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COORDENADORIA DE AUDITORIA INTERNA Campus Paricarana – Av. Ene Garcez, n° 2413 – Boa Vista – RR
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TIPO DE AUDITORIA : AUDITORIA DE ACOMPANHAMENTO DE GESTÃO
EXERCÍCIO : 2017
SETOR AUDITADO : PREFEITURA UNIVERSITÁRIA
RELATÓRIO Nº : 002
RELATÓRIO
1. INTRODUÇÃO
O presente relatório objetiva atender o Plano Anual de Atividades de
Auditoria Interna – PAINT/2017, item 7, ação 5.1 e 5.2, e tem a finalidade
de avaliar os controles de uso de veículos da frota da UFRR, bem como da
manutenção predial e segurança patrimonial.
Os exames foram conduzidos de acordo com as normas de auditoria
aplicáveis ao Serviço Público Federal e realizado no período de 06/03/17 a
24/05/2017 e em atendimento a legislação vigente, em especial a Lei
8.666/93, IN/MPOG/SLTI 02/2008 e 03/2008, Resolução n° 27/2012-CUni e
demais correlatas. Nenhuma restrição foi imposta quanto ao método ou
extensão dos exames realizados.
2. ESCOPO DO TRABALHO
A metodologia dos trabalhos de auditoria baseou-se nos seguintes
critérios de análise:
a) Verificar a efetividade dos registros diários de saída dos veículos;
b) Verificar a efetividade do controle de abastecimento de combustível
dos veículos;
c) Verificar a regularidade dos veículos junto ao DETRAN/RR;
d) Verificar o lançamento das informações adequadas nos mapas de
controle do desempenho e manutenção dos veículos;
e) Verificar se os condutores de veículos são devidamente habilitados;
f) Avaliar a regularidade dos contratos de aquisição de combustível,
manutenção e locação de veículos no tocante a execução dos serviços;
g) Verificar se estão dando o devido tratamento quanto aos veículos
inservíveis (alienação);
h) Verificar se foram tomadas as devidas providências no caso de
ocorrência de sinistros com os veículos da frota da UFRR;
i) Verificar se o espaço físico e estrutura de pessoal são adequados às
atividades de transporte;
j) Averiguar se há o efetivo acompanhamento do cumprimento das
obrigações trabalhistas e sociais nos contratos de terceirização de
vigilância e manutenção predial;
k) Verificar a regularidade da execução contratual dos serviços de
vigilância e manutenção predial;
l) Apresentar recomendações destinadas a proporcionar melhorias nos
controles e procedimentos internos.
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3. TÉCNICAS DE AUDITORIA UTILIZADAS
Para obtenção das evidências adequadas para a conclusão dos trabalhos
foram utilizadas as seguintes técnicas de auditoria:
a) Indagação escrita;
b) Análise documental;
c) Exame dos registros;
d) Inspeção física.
4. RESULTADO DOS EXAMES
De acordo com o art. 21 da Resolução n° 27/2012-CUni a Prefeitura
Universitária (PU) é a unidade responsável pela gestão de serviços de
manutenção, segurança, transporte e conservação e encontra-se vinculada à
Pró-Reitoria de Infraestrutura (PROINFRA), que é o órgão responsável pela
infraestrutura institucional.
Consoante ação 5.1 e 5.2 do PAINT/2017 os trabalhos foram realizados
na área de transporte, manutenção predial e segurança patrimonial, conforme
a seguir:
4.1. TRANSPORTE
Com base nas informações prestadas pela Coordenação de Transporte por
meio do memorando eletrônico n° 35/2017, de 17/03/2017, a frota da UFRR
está composta dos seguintes veículos:
FROTA DE VEÍCULOS DA UFRR
Ord. MODELO PLACA ANO COMBUSTIVEL SITUAÇÃO CAMPUS/SETOR
1 Ambulância OPW-4183 2013/2014 DIESEL CEDIDO/G.ESTADO HOSPITAL GERAL
2 Ambulância OPW-4205 2013/2014 DIESEL CEDIDO/G.ESTADO HOSPITAL DA CRIANÇA
3 Blazer NAJ-5938 1996/1997 GASOLINA INSERVÍVEL PARICARANA
4 Caminhão 3/4 JWI-0068 1977 DIESEL INSERVÍVEL PARICARANA
5 Caminhão NBA-7255 2011/2012 DIESEL ATIVO PARICARANA
6 Caminhão Baú NUK-0897 2012 DIESEL ATIVO PARICARANA
7 Caminhão Basculante NUJ-8969 2012/2013 DIESEL ATIVO PARICARANA
8 Caminhão Frigorífico NAY-7135 2013 DIESEL INATIVO PARICARANA
9 Corolla NOJ-9576 2009 GASOLINA ATIVO REITORIA
10 Corsa - Classic NAY-4523 2009 GASOLINA ATIVO DTI
11 Corsa - Classic NAZ-6346 2009 GASOLINA ATIVO PARICARANA
12 Fiesta NAY-5942 2010 GASOLINA ATIVO PARICARANA
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13 Fiesta NAY-5872 2010 GASOLINA ATIVO PARICARANA
14 Fiorino NAH-5694 1995 GASOLINA INSERVÍVEL PARICARANA
15 Gol JFO-9026 1995 GASOLINA INSERVÍVEL CMAN/HIDRÁULICA
16 Hilux NAO-3116 2007 DIESEL INSERVÍVEL PARICARANA
17 Kadett SL LWV-9598 1992 GASOLINA INSERVÍVEL PARICARANA
18 L-200 NAR-5995 2008 DEISEL ATIVO MURUPÚ/EAGRO
19 L-200 NAR-5985 2008 DIESEL MANUTENÇÃO PARICARANA
20 L-200 NAI-9596 2004 DIESEL MANUTENÇÃO CMAN/REFRIGERAÇÃO
21 Mahindra NBA-6859 2011/2012 DIESEL INSERVÍVEL PARICARANA
22 Micro-ônibus NAJ-5939 1974/1975 DIESEL INATIVO PARICARANA
23 Micro-ônibus NAZ-1883 2008/2009 DIESEL ATIVO PARICARANA
24 Micro-ônibus NAN-2988 2010 DIESEL ATIVO PARICARANA
25 Micro-ônibus NAN-9052 2014 DIESEL ATIVO PARICARANA
26 Monza NAI-1143 1994 GASOLINA INSERVÍVEL PARICARANA
27 Moto NAQ-5574 2012/2013 GASOLINA ATIVO CAUAMÉ
28 Moto NAQ-5544 2012/2013 GASOLINA INATIVO PARICARANA
29 Moto NAQ-5554 2012/2013 GASOLINA ATIVO MURUPÚ
30 Moto NAQ-5564 2012/2013 GASOLINA CEDIDO PROJ. NEACOR
31 Moto NAO-5548 2004 GASOLINA ATIVO MANUTENÇÃO
32 Ônibus NAW-8006 2009 DIESEL ATIVO PARICARANA
33 Ônibus NAM-0685 2004/2005 DIESEL MANUTENÇÃO PARICARANA
34 Ônibus NAO-0605 2014/2015 DIESEL ATIVO MURUPÚ/EAGRO
35 Ônibus NAO-0615 2014 DIESEL ATIVO MURUPÚ/EAGRO
