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Projecto (Acrónimo): SITUA

Designação do Resultado: 1.3.1 Levantamento/elaboração de procedimentos, formulários e minutas

Editor (Universidade de Aveiro e (departamento, unidade, serviço, etc.):

Universidade de Aveiro – GAQAP (Gabinete de Qualidade, Avaliação e Procedimentos)

Data (data de elaboração do documento): 4 de Janeiro de 2005

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O levantamento/elaboração de procedimentos, formulários e minutas (resultado 1.3.1 do

Projecto SITUA) envolveu, mais uma vez, dirigentes e funcionários da Universidade de

Aveiro.

Iniciou-se com o levantamento dos procedimentos já existentes, validados e

disponibilizados através da página de legislação da Universidade (Anexo I).

Foram, em seguida, identificados os procedimentos em falta, a maior parte dos quais já

se encontram elaborados e em fase de validação pelos respectivos dirigentes (Anexo II).

Existem ainda alguns procedimentos que se encontram em fase de elaboração (Anexo

III).

Como exemplo de um procedimento já elaborado, validado e disponibilizado,

apresenta-se o relativo à Contratação de Pessoal Não Docente - Concurso Externo de

Ingresso (Anexo IV). Dele consta o texto, seguido da listagem das respectivas minutas e

do fluxograma.

Inerentes a cada procedimento, são também elaboradas as respectivas minutas e

formulários.

Para efeitos de uniformização e utilização por todos os funcionários da Universidade,

foram estudados os documentos em circulação e, de entre os mais utilizados,

seleccionaram-se o ofício, o fax e a nota interna, para criação inicial de modelos a

implementar no software de gestão documental, a adquirir (Anexo V).

Foram ainda elaboradas algumas minutas gerais, para aplicação em várias situações, das

quais se apresenta como exemplo a acta (Anexo VI).

Decorrente dos levantamentos efectuados, foram identificadas várias tipologias (Anexo

VII). Para cada uma delas será elaborado um documento com a respectiva

definição/descrição e sugestões de utilização. Como exemplo de uma das tipologias já

estudada neste âmbito, apresenta-se o documento elaborado para a acta (Anexo VIII).

O apoio para a elaboração deste tipo de documentos foi conseguido com a elaboração de

um glossário, neste momento em fase de optimização.

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Projecto SITUA – Tarefa Nº 1 / Gestão Documental

Resultado 1.3.1 – Levantamento/elaboração de procedimentos, formulários e minutas (Anexo I - Listagem de procedimentos elaborados, validados e disponibilizados)

ÁREA ACADÉMICA

EQUIVALÊNCIAS

NACIONAIS

Disciplinas

ESTRANGEIRAS

Grau de Doutor

Grau de Mestre

Grau de Licenciado e Bacharel

PÓS-GRADUAÇÃO

Mestrados

Doutoramentos

ÁREA CIENTÍFICA

Regulamento de Direitos de Propriedade Industrial e Programas de Computador

Regulamento Geral

Indicações Genéricas

Indicações aos Docentes/Investigadores

Modelo de "Acordo de Confidencialidade"

Formulário de "Comunicação Prévia de Patente"

Formulário de "Proposta de Registo de Patente"

ÁREA DE PESSOAL

DOCENTE

CONTRATAÇÃO

Professores Catedráticos e Associados

Assistentes Estagiários

Leitores

Restantes Categorias

ASSUNTOS COMUNS

AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO

Pessoal Requisitado ao Ensino Básico e Secundário

Equiparação a Bolseiro

Faltas por Casamento

Reposição de Vencimento de Exercício

CONTRATAÇÃO DE BOLSEIROS

Bolsas Investigação Científica da UA - Financiador é F.C.T.

Bolsas Investigação Científica da UA - Outros Financiadores

Bolsas de Mestrado e Doutoramento da UA

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Resultado 1.3.1 – Levantamento/elaboração de procedimentos, formulários e minutas

(Anexo I - Listagem de procedimentos elaborados e validados - continuação)

ÁREA FINANCEIRA

AQUISIÇÕES BIBLIOGRÁFICAS

Procedimentos Gerais

Aquisição a Título Pessoal

Assinatura de Revistas Especializadas

AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS

Decreto-Lei N. º 197/99 - Manual de Procedimentos


Processamento Contabilístico

Pagamento

Aquisições Intracomunitárias - Países Aderentes ao Euro



Aquisições Intracomunitárias - Países Não Aderentes ao Euro



Aquisições Fora da Comunidade Europeia



Aquisição de Viaturas

FUNDO DE MANEIO

Constituição e Execução


Reposição

Liquidação

CADASTRO E INVENTÁRIO DO PATRIMÓNIO

Índice Geral

Organização do processo de Inventariação

Registo do Bem Móvel no Património da UA

Conferências Físicas

Organização do Arquivo de Imobilizado

Amortizações

Abate e Alienação

Circuito do Abate

Auto de Abate

Furto ou Roubo

Alienação de bens

Contabilização do Abate e Alienação

Regularização do IVA em caso de transmissão do Bem

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CADASTRO E INVENTÁRIO DO PATRIMÓNIO (continuação)

