RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO DAS ATIVIDADES DO SID...

Serviço de Informação e Documentação (SID)

Gabinete da Direção (GB)

RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO DAS ATIVIDADES DO SID – 2015

INPE

São José dos Campos

2015

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LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 Totais: cursos/eventos, horas e número de participantes (2011-2015)........................ 15

Gráfico 2 Evolução da origem dos registros – 2013-2015............................................................. 28

Gráfico 3 Evolução dos dados para cálculo do IPUB/IGPUB – 2013-2015..................................... 29

Gráfico 4 Distribuição dos registros e textos completos por anos de inserção............................. 36

Gráfico 5 Distribuição dos registros e textos inseridos em 2015 no RI, por ano de publicação.... 37

Gráfico 6 Distribuição dos registros e textos completos de TDIs, por ano de publicação............. 37

Gráfico 7 Distribuição das TDIs por ano de defesa........................................................................ 38

Gráfico 8 Distribuição dos registros e textos completos depositados no RI, referentes à produção técnico-científica, por tipo............................................................................. 38

Gráfico 9 Distribuição de artigos em evento depositados no RI, por ano de publicação.............. 39

Gráfico 10 Registros e textos completos de artigos em revista depositados no RI, por ano de publicação......................................................................................................................

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Gráfico 11 Distribuição de PUD, NTC, MAN e RPQ depositados no RI, por ano de publicação....... 40

Gráfico 12 Distribuição de ePrints depositados no RI, por ano de inserção.................................... 40

Gráfico 13 Distribuição de capítulos de livro depositados no RI, por ano de publicação................ 41

Gráfico 14 Distribuição dos números de acessos à Memória Científica no período 2007-2015..... 41

Gráfico 15 TDIs da área de Sensoriamento Remoto registradas na Biblioteca Digital.................... 43

Gráfico 16 TDIs da área de Computação Aplicada registradas na Biblioteca Digital....................... 44

Gráfico 17 TDIs da área de Ciências Espacial e Atmosférica registradas na Biblioteca Digital........ 44

Gráfico 18 TDIs da área de Engenharia e Tecnologia Espacial registradas na Biblioteca Digital..... 45

Gráfico 19 TDIs da área de Meteorologia registradas na Biblioteca Digital..................................... 45

Gráfico 20 Situação da disponibilização de relatórios na BDMCI – SER, CAP, MET, ETE e CEA....... 47

Gráfico 21 Situação dos trabalhos – Inventário da Memória Técnico-Científica............................. 52

Gráfico 22 Atualização dos registros na BDMCI – 1998-2014.......................................................... 53

Gráfico 23 Atualização dos registros na BDMCI -1981-1997........................................................... 53

Gráfico 24 Atualização dos registros na BDMCI – 1963-1980.......................................................... 53

Gráfico 25 Total de obras e periódicos armazenados no SophiA até 2015..................................... 61

Gráfico 26 Número de obras e periódicos inseridos pelas bibliotecas – Nov.2014- Nov.2015....... 61

Gráfico 27 Livros e fascículos de periódicos inseridos no SophiA entre 2011-2015........................ 62

Gráfico 28 Usuários cadastrados - 2011-2015................................................................................. 65

Gráfico 29 Circulação do acervo - 2011-2015.................................................................................. 66

Gráfico 30 Uso do Acervo por usuários e tipo de publicações – 2015............................................. 66

Gráfico 31 Respostas a questões de referência............................................................................... 67

Gráfico 32 Empréstimos entre Bibliotecas - 2011-2015.................................................................. 68

Gráfico 33 Comutação bibliográfica (solicitante) – 2011-2015........................................................ 68

Gráfico 34 Comutação bibliográfica (fornecedor) – 2011-2015...................................................... 69

Gráfico 35 Acessos ao Portal de Periódicos das CAPES pelo INPE................................................... 70

Gráfico 36 Evolução dos Seminários e Tutorial – 2011-2015........................................................... 71

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LISTA DE TABELAS

Tabela 1 Equipe atual do SID........................................................................................................ 12

Tabela 2 Resumo das despesas executadas pelo SID em 2015.................................................... 17

Tabela 3 Detalhamento dos cortes orçamentários ocorridos em 2015....................................... 18

Tabela 4 Principais processos cancelados em 2015..................................................................... 18

Tabela 5 Previsão de despesas SID – 2016................................................................................... 19

Tabela 6 Infraestrutura de recursos de informática do SID......................................................... 20

Tabela 7 Origem dos registros em 2015 – por coordenação....................................................... 28

Tabela 8 Indicadores da produção técnico-científica do INPE apurados para 2014................... 30

Tabela 9 Número de registros não finalizados, por área a partir do ano de 2001...................... 46

Tabela 10 TDIs defendidas de 2013 à 2015 e informadas nos relatórios dos respectivos anos... 49

Tabela 11 TDIs defendidas em 2014 posteriormente ao relatório final de 18/11/2014............... 49

Tabela 12 TDIs defendidas em anos anteriores e publicadas em 2015......................................... 50

Tabela 13 TDIs defendidas e finalizadas em 2015......................................................................... 50

Tabela 14 Outras publicações revisadas e finalizadas em 2015 (até 24/11/2015)........................ 50

Tabela 15 Trabalhos de anos anteriores finalizados em 2015....................................................... 51

Tabela 16 Cortes de recursos – por coordenação........................................................................... 58

Tabela 17 Quantidades e valores de materiais bibliográficos em 2015........................................ 58

Tabela 18 Previsão de material bibliográfico com recursos das áreas – 2016.............................. 59

Tabela 19 Publicações encadernadas – 2011-2015........................................................................ 65

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Fotos do evento 50 anos da Biblioteca e 20 anos da Biblioteca Digital do INPE.......... 11

Figura 2 Configuração dos recursos de software em operação no SID....................................... 20

Figura 3 Fotos do prédio da Biblioteca em 1969 e 2015 e Perspectiva da Obra........................ 24

Figura 4 Configuração inicial (máquinas físicas).......................................................................... 34

Figura 5 Configuração após a fusão e consolidação de acervos.................................................. 35

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LISTA DE SIGLAS E/OU ABREVIATURAS

AAB Associação Aeroespacial Brasileira ABEC Associação Brasileira dos Editores Científicos ABNT Associação Brasileira de Normas Técnicas ADC Associação Desportiva Classista AT Assessoria Técnica da Direção BDMCI Biblioteca Digital da Memória Científica do INPE BL British Library CAP Computação Aplicada CAPES Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior CEA Ciência Espacial e Atmosférica CEPPII Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE CGI Coordenação de Gestão Interna CGU Controladoria-Geral da União CIKI Congresso Internacional de Conhecimento e Inovação CJU Consultoria Jurídica da União CNAE Comissão Nacional de Atividades Espaciais COF Coordenação de Orçamento e Finanças COMUT Programa de Comutação Bibliográfica do IBICT CONARQ Conselho Nacional de Arquivos CONFOA Conferência Luso-Brasileira Acesso Aberto CPA Coordenação de Planejamento Estratégico e Avaliação CPAD Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPADS Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos CPG Conselho de Pós-Graduação CPID Comissão Permanente de Informação e Documentação CPTEC Centro de Previsão de Tempo e Estudos Climáticos CRA Centro Regional da Amazônia CRH Coordenação de Recursos Humanos CRN Centro Regional do Nordeste CRS Centro Regional Sul CTI Coordenação de Tecnologia da Informação DGP Divisão de Gestão de Pessoas DPI Divisão de Processamento de Imagem EEB Empréstimo entre Bibliotecas ETE Coordenação de Engenharia e Tecnologia Espacial FAPESP Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo FINEP Financiadora de Estudos e Projetos FQ Fator de Qualidade FUNCATE Fundação de Ciência, Aplicações e Tecnologia Espaciais GB Gabinete da Direção GCN Gestão da Comunicação Normativa GT-PGD Grupo de Trabalho - Programa de Gestão de Documentos do INPE IAL Indicador de Acesso Livre IBICT Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia IBIs Internet Based Identifiers IGPUB Índice Geral de Publicações INPE Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais IPEN Instituto de Pesquisas Energéticas e Nucleares IPUB Índice de Publicações IPV Índice de Publicações Vinculadas à Teses e Dissertações ISSN International Standard Serial Number

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ISTEC Ibero American Science and Technology Education Consortium LCP Laboratório de Combustão e Propulsão LIT Laboratório de Integração e Testes MAN Manuais MCTI Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação MET Meteorologia NPBAL Número de Publicações disponibilizadas em Acesso Aberto NTCs Notas Técnicas e Científicas NTPB Número Total de Publicações com texto completo OBT Coordenação-Geral de Observação da Terra OE Objetivo Estratégico PAC Plano Anual de Capacitação PACIS Associação Panamericana de Ciências Computacionais Interdisciplinares PCI Programa de Capacitação Institucional PGD Programa de Gestão de Documentos PIBIC Programa Institucional de Bolsas de Iniciação Científica PPA Plano Plurianual de Ações do Governo PPD Planilha de Previsão de Despesas PUDs Publicações Didáticas REBAE Rede de Bibliotecas na Área de Engenharia RING Repositório de Indicadores de Gestão RPQs Relatórios de Pesquisa SBDA Associação Brasileira de Direito Aeronáutico SBSR Simpósio Brasileiro de Sensoriamento Remoto SCR Serviço de Compras, Recebimento e Importação SCUP Subsecretaria de Coordenação das Unidades de Pesquisa SEM Serviço de Engenharia e Manutenção SER Sensoriamento Remoto SGC Serviço de Gestão de Competências SID Serviço de Informação e Documentação SPG Serviço de Pós-Graduação SPGCST Simpósio dos alunos de Pós-Graduação em Ciência do Sistema Terrestre STI Serviço Corporativo de Tecnologia da Informação SubSIGA Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo TCG Termo Compromisso de Gestão TDIs Teses e Dissertações TNSE Técnicos de Nível Superior UPs Unidades de Pesquisa WETE Workshop dos cursos de pós-graduação em Engenharia e Tecnologia Espaciais WORCAP Workshop dos cursos de pós-graduação em Computação Aplicada

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SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO ..................................................................................................................... 8

1. ESTRUTURA INTERNA ............................................................................................. 9

1.1. 50 ANOS DA BIBLIOTECA E 20 ANOS DA BIBLIOTECA DIGITAL DO INPE ........................... 11

2. MEIOS DE AÇÃO ................................................................................................... 12

2.1. CAPITAL HUMANO .............................................................................................................. 12

2.1.1 Capacitação e Produção Científica da Equipe .............................................................. 14

2.2. ORÇAMENTOS .................................................................................................................... 16

2.2.1 Orçamento 2015 ........................................................................................................... 16

2.2.2 Orçamento 2016 ........................................................................................................... 18

2.3. INFRAESTRUTURA ............................................................................................................... 19

2.3.1 Suporte de Informática ................................................................................................ 19

2.3.2 Instalações .................................................................................................................... 23

3 ATIVIDADES .......................................................................................................... 25

3.1. PRESERVAÇÃO DA PRODUÇÃO INTELECTUAL DO INPE ..................................................... 25

3.1.1 Coleta da Produção Técnico-Científica ......................................................................... 25

3.1.1.1 Apuração dos indicadores para o relatório do TCG............................................. 29

3.1.1.2 Atividades pós-coleta .......................................................................................... 31

3.1.2 Biblioteca Digital da Memória Científica do INPE (BDMCI) .......................................... 31

3.1.2.1 Manutenção da Plataforma URLib ...................................................................... 33

3.1.2.2 Divulgação interna e externa da BDMCI .............................................................. 35

3.1.2.3 Atualização do Repositório .................................................................................. 36

3.1.3 Disponibilização de Publicações Anteriores a 2001 para Atualização da BDMCI ........ 43

3.1.3.1 Disponibilização das TDIs anteriores a 2001 ....................................................... 43

3.1.3.2 Disponibilização de Relatórios anteriores a 2001 ............................................... 46

3.1.4 Aperfeiçoamentos e Atualização das Ferramentas: Estilos LATEX, MSWORD e LIBREOFFICE WRITER .................................................................................................... 48

3.1.5 Revisão, Publicação, Distribuição da Produção Científica e Atendimento ao Autor .... 48

3.1.6 Inventário da Memória Técnico-Científica do INPE ...................................................... 51

3.1.7 Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE (CEPPII) ...... 54

3.2. GESTÃO DOCUMENTAL DE ARQUIVOS ......................................................................... 55

3.2.2 Grupo de Trabalho para Elaboração e Implementação do Programa de Gestão de Documentos do INPE (GT-PGD) .................................................................................... 55

3.2.3 Grupo de trabalho dos Acervos Fotográficos do INPE ................................................. 57

3.3. DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES E TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO ........................... 57

3.3.1 Aquisição de Material Bibliográfico - 2015 .................................................................. 57

3.3.2 Estimativa para 2016 .................................................................................................... 59

3.4 TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO ........................................................................................ 60

3.4.1 Atualização do Banco de Dados SophiA ....................................................................... 60

3.4.2 Inventário do Acervo Bibliográfico ............................................................................... 62

3.4.3 Patrimônio do Acervo Bibliográfico ............................................................................. 62

3.4.4 Acervos das Unidades Regionais .................................................................................. 63

3.4.4.1 Biblioteca do Laboratório de Combustão e Propulsão (LCP) .................................... 63

3.4.4.2 Biblioteca do Centro de Previsão de Tempo e Estudos Climáticos (CPTEC) ............. 64

3.4.5 Preservação, Conservação e Segurança de Acervos .................................................... 64

3.5 ATENDIMENTO AO USUÁRIO .............................................................................................. 65

3.5.1 Serviço de Referência ................................................................................................... 65

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3.5.2 Biblioteca On-Line ........................................................................................................ 69

3.5.3 Tutorial de Orientação para Pesquisa e Publicação no INPE ....................................... 71

4 PLANOS FUTUROS................................................................................................. 73

4.1. GESTÃO ............................................................................................................................... 73

4.2. SUPORTE DE INFORMÁTICA ............................................................................................... 73

4.3. PRESERVAÇÃO DA PRODUÇÃO INTELECTUAL DO INPE ..................................................... 73

4.4. GESTÃO DOCUMENTAL DE ARQUIVOS .............................................................................. 74

4.5. DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÃO E TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO ............................ 74

4.6. ATENDIMENTO AO USUÁRIO ............................................................................................. 74

CONSIDERAÇÕES FINAIS ....................................................................................................... 75

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................................. 77

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APRESENTAÇÃO

Em 2015, o Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais (INPE) completou 54 anos, sua Biblioteca, 50 anos de fundação e a Biblioteca Digital da Memória Técnico-Científica do INPE completou 20 anos. Foi um ano de comemorações e ao mesmo tempo, um ano difícil, de restrições orçamentárias e de muitos desafios.

Atualmente, como Serviço de Informação e Documentação (SID), a Biblioteca está subordinada ao Gabinete da Direção do INPE (GB).

Este relatório apresenta resumidamente as atividades desenvolvidas pelo SID durante o ano de 2015. O detalhamento das atividades encontra-se registrado em atas e memórias de reuniões e outros documentos sob a guarda do SID.

Agradecemos ao Gabinete da Direção e às Coordenações das áreas do INPE pelo apoio recebido; à Comissão Permanente de Informação e Documentação (CPID), pelo constante empenho em auxiliar o SID nas questões de desenvolvimento de acervos; ao Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE (CEPPII), pela assessoria às questões da produção intelectual do Instituto.

Agradecemos à equipe do SID pelo seu comprometimento para o alcance dos resultados obtidos. Mesmo com a equipe reduzida, cortes no orçamento e outras dificuldades, o grupo continua se esforçando para manter a qualidade dos serviços prestados à comunidade usuária.

Silvia Castro Marcelino Chefe do SID

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1. ESTRUTURA INTERNA

A estrutura organizacional do SID engloba duas áreas de atuação: Gestão da Biblioteca e Gestão Documental. Organiza-se por meio de chefia, áreas de apoio (secretaria e suporte de informática) e dois grupos de assessoramento (Comissão Permanente de Informação e Documentação - CPID, e Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE - CEPPII). As atividades subdividem-se em:

Gestão da Biblioteca: Tratamento e Recuperação da Informação (Desenvolvimento de Coleções, Tratamento e Processos Técnicos, Manutenção, Preservação e Conservação de Acervos), e Atendimento ao Usuário (Referência e Circulação);

Gestão Documental: Memória Científica (Gestão de depósito da produção, Digitalização, Editoração Eletrônica, Gestão da Biblioteca Digital), e Arquivos das Unidades.

No exercício de 2015, foram realizadas várias reuniões para o planejamento, desenvolvimento e acompanhamento das atividades e projetos. Foram reuniões internas com toda a equipe do SID e outras específicas com os responsáveis pelas atividades para tratar de: processos de aquisição de material bibliográfico e outras aquisições do SID; administração da Biblioteca Digital; redistribuição das atividades referentes à Coleta da Produção Científica do INPE e ao Atendimento ao Usuário após remanejamento de alguns funcionários; atualização do Manual para elaboração, formatação e submissão de teses, dissertações e outros trabalhos do INPE; desenvolvimento do projeto executivo para reforma e ampliação do prédio do SID, entre outras.

Ao longo do ano, ocorreram várias reuniões do SID com servidores de outras áreas do INPE e comissões:

Direção do INPE para discussão sobre a criação de uma Associação com a finalidade de manter o sistema de resolução dos Internet Based Identifiers (IBIs), utilizados na Biblioteca Digital;

Gabinete da Direção (GB), para acompanhamento e tomada de decisões quanto às atividades do SID e apresentação do Projeto Executivo de Reforma da Biblioteca;

Direção e Coordenadoria de Planejamento Estratégico e Avaliação (CPA) para apresentação do Repositório de Indicadores de Gestão (RING);

Coordenação de Tecnologia da Informação (CTI), sobre a migração dos servidores da Biblioteca Digital para o prédio do CTI; sobre perda nos discos do equipamento que hospedam o banco do Sistema de Gerenciamento SophiA;

Gestão da Comunicação Normativa (GCN) para informações sobre o uso da marca do Governo Federal nos documentos internos do INPE;

Serviço de Compras, Recebimento e Importação (SCR) e Serviço de Controle de Orçamento e Finanças (SOF), sobre processos de compra;

Serviço de Engenharia e Manutenção (SEM) para discussão dos projetos executivos para reforma e ampliação do prédio do SID, entregues pela empresa Bloch Arquitetos Associados;

CPID para apresentação dos gastos com material bibliográfico em 2015 e estimativa de gastos com recursos das áreas (Plano Plurianual de Ações do Governo – PPA) em 2016;

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CEPPII, para discussão de temas inerentes a essa Comissão;

Grupo de Trabalho - Programa de Gestão de Documentos do INPE (GT- PGD) para elaboração do e implementação do PGD;

Coordenações das áreas fim e Centros Regionais.

Ocorreram, ainda, reuniões externas com:

Membros do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT) e representantes das bibliotecas das Unidades de Pesquisa (UPs) do MCTI;

Funcionários do Instituto de Pesquisas Energéticas e Nucleares (IPEN) para esclarecimento de dúvidas quanto à coleta da produção científica do INPE para geração dos indicadores;

Empresa Bloch Arquitetos Associados para acompanhamento do projeto executivo de reforma da biblioteca;

Editoras de bases de dados para divulgação: Elsevier e PressReader;

Empresa Animgrafs para esclarecimento de detalhes do projeto de atualização do Tutorial Eletrônico de Publicação Digital no INPE.

