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R E L A T Oacute R I O D E E S T Aacute G I O

ANA RITA BARREIROS DA FONSECA SILVA

RELATOacuteRIO DE CONCLUSAtildeO DO CURSO DE ESPECIALIZACcedilAtildeO TECNOLOacuteGICA

EM SECRETARIADO CLIacuteNICO

Outubro de 2013

Escola Superior de Tecnologia e Gestatildeo

Instituto Politeacutecnico da Guarda

CET- Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico

Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina ii

FICHA DE APRESENTACcedilAtildeO

Estagiaacuteria

Nome Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva

Nuacutemero 1011020

Estabelecimento de Ensino Instituto Politeacutecnico da Guarda ndash Escola Superior de

Tecnologia e Gestatildeo

Curso Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico

Professor Orientador Prof Doutor Fernando Carmino Marques

Instituiccedilatildeo de Estaacutegio

Nome Centro Hospital Cova da Beira

Endereccedilo Quinta do Alvito

Coacutedigo Postal 6200-251 Covilhatilde

TelefoneFax 275330000275330001

Email administracaochcbeiramin-saudept

Website wwwchcbeiramin-saudept

Supervisores de Estaacutegio na Instituiccedilatildeo Luiacutes Leitatildeo Martins e Teresa Barata Pais

Fazenda

Informaccedilatildeo relativa ao Estaacutegio

Data de Iniacutecio 08 de julho de 2013

Data de teacutermino 18 de setembro de 2013

Horaacuterio de trabalho das 0800 agraves 1300 e das 1400 agraves 1730


Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina iii

AGRADECIMENTOS

Nesta paacutegina manifesto o meu reconhecimento agrave minha famiacutelia que tanto me ajudou a

ser a pessoa que sou hoje

Aos professores do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica de Teacutecnicas de Secretariado

Cliacutenico pelos conhecimentos transmitidos em especial ao Prof Doutor Fernando

Carmino Marques pela sua orientaccedilatildeo neste relatoacuterio de estaacutegio simpatia

profissionalismo e disponibilidade

Agrave equipa de enfermagem meacutedica e auxiliares no Serviccedilo de Internamento de Medicina

IPneumologia do Hospital da Covilhatilde agradeccedilo a sua disponibilidade e a forma como

me acolheram na Instituiccedilatildeo

Aos meus supervisores de estaacutegio na Instituiccedilatildeo muito obrigado pela sua

disponibilidade profissionalismo e apoio


Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina iv

PLANO DE ESTAacuteGIO CURRICULAR

Tendo em consideraccedilatildeo os objetivos do estaacutegio e o interesse do estagiaacuterio o plano de

estaacutegio curricular a seguir foi o seguinte

Selecionar recolher organizar e tratar informaccedilatildeo adequada agraves funccedilotildees de

secretariado com recurso agraves tecnologias de informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo garantindo a

confidencialidade de toda a informaccedilatildeo relativa aos utentes

Assegurar adequadamente a comunicaccedilatildeo com os vaacuterios interlocutores internos e

externos (profissionais de sauacutede doentes familiares e acompanhantes fornecedores

etc)

Demonstrar conhecimentos e compreensatildeo da aacuterea de gestatildeo dos sistemas de sauacutede

e da qualidade bem como das poliacuteticas de sauacutede

Comunicar de forma eficaz e estabelecer boas relaccedilotildees interpessoais

Planear e organizar a rotina diaacuteria e mensal do serviccedilo providenciando pelo

cumprimento dos compromissos agendados com recurso agraves tecnologias de

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo

Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado do

serviccedilo

Executar tarefas inerentes agrave gestatildeo e organizaccedilatildeo do secretariado cliacutenico

Adquirir conhecimentos de forma a evidenciar uma abordagem profissional ao

trabalho desenvolvido na sua aacuterea de formaccedilatildeo


Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina v

RESUMO

Descrever as tarefas por noacutes realizadas durante o estaacutegio curricular integrado na

formaccedilatildeo do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica (CET) de Teacutecnicas de Secretariado

Cliacutenico no centro hospitalar Cova da Beira eacute a finalidade deste relatoacuterio Deste modo

decidimos este relatoacuterio em duas partes Na primeira fazemos uma breve apresentaccedilatildeo

da cidade da Covilhatilde e do Centro Hospitalar Cova da Beira Na segunda aleacutem de

descrevermos as tarefas por noacutes realizadas durante o periacuteodo de estaacutegio que decorreu

entre 8 de julho e 18 de setembro de 2013 salientamos como importante se revelou para

noacutes a sua realizaccedilatildeo quer do ponto de vista pessoal quer profissional

Palavras-chave Estaacutegio Secretariado Cliacutenico Centro Hospitalar Cova da Beira

