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CENTRO UNIVERSITÁRIO UNA

ADMINISTRAÇÃO COM LINHA DE FORMAÇÃO EM COMÉRCIO EXTERIOR

ESTUDO DE ASPECTOS DA TEORIA DA BUROCRACIA APLICADOS

EM UM PROCESSO DE CONTRATAÇÃO REALIZADO EM UMA

EMPRESA DE ECONOMIA MISTA

Alisson de Oliveira Silva

BELO HORIZONTE

2012

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CENTRO UNIVERSITÁRIO UNA

ADMINISTRAÇÃO COM LINHA DE FORMAÇÃO EM COMÉRCIO EXTERIOR

Alisson de Oliveira Silva

ESTUDO DE ASPECTOS DA TEORIA DA BUROCRACIA APLICADOS

EM UM PROCESSO DE CONTRATAÇÃO REALIZADO EM UMA

EMPRESA DE ECONOMIA MISTA

Relatório de estágio apresentado como requisito de

avaliação do curso de Administração com Linha de

Formação em Comércio Exterior do Centro

Universitário UNA visando à aprovação na disciplina

Estágio Supervisionado.

Orientadora: Ana Maria Passos Collares.

BELO HORIZONTE

2012

3

AGRADECIMENTOS

A Deus, primeiramente, pois todas as bênçãos recebidas foram as vossas bênçãos. A Jesus,

pois ele é o meu caminho. Aos meus pais, pois eles me ensinaram o caminho. A minha

namorada, pois ela esteve sempre comigo. Aos meus irmãos, pois eles tiveram paciência

durante essa caminhada. A todos professores, familiares, amigos, que me ajudaram muito

durante esse percurso. Muito Obrigado a todos!

4

RESUMO

O presente estudo levanta relevantes informações sobre a Teoria da Burocracia, bem

como apresenta o embasamento teórico para realização de um processo de contratação em

uma empresa de economia mista, por meio de normas legais e institucionais que derivam da

utilização da teoria burocrática. Além disso, mostram-se, neste trabalho, conceitos gerais

sobre os diversos tipos de estruturas organizacionais para melhor embasamento analítico

sobre o tema. Descreve-se, também, um processo de contratação de serviço executado e

realiza-se uma análise com base nas teorias que foram elucidadas.

Utiliza-se como método científico o relatório analítico de estágio que consiste em

compilar, confrontar e consolidar a teoria acadêmica junto à aplicação profissional visando

mostrar de forma ampla ao leitor o trabalho prático realizado, apresentar as vantagens e as

necessidades da aplicação de diversos aspectos da teoria burocrática nos processos de

contratação desse tipo de organização, além de identificar possíveis disfunções burocráticas

ocorridas na realização desse trabalho e vislumbrar possibilidades de mudanças/melhorias.

Palavras-chave: Teoria da Burocracia. Processo de Contratação. Empresa de Economia

Mista.

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SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................................ 8

1.1 Breve Contexto ............................................................................................................ 8

1.2 Situação Problemática .................................................................................................. 8

1.3 Objetivos ...................................................................................................................... 9

1.3.1 Objetivo Geral ...................................................................................................... 9

1.3.2 Objetivos Específicos ........................................................................................... 9

1.4 Justificativa .................................................................................................................. 9

2. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA OBJETO DE ESTUDO .............................................. 10

2.1 Breve apresentação .................................................................................................... 10

3. REFERENCIAL TEÓRICO ..................................................................................................... 11

3.1 Teoria da Burocracia .................................................................................................. 11

3.2 Normas relativas aos processos de contratação ......................................................... 15

3.2.1 Normativas Legais .............................................................................................. 15

3.2.2 Normativas institucionais ................................................................................... 17

3.2.2.1 Instruções pertinentes à realização de processos de contratação ........................ 17

3.2.2.2 Instruções sobre limites de competências para prática de atos relativos aos

processos de contratação ................................................................................................... 19

3.3 Teorias sobre estrutura organizacional ...................................................................... 20

3.4 Burocracia Automatizada em serviços....................................................................... 21

4. METODOLOGIA ....................................................................................................................... 22

5. DESCRIÇÃO E ANÁLISE DO PROCESSO DE CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

FEITO POR DISPENSA DE LICITAÇÃO .................................................................................... 23

5.1 Pesquisa descritiva ..................................................................................................... 23

CONCLUSÃO .................................................................................................................................... 30

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................................ 32

6

LISTA DE FIGURAS

Figura 01. .................................................................................................................................. 11

Figura 02. .................................................................................................................................. 12

Figura 03. .................................................................................................................................. 14

Figura 04. .................................................................................................................................. 29

7

LISTA DE TABELAS

Tabela 01. ............................................................................................................................................ 20

8

1. INTRODUÇÃO

1.1 Breve Contexto

O Modelo de Estrutura Funcional Burocrática Weberiano desenvolveu-se,

principalmente, ao longo dos dois últimos séculos e tornou-se padrão para o modo de ser e

agir do Estado Moderno, bem como a sociedade que nele se insere.

As diversas entidades públicas situadas em território brasileiro possuem estruturas

funcionais baseadas nesse modelo. Os procedimentos realizados por essas são norteados pelos

princípios da teoria burocrática como, por exemplo, de normas e regulamentos, princípio de

hierarquia explícita, entre outros.

O senso comum não “enxerga com bons olhos” o funcionamento dessas estruturas,

pois as culpam de gerar ineficiência e ineficácia na prestação de serviços do Estado à

sociedade. Na verdade, não se nota e não se sabe como é realmente o funcionamento da

Burocracia na prática e o que se vê são, muitas vezes, as disfunções geradas pela mau

aplicação do conhecimento derivado da teoria que resultam em serviços ruins e morosos.

Diante do exposto, o presente estudo descreverá um processo de contratação realizado

em uma empresa de economia mista (detentora de capital público) para elucidar a dinâmica de

trabalho realizado sob o molde estrutural burocrático, bem como sua importância e possíveis

vantagens e, também, desvantagens, além de verificar as disfunções derivadas de

determinados procedimentos realizados e propor possibilidades de mudanças.

1.2 Situação Problemática

Embasado no contexto apresentado no item acima se criou a situação problemática que

é indagar-se sobre a importância da aplicação de aspectos da Teoria da Burocracia em um

processo de contratação realizado em empresa de economia mista.

9

1.3 Objetivos

1.3.1 Objetivo Geral

Estudar e analisar a importância, vantagens, desvantagens e disfunções da aplicação de

aspectos da Teoria da Burocracia em um processo de contratação realizado em uma empresa

de economia mista, bem como vislumbrar possibilidades de mudanças.

