Próselec tutorial de operação - v.5.1 - 22-06-2014

T U T O R I A L D E O P E R A Ç Ã O

V E R S Ã O 5 . 1 – 2 2 / 0 6 / 2 0 1 4

PRÓSELEC – PROGRAMA DE

SELEÇÃO DE CANDIDATOS

Seja bem vindo ao tutorial de operação do PróSelec!

• Navegue neste tutorial utilizando o índice que segue.

• Cada item do índice é um hiperlink, basta clicar para visualizar.

• Para navegar dentro de um item, utilize as teclas page down e page up.

• Para retornar ao índice, clique em , a partir de qualquer página.

• Se este tutorial não esgotar sua dúvida, abra uma chamada de suporte.

• Utilize sempre os navegadores Google - Chrome (recomendado) ou “Firefox

- Mozilla”, (alternativo), todos em suas versões mais recentes.

• Sempre que houver atualização no PróSelec, realize a limpeza da memória

cached (imagens e arquivos) da sua máquina, acessando o menu de opções

do Chrome, Limpando os Dados do Browse. Isto permitirá evitará eventuais

conflitos com os registros anteriores.

ORIENTAÇÕES DE USO DO TUTORIAL DE

OPERAÇÕES E ORIENTAÇÕES GERAIS

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ÍNDICE

O QUE É A OPERAÇÃO DE CAPTAÇÃO

DO PRÓSELEC?

• A operação de captação do PróSelec é realizada sobre o pipelineou processo de captação.

• A operação de captação se baseia no conceito da adição de alçasde feedback, para aumentar a probabilidade do resultado final(matrícula) do processo de captação.

• As alças de feedback compreendem os vários contatos feitos comos pré-candidatos (Leads) ou candidatos, porAtendentes/Operadores da Instituição ao longo do do pipeline.

• Os contatos são feitos para “embarcar” valor no processo, ou seja,adicionar informações importantes para que o pré-candidato oucandidato evolua para a etapa posterior do pipeline até alcanar amatrícula (etapa final).

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PIPELINE OU PROCESSO DE CAPTAÇÃO

Captar Leads

Passo 1

Captar em Campanhas

Anteriores

Passo 2

Captar por Campanhas

Convencionais

Passo 3

Converter Leads

Passo 5

Lembrar Pgto. da

Inscrição

Passo 8

Agendar Prova

RECUPERAR

DESISTENTES

Passo 7

Lembrar Data de

Prova

Passo 10

Passo 14

Reagendar

Matrícula

Passo 18

Reagendar Prova

Passo 11

Reemitir Boleto de

Inscrição

Passo 9

Agendar Matrícula

Passo 16

Depurar

Campanha

Passo 19

Captar por Campanhas

de Bolsistas

Recuperar

Reprovados

Passo 12Lembrar Pré-

Matrícula

Passo 13

Passo 4

Lembrar Pgto. da

Matrícula

Passo 6

Passo 8

Passo 10

Reemitir Boleto de

Matrícula

Passo 15

Lembrar a Data da

Matrícula

Passo 17

Recuperar

Cancelamentos

Passo 20

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PASSO 1 – CAPTAR LEADS

• Os leads são captados através de campanhas ativas e receptivas.

• Nas campanhas ativas não há intervenção direta do Operador, o próprio interessado se

inscreve.

• A captação através de campanhas receptivas envolve o registro dos contatos dos

interessados, telefônicos ou presenciais, por Operadores. O contato poderá ser o

primeiro (o interessado nunca fez contato antes), ou um segundo (o interessado já ligou

ou esteve presente anteriormente).

• O Operador ou qualquer outro Atendente que recpcione o

interessado, deverá perguntar se é o primeiro contato.

Sendo o primeiro, siga a ordem numérica.

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• Após selecionar a campanha, o PróSelec oferece a URL (o endereço) onde pode ser

acessada a ficha de inscrição da campanha.

• É recomendável que o Operador e todos aqueles que possam fazer registros de contatos

de Leads incluam estes endereços nos favoritos do navegador, para tornar mais rápido

futuro acesso.

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• Uma vez acessado o link, o PróSelec oferece a Ficha de Inscrição de Lead, para o

Operador cadastrar o Lead. Vale lembrar que este formulário é customizado para cada

campanha.

• Ao menos os campos obrigatórios deverão ser preenchidos (nome e um telefone).

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• Depois de cadastrado o Lead, o PróSelec oferece as telas de confirmação.

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• Depois de cadastrar o Lead o Operador deverá acessar o registro desse Lead na

campanha respectiva e registrar o contato.

• Este mesmo procedimento deve ser adotado do segundo contato em diante, de tal modo

que para cada contato exista um registro.

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• O Operador deverá registrar no (12) ampo descrição um resumo da conversa que

manteve com o Lead e (13) classificá-lo segundo o seu tipo.

• Se o candidato possuir email, e

autorizou na Ficha de Inscrição

o envio de email/sms, o registro

a descrição realizada na caixa

de contato poderá ser (14)

enviada ao candidato.

• O PróSelec oferecerá uma (16)

caixa para a finalização.

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PASSO 2 – CAPTAR CANDIDATOS EM

CAMPANHAS ANTERIORES

• Para captação em campanhas anteriores, siga a ordem numérica.

• [*] Esta opção permite a visualização de todos os candidatos.

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• Após registrado

contato, se o Candidato

quiser participar da

nova campanha, o

Operador deverá clicar

na campanha (6) a que

se destina o Candidato,

se não, clicar no

cadastro (7).

• O registro do contato

poderá ser enviado ao

Candidato por email, se

ele deu essa permissão

na Inscrição (5)

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• Após recuperado o candidato, o PróSelec oferece a página abaixo para a (7) possível da

liberação do pagamento.

8

9

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• Após recuperado o candidato, o ProSelec oferecerá a (9) Ficha de Inscrição para ser

editada/completada pelo Operador.

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• O Operador deverá incluir (10)Curso, Modalidade, Turno, Campus, Data e hora de prova

e indicar a prova de língua estrangeira, se for o caso (11) isentar ou oferecer condições

de pagamento especiais para o candidato.