36 Ônibus NAO-0585 2014 DIESEL ATIVO MURUPÚ/EAGRO
37 Ônibus NAO-0595 2014 DIESEL ATIVO MURUPÚ/EAGRO
38 Ônibus NAP-1503 2014 DIESEL ATIVO MURUPÚ/EAGRO
39 Ranger NAN-0663 2010 DIESEL ATIVO PARICARANA
40 Ranger NOR-8007 2009 DIESEL ATIVO PARICARANA
41 Ranger NAN-1948 2010 DIESEL ATIVO PARICARANA
42 Ranger NAN-0703 2010 DIESEL ATIVO PARICARANA
43 Ranger NUK-4010 2011/2012 GASOLINA ATIVO PATRIMONIO
44 S-10 NAL-6988 2002 DIESEL MANUTENÇÃO PARICARANA
45 S-10 Colina NAT-2074 2007 DIESEL ATIVO NRTU
46 S-10 Suframa NAY-6480 2008 DIESEL MANUTENÇÃO PARICARANA
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47 S-10 Tornado NAM-1316 2010 DIESEL MANUTENÇÃO PARICARANA
48 Siena NAW-6228 2014 ALCOOL/
GASOLINA ATIVO MURUPÚ
49 Siena NUH-6649 2014 ALCOOL/
GASOLINA ATIVO ITCPES
50 Strada NUH-7170 2010/2011 GASOLINA ATIVO SEGURANÇA
51 Strada NAP-0332 2012/2013 GASOLINA ATIVO PARICARANA
52 Strada NAP-0472 2012/2013 GASOLINA ATIVO CMAN
53 Strada NAS-5241 2006/2007 ALCOOL/
GASOLINA INATIVO CMAN/ELÉTRICA
54 Strada JXY-7089 2004/2005 ALCOOL/
GASOLINA INATIVO PARICARANA
55 Strada NAP-0402 2012/2013 GASOLINA ATIVO CAUAMÉ
56 Uno Mille NAQ-1839 2005/2006 GASOLINA ATIVO SEGURANÇA
57 VAN NAZ-0372 2011/2012 DIESEL ATIVO PARICARANA
58 VAN NAU-6580 2008/2009 DIESEL MANUTENÇÃO PARICARANA
59 Trator 44440 2012 DIESEL ATIVO PARICARANA
60 Trator 7855 - DIESEL INATIVO PARICARANA
61 Trator 7176 - DIESEL INATIVO/PARICARANA PARICARANA
62 Trator 39924 2011 DIESEL ATIVO CAUAMÉ
63 Trator S/T - DIESEL ATIVO CAUAMÉ
64 Trator 21010 2008 DIESEL ATIVO MURUPÚ
65 Trator 39538 2012 DIESEL ATIVO MURUPÚ
66 Trator 16926 - DIESEL MANUTENÇÃO MURUPÚ
Fonte: CTRANS
Ante ao demonstrativo acima verifica-se que há 08 veículos
inservíveis e 07 inativos.
Com base nas informações coletadas durante o período dos trabalhos e
nos exames físicos realizados destacamos o seguinte:
4.1.1. Constatação: (01)
Pagamento de despesa com combustível não utilizado pela UFRR
Em 12/11/2016 foi emitida a requisição de combustível n° 659 para
abastecimento do veículo FORD, modelo Ranger, de placa NAN-0663, sendo 100
litros de gasolina comum e 100 litros de óleo diesel S10/S50. Destaca-se
que o combustível utilizado pelo referido veículo é o óleo diesel.
Causa: Fragilidade nos controles internos para abastecimento de
combustível.
Manifestação da CTRANS: Por meio do memo n° 15/17, de 03/04/17, a CTRANS
apresentou a seguinte manifestação:
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No dia 12/11/2016 (Sábado), o Coordenador de Transportes recebeu uma ligação de um condutor às 12h30min
informando que o micro-ônibus NAZ-1883 pertencente a esta IFE’s encontrava-se com três (03) pneus furados
(ADVO da viagem em anexo), objetivando socorrer e levar pneus para este micro que estava viajando para
MANAUS-AM, o Coordenador contatou condutor de sobreaviso, e ao se dirigir-se para a Coordenação de
Transportes onde esperou o condutor e confeccionou autorização de abastecimento para o veículo Ranger
NAN-0663 posteriormente dirigiram-se ao posto, e no ato do abastecimento o Coordenador ao preencher a
guia acabou por preencher o campo Gasolina erroneamente conforme 1ª guia de abastecimento, a 2ª guia de
abastecimento foi preenchida corretamente, e ao esquecer-se de rasurar o campo gasolina da 1ª guia, constata-
se erro administrativo por parte desta Coordenação. Que após esta auditoria entrará em contato com o
fornecedor.
Análise da Auditoria: Destaca-se que os 100 litros de gasolina no valor de
R$ 384,00 (trezentos e oitenta e quatro reais), constante no controle de
combustível do mês de novembro/16 foram pagos por meio da Nota Fiscal n°
6743, de 01/12/2016, fl. 480 do processo n° 23129.014328/2015-57.
Verifica-se que a autorização de abastecimento n° 659 foi emitida em duas
vias, conforme documentos enviados pela CTRANS, sendo que os quantitativos
foram preenchidos manualmente com inclusão dos 100 litros de gasolina e 100
litros de diesel na primeira via e na segunda via constando 100 litros de
diesel.
Consta nas duas vias a rubrica do condutor da UFRR e de funcionário da
empresa contratada para fornecimento de combustível, sem aposição do
carimbo. O referido documento foi autorizado pelo Coordenador de transporte
nas duas vias. Apesar das 03 pessoas assinarem as duas vias da autorização
de abastecimento 659, de 12/11/16, não houve constatação da divergência nem
tão pouco retificação do documento de autorização.
Destaca-se que a PU apresentou à equipe de Auditoria documento da empresa
contratada, datado de 16/05/2017, informando da concordância em reembolsar
o valor referente aos 100 (cem) litros de gasolina comum. Cabe ressaltar
que até a conclusão deste relatório não foi apresentado comprovante do
ressarcimento.
Recomendação 01: Promover o ressarcimento do valor referente a 100 litros
de gasolina, relativo a autorização de abastecimento n° 659, de 12/11/16,
que não foi utilizado por esta Instituição.
Recomendação 02: Aprimorar mecanismo de controle no intuito de evitar
cobranças indevidas quanto ao abastecimento de combustível dos veículos da
frota da UFRR, bem como instruir os servidores/colaboradores que participam
do processo de autorização de combustível para assinar por extenso, na
falta de carimbo.
Manifestação da PU: Em atenção ao Relatório Preliminar a PU apresentou a
seguinte informação:
Recomendação 1: Informamos que o valor referente aos 100 litros de gasolina está sendo pago pela empresa
via GRU.
