Relatório SAESP do

Relatório do

III Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública: por uma política municipal de arquivos

realizado em 3 de junho de 2004 com municípios da região do Vale do Paraíba e Litoral Norte Paulista

1. Justificativa do evento

No cumprimento de suas atribuições de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo,

bem como suas atribuições decorrentes da parceria entre o Arquivo do Estado e o Ministério Público

Estadual, formalizada mediante a celebração de um Termo de Cooperação Técnica, em 30 de agosto

de 20001, o SAESP, comprometido com a defesa e a preservação do patrimônio arquivístico público

do Estado de São Paulo e respeitando a completa autonomia das Prefeituras e Câmaras Municipais, o

Arquivo do Estado de São Paulo realizou, em 3 de junho do corrente ano, o III Encontro Paulista

sobre Gestão Documental Pública: por uma política municipal de arquivos.

Este terceiro encontro consolidou mais uma etapa do “Programa de Institucionalização e

Implantação de Arquivos Municipais no Estado de São Paulo”, iniciado em 2003, que tem como

objetivo oferecer fundamentos legais e técnicos para a criação de Arquivos Públicos Municipais e a

implantação de políticas municipais de gestão documental.

O I Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em São Paulo, em 24 de outubro de 2003,

reuniu 36 municípios da região da Grande São Paulo, totalizando a expressiva presença de 88 agentes

municipais. O II Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em Campinas, em 27 de abril

de 2004, contou com a presença da Prefeita da cidade de Campinas e reuniu 34 municípios da região

de Campinas, totalizando a expressiva presença de 116 agentes municipais.

Em âmbito municipal, a criação de arquivos e a implantação de políticas de gestão documental

configuram-se como questões de natureza técnica e do mais elevado interesse público. Portanto, para

realização do III Encontro o Arquivo do Estado firmou uma parceria com a Prefeitura Municipal de

São José dos Campos e com a Secretaria Municipal de Administração de São José dos Campos no

1 Publicado no Diário Oficial do Estado em 1.º de setembro de 2000.

sentido de sediar o evento e providenciar a contratação de serviço de sonorização.

A equipe organizadora do evento foi composta por funcionários do Arquivo do Estado de São Paulo,

Ieda Pimenta Bernardes, Coordenadora do SAESP; Camila Brandi de Souza, membro da equipe do

SAESP, Ilka de Sousa Magari, Chefe do Setor de Administração, contamos também com os

funcionários da Secretaria Municipal de Administração de São José dos Campos, Sérgio tarzia, Odete

Pinto Ferreira Costa, Nilse Mara Mendes Eugênio e Roberta Sattelmayer Lameiro (Cerimonial).

O Ofício Circular Interinstitucional/2004, de 6 de maio de 2004, encaminhado aos Prefeitos e aos

Presidentes das Câmaras Municipais, solicitava que cada Município da região administrativa do Vale

do Paraíba e Litoral Norte Paulista designasse 2 representantes do Executivo Municipal e 1

representante da Câmara Municipal para participarem do evento, na condição de agentes

multiplicadores. Em resposta aos ofícios, 24 Municípios encaminharam representantes, totalizando a

expressiva presença de 185 agentes municipais neste III Encontro Paulista sobre Gestão Documental

Pública.

A solenidade de abertura teve início às 9 horas com a presença do Excelentíssimo Senhor Prefeito de

São José dos Campos, Emanuel Fernandes, da Senhora Secretária de Administração do Município de

São José dos Campos, Marina de Fátima de Oliveira, do Senhor Edmundo Carlos de Andrade

Carvalho, Presidente da Fundação Cultural Cassiano Ricardo, da Promotora de Justiça do Estado de

São Paulo, Dr.ª Jaqueline Lorenzetti Martinelli, do Promotor de Justiça da Comarca de São Luiz do

Paraitinga, Manuel Sérgio da Rocha Monteiro, da profa. Ieda Pimenta Bernardes, Coordenadora do

SAESP, e da Coordenadora do Conselho Gestor do Sistema de Arquivos de São José dos Campos,

Odete Pinto Ferreira Costa.

