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Relatório de Atividades/2012 4
Assegurar a prestação centralizada de serviços comuns, designadamente na área de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais, em particular para os serviços integrados na administração direta, no âmbito do MF.
Cientes dos contornos desta nova responsabilidade e da necessidade de desencadear
tempestivamente as ações e proferir as decisões que garantissem a preparação da
operacionalização da Prestação Centralizada de Serviços Comuns (PCSC), foi definido um
objetivo estratégico, presente no QUAR 2012, que corporiza estes desideratos, a saber, o OE 4
- Criar as condições para a implementação da PCSC.
Decorrente deste, foi incluído igualmente no QUAR o Objetivo Operacional da Secretaria-Geral Implementar O Modelo de Governação para a Prestação Centralizada de Serviços Comuns.
Como adiante se explicita, no ponto 2.1, a proposta inicial do QUAR da SG para 2012 sofreu
uma pequena alteração, validada pelo GPEARI e autorizada pelo Senhor Ministro de Estado e
das Finanças.
Apesar do adensamento do contexto adverso em que foi desenvolvida a atividade, com
consequências nos níveis de motivação dos trabalhadores e, apesar das restrições ao nível da
gestão de recursos humanos, a avaliação global referente ao ano de 2012 pode considerar-se
bastante positiva, estando em linha com o ano precedente.
A SG alcançou resultados assinaláveis: dos 11 indicadores escolhidos para o QUAR 2012
foram superados 10 e atingido 1, em coincidência com o que se registara no ano de 2011, o
que se traduziu na superação de 6 dos objetivos operacionais do QUAR - 85,71%, incluindo
os mais relevantes, tendo sido atingido 1 - 14,29%.
Adicionalmente, foram asseguradas as atividades previstas e outras não previstas no plano,
tendo-se concluído 10 dos 15 projetos planeados, o que corresponde a uma taxa de execução
de 66,67%. Foram desenvolvidos outros projetos não programados, adiante indicados no ponto
2.8, e foram atingidos ou superados 32 dos 40 objetivos operacionais das unidades orgânicas,
o que corresponde a uma taxa de realização de 80%.
Estes e outros resultados, que se apresentam ao longo deste documento, testemunham a
manutenção do empenhamento de todos os colaboradores e dirigentes da SG na sustentação
dos níveis de “performance” institucional, dando assim um contributo de valor para o MF, na
área da qualidade dos serviços prestados aos gabinetes, membros do Governo e outros
clientes, na inovação e reconversão de procedimentos, na eficácia e eficiência da despesa e na
gestão responsável e criteriosa de recursos.
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Relatório de Atividades/2012 7
Reiterou-se a aposta em projetos inovadores de modernização e simplificação de
procedimentos e propôs-se a concretização de intervenções e ações na área da saúde e
segurança. Como corolário destas opções, apenas se mantiveram no QUAR cerca de 36% de
indicadores com histórico.
Todas estas novas e ambiciosas iniciativas, cuja abrangência “extravasa as fronteiras” da
SGMF, em termos de destinatários visados, tiveram como “leitmotiv” a valorização do ponto de
vista do cliente/utilizador, a procura de maior economia de meios e de acrescida eficácia na
prestação de serviços e, ainda, a operacionalização de normativos legais no âmbito da SHST
(Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho).
Relativamente a dois daqueles indicadores com histórico verifica-se uma evolução positiva, nos
períodos em apreço, que podem abarcar 2 ou mais anos, a saber:
Ind 8 - Taxa de rentabilização das infraestruturas: o resultado de 2012, 96,65%,
representa um aumento de 6,65 p.p. face ao do ano de 2011 – 90%;
Ind11 – Grau de satisfação dos Clientes (escala 1 a 5): em 2012 foi atingido o resultado
de 4,24, que apresenta um ligeiro acréscimo de 0,06 relativamente ao de 2011 - 4,18.
É de assinalar que este “score” de 2012 é o 2º melhor dos quatro anos, tendo sido apenas
ultrapassado pelo alcançado em 2010 – 4,28. Este último situou-se 0,28 pontos acima do
de 2009 – 4.
Todavia, a taxa de realização em 2012 quedou-se pouco acima dos 100%, concretamente
em 101,25%, já que a meta definida, sem tolerância, era a mais ambiciosa do quadriénio -
4,20 para 2012/ VC 5, face a 3,7 para 2011, também sem tolerância, com o VC 5,
enquanto em 2010 a meta se situara em [3,3; 3,7] e o VC em 4.
No período 2009-2012, um dos outros indicadores com valores históricos regista algumas
oscilações mais ou menos significativas:
Ind 5 – Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada (compras
agregadas): contrariamente ao ano anterior, o resultado de 2012 – 23,94 – regista um
decréscimo de um pouco mais de 5 p.p. face ao alcançado em 2011 – 29,19, situando-se
mais perto do de 2010 - 22 – e a uma distância sensível do valor histórico de referência,
atingido em 2009:34.
Relatório de Atividades/2012 8
É ainda de mencionar que, dos 11 indicadores inscritos no QUAR 2012, dois apresentam
resultados bem acima das metas, com ultrapassagem dos valores críticos planeados, elevando-
se as respetivas taxas de realização acima dos limites máximos estipulados pelo CCAS, a
saber:
Ind 4 – Nº de trabalhadores que participaram em ações de formação: o resultado de 2012
– 81 – é 1, 6 vezes superior ao da meta – 50 –, situando-se acima do VC – 70 -, pelo que
a taxa de realização ascende a 138,75%, com um desvio face ao máximo estipulado pelo
CCAS de 3,75%.
Este resultado prende-se com a informação de que se dispunha aquando do planeamento,
tendo a definição inicial, quer da meta (25), quer do valor crítico (61), para este indicador sido
feita com base em custos individuais de frequência por ação de formação. Posteriormente, foi
possível atingir uma relação de custo por formando inferior à inicial, devido à negociação de
ações de formação agregadas, o que permitiu dar resposta a necessidades de formação de um
maior número de trabalhadores.
Como atrás se refere, apesar de ter havido um pedido de alteração, validado e autorizado, da
meta e do VC, para 50 e 70, respetivamente, ainda se registou o desvio acima indicado,
bastante menos exuberante do que o de 2011, que se situara em +90%, face à taxa máxima de
realização.
Ind 7 – Taxa de cobrança de receita própria em Orçamento de Funcionamento: o
resultado de 37,5% suplanta duas vezes e meia a meta -15 -, elevando-se mais 12,5
pontos do que o VC planeado, situado em 25. Assim, a taxa de realização efetiva eleva-se
a 156,25%, pelo que foi necessário corrigi-la para o máximo admitido de 135%.
Estes e outros dados detalhados sobre os resultados atingidos em 2012 são inseridos nas
páginas seguintes, nos Quadros 1, 2, 3 e 4, demonstrando-se o cumprimento de um dos
objetivos programados e a superação dos restantes, entre os quais os considerados mais
relevantes.
Pode ainda verificar-se a superação de todos os parâmetros – eficácia, eficiência e qualidade –,
com uma taxa global de realização “efetiva” de 116,60%, corrigida para 114,66%, consideradas
as taxas máximas de realização determinadas pelo CCAS.
Relatório de Atividades/2012 9
Concretamente, no Quadro 2, constata-se que:
a percentagem de indicadores superados ascende a 90,91%, ou seja, 10 no total de 11;
todas as metas definidas para cada um dos indicadores do QUAR 2012 foram
concretizadas (9,09%, que corresponde a 1) ou superadas (90,91%, ou seja, 10);
a percentagem de objetivos superados situa-se em 85,71% - 6 dos 7 planeados.
Nos Quadros 2 e 3, demonstra-se que as taxas de superação efetiva das metas associadas aos
objetivos:
foram inferiores a 5% em 18,18% dos indicadores;
se situaram entre 12,73% e 19,70% em 36,36% dos indicadores;
foram inferiores a 25% em 18,18 % dos indicadores;
foram superiores a 35%, - 38,75% e 56,25% - nos dois restantes indicadores. Atenta a taxa
máxima de realização determinada, foi corrigido este desvio, pelo que a taxa de superação
corrigida destes 18,18% dos indicadores ficou situada em 35%.
Quadro 1 - QUAR 2012 da SGMF – Objetivos mais relevantes
SGMF - QUAR 2012
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Relatório de Atividades/2012 10
Quadro 2 - QUAR 2012 da SGMF – Planeamento/Resultados
QUAR DA SGMF – RESULTADOS OPERACIONAIS 2012 Objetivos Estratégicos 1. Melhorar a qualidade dos serviços prestados aos Gabinetes, membros do Governo e outros clientes da SGMF 30%
2. Contribuir para o aumento da eficiência e eficácia da despesa pública 20%
3. Promover a inovação, modernização e reconversão de procedimentos internos 20%
4. Criar as condições para a implementação da Prestação Centralizada de Serviços Comuns 15%
5. Melhorar as condições de segurança do edifício e das pessoas 15%
Objetivos Operacionais Planeamento Resultados
EFICÁCIA PESO: 40% EFICÁCIA 46,32%(efetiva) 45,87% (corrigida)
O1 - Simplificar processos e modernizar os sistemas de informação 35% INDICADORES 2010 2011 META
2012 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO
ANO 2012 TAXA
REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
Grau de implementação do projeto acidentes de trabalho 75 0 100 100% 75 100,00% Atingiu
O2 - Criar melhores condições de funcionamento e de ocupação de espaços 35% Grau de execução dos projetos planeados para 2012 (relativos ao edifício-sede) 90 0 100 50% 91,66 104,15% Superou
Grau de implementação dos projetos planeados 2012 (relativos a eficiência energética, hídrica e ambiental) 67 0 100 50% 93 119,70% Superou
O3 - Qualificar e valorizar os recursos humanos da SGMFAP 30% Nº de trabalhadores que frequentaram ações de formação 61 60 50 0 70 100% 81
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Relatório de Atividades/2012 11
Quadro 2 - QUAR 2012 da SGMF – Planeamento/Resultados (cont.)
Planeamento Resultados
EFICIÊNCIA PESO: 40% EFICIÊNCIA 50,03%(efetiva) 48,54% (corrigida)
O4 - Garantir uma gestão financeira eficiente 35%
INDICADORES 2010 2011 META 2012 Tolerância Valor
crítico PESO RESULTADO ANO 2012
TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada (compras agregadas)
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Grau de poupança gerada (comunicações fixas e móveis, consumíveis)
6,0 0,0 20,0 50% 18,81 122,87% Superou
O5 - Melhorar a economia dos recursos afetos ao serviço 35% Taxa de cobrança de receita própria em Orçamento de Funcionamento 15,0 0,0 25,0 50% 37,5
156,25% (efetiva) 135,00%
(corrigida) Superou
Taxa de rentabilização das infraestruturas 90 90,0 0,0 100,0 50% 96,65 116,63% Superou
O6 - Implementar O Modelo de Governação para a Prestação Centralizada de Serviços Comuns 30% Tempo de resposta a solicitações efetuadas pelo Prestador de Serviços 3,0 0 1,0 50% 1,25 121,88% Superou
Grau de operacionalização do Modelo de Governação 50 0 100 50% 87,5 118,75% Superou
QUALIDADE PESO: 20% QUALIDADE 20,25% O7 - Promover a excelência na prestação de serviços 100% Grau de satisfação de Clientes 4,28 4,2 4,2 0,0 5 100% 4,24 101,25% Superou
Relatório de Atividades/2012 12
Quadro 3 - QUAR 2012 da SGMF – Taxa de realização dos objetivos
Taxa de Realização dos Objetivos Objetivos Planeado Taxa de realização Classificação
Eficácia 100% 115,80% (efetiva) 114,67% (corrigida) Superou
Simplificar processos e modernizar os sistemas de informação 100% 100,00% Atingiu
Criar melhores condições de funcionamento e de ocupação de espaços 100% 111,92% Superou
Qualificar e valorizar os recursos humanos da SGMFAP 100% 138,75%(efetiva) 135,00% (corrigida) Superou
Eficiência 100% 125,07% (efetiva) 121,36% (corrigida) Superou
Garantir uma gestão financeira eficiente 100% 117,79% Superou
Melhorar a economia dos recursos afetos ao serviço 100% 136,44%(efetiva) 125,81% (corrigida) Superou
Implementar O Modelo de Governação para a Prestação Centralizada de Serviços Comuns 100% 120,31% Superou
Qualidade 100% 101,25% Superou
Promover a excelência na prestação de serviços 100% 101,25% Superou
TAXA DE REALIZAÇÃO GLOBAL 100% 116,60%%(efetiva) 114,66% (corrigida) Superou
Relatório de Atividades/2012 13
Quadro 4 - QUAR 2012 da SGMF – Taxa de realização dos parâmetros
Taxa de Realização dos Parâmetros Planeado Realizado Classificação
Eficácia 40% 46,32% (efetiva) 45,87% (corrigida) Superou
Simplificar processos e modernizar os sistemas de informação 35% 35,00% Atingiu
Criar melhores condições de funcionamento e de ocupação de espaços 35% 39,17% Superou
Qualificar e valorizar os recursos humanos da SGMFAP 30% 41,63% (efetiva) 40,50% (corrigida) Superou
Eficiência 40% 50,03% (efetiva) 48,54% (corrigida) Superou
Garantir uma gestão financeira eficiente 35% 41,23% Superou
Melhorar a economia dos recursos afetos ao serviço 35% 47,75% (efetiva) 44,03% (corrigida) Superou
Implementar O Modelo de Governação para a Prestação Centralizada de Serviços Comuns 30% 36,09% Superou
Qualidade 20% 20,25% Superou
Promover a excelência na prestação de serviços 100% 101,25% Superou
TAXA DE REALIZAÇÃO GLOBAL 100% 116,60% (efetiva) 114,66% (corrigida) Superou
Relatório de Atividades/2012 14
Algumas das razões para as taxas de superação de algumas metas do QUAR 2012, explicitadas pelos responsáveis operacionais expõem-se
nos quadros seguintes:
Objetivo Operacional
Indicador Resultados Meta 2012
Desvio face à meta 2012 (%)
Justificação
2010 2011 2012 O2: Criar melhores
condições de
funcionamento e de
ocupação de
espaços
Ind 3: Grau de
implementação dos
projetos planeados
2012 (relativos a
eficiência energética,
hídrica e ambiental)
93 67
VC: 100 +19,70 Foram executadas 7 ações de eficiência energética,
hídrica e ambiental: Elaboração do plano de ação para a eficiência energética e hídrica do edifício;
Constituição de grupo de trabalho multidisciplinar interorganismos;
Instalação de sensores de movimento nos wc’s e em locais de passagem ocasional;
Instalação de redutores de caudal nas torneiras e autoclismos da SG;
Revisão e manutenção de todos os quadros eléctricos;
Redução do n.º de pontos de entrega, quer de energia elétrica, quer de água;
Monitorização constante ao sistema de rega.