Recomendação 2: Informamos que foram implementadas medidas de controle na própria Requisição. Foi
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instituído provisoriamente, até que o manual de funcionamento da CTRANS seja finalizado e aprovado por
instancias maiores, que o quantitativo de abastecimento é fechado de acordo com a capacidade de cada veículo
e, excepcionalmente, quando for para completar o tanque de combustível um servidor da Coordenação é
designado para ir junto e conferir o abastecimento.
4.1.2. Constatação: (02)
Fragilidades no preenchimento das autorizações para abastecimento de
combustível dos veículos da frota da UFRR
Constata-se autorizações de abastecimento de combustível sem informação da
quilometragem do veículo, bem como em algumas autorizações apenas com
rubrica de servidor:
Autorização n° Data Autorização Placa Combustível
497 05/09/16 NAZ-6346 20L
498 05/09/16 NAQ-5564 10L
509 05/09/16 NOJ-9576 40L
515 16/09/16 NAQ-5554 15L
519 20/09/16 NAY-4523 40L
520 20/09/16 NAZ-0372 62L
Causa: Fragilidade nos controles internos para abastecimento de
combustível.
Manifestação da CTRANS: Por meio do memo n° 20/17, de 20/04/17, a CTRANS
apresentou a seguinte manifestação:
Esclarecemos que devido aos motoristas não serem alocados para um veículo específico- pois atendem às
demandas de acordo com as necessidades da instituição- e também pela falta de um “fiscal de pista” que fique
responsável pelo acompanhamento dos abastecimentos dos veículos, torna-se demasiadamente trabalhoso
acompanhar e identificar o preenchimento e assinatura de cada uma das requisições. Entretanto, visando
melhorar tal déficit, após a primeira verificação dessa auditoria (que de modo claro e objetivo nos orientou e
identificou algumas falhas no processo) adotamos um novo procedimento da quilometragem do veículo de
forma digital, antes da impressão da requisição. Além disso, estamos trabalhando para incluir na requisição,
também, o nome (por extenso) do condutor que efetuar o abastecimento.
Análise da Auditoria: A CTRANS reconhece a fragilidade nos controles para
abastecimento dos veículos, e conforme informado estará adotando
procedimentos para melhoria do controle.
Recomendação 03: Estabelecer procedimentos para melhorar o controle no
abastecimento dos veículos da frota da UFRR.
Manifestação da PU: Em atenção ao Relatório Preliminar a PU apresentou a
seguinte informação:
Recomendação 3: Está sendo elaborada uma Planilha de Controle de todos os veículos da UFRR, afim de
mantê-los sempre abastecidos, mas com a conferência de autonomia de quilometro por litro.
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4.1.3. Constatação: (03)
Ausência de pagamento de despesas com licenciamento e seguro obrigatório
DPVAT dos veículos da frota da UFRR até o prazo de vencimento
Consoante consulta no site do DETRAN/RR em 22/03/17 foram verificadas as
seguintes a seguir, referentes aos veículos da frota da UFRR:
Placa Situação
JFO-9026 Restrição judicial
NAN-9052
NAP-0332
NAP0402
NAP-0472
NAS-5241
NAY-5872
NAY-5942
NAZ-0372
Taxa de licenciamento e seguro obrigatório DPVAT com vencimento em 24/02/17
NUK-4010 IPVA vencimento em 30/12/16, Taxa de licenciamento e seguro obrigatório DPVAT com
vencimento em 29/12/16
OPW-4183 Multas no valor de R$ 577,08
NAH-5694
NAI-1143
NAN-0663
NAN-0703
NAP-1503
NAQ-5544
NAQ-5554
NAQ-5564
NAQ-5574
NAT-2074
NAY-4523
NAZ-1883
Taxa de licenciamento e seguro obrigatório DPVAT com vencimento em 31/03/17
Fonte: site do DETRAN/RR (https://www.rr.getran.com.br/site/)
Causa: Ausência de controle quanto ao prazo de vencimento do licenciamento
e seguro obrigatório DPVAT dos veículos da frota da UFRR.
Manifestação da CTRANS: Por meio do memo n° 15/17, de 03/04/17, a CTRANS
apresentou a seguinte manifestação:
Esta coordenação não possui um controle efetivo dos vencimentos, porém, no início do ano abrimos um
processo pra pagamento dessas taxas, com cópias de todos os borderôs. Informamos ainda que os veículos
possuem placas com último dígito diferentes. O DETRAN anualmente muda a data de vencimento dos
documentos de acordo com essa numeração. Nas próximas aquisições, sugerimos que esta instituição padronize
o último dígito das placas para facilitar o controle de pagamento, como é feito em outras instituições públicas.
Encaminhamos o anexo I contendo o Ofício n° 33/14-CTRANS que trata da Restrição Judicial do veículo (JFO-
9026) e o memorando n° 32/17-CTRANS, que trata da infração de trânsito do veículo (Van OPW-4183).
Análise da Auditoria: Destaca-se que a CTRANS corrobora com a constatação
desta Auditoria quanto a ausência de controle efetivo dos vencimentos de
licenciamento e seguro obrigatório DPVAT.
Com relação ao veículo de placa JFO-9026 verifica-se que em 16/07/14 foi
enviado ofício n° 33/14-CTRANS à Secretaria Municipal de Transportes/
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Prefeitura Municipal do Rio de Janeiro informando que a notificação quanto
à infração de trânsito não se refere a veículo da UFRR, conforme
documentação anexa ao ofício, bem como solicitando o cancelamento da multa
no valor de R$ 85,13.
Quanto ao veículo de placa OPW-4183 foi emitido memorando eletrônico n°
32/2017, de 13/03/17 à Coordenação de Convênios para encaminhamento de 03
notificações de autuação por infração de trânsito para ser enviado para o
órgão ao qual o veículo encontra-se cedido.
Recomendação 04 (PU/CTRANS): Estabelecer mecanismo de controle de modo a
evitar o pagamento do licenciamento e seguro obrigatório DPVAT dos veículos
da frota da UFRR com multas.
Recomendação 05 (PROAD/PU): Apurar responsabilidades quanto ao pagamento de
multas de despesas com o licenciamento e seguro obrigatório DPVAT dos
veículos da frota da UFRR.
Recomendação 06 (PU): Regularizar a situação dos veículos da frota da UFRR
que estão com restrição junto ao DETRAN/RR.
Manifestação da PU: Em atenção ao Relatório Preliminar a PU apresentou a
seguinte informação:
Recomendação 4: Esse controle está sendo implementado, também mediante planilha por data de vencimento
do IPVA e situação de cada veículo da frota da UFRR.
Recomendação 5: A apuração de responsabilidade já está em trânsito.
Recomendação 6: As regularizações veiculares de toda a frota já se encontram em trânsito.
4.1.4. Constatação: (04)
Ausência de elaboração do mapa de controle de desempenho e manutenção do
veículo oficial de cada veículo
Destaca-se que a UFRR não dispõe do mapa de controle de desempenho e
manutenção de cada veículo oficial (MCDMVO) que deveria ser atualizado
mensalmente, conforme disposto no art. 24, § 1° da Instrução Normativa n°
03/2008.
Causa: Fragilidades nos controles de gerenciamento da frota de veículos.