10

11

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• O Operador deverá preencher as notas do ENEM, se o candidato tiver feito essa opção e

a campanha assim o permitir e acionar Atualizar.

12

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• Após finalizar a inscrição o

PróSelec oferecerá um resumo

da Ficha de Inscrição.

• O Operador deverá Gerar o

Boleto para finalizar .a inscrição.

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• Após gerado o boleto, o Operador

poderá gravá-lo em imagem/PDF

para enviá-lo por email ao

Candidato. Em seguida fechar a

página do boleto.

• O boleto poderá ser retirado pelo

próprio Candidato, na (16) Área

Restrita do Candidato, acessada

com seu login e senhar.

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PASSO 3 – CAPTAR CANDIDATOS POR

CAMPANHAS CONVENCIONAIS

• A captação de candidatos por campanhas convencionais é realizada através de

formulários de inscrição, disponibilizados em hotsites ou no próprio site da Instiuição.

• As Fichas de Inscrição das campanhas ativas estão disponibilizadas no PróSelec, no

menu de candidatos. O Operador poderá realizar a inscrição para os candidatos, se

necéssário.

• Para efetuar a captação,

siga a ordem numérica.

1

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• A Inscrição nas

Campanhas

Convencionais é feita

em três passos.

• No passo um são

indicadas as escolhas

do candidato (1).

• O Operador deverá

solicitar e registrar uma

senha para o

candidato, que poderá

acessar sua (2) área

restrita, para obeter a

segunda via do boleto.

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• O Operador deverá

preencher todos os

campos obrigatórios e

passar para etapa

seguinte.

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• O Operador poderá aplicar (6) um prazo especial de pagamento e adotar os descontos

previamente cadastrados.

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• Ao finalizar uma inscrição, seja

ela feita por um operador ou

pelo próprio candidato, o

PróSelec envia um email para o

candidato, com o link para login

e a senha para acesso à área

restrita do candidato.



• Finalizada a inscrição, o PróSelec ofere o resumo da Ficha de Inscrição e o Operador

deverá gerar (9) o boleto e enviá-lo ao candidato. Opcionalmente, o candidato poderá

ter acesso ao boleto através de sua área restrita.

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PASSO 4 – CAPTAR CANDIDATOS E

OPERAR CAMPANHAS DE BOLSAS

• O Operador poderá inscrever pretendendes à bolsas através da Ficha de Inscrição

disponível no menu do Candidato.

• A inscrição também poderá ser realizada pelo próprio candidato através do formulário

disponibilizado no hotsite da campanha ou na página da Insituição.

• Para realizar a inscrição basta seguir a ordem numérica.

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• O Operador deverá preencher a Ficha de Inscrição, que oferece quatro passos.

Passo 1

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• Passo 2

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• Passo 2


OPERAR CAMPANHAS DE BOLSASRetornar ao índice

• Neste passo, os dados referentes ao responsável financeiro (7) aparecerão

preenchidos, caso o candidato seja o próprio responsável finanaceiro.

• Passo 3



• A qualquer momento o Operador poderá retornar (11) ao passo anterior.

• Passo 4



• Finalizado o passo 4, o PróSelec oferecerá os menus de confirmação da inscrição.

• Neste momento, o Operador poderá inserir os documentos do candidato (14).



• Dez segundos após inserido um documento, aparecerá a indicação de inserção (20).

• Concluída a inserção, acionar Fechar (21).



• Os documentos faltantes poderão ser incluídos até a data estabelecida, através da área

restrita do candidato ou a partir da edição da Ficha de Inscrição (23)



• Os dados dos bolsistas poderão ser alterados e documentos poderão ser inseridos

através da edição da Ficha de Inscrição. Siga a ordem numérica.



• Acionada a edição, o PróSelec oferece o (4) Formulário de Inscrição na integra, para ser

editado.

• O Operador poderá fazer upload de comprovantes (5) e registrar contatos com o

candidato (6) e até emitir a (7) segunda via do boleto.

• Se desejar, o Opera-

dor poderá enviar (10)

o registro do contato

para o Candidato, ca-

so ele tenha autoriza-

do o envio de email na

Ficha de Inscrição.





• A documentação enviada pelo candidato deve ser conferida pelo Operador de Bolsa.

• A conferência quando concluída, habilita o candidato a concorrer às bolsas.

• Para reallizar a conferência, siga a ordem numérica.

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• O Operador de Bolsas deverá acionar (5) clicar nos documentos enviados, um a um e

confirmá-los. O operador poderá (6) inserir novos documentos a partir da Ficha de

inscrição do Candidato.

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• O Operador poderá (3) visualizar os candidados ordenados pelo Indicador de

Classificação ou pelo segmento, que compreende o campus, curso e turno.

• A partir das informações e documentos postados e

conferidos, o PróSelec atribuirá para Indicador de

Classificação , para cada candidato, onde:

I.C.=((BxD1XE1)+(BxD2XE2)+(BxDnXEn))/n, sendo B = a

renda familiar total dividida pelo número de pessoas da família

(n), D = ter doença crônica (0,7) ou não ter (1) e E = Estudar

em escola particular (0,7) ou não estudar (1).

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• Ao acionar (6) conceder bolsas automáticamente, o PróSelec aloca as bolsas

considerando o menor IC e o (4 e 5) Indicador máximo estabelecido pelo Operador de

Bolsa.

• Ao (7) liberar os resultados, as bolsas atribuídas são

deduzidas do total de bolsas disponibilizadas e fica

(10) visível a concessão na área restrita do Candidato.

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PASSO 5 – CONVERÇÃO DE LEADS

• No menu de captação do PróSelec é realizada a conversão

de Leads em Candidatos e de Candidatos em alunos.

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PASSO 5 – CONVERSÃO DE LEADS

• Os leads são armazenados em campanhas e eles também podem estar guardados por

Campi, se os pré-candidatos fizerem a opção pelo campi. Siga a ordem numérica para

acessar os dados.

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• O Lead deverá ser convertido em Candidato pelo Operador.

