UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO

CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS

SECRETARIADO

VANESSA S. CAVALCANTE

RELATÓRIO DA VISITA AO ARQUIVO PÚBLICO DA CHESF

Recife

2009

VANESSA S. CAVALCANTE

RELATÓRIO DA VISITA AO ARQUIVO PÚBLICO DA CHESF

Relatório apresentado à disciplina de Arquivística, para obtenção de nota, sob orientação da Profª Simone Rosa.

Recife

2009

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RESUMO

Descreve a visita feita ao arquivo público da Companhia Hidro Elétrica do São Francisco

(Chesf), realizada no dia 24 de março de 2009. Analisa e comenta sobre as atividades

desenvolvidas no arquivo da Instituição. Aponta falhas e sugere soluções.

Palavras-chave: Arquivo – Diagnóstico; Companhia Hidro Elétrica do São Francisco (Chesf)

– Arquivo público; Arquivo – Análise.

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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO.......................................................................................................................05

1 HISTÓRICO........................................................................................................................06

2 DESENVOLVIMENTO DA VISITAÇÃO AO ARQUIVO PÚBLICO DA CHESF...07

2.1 Administração..................................................................................................................07

2.2 Acervo..............................................................................................................................08

2.3 Segurança.........................................................................................................................08

2.4 Conservação.....................................................................................................................08

3 PONTOS NEGATIVOS......................................................................................................09

CONCLUSÃO.........................................................................................................................09

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INTRODUÇÃO

No dia 24 de março de 2009, foi realizada visita ao arquivo público da Companhia

Hidro Elétrica do São Francisco (Chesf), sob a orientação dos funcionários Salim e do

arquivista Paulo Neri. Durante a visita, foram observadas as instalações e os procedimentos de

preparo dos documentos produzidos pela Instituição, bem como do seu armazenamento e

arquivamento.

O objetivo deste relatório é fazer um breve comentário da visitação, relatar como foi

de grande valia o aprendizado, citando os pontos positivos e negativos.

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1 HISTÓRICO

A Companhia Hidro Elétrica do São Francisco (Chesf)1, pelo Decreto-Lei nº. 8.031, de

03 de outubro de 1945, e fundada em 15 de março de 1948, com a missão de produzir,

transmitir e comercializar energia elétrica para a Região Nordeste do Brasil. Além de atender

tradicionalmente aos estados da Bahia, de Sergipe, de Alagoas, de Pernambuco, da Paraíba,

do Rio Grande do Norte, do Ceará e do Piauí, com a abertura permitida pelo novo modelo do

Setor Elétrico Brasileiro, a Chesf tem contratos de venda de energia em todos os submercados

do sistema interligado nacional. O despacho das usinas da Chesf é realizado pelo Operador

Nacional do Sistema – ONS, que faz a otimização dos recursos energéticos disponíveis,

intercambiando energia entre as diversas regiões do País.

O Sistema de Geração da Chesf, atualmente, é composto de 14 usinas hidrelétricas e 1

termelétrica, possuindo nove escritórios regionais: Teresina (PI), Fortaleza (CE), Recife (PE),

Xingó (AL), Paulo Afonso (BA), Sobradinho (BA), Brasília (DF) e São Paulo.

Presente na Região e sintonizada com as diretrizes sociais e econômicas do

Governo, a Chesf atua como um vetor de desenvolvimento sócio-econômico e cultural do

Nordeste, buscando o aumento da participação da Região no desempenho da economia

nacional e a conseqüente redução das diferenças regionais.

Consciente da sua responsabilidade social, a Chesf busca o fortalecimento da

cidadania, através de ações nas áreas de pesquisa científica e tecnológica, educação,

saúde e meio ambiente, bem como a promoção do desenvolvimento sustentável do

Nordeste.

1 Fonte: http://www.chesf.gov.br/acompanhia_historico.shtml. Acesso em 01 abr. 2009.

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2 DESENVOLVIMENTO DA VISITAÇÃO AO ARQUIVO PÚBLICO DA CHESF

2.1 Administração

Antes de começar a visitação, sob a coordenação dos funcionários Salim e Paulo

Neri (arquivista), foi passado um vídeo institucional, fazendo um breve histórico do

surgimento e das atividades da Chesf. Após, o arquivista Paulo Neri começou a explicar

sobre o arquivo, que desde 2006 está sendo organizado e sua fase de conclusão poderá

ocorrer em 2010, quando será feita a reestruturação de todo o Centro de Documento

(CDOC), para depois ser realizado o descarte do material.

