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PROJETO PROCESSO DIGITALConfiguração do ambiente de GED
CASA CIVILGoverno do Estado do Rio de Janeiro
Ricardo Pezzi de LimaConsultor Oracle ECM
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ECM – Visão Prática
Oracle ECM. O que é?
Conceitos básicos da ferramenta de ECM
Configuração de indexadores
Configurando a Digitalização
Administração de usuários
Configuração do gerenciador de registros
Criando plano de retenção
Gerenciando os registros
Congelando registros
Emissão de relatórios
Agenda
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O que é ECM?
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A Explosão da InformaçãoDocumentos, Imagens, Voz, Video, Email …
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Cerca de 80% do conteúdo gerado
NÃO é estruturado, ou seja, não possui
um sistema integrado de gestão.
Fato
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Enterprise Content Management são as tecnologias, ferramentas e métodos usados para:
Capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo em um empresa (Ciclo de Vida)
No nível mais básico, as ferramentas e estratégias de ECM possibilitam o gerenciamento de qualquer
informação não estruturada em uma organizaçãoPapel, e-mail, documentos, web sites, multimídia, etc
O que é ECM?
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Entendendo sobre ECMGerenciando Conteúdo em todo seu cliclo de vida
Aplica controles e suporte adequado a cada fase da vida:• Criar: criar & capturar
documentos• Gerenciar: gravar,
versionar, indexar, gerenciar documentos
• Distribuir c/ segurança: cleanse, filtrar, manejar direitos de acesso
• Publicar: publicar para Web, visualizar, pesquisar documentos
• Reter para compliance: declarar, classificar, arquivar, reter Publicar
Criar
Indexar
Armaz.
Reter
Limpar
Buscar
Distribuir
VersionarCapturar
Gerenciar
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Benefícios - ECM• Minimizar o risco e dar controle ao ciclo de vida do conteúdo• Compartilhar conteúdo por toda empresa• Eficiência nos processos – eliminar redundâncias• Automatizar processos – roteamento, conversão, captura• Melhora comunicação• Aumenta a eficiência dos colaboradores• Melhora o processo de criação e reutilização dos ativos corporativos• Reduz custos – entrega, impressão e armazenamento
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ODC - Oracle Document Capture
UCM - Universal Content
Management
BPM - Business Process Management
BPEL - Process Manager
WCM - Web Content Management
IRM - Information Rights
Management
URM - Universal Records
Management
Oracle ECM Suite
Publicar
Criar
Indexar
Armaz.
Reter
Limpar
Buscar
Distribuir
VersionarCapturar
Gerenciar
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ECM – O que é? ODC – Oracle Document Capture
Modulo da solução responsável por digitalizar e capturar documentos, de forma distribuída com o Distribuited Document Capture ou centralizada com o Document Capture.
Principais Características:CompressãoDigitalização DistribuídaDigitalização CentralizadaReconhecimento Automático de CaracteresTratamento de Imagens
CaptureCrie
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Gerenciador unificado de conteúdo, tem como objetivo servir como repositório de todos os conteúdos não estruturados da organização (documentos, vídeos, imagens e etc.)
Principais Características:Pesquisa Full-TextConversão de formatosWorkFlow de AprovaçãoControle de RevisõesControle de AcessoFácil Integração (Arquitetura SOA)Repositório Centralizado ou DistribuídoEscalabilidade. Pode crescer conforme necessidade
Crie
Indexar
Armazene
Busque
Versione
Gerenciar
ECM – O que é? UCM - Universal Content Management
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ECM – O que é? BPM - Business Process Management
Gerenciador de processo de negócios, tem como objetivo servir como ferramenta para desenhar, simular e executar processos de negócios.
Principais Características:Interface visual e intuitivaNotação BPMNFluxo orientado a regras de NegóciosRegras de Negócios podem ser alteradas por usuários administrativos sem desenvolvimentoFácil Manutenção (Visual)Fácil Integração (Arquitetura SOA)Escalabilidade
Gerencie
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ECM – O que é? WCM – Web Content Management
O WCM permite criação rápida de sites de conteúdo e redução dramática no custo de manutenção.
