Projeto White Belt

Fundação Vanzolini

© Alberto W. Ramos 1

Projeto White Belt

Fábio Cristiano Schmitz

Data de início: 21/01/2013 Revisão: 03



Resumo das Ferramentas Utilizadas no Projeto

P D C A x Project Charter

x SIPOC

x Mapa do Processo

x Definição Operacional

x Avaliação S. Medição

x Capacidade Estatística

x Diagrama C&E

x Matriz C&E

Z Histograma

x Boxplot

Z Diagrama de Dispersão

x Gráfico Linear

Z Diagrama de Pareto

x Plano de Ação

x Plano de Ação x Capacidade Estatística

x Gráfico Linear

x Plano de Controle

x Gráfico p

Z Gráfico c

x Gráfico IM/R

x Padronização

x Mapa do Processo


Projeto: Controle de Estoque e Marcação Champion: Fábio C. Schmitz

Unidade: Revenda Casci - Carazinho/RS Dono do Processo: Maurício Thomazi

Nomes Função % do tempo PDCA Data Prevista Data Real Data Revisada

P. Renato Siqueira (GV) White Belt (em certificação) 5 Plan 04/02/2013 04/02/2013

Gustavo Castelli (Direção) White Belt (em certificação) 5 Do 25/02/2013 25/02/2013

Fernando Villa (GC) Membro 80 Check 11/03/2013 12/03/2013

Maurício Thomazi (SA - Diurno) Membro 5 Act 18/03/2013 26/03/2013

Luciano A. Tesser (SA - noturno) Membro 5

Project Charter

21/01/2013

R$ 200.000,00

Redistribuição do capital de R$ 1.000.000,00, atualmente, aplicado

excessivamente no estoque de produtos (ativo imobilizado) para em no máximo

6 meses empregá-lo no aumento do capital de giro e investimentos.

Principais impactos:

– Redução de empréstimos bancários (financeiro);

– Redução dos Custos de Estocagem (armazém);

– Maior dispobilidade/variedade de SKUs (vendas);

– Facilitar o processo de puxada dos produtos;

– Amenizar o risco de furo de puxada.

Métricas Escopo Exclui

O que será obtido com este projeto?Qual é a oportunidade ou problema associado com este projeto?

Controle de estoque e marcação compacto e com maior disponibilidade/variedade de SKUs, de modo que atenda os

interesses da direção, vendas, financeiro e operação de distribuição.

Data de Início:

Economia Estimada:

Tema do Projeto Objetivos e Metas

Escopo Inclui

O que não engloba este projeto?

Membros

da Equipe

Etapas do Projeto

– Necessidade de puxada;

– Marcação dos produtos;

– Puxada dos produtos;

– Estocagem dos produtos.

O que engloba este projeto?

Que atividades e processos estão

contemplados?

Valor total do ativo imobilizado estoque.

Equipe do Projeto

– Furo de puxada, quando o

responsável é a Fábrica;

– Classificação/Posicionamento dos

produtos nos armazéns físicos;

– Tempos e movimentos dos veículos

de puxada;

– Validade dos produtos em estoque e

FIFO.




Fornecedores Entradas Processo Saídas Clientes

– Fábricas da Ambev;

– Financeiro da unidade;

– Vendas da unidade;

– Sistema PROMAX;

– Extranet Ambev.

– Relatório de marcação - Ambev;

– Disponibilidade de produtos nas

Fábricas - Ambev;

– Relatório de produtos cadastrados no

sistema - Promax;

– Metas de Vendas - Vendas;

– Ações de mercado - Vendas;

– Tendências do volume real - Vendas;

– Limite de valor do estoque - Financeiro.

– Analisar a necessidade de

produtos de acordo com a

classificação de giro, a meta e a

média diária de vendas;

– Verificar a disponibilidade nas

fábricas e o limite financeiro;

- Fazer a marcação e puxar os

produtos aprovados.

– Produtos puxados e

descarregados nos armazéns;

– Valor de estoque dentro do limite

financeiro combinado;

– Maior número de SKUs possíveis

disponibilizados para a equipe de

vendas.

– Gerente de Op. de Distribuição;

– Gerente de Vendas;

– Gerente Comercial;

– Gerente Adm/Financeiro.

SIPOC



Mapa do Processo

No olhometro (análise visual), verificar produtos que apresentam baixas

quantidades de estoques.

Verificar com o GV quaisos produtos que possuem

ações de mercado.

Análisar manualmente, os produtos disponíveis nas

fábricas para puxada.

Análisarmanualmente, quais

os produtos marcados no dia anterior que

foram aprovados para puxada.