2. Conteúdo programático do evento (palestras):

• Patrimônio documental e cidadania, proferida por Jaqueline Lorenenzetti Martinelli, Promotora

de Justiça - Ministério Público do Estado de São Paulo;

• O Instituto do Inquérito Civil: Estudos de Casos, proferida por Manuel Sérgio da Rocha

Monteiro, Promotor de Justiça da Comarca de São Luiz do Paraitinga - Ministério Público do

Estado de São Paulo;

• Gestão documental pública: fundamentos legais, proferida por Ieda Pimenta Bernardes,

Coordenadora do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP;

• Políticas Municipais de Arquivos: estratégias e perspectivas, proferida por Ieda Pimenta

Bernardes, Camila Brandi de Souza e Luciana Pontes Rodrigues de Lima Ichikava, técnicas do

SAESP;

• Os Arquivos Municipais e o aperfeiçoamento de políticas públicas, proferida por Daíse

Apparecida Oliveira, Presidente do Fórum Nacional de Dirigentes de Arquivos Municipais e

membro do Conselho Internacional de Arquivos;

• Primeiros passos da implantação de Gestão Documental Pública em São José dos Campos,

proferida por Odete Pinto Ferreira Costa, Coordenadora do Conselho Gestor do Sistema de

Arquivos de São José dos Campos, e Nadia Kojio; e

• Arquivos Municipais e documentos públicos: problemas de jurisdição arquivística,

proferida pela Dr.ª Ana Maria de Almeida Camargo, Professora da FFLCH/USP e Vice-Diretora

da Associação de Arquivistas de São Paulo (ARQ-SP).

3. Material fornecido aos participantes

Para subsidiar a ação pedagógica do SAESP junto às administrações municipais foi distribuída, no

início do evento, a cada um dos participantes, uma pasta com:

� Apostila contendo:

- minuta de projeto de lei para criação de Arquivo Público Municipal;

- minuta de termo de cooperação técnica entre o Poder Executivo e a Câmara Municipal;

- Resumo das palestras proferidas no III Encontro.

� CD-Rom contendo:

• compilado da legislação arquivística federal, estadual e municipal;

• manuais técnicos da área arquivística do Projeto “Como Fazer”;

• recomendações do CONARQ para a construção de arquivos;

• versão eletrônica da apostila.

� Ao final do evento, o SAESP distribuiu os certificados de participação

4. Caracterização dos participantes

Participação dos Municípios da grande São Paulo no III Encontro Paulista

Municipios ausentes

38%

Municipios presentes

62%

Especificamente, participaram do III Encontro 166 representantes de 21 Prefeituras e 19

representantes de 9 Câmaras Municipais.

Prefeituras ausentes

46%

Prefeituras presentes

54%

Câmaras Municipais presentes

23%

Câmaras Municipais ausentes

77%

� Compareceram ao encontro representantes das seguintes Câmaras Municipais:

Aparecida, Bananal, Jambeiro, Piquete, Redenção da Serra, Roseira, Santo Antônio do Pinhal,

São José dos Campos e Taubaté.

� Compareceram ao encontro representantes das seguintes Prefeituras: Aparecida, Arapeí,

Bananal, Campos do Jordão, Caraguatatuba, Cruzeiro, Jacareí, Jambeiro, Lagoinha, Lorena,

Paraibuna, Pindamonhangaba, Piquete, Queluz, Redenção da Serra, Santa Branca, São José dos

Campos, São Luiz do Paraítinga, São Sebastião, Taubaté e Ubatuba..

� Não encaminharam nenhum representante os seguintes municípios: Areias, Caçapava,

Cachoeira Paulista, Canas, Cunha, Guaratinguetá, Igarata, Ilhabela, Lavrinha, Monteiro Lobato,

Natividade da Serra, Potim, São Bento do Sapucaí, São José do Barreiro, Silveiras e Tremembé.

Caracterização dos participantes do III Encontro Pa ulista

Representantes de Prefeituras

90% Representantes de Câmaras

Municipais10%

5. Dificuldades da equipe organizadora:

As principais dificuldades encontradas durante a organização do evento foram:

� gerenciar todas as ações necessárias para garantir a efetiva presença dos representantes das

Prefeituras e Câmaras Municipais, bem como controlar e monitorar as inscrições; e

� a articulação entre o SAESP e os profissionais responsáveis pela contratação e pagamento de

serviços terceirizados.

6. Avaliação do evento pelos participantes

Os gráficos abaixo enumerados representam a sistematização dos dados obtidos nas fichas de

avaliação preenchidas pelos participantes do III Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública:

por uma política municipal de arquivos.

1. No geral, o Encontro:

Ficou abaixo das

expectativas3%

Superou as expectativas

21%Correspondeu

às expectativas76%

2. Avalie a qualidade do atendimento:

Regular5%

Bom95%

3. Avalie a qualidade da divulgação:

Regular49%

Ruim5%

Bom46%

4. Avalie a qualidade do material oferecido:

Regular18%

Bom82%

5. Avalie a qualidade dos recursos audiovisuais:

Regular31%

Bom69%

6. Avalie a qualidade do auditório:

Regular30%

Ruim9%

Bom61%

7. O dia e horário do Encontro são adequados?

Não1%

Sim 99%

8. A carga horária foi:

Excessiva6%

Parcialmente adequada

23%Insuficiente

12%

Adequada59%

9. O conteúdo abordado foi:

Muito teórico35%

Adequado65%

10. Avaliação dos conferencistas - uso de

recursos didáticos:

