Introdução

LIDERANÇA DE REUNIÕES

TIPOS DE REUNIÃO

1. Informativa: Você repassa informações e atualizações, você responde perguntas do público presente.

2. Exploratória: Você coleta ideias diferentes.3. Tomadora de decisão: Você selecionará uma

ideia ou alternativa dentre várias disponíveis.

4. Relatório de progresso: Você discute sobre o andamento de tarefas ou prioridades específicas dentro da sua alçada (departamento, assunto do trabalho, etc).

POR QUE AS REUNIÕES FALHAM?

dificuldade das pessoas assumirem seu papel no grupo;

falta de capacidade de trabalho em equipe; apelos a autoridade; preocupação excessiva com ladainhas; dificuldade para ordenar discussões; desconhecimento do assunto; hostilidade ao líder ou demais pessoas do grupo; liderança informal; formação de subgrupos; e principalmente, falta de PAUTA.

MAS DESTACAMOS TAMBÉM

Existem alguns requisitos para o líder da reunião.  São conhecimentos, habilidades e atitudes que farão com que a reunião flua livremente. Os requisitos são:

domínio do assunto; conhecimento das características dos

participantes; domínio de técnicas de trabalho em grupo;

e conhecimento de si mesmo.

As reuniões são um dos eventos mais frequentes nas organizações, consumindo recursos valiosos substanciais - desde logo o tempo despendido pelos participantes. Por vezes, são espaços onde o desejo de cooperação se dissipa e o cinismo dos participantes se reforça. Os líderes podem exercer um papel crucial no evitar destes problemas e no fomento da produtividade destes encontros. Sete pistas fundamentais podem ser seguidas. Focalizar-nos-emos nas reuniões em que as pessoas são convocadas para participarem na resolução de problemas e na tomada de decisões. Não nos debruçaremos, pois, sobre aquelas em que os líderes querem "vender" a solução ao grupo.

1. PREPARE-SE

Esteja bem ciente do propósito e dos objetivos da reunião. Estude os dossiês. Elabore corretamente a agenda e distribua-a antecipadamente, ajudando os participantes a prepararem-se. Convoque apenas as pessoas pertinentes para a reunião, sob pena de algumas se sentirem a desperdiçar tempo e energias. Defina as horas de início e termo da reunião - a gestão das agendas das pessoas melhora substancialmente.

2. COMECE APROPRIADAMENTE

Seja pontual e evite atrasos dos restantes participantes. Seja breve na apresentação do problema e focalize-se na obtenção dos contributos das pessoas. Não procure, nesta fase, causas ou soluções para o problema. Se quer realmente escutar as opiniões francas dos presentes, evite expressar-se acerca da matéria, sob pena de condicionar as participações e afunilar a discussão. Não insinue acusações. Invoque os interesses dos membros do grupo e da organização.

3. FOCALIZE-SE ENTÃO NO DIAGNÓSTICO DAS CAUSAS DO PROBLEMA

Procure que as causas e os sintomas não sejam confundidos. Os problemas resolvem-se atuando sobre as causas e não os sintomas. Solicite às pessoas que fundamentem as opiniões. Não domine a reunião, nem permita que alguém a domine. Estimule a apresentação de diferentes concepções. As diferenças de perspectivas, nesta fase, ajudam a identificar as causas do problema - não as interprete como ataques à sua posição. Lembre: a opinião de um indivíduo isolado não é necessariamente mais fraca do que a posição da maioria - pode ser melhor!

4. FOMENTE A GERAÇÃO DE SOLUÇÕES ALTERNATIVAS PARA A RESOLUÇÃO DO PROBLEMA.

Focalize-se no presente (para que não se "chore sobre leite derramado"). Encoraje o aparecimento de soluções inovadoras, através de métodos como o brainstorming ou as ferramentas de criatividade dirigida. Separe a geração das ideias da sua avaliação. Note que a diferença entre as perspectivas pode ser muito vantajosa para a identificação de alternativas de resolução. Se condicionar as participações e favorecer a sua opinião ou a posição majoritária, então incorre no risco de o grupo acabar por desconsiderar as várias facetas do problema.

5. PROMOVA A DISCUSSÃO DAS DIVERSAS SOLUÇÕES ALTERNATIVAS

Motive a análise dos custos/benefícios e das vantagens/desvantagens de cada proposta. Encoraje e facilite a participação. Fomente a crítica construtiva. Note que o objetivo é obter uma boa solução para o problema, com a contribuição de todos. Se não é - então porque convoca as pessoas para a reunião?

6. FOCALIZE-SE AGORA NA ESCOLHA DE SOLUÇÃO SATISFATÓRIA.

Desencoraje a polarização em torno de facções que se vão afastando entre si à medida que a discussão avança. Equalize a participação das partes envolvidas. Fomente a crítica construtiva. Assegure uma avaliação cuidada das alternativas. Procure o consenso - mas não insista nele, sob pena de ser forçado ou apenas aparente.

7. ENCERRE A REUNIÃO APROPRIADAMENTE.

Clarifique as responsabilidades para implementação da decisão nas fases subsequentes. Assegure que as pessoas compreendem e aceitam as tarefas/responsabilidades de que são incumbidas. Deixe claro que valorizou as participações, independentemente de concordar ou não com as propostas apresentadas. Agradeça os contributos dos participantes.