Em 2014, a Comissão para Revisão e Elaboração de Proposta de Novo Regimento Interno e Organograma do INPE (DE/DIR-2825) solicitou a revisão das competências do SID, bem como para todas as áreas do INPE. A equipe do SID discutiu e reelaborou as competências, pois aquelas que constam da Portaria do MCT nº 897 (de 03/12/2008) - Regimento Interno (LI-1420, de 03/12/2008), não correspondem às reais competências do SID. Uma primeira versão das novas competências delineadas pela equipe foram encaminhadas no final daquele ano para o Gabinete da Direção.

No início de 2015, o GB solicitou nova revisão, pois, a primeira versão havia deixado dúvidas, estava muito genérica. Assim, em janeiro deste ano, após nova discussão com membros da equipe, foi encaminhada a última versão das competências delineadas, a saber: I – planejar e gerenciar os recursos orçamentários internos e externos referentes à aquisição de material bibliográfico, de acordo com a Política de desenvolvimento de acervos do INPE; II – planejar e coordenar as atividades de gestão da informação: tratamento, organização e preservação dos acervos bibliográficos no sistema de gerenciamento; III – prestar serviços de atendimento ao usuário: recuperação da informação e circulação do acervo bibliográfico; IV – promover serviços e produtos de informação e de capacitação à comunidade técnico-científica; V – promover e gerenciar repositórios institucionais com o objetivo de coletar, armazenar, preservar e disseminar a produção técnico-científica gerada na Instituição; VI – fornecer as informações necessárias para a apuração dos indicadores de gestão da produção técnico-científica do INPE; VII – integrar-se a sistemas e redes nacionais e internacionais, visando acesso e divulgação do acervo bibliográfico e da produção técnico-científica; e VIII – atuar em outras atividades que lhe forem atribuídas pertinentes à sua área de competência.

Em 2015, também foram consolidados os Objetivos Estratégicos (OE) que farão parte do Plano Diretor do INPE - 2016-2019. Após várias reuniões e discussões ocorridas em 2014, foi consolidado o OE para as áreas meio do INPE, que inclui todos os serviços e atividades ligados ao Gabinete da Direção: “Garantir com excelência a gestão, a comunicação institucional e a infraestrutura necessárias para o cumprimento da missão do Instituto”. A meta específica do SID nesse novo OE é: “Ampliar e adequar o espaço físico da biblioteca

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até 2018”. Com relação à Gestão Documental do INPE, a meta estabelecida é: “Implantar o Programa de Gestão de Documentos do INPE – PGD até 2017”.

O SID revisou a RE/DIR-132 referente à "Política de Desenvolvimento de Acervos do INPE", e, a versão 04 desse documento foi publicada em 25/05/2015.

1.1. 50 ANOS DA BIBLIOTECA E 20 ANOS DA BIBLIOTECA DIGITAL DO INPE

Como foi proposto para 2015, o SID organizou um evento em comemoração aos 50 anos da Biblioteca e aos 20 anos da Biblioteca Digital do INPE. No dia 12 de novembro, ocorreu a palestra “Internacionalização dos periódicos brasileiros” proferida pelo Prof. Dr. Sigmar de Melo Rode (Unesp/FOSJC), presidente da Associação Brasileira dos Editores Científicos (ABEC). Foram abordados os seguintes aspectos: ética e plágio na publicação científica, empresas e revistas predatórias (que exploram o modelo de acesso livre, desde que o autor pague a taxa requerida) e o desafio da publicação científica.

Participaram 36 pessoas entre ex-funcionários do SID, como a primeira bibliotecária do INPE, Sra. Icléa Siqueira Vidal, atuais colaboradores e membros da comunidade inpeana. Na abertura, foi destacada a trajetória da biblioteca do INPE, desde sua criação em 1965, até os dias atuais, passando pela criação, em 1995, da Biblioteca Digital da Memória Científica. Foi apresentada a missão atual, a dimensão do acervo bibliográfico, e os serviços oferecidos aos usuários.

Também foi feita uma homenagem ao Dr. Gerald Jean Francis Banon e à bibliotecária Marciana Leite Ribeiro, em agradecimento pela extrema dedicação à preservação e à disponibilização da produção intelectual do INPE ao longo dos últimos 20 anos. Ambos atuaram na construção de uma política institucional de editoração e preservação da produção intelectual do INPE e na quantificação dos metadados para elaboração de indicadores da produção científica, além de iniciativas associadas ao acesso aberto à informação científica da Instituição e outras ações relacionadas de extrema importância.

Foi oferecido um café da manhã para recepção dos convidados, patrocinado pela Associação Desportiva Classista (ADC-INPE), Lanchonete da ADC e Restaurante Bella Vista. Também, foi entregue um pequeno álbum, patrocinado em parte pela Banca de Revistas da Miriam, contendo fotos da biblioteca e das equipes ao longo desses 50 anos.

Figura 1 – Fotos do evento 50 anos da Biblioteca e 20 anos da Biblioteca Digital do INPE.

Todas as informações e fotos do evento comemorativo encontram-se na página: http://150.163.34.80/bibinpe/eventos/sarau2015.

http://150.163.34.80/bibinpe/eventos/sarau2015

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2. MEIOS DE AÇÃO

2.1. CAPITAL HUMANO

Para o desenvolvimento das atividades, o SID conta atualmente com uma equipe multidisciplinar formada por onze servidores ativos, um funcionário terceirizado pela Fundação de Ciência, Aplicações e Tecnologia Espaciais (FUNCATE), seis estagiários do SID e um estagiário da Coordenação Geral de Observação da Terra (OBT). Outros dois funcionários terceirizados por meio do contrato para prestação de serviços de Auxiliar Administrativo do INPE, têm auxiliado o SID.

A Tabela 1, seguinte, apresenta a atual equipe de colaboradores do SID.

Tabela 1 – Equipe atual do SID.

Nome Vínculo Cargo Formação Previsão real de Aposentadoria*

Atividade

Alisson Aron L. da Silva Estagiário Desenv. Sistema Memória Documental

Érica Batista Nascimento SELPER Estagiário Memória Técnico-

Científica (OBT)

Clayton Martins Pereira Estatutário Analista C&T Eng. Eletrônica e

Computação Jun./2030

Administração Biblioteca Digital

Guilherme França Ramos Estagiário Ciência Computação Suporte Informática

Jefferson A. Ancelmo FUNCATE Terceirizado Ciência Computação Suporte Informática

Jéssica K. N. dos Santos Estagiária Ensino Médio Secretaria

Marcelo de Castro Pazos Estatutário Analista C&T Biologia 2030 Memória (Publicação)

Marciana Leite Ribeiro Estatutário Analista C&T Biblioteconomia Já tem tempo desde 2006

Gestão Documental / SubSIGA

Maria Tereza Smith Brito Estatutário Analista C&T Biblioteconomia 2016 Atendimento ao Usuário

Marina Silva Costa Estagiária Administração Memória (Editoração)

Mariângela P. da Silva Estagiária Ensino Médio Balcão de Empréstimos

Marilucia S. Melo Cid Estatutário Analista C&T Psicologia 2015 Atendimento ao Usuário

Roseli Roche Mendes Estatutário Analista C&T Administração 2022 Atendimento ao Usuário

Rosemary Gay Fantinel Estatutário Analista C&T Biblioteconomia 2015 Processos Técnicos - Livros

Sérgio Aparecido Estatutário Assistente

C&T Biblioteconomia

Já tem tempo desde 2013

Memória Técnico-Científica

Silvia Castro Marcelino Estatutário Analista C&T Biblioteconomia 2027 Chefia

Silvio César Siqueira Estatutário Analista C&T Ciências Contábeis 2016 Aquisição

Simone A. D. Barbedo Estatutário Analista C&T Biblioteconomia 2030 Memória (Indicadores)

Victória Aquino Estagiária Administração Aquisição/Processos

Técnicos

(vaga) Estagiário Memória (Editoração)

André Luis Dias Fernandes

Terceirizado Auxiliar

Administrativo Administração Todos os setores do SID

Tatiana Brandão Terceirizada Auxiliar

Administrativo Administração Todos os setores do SID

O pesquisador Dr. Gerald Jean Francis Banon (da Divisão de Processamento de Imagem - DPI/OBT), criador e mantenedor da plataforma URLib que hospeda a Biblioteca Digital da Memória Científica do INPE (BDMCI), aposentou-se em maio de 2015. Desde então, o

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servidor Clayton Martins Pereira assumiu a administração, manutenção e desenvolvimento da BDMCI.

Entretanto, em 2015, o analista Clayton foi novamente requisitado pela Coordenação de Gestão Interna (CGI) para auxiliar em atividades emergentes relativas aos contratos administrativos das unidades regionais, por falta de pessoal naquela coordenação. Com isso, suas atividades estão divididas entre as duas áreas (CGI e SID), o que compromete a continuidade das atividades relativas à administração e manutenção da BDMCI. Alerta-se que não há uma equipe de apoio formada para auxiliar nessas tarefas, sendo que a administração da BDMCI conta apenas com alguns apoios pontuais por parte do Serviço Corporativo de Tecnologia da Informação (STI) - suporte à infraestrutura de hardware e software - e da DPI (manutenção dos backups).

Desde setembro de 2013, quando a servidora Yolanda Ribeiro da Silva Souza foi transferida para o Setor de Apoio Logístico do INPE, em Brasília, ela continua a exercer a atividade de revisão de normas e formatação das publicações do INPE. Essa servidora completou o tempo para se aposentar no final deste ano e pode sair a qualquer momento. As atividades de atendimento ao aluno e conclusão dos processos de publicações das publicações continuam a ser desenvolvidas por um funcionário terceirizado, portanto, sem estabilidade.

No início de 2015, a servidora Maria de Lourdes Tavares Lemos se aposentou e as atividades da Secretaria passaram a ser exercidas por um estagiário de nível médio.

Em dezembro deste ano, o SID passou a contar com mais uma servidora transferida da Divisão de Gestão de Pessoas (DGP). A analista Roseli Roche Mendes cumpre 6 horas diárias de trabalho por determinação médica e está sendo treinada para auxiliar nas atividades de Atendimento ao Usuário, tendo em vista a aposentaria da bibliotecária Maria Tereza Smith de Brito no início do próximo ano.

A bibliotecária Rosemary Gay Fantinel deverá sair de licença para cursar programa de Doutorado em Tecnologias e Sistemas de Informação, na cidade de Guimarães, em Portugal, no início de 2016. Outros quatro servidores também já tem ou completam o tempo para aposentadoria em 2016 e poderão sair em breve.

Se não houver reposição da equipe atual, brevemente restarão apenas cinco servidores para executar e auxiliar nas atividades do SID. É preciso considerar que, devido à escassez de profissionais, algumas atividades específicas da área de Biblioteconomia estão sendo executadas por servidores de outras áreas e gerenciadas por bibliotecários, o que contraria a regulamentação do Conselho de Classe da área.

A atuação de estagiários atualmente é imprescindível ao SID, porém não é a solução ideal, devido à grande rotatividade. Muitas das atividades desenvolvidas por eles deveriam estar sendo realizadas por servidores ou profissionais contratados. Para a continuidade ao atendimento das necessidades de informação da comunidade usuária do INPE, bem como implantação de novos projetos, novos servidores precisam ser contratados o mais rapidamente possível, para que haja tempo hábil de convivência e de aprendizado das atividades específicas da Instituição.

Além das atividades desenvolvidas no SID, alguns servidores participaram de atividades extras durante o ano:

Clayton foi designado para participar do Grupo de Segurança de Sistemas e Redes - GSR (DE/DIR-1206).

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Clayton participou como membro da equipe do projeto “Repositório de Indicadores de Gestão – RING”, coordenado pela CPA.

Clayton e Simone participaram do estudo para implantação de um repositório da produção científica da “Rede Clima” (coordenado pelo CCST/Cachoeira Paulista).

Marcelo tornou-se membro da Comissão Permanente de Licitação – SJC (DE/DIR-991), tendo participado de várias reuniões ao longo do ano.

Sérgio e Marcelo foram designados para atuar como síndicos do prédio da Biblioteca (titular e substituto respectivamente), tendo como atribuição zelar pelas ações de racionalização e redução de energia elétrica, em conformidade com orientações recebidas da Comissão Interna de Redução de Consumo de Energia - CIRC (DE/DIR-2861).

Marciana, Silvio e Clayton foram designados a participar da Comissão para Elaboração de Proposta de Estrutura de Controle Interno ao INPE (DE/DIR-2830, de 26/09/2014, prorrogada por mais 60 dias pela PORT-2631). Aconteceram 23 reuniões ao longo desse período. O Relatório Final da comissão foi entregue à Direção do INPE em 27/02/2015.

Marciana continuou participando como presidente do CEPPII (DE/DIR-544). Clayton participou como secretário.

Marciana foi designada para participar como membro da Comissão para Revisão e Elaboração de Proposta de Novo Regimento Interno e Organograma do INPE (DE/DIR-2825, prorrogada pela PORT-2613 e reconduzida pela PORT-2726). A comissão apresentou o resultado de 8 meses de trabalho para análise e apreciação da Direção do INPE em 04/05/2015: proposta de novo Regimento Interno e Organograma do INPE, Sumário executivo da comissão para revisão e elaboração de proposta de novo regimento interno e Organograma do INPE e demais documentos anexos.

Marciana continuou participando como: 1) coordenadora da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD (DE/DIR-1203); 2) membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos – CPADs (DE/DIR-2756); 3) membro da Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos - SUBSIGA (LI-1273, PORT/MCT nº 511, de 02/07/2010); 4) membro suplente da Comissão de Ética do INPE (DE/DIR-761.14).

Silvia continuou participando como membro da CPID. A Comissão foi comunicada e consultada sobre os problemas ocorridos ao longo do ano, referentes à aquisição de material bibliográfico. Ocorreu uma reunião para apresentação dos gastos de 2015 e estimativa de gastos com material bibliográfico para 2016.

Silvio continuou como membro da Comissão Permanente de Análise Econômico-Financeira de Licitação (DE/DIR-672), tendo participado de várias reuniões ao longo do ano.

2.1.1 Capacitação e Produção Científica da Equipe

Em 2015, teve continuidade o Programa de Capacitação de Equipes do SID, iniciado em 2004. Além dos eventos previstos, alguns servidores do SID participaram de cursos e palestras realizadas interna e externamente ao INPE, com o objetivo de suprir gaps identificados no Mapeamento de Competências, coordenado pelo Serviço de Gestão de Competências (SGC), em 2010. A proposta de capacitação foi elaborada pelo SID em

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consonância com o Plano Anual de Capacitação de sua equipe (PAC 2015), estabelecido no final de 2014.

O servidor Clayton obteve autorização para cursar a disciplina isolada “Gestão das Competências e do Conhecimento”, no ITA, no primeiro semestre de 2015.

No total, foram 107 horas de participação de membros da equipe do SID nos seguintes eventos internos: CURSOS: Treinamento nos sistemas SIPLAN e PRÓTON; Integração para os estagiários; Governança de TI Básico I: COBIT 5; Gestão e fiscalização de contratos. PALESTRAS: A Arte de Liderar: Cinco Competências Essenciais; Aposentadoria no Serviço Público: Legislação e Direitos; Rotas para um Empreendedor.

Os cursos e eventos externos com participação da equipe do SID em 2015 foram: XI Congresso de Arquivologia do MERCOSUL; Congresso Internacional de Conhecimento e Inovação (CIKI); 6ª Conferência Luso-Brasileira Acesso Aberto (CONFOA); 11º Encontro SophiA Biblioteca; Fórum Permanente "Repositórios institucionais: instrumentos para visibilidade, disseminação e preservação da produção científica".

Os investimentos totais em eventos externos e cursos neste ano foram de R$ 2.737,40, distribuídos em R$ 1.737,40 para pagamento de diárias e R$ 1.000,00 em inscrições. As passagens áreas neste ano precisaram ser custeadas pelos servidores participantes, pois não foi possível a compra das mesmas pelo INPE. Quanto à carga horária de cursos e eventos externos, foram cumpridas 46 horas no total.

O Gráfico 1, a seguir, apresenta os totais de cursos/eventos, de horas de treinamento e de número de participantes da equipe do SID nos últimos cinco anos.

Gráfico 1 – Totais: cursos/eventos, horas e número de participantes (2011-2015).

Observa-se queda expressiva na participação da equipe do SID em eventos e cursos, principalmente, nos eventos externos. Devido aos rigorosos cortes orçamentários, membros da equipe do SID não conseguiram participar de vários cursos, eventos, reuniões e viagens às unidades regionais previstos para este ano.

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Novamente, no final de 2015, o SID enviou ao SGC o Plano Anual de Capacitação de sua equipe – PAC 2016. Espera-se que, no próximo ano, a equipe cada vez mais reduzida do SID consiga participar de mais cursos e eventos programados.

Seguem as publicações da equipe do SID em 2015:

1) ALVAREZ, L.; MARCELINO, S. C.; BRAGA, F. R.; AMARO, B.; ASSIS, T. B. Library Network in Science and Technology: Brazilian experience in innovation in strategic areas of national development. In: IFLA WORLD LIBRARY AND INFORMATION CONGRESS, 2015, Cape Town, South Africa. Proceedings... 2015.

2) PAZOS, M.C.; BRITO, M.T.S.; FERNANDES, A.L. D. Procedimentos e documentação neces-sária para publicação de teses e dissertações. São José dos Campos: INPE, 2015. 9 p.

3) PEREIRA, C. M.; RIBEIRO, M. L.; BANON, G. J. F. Lições aprendidas na promoção do acesso aberto ao longo dos 20 anos da biblioteca digital do INPE. In: CONFERÊNCIA LUSO-BRASILEIRA SOBRE ACESSO ABERTO, Escola Politécnica da Universidade Federal da Bahia. Posters... 2015.

4) PEREIRA, C. M.; RIBEIRO, M. L.; SIQUEIRA, É. S.; URBINA, L. M. S. Gestão do conhecimento em uma instituição de pesquisas espaciais: base nos modelos ESA e NASA. In: CONGRESSO INTERNACIONAL DO CONHECIMENTO E INOVAÇÃO, 5. (CIKI), 2015, Joinville. Anais... 2015.

5) RIBEIRO, M. L. Memória científica do INPE: da concepção à maturidade. São José dos Campos: INPE, versão: 2015-10-16. 94 p. Disponível em: <http://urlib.net/8JMKD3MGP3W34P/3JRUL3B>. Acesso em: 09 dez. 2015.

2.2. ORÇAMENTOS

2.2.1 Orçamento 2015

No final de 2014, foi solicitada à equipe do SID e aos coordenadores das diversas áreas do INPE a previsão orçamentária para 2015. De posse das informações enviadas pelos responsáveis, foi elaborada uma planilha detalhada com a estimativa das despesas, cujo valor total foi de R$ 551.361,49. Este valor compreende os seguintes itens: capacitação da equipe do SID; diárias e passagens; insumos de informática; material de consumo; equipamentos de TI; serviços de terceiros diversos e material bibliográfico para as áreas fins.

A seguir apresenta-se a Tabela 2, contendo o resumo das despesas executadas em 2015.

http://urlib.net/8JMKD3MGP3W34P/3JRUL3B

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Tabela 2 – Resumo das despesas executadas pelo SID em 2015.

CATEGORIA ECONÔMICA

DESCRIÇÃO N.D.