Puacuteblico


Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina vi

IacuteNDICE

Ficha de Apresentaccedilatildeo ii

Agradecimentos iii

Plano de Estaacutegio Curricular iv

Resumo v

Iacutendice de Figuras viii

Iacutendice de Anexos viii

Iacutendice de Siglas ix

Introduccedilatildeo 1

Capiacutetulo I ndash Enquadramento Geograacutefico e Institucional 2

11 Breve Caracterizaccedilatildeo da Cidade da Covilhatilde 3

12Caracterizaccedilatildeo do Centro Hospitalar Cova da Beira 4

13 Missatildeo Objetivos Cultura e Valores 6

Capiacutetulo 2 ndash O Estaacutegio 8

21 Descriccedilatildeo do Local de Estaacutegio 9

22 Descriccedilatildeo das Atividades 9

23 Atividades Desenvolvidas Durante o Estaacutegio 10

231 Internamento do Doente e Organizaccedilatildeo do Processo 10

232 Atendimento aos Utentes e seus Familiares 11

233Atendimento Telefoacutenico 12

234 Expediente 13

2341 Correspondecircncia Recebida 13

2342 Correspondecircncia Enviada 13


Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina vii

235 Arquivo de Processos quando os Doentes tecircm Alta 13

236 O Processo das Visitas e do Cartatildeo de Acompanhamento do Familiar do

Doente 14

237 Organizaccedilatildeo e Registos dos Exames Marcados 14

238 Exames Realizados no Exterior 15

239 Marcaccedilatildeo de Consultas no Internamento e Apoacutes Internamento 15

Conclusatildeo 16

Bibliografia 17

Anexos 18


Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina viii

Iacutendice de Figuras

Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde 3

Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde 3

Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar 4

Iacutendice de Anexos

Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames 19

Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social 21

Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica 23

Anexo 4 ndash Diaacuterio 25

Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo 27

Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo 29

Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente 31

Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees 33

Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas 35

Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo 37

Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante 39

Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes 41

Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria 43


Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina ix

Iacutendice de Siglas

CHCB ndash Centro Hospitalar Cova da Beira

EPE ndash Entidade Puacuteblica Empresarial

UBI ndash Universidade da Beira Interior

VPN- Virtual Private Network


Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina 1

INTRODUCcedilAtildeO

O plano curricular do Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica em Teacutecnicas de

Secretariado Cliacutenico inclui um estaacutegio em contexto laboral que tem por fim permitir ao

aluno uma mais completa preparaccedilatildeo para o mercado de trabalho

Assim para a conclusatildeo do Curso em Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico realizaacutemos um

estaacutegio curricular no Centro Hospitalar Cova da Beira que decorreu no periacuteodo de 8 de

julho a 18 de setembro de 2013 um total de 400 horas experiecircncia que iremos

seguidamente descrever ao longo deste relatoacuterio que dividimos em duas partes

Na primeira parte caracterizamos sumariamente a cidade da Covilhatilde e o Centro

Hospitalar Cova da Beira e o serviccedilo no qual realizaacutemos o nosso estaacutegio na segunda

parte faremos a descriccedilatildeo das tarefas relacionadas com secretariado cliacutenico que nos

foram confiadas no Departamento do Internamento da Medicina IPneumologia

deixando para a parte final algumas reflexotildees sobre o nosso desempenho e a experiecircncia

adquirida no decorrer do estaacutegio

CAPIacuteTULO I ndash ENQUADRAMENTO GEOGRAacuteFICO E

INSTITUCIONAL



11 BREVE CARACTERIZACcedilAtildeO DA CIDADE DA

COVILHAtilde

Situada no distrito de Castelo Branco a cidade da Covilhatilde porta da Serra da Estrela

contava com 53501 habitantes segundo os censos realizados em 2011 O seu periacutemetro

urbano eacute formado por cinco freguesias Covilhatilde e Canhoso Teixoso e Sarzedo Cantar-

-Galo e Vila do Carvalho Boidobra e Tortosendo1

Conhecida como terra da induacutestria da latilde cidade de cariz operaacuterio berccedilo de

descobridores de quinhentos a Covilhatilde eacute hoje uma cidade universitaacuteria devendo agrave

Universidade da Beira Interior (UBI) muito do seu atual desenvolvimento tendo sido

recentemente inaugurado um Centro de Dados da Portugal Telecom

Seguidamente reproduzimos o Brasatildeo da cidade e o logoacutetipo do municiacutepio

1 In httpwwwcm-covilhapt consultado no dia 25 de setembro de 2013

Figura 2 ndash Brasatildeo da cidade da Covilhatilde

Fonte

httswikimediaorg252Fwiki252FFile253ACVL

png3B5113B566 consultado no dia 02 de

outubro de 2013

Figura 1 ndash Municiacutepio da Covilhatilde

Fonte Idem



12CARACTERIZACcedilAtildeO DO

CENTRO HOSPITALAR

COVA DA BEIRA

O Centro Hospitalar Cova da Beira (CHCB) pessoa coletiva de direito puacuteblico com

autonomia administrativa financeira e patrimoacutenio proacuteprio foi criado nos termos do artordm

1 do decreto-

-lei nordm 28499 de 26 de julho e integrou o Hospital Distrital da Covilhatilde o Hospital

Distrital do Fundatildeo e o Departamento de Psiquiatria e Sauacutede Mental tendo assumido o

CHCB todos os seus direitos e obrigaccedilotildees

As novas instalaccedilotildees na Quinta do Alvito foram inauguradas a 17 de janeiro de 2000

Nos termos do decreto-lei nordm 42699 de 21 de outubro o CHCB foi construiacutedo com

serviccedilos de dimensatildeo e diferenciaccedilatildeo teacutecnica adequados agrave populaccedilatildeo abrangida

concelhos da Covilhatilde Fundatildeo Belmonte e Penamacor Tornou-se assim na maior e

mais sofisticada unidade de sauacutede de toda a regiatildeo e consequentemente na mais valiosa

resposta a uma populaccedilatildeo com cerca de 100000 habitantes

No acircmbito da reforma e reestruturaccedilatildeo do sector da sauacutede nomeadamente da

consagraccedilatildeo da autonomia de gestatildeo das unidades hospitalares em moldes empresariais

atraveacutes do decreto-lei nordm 2882002 o CHCB eacute transformado em sociedade anoacutenima de

capitais exclusivamente puacuteblicos com a designaccedilatildeo de Centro Hospitalar Cova da

Beira SA

Figura 3 ndash Logotipo do Centro Hospitalar

Cova da Beira ndash Hospital Universitaacuterio

Fonte httpwwwchcbeirapt consultado no dia 02

de outubro de 2013



Em 2005 atraveacutes do decreto-lei nordm 2332005 de 7 de junho e de acordo com o