Quanto ao empréstimo dos documentos, é necessário solicitar, via intranet, através

do programa de comunicação interna chamado Notes. O empréstimo é feito em

protocolo manual, com a duração de 15 dias, podendo ser renovado o prazo.

Normalmente, são feitas cópias para preservar o original e evitar perda.

O setor possui um manual interno, titulado “Padronização dos processos: gestão

documental”, no qual orienta de todos os procedimentos e rotinas a serem realizadas no

CDOC, e também obedece a lei do Arquivo nº. 8.159, de 08/01/1991.

Os documentos recentes são registrados no sistema SADNA, para então serem

acondicionados em envelopes cor papelão e depois colocados em caixas-box, que são

indexados por assunto, em ordem numérica crescente, seguindo as orientações da tabela

de temporalidade, do documento eletrônico “Classificação, temporalidade e destinação de

documentos de arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública”, publicado

e disponibilizado, via internet, pelo Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ).

Para localizar determinado documento no arquivo permanente, procura-se no

sistema SADNA sua numeração, que é baseada em corredor, estante, caixa, prateleira e

posição.

Quanto aos documentos antigos, que ainda não estão registrados no sistema

SADNA, estão protocolados nas Remessas de Documentos (RDs), para controle dos

funcionários do setor, sendo que apenas estes têm acesso ao arquivo.

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O arquivo é permanente e sua temporalidade é de 100 anos.

2.2 Acervo

O acervo é constituído:

Mapoteca: classificação dos mapas: nº do desenho e empresa quem o fez;

Documentos técnicos e administrativos;

Acervo iconográfico: filmes institucionais que foram gravados em VHS

convertidos em DVD, organizados em ordem numérica;

Fotografias: estão sendo restauradas pela Fundação Joaquim Nabuco,

tanto que, no momento, não estão fazendo parte do acervo.

O acervo está armazenado num enorme galpão, porém, não climatizado.

Importante salientar que o arquivista informou que a temperatura do local, no

momento, era 21º C, entretanto, foi observado que estava em 31º C.

O galpão é bem espaçoso, sendo que as estantes foram divididas em parte inferior e

superior, além de muitas delas estarem vagas.

O arquivo ainda possui um arquivo de segurança de documentos históricos,

climatizado, porém, em outra sala, sendo que não houve acesso à mesma.

2.3 Segurança

Duas saídas de emergência;

Iluminação anexada à parede, para evitar curtos circuitos e incêndios;

Extintor de incêndio.

2.4 Conservação

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Empresa terceirizada que faz a higienização e detetização mensalmente, além de

restauração e organização (cadastramento dos documentos).

3 PONTOS NEGATIVOS

Temperatura inadequada, aliás, o galpão não é climatizado. Apenas na sala

dos funcionários há ar-condicionado;

Telha inapropriada, causando calor excessivo. Nos dias de chuva, pode

ocasionar goteiras.

CONCLUSÃO

Por ser um arquivo público, o arquivo da Chesf é muito bem organizado, visto que

houve a preocupação de se contratar um funcionário formado em Arquivologia e que conhece

as necessidades do setor.

O arquivo está em processo de reestruturação, por isso, alguns documentos não estão,

ainda, no galpão. Após a reunificação, pretende-se descartar o material desnecessário; para

isso, será publicado edital no Diário Oficial da União (D.O.U.), para que o Arquivo Nacional

analise e verifique o que poderá ser descartado. A intenção do descarte também é permitir que

o arquivo tenha mais espaço para os documentos realmente relevantes para a instituição.

O arquivo planeja, futuramente, a criação de um portal (site) das fotografias, contando

a história iconográfica da Chesf.

Os funcionários foram extremamente atenciosos e responderam, na medida do

possível, as questões apresentadas da turma, no entanto, a atividade seria bem mais produtiva

se tivesse feita à divisão da turma para evitar tumulto e falatório desnecessário, que em alguns

momentos, atrapalhou na coleta de informações do funcionamento do arquivo.

O arquivo da Chesf de Pernambuco armazena todos os documentos da Regional Leste

(não tive a oportunidade de esclarecer quais seriam os escritórios dos outros Estados

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pertencentes a esta regional). Paulo Afonso, na Bahia, possui um arquivo próprio, enquanto as

outras regionais menores possuem salas-arquivo.

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