1.3.2 Objetivos Específicos

Apresentar conceitos advindos da Teoria da Burocracia;

Apresentar o embasamento para realização de um processo de contratação e as

normas legais e institucionais pertinentes a esse e que se enquadram na

modalidade de Dispensa de Licitação;

Apresentar o processo de contratação realizado em uma empresa de economia

mista;

Apresentar a aplicação de aspectos da teoria da Burocracia na realização desse

processo, bem como explicitar as suas vantagens e desvantagens;

Identificar possíveis disfunções burocráticas que minimizam a eficiência do

processo de contratação;

Analisar a luz do que foi explicitado na pesquisa descritiva e com base na teoria

apresentada as possibilidades de mudança / melhoria do processo.

1.4 Justificativa

O fator principal que motiva a abordagem do tema é a importância e a grande

utilização da Teoria da Burocracia nas mais diversas organizações, inclusive públicas. Outro

ponto importante a ser considerado é o pouco conhecimento, da sociedade em geral, sobre os

diversos trabalhos realizados pelas entidades públicas e os procedimentos administrativos

utilizados por essas que, geralmente, são considerados ineficientes e ineficazes, além de serem

tratados de forma pejorativa. Em complemento a essas justificativas uni-se o fato de o autor

deste trabalho possuir experiência na área de Contratação de Materiais e Serviços.

10

Dessa forma o estudo se faz importante como meio de aumentar o conhecimento do

assunto pela sociedade, fomentar discussões e proposições entre as diversas pessoas

envolvidas nesse tipo de trabalho, além de estimular o interesse e a pesquisa da comunidade

acadêmica sobre a Teoria da Burocracia e seus desdobramentos.

2. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA OBJETO DE ESTUDO

2.1 Breve apresentação

A Empresa X (não revelaremos o nome da mesma neste trabalho) é uma distribuidora

de gás natural canalizado que atende ao segmento industrial, uso geral, residencial, gás natural

comprimido, gás natural liquefeito, automotivo e termelétrico.

Essa organização é uma sociedade anônima, de economia mista, sob o controle

indireto de um Estado da República Federativa do Brasil, sendo seus acionistas a Empresa Y

(55,2%), a Empresa Z (40%), o Estado A (4,38%) e o Município B (0,43%). A Empresa X

fornece soluções a partir do Gás Natural a todos os segmentos do mercado buscando

contribuir para o bem estar e desenvolvimento do Estado A, de forma eficiente e sustentável.

A empresa dispõe, de acordo com o apresentado em seu Estatuto Social, de uma

Assembleia Geral que é convocada uma vez por ano, ou outras vezes para casos urgentes,

para tomar ciência das demonstrações financeiras apresentadas, deliberar sobre diversos

assuntos estratégicos, destinação dos lucros, autorização para emissão de debêntures,

alteração do próprio Estatuto, estabelecerem os limites de competência para o Conselho de

Administração e Diretoria, entre outros.

Dispõe, também, de um Conselho de Administração responsável pela convocação das

Assembleias Gerais, por estabelecer a política e a orientação dos negócios, por aprovar o

planejamento estratégico e o orçamento, por deliberar sobre a contratação cujos valores se

encontram entre 5 a 10 milhões de Reais, por eleger ou destituir Diretores, por fiscalizar a

gestão dos membros da Diretoria Executiva, entre outros.

Para finalizar esse breve contexto estrutural da Empresa X (ver Figura 01 -

Organograma da Empresa X) pode-se mencionar a existência de um Conselho Fiscal regido

pela Lei das Sociedades por Ações e de uma Diretoria Executiva constituída por 05 membros

11

(Diretor Presidente; Diretor Administrativo; Diretor Técnico; Diretor Comercial e Diretor

Financeiro) com suas respectivas gerências.

Figura 01 - Organograma da Empresa X.

Fonte: Intranet - Rede de Arquivos Digitais da Empresa X.

3. REFERENCIAL TEÓRICO

3.1 Teoria da Burocracia

Como cita Mota e Vasconcelos (2006), a burocracia é uma estrutura organizacional

que permite a coordenação da atividade humana para a realização de objetivos comuns dentro

de uma perspectiva de longo prazo.

Segundo Max Weber, os pressupostos sociais e econômicos do surgimento da

moderna burocracia são: o desenvolvimento da economia monetária na medida em que uma

compensação pecuniária se fez devida a funcionários de uma organização; a racionalização do

direito que passou a ser escrito e organizado de forma lógica e hierárquica; a centralização do

poder estatal crescente pela facilidade de conexão entre as diversas regiões antes isoladas; o

12

surgimento e consolidação da atividade industrial que trouxe o predomínio da racionalidade

técnica e; a consolidação da sociedade de massa.

Figura 02 - Elementos históricos que permitiram a consolidação da estrutura burocrática.

Fonte: Teoria Geral da Administração - Motta/Vasconcelos - Editora Thomson, 2006 - 3º edição.

Entretanto, a estrutura burocrática é um fenômeno antigo, pois ela já existia no antigo

Egito, em Roma, na China desde a época Shi-Hoang-Ti (Século XIV) e a Igreja Católica

Romana consolidou-se sob esse molde apesar de possuir traços de autoridade tradicional.

No artigo - Burocracia como organização, poder e controle (José Henrique de Faria e

Francis Kanashiro Meneghetti, 2010) define-se que Max Weber propôs a utilização dos tipos

ideais, metodologia sociológica indutiva que parte de princípios particulares e que

representam o primeiro nível de generalização de conceitos abstratos, e a partir disso Weber

analisou e explicou o fenômeno da burocracia. Segundo esses autores, Weber observou o

processo de racionalização da sociedade na passagem da Idade Média para a Idade Moderna e

a substituição da mediação das relações sociais antes baseadas na tradição e no carisma para

mediação racional e com embasamentos normativos e legais.

Verificou-se, também, que a vantagem técnica da organização burocrática no

capitalismo é a superioridade puramente técnica sobre qualquer outra forma de organização,

assim como uma máquina se torna superior a outros modos não mecânicos de produção (um

termo popularmente conhecido como “Máquina do Estado” pode ser definido como Estrutura

Funcional Burocrática do Estado). Precisão, velocidade, clareza e redução dos custos são

colocadas, por Weber, como atributos advindos da utilização desse molde estrutural.

13

Outras vantagens advindas da estrutura baseada na legitimidade do exercício de

autoridade racional-legal em relação aos outros tipos de autoridade (tradicional e carismática)

seriam, segundo Weber, a dificuldade destas últimas em aceitarem inovações sociais e a

incerteza da dependência das disposições afetivas e emocionais do indivíduo detentor do

poder.