Programa do XXVII Governo Constitucional o CHCB foi transformado em Entidade

Puacuteblica Empresarial (EPE)2

2 In httpwwwchcbeiraptcix=584ampixf=seccaoamplang=1 consultado no dia 01 de setembro

de 2013



13 MISSAtildeO OBJETIVOS CULTURA E VALORES

Segundo a informaccedilatildeo disponibilizada a Instituiccedilatildeo onde realizaacutemos o nosso estaacutegio

tem como Missatildeo

Prestar cuidados de sauacutede com eficiecircncia qualidade em tempo uacutetil e a custos

socialmente comportaacuteveis agrave populaccedilatildeo da sua aacuterea de influecircncia e a todos os

cidadatildeos em geral

Desenvolver um ensino de alta responsabilidade por ser Hospital Nuclear da

Faculdade de Ciecircncias da Sauacutede da UBI nos termos do Protocolo nordm 112001

publicado em Diaacuterio da Repuacuteblica II Seacuterie de 16 de abril de 2006

Participar no ensino preacute e poacutes graduado em colaboraccedilatildeo com as Escolas Superiores

de Enfermagem e Escolas Superiores de Tecnologia de Sauacutede e outras com as quais

venham a ser celebrados protocolos

Pretendendo desenvolver uma cultura orientadora de cuidados personalizados tem por

objetivos

Prestar cuidados de sauacutede de qualidade acessiacuteveis em tempo oportuno e em

ambiente humanizado

Desenvolver um niacutevel de ensino das ciecircncias meacutedicas de enfermagem e das

tecnologias da sauacutede e outras consentacircneo com os padrotildees nacionais e

internacionais

Desenvolver a investigaccedilatildeo cliacutenica e cientiacutefica promovendo a afirmaccedilatildeo

internacional da ciecircncia portuguesa e contribuindo para suportar iniciativas

empresariais crediacuteveis nas aacutereas das tecnologias da sauacutede

Ser eficaz e eficiente num quadro de desenvolvimento econoacutemico e financeiro

sustentaacutevel

Cumprir os contratos programa e os planos de accedilatildeo

Desenvolver projetos de prestaccedilatildeo de cuidados de sauacutede em ambulatoacuterio e no

domiciacutelio para minimizar o impacto de hospitalizaccedilatildeo



Desenvolver e fomentar a integraccedilatildeo de cuidados de sauacutede atraveacutes da colaboraccedilatildeo

ativa com os centros de sauacutede da aacuterea de influecircncia garantindo dessa forma a

complementaridade dos cuidados prestados aos cidadatildeos e promovendo sinergias

entre estabelecimentos hospitalares com vista agrave rentabilizaccedilatildeo e agrave melhoria dos

cuidados de sauacutede prestados

Desenvolver funccedilotildees de formaccedilatildeo consideradas necessaacuterias ao desempenho dos

seus colaboradores assegurando o seu desenvolvimento profissional

No desenvolvimento da sua atividade a Cultura do CHCB e dos seus colaboradores

rege-se pelos seguintes princiacutepios

Legalidade Igualdade Proporcionalidade Colaboraccedilatildeo e Boa-feacute

Humanismo tanto no relacionamento com os utentes como com os colegas de

trabalho

Respeito pela dignidade humana

Qualidade na accedilatildeo assegurando os melhores niacuteveis de serviccedilo e resultados

Competecircncia e responsabilidade

Os Valores estruturais e duradouros que orientam o comportamento e a atuaccedilatildeo do

CHCB satildeo

Atitude centrada no doente e na promoccedilatildeo da sauacutede da comunidade respeitando os

valores do doente da famiacutelia

Cultura de excelecircncia teacutecnica cientifica e do conhecimento como um valor a

prosseguir continuamente

Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho

Responsabilidade Social contribuindo para a otimizaccedilatildeo na utilizaccedilatildeo dos recursos

e da capacidade instalada 3


CAPIacuteTULO 2 ndash O ESTAacuteGIO



21 DESCRICcedilAtildeO DO LOCAL DE ESTAacuteGIO

O estaacutegio por noacutes efetuado decorreu no Hospital da Covilhatilde na Secretaria de

Internamento de Medicina I e de Pneumologia que estaacute situada no 3ordm piso do hospital

Trata-se de uma enfermaria dividida em duas partes uma para a Medicina Interna e

outra para a Pneumologia equipada com trinta camas 19 atribuiacutedas agrave Medicina Interna

9 agrave Pneumologia e um quarto isolado para cada especialidade O diretor do serviccedilo de

medicina interna eacute o Dr Carlos Alberto Lino Antunes Enfermeiro Antoacutenio Joaquim

Barbeira Pereira eacute o enfermeiro chefe comum agraves duas especialidades Na Pneumologia

a diretora de Serviccedilo eacute a Drordf Maria La Salete Beiratildeo Valente

No que aos recursos humanos diz respeito o serviccedilo de medicina interna conta com 6

meacutedicos nuacutemero a que se juntam 3 meacutedicos estagiaacuterios Na Pneumologia satildeo 4 os

meacutedicos especialistas A equipa de enfermagem eacute constituiacuteda por 19 enfermeiros sendo

um deles o enfermeiro chefe Os auxiliares satildeo 11 no total Quanto agraves funccedilotildees de

secretariado estas satildeo efetuadas por duas pessoas

22 DESCRICcedilAtildeO DAS ATIVIDADES

Feitas as apresentaccedilotildees assinaacutemos as convenccedilotildees de estaacutegio e um documento em que

