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Relatório do Escritório de Ombuds

O programa de Ombuds é um canal informal para a resolução de conflitos na Eaton. Isso quer dizer que, ao contrário dos canais formais como a chefia ou Ética, entrar em contato com o Escritório de Ombuds não significa fazer uma notificação à companhia.

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pessoas

10 Anos de Ombuds na Eaton

Mais de 13000 casos em 27 países abrangendo mais de 75 por cento da população.

O Começo Em 2002, os Grupos Truck e Automotive da América do Norte implementaram voluntariamente um programa piloto nas suas operações nos EUA, que se tornou o atual Programa de Ombuds da Eaton. A liderança concluiu que mesmo com as melhores intenções da chefia de incentivar a comunicação aberta e possibilitar a discussão de disputas, os canais normais para a solução de problemas nem sempre eram suficientes para se levantar questões que podiam implicar riscos à Eaton e ao seu pessoal. O piloto foi um sucesso e, desde então, a Eaton vem introduzindo gradualmente o programa no resto da companhia.

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Ilene Butensky DIRETORA, ESCRITÓRIO DOS OMBUDS

Profissional de Ombuds Organizacional Certificada

Mensagem da Diretora Corporativa do Escritório de OmbudsÉ com grande prazer que apresentamos a mais recente edição do Relatório do Escritório de Ombuds. Este relatório anual serve para lembrar que o Escritório de Ombuds é um recurso informal e confidencial à disposição dos empregados sempre que estiverem preocupados com questões relativas a práticas no trabalho. Este ano assinala o décimo aniversário do Escritório de Ombuds da Eaton, que vem sendo introduzido gradativamente para empregados do mundo todo. Em 2012, incluímos empregados da Tailândia, Oriente Médio, Suíça, Austrália e Nova Zelândia.

O Escritório de Ombuds distingue-se de todos os outros recursos disponíveis aos empregados da Eaton. Quem está na Eaton já há algum tempo, deve se lembrar de que o Escritório de Ombuds foi lançado em 2002. Para os que entraram na Eaton mais recentemente e talvez não conheçam os serviços prestados pelo Ombuds, temos orgulho em explicar que a Eaton é uma das muito poucas companhias que oferecem serviços de Ombuds a seus empregados. A principal função do Escritório de Ombuds é reafirmar que os Valores e Filosofia Eaton não são apenas teóricos, são aplicados na prática e, quando há motivos de preocupação, existe um recurso confidencial onde discuti-los. Além disso, recorrer ao Ombuds não significa fazer notificação à companhia, já que o Ombuds é um recurso informal e sigiloso, “off-the-record”.

Atualmente, estamos à disposição de mais de 75 por cento dos empregados da Eaton em 27 países e é com grande prazer que estamos estendendo gradualmente nossos serviços aos empregados da recém-adquirida Cooper Industries. Membros da nossa equipe de Ombuds visitarão várias instalações da Eaton em 2013 para apresentar ou reapresentar nossos serviços, para que os empregados estejam cientes deste recurso. Além disso, planejamos oferecer os serviços do Escritório de Ombuds a empregados da Coréia do Sul, África do Sul e Malásia.

Como você pode ver neste relatório, o Escritório de Ombuds é um canal de comunicação informal, independente, neutro e confidencial.

O Escritório de Ombuds complementa, mas não substitui nem compete com canais formais como o seu gerente ou supervisor, o Escritório de Ética Global, Recursos Humanos, Auditorias, Segurança e Saúde Ambiental, ou o Departamento Jurídico. Ele oferece aos empregados um mecanismo para levantar e resolver questões sem ameaças nem confrontos. O Escritório de Ombuds mantém em sigilo as questões que nos são apresentadas. O Ombuds não revela a identidade das pessoas envolvidas sem a sua permissão. A única exceção é quando um Ombuds determina haver risco iminente de danos sérios ou ferimentos graves.

Tenho a satisfação de informar que em 2012 dois integrantes de nossa equipe foram certificados pela Associação Internacional de Ombudsman (IOA). Assim como vários outros integrantes da nossa equipe, Devyani Singh e Terry Boudreau são agora Profissionais de Ombuds Organizacionais Certificados (COOP).

Lembre-se: não deixe de usar este importante recurso, se alguma coisa o deixar preocupado. Nossa equipe de Ombuds existe para ajudá-lo.