Doação e Disponibilização a outros Serviços

Aquisição por Oferta

Cálculo do Valor do Bem

Grandes Reparações ou Beneficiações

Desvalorização Patrimonial

Valorização Patrimonial

Reavaliações

Manutenção e Assistência Técnica

Leasings

Seguro Patrimonial

Regularizações por variação do Pro-Rata

Regularizações por determinação do Pro-Rata definitivo

Regularizações por variação igual ou superior a 5% do Pro-Rata

Registo de Bens Imóveis

Amortizações de Bens Imóveis

Obras em Curso

Controlo de Garantias

Veículos

Enquadramento das Amortizações do antigo CIME para o novo CIBE

Classificador Geral

PROCESSAMENTO DE AJUDAS DE CUSTO

Deslocações em Território Nacional

Regime Geral

Regras para Abono

Regras para Justificação de Despesas

Deslocações de Docentes Estrangeiros a Portugal

Participação em Júris de Doutoramento ou Mestrado

Deslocações ao/no Estrangeiro

Regime Geral

Regras para Abono

Regras para Justificação das Despesas

Participação em Estágios e Cursos

PROJECTOS DE INVESTIGAÇÃO

AVEIRO - CIDADE DIGITAL

Execução Financeira

RECEITAS PRÓPRIAS

Arrecadação de Receitas Próprias

TRANSFERÊNCIAS DIVERSAS


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ÁREA ADMINISTRATIVA

Prestação de Serviços - Protocolos e Contratos

Prestação de Serviços pelo CEMED

PROCEDIMENTOS VÁRIOS

CONTABILISTICOS

Ajudas de Custo

Regime do Imposto de Selo

Emissão de Facturas

Directriz Contabilística (DC) nº 25 - Locações

ADMINISTRATIVOS

Acesso às Instalações da UA

Arquivo de Documentos Administrativos

Cedência de Instalações/Equipamento da UA

Correio

Comunicações aos Serviços Públicos

Emissão de Certidões

Legislação - Divulgação

Furto

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(Anexo II - Listagem de procedimentos por validar)

ÁREA ACADÉMICA

Acesso Ensino Superior 1º ano

Alteração Cursos Licenciatura

Complementos Formação Enfermagem

Complementos Formação Infância/Básico

Concursos Especiais

Criação Cursos Formação Especializada

Criação Cursos Licenciatura

Disciplinas Isoladas

Estágios Pedagógicos

Exames Ad-Hoc

Mudança Reingresso Transferência

Pré-Requisitos

Regimes Especiais

Suspensão Cursos Licenciatura

ÁREA DE PESSOAL

Actualização do BI na BD

Atribuição de Bolsa de Investigação Científica

Cabimento no mapa de C.O. de bolsas

Cabimento de Protocolos

Comunicação da participação em júris de provas (académicas e de concurso)

Concurso Interno de Ingresso

Concursos Cargos de Direcção Intermédia

Elaboração da lista de antiguidade

Elaboração dos cartões de identificação

Estágios Profissionais (IEFP)

Férias não docentes (requerimento inicial/alterações)

Nomeação de Conselhos Directivos/Conselho Científico/Conselho Pedagógico/Reitor/Vice-Reitores e Pró-Reitores

Orçamento de Funcionamento

Pedido de Acumulação de funções públicas com privadas

Pedido de alteração de NIB e de dados pessoais

Pedido de certidão Tempo de Serviço/Teor de Documentos/Concurso

Pedido de Colaboração institucional

Pedido de Dispensa serviço Docente

Pedido de Estatuto de Trabalhador Estudante

Pedido de Horário de Trabalho específico

Pedido de inibição dos descontos para a CGA/ADSE

Pedido de Licença parental

Pedido de licença sem vencimento

Pedido de passagem ao regime de dedicação exclusiva

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(Anexo II - Listagem de procedimentos por validar - continuação)

ÁREA DE PESSOAL (continuação)

Pedido de passagem ao regime de prestação de trabalho da “semana de 4 dias”

Pedido de rescisão de contratos/exonerações

Prémio Galiano

Prestação de serviços de bolseiros

Processamento de Ajudas de Custo

Processamento de outros abonos

Processamento Suplementar

Processo de aposentação/contagem de tempo de serviço à CGA

Programas Ocupacionais

Provimento de Pessoal Docente

Provimento de Pessoal Não Docente

Rebides

Reclassificação Profissional

Reconversão Profissional

Recrutamento de Docentes

Renovação de Bolsa de Investigação Científica

Rescisão de Bolsa de Investigação Científica

Tratamento do abono de família

Tratamento do Seguro Social Voluntário

Tratamento final das classificações de serviço



(Anexo III - Listagem de procedimentos em elaboração)

Acidentes em serviço

Controlo das facturas e anúncios dos jornais

Efectividade (lançamento e verificação)

Faltas por casamento

Inscrição/reinscrição na CGA;

Medicina no trabalho

Pedidos de cadernetas Cheque-Trem;

Promover a aquisição de bens

Publicações

Renovação de contratos de docentes/não docentes

Submissão a junta médica

Submissão a Verificação domiciliária da doença

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(Anexo IV - Exemplo: procedimento – Concurso Externo de Ingresso)

CONTRATAÇÃO DE PESSOAL NÃO DOCENTE - CONCURSO EXTERNO DE INGRESSO

• Pedido de abertura do concurso

• Preparação, autorização e publicação/publicitação do aviso de abertura. Nomeação e notificação do

júri

• 1ª reunião de júri - Definição dos critérios de selecção

• Recepção de candidaturas e envio do processo ao júri

• 2ª reunião de júri - Admissão/exclusão de candidatos

• 3ª reunião de júri - Audiência prévia dos candidatos a excluir

• 4ª reunião de júri - Marcação da data para a Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou

Específicos

• 5ª reunião de júri - Recursos hierárquicos interpostos por candidatos excluídos

• 6ª reunião de júri - Correcção da Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos

• 7ª reunião de júri - Audiência prévia dos candidatos excluídos, apreciação de pedidos de relevação

de comparência e marcação de Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos

• 8ª reunião de júri - Correcção da prova de conhecimentos realizada; Avaliação Curricular dos

candidatos não eliminados na Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos; marcação

da data de realização da Entrevista Profissional de Selecção

• 9ª reunião de júri - apreciação dos pedidos de relevação de falta de comparência formulados pelos

candidatos e marcação da data para a realização da respectiva Entrevista Profissional de Selecção

• 10ª reunião de júri - apreciação dos resultados da Entrevista Profissional de Selecção e elaboração

do Projecto de Lista de Classificação Final

• 11ª reunião de júri - Audiência prévia dos candidatos excluídos

• Decisão final

• Período de Estágio

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PEDIDO DE ABERTURA DE CONCURSO

1.1 Início do processo

O processo inicia-se com a solicitação, por parte do Departamento/Secção Autónoma/Unidade/Serviço

ou da própria Reitoria, do pedido de abertura do concurso, através de um ofício onde se indica a

necessidade de pessoal e respectiva fundamentação.