reconheciacuteamos ser responsaacuteveis de violaccedilatildeo da privacidade do utente Seguidamente

ficaacutemos a saber quais seriam os nossos orientadores o local de realizaccedilatildeo do estaacutegio e

as tarefas que teriacuteamos que desenvolver e os recursos que poderiacuteamos dispor os

programas informaacuteticos com que teriacuteamos de trabalhar a agenda onde teriacuteamos de

registar diariamente os exames dos doentes e as pastas onde se colocavam os processos

individuais de cada doente internado Ficaacutemos tambeacutem a saber onde se encontravam os

diversos setores (laboratoacuterio correio central de transportes imagiologia exames

especiais) onde tiacutenhamos de entregar as diferentes requisiccedilotildees



23 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O

ESTAacuteGIO

Durante o periacuteodo de estaacutegio iniciaacutevamos o nosso dia verificando e imprimindo vaacuterios

documentos para depois os distribuir pelos serviccedilos correspondentes Aos secretaacuterios

era entregue um documento no qual registavam o nome dos utentes que tinham anaacutelises

marcadas e exames pedidos para o dia seguinte e assinalavam o enfermeiro responsaacutevel

por cada doente (ver anexo 1) Para a assistente social conhecer quantos doentes

estavam internados e qual a situaccedilatildeo seguia outro documento (ver anexo 2) Para a

urgecircncia geral enviaacutevamos um documento que continha informaccedilatildeo sobre a

disponibilidade de camas na enfermaria A fim de os secretaacuterios poderem emitir os

cartotildees de visita enviaacutevamos agrave central telefoacutenica (gabinetes dos secretaacuterios) trecircs

documentos com a listagem de doentes internados (ver anexo 3)

Distribuiacuteda a informaccedilatildeo abriacuteamos o programa ldquoSONHOrdquo que servia para gerir a

informaccedilatildeo relativa aos utentes

O registo do utente era feito num documento interno designado ldquoDiaacuteriordquo cabendo-nos

ter especial atenccedilatildeo agraves novas entradas no serviccedilo (ver anexo 4) Para tal organizaacutevamos

o processo colocando-lhe uma etiqueta que servia para posterior identificaccedilatildeo na cama

na qual o doente se encontrava

231 Internamento do doente e organizaccedilatildeo do processo

Atraveacutes do programa ldquoSONHOrdquo quando um doente dava entrada na enfermaria era

necessaacuterio registaacute-lo no diaacuterio de enfermagem no qual constavam o nome a idade a

localidade onde residia com quem vivia (famiacutelia lar soacute) qual o motivo de

internamento e qual a dieta que teria de seguir sendo depois o doente admitido na

respetiva enfermaria e na cama correspondente Para completar o processo era

necessaacuterio colocar as ldquoetiquetas de serviccedilordquo nas requisiccedilotildees de anaacutelises exames ou para

identificar qualquer objeto que pertencia ao doente (ver anexo 5) Do programa Excel

imprimiamos as ldquoetiquetas de medicaccedilatildeordquo que depois se colocam na medicaccedilatildeo de cada

doente As etiquetas de medicaccedilatildeo referiam o nuacutemero de cama o nome do doente a

especialidade em que este estava internado e o nuacutemero de processo (ver anexo 6)



A organizaccedilatildeo do dossier ou pasta realizava-se do seguinte modo primeiramente

coloca-se o ldquoprocesso cliacutenicordquo documento no qual os meacutedicos registavam toda a

informaccedilatildeo acerca do doente e o motivo do internamento e seguidamente os

documentos relativos agrave medicaccedilatildeo que se designava como ldquofolha de prescriccedilatildeordquo um

documento destinado agrave enfermagem no qual todos os dias a informaccedilatildeo era atualizada

um documento referente aos pertences do doente quando este era internado por fim as

anaacutelises cliacutenicas e exames e toda a informaccedilatildeo suscetiacutevel de completar o diagnoacutestico do

doente (ver anexo 7)

Para que o doente pudesse ser internado era-lhe obrigatoriamente atribuiacuteda uma pulseira

identificativa branca com as necessaacuterias informaccedilotildees

232 Atendimento aos utentes e seus familiares

Uma das principais tarefas que realizaacutemos durante o estaacutegio foi o atendimento ao

puacuteblico utentes e seus familiares e colaboradores internos que recorriam aos serviccedilos

administrativos quer para entregar requisiccedilotildees de pedido de observaccedilotildees de meacutedicos

para doentes que estavam internados noutras enfermarias quer para pedir

esclarecimentos sobre assuntos ou ainda para entregar ao chefe de serviccedilo documentos

da sua responsabilidade como o Sisqual (programa que graccedilas agrave impressatildeo digital

permitia registar a entrada e a saiacuteda do serviccedilo de cada funcionaacuterio)

Atendiacuteamos os familiares dos utentes que procuravam o serviccedilo para esclarecimento de

duacutevidas para pedir informaccedilotildees consoante a disposiccedilatildeo dos utentes nas camas ou

simplesmente informaccedilotildees sobre os familiares Durante o estaacutegio tambeacutem passei muitas

vezes declaraccedilotildees de justificaccedilatildeo de presenccedila recebemos baixas antigas para os

meacutedicos renovarem marcaacutemos e desmarcaacutemos consultas devido aos utentes estarem

internados (ver anexo 8)

Sendo secretaacuterios do serviccedilo competia-nos assegurar a comunicaccedilatildeo entre os familiares

meacutedicos e enfermeiros por exemplo antes de cada pessoa falar com algum profissional

de sauacutede primeiro tinha de se dirigir aos secretaacuterios de piso neste caso eacuteramos noacutes a

fim de se poder fazer a triagem da informaccedilatildeo



233Atendimento Telefoacutenico

O contato telefoacutenico natildeo foi uma tarefa muito complicada durante este percurso porque

natildeo tivemos muitas dificuldades em falarmos com pessoas que natildeo conheciacuteamos

