; Formação

da cidadania;

Transformação social;

Construção e preservação

da memória;

Responsabilidade

ambiental e

Sustentabilidade (através

da conservação e

restauração do acervo,

bem como a utilização de

recursos digitais);

- Ser um espaço de

interação, geração,

socialização e

compartilhamento de

conhecimentos.

- Ampliar parceria com

Programa de Extensão da

UFF (PROEX).


Documentação

Coordenação de

Bibliotecas

Coordenação de

Arquivos


Sistema Eletrônico de

Informações - SEI

Desenvolvimento de

ações transversais,

voltadas para a gestão

de documentos no

ambiente de produção

do Sistema Eletrônico

de Informações (SEI)

da UFF

SDC atua como

Presidente da

Comissão de

Implantação e

Acompanhamento do

SEI na UFF;


Documentação

Coordenação de

Arquivos


Sustentabilidade

Apoio e consolidação

de diretrizes de

sustentabilidade para a

elaboração do Plano de

Logística Sustentável

voltado a todos os

campi da UFF. A

criação deste plano é

uma demanda do

governo federal e

alinha-se ao documento

de Motivação

Institucional da

Universidade Federal

Fluminense que

aplicará conceitos de

sustentabilidade na

gestão administrativa e

acadêmica da

instituição.

Parceria com o

Programa de Ações

Sustentáveis da

PROEX/UFF;

Parceria PROEX/ENEL

para recolhimento de

papeis e outros itens

recicláveis e

resíduos sólidos;

Estímulo para reuso e/ou

realização dos serviços de

manutenção que possam

evitar perdas e trocas de

materiais;

Estimulo às ações de

digitalização pelo

LARE/UFF;

Eliminação física de

documentos

arquivísticos

destituídos de valor da

UFF e conscientização

dos colaboradores da

instituição quanto à

utilização de

documentos em papel.


Documentação

Laboratório de

Conservação e

Restauração de

Documentos

Laboratório de

Reprografia

Coordenação de

Arquivos


Inauguração do Centro

de Obras Raras e

Especiais CORES/SDC

Composição do acervo

com vistas a

Garantir a memória e a

preservação do acervo

institucional e acadêmico,

com obras com

exemplares inéditos e

que fazem parte de

edições especiais.

Na ocasião da

inauguração do CORES,

o público teve a

oportunidade de apreciar

exemplares em exposição,

que mostram a riqueza do

acervo, além de conhecer

as técnicas utilizadas para

tratamento e preservação

dessas obras, realizadas

pelo Laboratório de

Conservação e

Restauração de

Documentos

Inaugurado no dia

2/10/2017, foi constituído

por um acervo

diversificado, oriundo das

coleções do Sistema de

Bibliotecas da UFF. O

mesmo foi concebido,

considerando

principalmente dois

critérios principais:

raridade e preciosidade do

acervo, que conta com 16

mil itens armazenados

num espaço reservado

para o acondicionamento

e guarda dos mesmos.


Documentação

Laboratório de

Conservação e

Restauração de

Documentos


Parceria

interinstitucional da

SDC/UFF com Escola

de Guerra Naval da

Marinha do Brasil

Buscando ampliar a

qualidade do ensino e da

pesquisa, bem como as

oportunidades de acesso

à Base de Dados da Capes

que contemplam os

assuntos: Poder Naval,

Poder Marítimo, Direito

Internacional, Relações

Internacionais, Política

Internacional, Geografia

Humana e Econômica,

História Naval, História

Geral e do Brasil,

Administração, Economia

e Contabilidade, em

04/05/17, a SDC/UFF em

parceria com a EBSCO

Information Service,

apresentou as Bases de

Dados e seus recursos ao

Programa de Pós-

Graduação da Escola de

Guerra Naval (Urca).

Realização de

Empréstimo entre

Bibliotecas aos docentes,

discentes, servidores e

pesquisadores da EGN e

UFF;

Estreitar novas Parcerias,

Convênios e Acordos de

Cooperação Técnica


Documentação

Coordenação de

Bibliotecas


Referencial

Novo modelo de

parceria entre a EDUFF

e SDC

Estabelecimento de

critérios para ampliação e

distribuição do acervo

bibliográfico pela

EDUFF, no âmbito do

Sistema de Bibliotecas da

SDC, de forma a permitir

o enriquecimento das

coleções das bibliotecas

de acordo com o escopo

das áreas e cursos

atendidos por cada uma

delas;

Alcance de maior

público; Ampliação da

visibilidade da produção

intelectual da

universidade;

Aumento da qualidade do

ensino, da pesquisa e da

extensão da UFF;


Documentação

Coordenação de

Bibliotecas


Desenvolvimento de

Coleções


Campanhas

Solidárias

Foram realizadas a 4ª e 5ª

Campanhas Solidárias no

Sistema de Bibliotecas e

Arquivos da Universidade

Federal Fluminense

através da


Documentação:

A Campanha do

Agasalho, que incentivou

aos usuários que estavam

cumprindo suspensão por

atraso (aplicadas até o dia

30 de maio de 2017), que

estas fossem quitadas

através de doações de

itens como cobertores,

mantas entre outros tipos

de agasalho;

A Campanha Natal

Solidário, que arrecadou

na ocasião da

confraternização de Natal,

alimentos não perecíveis

e itens de higiene pessoal

para doação;

Através da participação

voluntária, todos os

agasalhos e cobertores

arrecadados foram

entregues ao Centro

Social de Itaboraí Madre

Tereza de Calcutá –

CNPJ 08.157.086/0001-

72 – Rua Dez, 01 lt 188,

Itambi – Itaboraí – RJ;

Os alimentos não

perecíveis e itens de

higiene pessoal foram

entregues à

instituição Associação

Amigo dos Enfermos

Casa de Maria de

Magdala - CNPJ:

00.292.004/0001-90 / Est.

Washington Luiz, 1956,

Fundos Sapê – Niterói –

Rio de Janeiro/ CEP:

24.315-375 | CNPJ:

00.292.004/0001-90 /

Telefone: (21) 2616-2233

/ 2718-3541 / 99505-

6260.


Documentação


Serviço de Copeiragem

Prestação de serviço de

copeiragem em parceria

com a Superintendência

de Arquitetura e

Engenharia - SAEN

Com a autorização da

PROAD/SAEN, a SDC

passou a contar com (1)

uma Copeira do quadro

da SAEN para preparo do

café da SDC 2 (duas)

vezes ao dia, nos períodos

da manhã e da tarde.


Documentação

Pró-Reitoria de

Administração


Arquitetura e Engenharia

Planejamento

orçamentário

Planejar os gastos dos

recursos financeiros

destinados à SDC, de

forma a garantir, ampliar

a qualidade e a prestação

de serviços pelas

Bibliotecas e Arquivos.

Aquisição de Equi-

pamentos

Aquisição de Mobiliários

Aquisição de Acervo

Aquisição de Material de

Consumo

Realização e manutenção

de pequenos serviços e

reparos nas unidades da

SDC


Documentação


Reuniões de Chefia para

planejamento e

diretrizes da SDC com

suas unidades, de forma

a atingir os objetivos

propostos

Além das reuniões de

rotina, a SDC realizou 4

(quatro) reuniões gerais

com todas as chefias ao

longo do ano:

- 29/03/2017.

Pauta: Relatório Gestão

SDC 2016; Repositório

Institucional da UFF;

Sistema Eletrônico de

Informação - SEI /UFF;

Retomada do GT -

Terminologia; Retomada

das reuniões por área;

Coordenação de

Bibliotecas e informes

gerais.

- 24/07/2017.

Pauta: Reuniões por área

(Saúde e

Multidisciplinar);

Manutenção das

unidades; Implantação do

SEI na UFF;

Repositório Institucional;

Informes Gerais.

- 23/10/2017.

Pauta: Férias Web com a

presença da Chefe do

SCAP /DDV /DAP

Priscilla Dutra, a convite

da Superintendente, para

sanar dúvidas de todas as

unidades da SDC, quanto

a marcação de férias pelo

Sistema Férias Web.

- 08/12/2017.

Pauta: Pergamum; Ficha

de Catalogação

automática; Oficina de

Pequeno Reparos no

Sistema de Bibliotecas;

Status sobre Contrato dos

Terceirizados da Empresa

Liderança; Programa de

estágio interno da

UFF/SDC; Informes

Gerais

Fornecer e coletar

informações de

processos operacionais,

Comunicar mudanças,

implantação de novos

projetos; Obtenção de

feedbacks;

acompanhamento,

avaliação e/ou

informações gerais

sobre o Sistema de

Bibliotecas e Arquivos;

Busca da melhoria

contínua dos resultados;


Documentação


Reuniões do Conselho

Deliberativo da SDC

- Apresentação ao

Conselho Deliberativo, as

ações planejadas e

desenvolvidas pela SDC

- - Reunião em 28/06/17

- Pauta: Retorno/Status

das reuniões por área;

Reestruturação

organizacional da SDC;

Regulamento da

Comissão Permanente de

Avaliação de

Documentos; Agente

Patrimoniais;

Comunicação oficial de

desligamento a pedido

dos membros Ana Paula

Lima dos Santos e Ana

Nogueira, e por

aposentadoria, da

Suplente Ana Maria de H.

C. Sá Couto; Assuntos

gerais.

-

- Reunião em 17/11/17.

Pauta: Leitura e

aprovação da Ata de

Reunião de 28/06/2017

para fins de assinatura;

Status da estrutura

organizacional da SDC;

Minuta - Política de

Controle Patrimonial de

acervos bibliográficos;

Calendário preliminar

CDL/SDC 2018;

Assuntos Gerais


Documentação

Conselho Deliberativo


Acolhimento de novos

servidores da SDC

A partir de 2016, a gestão

da SDC iniciou um

trabalho de acolhimento

dos novos servidores,

buscando apresentar aos

recém-chegados, uma

visão macro da

instituição, bem como as

especificidades do

sistema de bibliotecas e

arquivos, enquanto local

de exercício de suas

atividades.

A abertura do

Acolhimento é conduzida

pela Superintendente, que

apresenta aos servidores,

a Superintendência de

Documentação. Dando

sequência à esta

atividade, as

coordenações de

bibliotecas e de arquivos,

bem como as suas

respectivas sessões,

setores, secretaria e

laboratórios, apresentam

as ações desenvolvidas

em suas unidades,

munindo os servidores

com informações básicas

sobre as atividades

realizadas no âmbito da

SDC. Além das

apresentações de cada

área, também fazem parte

deste projeto, alguns

treinamentos como uso do

software de bibliotecas –

Pergamum e do

Repositório Institucional

da UFF, que contam com

o apoio dos grupos de

trabalho de formação

continuada e de

capacitação, ambos

constituídos e convidados

pela Superintendência

para fazer parte deste

projeto.


Documentação

Reestruturação

organizacional da SDC

Levantamento de

inconsistências na

estrutura organizacional

da SDC, tais como:

setores em desativação e

servidores em exercício

fora da sua unidade atual;

Revisão e atualização da

estrutura organizacional,

Relacionando todos os

servidores, bem como

suas respectivas chefias,

com vistas a providenciar

o ajuste da lotação e

exercício de suas

atividades no SIORG-

UFF.


Documentação

Coordenação de

Bibliotecas



Mudança de layout da

SDC

Reorganização do layout

da Sede da SDC, pensada

de forma coletiva e em

conjunto com os

servidores e chefias das

respectivas seções.

Otimização e adequação

do espaço físico;

motivação da equipe;

ampliar a satisfação das

pessoas no ambiente de

trabalho; Melhoria da

execução das atividades.


Documentação

Laboratório de Conserva-

ção e Restauração de

Documentos

Coordenação de

Bibliotecas


Referencial


Técnico


Desenvolvimento de

Coleções

Placas de sinalização

interna e externa da

SDC

Substituição das placas de

sinalização interna e

externa da Sede da SDC.

As placas “Núcleo de

Documentação” foram

substituídas por placas

com nova nomenclatura

“Superintendência de

Documentação”

Confecção de placas de

sinalização interna e da

fachada da Sede da SDC.


Documentação

Laboratório de Conserva-

ção e Restauração de

Documentos

Acompanhamento de

Leis, programas e

projetos nas áreas de

Biblioteconomia e

Arquivologia;

Atualização e

modernização de

processos internos,

considerando a base legal

vigente das respectivas

áreas e seus respectivos

órgãos de controle.

Apoio na transformação

da administração pública

em uma administração

mais moderna e eficiente


Documentação

Coordenação de

Bibliotecas


Relações permanentes

com Reitoria, Pró-

Reitorias,

Superintendências,

Unidades

Universitárias,

Departamentos de

Ensino e demais

instâncias da

Universidade;

Alinhamento das

atividades desenvolvidas

pela SDC, com o ensino

de graduação, pós-

graduação, pesquisa e

extensão da UFF, bem

como com o Plano de

Desenvolvimento

Institucional

Integração das atividades

da SDC, com o ensino de

graduação, pós-

graduação, pesquisa e

extensão da UFF


Documentação

Coordenação de

Bibliotecas


1.10 INFRAESTRUTURA

A SDC solicitou e recebeu por doação, mobiliários encaminhados pelo BNDES. Deste modo,

distribuiu os mesmos conforme necessidade e aceite das respectivas unidades. Dentre estas:


QUADRO 20 - MOBILIÁRIOS ENCAMINHADOS `AS UNIDADES PELA SDC

UNIDADE NOTA DE

TRANSFERÊNCIA ESPECIFICAÇÃO TOMBAMENTO

BAC 16/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.298

CAR 17/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.302

CAR 17/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.319

BFV 18/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.306

BNO 19/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.307

BCG 20/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.311



BCG 20/2017 GAVETEIRO BAIXO 3

GAVETAS 600.328

LACORD 21/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.315

LACORD 21/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.326

BEC 22/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.317

BIB 23/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.323

BENF 24/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.305

BEE 25/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.299

BFD 26/2017 GAVETEIRO BAIXO 3

GAVETAS 600.329

CORES 27/2017 GAVETEIRO BAIXO 3

GAVETAS 600.330

BCV 28/2017 GAVETEIRO BAIXO 3

GAVETAS 600.331

SPTE 29/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.327

SPTE 29/2017 GAVETEIRO BAIXO 3

GAVETAS 600.304

SPTE 29/2017 GAVETEIRO BAIXO 3

GAVETAS 600.320

BRO 31/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS 600.309

CBI 07/2018 ARMÁRIO BAIXO 600.300

CBI 07/2018 ARMÁRIO BAIXO 600.308

SPDC 06/2018 ARMÁRIO BAIXO 600.314

SDC/DIREÇÃO 10/2018 ARMÁRIO BAIXO 600.310

SDC/DIREÇÃO 10/2018 GAVETEIRO FIXO

ESTRUTURAL 600.332

SDC/DIREÇÃO 10/2018 MESA PLATAFORMA M6 600.422

SDC/DIREÇÃO 10/2018 GAVETEIRO FIXO

ESTRUTURAL 600.441

SDC/SA 02/2018 MICRO HP 4GB 500GB DVD-

RW C/TECLADO E MOUSE 601.137

SDC/SA 02/2018 MONITOR LG LED HD 601.143

SL/REUNIÃO 11/2018 ARMÁRIO BAIXO 606.303

SL/REUNIÃO 11/2018 ARMÁRIO BAIXO 600.325

MANUTENÇÃO DOS PORTAIS DE SEGURANÇA (SISTEMA ANTIFURTO)

A UFF assinou um Contrato de R$ 44.696,35 (Quarenta e quatro mil seiscentos e noventa e

seis reais e trinta e cinco centavos) com a Empresa RFIDBrasil para realizar a Manutenção dos Portais

de Segurança das unidades da SDC que possuem Sistema Antifurto para segurança de seus acervos.


Em 2016, com a liberação do Empenho 2016NE800583 no valor de R$22.241,94 (vinte e dois

mil, duzentos e quarenta e um reais e noventa e quatro centavos) em 2016, a Empresa RFIDBrasil

realizou visita técnica e manutenção em 14 Bibliotecas, conforme demonstrado no quadro 21.

Em 2017, a SDC recebeu novo Empenho 2017NE800336 no valor de R$22.454,41 (vinte e

dois mil, quatrocentos e cinquenta e quatro reais e quarenta e um centavos), para realização de Visita

Técnica nas unidades identificadas no mesmo quadro, que aguardavam Visita Técnica para

Manutenção dos Portais de segurança.

QUADRO 21 - MANUTENÇÃO DOS PORTAIS DE SEGURANÇA

2016 - EMPENHO 2016NE800583 2017 - EMPENHO 2017NE800336

Biblioteca de Administração e Contábeis Biblioteca de Economia

Biblioteca do Aterrado de Volta Redonda Biblioteca do Instituto de Matemática e

Estatística

Biblioteca Central do Gragoatá Biblioteca da Faculdade de Veterinária

Biblioteca Central do Valonguinho Biblioteca da Faculdade de Farmácia

Biblioteca da Escola de Engenharia e Instituto de Computação Biblioteca de Administração e Contábeis

Biblioteca de Engenharia Metalúrgica Biblioteca do Instituto Biomédico

Biblioteca da Escola de Enfermagem Biblioteca da Faculdade de Medicina

Biblioteca da Faculdade de Direito Biblioteca Central do Gragoatá

Biblioteca da Faculdade de Medicina

Biblioteca do Instituto Biomédico

Biblioteca do Instituto de Física

Biblioteca do Instituto de Geociências

Biblioteca de Nova Friburgo

Biblioteca de Nutrição e Odontologia

TOTAL: R$ 22.241,94 TOTAL: R$ 22.454,41

QUADRO 22 - MANUTENÇÃO DOS PORTAIS DE SEGURANÇA (EMPENHO 2017NE800336)

2017 DESCRIÇÃO

Biblioteca de Economia

VISITA TÉCNICA EM 12/07/17

Não foi possível reparar o sistema que apresenta a unidade de

controle; estágios de potência e alimentação danificados. Por

se tratar de equipamento; fora de linha, seu reparo deve ser

feito via atualização com base de troca por outra

remanufaturada. Foi encaminhada proposta comercial em

04/08/17.

Biblioteca do Instituto de Matemática e Estatística


Visita técnica feita em 25/07/17 com instalação de sistema

usado c/ partes do valonguinho e enfermagem, tendo o sistema

ficado plenamente operante. Aterramento com problema, falta

tomada dedicada a ser fornecida pelo cliente e observaram-se

etiquetas com ativação parcial.

Biblioteca da Faculdade de Veterinária


Sistema foi recalibrado e limpo, tendo ficado plenamente

operante. Existe ruído na rede elétrica local. Contador de

fluxo externo operante, contudo o botão de reset (para zerar)

não funciona. Cliente pediu para avaliar com SDC os seguintes

custeios: 1) reparo do botão reset do contador de fluxo: 2)


aquisição de um ativador de etiquetas (etiquetas com ativação

parcial, por conta do metal das estantes); 3)

desinstalar/reinstalar antenas em outra posição

Biblioteca da Faculdade de Farmácia

VISITAS TÉCNICAS FEITAS EM 28/07/17 E 29/09/17.

O sistema ficou plenamente operante tendo sido reparada a

unidade de controle sem custos adicionais

Biblioteca do Instituto Norte Fluminense

VISITA TÉCNICA FEITA EM 01/08/17.

Não foi possível reparar o sistema. Apresenta a unidade de

controle com microprocessador danificado, empregando

componentes miniaturizados de tecnologia smd (surface

mounting device) montados em placa de circuito impresso

multilayer. Foi encaminhada proposta comercial em 04/08/17.

Biblioteca de Administração e Contábeis

VISITAS TÉCNICAS FEITAS EM 25/07/17, 29/09/17 E

08/11/17

SDC solicitou à BCG a transferência de 1 (um) SISTEMA,

que foi DOADO e FICOU PLENAMENTE OPERANTE.

Biblioteca do Instituto Biomédico

VISITA TÉCNICA FEITA EM 25/07/17

Instalação de sistema usado fornecido pela rfidbrasil

atualização tecnológica, que ficou plenamente operante

Biblioteca da Faculdade de Medicina

VISITA TÉCNICA FEITA EM 28/07/17

Instalação de controladora reparada, tendo o sistema ficado

plenamente operante

Biblioteca Central do Gragoatá Reinstalação do sistema em outro lugar à pedido da chefia

TOTAL R$ 22.454,41

51

2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC)

Constituída através da Portaria nº 44.482 de 18 de abril de 2011, a Coordenação de

Bibliotecas, foi criada na ocasião da reestrutura organizacional da UFF, como responsável pela gestão

das ações que visem à organização e disseminação da informação no âmbito das bibliotecas da

Universidade.

2.1 BIBLIOTECAS

Localizadas na cidade de Niterói e outros 8 (oito) municípios do Estado do Rio de Janeiro:

Santo Antônio de Pádua; Macaé; Volta Redonda; Nova Friburgo; Angra dos Reis; Campos dos

Goytacazes; Rio das Ostras e Petrópolis, as 31 (trinta e uma) Bibliotecas do Sistema atendem a todas

as áreas do conhecimento dos cursos de Graduação e Pós-Graduação ofertados pela UFF, incluindo

duas unidades escolares, no Colégio Universitário Geraldo Reis e na Unidade de Educação Infantil

(Creche Flor de Papel), que atendem ao ensino fundamental e médio, além da Biblioteca do Centro de

Memória Fluminense, especializada em História do Estado do Rio e a do Centro de Obras Raras e

especiais. (QUADRO 23).