1.2 Verificação da disponibilidade orçamental

A DRH requer à Reitora a abertura do concurso, discriminando as suas necessidades em termos de

recursos humanos, carreira e categoria, proposta por edital, requerendo a autorização para a sua

abertura, verificada que seja a disponibilidade orçamental.

1.3 Verificação da existência ou não de excedentes disponíveis

A DRH consulta em seguida a Direcção Geral da Administração Pública, para verificação da existência

ou não de excedentes disponíveis (Minuta 1/CEI).

É ainda efectuada a consulta ao Ministério da Ciência e do Ensino Superior, para verificação da

existência de pessoal supranumerário em condições de preencher o(s) lugar(es) em causa (Minuta

2/CEI).

Existindo excedente(s)/supranumerário(s), a UA recebe informação sobre o(s) mesmo(s), por forma a

poder contactá-lo(s) afim de realizar entrevista(s) e decidir quanto à sua integração ou não no seu

quadro.

1.4 Pedido de Abertura de Concurso

Sendo a UA informada da não existência de excedente(s)/supranumerário(s) (por indicação da DGAP e

do MCES) dá-se início ao procedimento para abertura do concurso.

Não existindo excedentes disponíveis e observada a disponibilidade orçamental, a DRH, por edital,

requer à Reitora autorização para a abertura de concurso, propondo a composição do júri, que submete à

consideração do Administrador e da Reitora.

1.5 Remessa para efeitos de requisição/destacamento ou transferência

A DRH envia um aviso para o jornal (Minuta 3/CEI) para efeitos de requisição/destacamento ou

transferência para a UA de funcionários públicos de outras instituições, detentores das categorias para as

quais se pretende a abertura do concurso.

PREPARAÇÃO, AUTORIZAÇÃO E PUBLICAÇÃO/PUBLICITAÇÃO DO AVISO DE ABERTURA. NOMEAÇÃO E NOTIFICAÇÃO DO JÚRI.

2.1 Preparação do aviso de abertura

A DRH prepara o aviso para abertura do concurso (Minuta 4/CEI) e remete-o à Reitora para autorização,

onde já consta uma proposta de júri.

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A preparação do aviso implica a inclusão da respectiva referência: CND-CEI-(nº do concurso)-DRH/(ano

civil). Nesta referência: CND = Concurso Não Docente; CEI = Concurso Externo de Ingresso; (nº do

concurso) = número atribuído ao concurso, que apenas se insere antes do envio do aviso para

publicação em DR; DRH = Divisão de Recursos Humanos; (ano civil)= ano civil em que é aberto o

concurso, que apenas se insere antes do envio do aviso para publicação em DR.

2.2 Autorização do aviso de abertura e nomeação do júri do concurso

A Reitora autoriza a abertura do concurso, confirmando o júri proposto e remete o processo à DRH.

2.3 Publicação do aviso de abertura

A DRH completa a referência do concurso (conforme descrito no ponto 2.1) e envia o aviso de abertura

para publicação em Diário da República. É preparado um cabeçalho para o aviso, indicando a referência

da publicação, a série onde vai ser publicado, quem assina e autoriza o envio do aviso.

2.4 Notificação do júri

A DRH envia a cada membro do júri, um ofício informando-o da sua nomeação (Minuta 5/CEI e Minuta

6/CEI) e solicitando ao Presidente do júri que promova uma reunião com os vogais efectivos antes do

termo do prazo para as candidaturas, a fim de proceder à definição dos critérios a observar na seriação

dos candidatos ao concurso e elaborar a respectiva acta.

2.5 Publicitação do aviso de abertura

Após publicação do aviso de abertura do concurso no Diário da República, procede-se à publicitação de

um anúncio sucinto num jornal de expansão nacional (Minuta 7/CEI).

As cópias do aviso e do anúncio são:

• enviadas aos membros do júri (Minuta 8/CEI)

• afixadas no átrio do Edifício Central da Reitoria;

• disponibilizadas em formato PDF na Internet;

• enviadas, por correio electrónico, a todos os Departamentos/Secções

Autónomas/Escolas/Unidades/Serviços da Universidade de Aveiro;

• enviadas em anexo a um ofício ao IEFP, em que se dá conhecimento da abertura do concurso.

1ª REUNIÃO DE JÚRI - DEFINIÇÃO DOS CRITÉRIOS DE SELECÇÃO

Nota importante: Sempre que um dos membros do júri não pode estar presente numa reunião, ele será

substituído por outro, designado para o efeito (no acto de designação do júri é designado o vogal que

substitui o presidente e são também designados dois vogais suplentes). A ausência de um membro

efectivo do júri e sua substituição por um suplente deve ser referida na respectiva acta, apresentando-se

também a devida justificação.

3.1 Definição dos critérios de selecção

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Antes de terminado o prazo para as candidaturas ao concurso, o júri reúne para definir os critérios de

selecção que irá aplicar, resultando desta reunião uma primeira acta (Minuta 9/CEI, Minuta 10/CEI,

Minuta 11/CEI, Minuta 12/CEI, Minuta 13/CEI e Minuta 14/CEI).

RECEPÇÃO DE CANDIDATURAS E ENVIO DO PROCESSO AO JÚRI

4.1 Candidatura

Os interessados remetem à DRH a sua candidatura (Minuta 15/CEI), devendo dela constar todos os

documentos e elementos indicados no aviso de abertura do concurso.

4.2 Recepção de candidaturas e envio do processo ao júri

No termo ou ainda no decurso do prazo de recepção de candidaturas, a DRH prepara uma base de

dados constituída por uma ficha individual com todos os elementos necessários de cada candidato.