Foram realizadas ainda 5 ações de sensibilização: Exposição dia mundial da água; Exposição dia da energia; Sinalética “apague a luz”; Dica Ambiental – semanalmente enviada por mail; Criação de um barómetro mensal de consumos
Relatório de Atividades/2012 15
Objetivo Operacional
Indicador Resultados Meta 2012
Desvio face à meta 2012 (%)
Justificação
2010 2011 2012 O3: Qualificar e
valorizar os
recursos humanos
da SGMFAP
Ind 4: Nº de
trabalhadores que
frequentaram ações de
formação
61 60 81 50
VC: 70 +38,75 Como atrás se refere, este resultado prende-se
com a informação de que se dispunha aquando do planeamento, tendo a definição inicial, quer da meta (25), quer do valor crítico (61), para este indicador sido feita com base em custos individuais de frequência por ação de formação. Posteriormente, foi possível atingir uma relação de custo por formando inferior à inicial, devido à negociação de ações de formação agregadas, o que permitiu dar resposta a necessidades de formação de um maior número de trabalhadores. Apesar de ter havido um pedido de alteração, validado e autorizado, da meta e do VC, ainda se registou o desvio indicado, face à meta, bastante menos exuberante do que o de 2011, que se situara em +125%.
Integra-se no Balanço Social, em Anexo A, e no ponto 2.8.1 - páginas 49 a 51 -, do presente relatório, informação adicional sobre as ações de
valorização, qualificação e formação dos colaboradores da Secretaria-Geral.
R
O
g
e
Relatório de Ativid
Objetivo Operacional
O4: Garantir uma
gestão financeira
eficiente
ades/2012
Indic
a Ind 5: Grau
poupança g
despesa pr
despesa efe
(compras a
Ind 6: Grau
poupança g
(comunicaç
móveis, con
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20 de
gerada entre
evista e
etuada
gregadas)
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gerada
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nsumíveis)
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€10000000,0
€15000000,0
€20000000,0
Resultados
010 2011 2022 29,2 23,
6
€‐
000
000
000
000
Despesa Pre
17.809.2
Meta 2012
12 ,93 [12; 15]
VC: 34
6 20
Po
evista Despesa Efe
17.04 €
13.54
Desvio face à meta 2012 (%)
+12,72
+22,87
oupança em proced
ectiva Poupan
48.341,40 €
4.260.
Para os resultadprocedimentos aglobal de despe17.809.217,04, sdespesa adjudicade € 4.260.875,6
Todas as unidadde contenção deano de 2011, teagregado da Sdesmaterializaçãcomo o privilegiexternos via web
dimentos aquisitivos
nça
.875,64 €
Justificação
dos alcançados caquisitivos realizesa prevista, nose efetivou em € ada, demonstrand
64.
es orgânicas mane custos que já seendo contribuído
SG a continuaçãão de circuitos ear de interações
b ou correio eletró
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13.548.341,40 ddo uma poupanç
ntiveram o esforçe tinha iniciado n
para o resultadão da aposta ne processos, bems com os clientenico.
16
2 or € e a
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Relatório de Atividades/2012 17
Objetivo Operacional
Indicador Resultados Meta 2012
Desvio face à meta 2012 (%)
Justificação
2010 2011 2012 O5: Melhorar a
economia dos
recursos afetos ao
serviço
Ind 7: Taxa de
cobrança de receita
própria em Orçamento
de Funcionamento
37,5 15 VC: 25
+56,25 Em 2012 foram autorizadas pelo Senhor Ministro de Estado e das Finanças duas novas fontes de receita para a Secretaria-Geral: o aluguer de espaços e a cobrança de honorários e outros custos de funcionamento imputáveis aos processos judiciais nos quais o MF é parte vencedora. Aquando da preparação do QUAR para 2012 não havia conhecimento destas duas novas fontes de financiamento, pelo que se justifica o desvio entre a receita efetivamente cobrada (+37,5%) e a que era expectável cobrar (até + 25%).
Ind 8: Taxa de
rentabilização das
infraestruturas
90 96,65 90 VC:100
+16,63 A gestão do apoio de meios audiovisuais permitiu durante 2012, estimar, com base em preços de mercado, uma poupança de cerca de 118.098,90 €
Promoveu-se igualmente uma política de aluguer de espaços na Secretaria-Geral, não tendo sido possível atingir a resposta esperada junto dos particulares. Na realidade, têm sido crescentes os pedidos de cedência de espaços por parte de organismos que integram o MF ou estão sob a sua tutela, pelo que têm acesso gratuito às instalações. Assim, embora não havendo benefício concreto para a SGMF, está-se contudo a contribuir para uma poupança na Administração Pública.
Relatório de Atividades/2012 18
Objetivo Operacional
Indicador Resultados Meta 2012
Desvio face à meta 2012 (%)
Justificação
2010 2011 2012
O6: Implementar O
Modelo de
Governação para a
Prestação
Centralizada de
Serviços Comuns
Ind 9: Tempo de
resposta a solicitações
efetuadas pelo
Prestador de Serviços
1,25 3
VC: 1
+21,88 Foram prestadas, em tempo, todas as informações solicitadas pela equipa de consultoria.
Ind 10: Grau de
operacionalização do
Modelo de Governação
87,5 50 VC:100
+18,75 Foram criadas as condições para a criação de um orçamento para as Endidades a centralizar.
Houve participação de responsáveis nas equipas constituídas para a operacionalização do modelo de centralização a implementar.
Registou-se a participação de todos os envolvidos em todas as reuniões preparatórias para a implementação.
Relat
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2.2 APRECI
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2 respostas
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Relatório de Atividades/2012 20
Para o apuramento dos dados relativos ao grau de satisfação dos três grupos de
clientes/utilizadores dos serviços da Secretaria-Geral, definidos no Objectivo Operacional 7 do
QUAR 2012, procedeu-se à habitual revisão dos questionários de avaliação sobre os serviços
prestados, com a necessária contribuição dos dirigentes das diferentes unidades orgânicas
internas.
De salientar que, dadas as alterações ocorridas na estrutura orgânica da SGMF, a Divisão de
Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP) foi avaliada em 2012 enquanto unidade
não dependente de uma Direção de Serviços.
Com o objetivo de tornar mais representativa a amostra, foram enviados questionários, não só
aos Chefes de Gabinete da área governamental (1.º semestre - 5; 2.º semestre - 6, devido à
criação da Secretaria de Estado das Finanças) e aos 9 dirigentes máximos dos organismos
do MF, como também a mais de 350 utilizadores dos serviços da SGMF
Foram avaliados, numa escala ascendente de 1 a 5, os serviços prestados pelas seguintes
áreas de atuação da SGMF:
Inovação e Qualidade (DSIQ)
Gabinetes - Suporte aos serviços (área de informática)
Organismos - Suporte técnico à central telefónica
Gestão de Recursos Humanos e Financeiros (DSGRHF)
Gabinetes - Processamento de remunerações e outros abonos; apoio administrativo relativo a
assuntos de pessoal; serviços de expediente e área financeira
Organismos - Área de pessoal e área financeira
Apoio Jurídico e Contencioso (DSAJC)
- Emissão de pareceres jurídicos
- Patrocínio judicial do MF
- Processamento de indemnizações
Arquivos e Documentação (DSAD)
- Atendimento, pesquisa, disponibilização de documentos, no arquivo e biblioteca central
Relatório de Atividades/2012 21
Informação e Relações Públicas (DSIRP)
- Logística, receção, atendimento e informação
- Reuniões Troika
Unidade Ministerial de Compras (UMC)
- Serviços partilhados na área das compras públicas
Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP)
Gabinetes - Gestão de viaturas; gestão de equipamentos de comunicação; instalações;
segurança; limpeza; espaços verdes e fornecimento de bens e serviços
Organismos - Instalações; segurança; limpeza e espaços verdes
Observações:
1 - Como é referido anteriormente, a DGAP não apresenta avaliação anterior a 2012, visto
que a alteração à estrutura orgânica da SGMF, que determinou a sua não dependência de
uma Direção de Serviços, só foi operacionalizada em 2012.
2 - De salientar que a Direção de Serviços de Inovação e Qualidade (DSIQ) foi avaliada pela
primeira vez pelos dirigentes máximos dos Organismos do MF, relativamente ao suporte
técnico prestado à central telefónica, serviço implementado em 2012.
Relat
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Relatório de Atividades/2012 23
Ao longo do tempo de aplicação dos questionários a utilizadores e clientes externos,
designadamente nos últimos 3 anos, tem-se vindo a sentir a dificuldade de obter respostas
por parte de alguns inquiridos, facto observável através da taxa de respostas registada,
perante o nº de auscultados em cada semestre, como se pode confirmar no quadro abaixo.
Embora se verifique uma melhoria expressiva em 2012, elevando assim a representatividade
da amostra, bem como o peso e o significado dos resultados, ainda se constata uma
percentagem média anual de respostas abaixo dos desejáveis 50%, no mínimo, em dois dos
grupos de respondentes.
Desta forma, com o objetivo de melhorar a participação e contributos dos clientes para a
avaliação da qualidade dos serviços prestados pela SGMF, têm vindo a ponderar-se
alternativas metodológicas para potenciar a representatividade e expressividade dos
resultados, iniciativa de melhoria a desenvolver em 2013, nomeadamente em articulação com
outras secretarias-gerais, no âmbito da continuação e aprofundamento dos trabalhos de
benchmarking.
CLIENTES EXTERNOS
Evolução da taxa de resposta/Representatividade da amostra
2010 2011 2012
1º semestre
2º semestre
1º semestre
2º semestre
1º semestre
2º semestre
GABINETES GOVERNAMENTAIS DO MF Taxa de respostas (%) 60 20 40 20 40 50
TAXA MÉDIA de resposta nos 3 anos: 38,33
MÁXIMO Mínimo Mínimo Melhor média intra-anual - 45
DIRIGENTES MÁXIMOS DE ORGANISMOS DO MF
Taxa de respostas (%) 12,5 15 54,5 9 55,5 77,8
TAXA MÉDIA de resposta nos 3 anos: 37,38
Mínimo MÁXIMO
Melhor média intra-anual – 66,65
OUTROS UTILIZADORES DE ORGANISMOS DO MF
Taxa de respostas (%) 12,5 15 18,3 15,7 12,6 28,69
TAXA MÉDIA de resposta nos 3 anos: 17,13
Mínimo MÁXIMO
Melhor média intra-anual – 20,65
NOTA: Em 2010 foram auscultados, conjuntamente, 11 dirigentes máximos e 69 outros
utilizadores de organismos do MF
R
2
2
2
2
Relatório de Ativid
1 – AMBIENTE 1.1 Estão claramen
de controlo inte
1.2 É efetuada interegularidade e
1.3 Os elementoshabilitação nec
1.4 Estão clarameregem o serviutente, princípi
1.5 Existe uma padequação do
1.6 Estão clarameentre a direcçã
1.7 O serviço foi ob2 – ESTRUTUR
2.1 A estrutura orgadefinidas legalm
2.2 Qual a percentaacordo com o S
2.3 Qual a percentapelo menos um
ades/2012
QUESTÕ
DE CONTROLOnte definidas as eserno?
rnamente uma verifboa gestão?
s da equipa de ccessária para o exerente definidos valoiço (ex. códigos dios de bom governopolítica de formaçmesmo às funções
ente definidos e eso e os dirigentes da
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anizacional estabelemente?
agem de colaboradoSIADAP 2 e 3? agem de colaborado
ma ação de formaçã
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controlo e auditorircício da função? res éticos e de in
de ética e de condo)? ção do pessoal q
e complexidade dastabelecidos contaas unidades orgânicuditoria e controlo e
CIONAL
ecida obedece às re
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que garanta a as tarefas?
