Protocolo

• Quem assume esse cargo tem por responsabilidade zelar desde o bom desenrolar da reunião até o bom estado do local a ser realizado a mesma.

• O Diretor de Protocolo deve estar atento aos mínimos detalhes.

• Também deve saber e orientar as falas e ações de quem vai presidir a reunião, se for uma reunião com um protocolo especial.

• Ainda também cuida do bom estado de aparência do local a ser realizado a reunião

AS QUALIDADES DE UM DIRETOR DE PROTOCOLO:

Tato: Deve ser discreto e simpático e desembaraçado. Sutil com as palavras e colocações.

– Dicção: É o tom de voz, ritmo, ênfase, a clareza da voz e regular domínio do vernáculo.

– Minuciosidade: O importante não é como a obra é feita mais os detalhes como é feita. É a capacidade de dar valor aos pequenos pormenores.

Adaptabilidade: É a capacidade de, o mais rápido possível, resolver necessidades, imprevistos, dando soluções.

– Objetividade: É a capacidade de síntese e o poder de concisão do Protocolo. em hipótese alguma servir de animador ou vedete da reunião.

PROTOCOLO: ANTES DA REUNIÃO• Conversar com o organizador do evento, para

determinar quantos lugares são necessários e qual seus horários de trabalho e demais providências, tais como : som, luz. data - show , e outros recursos que se fizerem necessários. Conferindo e testando tudo, antes do evento.

• Coordenar o público: mostrar os assentos aos participantes, dirigir os convidados aos lugares que lhes foram reservados na mesa principal e monitorar o palco.

• Recepcionar os convidados apresentando-se e aos demais. Anotar os nomes para posterior citação. Sempre lembrar-se de incluir um momento para a palavra dos convidados.

• Administrar o tempo: tocar um sino ou gongo para pedir que os participantes sentem-se antes do início de cada reunião.

• Manutenção da ordem: fechar as portas das salas no início de cada reunião e dar informações sobre a localização de banheiros, telefones, interruptores elétricos, etc.

DURANTE A REUNIÃO

• Manter um bom andamento da reunião, fazer mensão aos visitantes presentes, anunciar as datas comemorativas da semana e os aniversariantes da semana e do mês.

• Ordenar o programa, sendo o responsável pela passagem da palavra segundo o programa preestabelecido. (Em alguns clubes é o próprio presidente quem faz isso).

• Anotar lembretes que forem surgindo, principalmente datas de projetos, eventos do clube, etc., para posterior citação.

Agradecer a presença ou participação dos convidados, citando-os nominalmente e convidando-os a regressar à reunião.