Terminado o prazo de recepção de candidaturas, a DRH organiza o processo do concurso e remete-o ao

presidente do júri (Minuta 16/CEI). Deste processo devem constar os seguintes elementos:

• a acta nº 1 com a definição dos critérios, entretanto elaborada pelo júri e entregue na DRH;

• fichas individuais dos candidatos, elaboradas pela DRH;

• toda a correspondência mantida com o júri;

• toda a documentação relativa à abertura do concurso;

• a legislação aplicável ao concurso.

2ª REUNIÃO DE JÚRI - ADMISSÃO/EXCLUSÃO DE CANDIDATOS

5.1 Admissão/Exclusão de candidatos

Num prazo de 15 dias úteis contados do termo do prazo para apresentação de candidaturas, o júri deverá

proceder à admissão/exclusão de candidatos.

Após avaliação das candidaturas, o júri procede à:

• admissão dos candidatos que preencham os requisitos exigidos;

• exclusão dos candidatos que não preencham os requisitos exigidos.

Desta reunião o júri elabora uma segunda acta (Minuta 17/CEI), remetendo-a à DRH.

O prazo acima referido é indicativo mas deverá, tanto quanto possível, ser cumprido. No caso do júri

prever que o mesmo será largamente ultrapassado, por lhe ser totalmente impossível cumpri-lo (como na

situação de existir um elevado número de candidatos), poderá, na data em que o prazo termina, enviar

um ofício à Reitora, dando conhecimento da situação e justificando o atraso, constituindo assim um

garante para eventuais reclamações futuras quanto a este prazo.

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5.2 Comunicação da decisão de intenção de exclusão. Audiência prévia

A/o DRH/júri comunica aos candidatos a intenção de os excluir e informa-os do prazo de que dispõem

para audiência prévia (Minuta 18/CEI):

• por carta registada, fundamentando a decisão da intenção de exclusão, se o total de candidatos

a excluir for inferior a 100;

• através da publicação da lista de candidatos excluídos na II Série do DR, se o total de candidatos

a excluir for igual ou superior a 100.

5.3 Reclamação

Durante o prazo da audiência prévia, os candidatos excluídos que assim o entenderem apresentam

reclamação por escrito, dirigida ao presidente do júri.

3ª REUNIÃO DE JÚRI - AUDIÊNCIA PRÉVIA DOS CANDIDATOS A EXCLUIR

6.1 Audiência prévia dos candidatos a excluir

Terminado o prazo para recepção de reclamações, o júri procede à sua avaliação e decide sobre a

exclusão/admissão dos candidatos.

Desta reunião é elaborada uma acta (Minuta 19/CEI) onde se inclui a lista definitiva de candidatos

admitidos (Relação de Candidatos Admitidos - os que logo de início foram admitidos e os inicialmente

excluídos mas que viram a sua reclamação aceite, pelo que passaram à qualidade de admitidos) (Minuta

20/CEI).

Esta lista é remetida à DRH para afixação no átrio do novo edifício Central e da Reitoria.

6.2 Comunicação da decisão de admissão/exclusão

A DRH comunica aos candidatos, em resultado da reclamação apresentada e anexando cópia da acta, a

decisão de admissão/exclusão (Minuta 21/CEI):

• por carta registada, com cópia da relação de candidatos admitidos, se o total de candidatos for

inferior a 100;

• através da publicação da relação de candidatos admitidos na II Série do DR, se o total de

candidatos for igual ou superior a 100.

A notificação dos candidatos excluídos após a audiência prévia é feita separadamente. Nesta notificação

indicar-se-á o prazo de interposição do recurso hierárquico e o órgão competente para apreciar a

impugnação.

6.3 Afixação da relação de candidatos admitidos

A DRH procede à afixação da relação de candidatos admitidos nos lugares de estilo (Minuta 20/CEI).

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4ª REUNIÃO DE JÚRI - MARCAÇÃO DA DATA PARA A PROVA ESCRITA DE CONHECIMENTOS GERAIS E/OU ESPECÍFICOS

7.1 Marcação da Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos

Nesta reunião do júri, procede-se à marcação da data para a Prova Escrita de Conhecimentos Gerais

e/ou Específicos. Para tal, o júri deverá ter em atenção:

• que a mesma deverá ter lugar nos primeiros 20 dias úteis a contar da data da afixação ou da

notificação de exclusão aos candidatos excluídos;

(É necessário ter em atenção que, se for necessário publicar em D.R. o aviso com a data da prova, se

deve contar com cerca de 3 semanas para a sua publicação. Nestes casos, para a marcação da data da

prova, deverão ser contabilizadas cerca de 5 semanas: 3 para publicação do aviso em D.R. e 2 para que,

relativamente a esta publicação, os candidatos ainda tenham tempo de se prepararem para a(s) prova(a)

para a(s) qual(ais) estejam a ser convocados.)

• a disponibilidade de todos os membros do júri;

• o número de pessoas (vogais suplentes e outras) que deverão estar presentes (em função do

número de candidatos) e sua disponibilidade;

• a disponibilidade de salas (em função do número de candidatos).

Em anexo à acta da reunião (Minuta 22/CEI), constará a lista de candidatos admitidos a concurso com a

respectiva distribuição pela(s) sala(s) onde se realizará a prova (Minuta 23/CEI).

A data de realização da prova é comunicada à DRH.

7.2 Convocatória para a Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos

A DRH convoca os candidatos admitidos a concurso para a Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou

Específicos (Minuta 24/CEI):

• por carta registada, se o total de candidatos for inferior a 100;

• através de publicação na II Série do DR, se o total de candidatos for igual ou superior a 100.

5ª REUNIÃO DE JÚRI - RECURSOS HIERÁRQUICOS INTERPOSTOS POR CANDIDATOS EXCLUÍDOS

8.1 Recepção de recursos hierárquicos interpostos por candidatos excluídos

Terminado o prazo para recepção de recursos hierárquicos, a Reitora remete os processos para o júri,

solicitando-lhe o respectivo parecer.