Marcação na Extranet do atual/próximo dia

Aprovado?

Produtos com baixo estoque?

Necessidadede Puxada

Remarcar as puxadas

OK

OK



O ativo imobilizado estoque engloba apenas produtos voltados ao negócio principal da organização – distribuição de bebidas do grupo Ambev. Estes produtos se classificam em alcoólicos (Skol, Brahma, etc), não-alcólicos (Pepsi, Guaraná, etc) e não-alcoólicos e não carbonatados (Gatorade, Lipton). A unidade Casci de Carazinho-RS utiliza um controle manual de estoque. Porém o controle manual do estoque demanda muito tempo para o cumprimento do processo, além de desconsiderar o giro do estoque e a sazonalidade. Isto pode resultar em um estoque de alto valor mas com baixa disponibilidade ou diversidade de produtos para alcance da meta e média atual de vendas. Assim, se acredita que ao automatizar as partes possíveis do processo e interligar as informações das áreas envolvidas, se obterá maior eficiência e eficácia, reduzindo o risco de anormalidades.



Durante 10 dias se acompanhou a marcação dos produtos, bem como a análise das atividades e do tempos de cada etapa deste processo:

Data Cntgem do Est. Armzndo Cntgem Prod. em trânsito Estqe TT (armaz. + marc.) Solicitação Vendas Revisão Financ. Marc. na extranet TC

22/01/2013 00:42:14 00:07:17 00:49:31 00:04:26 00:05:49 00:14:06 02:03:22

23/01/2013 00:59:25 00:10:15 01:09:39 00:06:14 00:08:10 00:19:50 02:53:33

24/01/2013 00:47:14 00:08:08 00:55:22 00:04:57 00:06:30 00:15:46 02:17:57

25/01/2013 00:48:52 00:08:25 00:57:17 00:05:08 00:06:43 00:16:18 02:22:44

28/01/2013 00:52:19 00:09:01 01:01:20 00:05:29 00:07:12 00:17:27 02:32:49

29/01/2013 00:56:54 00:09:49 01:06:43 00:05:58 00:07:50 00:18:59 02:46:13

30/01/2013 00:57:49 00:09:58 01:07:47 00:06:04 00:07:57 00:19:18 02:48:53

31/01/2013 00:40:05 00:05:12 00:45:17 00:03:10 00:04:09 00:10:04 01:47:57

1º Quartil Média Mediana 3º Quartil Desvio Padrão Variância

Cntgem do Est. Armzndo 00:45:59 00:50:36 00:50:35 00:57:08 00:07:15 00:00:02

Cntgem Prod. em trânsito 00:07:56 00:08:31 00:08:43 00:09:51 00:01:41 00:00:00

Estqe TT (armaz. + marc.) 00:53:54 00:59:07 00:59:19 01:06:59 00:08:52 00:00:03

Solicitação Vendas 00:04:50 00:05:11 00:05:19 00:06:00 00:01:01 00:00:00

Revisão Financ. 00:06:20 00:06:47 00:06:58 00:07:52 00:01:20 00:00:00

Marc. na extranet 00:15:21 00:16:28 00:16:53 00:19:04 00:03:15 00:00:00

Fatores



Cause Effect

Equipment (Máquinas) Process (Métodos) People (Mão de Obra)

Sistema local inoperante.

Demora na análise da marcação

anterior. Pouco informatizadas

Estoque virtual atualizado. Contagem manual do estoque Resistentes à mudanças

Caderno de anotações das

marcações.

Atenção diferenciada a produtos

com ação de mercado. motoristas (absenteísmo e férias)

motoristas seguir a legislação de

transito.

Caminhão quebrado. Estradas bloqueadas. Farol CSC

Freteiros indisponíveis

Bloqueio de exportação de arquivo

na Extranet, permitindo apenas

impressão. Nº de SKUs mensais

Juros bancários p/ complementar a

puxadas de produtos.

atrazo no recebimento da projeção

de estoque

Filas nas Fábricas Extrato de Puxadas

Clima

Manutenção nas fábricas.

Materials (Materiais) Environment (Ambiente) Management (Medição)

Baixa Performance

Diagrama de Causa & Efeito - Fishbone

Compactação

do Estoque



10 30 30 30

I II III IVDemora na

realização do

processo.

Indisponibilidade

de produtos.Furo de Puxada.

Sincronização

entre puxada e

financeiro.