VALOR APROVADO

DISPÊNDIO (C)

SALDO (B-C)

VARIAÇÃO PERCENTUAL

INICIAL (A)

FINAL (B)

(C/A) 1 (C/B)

2

CUSTEIO

Capacitação SID 15.800,00 15.800,00 1.000,00 14.800,00 6,33% 6,33%

Diárias SID 17.003,80 17.003,80 1.737,40 15.266,40 10,22% 10,22%

Material bibliográfico 344.273,19 126.793,24 122.330,79 4.462,45 35,53% 96,48%

Material de consumo 24.360,00 0,00 0,00 0,00 0,00%

Passagens SID 9.320,00 9.320,00 0,00 9.320,00 0,00% 0,00%

Serviço de Terceiros 114.520,00 15.020,45 24.386,00 -9.365,55 21,29% 162,35%

CUSTEIO SOMA 525.276,99 183.937,49 149.454,19 34.483,30 28,45% 81,25%

CAPITAL

Equipamentos 7.900,00 0,00 0,00 0,00 0,00%

Equipamentos TI 13.984,50 0,00 0,00 0,00 0,00%

Móveis 4.200,00 2.100,00 2.100,00 0,00 50,00% 100,00%

CAPITAL SOMA 26.084,50 2.100,00 2.100,00 0,00 8,05% 100,00%

TOTAL GERAL 551.361,49 186.037,49 151.554,19 34.483,30 27,49% 81,46%

1 Variação percentual entre o valor despendido e o valor inicial aprovado.

2 Variação percentual entre o valor despendido e o valor final aprovado.

Como em anos anteriores, o SID se empenhou para que as compras fossem realizadas a tempo. Mas, infelizmente, conforme se verifica na tabela acima, neste ano conseguimos despender somente 27,49% do valor inicial aprovado. Se levarmos em consideração o valor final aprovado, com os cortes decorrentes da restrição orçamentária, esse percentual corresponde a 81,46%.

O contrato de manutenção do Sistema de Gerenciamento SophiA, objeto do Pregão Eletrônico nº 305/2014, está no seu primeiro Termo Aditivo e seu período de vigência será de 03/08/3015 a 03/08/2016. O valor do contrato foi reajustado em 6,21 %, passando para R$ 17.842,67 por ano.

Em virtude da severa restrição orçamentária ocorrida ao longo de 2015, houve a necessidade de se fazerem elevados cortes sobre os valores inicialmente reservados para as despesas administradas pelo SID. Isso correspondeu a R$ 365.324,00, ou 66,26% do valor da dotação inicial, passando o mesmo de R$ 551.361,49 para R$ 186.037,49.

O impacto da restrição orçamentária sobre material bibliográfico foi enorme, pelo fato desse grupo ser o mais expressivo das nossas despesas. Em função disso, o mesmo sofreu um corte de R$ 217.479,95, ou 39,44% do valor total da dotação inicial, passando de R$ 344.273,19 para R$ 126.793,24. O detalhamento dessa situação está descrita no item 3.3.1 Aquisição de Material Bibliográfico – 2015.

Todos os demais itens de despesa também sofreram forte impacto em função do mesmo problema. A seguir apresentamos a Tabela 3, contendo o detalhamento dos cortes orçamentários ocorridos em 2015.

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Tabela 3 – Detalhamento dos cortes orçamentários ocorridos em 2015.

CATEGORIA ECONÔMICA

DESCRIÇÃO N.D.

DOTAÇÃO INICIAL

(A)

DOTAÇÃO FINAL

(B)

VALOR CORTE (A - B)

% CORTE

CUSTEIO

Capacitação para servidores de gestão 15.800,00 15.800,00 0,00 0,00%

Diárias SID 17.003,80 17.003,80 0,00 0,00%

Material bibliográfico 344.273,19 126.793,24 217.479,95 39,44%

Material de consumo 24.360,00 0,00 24.360,00 4,42%

Passagens SID 9.320,00 9.320,00 0,00 0,00%

Serviço de Terceiros 114.520,00 15.020,45 99.499,55 18,05%

CUSTEIO SOMA

525.276,99 183.937,49 341.339,50 61,91%

CAPITAL

Equipamentos 7.900,00 0,00 7.900,00 1,43%

Equipamentos TI 13.984,50 0,00 13.984,50 2,54%

Móveis 4.200,00 2.100,00 2.100,00 0,38%

CAPITAL SOMA

26.084,50 2.100,00 23.984,50 4,35%

TOTAL GERAL

551.361,49 186.037,49 365.324,00 66,26%

A Tabela 4, a seguir, detalha os principais processos que foram cancelados em 2015, devido aos cortes orçamentários.

Tabela 4 – Principais processos cancelados em 2015.

DESCRIÇÃO N.D. ITENS CANCELADOS VALOR (R$)

Material bibliográfico Cortes de aquisição de livros devido à restrição orçamentária e cancelamentos diversos.

217.479,95

Material de consumo 20 caixas de etiquetas eletromagnéticas antifurto 14.200,00

Serviço de Terceiros Higienização de 50.000 itens bibliográficos 50.000,00

Serviços técnicos de registro, catalogação e indexação no Sistema SophiA 38.000,00

Equipamentos Ativador de mesa com sinal luminoso 7.900,00

Equipamentos TI Fonte para PC, impressora térmica, no-break e projetor 13.984,50

TOTAL 341.564,45

2.2.2 Orçamento 2016

Para 2016, o SID solicitou à equipe do SID e aos coordenadores das diversas áreas do INPE a previsão de despesas, que foi encaminhada ao GB em dezembro de 2015. Será necessário o mesmo empenho da equipe para que as despesas planejadas sejam executadas. Na Tabela 5 é apresentado o resumo da previsão de despesas do SID para 2016.

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Tabela 5 - Previsão de despesas SID – 2016.

CATEG.ECON. DESCRIÇÃO N.D. DOTAÇÃO INICIAL

(em R$) %

CUSTEIO

Capacitação SID 10.060,00 2,01%

Diárias SID 16.481,50 3,30%

Material bibliográfico 347.948,79 69,63%

Material de consumo 4.843,20 0,97%

Passagens SID 9.770,00 1,96%

Serviço de Terceiros 95.200,00 19,05%

TOTAL DE CUSTEIO 484.303,49 96,92%

CAPITAL

Equipamentos 8.000,00 1,60%

Equipamentos TI 1.000,00 0,20%

Móveis 6.400,00 1,28%

TOTAL DE CAPITAL 15.400,00 3,08%

TOTAL GERAL 499.703,49 100,00%

2.3. INFRAESTRUTURA

2.3.1 Suporte de Informática

A atividade de Suporte de Informática, formada atualmente por um funcionário contratado pela FUNCATE e um estagiário, supervisionados por um servidor (Analista de Sistemas) visa executar o suporte e a manutenção dos softwares e sistemas de informação em operação no SID, bem como prestar assistência técnica aos equipamentos e orientação à equipe do SID quanto ao uso dos recursos de informática. A Figura 2 exibe a atual configuração dos recursos de software em operação no SID.

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Figura 2 - Configuração dos recursos de software em operação no SID.

Seguem as principais atividades desenvolvidas pelo Suporte de Informática em 2015:

a) Inventário, Manutenção e Atualização do Parque Computacional do SID

Atualmente, quanto à infraestrutura de recursos de informática, o SID conta com os seguintes quantitativos de equipamentos:

Tabela 6 – Infraestrutura de recursos de informática do SID.

SETOR MICROS MONITORES NOBREAKS IMPRESSORAS SCANERS

Chefia 2 2 2 1 1

Balcão 1 1 1 1 0

Referência 3 3 1 1 1

Memória Técnico-Científica 8 8 3 2 2

Aquisição 3 3 1 1 1

Processamento Técnico 1 1 1 1 0

Acervo 4 4 0 0 0

Suporte de Informática 3 5 3 0 0

Servidores URLib 7 3 7 0 0

Servidores (Celsius/Portal/Backup/ SophiA Gerente e Web/ Dados / DNS)

5 2 4 0 0

TOTAL 37 32 23 8 5

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Todos os equipamentos adquiridos por meio do Projeto CTINFRA V da Financiadora de Estudos e Projetos (FINEP) - Convênio n° 01.02.0130.00/2002, que ainda constavam com patrimônio FUNCATE, foram transferidos definitivamente para patrimônio do INPE. Grande parte dos equipamentos que estavam obsoletos (84 no total, entre CPUs, nobreaks, monitores, scanners etc) foi devolvida para que fosse dado baixa no Setor de Patrimônio do INPE.

b) Página Web “Biblioteca On-Line”

A página Biblioteca On-line continua sofrendo atualizações conforme demandas apresentadas pelas atividades do SID. Neste ano, também foi desenvolvida a página do evento comemorativo de 50 anos da Biblioteca e de 20 anos da Biblioteca Digital do INPE.

A atividade de Suporte de Informática tinha como uma das metas para 2015, a mudança do gestor de conteúdo WEB dos sites da Biblioteca para o JOOMLA, estabelecido pelo Governo Federal nas instituições. Essa meta foi cumprida e todos os sites já estão rodando normalmente.

c) Servidor de E-mail do SID

O servidor de email @sid.inpe.br, que fica sob a responsabilidade do Suporte de Informática do SID, será desativado em breve em virtude da implantação de um servidor centralizado de e-mails no STI (@inpe.br). Todos os colaboradores do SID já criaram novas contas no novo servidor de e-mail do INPE.

d) Sistema de Gerenciamento do Catálogo Bibliográfico

Em 27 de fevereiro de 2015, o Sistema de Gerenciamento Bibliográfico SophiA foi atualizado para a Versão 9. A partir dessa data passou a apresentar vários problemas nas funções de busca, cadastramento, exclusão, entre outros, impossibilitando o uso efetivo do sistema. O SID entrou em contato com a Primasoft Comércio de Informática Ltda., detentora do programa, buscando uma solução e a área de Suporte da empresa informou que todos os problemas identificados seriam solucionados com a instalação de uma nova build. Entretanto, não foi informado quando essa build estaria disponível. O SID, então, encaminhou um ofício à empresa, solicitando uma posição quanto à solução para o problema, uma vez que toda a Instituição estava sendo prejudicada pela falta do funcionamento do SophiA.

Após o envio do ofício, funcionários da área de suporte da empresa Primasoft entraram em contato com o STI do INPE e solicitaram uma cópia do banco SophiA para análise. O INPE ficou dois dias sem utilizar o sistema SophiA para que os dados fossem enviados e analisados pela empresa. Finalmente, em 26 de março, o problema foi solucionado e o SID pôde voltar a utilizar o sistema normalmente. Depois desse incidente, o sistema SophiA passou a funcionar plenamente com as últimas builds fornecidas pela Primasoft.

Outro sério problema ocorreu em 20 de abril de 2015 quando o equipamento que hospeda o banco de dados do sistema de Gerenciamento SophiA alocado no prédio do STI, sofreu uma perda nos discos; houve falha no backup. O STI restabeleceu o backup de 25/03, portanto, do mês anterior, e enviou o HD que deu problema para recuperação em uma empresa externa. Os dados foram recuperados.

Contudo, como o SID não poderia ficar aguardando até a completa restauração do HD pela empresa, funcionários da equipe trabalharam manualmente utilizando as bobinas que

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registram os empréstimos e os mesmos foram novamente registrados no SophiA. De posse da listagem de materiais emprestados, houve uma checagem nas estantes, pois eles já poderiam ter sido devolvidos.

Com a emissão dos relatórios após a recuperação das informações contidas no HD, o SID pôde verificar e atualizar os empréstimos feitos em Cachoeira Paulista e Santa Maria e outras atividades feitas pela atividade de Tratamento da Informação. O SID solicitou por quatro vezes que o STI fornecesse um relatório com os fatos ocorridos, para registro e prevenção quanto a problemas futuros. Infelizmente, até o momento o SID não recebeu esse relatório.

Ainda, entre abril e maio de 2015, ocorreu a troca de informações entre o INPE e a Primasoft, relativas ao uso do sistema gerenciador de banco de dados ORACLE, utilizado para rodar o software SophiA. Os processos de manutenção e atualização do Oracle, utilizado por mais duas áreas no INPE, além do SID, são de responsabilidade do STI.

Nos últimos anos, o INPE tem enfrentado dificuldades para pagamento da manutenção e atualização do Oracle. A Consultoria Jurídica da União (CJU) tem feito questionamentos para aprovar esses processos, tendo em vista a orientação do Governo Federal quanto à utilização de softwares livres nas instituições governamentais. É muito provável que, em algum momento, o INPE não consiga mais pagar pela manutenção/atualização e o SID terá problemas para rodar o sistema SophiA.

Com isso, a Primasoft foi consultada sobre a possibilidade de alternativas para substituição do Oracle. A empresa apresentou três sistemas gerenciadores livres que poderiam ser utilizados:

ORACLE EXPRESS: possui algumas limitações quando comparado ao Oracle utilizado atualmente. Segundo a Primasoft, o Oracle Express suportaria o banco de dados do INPE;

POSTGRE: seria o mais adequado para o INPE, mas implicaria custos para a Instituição;

SQL EXPRESS: versão gratuita com limitações.

O STI analisou as alternativas apresentadas pela Primasoft e fez as seguintes considerações: Por se constituírem versões limitadas, tanto o ORACLE EXPRESS quanto o SQL EXPRESS não seriam recomendados para uso do SophiA. A alternativa recomendada seria o POSTGRE, que atualmente é o Banco de Dados Corporativo do INPE.

Entretanto, para fazer a migração do ORACLE para o POSTGRE, a equipe da Primasoft gastaria de 600 a 700 horas, trabalho esse estimado em uma média de R$ 100.000,00, que o INPE teria que desembolsar. Esse assunto não teve continuidade ao longo de 2015. Em 2016, o SID deverá retomar essa questão com o CTI para chegarmos à melhor solução para o SID e para a continuidade do uso do SophiA.

Em agosto de 2015, foi assinado um Termo Aditivo para Manutenção corretiva, preventiva e adaptativa do Sistema de Gerenciamento de Bibliotecas SophiA, com a empresa Primasoft Comércio de Informática Ltda., com vigência até agosto de 2016.

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e) Sistema de Comutação entre Bibliotecas

Administração e manutenção do servidor Celsius, utilizado para solicitação de cópias de artigos pela atividade de Atendimento ao Usuário. O Sistema funciona normalmente com algumas pequenas falhas que acabam não comprometendo as atividades.

f) Acesso a Bases Externas e ao Portal de Periódicos CAPES

O acesso externo às bases internacionais e ao Portal de Periódicos da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES) via IP do INPE, continua fechado por motivos de segurança, até que seja implementada uma nova solução de acesso remoto. O servidor Clayton, que agora participa do Grupo de Segurança de Sistemas e Redes do INPE, levará essa demanda novamente ao grupo, em busca de uma solução para esse problema.

g) Plataforma MOODLE

Está em fase de testes, a disponibilização da Plataforma MOODLE com Tutorial Eletrônico de Orientação para Publicação Digital no INPE para acesso externo ao INPE.

2.3.2 Instalações

No prédio da biblioteca fica alocado todo o acervo bibliográfico adquirido, bem como toda a produção científica impressa e em meio eletrônico, gerada por autores do INPE ao longo dos últimos 54 anos. De janeiro a novembro de 2015, circularam pela biblioteca 21.825 pessoas, entre equipe do SID e usuários. O SID deve resguardar todo esse patrimônio bibliográfico, preservando a acessibilidade física ao acervo, e, ao mesmo tempo, prestar serviços de informação à comunidade usuária. Para isso, necessita de um ambiente adequado, o que colabora no estímulo à leitura, à pesquisa e ao aprendizado.

Após pequenas reformas e mudanças de layout ao longo dos anos, observou-se a necessidade de um projeto de modernização para reforma e ampliação do prédio da Biblioteca. Em 2013, finalmente, foi contratada a empresa Bloch Arquitetos Associados para elaboração de um projeto executivo com recursos da Reserva Técnica da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP), no valor total de R$ 293.600,00.

Houve atraso na entrega dos projetos e na aprovação dos mesmos pelo INPE, sendo que o aceite final dos projetos executivos foi realizado em março de 2015 e o pagamento da última parcela do contrato ocorreu em setembro deste ano.

O valor total estimado para a obra é de R$ 8.147.858,99 em um prazo, também, estimado de doze meses para sua execução. O projeto prevê: ampliação do segundo pavimento em 555,73m²; reformas internas; construção de um auditório para 32 pessoas; salas de estudo individuais e em grupo; uma sala de estudo com abertura externa que permitirá seu uso fora do horário de expediente da Biblioteca; salas de convivência; elevador para carga e portadores de necessidades especiais; escadas de emergência; soluções específicas de ar condicionado para ambientes de acervo e de salas de trabalho; atendimento às políticas de sustentabilidade; além de outras características necessárias a uma biblioteca moderna.

Infelizmente, as perspectivas para realização da obra na fase atual pela qual passa o país não são as melhores. A partir do próximo ano, o SID deve voltar a discutir as possibilidades com a Direção do INPE, considerando as possibilidades para essa contratação com recursos de financiadoras, como a FINEP com o Programa CT-INFRA para implantação,

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modernização, ampliação e recuperação da infraestrutura física de pesquisa, ou outras. Seguem fotos antigas e atuais do prédio e uma perspectiva do prédio após a obra.

Figura 3 – Fotos do prédio da Biblioteca em 1969 e 2015 e Perspectiva da Obra.

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3 ATIVIDADES

Durante o ano de 2015, com os recursos humanos e financeiros disponíveis, o SID deu continuidade aos programas e projetos anteriormente iniciados. O andamento desses programas, projetos e atividades está descrito a seguir.

3.1. PRESERVAÇÃO DA PRODUÇÃO INTELECTUAL DO INPE

As principais responsabilidades e atividades executadas pela equipe da Memória Técnico-Científica são:

registrar (coletar metadados de cada trabalho);

depositar (o texto completo de cada trabalho registrado);

editar (compilar os componentes de um trabalho e criar o documento em formato PDF);

publicar (autorizar a publicação de um trabalho);

buscar (fornecer meios de buscar um ou mais trabalhos);

disseminar (com ou sem restrições);

preservar (os originais submetidos para publicação e a navegação);

verificar (inventário do acervo e a completude e exatidão dos trabalhos originais); e

mensurar a Produção Técnico-Científica do Instituto (gerar relatórios, tabelas e indicadores).

Desde fevereiro de 2015, houve mudança na gestão da Memória Técnico-Científica, com remanejamento de funcionários e redistribuição das atividades. A partir dessa alteração, iniciou-se o desenvolvimento de algumas atividades que estavam estagnadas, como o inventário, a digitalização do acervo da memória das áreas do INPE e a busca de texto completo em sistemas de busca e bases de dados, para a atividade de revisão e garantia da completude dos metadados.

A partir da atividade do inventário do acervo da Memória, está sendo possível mensurar os estágios de cada documento, bem como a digitalização das publicações restantes. Na busca por documentos online a partir de pesquisas em bases de dados e outros sistemas para inclusão das publicações nos registros da Biblioteca Digital, foi possível incluir 25% do total de registros que não contemplavam o texto completo.

No ano de 2015, deu-se continuidade à realização das reuniões de divulgação do processo de coleta da produção científica, realizadas no segundo semestre junto a cada área finalística.

Nas seções a seguir são detalhadas as atividades desenvolvidas, ao longo do ano de 2015, pela equipe da Memória Técnico-Científica do INPE.

3.1.1 Coleta da Produção Técnico-Científica

O INPE, por meio de seu Plano Diretor, do Termo de Compromisso de Gestão (TCG) e respectivos indicadores firmados com o MCTI, elabora seu quadro anual de metas e objetivos específicos. A coleta da produção científica institucional, além de impactar diretamente na difusão do conhecimento, é fundamental para a montagem dinâmica de

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relatórios e indicadores da Produção Científica do INPE, que consistem em instrumentos essenciais para a definição de ações e obtenção de recursos institucionais/ governamentais, além de comporem o Relatório de Gestão Anual do TCG, que tem por finalidade atender ao processo anual de prestação de contas e divulgar à sociedade os principais resultados atingidos pelo Instituto nas áreas espacial e do ambiente terrestre, desde 2003.