8.2 Avaliação dos recursos hierárquicos

O júri procede à avaliação e emite no próprio documento um parecer, devidamente datado, remetendo-o

em seguida para a Reitora.

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Desta reunião, o júri elabora uma acta (Minuta 25/CEI).

8.3 Decisão do recurso hierárquico

Se for o caso, a Reitora homologa os pareceres do júri.

8.4 Comunicação da decisão de admissão/exclusão após a decisão procedente do recurso

hierárquico

A DRH recebe do júri a Relação de Candidatos Admitidos devidamente rectificada, por forma a convocar

para a prova escrita de conhecimentos gerais e/ou específicos os candidatos agora admitidos (Minuta

26/CEI) e comunicar aos restantes candidatos a decisão definitiva de exclusão (Minuta 27/CEI)

• por carta registada, com cópia da relação de candidatos admitidos corrigida, se o total de

candidatos for inferior a 100;

• através da publicação da rectificação da relação de candidatos admitidos e excluídos na II Série

do DR, se o total de candidatos for igual ou superior a 100.

6ª REUNIÃO DE JÚRI - CORRECÇÃO DA PROVA ESCRITA DE CONHECIMENTOS GERAIS E/OU ESPECÍFICOS

9.1 Correcção da Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos

Realizada que foi a Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos, o júri reúne para proceder

à sua correcção (Minuta 28/CEI), dela resultando uma relação dos candidatos presentes e resultados

obtidos, bem como dos candidatos que faltaram (Minuta 29/CEI), que serão automaticamente excluídos

do concurso (excepto se vierem a apresentar justificação que o júri entenda aceitar como válida).

A relação de candidatos excluídos (por terem obtido resultado inferior a 9,5 valores ou terem faltado à

prova) é enviada à DRH.

9.2 Comunicação da decisão de exclusão

A DRH comunica a decisão de exclusão aos candidatos informando-os do prazo de que dispõem para

audiência prévia (Minuta 30/CEI):

• por carta registada, se o total de candidatos a excluir for inferior a 100;

• através de publicação na II Série do DR, se o total de candidatos a excluir for igual ou superior a

100.

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7ª REUNIÃO DE JÚRI - AUDIÊNCIA PRÉVIA DOS CANDIDATOS EXCLUIDOS, APRECIAÇÃO DE PEDIDOS DE RELEVAÇÃO DE COMPARÊNCIA E MARCAÇÃO DE PROVA ESCRITA DE CONHECIMENTOS GERAIS E/OU ESPECÍFICOS

10.1 Audiência prévia dos candidatos excluídos


exclusão/admissão dos candidatos.

Desta reunião é elaborada uma acta (Minuta 31/CEI) e a lista de candidatos admitidos (Relação de

Candidatos Admitidos - os que logo de início foram admitidos e os inicialmente excluídos mas que viram

a sua reclamação aceite, pelo que passaram à qualidade de admitidos) (Minuta 20/CEI).

Esta lista é remetida à DRH.

Nota importante: a elaboração de novas listas de candidatos admitidos e excluídos pressupõe que se

altere a numeração do anexo relativo à Minuta 20 antes referida, por forma a adequá-lo à acta agora em

causa.

10.2 Comunicação da decisão de admissão/exclusão

A DRH comunica aos candidatos, em resultado da reclamação apresentada e anexando cópia da acta, a

decisão de admissão/exclusão (Minuta 31/CEI):

• por carta registada, se o total de candidatos a admitir e excluir for inferior a 100;

• através da publicação da lista de candidatos admitidos e excluídos na II Série do DR, se o total

de candidatos a admitir e a excluir for igual ou superior a 100.

10.3 Apreciação dos pedidos de relevação de comparência

Havendo pedidos de relevação de comparência à Prova Escrita de Conhecimentos Gerais, o júri reúne

para os apreciar e deliberar sobre a sua aceitação/não aceitação (Minuta 31/CEI).

10.4 Marcação de Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos

Havendo pedido(s) de relevação aceite(s), o júri procede à elaboração da nova Prova Escrita de

Conhecimentos Gerais e/ou Específicos (Minuta 10/CEI, Minuta 11/CEI e Minuta 12/CEI) e à marcação

da data para a sua realização, tendo em atenção os mesmos pontos já referidos aquando da marcação

da primeira prova.

Nota importante: a elaboração de nova Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos

pressupõe que se altere a numeração dos anexos relativos às Minutas 10 a 12 antes referidas, por forma

a adequá-los à acta agora em causa.

A lista dos candidatos que realizarão esta prova é remetida à DRH.

10.5 Convocatória para a Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos

A DRH convoca estes candidatos admitidos a concurso para a Prova Escrita de Conhecimentos Gerais

e/ou Específicos por carta registada (Minuta 32/CEI), ou através de publicação.

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8ª REUNIÃO DE JÚRI - CORRECÇÃO DA PROVA DE CONHECIMENTOS REALIZADA; AVALIAÇÃO CURRICULAR DOS CANDIDATOS NÃO ELIMINADOS NA PROVA ESCRITA DE CONHECIMENTOS GERAIS E/OU ESPECÍFICOS; MARCAÇÃO DA DATA DE REALIZAÇÃO DA ENTREVISTA PROFISSIONAL DE SELECÇÃO

11.1 Correcção da Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos

Realizada que foi a Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos, o júri reúne para proceder

à sua correcção (Minuta 33/CEI), dela resultando uma relação dos candidatos presentes e resultados

obtidos, bem como dos candidatos que faltaram (Minuta 34/CEI), que serão automaticamente excluídos

do concurso.

A relação de candidatos excluídos é enviada à DRH.

11.2 Avaliação Curricular

O júri procede à Avaliação Curricular dos candidatos admitidos, de acordo com os critérios previamente

estabelecidos (Minuta 33/CEI), dela resultando o quadro dos resultados obtidos (Minuta 35/CEI).