QUADRO 23 - BIBLIOTECAS POR ÁREA E HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO

ÁREAS SIGLA UORG HORÁRIO DE

FUNCIONAMENTO

CIÊNCIAS BIOLÓGICAS

Instituto Biomédico BIB/SDC 1570 8:00 - 18:00

CIÊNCIAS EXATAS E DA TERRA

Instituto de Química BGQ/SDC 1587 7:30 - 17:30

Instituto de Matemática e Estatística BIME/SDC 2013 9:00 - 19:00

Instituto de Física BIF/SDC 1588 10:00 - 20:00

Instituto de Geociências BIG/SDC 1589 9:00 - 21:00

Instituto do Noroeste Fluminense de Educação

Superior BINF/SDC 1873 10:00 - 20:00

CIÊNCIAS HUMANAS, LINGUÍSTICA, LETRAS E ARTES

Campus do Gragoatá BCG/SDC 1583 8:30 - 21:00

Instituto de Educação de Angra dos Reis BIAR/SDC 2139 9:30 - 21:30

DOCUMENTAL E CULTURAL

Centro de Memória Fluminense CEMEF/SDC 1594 9:00 - 19:00

CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS

Faculdade de Administração e Ciências

Contábeis BAC/SDC 1573

9:00 - 20:30

*Sábado 10:00 - 16:00

Faculdade de Direito BFD/SDC 1575 9:00 - 20:00

Faculdade de Economia BEC/SDC 1574 9:00 - 20:00

Escola de Arquitetura e Urbanismo BAU/SDC 1577 8:00 - 18:00

Instituto de Ciências da Sociedade BMAC/SDC 2085 9:00 - 21:00

Instituto de Ciências da Sociedade e

Desenvolvimento Regional BUCG/SDC 1874 9:00 - 21:00

ENGENHARIAS

52


Escola de Engenharia de Petrópolis BCPE/SDC 2084 8:00 - 20:00

Escola de Engenharia e Instituto de Computação BEE/SDC 1571 8:30 - 21:00

Escola de Engenharia Industrial e Metalúrgica

de Volta Redonda BEM/SDC 1572 8:00 - 21:00

CIÊNCIAS DA SAÚDE

Escola de Enfermagem BENF/SDC 1578 9:00 - 18:00

Faculdade de Farmácia BFF/SDC 1579 9:00 - 19:00

Faculdade de Veterinária BFV/SDC 1955 8h:00 - 18:00

Faculdade de Medicina BFM/SDC 1580 8:00 - 20:00

Faculdades de Nutrição e Odontologia BNO/SDC 1581 8:00 - 18:00

Instituto de Saúde de Nova Friburgo BNF/SDC 1582 8:00 - 18:00

MULTIDISCIPLINARES

Central do Valonguinho BCV/SDC 1591 8:00 - 20:00

Instituto de Ciência e Tecnologia/

Instituto de Humanidades e Saúde BRO/SDC 1592 8:00 - 20:00

Instituto de Ciências Exatas (ICEx) e

Instituto de Ciências Humanas de Volta

Redonda (ICHS)

BAVR/SDC 1593 8:00 - 20:30

Centro de Obras Raras e Especiais CORES/SDC 8:00 - 17:00

BIBLIOTECAS ESCOLARES

Unidade de Educação Infantil da UFF (Creche) BFP/SDC 1969 8:00 - 17:00

Colégio Universitário Geraldo Reis (Coluni) BML/SDC 2145 7:30 - 16:30

TOTAL 30 UNIDADES

2.1.1 Ações e eventos realizados pelas Bibliotecas

QUADRO 24 - AÇÕES E EVENTOS REALIZADOS INFORMADOS PELAS BIBLIOTECAS UNIDADE TIPO DE ATIVIDADE

BAC

Palestra em sala de aula/Acolhimento 2017.1

Acessibilidade e inclusão

Digitalização de obras por meio do scanner leitor e utilização dos progrmas DosVOX, Mec Daisy,

barailly Fácil etc.

Serviço de alerta através de facebook dos cursos

BAVR Aula inaugural – Apresentação da BAVR*/Normalização de trabalhos acadêmicos

BCG

Visitas guiadas: VII Semana do GCI/ Conheça a UFF / VIII Encontro do GCI / Visita guiada –

Antropologia // Mesas temáticas – Revolução Russa / Lima Barreto / Exposição e Colóquio //

Exposições – Orgânico e Urbano / Maquetes da EAU 2017.1 / O mundo do trabalho em imagens

// Treinamentos – ABNT/ Mendeley //Aula – Literatura Francófona // Evento – BCG 23 anos e

abertura exposição // Gravação – Série ‘De lá pra cá’ // Palestra - Serviço de Referência // Novas

aquisições – Janeiro a julho / Setembro e outubro

BCV Treinamento com alunos do curso de Química (Bac/Lic) e Química industrial

BEC

1o. Encontro de Bibliotecários da SDC // Participação na organização e no Lançamento do Livro O

Capital traduzido pelo Professor Marcelo Carcanholo // Participação no Evento Anual NIEP-

MARX // RIUFF // Treinamento de Periódicos

BEE Programa de Acolhimento Estudantil (PAE) // Treinamento: "Uso Efetivo da Biblioteca Digital

IEEE Xplore" // I e II Feira de Saberes Agroecológicos

BEM Acolhimento estudantil // Agenda acadêmica // Visita ao asilo

BENF Treinamento: Pesquisa em base de dados: BVS e Portal de Periódicos da Capes // Visita guiada e

apresentação do sistema Pergamum // Acolhimento Estudantil // Treinamento Pergamum e Meu

53


Pergamum // Normalização de Trabalhos Acadêmicos e Normas ABNT // Estratégia de busca e

pesquisa em base de dados // Participação em bancas de TCC’s // Assessoramento de pesquisa

individualizada

BFD

Cursos: de Documentação Jurídica, GIDJ/RJ / Direito Digital e a Constituição Federal de 1988 –

OAB/RJ Méier / Apresentação de Trabalhos Acadêmicos – GT Capacitação UFF/SDC /

Apresentação de Trabalhos Acadêmicos em Rio das Ostras – UFF / Apresentação de Trabalhos

Acadêmicos em Macaé – UFF/ de Marketing em mídias sociais: estratégias para Bibliotecas –

GIDJ/ Fundamentos de Marketing de Mídias Sociais – PUC/RJ / Noções de Documentação

Jurídica – GIDJ / Gestão de Relacionamento nas Mídias Sociais – Faculdade Cásper Líbero/SP /

Como se tornar um escritor / Direito Autoral e Combate à Pirataria nas Violações On-line //

Minicursos: Apresentação de Trabalhos Acadêmicos – UFF / Apresentação de Trabalhos

Acadêmicos – UFF – 2ª turma // Palestras: Informações Juridicas em Dois Momentos – GIDJ/RJ

/ Sociedade Digital e Reflexões Legais – OAB/RJ // I Jornada Científica e Tecnológica de Libras –

UFF // Jornada de Pós-Graduação – UNIRIO // 2º Simpósio Além do Olhar – UFF // Repositórios

Digitais de Acesso Aberto – FGV // Fórum de Organização do Conhecimento – UFRJ // III Fórum

de Competência em Informação: pesquisas e práticas no RJ – UFRJ // II Simpósio Internacional de

Leitura – PUC/RJ // VIII Encontro Nacional da Cátedra Unesco de Leitura // III Fórum de

Competência em Informação: pesquisas e práticas no RJ – UFRJ // II Simpósio Internacional de

Leitura – PUC/RJ // VIII Encontro Nacional da Cátedra Unesco de Leitura // I Encontro de Libras

e Saúde – UFF // II Encontro de Professores e Alunos de Libras – UFF // 5º Seminário de

Documentação e Informação Jurídicas – GIDJ // XXVII CBBD – FEBAB // Fórum das

Bibliotecas de Arte – Redarte // I Fórum de Organização do Conhecimento – UNIRIO // II Oficina

para Formação de Instrutores // III Simpósio de Preservação e Conservação de Acervo –

ECA/USP // I Simpósio de Biblioteca Digital – Arquitetura da Informação – ECA/USP // II

Colóquio de Informação e Documentação Jurídica – ECA/USP // III Congresso Internacional em

Tecnologia e Organização da Informação – ECA/USP // Workshop Web of Science e Integrity //

VIII Encontro Acadêmico do Departamento de Ciência da Informação – UFF // Encontro Email

Marketing Summit 2017- Faculdades Cásper Líbero/SP // Oficina de Textos Acadêmicos – UERJ

// 2º Seminário de Tecnologia e Cultura – Casa de Rui Barbosa

BFF Palestra sobre BFF. Informações variadas: sistema SDC, Recursos informacionais da biblioteca e

Pergamum.

BFM Treinamentos: de aluno nas bases de saúde / Catálogo Pergamum online / de docentes e alunos de

pós graduação

BFP Apresentação da cultura surda com a autora Luciane Rangel // Atividade com cordéis, com

cordelista João Batista

BFV

Aula no laboratório de Informática, como parte da ementa de aulas práticas, para os alunos da

disciplina de Metodologia Científica da Faculdade de Medicina Veterinária sobre o tema:

“Pesquisa Bibliográfica: Seleção final dos artigos por grupos”,ministrada pela Bibliotecária chefe.

// Recepção dos calouros na BFV no início dos períodos letivos com entrega de folder e

divulgação dos serviços da Biblioteca // Participação da BFV na Campanha de Agasalhos

promovida pela SDC // Realização do Curso online SEI/USAR pelos servidores- ENAP //

Participação do curso Repositório Institucional SDC/UFF // Participação como ouvintes do I

Encontro de Bibliotecários do SDC // Participação da chefia nas Reuniões de Área Médica (SDC)

iniciadas em abril deste ano, com total de 6 encontros, 1 em cada Biblioteca./ Participação da

chefia no Grupo de Terminologia – SPTE/SDC // Participação da Chefia e da Subchefia, como

convidadas, nas reuniões do colegiado da unidade

BGQ

Apresentação da BGQ/SDC na aula inaugural do Programa de Pós-Graduação em Geoquímica //

Treinamento de usuários e difusão dos serviços informacionais da BGQ/SDC // Oficina de

normalização de trabalhos acadêmicos // Aniversário da BGQ de 39 anos objetivando acolher e

estreitar vínculos entre os discentes, docentes e a biblioteca. // Apresentação da BGQ/SDC aos

calouros da Química no Acolhimento Estudantil // Campanha do Agasalho (31 peças)

BIAR

Participação no Congresso de Diversidade com oferta de oficina, participação em comissão

cientifica, mediação na apresentação de trabalhos acadêmicos, recepção e organização dos

pôsteres. Lançamento de livros // Gestão e organização do espaço externo de leitura

BIB Acolhimento Estudantil UFF. Projeto Biblioquiz.

BIME Acolhimento estudantil (visita guiada)

BINF Sarau poético:”um convite à poesia” // Treinamento de servidores para o uso do RIUFF

54


BMAC Acolhimento estudantil // Treinamento do Repositório Institucional da UFF // Quarta-feira rosa na

UFF // Minicurso Apresentação de trabalhos acadêmicos

BML

Participação e organização: no LITERUNI - Evento de literatura na BML/COLUNI nos dias 3,4,5

de outubro de 2017 // Participação no treinamento de inserção e validação de itens no Repositório

Institucional da UFF (RIUFF) dia 9 de maio de 2017 // Participação na Mesa Redonda : Leitura e

escrita,dia 4 de setembro no auditório do COLUNI // Participação na palestra de Cristian Santos,

sobre Livro, Leitura, Literatura e Bibliotecas no CCBB RJ em 13 de janeiro de 2017 // Banner da

BML no Jubileu de prata do PROALE // 2 lugar na Agenda Acadêmica: Biblioteca Monteiro

Lobato: reinar na Literatura //

BNF Visita guiada

BNO Participação no Acolhimento Estudantil no 1º e 2º semestres de 2017 // GT Capacitação de

Usuários SDC // Treinamento de servidores para o uso do RIUFF

BRO

Minicurso Apresentação de Trabalhos Acadêmicos segundo as normas da ABNT //

Oficina de Encadernação Artesanal na Agenda Acadêmica // Rodas de Conversa:

“Desenvolvimento de Arte Conceitual para Jogos Eletrônicos" como parte da X Mostra

ARTE'MIDIA de Arte e Tecnologia / “Desafios de ser Youtuber universitário - Do processo

criativo a rentabilização" / “A arte na modernidade líquida" como parte da X Mostra

ARTE'MIDIA de Arte e Tecnologia

BUCG Treinamento RIUFF - TAE / Docentes

CEMEF

Exposições: “Autógrafos da Coleção Marco Lucchesi.” / “50 edifícios: construindo Niterói.” //

Participação na 7ª Semana Fluminense do Patrimônio com a exposição 50 Edifícios – Construindo

Niterói

2.1.2 Centro de Obras Raras e Especiais (CORES)

O Centro de Obras Raras e Especiais (CORES) inaugurado no dia 2 de outubro de 2017, na

Sede da SDC, é constituído por um acervo diversificado, oriundo das coleções do Sistema de

Bibliotecas da UFF. O mesmo foi concebido, considerando principalmente dois critérios principais:

raridade e preciosidade do acervo, que conta com 16 mil itens armazenados num espaço reservado

para o acondicionamento e guarda dos mesmos.

O acervo que compõe o CORES vai além do caráter de antiguidade. Este possui obras com

exemplar único e inédito e que fazem parte de edição especial, como o Vol.1, n.1 do Index Medicus –

Current Medical Literature of the World, datado de 1879.

Também fazem parte deste acervo, obras que possuem alguma distinção importante, como o

Bulletins et Memories Société De Chirurgie de 1883, considerado um periódico raro e/ou especial;

Obra com encadernação de luxo, como a de El Ingenioso Don Quijote de La Mancha, de 1930; O

mapa hidrográfico que mede 1.60m x 2.20m e a publicação Flora Fluminense, datada de 1827, além de

plantas rascunhadas por Niemeyer, que abrilhantam e integram o acervo do CORES.

Com este acervo, a UFF busca além de preservar a memória institucional e acadêmica,

oferecer à comunidade, mais uma fonte de pesquisa e informação.

Na ocasião de sua inauguração, o público teve a oportunidade de apreciar exemplares em

exposição, que mostram a riqueza do acervo, além de conhecer as técnicas utilizadas para tratamento e

55


preservação dessas obras, aplicadas pelo Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos

da Superintendência de Documentação da UFF- LACORD/SDC/UFF.

Para tratamento do acervo do Centro de Obras Raras e Especiais (CORES), foram aplicadas

técnicas e procedimentos de conservação e restauração de obras e documentos, de forma responsável,

tendo em vista a preocupação com o meio ambiente e o desenvolvimento sustentável: como uso de

papel alcalino ou neutro para elaborar folhas de guarda e papel japonês, neutrocom (grandes fibras)

para pequenos reparos e encolagens de páginas inteiras; Iluminação baixa para evitar danos ao papel;

cola neutra CMC (carboxy-metyl-celulose), que permite a reversibilidade do processo; controle da

umidade relativa e a temperatura do espaço reservado ao acervo, utilizando um desumidificador e sem

utilização do ar condicionado evitando com isso uma oscilação de temperatura; higienização constante

no acervo, evitando a contaminação por pragas como as baratas, ratos, cupins, brocas, fungos, entre

outros.

A Responsabilidade ambiental e sustentabilidade é um compromisso da Administração Central

da universidade, assumido também pela atual gestão da Superintendência de Documentação e apoiado

pelo Sistema de Bibliotecas e Arquivos, que incentiva e acompanha o desenvolvimento de ações e

iniciativas, que contribuiram para construção do Plano de Logística Sustentável (PLS), voltado a todos

os campi da UFF. A criação deste plano que é uma demanda do governo federal, alinha-se ao

documento de Motivação Institucional da Universidade Federal Fluminense que busca aplicar

conceitos de sustentabilidade na gestão administrativa e acadêmica da instituição.

Várias iniciativas são desenvolvidas pela SDC em prol da Responsabilidade ambiental e

Sustentabilidade, e o CORES é um exemplo concreto de iniciativa responsável e sustentável, sob

orientação do Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos.

A entrega do CORES à comunidade, é resultado de um trabalho coletivo e de cooperação,

somado a outros voluntários interessados pela área, além do apoio e incentivo imprescindível da

Administração Central da UFF, em especial, dos Profs. Sidney Mello (Reitor) e Antônio Cláudio

Nóbrega (Vice-Reitor), que contribuíram enormemente para que este projeto se tornasse realidade.

QUADRO 25 – ACERVO CORES

TIPO DE MATERIAL (RECEBIDO POR

DOAÇÃO) TÍTULOS EXEMPLARES

Livros

252 275

Periódicos 275 16.076

TOTAL 252 275

56


2.1.3 Indicadores

2.1.3.1 Acervo atual

Nas seções a seguir são apresentados os indicadores de Acervo nas bibliotecas do Sistema:

quantitativo atual, aquisição por compra e doação, bem como o crescimento do mesmo.

Em 2017 foram agregados ao das Bibliotecas do Sistema 9.358 novos títulos e 23.918

exemplares, o que possibilitou um crescimento do acervo de 2,16% em relação ao ano de 2016. O

acervo atual do Sistema de Bibliotecas da UFF conta com 407.133 títulos e 1.197.872 exemplares.

TABELA 3 - ACERVO TOTAL ATÉ 2017

TIPO DE ACERVO TÍTULOS EXEMPLARES

Dissertação 5.290 6.154

Dissertação da UFF 16.036 20.328

E-book 3.881 3.881

Livro 272.324 480.391

Periódico 21.902 578.773

Tese 5.929 7.288

Tese da UFF 3.442 5.087

Outros tipos 78.329 94.970

TOTAL 407.133 1.196.872

GRÁFICO 3 - ACERVO TOTAL ATÉ 2017

5.290 16.036

3.881

272.324

21.902

5.929

3.442

78.329 Dissertação

Dissertação da UFF

E-book

Livro

Periódico

Tese

Tese da UFF

Outros tipos

57


TABELA 4 - CRESCIMENTO DO ACERVO

2017

ACERVO

TOTAL 2016

ACERVO

BAIXADO

ACERVO

INCORPORADO

ACERVO

TOTAL

%

CRESCIMENTO

TÍTULOS 398.322 547 9.358 407.133 2,16%

EXEMPLARES 1.174.635 1.681 23.918 1.196.872 1,86%

2.1.3.2 Circulação

Nas seções a seguir são apresentados os indicadores de circulação nas bibliotecas do Sistema:

consultas, empréstimos, devoluções e renovações de materiais, número de usuários cadastrados.

2.1.3.3 Funcionamento , Frequência e Operações no Pergamum

As Bibliotecas do Sistema funcionaram, em média, por 231 dias em 2017. A TABELA 5

demonstra o total de dias de funcionamento de cada biblioteca.

TABELA 5 - INDICADORES DE FUNCIONAMENTO , FREQUÊNCIA E OPERAÇÕES NO PERGAMUM

SIGLA DIAS DE

FUNCIONAMENTO

FREQUÊNCIA

TOTAL

FREQUENCIA

MENSAL

FREQUENCIA

DIÁRIA

OPERAÇÕES

PERGAMUM

MÉDIA DIÁRIA

BCG 225 160.181 13.348 636 194.265 863

BIF 236 63.638 5.303 253 5.924 25

BAVR 231 51272 4.273 203

42.464

184

BEE 234 39.717 3.310 158

211.349

903

BIB 248 37.870 3.156 150 40.264 162

BFV 235 31.146 2.596 124 37.801 161

BEM 238 22.842 1.904 91

55.048

231

BFM 231 19.174 1.598 76 26.898 116

BCV 228 17.257 1.438 68

23.663

104

BNO 254 17.012 1.418 68

29.974

118

58


BAC 233 12.199 1.017 48

54.218

233

BFD 231 12.186 1.016 48 62.562 271

BFF 233 10.655 888 42 9.345 40

BENF 218 10.421 868 41 33.425 153

BRO 224 10.124 844 40

12.463

56

BIME 237 9.936 828 39

4.173

18

BUCG 230 8.907 742 35

145.605

633

BGQ 232 5.608 467 22

4.985

21

BFP 181 5593 466 22

6.862

38

BMAC 217 5336 445 21

29.555

136

BNF 237 3.664 305 15 3.948 17

BIG 236 3567 297 14

10.335

44

BINF 237 3.180 265 13

8.704

37

BEC 236 2815 235 11

37.061

157

BML 237 2684 224 11

1.489

06

BAU 237 2.672 223 11

14.689

62

BIAR 209 2330 194 9

15.451

74

BCPE 237 1.041 87 4 1.988 08

CEMEF 225 660 55 3

32.709

145

231 573.687 47.807 2.277 1.157.217 5.017

*SPTE – Total Operações em 2017 no Pergamum -139.533 / Média Diária - 620

* Bibliotecas - Total Operações em 2017 no Pergamum – 1.157.217/ Média Diária - 5.017

59


TABELA 6 - EMPRÉSTIMOS E CONSULTAS POR BIBLIOTECA

SIGLA UNIDADE EMPRÉSTIMO CONSULTA

BAVR Instituto de Ciências Exatas e Instituto de Ciências Humanas e

Sociais (Volta Redonda) 23.542 27.720

BEM Escola de Engenharia Industrial e Metalúrgica (Volta Redonda) 22.842 2.035

BIB Instituto Biomédico 21.738 2.599

BCG Central do Gragoatá 20.559 17.014

BIF Instituto de Física 15.097 2.969

BCV Central do Valonguinho 12.893 4.338

BRO Instituto de Ciência e Tecnologia e Instituto de Humanidades e

Saúde (Rio das Ostras) 10.124 1.518

BEE Escola de Engenharia e Ciência da Computação 9.040 9.040

BEC Faculdade de Economia 7.570 624

BUCG Universitária de Campos dos Goytacazes 6.796 2.111

BFD Faculdade de Direito 5.070 2.817

BAC Faculdade de Administração e Ciências Contábeis 3.973 2.196

BFM Faculdade de Medicina 3.593 3.430

BNO Faculdade de Nutrição e Odontologia 3.574 2.697

BNF Campus Nova Friburgo 3.429 3.792

BINF Instituto do Noroeste Fluminense (Santo Antônio de Pádua) 3.180 213

BFV Faculdade de Veterinária 3.149 865

BIME Instituto de Matemática e Estatística 3.104 1.139

BFF Faculdade de Farmácia 2.980 7.692

BIG Instituto de Geociências 2.444 1.123

BAU Escola de Arquitetura e Urbanismo 2.411 550

BENF Escola de Enfermagem 2.355 815

BML Colégio Universitário Geraldo Reis 1.982 702

BGQ Pós-Graduação em Geoquímica 1.825 985

BIAR Instituto de Educação de Angra dos Reis 1.720 580

BFP Creche Flor de Papel 1.309 10.152

BMAC Instituto de Ciências da Sociedade de Macaé 893 590

BCPE Campus Petrópolis 886 155

CEMEF Centro de Memória Fluminense 5 660

TOTAL

195.639 109.998

60


GRÁFICO 4- INDICADORES DE CIRCULAÇÃO NAS BIBLIOTECAS

2.1.3.4 Outros Serviços oferecidos pelo Sistema de Bibliotecas

TABELA 7 – SERVIÇOS PRESTADOS PELAS BIBLIOTECAS

SERVIÇO 2015 2016 2017

Empréstimos 136.527 227.872 195.639

Consultas 79.958 152.964 109.998

Reservas [1] 2857 4634 4.332

Renovação 60.064 103.743 133.569

Utilização do armário 5.001 6.996 28.889

Fichas catalográficas 2.005 3.269 4136

Usuários treinados 933 2.667 3138

Comutação bibliográfica 137 211 254

Levantamento Bibliográfico 94 153 57

Empréstimo entre Bibliotecas 76 89 71

[1] Dados do Relatório Pergamum 126

Cabe ressaltar que para atualização, manutenção de acervos; Atendimento ao usuário;

circulação de material bibliográfico; Normalização da representação descritiva e temática de

documentos; Gestão do Repositório Institucional da UFF (RIUFF); Gestão do software de automação

do acervo e dos serviços, a CBI conta com três Seções:

2014 2015 2016 2017

214.040

130.627

227.204

195.639

140.778

79.958

148.515

109.998

1 2 3 4

ano empréstimo consulta

61


QUADRO 26 - SEÇÕES DA CBI

SEÇÃO COMPETÊNCIAS

Seção de Informação Referencial (SIRE)

Fazer a gestão dos objetos digitais de serviços de informação

para os bibliotecários do sistema além de prestar assistência

aos profissionais da Superintendência de Documentação nos

projetos desenvolvidos em suas bibliotecas e arquivos e

promover a educação continuada através de cursos de

atualização profissional.