Ótimo56%

Ruim1%

Regular 43%

11. Avaliação dos conferencistas - conhecimentos:

Ótimo89%

Ruim1%

Regular 10%

12. Avaliação dos conferencistas - motivação:

Ótimo54%

Ruim15%

Regular 43%

13. Avaliação dos conferencistas - exposição:

Ótimo58%

Ruim15%

Regular 41%

14. Como classificaria o Encontro em relação ao seu trabalho?

Aplicável a longo prazo

66%

Imediatamente aplicável

23%

Inaplicável0%

Parcialmente aplicável

11%

Não ficou clara aplicabilidade

0%

Relacionamos a seguir as manifestações e sugestões dos participantes:

1. Inversão dos temas das palestras, pois após o almoço seria interessante a palestra mais dinâmica.

2. Gostaria de trabalhar com quem já trabalha com arquivos.

3. A comissão organizadora poderia ter colocado o almoço como parte do evento, um único

pacote, mesmo que fosse cobrada uma única taxa de inscrição paga pela empresa.

4. O conteúdo deveria ser mais prático do que a teórico e mais voltado à realidade dos arquivos brasileiros.

5. Para a aplicabilidade a médio ou curto prazo, poderiam ser organizados grupos que

supervisionassem parcerias com estudantes ou funcionários de forma regionalizada.

6. Sugiro que as palestrantes fiquem mais visíveis, pois quem está sentado mais para trás não consegue enxergar o palestrante.

7. Um novo encontro de arquivo, para que possamos cada vez mais nos aperfeiçoar.

8. Que sejamos sempre informados sobre novos encontros e cursos. Quero me agrupar a vocês

nesta batalha. Parabéns á equipe!

9. Realização de Encontros periódicos.

10. Devido à localização geográfica, Bananal e Arapeí encontram-se muito distantes, dificultando muito nossa participação.

11. Necessitamos de algo mais prático, não é difícil colocar em prática, porém a prática é

necessária.

12. Acredito ter sido muito bom para o conhecimento, mas poderia ser um pouco mais prático e emocionante como o doutor Manuel fez em sua palestra, mas no geral, foi um exercício gigantesco e agradeço esta oportunidade de aumentar mais conhecimentos.

13. Acho que a palestra da Prof.ª Ieda, deveria ser no começo do evento, pois as autoridades

relacionadas ao arquivo com o decorrer do tempo vão embora e não ouvem o principal: as necessidades e a prioridade da existência do arquivo.

14. Parceria: Arquivo Municipal da Prefeitura São José - UNIVAP/UNIP/USP e IEB para trazer o curso de Especialização em Arquivo para São José e região. Trazer as oficinas do Arquivo do Estado para São José e divulgá-las.

15. Formação para funcionários.

16. Mais encontros para maior esclarecimentos, e acompanhar os municípios que não tem

arquivos.

17. Realizações de oficinas.

18. A participação de Prefeitos, Secretários, diretores para sensibiliza-los sobre a importância e obrigatoriedade do Município zelar pelo seu patrimônio, garantindo amplo acesso aos documentos e informações a todos que deles necessitem.

19. Que houvesse treinamento para que possamos aplicar este conhecimento em nosso trabalho.

20. Que o palestrante fique num plano visual mais alto, para que a platéia possa vê-lo. Isto chama

mais atenção dos ouvintes.

21. Atuação mais efetiva das gestões junto às secretarias. Repassar com freqüência as ações do Arquivo Público para as secretarias.

22. Capacitar continuamente os servidores principalmente das secretarias administrativa.

23. As palestras deveriam ser mais dinâmicas.

24. Abertura para perguntas/debates.

25. Os objetivos e benefícios de um arquivo municipal devem ter maior ênfase que o dever do

município. A motivação está mais nos benefícios e na satisfação.

26. Ter mais encontros e manter contato com os participantes dos encontros como forma de ampliar os conhecimentos e de trocar informações sobre as dificuldades e soluções encontradas.

27. Novo encontro, mas com maior carga horária.

28. Deveria haver um tempo para responder as dúvidas do público alvo.

29. Abertura para debates e perguntas.

30. Adotar no encontro uma linguagem mais clara e objetiva e mostrar como é o trabalho em um arquivo geral, ou protocolo de um município.

31. Maior divulgação dos cursos a este respeito.

32. Divulgação mais extensiva a todos os representantes das Instituições municipais. Uma equipe

(monitora) para acompanhar o ritmo de trabalho nos diversos arquivos locais dos municípios.

Acompanham este relatório: Folder (Anexo I) e Fotografias (Anexo II).

ANEXO I

FOLDER

ANEXO II

FOTOGRAFIAS