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2002-5EUA e Canadá

2006América Latina e Caribe

O que é um Ombuds?A palavra Ombudsman deriva do nórdico umboðsmaðr, que essencialmente significa “representante”. Entre as variações modernas do termo estão “ombuds”, “ombudsperson”, ou ”ombudswoman”. Em sua acepção moderna, o termo surgiu com o Ombudsman Parlamentar, instituído pelo governo da Suécia em 1809 a fim de garantir os direitos dos cidadãos através de um agência supervisora independente do executivo.

Hoje em dia, existem diferentes tipos de Ombuds. A Eaton tem um Ombuds Organizacional que, de acordo com os princípios éticos da Associação Internacional de Ombudsman (IOA), é uma pessoa neutra e independente com quem qualquer empregado pode conversar confidencial e sigilosamente a respeito de qualquer questão ou preocupação pertinente ao trabalho.

dignidade

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2011Cingapura Indonésia

2010Reino Unido

2012Suíça

2010Índia

2012AustráliaNova Zelândia

2012Tailândia

2012Oriente Médio

Por que um Escritório de Ombuds?O Escritório de Ombuds da Eaton foi criado para apoiar sua filosofia, valores e abordagem de “fazer negócios da maneira certa”. O Escritório de Ombuds é um recurso informal para a resolução de disputas que busca minimizar conflitos, resolvendo-os de modo a evitar seu agravamento e resguardando ao mesmo tempo os valores da Eaton. Em qualquer organização, muitos empregados preferem resolver problemas e disputas através de canais formais ou hierárquicos. Mas sempre há quem não se sinta à vontade com esses canais formais e relutem em usá-los. E às vezes há situações em que alguém, por constrangimento, timidez, ou medo de retaliação, prefere antes consultar alguém confidencialmente. Para sua gestão efetiva e para que essas pessoas possam expor suas preocupações sem demora, é de grande valia poder contar com um local onde elas se sintam seguras para discutir tais questões confidencial e sigilosamente, com alguém que não pertença aos canais formais.

2008-9China Hong K ong Taiwan

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Por Que As Pessoas Usam O Escritório• Queremconversarconfidencialesigilosamentecomalguémqueconheçabemaspolíticasevaloresdacompanhia

• Precisamdeajudaimparcialparaidentificareavaliarsuasopções

• Buscamumlugarseguroondemanifestarpreocupações• Játentaramumcanalformal• Precisamdeinformaçãoouesclarecimento• Nãosabemcomquemdiscutirummotivodepreocupação

respeito

Gestão de CasosAntes de começar a praticar, todos os Ombuds da Eaton fazem o treinamento básico de Ombuds da IOA quanto a gestão de casos e Normas de Conduta Profissional* da associação. A maioria de nossos Ombuds são certificados pela Associação Internacional de Ombudsman, têm experiência em gestão de recursos humanos, e anos de conhecimento prático das políticas, práticas e valores da Eaton.

O Ombuds ouve sem passar julgamento todos que procuram o escritório, ajudando-os a esclarecer e colocar seu problema em perspectiva. Nosso papel principal é orientar o consulente, ajudando-o a identificar todas as opções viáveis e os prós e contras de cada uma. O consulente controla a situação o tempo todo e é ele quem decide que opção adotar, se for o caso. A única exceção é um caso de risco iminente de danos sérios ou ferimentos graves.

*Ver definições na página 14.

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Tipos de ApoioORIENTAÇÃO 29%Em 2012, em quase um terço de todos os casos tudo o que foi preciso foi orientar o consulente que buscava opções, esclarecimento, informação, ou alguém que o escutasse. • Mais da metade dos casos, depois de discutidas as

opções, geralmente resultam em facilitação ou encaminhamento a um canal formal da Eaton.

• Quase todos os casos envolvem orientação do Ombuds de uma ou outra forma.

FACILITAÇÃO 46%A maioria dos nossos consulentes em 2012 pediu a facilitação do Ombuds.• Facilitação significa o Ombuds levar o caso adiante

para um canal formal da Eaton em nome do empregado.

• O Ombuds não discute com pessoa alguma as preocupações de um indivíduo sem sua autorização expressa.

• O consulente decide se quer ou não permanecer anônimo durante a facilitação.

ENCAMINHAMENTO 23%Frequentemente o Ombuds encaminha consulentes a um canal formal da Eaton para resolver uma questão.• O consulente pode ter entrado em contato conosco

porque não sabia direito aonde ir, ou porque queria discutir o caso conosco antes de levá-lo a um canal formal.