Seção de Planejamento e Desenvolvimento de

Coleções (SPDC)

Orientar, executar e acompanhar a constituição e manutenção

dos acervos das bibliotecas da Universidade, possibilitando

que as mesmas cumpram sua missão fundamental:

proporcionar o acesso ao conhecimento.

Seção de Processamento Técnico (SPTE)

Descrições de documentos e facilitar as buscas e a

recuperação da informação pela comunidade acadêmica da

universidade.

2.2 AÇÕES REALIZADAS PELA CBI

QUADRO 27 - CBI: PROGRAMAS EM DESENVOLVIMENTO

PROGRAMA OBJETIVO

Atualização do Acervo Garantir a atualização do acervo informacional das bibliotecas

Formação Continuada

Desenvolver ações para qualificação, integração social e aprendizagem

dos bibliotecários, arquivistas e demais colaboradores do sistema de

Bibliotecas e Arquivos da UFF, visando à qualidade e eficiência dos

serviços prestados.

Capacitação de Usuários

Desenvolver ações voltadas à educação e à capacitação da comunidade

acadêmica da UFF na busca e uso dos recursos informacionais

disponíveis dentro e fora da Universidade, a fim de contribuir para o

aprimoramento constante da competência informacional dos usuários.

Pergamum UFF

Dar continuidade ao Projeto de Modernização do Sistema de

Automação das Bibliotecas, iniciado em 2011, através de ações que

garantam a manutenção do sistema para utilização plena dos seus

recursos, assim como a capacitação dos colaboradores.

Repositório Institucional da UFF Gestão e divulgação do Repositório Institucional da UFF.

Acompanhamento das atividades que envolvem a temática de capacitação de usuários e

formação continuada no Sistema de Bibliotecas da Universidade., através dos Grupos de Trabalho

(GTs), constituídos pela SDC, que atuam de forma voluntária no desenvolvimento e/ou ampliação de

ações já em curso na Superintendência de Documentação.

62


QUADRO 28 – DADOS ESTATÍSTICOS DAS AÇÕES DE FORMAÇÃO CONTINUADA

PROGRAMA FORMAÇÃO

CONTINUADA AÇÕES DESCRIÇÃO PARTICIPANTES

O objetivo do programa é desenvolver

e/ou ampliar ações já em curso na SDC,

para qualificação, integração social e

aprendizagem aos bibliotecários,

arquivistas e demais colaboradores do

sistema de Bibliotecas e Arquivos da

UFF, visando à qualidade e eficiência

dos serviços prestados. O respectivo

Programa conta com o apoio do Grupo

de Trabalho de Formação Continuada da

SDC.

Submissão/Validação de itens

no Repositório Institucional da

UFF Datas: 09/05, 11/05,

15/05 e 17/05

Projeto da

SIRE/CBI/SDC;

40

Avaliação do MEC nas

Bibliotecas da UFF Data:

03/08;

Projeto da

SPDC/CBI/SDC;

31

Conservar e preservar:

caminhos para manter a

memória viva

Projeto CBI/SIRE

com participação

LACORD/SDC

109

Acolhimento de Novos

servidores da SDC.

Datas: 05/05, 21/06, 25/10

Projeto da

Superintendência

de Documentação

17

TOTAL 197

QUADRO 29 - DADOS ESTATÍSTICOS DAS AÇÕES DE CAPACITAÇÃO USUÁRIOS

PROGRAMA CAPACITAÇÃO USUÁRIOS AÇÕES DESCRIÇÃO PARTICIPANTES

O objetivo do programa é desenvolver

e/ou ampliar ações já em curso na SDC, voltadas

à educação e à capacitação da comunidade

acadêmica da UFF na busca e uso dos recursos

informacionais disponíveis dentro e fora da

Universidade, a fim de contribuir para o

aprimoramento constante da competência

informacional dos usuários. O respectivo

Programa conta com o apoio do Grupo de

Trabalho de Capacitação de Usuários da SDC.

SAC-UFF: Serviço de

Atendimento ao Calouro

- As melhores dicas para

você ingressar com tudo

na UFF

21 e 22 de março

66

Estratégia de Busca e

Pesquisa em Base de

Dados

29 de junho 16

Minicurso de

Apresentação de

Trabalhos Acadêmicos

5 e 10 de julho

3 e 25 de outubro 276

Minicurso Estilo

Vancouver 27 setembro 59

Treinamento Mendeley,

Agenda Acadêmica 2017 26 de outubro 19

TOTAL 436

2.3 PERGAMUM UFF

Implantado no Sistema de Bibliotecas da UFF em 25 de novembro de 2013, o Pergamum é um

sistema informatizado de gerenciamento de dados composto por cinco módulos: Circulação de

63


Materiais; Usuários; Catalogação; Relatórios; Aquisição e Parâmetros, que contempla as principais

funções de uma Biblioteca.

2.3.1 Funções e estratégias de gestão

Pensar a gestão de software num Sistema de Bibliotecas como o da UFF é um desafio enorme,

pois são necessárias ações que garantam a utilização plena dos recursos oferecidos pelo software,

assim como sua manutenção e capacitação dos profissionais responsáveis pela operação. No Sistema

de Bibliotecas da UFF as principais funções da gestão do Pergamum são:

Parametrização do sistema1;

Gerenciamento das permissões de acesso;

Elaboração de documentação: manuais, tutoriais e políticas de utilização para o Sistema;

Identificação; acompanhamento e orientação das questões de operação demandadas pelas

unidades;

Acompanhamento das demandas dos usuários dos serviços do Sistema;

Gerenciamento da qualidade dos dados da base;

Capacitação dos operadores.

Estas funções são coordenadas pela CBI e pela Seção de Processamento Técnico (SPTE);

sendo desempenhadas em colaboração com os Grupos de Trabalho (GTs); a Área de Operações da

Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) e com os técnicos do Pergamum. Dentro desse

contexto a CBI atua como elo entre o fornecedor do software e a gestão do software é feita de forma

compartilhada.

Por ser um fator crítico de sucesso, que afeta a qualidade dos serviços prestados à

comunidade, a gestão tem que definir estratégias e prioridades para que possa exercer seu papel com

eficiência. Considerando esta necessidade foram definidas as seguintes estratégias para implantação

do Pergamum no sistema de bibliotecas da UFF:

Criação de Grupos de Trabalho para elaboração de manuais, tutoriais e políticas de para os

módulos principais módulos do Pergamum: Catalogação, Consulta e Meu Pergamum;

Criação de Canais de atendimento para suporte às demandas internas e externas;

1 Ação de configurar ou parametrizar um sistema de uso genérico de forma que o mesmo atenda os objetivos

propostos para uma determinada aplicação.

64


Manutenção da infraestrutura de funcionamento de software em parceria com a Área de

Operações da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) e equipe técnica do

fornecedor;

Estabelecimento de níveis de acesso, com a definição de perfis de operação para desempenho

das funções dos operadores dentro do Pergamum (QUADRO 29);

Atualização de versão do Pergamum em 15/08, em parceria com os técnicos do Pergamum

e da Área de Operações da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI);

Realização de treinamentos e oficinas2;

Avaliação do Pergamum;

O Encontro de 4 anos da Implantação do Pergamum UFF foi realizado em 24/11/17 junto com

I Encontro de Bibliotecários, com 67 de participantes.

QUADRO 30 - PERFIS DE OPERAÇÃO

PERFIL DE OPERAÇÃO N° DE OPERADORES

Auxiliar 127

Catalogação 45

Catalogação com autoridade 19

Chefias e Substitutos 52

Gestor do Sistema 5

Referência e Circulação 11

Seção de Processamento Técnico 4

TOTAL 263

A utilização de um software gerenciador para o acervo e serviços em bibliotecas necessita de um

trabalho específico, que apoie e contribua com as equipes, no sentido de sanar os problemas de

operacionalização, padronizar o atendimento aos seus usuários, além de incrementar as

funcionalidades do software para atendimento das necessidades de sua comunidade. Com este

objetivo foram realizadas as seguintes atividades no ano de 2017.

2 A Seção 3.5.3.1 deste relatório detalha as ações de capacitação no âmbito do Pergamum, realizadas pela SPTE.

65


2.3.2 Canais de atendimento ao usuário

As demandas dos usuários do Pergamum são classificadas em internas e externas e são

encaminhadas para o Grupo Gestor através dos seguintes canais de atendimento: e-mail do Suporte3;

Fale Conosco da Seção de Informação Referencial (SIRE) e Ouvidoria da UFF.

As demandas internas são aquelas encaminhadas pelas 30 bibliotecas do Sistema.

No período de abrangência deste relatório foram atendidas 755 demandas internas, que são

categorizadas na Tabela 8.

TABELA 8 – DEMANDA DE ATENDIMENTOS NO PERGAMUM POR CATEGORIA

CATEGORIA QUANTIDADE %

Esclarecimento de dúvidas 252 33,37

Permissões 55 7,28

Erros de operação 47 6,22

Rede da UFF 2 0,26

Problema de acesso/URL 64 8,5

Atendimento APC 21 2,8

Cadastro de Operador 53 6,8

Fora do ar/lentidão 87 11,52

Configuração 10 1,32

Parâmetro 36 4,76

Transferência de acervo 1 0,13

Problema na aplicação 44 5,82

Alimentação de tabela 15 1,98

Validade do cadastro 11 1,45

Cadastro de Usuário 9 1,2

E-mails automáticos 16 2,11

Problemas com senha 27 3,57

Solicitação de Treinamento 5 0,66

Total 755 100

As demandas externas são aquelas recebidas da comunidade acadêmica, usuária dos serviços

online do Pergamum. Este serviço teve início no mês de março de 2015, quando conseguimos

regularizar o envio dos e-mails automáticos do Sistema: alertas de devolução; novas aquisições;

cobrança de usuários em atraso.

3 [email protected]

66


TABELA 9 - ATENDIMENTOS DO SUPORTE PERGAMUM POR CATEGORIA

CATEGORIA QUANTIDADE %

Esclarecimento de dúvidas 252 33,37

Permissões 55 7,28

Erros de operação 47 6,22

Rede da UFF 2 0,26

Problema de acesso/URL 64 8,5

Atendimento APC 21 2,8

Cadastro de Operador 53 6,8

Fora do ar/lentidão 87 11,52

Configuração 10 1,32

Parâmetro 36 4,76

Transferência de acervo 1 0,13

Problema na aplicação 44 5,82

Alimentação de tabela 15 1,98

Validade do cadastro 11 1,45

Cadastro de Usuário 9 1,2

E-mails automáticos 16 2,11

Problemas com senha 27 3,57

Solicitação de Treinamento 5 0,66

TOTAL 755 100

GRÁFICO 5 - ATENDIMENTO SUPORTE PERGAMUM 2017

2%

3%

7%

1%

1% 2%

6%

33% 12% 5%

7%

6% 4%

8%

0%

1%

0%

0%

1%

Atendimentos Suporte Pergamum 2017 Alimentação de tabela Atendimento APC Cadastro de Operador Cadastro de Usuário Configuração Emails automáticos Erros de operação Esclarecimento de dúvidas Fora do ar/lentidão Parâmetro Permissões Problema na aplicação Problemas com senha Problemas de acesso/URL Rede da UFF Solicitação de Treinamento Transferência de acervo Usuários Validade do cadastro

67


2.3.3 Desempenho do sistema

Os itens abaixo descrevem dados sobre o desempenho do sistema. Na Tabela 10

demonstramos a evolução do acervo na base bibliográfica do Pergamum UFF com as obras

catalogadas e colocadas à disposição da comunidade acadêmica durante o ano de 2017, quando foram

catalogados 13.000 títulos e 49.261 exemplares nas 30 unidades do Sistema. Observa-se, então, um

crescimento de 5,1% da base de dados.

TABELA 10 – EVOLUÇÃO DO ACERVO NA BASE

ATÉ

2016

CATALOGADO

EM 2017

TOTAL

EM 2017

%

CRESCIMENTO Títulos 253.792 13.000 266.792 5,1% Exemplares 480.489 49.261 529.750 10,3% Exemplares

adicionais 979 461 1.440 47,1%

TABELA 11 - ACERVO CATALOGADO POR TIPO DE MATERIAL

TIPO DE MATERIAL TÍTULOS EXEMPLARES EXEMPLARES

ADICIONAIS

Anais de evento 52 54 1

Apostila 9 14 0

Artigo de Periódico 1 0 0

Catálogo 20 29 1

CDs 99 157 2

Dissertação 1255 1412 43

DVD 14 22 0

E-book 1103 0 0

Filme 1 1 0

Folheto 78 101 0

Livro 8239 16213 370

Mapa 3 3 0

Monografia 183 183 0

Obra de referência 213 316 31

Obra Rara 2 3 0

Periódico 649 29538 1

Projeto final 196 196 0

Publicação avulsa 1 2 0

Publicação seriada 13 15 0

Relatórios em geral 6 11 0

Separata 1 1 0

Teses 380 473 12

Trabalho de conclusão de curso 512 518 0

TOTAL 13000 49261 461

68


GRÁFICO 6 - ACERVO CATALOGADO POR ANO

No período de abrangência deste relatório foram cadastrados 7.028 novos usuários para

utilização do serviço de empréstimo online nas unidades do Sistema de Bibliotecas. (TABELA 11).

TABELA 12 – USUÁRIOS CADASTRADOS NO PERÍODO (01/12/2016 A 30/11/2017)

TIPO DE USUÁRIO QUANTIDADE

Aluno (Graduação) 6.399

Aluno (Pós-Graduação) 447

Professor 85

Funcionário da UFF 71

Prestador de serviço 8

Residentes 4

Professor Substituto 8

Biblioteca externa 3

Pesquisador 1

Aluno Cederj 2

TOTAL 7.028

2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2013

10.885

13.627 13.627

11.948

5.040 5.247

8.533

13.000

1 2 3 4 5 6 7 8

Acervo Catalogado por ano

Ano Acervo

69


2.4 SEÇÃO DE INFORMAÇÃO REFERENCIAL (SIRE)

2.4.1 Recursos Humanos

Em 2017, houve um crescimento significativo da Equipe na Seção. Com a chegada de novos

integrantes, a SIRE contou em 2017 com o seguinte quadro de pessoal: 04 Bibliotecários, 01 Técnico

em Tecnologia da Informação e 02 Estagiários.

GRÁFICO 7 – EQUIPE SIRE/SDC

57%

14%

29%

Equipe SIRE/SDC

Bibliotecário Técnico em Tecnologia da Informação Estagiário

70


2.4.2 Aperfeiçoamento de Pessoal

QUADRO 31 - APERFEIÇOAMENTO DE PESSOAL

TIPO DO EVENTO TÍTULO INSTITUIÇÃO PARTICIPANTES

Palestra Repositórios digitais confiáveis CNEN 01

Seminário Repositórios digitais de Acesso Aberto FGV 04

Encontro Encontro Gestores de Repositórios da

Região Sudeste IBICT 01

Conferência Conferencia Luso-Brasileira de Acesso Aberto CONFOA/IBICT 01

2.4.3 Serviços oferecidos

Serviços ao usuário por e-mail

Houve uma redução nos serviços de referência virtual prestados por e-mail pela SIRE, devido

principalmente à inconstância no funcionamento do provedor de e-mails e manutenção no banco de

dados da Universidade, que inabilitou o canal Fale conosco das páginas das bibliotecas da SDC.

QUADRO 32 - SERVIÇOS AO USUÁRIO POR E-MAIL

SERVIÇO 2016 2017 CRESCIMENTO %

E-mails recebidos - canal Fale Conosco 215 123 42,79%

E-mails respondidos - canal Fale Conosco 146 75 48,63 %

E-mails – canal Fale Conosco – Suporte Pergamum 37 15 59,46%

GRÁFICO 8 - SERVIÇOS AO USUÁRIO SIRE – CANAL FALE CONOSCO

-

71


Programa de Acolhimento Estudantil - O PAE 2017 apresentou uma mudança de perfil de suas

atividades, voltado principalmente para o entretenimento. Por esta questão, a SDC/ SIRE sugeriu

às unidades que realizassem visitas guiadas ou outras atividades de boas-vindas aos calouros;

O Programa de Acolhimento aos novos servidores da SDC é uma atividade planejada pela

Superintendência de Documentação, coordenada pela SIRE e apoiada pelo Grupo de Trabalho de

Formação Continuada;

Treinamento de usuários

Repositório Institucional - A Capacitação para uso do Repositório Institucional da UFF é uma

atividade que vem sendo ofertada desde o início do processo de institucionalização do RiUFF, de

forma individualizada ou pequenos grupos, sob demanda das secretarias, coordenações de curso e

bibliotecas. Entretanto, visando um alcance maior com menos esforços, decidiu-se pela mudança no

formato, ofertando treinamento para um número maior de pessoas em datas previamente definidas.

Um desses treinamentos, voltado para os bibliotecários do Sistema foi realizado em parceria com o

Grupo de Trabalho Formação Continuada, em laboratórios da Universidade. O RIUFF atualmente

possui 497 Usuários Cadastrados; 249 Comunidades criadas e 272 Coleções criadas.

TABELA 13 - REPOSITÓRIO INSTITUCIONAL

REPOSITÓRIO INSTITUCIONAL 2016 2017 CRESCIMENTO %

Itens Publicizados 1871 4114 54,52%

Itens Pendentes de validação4 251 316 20,56%

Comunidades/coleção 25 177 7,08%

Itens Excluídos por testes ** 16 -

Itens Excluídos5 ** 68 -

Depuração manual de dados no RiUFF6 ** 6.200 -

Usuários Cadastrados ** 259 -

Comunidades criadas ** 245 -

Coleções criadas ** 245 -

Capacitação sobre o Repositório Institucional da

UFF (depósito) ** 44 -

Capacitação sobre o Repositório Institucional da

UFF (depósito e validação) ** 54 -

** estes indicadores não eram computados em 2016.

Ficha catalográfica ONLINE / FICA-ON

Com o intuito de disponibilizar o serviço para o usuário, e apoiar o fazer dos bibliotecários

em suas unidades, a Seção de Informação Referencial, implantou o Sistema Gerador de Fichas

4 Estes itens podem ser aceitos ou recusados, dependendo da validação dada pela Biblioteca.

5 Itens já publicizados pela Biblioteca da Escola de Engenharia e Instituto da Computação e excluídos pela

gestão do RIUFF. 6 Correção de termos nos itens do repositório

**Dados não fornecidos em 2016.

72


Catalográficas Este programa foi confeccionado a partir de código de programação cedido pelo

Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação da Universidade de São Paulo. Como melhoria, a

SDC/SIRE desenvolveu a geração automática de Cutter; preenchimento automático do nome do

Instituto/Departamento, a partir da seleção do curso já disponível eletronicamente.

É importante ressaltar que, dado o volume de fichas geradas ao fim de cada semestre, optou-se

pelo não armazenamento das informações preenchidas no Banco de dados da Universidade, o que

representaria uma sobrecarga de informações que, posteriormente, seriam inutilizadas.

A implementação deste sistema nas páginas das Bibliotecas da SDC é personalizado e

acontecerá de acordo com o cronograma interno desta Superintendência. A primeira biblioteca do

Sistema a ser contemplada com o FICA-ON, foi a Biblioteca de Rio das Ostras, a partir de 06 de nov.

2017 e o Laboratório de Tecnologia e Gestão de Negócios e Meio Ambiente. Estima-se que até março

de 2018, todas as unidades já estarão com este serviço disponível.

QUADRO 33 - FICHA CATALOGRÁFICA ONLINE

CATEGORIA PÁGINAS

Sistema Gerador de Fichas Catalográficas – FICA-ON 02 (Biblioteca de Rio das Ostras e LATEC)

Outros serviços desenvolvidos pela SIRE

TABELA 14 - OUTROS SERVIÇOS SIRE

SERVIÇO 2016 2017

Informes nas mídias sociais da SDC ** 164

Criação de novos administradores nas páginas das Bibliotecas 87 61

Criação e impressão de certificados ** 44

Criação de novas contas de e-mail webmail NDC 07 06

Desbloqueio de contas de e-mail webmail NDC ** 06

Alteração de senhas de contas de e-mail webmail NDC 25

Exclusão de contas de e-mail webmail NDC 14 09

Aumento de cota de contas de e-mail webmail NDC ** 12

Diminuição de cota de contas de e-mail webmail NDC ** 15

Configuração da assinatura padronizada para o e-mail ** 15

Serviços de disseminação da informação

TABELA 15 - SERVIÇOS DE DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO

TIPO ENDEREÇO ELETRÔNICO ESTATÍSTICADE

ACESSO 2016

ESTATÍSTICA

DE ACESSO

2017

CRESCIMENTO

%

Facebook www.facebook.com/Seção-de-

Informação-Referencial-

Superintendência-de-

Documentação-UFF

22 feeds com 1130

alcances orgânicos 164 feeds

645,45%

Site www.ndc.uff.br 125.452 acessos 310.169 acessos 147,24%

73


Site www.uff.br 15.319 acessos 26.929

75,79%

Site www.bibliotecas.uff.br *** 358.189 ***

QUADRO 34 - STATUS DO PLANO DE TRABALHO DA SIRE DO ANO DE 2017/2018

ATIVIDADE/PROGRAMA OBJETIVO STATUS

Capacitação das Unidades sobre o conceito

de Repositório Institucional e seu

funcionamento

Nivelar o conhecimento dos bibliotecários da

SDC sobre o que seja o RI, seu funcionamento e

suas possibilidades.

Realizado

Capacitação das Unidades para validação dos

TCCs no RI-UFF e submissão das Teses e

Dissertações

Capacitar as demais bibliotecas do Sistema na

validação dos TCCs, e da submissão das teses e

dissertações no RIUFF, tendo em vista a

extinção da BDTD-UFF

Realizado

Bibliotecas.uff Decidir se as páginas das bibliotecas serão ou

não mantidas.

Readequação do layout de acordo com o manual

da SECOM.

Realizado

Bibliotecas.uff/ Mídias Sociais Divulgar amplamente o Guia de boas práticas

para Mídias Sociais, baseado nos manuais da

SECOM e condensado pela SIRE.

Não realizado.

Padronização de materiais Padronizar modelos de certificados,

responsabilidade de expedição, entre outros

Não iniciado

2.5 SEÇÃO DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES (SPDC)

2.5.1 Manutenção e atualização do acervo

Com o objetivo de adquirir livros da bibliografia básica e complementar dos cursos da

Universidade para compor o acervo das Bibliotecas do Sistema SDC, assinalamos os empenhos

relativos às firmas licitantes que tiveram o financeiro liberado em 17 de julho de 2017.

Para a aquisição 2017 foram liberados R$ 399.992,48. Empenhados R$ 300.278,40 para

títulos nacionais e R$ 99.714,08 para títulos estrangeiros (TABELAS 16, 17, 18 e 19).

Foram priorizados os cursos que passariam por avaliação externa do MEC em 2017, como

também os cursos cujas solicitações enviadas em anos anteriores não puderam ser atendidas.

Demandas atendidas: seguem as aquisições de Bibliografia Básica e Bibliografia Complementar,

com a indicação das bibliotecas e cursos contemplados.