X
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APLICADOS N NA
X MPP
X MA
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X
X
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X 10
X 67
2.3 AVALIAÇÃO
Manuais de procedimlano de gestão de rlano de contingênci
Manuais de procedimuditorias externas
ódigo de Conduta da página internet da
lano de Atividades,
Reuniões periódicas;Manual de Procedim
egislação associadaDecreto Regulam
rgânica da Secretarnatureza, a missãoPortaria nº 112/20
GMF, estabelece oompetências das re
Despacho nº 74eclaração de retif
mplementa a estrutu
00%
7,5%
O DO SISTEMA
FUNDAME
mentos internos riscos de corrupção ia e Disaster recove
mentos internos
dos Trabalhadores da SG, em http://www
Plano de frequênci
; entos internos
a ao funcionamentoentar nº 37/2012, ria-Geral do Ministé
o e atribuições e tipo012, de 27 de abro número máximo espetivas unidades o489/2012, de 31 dficação nº1035/201ura flexível da Secre
DE CONTROLO
ENTAÇÃO
e infrações conexaer
da Secretaria-Geraw.sgmf.pt/
ia de ações de Form
o da SG, a saber: de 10 de abril -
ério das Finanças (do de organização inril – Determina a ede unidades flexívorgânicas nuclearesde maio (republic12, de 10 de agetaria-Geral
2
O INTERNO (SC
as
l do MF, disponível
mação e SIADAP
Aprova a estruturdefiniu, entre outrasterna da SGMF);
estrutura nuclear dveis do serviço e as
cado em anexo àgosto) – Define e
24
CI)
ra s,
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à e
Relatório de Atividades/2012 25
3 – ATIVIDADES E PROCEDIMENTOS DE CONTROLO ADMINISTRATIVO IMPLEMENTADOS NO SERVIÇO
3.1 Existem manuais de procedimentos internos? X Manual de procedimentos interno; Plano de contingência (Sistemas de Informação)
3.2 A competência para autorização da despesa está claramente definida e formalizada?
X Em normas legais e Despachos de delegações de competências
3.3 É elaborado anualmente um plano de compras? X
No âmbito do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), criado pelo Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de Fevereiro e disciplinado pelo Regulamento n.º 330/2009 da ANCP (DR, II série, n.º 146 de 30 de Julho de 2009), designadamente segundo o previsto no n.º 3 do seu artigo 13º, cabe a cada Unidade Ministerial de Compras (UMC) elaborar e enviar anualmente até 30 de Outubro, à ESPAP,I.P., um Plano Ministerial de Compras (PMC).
3.4 Está implementado um sistema de rotação de funções entre trabalhadores?
X A LVCR alterou o paradigma anteriormente vigente e não se compadece com a mobilidade interdepartamental.
3.5 As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas, conferências e controlos estão claramente definidas e formalizadas?
X Manuais de procedimentos internos; Plano de contingência (Sistemas de Informação)
3.6 Há descrição dos fluxos dos processos, centros de responsabilidade por cada etapa e dos padrões de qualidade mínimos?
X
Os manuais de procedimentos foram elaborados segundo a metodologia BPMN identificando as ações e actores responsáveis pela sua execução, bem como as transições e os pontos de decisão existentes. Serviços prestados: Identificação dos serviços prestados pelo processo à organização. Enumeração dos objectivos específicos do processo. Enumeração de Actores/Intervenientes: Identificação dos actores humanos intervenientes no processo. Enumeração dos documentos envolvidos: Documentos envolvidos no decorrer do processo. Esta enumeração complementa o detalhe do modelo conceptual do processo, onde é ou são detalhado(s) por actividade o(s) documento(s) envolvido(s). Enumeração dos sistemas externos/internos envolvidos: Sistemas de informação internos ou externos envolvidos no processo. Relação com outros processos: Relações identificadas com outros processos. Enumeração das relações e dependências entre o processo descrito e outros existentes na organização
3.7 Os circuitos dos documentos estão claramente definidos de forma a evitar redundâncias?
X Manual de Procedimentos internos
Relatório de Atividades/2012 26
Notas Explicativas
Questão 1.1 - Existem Manuais de Procedimentos que garantem a eficiência de todos os fluxos operacionais e de informação (relevância da
informação obtida);
3.8 Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas?
X Plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas
3.9 O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas é executado e monitorizado?
X O Plano é executado e monitorizado, de acordo com o definido, efetuando-se relatórios semestrais de monitorização.
4 – FIABILIDADE DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
4.1 Existem aplicações informáticas de suporte ao processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de contabilidade, gestão documental e tesouraria?
X
Gestão Documental: fabasot components; Contabilidade, património: GeRFIP RH: SRH e GeRHuP Estratégia e planeamento, SIADAP 1e SIADAP 2: Sistema de Monitorização da Estratégia Sistema de suporte à decisão que agrega a maioria das aplicações internas
4.2 As diferentes aplicações estão integradas permitindo o cruzamento de informação?
X Existe interoperabilidade entre as aplicações informáticas (internas)
4.3 Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs dos sistemas?
X Estes mecanismos estão nativos em cada uma das aplicações, bem como no sistema de suporte à decisão
4.4 A informação extraída dos sistemas de informação é utilizada nos processos de decisão?
X Através dos Sistemas de Suporte à Decisão conforme o perfil de utilizador
4.5 Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso de terceiros a informação ou activos do serviço?
X Estão instituídos requisitos de segurança para entrada de terceiros no sistema de informação da SGMF, por software e hardware.
4.6 A informação dos computadores de rede está devidamente salvaguardada (existência de backups)?
X Manual de backups: a política nele definida assegura exclusivamente os conteúdos alojados em áreas de partilha; sistema de GD e noutros servidores.
4.7 A segurança na troca de informações e software está garantida? X Está garantida ao nível tecnológico
Relatório de Atividades/2012 27
Questão 4.1 - O sistema de controlo interno gira em torno de aspetos administrativos e está segmentado por cada departamento da SGMF -
cada procedimento corresponde a uma parte do conjunto do controlo interno e está suportado por aplicações informáticas. O sistema
contabilístico é fiável e está assente num sistema adequado, podendo assim confiar-se na informação por ele gerada. O Sistema de Gestão
Documental é transversal a toda a Organização, sendo o suporte para todo o controlo administrativo.
Questão 4.2 - Existe integração entre o sistema de controlo administrativo e o sistema de controlo contabilístico.
Questão 4.3 - As informações extraídas das diversas operações geram resultados fidedignos e atempados que, por sua vez, são o ponto de
análise para a tomada de decisão.
Questão 4.5 - Todos os mecanismos de Segurança da informação estão instituídas. Em 2009 assegurámos o acesso seguro aos sistemas
internos a todos os funcionários da Organização, através da criação de uma VPN segura.
Questão 4.6 - Existe identificada, escrita e implementada uma política de backups para toda a SGMF.
Questão 4.7 - Encontram-se identificados e implementados alguns requisitos obrigatórios de segurança, a saber:
Confidencialidade/Integridade/Autenticidade/Autenticação/Não repúdio (é usada a assinatura digital em alguns processos para garantir estes
requisitos) /Disponibilidade/Controle de Acessos.
Conclusão
O SCI instituído na Secretaria-Geral caracteriza-se pela abrangência, suficiência e complementaridade, garantindo a boa gestão de recursos e
acautelamento dos bens patrimoniais e financeiros.
Quanto às respostas às questões do quadro do Sistema de Controlo interno, se se excetuarem 2 casos não aplicáveis, a SGMF tem
desenvolvidas as restantes 24 ferramentas, tendo atingido 100% das ferramentas definidas pelo CCAS.
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Relatório de Atividades/2012 29
Como a entrada em produção das mesmas não foi efetuada, por razões alheias à DSGRHF,
não foi possível pôr em prática o seguinte: processar pela aplicação GeRHuP as
remunerações dos trabalhadores, nem introduzir documentos de acidentes de trabalho no
novo sistema de Informação sobre Acidentes de Trabalho.
Objetivo:
- Otimizar o processamento de remunerações em GeRHuP – taxa de realização 0%
Indicador:
- Taxa de remunerações em GeRHuP – taxa de realização 0%
Objetivo:
- Implementar o novo sistema de informação de acidentes de trabalho – taxa de realização
0%
Indicador:
- % de documentos de acidentes de trabalho pagos pelo novo SI, após entrada em produção
– taxa de realização 0%
Relativamente ao objetivo operacional não atingido, que se prende com o grau de poupança
gerada, importa clarificar que tal resultado se deve a um apuramento incorreto do valor de
base utilizado como referência para 2011, ou seja, considerou-se o valor de dez de 2011 * 12
pois não foi possível obter a média anual.
Relatório de Atividades/2012 30
De facto, de acordo com os dados fornecidos pela DGAP, a DSAJC mantém uma trajetória de
contenção de custos fixos em comunicações e consumíveis apresentando valores anuais
acumulados até 31 de dezembro de 266.92€ e 141.80€, respetivamente. A percentagem de
poupança é, portanto, muito penalizada na média realizada com os consumíveis e não
consegue ser compensada pela ótima performance registada nesta vertente.
Objetivo:
- Contribuir para a redução de encargos em comunicações fixas, móveis e consumíveis –
taxa de realização -612,83%
Indicador:
- Grau de poupança gerada (comunicações fixas, móveis e consumíveis) – taxa de realização
-612,83%
O objetivo abaixo indicado, da Direção de Serviços de Arquivos e Documentação – DSAD,
não se iniciou, dado não se terem reunido as condições necessárias para a sua execução,
decorrentes das medidas de contenção na Administração Pública e das dificuldades de
aquisição de software e equipamento em tempo útil.
Objetivo:
- Digitalizar processos de acidentes de trabalho – taxa de realização 0%
Indicador:
- % de processos digitalizados - taxa de realização 0%
O resultado obtido pela DSAD, relativamente ao grau de satisfação dos clientes foi de 4,12.
Este objectivo, que traduz a interação dos serviços com os “clientes”, a saber, gabinetes
ministeriais, organismos do MF e público em geral, teve uma avaliação que ficou aquém da
meta proposta (4,20). O facto deve-se certamente às alterações estruturais verificadas a nível
dos recursos humanos e dos próprios organismos da Administração Pública durante o ano de
2012.
Relatório de Atividades/2012 31
Objetivo:
- Garantir a satisfação dos clientes - taxa de realização 98,10%
Indicador:
- Grau de satisfação dos clientes – taxa de realização 98,10%
O objetivo da Unidade Ministerial de Compras – UMC, relativo à satisfação dos clientes, não
foi cumprido, embora por uma escassa margem inferior a 5%, porquanto existe um elevado
grau de incerteza e de dependência (em larga escala) da intervenção e desempenho de
terceiros, para além de não ser despiciendo o especial e difícil contexto do ano transacto.
Objetivo:
- Garantir a satisfação dos clientes - taxa de realização 95,71%
Indicador:
- Grau de satisfação dos clientes – taxa de realização 95,71%
De um dos objetivos não atingidos da Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património –
DGAP - importa referir que o resultado 3,69 não reflete o grau de satisfação dos clientes
internos/externos da DGAP, uma vez que:
- os Gabinetes não avaliaram no 2.º semestre os serviços da DGAP;
Objetivo:
- Garantir a satisfação dos clientes - taxa de realização 87,86%
Indicador:
Grau de Satisfação dos clientes – taxa de realização 87,86%
Relatório de Atividades/2012 32
Objetivo:
- Apresentar a candidatura ao Fundo de Reabilitação e Conservação Patrimonial - taxa de
realização 75%
Indicador:
- Prazo de elaboração e submissão da candidatura (trimestres) – taxa de realização 75%
Este objetivo da DGAP não foi atingido porque as orientações para elaboração da candidatura
foram diversas vezes proteladas, uma vez que foi aguardada resposta da METRO, no sentido
de esta assumir a responsabilidade na reabilitação de parte da obra pretendida.
Outras observações:
A meta - 90 - do indicador Grau de execução dos projetos planeados para 2012 (relativos ao
edifício-sede), - objetivo operacional do QUAR 2012, Criar melhores condições de
funcionamento e ocupação de espaços - foi superada, tendo-se obtido o resultado de 91,66,
correspondente a uma taxa de realização de 104,15% -, embora se tivessem planeado outras
ações para 2012 que não foram concluídas:
⇒ Apresentação candidatura ao fundo de Conservação e Reabilitação do Património
Imobiliário do Estado
⇒ Elaboração do plano de emergência interno do edifício – em execução (falta
nomeação das equipas de evacuação dos Gabinetes e da DGTF)
⇒ Colocação de plantas de emergência e revisão da sinalética de segurança
⇒ Mudança da reprografia
Para além destas, encontra-se a decorrer um levantamento das necessidades e aquisição de
armaduras de emergência para o edifício.
Ainda referente ao objetivo operacional do QUAR 2012, Criar melhores condições de
funcionamento e ocupação de espaços, foi superada a meta do Indicador - Grau de execução
dos projetos planeados para 2012 (relativos a eficiência energética, hídrica e ambiental), que
se situava em 67%, tendo sido alcançado o resultado de 93%, com uma taxa de realização de
119,7%.
Relatório de Atividades/2012 33
No entanto, não foi possível concluir as seguintes ações:
⇒ Exposição semana europeia prevenção resíduos
⇒ Workshop “Como reduzir a fatura energética – hábitos vs consumos no posto de
trabalho/em casa”
2.4.2 - CAUSAS DE INCUMPRIMENTO DE ALGUNS PROJETOS PLANEADOS
A concretização dos objetivos associados ao sistema de gestão documental não foi alcançada
na totalidade: PROJETO 3/DSIQ – Gestão documental – Criação eletrónica e
acompanhamento de processos internos.
O software existente tem um erro na plataforma base, que não permite a criação do processo
classificado, correção que será feita no corrente ano.
Não foi possível concluir o PROJETO 3/DSGRHF-DGRH, ex-DGAP - Acidentes de Trabalho e
Doenças Profissionais, que se consubstanciaria na introdução de documentos de acidentes
de trabalho no novo sistema de Informação, dado que o mesmo SI não entrou em produção
até ao final do ano de 2012, por razões alheias à unidade orgânica.
O PROJETO 2/DSAD – Exposição Comemorativa do 10º aniversário da entrada do EURO em
circulação acabou por ser cancelado.
Também não foi possível concluir o PROJETO 4/DSAD – Adesão à Rede Portuguesa de
Arquivos/Portal de Arquivos Portugueses, dado não terem sido reunidas as condições
técnicas exigidas para a adesão: seria necessário dispor de um interface para permitir a
interoperabilidade.
Relatório de Atividades/2012 34
Relativamente aos projetos planeados pela Divisão de Gestão de Aprovisionamento e
Património – DGAP e ainda não concluídos, refira-se:
1 - Plano de Emergência Interno para o edifício sede do MF e do AC
Instalação/retificação de ações de segurança do edifício (meios de combate a
incêndios/sinalética evacuação, etc) – Em decurso
Implementação do Plano:
- Divulgação do Plano /Formação às equipas de intervenção – em decurso
Simulacro – Apresentação relatório – não realizado
O projeto sofreu um revés na execução em virtude na falta de recursos humanos para levar a
cabo as diversas ações necessárias.