Principais Características:Edição de Conteúdo WYSIWYGUtiliza o UCM como base
possibilitando a utilização de todos os recursos de gerenciamento de conteúdo
Permite criação de conteúdo com base em arquivos MS Office.
Reutilização de templates
Publique
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Controle os registros de sua organização, defina ciclo de vida e localidades física para a informação.
Principais Características:Conformidade leis para guarda e
retenção de documentos (físicos e digitais)
Redução e melhor controle do espaço e uso de documentos físicos (papel) e digitais
Requisitos de gestão documental ( plano de classificação, metadados … )
Ferramenta para ArquivistaGerenciamento de outros
repositórios (adaptadores)Certificado DoD 5015.2
Busque
Retenha Limpe
ECM – O que é?URM – Universal Records Managements
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Conceitos básicos da ferramenta de ECM
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Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
• CheckIn e Checkout de documento• Controle de versão• Pesquisa de documento por indexadores• Personalizando o servidor de conteúdo• Criando consultas personalizadas• Alterando idioma• Alterando visualizações
• Funcionalidades do “Meu Servidor de Conteúdo”• Criando relatórios para resultados de consultas.
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Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Menu de acesso as pesquisas de documentos e processos, novo
armazenamento, configuração para Registro, alteração do perfil, logoff do
sistema e Ajuda.
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Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Interface padrão do URM – Menu Lateral:
Menu de acesso as funcionalidades da ferramenta, tais como: tarefas atribuídas
para os usuários, pesquisas salvas, conteúdos recuperados, navegação pelo plano de classificação, pesquisa, etc ...
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Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Exibição de resultados de
pesquisa, campos de inclusão, etc ...
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Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) :
1° Passo: Navegue até o tipo documental cadastrado no plano de classificação para inserir um novo
documento.
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Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) :
2° Passo: Clique no tipo documental
3° Passo: Selecione a opção CheckIn de Novo
Item de Conteúdo
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Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) :
4° Passo: Informe os indexadores do documento. Dependendo do tipo
documental escolhido no plano de classificação, alguns indexadores serão
preenchidos de forma automática.
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Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) :
Tela de confirmação do checkIn do documento.
Tela de visualização dos indexadores do
documentos.
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Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Recuperando conteúdo (check-out):
1° passo: Clique no link da imagem para
exibir as informações do
conteúdo
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Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Recuperando conteúdo (check-out):
2° passo: Clique no link “Ações do conteúdo” opção “CheckOut”
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Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Versão do conteúdo:
A cada novo check-in de um documento já
existente é criada uma nova versão para o
conteúdo
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Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Pesquisa Processo e Documentos:
No menu de Pesquisa selecione o tipo de pesquisa desejado:
processo ou documento.
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Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Pesquisa Processo e Documentos:
Será listado os indexadores de
pesquisa, para a opção selecionada.
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Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Pesquisa Processo e Documentos:
Tela com o resultado da pesquisa.
O produto oferece opções de pesquisa
para facilitar consulta dos documentos.
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Configuração de indexadores
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Configuração de indexadoresHands - ON
• Criando indexadores• Criando regras• Criando perfis
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Configuração de indexadoresHands - ON
Para manutenção dos indexadores, perfis e regras,
precisamos navegar até a opção “Applets de administração”.
Clicar no botão Gerenciamento de
Configuração
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Configuração de indexadoresHands - ON
Tela para criação e configuração dos
indexadores.
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Configuração de indexadoresHands - ON
Tela para criação e configuração de regras.
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Configuração de indexadoresHands - ON
Tela para criação e configuração dos perfis.
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Administração de usuários
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Administração de UsuáriosHands ON
•Grupos de usuário•Atribuições de cada grupo•Conceito de contas
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Administração de UsuáriosHands ON
Para manutenção dos usuários do sistema,
precisamos navegar até a opção “Applets de administração”.
Clicar no botão Administração de
Usuários
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Administração de UsuáriosHands ON
Tela para manutenção dos usuários do sistema.
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Administração de UsuáriosHands ON
Tela para manutenção dos grupos de usuários do
sistema.
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Configurando a Digitalização
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Configurando a DigitalizaçãoHands ON
•Conhecendo a ferramenta ODC •Criando perfil de digitalização
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Configurando a DigitalizaçãoHands ON
Interface do ODC
Tela de digitalização e indexação dos
documentos que serão anexados ao
processo.