*Valor estimado (R$) = sem o desconto de 39,46% para títulos nacionais e 9,02% para títulos estrangeiros.

TABELA 16 - AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA 2017 - TÍTULOS NACIONAIS

CURSOS BIBLIOTECAS Nº DE TÍTULOS

SOLICITADOS

Nº DE

EXEMPLARES

SOLICITADOS

VALOR

ESTIMADO (R$)

Básico de Ciências da Saúde BIB 85 348 100,542,62

Engenharia de Produção

(Petrópolis) BCPE 78 362 36.129,14

74


Matemática (Pádua) BINF 21 66 7.196,27

Ciências Naturais (Pádua) BINF 46 237 17.930,11

Direito (Macaé) BMAC 125 550 67.522,40

Ciências Sociais (Campos) BUCG 21 105 4.352,30

Geografia (Niterói) BIG 26 99 17.582,73

Nutrição (Niterói) BNO 33 166 22.038,00

Biomedicina (Nova Friburgo) BNF 91 477 103.501,16

Odontologia (Nova Friburgo) BNF 4 40 8.630,00

TOTAL 530 2.450 385.424,73

TABELA 17 - AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR 2017- TÍTULOS NACIONAIS


SOLICITADOS

Nº DE

EXEMPLARES

SOLICITADOS

VALOR

ESTIMADO

(R$)



Matemática (Pádua) BINF 20 57 4.473,12

Ciências Naturais (Pádua) BINF 40 137 9.998,00

Direito (Macaé) BMAC 87 174 16.799,80

Ciências Sociais (Campos) BUCG 3 15 694,50


Hotelaria (Niterói) BCG 103 226 17.811,89

Biblioteconomia (Niterói) BCG 13 39 1.863,06

Biomedicina (Nova Friburgo) BNF 21 132 54.780,98

TOTAL 361 1106 131.869,30

TABELA 18 - AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA 2017 - TÍTULOS ESTRANGEIROS


SOLICITADOS

Nº DE

EXEMPLARES

SOLICITADOS

VALOR

ESTIMADO (R$)

Geografia (Niterói) BCG 17 24 7.867,90

Matemática (Aterrado Volta

Redonda) BAVR 16 53 42.165,56



Cinema (Niterói) BCG 4 14 900,07

TOTAL 53 171 85.528,23

75


TABELA 19 - AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR 2017 - TÍTULOS

ESTRANGEIROS


SOLICITADOS

Nº DE

EXEMPLARES

SOLICITADOS

INVESTIMENTO

ESTIMADO (R$)

Produção Cultural (Rio das

Ostras) BRO 16 36 3.740,40

Biblioteca (Niterói) BCV 1 2 2.000,00

Biblioteca (Niterói) BAC 1 1 2.000,00

Biblioteca (Niterói) BMAC 1 1 2.000,00

Biblioteca (Petrópolis) BCPE 1 1 2.000,00

Biblioteca (Pádua) BINF 1 1 2.000,00

Biblioteca (Niterói) BIB 1 1 2.000,00

Matemática (Aterrado Volta

Redonda) BAVR 28 58 27.174,40



Cinema (Niterói) BCG 4 12 1.232,19

Matemática (Pádua) BINF 1 2 859,80

Ciências Naturais (Pádua) BINF 1 6 270,00


TOTAL 69 168 67.165,41

Considerando que muitas solicitações não puderam ser atendidas por ultrapassarem o

financeiro disponibilizado para compra, existe atualmente uma demanda reprimida no valor

estimado de R$ 951.914,47, correspondendo a 1720 Títulos a 5.823 Exemplares, de bibliotecas e

cursos não contemplados com a verba PDI 2017. (TABELAS 20, 21, 22 e 23).

Esta situação é bastante preocupante se levarmos em consideração que a falta de bibliografia

atualizada nas bibliotecas é um fator negativo a ser considerado nas avaliações externas do MEC. A

PROGRAD, parceira institucional que busca apoiar as necessidades de informação das Bibliotecas que

atendem aos cursos de graduação, se disponibilizou em realizar esforços no sentido de captar recursos

para atender esta demanda.

TABELA 20 - DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO 2016-2017) – SOLICITAÇÃO DE

BIBLIOGRAFIA BÁSICA – TÍTULOS NACIONAIS

CURSOS BIBLIOTECAS N

O DE

TÍTULOS

NO

DE

EXEMPLARES

VALOR

ESTIMADO

(R$) *

OBSERVAÇÃO

Fonoaudiologia (Nova

Friburgo) BNF 87 457 39.606,85

Solicitação 2016

Não contemplado

Psicologia (Campos) BUCG 69 345 19.532,15

76


Solicitação 2016

Não contemplado

Física (Pádua) BINF 42 225 13.964,41 Solicitação 2017

Não contemplado

Ensino Mestrado (Pádua) BINF 104 310 14.652,59 Solicitação 2017

Não contemplado

Pedagogia (Pádua) BINF 63 204 8.837,09 Solicitação 2017

Não contemplado

Farmácia (Niterói) BFF 10 39 6.935,00 Solicitação 2017

Não contemplado

Ciência Ambiental (BIG) BIG 63 284 26.749,00 Solicitação 2017

Não contemplado

Enfermagem (Niterói) BENF 10 30 8.586,00 Solicitação 2017

Não contemplado

Enfermagem Mestrado

(Niterói) BENF 73 200 12.390,70

Solicitação 2017

Não contemplado

Administração (Macaé) BMAC 88 337 44.428,00 Solicitação 2017

Não contemplado

Ciências Contábeis

(Macaé) BMAC 111 443 57.824,00

Solicitação 2017

Não contemplado

Medicina Veterinária

(Niterói)

BFV

115

440

130.002,58

Solicitação 2017

Não contemplado

Odontologia Pós-

Graduação (Nova

Friburgo)

BNF 9 11 1.939,63 Solicitação 2017

Não contemplado


Friburgo) BNF 3 7 1.160,00

Solicitação 2017

Não contemplado

Ciências Sociais (Campos) BUCG 30 117 5.304,69 Solicitação 2017

Não contemplado

Medicina (Niterói) BFM 33 145 34.217,60 Solicitação 2017

Não contemplado

TOTAL 910 3.594 426.131,09

* Valor estimado (R$) = sem o desconto de 39,46% para títulos nacionais e 9,02% para títulos estrangeiros.


BIBLIOGRAFIA BÁSICA – TÍTULOS ESTRANGEIROS


O DE

TÍTULOS

NO

DE

EXEMPLARES

VALOR

ESTIMADO

(R$) *

OBSERVAÇÃO

Engenharia do

Petróleo (Niterói) BEE 47 85 29.304,12

Solicitação 2014

Não contemplado

Medicina (Niterói) BFM 29 58 40.000,00

Solicitação 2016

Não contemplado

Química (Niterói) BCV 36 76 32.449,59

Solicitação 2016

Não contemplado

Ciências Biológicas

(Niterói) BCV 10 25 14.923,50

Solicitação 2016

Não contemplado


Não contemplado

Modelagem

computacional em

C&T (Pádua)

BINF 20 22 10.554,54 Solicitação 2017

Não contemplado

77


Ensino Mestrado

(Niterói) BINF 4 12 983,67

Solicitação 2017

Não contemplado

Ciência Ambiental

(Niterói) BIG 8 19 10.285,47

Solicitação 2017

Não contemplado

Geofísica (Niterói) BIG 8 15 3.940,30 Solicitação 2017

Não contemplado

Hotelaria (Niterói) BCG 11 55 6.939,64 Solicitação 2017

Não contemplado


(Niterói) BFV 21 51 26.840,95

Solicitação 2017

Não contemplado


Friburgo) BNF 3 36 35.804,12

Solicitação 2017

Não contemplado

Biomedicina (Nova

Friburgo) BNF 8 39 13.921,35

Solicitação 2017

Não contemplado

Medicina (Niterói) BFM 1 5 3.464,75 Solicitação 2017

Não contemplado

TOTAL 209 510 238.455,60


BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR – TÍTULOS NACIONAIS


O DE

TÍTULOS

NO

DE

EXEMPLARES

VALOR

ESTIMADO

(R$) *

OBSERVAÇÃO

Ciências Econômicas

(Campos) BUCG 117 490 38.864,00

Solicitação 2015

Não contemplado


Não contemplado

Pedagogia(Pádua) BINF 37 79 2.929,54 Solicitação 2017

Não contemplado

Ciência Ambiental

(Niterói) BIG 17 59 4.739,15

Solicitação 2017

Não contemplado

Enfermagem (Niterói) BENF 15 40 9.776,00 Solicitação 2017

Não contemplado

Administração

(Macaé) BMAC 90 180 21.325,38

Solicitação 2017

Não contemplado

Ciências Contábeis

(Macaé) BMAC 96 154 19.961,20

Solicitação 2017

Não contemplado


(Niterói) BFV 97 245 67.264,88

Solicitação 2017

Não contemplado


Friburgo) BNF 17 79 5.439,60

Solicitação 2017

Não contemplado

Odontologia Pós-

Graduação (Nova

Friburgo)

BNF 13 13 3.538,50 Solicitação 2017

Não contemplado

Ciências Sociais

(Campos) BUCG 8 22 2.743,57

Solicitação 2017

Não contemplado

TOTAL 538 1.445 183.060,02

78



BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR – TÍTULOS ESTRANGEIROS


O DE

TÍTULOS

NO

DE

EXEMPLARES

VALOR

ESTIMADO

(R$) *

OBSERVAÇÃO

Engenharia do

Petróleo (Niterói) BEE 44 69 20.359,05

Solicitação 2014

Não contemplado

Pós-Graduação de

Matemática (Niterói) BIME 22 22 5.346,17

Solicitação 2014

Não contemplado

Geofísica (Niterói) BIG 10 16 6.850,00 Solicitação 2015

Não contemplado

Ciências Biológicas

(Niterói) BCV 4 10 4.203,40

Solicitação 2016

Não contemplado

Física (Pádua)

BINF

4

7

2.519,32

Solicitação 2017

Não contemplado

Geofísica (Niterói) BIG 1 1 227,99 Solicitação 2017

Não contemplado

Hotelaria (Niterói) BCG 6 18 3.121,20 Solicitação 2017

Não contemplado


(Niterói) BFV 44 91 56.369,71

Solicitação 2017

Não contemplado



Solicitação 2017

Não contemplado

Biomedicina (Nova


Solicitação 2017

Não contemplado

Ciências Sociais

(Campos) BUCG 2 6 720,00

Solicitação 2017

Não contemplado

TOTAL 163 274 104.267,76

2.5.2 Recebimento de Doações

As doações recebidas são distribuídas para as bibliotecas pela SPDC, obedecendo às

áreas de interesse que compõem os acervos. As bibliotecas são responsáveis pela seleção do

material recebido por meio de doação.

Doações Eduff

A partir de 2017, as doações da Eduff para a SDC seguem um novo modelo de

parceria. A visualização pelas bibliotecas, no site da editora das obras disponíveis, com uma

seleção dos títulos de interesse a serem incorporados ao acervo conduz a um resultado mais

eficaz. A nova sistemática amplia a visibilidade da produção intelectual da Universidade para

toda a comunidade acadêmica através das bibliotecas. Total em 2017: 112 títulos e 482

exemplares.

Doações FAPERJ/UFF

As doações regulares da FAPERJ para com a UFF de livros e periódicos são recebidas

diretamente na sede da Superintendência de Documentação, e distribuídas para as bibliotecas

79


pela SPDC, segundo áreas de interesse do acervo. A seleção do material fica a critério das

bibliotecas do Sistema. Total em 2017: 34 títulos e 154 exemplares.

Doações Diversas

As doações de pessoas jurídicas ou pessoas físicas são recebidas na sede da

Superintendência de Documentação, são encaminhadas pelos Correios ou pela Reitoria. Essas

da mesma forma são redistribuídas às Bibliotecas pela SPDC, segundo áreas de interesse do

acervo, com procedimento da seleção a cargo das Bibliotecas. Destaca-se o recebimento de:

Periódicos: 271 títulos e 688 exemplares;

QUADRO 35 – RECEBIMENTO DE DOAÇÕES

ITEM TÍTULOS EXEMPLARES

PERIÓDICOS 271 688

LIVROS 139 169

TESES E DISSERTAÇÕES 52 52

TOTAL 462 909

2.5.3 As Bibliotecas e as avaliações externas dos Cursos

A SPDC participou ao longo do ano de 2017, de reuniões de trabalho convocadas pela Divisão

de Avaliação da PROGRAD, juntamente com as Coordenações dos Cursos que estivessem em

processo de avaliação, para que se pudesse orientar quanto ao Instrumento de Avaliação do INEP;

Análise dos Relatórios de Avaliações Externas dos Cursos 2017, com dados eferentes a Dimensão 3 :

nos Indicadores do Acervo: Bibliografia Básica, Bibliografia Complementar e Periódicos

Especializados, e sua correspondência com o Instrumento de Avaliação dos Cursos de Graduação,

Presencial e a Distância do INEP, quando da visita às Bibliotecas.

QUADRO 36 - CURSOS DA UFF AVALIADOS EM 2017

CURSO BIBLIOTECA CONCEITO

DIMENSÃO 3

CONCEITO

FINAL

Letras EAD

(Licenciatura)

Niterói

BCG

4.7

Bibliografia Básica: 5.0

Bibliografia Complementar: 4.0

Periódicos Especializados: 5.0

5.0

Matemática

(Bacharelado)

Pádua

BINF

2.8




4.0

Artes

(Bacharelado)

Niterói

BCG

3.5




4.0

80


Matemática

(Bacharelado)

Volta Redonda

BAVR

4.5




5.0

Cinema e Audiovisual

(Licenciatura)

Niterói

BCG

2.4




3.0

Segurança Pública

(Tecnológico)

UAB

BFD

4.0




4.0

Geografia

(Licenciatura)

Angra dos Reis

BIAR

3.1




4.0

Psicologia

(Bacharelado)

Niterói

BCG

4.8




5.0

Geografia

(Licenciatura)

Niterói

BIG

3.6




4.0

Biomedicina

(Bacharelado)

Nova Friburgo

BNF

3.1




4.0

2.5.4 Participação da SPDC em cursos e eventos

“Fórum de Coordenadores de Curso”, promovido pela PROGRAD, em julho 2017. Apresentação

das rotinas e procedimentos relativos à aquisição de básica e bibliografia complementar pela

Superintendência de Documentação, ressaltando as responsabilidades e atribuições das partes

envolvidas;

Apresentação de palestra “Avaliação do MEC nas Bibliotecas da UFF”, no 1. Encontro do

BiblioTec, realizado em 03/08/17, promovido pelo GT Formação Continuada Sistema de

Bibliotecas e Arquivos da UFF;

Ouvinte “I Encontro de Arquivistas da Superintendência de Documentação, realizado no dia

20/10/2017;

Ouvinte “I Encontro de Bibliotecários da Superintendência de Documentação, realizado no dia

24/11/2017.

Participante do Curso SEI USAR (ENAP), no período de 01/08/17 a 21/08/17.

2.5.5 Outras atividades realizadas pela SPDC

Acompanhamento e registro dos atos publicados no Boletim de Serviço da UFF referentes à

Superintendência de Documentação a partir de janeiro de 2017;

81


Tombamento dos atos adquiridos através de compra, verba PDI, com as etiquetas disponibilizadas

pela Divisão de Controle Patrimonial. Total: 4.399 livros;

Membro da Comissão de Seleção de Estágio Interno da UFF no âmbito da Superintendência de

Documentação;

Participação na elaboração, revisão e alteração do Regimento Interno da Superintendência de

Documentação, de acordo com a sua nova estrutura, segundo às orientações “no “Guia para

Elaboração e Alteração de Regimento Interno” da UFF;

Participação na elaboração de norma de serviço que busca a regulamenção da política de controle

patrimonial de acervo bibliográfico das bibliotecas da Universidade;

Recomendações antes da Inserção dos Títulos da Bibliografia Básica e Bibliografia Complementar

no Formulário e-MEC;

Orientação ao Conteúdo Programático das Disciplinas do IdUFF; Preparação para a Comissão do

INEP nas Bibliotecas.

2.6 SEÇÃO DE PROCESSAMENTO TÉCNICO (SPTE)

2.6.1 Contribuições da SPTE à gestão do Pergamum

As atividades realizadas pela equipe da SPTE são executadas através das demandas recebidas

pelas unidades do Sistema. São consideradas nesta seção as atividades de inclusão e acertos de dados

no sistema, tanto no Cadastro de Acervo quanto no Controle de Autoridade – nomes e assuntos no

Vocabulário Controlado.

Devido a licença médica da Coordenadora Sandra Coelho, a chefe da SPTE, Ilva Becker,

passou a substituí-la oficialmente a partir de março de 2017, ficando a chefia da SPTE sob a

responsabilidade da Bibliotecária, Debora do Nascimento. A equipe da SPTE absorveu a demanda do

Suporte Pergamum, o que foi facilitado pelo aumento da equipe em 2017.

2.6.2 Estrutura Física

No meio do ano, o espaço ocupado pela SPTE foi reduzido para a expansão do espaço do

LACORD, de modo a abrigar o novo Centro de Obras Raras e Especiais. Em dezembro, com a

mudança de layout da SIRE , foi possível expandir novamente o espaço da SPTE e reorganizar suas

mesas e ferramentas de trabalho.

82


2.6.3 Recursos Humanos

O ano de 2017 foi atípico no que diz respeito ao quadro de recursos humanos da seção. A

chefe da seção assumiu as funções da Coordenadora de Bibliotecas, que saiu em licença médica para

tratamento de saúde; (1) bibliotecário prorrogou sua licença de doutorado (ainda em andamento); (1)

bibliotecário permaneceu de licença médica, de 2016 até outubro/17; (1) bibliotecária teve seu pedido

de aposentadoria concedido em meados abril. Entretanto, contamos com reforço da equipe, sendo está

contemplada com uma vaga de estágio e a chegada de mais (2) bibliotecárias.

2.6.4 Produção e serviços desenvolvidos pelo SPTE

Conclusão dos Guias Pergamum UFF de Periódico Impresso, periódico on-line e de partitura.

Retomadas as reuniões do GT de Terminologia, com objetivo de discutir e aprimorar o vocabulário

controlado do Sistema de Bibliotecas; Em 2017 foram realizadas 12 reuniões.

Com o aumento da equipe foi possível executar uma pauta do planejamento há muito desejada:

catalogação do acervo que subsidiam o trabalho na SPTE. Foram catalogados um total de 134

títulos e 147 exemplares.

Suporte técnico aos profissionais;

Atendimentos das demandas do SuportePergamum;

Gestão do sistema, listamos abaixo os principais serviços prestados pela Seção para a comunidade

acadêmica;

Coordenação dos Grupos Técnicos de Trabalho (Catalogação e Terminologia)

Treinamento de módulos Pergamum;

Acompanhamento do controle de qualidade da base Pergamum;

Inclusão de autoridades para bibliotecas;

Inclusão de assunto;

Inclusão de editoras;

Inclusão de notação de classificação

Correção de dados

Alimentação de outras tabelas (curso, local de publicação, tabelas base para catalogação quando

necessário);

Inserção de termos do vocabulário controlado, editora, e outros dados controlados para

catalogação;

Orientações para operadores do Pergamum;

Parametrização do Pergamum;

83


Liberação de Permissões;

Suporte às demandas da CBI em relação ao Pergamum;

Manutenção e pagamento do Pergamum;

Suporte às demandas da SIRE que precisam de acompanhamento de questões técnicas ligadas ao

controle de vocabulário, ao Pergamum e algumas disponibilizações de informações aos usuários.

Esclarecimento de dúvidas/orientações de uso;

SuportePergamum – ouvidoria;

Treinamentos: Organização Preparo de conteúdo; definição dos padrões adotados pelo Sistema de

Bibliotecas; reserva de laboratório; contato com STI para manutenção da base de homologação de

modo que fique em funcionamento durante os treinamentos; elaboração, atualização e

disponibilização online de manuais; inscrição; verificação de equipamentos como data show,

computadores etc. no dia do treinamento/curso/evento; recepção dos inscritos; elaboração e envio

de certificados.

Centralização das demandas para exclusão de títulos de periódicos no Catálogo Coletivo Nacional

(CCN) que não constam mais nos acervos das bibliotecas;

Atualização dos dados das bibliotecas de modo que os dados do CCN e do COMUT ficassem

iguais.;

Acompanhamento e auxílio na recuperação de senhas às bibliotecas;

Exclusão de 698 títulos de periódicos no formato exigido pelo IBICT;

Importação dos dados bibliográficos dos e-books da Dotlib e Proquest, para atendimento na

avaliação de cursos do MEC; Solicitação de ajustes ao fornecedor do Pergamum na aplicação

quanto aos fornecedores dos e-books, ajustes no arquivo descritivo para importação;

Trocas de e-mails e reuniões com a equipe da Superintendência de Tecnologia (STI/UFF), com o

objetivo de mapear necessidades, possíveis falhas e testar o comportamento do Pergamum com o

novo Oracle;

Solicitação à APC (fornecedora do Pergamum) que homologasse a versão do Oracle no qual a STI

iria instalar o software;

Realização de alteração das urls de acesso do Pergamum. A alteração das Urls foi solicitada e

executada pela STI, de acordo com trabalho de padronização das urls planejado por eles e

conforme cronograma interno para a qual demos assistência e monitoramento. Realizou-se primeiro

a alteração das urls do ambiente de homologação, situação que durou mais de dois meses e, apesar

das dificuldades, gerou uma documentação adequada para embasar a alteração de urls da base de

produção;

84


Atendimento aos 87 registros sobre dificuldade de acesso às Urls em outras aplicações como versão

mobile e acesso ao “Meu Pergamum”;

Alteração das URLs:

Homologação-Catálogo (alteração em julho/2017)

ANTIGA URL- https://sistemas.uff/br/pergamum_homolog/home_geral/login.jsp

NOVA URL - https://homologacao.sti.uff.br/pergamum/catalogo/

Homologação -Ambiente de trabalho (alteração em julho/2017)

ANTIGA URL- https://sistemas.uff/br/pergamum_homolog/home_geral/login.jsp

NOVA URL https://homologacao.sti.uff.br/pergamum/

Produção-Catálogo (alteração em agosto/2017)

ANTIGA URL- https://sistemas.uff/br/pergamum/biblioteca/index.php

NOVA URL - https://app.uff.br/pergamum/catalogo

Produção-Ambiente de trabalho (alteração em agosto/2017)

ANTIGA URL- https://sistemas.uff/br/pergamumweb/home_geral/login.jsp

NOVA URL - https://app.uff.br/pergamum

Atualização periódica de versão do Pergamum, realizada em 15 de agosto/17;

Realização de 8 reuniões com a equipe da Coordenação de Administração Patrimonial da UFF, que

solicitou informações técnicas e parceria para mudança da forma de controle de itens

bibliográficos, em especial os livros, que compõem o acervo das bibliotecas. Conforme item 8.3.1

da Instrução Normativa da Secretaria de Administração Pública do governo federal: “Poderá

também ser utilizado o Inventário por Amostragens para um acervo de grande porte”. A partir

desse item, o Coordenador em exercício propôs a utilização dos relatórios do Pergamum para

controle dos itens. Em caso de aprovação, pela Superintendente, da minuta proposta– que ainda

está em discussão – haverá abertura de processo para da PROGER a respeito da legalidade jurídica

da proposta.