11.3 Marcação da Entrevista Profissional de Selecção

Caso resolva não prescindir da Entrevista Profissional de Selecção, o júri procede à sua marcação

(Minuta 33/CEI), remetendo em seguida essa informação (local e hora para cada candidato) à DRH

(Minuta 36/CEI).

11.4 Convocação para a Entrevista Profissional de Selecção

De acordo com as indicações remetidas pelo júri, a DRH convoca os candidatos para a Entrevista

Profissional de Selecção (Minuta 37/CEI):


• através de publicação na II Série do DR, se o total de candidatos for igual ou superior a 100.

O júri procede à Entrevista Profissional de Selecção, na data marcada para o efeito e de acordo com o

guião da entrevista previamente estabelecido.

9ª REUNIÃO DE JÚRI - APRECIAÇÃO DOS PEDIDOS DE RELEVAÇÃO DE COMPARÊNCIA FORMULADOS PELOS CANDIDATOS E MARCAÇÃO DA DATA PARA A REALIZAÇÃO DA RESPECTIVA ENTREVISTA PROFISSIONAL DE SELECÇÃO

12.1 Apreciação dos pedidos de relevação de comparência

Havendo pedidos de relevação de comparência à Entrevista Profissional de Selecção, o júri reúne para

os apreciar e deliberar sobre a sua aceitação/não aceitação (Minuta 38/CEI).

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12.2 Marcação de Entrevista Profissional de Selecção

Havendo pedido(s) de relevação aceite(s), o júri procede à marcação da data para a sua realização e

caso o entenda necessário, à elaboração de novo guião (Minuta 14/CEI).

Nota importante: a elaboração de novo guião para a Entrevista Profissional de Selecção pressupõe que

se altere a numeração do anexo relativo à Minuta 14 antes referida, por forma a adequá-lo à acta agora

em causa.

12.3 Convocação para a Entrevista Profissional de Selecção

De acordo com as indicações remetidas pelo júri, a DRH convoca os candidatos para a Entrevista

Profissional de Selecção (Minuta 37/CEI):

O júri procede à Entrevista Profissional de Selecção, na data marcada para o efeito e de acordo com o

guião da entrevista previamente estabelecido.

10ª REUNIÃO DE JÚRI - APRECIAÇÃO DOS RESULTADOS DA ENTREVISTA PROFISSIONAL DE SELECÇÃO E ELABORAÇÃO DO PROJECTO DE LISTA DE CLASSIFICAÇÃO FINAL

13.1 Apreciação dos resultados da Entrevista Profissional de Selecção

Terminadas as Entrevistas Profissionais de Selecção, o júri reúne para as avaliar (Minuta 39/CEI), daí

resultando uma grelha de cotações (Minuta 40/CEI) e as fichas individuais (Minuta 13/CEI).

Nota importante: o preenchimento das fichas individuais para a Entrevista Profissional de Selecção

pressupõe que se altere a numeração do anexo relativo à Minuta 13 antes referida, por forma a adequá-

lo à acta agora em causa.

13.2 Projecto de Lista de Classificação Final

Terminada a aplicação dos métodos de selecção (a saber, Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou

Específicos, Avaliação Curricular e Entrevista Profissional de Selecção, quando aplicados), o júri procede

à classificação dos candidatos, de acordo com os critérios previamente definidos (Minuta 39/CEI e

Minuta 41/CEI).

Desta classificação deverá resultar um Projecto de Lista de Classificação Final, em que os candidatos

surgem ordenados por ordem alfabética e com a respectiva classificação (Minuta 42/CEI).

Este Projecto de Lista é remetido à DRH.

13.3 Audiência prévia aos candidatos relativamente ao Projecto de Lista de Classificação Final.

A DRH envia um ofício a cada candidato, para o informar do prazo de audiência prévia, lhe remeter cópia

do Projecto de Lista de Classificação Final (Minuta 42/CEI e Minuta 43/CEI) e das actas que contêm a

definição dos critérios de classificação, a sua aplicação aos interessados.

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13.4 Reclamação

Durante o prazo da audiência prévia, os candidatos aprovados e excluídos (apenas nesta fase) que

assim o entenderem apresentam reclamação por escrito, dirigida ao presidente do júri.

11ª REUNIÃO DE JÚRI - AUDIÊNCIA PRÉVIA DOS CANDIDATOS EXCLUÍDOS

No caso de não haver reclamações, a acta referente ao Projecto de Lista de Classificação Final já o

converte em Lista de Classificação Final (com data a partir do termo da audiência prévia e assinada pelo

presidente do júri), pelo que acta e Lista são directamente remetidas pela DRH à Reitora para

homologação (14.3).

Caso se verifiquem reclamações, então estas deverão ser avaliadas e a decisão do júri constar de uma

acta final que terá em anexo a Lista de Classificação Final (com data a partir do termo da audiência

prévia) a ser enviada pela DRH à Reitora para homologação (14.1 ; 14.2 e 14.3)

14.1 Audiência prévia dos candidatos excluídos


validade das mesmas.

Desta reunião é elaborada uma acta (Minuta 44/CEI).

14.2 Lista de Classificação Final

O júri elabora a Lista de Classificação Final (Minuta 45/CEI) e remete-a à DRH, junto com a respectiva

acta.

14.3 Envio da Lista de Classificação Final para homologação

A DRH remete a acta final e a Lista de Classificação Final (com data a partir do termo da audiência

prévia) à Reitora para homologação.

DECISÃO FINAL

15.1 Homologação da Lista de Classificação Final

A Reitora homologa a Lista de Classificação Final e remete-a à DRH.

15.2 Afixação da Lista de Classificação Final e sua comunicação aos candidatos

A DRH afixa a cópia da Lista de Classificação Final no átrio poente do novo edifício central e da Reitoria

e envia cópia desta e da acta onde consta a fundamentação da decisão aos candidatos (Minuta 46/CEI):


• através da publicação da Lista de Classificação Final na II Série do DR, se o total de candidatos

for igual ou superior a 100.