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Configurando a DigitalizaçãoHands ON
Criação de Perfil no ODC
Tela de administração e
criação de perfil de digitalização e indexação de documentos.
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Configuração do gerenciador de registros
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Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON
•Configurando campos da Auditoria•Configurando Ações para Auditoria•Configuando níveis de restrição no RM•Configuração dos favoritos
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Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON
Para configurar os campos que serão
auditados pelo sistema navegue pelo menu até a opção campo de
Auditoria.
Campos da Auditoria
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Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON
Selecione os campos que serão
auditados.
Campos da Auditoria
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Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON
Ações para Auditoria
Selecione os ações que serão auditadas.
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Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON
Recursos Ativados
Para configurar os recursos da ferramenta,
navegue até a apção de menu conforme tela.
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Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON
Recursos Ativados
Tela de configuração dos recursos do URM.
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Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON
Configuração dos favoritos
Tela de configuração dos
favoritos.
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Criando plano de retenção
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Criando Plano de RetençãoHands On
• Configurando períodos de retenção• Criando plano de classificação• Criando Categoria de Retenção• Configurando a temporalidade dos documentos• Aprovando transferência de arquivos• Aprovando descarte de registros
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Criando Plano de RetençãoHands On
Períodos de retenção
Para configurar os períodos de
retenção, navegue até a apção de menu conforme
tela.
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Criando Plano de RetençãoHands On
Períodos de retenção
Tela de configuração do
período de retenção.
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Criando Plano de RetençãoHands On
Plano de Categoria de Retenção
Para configurar uma categoria de retenção, selecione o tipo documental no plano de
classificação e navegue pelo menu, conforme tela abaixo.
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Criando Plano de RetençãoHands On
Plano de Categoria de Retenção
Tela para configuração da categoria de
retenção.
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Criando Plano de RetençãoHands On
Temporalidade dos documentos
Tela de informação da temporalidade do
documento (ciclo de vida).
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Criando Plano de RetençãoHands On
Descarte de registros
Tela para criação das regras de descarte.
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Gerenciando os registros
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Gerenciando os RegistrosHands On
• Aprovando transferência de arquivos• Aprovando descarte de registros
![Page 63: PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED CASA CIVIL Governo do Estado do Rio de.](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022070311/552fc153497959413d8e3c73/html5/thumbnails/63.jpg)
Criando Plano de RetençãoHands On
Aprovando descarte de registros
Tela de aprovação de descarte.
![Page 64: PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED CASA CIVIL Governo do Estado do Rio de.](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022070311/552fc153497959413d8e3c73/html5/thumbnails/64.jpg)
Congelando registros
![Page 65: PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED CASA CIVIL Governo do Estado do Rio de.](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022070311/552fc153497959413d8e3c73/html5/thumbnails/65.jpg)
Congelando RegistrosHands On
• Criando tipos de congelamento• Selecionando registros• Consultado registros congelados
![Page 66: PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED CASA CIVIL Governo do Estado do Rio de.](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022070311/552fc153497959413d8e3c73/html5/thumbnails/66.jpg)
Criando Plano de RetençãoHands On
Tipos de congelamento
Tela de configuração dos tipos de
congelamento.
![Page 67: PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED CASA CIVIL Governo do Estado do Rio de.](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022070311/552fc153497959413d8e3c73/html5/thumbnails/67.jpg)
Criando Plano de RetençãoHands On
Consultado registros congelados
Tela para consulta dos registro congelados.
![Page 68: PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED CASA CIVIL Governo do Estado do Rio de.](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022070311/552fc153497959413d8e3c73/html5/thumbnails/68.jpg)
Emissão de relatórios
![Page 69: PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED CASA CIVIL Governo do Estado do Rio de.](https://reader035.fdocumentos.tips/reader035/viewer/2022070311/552fc153497959413d8e3c73/html5/thumbnails/69.jpg)
Emissão de RelatóriosHands ON
• Histórico de Alteração• Relatório de Auditoria• Relatórios básicos de Retenção• Relatórios avançado de Retenção• Relatório de usuários• Relatório de regras dos usuários• Relatórios de grupo de usuários
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Dúvidas?