2 - Plano de Eficiência Energética e Hídrica para o edifício sede do MF
O Plano foi elaborado dentro do prazo estipulado e divulgado junto dos interlocutores dos
serviços sediados no edifício.
A implementação das medidas foi iniciada, porém, não foi possível dar continuidade.
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Relatório de Atividades/2012 37
Era absolutamente necessário abordar a questão crucial dos critérios e instrumentos de
medição, cuja definição e afinação menos rigorosa, comprometeria a comparação e poderia
ter como consequência o enviesamento dos resultados.
Deste modo, para se obter maior segurança, foram constituídos mais grupos transversais de
várias áreas técnicas específicas, com representantes designados por cada SG, para incluir o
ponto de vista, a linguagem e os conceitos destes profissionais e especialistas na partilha de
conhecimentos, na troca de experiências e na aferição do que “vale a pena medir”, como e
com que finalidade.
Manteve-se o grupo da área de Arquivos e Documentação e foram realizados trabalhos nas
áreas das Compras Públicas e na da Gestão Financeira, Orçamental e Patrimonial.
Foram ainda iniciadas diligências e reuniões entre dirigentes e técnicos das Secretarias -
Gerais com a competência de Entidades Coordenadoras Orçamentais e também se começou
a abordagem das questões da Mobilidade Especial (SME), tendo estes dois grupos adiado a
continuação dos trabalhos para meados do 2º trimestre de 2013, por impossibilidade de lhe
dar continuidade imediata e por ter sido entendido que não seriam estas matérias inseridas no
exercício de benchmarking relativo ao ano de 2012.
Relativamente aos restantes indicadores transversais, já constantes do primeiro relatório de
2010, foram dados passos importantes no sentido de partilhar experiências relativas às
metodologias de elaboração e aplicação de instrumentos de medida e de recolha de dados -
questionários, inquéritos, entrevistas e outros - relacionados com os indicadores da área da
Qualidade, a saber, Índice de satisfação global dos clientes externos e internos.
Algumas dificuldades sentidas, nomeadamente para obter taxas de resposta representativas
e com significado, e outras dúvidas que os elementos de uma parte das SG apresentaram,
levaram à troca de informações e reflexões oportunas, bem como à partilha de exemplos de
questionários aplicados pelos vários serviços. Ficou ainda acordada a realização de uma
ação de formação sobre esta matéria, logo que fosse possível e oportuno, para solidificar
conceitos e melhorar competências críticas relacionadas com este assunto (benchlearning e
benchaction).
Como corolário desta iniciativa, que envolveu um razoável número de trabalhadores,
dirigentes e outros responsáveis, chegou-se a alguns resultados concretos e a outros outputs
tangíveis e intangíveis nesta etapa de um projeto ainda em evolução.
Foi reunida informação e recolhidos dados ilustrativos para a comparação do desempenho
operacional e institucional das SG em 2012, documento integrado em ANEXO D.
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2.7
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igentes médios/as irigentes médios/as rabalhadores
Trabalhadore
ervações a) Escala db) Média d
registada
questionário
net, quer ao
uestões apr
do à criaçã
ocumentaçã
avaliação, r
iridos no fin
-se consta
gnadamente
trabalhador
onstração q
a semestre,
nativas me
ltados, inici
Autoavali
AXA MÉDIA d
dades/2012
AUDIÇÃO
nos Perírealiques
FinaSemFinaSem
s/as FinaSem
es/as FinaSem
de 1 a 5; da SGMF, as por cada
os de auto
os dirigente
resentadas
o da Divisã
ão, e ao p
referente ao
nal do 1º sem
atando, ao
e nos últim
res a esta
que não sej
, como se
etodológicas
ativa de me
ação Traba
Taxa de
e resposta no
DE DIRIGE
odo de zação dos stionários
al do 1º mestre al do 2º mestre al do 1º mestre al do 2º mestre
com consa departame
oavaliação
es interméd
e ser difere
o de Arquiv
provimento
o 2º semes
mestre/ 10
o longo d
os 3 exerc
forma de a
ja a da taxa
verifica no
s para melh
elhoria a de
alhadores
respostas (%
os 3 anos: 33,
ENTES INT
Dimensão da amostra
8 respostas
10 respostas28 respostas42 respostas
sideração dento da SG
foram disp
ios, quer ao
enciado o tr
vos, na dep
do respetiv
stre de 201
inquiridos n
o tempo
ícios, id es
auscultação
a de respos
o quadro a
horar a pa
esenvolver e
2
1º sem
%) 31
78
ERMÉDIOSAU
a Taxa de resposta
s 88,88%
100%
28,57%
38,88%
do peso reMF
ponibilizado
os trabalha
ratamento d
endência d
vo titular n
2, abrange
no final do 2
de aplicaç
t, em 2010
o, - facto q
stas atingid
baixo -, pe
rticipação e
em 2013.
2010
2º sem
50
MÁXIMO
S/AS E TRAUTOAVALIA
s Ava
Média Semestr4,47 b)
4,46 b)
4,02 b)
3,84 b)
elativo do
os de form
dores, apes
dos dados.
a Direção d
no cargo de
eu mais um
2º semestre
ção dos q
, 2011 e 20
ue não car
a, face ao
elo que se
e elevar a
2011
1º sem 2º
32,53 32
ABALHADOAÇÃO DOS
aliação dos sprestado
ral a) Mé
número d
ma idêntica,
sar de sere
de Serviços
e Chefe de
dirigente i
e.
questionário
012, a retic
rece de qu
nº de traba
têm vindo
representa
sem 1º se
2,82 28,5
Mínim
3
ORES/AS NS SERVIÇO
serviços os dia Anual a)
4,47
3,93
de resposta
através d
em diferente
s de Arquivo
e Divisão,
ntermédio:
os interno
cente adesã
ualquer outr
alhadores em
o a pondera
atividade do
2012
em 2º sem
57 38,88
mo
38
NA OS
as
da
es
os
a
9
s,
ão
ra
m
ar
os
Relat
Os g
2010
A me
situo
ao ní
Por o
obtid
difere
Esta
no ca
0,13
Poré
segu
Com
Patri
orgâ
de S
retific
tório de Ativid
gráficos seg
0/2011/2012
elhor série
ou acima de
ível 4.
outro lado,
da, relativam
ença é ape
descida re
aso da DSI
pontos), da
ém, face a
undo melhor
mo é referid
mónio (DG
nica da SG
Serviços, só
cado atravé
DSIQ
DSGRHF
DSAD
DSIRP
DGAP
SGMF
dades/2012
guintes apre
2, organizad
dos 3 anos
e 4,50, valo
pode obse
mente ao a
nas de 0,11
esulta da pe
IRP (-0,2 po
a DSGRHF
2010, o v
r da série d
o anteriorm
GAP) não a
GMF, que de
ó teve luga
és da Decla
esentam a e
dos por área
Autoav
s é nitidame
r que difere
ervar-se que
no de 2011
1 p.p.
erda de pon
ontos), mas
(-0,12 pont
valor de 20
os 3 anos e
mente no po
apresenta a
eterminou a
r após a p
ração de re
evolução do
a funcional
valiação da S
ente a de 2
e substanci
e em 2012
1, que não
ntuação po
s que foi um
tos) e da DS
012 aprese
em equação
onto 2.2., a
avaliação a
a sua criaçã
publicação d
etificação nº
os resultad
e grupo de
SGMF 2010/
2011, porqu
almente do
se regista
pode cons
r parte de t
m pouco ma
SAD (-0,10
enta uma d
o.
a Divisão d
nterior a 2
ão e a sua
do Despac
º1035/2012
os da autoa
e inquiridos.
2011/2012 –
uanto a méd
o obtido em
um ligeiro
siderar-se m
todas as UO
ais express
pontos).
diferença po
de Gestão d
012, pois a
não depen
ho nº 7489
, de 10 de a
004
004
004
004
004
0
0
00
004
0
avaliação d
– dirigentes i
dia agregad
m 2010, que
abaixamen
muito valoriz
O, que foi i
siva no caso
ositiva de
de Aprovis
a alteração
ndência de
9/2012, de
agosto.
005
005
005
005
005
005
04
005
005
4
004
2
2
2
3
da SGMF em
ntermédios/a
da da SG s
não chego
nto da méd
zável, pois
insignificant
o da DSIQ
0,56 p.p.,
ionamento
o à estrutur
uma Direçã
31 de maio
2012
2011
2010
39
m
as
se
ou
ia
a
te
(-
o
e
ra
ão
o,
Relat
É ain
de S
(UMC
à aut
resta
A au
no g
relati
É, no
final
insat
vida
Apes
um n
DSIQ
ligeir
ano e
4
tório de Ativid
nda de clar
erviços de
C) não são
toavaliação
antes depar
utovaliação
grupo dos/
ivamente a
o entanto, d
do 2º sem
tisfação com
pessoal e n
sar de tudo
nível idêntic
Q, apresent
ra melhoria
em que reg
DSIQ
4,07
4
4,09
dades/2012
rificar que, u
Apoio Juríd
os dirigent
o, embora o
rtamentos in
realizada p
as dirigent
2011, na a
de assinalar
mestre (3,84
m as novas
na carreira p
o, pode con
co à do ano
ando a prim
da pontua
gistara um d
DSGRHF
3,94
3,74
3,82
uma vez qu
dico e Conte
es interméd
os Diretores
nternos.
pelos trabalh
tes intermé
valiação mé
r que se reg
4), face ao
s medidas o
profissional
statar-se: a
o anterior; o
meira uma s
ção da DSG
decréscimo
DSAD
3,93
4,05
ue os destin
encioso (DS
dios e traba
s destes Se
Autoavalia
hadores/as
édios/as, a
édia agrega
gistou um d
o do 1º sem
orçamentais
l da maioria
a manutenç
o alcance do
subida valor
GRHF, que
sensível de
DSIRP
4,03
3,8
4,02
natários do
SAJC) e pe
alhadores d
erviços e re
ação da SGM
em 2012,
presenta u
ada anual d
ecréscimo d
mestre (4,0
s de desva
a dos trabal
ção da pont
o melhor “s
rizável de 0
e recupera
e 0,20 ponto
P DG
86
004
s serviços
la Unidade
a SG, estas
spetivos tra
MF 2010/201
contrariame
um ligeiro
a SGMF.
de 0,18 p.p
02), provav
lorização sa
hadores.
tuação da D
core” do trié
0,24 p.p., fa
0,8 pontos
os, relativam
GAP S
3,
3,61
prestados
Ministerial
s UO não s
abalhadores
1/2012 – tra
ente ao que
aumento d
p. no resulta
velmente m
alarial, com
DSAD, sens
énio pela D
ce a 2011,
em 2012, f
mente a 20
SGMF
,98
3,86
3,93
4
pela Direçã
de Compra
se submetem
s avaliem o
balhadores/a
e se observ
de 0,7 p.p
ado obtido n
otivado pe
m impacto n
sivelmente
DSIRP e pe
e ainda um
face a 201
10.
2010
2011
2012
40
ão
as
m
os
as
va
p.,
no
la
na
a
la
ma
1,
Relat
2.8.1
A reo
opera
112/2
à De
relató
supo
depa
Apes
cond
área
na ad
9º d
Regu
incid
prepa
dirige
traba
Emb
exec
ativid
Pese
foram
de tr
quan
i.
tório de Ativid
– ATIVIDAD
organização
ada pela pu
2012, de 27
eclaração d
ório, não i
orte, vulgo a
artamentos
sar das alt
dições para
de recurso
dministraçã
do Decreto
ulamentar n
entes crític
arada ante
entes inte
alhadores/a
ora se tenh
cutados vár
dades não p
e embora o
m incumbid
rabalho sen
ntificando-se
concretiza
superados
(90,91%) que, de e
22,2% e s
indicadore
dades/2012
2.8
DES PREVIS
o da SGMF
ublicação d
7 de abril e
e retificaçã
nfluiu nega
atividade co
internos co
erações int
a impleme
os humanos
ão direta, no
-Lei nº 11
nº 37/2012,
cos ou quais
ecipadamen
ermédios/as
s.
ha contado
rios projeto
previstas, n
o peso e a
os/as os/as
ntida, a tax
e adiante, d
aram-se tod
s 6 objetive atingido
ntre os 9 o
situa-se sen
es (90,91%)
ATIVIDAD
TAS NO PLA
F e a reest
do Decreto
do Despac
ão nº1035/2
ativamente
orrente, que
mpetentes
troduzidas,
entação da
s, financeiro
o âmbito do
17/2011, d
de 10 de
squer outro
nte e foi as
s e outro
com menos
os programa
em previsív
responsabil
s dirigentes
xa de exec
de forma rel
dos os obje
vos (85,71%1 (9,09%).
objetivos e i
nsivelmente
) e atingido
ES DESEN
ANO
truturação f
Regulamen
cho nº 7489
2012, de 10
no desenv
e têm que se
em razão d
entre as
prestação
os, logístico
o MF, - nos
e 15 de
abril -, não
os eventos
ssumida na
os/as coo
s 16 colabo
ados e ass
veis no plan
lidade espe
e as equip
cução glob
lativamente
etivos e indi
%) e atingid
Este resul
indicadores
e ao mesmo
1 (9,09%);
NVOLVIDAS
funcional da
ntar nº 37/2
9/2012, de 3
0 de agosto
volvimento
er sempre g
da matéria.