Manifestação da CTRANS: Por meio do memo n° 15/17, de 03/04/17, a CTRANS
apresentou a seguinte manifestação:
Não dispomos de Mapa de controle de desempenho e manutenção dos veículos oficiais desta IFES’s, demais
informações a cerca das manutenções dos veículos solicitados no item 14 (SA n ° 07/17), estão no anexo 10.
Análise da Auditoria: A CTRANS corrobora com a constatação desta Auditoria
quanto a inexistência de mapa de controle de desempenho e manutenção do
veículo oficial. E de acordo com o art. 24 da IN/MPOG n° 03/2008 os órgãos
e entidades deverão manter o MCDMVO atualizado mensalmente:
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Art. 24. Os órgãos e entidades farão apuração do custo operacional dos veículos visando a
identificar os passíveis de reparos (recuperáveis) e os antieconômicos ou irrecuperáveis
(sucatas), comprovadamente alienáveis.
§ 1º Para os fins do caput deste artigo, o órgão ou entidade manterá o Mapa de Controle do
Desempenho e Manutenção do Veículo Oficial de cada veículo (Anexo II) atualizado
mensalmente. (grifo nosso) § 2º A apuração prevista no caput deste artigo deverá se basear em critérios econômicos e
técnicos, inclusive os relativos à proteção do meio ambiente.
Recomendação 07 (CTRANS): Manter Mapa de Controle do Desempenho e
Manutenção do Veículo Oficial de cada veículo (Anexo II da IN/MPOG n°
03/2008) atualizado mensalmente.
Manifestação da PU: Em atenção ao Relatório Preliminar a PU apresentou a
seguinte informação:
Recomendação 7: Esta recomendação será adotada.
4.1.5. Constatação: (05)
Veículos da UFRR em desuso
Constata-se a existência de veículos da frota da UFRR em desuso, consoante
informação da CTRANS e verificação na garagem do campus Paricarana.
Causa: Veículos antieconômicos.
Manifestação da CTRANS: Por meio do memorando eletrônico n° 35/17, de
17/03/17, a CTRANS apresentou a seguinte manifestação:
Informamos que esta unidade possui 12 veículos que se encontram em desuso. Como são veículos antigos, a
manutenção é muito cara e inviável. Estamos em fase de estudo, analisando a melhor forma para desfazimento
desses bens:
Ord. MODELO MARCA PLACA MOTIVO
1 Blazer Chevrolet NAJ-5938 Alto custo de manutenção
2 Caminhão 3/4 M. Benz JWI-0068 Alto custo de manutenção
3 Fiorino Fiat NAH-5694 Alto custo de manutenção
4 Gol Volkswagen JFO-9026 Alto custo de manutenção
5 Hilux Toyota NAO-3116 Alto custo de manutenção
6 Kadett SL Chevrolet LWV-9598 Alto custo de manutenção
7 Mahindra Bramont NBA-6859 Alto custo de manutenção
8 Monza Chevrolet NAI-1143 Alto custo de manutenção
9 Moto Kasinsk/CRZ NAQ-5544 Alto custo de manutenção
10 Strada Fiat NAS-5241 Alto custo de manutenção
11 Strada Fiat JXY-7089 Alto custo de manutenção
12 Trator CBT Alto custo de manutenção
Análise da Auditoria: Considerando a existência de veículos em desuso e
aliado ao alto custo de manutenção, conforme informado pela CTRANS, e com
base no Decreto n° 99.658/90 cabe a esta IFES proceder com a alienação.
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Recomendação 08 (PU/CTRANS): Realizar levantamento de todos os veículos
desta IFES que estão enquadrados como inservíveis para fins de se efetuar a
alienação, nos termos do Decreto n° 99.658/90.
Manifestação da PU: Em atenção ao Relatório Preliminar a PU apresentou a
seguinte informação:
Recomendação 8: Este levantamento já foi realizado e está em fase de adoção das medidas cabíveis.
4.1.6. Constatação: (06)
Conserto de veículo decorrente de sinistro sem apuração de responsabilidade
dos agentes envolvidos
Na ordem de serviço n° 03, de 08/02/17, da empresa Nort Pel – Norte Peças
Ltda foram solicitados serviços de lanternagem, pintura e troca de lanterna
traseira esquerda do veículo corsa de placa NAZ-6346, totalizando o valor
de R$ 2.535,56 (dois mil quinhentos e trinta e cinco reais e cinquenta e
seis centavos). Conforme verificado junto a CTRANS esses serviços foram
necessários em decorrência de sinistro ocorrido com o veículo, entretanto,
não houve apuração dos agentes envolvidos para fins de responsabilização.
Causa: Ausência de definição de procedimentos quanto a ocorrência de
sinistro com veículos da frota da UFRR.
Manifestação da CTRANS: Por meio do memorando eletrônico n° 35/17, de
17/03/17 e memo n° 020/17-CTRANS, de 20/04/17, a CTRANS apresentou a
seguinte manifestação:
A Coordenação de segurança informou a esta CTRANS verbalmente no dia posterior ao sinistro, que o
vigilante itinerante plantonista (Airton-US) juntamente com o Coordenador de Segurança (Wilson Soler) se
deslocou para o local onde haveria ocorrência de sinistro, adentrando o edifício no retorno verificou-se que
este havia sido danificado por possível choque de outro veículo, encaminhando portanto o fato para o
Coordenador de Transportes para as devidas providências.
Em virtude de não ter recebido formalmente a ocorrência detalhada, em relação à solicitação e com o objetivo
de obter mais informações fidedignas quanto ao ocorrido, foi encaminhado um e-mail à Coordenação de
Segurança a qual respondeu via email anexando fotos.
Análise da Auditoria: Verifica-se que os fatos referentes à ocorrência do
sinistro não foram apurados, conforme e-mail enviado à Coordenação de
Segurança em 17/04/17 pelo Coordenador de Transporte solicitando o relato
dos fatos sobre o sinistro ocorrido com o veículo de placa NAZ-6346.
Consoante e-mail da Coordenação de Segurança, de 18/4/17, consta que o
veículo corsa placa NAZ-6246 foi deslocado para averiguar suspeitos que
estavam em uma moto utilizando a passarela entre o Bloco III e a
Biblioteca. Após verificação e quando do retorno para o veículo constataram
o amassado nas imediações da lanterna traseira, na qual foi suposta a
danificação naquele local, visto não ter como conferir, pois não há
cobertura de câmeras de segurança no local.
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Destaca-se que esta IFES não dispõe de procedimentos padronizados no caso
de ocorrência de sinistro envolvendo veículo da UFRR.
Recomendação 09 (CTRANS): Estabelecer procedimentos padronizados quando da
ocorrência de sinistros envolvendo veículo da UFRR, de modo a apurar
responsabilidade dos agentes envolvidos.
Manifestação da PU: Em atenção ao Relatório Preliminar a PU apresentou a
seguinte informação:
Recomendação 9: O Controle de Sinistros já existe, e a adoção de responsabilidade é um ato obrigatório,
portanto é sempre realizado.