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• Uma vez visualizada a caixa de contato do Lead, o operador deverá (5) fazer contato

com o mesmo e (6) registrar este contato de acordo com o seu (6) tipo.

• Para converter um Lead em candidato basta (8) associá-lo a uma campanha.

• Se o candidato tiver

informado um email, o

Operadorador poderá

(7) destinar a mensagem

registrada na caixa de

contato para o email

do Candidato

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• Após o Lead convertido, o PróSelec oferece a opção de (8) liberação do pagamento da

taxa de inscrição.

• Depois de acionar (9) atualizar,

o PróSelec oferecerá (10) acesso

à Ficha de Inscrição do candi-

to, que deverá ser completa-

da pelo Operador.

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• Todos os campos obrigatórios da Ficha de Inscrição deverão ser preenchidos pelo

Operador.

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• Os formulários de inscrição são customizados, portanto, nem todos os campos estarão

disponíveis.

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• O Lead deverá informar uma (12) senha ao operador, para que posteriormente possa

acessar sua área do candidato.

• O operador poderá adotar um (13) prazo de pagamento diferente daquele que foi

estabelecido e descontos, quando for o caso. Para aplicar o desconto, basta selecionar o

motivo.

• As (14) informaçoes

do ENEM deverão ser

inseridas se a campa-

nha requerer.

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• Após os registros na Ficha de

Inscrição o PróSelec permite a

visualização de todos os dados da

Inscrição.

• O Operador deverá gerar o boleto de

pagamento, mesmo que o candidato

tenha sido isento.

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• O operador deverá enviar o boleto

ao Candidato ou recomendar que o

mesmo acesse a área restrita do

candidato, com sua senha, e lá

retirar uma segunda via.

• O Boleto é também o comprovante

de inscrição do candidato.

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PASSO 6 – AGENDAR PROVA

• O agendamento de provas é feito pelo próprio candidato. No entanto, algumas vezes, o

Operador, na conversão do Lead em candidato ou na recuperação de candidatos de

campanhas anteriores, não realiza a tarefa completamente.

• Quando um candidato não possui data de prova, ele fica disponível nesta etapa do

pipeline. Para agendar uma prova siga a ordem numérica

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• Acionado o número de inscrição do candidato, o PróSelec oferecerá a Ficha de Inscrição

do Candidato para (5) Edição, onde o operador deverá, a partir do contato com o

Candidato, incluir a (6)data escolhida para a prova e (8) registrar o respectivo contato.

Na edição todos os campos obrigatórios deverão ser preenchidos. A mensagem poderá

ser (10) enviado por email para o candidato.

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• O Operador deverá gerar o boleto (Comprovante de Inscrição) e encaminá-lo ao

Candidato, caso haja pagamento a ser feito, ou recomendar ao Candidato que o retire em

sua área restrita.

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PASSO 7 – RECUPERAR

DESISTENTES• A recuperação de desistentes deve ser feita ao longo de toda a campanha. Para

recuperar desistentes, siga a ordem numérica. O registro do contato de recuperação do

desistente é feito automaticamente.

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PASSO 8 – LEMBRAR PAGAMENTO DE

INSCRIÇÕES

• Os Leads convertidos em Candidatos ou inscrições feitas pelos próprios Candidatos,

tendo cobrança não quitada, ficaram retidas nesta etapa do Pipeline, até a data do

vencimento do boleto.

• Para operar este passo siga a ordem numérica.

No dia anterior ao vencimento do boleto (recomendado),

o Operador deverá ligar para o Candidato para lembrá-lo

do vencimento. Este contato deverá ser registrado na

Caixa de Contato.

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Este contato poderá

chegar ao conhecimento

do Candidato, através de

email, com a (8) cópia

para a área do Candidato.


INSCRIÇÕESRetornar ao índice

• Após cadastrar o contato, o PróSelec retornará com a tela abaixo.

• Acionando F5, a tela de captação do PróSelec será atualizada e o (9) registro do último

contato fica visível abaixo do nome do Candidato. Isto contribui para que dois diferentes

Operadores não entrem em contato com um mesmo Candidato, para tratar de um mesmo

assunto.


INSCRIÇÕESRetornar ao índice

PASSO 9 – REEMITIR BOLETOS DE

INSCRIÇÃO

• Os Leads convertidos em Candidatos ou inscrições feitas pelos próprios candidatos, com

boletos de inscrição vencidos e não quitados, ficam retidas nesta etapa do Pipeline.

Para reemitir boletos, siga a ordem numérica.

No dia posterior ao vencimento do boleto

(recomendado), o Operador deverá ligar para o

Candidato para reenviar-lhe um novo boleto, ou

recomender que ele retire uma seunga via em sua área

restrita. Este contato deverá ser registrado na Caixa de

Contato.

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Após (5) ligar para o

candidato, o Operador

poderá (6) emitir a

segunda via do boleto ou

(7) enviar para o email

do candidato um acesso

para área restrita, onde o

mesmo retirará seu

boleto.

Se for feito o (7) envio de

informações de acesso,

veja as orientações que

seguem.


INSCRIÇÃORetornar ao índice

• Quando for utilizada a opção Enviar Informações de Acesso, o PróSelec retorna com a

seguinte (11) mensagem e um email foi enviado ao Candidato.



• O Candidato visualizará o (13) email e dele (14) acessará sua área restrita.



• Caso o Canditao não se lembte de sua senha,

basta informar (16) seu número de Inscrição e

solicitar sua senha. Um email lhe será enviado

com a mesma.



PASSO 10 – LEMBRAR DATA DE PROVA

• Após ter pago o boleto, o Candidato fica habilitado a realizar a prova.

• No dia anterior ao da prova (recomendado), o Operador deverá ligar para lembrar o

candidato da data e horário da prova.

• Para lembrar a data da prova, siga a ordem numérica.

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PASSO 10 – LEMBRAR DATA DE PROVA

• O contato deverá ser registrado pelo Operador na Caixa de Contato. Se desejar, poderá

destinar uma (8) cópia do registro para o email do Candidato.

• Acionada F5, o último registro (10) ficará fisível no menu do pipeline.