quais avult
centralizada
os e patrimo
termos das
dezembro,
se regista
dignos de n
aturalmente
ordenadores
oradores/as
segurada a
neamento –
ecial ineren
pas de algu
al do Plan
e sumária:
icadores ins
do 1 (14,29ltado é sup
s QUAR, se
o nível do d
S E RESULT
as unidade
012, de 10
31 de maio
o), diplomas
dos mais
garantidame
ta a neces
a de serviç
oniais, para
s alíneas b
quer do
ram reclam
nota, já que
e a “nova”
s/as, que
relativame
a concretiza
vide ponto
tes a algum
mas UO, b
o de Ativid
sertos no Q
9%) e supe
perior ao ob
e superaram
e 2011 - su
TADOS AL
es nucleares
de abril, d
(republicad
s já atrás cde 140 p
ente assegu
ssidade de
ços comuns
a os serviço
),quer do n
Artigo 2º
mações dos
e a mudanç
normalidad
r pelos/as
ente ao plan
ação de m
o 2.8.2.
mas das tar
bem como a
dades 2012
QUAR 2012
erados 10 btido em 20
m 77,8% e
uperados 1
4
CANÇADO
s e flexíveis
a Portaria n
do em anex
citados nest
rocessos d
urados pelo
preparar a
s (PCSC), n
os integrado
º 2 do Artig
do Decret
utilizadore
ça tinha sid
de, quer po
s restante
neado, foram
muitas outra
refas de qu
a sobrecarg
2 é positiva
2, tendo sid
indicadore010, ano em
se atingiram
0 objetivos
41
OS
s,
nº
xo
te
de
os
as
na
os
go
to
s,
do
or
es
m
as
ue
ga
a,
do
es
m
m
e
Relat
ii.
iii.
tório de Ativid
regista-se
projetos p
se compa
unidades
de 6 pon
evolução d
A tal facto
traduzida
que tinha
indicador
responsab
Como atrá
a meta de
VC 5, face
meta se s
Se se ac
avaliação
cada dep
ponto 2.2
logrou ati
compreen
Relativam
não pross
Taxa deobjetivoTaxa deprojetos
81,400%86
Obje20
dades/2012
e o resultad
planeados: 2
aradas as
orgânicas n
ntos perce
de sentido
o não é alh
no desenh
m sido pro
11 do QU
bilidade par
ás se refere
efinida, sem
e a 3,7 para
ituara em [3
crescentar q
média anu
artamento
do presen
ingir a me
nder-se uma
mente a razõ
secução, ins
e execução os operacione execução s planeados
%6,360%
80,0
etivos Opera010/2011/2
do mais pos
2010 – 55%
taxas de e
no triénio 2
ntuais em
positivo obs
heia a elev
o de indica
osseguidas
UAR 2012
rtilhada por
e, no ponto
m tolerância
a 2011, tam
3,3; 3,7] e o
que o resu
ual efetuada
da SG – v
nte relatório
eta traçada
a parte do d
ões específ
serem-se no
global anuanais das UOglobal anua
s
000%
acionais 2012
sitivo do tr
%; 2011 – 40
execução g
010-2012, v
2012, fac
servada na
vação do n
adores com
em anos a
- Grau de
todas as U
2.1.deste d
a, foi a mai
mbém sem
o VC em 4.
ultado final
a pelos clie
ver, a este
o - e que 4
a, sem em
decréscimo
ficas para o
o ponto 2.4
al dos O al dos
2010
2011
2012
iénio na ta
0,9%; 2012
global anua
verifica-se u
ce a 2011,
série 2009-
ível de exig
m metas bas
anteriores,
satisfação
O).
documento,
is ambicios
tolerância,
deste indi
entes e uti
propósito,
2,8% das u
bargo de
na taxa de
o incumprim
. explicaçõe
2010
81,4%
55%
Taxa d
55
Proj
xa de exec
– 66,67%.
al dos obje
um decrésc
interromp
-2011 (2009
gência e de
stante mais
como é o
dos Clien
relativamen
a do quadr
com o VC
cador deriv
lizadores e
explicaçõe
unidades o
justificaçõe
execução d
mento de ou
es aduzidas
0 2011
% 86,36
40,9%
de execução doprojetos
%40,900%
6
etos ‐ 2010
cução globa
etivos opera
cimo de um
pendo-se a
9 – taxa de
e qualidade
s ambiciosa
caso, por
ntes (mantid
nte a este in
riénio - 4,20
5, enquanto
va, nomead
externos, al
es mais mi
rgânicas av
es apresen
dos OO.
utros OO ou
s pelos resp
1 201
6% 80%
% 66,6
os
66,670%
0/2011/201
4
al anual do
acionais da
m pouco ma
a continuad
62,55%).
e desejado
as do que a
exemplo, d
do como d
ndicador (…
0 para 2012
o em 2010
damente, d
cançada po
inuciosas n
valiadas nã
tadas, pod
u para a su
ponsáveis.
12
%
67%
2
2010
2011
2012
42
os
as
is
da
s,
as
do
de
…)
2/
a
da
or
no
ão
de
ua
Relat
UnO
OOUOOouOatTaAn
PratiplaPras(mTaAnOudepreAt
InPrPrcoTaAn
8
tório de Ativid
nidades rgânicas (UO
bjetivos peracionais dO planeadosbjetivos atingu superados bjetivos não tingidos axa de Execunual
rocessos relatividade correnaneados rocessos ssegurados
matérias tratadaxa de Execunual utras atividadeesenvolvidas nevistas no Platividades
iciativas ou rojetos planerojetos oncretizados axa de Execunual
DSIQ
87,5
66
85,71
100
dades/2012
O) DS
das s 6gidos
6
0ução
100
ivos à nte
12
das) 12ução
100es não ano de
X
eados 4
4ução
100
DSGR D
6,6771,4
8075
B
IQ DSGRHOBJETIVO
8
6
2
0% 75%AT
2 50
2 50
0% 100%
X X INICIA
3
2
0% 66,67%
DSAJC DS
43 71,43
100 10
75
BALANÇO
HF DSAJCOS OPERA
4
3
1
75% IVIDADE C
3
3
% 100%
ATIVAS OU
0
-----
% -----
Ob
SAD DSIR
3
10000
75
60
DA ATIVID
DSAD DCIONAIS D
5
3
2
60% CORRENTE
21
21
100%
X U PROJETO
6
4
66,67%
bjetivos Ope
RP UMC
100
83,33
100
ADE DESE
DSIRP UMDAS UO
6 5
6 4
0 1
100% 80
21 23
21 23
100% 100
X XOS
0 0
----- ---
----- ---
eracionais d
DGAP
380
66,6
ENVOLVIDA
MC DGAP
5 6
4 4
1 2
% 66,67%
3 12
3 12
0% 100%
X X
0 2
--- 0
--- 0,00%
das UO 201
SG
81,486,36
67
80
4
A EM2012
P TOTAL
40
32
8
% 80%
142
142
100%
15
10
% 66,67%
0/2011/201
2010
2011
2012
43
12
Relat
Proje
PRO
PROPROacomPRO
PROao sePRO
PRODoenPROorgaPROentraPROdo F
PROArquPROdocuPROdeseaos oPROo ediPROsede
tório de Ativid
etos planea
OJETO 1/DS
OJETO 2/DSOJETO 3/DSmpanhamenOJETO 4/DS
OJETO 1/DServiço
OJETO 2/DS
OJETO 3/DSnças Profiss
OJETO 1/DSnismos exti
OJETO 2/DSada do EUR
OJETO 3/DSundo da Co
OJETO 4/DSuivos PortugOJETO 5/DSumental IndeOJETO 6/DSenvolvimentorganismos
OJETO 1/ DGifício sede d
OJETO 2/ DGe do MF
0%
20%
40%
60%
80%
100%
DS
dades/2012
PROJE
dos: 15
SIQ – Acide
SIQ – ManuSIQ – Gestãnto de proceSIQ – Imple
SGRHF-DP
SGRHF-DP
SGRHF-DGsionais SAD – Trataintos do MFSAD – ExpoRO em circuSAD – Dispoomissão Na
SAD – Adesgueses SAD – Trataemnizações
SAD – Impleto de uma Ps do MF GAP, ex-DPdo MF GAP, ex-DP
SIQ DSG
Tax
ETOS PLAN
entes de Tra
al de Acolhão documenessos internmentação d
GF – Melho
GF – Garan
RH, ex-DG
amento docF, entreguesosição Comulação onibilização
acional das
são à Rede
amento do As ementação Portaria de a
PI – Plano d
PI – Plano d
GR DSAJC
xa de execuç
NEADOS /E
abalho e Do
himento Elental – Criaçãnos de VOIP no
orar a econo
ntir uma ges
GAP – Acide
cumental des à SGMF emorativa d
o na BibliotePensões Ec
Portuguesa
Arquivo Inte
da Macroeavaliação d
de Eficiênci
de Emergên
C DSAD
ção dos pro
EXECUÇÃO
oenças Prof
trónico ão eletrónic
o Arquivo Co
omia dos re
stão finance
entes de Tra
e acervos bi
do 10º anive
eca e Arquivclesiásticas
a de Arquiv
ermédio da
strutura Fua documen
a Energétic
ncia Interno
DSIRP
ojetos 2010/
O ANUAL 2
ProProjet
fissionais
ca e
ontemporân
ecursos afet
eira eficaz
abalho e
bliográficos
ersário da
vo Digital dos
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Relatório de Atividades/2012 45
DADOS ADICIONAIS SOBRE A ATIVIDADE DESENVOLVIDA
Na área de inovação e qualidade
No final deste ano constata-se que em termos de execução final, a superação de objetivos e
indicadores é de 50%, situando-se os restantes ao nível do cumprimento.
Quanto às atividades desenvolvidas, podem referir-se, entre outras, várias tarefas
relacionadas com o planeamento, controlo, “report”, formação e avaliação institucional,
enquadradas, designadamente, pelo SIADAP 1, 2 e 3:
Preparação do QUAR, do BSC e do Plano de Atividades 2012 até 29-02-2012, nos
termos do Despacho nº 16568/2011, de 07 de dezembro, proferido pelo Senhor
Ministro de Estado e das Finanças.
Elaboração do Diagnóstico de Necessidades de Formação da SGMF para 2012, que
viria a fundamentar o Plano de Frequência de ações de formação, integrado no PA
2012
Organização e produção do Relatório de Atividades 2011 (RA 2011), integrando a
Auto-Avaliação da SG e o Relatório anual do QUAR e do BSC, dentro do prazo legal
Acompanhamento e monitorização da estratégia: recolha de dados de monitorização
periódica, quer do BSC, quer do QUAR 2012 da SGMF
Elaboração dos Relatórios Intercalares do QUAR 2012, de julho e de outubro de 2012
Relatório de Atividades/2012 46
Construção do QUAR, do BSC e do Plano de Atividades 2013.
O Plano de Frequência de ações de formação, integrado no PA 2013, foi baseado num
diagnóstico de necessidades, cuja conceção se tentou aperfeiçoar, face a 2012. A
metodologia pretendia ser mais facilitadora da identificação de necessidades de formação dos
colaboradores das UO, com base na Lista de Competências do SIADAP 2 e 3,
nomeadamente relacionada com o perfil desejável de competências das equipas.
Divulgação de instrumentos e comunicação de resultados do planeamento e controlo
aos dirigentes e colaboradores, nomeadamente através de correio electrónico e na
intranet
Colaboração com o INA:
- no levantamento de Áreas Prioritárias de Formação para 2013 – elaboração e
aplicação de questionário interno simplificado, tratamento de dados e upload dos
resultados na plataforma do INA.
- no RAF 2011 (Relatório de Atividades de Formação 2011).
Nota - Apesar de a DSIQ não ter esta atribuição no ano de 2011, com base no
Balanço Social e noutros elementos providenciados pela DGRH e pela DPGF, foi
possível carregar o Relatório no site do INA.
Elaboração de sínteses do tratamento de dados dos questionários preenchidos pelos
formandos no final de ações de formação ou de outros eventos formativos
organizados internamente.
Relativamente à frequência de formação profissional pelos colaboradores da SG em 2012,
encontram-se reunidos no Balanço Social, em Anexo A, elementos discriminados sobre a
matéria. Todavia, podem mencionar-se resumidamente alguns aspetos:
• a distribuição das 317 participações registadas em ações internas (260) e externas
(57) abrangeu 110 trabalhadores de todas as carreiras, entre os quais se contam
dirigentes superiores e intermédios;
• foram investidos 17.018,00€ correspondentes a um volume de horas de formação que
ascendeu, no total, a 2 595h: 1.800h em ações organizadas internamente e 795h em
ações frequentadas no exterior.
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Relatório de Atividades/2012 48
Houve ainda procura de algumas ações noutras áreas, como a 322 – Biblioteconomia,
Arquivo e Documentação, a 345 – Gestão e Administração, a 861 – Proteção de pessoas e
bens, a 862 – Segurança e Higiene no Trabalho e, residualmente, a 344 - Contabilidade e
Fiscalidade e a 310 - Ciências Sociais e do Comportamento.
De referir ainda que, sendo a DSIQ uma das equipas mais pequenas da SG, a
responsabilidade de cada um dos elementos está bem definida, mas o avolumar do trabalho e
a variedade e complexidade de assuntos a acompanhar exigiu um nível de utilização dos
recursos humanos superior a 100%, devido à restruturação dos Gabinetes Governamentais -
mais um gabinete -, e à continuação do apoio aos membros da Troika. A taxa de afetação
subiu para além dos 100%, para cada trabalhador da DSIQ, com a consequente realização de
horas extras para um funcionário.