Liberação de empenho, solicitado à Prograd em 2016, com o valor 28.105,08 2017 NE 800370 para

manutenção de softaware /Treinamento para pagamento dos vídeo-aulas dos módulos do sistema

Pergamum, de modo que os operadores do sistema, especialmente às unidades fora de sede, possam

estar constantemente capacitados e terem suas dúvidas dirimidas com maior agilidade. Foi

necessária a criação de um login de acesso e liberação de permissão para cada operador. A

liberação foi anunciada dia 24 de novembro, em evento de comemoração de aniversário do

Pergamum e informado por e-mail para as chefias no dia 04 de dezembro;

Realização de 8 treinamentos no qual foram capacitados 58 profissionais;

Finalização de 9 manuais de trabalho;

Orientação para padronização das notas e entradas secundárias na ficha catalográfica automática;

https://homologacao.sti.uff.br/pergamum/catalogo/

https://app.uff.br/pergamum/catalogo

https://app.uff.br/pergamum

85


Elaboração de passo a passo para consulta do vocabulário controlado via catálogo online;

Fiscalização de contrato Pergamum;

Fiscalização de contrato de antenas antifurto RFID;

Acompanhamento de manutenção Pergamum;

Acompanhamento de pagamento RFID;

Organização do encontro de bibliotecários;

Elaboração de documento com informações atualizadas da seção para compor o Regimento Interno

da SDC que está sendo reformulado;

Orientações sobre trabalhos específicos a serem realizados com acervos de periódicos, e-books,

obras raras;

A BFP solicitou reunião e orientações para começar a utilizar o empréstimo via Pergamum para as

crianças.

Dentro das responsabilidades da seção, foram executadas correções nas descrições dos campos

das planilhas de autoridades, correções de entradas de autoridade, correções de assuntos do

vocabulário controlado, correção e descrição das áreas do conhecimento (CDD e DORIS), limpeza e

correção completa da tabela de locais de publicação.

Todos os manuais de trabalho denominados “Padrão para inserção de dados bibliográficos no

Sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF” foram atualizados e inseridos no Repositório Institucional

– RIUFF, que concentra e permite melhor busca e recuperação do material de trabalho.

O quadro a seguir apresenta a estatística de trabalho de alteração e inclusão de dados de

autoridade e bibliográfico. O sistema não registra estatística de correção de dados de locais de

publicação, editora e classificação.

QUADRO 37 - AÇÕES DE CAPACITAÇÃO PELA SPTE

AÇÃO DATA EXECUÇÃO

TÉCNICA STATUS TREINADOS

Oficina do Módulo de

Catalogação de Periódicos –

Bibliotecas de Humanas e Sociais

aplicadas

06 de março Thiago Assis Finalizado 11



Bibliotecas de Exatas e

Tecnologia




Bibliotecas de Saúde




turma

25 de abril Thiago Assis Finalizado 6

86



Autoridades do Pergamum-UFF

03 de maio Ilva Becker Finalizado 5



20 de junho Ilva Becker Finalizado 4



22 de junho Ilva Becker Finalizado 3


Catalogação do Pergamum-UFF

18 de agosto Debora do

Nascimento

Finalizado 3

Reunião Técnica de periódicos 11 de julho Debora do

Nascimento

Finalizado 15

Encontro de Bibliotecários e

Aniversário PergamumUFF

24 de novembro SPTE Finalizado 67

TABELA 24 - PRODUÇÃO DA SPTE NO PERGAMUM

BIBLIOGRÁFICO AUTORIDADE EXEMPLARES

Seção de

Processament

o Técnico

No

vo

s

Alt

erad

os

Cam

po

s

Inse

rid

os

Cam

po

s

alte

rad

os

Cam

po

s

excl

uíd

os

No

vo

s

Cam

po

s

alte

rad

os

Cam

po

s

excl

uíd

os

No

vo

s

Alt

erad

os

TOTAL

GERAL 1058 4102 52172 28105 11375 1556 11642 5343 192 134

TABELA 25 - PRODUÇÃO SPTE

DEMANDAS QUANTIDADE

Atendimento Suporte (Permissões/parâmetros) 46

Inclusão de Autoridade 84

Inclusões de assunto 179

Inclusão de Coleção/local de publicação/curso 13

Correções/alterações na base (controle de qualidade) 219

Correção de classificação (CDD e Doris) 1552

Esclarecimento de Dúvidas 62

Inclusão de Editora 458

Inclusão de Área do conhecimento (CDD ou Doris) 141

Transferências de acervo 3

87


GRÁFICO 9 - ATENDIMENTO DAS DEMANDAS POR E-MAIL DA SPTE

QUADRO 38 - PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS/ATIVIDADES ESPECIAIS (SPTE)

TIPO DE ATIVIDADE NO

DE PARTICIPANTES

I FOCO Fórum de Organização do Conhecimento (Unirio) 03.10.2017 2

Workshop de acervos digitais (SDC/UFF) 06.11.2017 3

Cultura de Inovação e serviços diferenciados em unidades de informação

(RedeSirius/UERJ) 28.11.2017 1

2% 3%

7% 0%

8%

56%

2% 0%

17%

5%

0%

Produção SPTE

Atendimento Suporte (Permissões/parâmetros)

Inclusão de Autoridade

Inclusões de assunto

Inclusão de Coleção/local de publicação/curso

88

3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR)

Criada por meio da Portaria GAR nº. 45.248, de 21 de julho de 2011, a Coordenação de

Arquivos é uma unidade da Universidade Federal Fluminense (UFF) subordinada à Superintendência

de Documentação (SDC), órgão responsável pela coordenação técnica e administrativa das bibliotecas

e arquivos da referida instituição.

A unidade é a responsável pelas fases intermediária e permanente da gestão de arquivos da

UFF, sendo a fase corrente de competência da Gerência Plena de Comunicações Administrativas

(GPCA), vinculada à Pró-Reitoria de Administração (PROAD).

Desde quando foi criado em 1985, como Arquivo Geral, a Coordenação de Arquivos tem

envidado esforços para a construção de uma política arquivística e a operacionalização do Sistema de

Arquivos na universidade. Em conjunto dessas duas grandes ferramentas de gestão de arquivos, há a

necessidade urgente do desenvolvimento de um Programa de Gestão de Documentos para a UFF.

Considerando o empenho da Superintendência de Documentação junto à administração central

da universidade, a CAR recebeu quatro (4) arquivistas e um (1) técnico em arquivo aprovados no

concurso público realizado em 2017. Mesmo com um quadro ainda distante do ideal para atender a

toda UFF, o quadro é considerado promissor, dentro das pretensões da CAR em obter uma melhor

qualidade na prestação de seus serviços para a comunidade acadêmica e a sociedade como um todo.

O presente relatório compila as atividades executadas pela Coordenação de Arquivos da

Superintendência de Documentação, suas seções e seus setores, no período compreendido entre

dezembro de 2016 e novembro de 2017.

3.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

A Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação é composta pelas

seguintes unidades:

QUADRO 39 – SIGLAS E DESCRIÇÃO DOS SETORES DA CAR

7 Setor em processo de desativação.

SIGLA DESCRIÇÃO UORG

CAR Coordenação de Arquivos 1564

SAPE Seção de Arquivo Permanente 1565

SAES/SAPE Setor de Arquivo Especial 1566

SCRD/SAPE Setor de Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos 1567

SAIN Seção de Arquivo Intermediário 1568

SAPR/SAIN Setor de Análise e Programação7 1569

89


3.2 RECURSOS HUMANOS

A Coordenação de Arquivos recebeu em outubro de 2017, quatro (4) arquivistas e um (1) técnico em

arquivo aprovados no último concurso público. Duas (2) arquivistas foram lotadas na Seção de

Arquivo Intermediário (SAIN) e as outras duas (2) na Seção de Arquivo Permanente (SAPE). Por sua

vez, o técnico em arquivo foi lotado no Setor de Arquivo Especial (SAES).

Para efeito de comparação, no relatório anterior, no cargo de arquivista tínhamos um efetivo em

exercício de seis (6) profissionais. Com o ingresso de novos arquivistas e técnicos em arquivo, o

número de profissionais na UFF aumentou para vinte e sete (27).

3.3 GRUPOS DE TRABALHO DA CAR

Grupo de trabalho: avaliação de documentos arquivísticos

O Grupo de Trabalho foi instituído pela Determinação de Serviço SDC nº 11, de 16 de agosto

de 2016, com o objetivo de proceder a avaliação de documentos arquivísticos que foram transferidos

para a CAR no biênio 2014-2015, visando a sua correta destinação em consonância com os

dispositivos legais e existentes. O GT encerrou suas atividades por meio da Determinação de Serviço

SDC nº 24, de 30 de agosto de 2017, publicada no Boletim de Serviço nº 163, de 12 de setembro de

2017.

Grupo de Trabalho Sistema de Arquivos da UFF

No período compreendido por este relatório não houve atividades deste grupo de trabalho.

Grupo de Trabalho Website da Coordenação de Arquivos

No período compreendido por este relatório não houve atividades deste grupo de trabalho.

3.4 COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (CPAD)

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFF (CPAD), instituída pela

Portaria nº 54.588, de 10 de setembro de 2015 realizou durante o período compreendido pelo presente

relatório seis (6) reuniões. No gráfico 10, são evidenciados os resultados das reuniões realizadas em

comparação com o exercício anterior:

90


GRÁFICO 10 – COMPARATIVO DOS RESULTADOS DOS TRABALHOS DA CPAD (2016-2017)

Notou-se um aumento na quantidade de listagens de eliminação de documentos aprovadas pela

CPAD de 95% em relação ao mesmo período em 2016. Contudo, apesar de ser um resultado

considerável no que se refere à eliminação de documentos, não representa garantia de espaço nos

depósitos8. Em metros lineares, houve um crescimento de 236%, porcentagem também representada

pelo quantitativo de caixas.

Das 41 listagens aprovadas pela CPAD, somente 10 listagens foram aprovadas pelo Arquivo

Nacional, em virtude de uma série de motivos, desde o tempo de retorno da análise das listagens até

correção de inconsistências. Apesar da CPAD ter uma autonomia no âmbito da Universidade sobre a

eliminação de documentos, é de competência legal e regimental do Arquivo Nacional, a gestão de

documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal. Para melhor compreensão, o gráfico a

seguir mostra por unidade as listagens de eliminação de documentos apresentadas.

8 Ver sobre transferência de documentos na seção do relatório destinada à SAIN.

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2016 2017

21 41

68,17 228,87

487

1634

Listagens aprovadas pela CPAD

Metros lineares

91


GRÁFICO 11 – LISTAGENS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS APROVADAS PELA CPAD

O Gráfico 11 mostra que a produção de listagens de eliminação de documentos em larga

escala se dá no Instituto de Arte e Comunicação Social (IACS), em decorrência de existir um

arquivista lotado nessa unidade e que atua diretamente com a gestão de documentos. Os demais

percentuais se referem à produção de listagens de documentos acumulados na Coordenação de

Arquivos ou oriundos de processamento técnico realizado pela Seção de Arquivo Intermediário da

referida Coordenação, após transferência.

Dentre os documentos analisados e aprovados pela CPAD, as unidades abaixo relacionadas

tiveram as seguintes listagens de eliminação de documentos aprovadas pelo Arquivo Nacional:

a) Coordenação do curso de graduação em Biblioteconomia e Documentação (GGB) nº 01/2017;

b) Departamento de Arte (GAT) nº 01/2017;

c) Departamento de Ciência da Informação (GCI) nº 01/2017;

d) Departamento de Ciência da Informação (GCI) nº 02/2017;

e) Departamento de Comunicação Social (GCO) nº 01/2017;

f) Departamento de Comunicação Social (GCO) nº 02/2017;

g) Departamento de Comunicação Social (GCO) nº 03/2017;

h) Faculdade de Direito (ESD) nº 01/2017.

i) Instituto de Letras (EGL) nº 01/2017;

j) Secretaria Administrativa do Instituto de Arte e Comunicação Social (SA/EGA) nº 01/2017.

Gragoatá

12%

IACS

34%

Valonguinho

7%

Santo Antonio de

Pádua

5%

Reitoria

20%

Volta Redonda

5%

Biomédico

12%

Direito

3%

Nova

Friburgo

2%

Listagens aprovadas pela CPAD por área

92


Com relação aos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos, em 2017, a CPAD

encaminhou para publicação até o fechamento deste relatório, o Edital nº 1, de 23 de janeiro de 2017,

publicado na Seção 3 do Diário Oficial da União nº 30, de 10 de fevereiro de 2017.

Cabe ressaltar que é necessária uma rubrica orçamentária específica para que a CPAD possa

enviar seus editais de ciência de eliminação ao longo do ano. A publicação atende às Resoluções do

Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) nº 5, de 30 de setembro de 19969 e a de nº 40, de 9 de

dezembro de 201410

.

No que se refere à eliminação física de documentos, a Coordenação de Arquivos da

Superintendência de Documentação possui uma parceria com o Programa de Ações Sustentáveis na

UFF. Em 19 de maio de 2017 foi realizada a fragmentação de 1.530 kg de papéis entre documentos

avulsos e processos produzidos pela UFF e que já tiveram seus prazos prescricionais expirados. O

gráfico abaixo mostra uma série histórica do quantitativo de documentos eliminados fisicamente desde

o estabelecimento da parceria entre a CAR/SDC e a PROEX.

GRÁFICO 12 - SÉRIE HISTÓRICA DE DOCUMENTOS ELIMINADOS POR FRAGMENTAÇÃO

MANUAL E/OU MECÂNICA

9 Dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito

Federal, Estados e Municípios. 10

Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes

do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

Em kg

4000

2000

1530

Documentos eliminados por fragmentação manual e/ou mecânica

2015

2016

2017

93


A CPAD/UFF cumpre a determinação do art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002,

onde é estabelecido que cada órgão e entidade da Administração Pública Federal deve constituir uma

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A CPAD possui como atribuições a de orientar e

realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu

âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos de guarda permanente e/ou a

eliminação dos destituídos de valor.

3.5 PARCERIAS

A CAR deu continuidade às seguintes parcerias internas durante o ano de 2017:

Pró-Reitoria de Extensão (PROEX)

O Projeto Gestão de Resíduos, no âmbito do Programa de Ações Sustentáveis na UFF tem por

objetivo atender aos requisitos técnicos e legais de processamento dos documentos destituídos de valor

após a aprovação das listagens de eliminação de documentos pela CPAD e pelo Arquivo Nacional e

posterior publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da União

(DOU). O referido programa é uma parceria com o Projeto ECO-Enel, na qual a unidade que destina

seus documentos para os centros de reciclagem conveniados, possui um desconto na conta de energia

elétrica. Além disso, a parceria cumpre a determinação do Decreto nº 5.940, de 25 de outubro de 2006,

que institui a separação dos resíduos recicláveis descartados pelos órgãos e entidades da administração

pública federal direta e indireta.

Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD)

Projeto PDI – Digitalização. Parceria entre a CAR e o LARE com o objetivo de organizar e

facilitar o acesso aos documentos produzidos e recebidos pela PROGRAD mediante o processo de

digitalização.

Programa de Estágio Interno da PROGRAD

Supervisão de estagiários do curso de Arquivologia que realizam estágios em diversas

unidades da UFF. Desde 2016, a iniciativa tem por objetivo dar celeridade ao processo de organização

de documentos nas unidades mediante a contratação de um estagiário do curso de Arquivologia.

Ressalta que a supervisão das atividades e o estabelecimento de planos de trabalho foi realizado por

arquivistas da Coordenação de Arquivos. As unidades contempladas no Edital do Programa de Estágio

Interno da PROGRAD foram:

QUADRO 40 - UNIDADES QUE POSSUEM ESTAGIÁRIOS SUPERVISIONADOS PELA CAR

UNIDADE SIGLA

Departamento de Geologia e Geofísica GGO

Coordenação do curso de graduação em Ciência Ambiental GCB

94


Coordenação do curso de graduação em Engenharia Civil TGC

Pró-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação PROPPI

Coordenação do curso de graduação em Medicina Veterinária MGV

Coordenação do curso de graduação em Farmácia MGF

Direção da Faculdade de Farmácia CMF

Departamento de Farmácia e Administração Farmacêutica MAF

Departamento de Bromatologia MBO

Faculdade de Turismo e Hotelaria GTH

Cabe enfatizar que com a atuação dos estagiários nas unidades, tem-se como principal meta,

cumprir as determinações das Portarias MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que institui

normas sobre a manutenção e guarda do acervo acadêmico das IFES pertencentes ao sistema federal

de ensino e a de nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013, que torna obrigatória a utilização do Código de

Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às

atividades-fim das IFES.

3.6 ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Foram realizados 4 (quatro) eventros pela Coordenação de Arquivos em conjunto com a

Superintendência de Documentação e que estão descritos a seguir:

a) VII Encontro do Departamento de Ciência da Informação da UFF: participação na

organização de visita técnica, oferecida aos alunos dos cursos de Arquivologia e de

Biblioteconomia e Documentação, realizada em 21 de março de 2017, na Coordenação de

Arquivos, com o objetivo de recepcionar os calouros do 1º semestre de 2017. Total de

participantes: 32

b) Seminário “Desafios, responsabilidades e perspectivas da prática da avaliação arquivística”:

como parte da Semana Nacional de Arquivos, ocorreu nos dias 6 e 7 de junho de 2017, no auditório

do Instituto de Matemática (Bloco G – Campus do Gragoatá) e teve como objetivo demonstrar a

importância da aproximação entre a teoria e as práticas dos Arquivos no que tange aos

procedimentos de avaliação de documentos arquivísticos. Total de participantes: 100

c) VIII Encontro do Departamento de Ciência da Informação da UFF: participação na

organização de visita técnica oferecida aos alunos dos cursos de Arquivologia e de

95


Biblioteconomia e Documentação, realizada em 22 de agosto de 2017, na Coordenação de

Arquivos, com o objetivo de recepcionar os calouros do 2º semestre de 2017. Total de

participantes: 45

d) I Encontro de Arquivistas da Superintendência de Documentação da UFF: organização do

evento em comemoração do dia do arquivista no Brasil. Com o tema “Reflexão teórica sobre os

novos fazeres dos arquivistas e suas contribuições para a sociedade do conhecimento”, ocorreu em

20 de outubro de 2017, no auditório no NAB (Campus da Praia Vermelha). Total de participantes:

51

3.7 ATENDIMENTO DE DEMANDAS DA LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO

O atendimento das demandas emanadas pelo Serviço de Informação ao Cidadão da UFF

(SIC/UFF) se restringem unicamente a questões relativas à área de Arquivologia. O SIC/UFF é

gerenciado pela Ouvidoria-Geral da universidade. O gráfico abaixo mostra o quantitativo de

atendimento das demandas no período.

GRÁFICO 13 - ATENDIMENTO DAS DEMANDAS DA LAI SOLICITADAS VIA SIC/UFF

Todas as respostas das solicitações versavam sobre o objeto de atuação desta unidade:

Pesquisa sobre atuação das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos nos órgãos

da administração pública federal (1);

Solicitação da política arquivística da UFF (1);

Manifestação quanto às exigências relacionadas a guarda e manutenção de acervo acadêmico

(1);

Solicitação de documentos da Escola de Serviço Social (1);

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

5

2017

5 5 Solicitadas

Atendidas

96


Questionamentos sobre produção e preservação de documentos digitais (1).

Considera-se, assim, que 100% das demandas solicitadas foram atendidas no prazo

estabelecido pelo SIC/UFF em consonância com os órgãos de controle. Em comparação com o

período anterior, houve um decréscimo de 17% no número de solicitações encaminhadas para esta

Coordenação. Todavia, algumas respostas exigem estudo e um período de preparação para elaboração

dos documentos a fim de atender tais solicitações.

3.8 ACERVO DE INSTITUIÇÕES PRIVADAS DESCREDENCIADAS PELO MINISTÉRIO

DA EDUCAÇÃO (MEC)

A Universidade Federal Fluminense, por meio da Coordenação de Arquivos da

Superintendência de Documentação recebeu em 24 de março de 2017, o acervo acadêmico das

Faculdades de Ciência da Computação e Informática Silva Serpa e de Educação Silva Serpa que

funcionavam no município de São Pedro da Aldeia, RJ. Desta forma, as determinações prescritas nos

Pareceres nº 97 e 100/2010, do Conselho Nacional de Educação (CNE) foram cumpridos.

Os acervos de instituições de ensino superior (IES) descredenciadas pelo Ministério da

Educação (MEC) geralmente são encaminhados para as Instituições Federais de Ensino Superior mais

próximas daquelas a serem descredenciadas. Contudo, pelos pareceres emitidos pelo Conselho

Nacional de Educação (CNE), cabe a Secretaria de Educação Superior do Ministério da Educação

providências quanto ao recolhimento do acervo acadêmico de uma IES que foi descredenciada.

Quanto à entrada de acervos acadêmicos dessa natureza, conforme o parágrafo único do art.

5º, da Portaria nº 1.224/2013, do MEC “o Termo de Aceite de guarda de acervo acadêmico deverá ser

protocolado junto à SERES/MEC, estando devidamente firmado pelo representante legal da

instituição sucessora que será encarregada da guarda do acervo acadêmico de instituição em

processo de encerramento de suas atividades.”

Cabe informar que a CAR apenas recebe os acervos a fim de cumprir as determinações dos

pareceres do CNE. Não é de responsabilidade desta unidade expedir documentos comprobatórios de

ex-alunos dessas IES, ficando sob nossa gerência apenas a documentação a ser organizada e

preservada a fim de possíveis consultas pela Pró-Reitoria de Graduação da UFF, a partir da entrada de

documentos nesta instituição.

3.9 CAPACITAÇÃO E QUALIFICAÇÃO DE SERVIDORES DA CAR

Durante o ano, houve a participação de membros da equipe da Coordenação de Arquivos em

cursos, treinamentos, eventos científicos e demais atividades relacionadas com a capacitação de

servidores. Cabe pontuar que os cursos de capacitação que necessitaram de apoio financeiro foram

97


custeados pelos próprios servidores, uma vez que no período que este relatório abrange, não contamos

com recursos destinados às diárias, passagens e/ou pagamentos de inscrições.