A estrutura funcional burocrática baseia-se nos seguintes princípios específicos, de

acordo com o livro Ensaios de Sociologia, escrito por Max Weber, e o livro Administração,

Teoria, Processo e Prática, de Idalberto Chiavenato:

Reger o princípio estrutural de áreas de jurisdição fixas e oficiais, ordenadas por

leis e normas administrativas;

Ordenar de forma hierárquica o submetimento de cada funcionário às ordens

superiores e impessoais que guiam suas ações, de modo a assegurar a sua

obediência. Por isso o motivo da estrutura da Burocracia ser piramidal;

Segregar a atividade oficial (cargo) de um funcionário como algo distinto da

esfera de sua vida privada;

Dotar o funcionário de um treinamento especializado e completo que o permita

se profissionalizar;

Dar impessoalidade ao funcionário através dos cargos, pois ao passo que

pessoas entram e saem da organização, os cargos permanecem presentes;

Delimitar o trabalho dos funcionários de uma organização de acordo com o

cargo ou esfera específica de competência, delimitando suas atribuições;

Selecionar e escolher os participantes da organização com base na qualificação

profissional e competência técnica, ou seja, escolha por meritocracia. O plano de

carreira é feito, também, de acordo mérito funcional.

Diante desses princípios, a burocracia visa atingir a previsibilidade do

comportamento dos funcionários dentro uma organização a fim de se obter a

máxima eficiência. Contudo, as diferenças individuais das pessoas e a organização

informal dentro das empresas geram consequências imprevistas ou indesejadas que

levam à ineficiência e às imperfeições. A essas consequências deu-se o nome de

disfunções da burocracia para designar as anomalias de funcionamento responsáveis

pelo sentido pejorativo que o termo burocracia adquiriu entre os leigos no assunto

(Chiavenato, 2007, pag. 15).

São citadas como as principais disfunções da burocracia, segundo Chiavenato:

14

Despersonalização do relacionamento entre os participantes, pois os ocupantes

de cargos se tratam como tal e não como pessoas;

Internalização das diretrizes que passam a ser absolutas ao invés de meios para

se alcançar objetivos de forma eficiente;

Uso da categorização como técnica do processo decisório, o que resulta em uma

tomada advinda de um funcionário que pode não dispor de conhecimento

necessário sobre o assunto;

Excesso de formalismo e papelório que reduzem a eficiência de um processo;

Abuso de autoridade pelo fato de a burocracia enfatizar, enormemente, a

hierarquia como meio de controle de desempenho dos funcionários;

Superconformidade em relação às normas e regulamentos, ou seja, o funcionário

passa a ter verdadeira devoção e obsessão pelos regramentos;

Tendência à defesa de pressões externas, pois a segurança oferecida por um

sistema fechado dificulta a consideração ou adesão a fatores externos;

Resistência às mudanças que podem trazer novos desafios não desejáveis a

aqueles que estão acostumados a processos rotineiros.

Figura 03 - Disfunções da Burocracia.

Fonte: Administração: Teoria, Processo e Prática - Chiavenato - Campus, 2007 - 4º edição.

Em suma, a burocracia é uma solução organizacional que tenta evitar o confronto entre

indivíduos e grupos, a arbitrariedade, e abusos do poder (Mota e Vasconcelos, 2006),

15

entretanto, as características específicas dos indivíduos envolvidos, as organizações informais

existentes no meio e os diversos fatores macroambientais que pressionam a estrutura geram

disfunções que revertem o modus operandi da burocracia, o que resulta em ineficiência e

ineficácia na realização do trabalho da organização.

Chiavenato (2007) cita que apesar de as limitações e desvantagens, a burocracia parece

ser o modelo melhor para se lidar com grandes organizações e o modelo estrutural burocrático

tende, ainda, a prevalecer principalmente nas organizações estatais e nas repartições públicas.

3.2 Normas relativas aos processos de contratação

3.2.1 Normativas Legais

Primeiramente, vale ressaltar que todo e qualquer processo de contratação realizada

em uma entidade pública deriva de um desenho estrutural funcional baseado no modelo

burocrático. Como cita Guimarães (2011), em Licitações e Contratos Administrativos, a

Administração Pública tem como principal objetivo atender as necessidades da sociedade.

Para que isso ocorra é necessária à utilização de bens e serviços de terceiros.

Contudo, para que esse processo seja realizado, o Departamento de Compras do ente

público deverá seguir alguns preceitos legais (normas - princípio burocrático). No artigo 37,

inciso XXI da Constituição Federal de 1988 é expresso:

XXI – ressalvados os casos específicos na legislação, as obras, serviços, compras, e

alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure

igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam

obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da

lei, o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômica

indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações.

O dispositivo legal que trata o tema de licitações e contratos, de forma a nortear a

Administração Pública é a Lei Federal nº 8.666/93, conhecida como a Lei de Licitações. De

acordo com o parágrafo único do artigo 2º da referida lei (Guimarães, 2011):

Subordinam-se ao regime desta lei, além dos órgãos da administração direta, os

fundos especiais, as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as

sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou

indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.

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1 A empresa objeto de estudo deste trabalho, como visto na apresentação, é uma

sociedade de economia mista, ou seja, essa organização é uma pessoa jurídica de Direito

Privado, não obstante a participação do Estado A na gestão e no capital, o que não lhe tira

aquele caráter (Cretella Junior, 1999). De acordo com o regime do Decreto-Lei nº200, de

1967, as sociedades de economia mista estavam dispensadas das licitações, porém se

resolvessem adotar o processo licitatório deveriam seguir a legislação vigente.

Só em 1986, através de o Decreto-Lei nº 2.300, artigo 86, estendeu-se o regime

obrigatório da licitação às sociedades de economia mista que estavam, até então, dispensadas

das licitações. Não obstante, com a emenda constitucional 19/98, as empresas de economia

mista que explorem atividade econômica podem ter regramento próprio, estabelecido em seu

estatuto jurídico e observando-se os princípios da Administração Pública (Guimarães, 2011).

A lei 8.666/93, em seu artigo 3º, dispõe sobre o objetivo da licitação:

Art.3º A licitação destina-se a garantir a observância do princípio constitucional da

isonomia, a seleção da proposta mais vantajosa para a administração e a promoção

do desenvolvimento nacional, e será processada e julgada em estrita conformidade

com os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da

igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao

instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos.

A normativa legal tangível, mais específica, ao tipo de modalidade de licitação do

processo de contratação realizado objeto de pesquisa deste trabalho, se encontra no Capítulo

II, Seção I, Inciso I, Artigo 24, da Lei 8.666/93. Esse artigo cita que é dispensável a licitação:

I - para obras e serviços de engenharia de valor até 10% (dez por cento) do limite

previsto na alínea "a", do inciso I do artigo anterior1, desde que não se refiram a

parcelas de uma mesma obra ou serviço ou ainda para obras e serviços da mesma

natureza e no mesmo local que possam ser realizadas conjunta e concomitantemente

(Redação dada pela Lei nº 9.648, de 1998);

Nota-se que a redação dada pela Lei nº 9.648/98, também, dispõe sobre esse Artigo da

Lei: Parágrafo único. Os percentuais referidos nos incisos I e II deste artigo (24), serão

20% (vinte por cento) para compras, obras e serviços contratados por sociedade de

economia mista e empresa pública, bem assim por autarquia e fundação qualificadas,

na forma da lei, como Agências Executivas.