Item X's I II III IV Total %

1 Atenção diferenciada a produtos com ação de mercado. 5 10 8 3 26 38%

2 atrazo no recebimento da projeção de estoque 10 8 9 2 29 43%

3 Bloqueio de exportação de arquivo na Extranet, permitindo apenas impressão. 10 8 8 3 29 43%

4 Caderno de anotações das marcações. 10 10 7 6 33 49%

5 Caminhão quebrado. 8 7 9 1 25 38%

6 Clima 6 5 4 2 17 24%

7 Contagem manual do estoque 10 9 8 7 34 55%

8 Demora na análise da marcação anterior. 10 8 9 7 34 58%

9 Estoque virtual atualizado. 9 4 7 8 28 54%

10 Estradas bloqueadas. 6 5 7 4 22 39%

11 Extrato de Puxadas 4 3 2 2 11 16%

12 Farol CSC 2 3 5 3 13 26%

13 Filas nas Fábricas 5 3 4 3 15 26%

14 Juros bancários p/ complementar a puxadas de produtos. 9 8 10 10 37 69%

15 Freteiros indisponíveis 10 3 9 3 25 46%

16 Manutenção nas fábricas. 9 8 7 3 27 39%

17 motoristas (absenteísmo e férias) 3 2 4 0 9 15%

18 motoristas seguir a legislação de transito. 4 3 4 0 11 16%

19 Nº de SKUs mensais 5 10 10 9 34 62%

20 Pessoas Pouco informatizadas 7 7 6 2 22 31%

21 Pessoas Resistentes à mudanças 6 7 7 3 23 36%

22 Sistema local inoperante. 10 5 6 4 25 40%

CTQ's (Y's)

Item

Peso

Matriz de Causa & Efeito - Fishbone

ITENS DE PERFORMANCE



Causa Nome Ferramenta

X1 Contagem manual do estoque Boxplot

X2 Demora na análise da marcação anterior Boxplot

X3 Juros bancários p/ complementar a puxadas de produtos Gráfico Linear

X4 Nº de SKUs mensais (disponibilidade) Diagrama de Pareto

Análise das Causas



Automático Manual

01

02

03

04

05

06

0

X1: Gráfico Boxplot

Modo de Atualização

Min

uto

s

DATA MODO DE ATUALIZAÇÃO TEMPO (Minutos)22/01/2013 Manual 42,23

23/01/2013 Manual 59,42

24/01/2013 Manual 47,23

25/01/2013 Manual 48,87

28/01/2013 Manual 52,32

29/01/2013 Manual 56,90

30/01/2013 Manual 57,82

31/01/2013 Manual 40,08

04/02/2013 Manual 49,17

05/02/2013 Manual 52,63

06/02/2013 Automático 2,33

07/02/2013 Automático 1,62

08/02/2013 Automático 1,72

11/02/2013 Automático 2,40

12/02/2013 Automático 1,92

13/02/2013 Automático 1,97

14/02/2013 Automático 2,12

15/02/2013 Automático 2,30

18/02/2013 Automático 2,33

19/02/2013 Automático 1,63

X1 - Contagem Manual do Estoque

Sistema Automático Contagem Manual


Automático Manual

46

81

0

X2: Gráfico Boxplot

Modo de Atualização

Min

uto

s


DATA MODO DE ATUALIZAÇÃO TEMPO (Minutos)22/01/2013 Manual 7,28

23/01/2013 Manual 10,25

24/01/2013 Manual 8,13

25/01/2013 Manual 8,42

28/01/2013 Manual 9,02

29/01/2013 Manual 9,82

30/01/2013 Manual 9,97

31/01/2013 Manual 5,20

04/02/2013 Manual 10,03

05/02/2013 Manual 5,23

06/02/2013 Automático 3,02

07/02/2013 Automático 3,03

08/02/2013 Automático 3,05

11/02/2013 Automático 3,07

12/02/2013 Automático 3,08

13/02/2013 Automático 3,10

14/02/2013 Automático 3,12

15/02/2013 Automático 3,13

18/02/2013 Automático 3,13

19/02/2013 Automático 3,17

X2 - Análise da marcação anterior

Sistema Automático Análise Manual



Perda de venda em função da indisponibilidade de produtos no estoque:



• A contagem dos produtos estocados no armazém é realizada durante a noite, assim não há necessidade de recontá-la pelo responsável pela puxada. Reafirmando isto, o sistema automático (rotina 02.05.02 do PROMAX) apresentou maior eficiência nos testes comparado ao sistema manual.

• A análise da marcação anterior se torna rápida quando visualizada em arquivo de Excel e cruzada com outras informações. Novamente, o sistema automático supera o sistema manual.