A DSIQ dispôs, para a execução das suas atividades, dos equipamentos informáticos
descritos abaixo:
Material gerido pela DSIQ PC ligados em rede interna e à Internet 170 Portáteis 10 Servidor Windows 39 Servidor Linux 5 Servidor IBM AIX Sistema Cluster Central telefónica digital 1 UPS 2 Router 3 Switch 15 Bastidores 9 Scanner 4 Impressora 18 Impressora/multifuncional 12 Telefones VOIP 34 Equipamento de Videoconferência 1
Relatório de Atividades/2012 49
Na área de gestão de recursos humanos e financeiros
Os resultados dos objetivos expressos no Sistema de Monitorização da Estratégia da
Secretaria- Geral do Ministério das Finanças revelam os seguintes resultados:
1 - Dentro do Objetivo Operacional da Secretaria- Geral “Promover a Excelência na Prestação
de Serviços “ estava previsto o Objetivo Operacional partilhado da Direção de Serviços
1.1 Garantir a satisfação dos clientes da SGMF
Foi estabelecida a meta de 4,20 e foi obtido o resultado de 4,22. O grau de realização deste
objetivo totalizou 100,63%, pelo que o objetivo foi superado.
2 - Para o Objetivo Operacional da Secretaria-Geral, “Garantir uma Gestão Financeira
Eficiente, foram estabelecidos dois objetivos operacionais para a Direção de Serviços, a
saber:
2.1 Contribuir para a redução de encargos em comunicações fixas, móveis e em consumíveis
Os resultados obtidos revelam um esforço no sentido da racionalização e eficiência na
utilização dos meios, nomeadamente através da maior utilização da comunicação eletrónica.
Por outro lado, deve relevar-se que, mesmo apoiando o Observatório do QREN, que exigiu a
impressão de processos de candidatura a verbas comunitárias, de relatórios e de vários
documentos, com o consequente aumento de consumíveis, essencialmente papel e toner, foi
possível na área de Planeamento e Gestão Financeira apresentar uma taxa de redução
acumulada até Junho de 23,%, e em Comunicações, uma redução de 25,83, em relação ao
período homólogo do ano anterior.
No que se refere à Divisão de Gestão de Recursos Humanos verificou-se uma diminuição de
22,5% em despesas com comunicações, sendo que em consumíveis apenas foi possível
reduzir 3,67%.
Na verdade, na área de gestão de pessoal a margem de redução dos consumos é pequena
porquanto os processos individuais ainda são em papel. Por outro lado, tem vindo a aumentar
o número de Gabinetes e Comissões a apoiar.
Apesar de todos estes factores, foi superado o objectivo, elevando-se o resultado acima do
valor crítico planeado, situando-se a taxa de realização efetiva em 144,16%.
Relatório de Atividades/2012 50
2.2- Contribuir para a sustentabilidade das contas públicas, através da monitorização periódica
dos orçamentos
Foi estabelecido para este objetivo uma meta de 90, um valor crítico de 100,foi obtido o
resultado de 100, pelo que o grau de realização corresponde a 125%, verificando-se assim,
que o objetivo foi superado.
3 - Para o objetivo operacional da Secretaria-geral ”Melhorar a economia dos recursos afetos
ao serviço” foi definido para a DSGRHF o objetivo de aumentar a cobrança de receita com a
seguinte designação:
3.1 Captar Receita
Foi estabelecido como meta um aumento da taxa de cobrança de receita própria de 15% e um
valor crítico de 25%. O resultado alcançado foi de 37,5% o que significa uma taxa de
realização de 156,25% e consequentemente, o objetivo foi superado.
ALTERAÇÕES MAIS RELEVANTES EM 2012
a) Estrutura Orgânica
O ano de 2012 marcou o início de uma nova fase na organização e funcionamento da
Secretaria – Geral do Ministério das Finanças.
Na verdade, deram-se os primeiros passos absolutamente estruturantes para o início da
reforma, no sentido de se tornar mais eficiente e racional a utilização dos recursos públicos
anunciados pelo Plano de Redução e Melhoria da Administração Central (PREMAC).
Neste contexto, com a publicação do Dec -Regulamentar n.º 37/2012, de 10 de Abril, da
Portaria n.º 112/2012, de 27 de Abril e do Despacho n.º 7489/2012, de 31 de Maio, concluiu-se
a nova arquitetura da SGMF, com obediência aos princípios a que deve obedecer a
organização da Administração Direta do Estado estabelecidos pela Lei nº 4/2004 de 15 de
Janeiro e suas subsequentes alterações.
Em síntese vejamos as alterações verificadas na orgânica da Direção de Serviços: redução de
3 para 2 Divisões – Divisão de Gestão de Recursos Humanos e Divisão de Planeamento e
Gestão Financeira -, das quais dependem 3 Secções e 3 Núcleos, que substituíram as
anteriores 6 Secções.
Relatório de Atividades/2012 51
Decorrente da aprovação da estratégia e dos procedimentos a adotar no âmbito da Lei do
Enquadramento Orçamental (LEO), e sua calendarização até ao ano de 2015 associada à Lei
n.º 64-B/2011,de 30 de Dezembro (LOE), do Dec. Lei n.º 32/2012, de 13 de Fevereiro (DLEO)
e da Lei n.º 8/2012, de 21 de Fevereiro, Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em Atraso
(LCPA) e sua regulamentação, operou-se uma modificação no quadro orçamental plurianual e
adotaram-se novos mecanismos de reforço de controlo das despesas e dos compromissos de
modo a promover a estabilidade e a sustentabilidade duradoura das contas públicas bem
como a melhoria da qualidade, eficiência e eficácia da despesa pública, autonomizando-se
para o efeito um Núcleo de Planeamento na Divisão de Planeamento e Gestão Financeira.
À Secretaria-Geral, enquanto entidade coordenadora do programa orçamental P03-“Finanças
e Administração Pública” e, em especial à Divisão de Planeamento e Gestão Financeira, foram
atribuídas novas competências de acompanhamento e controlo de execução orçamental, com
particular atenção aos pagamentos em atraso, e aos fundos disponíveis, com a emissão de
pareceres, de relatórios e apoio direto aos serviços do Ministério.
De referir que, no que concerne à Divisão de Gestão de Recursos Humanos houve
necessidade de dar igualmente resposta aos objetivos fixados pelo Plano de Redução e
Melhoria da Administração Central (PREMAC) destacando-se a restrição dos recrutamentos e
o controlo da evolução do número de trabalhadores com reportes periódicos tendo em vista o
controlo da redução de efetivos e o apoio às entidades do ministério.
De salientar que, no que se refere ao apoio aos Gabinetes governamentais a alteração da
composição, orgânica e do novo regime jurídico dos Gabinetes dos membros do Governo,
aprovado pelo Dec-Lei n.º 11/2012, de 20 de Janeiro, obrigaram a uma alteração de
procedimentos que durava há mais de 20 anos (1988), e que foram aplicados a todos os
elementos dos Gabinetes no mês de Janeiro.
Estas alterações associadas ao indispensável acompanhamento dos trabalhos do projeto
GeRHuP obrigaram a um acompanhamento dos técnicos da GeRAp que têm a seu cargo este
projeto.
A GeRAP reconheceu e agradeceu a dedicação e a colaboração dos nossos utilizadores em
garantir o tratamento dos dados necessários à realização dos paralelos de salários e o
contributo na melhoria das ferramentas disponibilizadas.
Relatório de Atividades/2012 52
Relativamente ao progresso na SG, referente ao tratamento de inconsistências e limpeza de
dados assim como no enriquecimento de dados da estrutura organizacional e cadastro do
trabalhador, no âmbito da migração de dados para a solução GeRHuP está o trabalho em
condições de se efetuarem os paralelos, já de acordo com as regras de negócio
implementadas no GeRHuP, de modo a que se possam realizar no corrente mês de Junho os
paralelos de salários do mês de Maio. Este carregamento permitiu verificar que as regras de
negócio implementadas estão de acordo com o pretendido, existindo ainda uma situação que
mereceu análise conjunta, na definição da melhor solução, face à realidade dos dados e que
se relaciona com o pagamento de horas extraordinárias aos militares do Posto Fiscal, tendo já
sido remetida para aprovação um projeto de Portaria com a colaboração do Comando Geral da
GNR.
b) Novas Estruturas
Foi dado apoio a várias estruturas como o Observatório do QREN, a CReSAP e a UTAP.
i. Observatório do QREN
Entendeu o Governo ser necessário integrar expressamente o (QREN) no Ministério das
Finanças, sendo que a sua vigência temporária não aconselhava a sua integração na
arquitetura orgânica deste Ministério, pois o mesmo tem a natureza de estrutura de missão,
nos termos do disposto no artigo 28.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de Janeiro, alterada pelas Leis
n.os 51/2005 de 30 de Agosto, e 64 -A/2008, de 31 de Dezembro, e pelos Decretos -Leis n.os
200/2006, de 25 de Outubro, e 05/2007, de 3 de Abril, competindo à Secretaria-Geral
assegurar também o apoio logístico e administrativo (cfr. RCM n.º 49/2012, de 21 de
Dezembro). De referir que o apoio foi prestado a partir de 1 de Janeiro de 2012, tendo para o
efeito sido despendidos muitos esforços para que fosse possível, em tempo útil, assegurar
sem ruturas os serviços, dado que foi necessário criar uma estrutura orçamental.
ii. Comissão de Recrutamento e Seleção para a Administração Pública (CReSAP)
Trata-se de uma entidade independente, que funciona junto do membro do Governo
responsável pela área da Administração Pública.
O apoio administrativo ao funcionamento da Comissão é assegurado pela Secretaria - Geral
do Ministério responsável pela área da Administração Pública que é a SG do MF. (cf. Lei n.º
64/2012,de 22 de dezembro)
Relatório de Atividades/2012 53
De referir que o apoio a esta Comissão tem sido intensivo uma vez que não dispõe na sua
estrutura de pessoal de qualquer elemento administrativo.
Assim, a Divisão de Planeamento e Gestão Financeira e a Divisão de Recursos Humanos têm
tido um aumento significativo de solicitações a que têm de responder.
iii. Unidade Técnica de Acompanhamento de Projetos (UTAP)
Pelo Decreto-Lei n.º 111/2012,de 23 de maio foi criada a UTAP. Apoiámos esta Unidade a
nível dos recursos humanos e do apoio administrativo que se revelou necessário ao seu
regular funcionamento.
Durante o ano de 2012, o apoio administrativo, incluindo o processamento das remunerações
e o pagamento das suas despesas, necessários ao funcionamento da Unidade Técnica, foram
também disponibilizados pelas Divisões de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros.
Criação de novo Gabinete Ministerial – Secretaria de Estado das Finanças
Através do Decreto do Presidente da República, n.º159-A/2012, de 26 de Outubro e do Dec.
Lei n.º 246/2012, de 13 de novembro, foi alterada a Lei Orgânica do XIX Governo
Constitucional, com a coadjuvação do Ministro de Estado e das Finanças por mais um
Secretário de Estado para a pasta das finanças, pela cisão do Gabinete da Secretária de
Estado do Tesouro e das Finanças, passando a haver necessidade de apoiar mais um
Gabinete Governamental.
Passou, assim, a dar-se apoio não a cinco, mas a 6 Gabinetes Governamentais, a partir de 26
de Outubro, com o inerente aumento de tarefas e sem qualquer aumento de colaboradores
para as áreas de Recursos Humanos e Financeiros.
Por tudo o que é exposto se poderá concluir que a Direção de Serviços de Gestão de
Recursos Humanos e Financeiros, com os seus dirigentes e colaboradores tem feito um
esforço acrescido no sentido do cumprimento dos objetivos que foram fixados no seu Plano de
Atividades e na resposta aos desafios que diariamente surgem na sequência das exigências
internas e externas, a maior parte das vezes de execução urgente.
Relatório de Atividades/2012 54
Na área de apoio jurídico e contencioso
Os resultados obtidos pela DSAJC e expressos na aferição final apontam para a superação de
dois dos objetivos operacionais (grau de satisfação de clientes e qualificação e valorização dos
recursos humanos da SGMF) e cumprimento de um deles (redução de tempos de resposta em
processos jurídico-administrativos).
Relativamente à superação do primeiro indicado, releva a mesma de um grande esforço da
DSAJC em corresponder eficaz e eficientemente às solicitações que lhe são feitas pelos
diversos interlocutores. Quanto ao segundo salienta-se que as ações de divulgação e
discussão patrocinadas pela DSAJC desde 2010 têm já um público que de certo modo se pode
considerar cativo e que flutua na adesão conforme as temáticas abordadas mas sempre em
números muito expressivos.
Por razões que se prendem com o volume de trabalho, o dinamismo da equipa e o modo
diverso de análise dos assuntos por parte de alguns dos técnicos, a DSAJC não logrou reduzir
os tempos de resposta alcançando o valor critico de 9 dias como se pretendia, despendendo
ao invés um tempo médio de 12 dias para elaboração de pareceres e informações nos
processos movimentados.
Relativamente às atividades desenvolvidas pela DSAJC, a saber Emissão de pareceres,
informações e notas, Patrocínio judiciário e expediente, refere-se que durante o ano de 2012 o
volume de trabalho realizado se situou num apuramento final de 302 processos novos,
divididos entre 162 contenciosos e 140 graciosos, onde se incluem 95 pedidos de pagamento
de indemnizações. Relativamente a anos anteriores perspectiva-se para 2013 a manutenção
de níveis elevados de entrada de processos novos, em tudo similares ao movimento
acentuado de 2011, potenciado pela impugnação das normas orçamentais de compressão
salarial e de pensões. De facto, o ano que ora finda foi de decréscimo de processos novos
contenciosos e graciosos mas de forte movimento de processos de anos anteriores. Em
concreto terão transitado para 2013, 564 processos todos contenciosos, o que indicia a
renovação de forte movimento de anos anteriores. Quanto a expediente foram registadas na e
pela DSAJC 1446 entradas de documentos a que corresponderam as tarefas de digitalização
integral dos mesmos e seu registo no Fabasoft pelo carregamento de vária informação sobre
os mesmos.
Relatório de Atividades/2012 55
Na área de arquivos e documentação
Os objetivos da Direção de Serviços de Arquivos e Documentação tiveram execução positiva
face às metas propostas.