4.1.7. Constatação: (07)
Fragilidade no controle de demanda de consumo de combustível por veículos
Consoante demonstrativo de consumo de combustível verificou-se aumento na
demanda de abastecimento dos seguintes veículos:
Modelo Placa Combustível
Jan/17
Combustível
Fev/17
Combustível
Março/17
Requisição
Março/17
Corolla NOJ-9576 56 40
40
40
40
132/17
176/17
196/17
Fiesta NAY-5872 40 -
50
40
40
116/17
155/17
193/17
Ranger NAN-0703 50 77
50
88
52
138/17
173/16
186/17
Siena NAW-6228 - 40
40
40
40
141/17
179/17
201/17
Strada NUH-7170 40 -
50
40
40
40
106/17
152/17
180/17
203/17 Fonte: Controle de combustível mensal da CTRANS
Destaca-se que a CTRANS não dispõe de controle de quantitativo de litros de
combustível por quilômetros rodados para cada veículo da frota desta IFES.
Causa: Fragilidades nos controles de gerenciamento da frota de veículos.
Manifestação da CTRANS: Por meio do memorando eletrônico n° 20/17, de
20/04/17, a CTRANS apresentou a seguinte manifestação:
Informamos que nos meses de janeiro e fevereiro a demanda por combustível e veículos é baixa, visto que a
instituição UFRR e suas unidades escolares estão em período de recesso. Assim, ao regressarem às atividades
normais, o que acontece por volta da segunda quinzena de fevereiro, é normal que as unidades solicitantes
aumentem a demanda de utilização de veículos e de combustíveis. Informamos que a CTRANS está trabalhando
para a implantação de um procedimento que canaliza todas as demandas por um único “caminho”, sendo este
o SIPAC. Assim, teremos mais facilidade de acompanhar, avaliar e atender às demandas de cada setor.
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(...)
Informamos que, dos veículos UFRR, apenas os seguintes possuem computador de bordo:
Marca Modelo Placa
Ford Ranger NAN-0663
Ranger NAN-0703
Fiat
Strada NAP-0332
Strada NAP-0472
Strada NAP-0402
Siena NAW-6228
Siena NUH-6649
Constatamos que os equipamentos não estão funcionando em perfeito estado, ou seja, não geram informações
fidedignas o suficiente para nos munir de segurança para repassar a informação.
Quanto aos demais veículos, informamos que não possuem computador de bordo ou qualquer outro
instrumento capaz de gerar as informações solicitadas. Além do exposto, não possuímos qualificação técnica
adequada para gerar os cálculos solicitados.
Análise da Auditoria: Verifica-se que a CTRANS não dispõe de informações
referentes ao quantitativo de combustível gasto por quilômetro rodado de
cada veículo pertencente à frota da UFRR, o que fragiliza o gerenciamento e
controle de gastos de combustível.
Recomendação 10 (CTRANS): Estabelecer mecanismo para gerenciar os gastos
com combustível levando em consideração a relação litros por quilômetro
rodado e se for o caso estabelecer cota mensal por veículo.
Manifestação da PU: Em atenção ao Relatório Preliminar a PU apresentou a
seguinte informação:
Recomendação 10: O estabelecimento do Controle de Combustível já está em andamento, como já explicado
da resposta à Recomendação 3. Quanto a Cota Mensal, esta foi uma das medidas adotadas pela Gestão para
contingenciar os gastos, inclusive por conta do quadro econômico em que nos encontramos.
4.1.8. Constatação: (08)
Ausência de estudo quanto ao quantitativo adequado de veículos para atender
demanda da UFRR
Destaca-se que a CTRANS não possui estudo sobre o quantitativo de veículo
necessário para atender a demanda institucional. Constata-se que a demanda
do INSIKIRAN, NEAD E LEDUCAR são atendidos por empresas contratadas para
prestação de serviços de locação de veículos.
Causa: Fragilidades nos controles de gerenciamento da frota de veículos.
Manifestação da CTRANS: O coordenador de Transporte no ato da entrevista
realizada com a equipe de Auditoria informou que não havia estudos sobre o
quantitativo necessário de veículos para atender a demanda da UFRR.
Análise da Auditoria: No intuito de verificar o custo x benefício entre a
aquisição de veículos e a contratação de empresa para prestação de serviços
de locação de veículos faz-se necessário a realização de estudo com vista a
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verificar o quantitativo adequado de veículos para atender a demanda da
UFRR.
Recomendação 11 (CTRANS): Realizar estudo do custo x benefício entre
aquisição de novos veículos para atender a demanda da UFRR e a contratação
de empresa terceirizada para locação de veículos.
Manifestação da PU: Em atenção ao Relatório Preliminar a PU apresentou a
seguinte informação:
Recomendação 11: Este estudo já está sendo realizado, principalmente por conta da idade da frota de veículos
da UFRR. 4.1.9. Constatação: (09)
Ausência de normativos internos para utilização dos veículos
Destaca-se que a CTRANS não dispõe de normativos internos e/ou manuais
sobre a utilização dos veículos da frota da UFRR, que poderiam fortalecer
os controles internos da Coordenação.
Causa: Fragilidades nos controles de gerenciamento da frota de veículos.
Manifestação da CTRANS: Por meio do memorando eletrônico n° 35/17, de
17/03/17, a CTRANS apresentou a seguinte manifestação:
A comissão está em fase de construção das Normativas de Utilização de Veículos Oficiais, conforme Anexo IX.
Análise da Auditoria: Verifica-se que estão sendo elaboradas normativas
para utilização dos veículos oficiais, entretanto não consta data prevista
para conclusão. Vale frisar a importância da definição de rotinas e
uniformização de padrões adotados na CTRANS como forma de fortalecer os
controles na utilização dos veículos.
Recomendação 12(CTRANS): Elaborar manual estabelecendo rotinas e
uniformizando procedimentos a serem adotados na Coordenação de Transporte.
Manifestação da PU: Em atenção ao Relatório Preliminar a PU apresentou a
seguinte informação:
Recomendação 12: Trata-se de outra medida que já está sendo adotada pela atual gestão.
4.1.10. Constatação: (10)
Quadro de pessoal reduzido para atender a demanda da CTRANS
Destaca-se que no início dos trabalhos de auditoria a equipe da CTRANS
estava composta por dois servidores para realizar o gerenciamento dos
veículos da frota da UFRR, bem como acompanhar os contratos de combustível;
lavagem, lubrificação e borracharia; locação de veículos para atender o
NEAD, LEDUCAR, INSIKIRAN; manutenção de veículos e contratação de
motoristas.
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No decorrer dos trabalhos houve rotatividade de servidores na função de
coordenador de transporte e na visita realizada em 24/05/2017 na CTRANS foi
constatado que apenas um servidor, de forma provisória, estava realizando
as atividades, com apoio de dois bolsistas.