A tarefa de coleta da Produção Técnico-Científica foi financiada pelo INPE e pela FAPESP, de forma intermitente ao longo de 20 anos, com o objetivo de povoamento do repositório. A equipe da Memória Científica se familiarizou com as práticas de coleta de dados da produção, com os padrões de metadados e com as tendências em tecnologia que definem amplamente formatos de arquivo usados. A equipe garante que o material armazenado no repositório é tecnicamente relevante e que deve ser preservado para os atuais e futuros programas do INPE.

Os objetivos da coleta da produção científica são: contabilizar a produção técnico-científica do INPE no semestre; obter, com completude, os metadados que permitam referenciar cada produção, bem como disponibilizar o respectivo texto completo no Repositório Institucional (BDMCI); obter os indicadores da produção científica do INPE para composição do Relatório de Gestão Institucional, encaminhado semestralmente ao MCTI, o que permite que seja dada visibilidade à produção intelectual e o retorno à sociedade das atividades de pesquisa e desenvolvimento tecnológico realizadas, impactando na avaliação institucional e, consequentemente, na avaliação da comunidade científica; possibilitar o planejamento de ações para a manutenção e elevação da produção técnico-científica do Instituto.

Dentre as atividades referentes ao processo semestral de coleta da produção científica do INPE, executado para a obtenção dos indicadores relacionados a essa produção, que irão compor o relatório do Termo de Compromisso de Gestão INPE x MCTI (TCG), convém destacar as mencionadas a seguir:

a) Atualização das tabelas de autores e grupos

Como primeira atividade do processo de coleta, a cada semestre, faz-se necessária a atualização das tabelas de autores e grupos da plataforma URLib, com base nas planilhas de servidores, alunos de pós-graduação e bolsistas do Programa Institucional de Bolsas de Iniciação Científica (PIBIC) e do Programa de Capacitação Institucional (PCI), fornecidas pela Coordenação de Recursos Humanos (CRH), Serviço de Pós-Graduação (SPG) e coordenadores de bolsas, respectivamente. Tais tabelas permitirão a correta identificação dos autores e suas respectivas áreas, quando da importação de suas publicações científicas, possibilitando a apuração adequada dos indicadores relacionados a essa produção.

b) Importação de referências a partir de bases de dados e da plataforma Lattes

A partir do ano de 2015, a gestão da atividade da Memória Técnico-Científica optou pela não importação dos metadados coletados a partir de pesquisas nas bases de dados Web of Science e Scopus, e sim na busca e inclusão manual e mensal das publicações. A partir dessa nova forma de trabalho, é possível fazer a inclusão dos textos completos para os títulos de periódicos que possuem permissão para acesso livre do documento em sua versão publicada ou versão final do autor, bem como o acesso interno para os títulos de periódicos que restringem o acesso ao documento. Os metadados continuam sendo preenchidos de forma correta, conforme os anos anteriores.

http://urlib.net/8JMKD3MGPCW/3EQCC85

http://urlib.net/8JMKD3MGPCW/3EQCC85

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Também, foi gerada uma lista com todos os eventos realizados durante o ano, nas áreas de pesquisa e atuação do INPE. Semanalmente, foram consultados os programas e anais desses eventos (nacionais e internacionais), possibilitando a inclusão de 152 trabalhos apresentados.

A importação a partir da Plataforma Lattes tem respondido por aproximadamente 24% das referências coletadas em todo o processo, abrangendo os tipos de produção não coletada das bases de dados. Porém, diferentemente da importação a partir das bases de dados, os metadados importados a partir da Plataforma Lattes apresentam problemas de completude e correção, principalmente aqueles referentes a artigos apresentados em congressos e simpósios.

Nas reuniões de divulgação da coleta junto às áreas finalísticas do INPE, tem sido reforçada, junto aos autores, a necessidade do correto preenchimento e atualização dos Currículos Lattes, principalmente quanto à ordem dos autores na publicação, ao preenchimento do nome do evento segundo às normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), e à correta informação quando se tratar de publicação de resumos.

c) Autoarquivamento

O procedimento de autoarquivamento pelos autores do INPE, que consiste na conferência da produção importada a partir das bases de dados e da Plataforma Lattes, além do depósito dos respectivos textos completos e das publicações faltantes, é a etapa mais importante do processo de coleta da produção científica.

Neste ano, foram realizadas modificações nas páginas web personalizadas para cada área, com o intuito de automatizar ainda mais o procedimento, além da realização de reuniões junto a cada área finalística do Instituto, com o objetivo de orientar aos autores quanto à realização do procedimento e destacar sua importância para a preservação da Memória Científica e para o planejamento estratégico do INPE.

Os resultados obtidos para o autoarquivamento em 2015 foram sensivelmente melhores que os obtidos no ano anterior, o que demonstra a conscientização, pelos autores do INPE, da importância deste trabalho para o Instituto.

A seguir é apresentada a Tabela 7, que mostra a percentagem de registros oriundos dos bancos de dados internacionais, da Plataforma Lattes, de artigos em revista, artigos em eventos, capítulos de livros, eventos realizados pelo INPE, e daqueles publicados pela Editoração/SID, distribuído por coordenadorias, no ano de 2015.

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Tabela 7 – Origem dos registros em 2015 - por coordenação.

Coordena doria

International

DB

Auto-arquivamento

Eventos INPE

Publicações INPE

Lattes SID %

International DB

% Auto-arquivamento

% Eventos

INPE

% Publicações

INPE

% Lattes

% SID

CRA 0 2 0 0 9 7 0% 11% 0% 0% 50% 39%

CRN 0 1 0 0 2 6 0% 11% 0% 0% 22% 67%

CRS 0 0 0 1 7 12 0% 0% 0% 5% 35% 60%

CEA 4 5 0 32 14 106 2% 3% 0% 19% 8% 68%

CPTEC 0 13 4 29 41 51 0% 9% 2% 21% 29% 39%

CRC 0 1 1 0 1 1 0% 25% 25% 0% 25% 25%

CST 0 10 6 15 23 44 0% 10% 6% 15% 23% 46%

CTE 2 1 2 15 60 166 0% 0% 0% 6% 24% 70%

ETE 0 0 0 43 33 42 0% 0% 0% 36% 27% 37%

LIT 0 0 0 0 6 12 0% 0% 0% 0% 33% 67%

OBT 1 0 100 22 30 75 0% 0% 43% 9% 13% 35%

SPG 1 8 86 0 106 84 0% 2% 30% 0% 37% 31%

TEC 0 0 0 0 1 2 0% 0% 0% 0% 33% 67%

Subtotal 8 41 199 157 333 608 0% 3% 14% 11% 24% 48%

Total 1.346 100%

Fonte: INPE (2016).

No Gráfico 2 apresenta-se a grande evolução na coleta em 2015 por parte do SID frente à queda na coleta pela Plataforma Lattes, pelo autoarquivamento e pela importação das bases internacionais.

Gráfico 2 – Evolução da origem dos registros – 2013-2015.

d) Validação dos dados importados e obtenção de textos completos

Após a importação dos metadados da Plataforma Lattes, e do autoarquivamento pelos autores INPE, foi realizada a validação dessas informações com o intuito de garantir a completude e correção desses metadados e de eliminar as duplicidades. Além disso, estão sendo depositados os textos completos que não foram inseridos pelos autores no autoarquivamento.

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3.1.1.1 Apuração dos indicadores para o relatório do TCG

A apuração dos indicadores referentes à produção científica pactuados no TCG é de responsabilidade do Gestor da Memória Científica do INPE. Eles refletem a contribuição do Instituto para o avanço da CT&I por meio do número de trabalhos científicos publicados em revistas indexadas, e em outras publicações. São elaborados e mantidos pela BDMCI (plataforma URLib). O resultado associado a cada indicador é avaliado por uma nota, que depende do percentual relativo do resultado observado em relação à meta, previamente negociada com o MCTI. A seleção, construção e disseminação de indicadores da produção científica no INPE é uma tarefa em constante aperfeiçoamento na BDMCI.

O gráfico a seguir mostra a evolução das variáveis que compõem o cálculo dos indicadores Índice de Publicações (IPUB) e Índice Geral de Publicações (IGPUB) no último triênio.

Gráfico 3 – Evolução dos dados para cálculo do IPUB/IGPUB – 2013-2015.

A seguir, a Tabela 8 apresenta um resumo dos indicadores apurados, referentes ao ano de 2015, em comparação aos valores pactuados com o MCTI (por meio do TCG) para o mesmo ano.

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Tabela 8 – Indicadores da produção técnico-científica do INPE apurados para 2014.

INDICADOR FÓRMULA PESO PACTUADO

2015 APURADO

2015

IPUB Índice de Publicações IPUB = NPSCI /

TNSE 3 0,64 0,46

IGPUB Índice Geral de

Publicações IGPUB = NGPB /

TNSE 3 1,4 2,2

FQ Fator de Qualidade FQ = (1/n) x ∑

f(qualis(i)), i = 2,..,n

3 8,5 8,2

ITESE Indicador de Teses e

Dissertações ITESE = NTD 3 135 135

IAL Índice de Acesso Livre

às Publicações IAL = (NPBAL/

NTPB)*100 2 70% 67%

IPV Índice de Publicações Vinculadas à Teses e

Dissertações IPV = PUB / NTD 2 0,88 0,5

Fonte: INPE (2016)

Seguem as justificativas para alguns dos indicadores apurados, que não atingiram ou que excederam o valor pactuado para 2015:

Índice de Publicações IPUB (não atingiu o valor pactuado):

Ao contrário do ocorrido nos dois anos anteriores (2013-2014), o IPUB em 2015 ficou abaixo do pactuado. Entre os prováveis motivos para este fato, está a forte redução no número de Técnicos de Nível Superior diretamente ligados à pesquisa (TNSE, de 677 para 617) decorrente do elevado número de aposentadorias concedidas no período. Isso, consequentemente, leva a uma redução no número de produções intelectuais, já que os novos servidores que estão ingressando levam algum tempo para começar a produzir, além de dar preferência à publicação de artigos em eventos.

Índice Geral de Publicações – IGPUB (excedeu o valor pactuado):

Ao contrário do ocorrido nos dois anos anteriores (2013-2014), o IGPUB em 2015 ficou acima do pactuado. Apesar do ajuste, para baixo, do valor pactuado para 2015, ainda que se mantivesse esse valor no patamar dos dois anos anteriores, o indicador apurado ficaria acima deste patamar. Isso se deve ao aumento na quantidade de artigos publicados em anais de eventos, bem como à redução da variável TNSE, utilizada no cálculo do indicador. Neste ano foi realizado o Simpósio Brasileiro de Sensoriamento Remoto (SBSR), que contribuiu com 218 artigos, porém este não foi um fator decisivo para o valor apurado ter ficado muito acima do valor pactuado.

Índice de Acesso Livre – IAL (não atingiu o valor pactuado):

O valor apurado ficou abaixo do pactuado para 2015. Entretanto, ao se analisar, isoladamente, as variáveis utilizadas no cálculo deste indicador, percebe-se que o Número de Publicações disponibilizadas em Acesso Aberto (NPBAL) foi maior que nos anos anteriores, e o Número Total de Publicações com texto completo disponibilizadas na biblioteca digital (NTPB) também aumentou, em proporção maior que o NPBAL.

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Índice de Publicações Vinculadas a Teses e Dissertações – IPV (não atingiu o valor pactuado):

O valor apurado ficou abaixo do pactuado para 2015. Dentre os motivos para o ocorrido, estão: a dificuldade para obtenção junto aos orientadores dos cursos de pós-graduação do Instituto, das informações referentes aos artigos publicados em conjunto com seus orientados, que estão relacionados aos temas por estes defendidos; e a imprecisão na definição do indicador e das variáveis utilizadas para seu cálculo, o que demanda que este indicador seja revisto o quanto antes.

Em novembro de 2014, o INPE recebeu a visita de auditores da CGU para auditar os processos de apuração dos indicadores e de elaboração do relatório semestral do TCG (Solicitação de Auditoria nº 201412706-01, datada de 18/11/2014), com foco na verificação da confiabilidade da origem e na conferência dos valores obtidos das variáveis que compõem cada indicador do TCG. O relatório final de auditoria apontou algumas recomendações para melhorar a transparência do processo de apuração dos indicadores.

Por solicitação da CGU, o SID criou uma página de acompanhamento e rastreabilidade das variáveis utilizadas no cálculo dos 6 indicadores referentes à produção científica apurados semestralmente por meio da BDMCI. Esta página, bem como seus valores, permanecerão congelados indefinidamente, de forma a facilitar eventuais auditorias.

Em 2015, o servidor Clayton também participou na equipe do projeto do “Repositório de Indicadores de Gestão (RING)”, coordenado pela CPA. No âmbito deste projeto, a BDMCI (plataforma URLib) passa a fornecer automaticamente ao RING, via arquivo em formato XML, os valores das variáveis utilizadas no cálculo dos indicadores referentes à produção científica do INPE.

3.1.1.2 Atividades pós-coleta

Com a nova gestão da Memória Técnico-Científica e com as novas metodologias de trabalho, está sendo possível desenvolver algumas atividades apresentadas como metas em anos anteriores.

Durante o ano de 2015, a atividade de completude dos metadados está sendo realizada mensalmente para o ano vigente. Para os documentos que não possuem texto completo, está sendo solicitado ao autor o envio de uma cópia do trabalho. O retorno dos autores está sendo positivo. Como exemplo, no ano de 2014, somava-se 350 publicações sem o texto completo. Atualmente, restam apenas 80 trabalhos nessa situação (inclusão de 77% dos trabalhos).

3.1.2 Biblioteca Digital da Memória Científica do INPE (BDMCI)

Os serviços oferecidos pela Biblioteca Digital da Memória Científica do INPE (BDMCI), para a captura da informação científica produzida nas atividades de pesquisa e desenvolvimento do Instituto, apoiam a missão da Instituição em comunicar esse conhecimento, incentivando pesquisadores e alunos a depositarem seus trabalhos em um Repositório Institucional. Tal repositório promove o acesso aberto e a preservação de longo prazo, em

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um único ambiente, dessa produção científica, o que contribui para o aumento de sua visibilidade e impacto, além da difusão da memória científica e tecnológica do Instituto.

A operacionalização da BDMCI está sob a responsabilidade do SID, em consonância com a RE/DIR-204.04 - Política de Preservação da Produção Intelectual do INPE, e conta com o acompanhamento do “Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE (DE/DIR-544)”, ligado ao Gabinete do Diretor. A BDMCI tem como principais atribuições: coleta, gerenciamento, manutenção, disseminação e preservação da produção intelectual do INPE, desde a criação da então Comissão Nacional de Atividades Espaciais (CNAE), em 1963, até os dias atuais.

Toda a produção intelectual do Instituto pode ser depositada e mantida em um Repositório Institucional acessível ao público interno e externo via Web, desde que seja devidamente convertida e organizada em formato digital, trabalho este que vem sendo realizado ao longo dos anos. Atualmente, mais de 70% do trabalho de disponibilização da produção científica em um Repositório Institucional são realizados pela equipe da Memória Científica, de modo que a comunidade científica não precisa interromper suas atividades rotineiras por esse motivo.

As bases que atualmente compõem a BDMCI são: produção acadêmica - teses e dissertações; artigos em periódicos e em eventos (congressos, simpósios, etc.), relatórios técnicos e científicos; capítulos de livros e livros na íntegra; ePrint; material audiovisual; arquivos abertos de pesquisador; Manuais (MAN), Notas Técnicas e Científicas (NTCs) e Publicações Didáticas (PUDs); bibliotecas de eventos - anais e apresentações de eventos realizados pelo INPE; álbuns fotográficos; hemeroteca; banco de dados bibliográficos; programas de computador e; dados GPS. Essas bases somadas, hoje, fornecem acesso a aproximadamente 48.500 registros de metadados, sendo que cerca de 31.600 contêm o texto completo em formato digital (em 22/01/2016).

Entre os anos de 2006 a 2014, foram registrados mais de 287.000 acessos à Biblioteca Digital do INPE. A administração da BDMCI realiza melhorias constantes na plataforma, de acordo com as novas demandas que surgem a cada dia. Em 2015, a BDMCI completou 20 anos dedicados à preservação e à disponibilização da produção intelectual do INPE.

Os usuários finais deste Repositório Institucional são, em sua maioria, pesquisadores e alunos de Pós-Graduação do Instituto, bem como membros da comunidade científica em geral, atuantes nas áreas de Ciência Espacial e da Atmosfera, Mecânica Espacial e Controle, Meteorologia e Sensoriamento Remoto, e outras áreas inerentes.

No decorrer do ano de 2015, os administradores da BDMCI, Analista Clayton Martins Pereira e Dr. Gerald Jean Francis Banon (aposentado em maio/2015), executaram as atividades apresentadas nos tópicos seguir.

a) Atualização dos formulários de submissão/atualização de referências

Foram feitas atualizações dos formulários de submissão/atualização de referências, a fim de melhor atender às necessidades dos usuários finais, dentre os quais a criação de formulários para depósito dos trabalhos aceitos nos eventos organizados pelo INPE em 2015: WORCAP, WETE, GEOINFO e SBSR. Além disso, algumas correções e ajustes foram efetuadas em algumas páginas e nos formulários de depósito.

http://bibdigital.sid.inpe.br/displaydoccontent.cgi/sid.inpe.br/bibdigital/2013/04.12.16.43?displaytype=Archival+Unit&metadatarepository=sid.inpe.br/bibdigital/2013/04.12.16.43.32&languagebutton=pt-BR#1




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b) Revisão e manutenção de Tabelas

Por meio das ferramentas administrativas da plataforma URLib, foi realizado um trabalho de revisão, correção e unificação dos títulos dos periódicos cadastrados na BDMCI, e seus respectivos códigos International Standard Serial Number (ISSN), de acordo com as informações obtidas dos editores e da base de dados Sherpa/Romeo1. Com isso, foram removidas duplicidades e inconsistências, bem como foram completados os dados faltantes, o que resulta em maior precisão às buscas e consolidação de informações.

Foi realizada uma revisão da tabela de políticas de autoarquivamento dos periódicos, a qual havia passado por uma reformulação no ano de 2013. Nesta revisão foram ajustadas as permissões de acesso aos artigos depositados de alguns periódicos que sofreram mudanças em suas políticas de autoarquivamento. Além disso, também foi atualizada a tabela contendo os estratos de avaliação Qualis/CAPES dos respectivos periódicos.

No primeiro semestre de 2015 foi dada continuidade ao trabalho de revisão, unificação e uniformização dos dados das tabelas de ISSN/nome, e de indexação/ procedência dos periódicos que publicaram artigos produzidos por autores INPE.

c) Alterações nas páginas web para autoarquivamento

No ano de 2015 foram aperfeiçoadas as “páginas web para autoarquivamento” de cada área finalística no Instituto. Nestas páginas, cada um dos autores, após acessá-la e encontrar seu nome na relação, visualiza a relação de todas as suas produções importadas no semestre e pode, por meio de links específicos, efetuar o depósito dos respectivos textos completos e a devida vinculação do trabalho a uma tese ou dissertação defendida no INPE.

d) Estudo de um modelo de gestão para a preservação do acesso aos documentos e serviços digitais disponibilizados pelo Repositório Institucional do INPE

Em 2015, o Dr. Banon continuou, com apoio da Direção do INPE, os estudos para a criação de uma Associação com a finalidade de manter o sistema de resolução dos Internet Based Identifiers (IBIs), isto é, o sistema que permite a preservação do acesso aos documentos e serviços digitais disponibilizados pela Plataforma URLib. Neste ano, o Dr. Banon finalizou a elaboração de uma segunda norma ABNT referente a esse sistema, a qual se encontra em fase de revisão técnica para publicação. Uma minuta de estatuto para a Associação foi apresentada ao Diretor e continua a ser elaborada com apoio da Assessoria Técnica da Direção (AT/DIR).