Diante desses fundamentos legais e de outros, a Empresa X elaborou Instruções

Normativas para nortearem todas as contratações de serviços e materiais. Ressalta-se que o

1I - para obras e serviços de engenharia: (Redação dada pela Lei nº 9.648, de 1998)

a) convite - até R$ 150.000,00 (cento e cinquenta mil reais);

17

processo escolhido para fazer parte da pesquisa descritiva tem como objeto a contratação de

serviço de elaboração de projeto executivo para rede interna de gás natural.

3.2.2 Normativas institucionais

3.2.2.1 Instruções pertinentes à realização de processos de contratação

A instrução normativa pertinente aos processos de aquisição da coordenação de

contratação de Materiais e Serviços da Empresa X vem para tornar mais eficiente e eficaz os

procedimentos, além de se fazer justificar a melhor aplicação da Lei Federal de Licitações

(8.666/93) e outras disposições.

Inicialmente, segundo o regimento, a área demandante pela contratação da Empresa X

identifica uma necessidade a ser atendida, com base nas diretrizes estratégicas, e encaminha

uma Autorização (relação de documentos necessários para dar início ao processo) a área de

Contratação de Materiais e Serviços. Para se montar uma Autorização de Contratação

(Preparação para Contratação) deve-se caracterizar o objeto a ser contratado de forma precisa,

suficiente e clara, com base em critérios técnicos, de forma que não haja um

dimensionamento distante da real necessidade da empresa.

Após isso, a área demandante deverá elaborar o Escopo da Contratação contendo todas

as informações necessárias para a execução do processo de contratação como, por exemplo,

atividades a serem desenvolvidas, resultados esperados, forma de prestação dos serviços,

normas a serem seguidas, obrigações da Contratada, obrigações da Empresa X, equipe técnica

mínima, critérios para fiscalização dos serviços, exigência de qualificação técnica, indicação

de fornecedores, indicação do Gestor e Fiscal do Contrato, entre outros.

Passadas essas etapas começa-se a orçamentação com objetivo de estimar os custos da

contratação. Por meio de levantamento dos custos de mão de obra, além de outros custos

envolvidos, atualização de valores das contratações anteriores e consultas de mercado, a área

demandante em parceria com a área de Contratação realiza um planilhamento dos preços e

esse, por sua vez, serve de norte para o fechamento do preço final da Contratação. Esse preço

ideal é encontrado através da indicação do menor preço (Preço Estimado) e do preço de

Balizamento (menor preço - 10%) que é, teoricamente, o melhor preço para realização da

Contratação.

18

Por fim, a gerência demandante cadastra a necessidade de contratação (Requisição de

Compra) no sistema de gestão da Empresa X, bem como submete a aprovação da sua

Diretoria.

Passada essa etapa de preparação para a Contratação se inicia a análise da mesma com

uma avaliação criteriosa do Escopo atentando para uma análise das contratações anteriores,

análise do mercado (benchmarking, competitividade e prazos) e análise dos aspectos legais

(vícios, fracionamento, exigências exorbitantes). A área de Contratação poderá solicitar

estudos e pareceres de outros departamentos visando encontrar uma forma de contratar mais

vantajosa, bem como sugerir alterações no Escopo almejando garantir uma contratação bem

sucedida.

Depois de realizadas as análises, a coordenação de Contratação define e informa a área

demandante a modalidade de licitação que será adotada para Contratação. As modalidades

possíveis são: Convite, Tomada de Preços, Concorrência, Pregão e as cotações de preço

previstas no Artigo 24, incisos I e II, da Lei de Licitações 8.666/93 cujo processo objeto de

pesquisa deste trabalho se incluiu e, por isso, não se abordará a teoria das outras modalidades.

A partir dessa definição de modalidade de licitação, a área de Contratação assume a

responsabilidade pelo processo e dá prosseguimento ao mesmo. É elaborado, primeiramente,

uma Coleta de Preços com seus respectivos anexos (Termo de Referência, Minuta do

Contrato, Modelo de Carta Proposta) para ser enviada aos possíveis licitantes do certame.

Durante o prazo para recebimento das propostas decorrentes de determinada Coleta de Preços,

a Coordenação de Contratação pode fornecer, tempestivamente, esclarecimentos solicitados

pelos interessados (possíveis fornecedores).

Pode ocorrer ainda a emissão de adendos, observando a questão da prorrogação do

prazo para recebimento das propostas quando as alterações derivadas desses adendos afetarem

a formulação de tais propostas. Depois da análise das propostas e dos documentos de

habilitação elabora-se a ata de julgamento do resultado da licitação e divulga-se o resultado

do processo, com a ordem de classificação dos licitantes participantes.

Finalmente, após esse caminho, emiti-se duas vias de igual teor do contrato que são

logo enviadas ao licitante vencedor para que o mesmo providencie as assinaturas e envie de

volta a Empresa X. A área de Contratação, por sua vez, encerra o processo recolhendo as

assinaturas internas (a serem feitas pelo Gerente e Diretor da área demandante para todos os

casos de Dispensa de Licitação) e aprovações no sistema de gestão, além de promover, em

19

parceria com a Gerência de Comunicação Social, a publicação oficial e legal do termo

contratual.

3.2.2.2 Instruções sobre limites de competências para prática de atos relativos aos

processos de contratação

Essa instrução normativa visa apresentar e fixar os limites de competência para prática

de atos relativos aos processos de Contratação, ou seja, mostrar quais são as autoridades

responsáveis por assinarem a realização (abertura) ou o fechamento de diversos

procedimentos.

Existem quatro competências principais para as deliberações:

Competência para deliberar sobre a realização de possíveis contratações de

maior vulto mediante aprovação, do Conselho de Administração, de Proposta de

Resolução da Diretoria (não aplicável a Dispensa de Licitação);

Competência para autorizar o início do processo de Contratação que consiste,

basicamente, na liberação por meio de assinatura da Autorização para

Contratação de Materiais / Serviços e aprovação da mesma no sistema de gestão

pela autoridade competente (caso de Dispensa de Licitação);

Competência para prática de atos administrativos em processos de Contratação

que consiste em, no caso das Dispensas de Licitação, homologar julgamento das

propostas assim como habilitação jurídica do licitante vencedor;

Competência para assinar documentos que criem ou modifiquem obrigações

para Empresa X (contratos) por meio de intermédio de Gerente demandante,

devidamente constituído como procurador, juntamente com o seu Diretor, dentro

do limite de faixa (ver Tabela 01 - Limites de Competência para prática de atos

relativos ao processo de Contratação na modalidade de Dispensa de Licitação),

além das respectivas aprovações no sistema de gestão da empresa.