5

7

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PASSO 11 – REAGENDAR PROVA

• Tendo pago o boleto e não tendo feito a prova, o Candidato ficará retido nesta etapa do

pipeline.

• No dia posterior ao da prova (recomendado), o Operador deverá ligar para reagendar a

data e horário da prova do candidato. Para reagenda a prova, siga a ordem numérica.

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• A Ficha de Inscrição do Candidato deverá ser (6) acessada através da caixa de contatos

e nela o Operador deverá realizar o (7) reagendamento, segundo a conveniência do

candidato.

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• O PróSelec oferecerá a Ficha de Confirmação da Inscrição.

• O Operador deverá realizar o registro respectivo na Caixa de Contato e poderá (12)

enviar uma cópia do contato para o email do Candidato.

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PASSO 12 – RECUPERAR REPROVADOS

• Os candidatos reprovados poderão ser recuperados nesta etapa. Siga a ordem

numérica.

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• A recuperação implicará

na (5) indicação da

campanha para a qual se

quer destinar o

candidato.


• O operador deverá indicar (6) a isenção ou não isenção do pagamento em a nova ficha

de inscrição do candidato, indicar as opções de (9) Curso, Modalidade, Turno, Campus e

data e ora de prova.

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• O PróSelec deixará visível a Ficha de Inscrição e o Operador deverá (11) gerar o boleto

de pagamento, se cabível e (12) fechar.

• O PróSelec retornará ao menu de Recuperação de reprovados. O Operador deverá

registrar a desistência na inscrição, onde consta a reprovação, indicando que o candidato

foi recuperado para uma nova inscrição.

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PASSO 13 – LEMBRAR PRÉ-MATRÍCULA

• A pré-matrícula envolve o preenchimento do requerimento de matrícula, uploud dos

documentos de matrícula e expedição do boleto da primeira mensalidade. Nas

campanhas em que houver pré-matricula, o Operador deverá manter contato com

candidatos aprovados pra lembrá-los e orientá-los para esta etapa. Siga a ordem

numérica.

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MATRÍCULA

• Os candidatos que emitiram boletos para pagamento da primeira mensalidade, ficarão

retidos nesta etapa do pipeline , até o vencimento do boleto. O Operador deverá ligar no

dia anterior ao vencimento do boleto para lembrar a data do pagamento. Siga a ordem

numérica.

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3

PASSO 15 – REEMITIR BOLETO DE

MATRÍCULA

• Os candidatos que não pagarem os boletos da primeira mensalidade serão retidos nesta

etapa do pipeline. O Operador deverá contatá-los para que emitam a segunda via do

boleto através da área restrita.

• O Operar deverá () a mensagem ao candidato e o mesmo deverá ter um email registrado

em sua ficha de inscrição e uma senha, para receber o link e fazer o acesso.

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PASSO 16 – AGENDAR MATRÍCULA

• Após lançada a nota do candidato, ele ficará habitado à matícula e retido nesta etapa do

pipeline. Se a campanha envolver pré-matrícula, o candidato entrará nesta etapa após o

pagamento do boleto da primeira mensalidade.

• No dia posterior ao da prova ou do pagamento da primeira mensalidade (recomendado),

o Operador deverá ligar para agendar a data e horário para a matrícula. Siga a ordem

numérica.

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• O Operador deverá registrar o contato.

• O Operador deverá selecionar (7) o tipo de avaliação (Prova ou Enem) e escolher uma

das datas oferecidas, conforme a preferência do Candidato.

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• O Operador deverá realizar o registro na Caixa de Contato e poderá (12) enviar uma

cópia do mesmo para o email do Candidato.

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PASSO 17 – LEMBRAR MATRÍCULA

• No dia anterior ao dia agendado para a matrícula (recomendado), o Operador deverá

ligar para lembrar ao candidato a data e horário da matrícula e as

providências/documentos necessários.

• Para lembrar a data de matrícula siga a ordem numérica.

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PASSO 17 – LEMBRAR MATRÍCULA

• O Operador deverá ser registrado na Caixa de Contato e poderá (8) enviar uma cópia do

mesmo para o Candidato.

• Acionada F5, o último registro (10) ficará visível no menu do pipeline.

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PASSO 18 – REAGENDAR MATRÍCULA

• No dia posterior (recomendado) ao agendado para a matrícula, não tendo o Candidato

comparecido, o Operador deverá ligar para reagendar a data e horário de matrícula.

• Para reagendar a matrícula siga a ordem numérica.

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• O Operador deverá registrar o contato na Caixa de Contatos.

• O Operador deverá selecionar (7) escolher uma das datas oferecidas, conforme a

preferência do candidato.

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• O Operador deverá realizar o registro na Caixa de Contato e poderá (12) enviar uma

cópia do contato para o Candidato.

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PASSO 19 – DEPURAR CAMPANHA

• No dia posterior ao encerramento de uma campanha, todos os candidatos que nãoi se

matricularam ou não desistiram ficarão retidos nesta etapa do pipeline.

• Para depurar uma campanha, siga a ordem numérica.

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PASSO 19 – DEPURAR CAMPANHA

• O Operador deverá manter contato com cada um dos candidatos e registrar a

desistência, com seus motivos respectivos.

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PASSO 20 – RECUPERAR MATRÍCULAS

CANCELADAS

• Os candidatos matriculados que cancelarem suas matrículas ficarão visíveis nesta etapa

do pipelline. O Operador deverá manter contato com estes ex-alunos para reingresso em

campanhas posteriores ou para reverter o cancelamento da matrícula. Siga a ordem

numérica.

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UTILIZANDO O MENU DO FINANCEIRO

• O Menu Financeiro é destinado ao Setor Financeiro da Instituição, para realização de

tarefas que podem ser exclusivas desse Setor. O PróSelec oferece um perfil de usuário

para realização dessas tarefas (1)

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UTILIZANDO O MENU DO FINANCEIROACESSANDO O MENU FINANCEIRO

• Para ingressar no Menu Financeiro, o responsável pelas tarefas financeiras deverá logar

no PróSelec, com seu login e senha, cadastrados pelo Administrator.