• Constatou-se que a conta Juros Bancários, não tem correlação direta com o valor pago na compras dos produtos e o histórico da organização impossibilita a análise específica dos juros bancários apenas de pagamento de produtos. Porém existe a possibilidade de limitar o poder de comprar da equipe de puxada, planejar um monitoramento do processo e reduzir juros em função de pagamentos de produtos.

• Além disso, se compreendeu que o giro individual de cada produto em função da venda, bem como a necessidade mínima de estoque oportunizam o aperfeiçoamento da marcação dos produtos. Por exemplo, nos meses de janeiro e fevereiro se adotou este novo sistema de trabalho e reduziu a perda de oportunidade para baixo de 300 dúzias, sendo que em dezembro esta avaria foi dez vezes maior (3.146 dúzias).



What

O que?

Why

Por que?

Who

Quem?

Where

Onde?

When

Quando?

How

Como?

H M

Custo?Previsão de ações de

mercado

Ações de mercado impolsionam para cima o volume de

determinados produtos, tornando necessário o aumento

de disponibilidade de estoque destes.

Gestor de Processos (GP)

Gerente de Vendas (GV)

Nova planilha de

Controle de estoque e

marcação (CE&M).

18/02/2013 Criar uma planilha para digitação da

previsão de ações por parte do GV e

vincular a plan CE&M.

R$ -

Projeção do estoque

automatizada

A grande variedade de produtos impossibilita que uma

pessoa memorize quais são os produtos disponíveis para

puxada, desse modo mostra-se indispensável a criação de

uma planilha automática que faça esta análise de maneira

precisa.


Sup. de ARM&PUX

Plan CE&M. 19/02/2013 Vincular o arquivo de projeção de

estoque (ambev) com a planilha CE&M.

R$ -

Grade de estoque

automática

Para reduzir o tempo de verificação dos produtos

estocados e reduzir a dispersão de erro na contagem é

básico a utilização de um levantamento automatizado do

estoque.


Sup. de ARM&PUX

Plan CE&M. 19/02/2013 Vincular a rotina 02.05.02 do Promax com

a nova planilha CE&M.

R$ -

Produtos em

trânsito

Além dos produtos estocados, precisa-se considerar as

quantidades em trânsito, evitando remarcar produtos que

já estão no estoque ou chegarão nos próximos dois dias.


Sup. de ARM&PUX

Plan CE&M. 18/02/2013 Baixar arquivo da extranet da Ambev e

vincular com a nova planilha CE&M.

R$ -

Limitação de crédito

para compras de

produtos

Para influênciar o setor de puxadas a manter um estoque

(Ativo Imobilizado) compacto é preciso limitar o valor total

de estoque, bem como agendar os pagamentos evitando o

pagamento de juros.


Gerente ADM&FIN

Plan CE&M. 19/02/2013 Criar uma planilha para digitação da

previsão de diária de fluxo de caixa, e

vincular com a plan. CE&M.

R$ -

Eficiência na

disponibilidade e

eficácia na

variabilidade de

SKUs.

A equipe de vendas necessita ter a maior variedade

possível de produtos para atingimento de meta de SKUs, e

também precisa do maior volume possível estocado

reduzindo a perda da oportunidade de venda (resultante

da falta de produtos).



Plan CE&M. 20/02/2013 Vincular a rotina 05.10 do Promax (meta e

média diária de vendas) com a planilha

CE&M.

R$ -

Implantar a planilha

CE&M

Disponibilizar a planilha Controle de Estoque e Marcação

no disco virtual da unidade para experimentação.

Gestor de Processos (GP) Disco Virtual 22/02/2013 Automatizar a planilha, criando macros

que facilitem a rotina, e também uma

interface simples para que qualquer

usuário utilize-a facilmente.

R$ -

Treinar a equipe A equipe precisa estar integrada e treinada para que a

reformulação do processo apresente resultados positivos.

Equipe do projeto Nova Sala de Reunião 22/02/2013 Treinar toda a equipe envolvida por meio

de apresentação em ppt, facilitando a

execução do processo reformulado.

R$ -

U



What

O que?

Why

Por que?

Who

Quem?

Where

Onde?

When

Quando?

How

Como?

H M

Custo?Previsão de ações de

mercado

Ações de mercado impulsionam para cima o volume de

determinados produtos, tornando necessário o aumento

de disponibilidade de estoque destes.



Nova planilha de

Controle de estoque e

marcação (CE&M).

18/02/2013 Criar uma planilha para digitação da

previsão de ações por parte do GV e

vincular a plan CE&M.

R$ -

Projeção do estoque

automatizada

A grande variedade de produtos impossibilita que uma

pessoa memorize quais são os produtos disponíveis para

puxada, desse modo mostra-se indispensável a criação de

uma planilha automática que faça esta análise de maneira

precisa.