20

TABELA 01 - LIMITES DE COMPETÊNCIA PARA PRÁTICA DE ATOS RELATIVOS AO

PROCESSO DE CONTRATAÇÃO NA MODALIDADE DE DISPENSA DE LICITAÇÃO

AUTORIZAÇÃO PARA INÍCIO DO PROCESSO DE CONTRATAÇÃO

Compras cujos valores se insiram no disposto

do Artigo 24, incisos I e II, da Lei de

Licitações 8.666/93 cuja redação é dada pela

Lei 9.648/98.

Gerente Demandante - Diretor Demandante.

PRÁTICA DE ATOS ADMINISTRATIVOS DE CONTRATAÇÃO

Compras cujos valores se insiram no disposto

do Artigo 24, incisos I e II, da Lei de

Licitações 8.666/93 cuja redação é dada pela

Lei 9.648/98.

Gerente da Contratação ou Gerente Demandante.

ASSINATURA DE DOCUMENTOS QUE CRIEM OU MODIFIQUEM OBRIGAÇÕES

Compras cujos valores se insiram no disposto

do Artigo 24, incisos I e II, da Lei de

Licitações 8.666/93 cuja redação é dada pela

Lei 9.648/98.

Gerente Demandante - Diretor Demandante.

Fonte: Acervo documental da Empresa X.

3.3 Teorias sobre estrutura organizacional

Segundo Nélio Oliveira, professor do curso de Administração de Empresas da

Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais, a partir da definição da estrutura

organizacional voltada para as partes e suas interações, dois elementos básicos podem ser

destacados: a diferenciação (divisão do trabalho) e a integração (tipos de coordenação).

A divisão do trabalho intermedia o nível de diferenciação de uma organização, e isso

se materializa na especialização de indivíduos ou de áreas ou departamentos. Conforme dito

por Paul R. Lawrence e Jay W. Lorsch, quanto mais diferenciado o ambiente que a empresa

atua, mais diferenciada é a sua estrutura. A diferenciação se justifica, principalmente, pela

busca de maior eficiência organizacional e, também, pela manutenção de relações de poder

consideradas adequadas.

Com base no livro do professor citado acima - Organizações Automatizadas:

Desenvolvimento e Estrutura da Empresa Moderna - a divisão do trabalho regula interesses

individuais e os subordinam a interesses coletivos. A grande aplicação desses conceitos que

ocorreu nas grandes organizações ao longo do século XX retirou o conhecimento e autonomia

dos trabalhadores (alienação segundo Karl Marx).

21

Junto à divisão do trabalho existem, também, as formas de integração que são

necessárias para se unir os trabalhos que foram divididos com o fenômeno acima. Segundo

Henry Mintzberg seriam cinco:

1) Padronização dos processos, que coincide com a formalização da organização

burocrática e com as prescrições defendidas na organização racional do trabalho de Taylor; 2)

Padronização de resultados, que visa determinar certas metas específicas e apresentá-las aos

indivíduos ou grupo, passando a responsabilidade pelo alcance das mesmas; 3) Padronização

de habilidades, que consiste na coordenação baseada no conhecimento específico e complexo

de determinado indivíduo; 4) Supervisão direta, que visa a concentração centralizada das

decisões em um indivíduo (não se aplica a Empresa X); 5) Ajustamento mútuo, que se baseia

na total descentralização das decisões que devem ser tomadas em conjunto (ideal para grupos

ou empresas de elaboração de projetos).

Por fim, elucida-se que cada forma de coordenação tem suas aplicações, suas

vantagens e desvantagens em determinadas situações ou organizações. Por isso, é possível ter

a necessidade de utilização de mais de um tipo de coordenação em uma grande organização

que dispõe de uma estrutura complexa, como é o caso da Empresa X.

3.4 Burocracia Automatizada em serviços

As empresas em geral sofrem pressões advindas de novos ambientes, novas

tecnologias e novas estratégias que as obrigam a fazer alterações estruturais pelas quais se

pode citar a mudança da Burocracia Mecanizada (apresentada no início desse Referencial)

para Burocracia Automatizada. Será abordado apenas os conceitos da Burocracia

Automatizada em serviços, pois a Empresa X é, basicamente, uma prestadora de serviços de

distribuição de gás natural.

Afirma Nélio Oliveira, em 2007, que:

os motivos principais que levam a esse tipo de mudança são, a grande demanda, os

serviços padronizados, os ganhos em escala e escopo, a padronização nas operações,

entre outros. No núcleo operacional das empresas que apresentam esse formato

verifica-se a possibilidade de potencialização do trabalho, a automação do serviço e

a possibilidade de interligação simultânea entre as diversas áreas.

Nota-se que existe maior chance de automação as atividades desenvolvidas nas áreas

meio (retaguarda - sujeitas a rotinas e padrões), como é o caso da Coordenação de

Contratação de Materiais e Serviços da Empresa X, do que as áreas fim cujo envolvimento

22

com o ambiente externo é maior. Além da substituição de mão de obra e aparecimento de

atividades de monitoramento e intervenção podem se destacar, também, outras características

típicas das Burocracias Automatizadas como a flexibilidade produtiva, o aparecimento da

multifuncionalidade e as equipes voltadas para a melhoria contínua.

Diante desse embasamento verifica-se que as grandes empresas com operações de

maior volume e menor variedade estão sujeitas a adesão da Burocracia Automatizada. Vale

ressaltar que outras modificações aparecem nesse tipo de estrutura como a diminuição do

trabalho de assessorias, diversificação nas atividades essenciais administrativas e

concentração no negócio principal.

Em contrapartida, o autor menciona que nas Burocracias Automatizadas existem

vários problemas ligados à sobrecarga, ao estresse, às dificuldades de se obter

comprometimento e às práticas de auto-regulação.

4. METODOLOGIA

Este Relatório de Estágio Supervisionado é um procedimento reflexivo, de análise de

um caso prático sustentada em teorias que envolvam o tema, e crítico para busca de respostas

de possíveis problemas. O planejamento e a execução do mesmo fazem parte de um processo

sistematizado e dividido em diversas etapas.

A primeira envolve a escolha do tema e sua justificativa como, também, a formulação

do problema central e a determinação dos objetivos específicos e geral do trabalho.

A etapa intermediária consiste em apresentar as referências teóricas, por meio da

revisão da literatura, desenvolver uma metodologia apropriada, aqui exposta, para execução

do trabalho, além de apresentar os resultados referentes à pesquisa descritiva de um processo

de contratação de um serviço de elaboração de projeto executivo de uma rede interna de gás

natural, em uma empresa de economia mista.

A derradeira etapa, tão logo importante, apresenta a conclusão embasada na

compilação, confrontação e consolidação dos referenciais teóricos junto à prática, expondo a

importância, vantagens, disfunções e desvantagens da aplicação de aspectos da Teoria da

Burocracia, bem como levanta a discussão sobre possibilidades de melhoria das estruturas

organizacionais que derivam da mesma.