3.1.2.1 Manutenção da Plataforma URLib

A plataforma URLib, que atualmente abriga o Repositório Institucional do INPE (BDMCI), foi idealizada em 1995, quando o “Arquivo do INPE” se tornou a “Biblioteca Digital da Memória Científica do INPE”. Isso representa o resultado de um longo caminho, que se iniciou em 1990, quando o INPE implementou a primeira base de dados referencial sobre a produção científica do Instituto. A partir de 1995, o acervo entrou na fase digital. A partir de 2001, as

1 http://www.sherpa.ac.uk/romeo

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submissões tornaram-se remotas, facilitando as admissões de novas contribuições na forma digital. Na mesma época, iniciou-se o trabalho de digitalização do acervo que ainda se encontrava na forma impressa.

A plataforma URLib pode aceitar quaisquer itens em formato digital, incluindo texto, imagens, áudio e vídeo. Oferece ainda controle de restrição de acesso por documento, inserção e edição remota de documentos PDF (em LaTeX), além de um serviço de resolução de identificadores globais (IBI).

O parque computacional da plataforma URLib encontra-se hospedado na sala de informática do SID, onde o acervo e o banco de metadados são mantidos em uma arquitetura distribuída. Entretanto, devido a problemas de infraestrutura desta sala e de segurança do ambiente de rede, que ocasionaram a invasão, por hackers, de alguns dos servidores da plataforma URLib, o que provocou por diversas vezes a interrupção do serviço, o parque computacional começou a ser transferido, desde meados de 2014, para o datacenter do STI, onde contará com recursos mais atualizados e seguros de hardware, software e rede.

Dentre as atividades relativas à manutenção da plataforma URLib, executadas durante o ano de 2015, convém destacar as seguintes:

a) Fusão e consolidação de acervos

Com o intuito de otimizar a quantidade de servidores alocados para abrigar os diversos acervos da BDMCI, bem como facilitar o gerenciamento e a atualização da plataforma URLib, foram efetuadas algumas fusões de acervos de tamanho reduzido, além da consolidação, em um único servidor, dos acervos já fechados. Com isso, a quantidade de servidores alocados para a plataforma URLib, até então 12, foi reduzida para 7, conforme ilustrado a seguir:

Figura 4 - Configuração inicial (máquinas físicas).

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Figura 5 - Configuração após a fusão e consolidação de acervos.

b) Continuidade do processo de migração do parque computacional da plataforma URLib para o datacenter do STI

Devido à realização dos trabalhos de fusão e consolidação de acervos, mencionada anteriormente, o processo de migração da Plataforma URLib, do SID para o STI não pôde ser concluído em 2015, já que tais trabalhos não puderam ser realizados durante os períodos de coleta da produção científica no primeiro e segundo semestres. A previsão é que o processo de migração esteja totalmente concluído até meados do mês de abril de 2016.

c) Revisão e atualização do anel de backup da plataforma

O backup da Biblioteca Digital vem sendo feito de duas maneiras: por meio de um anel de sincronização para backup (utilizando os aplicativos rsync e ssh), onde cada servidor da plataforma abriga uma partição extra que hospeda o backup de outro servidor; e por meio da utilização de 33 fitas DLT de 160 GBytes de capacidade, de forma circular, ou seja, na trigésima quarta ocorrência de backup, a primeira fita é reutilizada, sendo que este sistema, atualmente alocado na sala de servidores da OBT, é gerenciado por um software livre (AMANDA), programado para ser executado automaticamente às segundas, quartas e sextas-feiras.

Durante o ano de 2015, foram realizadas alterações no anel de backup da plataforma URLib, a fim de refletir as fusões e consolidações de acervos efetuadas.

3.1.2.2 Divulgação interna e externa da BDMCI

Como ação de divulgação da BDMCI para o público interno, durante as reuniões de divulgação do processo de coleta da produção científica, realizadas com as áreas finalísticas

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do Instituto neste ano, buscou-se incentivar o depósito, principalmente, das publicações produzidas internamente (relatórios, manuais e notas técnicas).

Quanto à divulgação externa da BDMCI, destaca-se a apresentação de pôster na 6ª Conferência Luso-Brasileira de Acesso Aberto (ConfOA), realizada nos dias 04 a 07 de outubro, em Salvador-BA, intitulado “LIÇÕES APRENDIDAS NA PROMOÇÃO DO ACESSO ABERTO AO LONGO DOS 20 ANOS DA BIBLIOTECA DIGITAL DO INPE”. O pôster teve como objetivo apresentar as principais lições aprendidas durante os vinte anos de trajetória da BDMCI, completados em 2015. Para tal, foram consultados diversos documentos e arquivos relacionados ao desenvolvimento e gestão do repositório neste período. A partir das informações apuradas, foi possível, ainda, estabelecer uma linha do tempo que destaca os principais marcos, desde a concepção do repositório até o momento atual. Além disso, são apresentados alguns números que permitem dimensionar o tamanho do acervo disponibilizado pela BDMCI em acesso aberto e sua visibilidade.

3.1.2.3 Atualização do Repositório

Em relação ao acompanhamento da atualização da BDMCI, os gráficos apresentados a seguir ilustram vários aspectos da produção científica do INPE, no período de 2007 até 2015, em particular a distribuição das publicações por tipo de documentos, disponíveis ao público por meio do Repositório Institucional. Os dados são gerados automaticamente pela plataforma URLib.

No Gráfico 4 é ilustrada a distribuição dos registros de metadados, e dos respectivos textos completos, por ano em que foram inseridos no Repositório Institucional. Os picos registrados nos anos de 2008, 2011, 2013 e 2015 correspondem às submissões feitas para o XIV, XV, XVI e XVII SBSR.

Gráfico 4 - Distribuição dos registros e textos completos por ano de inserção.

Fonte: URLibService (2016).

O Gráfico 5 mostra como estão distribuídos os registros de metadados e textos completos inseridos no ano de 2015 no Repositório, por ano de publicação.

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Gráfico 5 - Distribuição dos registros e textos inseridos em 2015 no RI, por ano de publicação.


No Gráfico 6, é apresentada a distribuição, no Repositório Institucional, dos registros e textos completos de Teses e Dissertações (TDIs), por ano de publicação.

Gráfico 6 - Distribuição dos registros e textos completos de TDIs, por ano de publicação.


A seguir, no Gráfico 7, é possível visualizar a distribuição das TDIs depositadas no Repositório Institucional, por ano de defesa. Ressalta-se que, a partir do ano de 2007, a publicação das teses e dissertações defendidas no INPE passou a ser obrigatória.

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Gráfico 7 - Distribuição das TDIs por ano de defesa.


Já no Gráfico 8, é apresentada a distribuição de todos os registros e textos completos depositados no Repositório Institucional, referentes à produção técnico-científica, por tipo de referência.

Gráfico 8 - Distribuição dos registros e textos completos depositados no RI, referentes à produção técnico-científica, por tipo.


A seguir, o Gráfico 9 ilustra como estão distribuídos no Repositório Institucional os registros e textos completos de artigos em evento, por ano de publicação.

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Gráfico 9 - Distribuição de artigos em evento depositados no RI, por ano de publicação.


No Gráfico 10, é possível visualizar como estão distribuídos no Repositório Institucional os registros e textos completos de artigos em revista, por ano de publicação.

Gráfico 10 - Registros e textos completos de artigos em revista depositados no RI, por ano de publicação.


Já no Gráfico 11, é apresentada a distribuição dos registros e textos completos de Publicações Didáticas (PUDs), Notas Técnicas (NTCs), Manuais (MAN) e Relatórios de pesquisas (RPQs), por ano de publicação.

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Gráfico 11 - Distribuição de PUD, NTC, MAN e RPQ depositados no RI, por ano de publicação.


No Gráfico 12, é apresentada a distribuição dos registros e textos completos de e-prints depositados no Repositório Institucional, por ano de inserção.

Gráfico 12 - Distribuição de ePrints depositados no RI, por ano de inserção.


No Gráfico 13, é possível visualizar como estão distribuídos no Repositório Institucional os registros e textos completos de capítulos de livros, por ano de publicação.

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Gráfico 13 - Distribuição de capítulos de livro depositados no RI, por ano de publicação.


A distribuição por ano da quantidade de acessos ao Repositório Institucional do INPE pode ser vista no Gráfico 14 a seguir. O acesso à BDMCI pode, atualmente, ser feito por dois caminhos: via Página da Memória ou via Página Biblioteca On-line.

Gráfico 14 - Distribuição dos números de acessos à Memória Científica no período 2007-2015.


O aumento desproporcional do número de acessos verificado de 2013 para 2014 se deve à entrada em operação, em 3 de setembro de 2014, de um novo motor de busca na Internet

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chamado Baidu (Baiduspider). Enquanto o motor do Google rastreia as páginas da BDMCI em média 5 vezes ao dia, o motor do Baidu o faz em média 400 vezes ao dia. Foi adicionado um filtro na plataforma URLib para impedir esta quantidade excessiva de acessos por parte do motor do Baidu, razão pela qual se nota a queda no número de acessos no ano de 2015.

Algumas outras atividades foram desenvolvidas, no decorrer do ano de 2015, quanto à atualização do Repositório Institucional do INPE. Dentre estas atividades destaca-se o depósito de trabalhos e a elaboração e disponibilização dos anais eletrônicos dos Workshops dos cursos de pós-graduação em Computação Aplicada (WORCAP) e em Engenharia e Tecnologias Espaciais (WETE), e do Simpósio dos alunos de Pós-Graduação em Ciência do Sistema Terrestre (SPGCST).

Com relação aos planos previstos para 2015, apontados no relatório de atividades de 2014, conforme mencionado anteriormente, devido à realização dos trabalhos de fusão e consolidação de acervos, o processo de migração da Plataforma URLib, do SID para o STI, não pôde ser concluído em 2015, já que tais trabalhos não puderam ser realizados durante os períodos de coleta da produção científica no primeiro e segundo semestres. A previsão é que o processo de migração esteja totalmente concluído até meados do mês de abril de 2016.

Quanto ao plano de se promover uma maior divulgação interna da BDMCI, este não pôde ser realizado em 2015 devido à falta de tempo e de recursos financeiros, principalmente para a apresentação de palestras de promoção da BDMCI nos eventos organizados pelo INPE ao longo do ano. A única divulgação se deu quando da realização das reuniões referentes à coleta da produção científica junto às áreas finalísticas do Instituto.

Já, quanto ao estudo de adequabilidade e alinhamento da plataforma URLib às normas arquivísticas (de responsabilidade do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ), este foi suspenso até que o Programa de Gestão Documental do INPE esteja estruturado e que o mesmo solicite formalmente este estudo.

Diante do cenário restrito (tanto em termos financeiro quanto de pessoal) encontrado em 2015, o principal plano para 2016 é manter a BDMCI operacional e atualizada, com pelo menos um servidor dedicado exclusivamente a essa atividade, uma vez que o Pesq. Dr. Banon, criador e mantenedor da plataforma URLib, aposentou-se em maio de 2015. Apesar de aposentado, o Dr. Banon continua a ser peça fundamental na manutenção e resolução de problemas técnicos que ocorrem nesta plataforma, dado a impossibilidade de absorção total da tecnologia (já em desuso nos dias atuais) pelo atual administrador da plataforma, que ainda sofre a ameaça de ser remanejado para atividades administrativas em outra Coordenação. Tal dependência do Dr. Banon para a manutenção da plataforma URLib constitui-se um enorme risco para a sustentabilidade da plataforma daqui em diante.

Assim, nos próximos anos certamente se fará necessária a elaboração e execução de um projeto para a modernização da plataforma URLib, ou a migração da BDMCI para uma nova plataforma de Repositório Institucional.

Ainda, como planos para o ano de 2016, para a atividade de administração da BDMCI, pretende-se concluir a migração do aglomerado computacional e do ambiente operacional da plataforma URLib para o datacenter do STI. Além disso, pretende-se iniciar, em 2016, um estudo de viabilidade de integração da plataforma URLib com as redes de comunicação científica internacionais (ArXiv, Mendelay, ResearchGate, Orcid, entre outras).

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3.1.3 Disponibilização de Publicações Anteriores a 2001 para Atualização da BDMCI

3.1.3.1 Disponibilização das TDIs anteriores a 2001

O objetivo da digitalização e disponibilização das Teses e Dissertações (TDIs), anteriores a 2001 na BDMCI é transformar o maior número das publicações do acervo retrospectivo do INPE em formato digital, ampliando esse acervo e garantindo o acesso aberto para a pesquisa em C&T.

No ano de 2015, deu-se sequência ao processo de obtenção de autorizações para publicação digital, ao tratamento e à disponibilização das TDIs datadas até o ano 2000. Durante todo o período, foi feita a exclusão de registros duplicados, o que pode levar a algumas discrepâncias com relação aos números totais de registros informados no relatório de 2014.

Segue abaixo o detalhamento do andamento das atividades do SID de digitalização e disponibilização TDIs na BDMCI, por área do INPE.

a) Área de Sensoriamento Remoto (SER)

Há um total de 222 registros de TDIs da área de Sensoriamento Remoto, datadas de 1960 a 2000, presentes na BDMCI. No ano de 2015, houve um acréscimo de 5% no número de publicações com autorização para publicação com acesso aberto, totalizando 135 registros. Restam 85 registros aguardando autorização para disponibilização com acesso aberto. Há ainda duas (2) teses sem numeração do INPE, ou seja, o autor não deu sequência ao processo de publicação (Gráfico 15).

Gráfico 15 – TDIs da área de Sensoriamento Remoto registradas na Biblioteca Digital.

b) Área de Computação Aplicada (CAP)

Na área de Computação Aplicada há um total de 192 registros de TDIs presentes na BDMCI. Destes, 81 registros estão com o texto disponível com livre acesso. Restam ainda 111 publicações a serem finalizadas. Destas últimas, 72 estão com texto, porém com o acesso restrito, ou seja, estão aguardando autorização, e 39 ainda estão sem o texto (Gráfico 16).

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Gráfico 16 – TDIs da área de Computação Aplicada registradas na Biblioteca Digital.

c) Área Ciência Espacial e Atmosférica (CEA)

Na área de Ciências Espaciais e Atmosféricas houve um aumento de 62 para 75 registros com texto disponível com livre acesso. Aumentou também de 33 para 75 o número de registros que estão com o texto e acesso restrito, e houve redução de 58 para 3 no número de trabalhos que estão sem o texto (Gráfico 17).

Gráfico 17 – TDIs da área de Ciências Espacial e Atmosférica registradas na Biblioteca Digital.

d) Área de Engenharia e Tecnologia Espacial (ETE)

Na área de Engenharia e Tecnologia Espacial, há um total de 117 registros de TDIs presentes na BDMCI. O número de registros com texto e acesso aberto subiu de 51 para 60 em 2015, e houve uma queda de 16 para 8 no número de registros sem texto depositado. 49 registros ainda necessitam de autorização para o acesso aberto (Gráfico 18).

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Gráfico 18 – TDIs da área de Engenharia e Tecnologia Espacial na Biblioteca Digital.

e) Área Meteorologia (MET)

Há um total de 142 registros de TDIs da área de Meteorologia presentes na BDMCI. Houve uma redução de 14 registros com o texto disponível com livre acesso, totalizando 53. Isto, deve-se à restrição da disponibilização de trabalhos que não possuem a autorização para a publicação, contribuindo com o aumento do número de TDIs com acesso restrito para 77. Há ainda 11 registros sem o texto disponível (Gráfico 19).

Gráfico 19 – TDIs da área de Meteorologia registradas na Biblioteca Digital.

Estes dados mostram que no decorrer de 2015, foi realizado um trabalho eficiente de inclusão das teses e dissertações do INPE que foram digitalizadas e depositadas na BDMCI.

Além disso, teve continuidade o trabalho de obtenção de autorizações junto aos autores e de avaliação das situações dos registros referentes a estas autorizações. Existem muitas dificuldades para localizar autores que já não estão mais no INPE e não mantêm vínculo com o Instituto. Até o momento, das duas áreas já concluídas, não foram localizados: 66 autores da área de Computação Aplicada e 76 da área de Sensoriamento Remoto.

Após o ano 2000, as teses e dissertações passaram a ser entregues no formato digital, entretanto, a obrigatoriedade de depósito das teses/dissertações em repositórios institucionais iniciou-se com a publicação da Portaria nº 13 da CAPES, de 15/02/2006.

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Dessa forma, ainda há registros de TDIs na BDMCI a partir do ano 2001, que não estão com o arquivo digital depositado ou que necessitam de autorização para a sua disponibilização com acesso livre, conforme Tabela 9.

Tabela 9 – Número de registros não finalizados, por área a partir do ano de 2001.

ÁREA Nº de registros sem arquivo digital

Nº de registros com arquivo digital e acesso restrito

SER - 75 CAP 18 82 MET 8 56 ETE 11 26 CEA 10 56 TOTAL 47 295

Obs.: Números obtidos no mês de novembro de 2015.

Alguns desses trabalhos não foram finalizados porque os alunos não atenderam à solicitação do SID para que normalizassem os trabalhos. A atividade de contato com os autores em busca da publicação dos trabalhos deverá continuar no próximo ano.

3.1.3.2 Disponibilização de Relatórios anteriores a 2001

A disponibilização dos relatórios das diversas áreas do INPE (CAP, CEA, ETE, MET e SER), que haviam sido digitalizados, mas ainda não haviam sido incluídos na BDMCI, encontra-se na seguinte situação, até o mês de novembro:

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Gráfico 20 – Situação da disponibilização de relatórios na BDMCI: SER, CAP, MET, ETE e CEA.

Computação Aplicada (CAP)

Ciências Espaciais e Atmosféricas (CEA)

Engenharia e Tecnologia Espacial (ETE)

Meteorologia (MET)

Sensoriamento Remoto (SER)

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3.1.4 Aperfeiçoamentos e Atualização das Ferramentas: Estilos LATEX, MSWORD e LIBREOFFICE WRITER

Desde 2012, a atividade de aperfeiçoamento e atualização dos estilos, em conformidade com a Política de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE, continua prejudicada em função da falta de recursos humanos.

Para minimizar o problema da falta de um servidor dedicado a essa atividade, o SID tem contado com o apoio de uma servidora lotada no STI, nas questões de atualização dos estilos em MSWord e LibreOffice Writer, e esclarecimento às possíveis dúvidas de alunos quanto a esses estilos que não possam ser resolvidas pelo SID.

Quanto ao estilo LaTeX, o administrador anterior da BDMCI, Dr. Gerald Banon, costumava resolver as questões mais emergentes, o que não ocorre mais devido a sua aposentadoria em 2015. Desde 2014, o SID tem solicitado um curso introdutório de LaTex para seus servidores, alunos e pesquisadores do INPE. Não foi possível que o curso ocorresse neste ano, mas está previsto para acontecer em março de 2016, sendo organizado pelo SGC.

Neste ano, foi realizada a atualização dos estilos para publicação no INPE. No portal da Biblioteca estão disponíveis os seguintes estilos: MSWord 2010; LibreOffice Writer e LaTeX.