Ressalta-se que dos controles existentes, entre eles o documento de
registro de saída de veículos, mapa de controle de uso diário de veículo,
Autorização para Deslocamento de Veículos Oficiais (ADVO), não são
supervisionados diariamente, visto o quadro reduzido de pessoal, o que já
gerou alguns equívocos, conforme verifica-se nas informações contidas nos
memorandos eletrônicos n° 15/17 e 20/17:
Item 3: (...) constatamos que houve um equívoco quanto ao preenchimento da requisição de combustível. A
requisição foi preenchida com a numeração de placa NAQ-5544 (moto que estava inativa), todavia deveria ter
sido preenchida com a numeração NAQ-5554 (moto que estava lotada na Escola Agrotécnica-EAGRO).
Item 7: (...) pela falta de um, “fiscal de pista” que fique responsável pelo acompanhamento dos abastecimentos
dos veículos, torna-se demasiadamente trabalhoso acompanhar e identificar o preenchimento e assinatura de
cada uma das requisições.
Item 11: (...) no ato do abastecimento o Coordenador ao preencher a guia acabou por preencher o campo
Gasolina erroneamente conforme 1ª guia de abastecimento, a 2ª guia de abastecimento foi preenchida
corretamente, e ao esquecer-se de rasurar o campo gasolina da 1ª guia, constata-se erro administrativo por
parte desta Coordenação.
Causa: Quantitativo de servidores reduzido.
Manifestação da CTRANS: Por meio do memorando eletrônico n° 15/17, de
03/04/17, a CTRANS apresentou a seguinte manifestação:
Esta coordenação instrui os motoristas para que preencham a autorização de abastecimento corretamente,
mas, pela falta de pessoal, nem sempre podemos fazer um acompanhamento no local de abastecimento. (grifo
nosso)
Análise da Auditoria: Destaca-se que o quadro de pessoal da Coordenação de
Transporte está composto por um servidor, de forma temporária, para atender
a demanda de atividades daquela Coordenação, o que fragiliza a supervisão
dos controles estabelecidos para o abastecimento de combustível, controle
de uso diário dos veículos e acompanhamento dos contratos.
Conforme informado pela CTRANS a quantidade mínima para o funcionamento
adequado da Coordenação seria de 05 (cinco) servidores.
No intuito de evitar a execução das atividades da CTRANS de forma
inadequada e sem a devida segregação de funções, visto a possibilidade da
ocorrência de erros materiais ou fraude, torna-se necessário a separação
das funções, já que um ato realizado por um determinado servidor,
consequentemente, será revisado por outro, em momento posterior.
Consoante a necessidade do adequado gerenciamento da frota de veículos e
visto a fragilidade dos controles salienta-se a importância da capacitação
dos servidores da CTRANS para melhor desempenho das atividades, bem como
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definição de procedimentos de controles adequados por meio de normativos
internos.
Recomendação 13 (PROGESP): Realizar levantamento do quantitativo de
servidores necessário para realização dos trabalhos da Coordenação de
Transporte com posterior implemento de medidas para lotar aquela
Coordenação com o número adequado de servidores, de modo que haja
segregação de funções.
Recomendação 14 (PROGESP/DDS): Promover a capacitação dos servidores da
CTRANS na área de transporte.
4.1.11. Constatação: (11)
Recomendações anteriores pendentes de atendimento
Destaca-se que se encontram pendentes de atendimento as recomendações dos
Relatórios de Auditoria n° 08/2013 e 4/2016, conforme a seguir:
Recomendação 05: Capacitar os motoristas para o correto preenchimento dos mapas de controle.
Recomendação 06 (CMAT/PU/CTRANS): Promover o planejamento adequado para aquisição dos pneus, levando em
conta o saldo em estoque e a frota de veículos desta IFES.
Recomendação 07 (PROAD/PU): Designar servidores com conhecimento técnico para recebimento do material a ser
adquirido, evitando entrega em desconformidade com o edital.
Recomendação 08 (PROAD/PU): Estabelecer mecanismos de controle periódico para acompanhamento do prazo de
validade dos materiais estocados, de forma a permitir que seja avaliada, mediante consumo dos últimos meses, a utilização
dos materiais, e caso estejam sem uso, possam ser doados a outras instituições da Administração Pública em condições de
utilização.
Recomendação 09 (PROAD/PU): Efetuar levantamento de todos os materiais sem validade para fins de instauração de
processo de desfazimento, obedecendo aos procedimentos estabelecidos na legislação vigente.
Causa: Limitação da PU para atendimento das recomendações da Auditoria
Interna.
Manifestação da PROINFRA: Por meio do memorando eletrônico n° 69/17, de
10/05/17, a PU apresentou a seguinte manifestação:
(...)
A PU vem trabalhando para melhorar seu planejamento de controle de todos os bens e materiais que se encontra na carga
da prefeitura, porém reconhece sua limitação por falta de servidores para realização dessas atividades, que até a presente
data não foi possível fazer um controle dos pneus vencidos, que já se encontravam no depósito de materiais na data em que
assumiu essa gestão;
Portanto, comunica somente que estará solicitando um parecer técnico da assessoria técnica jurídica da reitoria, para
proceder aos encaminhamentos dos pneus vencidos;
Quanto ao planejamento para aquisição de bens e materiais, a PU está buscando ajustar de acordo a necessidade
seguindo o calendário de compras, após levantamento dos itens existentes no depósito de materiais e almoxarifado da
UFRR;
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Entretanto, tem se deparado com quantidade de materiais e equipamentos que foram comprados em 2015, e somente agora
em 2017 estão chegando na UFRR, isso ainda se encaixa na compra desordenada sem um prévio planejamento, feito pela
gestão anterior;
Análise da Auditoria: Verifica-se que a PU reconhece o não atendimento das
recomendações da Auditoria Interna na totalidade e atribui tal ato a falta
de servidores para realização das atividades. Apesar do quadro reduzido de
pessoal a PU deve envidar esforços no sentido de fortalecer o controle
administrativo da Prefeitura Universitárias e unidades vinculadas. Recomendação 15(PROAD/DA/CMAT): Adotar providências no sentido de atender
as recomendações da Auditoria Interna, de modo a evitar a fortalecer o
controle administrativo e evitar reincidência de fragilidades já
constatadas em trabalhos anteriores.
Manifestação da PU: Em atenção ao Relatório Preliminar a PU apresentou
informação referente às recomendações anteriores, conforme a seguir:
Recomendação 5: Já está em andamento um plano de capacitação dos condutores em diversas rotinas da
CTRANS, dentre as quais o preenchimento correto dos mapas de controle dos veículos desta IFES.
Recomendação 6: Já está em curso o levantamento da disponibilidade, qualidade e vencimento dos pneus em
estoque para posterior adoção do Planejamento mais conveniente à frota de veículos da UFRR. 4.2. Manutenção predial
Para realização de manutenção predial na UFRR no período 2015/2016 foi
realizada licitação na modalidade pregão eletrônico n° 33/15-SRP resultando
na celebração dos contratos n° 49/15, 64/15 e 36/16.
4.2.1. Constatação: (12)
Serviço enquadrado indevidamente como manutenção predial
Verifica-se que nos autos do processo n° 23129.006117/2015-41, fl. 679,
consta emissão de ordem de serviço s/n° para execução de 100 m2 de barracão
para depósito, no valor de R$ 25.000,00 (vinte e cinco mil reais). Em que
pese constar no item 14.1 da proposta orçamentária a construção do barracão
em tábuas de madeira e cobertura em fibrocimento salienta-se que não se
trata de serviços de manutenção predial.