23

5. DESCRIÇÃO E ANÁLISE DO PROCESSO DE CONTRATAÇÃO DE

SERVIÇOS FEITO POR DISPENSA DE LICITAÇÃO

5.1 Pesquisa descritiva

A presente pesquisa descreverá um processo de Contratação de Serviço de elaboração

de projeto executivo da rede interna de gás natural em um edifício comercial pelo qual a

Coordenação de Contratação de Materiais e Serviços da Empresa X foi responsável pela

realização decorrida através de Dispensa de Licitação prevista no Artigo 24, inciso I da Lei de

Licitações nº 8.666/93.

Essa pesquisa foi realizada entre os dias 07 de Agosto a 01 de Outubro de 2012 e

durante esse período observou-se a realização do processo por meio de envio de informações

a respeito do mesmo e que foram, gentilmente, disponibilizadas pela Empresa X. Vale

ressaltar que qualquer cidadão pode fazer vistas a um processo de Contratação de empresas

detentoras de capital público, desde que tomando as devidas providências. Todas análises de

aplicação de aspectos da teoria burocrática pertinentes a esse determinado processo foram

embasadas nas teorias apresentadas no Item 3 deste trabalho (Referencial Teórico).

Primeiramente, o processo se iniciou com a necessidade da Gerência do Industrial,

Comercial e GNV (ver Figura 01 – Organograma da Empresa X) em se contratar o serviço de

elaboração de um projeto executivo para instalação de uma rede interna de gás natural em um

edifício comercial. A Lei 8.666/93 menciona a necessidade de elaboração de projetos

executivos para qualquer realização de serviços ou obras de engenharia na esfera pública.

Após essa identificação, a gerência demandante iniciou a preparação da contratação

por meio de levantamento de documentação solicitada pela instrução normativa pertinente às

contratações centralizadas que são realizadas pela Coordenação de Contratação de Materiais e

Serviços (Gerência de Infraestrutura Administrativa e Contratação de Materiais). Segundo

Check-List (Documento de liberação de entrada de Autorização para Contratação) emitido

pela área de Contratação, etapa do processo a ser mencionada posteriormente, foi constatada a

definição clara e objetiva do objeto e foi verificada a plena conformidade na elaboração do

Escopo de Contratação, que continha todas as informações técnicas pertinentes à realização de

uma bem sucedida Contratação.

24

Vale ressaltar que nessa etapa constatou-se uma pequena inconsistência entre o que

reza a instrução normativa para Contratação e o que estava no escopo, pois nesse não estava a

lista de possíveis fornecedores e os responsáveis pela Gestão e Fiscalização do Contrato e

estes se encontravam em outro documento (Autorização para Contratação). Foi verificado,

também, que esse procedimento é usual em todas as Contratações da Empresa X, pois os

documentos que servem de modelos para as gerências demandantes já estão dispostos dessa

forma e esse fato não afeta o pleno andamento do processo.

Depois disso, deu-se início ao procedimento de orçamentação da Contratação através

de envio de solicitação de cotação de preços, pela área demandante, para 04 (quatro) empresas

e dessas 03 (três) apresentaram propostas válidas, ou seja, propostas que atendiam ao escopo

da Contratação, e 01 (uma) não apresentou proposta. A Empresa Alfa (não citaremos os

nomes das empresas) apresentou uma proposta no valor de R$ 32.000,00, a Empresa Beta

enviou uma proposta no valor de R$ 16.014,97 e a Empresa Delta no valor de R$ 12.500,00.

Ressalta-se que a Empresa Alfa localiza-se em uma cidade distante da Sede da Empresa X.

O procedimento de orçamentação terminou com a emissão da planilha de estimativa

de preços que continha, além das informações já prestadas, o preço médio das propostas

obtidas, o preço de referência (preço estimado) para Contratação e o preço de balizamento

(menor valor - 10%), em plena conformidade com a instrução normativa. Nota-se nesse

momento do processo, claramente, as vantagens advindas da estrutura burocrática, pois

através de definição de normas, divisão do trabalho, entre outros princípios da teoria

vislumbra-se a possibilidade de maior eficiência na realização do mesmo.

Para fechamento da Autorização para Contratação Centralizada de Serviços a área

demandante solicitou à área de Controladoria a Análise Tributária que inclui informações

sobre a tributação incidente sobre o serviço a ser realizado, a classificação contábil do recurso

e o centro de custo, da Empresa X, responsável pela liberação dessa verba. Além disso, a área

demandante cadastrou uma Requisição de Compra no sistema de gestão da Empresa X, bem

como a submeteu para aprovação do Gerente da área e o seu Diretor (respeitando o princípio

burocrático da hierarquia previsto no Estatuto Social da Empresa X).

Diante de todos esses feitos, a Coordenação de Contratação de Materiais e Serviços

deu entrada a Autorização e emitiu sem ressalvas um documento denominado Check-List que

confirma o pleno atendimento da área demandante às normas que instruem a preparação de

uma Contratação. A partir daí, a Coordenação de Contratação definiu, mediante apresentação

25

do preço estimado de R$ 12.500,00, a modalidade de Dispensa de Licitação para ser utilizada

nesse processo, pois de acordo com a Lei de Licitações em seu Artigo 24, Inciso I, as obras e

serviços de engenharia de valores de até 20% (R$ 30.000,00) do limite previsto de R$

150.000,00 estão incluídas nessa modalidade.

Um dado importante a ser mencionado é que a coordenadora da área de Contratação

foi responsável pela emissão desse Check-List, ou seja, um cargo que se encontra em um nível

mais elevado dentro do departamento de Contratação e que detém um conhecimento mais

elevado sobre os assuntos pertinentes ao mesmo realizou esse determinado procedimento.

Por isso, verifica-se a importância dessa etapa em relação à realização do processo

com um todo. Não se discutirá a assertiva desse procedimento, pois apesar de o princípio da

delimitação do trabalho estar explícito na teoria burocrática esta pesquisa não o abordará por

ausência de referencial teórico a cerca desse assunto. O trabalho procura delimitar aspectos da

teoria, principalmente os princípios de normas e regulamentos e hierarquia explícita.

Depois de definida modalidade de licitação, o responsável pela Contratação do Serviço

criou, através de software de geração de números de documentos, um número para o processo

e elaborou a cotação de preços, com os seus respectivos anexos, que foi enviada aos licitantes.

Nessa cotação foram dispostas diversas informações tangentes a Contratação como o objeto, o

tipo de cotação (menor preço por empreitada global), o prazo para execução, as condições do

pagamento, o prazo para entrega das propostas (em até 03 dias úteis para os casos de Dispensa

de Licitação realizados na Empresa X), a lei de regência e a denominação dos documentos

anexos.