• Para logar, siga a ordem numérica.

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UTILIZANDO O MENU DO FINANCEIROEXTRAINDO A SEGUNDA VIA DE UM BOLETO

• Após logar, o Próselec oferece a opção de extação da segunda via de um boleto. Para

efetuá-la, siga a ordem numérica.

• A busca pode ser feita com partes do registro, podendo ser o nome o inscrição.

• Selecione o registro respectivo

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UTILIZANDO O MENU DO FINANCEIROEXTRAINDO A SEGUNDA VIA DE UM BOLETO

• Ao clicar no candidato, o PróSelec

oferecerá a segunda via do boleto,

que poderá ser enviada ao Candidato.

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UTILIZANDO O MENU DO FINANCEIROCONFIRMANDO PAGAMENTO INDIVUALMENTE

• Para realizar as demais tarefas financeiras, acione o Menu Financeiro.

• A primeira terefa é a quitação individual de um boleto. Para realizá-la, siga a ordem

numérica. O Processo se finaliza com uma (4) mensagem.

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UTILIZANDO O MENU DO FINANCEIROCONCILIANDO ARQUIVO BANCÁRIO

• A conciliação de arquivo bancário compreende a quitação de boleto(s) através de

arquivos de retorno bancário. Para realizar este processo, siga a ordem numérica.

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UTILIZANDO O MENU DO FINANCEIROCONCILIANDO ARQUIVO BANCÁRIO

• Uma vez selecionado, o arquivo ficará visível (4), em seguida basta processar (5).

• O PróSelec retornará com uma (6) mensagem de resultado.

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UTILIZANDO O MENU DO FINANCEIROVISUALIZANDO OS DESCONTOS CONCEDIDOS

• Todos os descontos concedidos nas inscrições dos Candidatos ficam visíveis na tela (2)

descontos, para fins de conferência ou auditoria.

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UTILIZANDO O MENU DO FINANCEIROVISUALIZANDO O RESUMO FINANCEIRO

• O (2) Resumo Financeiro compreende a sumarização de todos os boletos expedidos e

recebidos, das campanhas ativas, por campos e por grupos de campanhas, com ou sem

prova .

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UTILIZANDO O MENU DO FINANCEIROVISUALIZANDO O RETORNO BANCÁRIO

• As operações de quitação de boleto através de retorno bancário podem ser visualizadas

através do menu Retorno Bancário.

• Para visualizar os arquivos de retorno bancário, siga a ordem numérica.

2

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UTILIZANDO O MENU DO FINANCEIROVISUALIZANDO O RETORNO BANCÁRIO

• Acionado o botão (8)abrir, o arquivo html, além de gravado, ficará (9)visível.

9

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UTILIZANDO O MENU DA SECRETARIA

• O Menu de Secretaria é destinado ao Setor da Instituição, responsável pelas matrículas.

O PróSelec oferece um perfil de usuário para realização dessa tarefa (1)

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• Para ingressar no Menu de Secretaria, o responsável pelas matrículas deverá logar no

PróSelec utilizando seu login e senha fornecidos pelo Administrator.

• Para logar, siga a ordem numérica.

UTILIZANDO O MENU DA SECRETARIARetornar ao índice


• O Operador de Secretaria deverá acessar (4) na primeira hora do dia o submenu

Matrículas Agendadas e estar preparado para receber as matrículas nos (7) horários

agendados. Para fazê-lo, siga a ordem numérica.

• Após a realização da matrícula, o Operador de Secretaria deverá registrar o

número/código de cada matricula na (9) caixa de matrícula, acessada (8) através do

número de inscrição do Candidato.

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• O mapa de resultados pode ser utilizado para obter (2) informações do resultado do

Vestibular, para fins de matrícula. Para acessá-lo, siga a ordem numérica.

4

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CONSULTANDO O RELATÓRIO DE

INSCRITOS NOS ÚLTIMOS CINCO DIAS

• Este relatório apresenta as inscrições realizadas nos últimos 5 dias. Totaliza os últimos

cinco dias (3) e mostra (4) o total acumulado até a data do relatório. Para visualizá-lo,

siga a ordem numérica.

• O relatório compara a campanha com outra indicada no cadastro da campanha em

curso.

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MATRÍCULADOS NOS ÚLTIMOS CINCO DIAS

• Este relatório apresenta as matrículas realizadas nos últimos 5 dias. Totaliza os

últimos cinco dias (3) e mostra (4) o total acumulado até a data do relatório. Para

visualizá-lo, siga a ordem numérica.


curso.

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INSCRITOS ATÉ HOJE

• Este relatório apresenta as inscrições realizadas até a data da expedição do relatório.

Para visualizá-lo, siga a ordem numérica.


curso.

• O relatório poderá indicar (4) as quantidades da campanha

anterior, no mesmo dia e mês. Por exemplo, todos os

candidatos inscritos em 2014.2 em 15 de junho de 2014 e

todos os candidatos e inscritos em 2013.2, até 15 de junho

de 2013.

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MATRICULADOS ATÉ HOJE

• Este relatório apresenta as matriculas realizadas até a data da expedição do relatório.

Para visualizá-lo, siga a ordem numérica.


curso.

• O relatório poderá indicar (4) as quantidades da campanha

anterior, no mesmo dia e mês. Por exemplo, todos os

candidatos matriculados em 2014.2 em 15 de junho de 2014

e todos os candidatos e matriculados em 2013.2, até 15 de

junho de 2013.

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INSCRITOS POR NOME

2

• Este relatório apresenta todos os Candidatos, de todas as campanhas ativas,

relacionados por nome.

• O Operardo deverá utilizar (2) o filtro por letra para visualizar um Candidato.

• A Ficha de Confirmação da Inscrição de um Candidato poderá ser visualizada e

impressa (4) a partir do link (3) inserido na Inscrição.

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INSCRITOS POR CURSO

• Este relatório apresenta todas inscrições realizadas em um curso, em uma campanha

(2) de cedrto Campus (3). Para visulizá-lo, siga a ordem numérica.