Destaca-se que o barracão foi desmontado, apesar dos serviços de manutenção
predial continuar sendo executados, após nova licitação.
Causa: Fragilidades nos controles de gerenciamento da manutenção predial.
Manifestação da PROINFRA: Por meio do memorando eletrônico n° 07/17, de
26/04/17, e memo n° 112, de 15/05/17, a PROINFRA apresentou a seguinte
manifestação:
A construção do Barracão para depósito em tábuas de madeira teve a finalidade de facilitar a logística para realização
dos serviços de manutenção predial, servindo para a guarda de equipamentos (escadas, andaimes, ferramentas, EPI’s,
etc), descanso da mão de obra e deposito de matéria-prima, fundamental para reduzir os fluxos, garantindo que os
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materiais cheguem às mãos certas com rapidez e no momento correto. O Barracão destinou-se também ao apoio dos
trabalhos da manutenção predial, como por exemplo, a produção de armaduras e formas, dividindo-se assim, em áreas de
depósito, operacionais e área de vivência para os trabalhadores atendendo assim as normas do Ministério do Trabalho,
em especial a NR18. Além da eficiência da execução do produto, a padronização diretamente influencia na segurança do
ambiente onde os trabalhadores estão expostos, a fim de haver uma melhora na qualidade dos serviços e no quesito
segurança e organização. (grifo nosso)
(...)
A realização da desmontagem do barracão foi motivada pela necessidade de utilização do espaço ocupado pelo mesmo
para realização de evento festivo no mês de dezembro do ano de 2016. A solicitação foi encaminhada pela Reitoria à
Prefeitura Universitária via e-mail do sistema Zimbra que atualmente se encontra com problemas técnicos não permitindo
seu acesso para anexação de cópia. (grifo nosso)
Vista a solicitação da Reitoria, a redução dos serviços que necessitavam armazenamento de quantidades consideráveis de
insumos, a execução quase que total dos serviços que possuem insumos e equipamentos que necessitavam armazenamento
e a finalização do CONTRATO de manutenção predial não renovado e o notável baixo uso por opção da CONTRATADA,
foi-se decidido, com a aval da CONTRATADA, que o barracão poderia ser desmontado para limpeza da área. (grifo
nosso)
Ressalta-se que o uso do barracão pela CONTRATADA foi reduzido por falta de segurança do local conforme alegado,
havendo queixas de desaparecimento de seus equipamentos e insumos. Portanto o espaço foi criado para a finalidade de
abrigo e depósito e teve uso em grande parte do seu tempo, mas por opção a CONTRATADA decidiu que não precisaria
mais de tal espaço e a Prefeitura Universitária optou por desmontá-lo. (grifo nosso)
Sobre o custo x benefício da desmontagem, informamos que havia a necessidade do espaço para o evento realizado e que
os materiais nos quais barracões de obras são executados são suscetíveis a danos devido as intemperes. Desde a sua
montagem até a desmontagem passou-se mais de um ano e o madeiramento e placas compensadas já estavam em
condições de pouco reaproveitamento reforçando assim o fim de sua vida útil. (grifo nosso)
Análise da Auditoria: A PROINFRA destaca que a construção do barracão em
tábuas de madeira tinha como finalidade facilitar a logística para
realização dos serviços de manutenção predial e atendimento às normas do
Ministério do Trabalho, em especial a NR18. Vale frisar que apesar de
proporcionar agilidade dos serviços, o referido barracão não se enquadra em
serviços de manutenção. Dessa forma, esse serviço deveria ser licitado em
item separado dos demais.
Ressalta-se que a PROINFRA elencou fatores para a desmontagem do barracão,
entre eles: a solicitação da reitoria para realização de evento festivo, a
redução dos serviços que necessitavam de grandes quantidades de insumos, a
execução quase que total dos serviços que possuem insumos, finalização do
contrato, a falta de segurança do local, o madeiramento e placas
compensadas que já estavam em condições de pouco reaproveitamento, e
conforme manifestação, a vida útil do barracão foi de pouco mais de um ano.
Cabe salientar que, apesar da finalização do contrato, os serviços de
manutenção predial continuam sendo executados, após nova licitação, e sob o
risco de penalização da UFRR, conforme enfatizado pela PROINFRA no memo n°
112/2017, visto a não disponibilização de local adequado para a guarda de
equipamentos, descanso da mão de obra e depósito de matéria-prima.
Ante a desmontagem do barracão verifica-se que à época não houve avaliação
de técnicos da PROINFRA quanto ao custo benefício, ficando a decisão a
cargo da Prefeitura Universitária. Em que pese ser competência da PU a
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coordenação, fiscalização e execução de serviços de manutenção das redes
elétrica, hidráulica e telefônica, o serviço do barracão não se encontra
enquadrado como de manutenção predial. Dessa forma, os serviços inerentes a
área de infraestrutura deverão ser avaliados por aquela unidade.
Recomendação 16 (PROINFRA): Promover o enquadramento adequado dos serviços
referentes ao objeto de manutenção predial de modo que sejam separados por
itens de acordo com suas características.
Recomendação 17 (PROINFRA/PU): Estabelecer mecanismo de controle de modo
que os serviços relacionados à área de infraestrutura sejam executados,
após avaliação de técnicos da PROINFRA, aliado ao custo e benefício para
instituição.
4.2.2. Constatação: (13)
Ordem de serviço sem informação dos setores em que serão realizados os
serviços de manutenção predial
Verifica-se que nas Ordens de Serviços (OS)n° 17-04/2016, de 15/09/2016,
constante à fl. 1131 e a de n° 15-06/2016, de 08/04/2016 (item 12.3.06),
fl. 873, ambas do processo 23129.006117/2015-41, não constavam o nome dos
setores para execução dos serviços.
Causa: Fragilidade no gerenciamento dos serviços de manutenção predial.
Manifestação da PROINFRA: Por meio do memorando eletrônico n° 07/17, de
26/04/17, a PROINFRA apresentou a seguinte manifestação:
Os serviços constantes na ordem de serviço nº 17/04/2016 foram realizados na cobertura do bloco D e no banheiro do
Instituto Insikiran, conforme informações dadas pelo Eng. Werner Spies.
Informamos que a ordem de serviço nº 015-06/2016 foi emitida para atender algumas demandas do Gabinete do Reitor
como a troca de tomadas, instalação de cabos elétricos para atender tomadas encontradas sem o cabeamento elétrico nas
03 salas do referido Gabinete. Após a vistoria, a ordem de serviço foi estendida para atender outras demandas do prédio
da Reitoria, tais como: conserto da porta do banheiro feminino do pav. térreo e refletores na área externa do prédio da
Reitoria. As 117 luminárias foram trocadas em diversos setores, em várias salas e corredores do pav. térreo e do piso
superior (fotos anexas ). (grifo nosso)
Análise da Auditoria: Verifica-se que não há um controle adequado referente
aos locais/setores em que foram executados os serviços de manutenção
predial, visto a fragilidade no preenchimento de informações na ordem de
serviço e a ausência de um sistema de gerenciamento que possibilite uma
integração entre as unidades e agilidade dos procedimentos.