3.1.5 Revisão, Publicação, Distribuição da Produção Científica e Atendimento ao Autor

Até 18 de novembro, houve 122 defesas de Teses e Dissertações (TDIs) no INPE. Dessas defendidas, uma ainda não foi submetida à Biblioteca Digital. Já foram submetidas 129, das quais 6 ainda não defendidas e estão assim distribuídas: 90 já finalizadas e enviadas para editoração; 2 aguardando a primeira revisão; 14 em andamento com o autor para normalização (uma foi submetida por e-mail); 7 estão no prelo; e 16 no Gabinete aguardando autorização para publicar. Dessas 122 TDIs defendidas, 63 são de doutorado e 87 de mestrado. Os 7 trabalhos ainda pendentes estão assim classificados: 4 de doutorado e três de mestrado. Há 3 defesas agendadas, porém não submetidas.

Foram revisadas aproximadamente 5.500 referências bibliográficas que demandaram muitas trocas de arquivos entre o SID e o autor até que as normas da ABNT fossem contempladas.

Na Tabela 10, estão discriminadas as defesas por curso de pós-graduação, nos últimos três anos.

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Tabela 10 – TDIs defendidas de 2013 a 2015 e informadas nos relatórios dos respectivos anos.

DOUTORADO MESTRADO TOTAL

CURSO/ANO 2013 2014 2015 2013 2014 2015 2013 2014 2015

AST 2 _ 6 2 4 3 4 4 9

CAP 7 12 5 8 13 4 15 25 9

CMC 3 3 8 5 7 5 8 10 13

CMS 4 2 7 9 6 6 13 8 13

CSE 1 3 2 9 9 5 10 12 7

CST _ 3 9 _ _ - _ 3 9

GESAST 3 2 2 5 1 - 8 3 2

GESATM 1 1 10 2 2 3 3 3 13

MET 9 7 4 10 18 2 19 25 6

PCP 2 1 8 _ 5 14 2 6 22

SER 15 9 2 16 21 17 31 30 19

TOTAL 47 43 63 66 86 59 113 129 122

Os números da Tabela 11 são referentes às TDIs defendidas em 2014, posteriormente ao relatório de 18/11/2014, perfazendo o número de 138 trabalhos.

Tabela 11 – TDIs defendidas em 2014 posteriormente ao relatório final de 18/11/2014.

ANO CURSO MESTRADO DOUTORADO TOTAL

2014

SER 1 - 1

CAP 1 1 2

MET 1 - 1

ETE/PCP 2 - 2

ETE/CSE 3 4 7

ETE/CMS - - -

ETE/CMC - 1 1

AST - - -

GESATM - - -

GESAST - - -

TOTAL 8 6 14

Após a publicação, as TDIs são encaminhadas ao processo de disponibilização.

Quanto às TDIs defendidas em anos anteriores e publicadas em 2015, segue a Tabela 12, contendo o número de publicações por área e ano de defesa.

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Tabela 12 – TDIs defendidas em anos anteriores e publicadas em 2015.

ÁREA MESTRADO DOUTORADO TOTAL

CAP 7 4 11

CEA 10 5 15

ETE 8 6 14

MET 2 2 4

SER 5 5 10

CST 1 1

TOTAL 32 23 55

Até 15 de novembro de 2015, foram finalizadas 90 TDIs defendidas em 2015:

Tabela 13 – TDIs defendidas e finalizadas em 2015

ÁREA DISSERT. TESE TOTAL

CAP 3 2 5

CEA 6 17 23

CST 6 6

ETE 16 14 30

MET 8 5 13

SER 13 13

TOTAL 46 44 90

Tabela 14 – Outras publicações revisadas e finalizadas em 2015 (até 24/11/2015).

ANO NTC RPQ PUD MAN PRP PROG.

COMP. TAE TOTAL

2015 6 5 5 5 0 0 1 22

No momento, há duas notas técnicas aguardando documentação para publicação, que ainda não foram submetidas na BDMCI.

Em 2015, também, foram finalizados outros tipos de trabalhos, que ainda não estavam publicados, conforme tabela a seguir:

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Tabela 15 – Trabalhos de anos anteriores, finalizados em 2015.

ANO/TIPO MAN NTC PRP PUD RPQ TDI/TDL TOTAL

1968 1 1

1969 1 1

1974 1 1

1975 1 1 3 5

1976 1 1 2

1977 3 3

1978 1 1

1980 1 1

1981 2 1 3

1982 1 1 2

1983 1 1

1986 1 1 1 3

1987 1 1

1988 1 1 2 4

1989 1 1

1990 1 1 1 3

1991 1 1 2

1992 1 2 1 4

1993 1 1

1994 1 1

1995 2 1 3

1996 1 1 1 3

1997 1 3 4

1999 1 1 2 4

2004 2 2

2014 1 2 29 32

TOTAL 2 9 1 10 12 55 89

Legenda: TDI/TDL e TPT: Teses e dissertações internas; LAFE: trabalhos publicados nos primeiros anos de atividade do INPE; RPQ: Relatórios de pesquisa.

3.1.6 Inventário da Memória Técnico-Científica do INPE

A partir do mês de junho de 2015, deu-se início a uma nova metodologia para realização do Inventário do acervo da Memória Técnico-Científica, pois a metodologia anterior não estava sendo eficaz. A realização do Inventário pelos estagiários contratados anteriormente, aliada à grande rotatividade dos mesmos ao longo dos últimos anos, impediu o andamento da atividade do Inventário de forma adequada.

A partir da realização do Inventário do acervo da Memória, está sendo possível mensurar os estágios de cada documento, bem como está sendo feita a digitalização das publicações restantes e a obtenção das autorizações dos autores para disponibilização na Web.

Até o momento, foi inventariado 77% do acervo. Para cada registro são analisados os seguintes fatores:

a) Documento está no acervo?

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b) Tem registro do documento na Biblioteca Digital?

c) O registro na Biblioteca Digital está com texto completo?

d) Há necessidade de solicitação de autorização do autor para liberação do documento?

Durante o processo do inventário, iniciou-se a digitalização dos documentos que não possuem o texto completo. Também foram identificados, até o momento, 974 trabalhos que necessitam de autorização do autor.

O Gráfico 21 representa a situação dos documentos até o momento:

Gráfico 21 – Situação dos trabalhos – Inventário da Memória Técnico-Científica.

3.1.6.1 Pesquisa em bases de dados e sites de busca

Durante o processo de inventário, foi realizada uma pesquisa em sites de busca e em bases de dados para coleta e atualização dos registros na BDMCI que não continham texto completo. Neste processo, foi possível incluir a publicação de 25% dos registros que não possuíam texto completo.

Os gráficos a seguir descrevem as atualizações dos registros com inclusão dos textos completos na BDMCI para cada ano de publicação.

53

Gráfico 22 – Atualização dos registros na BDMCI – 1998-2014.



54

3.1.7 Conselho de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE

(CEPPII)

Ao longo de 2015, o CEPPII realizou quatro reuniões com os membros e uma reunião com o Chefe do GB/DIR para tratar dos seguintes assuntos:

a) Proposta de adequação da folha de aprovação das teses e dissertações defendidas no INPE às normas da ABNT. Foi apresentada a consulta feita junto à ABNT que teve como resposta que a adoção das normas técnicas publicadas pela ABNT é voluntária, não havendo na área de Informação e Documentação, auditoria ou certificação quanto a seu uso. A Comissão decidiu enviar uma recomendação ao Conselho de Pós-Graduação do INPE (CPG) para que este decidisse, e em seguida informasse ao CEPPII a decisão, entre as duas propostas a seguir apresentadas: (1) adotar as recomendações da ABNT, ou seja: incluir o título do trabalho e o nome do aluno e do orientador na parte superior da folha de aprovação (modelo UNICAMP), suprimindo a indicação de que o trabalho foi aprovado por unanimidade ou por maioria simples, porém o aluno, quando de sua defesa, levaria duas folhas impressas, sendo uma com o título e outra apenas com o espaço para inserção posterior do título, caso haja alguma mudança; ou (2) manter a folha de aprovação como está, sendo apenas suprimindo o nome do aluno e a indicação de que a tese foi aprovada por unanimidade ou por maioria simples, que constam na parte inferior da folha. O CEPPII está aguardando a ata do CPG com a aprovação das sugestões.

b) Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011) na disponibilização da produção técnica e científica do INPE.

c) Questão das teses e dissertações publicadas em língua inglesa e os impactos decorrentes da Lei 12.686/2012.

d) Substituição de membro do SID e presidente no CEPPII. A bibliotecária Marciana deixará o Conselho devido ao fato de, desde o início deste ano, não ser mais a gestora da Memória Científica/SID, além de sua aposentadoria iminente. Assunto ainda pendente com o Chefe do Gabinete. Entretanto, ela deixará, como legado, o documento “MEMÓRIA CIENTÍFICA DO INPE: DA CONCEPÇÃO À MATURIDADE” e um quadro destacando as principais atividades e decisões do CEPPII, desde sua criação até o momento atual.

e) Substituição dos membros da OBT (Dr. Banon) e da CTE (Dr. Barroso) por motivo de aposentadoria de ambos. A OBT indicou o Dr. Hermann Kux como substituto.

f) Ausência de representante da ETE nas discussões do CEPPII.

g) Proposta final da nova redação para alteração do item 2.2.- Divulgação – do “Manual para elaboração, formatação e submissão de teses, dissertações e outras publicações do INPE”, para que seja submetido para aprovação do Diretor do INPE, conforme disposto na RE-DIR-202.04/2014, item 2.3: “Assistir ao Chefe de Gabinete do Diretor na interpretação e aplicação da Política Editorial e Preservação da Produção Científica do INPE (RE-DIR-204)” e item 5.1: “O Chefe de Gabinete manterá o Diretor informado sobre o andamento das atividades do Conselho”. Após aprovadas pelo Diretor, as alterações serão encaminhadas ao Chefe do SID para a devida alteração no manual (INPE-13269-MAN/45), observado o disposto na RE/DIR-204.04 item 3.4 “Compete ao SID implementar as atualizações, dar acesso ao manual e aos estilos para editoração, e zelar pelo cumprimento dos procedimentos de editoração”.

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h) Documento “MEMÓRIA CIENTÍFICA DO INPE: DA CONCEPÇÃO À MATURIDADE”, que deverá ser publicado oficialmente assim que for concluída sua revisão pelos membros do CEPPII, e que apresenta um quadro destacando as principais atividades e decisões do CEPPII (ainda em versão preliminar), desde sua criação até o momento atual (mais de 50 anos). O documento poder ser acessado no endereço: http://urlib.net/8JMKD3MGP3W34P/3JRUL3B.

Itens de ação do CEPPII: encaminhar ao Gabinete do Diretor a indicação dos novos membros a serem designados para o Conselho, bem como a indicação do presidente e do vice-presidente (pendente); elaborar e encaminhar ao GCN a proposta de alteração da RE 202.4 (alterações concluídas); solicitar às áreas representadas no Conselho que indiquem o respectivo membro substituto (realizada); cobrar da ETE a indicação de um membro (Gabinete - pendente).

Foram trocadas 191 mensagens por e-mail entre a presidente e os membros da CEPPII.

3.2. GESTÃO DOCUMENTAL DE ARQUIVOS

Em 2015, o INPE completou cinco décadas de preservação de sua Memória Científica e 20 anos de operação de seu Repositório Institucional, iniciado em agosto de 1995, com o objetivo de reunir e tornar disponível a informação gerada pela Instituição, em todas as áreas do conhecimento em que atua.

A atividade de preservação da Memória Científica do INPE estruturou recentemente, um acervo arquivístico de pesquisadores, parte dos fonds do Instituto (http://urlib.net/8JMKD3MGPCW/3DT298S). Mais precisamente, foram estruturadas as informações sobre a obra e as atividades de Fernando de Mendonça, durante seu período no INPE (1961-1976), como parte das homenagens aos seus 91 anos, as quais revelam sua intensa presença no campo científico e da gestão. Assim, foram reunidos artigos de periódicos, em eventos, relatórios, livros (50 documentos) e na imprensa (30 documentos), material iconográfico sobre palestras e entrevistas, entre outros (57 conjuntos).

Esse conjunto documental constitui uma fonte de informação importante de “interesse público”, sobre um determinado período histórico do INPE.

3.2.2 Grupo de Trabalho para Elaboração e Implementação do Programa de Gestão de Documentos do INPE (GT-PGD)

O PGD do INPE foi apresentado ao Diretor em 2014, quando ficou destacado que o programa é constituído por um conjunto de ações de Gestão Documental da Instituição que deverão ser implementadas e divulgadas de forma colaborativa entre as Unidades do Instituto no próximo triênio. Na apresentação, também ficou decidido que o Grupo de Trabalho - GT-PGD iria apresentar ao Diretor uma minuta para constituir uma comissão interáreas para atuar na implementação e divulgação do PGD.

Em 2014, também foi encaminhado um e-mail ao Chefe de Gabinete resumindo as ações do GT-PGD até aquele momento, com destaque para os desdobramentos da reunião com a Direção em 23/06/2014. O e-mail destacava, entre outros assuntos, que o PGD do INPE já estava formatado e disponível na BDMCI: http://urlib.net/8JMKD3MGP5W34M/3GLT3AH. O e-mail também continha a minuta de Resolução de Implantação do Programa de Gestão de Documentos do INPE (documento necessário para Institucionalizar o PGD), e ainda, foi

http://urlib.net/8JMKD3MGP3W34P/3JRUL3B

http://urlib.net/8JMKD3MGPCW/3DT298S

http://urlib.net/8JMKD3MGP5W34M/3GLT3AH

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observada a necessidade de se criar uma Comissão de Implementação do PGD, com a finalidade de assessorar a Direção do INPE na coordenação e supervisão da execução do PGD. Para tanto, a Direção deveria solicitar a todas as Unidades elencadas na Minuta da Resolução a indicação de um representante.

Obviamente, a Resolução e Comissão só devem entrar em vigor após a homologação do PGD do INPE por parte da Subcomissão de Gestão de Documentos de Arquivo (SubSIGA/MCTI). Importante destacar que a necessidade de criar a Resolução e Comissão para Implantar o Programa está no fato de que o INPE ainda não possui no seu Organograma um Serviço para executar estas funções.

O GT para Elaboração e Implementação do Programa de Gestão de Documentos do INPE (GT-PGD), foi designado por meio da DE/DIR-2753 de 19/06/2013, e teve a competência de criar o PGD do INPE, no prazo de um ano e três meses.

Em 2014, o PGD foi encaminhado para revisão e homologação da SubSIGA/MCTI, em atenção ao disposto no Parágrafo 3º, do Artigo 4º, do Anexo, da Portaria MCTI nº 293/2013, que "Institui a Política de Gestão Documental no âmbito do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação". A homologação é necessária antes de o Programa entrar em operação e, ainda, necessária para verificar a existência de incongruências administrativas.

Em 13/04/2015, o GT-PGD recebeu e-mail do Presidente da SubSIGA/MCTI, contendo o ofício e parecer tratando do PGD do INPE, para conhecimento prévio, haja vista que o ofício e parecer oficiais iriam chegar em breve na Direção do INPE. Finalmente, em 20/05/2015, chegou à Direção do INPE, formalmente, o ofício e parecer homologando o PGP do INPE, em todo o seu teor e no qual a SubSIGA/MCTI sugeria que o PGD do INPE fosse adotado como modelo de Programa no âmbito de todo o MCTI.

Vale destacar que a SubSIGA/MCTI tem como finalidade nivelar a prática de gestão documental no âmbito do MCTI, unidade de pesquisa, entidades vinculadas e organizações sociais, sendo assim, procura criar mecanismos e instrumentos que diminuam as discrepâncias costumeiramente encontradas.

Foram trocadas 49 mensagens por e-mail entre os membros do GT-PGD, durante o ano de 2015. O GT-PGD formalizou o encerramento dos trabalhos do grupo em reunião ocorrida no dia 02/06/2015, quando os membros do GT também alertaram à Direção do INPE, na pessoa do Chefe do Gabinete, sobre a necessidade de se tomar providências para a Implantação do PGD do Instituto.

As alternativas discutidas foram as seguintes: criar um Serviço de Gestão de Documentos, vinculado ao Gabinete, ou uma Comissão para Implantar o PGD. Tendo em vista que até o momento a Direção não decidiu se vai criar ou não esse Serviço, então, optou-se por criar a Comissão. Cabe destacar que a posição do GT-PGD é que nenhum membro do referido GT seja designado nesta nova Comissão, com exceção do titular da Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo INPE (SubSIGA/INPE), LI-1273, e da CPAD (DE/DIR-1203). Deliberou-se que será criado um anúncio de oportunidade, de modo a identificar as pessoas interessadas em atuar na Comissão.

Caso o Serviço seja criado no futuro, essas pessoas poderiam assessorar o referido Serviço. Desta forma, o primeiro item de ação será criar o anúncio de oportunidade na Intranet, destacando o PGD que já está depositado no repositório institucional do INPE, e ainda, a Nota Técnica e Ofício do MCTI, que destacam o PGD do INPE e solicitam autorização do

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INPE para adotar o PGD do INPE como modelo para todas as Unidades do Ministério. O anúncio foi criado e encontra-se com o Chefe do GB/DIR para aprovação desde junho.

Os documentos entregues ao Chefe do Gabinete foram: Memorando contendo o Relatório final do grupo de trabalho para criação e implementação do Programa de Gestão de Documentos; resumo executivo contendo o histórico e ações necessárias para implantação do PGD; Ofício e parecer homologando o PGP do INPE (Ofício nº 01/2015-SubSIGA/MCTI e Nota Técnica Nº 01/2015 – SubSIGA/MCTI); Programa de Gestão de Documentos do INPE (disponível em: http://urlib.net/8JMKD3MGP5W34M/3GLT3AH, acompanhado do documento Autorização para Publicação (INPE-106.5) para ser oficialmente publicado e depositado no Repositório Institucional do INPE; Minuta da Resolução.

3.2.3 Grupo de trabalho dos Acervos Fotográficos do INPE

Foi elaborada uma reestruturação de todo o acervo fotográfico físico e digital do INPE, tendo sido executadas as seguintes atividades:

junção dos locais de armazenagem das fotos, pois o acervo digital estava dividido em dois, conferindo e organizando de maneira fácil e acessível, compatível com seu controle físico;

exclusão das cópias fotográficas: em cada grupo de fotos existiam inúmeras cópias, alterando sua contabilidade e prejudicando seu controle;

escaneamento fotográfico, totalizando 7.171 fotos escaneadas, não repetidas, atualizando assim todo o acervo;

organização, separação e embalagem de todo acervo físico, separando-os por suas devidas coleções e temas, armazenando com identificação apropriada de acesso;

criação de uma planilha para contabilizar e disponibilizar informações de acesso.

Outra atividade realizada foi a colaboração no projeto que está sendo desenvolvido para organização dos arquivos pessoais dos diretores do INPE. Assim, foram conferidas, atualizadas e indexadas 69 referências entre fotos e reportagens relativas ao Dr. Fernando Mendonça, primeiro diretor do Instituto.

3.3. DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES E TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO

3.3.1 Aquisição de Material Bibliográfico - 2015

Para manutenção de seu acervo técnico-científico e garantia da qualidade da pesquisa realizada no INPE, o SID tem trabalhado no sentido de agilizar a aquisição de material bibliográfico.

Atualmente, as fontes de recursos para aquisição de material bibliográfico pelo INPE são as seguintes: (1) PPA das áreas do INPE; (2) Subsecretaria de Coordenação das Unidades de Pesquisa SCUP, em substituição à Política de Aquisição Planificada de Títulos de Periódicos e do Acesso ao Portal da Capes para as Unidades de Pesquisas do MCTI; (3) agências de fomento (FINEP e FAPESP, dentre outras).

