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Projeto de Implantação e-Procurement

Documentação para Fornecedores

OBJETIVO DO DOCUMENTO: Este documento serve como referência geral do projeto para

consulta das telas do sistema e-Proc do Módulo de acesso dos fornecedores com suas respectivas

funcionalidades.

Versão Data Hora Autor Alteração

1.0 17/12/2014 16:00 Marcelo Lins

LISTA DE DISTRIBUIÇÃO

Nome Empresa Cargo

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CONTEÚDO DO DOCUMENTO

1. OBJETIVOS DA DOCUMENTAÇÃO ......................................................................................... 3

1.1. Cotações ................................................................................................................................ 3

2. ACESSO AO SISTEMA e-Proc .................................................................................................. 4

2.1. Tela inicial de acesso ao sistema e-Proc ............................................................................... 4

2.2. Quadro de aviso .................................................................................................................... 5

2.3. Comunicados ......................................................................................................................... 5

2.4. Acompanhamento especial ................................................................................................... 5

2.5. Estatísticas ............................................................................................................................. 5

2.6. Caixa de entrada .................................................................................................................... 5

3. INÍCIO DO POCESSO - RESPOSTAS DE COTAÇÃO ................................................................... 6

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• INTRODUÇÃO

Este documento tem por finalidade detalhar para todos os fornecedores que acessam o sistema

e-Proc os fluxos disponibilizados no sistema, apresentando cada funcionalidade dentro da

sequência do processo de Cotação.

• OBJETIVOS DA DOCUMENTAÇÃO

• Cotações

Permitir aos fornecedores usuários do e-Proc o acesso a todas as informações dos processos

de Cotação disponibilizadas no sistema e-Proc.

Neste documento é possível avaliar passo a passo cada tela do processo de cotação, detalhando

todos os seus botões, dando assim, condições aos fornecedores de tirarem suas dúvidas ao

longo de todo o processo de cotação.

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• ACESSO AO SISTEMA e-Proc

• Tela inicial de acesso ao sistema e-Proc

Nesta tela o usuário poderá digitar seu LOGIN (devera ser CNPJ / CPF, lembrando que deve ser

utilizado apenas números) e sua senha de acesso para que o sistema reconheça seu perfil e

possa habilitar as funcionalidades definidas para o seu grupo. Tela inicial de abertura do sistema.

OBS.:No primeiro acesso o usuário deve por o LOGIN, já senha deve deixar em branco para

que o sistema o envie para pagina de alteração da senha.

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Ao logar no sistema será aberto para o usuário um painel com todas as informações e status de

suas requisições e cotações, avisos, comunicações.

• Quadro de aviso

Neste painel serão mostradas mensagens automáticas e manuais enviadas pela aplicação do e-

Proc.

• Comunicados

Neste quadro serão demonstrados avisos gerais sobre procedimentos, mudanças, etc para os

processos de compras.

• Acompanhamento especial

Neste quadro serão demonstrados cotações e pedidos marcados pelo fornecedor para que

tenham acompanhamento especial.

• Estatísticas

Quadro demonstrativo de indicadores de avaliação do fornecedor e sua eficiência no processo

de compras.

• Caixa de entrada

Nesta caixa estarão demonstrados toda a movimentação das cotações e pedidos recebidos e

enviados pelo fornecedor para a área de compras.

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• INÍCIO DO POCESSO - RESPOSTAS DE COTAÇÃO

O fornecedor deverá observar as mensagens disponíveis na caixa de entrada, onde aparecerão

as mensagens disponíveis. Para iniciar um processo de resposta para uma cotação pendente, o

fornecedor deverá clicar na mensagem Cotações Pendentes na Caixa de Entrada. Em seguida

será apresentada uma tela com todas as cotações pendentes, enviadas pela área de compras

para que o fornecedor possa participar do processo.

Veja abaixo tela demonstrativa das cotações pendentes disponibilizadas.

O fornecedor deverá escolher a cotação que deseja responder e clicar sobre o seu número para

que possa ser aberta a tela de resposta à cotação.

A figura abaixo mostra a parte superior da tela com Dados Gerais da Cotação:

Primeiramente estão disponibilizados os campos relativos aos impostos, onde o fornecedor

poderá indicar se os mesmos são isentos, inclusos ou exclusos na composição do preço final.