Atendemos e efetuaacutemos inuacutemeras chamadas internas e externas

As chamadas que atendemos e efetuaacutemos a niacutevel interno estavam relacionadas com

assuntos do serviccedilo marcaccedilatildeo de exames urgentes saber consultar exames jaacute

agendados marcaccedilatildeo de consultas quando os doentes tinham alta ligaccedilatildeo para outros

serviccedilos como a fisioterapia o raio-X a unidade de endoscopia a central de transportes

para a urgecircncia geral Todo este ciclo de comunicaccedilatildeo servia para transmitir ou receber

informaccedilotildees de cada serviccedilo

Efetuaacutemos vaacuterias chamadas para os VPN (telemoacuteveis do hospital que cada meacutedico

possuia) para podermos localizar os meacutedicos pedir informaccedilotildees ou ateacute avisar acerca de

reuniotildees marcadas

Realizaacutemos vaacuterias chamadas para o exterior e para vaacuterias unidades de sauacutede como por

exemplo para a Diaton Magnedir Cedir Hospital de Coimbra e de Castelo Branco

devido a exames marcados consultas transferecircncias de doentes

Quase todos os dias efetuaacutevamos vaacuterias chamadas para doentes por exemplo quando

estes tinham que ser internados avisaacutevamo-los que tinham que vir ao hospital fazer

exames a fim de se complementar o seu diagnoacutestico

Quando atendiacuteamos o telefone iniciaacutevamos sempre a conversa deste modo laquoBom

diaBoa tarde serviccedilo de medicina e pneumologia fala a Ritaraquo a regra da identificaccedilatildeo

mantinha-se na mesma quando ligaacutevamos para o exterior iniciando a conversa deste

modo laquoBom diaBoa tarde fala a secretaacuteria Rita do serviccedilo de medicina e pneumologia

do Hospital da Covilhatilderaquo

Por cada chamada realizada para o exterior tiacutenhamos que inicialmente pedir a chamada

agrave central telefoacutenica marcando a tecla 9 do telefone do serviccedilo A chamada ia parar

diretamente agrave central telefoacutenica e aiacute pediacuteamos agrave funcionaacuteria para fazer a chamada

digitando os nuacutemeros de telefone

No final ou no iniacutecio de cada chamada tiacutenhamos que fazer o seu registo numa folha de

registo onde tiacutenhamos que colocar o nuacutemero do funcionaacuterio o nuacutemero de telefone



pedido o motivo da chamada e a rubrica do funcionaacuterio que pedia a chamada (ver

anexo 9)

234 Expediente

Uma das nossas tarefas durante todo o estaacutegio foi o tratamento da correspondecircncia

Todos os dias iacuteamos duas vezes por dia ao expediente

O expediente eacute o local onde cada serviccedilo tem uma estante na qual as funcionaacuterias que laacute

trabalhavam faziam a triagem distribuindo a correspondecircncia interna e externa por cada

serviccedilo O secretaacuterio de piso soacute tinha de levantar a sua correspondecircncia e coloca-la na

prateleira de cada serviccedilo correspondente

2341 Correspondecircncia recebida

Quando chegaacutemos ao Expediente o procedimento utlizado era colocar a

correspondecircncia recebida dos dois serviccedilos num uacutenico porta-papeacuteis Para mais

facilmente os meacutedicos verem a sua correspondecircncia diaacuteria sugerimos colocar um porta-

-papeacuteis para cada serviccedilo Aceite que foi a nossa sugestatildeo passaacutemos a colocar dois

porta-papeacuteis um para a medicina e outro para a pneumologia Depois de lida a

correspondecircncia cada serviccedilo faziacuteamos o encaminhamento da mesma para os devidos

serviccedilos ou eram arquivadas

2342 Correspondecircncia enviada

No que agrave correspondecircncia interna concerne cabia ao secretaacuterio colocar os documentos

no envelope de correio interno registando quem os enviava e quem os recebia

Seguidamente eram levados para o expediente

235 Arquivo de processos quando os doentes tecircm alta

Os processos dos doentes que tinham alta eram arquivados num envelope que continha

uma etiqueta colocada no seu exterior identificando o nome do utente o serviccedilo e data

do internamento a morada o nuacutemero de seguranccedila social e por fim o nuacutemero de

telefone A acompanhar o processo ia uma folha de codificaccedilatildeo com uma etiqueta igual

agrave do envelope na qual assinalaacutevamos o destino do doente por exemplo se ia para a

consulta externa do hospital para o seu domiciacutelio ou se tinha falecido (ver anexo 10)



Tiacutenhamos que mencionar o serviccedilo ou os serviccedilos onde o doente tinha estado internado

e a data de internamento Apoacutes isso o envelope era guardado no armaacuterio para o meacutedico

diretor de serviccedilo fazer a codificaccedilatildeo e enviar para o arquivo

236 O processo das visitas e do cartatildeo de acompanhamento do

familiar do doente

Nos serviccedilos de Cirurgia Geral Especialidades Meacutedicas e Ciruacutergicas

Gastroenterologia Medicina Interna Ortopedia e Ginecologia do Hospital Pecircro da

Covilhatilde eram permitidas as visitas no seguinte horaacuterio das 14h00 agraves 16h30 e das