No ano de 2015, entretanto, não houve repasse de recursos das fontes externas citadas acima. A única fonte de recursos utilizada foi o PPA das áreas do INPE.

http://urlib.net/8JMKD3MGP5W34M/3GLT3AH

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Em 2014, foram encaminhados aos coordenadores das áreas a relação e o valor estimado dos periódicos e anuidades a serem assinados para 2015. As áreas confirmaram e sugeriram novos títulos, que foram analisados pelo SID quanto à disponibilidade no Portal de Periódicos da CAPES e cotações. A dotação inicial aprovada para aquisição de materiais bibliográficos e pagamento das anuidades em 2015 foi de R$ 344.273,19.

A seguir é apresentado o resumo da dotação e cortes realizados pelas áreas do INPE no decorrer do ano.

Tabela 16 – Cortes de recursos – por coordenação.

COORDENAÇÃO DOTAÇÃO INICIAL (A)

DOTAÇÃO COM CORTES (B)

(A - B)

% CORTE

CEA 87.613,64 29.346,04 58.267,60 17%

CGI 435,60 435,60 0,00 0%

COF 20.101,00 3.715,80 16.385,20 5%

CRH 9.352,80 7.260,00 2.092,80 1%

CST 20.000,00 0,00 20.000,00 6%

CTE 32.123,38 11.984,31 20.139,07 6%

ETE 45.244,70 30.501,50 14.743,20 4%

GB 53.265,89 20.934,20 32.331,69 9%

LIT 15.464,38 7.960,29 7.504,09 2%

OBT 60.671,81 14.655,50 46.016,31 13%

TOTAL GERAL 344.273,19 126.793,24 217.479,95 63%

Todos os processos de compra para pagamento das anuidades e compra de periódicos foram encaminhados. Segue Tabela 17, contendo o resumo de quantidades e valores de materiais bibliográficos pagos em 2015.

Tabela 17 – Quantidades e valores de materiais bibliográficos em 2015.

TIPO QTDE. DOTAÇÃO INICIAL (A)

DOTAÇÃO FINAL (B)

DISPÊNDIO (C)

SALDO (B-C)

VAR.%

(C/A) 1

VAR.%

(C/B) 2

EM R$

Anuidades 20 115.081,65 95.128,75 93.462,32 1.666,43 81,21% 98,25%

Cópias de Artigos Científicos 2 9.720,00 6.400,00 6.546,50 -146,50 67,35% 102,29%

DII 7 2.238,62 2.238,62 2.238,62 0,00 100,00% 100,00%

Livros e Normas Técnicas 14 152.590,73 7.960,29 7.454,62 505,67 4,89% 93,65%

Periódicos internacionais 14 51.751,72 10.165,10 8.006,13 2.158,97 15,47% 78,76%

Periódicos nacionais 12 12.890,48 4.900,48 4.622,60 277,88 35,86% 94,33%

Total geral 69 344.273,19 126.793,24 122.330,79 4.462,45 35,53% 96,48%

1 Variação percentual entre o valor despendido e a dotação inicial aprovada. 2 Variação percentual entre o valor despendido e dotação final aprovada.

Observa-se que o SID conseguiu efetivar somente R$ 122.330,79, o que corresponde a 35,53% desses recursos. Portanto, houve um corte de R$ 217.479,95, ou seja, 63,17% do valor inicial aprovado para material bibliográfico.

O principal fator que contribuiu decisivamente para um resultado tão inexpressivo foi a restrição orçamentária ocorrida em 2015. Em função disso, as diversas coordenações fizeram cortes no valor total de R$ 133.344,78, que seria usado para aquisição de livros.

Infelizmente, alguns processos importantes, no valor total de R$ 84.135,17, não puderam ser concluídos por motivos diversos. Segue detalhamento dos mesmos:

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PR 432/2015 – Aquisição de 7 periódicos internacionais, no valor total de R$ 40.551,67: Processo cancelado por falta de tempo hábil para responder ao checklist de parecer referencial e agendar o pregão;

PR 404/2015 – Aquisição de publicações nacionais e estrangeiras, no valor total de R$ 28.008,50 – Processo cancelado em virtude do parecer nº 321/2015, da CJU, não ter aprovado o processo. Não houve tempo hábil para fazer as correções;

IN 304/2015 – Anuidade da Associação Brasileira de Direito Aeronáutico - SBDA, no valor de R$ 12.000,00: Processo cancelado pela CJU/SJC por entender que a contratação, no momento, não se mostra viável.

DL 423/2015 e DL 252/2015 – Anuidades da Associação Aeroespacial Brasileira (AAB), no valor de R$ 1.100,00 e da Associação Panamericana de Ciências Computacionais Interdisciplinares (PACIS), no valor de R$ 2.475,00: Despesas não autorizadas pelo Ordenador de Despesas, pelo fato do Vice-Presidente da AAB e do Presidente da PACIS serem servidores públicos, o que contraria Lei 8.666/93.

3.3.2 Estimativa para 2016

Em 2016, novamente os recursos das áreas para aquisição de material bibliográfico serão centralizados em um único item de despesa da Planilha de Previsão de Despesas (PPD), gerenciado pelo SID. O mesmo procedimento de anos anteriores foi feito, consultando e obtendo das áreas a disponibilização dos recursos a serem centralizados no SID quando da distribuição do orçamento no próximo ano. Desta forma, em dezembro deste ano foi encaminhada ao GB, a previsão de despesas com material bibliográfico, juntamente com as outras previsões de despesas do SID. Segue a Tabela 18 com os valores totais disponibilizados para aquisição de periódicos, livros e pagamento de anuidades, autorizados pelas coordenações.

Tabela 18 - Previsão de material bibliográfico com recursos das áreas – 2016.

COORD. DOTAÇÃO INICIAL

CEA 120.929,40

COF 13.444,90

CPTEC 16.000,00

CRH 8.800,00

CST 5.069,15

CTE 35.849,45

ETE 32.879,89

GB 50.925,52

LIT 5.000,00

OBT 59.050,48

Total geral 347.948,79

Status em 24/12/2015 (sem confirmação das seguintes coordenações: GB e LIT).

Apesar das crescentes dificuldades em se concretizar os processos licitatórios, em 2016 o SID deverá buscar meios para realizar todas as aquisições previstas pelas coordenações, solicitando, inclusive, orientação à CJU para que todos os processos licitatórios e de inexigibilidade sejam aprovados para execução, como foi feito em 2015.

Infelizmente, até o momento não recebemos resposta do IBICT e da SCUP sobre a disponibilização de recursos para aquisição de periódicos de 2016 para as Unidades de

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Pesquisa do MCTI. As áreas do INPE foram informadas e consultadas sobre a possibilidade de disponibilização de recursos PPA para compra dos periódicos mais importantes para o INPE que não se encontram no Portal de Periódicos da CAPES. Algumas coordenações fizeram uma reserva para aquisição desses periódicos. Entretanto, devido ao valor muito alto, a maioria desses periódicos não poderá ser adquirida em 2016, prejudicando mais uma vez a comunidade usuária do INPE.

3.4 TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO

3.4.1 Atualização do Banco de Dados SophiA

3.4.1.1 Estudos e implementações realizados no Sistema SophiA

O INPE possui um acervo bibliográfico composto atualmente por livros, teses, relatórios, mapas e fascículos de periódicos, que vêm sendo adquiridos ao longo dos últimos 54 anos. Esse acervo alocado no SID em São José dos Campos e nas unidades regionais do INPE é gerenciado por meio do Sistema de Gerenciamento de Bibliotecas SophiA, que se encontra na Versão 9.

Ao longo de 2015, teve continuidade a atividade de padronização do banco de dados bibliográficos no Sistema SophiA e outras atividades relacionadas:

• padronização de 10.721 títulos de mapas; de editoras de 4.924 títulos; de fornecedores de 382 títulos;

• padronização de um mesmo evento com entradas diferentes (de 4.211 eventos passou para 2.925 após a padronização);

• correção dos registros de obras, envolvendo acentuação, edição e local de publicação de todas as obras em português, num total de 14.746 títulos;

• inserção de 623 artigos recebidos por comutação bibliográfica ou doação de pesquisadores na aba de Analíticas no SophiA, disponibilizados apenas para consulta interna;

correção de eventos que estavam incorretamente registrados em Obras;

registro no sistema SophiA de 552 obras e 640 fascículos de periódicos, envolvendo catalogação, classificação, indexação e etiquetagem.

Dois membros da equipe do SID participaram do 11º Encontro SophiA Biblioteca, em São Paulo, no mês de novembro deste ano. Nesse evento, foram apresentadas as inovações da Versão 9 do SophiA Biblioteca, bem como outras novidades, treinamentos específicos e palestras.

3.4.1.2 Manutenção e atualização do Banco Bibliográfico SophiA

A manutenção e atualização do Banco Bibliográfico SophiA se deu pelo cadastramento de informações, realizado pelo SID e bibliotecas das Unidades, perfazendo um total acumulado de 83.304 obras (livros e outros tipos de materiais) e 158.428 fascículos de periódicos registrados até 20 de novembro (Gráfico 25).

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Gráfico 25 – Total de obras e periódicos armazenados no SophiA até 2015.

O SID e a Biblioteca do Centro de Previsão de Tempo e Estudos Climáticos (CPTEC) catalogaram, classificaram, indexaram e registraram, de 03/11/2014 a 20/11/2015, 552 obras, entre livros e outros materiais, sendo alocados: 423 no SID, 124 no CPTEC, quatro no Laboratório de Combustão e Propulsão (LCP) e um no Centro Regional Sul (CRS).

Quanto aos periódicos, foram registrados e disponibilizados 640 itens, sendo 559 do SID, 71 do CPTEC, um do LCP e nove do CRS (Gráfico 26).

Gráfico 26 – Número de Obras e Periódicos inseridos pelas bibliotecas - Nov. 2014 - Nov. 2015.

No Gráfico 27, apresenta-se o registro de livros e fascículos de periódicos nos últimos cinco anos.

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Gráfico 27 – Livros e fascículos de periódicos inseridos no SophiA entre 2011-2015.

3.4.2 Inventário do Acervo Bibliográfico

Em setembro de 2015 teve início o inventário do acervo bibliográfico do INPE. A leitura dos códigos de barras dos livros no SID foi realizada pela bibliotecária do Processamento Técnico e foi encerrada em 20/11/2015. O inventário dos periódicos, realizado por três estagiários e dois funcionários terceirizados, iniciou-se em 05/10 e foi encerrado em 11/12/2015. A fase atual é de processamento dos dados.

Paralelamente, o inventário foi realizado, em Cachoeira Paulista, na Biblioteca do LCP, mas não foi realizado no CPTEC, pelo fato desse centro não possuir mais uma bibliotecária terceirizada.

O sistema SophiA não está conseguindo separar obras de periódicos na fase de varredura do material não lido pelo leitor de código de barras. O problema foi levado à empresa Primasoft, que só poderá resolver a questão a partir do dia 15/01/2016. Por esse motivo, até lá não será possível fazer a busca exaustiva do material não lido, portanto ainda não é possível apresentar o relatório final do inventário.

Com a saída da bibliotecária responsável pelo Processamento Técnico no SID para realização do curso de Doutorado no início de 2016, essa atividade ficará prejudicada. Espera-se poder suprir essa atividade com reposição de funcionários ou contratação do serviço por processo de terceirização, pois, a realização do inventário nos últimos anos tem possibilitado maior segurança para o patrimônio bibliográfico do INPE.

3.4.3 Patrimônio do Acervo Bibliográfico

Em fevereiro de 2015, o SID enviou um memorando ao Gabinete da Direção, solicitando aprovação para retirada dos itens bibliográficos constantes do sistema do setor de Patrimônio do INPE da responsabilidade da chefia do SID, passando a constar somente os itens registrados no sistema SophiA (ou outro que possa vir a ser utilizado em substituição a esse no futuro).

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Essa medida foi necessária, pois, desde o início das atividades da Biblioteca do INPE, os livros adquiridos são recebidos no setor de Patrimônio do Instituto, sendo lá registrados em sistema próprio. A responsabilidade desse patrimônio sempre foi da chefia da Biblioteca.

O sistema de gerenciamento utilizado pelo setor de Patrimônio do INPE passou por migrações e vários períodos sem manutenção. Com isso, o registro dos livros nesse sistema apresenta problemas.

O último relatório gerado pelo atual sistema do setor de Patrimônio apresentava 3.470 itens classificados como livros. Entretanto, o acervo bibliográfico do INPE é composto por mais de 80.000 itens entre livros, relatórios técnicos e publicações internas. Com isso, observa-se que o controle feito no sistema de gerenciamento SophiA é muito mais completo do que aquele utilizado pelo Setor de Patrimônio, pois o primeiro é próprio para material bibliográfico.

O Gabinete da Direção aprovou a solicitação e, em junho de 2015, o SID encaminhou a solicitação à CGI, a qual está subordinado o Setor de Patrimônio do INPE, para que os itens bibliográficos constantes da carga do SID fossem retirados do sistema utilizado pelo Setor de Patrimônio, passando a considerar apenas os registros do Sistema de Gerenciamento utilizado pelo SID. Até a presente data, o SID não recebeu resposta da CGI sobre essa solicitação.

3.4.4 Acervos das Unidades Regionais

Em 2015, o SID continuou a supervisionar os acervos alocados nas unidades regionais onde não há bibliotecários: Centro Regional do Nordeste (CRN), CRS, LCP e mais recentemente, CPTEC, ambas em Cachoeira Paulista, além do Centro Regional da Amazônia (CRA), que possui uma bibliotecária terceirizada.

O acompanhamento feito pelo SID por meio de treinamento, distribuição de manuais e atendimento às dúvidas dos responsáveis pelos acervos alocados nas unidades regionais, seja por telefone, e-mail ou pessoalmente, tem contribuído para a organização dos acervos e bom atendimento aos usuários à distância. Entretanto, o SID também carece de pessoal, pois a equipe está cada vez mais desfalcada.

Neste ano, devido aos cortes orçamentários, não foi possível a ida de servidores às unidades regionais de Natal, Belém e Santa Maria.

3.4.4.1 Biblioteca do Laboratório de Combustão e Propulsão (LCP)

Em fevereiro deste ano foi encaminhado relatório contendo a situação atual e problemas detectados na Biblioteca do LCP ao chefe desse Laboratório. Devido às condições inadequadas e falta de funcionários para controle do acervo bibliográfico alocado na naquela biblioteca, o SID sugeriu as seguintes alternativas:

1) contratação de um bibliotecário para execução das atividades da biblioteca e atendimento aos usuários; E

2) mudança da biblioteca para outro local na área do LCP, que possibilite fechamento da sala enquanto não houver funcionário para atendimento; OU

3) fechamento da biblioteca do LCP, redirecionando o acervo lá alocado para a biblioteca do SID; OU

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4) construção de uma biblioteca única para o campus da Unidade Regional de Cachoeira Paulista, que atenderia a todos os usuários daquele campus.

Essa última possibilidade seria a mais adequada, pois centralizaria o atendimento, facilitando o investimento em contratações de funcionários e infraestrutura, obtendo-se também, maior controle sobre o patrimônio bibliográfico institucional.

Até a presente data, não recebemos resposta da coordenação do LCP sobre esse assunto.

3.4.4.2 Biblioteca do Centro de Previsão de Tempo e Estudos Climáticos (CPTEC)

Em outubro de 2015, a bibliotecária do CPTEC teve seu contrato encerrado. Essa bibliotecária permaneceu durante anos atendendo às necessidades de informação da comunidade usuária do CPTEC.

O SID contatou o coordenador desse Centro, relatando o fato semelhante ocorrido com a biblioteca do LCP. Foi explicado que a experiência do SID com outras unidades mostra que a falta de um bibliotecário causa sérios problemas, como a perda de material bibliográfico. Além disso, alertou-se para o fato que essa falta pode gerar problemas para o INPE, tendo em vista que, de acordo com o Conselho Regional de Biblioteconomia, bibliotecas não podem funcionar sem bibliotecários.

Com todos esses fatos, demonstramos nossa preocupação com o acervo alocado no CPTEC e com a continuidade do bom atendimento à comunidade usuária daquele Centro. Informamos ainda, que, uma das soluções propostas ao LCP, foi a “construção" de uma biblioteca única para o campus da Unidade Regional de Cachoeira Paulista, que atenderia a todos os usuários do campus, inclusive o CPTEC. Também, infelizmente, o SID não recebeu resposta para essa sugestão.

3.4.5 Preservação, Conservação e Segurança de Acervos

O SID vem realizando ações de preservação, conservação e segurança dos acervos desde o início de 2006, com o monitoramento ambiental dos acervos bibliográficos do INPE. O estudo estimulou a conscientização sobre a importância de se adotar e implementar medidas preventivas. O acervo do SID constitui-se em um dos mais importantes na área das Ciências Espaciais no Brasil, e sua preservação e conservação é essencial para toda a comunidade usuária interna e externa.

A higienização do acervo corresponde à retirada da poeira e outros resíduos estranhos aos documentos por meio de técnicas apropriadas. Além da higienização, também, são realizados estudos de controle das principais fontes de degradação do papel, divididas em fatores internos, externos e a ação do homem sobre o acervo.

O último contrato para higienização do acervo ocorreu em 2014, quando foi realizada a higienização de 50.000 periódicos. Em 2015, infelizmente, devido aos cortes orçamentários, não foi possível a contratação desse serviço. Outro fato que prejudicou a limpeza do acervo foi a instabilidade do contrato do INPE para prestação de serviços de limpeza dos prédios. O novo contrato teve início em dezembro deste ano e com isso, espera-se poder retomar uma rotina para conservação do salão onde fica alocado o acervo bibliográfico do SID.

Em 2015 foram encaminhadas 30 obras para encadernação no INPE. Esse serviço também precisará ser contratado com empresa externa nos próximos anos, tendo em vista a

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iminente aposentadoria do único funcionário do INPE que ainda trabalha com esse serviço. A Tabela 19 apresenta os totais de encadernações realizadas nos últimos cinco anos.

Tabela 19 – Publicações encadernadas – 2011-2015.

ANO TOTAL

2011 85

2012 22

2013 127

2014 71

2015 30

3.5 ATENDIMENTO AO USUÁRIO

3.5.1 Serviço de Referência

O Serviço de Referência tem a função de atender às necessidades informacionais dos usuários, realizando os serviços de referência, divulgação e atendimento à pesquisa, participando de programas de Comutação Bibliográfica, orientando à comunidade para uso do acervo e das ferramentas que o SID disponibiliza.

Durante este ano, o SID esteve aberto para atendimento durante 1.976 horas em 248 dias. Houve prestação de serviços a 2.112 usuários internos (servidores, alunos de pós-graduação, bolsistas, estagiários e outros) e 110 usuários externos (instituições cadastradas por meio de convênios). Foram 190 novos usuários internos cadastrados e 5 novos usuários externos (Gráfico 28).

Gráfico 28 – Usuários cadastrados - 2011-2015.

Foram realizados 10.394 empréstimos domiciliares de materiais bibliográficos e, 1.239 consultas a publicações no prédio do SID (Gráfico 29).

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Gráfico 29 – Circulação do acervo - 2011-2015.

No Gráfico 30, apresenta-se a circulação por tipos de publicações e de usuários.

Gráfico 30 – Uso do Acervo por usuários e tipo de publicações – 2015.

Foram 1.563 consultas (questões de referência) por telefone, e-mail e pessoalmente por 679 usuários (sendo 129 no Balcão). Destas consultas, 1.512 obtiveram respostas positivas

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e 51 respostas negativas. Houve ainda, atendimento e orientação individual para a utilização dos recursos informacionais a uma média de 6,3 usuários ao dia (Gráfico 31).

Gráfico 31 – Respostas a questões de referência.