QUADRO 41 – PALESTRAS E CURSOS PROFERIDOS PELOS SERVIDORES DA CAR

TÍTULO EVENTO AUTOR(ES) “Os privilégios e entraves no tratamento arquivístico do acervo

fotográfico no SAES”

I Semana Nacional

de Arquivos Daiana Ribeiro

“Proposta para a política e o sistema de arquivos da Universidade

Federal Fluminense”

I Encontro de

Arquivistas da SDC Igor Garcez

“Identificação de tipologia documental e avaliação de dossiês de

alunos da UFF: a experiência da Seção de Arquivo Intermediário

da CAR/SDC”

I Semana Nacional

de Arquivos Kíssila Rangel

“A perspectiva arquivística do governo aberto: um estudo

comparativo da participação do Brasil, Estados Unidos, México e

Reino Unido na Open Government Partnership”

I Encontro de

Arquivistas da SDC Nelson Neto

“Proposta para a política e o sistema de arquivos da Universidade

Federal Fluminense”

V Reunião de Ensino

e Pesquisa em

Arquivologia

Igor Garcez

“O lugar do Arquivo na Universidade: a Coordenação de Arquivos

da Universidade Federal Fluminense e a Gestão de Documentos

oriundos das atividades de ensino, pesquisa e extensão”

VIII Encontro de

Arquivos Científicos

Igor Garcez

Kíssila Rangel

“A malha arquivística da administração pública federal: atores e

processos”

Disciplina Gestão de

Instituições e

Serviços

Arquivísticos

(Arquivologia UFF)

Igor Garcez

“Produção de sentido nos documentos de arquivos sigilosos:

Sistema de Informação e Contra-Informação sob o olhar da

ASI/UFF (1971-1978)”

I Encontro de

Arquivistas da SDC Rosale Souza

Módulo de gestão de documentos no curso de gestão pública Escola de

Engenharia Kíssila Rangel

98


QUADRO 42 – CAPACITAÇÃO DOS SERVIDORES DA CAR

TÍTULO INSTITUIÇÃO PARTICIPANTES

Curso de Elaboração de Plano de Dados Abertos ENAP 1

Curso SEI Administrar ENAP 1

Curso SEI Usar ENAP 3

VI CINforme – Auditoria e Certificação de repositórios digitais CNEN 1

VII Semana do Departamento de Ciência da Informação da UFF GCI/UFF 4

VIII Semana do Departamento de Ciência da Informação da UFF GCI/UFF 4

Curso de Elaboração de Resumos FCRB 1

Seminário “Arranjo e Descrição em Arquivos Pessoais” FCRB 1

I Semana Nacional de Arquivos – Seminário “Desafios,

responsabilidades e perspectivas da prática da avaliação

arquivística”

CAR/SDC/UFF 5

Seminário “Propriedade Intelectual – o desafio da Gestão de

Direitos na era digital” FIRJAN 1

Debate público sobre o Projeto de Lei 7920/2017 CONARQ/AN 1

Curso Conservação e Preservação de Documentos CONARQ/AN 1

Curso Organização de Arquivos de Engenharia e Arquitetura CONARQ/AN 1

Curso Gestão de Documentos com ênfase na avaliação e

destinação de documentos de arquivo CONARQ/AN 1

I Encontro de Arquivistas da Superintendência de Documentação

da UFF CAR/SDC/UFF 6

Palestra “Descubra, lembre e partilhe: os arquivos na era digital” Arquivo Nacional 2

V Reunião de Ensino e Pesquisa em Arquivologia UFMG 2

XII Congresso de Arquivologia do Mercosul

Universidad

Nacional de

Córdoba

1

VIII Encontro de Arquivos Científicos FCRB 2

VIII Conferência Luso-Brasileira de Acesso Aberto FIOCRUZ 1

Curso “Gêneros Textuais: trabalho com arquivos literários” FCRB 1

Seminário “Os Documentos em seu contexto funcional: da análise

diplomática à tipológica” ARQ-SP 2

QUADRO 43 – CURSOS DE QUALIFICAÇÃO DOS SERVIDORES DA CAR

TÍTULO INSTITUIÇÃO PARTICIPANTES Doutorado em Ciência da Informação UFRJ/IBICT 1

Mestrado em Gestão de Documentos e Arquivos UNIRIO 3

Mestrado em Ciência das Religiões Faculdade Unida 1

3.10 SEÇÃO DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO (SAIN)

O presente Relatório Anual tem como objetivo apresentar as atividades desenvolvidas pela

Seção de Arquivo Intermediário em 2016, no interstício de dezembro de 2016 a novembro de 2017.

O efetivo da Seção de Arquivo Intermediário sofreu um aumento considerável a partir do

segundo semestre de 2017. Inicialmente, estavam em exercício na seção apenas quatro servidores, uma

de nível superior (arquivista) e outros três de nível técnico (2 técnicos em arquivo e 1 técnico em

99


microfilmagem). Além disso, a SAIN conta com duas colaboradoras, contratadas por intermédio da

empresa Liderança e dois bolsistas, sendo uma bolsista de extensão e outro de estágio interno.

Com a realização do certame para preenchimento de vagas houve a lotação de duas arquivistas

na Seção no início do mês de outubro. Dessa forma, o efetivo da Seção atualmente é de 4 arquivistas,

3 técnicos em arquivo, 1 técnico em microfilmagem, 2 prestadoras de serviço e 2 estagiários.

A seguir, são apresentadas as ações que puderam ser desenvolvidas em 2017, onde grande

parte das ações foram realizadas com base no nosso planejamento estratégico (nível operacional), que

será apresentado a seguir juntamente com seus resultados.

3.10.1 Ações desenvolvidas pela SAIN

Com base no nosso planejamento estratégico, para o ano de 2017 foram definidos objetivos que

se dividiram em metas e se subdividiram em uma série de atividades, conforme abaixo.

3.10.1.1 Tratamento arquivístico dos documentos custodiados pela SAIN

Diagnóstico de Depósito:

Determinação do espaço do depósito; Identificação dos grupos de documentos (produtor);

Identificação dos assuntos tratados em cada grupo; Reunião do grupo da Escola de Serviço Social.

Tratamento dos grupos de documentos localizados:

a) Coordenação do curso de graduação em matemática – Pádua (GMI): 20 caixas (finalizado);

b) Departamento de Documentação11

(GDO): 23 caixas (em andamento);

c) Departamento de Comunicação Social (GCO): 10 caixas (em andamento);

d) Departamento de Fisiologia e Farmacologia (MFL): 56 caixas (finalizado);

e) Gabinete da Vice-Reitoria (GABVR): 8 caixas (finalizado).

Total de caixas para tratamento: 117 caixas

Total de caixas tratadas: 84 caixas

Classificar e avaliar documentos oriundos das transferências realizadas no período de

2014-2016:

a) Hospital Universitário Antonio Pedro (HUAP): 42 caixas (finalizado);

b) Pró-Reitoria do Planejamento (PROPLAN): 27 caixas (finalizado);

c) Departamento de Microbiologia e Parasitologia (MIP): 17 caixas (finalizado);

11

Atualmente Departamento de Ciência da Informação (GCI).

100


d) Escola de Engenharia Industrial e Metalúrgica – Volta Redonda (EEIMVR): 197 caixas

(finalizado);

e) Biblioteca da Faculdade de Veterinária (BFV): 2 caixas (finalizado)


Total de caixas tratadas: 251 caixas (100% da meta)

3.10.1.2 Coordenação dos bolsistas da Pró-Reitoria de Extensão (PROEX)

Coordenar a execução das atividades dos bolsistas PROEX:

Identificar, classificar e avaliar os documentos da Unidade Avançada José Veríssimo (UAJV);

Organizar os documentos da UAJV


Total de caixas tratadas: 29 caixas (90% da meta)

Participação na Semana de Extensão da UFF:

Trabalho intitulado “A organização do acervo da Unidade Avançada José Veríssimo como subsídio

para a construção da memória da extensão universitária da UFF” apresentado na Semana de Extensão

ficou em terceiro lugar na categoria PROEX.

3.10.1.3 Assessoria Técnica

Atender as solicitações de Visita de Assessoria Técnica, com nove estagiários orientados

diretamente pela Seção de Arquivo Intermediário, 8 realizaram transferência de documentação à

SAIN. No ano de 2017, entre os meses de janeiro e novembro, foram solicitadas 14 (quatorze)

Assessorias Técnicas pelas seguintes unidades: Departamento de Neurobiologia (GNE), Divisão de

Programas Sociais (DPS/PROAES), Pós-Graduação Lato Sensu em Ensino de Ciências, Instituto de

Letras (EGL), Departamento de Geoquímica (GEO), Divisão de Desenvolvimento do Mercado

(DM/EDUFF), Coordenação do curso de graduação em Engenharia Agrícola (TGR), Laboratório de

História Oral e Imagem (LABHOI), Secretaria Administrativa do Departamento de Educação – Angra

dos Reis, Instituto de Ciências da Sociedade – Macaé (ICM), Superintendência de Documentação

(SDC), Escola de Arquitetura e Urbanismo (TCA), Gerência Plena Financeira da PROPPi (GPF/PPI),

Faculdade de Turismo e Hotelaria (FTH).

Outras Assessorias, iniciadas em 2016, foram continuadas e encerradas em 2017. São elas:

Biblioteca da Faculdade de Medicina (BFM/SDC), Biblioteca Flor de Papel (BFP/SDC), Coordenação

de Apoio Acadêmico (CAA/PROAES), Coordenação de Pessoal Técnico Administrativo

101


(CPTA/PROGEPE), Coordenação do curso de Ciências Naturais - Santo Antônio de Pádua (GCN),

Departamento de Química Analítica (GQA), Divisão de Capacitação e Qualificação Docente (DCQD),

Coordenação do curso de Pós-graduação em Engenharia Mecânica - Niterói (TPN), Coordenação do

curso de História (GHT), Divisão de Gestão de Desempenho (DGD/CPTA), Coordenação do curso de

Pós-Graduação em Educação (SPU), Departamento de Contabilidade (STC), Departamento de Direito

Público (SDB), Departamento de Engenharia de Produção – Niterói (TEP), Divisão de Capacitação e

Qualificação (DCQ), Departamento de Matemática Aplicada (GMA), Departamento de Microbiologia

e Parasitologia (MIP), Programa de Pós-Graduação em Educação (PPGE), Coordenação do curso de

graduação em Física (GGF), Centro de Artes da UFF (CEART), Divisão de Gestão de

Relacionamentos (DGR/SCS), Coordenação do Curso Superior de Tecnologia em Sistemas de

Computação (TIC), Escola de Engenharia Industrial e Metalúrgica de Volta Redonda (EEIMVR),

Faculdade de Nutrição (CMN), Pós-Graduação em Administração - Volta Redonda (PPGA),

Secretaria Administrativa do Instituto de Ciências Exatas - Volta Redonda (SA/VCX), Secretaria

Administrativa dos Cursos de Pós-graduação do Instituto de Ciências Exatas - Volta Redonda (SPG),

Secretaria Administrativa dos Departamentos de Ensino do Instituto de Ciências Exatas - Volta

Redonda (SAD), Secretaria do Programa de Pós-Graduação em Odontologia (SPO).

A assessoria técnica aos arquivos é realizada mediante uma consecução de etapas que vão

desde o contato preliminar do solicitante, via formulário no site, até a transferência da documentação

para os depósitos da Seção de Arquivo Intermediário. Por isso, não é raro que as assessorias levem

cerca de dois anos para serem completamente finalizadas. A seguir, são demonstrados alguns dados

em forma de gráfico para facilitar a compreensão a respeito das assessorias que foram solicitadas e

iniciadas em 2016 e que seguiram atendimento em 2017.

GRÁFICO 14 – ASSESSORIAS TÉCNICAS EM ARQUIVOS (2016-2017)

Do total de 28 solicitações:

a) 16 foram encerradas em razão do solicitante não ter dado continuidade as etapas previstas ao

Em conferência

22%

Em andamento

14%

Encerrada 57%

Finalidada 7%

Assessorias Técnicas (2016-2017)

102


andamento do trabalho;

b) 2 foram finalizadas por se tratarem de orientação para organização de arquivo sem a finalidade

de transferência;

c) 6 das unidades realizaram transferência de documentos para a Seção de Arquivo

Intermediário; e

d) 4 das assessorias ainda estão em andamento (solicitadas no 2º semestre de 2016).

Além das Assessorias referidas acima, existem as Assessorias que são realizadas por

intermédio do treinamento e acompanhamento de estagiários, discentes do curso de Arquivologia. No

ano de 2017, foram treinados o total de 14 estagiários, para atuarem nas seguintes unidades:

Coordenação do curso de Ciência Ambiental, Coordenação do Curso de Engenharia Civil,

Coordenação do curso de Farmácia, Coordenação do curso de Medicina Veterinária, Departamento de

Geofísica, Departamento de Administração Farmacêutica, Departamento de Bromatologia e

Departamento de Geoquímica.

De 9 estagiários treinados, 7 realizaram transferência de documentação classificada à SAIN.

Alguns dos estagiários realizaram transferências por mais de uma vez. Na subseção “Crescimento do

Acervo” serão explicitados os números relativos a tais transferências.

3.10.1.4 Atividades técnicas no acervo do Departamento de Administração de Pessoal (DAP)

QUADRO 44 – ATIVIDADES NO ACERVO DO DAP

ATIVIDADES QUANTITATIVO

Arquivamento

189 pastas funcionais

28 expedientes

1.820 documentos

Realização de Pesquisas

217 pastas funcionais

64 expedientes

5 livros de frequência

Envio de documentos 81 malotes

Cabe informar que não temos todos os expedientes indexados em planilha. De um total de

cerca de 56.000 pastas, temos indexadas somente 24.909. Além disso, o mobiliário utilizado para

acondicionamento do acervo não se encontra em condições adequadas de uso, conforme imagens

apresentadas no Relatório de 2016. Acrescenta-se ainda que o concurso realizado que deu origem,

ainda em papel, a centenas de pastas funcionais que não podem ser transferidas à Seção por não existir

mais espaço disponível.

103


3.10.1.5 Participação em projetos e comissões

Abaixo são pontuadas a participação em Projetos, Comissões e Grupos de Trabalho:

Participação compulsória na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Universidade

Federal Fluminense; Encerramento do Grupo de Trabalho de Avaliação de Documentos (DTS/SDC nº

11, de 16 de agosto de 2016); Participação da Comissão de Implantação do Sistema Eletrônico de

Informações na UFF; e Subcomissão de Documentação para implantação do Sistema Eletrônico de

Informações na UFF.

3.10.2 Crescimento anual do acervo da SAIN

A partir da Norma de Serviço nº 654, de 06 de dezembro de 2016, pôde-se determinar que a

entrada de documentos na Seção de Arquivo Intermediário ocorreria somente por meio de

transferências orientadas em Assessorias Técnicas. Dessa forma, em 2017, somente foram realizadas

duas transferências fora desse escopo, uma foi devolvida e a outra está aguardando tratamento, pois

não foi sofreu a devolução prevista a pedido da Superintendente de Documentação. No ano de 2017,

foram recebidas 160 caixas oriundas de transferências realizadas por estagiários, conforme gráfico

abaixo:

GRÁFICO 15 – TRANSFERÊNCIAS RESULTANTES DE ORIENTAÇÃO AOS ESTAGIÁRIOS

Ainda no período abrangido por este relatório (dezembro 2016 - novembro 2017) foram

recebidas 897 caixas na Seção de Arquivo Intermediário, por intermédio das Assessorias Técnicas

realizadas pelos arquivistas da Coordenação de Arquivos. A seguir as unidades que transferiram

documentos são nominadas e o quantitativo enviado encontra-se entre parênteses: Biblioteca da

Coord. Ciência …

Coord. de Eng. Civil

Cood. do Curso de …

Coord. do Curso de …

Depto de Geociências

Depto Adm …

Depto de …

Depto de Geoquímica

0 10 20 30 40 50 60

20

7

34

19

0

56

24

0

Transferências - Orientação aos estagiários

104


Faculdade de Veterinária (2); Coordenação do Curso Superior de Tecnologia em Sistemas de

Computação – TIC (154); Departamento de Química Analítica – GQA (5); Departamento de

Engenharia de Produção – Niterói (38); Departamento de Microbiologia e Parasitologia – MIP (8);

Divisão de Controle de Certificados e Diplomas - DCCD/DAE/PROGRAD (11); Escola de

Engenharia Industrial e Metalúrgica de Volta Redonda (368); ); Pró-Reitoria de Pesquisa, Pós-

Graduação e Inovação – PROPPI (44); Secretaria Administrativa do Instituto de Ciências Exatas

(Volta Redonda) - SA/VCX (63); Secretaria Administrativa do Departamento de Educação - Angra

dos Reis (36); e Serviço de Pessoal do HUAP - SP/HU (168).

GRÁFICO 16 – TRANSFERÊNCIAS RESULTANTES DE ORIENTAÇÃO DOS ARQUIVISTAS NAS

UNIDADES

Logo, o crescimento anual do acervo da SAIN em 2017 foi de 1.057 caixas. Em comparação ao ano

anterior (2016), cujo crescimento foi de 238 caixas, conclui-se que o ocorreu uma expansão de 445%.

3.11 SEÇÃO DE ARQUIVO PERMANENTE (SAPE)

A Seção de Arquivo Permanente (SAPE) possui como Setores o de Arquivo Especial (SAES) e

o de Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos (SCRD).

Possui como uma de suas competências organizar, conservar e preservar documentos

provenientes das faculdades isoladas, da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UFERJ) e

os documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos da UFF, que possuam valor

permanente. Compete ainda à SAPE, receber documentos oriundos da Seção de Arquivo Intermediário

(SAIN), cuja avaliação e seleção já tenham sido realizadas, além de elaborar quadros de arranjo e

instrumentos de pesquisa, facilitando o acesso às informações sob sua custódia.

0 100 200 300 400

GQA

TCE

MIP

TIC

EEIM-VR

AS/VCX

BFV

DCCD/DAE

PROPPRI

SP/HU

AS/IEAR

5

38

8

154

368

63

2

11

44

168

36

Transferências - Arquivistas

105


O presente relatório tem como principal objetivo expor as atividades desenvolvidas pela SAPE

no decorrer de 2017 e que foram explicitadas no planejamento estratégico. Além de especificar o

trabalho efetuado, pretendemos assinalar o cenário da SAPE em relação às condições de material

permanente e de recursos humanos disponibilizados.

Ao longo deste ano, as atividades realizadas na Seção foram extremamente prejudicadas em

decorrência da falta de internet nos primeiros meses, conforme já mencionado. Mesmo com a

normalização da rede, a Seção só contava com um computador com acesso à internet, problema

ocasionado pela falta de cabeamento. Este fator dificultava o desenvolvimento das ações efetuadas à

Seção. Além da carência de recursos tecnológicos, havia a escassez de pessoal especializado para atuar

na SAPE.

Em outubro de 2017, o cabeamento foi concluído e dois (2) computadores foram

disponibilizados para a Seção. No mesmo mês, a SAPE recebeu duas (2) arquivistas aprovadas no

último concurso público, o que representa uma possível melhoria nos serviços prestados, bem como

nas atividades executadas. Contudo, nos números mostrados a seguir, ainda não é possível visualizar

resultados contundentes acerca desse acréscimo de força de trabalho, uma vez que a Seção contava

apenas com duas (2) arquivistas antes da nomeação de novos servidores. Ressaltamos que apenas uma

servidora está efetivamente na Seção, pois a outra está atuando temporariamente, uma vez que após a

reestruturação administrativa prevista exercerá suas atividades em outro setor da CAR.

3.11.1 Atividades desenvolvidas pela SAPE

As listagens de eliminação apresentadas no quadro abaixo são resultado de um trabalho de

reorganização do acervo encontrado nos depósitos da SAPE. Atualmente, tem sido realizada a

avaliação e a destinação correta desses documentos, aplicando os códigos de classificação e as tabelas

de temporalidade e destinação de documentos (atividades meio e fim).

QUADRO 45 – LISTAGENS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (APÓS AVALIAÇÃO DA MASSA

DOCUMENTAL ACUMULADA NA SAPE)

UNIDADE SITUAÇÃO

Coordenação do curso de graduação em Matemática Aprovada pela CPAD

Escola de Serviço Social Aprovada pela CPAD

Gabinete do Reitor Aprovada pela CPAD

Instituto Biomédico Aprovada pela CPAD

Departamento de Ciência da Informação Edital de ciência de eliminação

Departamento de Comunicação Social Edital de ciência de eliminação

106


Faculdade de Direito Edital de ciência de eliminação

Instituto de Letras Edital de ciência de eliminação

As listagens de eliminação de documentos que se encontram em andamento são:

Faculdade de Medicina (CMM) – 2 listagens;

Faculdade de Odontologia (CMO);

Coordenação de Seleção Acadêmica (COSEAC).

Houve também, a classificação e seleção de documentos dos seguintes fundos: Escola de Serviço

Social, Faculdade de Farmácia e Odontologia do Estado do Rio de Janeiro, Faculdade Fluminense de

Medicina e Faculdade de Letras.

A seguir, estão listadas as atividades específicas da Seção de Arquivo Permanente:

a) Identificação e organização de dossiês e históricos escolares de alunos da Escola de Serviço

Social (ESS) e do Instituto de Letras (EGL)

O trabalho foi realizado pela estagiária da Seção sob supervisão de arquivista, que atuou

auxiliando o atendimento às pesquisas e as demais atividades abaixo relacionadas:

Identificação, classificação, organização física e rotulagem de dossiês e históricos escolares da

Escola de Serviço Social e do Instituto de Letras.

QUADRO 46 – IDENTIFICAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE DOSSIÊS E HISTÓRICOS ESCOLARES

DE ALUNOS

FUNDO DATA QUANTITATIVO IDENTIFICAÇÃO

ESS 1945-1965 12 caixas Históricos Escolares – 8%

Dossiês de alunos – 92%

ESS 1966-1990 19 caixas Históricos Escolares – 5%


ESS 1991-1994 4 caixas Fichas de alunos – 100%

EGL 194[?] – 197[?] 6 caixas Históricos Escolares – 50%


TOTAL 41 caixas

Históricos escolares – 78%


Fichas de alunos – 12%

b) Organização dos livros de registro de diplomas

O trabalho foi realizado pela estagiária cedida temporariamente pela Divisão de Controle de

Certificados e Diplomas (DCCD/DAE) sob supervisão de arquivista, que atuou na organização de 203

caixas dos livros de registro de diplomas custodiados pela SAPE.

c) Atendimento à pesquisa

107


O atendimento ao pesquisador é uma das atividades precípuas da SAPE. O gráfico abaixo

mostra o percentual de atendimento realizado no período de dezembro de 2016 a novembro de 2017.

GRÁFICO 17 – ATENDIMENTO À PESQUISA

Com um total de 36 pesquisas realizadas, houve um aumento de 9% em relação ao ano

anterior. Destacamos que somente uma pesquisa envolve uma quantidade maior de consultas, o que

implica planejamento e tempo para que as demais atividades da Seção não sejam prejudicadas. Esse

número vem aumentando gradativamente desde 2015, onde em comparação com o ano de 2016 já

obtinha um crescimento de 13,79% no quantitativo de pesquisas atendidas por esta Seção.

No que diz respeito ao desarquivamento de documentos acadêmicos (especialmente, diplomas

de graduação e pós-graduação stricto sensu, certificados de pós-graduação lato sensu e históricos

escolares) não retirados pelos alunos, o gráfico abaixo mostra que assim como no atendimento à

pesquisa, tal tarefa vem crescendo vertiginosamente. Para tal atividade, houve um aumento de 119%

em relação ao ano anterior, conforme demonstrado no gráfico a seguir.