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Após as informações dos impostos o fornecedor deverá informar o valor unitário e quantidade

disponível para entrega e em seguida deve ser clicado na calculadora para que o sistema calcule

o preço final. Deve ser informado também a validade da proposta e tempo de entrega dos itens

solicitados, bem como algumas observações que o fornecedor julgar necessárias. Abaixo temos

os botões disponíveis:

Retornar : Retorna para a tela anterior.

Fabricante : Apresentará os fabricantes relacionados os itens.

Não concorrer : Neste caso o fornecedor estará respondendo que não deseja participar desse

processo.

Atualizar : O fornecedor poderá alterar suas informações e atualizar os dados antes de enviar a

resposta, podendo inclusive voltar a participar do processo, desde que a cotação ainda esteja

dentro do prazo etabelecido.

Limpar : Limpar todas as informações digitadas na tela.

Imprimir : Possibilita a impressão da cotação.

Download da cotação : Permite baixar planilha Excel para facilitar as respostas dos itens da

cotação, isso se aplica para cotações que tenham muitos itens a serem respondidos.

Upload resposta : Carrega as resposta da planilha Excel baixada pelo botão Download da

cotação.

Enviar Cotação : Preenchidas as informações relativas a resposta do fornecedor o mesmo

poderá acionar o botão Enviar Cotação.

Após o envio o sistema abrirá a tela abaixo para demonstrar as condições requeridas pelo

comprador e também para que o fornecedor possa passar informações relativas ao frete.

O sistema permite anexar arquivos na cotação, bem como nos itens da cotação.

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Após a conclusão das informações o fornecedor poderá acionar o botão Enviar cotação, para

que todas as informações da resposta possam ser analisadas pela área de compra do cliente.

Feita a análise da área de compras o processo poderá entrar em negociação, podendo inclusive

a empresa estabelecer um preço alvo para encerrar o processo.

Caso o cliente opte por um preço alvo a cotação retornará como pendente para o fornecedor e a

informação do preço alvo estará destacada em vermelho para que o fornecedor decida mais

uma vez se pretende participar.

Esta negociação pode continuar até que as partes cheguem a um acordo.

Veja abaixo tela com a informação do preço alvo em destaque:

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Fechando-se o preço acordado, o fornecedor poderá enviar a resposta para que a área de

compras a geração do pedido de compra. O cliente emitirá o pedido de compra que será

disponibilizada na caixa de entrada do fornecedor com a mensagem Ordens de compras

recebidas pedentes.

Na abertura da tela acima, o fornecedor deve clicar no pedido de compra com situação “Pedente”

para que possa confirmar as informações de aprovação ou rejeição. Abaixo parte superior e

inferior da tela de Ordem de Compra.

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Destacamos os botões disponibilizados para que o fornecedor decida sobre o fornecimento dos

itens listados.

Retornar : Retorna para a tela anterior.

Aprovar : O fornecedor estará aprovando a ordem de compra emitida pelo cliente.

Rejeitar : O fornecedor estará rejeitando a ordem de compra emitida pelo cliente e nessa

operação o mesmo deverá justificar a sua rejeição.

Loc.Cobrança : O fornecedor poderá consultar o local de cobrança da ordem de compra.

Localização : O fornecedor poderá consultar o local de entrega da ordem de compra.

Negociar : O fornecedor estará suspendendo a ordem de compra que ficará com a mensagem

Ordem de compra suspensa pelo Fornecedor e ficará aguardando uma nova negociação com

o cliente.

Entrega : O fornecedor estará visualizando a programação de entrega dos itens da ordem de

compra.

Recebimento : O fornecedor estará visualizando o histórico de recebimento dos itens da ordem

de compra.

Histórico : O fornecedor estará visualizando o histórico de negociação da ordem de compra.

Consultar : O fornecedor visualizar dados básicos da ordem, tais como : solciitante, preço

unitário, etc.

Fabricantes : O fornecedor estará poderá visualizar os fabricantes dos itens listados na ordem

de compra.

Marcar : Permite marcar os itens listados na ordem de compra.

Limpar : Permite desmarcar os itens listados na ordem de compra.

Imprimir : Permite imprimir a ordem de compras.

Mesmo após toda a aprovação por parte do fornecedor, o comprador poderá efetuar alguma

manutenção na ordem de compra que ficará com status Em negociação pelo comprador,

sendo assim a mesma retornará para o fornecedor, que poderá usar os botões disponíveis na

tela, entre eles, destacamos o aprovar ou rejeitar a ordem de compras, visto que poderá ter sido

feito alguma alteração a nível de valor, quantidade ou até mesmo nas condições da ordem de

compras.