18h00 agraves 20h00 - 2 visitas por doente em regime de rotatividade Embora gratuitas o

acesso agraves visitas soacute era permitido mediante a apresentaccedilatildeo de um cartatildeo de visita obtido

junto da receccedilatildeo no piso 0 cartatildeo que apoacutes comprovada a respetiva identificaccedilatildeo era

fornecido agraves pessoas que iam visitar os doentes De acordo com os meacutedicos o doente

podia tambeacutem beneficiar da presenccedila de um familiar todos os dias e de forma

permanente entre as 11h00 e as 21h00 Para tal seria necessaacuterio obter depois de

autorizado pelo serviccedilo de internamento um cartatildeo de acompanhante cabendo ao

secretaacuterio preencher o requerimento que deveria ser entregue no piso 0 Este cartatildeo

continha informaccedilatildeo sobre o doente e sobre o familiar que o acompanhava (ver anexo

11)

237 Organizaccedilatildeo e registos dos exames marcados

Na marcaccedilatildeo de exames para o dia seguinte o primeiro passo era registaacute-los no diaacuterio de

serviccedilo e de seguida na agenda Se natildeo fosse para o dia seguinte ficava apenas registado

na agenda

Para informar os enfermeiros sobre os exames a realizar os secretaacuterios redigiam numa

folha Excel as ldquoplacasrdquo nas quais se referiam o nome do doente e a sua proveniecircncia

Se na placa tivesse escrito ldquoSanguerdquo eacute porque tinham anaacutelises marcadas para o dia

seguinte Se tivesse escrito ldquoEndoscopia_9H_Jejumrdquo os enfermeiros ficavam a saber

que o doente tinha uma endoscopia marcada para as 9h00 do dia seguinte devendo para

isso estar em jejum Caso estivesse mencionado ldquoTac abd_9H_Jejum_Puncrdquo o doente

deveria submeter-se a um Tac Abdominal agraves 9 horas do dia seguinte devendo estar em

jejum e puncionado Estas ldquoplacasrdquo serviam de informaccedilatildeo para os enfermeiros do turno



da tarde as registarem no quadro da sua sala e colocaacute-las nas camas para que as analistas

do serviccedilo da manhatilde soubessem se tinham anaacutelises e procederem agrave recolha de sangue

ficando a saber quais os doentes que ficavam em jejum

238 Exames realizados no exterior

No caso de ser obrigatoacuterio recorrer a exames e consultas externos ficava a cargo do

secretaacuterio a emissatildeo de documentos relacionados com o transporte termos de

responsabilidade exames consultas realizadas no exterior e de qualquer outro

documento necessaacuterio agrave deslocaccedilatildeo do doente para outra extensatildeo de sauacutede

Contactados os familiares dos doentes a central de transportes registava-se depois no

programa ldquoSONHOrdquo o exame ou consulta procedendo-se depois aos termos de

responsabilidade que dizem respeito ao exames ou agrave consulta assumindo o hospital a

responsabilidade por qualquer incidente que pudesse ocorrer durante o transporte do

doente No termo de responsabilidade para evacuaccedilatildeo de doentes deveriam constar o

nome o local de residecircncia o que ia fazer o motivo do transporte o destino do doente e

observaccedilotildees do geacutenero se ia sentado deitado com ou sem acompanhamento de

enfermagem (ver anexo 12)

239 Marcaccedilatildeo de consultas no internamento e apoacutes internamento

Caso o doente necessitasse de fisiatria competia ao secretaacuterio fazer a marcaccedilatildeo de

consulta Efetuado o pedido de consulta atraveacutes do ldquoSONHOrdquo dele se retirava uma

etiqueta de consulta que se colocava depois numa folha especiacutefica para os

fisioterapeutas fazerem os registos das sessotildees diariamente realizadas (ver anexo 13)

Na nota de alta os meacutedicos normalmente estipulavam que uma consulta era marcada

para a especialidade que desejavam Nesse caso o secretaacuterio ligava para a marcaccedilatildeo de

consultas extensatildeo 12106 especificando a especialidade o nome do meacutedico e o

nuacutemero de processo do doente e retirava do programa ldquoSONHOrdquo a convocatoacuteria da

mesma que devia ser entregue ao doente



CONCLUSAtildeO

Descrever por vezes detalhadamente as tarefas que nos foram confiadas durante os trecircs

meses de duraccedilatildeo do estaacutegio que realizaacutemos na Secretaria de Internamento de Medicina

I e de Pneumologia do Hospital Pero da Covilhatilde era o objetivo deste relatoacuterio Nele

procuraacutemos pocircr em evidecircncia o resultado positivo deste estaacutegio quer a niacutevel pessoal

quer profissional

Durante esta etapa pudemos verificar a utilidade dos conhecimentos adquiridos na

formaccedilatildeo do CET de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico em particular os conhecimentos

adquiridos no acircmbito das disciplinas de Informaacutetica Anaacutelise e Produccedilatildeo de Texto

Relaccedilotildees Puacuteblicas e Teacutecnicas de Secretariado facilitando-nos bastante o trabalho na

utilizaccedilatildeo da Base de Dados e do programa Excel na redaccedilatildeo de cartas mensagens

eletroacutenicas e ofiacutecios e no atendimento ao puacuteblico Durante o estaacutegio tivemos de lidar

com puacuteblicos diferenciados o que implicou uma adaptaccedilatildeo constante do registo de

liacutengua a diferentes interlocutores As noccedilotildees acerca da postura saber estar e saber

comunica revelaram-se importantes na medida em que nos permitiram estabelecer

interaccedilotildees eficazes em diferentes contextos

Em suma esta experiecircncia aleacutem de nos permitir desenvolver as nossas competecircncias

permitiu tambeacutem verificar a importacircncia do trabalho efetuado pelo secretariado numa