De entre os objetivos superados destacamos o valor do indicador Percentagem de
documentos disponibilizados na Internet - Obj 4 –, cujo resultado ultrapassou o valor crítico
proposto, facto que se prende com a necessidade de dar cumprimento ao protocolo existente
entre a Secretaria-Geral e a Autoridade Tributária e Aduaneira, cujo número de solicitações
referentes à disponibilização de imagens do imposto sucessório na internet e aos pedidos dos
utilizadores não é possível prever nem controlar.
De entre os objetivos atingidos destacamos o Obj 2 - Contribuir para a redução de encargos
em comunicações fixas, móveis e consumíveis cuja realização foi atingida embora com um
valor pouco expressivo, fruto, em parte, do aumento de utilização das comunicações com a
instalação na Biblioteca Central da Divisão de Biblioteca, Arquivo e Edições da Direção-Geral
da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas.
Tendo por base os dados recolhidos nas fontes de verificação convencionadas apuram-se os
seguintes resultados:
⇒ Obj. 2 Contribuir para a redução de encargos em comunicações fixas, móveis e
consumíveis.
O resultado representa uma redução de 7,17 % da despesa face ao ano anterior. O valor que
se apurou resulta diretamente da tipologia dos trabalhos que se desenvolveram durante 2012,
tanto na área de Arquivo como de Biblioteca, alguns deles muito exigentes do ponto de vista
de consumíveis.
⇒ Obj. 3 Assegurar a coordenação e a elaboração de um plano de classificação e de
uma portaria de gestão documental para o Ministério das Finanças
O resultado obtido foi a realização de 9 ações programadas no cronograma de atividades
num total de 10 previstas para o valor crítico. Este objetivo iniciou-se no 2.º semestre de 2012
sendo um projeto de carácter transversal ao Ministério que se irá prolongar durante o ano de
2013.
Relatório de Atividades/2012 56
⇒ Obj. 4 Modernizar a gestão da biblioteca e Arquivo
a) % de documentos disponibilizados na internet
O resultado obtido ultrapassou o valor da meta proposta. Foram disponibilizados 137 686
documentos para um valor crítico de 120 000 documentos.
b) Taxa de atendimento eletrónico
O resultado deste objetivo foi de 77,4 sendo a meta prevista de 60% e o valor crítico de 80%
o que demonstra uma boa implementação das TIC’S nesta Direção de Serviços.
Na área de informação e relações públicas
O objetivo Garantir a satisfação dos clientes foi avaliado através de questionários semestrais
sobre os seguintes temas:
Organização de 108 viagens, de 26 eventos com 2.665 participantes e de 794 reuniões com 15.471 participantes (inclui a 3rd, 4th, 5th e 6ht reviews) Organização de 46 refeições com 477 participantes
Coordenação e distribuição do anuário e de listas de contactos da SG, dos organismos que integram o MF e dos gabinetes governamentais - listas de contactos: 14 edições Acolhimento da receção da área governamental de 17535 Individualidades:
Atendimento da central telefónica de 26.498 chamadas:
Atividades socioculturais – 16 ações promovidas:
Criação e distribuição da revista de imprensa: envio diário a 326 destinatários
1.Toda a organização desta Direção de Serviços tem em vista a resposta eficaz, face à
imprevisibilidade das situações.
Durante 2012 o grande desafio foi conseguir responder, com qualidade, às necessidades
logísticas das quatro avaliações, efetuadas pelas duas instituições europeias e o FMI, sem
que esse esforço interferisse com a qualidade de resposta à atividade corrente.
Relatório de Atividades/2012 57
Embora o gráfico anterior exemplifique bem o volume de atividade não planeada a que as
Relações Públicas tiveram que fazer face, a análise das respostas que integram os
questionários e que a seguir se transcrevem, permitem concluir que foi possível conciliar, com
sucesso, as duas situações:
Atendimento das solicitações:
Disponibilidade 4,45 Profissionalismo 4,50 Simpatia 4,54 Tempo de resposta 4,42 Outros serviços: Publicação do Anuário 4,25 Lista de Contactos 4,27 Atendimento da Central Telefónica 4,30
Atividades Socioculturais 4,40 Revista de Imprensa: 4,47 Acolhimento e encaminhamento de individualidades
4,40
Viagens 4,42 Apoio de audiovisuais 4,47
Organização logística reuniões 4,44
Organização de eventos 4,34
Organização logística para a concretização, no Ministério das Finanças, das 3rd, 4th, 5th e 6th reviews
4,75
Relatório de Atividades/2012 58
2.Contribuir para o aumento da eficiência e eficácia da despesa pública, tem sido um objetivo
constante da DSIRP.
Quanto à taxa de poupança gerada, indicador do objetivo Contribuir para a redução de
encargos em comunicações fixas, móveis e consumíveis, a taxa de realização situou-se em
152,55% (a) Assim, embora tenha sido possível reduzir ainda os encargos com comunicações fixas,
móveis e consumíveis, objetivo 2, verifica-se a existência de um grande desvio (a) face à
meta estabelecida e respetivo valor crítico. Na sua origem está o facto de, até ao final de
2011, todos os valores dos consumíveis destinados aos eventos, serem imputados aos
centros de custos da DSIRP. Em janeiro de 2012 foi criado um centro de custos
independente.
Outros factos de realçar:
- A gestão do apoio de meios audiovisuais permitiu durante 2012, estimar, com base em
preços de mercado, uma poupança de cerca de 118.098,90 €
- Promoveu-se igualmente uma política de aluguer de espaços na Secretaria-Geral, não tendo
sido possível atingir a resposta esperada junto dos particulares. Na realidade tem sido
crescente o pedido de cedências de espaços, mas por organismos que integram ou são
tutelados pelo Ministério das Finanças e que como tal têm acesso gratuito às instalações.
Assim, embora não havendo benefício concreto para a Secretaria-Geral, está-se contudo a
contribuir para uma poupança em termos da Administração Pública.
- Fomentou-se a reciclagem do papel, transformando em bloco de apontamentos as folhas já
utilizadas, fazendo-se a sua distribuição pelo edifício.
- Associou-se a comemoração do dia da água com a substituição da água engarrafada,
utilizada nos eventos e reuniões, por água da torneira, utilizando-se garrafas oferecidas pela
EPAL, que foram distribuídas por todos os organismos neste edifício, de forma a promover a
sua utilização.
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Relatório de Atividades/2012 60
Os esforços desenvolvidos, no sentido de diminuir o elevado grau de incerteza associado aos
referidos objetivos QUAR, que deriva diretamente do facto de o seu cumprimento depender
(em larga escala) da intervenção e desempenho de terceiros, bem como o esforço de
racionalização e diminuição dos encargos com a aquisição de bens e serviços (objetivo 5),
acompanhando o esforço nacional nesse sentido, justificam os bons resultados alcançados.
Para os resultados alcançados contribuíram os 32 procedimentos aquisitivos realizados, cujo
valor global de despesa prevista, no montante de € 17.809.217,04, se efetivou em €
13.548.341,40 de despesa adjudicada, demonstrando uma poupança de € 4.260.875,64.
Nota explicativa
• 1 - O montante de poupança atribuído à UMC pela ESPAP, no seu relatório de apuramento de poupanças no sistema nacional de compras públicas – 2012, considera, cumulativamente, dois tipos de poupança – a poupança que se reflete na despesa efetiva e a poupança processual (diretamente ligada à poupança em custos administrativos por cada procedimento lançado). O indicador do QUAR 2012 Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efectuada (compras agregadas), está definido para demonstrar a primeira daquelas poupanças, apenas.
• 2 - Por outro lado, o relatório da ESPAP apenas abarca poupanças aferidas dentro dos procedimentos enquadrados no sistema nacional de compras públicas, pelo que os procedimentos e inerentes poupanças em procedimentos fora de acordos quadro (e a UMC levou a cabo procedimentos nesse âmbito, considerados para o alcance do seu objetivo) não estão contemplados naquele relatório.
• 3 - Portanto, uma análise/comparação entre os valores de poupança apresentados acima e os valores de poupança apresentados pela ESPAP teria sempre de considerar os fatores e métodos referidos em 1 e 2.
Uma apreciação dos resultados obtidos pela UMC não pode deixar de os considerar
relevantes para o alcance dos objetivos estratégicos da SGMF, para os quais concorrem. A
apreciação do desempenho da Unidade Ministerial de Compras (UMC) não deve, ainda,
deixar de considerar, como sustentáculo essencial daqueles resultados, o esforço, a
dedicação, a disponibilidade e o trabalho de mérito e excelência demonstrados pelos
trabalhadores que compõem a equipa da UMC que, em estreita colaboração com os
interlocutores dos diversos organismos vinculados, contribuíram para o bom desempenho da
Secretaria -Geral.
Relatório de Atividades/2012 61
Na área de gestão do aprovisionamento e património
Os resultados dos objectivos expresso no Sistema de Monitorização da Estratégia da SGMF
revelam que, dos 6 objetivos operacionais da DGAP, foram superados 4 e não atingidos 2.
Para a concretização do objetivo operacional da Secretaria-Geral Criar melhores condições de
funcionamento e ocupação de espaços, foram definidos objetivos prosseguidos pela DGAP, 2
dos quais se citam: Promover a segurança e saúde dos trabalhadores do edifício-sede, de
forma sustentada e Implementar os projetos planeados para 2012 relativos ao edifício-sede.
Foram previstas várias ações relacionadas com estes objectivos que foram executadas em
2012:
Execução espaço para arrumos/armazém economato
Obras de conservação e reabilitação no arquivo contemporâneo
Autonomização posto transformação
Copa SETF
Pinturas salas gabinetes
Obras de reabilitação e conservação para a DGRH e a DPGF
Workshop para sensibilizar os trabalhadores para as questões de segurança no edifício
Manutenção dos sistemas AVAC existentes no edifício
Manutenção dos quadros elétricos
Manutenção preventiva/corretiva CDI’S
Mudança da reprografia
Foram ainda concretizadas:
a) Ações de eficiência energética, hídrica e ambiental
Elaboração do plano de ação para a eficiência energética e hídrica do edifício
Constituição grupo trabalho multidisciplinar – interorganismos
Instalação de sensores de movimento nos wc’s e em locais de passagem ocasional
Instalação de redutores de caudal nas torneiras e autoclismos da SG
Revisão e manutenção de todos os quadros elétricos
Relatório de Atividades/2012 62
Redução do n.º de pontos de entrega, quer de energia elétrica, quer de água
Monitorização constante ao sistema de rega
b) Ações de sensibilização
Exposição dia mundial da água
Exposição dia da energia – sinalética “Apague a luz”
Dica ambiental – semanalmente por mail
Criação de um barómetro mensal de consumos
2.8.1 – OUTRAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NÃO PREVISTAS NO PLANO
2.8.2.1 - No domínio da inovação e qualidade
Projetos desenvolvidos extra Plano:
⇒ Lync – Plataforma de comunicações unificadas - Implementação de um projeto piloto
em 2012 num conjunto limitado de utilizadores.
⇒ UTAP – Toda a infraestrutura da UTAP foi implementada pela SG, a saber:
Instalação e Configuração de todos os recursos informáticos nos utilizadores da
referida Comissão. Para acesso da UTAP ao DR a configuração foi feita na ótica
da partilha de recursos, utilizando recursos da SG.
Criação do novo site da UTAP,
⇒ CRESAP- foi feita a configuração de alguns pc’s.
⇒ KOHA – foi criado o servidor para posterior configuração.
⇒ POAP FEDER - Acesso ao SIAG do POAT FEDER – foi criada uma VPN para acesso
via internet ao IFDR.
⇒ Novo site da internet da SGMF: foi preparado o servidor e as configurações
necessárias à implementação do novo site www.sgmf.pt.
⇒ Wireless nos gabinetes: foi feito o estudo e acompanhamento da implementação da
solução nos Gabinetes Governamentais.
⇒ Projeto Eagle: projeto que ocupou muito tempo no levantamento e preenchimento das
solicitações da ESPAP,I.P. toda a infraestrutura de hardware e software da SG.
Relatório de Atividades/2012 63
⇒ Projeto interligação INA – Biblioteca INA na SG:
⇒ Projeto da alteração de operador de comunicações móvel-fixo: acompanhamento e
configurações necessárias na central para as migrações dos operadores (SG, DGT,
DGAEP).
2.8.2.2 - No domínio dos arquivos e documentação
Divisão de Arquivos
Exposição “Lei de separação - O Estado e as igrejas na 1ª República”
Foi cedida, por empréstimo, ao Instituto Superior de Economia e Gestão a exposição acima
referida, no âmbito das comemorações do 100.º aniversário daquele instituto.
Foi igualmente prestado apoio técnico à implementação da exposição que decorreu entre 15
de Março e 31 de Maio.
Transferência de documentação do Arquivo Contemporâneo para o Arquivo
Intermédio e Histórico do Distrito de Lisboa (AIHL) sito em Vila Franca de Xira.
Esta transferência foi realizada dada a necessidade de instalar no ACMF documentação de
organismos extintos do Ministério das Finanças e realizada ao abrigo de protocolo
estabelecido entre a SGMF e a AT. O acondicionamento da documentação em caixas
específicas para as estantes do AIHL tem consumido muitos recursos, humanos e financeiros,
não se encontrando ainda concluído.
Questionário lançado pela DGARQ
Compilação dos dados patrimoniais, informáticos e arquivísticos necessários para dar
resposta ao questionário da Direção-Geral de Arquivos, tendo em vista o diagnóstico e a
implementação da Medida 15 Central eletrónica de Arquivo do Estado, constante da
Resolução 12/2012, de 7 de fevereiro. Foi também dado apoio aos organismos do MF na
elaboração das respostas ao referido questionário.
Recolha de informação de empresas de custódia de arquivos
Foi feita uma consulta ao mercado de empresas que detêm custódia de arquivos em suporte
papel, tendo sido elaborada uma tabela comparativa de serviços e custos bem como um
ficheiro excel que permite o cálculo das despesas mediante a metragem solicitada.