Dos pedidos de usuários, aproximadamente 118 pedidos foram localizados no Portal da CAPES, 187 em pesquisas feitas por meio do Google e 129 presencialmente, no balcão de empréstimos do SID.

O SID mantém convênios que possibilitam a comutação bibliográfica e o empréstimo entre bibliotecas para suprir as necessidades de informação da comunidade usuária. Os convênios atuais são os seguintes: Programa de Comutação Bibliográfica (COMUT) e Rede de Bibliotecas da Área de Engenharia e Arquitetura (REBAE), por meio dos quais solicita e fornece cópias de artigos de periódicos e outras publicações às bibliotecas brasileiras conveniadas; Ibero American Science and Technology Education Consortium (ISTEC), para comutação bibliográfica no Brasil e no exterior; British Library (BL), para compra de artigos desta biblioteca na Inglaterra.

Em 2015, foram solicitados pelo SID, 49 Empréstimos entre Bibliotecas (EEB) a outras bibliotecas do Estado de São Paulo. Foram atendidas 154 solicitações de empréstimo de outras bibliotecas (Gráfico 32).

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Gráfico 32 - Empréstimos entre Bibliotecas - 2011-2015.

Observa-se grande redução no número de solicitações de Empréstimo entre Bibliotecas no último ano, pelos dados do Gráfico 32. Essa queda deve-se em partes porque o motorista do INPE de São Paulo aposentou-se e não foi contratado outro motorista. Com isso, livros só podem ser emprestados na USP, isto é, quando algum motorista de São José dos Campos vai a São Paulo e pode retirar os livros nas bibliotecas do Campus da USP. Até que isso aconteça, muitas vezes os livros reservados para o INPE já foram emprestados para outros usuários, pois o prazo de reserva se esgotou. O mesmo tipo de dificuldade tem ocorrido com solicitações de EEB à UNIFESP.

Em 2015, foram solicitadas 955 cópias de artigos para bibliotecas conveniadas no Brasil e 166 para bibliotecas no exterior, por meio dos convênios anteriormente citados (Gráfico 33).

Gráfico 33 – Comutação bibliográfica (solicitante) – 2011-2015.

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No Gráfico 33, observa-se fato inverso ao ocorrido com os empréstimos entre bibliotecas, ou seja, o número de solicitações de Comutação Bibliográfica pelo INPE aumentou bastante em relação ao ano anterior. Esse fato justifica-se pela redução nas aquisições de materiais bibliográficos em função dos cortes orçamentários deste ano, como consta no item 3.3.1 - Aquisição de Material Bibliográfico – 2015.

Neste ano, o SID forneceu 487 cópias de artigos para outras bibliotecas, sendo 302 atendimentos no Brasil via COMUT, REBAE e ISTEC e 185 para bibliotecas do exterior via ISTEC (Gráfico 34).

Gráfico 34 – Comutação bibliográfica (fornecedor) – 2011-2015.

Quanto aos atendimentos de comutação bibliográfica feitos pelo INPE para bibliotecas externas, observa-se também grande aumento em 2015, possivelmente, pelas mesmas dificuldades citadas acima, ou seja, falta de investimento em publicações, o que outras instituições também devem ter vivenciado.

Grande parte dos pedidos feitos pelos usuários foi localizada via Portal de Periódicos da CAPES e pesquisa no Google. Devido ao não atendimento via ISTEC pela Universidade do Novo México e à falta de bônus da BL no ano de 2015, muitos pedidos foram encaminhados para Busca Monitorada COMUT, e após aquisição dos bônus da BL, os pedido cancelados via Busca monitorada do COMUT foram solicitados por meio desse sistema, utilizando os créditos adquiridos.

Alguns temas especiais foram atendidos pelo setor de referência no ano de 2015, como questões referentes a dados de clima, tempo e imagens de satélite por usuários externos.

3.5.2 Biblioteca On-Line

A página Biblioteca On-Line do SID disponibiliza acesso ao banco de dados bibliográficos do INPE, à Biblioteca Digital e às bases de dados constantes do Portal de Periódicos da CAPES, além de outros serviços e produtos.

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Durante o ano de 2015, foram incluídas 14 notícias na página Biblioteca On-line. Neste ano, foram feitas 12.232 consultas ao banco de dados bibliográfico SophiA do INPE, que engloba as referências de todo material bibliográfico adquirido pelo INPE, bem como os links para o texto completo dos e-books. No decorrer do ano de 2015 foram realizados 1.127 acessos aos e-books pelo INPE, via Sciencedirect.

Atualmente, o Portal de Periódicos da CAPES permite acesso eletrônico a mais de 37.000 títulos de periódicos, 507 bases de dados, além de e-books. No ano de 2015, o INPE baixou 139.772 textos completos nas bases de dados do Portal de Periódicos. Os dados obtidos referem-se às bases das editoras Elsevier, IOP e AIP, Wiley, AmetSoc, Taylor & Francis. As informações das outras editoras ainda não foram fornecidas para os institutos.

A CAPES disponibiliza a consulta ao sistema de estatísticas GEOCAPES (ferramenta de dados georreferenciais) que apresenta os dados de acesso ao Portal por estado e instituição desde 2001. Entretanto, esses dados são disponibilizados apenas após o fechamento do ano. Segue o Gráfico 35, contendo essas informações até o ano de 2014.

Gráfico 35 – Acessos ao Portal de Periódicos das CAPES pelo INPE.

Fonte: CAPES (2015).

Observa-se que em 2010, 2011, 2012 e 2014 o INPE teve uma média de 237.000 acessos, somando-se acessos às bases de referência e textos completos baixados. O ano de 2013 teve um pico de mais de 530.000 acessos, o que se explica porque naquele ano um aluno do INPE utilizou um “robô” para rastrear a base de dados Scopus para fins de pesquisa. A gerência do Portal de Periódicos da CAPES alertou ao INPE. Providências foram tomadas pelo SID e STI e não ocorreram mais problemas nesse sentido.

Ao longo do ano, o SID recebeu alguns editores de bases de dados para exposição e oferecimento de acesso gratuito às bases para o INPE por um período de teste. Foi feita apresentação para os funcionários do SID das seguintes Editoras: Elsevier (E-books e ferramentas Geofacets e Knovel) e PressReader.

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Em agosto deste ano, foi realizado um treinamento presencial das bases de dados da Editora Elsevier no INPE (Science Direct, Scopus, Engineering Village e Mendeley); compareceram 15 pessoas.

Foi feita uma apresentação online da ferramenta Geofacets no mês de junho. Apesar de ter sido divulgada para os pesquisadores e colaboradores da OBT, por se tratar de uma solução de pesquisa de informação em exploração de recursos naturais, houve participação de apenas 3 usuários. A ferramenta ficou disponível para acesso gratuito para os usuários do INPE por 30 dias.

Além dessa ferramenta, o INPE também acessou gratuitamente as seguintes bases ao longo do ano: E-books do grupo Taylor & Francis (por 30 dias); Base de Dados ACSESS (por 60 dias); serviço ABNT COLEÇÃO (por 30 dias).

3.5.3 Tutorial de Orientação para Pesquisa e Publicação no INPE

O Tutorial de Orientação para Publicação Digital no INPE, disponível desde agosto de 2012, via plataforma Moodle, é obrigatório para os alunos de mestrado e doutorado inscritos nos cursos da pós-graduação.

De janeiro a outubro de 2015, 188 alunos assistiram ao Tutorial, sendo 83 alunos de mestrado e 105 alunos de doutorado. O Gráfico 36, mostra o total de usuários treinados nos seminários (presencial até 2012) e no tutorial eletrônico nos últimos 3 anos.

Gráfico 36 – Evolução dos Seminários e Tutorial – 2011-2015.

Igualmente a 2014, neste ano houve aumento no número total de alunos que assistiram ao tutorial e responderam às questões propostas. Como descrito no relatório anterior, este fato deve-se, em parte, pelo esforço na divulgação junto às secretarias dos cursos de pós-graduação sobre a obrigatoriedade da realização do tutorial por parte dos alunos matriculados. A divulgação foi realizada através de envio de mensagem de e-mail. Tal procedimento será repetido no próximo ano, juntamente com a divulgação na página da Biblioteca on-line e na Intranet.

Outra ação que contribuiu para o aumento no número de alunos observada no ano passado e neste ano foi a permanente disponibilização no Balcão de Atendimento da Biblioteca do

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folder de divulgação do Tutorial On-line com as instruções passo a passo para realização desse curso.

Não menos importante, foi a decisão do CEPPII juntamente com o CPG, sobre a obrigatoriedade dos alunos a assistirem ao Tutorial on-line antes do exame de qualificação para doutorado e da proposta de dissertação para mestrado. Com esta obrigatoriedade, houve diminuição da quantidade de alunos que necessitaram do envio, via e-mail, do questionário e do link para acesso ao tutorial fora das dependências do INPE São José dos Campos ou Cachoeira Paulista, por deixarem para assistir ao tutorial no prazo final antes da defesa. Mesmo assim, o SID disponibilizou no Portal da Biblioteca, o vídeo do tutorial para acesso também de fora do INPE.

Neste ano, iniciou-se o processo de contratação da empresa AnimGrafs, responsável pelo desenvolvimento do vídeo do tutorial, para atualização do mesmo de acordo com as normas do INPE que foram atualizadas conforme as Normas da ABNT mais recentes. Contudo, problemas no cadastro da empresa acabaram por atrasar o fechamento da compra e, desta forma o tutorial ainda não foi atualizado, mas isso deverá ocorrer até o início do próximo ano.

Conclui-se pelas opiniões obtidas dos alunos, que o Tutorial é uma ferramenta que os tem ajudado a esclarecer muitas dúvidas sobre formatação, normas e rotina do processo de publicação. No entanto, os alunos que escrevem no estilo MSWord cometem mais erros de formatação se comparados aos que escrevem no estilo em LaTeX, que sempre chegam com poucas observações de normalização.

Durante o ano, foi desenvolvido também um manual com as informações sobre a documentação necessária e os procedimentos para publicação de teses e dissertações. Esta iniciativa tem ajudado aos alunos, possibilitando celeridade no processo de publicação. Igualmente ao folder de divulgação do Tutorial on-Line, este manual encontra-se disponível para retirada no Balcão de Atendimento da Biblioteca.

Em março de 2015, como tem ocorrido desde 2010, o SID participou da Aula inaugural para os novos alunos dos cursos de pós-graduação, apresentando informações sobre o funcionamento da Biblioteca e os principais serviços oferecidos.

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4 PLANOS FUTUROS

A seguir, são apresentadas as perspectivas e necessidades atuais e futuras, por atividades do SID para o ano de 2016:

4.1. GESTÃO

1) Gerenciar e acompanhar o desenvolvimento de acervos alocados nas Unidades Regionais.

2) Buscar recursos humanos adequados para continuidade da efetiva prestação de serviços à comunidade usuária.

3) Buscar meios para retomar a prática de higienização e preservação do acervo e segurança do prédio.

4) Buscar meios para concretizar a reforma e ampliação do prédio do SID.

5) Discutir com o STI, questões relativas ao uso de um sistema gerenciador de banco de dados livre, em substituição ao ORACLE, atualmente utilizado para rodar o software SophiA.

4.2. SUPORTE DE INFORMÁTICA

1) Adequar o site da Biblioteca com o novo Template disponível para todos os órgãos federais.

2) Finalizar a migração dos dados da plataforma Moodle para o novo servidor criado recentemente, com a liberação do conteúdo externo para os alunos.

3) Buscar solução junto ao STI para liberação do sistema de gerenciamento SophiA para a Biblioteca do CRS.

4.3. PRESERVAÇÃO DA PRODUÇÃO INTELECTUAL DO INPE

1) Dar sequência à busca pelos autores ainda não encontrados, das TDIs e outros trabalhos já digitalizados de todas as áreas do INPE.

2) Finalizar e disponibilizar as TDIs e outros tipos de trabalhos anteriores a 2001 das diferentes áreas do INPE.

3) Finalizar o inventário do acervo da Memória Técnico-Científica.

4) Digitalizar as publicações que possuem apenas o original em papel para inclusão na BDMCI.

5) Conferir e completar os metadados dos registros na BDMCI.

6) Revisar o formulário INPE de Autorização para Publicação, contemplando a questão do Termo para o Depósito Legal e Autorização para a Publicação de Obra Literária, juntamente com o CEPPII.

7) Revisar a Política de Editoração e Preservação da Produção Intelectual do INPE (RE/DIR 204), e o indicador de gestão Fator de Qualidade (FQ), juntamente com o CEPPII.

8) Manter a BDMCI operacional e atualizada.

9) Concluir a migração do aglomerado computacional e do ambiente operacional da plataforma URLib para o datacenter da STI.

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10) Iniciar um estudo de viabilidade de integração da plataforma URLib com as redes de comunicação científica internacionais (ArXiv, Mendelay, ResearchGate, Orcid, entre outras).

4.4. GESTÃO DOCUMENTAL DE ARQUIVOS

1) Dar continuidade às ações da SubSIGA e da CPAD.

2) Dar continuidade à organização dos Arquivos Pessoais.

4.5. DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÃO E TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO

1) Assegurar o apoio institucional das áreas no comprometimento orçamentário para manutenção de coleções.

2) Estudar uma metodologia para avaliar o valor orçamentário do acervo bibliográfico do INPE.

4.6. ATENDIMENTO AO USUÁRIO

1) Dar continuidade à orientação individual para a utilização dos recursos informacionais do SID e bases externas.

2) Auxiliar no uso de bases de dados disponíveis no Portal de Periódicos da CAPES e outras bases.

3) Divulgar os serviços e produtos disponibilizados pelo SID por meio da distribuição de materiais de divulgação aos usuários.

4) Concretizar, junto ao Grupo de Segurança de Rede do INPE, a solução para a disponibilização do acesso remoto (residencial) ao Portal de Periódicos da CAPES.

5) Implantar melhorias e novos serviços e produtos na Página Biblioteca On-line.

6) Concluir a inclusão dos artigos recebidos via comutação bibliográfica dos anos de 2005 e 2006 no sistema SophiA.

7) Manter as parcerias com unidades produtoras de informação e buscar novas parcerias para acesso a fontes de informação de acesso livre digital que contribuam para promoção de intercâmbio do conhecimento científico e tecnológico.

8) Atualizar o Tutorial de Orientação para Pesquisa e Publicação no INPE, de acordo com as atualizações do Manual para elaboração, formatação e submissão de teses, dissertações e outros trabalhos do INPE.

9) Desenvolver uma apresentação de um fluxograma representando cada uma das fases do processo de publicação, na plataforma Moodle.

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CONSIDERAÇÕES FINAIS

Este relatório buscou registrar as principais atividades realizadas pelo SID durante o ano de 2015. Informações detalhadas sobre o desenvolvimento das atividades descritas encontram-se nos documentos internos do SID, como memórias de reuniões e publicações da equipe.

Neste ano, vários projetos anteriormente iniciados, tiveram continuidade. Destacam-se, entre outras ações: revisão das competências do SID, em função dos trabalhos da Comissão para Revisão e Elaboração de Proposta de Novo Regimento Interno e Organograma do INPE; consolidação do Objetivo Estratégico para as áreas meio do INPE, bem como da meta específica do SID, que farão parte do Plano Diretor do INPE - 2016-2019; atualização da RE/DIR-132 referente à "Política de Desenvolvimento de Acervos do INPE"; renovação do contrato de manutenção do SophiA por meio de Termo Aditivo.

Quanto à Gestão Documental, destacam-se em 2015: homologação do Programa de Gestão de Documentos do INPE (PGD) por parte da SubSIGA/MCTI; Inventário de 77% do acervo da Memória Técnico-Científica; fusão e consolidação de acervos da BDMCI, reduzindo de 12 para 7 servidores alocados para a plataforma URLib; Criação de uma página de acompanhamento e rastreabilidade das variáveis utilizadas no cálculo dos indicadores referentes à produção científica para facilitar eventuais auditorias.

Também, ressaltam-se em 2015 as comemorações em função dos 50 anos da Biblioteca e dos 20 anos da Biblioteca Digital do INPE, com a palestra sobre a internacionalização dos periódicos brasileiros, homenagens aos idealizadores da Biblioteca Digital e publicação do documento “Memória científica do INPE: da concepção à maturidade”, de autoria da bibliotecária Marciana Leite Ribeiro.

Finalmente, neste ano foi concluído o Projeto Executivo para a reforma e ampliação do prédio da Biblioteca do INPE. Entretanto, a realização da obra ainda é uma realidade distante. Apesar das perspectivas não serem as melhores, o SID deve continuar debatendo com a Direção do Instituto em busca de uma solução para a viabilização da obra. Somente assim, será possível a continuidade da preservação e da acessibilidade física ao patrimônio bibliográfico do INPE, com a prestação de serviços de informação em um ambiente adequado às necessidades de informação da comunidade usuária.

A execução de apenas 27,49% dos recursos orçamentários inicialmente aprovados para o SID foi um fator extremamente negativo em 2015. Entretanto, se considerarmos o que, efetivamente, foi disponibilizado pelas áreas após os cortes devidos à restrição orçamentária, esse percentual corresponde a 81,46%, ou seja, um uso real positivo, superior aos índices dos últimos cinco anos.

Em relação aos recursos projetados para aquisição de materiais bibliográficos e pagamento das anuidades de associações científicas, foram efetivamente utilizados 35,53% dos recursos inicialmente planejados e 96,48% em relação aos disponíveis após os cortes orçamentários. Portanto, novamente observa-se uma grande perda de investimento em materiais bibliográficos, mas não perda efetiva em uso dos recursos disponibilizados para gerenciamento pelo SID.

Esperamos que, para o próximo ano, haja menos cortes nos recursos planejados para aquisição de material bibliográfico e outros investimentos no SID. Dessa forma, o esforço para atingir altos índices de execução orçamentária deve se perpetuar.

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A não contratação do serviço de higienização do acervo bibliográfico, bem como a impossibilidade de supervisão presencial dos acervos alocados nas unidades regionais do INPE neste ano, foram pontos negativos. Espera-se que o SID possa retomar essas atividades a partir do próximo ano, visando à continuidade da preservação, conservação e segurança dos acervos.

Em 2015, não houve novas contratações ou concursos, como tem ocorrido nos últimos anos. O SID perdeu uma servidora por aposentadoria e, no início de 2016 deixará de contar com mais duas servidoras (bibliotecárias), uma por aposentadoria e outra que sairá de licença para cursar o doutorado. A situação dos recursos humanos do SID tem se complicado cada vez mais. Apesar disso, consideramos positiva a alocação de uma servidora transferida do DGP para o SID.

No exercício de 2015, foram desenvolvidas várias atividades para atingir as metas propostas. Entretanto, metas importantes ainda não puderam ser cumpridas, devido, principalmente, à escassez de recursos orçamentários e não reposição de pessoal. Espera-se que, para os próximos anos, o SID possa contar com mais investimentos, pois ainda haverá uma série de desafios a serem vencidos.

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

COORDENAÇÃO DE APERFEIÇOAMENTO DE PESSOAL DE NÍVEL SUPERIOR (CAPES). GeoCapes - dados estatísticos: acessos ao portal de periódicos. 2014. Disponível em: http://geocapes.capes.gov.br/geocapesds/. Acesso em: 12 nov. 2015. INSTITUTO NACIONAL DE PESQUISAS ESPACIAIS (INPE). Memória científica do Inpe – biblioteca digital. São José dos Campos, 2016. Disponível em: http://bibdigital.sid.inpe.br/col/sid.inpe.br/bibdigital%4080/2006/04.07.15.50.13/doc/mirror.cgi. Acesso em: 22 jan. 2016.

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