PMO EM LISARB

MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Projetos

Disciplina: Project Office e Nível de Maturidade

Professor: Doutor Marco Antonio Coghi

Cidade: São Paulo

Turma: GEEPT10

Equipe de Projetos

RP Consultoria de projetos Joel Cardoso Ribeiro

Leonardo Peliz

A RP CONSULTORIA DE PROJETOS é uma empresa especializada

em gerenciamento profissional de portfólios, projetos e implantação

de PMO.

PMO em LISARB

Empresa:

PMO em LISARB

Objetivo:

Identificar projetos a partir do planejamento estratégico de LISARB

Implantação de PMO em LISARB

PMO em LISARB

Projetos Identificados:

1- Implantação de rigoroso procedimento para contratação de

serviços e prestação de contas públicas visando redução da

corrupção e economia para LISARB.

2-Criação de um projeto de construção industrializada de módulos

escolares para levar a escolaridade as população menos favorecida.

3-Desburocratização do sistema judicial para promover a agilidade

nos tribunais, criando metas de tempo para cada processo.

4- Criação de fóruns públicos de debate onde os cidadãos podem

expor opiniões e apresentar projetos e ideias

5- Criação de um fundo para premiar as empresas que reduzirem a

emissão de gases de efeito estufa e reduzirem o desperdício.

PMO em LISARB

Categorização dos projetos:

Categoria 1 – Cidadania e desenvolvimento sustentável (projetos 4 e

5) - Ambos os projetos são a base na criação de um futuro melhor

para os cidadãos

Categoria 2 – Eficiência e rigor (projetos 1, 2 e 3) – Todos os projetos

apresentam medidas concretas para reduzir custos (desburocratizar e

e criar infraestrutura para educação

PMO em LISARB

Avaliação:

Através de consultores internos da nossa empresa e de alguns

especialistas contratados, criamos critérios de avaliação (Custo,

Recursos Humanos, Risco, Duração e Benefícios) . Estabelecemos o

peso relativo para cada critério (5, 4, 3, 2, 1) e avaliamos cada projeto

segundo cada um dos critérios.

Desta forma ficamos com os projetos listados de 1 a 5.

PMO em LISARB

Seleção:

Verificamos que, essencialmente devido a capacidade financeira

(parcela do orçamento de estado dedicada ao PMO), e aos recursos

humanos disponibilizados (funcionários públicos), apenas 3 dos 5

projetos identificados e avaliados foram selecionados:

- Criação de um projeto de construção industrializada de módulos

escolares para levar a escolaridade a população menos favorecida

- Criação de fóruns públicos de debate onde os cidadãos podem expor

opiniões e apresentar projetos e ideias

- Criação de um fundo para premiar as empresas que reduzirem a

emissão de gases de efeito estufa e reduzirem o desperdício.

PMO em LISARB

Priorização:

Os critérios de pontuação usados na fase de avaliação foram

determinantes para priorizar os projetos da seguinte forma (usando a

pontuação mais alta na avaliação):

1- Criação de um fundo para premiar as empresas que reduzirem a

emissão de gases de efeito estufa e reduzirem o desperdício.

2- Criação de um projeto de construção industrializada de módulos

escolares para levar a escolaridade a população menos favorecida.

3- Criação de fóruns públicos de debate onde os cidadãos podem

expor opiniões e apresentar projetos e ideias

PMO em LISARB

Balanceamento do portifólio:

Através da análise do Gráfico de Bolhas facilmente entendemos que o

portfólio está balanceado.

Os projetos escolhidos contemplam as duas categorias escolhidas;

temos um dos projetos com custo elevado (construção de escolas),

outro com médio (prêmio para reduzir emissão de gases) , outro com

baixo (criação de fóruns); abraçam a intervenção de vários

ministérios também.

Por estas razões verificamos que de fato o portfolio está balanceado.

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Nível de maturidade:

Baseado na análise realizada a partir de uma pesquisa com os

colaboradores, foi identificado que LISARB encontra-se no nível 2 de

maturidade que caracterizamos como básico e que visualizamos

bastante espaço para melhorias.

Cada ministério parece que usa a sua própria padronização e

procedimentos, e o governo parece não ter os ministérios a funcionar

em conjunto com vista a alcançar os objetivos propostos.