• Na maioria dos casos, os encaminhamentos são para Recursos Humanos, Escritório de Ética Global e Conformidade, supervisores diretos, ou Programa de Assistência ao Empregado (EAP).

RECUSA 2%Se bem que o Ombuds não goste de recusar ajuda, há situações em que não podemos nos envolver.• Quando um caso já foi levado a um canal formal, como

um advogado ou um procedimento formal de queixa.• Quando o consulente não deixa o número de seu

telefone completo ao gravar recado em nossa caixa de mensagens.

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APAC Ásia-PacíficoA.N. América do Norte AL&C América Latina & CaribeEMEA Europa e Oriente Médio (o programa de Ombuds ainda não foi implementado

nesta região, à exceção do Reino Unido, Suíça e Oriente Médio.)

OEscritóriodeOmbudsadotaapráticadeestritaconfidencialidadeesópublicaestatísticasgeraisquenãopossibilitamaidentificaçãodeindivíduosoulugares.Estainformaçãoserveparaajudaraidentificaroquemaistendeapreocuparosempregados.

ELÉTRICO43%

INdUSTRIAL42%

CORPORATIVO10%dESCONHECIdO/ OUTRO5%

AL&C24%

EMPREGO E CARREIRA15%

EMEA3%

GESTÃO dE dESEMPENHO7% ORIENTAÇÃO dE

LIdERANÇA11%

RELACIONAMENTO COM COLEGAS E PARES6%CONTROLE E CONFORMIdAdE6%

CONTATOS EXTERNOS6%

SAÚdE E SEGURANÇA4%

OUTROS 3%

UTILIZAÇÃO POR SETOR

A.N.39%

RELACIONAMENTO SUPERVISOR-EMPREGAdO20%

APAC34%

REMUNERAÇÃO E BENEFÍCIOS22%

2012 em Números

DISTRIBUIÇÃO DE CASOS POR REGIÃO

CASOS POR CATEGORIA

Evan Arrowsmith OMBUDS EM CAMPO AMÉRICA dO NORTE

Profissional de Ombuds Organizacional Certificado

Terry Boudreau OMBUDS EM CAMPO AMÉRICA dO NORTE

Profissional de Ombuds Organizacional Certificado

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A utilização é coerente com os resultados de 2011. A barra vermelha mostra a utilização real do Escritório pelo grupo de empregados, enquanto o número demográfico (barra azul) mostra a representação demográfica de cada grupo como porcentagem do todo na Eaton.

0 20 40 60

LÍDER SR.1%

16%12%

N/A1%N/A

10%N/A

APOIO ADMINISTRATIVO

GERENTE/SUPERVISOR

TÉCNICO/PROFISSIONAL

APOSENTADO/EX-EMPREGADO

EMPREITEIRO/TEMPORÁRIO

CONTATO EXTERNO OU DESCONHECIDO

FÁBRICA

CONSULENTES DO OMBUDS DEMOGRAFIA EATON

dESCONHECIdO/ OUTRO5%

QUEM USOU O ESCRITÓRIO EM 2012

VISITAS DE CAMPO E OUTROS SERVIÇOS

Treinamento Local de Ombuds 85 locais• 51 na América do Norte• 19 na APAC • 15na América Latina e Caribe

Facilitações de Pesquisa, Revisões Organizacionais 18 locais com > 150 sessões

Assimilação de novos gerentes 26 assimilações diferentes

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orientaçãoaocliente

O que é o Es critório de Ombuds?

O Escritório de Ombuds é um recurso para discussões informais e sigilosas sobre motivos de preocupação no trabalho. Ele complementa, mas não substitui, canais primários e formais de resolução de problemas. Os canais formais são: gerência local; Recursos Humanos; Ética Global e Conformidade; Auditoria; e funções de Saúde, Segurança e Ambiente.

Quando contatar o Escritório de Ombuds com uma pergunta ou preocupação?

O Escritório do Ombuds é um dos muitos canais de comunicação da Eaton disponíveis para ajudá-lo a resolver problemas relacionados com o trabalho. É preferível procurar resolver problemas conversando inicialmente com seu supervisor ou outro membro da gerência local, como o seu gerente de Recursos Humanos. No entanto, sabemos que há situações em que isso não é possível. O Escritório de Ombuds é um recurso para discussões imparciais, informais e sigilosas.