Cabe frisar que para execução dos serviços de manutenção predial da UFRR é
adotado o seguinte fluxo:
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DEMANDA
(e-mail, memorando,
telefone)
VISTORIA
(fiscal especialista)
ORDEM DE SERVIÇO
(após constatação pelo
fiscal especialista)
EXECUÇÃO
(Serviços relacionados
na ordem de serviço)
RECEBIMENTO
(Conformidade dos
serviços contratados)
ENCERRAMENTO
(contratada emite NF)
Destaca-se que não há padronização no recebimento das demandas para
solicitação dos serviços de manutenção predial, bem como verifica-se a
necessidade de melhoria nos controles desses registros, de preferência por
meio eletrônico, com informação sobre o local em que está sendo executado
os serviços, setor solicitante, data da demanda, serviço realizado, período
de atendimento, de modo a proporcionar melhoria no controle e transparência
no processo.
Recomendação 18 (PROINFRA/PU): Estabelecer mecanismo de controle, de
preferencia por meio eletrônico, para gerenciamento das informações dos
serviços de manutenção predial.
4.3. Segurança patrimonial
Para realização dos serviços de vigilância na UFRR foi realizada licitação
na modalidade pregão eletrônico n° 105/12 resultando na celebração do
contrato n° 24/13, vigente de 27/03/13 até o dia 28/12/17.
Destaca-se que esta IFES possui 18 postos diurnos e 18 postos noturnos de
vigilância armada gerando uma despesa mensal de R$ 315.192,60 (trezentos e
quinze mil, cento e noventa e dois reais e sessenta centavos), conforme 5º
Termo Aditivo assinado em 02/12/16.
Para o monitoramento da área física no campus Paricarana a UFRR possui 214
câmeras de segurança, das quais 170 estão em funcionamento.
Destaca-se que a Coordenação de Segurança conta em sua equipe com um
servidor do quadro efetivo da UFRR, um monitor terceirizado com carga
horária de 40 horas diurna e um monitor terceirizado na escala noturna 12 x
48.
Consoante visita in loco na Prefeitura Universitária foi realizada as
seguintes constatações:
4.3.1. Constatação: (14)
Ausência de serviços de manutenção de câmeras de segurança
Verifica-se que esta IFES não dispõe dos serviços de manutenção das
câmeras, dificultando a ativação das 44 câmeras que necessitam de reparos
para funcionamento.
Causa: Fragilidades nos controles de segurança/monitoramento.
UNIVERSIDADE FEDERAL DE RORAIMA
COORDENADORIA DE AUDITORIA INTERNA Campus Paricarana – Av. Ene Garcez, n° 2413 – Boa Vista – RR
CEP 69.310-000 – (95) 3621.3122 – [email protected] -
http://ufrr.br/coaudin
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Análise da Auditoria: Consoante visita in loco na Coordenação de Segurança
verifica-se que as 44 câmeras não estão funcionando devido a necessidade de
reparos, visto a ausência de técnicos especializados na UFRR e/ou empresa
contratada para prestação desses serviços. Dessa forma, constatam-se áreas
vulneráveis sem a presença de câmeras de monitoramento.
Recomendação 19 (PU): Promover o reparo das câmeras de monitoramento que
estão desativadas, de modo a proporcionar melhor gerenciamento e segurança
nos campi da UFRR.
4.3.2. Constatação: (15)
Estrutura física inadequada para atender a segurança e monitoramento
Destaca-se que as instalações físicas da Coordenação de
Segurança/monitoramento e da guarita que dá acesso pela Av. Venezuela não
são adequadas, pois conforme visita in loco foi verificado que a sala de
monitoramento é utilizada também para guarda de materiais e na guarita os
vigilantes não conseguem ficar devido o local não ser climatizado e com
pouca ventilação.
Causa: Estrutura física da coordenação de segurança/monitoramento e da
guarita inadequada.
Análise da Auditoria: Destaca-se que para melhor desempenho das atividades
de segurança e monitoramento se faz necessário adequação da estrutura
física ocupada pela Coordenação de Segurança e pelos vigilantes
responsáveis pela segurança da entrada pela Av. Venezuela, necessitando de
um layout que permita melhores condições de trabalho.
Recomendação 20 (PROINFRA/PU): Promover estudo para adequação da estrutura
física de coordenação de segurança/monitoramento e guarita que dá acesso
pela Av. Venezuela, de modo a proporcionar melhores condições de trabalho
para servidores e vigilantes.
4.3.3. Constatação: (16)
Ausência de normativo interno referente a segurança patrimonial
Destaca-se que esta UFRR não dispõe de normativo, referente a procedimentos
de segurança patrimonial e conforme informado pela CSEG foi elaborada uma
proposta para a normatização, entretanto, não foi apresentada a equipe de
Auditoria.
Causa: Fragilidades nos controles de segurança/monitoramento.
Análise da Auditoria: No intuito de se promover a segurança e proteção dos
servidores, comunidade acadêmica, demais usuários e dos bens públicos cabe
a UFRR estabelecer normativos de procedimentos de segurança patrimonial.
Recomendação 21 (PU/CSEG): Designar grupo de trabalho com a finalidade de
propor normativo interno referente aos procedimentos de segurança no âmbito
desta IFES.
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5. CONCLUSÃO
De acordo com os exames realizados na Prefeitura Universitária
foram constatadas as seguintes fragilidades:
a) Pagamento de despesa com combustível não utilizado pela UFRR;
b) Fragilidades no preenchimento das autorizações para abastecimento de
combustível dos veículos da frota da UFRR;
c) Ausência de pagamento de despesas com licenciamento e seguro
obrigatório DPVAT dos veículos da frota da UFRR até o prazo de
vencimento;
d) Ausência de elaboração do mapa de controle de desempenho e manutenção
do veículo oficial de cada veículo;
e) Veículos da UFRR em desuso;
f) Conserto de veículo decorrente de sinistro sem apuração de
responsabilidade dos agentes envolvidos;
g) Fragilidade no controle de demanda de consumo de combustível por
veículos;
h) Ausência de estudo quanto ao quantitativo adequado de veículos para
atender demanda da UFRR;
i) Ausência de normativos internos para utilização dos veículos;
j) Quadro de pessoal reduzido para atender a demanda da CTRANS;
k) Serviço enquadrado indevidamente como manutenção predial;
l) Ordem de serviço sem informação dos setores em que serão realizados
os serviços de manutenção predial;
m) Ausência de serviços de manutenção de câmeras de segurança;
n) Estrutura física inadequada para atender a segurança e monitoramento;
o) Ausência de normativo interno referente a segurança patrimonial.
Diante das constatações e recomendações realizadas por esta
Coordenadoria de Auditoria Interna, encaminhamos ao Magnífico Reitor para
adotar as providências necessárias.
Boa Vista – RR, 14 de junho de 2017.
Edilene dos Santos Lima
Coordenadora de Auditoria Interna
Matrícula 1228812