A Presidência já reconheceu a necessidade de um PMO que permita

uma visão global sobre todos os projetos em andamento

PMO em LISARB

Benefícios da implantação de um PMO:

Maior eficiência nos projetos

Acesso rápido a informações dos projetos

Melhor gerenciamento dos recursos (Orçamento de Estado e

funcionários públicos)

Dar visibilidade sobre os projetos a Presidência

Consolidar e tratar em conjunto os dados passados pelos diversos

ministérios

Antecipação de problemas no país

Gerênciar adequadamente as expectativas dos cidadãos

PMO em LISARB

Níveis hierárquicos dos PMOs sugeridos para LISARB

PMO Nível 2 e PMO Nível 3

Nível 2 será o nível apropriado para o executivo de LISARB, pois o

PMO não poderá se concentrar em projetos individuais e sim terá de

visar os projetos como um todo. É desta forma que um país deve

encarar a governância – todos os projetos visam o bem comum e

todos os projetos (em curso, e os propostos pelo PMO) deverão ter

interdependências de forma a termos uma maior eficiência de

recursos.

Acima do Nível 2, mais próximo da Presidência, deveremos ter um

PMO Nível 3. Mais do que visar os processos e recursos, este PMO

deverá desenhar com o Presidente, uma estratégia para o país. Este

PMO deverá funcionar como um “conselheiro de Estado”

PMO em LISARB

Função:

A função adotada será de Métodos e procedimentos.

No início da implantação, esta será a função adequada, sendo que

temos como objetivo uma evolução que leve o PMO a obter num

futuro próximo a “Integração com o negócio”.

Pensamos ser essencial a função de comunicar e reportar ao

Presidente o andamento dos projetos, gerenciar as expectativas dos

cidadãos de LISARB, criar metodologias e procedimentos, e evoluir

para a Integração com o Negócio, criando políticas com a

Presidência, criando interfaces funcionais entre os diversos

ministérios e gerenciando também os clientes internos – ministros e

governantes.

PMO em LISARB

Modelo adotado:

Torre de controle e Estação Meteorológica

Sendo que o modelo Torre de Controle é, na nossa opinião, o modelo

mais completo, este deve ser combinado com o modelo Estação

Meteorologica, pois é importante ter visibilidade sobre progresso,

cronograma, riscos, problemas, e também definir parâmetros e

ferramentas.

O modelo adotado vai assim passar aos ministérios instruções,

parâmetros, para gestão dos projetos e ao mesmo tempo funcionar

como uma auditoria constante.

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Etapas de implementação:

Fase I – a fase onde o PMO define as metas e objetivos com a

Presidência. O país e sua organização deve ser estudado, definindo o

seu modelo de maturidade enquanto gestor do país.

Deverão ser efetuadas reuniões com todos os ministérios e criadas

equipes onde serão delegadas funções próprias.

A estratégia é definida nesta fase..

Fase II – Elaboração de modelos e padrões, implementação de

tecnologias e catalogação de projetos. Esta é também uma fase de

treinamento.

Fase III – Aqui estamos já em fase de implantação efetiva de

ferramentas e gerenciamento estratégico de todos os projetos,

gerenciando recursos criando interdependências entre eles.

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Etapas de implementação:

Fase IV – Já em fase de aperfeiçoamento e melhoria contínua. Todos

os padrões estão estabelecidos e o gerenciamento é feito

adequadamente.

PMO em LISARB

Métricas de sucesso adotadas:

Pesquisas de satisfação – deverá haver uma padronização de

questionários para medir a aceitação dos cidadãos (quem irá em

última instância aferir os benefícios da implantação de PMO)

Tempo médio que os processos demoram na justiça

Número de associações de cidadãos criadas para intervenção na vida

pública

Número de bancos de escola por cidadão

Equidade na distribuição da riqueza (que revela a evolução social)

Índices de gases de efeito de estufa (que prejudicam o ambiente)

PMO em LISARB

Fatores críticos de sucesso:

Patrocínio Executivo - o próprio Presidente de LISARB terá de estar

completamente envolvido, acreditando no projeto, e permitindo

acesso a todos os recursos necessários para o desenvolvimento e

implantação da estratégia de investimento.

Infrastrutura diponível – Meios financeiros e acesso a informação por

parte dos ministérios

Estratégia de comunicação com a comunidade – as pessoas devem

ser convencidas que as mudanças são necessárias e que no futuro

irão ser beneficiadas

FIM

FIM:

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