Perguntas Frequentes

Devyani Singh OMBUDS EM CAMPO ÍNdIA E SUdESTE ASIÁTICO

Sophia Qiao OMBUDS EM CAMPO ÁSIA- PACÍFICO

Profissional de Ombuds Organizacional Certificada

Profissional de Ombuds Organizacional Certificada

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O que esperar quando me dirijo ao Escritório de Ombuds com uma pergunta ou preocupação?

Sua pergunta, questão ou preocupação será levada a sério. O caso será tratado com discrição e profissionalismo. Você tem a opção de se manter anônimo. O Ombuds vai ouvir o que você tem a dizer e vai ajudá-lo a identificar opções para relatar ou resolver sua questão. Ao discutir suas opções com o Escritório de Ombuds, é você quem determina o que fazer em seguida. O Ombuds não revelará sua conversa a ninguém, a menos que você autorize.

Se os Ombuds são empregados pagos pela companhia, como ter certeza de que serão imparciais e confidenciais?

Os Ombuds da Eaton seguem Código de Ética e normas profissionais de conduta. A Eaton contrata Ombuds para trabalhar como um recurso confidencial, imparcial, informal e independente. Todas as comunicações com o Ombuds são privilegiadas e tidas como confidenciais. A única exceção refere-se a situações em que haja risco iminente de danos ou ferimentos sérios.

Ao contatar o Escritório de Ombuds, estarei cumprindo minha obrigação de comunicar à companhia conduta ilegal ou antiética?

Não. O Escritório de Ombuds não é um canal de comunicação oficial. O Ombuds vai ajudá-lo a identificar e discutir outros canais de comunicação mantidos pela companhia para esse fim. Para notificar a companhia a respeito de sua preocupação, dirija-se ao seu supervisor, outros membro da gerência local, ou ao Escritório de Ética Global e Conformidade.

Perguntas Frequentes

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integridade

Gestão de DesempenhoPROBLEMAFrancisco dirigiu-se ao Ombuds para discutir o resultado de sua revisão de desempenho, que ele julga injusta. Segundo ele, na sua revisão semestral ele foi informado de que tudo ia bem e ele não tinha sido advertido de que seu desempenho deixava a desejar. Ele contatou o Ombuds por ser um lugar seguro onde discutir a situação antes de decidir o que fazer em seguida.

RESPOSTA DO OMBUDSO Ombuds discutiu com Francisco a sua avaliação e o processo de avaliação, e respondeu suas perguntas. Depois de receber orientação e discutir as suas opções, Francisco resolveu conversar com seu supervisor para poder entender bem por que seu desempenho tinha ficado abaixo do esperado, e para pedir que no futuro ele fosse informado sobre qualquer problema antes da sua avaliação final. Francisco entendeu que depois dessa reunião ele poderia discutir o caso com seu gerente de recursos humanos ou contatar novamente o Ombuds se julgasse necessário.

Situações TípicasOsOmbudsdaEatonconversarampessoalmenteouportelefonecommaisde13milempregadosdesdeacriaçãodoescritórioediscutiramumagrandevariedadedesituaçõesaoredordomundo.Sebemquecadaconsultatenhasuascaracterísticaspróprias,algunstópicossãomaiscomunsqueoutros.Assituaçõesfictíciasabaixosãotípicasdealgunsdessescasos.

Gennette Tripari OMBUDS EM CAMPO AMÉRICA LATINA E CARIBE

Crystal Bahr OMBUDS ASSOCIADA

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Conflito Entre Supervisor e EmpregadoPROBLEMAAmy contatou o Escritório de Ombuds afirmando que sua supervisora não gosta dela por motivos pessoais e que por isso está sempre implicando com ela diante do resto da equipe. Ela tinha tentado resolver o problema com sua supervisora e com Recursos Humanos. E apesar de as coisas terem melhorado durante algumas semanas, ela alega que o problema voltou. Ela não confia mais na chefia para resolver o caso.

RESPOSTA DO OMBUDSCom a permissão de Amy, o Ombuds contatou o gerente de RH para expor o caso e ouvir o que RH tinha a dizer, de sua perspectiva. RH não tinha conhecimento de que o problema alegado tinha recomeçado e garantiu a Amy que investigaria e adotaria as medidas cabíveis. Amy pediu ao Ombuds que entrasse em contato com ela dentro de um mês para ver como estavam as coisas.