Relatório de Atividades/2012 64
Visitas técnicas aos arquivos de organismos do Ministério das Finanças
Foram realizadas, a pedido da Direção-Geral de Arquivos, atual DGLAB, visitas técnicas aos
arquivos da DGO, DGTF, IGF e INA, a fim de avaliar a implementação das respetivas
portarias de avaliação da documentação, cabendo à Secretaria-Geral estabelecer os
contactos e marcar as datas, tendo acompanhado algumas delas.
Joias da Índia
Participação no grupo de trabalho criado com vista à inventariação e apresentação da
proposta de destino a dar aos bens que integram o acervo patrimonial vindo da Índia,
constituído por moedas, barras de ouro, joias e outros valores, depositados no Banco
Nacional Ultramarino, e que se encontram à guarda da Caixa Geral de Depósitos.
Comunicações em Seminários e Workshops
Participação no workshop “Metodologia da Elaboração de Instrumentos de Descrição
Documental” com a comunicação “Disponibilização e divulgação eletrónica dos fundos
documentais do Ministério das Finanças” (Universidade Católica Portuguesa, 31 de Março de
2012).
Biblioteca Central
Trabalhos realizados tendo em vista a instalação da documentação de biblioteca e de
arquivo pertencente à Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções
Públicas.
1. Reorganização na Biblioteca Central das estantes afetas às coleções de
periódicos e monografias;
2. Reorganização do depósito de periódicos (situado fora das instalações da BC);
3. Avaliação, seleção, eliminação e reorganização de documentação existente num
depósito do 3.º andar, a fim de ser libertado o espaço referente a cerca de 200 m
de estante.
Depósito de Legislação e obras reservadas
Reorganização do depósito onde se encontra instalada a coleção de leis e o fundo reservado,
a fim de otimizar o espaço e instalar o serviço de reprografia.
Relatório de Atividades/2012 65
Trabalhos para a implementação do Portal das Bibliotecas do Ministério das Finanças
Foram feitos contactos, reuniões e atividades, com os representantes das Bibliotecas e
Centros de Documentação do MF, tendo em vista a construção e disponibilização do referido
Portal.
2.8.2.3 - No domínio das compras públicas
1. Apoio técnico e condução de procedimentos de aquisição vários na sequência de
requisições dos Gabinetes Governamentais chegadas à Secretaria-Geral, tendo
contribuído, sempre, para o alcance da satisfação daquelas necessidades em tempo
útil.
2. Num esforço de permanente atualização de conhecimentos, relativos ao “core-
business” da UMC, foram frequentadas, pelos membros da equipa de UMC, uma ação
de formação no âmbito do “Código dos Contratos Públicos – Contratação de Bens e
Serviços”, três workshops, relativos à “Organização e Disciplina na Atividade Pública
Administrativa”, o “Código de Procedimento Administrativo” e o “Regime de
Responsabilidade Civil Extracontratual do Estado”, bem como ainda foi frequentada
uma ação de formação em software de folha de cálculo de nível avançado, essenciais
para atualização e prossecução da eficiência e eficácia que se perseguem.
3. Análise, estudo e enquadramento jurídico, do contrato de prestação de serviços da
GERAP, a celebrar entre a Secretaria-Geral do Ministério das Finanças e a GERAP,
com formulação e elaboração de proposta de redação.
4. Análise, estudo e enquadramento jurídico para a aquisição de serviços de
consultadoria para conceção, desenvolvimento, implementação e acompanhamento
do modelo de governance, da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças, para
assegurar a prestação centralizada de serviços comuns na área de recursos humanos,
financeiros, logísticos e patrimoniais.
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Relatório de Atividades/2012 67
Os desvios mais expressivos atingem a carreira unicategorial dos técnicos superiores e a
categoria dos assistentes técnicos, a primeira com menos 6 trabalhadores e a segunda
com menos 5.
2 - Se a esta divergência, face ao planeamento inicial de recursos humanos, se
acrescentar que 28 destes 143 trabalhadores se encontravam em exercício de funções nos
Gabinetes dos membros do Governo na área das finanças, constata-se que o total de
colaboradores efetivamente em funções na Secretaria-Geral, em 31-12-2012, se reduziu
para 115 elementos, de entre os quais 3 são dirigentes superiores e 10 são dirigentes
intermédios.
3 - Assim, apesar de se contar com menos 17 pessoas, o que corresponde a uma redução
de 11,7% dos RH previstos, garantiu-se o cumprimento de todas as determinações da
tutela e de outras obrigações ou compromissos adicionais cometidos à Secretaria-Geral,
bem como da sua missão e atribuições.
Face a tudo o que é invocado não posso deixar de realçar o papel desempenhado por
todos os dirigentes e trabalhadores da Secretaria-Geral para atingir os resultados
alcançados.
Com os meios de que dispúnhamos, sublinho, pois, que tal só foi possível graças ao nível
de profissionalismo, empenho e disponibilidade demonstrados, prejudicando mesmo, em
algumas situações, a vida pessoal, apesar das restrições remuneratórias de que foram
alvo ao longo de 2012.
Como responsável máxima cabe-me agradecer e manifestar o meu apreço por toda a
equipa.
Relatório de Atividades/2012 68
Recursos Financeiros
Sem detrimento da consulta do Relatório de Execução Orçamental, inserto em Anexo B, que contém maior detalhe sobre a gestão financeira e
orçamental da SGMF no decurso do ano transato, apresenta-se no quadro abaixo a síntese da execução orçamental 2012 e os desvios
verificados, face ao orçamento estimado e ao corrigido.
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QUAR aprovado
Orçamento corrigido
Executado até 31-12-2012
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Despesas com Pessoal 3 226 003,00 3 226 003,00 2 871 260,62 89,00% 354 742,38 -11,00% 89,00% 354 742,38 -11,00%
Aquisição de Bens e Serviços 280 540,00 274 328,00 109 918,91 39,18% 170 621,09 -60,82% 40,07% 164 409,09 -59,93%
Outras Despesas Correntes 109 944,00 112 434,00 9 432,39 8,58% 100 511,61 -91,42% 8,39% 103 001,61 -91,61%
PIDDAC 2 948 140,00 2 948 140,00 1 574 231,48 53,40% 1 373 908,52 -46,60% 53,40% 1 373 908,52 -46,60%
Outros valores a) 30 192 794,00 28 730 194,00 22 418 334,40 74,25% 7 774 459,60 -25,75% 78,03% 63 11 859,6 -21,97% Total (Orçamento Funcionamento + PIDDAC + Outros) 36 757 421,00 35 291 009,00 26 983 177,80 73,41% 9 774 243,20 -26,59% 76,46% 8 307 831,2 -23,54%
a) Outros: 30.192.794,00 € - Orçamento Planeado
Na linha onde consta TOTAL tem-se: 1.154.102,00 € GMEF; 580.510,00 € GSEO;781.879,00 € GSETF; 598.060,00 € GSEAF; 669.646,00 €
GSEAP; 1.205.197,00 € SME; 25.000.000,00 € EGM; 142.000,00 € CNC; 61.400,00 € SG - Aquisição de Bens de Capital.
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nselho de
ue incluir u
s de publici
clarificar reg
e da trans
veram lugar
e 54,12% n
NO ANO DE 2
Funcioname
Funcioname
7
ITUCIONA
Ministros n
uma secçã
idade com
gras sobre
sparência n
r no ano d
os Encargo
2012
ento
147,60
121,77
147,60
121,77
538,74
ento
70
AL
n.º
ão
o
a
na
de
os
Relatório de Atividades/2012 71
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 121,22
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 199,10
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 119,46
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 82,94
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 7.249,26
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 146,54
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 22.258,49
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 807,57
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 184,77
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 164,28
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 933,07
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 3.176,14
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 1.894,85
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 212,13
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 54,22
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 457,13
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 405,25
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 667,40
Imprensa Nacional - Casa da Moeda 446,00
TOTAL 43.628,64
TOTAL GERAL 44.025,93 538,74
Relat
Ao l
reun
resul
recur
triéni
A tax
sens
a 20
Em
“Des
algun
Assim
propo
tório de Ativid
ongo deste
indo-se e a
ltados alca
rsos human
io 2010-201
xa de exec
sivelmente i
10 e 2009,
o cumprim
superados
a superaçã
a realizaçã
a conclusã
o desenvol
a concretiz
e ainda a
iniciativas.
conformida
sempenho b
ns.
m, nos term
onho a atrib
dades/2012
e documen
analisando-
nçados pel
nos, face ao
12 no que c
cução glob
dênticos ao
salientando
ento de tod
85,71%, inão de 90,91ão ou super
ão de 66,67%lvimento a 1
zação de 90execução,
ade com o
bom” deverá
mos do nº
buição da m
nto relatou-
-se dados
a SG, emb
o planeado
concerne à e
bal do Plan
os de 2011,
o-se:
dos os objet
cluindo os
% dos indic
ação de 80% dos proje
100% das a
0% de medi
extra-plano
o disposto
á ser atribu
1 do Artigo
menção qua
4.1. APREC
-se a ativid
quantitativo
bora se ten
, bem como
execução o
no de Ativid
, ano em qu
tivos inscrit
mais releva
cadores do
% dos obje
etos planea
atividades c
das ou inic
o, de uma e
4
o pela Lei
uído ao serv
o 18º da re
alitativa de D
CIAÇÃO DO
dade desen
os e qualita
nha contado
o com o índ
orçamental,
dades 2012
ue se regis
os no QUA
antes, e atin
QUAR e a
etivos das U
dos, melho
correntes;
iativas de m
extensa list
4.2. PROPO
n.º 66-B/
viço que at
ferida Lei,
Desempenh
4.
OS RESULT
nvolvida du
ativos que
o com uma
dice de pou
como é ref
2 apresent
tara já uma
R da SGMF
ngidos 14,29concretizaç
Unidades Or
r resultado
melhoria;
ta de ativida
OSTA DE M
/2007, de
inja todos o
como resul
ho _______
A Sec
Ter
. – AVALIA
TADOS AL
urante o a
testemunh
a redução d
upança mais
ferido no po
ta níveis d
a evolução
F para 2012
9%;
ção de 9,09rgânicas;
do triénio;
ades, proje
MENÇÃO Q
28 de D
os objetivos
ltado da au
_______.
cretária-Ge
resa Nunes
7
AÇÃO FINA
CANÇADO
ano transato
am os bon
de 11,7% d
s elevado d
onto 2.9.
e resultado
positiva fac
2, tendo sid
9%;
etos e outra
UALITATIV
Dezembro,
s, superand
utoavaliação
ral
s
72
AL
OS
o,
ns
de
do
os
ce
do
as
VA
o
do
o,
Relat
A Se
huma
satis
Proc
áreas
na a
adeq
Proc
estru
A im
Secr
Adot
centr
Mant
redes
melh
utiliza
Serã
servi
conta
cobra
Serã
tório de Ativid
ecretaria-Ge
anos, atrav
fazer cada
curar-se-á c
s de recurs
administraçã
quada eficác
ceder-se-á à
uturas às ex
mplementaç
retaria-Gera
tar-se-á um
ralizar) para
ter-se-á o e
senhando e
horia de co
adores inte
ão desenvo
iço, para co
as públicas
ança de rec
ão ainda tom
elevar o e
através do
realizar reu
dades/2012
eral mante
vés da qua
vez melhor
onsolidar o
sos humano
ão direta n
cia e eficiên
à alteração
xigências qu
ção do nov
al e todos os
a plataform
a troca de in
esforço de i
e simplifican
ompetências
rnos e exte
lvidas inicia
ontribuir pa
s, rentabiliz
ceitas própr
madas medi
empenhame
acesso a fo
uniões perió
erá a apost
alificação d
r os seus cli
funcionam
os, financeir
o âmbito d
ncia na satis
orgânica e
ue decorrem
vo sistema
s serviços a
ma de colab
nformação r
inovação, m
ndo process
s dos cola
ernos e com
ativas e aç
ra a eficiên
zando infrae
rias.
idas no sen
ento, a mo
ormação pr
ódicas com
ta no refor
as pessoas
ientes.
mento da pre
ros, logístico
do MF, gar
sfação das
e do respeti
m da presta
de gestão
a centraliza
boração (Ex
relevante e
modernizaçã
sos e atuali
aboradores,
m ganhos de
ões para m
ncia da ges
estruturas e
ntido de:
otivação e
rofissional;
os organis
4.
rço e melh
s e da mu
estação cen
os e patrim
rantindo a
necessidad
vo mapa d
ação central
o de recur
r será prior
xtranet da S
ntre os mes
ão e reconv
izando siste
com refle
e economia
melhorar a
stão finance
e aumenta
o desemp
mos do MF
3. CONCLU
horia contín
udança de
ntralizada de
oniais, para
articulação
des por eles
e pessoal p
izada dos s
rsos human
idade em 20
Secretaria-G
smos.
versão de p
emas de info
exos na rap
, produtivida
economia d
eira e para
ndo os nív
penho dos
;
USÕES PR
nua dos se
processos,
e serviços
a os serviço
entre os s
s manifesta
por forma a
serviços com
nos (GeRH
013.
Geral com o
procedimen
formação, b
pidez da r
ade e quali
dos recurso
a sustenta
veis de pou
RH, desig
7
OSPETIVA
eus recurso
procurand
comuns, na
os integrado
serviços e
adas.
a adequar a
muns.
Hup) para
os serviços
ntos interno
bem como n
esposta ao
dade.
os afetos a
abilidade da
upança e d
gnadamente
73
AS
os
do
as
os
a
as
a
a
s,
na
os
ao
as
de
e,
Relat
tório de Atividdades/2012
AANEXO B –
ANEX
ANE
Relatório d
ANE
XO D – Exe
5
EXO A – Ba
de execução
EXO C – R
ercício de be
7
. – ANEXO
alanço Soci
o orçament
Relatório BS
enchmarkin
74
OS
al
al
C
ng