aacuterea tatildeo importante como eacute a da sauacutede



BIBLIOGRAFIA

Guimaratildees Maacutercio( 2005)O livro azul da secretaria moderna

Moreira Isabel Excelecircncia no Atendimento Ediccedilotildees Lidel

WEBGRAFIA

HTTPWWWMINERVAUEVORAPTBIB-ES-CAMPO

MAIORDOCSELABORAR_RELATORIOPDF

httpwwwchcbeirapt

httpwwwchcbeiraptcix=709ampixf=seccaoamplang=1




Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva

ANEXOS



Anexo 1 - Folha de Excel com os registos dos exames





Anexo 2 - Documento a entregar agrave assistente social





Anexo 3 - Documentos enviados para a central telefoacutenica





Anexo 4 ndash Diaacuterio





Anexo 5 - Etiquetas de processo e etiquetas de serviccedilo



Etiquetas de processo

Etiquetas de serviccedilo



Anexo 6 ndash Etiquetas de medicaccedilatildeo





Anexo 7 - Processo cliacutenico do doente





Anexo 8 ndash Declaraccedilotildees





Anexo 9 ndash Documento de registo das chamadas





Anexo 10 - Folha de codificaccedilatildeo para o arquivo





Anexo 11 - Cartatildeo de acompanhante





Anexo 12 - Termo de responsabilidade para a evacuaccedilatildeo dos doentes





Anexo 13 - Pedido de consulta para a fisiatria




Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva Paacutegina ii

FICHA DE APRESENTACcedilAtildeO

Estagiaacuteria

Nome Ana Rita Barreiros da Fonseca Silva

Nuacutemero 1011020

Estabelecimento de Ensino Instituto Politeacutecnico da Guarda ndash Escola Superior de

Tecnologia e Gestatildeo

Curso Curso de Especializaccedilatildeo Tecnoloacutegica de Teacutecnicas de Secretariado Cliacutenico

Professor Orientador Prof Doutor Fernando Carmino Marques

Instituiccedilatildeo de Estaacutegio

Nome Centro Hospital Cova da Beira

Endereccedilo Quinta do Alvito

Coacutedigo Postal 6200-251 Covilhatilde

TelefoneFax 275330000275330001

Email administracaochcbeiramin-saudept

Website wwwchcbeiramin-saudept

Supervisores de Estaacutegio na Instituiccedilatildeo Luiacutes Leitatildeo Martins e Teresa Barata Pais

Fazenda

Informaccedilatildeo relativa ao Estaacutegio

Data de Iniacutecio 08 de julho de 2013

Data de teacutermino 18 de setembro de 2013

Horaacuterio de trabalho das 0800 agraves 1300 e das 1400 agraves 1730



AGRADECIMENTOS






















etc)








serviccedilo






RESUMO










Puacuteblico



IacuteNDICE


Agradecimentos iii


Resumo v
















234 Expediente 13







Doente 14




Conclusatildeo 16

Bibliografia 17

Anexos 18













































INSTITUCIONAL




COVILHAtilde












Fonte



outubro de 2013


Fonte Idem




CENTRO HOSPITALAR

COVA DA BEIRA



1 do decreto-














Beira SA




de outubro de 2013







de 2013
















objetivos


ambiente humanizado



internacionais





sustentaacutevel

















trabalho





CHCB satildeo







































ESTAacuteGIO





























































































anexo 9)

234 Expediente
































familiar do doente













11)




na agenda







































CONCLUSAtildeO





quer profissional
















BIBLIOGRAFIA



WEBGRAFIA



httpwwwchcbeirapt






ANEXOS






































































AGRADECIMENTOS






















etc)








serviccedilo






RESUMO










Puacuteblico



IacuteNDICE


Agradecimentos iii


Resumo v
















234 Expediente 13







Doente 14




Conclusatildeo 16

Bibliografia 17

Anexos 18













































INSTITUCIONAL




COVILHAtilde












Fonte



outubro de 2013


Fonte Idem




CENTRO HOSPITALAR

COVA DA BEIRA



1 do decreto-














Beira SA




de outubro de 2013







de 2013
















objetivos


ambiente humanizado



internacionais





sustentaacutevel

















trabalho





CHCB satildeo







































ESTAacuteGIO





























































































anexo 9)

234 Expediente
































familiar do doente













11)




na agenda







































CONCLUSAtildeO





quer profissional
















BIBLIOGRAFIA



WEBGRAFIA



httpwwwchcbeirapt






ANEXOS














































































etc)








serviccedilo






RESUMO










Puacuteblico



IacuteNDICE


Agradecimentos iii


Resumo v
















234 Expediente 13







Doente 14




Conclusatildeo 16

Bibliografia 17

Anexos 18













































INSTITUCIONAL




COVILHAtilde












Fonte



outubro de 2013


Fonte Idem




CENTRO HOSPITALAR

COVA DA BEIRA



1 do decreto-














Beira SA




de outubro de 2013







de 2013
















objetivos


ambiente humanizado



internacionais





sustentaacutevel

















trabalho





CHCB satildeo







































ESTAacuteGIO





























































































anexo 9)

234 Expediente
































familiar do doente













11)




na agenda







































CONCLUSAtildeO





quer profissional
















BIBLIOGRAFIA



WEBGRAFIA



httpwwwchcbeirapt






ANEXOS






































































RESUMO










Puacuteblico



IacuteNDICE


Agradecimentos iii


Resumo v
















234 Expediente 13







Doente 14




Conclusatildeo 16

Bibliografia 17

Anexos 18













































INSTITUCIONAL




COVILHAtilde












Fonte



outubro de 2013


Fonte Idem




CENTRO HOSPITALAR

COVA DA BEIRA



1 do decreto-














Beira SA




de outubro de 2013







de 2013
















objetivos


ambiente humanizado



internacionais





sustentaacutevel

















trabalho





CHCB satildeo







































ESTAacuteGIO





























































































anexo 9)