5; 14%

7; 20%

1; 3% 9; 25%

3; 8%

7; 19%

4; 11%

Atendimento à pesquisa

Administrativo

Comprobatório

Cultural

Acadêmico

Registro de Internação e

Maternidade

Registro de Diplomas

108


GRÁFICO 18 – SOLICITAÇÕES DE DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS ACADÊMICOS

De acordo com a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-fim das

IFES, esses documentos são produtos de um registro. O registro feito por meio de um livro que depois

de produzido pela PROGRAD, possui como destinação final a guarda permanente. Observa-se, no

entanto que a tabela diz que os certificados e diplomas não entregues 2 (dois) anos após a emissão

podem ser eliminados.

Após reuniões realizadas entre a Coordenação de Arquivos da Superintendência de

Documentação e a Divisão de Controle de Certificados e Diplomas (DCCD) da PROGRAD houve um

entendimento de que a confecção desses documentos é bastante onerosa para a universidade. Nesse

sentido, ficou acordado que os documentos ficariam arquivados por 3 (três) anos após a emissão em

arquivo corrente e mais 2 (dois) anos na CAR.

Contudo, os espaços de guarda de acervo na Seção se encontram saturados, sem que haja uma

previsão de ampliação. Vale ressaltar que por ser uma Seção responsável pela guarda, preservação e

acesso de documentos permanentes (que não sofrem eliminação), não há racionalização de

documentos. Dessa forma, é necessário que haja um planejamento para que os documentos fiquem

preservados em segurança.

3.11.2 Participação em eventos, cursos, projetos e/ou comissões

I Semana Nacional de Arquivos – Seminário “Desafios, responsabilidades e perspectivas da

prática da avaliação arquivística” – Carga horária: 8h;

I Encontro de Arquivistas da Superintendência de Documentação da UFF – Carga horária: 8h;

VII Semana do Departamento de Ciência da Informação (Visita técnica à Coordenação de

Arquivos) – Carga horária: 4h;

105

230

0

50

100

150

200

250

Solicitações de desarquivamento de

documentos acadêmicos

2016 2017

109


VIII Semana do Departamento de Ciência da Informação (Visita técnica à Coordenação de

Arquivos) – Carga horária: 4h;

Participação no acolhimento de novos servidores da Coordenação de Arquivos;

Participação eventual nas reuniões da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da

UFF;

Atendimento de assessoria técnica aos arquivos das unidades da UFF. (Coordenação de

Administração Patrimonial – CAP/SAEN);

Membro do Grupo de Trabalho de Avaliação de documentos arquivísticos – tratamento

técnico dos documentos da Coordenação dos cursos de Química e Química Industrial.

3.11.3 Crescimento anual do acervo da SAPE

Com relação ao recolhimento de documentos, a SAPE recebeu os grupos de documentos das

unidades abaixo relacionadas.

QUADRO 47– RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

UNIDADE SIGLA QUANTITATIVO

Divisão de Gestão de Relacionamentos DGR 4 caixas

Biblioteca da Faculdade de Veterinária BFV 1 caixa

Divisão de Controle de Certificados e Diplomas DCCD 5 caixas

Secretaria Administrativa da Escola de Engenharia SA/TCE 38 caixas

Departamento de Administração STA 2 caixas

Coordenação de Orçamento e Custos PLOR 6 caixas

Departamento de Farmacologia e Fisiologia MFL 11 caixas

TOTAL 67 caixas

Além disso, a seção recebeu seis (6) caixas enviadas pelo Setor de Apoio Administrativo da

Pró-Reitoria de Graduação nos meses de fevereiro, julho, agosto e setembro de 2017. Assim, o total de

caixas recebidas pela SAPE foi 73 caixas.

110


GRÁFICO 19 – CRESCIMENTO DO ACERVO DA SAPE (2016-2017)

Com relação ao crescimento anual do acervo, de acordo com os recolhimentos efetuados

durante o período, houve uma redução de 13% em comparação com o exercício anterior.

3.12 SETOR DE ARQUIVO ESPECIAL (SAES)

O presente relatório tem por objetivo registrar as atividades realizadas no ano de 2017 no

Setor de Arquivo Especial (SAES) e demais atividades desenvolvidas em participações em Comissões

e Grupos de Trabalho.

O SAES, como parte da Seção de Arquivo Permanente (SAPE), é responsável pelo

recolhimento, guarda, preservação e promoção de acesso ao conjunto documental de caráter definitivo

em suporte e/ou linguagem não convencional produzido ou recebido pela Universidade Federal

Fluminense (UFF).

3.12.1 Atividades desenvolvidas pelo SAES

Para o ano de 2017 foi elaborado, em 23 de fevereiro, em conjunto com todos os setores e

seções da CAR, um planejamento estratégico, de forma a objetivar em pequenos projetos, as

atividades que seriam desenvolvidas por todos durante o ano corrente.

O setor contou com a arquivista Daiana Maria Ribeiro Dantas Martins e com o estagiário de

arquivologia, Bruno da Cruz Mendonça, no primeiro momento para o desenvolvimento das atividades

previstas no planejamento. Em outubro de 2017, o setor recebeu o técnico em arquivo, Nelson Alfredo

Salomão Neto, aprovado no último concurso público da UFF.

84

73

66

68

70

72

74

76

78

80

82

84

86

Crescimento do acervo da SAPE

2016 2017

111


As atividades planejadas para o ano corrente, bem como a situação de cada uma, se encontram

dispostas no quadro a seguir:

QUADRO 48 – ATIVIDADES DO SAES PREVISTAS NO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

OBJETIVO: REALIZAR O TRATAMENTO ARQUIVÍSTICO DOS DOCUMENTOS CUSTODIADOS

PELO SAES

Situação em 11/2017

1 - Montagem das mapotecas para o

recebimento das plantas

Foram montadas duas mapotecas no depósito do SAES nas quais foram

guardadas plantas oriundas da SAEN recolhidas em 2016, pois houve

liberação de espaço com o remanejamento do acervo fotográfico de

estantes para armários.

Aguardando liberação da sala que está com equipamentos do LARE, que

serão doados, para a montagem das demais mapotecas. O LARE depende

do setor de Patrimônio da UFF para realizar a doação dos bens

patrimoniais em desuso.

2 - Recebimento do acervo de plantas

oriundos da SAEN (4.000 plantas) Não iniciado. Aguardando envio de novos lotes pela SAEN.

3 - Descrição e acondicionamento das

plantas (900 plantas) Não iniciado. Aguardando envio de novos lotes pela SAEN.

4 - Higienização, acondicionamento e

digitalização do acervo fotográfico da

FDN (2 caixas, 90 fotografias)

Higienização e acondicionamento de 60 fotografias em grande formato,

com a confecção manual de 80 acondicionamentos primários no SAES.

Parte das fotografias precisaram passar pelo SCRD para serem

descoladas, faltando 30 fotografias que requer esse procedimento. Por

conta da demora no procedimento realizado no SCRD (apenas 20 fotos

no ano corrente), o acervo ainda não foi encaminhado para o LARE para

a digitalização. Participou também da atividade a estagiária de

arquivologia Suzanne Mendonça dos Santos (SAPE), que às terças atuou

no SAES higienizando e acondicionando parte do acervo da FDN. A

estagiária também iniciou a atividade de arranjo (preliminar), com base

na identificação visual, devido à escassez de informações registradas

sobre esse acervo.

5 - Acervo fotográfico do GAR -

Remanejamento físico e preenchimento da

listagem descritiva e topográfica

preliminar

Totalmente concluída. Dentre fotos, negativos e cópias contatos, 1380

itens foram remanejados e descritos preliminarmente (16 caixas de

arquivo).

6 - Acervo fotográfico da Faculdade

Fluminense de Medicina (FFM) -

Remanejamento físico e preenchimento da

listagem descritiva e topográfica

preliminar

Essa atividade não estava prevista no planejamento estratégico anual

inicial, mas foi incluída em substituição das duas outras atividades

previstas (itens 2 e 3) não puderam ser executadas porque dependiam de

ações envolvendo setores alheios à estrutura da CAR.

Com início em meados de outubro e executada exclusivamente pelo

Técnico em Arquivo Nelson Neto, a atividade já alcançou 236

fotografias. Estão sendo mapeados dados como dimensões, estado de

conservação, anotações de verso e, sempre que possível, locais, eventos,

pessoas, fotógrafo e datas. Para tanto, ocorre paralelamente uma

pesquisa de contextualização. Restando ainda 4 caixas para identificar,

cerca de 50% do total, o próximo passo será cruzar informações

levantadas com o acervo textual da FFM localizado no SAPE. Previsão

de término no início de 2018.

Objetivo: Promover a difusão do acervo


1 - Articular a implantação do AtoM Retomada da solicitação. Processo aberto em 2014. Aguardando

agendamento de reunião com STI. Houveram pleitos junto ao setor por

112


parte do SAES e CAR, mas sem sucesso.

2 - Realizar testes com acervo piloto Não iniciado

3 - Implantar o acervo piloto no AtoM Não iniciado

Objetivo: Atender às solicitações de pesquisa


1 - Pesquisa no acervo custodiado pelo

SAES Estão listadas e descritas na subseção destinada ao assunto.

3.12.2 Outras atividades desenvolvidas pelo SAES

a) Assessorias técnicas:

Biblioteca Central do Gragoatá (BCG/SDC);

Biblioteca da Faculdade de Medicina (BFM/SDC);

Coordenação do curso de graduação em Farmácia (MGF);

Coordenação do curso de graduação em Medicina Veterinária (MGV);

Divisão de Controle de Certificados e Diplomas (DCCD);

Farmácia Universitária (FAU);

Pró-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação (PROPPI);

Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN);

Superintendência de Arquitetura e Engenharia (SAEN).

Com um total de nove (9) assessorias técnicas realizadas, foi dado suporte na classificação de

documentos desses setores, assim como orientação aos estagiários de arquivologia em algumas

unidades.

b) Participação em Comissões e Grupos de Trabalho:

Membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFF;

Grupo de Trabalho de Avaliação de Documentos da CAR;

Desenvolvimento do site da CAR;

Membro do Grupo de Trabalho de criação do Sistema de Arquivos da UFF;

Membro do Grupo de Trabalho de Formação Continuada da SDC (até fevereiro de 2017);

Repositório Institucional da UFF (desde novembro de 2017).

113


c) Demais atividades:

Substituição eventual do Coordenador de Arquivos12

;

Elaboração de projeto para organização e tratamento do acervo do Boletim de Serviço da

UFF;

Elaboração do roteiro de recebimento, tratamento e desenvolvimento de instrumentos de

pesquisa no acervo do SAES;

Atendimento a aluna do curso de Arquivologia da UFF, para evidenciar as atividades de

preservação de documentos realizadas na CAR, com a finalidade de elaboração de seu

Trabalho de Conclusão de Curso (TCC);

3.12.3 Atendimento à pesquisa

Externo - (continuação) sobre a criação da BCG, com pesquisa no acervo do NDC transferido

para o Arquivo Central (CAR), que está nos depósitos do SAPE e SAIN.

Pesquisa sobre objetos adquiridos pelo Instituto Biomédico para descrição de itens

museológicos, com pesquisa no acervo do Instituto Biomédico e antiga FFM, que está nos

depósitos do SAPE, e acervo fotográfico da FFM, no SAES.

Externo: Pesquisa sobre a arquitetura externa e interna do Centro de Artes da UFF. Pesquisa

no acervo iconográfico do Fundo GAR.

Pesquisa sobre a Faculdade de Educação da UFF para apresentação na comemoração dos seus

70 anos, nos acervos da FFF e do GAR recolhidos no SAES;

Pesquisa sobre os momentos marcantes do CEART para a exposição de comemoração dos 35

anos do setor, no acervo do CEART recolhido no SAES;

Pesquisa sobre uma fita de vídeo que mostra sua participação em um debate sobre o aborto,

nos anos 90, na UFF. Pesquisa no acervo do CEART recolhido no SAES.

3.12.4 Participação em eventos

VI CINforme - Palestra do Prof. Miguel Ángel Arellano (UNB), sobre Auditoria e certificação

de repositórios digitais, em 20/02/2017, como ouvinte;

VII Semana do Departamento de Ciência da Informação da UFF, como guia e palestrante em

visita guiada ao Arquivo Geral em 21/03/2017;

Curso de Elaboração de Resumos para Descrição Arquivística, realizado por Eduardo Coelho,

12

Dispensa homologada em 11 de setembro de 2017.

114


em 18/05/2017, na Fundação Casa de Rui Barbosa, como ouvinte;

Seminário “Arranjo e Descrição em Arquivos Pessoais”, em 30/05/2017, na Fundação Casa de

Rui Barbosa, como ouvinte;

I Semana nacional de Arquivos, com a apresentação da palestra “Os privilégios e os entraves

no tratamento arquivístico do acervo fotográfico no SAES/CAR”, em 07/06/2017;

Seminário “Propriedade Intelectual - o desafio da Gestão de Direitos na era digital, na

FIRJAN, em 12/06/2017, como ouvinte;

VIII Semana do Departamento de Ciência da Informação da UFF, como guia e palestrante em

visita guiada ao Arquivo Geral em 22/08/2017;

Programa de Capacitação do CONARQ 2017: Debate Público sobre o Projeto de Lei

7920/2017 (19/09/2017), Conservação e Preservação e para o de Organização de Arquivos de

Engenharia e Arquitetura (20/09/17) e Gestão de Documentos com ênfase na avaliação e

destinação de documentos de arquivo (21/09/17), como ouvinte;

I Encontro de Arquivistas da SDC/UFF, em 20/10/2017, na UFF;

Palestra “Descubra, lembre e partilhe: os arquivos na era digital”, no Arquivo Nacional, em

01/11/2017, como ouvinte.

3.13 SETOR DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

O Setor de Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos (SCRD) é parte integrante da

Seção de Arquivo Permanente e possui como algumas das suas competências, a de elaborar planos de

conservação preventiva para os documentos arquivísticos. Atualmente, a equipe é composta por

apenas dois (2) servidores, sendo que o Arquivista se encontra em licença prêmio. Mesmo com a

ampliação do quadro é patente a lotação de mais servidores neste setor, uma vez que tem como

principal atividade, dar suporte às Seções de Arquivo Intermediário (SAIN), de Arquivo Permanente

(SAPE) e ao Setor de Arquivo Especial (SAES).

3.13.1 Atividades desenvolvidas pelo SCRD

Higienização dos dossiês dos alunos da antiga Faculdade de Direito Teixeira de Freitas (1912),

Faculdade de Direito do Estado do Rio de Janeiro (1916), Faculdade de Direito de Niterói (1921);

3.13.2 Participação em cursos e/ou eventos

Curso SEI Usar, promovido pela ENAP (a distância) – carga horária: 20h;

Mestrado Profissional em Ciência das Religiões (Faculdade Unida de Vitória).

115

4 LABORATÓRIOS TÉCNICOS DA SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO

A SDC possui sob sua responsabilidade, 2 (dois) Laboratórios técnicos que atuam de forma

transversal na Universidade Federal Fluminense:

Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos – LACORD, localizado

fisicamente dentro da Sede da SDC;

Laboratório de Reprografia – LARE, localizado fisicamente no prédio da Coordenação de

Arquivos.

4.1 LABORATÓRIO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS -

LACORD

O LACORD tem como objetivo, apoiar as ações de Preservação, Conservação e Restauração

de documentos do acervo bibliográfico do Sistema de Bibliotecas e Arquivos, bem como preservar a

memória institucional e acadêmica da UFF.

Em 2017 o LACORD priorizou a composição e o tratamento técnico da coleção de Obras

Raras, que passaram a fazer parte do Centro de Obras Raras e Especiais - CORES, inaugurado em

02/10/17. Das ações realizadas com este objetivo, destacamos esforços envidados com: Higienização

da coleção, acondicionamentos provisórios para a guarda do acervo, pintura de estantes, organização,

sinalização e organização das respectivas obras, totalizando aproximadamente 16.351 mil itens entre

livros, periódicos, mapas, cartazes, cartas de caráter raras, quadros entre outros suportes existentes.

4.1.1 Atividades e programas desenvolvidos pelo LACORD

No que diz respeito às demais atividades e programas desenvolvidos pelo LACORD, podemos

visualizar no QUADRO 49, outras ações realizadas, como eventos e atividades especiais que contou

com a participação de 178 (Cento e setenta e oito usuários), dentre estes:

QUADRO 49 – ATIVIDADES E PROGRAMAS DESENVOLVIDOS PELO LACORD

TIPO DE ATIVIDADE DESENVOLVIDA NO

DE PARTICIPANTES

Acolhimento estudantil, com visita guiada e participação do Professor Renato do

Departamento de Arquivologia

55 alunos

Visitas guiadas com os alunos inscritos na Semana Acadêmica do GCI com a

orientação da Professora Rosemere (50 alunos)

50 alunos

Treinamento de funcionários, bolsistas, estagiários, voluntários e alunos quanto ao

manuseio de acervos e quanto a pequenos reparos.

40 participantes

Orientação de um aluno de biblioteconomia em fase de estágio supervisionada 1 aluno – 120 horas

Orientação de voluntárias, alunas da UFF, no LACORD 4 alunos

Treinamento da prestadora de Serviço Larissa (BFD) que ficou disponibilizada no

LACORD por uma semana por que a Biblioteca onde está lotada ficou fechada

(período de 2 a 6 de janeiro de 2017)

1 funcionária terceirizada

Orientação da voluntária Jeanne, bibliotecária formada e ex aluna da UFF 1 voluntária

Participação do Acolhimento de novos servidores da SDC, apresentando o 4 servidores

116 4 LABORATÓRIOS TÉCNICOS DA SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO

LACORD e seus serviços.

Treinamento de prestadores e bolsista da Biblioteca de Engenharia que ficaram

trabalhando no LACORD entre os dias 24 de julho a 16 de agosto.

4 prestadores, 1 bolsista

Treinamento de prestador da Biblioteca do Biomédico que ficou trabalhando no

LACORD entre os dias 20 a 24 de fevereiro.

1 prestador

Treinamento de prestadores de Serviço da BIB que ficaram disponibilizados no

LACORD por cerca de 3 semanas e fizeram 40 acondicionamentos, pequenos

reparos de 35 livros da CRECHE e secagem de 10 periódicos da BEC

4 prestadores de Serviço

Participação da Semana Nacional de Ciência e Tecnologia com oficina sobre

Sustentabilidade

5 pessoas

Participação da Semana Nacional de Ciência e Tecnologia com palestra sobre

Sustentabilidade

5 pessoas.

Treinamento de Conservação e Pequenos Reparos de Documentos de uma

bibliotecária da Universidade Federal Rural de Pernambuco, uma bibliotecária da

Biblioteca de Rio das Ostras, uma assistente em administração de Rio das Ostras e

um prestador de serviço da Bib.

2 Bibliotecárias, 1

assistente em administração

e 1 prestador de serviço

A prestadora Mayra Santos, que cumpriu o seu aviso prévio no LACORD por cerca

de 1 mês, teve seu treinamento em acondicionamento

1 prestadora de serviço

TOTAL 178 usuários alcançados

O LACORD além da Capacitação de Pessoal, apoiou a SDC em outras atividades como a de

supervisão manutenção do espaço físico e ações de marketing, conforme identificado no quadro 50.

QUADRO 50 – COLABORAÇÃO DO LACORD EM OUTRAS ATIVIDADES E PROGRAMAS DA

SDC

UNIDADE LACORD ATIVIDADE/PROGRAMA

Capacitação de Pessoal

. Participação do IV Encontro Luso Brasileiro de Conservação e Restauro em

27/11 a 01/12/2017;

. Reuniões semanais com um orientador especialista em conservação e

restauração de documentos;

. Curso da Folha ao Livro, em Montemor-o-Velho, Portugal nos dias 7 a 14 de

agosto de 2017;

. Participação como mediadora no evento Conservar para preservar: caminhos

para manter a memória viva no dia 12/09/2017;

. Participação no Encontro sobre Segurança de Acervos Raros e Especiais,

realizado na USP no dia 24/10/2017.

. Participação do evento em Friburgo “Juntos pela UFF”;

. Participação do I encontro de Bibliotecas da UFF, sendo cerimonialista do

mesmo;

. Participação do XXVII CBBD, em Fortaleza;

. Oficina de Paleografia Medieval e Moderna" que ocorreu no período de

26/09 a 28/11 na UFRJ;

. Extensão em Conservação e Restauração em papel 2016 a 2017, ministrado

aos sábados na Universidade Santa Úrsula.


Apoio à SDC em outras

atividades, atuando com

participação e supervisão

:

. Pintura e recuperação de 30 estantes;

. Reforma de 42 cadeiras da BCG;

. Colocação de azulejos na cozinha e banheiro feminino da SDC;

. Colocação de azulejos no banheiro do andar térreo da BCG;

. Pintura do teto do banheiro do andar térreo da BCG;

. Pintura do salão do andar térreo da BCG onde ficava o acervo da área

médica;

. Troca de fechadura da porta do banheiro masculino da SDC;

. Troca da válvula de descarga do banheiro feminino da SDC;

. Pintura da faixada da SDC;

. Colocação de insulfilm no vidro da sala da Superintendência;

. Troca da iluminação do salão do térreo da BCG onde ficava o acervo da área

médica;

. Reforço das grades das janelas do LACORD, tendo a visita do pessoal da

manutenção para avaliar;

. Obra para a montagem do espaço CORES: mudança de divisória, serviços de instalação elétrica e cabeamento de Internet; . Reforma da sala de cursos do LACORD com pintura, colocação de tomadas,

manutenção do ar condicionado e desentupimentos em geral;

. Elaboração das novas placas de sinalização para entrada da SDC em

substituição à placa Núcleo de Documentação; Organização do almoxarifado

da SDC;

. Novo layout da das Seções da SDC, bem como da secretaria para a

reformulação do espaço de recepção.

Atividades de gestão do espaço

físico do LACORD

Em 2017, duas salas foram transferidas de dentro do laboratório, para um

ambiente específico ainda dentro da SDC, para realização de suas atividades:

a sala de higienização e a Sala de Cursos do LACORD.

Equipamentos existentes no

LACORD

. 3 computadores;

. 2 higienizadoras;

. 1 Máquina de Obturação de Papel;

. 1 Freezer -30º.C;

. 1 Conjunto multifuncional para água e hidróxido de cálcio;

. 1 Embaladora a vácuo;

. 1 Plotter;

. 1 Geladeira para descontaminação de acervos

Recursos humanos por categoria

. 1 Bibliotecário;

. 1 Estagiário;

. 1 Prestador de Serviço

Serviços de Disseminação da

Informação - Marketing

Elaboração do site CORES - http://www.bibliotecas.uff.br/cores/home

Atualização do site Lacord - http://www.lacord.uff.br/

. Elaboração da Logo LACORD e Logo CORES

Estas atividades contaram com o apoio do Setor de Aquisição da BCG

Como uma ação transversal a toda universidade, destacamos a participação do LACORD/SDC

no projeto de Sustentabilidade da UFF, que busca apoiar o Plano de Logística Sustentável (PLS), da

UFF. Para isso, foram firmadas parcerias com a Pró-Reitoria de Extensão, ENEL e Biblioteca Central

do Gragoatá. O Laboratório separa todos os resíduos sólidos acumulados do período, com objetivo de

reciclagem e economia na conta de luz da UFF.