Discussão Proativa Sobre Conflito de InteressePROBLEMAMarty é agora empregado da Eaton, depois que a companhia adquiriu a firma onde trabalhava. Ele se deparou com uma situação que, com base em seu treinamento ético, parecia um conflito de interesses. Mas como ele ainda não estava plenamente familiarizado com a Eaton e suas políticas, se sentiu constrangido em levantar a questão com seu supervisor ou se dirigir ao escritório de Ética quando talvez nada houvesse de errado. Marty então resolveu pedir ajuda ao Ombuds, porque tinha sido informado de que sua conversa seria confidencial e sigilosa.

RESPOSTA DO OMBUDSAo se inteirar dos detalhes do caso, o Ombuds achou que de fato parecia haver um conflito de interesses, e sugeriu a Marty que falasse com seu supervisor direto ou com o escritório de Ética. Como não queria se identificar, Marty mandou uma mensagem para o Escritório de Ética Global e Conformidade através do formulário anônimo disponível on-line no site de Ética do JOE. O Escritório de Ética examinou a situação e tomou as medidas necessárias para retificá-la.

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Normas de Conduta Profissional da IOAA Eaton é membro ativo da Associação Internacional de Ombudsman (IOA). Como recurso independente para empregados da Eaton, aderimos às Normas de Conduta Profissional da IOA para Ombuds Organizacionais.

ConfidencialTodas as comunicações entre o Ombudsman e os que buscam o seu auxílio são estritamente confidenciais e o Ombudsman não divulga comunicações confidenciais a menos que receba autorização para fazê-lo. A única exceção a este privilégio de confidencialidade refere-se a casos em que haja risco iminente de danos ou ferimentos sérios.

Independente O Ombuds é independente em estrutura, função e aparência na medida mais ampla possível dentro da organização.

NeutroO Ombuds, por ser neutro, mantém-se imparcial e não alinhado. O Ombuds não participa de qualquer situação que possa criar um conflito de interesses.

InformalPor ser um recurso informal, o Ombudsman não participa de qualquer procedimento administrativo ou judicatório formal relacionado com fatos levados à sua atenção. Contato com o Ombuds não é considerado notificação à Companhia.

Para saber mais sobre o Código de Ética e Normas de Conduta Profissional da IOA, visite www.ombudsassociation.org.

Quem pode usar o Escritório?Qualquer empregado ou ex-empregado, aposentado, empreiteiro, temporário, empregado de meio expediente ou estagiário pode usar o Escritório para discutir qualquer questão ou preocupação relativa ao trabalho.

confiança

Você também pode escrever para:

Eaton Office of the Ombuds 13100 E. Michigan Avenue Galesburg, MI 49053, E.U.A.

Eaton Office of the Ombuds No. 3 Lane 280 Linghong Rd. Changning district, 200335 Shanghai, China

Eaton Office of the Ombuds Eaton Industries Manufacturing GmbH 7 – Route de la Longeraie 1110 Morges, Suíça

Eaton Office of the Ombuds Cluster C, Eon Free Zone, MIdC, Kharadi, Pune, Índia, 411014

Como Contatar o OmbudsTelefones Confidenciais GrátisSeguros e isolados das linhas telefônicas da Eaton. Para nos contatar, digite o número grátis ou o código de acesso da AT&T + número grátis:

Para mais informações, visite www.eaton.com/ombuds ou mande um e-mail para ombuds@eaton.com. (Lembre-se de que sua confidencialidade não é garantida em comunicações por e-mail.)

Argentina0-800-288-5288 + 866-296-6283Brasil0-800-8888-288 + 866-296-6283Canadá1-866-296-6283Chile800-360-312 + 866-296-6283Costa Rica0-800-011-4114 + 866-296-6283República Dominicana11-22 or 1-800-872-2881 + 866-296-6283El Salvador800-1785 + 866-296-6283Guatemala990-9190 + 866-296-6283Honduras800-0-123 + 866-296-6283México01-800-112-2020 + 866-296-6283Nicarágua1-800-0164 + 866-296-6283Panamá800-2288 + 866-296-6283Porto Rico1-866-296-6283

Suíça0800-835575Reino Unido0808-234-5918EUA1-866-296-6283Venezuela0-800-552-6288 + 866-296-6283

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