• A Ficha de Confirmação da Inscrição de um Candidato poderá ser visuaizada e


1

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INSCRITOS POR SALA

• Este relatório apresenta as inscrições realizadas e pagas, em cada (2) data e horário de

prova separadaspor (3)tipo de campanha e por (4) sala.

• A Ficha de Confirmação da Inscrição de um Candidato poderá ser visuaizada e


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CANDIDATOS AGENDADOS

• Este relatório apresenta a relação de Candidatos agendados para cada (4) dia de prova,

por (2) tipo de campanha e por (3) campus. Para visulizá-lo, siga a ordem numérica.

• Os Candidatos de um tipo de campanha, de um determinado campus, que não tenham

data de prova, ficarão visíveis com a seleção do (2) Tipo de Campanha e do (3)

Campus.

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1


CANDIDATOS MATRICULADOS

• Este relatório apresenta a relação de Candidatos matriculados por (2) tipo de campanha

e (3) por campus. Para visulizá-lo, siga a ordem numérica.

• No campo Inscrição ficam (4) visíveis, na parte superior o número de inscrição do

candidato e na inferior o número de matrícula.

• A caixa de contato do candidato/aluno poderá ser (5) visualizada a partir do link (4)

inserido no campo Inscrição.

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ESTATÍSTICAS

• Este relatório reflete as etapas do pipeline de captação. Para visualizá-lo, siga a ordem

numérica.

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• A coluna TOTAL é a soma de NÃO PAGOS com PAGOS.

• A celula DESISTÊNCIAS/TOTAIS oferece um (4) link de acesso ao menu de captação:

Candidatos Desistentes.


ESTATÍSTICASRetornar ao índice

• A (6) Ficha de Contato com os candidatos poderá ser acessada através do link (5) no

campo Inscrição.


ESTATÍSTICASRetornar ao índice


TIPOS DE DIVULGAÇÃO

• Este relatório apresenta a soma das respostas à pergunta como soube da campanha

(tipos de divulgação utilizados pela Instituição), disponibilizada nos formulários de

inscrição de Leads e de Candidatos, em quantidades (5) absolutas e relativas (6), para

um (2 e 3) determinado período

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TIPOS DE PROMOCODES

• Como foi visto no PASSO 1 – Captação de Lead, PROMOCODE é o nome dado a um

conjunto de ações para captação de Leads.

• Este relatório permite a visualização dos resultados (2) alcançados nos vários

PROMOCODES adotados pela Instituição. Para visualizá-lo siga a ordem numérica.

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CONSULTANDO O RELATÓRIO DE LEADS

• Este relatório deve ser utilizado para verificar as quantidades de leads capturados nas

campanhas e nos promocodes. Siga a ordem numérica.

• Para imprimir este relatório, clique com o botão direito do mouse sobre ele e selecione

Imprimir.

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CONSULTANDO O RELATÓRIO DE LISTA DE

PRESENÇA

• Este relatório deve ser utilizado para registrar a presença dos candidatos às provas.

Para acessá-lo siga a ordem numérica.

• Constarão neste relatório os candidatos que pagaram suas inscrições e foram

ensalados.

• Para imprimir este relatório, clique com o botão direito do mouse sobre ele e selecione

Imprimir.

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PORTADORES DE NECESSIDADES ESPECIAIS

• Este relatório permite uma recepção adequada aos Portadores de Necessidades

Especiais pela Instituição. Ele reflete as informações colhidas através do Formulário de

Inscrição dos Candidatos.

• O campo Inscrição oferece um (2) link para acesso à (3) Ficha do Candidato.

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CONTROLE MOTOR

• Este relatório permite conhecer (5) quantos candidatos de uma campanha, em um

campus, em um certo dia e horário de prova, alocados em determinadas salas, são

canhotos e destros. Esta informação servirá para a adequada alocação de

assentos/cadeiras para os candidatos.

• Para visualizar o relatório siga a ordem numérica.

• Neste relatório só aparecem os candidatos que indicaram

sua condição motora na Ficha de Inscrição.

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PLANEJAMENTO E CONTROLE DE METAS

• Este relatório permite visualizar e acompanhar as metas plenejadas para as etapas do

Pipeline. Siga a ordem numérica.

• Este relatório revelerá o que foi planejado para o período de

captação e o que foi realizado no período (3 e 4) informado.

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• É possível até quatro diferentes períodos de captaão, intervalos de tempo, tipos de

campanhas, campanhas e cursos, basta acionar o (1) indicador + para acrescentar até

quatro linhas de registros.


PLANEJAMENTO E CONTROLE DE METASRetornar ao índice

CONSULTANDO O RELATÓRIO INSCRITOS

POR CAMPUS X CURSOS

• Este relatório apresenta os candidatos inscritos nas (2) campanhas, (3) nos vários

campi e (4) cursos e sua situação de pagamento, conforme indicado. Para visualizar o

relatório siga a ordem numérica. Nas caixas (3) e (4) são oferecidas duas opções

TODOS e TOTAL. A opção TODOS retorna com dados analítcos e a TOTAL com dados

sintéticos. Cada item totalizado é um (5) acesso à lista de candidatos respectiva. O id

(6) do candidato acessa a Caixa de Contato.

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CONSULTANDO O RELATÓRIO

CLASSIFICADOS X MATRICULADOS

• Este relatório apresenta os candidatos que pagaram as inscrições (inscrições

confirmadas), que se matricularam e/ou pagaram a taxa a matrícula (primeira parcela),

que podem ser visualizados nas (2) campanhas, (3) nos vários campi e (4) cursos Para

visualizar o relatório siga a ordem numérica. Nas caixas (3) e (4) são oferecidas duas

opções TODOS e TOTAL. A opção TODOS retorna com dados analítcos e a TOTAL

com dados sintéticos. Cada item totalizado é um (5) acesso à lista de candidatos

respectiva. O id (6) do candidato acessa a Caixa de Contato.

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ACESSANDO E UTILIZANDO A ÁREA DO

CANDIDATO

• A Área do Candidato é o ambiente

onde ele poderá retirar a segunda

via do boleto, fazer uploud de

documentos e realizar outras ações.