Nessa licitação foram, especificamente, incluídos 04 (quatro) documentos

complementares: Termo de Referência, contendo basicamente as mesmas informações do

escopo da Contratação; Desenhos (arquivos gravados em Compact Disc e enviados por

SEDEX com Aviso de Recebimento), por se tratar de um serviço de elaboração de projeto era

necessária apresentação de desenhos do edifício; Modelo de Carta Proposta, modelo de

cotação que continha as informações necessárias a serem enviadas para validação da proposta;

e Minuta do Contrato, que apresentou o modelo de contrato a ser fechado com o licitante

vencedor.

Foi observado que, durante o prazo para recebimentos das propostas, não houve

nenhuma solicitação de esclarecimento dos licitantes referente à Contratação. Após a

finalização do prazo o responsável pela Contratação recebeu duas propostas válidas e dois

26

declínios sendo um deles da Empresa Alfa, que havia dado um preço de R$ 32.000,00 na fase

de balizamento. A Empresa Delta apresentou uma proposta mantendo o mesmo valor de R$

12.500,00 e a Empresa Beta ajustou o seu preço ao valor de R$ 16.000,00.

Poderia-se questionar o motivo de realização de uma nova cotação, de acordo com

análise feita da instrução normativa da Empresa X, porém dois fatos justificam essa

necessidade. O primeiro foi a desatualização das propostas, sendo que as mesmas possuíam

validade, e o segundo fato foi a intenção de inclusão de mais participantes na cotação já que

na primeira foram convidados 04 (quatro) e na segunda cotação foram convidadas a participar

07 (sete) empresas e isso aumenta a competitividade do certame, elevando as chances de se

fechar a Contratação a um preço mais vantajoso para a Empresa X.

Respeitando as orientações da Lei de Licitações e os dispositivos internos da Empresa

X o responsável pela Contratação analisou as propostas e convocou o licitante que cotou o

menor preço para apresentar a documentação de habilitação jurídica à Empresa X, em pleno

cumprimento a Lei de Licitações. A relação de documentos apresentados foi: Cópia do

Contrato Social com a última alteração; Cópia do Cadastro da Empresa junto à Receita

Federal, Cópia de Cadastro de Fornecedores impedidos de licitar perante a Administração

Pública do Estado; Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas; Certidão Negativa de Débitos

Relativos às Contribuições Previdenciárias; e Certidão de Regularidade perante o Fundo

Garantidor por Tempo de Serviço (FGTS).

O senso comum acredita que essas exigências causam, geralmente, transtornos e

dificuldades para realização dos processos de Contratação públicos, entretanto, o que se viu

durante a observação da Contratação foi a importância dessa solicitação, pois através dela

constata-se a consciência da empresa contratada em se manter em dia os seus compromissos

perante o Estado, os seus funcionários, a sociedade e, também, a Empresa X.

Confirmada a habilitação jurídica da Empresa Delta, o responsável pela Contratação

solicitou a mesma o envio de uma nova proposta com revisão de alguns pequenos detalhes

técnicos, bem como a postergação da validade da proposta e até mesmo uma possível redução

do valor final. Com isso, a Empresa X conseguiu a renovação da validade da proposta da

Empresa Delta, conseguiu, também, a redução do preço ao valor de R$ 11.000,00, além do

realinhamento de atendimentos técnicos necessários à plena execução do serviço contratado.

27

Finalizada essa etapa, iniciou-se a parte final da Contratação com a emissão da Ata de

Julgamento do processo que relatou a realização da cotação aqui exposta, a economicidade

dela gerada e de tudo isso surgiu a recomendação da Contratação com a Empresa Delta.

Em pleno acordo com o Estatuto Social da Empresa X e instruções sobre os limites de

competências, o responsável pela Contratação emitiu e assinou a Ata de Julgamento como

solicitou, também, a assinatura do Gerente da Contratação (Competência para prática de Atos

Administrativos em processos de Contratação). Além disso, o mesmo anunciou o Resultado

de Análise e Julgamento das Propostas (enviado por e-mail) com a listagem dos licitantes

participantes e com a colocação determinada de acordo com os menores preços apresentados.

A partir daí elaborou-se o Contrato e enviou-se o mesmo ao licitante vencedor. Vale

ressaltar que o número desse Contrato é gerado da criação de um Pedido de Compra (baseado

na Requisição de Compra já criada) originado no sistema de gestão da Empresa X.

Como a licitante já conhecia o modelo de Contrato, pois durante a coleta de preços o

mesmo recebeu uma minuta, a mesma providenciou as assinaturas de duas vias prontamente e

as remeteu a Empresa X para que essa providenciasse as assinaturas e as aprovações no

sistema de gestão, em atendimento ao regramento sobre competências já mencionado.

Nessa etapa se nota a presença sutil de uma disfunção burocrática

(Superconformidade), pois o Gerente e o Diretor que autorizam a Requisição de Compra no

sistema de gestão da Empresa X, também precisam aprovar o Pedido de Compra e isso

poderia ser evitado se o sistema dispusesse de ferramenta que possibilitasse a criação do

Pedido de Compra importando as informações da Requisição de Compra sem a modificação

de informações que poderiam divergir das aprovadas na Requisição e, consequentemente,

gerando um Pedido de Compra já aprovado automaticamente. Isso poderia trazer outros

benefícios que, infelizmente, não poderão ser tratados neste trabalho.

Outra disfunção burocrática identificada que pode advir dessas etapas do processo é o

uso da Categorização como técnica do fato decisório, que pode resultar em uma tomada de

decisão vinda de um funcionário que não dispõe de conhecimento necessário sobre o assunto.

Por outro lado, o fato de mais etapas estarem atreladas a aceitação e lastro de

funcionários de nível mais elevado possibilita a maior supervisão e verificação de gargalos

que dificultem o melhor andamento da realização do processo.

Para sacramentar a Contratação de empresa responsável pela elaboração do projeto da

rede interna de gás natural a Coordenação de Contratação em parceria com a Gerência de

28

Comunicação Social solicitou a publicação oficial e legal, no Diário Oficial do Estado, do

termo contratual celebrado entre as partes: Empresa X e Empresa Delta.

Vale mencionar, como adendo, a possibilidade de existência de uma disfunção

burocrática no processo até então não falada que é a de Excesso de formalismo, muito

difundido no senso comum como um dos principais problemas da Burocracia. Realmente é

observado e constatado a exigência em demasia de papelório que comprove a plena execução

das etapas do processo, entretanto, o que se pode também analisar é a necessidade ou não de

aplicação desse procedimento.

A Teoria da Burocracia dada por Max Weber não indica essa utilização, mas esse

“excesso” é, geralmente, visto como consequência dos princípios fundamentais que regem

uma estrutura que se embasa nessa metodologia. Contudo, o senso comum não vislumbra as

possibilidades que podem advir de um número maior de detalhes e registros a cerca da

realização do processo.