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15.3 Processo de provimento

O processo do concurso é remetido para o sector de contratos, que elabora a notificação para efeitos do

início do processo de provimento.

PERÍODO DE ESTÁGIO

Tratando-se de um concurso externo de ingresso numa carreira para a qual exista um período de estágio,

devem ainda considerar-se os procedimentos que a seguir se descrevem.

16.1 Pedido de apresentação do relatório de estágio

No mês anterior ao termo do estágio, a DRH envia ao candidato um ofício (com conhecimento aos

membros do júri) dando-lhe conhecimento que deverá no prazo de 30 dias seguidos apresentar três

exemplares de um relatório de estágio (Minuta 47/CEI e Minuta 48/CEI).

16.2 Pedido de ficha de notação periódica de Avaliação Inicial

No mês anterior ao termo do estágio, a DRH envia ao Presidente do Conselho Directivo ou Responsável

pelo Serviço onde se encontra o estagiário, uma ficha de notação periódica de Avaliação Inicial (ficha nº

5 do Decreto Regulamentar nº 44-B/83, 1 de Junho), a fim do candidato ser notado para efeitos de

avaliação do seu estágio (Minuta 49/CEI). Esta ficha, igual para todos os casos, é um documento da

Imprensa Nacional Casa da Moeda, distribuído pela DRH.

16.3 Envio do processo ao júri

Após a entrega, por parte do(s) candidato(s) dos três exemplares do relatório do estágio e da recepção

da Notação Periódica da Avaliação Inicial, a DRH remete ao Presidente do júri um exemplar do relatório,

uma cópia da Notação Periódica e o processo do concurso com uma acta modelo (Minuta 50/CEI),

enviando aos dois vogais efectivos apenas um exemplar do relatório de estágio (Minuta 51/CEI).

16.4 12ª reunião de júri - Lista de Classificação Final e avaliação de estágio

Recebido o processo, o júri reúne a fim de proceder à ordenação dos candidatos (emitindo a Lista de

Classificação Final) e à elaboração da acta de avaliação de estágio (Minuta 52/CEI, Minuta 53/CEI e

Minuta 54/CEI), remetendo, de seguida, o processo à DRH conjuntamente com os relatórios de estágio.

16.5 Homologação da Lista de Classificação Final do Estágio

A DRH submete a acta com a lista de classificação final do estágio à homologação da Reitora.

16.6 Afixação da Lista de Classificação Final do Estágio e sua comunicação aos candidatos

Após homologação da acta final que contém a lista de classificação final, a DRH:

• afixa cópia da mesma no átrio poente do novo edifício Central e da Reitoria;

• dá conhecimento aos candidatos, da Lista de Classificação Final da Avaliação do Estágio,

anexando para o efeito uma cópia da mesma:

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• por carta registada, com cópia da lista de candidatos admitidos/excluídos, se o total de

candidatos for inferior a 100 (Minuta 55/CEI);

• através da publicação da lista de candidatos admitidos/excluídos na II Série do DR, se o total de

candidatos for igual ou superior a 100.

16.7 Processo de provimento

Decorrido o prazo de interposição do recurso hierárquico da homologação da lista de classificação final

ou, sendo interposto, da sua decisão expressa ou tácita, o(s) candidato(s) aprovado(s) no estágio são

providos definitivamente na categoria.

LISTAGEM DE MINUTAS

Minuta 1/CEI : Ofício para consulta à DGAP - Direcção Geral da Administração Pública

Minuta 2/CEI : Ofício para consulta ao Ministério da Ciência e do Ensino Superior

Minuta 3/CEI : Aviso para jornal para efeitos de requisição/destacamento ou transferência para a UA

Minuta 4/CEI : Aviso de abertura do concurso

Minuta 5/CEI : Ofício para notificação de nomeação como presidente do júri de concurso

Minuta 6/CEI : Ofício para notificação de nomeação como vogal do júri de concurso

Minuta 7/CEI : Ofício e anúncio para publicitação do concurso num jornal de expansão nacional

Minuta 8/CEI : Ofício ao presidente do júri para comunicação da publicação do aviso em DR e do

anúncio no jornal

Minuta 9/CEI : ACTA Nº 1 - estabelecimento dos sub-critérios a utilizar na seriação dos candidatos

Minuta 10/CEI : Anexo I da Acta nº 1 - Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos :

enunciado(s)

Minuta 11/CEI : Anexo II da Acta nº 1 - Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos: folhas

de resposta a serem utilizadas pelos candidatos

Minuta 12/CEI : Anexo III da Acta nº 1 - Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos:

resolução(ões)

Minuta 13/CEI : Anexo IV da Acta nº 1- Entrevista Profissional de Selecção: ficha individual

Minuta 14/CEI : Anexo V da Acta nº 1- Entrevista Profissional de Selecção: guião

Minuta 15/CEI : Requerimento de candidatura

Minuta 16/CEI : Ofício ao presidente do júri para envio dos processos de candidaturas

Minuta 17/CEI : ACTA Nº 2 - admissão e exclusão de candidatos ao concurso

Minuta 18/CEI : Ofício ao candidato para notificação de intenção de exclusão e audiência prévia

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Minuta 19/CEI : ACTA Nº 3 - apreciação das reclamações apresentadas por candidatos excluídos

durante o período de audiência prévia

Minuta 20/CEI : Relação de Candidatos Admitidos

Minuta 21/CEI : Ofício ao candidato para notificação de admissão/exclusão (resultado da reclamação)

Minuta 22/CEI : ACTA Nº 4 - marcação da data para a Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou

Específicos

Minuta 23/CEI : Anexo I da Acta nº 4 - Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos: lista de

distribuição dos candidatos por salas

Minuta 24/CEI : Ofício ao candidato para convocação para a Prova Escrita de Conhecimentos Gerais

e/ou Específicos

Minuta 25/CEI : ACTA Nº 5 - apreciação prévia do teor dos recursos hierárquicos interpostos por

candidatos excluídos

Minuta 26/CEI : Ofício ao candidato para notificação de admissão (resultado do recurso hierárquico) e

convocação para a Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos

Minuta 27/CEI : Ofício ao candidato para notificação de exclusão (resultado do recurso hierárquico)

Minuta 28/CEI : ACTA Nº 6 - correcção das Provas Escritas de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos

Minuta 29/CEI : Anexo I da Acta nº 6 - Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos:

resultados obtidos pelos candidatos que compareceram e relação dos candidatos que faltaram

Minuta 30/CEI : Ofício ao candidato para notificação de exclusão (por ter faltado à Prova Escrita de

Conhecimentos Gerais e/ou Específicos ou ter obtido classificação inferior a 9,5 valores) e audiência

prévia

Minuta 31/CEI : ACTA Nº 7 - apreciação das reclamações apresentadas por candidatos excluídos

durante o período de audiência prévia e apreciação do(s) pedido(s) de relevação de falta de comparência

formulado(s) pelo(s) candidato(s) e marcação da data para a realização da respectiva Prova Escrita de

Conhecimentos Gerais e/ou Específicos

Minuta 32/CEI : Ofício ao candidato para convocação para a Prova Escrita de Conhecimentos Gerais

e/ou Específicos

Minuta 33/CEI : ACTA Nº 8 - correcção da prova de conhecimentos realizada; Avaliação Curricular dos

candidatos não eliminados na Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos; marcação da

data de realização da Entrevista Profissional de Selecção

Minuta 34/CEI : Anexo I da Acta nº 8 - Prova Escrita de Conhecimentos Gerais e/ou Específicos:

resultados obtidos pelos candidatos que compareceram e relação dos candidatos que faltaram

Minuta 35/CEI : Anexo II da Acta nº 8 - Avaliação Curricular: quadro dos resultados obtidos pelos

candidatos

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Minuta 36/CEI : Anexo III da Acta nº 8 - Entrevista Profissional de Selecção: candidatos convocados e

respectivas marcações

Minuta 37/CEI : Ofício ao candidato para convocação para a Entrevista Profissional de Selecção

Minuta 38/CEI : ACTA Nº 9 - apreciação do(s) pedido(s) de relevação de falta de comparência

formulado(s) pelo(s) candidato(s) e marcação da data para a realização da respectiva Entrevista

Profissional de Selecção

Minuta 39/CEI : ACTA Nº 10 - apreciação dos resultados obtidos pelos candidatos na Entrevista

Profissional de Selecção e elaboração do Projecto de Lista de Classificação Final

Minuta 40/CEI : Anexo I da Acta nº 10 - Entrevista Profissional de Selecção: grelha de cotações

(Minuta 13/CEI) : Anexo II da Acta nº 10 - Entrevista Profissional de Selecção: fichas individuais

Minuta 41/CEI : Anexo III da Acta nº 10 - grelha de Classificação Final

Minuta 42/CEI : Projecto de Lista de Classificação Final

Minuta 43/CEI : Ofício ao candidato para envio do Projecto de Lista de Classificação Final e audiência

prévia

Minuta 44/CEI : ACTA Nº 11 - apreciação da(s) pronúncia(s) apresentadas pelos candidatos em sede de

audiência prévia e Lista de Classificação Final

Minuta 45/CEI : Lista de Classificação Final

Minuta 46/CEI : Ofício ao candidato para envio da Lista de Classificação Final

Minuta 47/CEI : Ofício ao candidato para informar do prazo para apresentação do relatório de estágio

Minuta 48/CEI : Ofício ao Presidente do Júri para informar que se deu conhecimento ao(s) estagiário(s)

da data limite para entrega do(s) relatório(s) de estágio.

Minuta 49/CEI : Ofício ao Responsável pelo estagiário para solicitar a ficha de notação com a

classificação de serviço de avaliação de estágio do notado.

Minuta 50/CEI : Ofício ao Presidente do Júri para envio de relatório(s) de estágio, classificação(ões) de

serviço obtida(s) durante o estágio, e processo de concurso.

Minuta 51/CEI : Ofício aos Vogais Efectivos do Júri para envio de relatório(s) de estágio.

Minuta 52/CEI : ACTA Nº 12 - avaliação do estágio.

Minuta 53/CEI : ANEXO I da ACTA Nº 12 - grelha de avaliação do estágio.

Minuta 54/CEI : Avaliação do Estágio - Lista de Classificação Final.

Minuta 55/CEI : Ofício ao(s) candidato(s) para envio da Lista de Classificação Final da avaliação do

estágio.

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(Anexo V - Exemplo: Modelo de fax a implementar na Universidade de Aveiro)

Nota: seguindo o mesmo princípio, serão também, numa primeira fase, implementados modelos para ofício e nota interna.

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(Anexo VI - Exemplo: Modelo de minuta de acta a implementar na Universidade de Aveiro)

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(Anexo VII - Listagem das tipologias identificadas e mais utilizadas na Universidade de Aveiro)

Acta Aviso Brochura Candidatura Carta Certidão Circular Comunicação Contrato Convite Convocatória Declaração Despacho Depósito Bancário Diploma Documento Despesa Edital Efectividade E-mail Encadernações Estatutos Factura Fax Folha de Caixa Formulário Externo Formulário Interno Guia Informação Listas/Mapas Memorando Minuta Nota interna Ofício Parecer Pauta Postal Proposta Protocolo Publicação Recibo Regulamento Relatório Requerimento Requisição

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(Anexo VIII - Exemplo: definição/descrição da tipologia “Acta” e sugestões de utilização)

Nota: o mesmo tipo de documento com definição/descrição e sugestões de utilização contemplará todas as tipologias identificadas aquando dos levantamentos efectuados

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