• O acesso à Área do Candidato é

feito, normalmente, através da (1)

Ficha de Inscrição. Por ser uma

página, este acesso pode ser

inserido no site da Instituição,

hotsite da campanha ou qualquer

outro ambiente de Internet.

• Para o Candidato acessar a área

restrita deverá seguir a ordem

numérica.

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CANDIDATO

• O Candidato deverá fazer o login com seu (2) número de inscrição e a (3) senha,

informada no Ficha da Inscrição.

• Se o Candidato não se recordar de sua senha, poderá recuperá-la inserindo (4) seu

número de inscrição e acionando a tecla (5) enviar.

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CANDIDATO

• O Candidato poderá confirmar seu (7) dia de prova, emitir a (8) segunda via do boleto,

se ainda não tiver pago e (9) obtenção de informações sobre campanha de bolsas, (10)

editar a Ficha de Inscrição e (11) enviar de comprovantes, para Candidatos à bolsas.

• Se o Candidato já tiver pago o boleto, a informação (10) Boleto Pago substituíra a opção

de emissão de segunda via.

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CANDIDATO

• Se for um Candidato à bolsa e optar por enviar documentos, deverá seguir a ordem

numérica, para o envio de (1) documentos ainda não enviados .

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ENSALANDO MANUALMENTE UM

CANDIDATO

• Para ensalar um Candidato manualmente, siga a ordem numérica.

• Ao ser ensalado o Candidato desaparece automaticamente deste menu.

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REGISTRANDO OU SUSPENDENDO A

DISISTÊNCIA DE UM CANDIDATO

• A desistência de um Candidato é realizada através da Caixa de Contado do Candidato,

com a seleção de um tipo de contado, cadastrado para este fim.

• O Operador deverá registrar as razões específicas da desistência no (1) campo

Descrição.

• Para registrar uma desistência, siga a ordem numérica.

• Após registrada, a desitência fica

visível no (5) rodapé direito da

Ficha de Inscrição do Candidato.

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• A suspensão da desistência pode ser feita em três ambientes: na própria (1) Ficha de

Inscrição do Candidato, no (2) submenu Edição de Candidatos do menu Candidatos e

na (3) Ficha de Contato com os Candidatos. Em todos os casos o PróSelec oferecerá a

(4) caixa para confirmação da exclusão

REGISTRANDO OU SUSPENDENDOA

DISISTÊNCIA DE UM CANDIDATO

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5

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CANCELANDO UMA INSCRIÇÃO

• O cancelamento de inscrições é realizado, exclusivamente, na Ficha de Inscrição do

Candidato.

• Uma vez cancelada, uma inscrição deixa de ficar visível ao usuário e não é mais

computada nas estatísticas da campanha.

• Para cancelar uma inscrição, siga a ordem numérica.

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CANCELANDO UMA INSCRIÇÃO

• O Operador deverá (7) justificar o cancelamento.

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EDITANDO UM CANDIDATO ATRAVÉS DO

MENU DE CANDIDATOS

• A edição de Candidatos é feita diretamente na Ficha de Inscrição do Candidato, que

pode ser acessada por vários ambientes, dentre os quais o Menu de Candidatos. Para

realizar a edição, siga a ordem numérica.

• [*] Esta opção permite a visualização de todos os candidatos.

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LOCALIZANDO UM CANDIDATO ATRAVÉS

DO MENU DE CANDIDATOS

• Um Candidato poderá ser localizado de por diferentes vias.

• Se o Operador souber o nome, mesmo que incompleto, ou o número de inscrição, o

Candidato poderá ser localizado através do submenu (1) Ficha do Candidato. Para

tanto, siga a ordem numérica. Opte (3) por apresentar resultados de campanhas (3)

ativas ou inativas. A (5) Ficha

de Inscrição poderá ser visua-

lizada através do (4) link no no-

me do Candidato.

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LOCALIZANDO UM CANDIDATO ATRAVÉS

DO MENU DE CANDIDATOS

• Um Candidato também poderá ser localizado através do submenu Contatos com

Candidatos do menu Candidatos.

• Para localizar um Candidato siga a ordem numérica.

2• A (5) Caixa de Contato com o

Candidato poderá ser

visualizada através do (4) link

Inscrição.

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LANÇANDO E VISUALIZANDO O

RESULTADO DE UM CANDIDATO

• Para lançar resultados, siga a ordem numérica.

• A (7)segunda caixa é destinada ao resultado do cálculo com pesos, e não deve ser

utilizada (É parte do módulo de provas que está em implantação e não se encontra

totalmente disponível )

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LANÇANDO E VISUALIZANDO O

RESULTADO DE UM CANDIDATO

• Para visualizar resultados, siga a ordem numérica.

• Os resultados lançados poderão ficar visíveis pela internet, instantaneamente, através

de link para a página de resultados.

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ACOMPANHANDO O TRABALHO DOS OPERADORES

MENU DE AUDITORIA

• O acompanhamento do trabalho dos Operadores pode ser feito, principalmente, através

dos submenus de Auditoria (logs) e Produtividade.

• A auditoria oferece todos os logs (registros) realizados no

PróSelec, através do ingresso com um login e pela

transferência de dados através de integração em base de

dados.

• Para acessar a Auditoria siga a ordem numérica

Retornar ao índice

• No menu de Auditoria, a (5) inscrição oferece um link para a Ficha de Inscrição do

Candidato.

• A auditora apresenta o (8) tipo de contato e a (9) descrição do contato, registrada na

Caixa de Contato.

• Quando houver mudança de datas, por exemplo data de agendamento de matrícula, o

PróSelec oferece a (10) data anterior, se houver, e a (11) nova data, que substituiu a

primeira.


MENU DE AUDITORIARetornar ao índice

• A produtivade dos Operadores poderá ser acompanhada através

dos Relatórios de Produtividade, oferecidos no Menu de

Produtividade.

• Para visualizar o histórico do trabalho, o Administrador deverá

selecionar um (2 e 3) período e o (4) operador, podendo ser todos.

• No primeiro acesso, o PróSelec deixa visível o Relatório

Usuário/Campos.