Sup. de ARM&PUX

Plan CE&M. 19/02/2013 Vincular o arquivo de projeção de

estoque (ambev) com a planilha CE&M.

R$ -

Grade de estoque

automática

Para reduzir o tempo de verificação dos produtos

estocados e reduzir a dispersão de erro na contagem é

básico a utilização de um levantamento automatizado do

estoque.


Sup. de ARM&PUX

Plan CE&M. 19/02/2013 Vincular a rotina 02.05.02 do Promax com

a nova planilha CE&M.

R$ -

Produtos em

trânsito

Além dos produtos estocados, precisa-se considerar as

quantidades em trânsito, evitando remarcar produtos que

já estão no estoque ou chegarão nos próximos dois dias.


Sup. de ARM&PUX

Plan CE&M. 20/02/2013 Baixar arquivo da extranet da Ambev e

vincular com a nova planilha CE&M.

R$ -

Limitação de crédito

para compras de

produtos

Para influênciar o setor de puxadas a manter um estoque

(Ativo Imobilizado) compacto é preciso limitar o valor total

de estoque, bem como agendar os pagamentos evitando o

pagamento de juros.


Gerente ADM&FIN

Plan CE&M. 19/02/2013 Criar uma planilha para digitação da

previsão de diária de fluxo de caixa, e

vincular com a plan. CE&M.

R$ -

Eficiência na

disponibilidade e

eficácia na

variabilidade de

SKUs.

A equipe de vendas necessita ter a maior variedade

possível de produtos para atingimento de meta de SKUs, e

também precisa do maior volume possível estocado

reduzindo a perda da oportunidade de venda (resultante

da falta de produtos).



Plan CE&M. 20/02/2013 Vincular a rotina 05.10 do Promax (meta e

média diária de vendas) com a planilha

CE&M.

R$ -

Implantar a planilha

CE&M

Disponibilizar a planilha Controle de Estoque e Marcação

no disco virtual da unidade para experimentação.

Gestor de Processos (GP) Disco Virtual 22/02/2013 Automatizar a planilha, criando macros

que facilitem a rotina, e também uma

interface simples para que qualquer

usuário utilize-a facilmente.

R$ -

Treinar a equipe A equipe precisa estar integrada e treinada para que a

reformulação do processo apresente resultados positivos.

Equipe do projeto Nova Sala de Reunião 25/02/2013 Treinar toda a equipe envolvida por meio

de apresentação em ppt, facilitando a

execução do processo reformulado.

R$ -



A experimentação dos novos critérios e ferramentas de marcação, retornou resultados positivos. Pois a organização reduziu o excesso de produtos estocados e começou a puxar apenas a necessidade de venda. Além disso, o estoque passou a disponibilizar e diversificar o maior número de SKUs possíveis.



CARACTERÍSTICA CONTROLADA MEIO DE CONTROLE TAMANHO DA AMOSTRA FREQUÊNCIAX1: Disponibilidade de SKUs Gráfico IM/R 100% Diário

X2 - Juros de empréstimos para

pagamentos de mercadorias

Gráfico IM/R 100% Diário



-200

0

200

400

600

Gráfico de Valores Individuais

Peças

Va

lore

s In

div

idu

ais

-144.09016

200.772644

545.635447

0

100

200

300

400

500

Gráfico de Amplitude Móvel

Peças

Am

plitu

de

Mó

ve

l

0

129.712097

423.76942


-5000

0

5000

10000

Gráfico de Valores Individuais

Peças

Va

lore

s In

div

idu

ais

-5729.855917

1928.16

9586.175917

01 a 15 de Dez/12 16 a 31 de Dez/12 01 a 15 de jan/13 16 a 31 de jan/13 01 a 15 de Fev/13 16 a 26 de Fev/13

0

2000

4000

6000

8000

10000

Gráfico de Amplitude Móvel

Peças

Am

plitu

de

Mó

ve

l

0

2880.384

9410.214528

16 a 31 de Dez/12 01 a 15 de jan/13 16 a 31 de jan/13 01 a 15 de Fev/13 16 a 26 de Fev/13




Para melhor eficiência, eficácia e efetividade criou-se um manual de ajuda (facilmente localizável no disco virtual da empresa). O manual de ajuda por meio de vídeos, imagens, apresentações e texto demonstra o modo de atualização e utilização da planilha de Controle de Estoque e Marcação. No mais, anualmente será feito uma reciclagem do processo com o envolvimento de toda a equipe, a fim de padronizar o processo e reduzir todas as dispersões possíveis.



Carazinho, 01 de Março de 2013.

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