Em 2017, 1.729,52 quilos (mais de uma tonelada e meia de resíduos sólidos) foram enviados

para reciclagem.

http://www.bibliotecas.uff.br/cores/home

http://www.lacord.uff.br/


Com a participação e empenho do LACORD, a Universidade teve uma redução de R$ 245,47

(duzentos e quarenta e cinco reais e quarenta e sete centavos) na sua conta de luz, conforme

demonstrado na Tabela 26.

TABELA 26 - PROGRAMA DE SUSTENTABILIDADE DA SDC/LACORD

4.2 LABORATÓRIO DE REPROGRAFIA – LARE

Criado em 1974, como um setor do então Núcleo de documentação, para atender as

necessidades da transformação do suporte de documentos oriundo das inscrições dos alunos nos cursos

de graduação da UFF do Departamento de Assuntos Escolares – DAE, e com equipamentos doados

através de convênios com a Alemanha e FINEP, foram iniciados os serviços de microfilmagem.

O serviço consistia em microfilmar os documentos, dos cursos de graduação, que estavam

arquivados em envelopes, e que eram os dossiês probatórios das inscrições dos alunos nos cursos de

graduação a partir do ano de 1957, da época, em que existiam as instituições de ensino superior

isoladas.

A partir do ano de 1982, com a criação de novos cursos de Pós-graduação, e a demanda de

consulta no arquivo de registro de diploma e histórico escolar dos alunos que concluíram os cursos de

graduação, houve a necessidade de organizar e transformar estes acervos, introduzindo novos tipos de

microformas (rolo de microfilme cópia), visando preservar, organizar e agilizar as pesquisas.

Com avanço tecnológico, o LARE passou a implantar o sistema híbrido (microfilmagem e

digitalização de documentos). Em 2010, com a suspensão do pagamento do adicional de insalubridade

o então chefe da época resolveu suspender o serviço de microfilmagem, dando continuidade apenas ao

serviço de digitalização dos documentos.

Em 2013 foi nomeado como chefe do LARE o arquivista que vinha auxiliando nas atividades

desde 2013 após o falecimento do antigo chefe, o qual havia permanecido na chefia por um longo

TIPO DE

RESÍDUO 05/12/17 24/02/17 10/03/17 31/05/17 24/07/17 09/11/17 TOTAL

ECONOMIA

Papel 350 kg 152 kg 36,6 kg 180 kg 230 kg 340 kg 1288,6 kg R$ 179,51

papelão 0 60 kg 11,84 kg 67,2 kg 53,55 kg 47 kg 239,59 kg R$ 44,31

Ferro 0 0 156,68 kg 0 21,5 kg 8 kg 186,18 kg R$ 18,61

Plástico 0 0 0 1,47 kg 1,85 kg 0 3,32 kg R$ 0,49

PET 0 2 0 0,43 kg 0 0 2,43 kg R$ 1,14

Jornal 0 0 9,4 0 0 0 9,4 kg R$ 1,41

Total Kg 350 kg 214 kg 214,52 kg 249,1 kg 306,9 kg 395 kg 1729,52 kg R$ 245,47


período. Então a partir de 2013 vimos a necessidade de estarmos reavaliando todo os procedimentos

de trabalho executados com objetivo de implementar novas ações visando adequar as atividades do

LARE dentro de uma realidade atual e técnica.

Recentemente também o LARE foi contemplado com a chegada de dois novos servidores um

arquivista e um técnico em tecnologia da informação os quais entraram em exercício em outubro desse

ano. Outra notícia relevante diz respeito ao material de informática solicitado que a Pró-Reitoria de

Graduação (PROGRAD) acaba de adquirir e deveremos receber no início de 2018.

4.2.1 Atividades desenvolvidas pelo LARE

Aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos das IFES aprovada pelo Arquivo

Nacional em 2011, nos documentos da PROGRAD;

Organização e identificação do acervo, assim como o acondicionamento da documentação

acumulada;

Atendimento às pesquisas;

Recebimento de documentos;

Registro de documentos no protocolo de entrada;

Encaminhar a documentação para a preparação;

Preparação e higienização da documentação para a digitalização;

Digitalização de documentos;

Indexação de documentos;

Acondicionamento da documentação física;

Conferencia e controle de qualidade da digitalização;

Pesquisa nos microfilmes do acervo de segurança da Documentação Acadêmica;

Pesquisa nos microfilmes do acervo da documentação de pessoal;

Pesquisas ao banco de dados de digitalização;

Orientação e supervisão de bolsista.

4.2.2 Parcerias

A parceria LARE com a PROGRAD e a Coordenação de Arquivos, continuou rendendo bons

frutos no ano de 2017, assim como no ano anterior. Por meio do Projeto de Digitalização e

Organização de Documentos foi possível contratar mais 01 bolsista do curso de ciência da computação

e outro de história, possibilitando o aperfeiçoamento das atividades de digitalização e o aumento da

produção.

Os responsáveis pela Coordenação de Arquivos e pelo Laboratório de Reprografia

apresentaram em reunião junto ao Pró-Reitor da PROGRAD as demandas para este setor, reunião


realizada no ano de 2016. Foi exposto a necessidade de aquisição de um software de gestão eletrônica

de documentos e equipamentos de informática para um atendimento satisfatório e adequado às

atividades de digitalização. Contudo só agora em outubro de 2017 devido à crise financeira nas

universidades conseguimos que a PROGRAD comprasse os equipamentos, dessa forma não foi

possível contar com esses equipamentos de informática nesse ano, porém de qualquer forma já é uma

excelente notícia a confirmação da compra, pois poderemos utilizar no próximo ano.

4.2.3 Dados estatísticos da produção do LARE

QUADRO 51 – PRODUÇÃO DO LARE

ATIVIDADE DOCUMENTOS QUANTIDADE OBSERVAÇÃO

Entrada, recebimento e

preparação da documentação

Documentos encaminhados

das coordenações de curso 210.0000 mil

documentos Dossiês de aluno

Digitalização de documentos Referente à documentação de

inscrição de alunos do

vestibular de 2012 a 2014

além do cederj de 2013 e

2014

190.0000 mil

documentos

Meta

Atingida

Pesquisa no arquivo de

segurança

Processo de servidores 06 consultas

Pesquisa no arquivo de

segurança

Históricos de alunos 25 consultas

Identificação, despacho e

devolução

Processos de registro de

diploma (UFF) 3.600 -

Identificação, organização e

preparação e digitalização.

Dossiê de alunos das

faculdades particulares 6.0000

Meta

Atingida

4.2.4 Outras atividades desenvolvidas

Em relação ao acervo do microfilme recebemos a visita técnica do Arquivo Nacional, o qual

nos enviou posteriormente um laudo técnico do estado físico do acervo, além das recomendações a

serem seguidas no tratamento das fitas. Já os dossiês de alunos, que são inicialmente constituídos de

documentos entregues no ato da inscrição e vem para o LARE para serem digitalizados, foi feito o

mapeamento pelo novo arquivista de todo o processo sendo possível detectar a incoerência desse

procedimento, onde posteriormente no próximo ano deveremos apresentar o resultado a PROGRAD, e

conseguintemente recomendando a finalização da digitalização dessa documentação.

Outra atividade realizada nesse ano foi a preparação dos processos que são criados a partir da

solicitação do diploma do curso de pós-graduação, os quais já podem ser encaminhados para serem

arquivados nos respectivos protocolos. Outra atividade iniciada foi a avaliação e organização da

documentação administrativa acumulada no LARE, atividade essa desenvolvida a partir de outubro

pelo novo arquivista. Devemos destacar que com a chegada dos novos servidores e os novos


equipamentos de informática a receber no início de 2018 será possível finalizar com o passivo

encontrado no LARE.

121

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Conforme identificado neste Relatório, os avanços da SDC/ UFF foram bastante

significativos, principalmente num ano com expectativas tão modestas nos setores públicos e privados

do nosso país. Cabe ressaltar, entretanto, que algumas atividades e estatísticas foram impactadas

devido a redução dos serviços no período de Greve dos técnicos administrativos em educação das

universidades federais, de 10/11 até 22/12/17.

As ações planejadas em 2016 e realizadas pela SDC em 2017 envolveram iniciativas voltadas

para Atualização e manutenção de acervos; ampliação e movimentação de recursos humanos; Gestão

de Documentos; Gestão da Informação na UFF e no Sistema de Bibliotecas e Arquivos; Programas de

Capacitação e Formação continuada; Controle Patrimonial; Infraestrutura; Responsabilidade

ambiental; Sustentabilidade; Digitalização de documentos; Parcerias com outras instituições e Ações

Solidárias.

No que diz respeito à atualização e manutenção de acervos, a UFF com o objetivo de compor

o acervo do Sistema de Bibliotecas com títulos das bibliografias básica e complementar dos cursos da

Universidade, disponibilizou R$ 399.992,48 (Trezentos e noventa e nove mil, novecentos e noventa e

dois reais e quarenta e oito centavos). Os empenhos relativos às firmas licitantes tiveram o respectivo

financeiro liberado em 17 de julho de 2017. Para a aquisição de títulos nacionais foram empenhados

R$ 300.278,40 e para títulos estrangeiros R$ 99.714,08, num total de R$ 399.992,48.

Com este orçamento, foram adquiridos 3.895 exemplares de livros nacionais e estrangeiros

para atender aos cursos Básico de Ciências da Saúde, Biblioteconomia (Niterói), Biomedicina (Nova

Friburgo), Ciências Naturais (Pádua), Ciências Sociais (Campos), Cinema (Niterói), Direito (Macaé),

Engenharia de Produção (Petrópolis), Geografia (Niterói), Hotelaria (Niterói), Matemática (Aterrado

Volta Redonda), Matemática (Pádua), Nutrição (Niterói), Odontologia (Nova Friburgo), Produção

Cultural (Rio das Ostras). Foram adquiridos também coleções da Dewey Decimal Classification

(CDD) para atualização do material apoio ao serviço de processamento técnico do acervo nas

bibliotecas do sistema.

Cabe ressaltar que foi priorizado o atendimento às unidades cujos cursos seriam avaliados pelo

MEC, e também, às solicitações que não puderam ser contempladas anteriormente.

O contingenciamento dos recursos orçamentários destinados à aquisição de bibliografia básica

e bibliografia complementar vem impactando há alguns anos, o processo de aquisição de livros para as

bibliotecas do Sistema, deste modo, muitas solicitações não puderam ser atendidas por ultrapassarem o

financeiro disponibilizado para compra.

Existe atualmente uma demanda reprimida no valor de R$ 951.914,47, correspondendo a

1.720 títulos 5.823 exemplares ainda não adquiridos. Esta situação é preocupante, se levarmos em

consideração que a bibliografia atualizada nas bibliotecas é um quesito primordial nas avaliações de

curso realizadas pelo MEC.

123


Todavia, mesmo com uma demanda reprimida considerável, houve um crescimento relevante

no número de obras das bibliotecas, na ordem de 68,03%. Contribui para o aumento deste percentual,

as doações, advindas de usuários, professores, técnicos e outras instituições que totalizaram 31.970

exemplares.

A UFF/SDC/ SPDC e PROGRAD estão trabalhando em parceria, num estudo dos modelos de

negócio disponíveis no mercado para possível aquisição de e-books. Este estudo tem a finalidade de

identificar o modelo mais adequado à realidade da UFF e às necessidades da comunidade acadêmica.

A análise da SPDC visa contemplar as bibliografias básicas dos cursos, em paralelo com os títulos

mais reservados e mais emprestados, tendo como base os relatórios gerados pelo Pergamum.

Quanto aos recursos humanos, a UFF/SDC vem envidando esforços no sentido de ampliar o

quadro de pessoal no âmbito do Sistema de Bibliotecas e Arquivos. Entre 2015 e 2017 houve um

aumento de aproximadamente 6% no quantitativo de Recursos humanos. Em 2017 a SDC abriu um

processo individual para cada vaga cedida que se encontrava sem contrapartida de substituição até

então. O resultado desta iniciativa foi positivo, e a SDC recuperou alguns códigos de vagas que foram

reintegrados ao quadro de recursos humanos da Superintendência de Documentação. Além disso, a

Administração Central da UFF atendeu à solicitação da SDC, no sentido de encaminhar vagas extras

para ampliar o quadro de pessoal da CAR.

Com uma frequência anual de 573.687 e mensal de 47.807, no período de abrangência deste

relatório foram cadastrados pelas Bibliotecas do Sistema, 7.028 novos usuários; 195.639 empréstimos;

109.998 consultas e realizadas 1.157.217 operações no Pergamum. Observa-se um número expressivo

de renovações online, na ordem de 133.569. O que leva a crer que as ações de divulgação dos serviços

oferecidos pelas Bibliotecas são fundamentais em todas as unidades. Com o apoio de todas as

unidades do Sistema de Bibliotecas e dos GTs de Capacitação de Usuários e Formação Continuada,

ambos constituídos pela SDC, percebemos um aumento de aproximadamente 122,3% no número de

renovações online. Estes indicadores são bastante significativos, se levarmos em consideração os

dados demonstrados na Tabela 5.

Constatamos ainda, que o número de acervo catalogado anualmente no Sistema de Bibliotecas

também teve um crescimento considerável na base bibliográfica do Pergamum, na ordem de 3,26% de

títulos e 4.19% exemplares. Atribuímos o fato à consolidação do sistema, proposto como meta da CBI,

em que a gestão se dedicou a estratégias e ações para maior segurança dos profissionais no manuseio

do sistema, maior número de treinamentos e finalização dos manuais para apoio.

Considerando os indicadores apresentados, os serviços e atividades desenvolvidas informadas,

percebemos que as Bibliotecas estão mais dinâmicas e acessíveis.

124


A atuação das Comissões de Bibliotecas vem apoiando os Projetos da SDC, de forma a

ampliar o ensino, a pesquisa e a extensão da UFF. Como exemplo, podemos citar a Comissão da

Biblioteca Central do Gragoatá, formada pelos programas de Pós-graduação atendidos pela BCG, que

propiciou a compra de 4 scanners (sendo um específico para microfilme) e um computador através do

Projeto apresentado ao Edital CTINFRA/FINEP-2011.

A Biblioteca Central do Gragoatá recebeu através de recurso do projeto CTINFRA-

FINEP/2011- elaborado pela Rede Livros e Leituras no Século XXI, formada pelos Programas de

Pós-graduação da Área de Humanas e Sociais aplicas: Um Scanner planetário para documentos até

formato A2, Zeutschel OS 12000C - R$ 145.000,00; Dois Scanner planetário para documentos até

formato A3, Zeutschel OS 12000C modelo ZETA - R$ 108.000,00; Um Scanner de microfilmes e

microfichas ViewScan - R$ 45.000,00. Com recurso da Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação e

Inovação um computador no valor de R$ 4.444,00 e um No-Break no valor de R$ 378,00 (este último,

incentivado pela Administração Central, na pessoa do Vice-Reitor Antônio Claúdio).

A aquisição destes equipamentos tem com objetivo a digitalização e disponibilização de dissertações e

teses antigas defendidas nos programas de pós-graduação da UFF, e sua disponibilização para o

grande público através do Repositório Institucional da UFF, bem como a coleção de livros raros da

Biblioteca Central do Gragoatá.,

O retorno das reuniões de área solicitado pela SDC é um ponto que também merece destaque.

O objetivo desta iniciativa, além de acompanhar as demandas, é identificar as ações positivas

desenvolvidas nas unidades do sistema de bibliotecas e arquivos, com o intuito de multiplicá-las, bem

como ampliar a qualidade dos serviços prestados.

No que diz respeito às novas tecnologias de informação e suas possibilidades, a Seção de

Informação Referencial elaborou o Sistema Gerador de Fichas Catalográficas /FICA-ON). Uma

iniciativa que será amplamente utilizada pelo Sistema de Bibliotecas e por toda comunidade

acadêmica. Estima-se que até março de 2018, todas as unidades já estejam com este serviço

disponível, beneficiando a universidade como um todo.

Quanto à infraestrutura, as novas versões do Oracle e do Pergamum, realizadas em agosto de

2017, trouxeram melhorias que incidiram num número menor de atendimentos abertos junto à STI;

diminuição dos dias de parada e lentidão do sistema, possibilitando melhor desempenho das equipes;

diminuição do uso da CPU do servidor, o que impacta diretamente o desempenho do sistema; maior

velocidade no atendimento aos usuários para empréstimos e devoluções.

A avaliação do Pergamum pelos colaboradores do Sistema de Bibliotecas é outro ponto

positivo a ser considerado. Esta ação oferece subsídios para o planejamento das atividades da

125


CBI/SDC, tendo em vista as principais questões apontadas, tais como: 1. O Sistema é bom, mas é

preciso melhorar o acesso à Internet; 2. Melhoria na infraestrutura de TI e Rede; 3. Possibilidade de

mais treinamento; 4. Ampliação da equipe que atua na gestão do Pergamum; 5. Integração com o

IdUFF; 5. Ampliação da comunicação em relação às estratégias de gestão do Pergamum; 6. Realização

de avaliação contínua; 7. Uso de indicadores de desempenho; 8. Divulgação das demandas enviadas ao

Pergamum para acompanhamento de todos; 9. Mais liberdade no uso do sistema; 10. Divulgação das

orientações de forma clara e documentada; 11. Avaliação do Pergamum pelos usuários; 12.

Implantação do módulo “Aquisição e integração” com as coordenações de cursos da UFF.

Como outro ponto positivo, podemos destacar ainda, a aprovação e publicação da “Política

para depósito de produção técnico-científica no RIUFF” pela universidade (em 03 de janeiro de 2017),

possibilitada pelo trabalho desenvolvido pela Gestão da SDC em conjunto com a SIRE e o

Departamento de Ciência da Informação. Constata-se um avanço no volume de inserções no

Repositório Institucional da Universidade, com um crescimento de 54,52% dos documentos

depositados e publicizados no Repositório, que atualmente possui 497 Usuários Cadastrados; 249

Comunidades criadas e 272 Coleções criadas. O percentual de crescimento das comunidades e

coleções foi de 7,08 com relação a 2016.

A utilização adequada da lista de e-mails do Sistema de Bibliotecas e Arquivos, com

divulgação de informações externas e internas, troca de materiais de consumo, equipamentos e itens

bibliográficos entre as unidades, é mais uma ação positiva a ser destacada em 2017. A

Superintendência e a sua Coordenação de Bibliotecas seguem estimulando a prática profissional e

sustentável, visando a melhor comunicação utilização dos recursos públicos, atendendo aos princípios

éticos, de economicidade, finalidade e interesse da administração pública.

No que diz respeito à Coordenação de Arquivos, bem como suas seções e seus setores, estes

alcançaram resultados expressivos em comparação com o exercício anterior. Uma antiga reivindicação

dos servidores da unidade está sendo contemplada com o apoio da atual gestão da SDC e da

administração central: em outubro de 2017 a CAR recebeu quatro (4) arquivistas e um (1) técnico em

arquivo aprovados no concurso público do Edital nº 212/2016.

Alguns pontos merecem destaque como a orientação aos estagiários de arquivologia que

atuam nas unidades da CAR, uma vez que os documentos chegam por transferência na SAIN e são

classificados de maneira criteriosa, o que otimiza sobremaneira o tempo utilizado para realizar o

processamento técnico dos documentos.

A assessoria técnica aos arquivos das unidades da UFF é a principal atividade da SAIN, pois é

um serviço que é prestado a toda universidade. Com o ingresso de novos servidores será possível

126


manter o nível de trabalho e ampliar a qualidade das atividades realizadas pela SAIN. Em comparação

com o exercício anterior, houve um aumento de 445% no crescimento do acervo da SAIN, o que

representa o recebimento de 1.057 caixas.

O atendimento à pesquisa, atividade principal da SAPE sofreu um acréscimo de 9% em

relação ao ano anterior. Além disso, outro número que chama atenção é o de desarquivamento de

diplomas, certificados e históricos de alunos de graduação e da pós-graduação da Universidade. Por

um entendimento de que a confecção desses documentos é bastante onerosa para a instituição, esse

serviço se tornou em conjunto com o atendimento ao pesquisador, uma das principais atividades da

SAPE. Dessa forma, em relação ao exercício anterior, a referida atividade apresentou um acréscimo de

119%.

Ainda que sejam seções com suas atividades bem definidas, tanto a SAIN quanto a SAPE

trabalham em conjunto, visto que alguns documentos, após o cumprimento de prazos no arquivo

intermediário, são recolhidos ao arquivo permanente.

Da mesma forma, o trabalho do SAES deve ser executado em conjunto com a SAPE, pois,

este setor é responsável por organizar, conservar e preservar os documentos recolhidos, cujo

arquivamento e consulta exijam condições especiais e/ou equipamentos específicos. Até o ingresso de

novos servidores, o setor contava apenas com uma arquivista, o que dificultava bastante o

desenvolvimento de diversas frentes de trabalho.

Das ações realizadas pelo LARE e pelo LACORD, destacamos a transversalidade e a

importância das ações desenvolvidas em prol da sustentabilidade, Conservação e Restauração de

documentos bem como a preservação da memória institucional e acadêmica da UFF. Em 2017 o

LACORD priorizou a composição e o tratamento técnico da coleção do Centro de Obras Raras e

Especiais - CORES, iniciado com aproximadamente 16.351 mil itens entre livros, periódicos, mapas,

cartazes, cartas de caráter raras, quadros entre outros suportes existentes, além da Capacitação de

Pessoal e apoio à SDC em outras atividades como a de supervisão manutenção do espaço físico e

ações de marketing.

Sabemos que ainda existem muitos desafios a serem enfrentados pela SDC, como questões

relativas à manutenção, espaço físico, infraestrutura, aquisição de equipamentos dentre outros, os

quais permitiriam a operacionalização das atividades com mais celeridade. A SDC/UFF tem

conhecimento dessas necessidades, e envida esforços permanentes para que estas sejam atendidas o

mais breve possível.

A SDC continuará priorizando as ações que vissem à ampliação da qualidade dos serviços

prestados pelo Sistema de Bibliotecas e Arquivos, bem como pelos seus Laboratórios.

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Por fim, a SDC agradece o apoio de todos os colaboradores em exercício nas 46 (quarenta e

seis) unidades do Sistema, bem como da administração central e dos demais parceiros da UFF,

firmando aqui o compromisso de se empenhar ainda mais, para que todos os objetivos sejam

alcançados da maneira mais profícua possível.

Muito obrigada pela dedicação e o empenho de todos os servidores, estagiários e demais

colaboradores, que diante de inúmeras adversidades, trabalharam de forma profissional para o

cumprimento da missão da UFF/SDC.

RELATÓRIO DE GESTÃO 2017 · quadro 48 – atividades do saes previstas no planejamento...

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