234 Expediente
































familiar do doente













11)




na agenda







































CONCLUSAtildeO





quer profissional
















BIBLIOGRAFIA



WEBGRAFIA



httpwwwchcbeirapt






ANEXOS






































































IacuteNDICE


Agradecimentos iii


Resumo v
















234 Expediente 13







Doente 14




Conclusatildeo 16

Bibliografia 17

Anexos 18













































INSTITUCIONAL




COVILHAtilde












Fonte



outubro de 2013


Fonte Idem




CENTRO HOSPITALAR

COVA DA BEIRA



1 do decreto-














Beira SA




de outubro de 2013







de 2013
















objetivos


ambiente humanizado



internacionais





sustentaacutevel

















trabalho





CHCB satildeo







































ESTAacuteGIO





























































































anexo 9)

234 Expediente
































familiar do doente













11)




na agenda







































CONCLUSAtildeO





quer profissional
















BIBLIOGRAFIA



WEBGRAFIA



httpwwwchcbeirapt






ANEXOS








































































Doente 14




Conclusatildeo 16

Bibliografia 17

Anexos 18













































INSTITUCIONAL




COVILHAtilde












Fonte



outubro de 2013


Fonte Idem




CENTRO HOSPITALAR

COVA DA BEIRA



1 do decreto-














Beira SA




de outubro de 2013







de 2013
















objetivos


ambiente humanizado



internacionais





sustentaacutevel

















trabalho





CHCB satildeo







































ESTAacuteGIO





























































































anexo 9)

234 Expediente
































familiar do doente













11)




na agenda







































CONCLUSAtildeO





quer profissional
















BIBLIOGRAFIA



WEBGRAFIA



httpwwwchcbeirapt






ANEXOS
















































































































INSTITUCIONAL




COVILHAtilde












Fonte



outubro de 2013


Fonte Idem




CENTRO HOSPITALAR

COVA DA BEIRA



1 do decreto-














Beira SA




de outubro de 2013







de 2013
















objetivos


ambiente humanizado



internacionais





sustentaacutevel

















trabalho





CHCB satildeo







































ESTAacuteGIO





























































































anexo 9)

234 Expediente
































familiar do doente













11)




na agenda







































CONCLUSAtildeO





quer profissional
















BIBLIOGRAFIA



WEBGRAFIA



httpwwwchcbeirapt






ANEXOS







































































COVILHAtilde












Fonte



outubro de 2013


Fonte Idem




CENTRO HOSPITALAR

COVA DA BEIRA



1 do decreto-














Beira SA




de outubro de 2013







de 2013
















objetivos


ambiente humanizado



internacionais





sustentaacutevel

















trabalho





CHCB satildeo







































ESTAacuteGIO





























































































anexo 9)

234 Expediente
































familiar do doente













11)




na agenda







































CONCLUSAtildeO





quer profissional
















BIBLIOGRAFIA



WEBGRAFIA



httpwwwchcbeirapt






ANEXOS







































































CENTRO HOSPITALAR

COVA DA BEIRA



1 do decreto-














Beira SA




de outubro de 2013







de 2013
















objetivos


ambiente humanizado



internacionais





sustentaacutevel

















trabalho





CHCB satildeo







































ESTAacuteGIO





























































































anexo 9)

234 Expediente
































familiar do doente













11)




na agenda







































CONCLUSAtildeO





quer profissional
















BIBLIOGRAFIA



WEBGRAFIA



httpwwwchcbeirapt






ANEXOS










































































de 2013
















objetivos


ambiente humanizado



internacionais





sustentaacutevel

















trabalho





CHCB satildeo







































ESTAacuteGIO





























































































anexo 9)

234 Expediente
































familiar do doente













11)




na agenda







































CONCLUSAtildeO





quer profissional
















BIBLIOGRAFIA



WEBGRAFIA



httpwwwchcbeirapt






ANEXOS



















































































objetivos


ambiente humanizado



internacionais





sustentaacutevel

















trabalho





CHCB satildeo







































ESTAacuteGIO





























































































anexo 9)

234 Expediente
































familiar do doente













11)




na agenda







































CONCLUSAtildeO





quer profissional
















BIBLIOGRAFIA



WEBGRAFIA



httpwwwchcbeirapt






ANEXOS

















































































trabalho





CHCB satildeo







































ESTAacuteGIO





























































































anexo 9)

234 Expediente
































familiar do doente













11)




na agenda







































CONCLUSAtildeO





quer profissional
















BIBLIOGRAFIA



WEBGRAFIA



httpwwwchcbeirapt






ANEXOS


































































































ESTAacuteGIO





























































































anexo 9)

234 Expediente
































familiar do doente













11)




na agenda







































CONCLUSAtildeO





quer profissional
















BIBLIOGRAFIA



WEBGRAFIA



httpwwwchcbeirapt






ANEXOS





































































































































anexo 9)

234 Expediente
































familiar do doente













11)




na agenda







































CONCLUSAtildeO





quer profissional
















BIBLIOGRAFIA



WEBGRAFIA



httpwwwchcbeirapt






ANEXOS










































































familiar do doente













11)




na agenda







































CONCLUSAtildeO





quer profissional
















BIBLIOGRAFIA



WEBGRAFIA



httpwwwchcbeirapt






ANEXOS


































































































CONCLUSAtildeO





quer profissional
















BIBLIOGRAFIA



WEBGRAFIA



httpwwwchcbeirapt






ANEXOS






































































BIBLIOGRAFIA



WEBGRAFIA



httpwwwchcbeirapt






ANEXOS






































































ANEXOS




































































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