• Para visualizar os demais relatórios, clique no (6)título dos

mesmos.


MENU DE PRODUTIVIDADE

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MENU DE PRODUTIVIDADE

• O (7) nome do relatório fica visível no topo.

• Todos os relatórios apresentam as (8) quantidades de contatos feitos e o (9) percentual

relativo.

• Cada título de relatório oferece duas opções (10). Para visulalizálas, basta acionar

novamente o título.

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• (11) Relatório de Usários por Tipo de Contato.

• Para alternar, acione (12) a opção de relatório desejada


MENU DE PRODUTIVIDADERetornar ao índice

• (13) Relatório Tipo de Contato por Usuário.

• Todos os relatórios podem migrar para (14) arquivos xls.


MENU DE PRODUTIVIDADERetornar ao índice

• O PróSelec oferece um menu para (1) comunicação entre os usuários e para abertura

de chamadas para Suporte.

• Para o envio de mensagem, utilizá-lo siga a ordem numérica.

UTILIZANDO A FERRAMENTA DE COMUNICAÇÃO DO

PRÓSELECRetornar ao índice

• Será possível enviar mensagens para (4) uma pessoa, especificamente, ou para um (4)

grupo de usuários.



• O (8) destinatário receberá a comunicação, que ficará (9) vísivel em sua caixa de

correspondências.



• Acionado o botão responder, o PréSelec oferce a caixa de mensagem para digitação da

resposta. O usuário poderá enviar a resposta tanto para um (13) destinatário específico

como para um grupo.



• Para abertura de chamados ao suporte, siga a ordem numérica.

ABRINDO UM CHAMADO DE SUPORTERetornar ao índice

• Para abertura de chamados, (3) selecione o grupo Oitisolo. A mensagem ficará (7)

visível em sua caixa de mensagens. A mensagem será enviada ao Suporte.


• Para excluir uma mensagem, siga a ordem numérica. Depois de excluída, uma

mensagem só poderá ser recuperada através do serviços de suporte da Oitisolo.


O QUE É A OPERAÇÃO DE RETENÇÃO

DO PRÓSELEC?

• A operação da retenção do PróSelec é realizada no

menu Retenção.

• Ela compreende o monitoramento da evasão de

maneira preventiva, preditiva e corretiva.

• O PróSelec dispõe de um modelo de previsão que

se baseia nas informações históricas de

absenteísmo, inadimplência e rendimento dos

alunos.

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PASSO 1 – ATUALIZANDO DADOS

• Os dados de absenteísmo, rendimento escolar e inadimplência devem ser atualizados no

PróSelec no máximo a cada 5 cinco dias.

• Para atualização, siga a ordem numérica.

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PASSO 1 – ATUALIZANDO DADOS

• Os dados inseridos devem ser cumulativos, para um mesmo período de captação (o

mesmo que período letivo) = faltas até a data, inadimplência até a data e rendimento

escolar até a data.

• Os arquivos de faltas e de outros dados

são do tipo txt e de acordo com a

especificação estabelecida nas Instruções

(3). Basta clicar e acessar.

• Após o envio de dados o PróSelec

retornará com a mensagem de finalização.

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PASSO 2 – MONITORANDO O

ABSENTEÍSMO DOS ALUNOS

• O operador deverá monitorar as faltas dos alunos, rotineiramente, para registrar

possíveis evasões.

• Para o monitoramento, siga a ordem numérica.

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PASSO 2 – MONITORANDO O

ABSENTEÍSMO DOS ALUNOS

• O operador deverá contatar (2) os alunos com o número de faltas integrais superior a 4.

O contato servirá para revelar se o aluno já se evadiu. Note que a caixa de contato

guarda os registros da época da captação.

• Para o contato, siga a ordem numérica.

• Se o aluno evadiu, o operador

deverá acionar a tecla de

evasão (neste caso, o PróSelec

registrará a evasão), se não,

apenas registrar o contato

realizado.

• Os candidatos evadidos sairão

deste painel.

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PASSO 3 – TRABALHANDO A EVASÃO

PREVENTIVAMENTE

• A partir dos dados inseridos e das evasões registradas, o PróSelec oferecerá a previsão

de evasão por aluno, considerando uma Escala (6) de 9 até 1. Quanto maior o valor

maior o risco de evasão daquele aluno.

• O PróSelec informa o (7) índice de confiança da previsão realizada, baseado nos dados

inseridos. Este cálculo considera tanto os dados do período de captação em curso (o

mesmo que período letivo) como os de períodos anteriores.

• O PróSelec também informa o grau de influência das variáveis (8) que afetam o risco de

evasão do aluno.

• Para prevenir a evasão, siga a ordem numérica.

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PASSO 3 – TRABALHANDO A EVASÃO

PREVENTIVAMENTE

• O operador deverá manter contato (2) com os alunos com risco maior, para buscar

alternativas para evitar possíveis evasões. Para o contato, siga a ordem numérica.

• Se o aluno já tiver se

evadido, o operador deverá

registrar a evasão.

• Para evitar contatos

indevidos, o último contato

(6) fica visível na linha

abaixo do nome do Aluno.

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PASSO 4 – ACOMPANHANDO OS RISCOS

DA EVASÃO

• O acompanhamento dos riscos pode ser realizado por campus ou unidade, curso, turno e

faixas de risco.

• Para acompanhar os riscos da evasão, siga a ordem numérica.

• O acompanhamento

dos riscos poderá

revelar os focos mais

importantes de evasão,

seja um campus, curso

ou turno.

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PASSO 5 – ATUANDO CORRETIVAMENTE

• O operador deverá manter contato (2) com os alunos evadidos, com vistas a recuperá-los

para o mesmo ou para outros períodos de letivos.

• Para recuperar os evadidos, siga a ordem numérica.

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PASSO 5 – ATUANDO CORRETIVAMENTE

• O operador deverá registrar o contato e ser for o caso, em seguida, suspender a

evasão (11), caso o aluno evadido possa retornar com o mesmo número de

matrícula, para o mesmo período letivo.

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Próselec tutorial de operação - v.5.1 - 22-06-2014

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