Fazendo uma analogia grosseira, pode se comparar, benignamente, o aumento de

registros possíveis em um processo a um desenvolvimento, melhoria e renovação de

programação de um software qualquer, pois esse último apresenta, a cada nova atualização

que recebe, uma absorção de informações advindas de suas versões anteriores e isso gera o

seu aperfeiçoamento, ou seja, o aproveitamento das informações registradas de processos

anteriores.

De um modo geral, é notório que a disposição funcional da estrutura burocrática traz

vantagens e benefícios à realização do processo de Contratação e, consequentemente, à

organização, pois foi visto e analisado que a aplicação de dois princípios (normas e hierarquia

explícita) ajudam no melhor funcionamento dos procedimentos que compõem o processo.

Contudo, como tudo possui um viés, constatou-se que a aplicação desses e, também, de outros

aspectos da Burocracia não esmiuçados podem trazer desvantagens ao processo.

Dentre as desvantagens a serem citadas pode-se mencionar, a falta de autoridade

individual do responsável por determinada etapa que sempre estará subordinado a uma

autoridade maior e a alienação desse funcionário perante o processo como um todo, pois a

divisão do trabalho absorvida pela Burocracia diminui a capacidade dos indivíduos em

pensarem e agirem por si próprios e isso acontece porque os interesses individuais não podem

sobrepor ao objetivo maior da organização a quem estão submetidos.

29

Para encerrar a análise pode-se mencionar, embasando-se na Teoria apresentada,

possibilidades de mudança e melhoria da estrutura organizacional burocrática da Empresa X,

ressaltando-se que de forma primária, pois esse assunto envolveria o desenvolvimento de

outra pesquisa.

Uma primeira possibilidade envolveria o mix de desenvolvimento de uma estrutura de

padronização por processos (Burocracia) com padronização de resultados, pois a área de

Contratação da Empresa X dispõe de procedimentos que precisam ser bem definidos e mais

eficientes como, também, possui processos que precisam ser mais abertos e a padronização de

resultados aplicaria-se melhor nesse ponto estrutural. A Empresa X, de acordo com o

estudado, já apresenta em seu desenvolvimento estratégico uma visão voltada para esse tipo

de adaptação.

Outra possibilidade envolveria aplicação de uma Burocracia mais Automatizada ao

invés da utilização da tradicional Burocracia Mecanizada. A Burocracia Automatizada oferece

dispositivos que tornam os procedimentos mais eficientes, principalmente os realizados nas

áreas meio, como é o caso da Coordenação de Contratação.

Entretanto, ressalva-se que foi identificado o uso de ferramentas que automatizam os

processos como, por exemplo, o sistema de gestão que faz o controle de todo volume

transacionado pela área de Contratação e a disponibilização de arquivos digitais dos processos

de Contratação na rede interna de arquivos da Empresa X.

FIGURA 04 - FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE CONTRATAÇÃO

Fonte: Empresa X - Elaborado pelo Autor do Trabalho

30

CONCLUSÃO

Ao longo de a realização deste trabalho pôde-se observar que a Teoria da Burocracia

vai muito além de um modelo estrutural utilizado para o pleno funcionamento dos diversos

processos existentes dentro de uma organização. Como tudo na vida e até a própria vida, as

organizações, as instituições públicas, o Estado, as coisas, o subjetivo, as pessoas derivam de

estruturas concebidas em algum momento, em algum lugar. Além disso, foi visto que a

própria estrutura burocrática adveio de uma mudança da sociedade que passou a dar crédito

maior ao tipo de autoridade racional-legal, apesar de sua existência ser constatada de longa

data, ou de tempos que ainda predominavam as autoridades carismáticas e tradicionais.

Talvez se tenha abstraído demasiadamente ao se afirmar o que está dito acima, mas

esse assunto pode fascinar na mesma intensidade que para muitos aterroriza. Entretanto, o que

não se pode negar é a importância e a necessidade da aplicação dos diversos aspectos da

Teoria da Burocracia em um processo de contratação realizado em uma empresa de economia

mista como em qualquer outro processo de qualquer outra organização.

A complexidade de procedimentos, o desdobramento das possibilidades, o alcance

técnico e científico que o Homem vem atingido ao longo dos últimos tempos não teria sido

alcançado sem ajuda dos princípios fundamentais contidos na Teoria da Burocracia, e que

foram sistematicamente apresentados por Max Weber. A divisão do trabalho, o uso de normas

legais e regulamentos, a hierarquia, aspectos que foram abordados durante a pesquisa se

apresentaram e se mostraram importantes e necessários para a realização do trabalho de

contratação na Empresa X.

Foi visto que a aplicação desses aspectos viabilizou a realização da contratação,

organizou e tornou transparente o processo como um todo, além de torná-lo eficaz, pois a

contratação foi efetivamente bem sucedida. A eficiência pode até ser discutida, contudo, para

que se tenha uma análise apropriada sobre essa variável é necessário ser comparada a

realização do processo sob esse molde com outras formas de aplicação estruturais, o que não é

o foco deste trabalho.

Todavia, foi vislumbrado que a aplicação da Teoria, também, traz desvantagens e gera

disfunções ao longo do exercício da contratação. A alienação dos indivíduos participantes, a

falta de autonomia desses, os excessos de formalização, a chance de uma decisão ser tomada

31

por um ente não interado completamente dos fatos decorrentes do processo, todos esses fatos

podem ser considerados integrantes dessa ressalva.

No balanço geral, constatou-se que as vantagens superaram os desacertos e que esses

últimos podem ser minimizados se o processo for mais bem estudado e estruturado.

Comprovou-se que o senso comum, realmente, não tem ideia da dimensão e importância da

aplicação da Teoria tanto nesse processo de contratação como nos demais processos

existentes nas mais diversas estruturas modernas, ou seja, deve-se incluir mais nos debates

acadêmicos, profissionais, entre outros, os assuntos relacionados à Burocracia e a aplicação

desse tipo de estrutura.

Como todo trabalho tem por direito tentar transcender o seu objetivo, pode-se afirmar

que, diante do pesquisado, a visão advinda, do senso comum, de culpa dos burocratas pela

ineficiência dos processos é, também, equivocada, pois foi constatado que os indivíduos

participantes do processo são meras “partes integrantes de uma máquina” chamada Empresa

X, ou seja, se existe ineficiência esta deriva do desenho de funcionamento da estrutura

burocrática como um todo.

Por fim, deve-se retratar que a análise da pesquisa constatou possibilidades de

melhoria do processo de contratação da Empresa X que envolveriam o mix de aplicação de

diversos tipos de coordenação ou até mesmo o aprimoramento da Burocracia tornando-a

menos mecânica e mais automatizada.

Esse fato vem para corroborar que apesar de as pesadas críticas do senso comum, as

desvantagens e disfunções, a Teoria da Burocracia, que se consolidou com o surgimento da

Idade Moderna, mesmo que necessitando de intensas mudanças continuará sendo muito

utilizada e seu embasamento sobre estruturas seguirá como um dos mais importantes para a

sociedade contemporânea.

32

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