PROGRAMA DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO … · Federal, por meio do estabelecimento de...
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PROGRAMA DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO PARA RESULTADOS
08 de março de 2012
Cooperação Técnica ATN/OC-11987-BR
BID / FJP
Diretora do CEPP: Juliana Chiari
Coordenação Geral Isabella Biondini
Técnicos FJP: Marconi Laia, Giovanni Caixeta, Fátima Fortes
e Altamir Fialho
Interlocutor: CONSAD
Cooperação Técnica ATN/OC-11987-BR – BID / FJP
PROGRAMA DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO PARA RESULTADOS
Objetivo:
O objetivo do Programa é contribuir para o fortalecimento da
gestão por resultados nos governos dos Estados e do Distrito
Federal, por meio do estabelecimento de indicadores referenciais
de desempenho comuns e da promoção da cultura de resultados.
PROGRAMA DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO PARA RESULTADOS
Objetivos específicos
(i) estruturar um sistema de indicadores de gestão e de desempenho
de setores públicos selecionados para ser empregado na análise da atuação governamental;
(ii) desenvolver um banco de experiências inovadoras e ferramentas degestão que permitam a identificação e o compartilhamento de boas
práticas; e
(iii) apoiar a construção de capacidade institucional e a disseminação da
cultura de gestão por resultados nos governos dos Estados e do Distrito Federal.
PROGRAMA DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO PARA RESULTADOS
Programa possui dois componentes
Componente 1: Sistema de Informações para a Gestão por
Resultados:
O objetivo do componente é estruturar um sistema de
informações que incluirá dois módulos a serem alimentados
com dados e informações levantados pelos Governos
Estaduais e do DF.
PROGRAMA DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO PARA RESULTADOS
Módulo 1: base de dados formada por indicadores de gestão e de
desempenho setorial nas áreas de nas áreas de administração
pública, educação, saúde e segurança pública dos governos
estaduais e do DF.
Módulo 2: base de dados com experiências inovadoras de gestão.
PROGRAMA DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO PARA RESULTADOS
Componente 2: Fortalecimento da Cultura de Gestão por
Resultados:
O objetivo deste componente é promover a disseminação e
o compartilhamento de conhecimentos e experiências sobre
gestão por resultados.
PROGRAMA DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO PARA RESULTADOS
O programa financiará:
(i) desenho e oferta, em colaboração com PRODEV, de um programa de capacitação em gestão por resultados, contemplando a utilização do sistema de indicadores elaborado no componente 1.
(ii) formulação de estudo, com base nos indicadores do sistema, que inclua a análise da situação da gestão dos setores selecionados nos Estados e no DF; e
(iii) realização de eventos para apresentação e discussão do sistema de informações e das conclusões do estudo realizado.
PROGRAMA DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO DA GESTÃO PARA RESULTADOS
STATUS
STATUS
Componente I – Sistema de Informações para a Gestão por Resultados
Módulo 1 – Indicadores de Gestão por Resultados
1. Desenvolvimento Metodológico:
Pesquisa salarial 2010 e 2011; Para levantamento dos Indicadores de Gestão dos Estados nas
áreas de Educação, Saúde e Segurança Pública.Contratação de empresa consultora para desenvolvimento e
aplicação de metodologia;
STATUSComponente I – Sistema de Informações para a Gestão por Resultados
Módulo 1 – Indicadores de Gestão por Resultados
2. Modelagem do Banco de Dados e elaboração do edital para contratação da empresa para desenvolver o Sistema Informatizado dos Indicadores de Gestão por Resultados;
3. Aplicação das metodologias e consolidação dos documentos da Pesquisa Salarial e de indicadores de Gestão.
Componente I – Sistema de Informações para a Gestão por Resultados
Módulo 2 – Experiências inovadoras e exitosasPlanejamento do projeto
2. Contratação de Consultoria Individual pela FJP.
3. Especificação e Coleta dos Documentos do CONSAD.
4. Elaboração de Metodologia de Organização e Classificação dos Documentos
5. Organização e classificação dos documentos sobre gestão pública disponíveis no CONSAD.
STATUS
Componente II – Fortalecimento da cultura de Gestão por Resultados
1. Realização de capacitação e oficinas;2. Estudo analítico da situação da gestão por resultados dos estados e DF;
Eventos para apresentação e discussão.
STATUS
Componente/ Módulos/ Macro atividade Data de Entrega
Componente I - Sistema de Informações para Gestão para Resultados
Módulo I
Macro atividade 1: Planejamento 29/03/2012
Macro atividade 2: Desenvolvimento Metodológico 21/06/2012
Macro atividade 3: Assessoramento Sistemas de Informação / Banco de Dados 09/08/2012
Macro atividade 4: Aplicação das Metodologias e Documentação 04/10/2012
Módulo II
Macro atividade 5: Planejamento (Componente II) 14/04/2012
Macro atividade 6: Contratação de Consultoria Individual pela FJP nos moldes de modelo proposto pelo BID. 13/06/2012
Macro atividade 7: Especificação e Coleta dos Documentos de Posse do CONSAD. 14/05/2012
Macro atividade 8: Elaboração de Metodologia de Organização e Classificação dos Documentos 13/06/2012
Macro atividade 9: Organização e classificação dos documentos 12/08/2012
Componente II - Fortalecimento da Cultura de Gestão por Resultados
Macro atividade 10: Realização das Oficinas e Capacitação 04/10/2012
Reserva de Gerenciamento 04/01/2012
LIÇÕES APRENDIDAS
Lições Aprendidas
Módulo 1 - Base de dados formada por indicadores de gestão e de desempenhosetorial nas áreas de administração pública
Ineditismo e aspecto inovador do projeto: dificuldade na execução da pesquisa salarial e na seleção da consultoria;Necessidade de capacitações e oficinas ao longo da execução dos trabalhos, para
garantir a qualidade dos dados e informações;Mudança significativa dos técnicos envolvidos no levantamento e aplicação da
metodologia utilizada na primeira rodada da pesquisa salarial;Dificuldades na validação dos dados;Ausência de interlocutor com prerrogativa de decisão.
Lições Aprendidas: medidas corretivas
• Prever mais treinamentos para os analistas de recursos humanos nos estados nas próximas pesquisas salariais
• Solicitar a permanência do mesmo grupo de trabalho como representante dos estados;
• Desenvolver a metodologia da pesquisa com o intuito de facilitar a compreensão dos envolvidos;
• Divulgação do sistema informatizado da pesquisa salarial entre os estados, bem como da importância dos indicadores de gestão por resultados;
• Proposição de um Modelo de Governança do projeto.
Modelo de Governança do ProjetoComitê Objetivos Frequência Local
ConsadDirecionamento estratégico do projetoAuxilio na mitigação dos riscos e pontos de atenção do projeto
Trimestral (Fóruns e Congresso) A definir
Grupo ExecutivoAlinhamento e validação preliminar dos produtos desenvolvidos
15 dias antes das reuniões do ConsadSob demanda
FJP
Interlocutor Contato entre a equipe e o Secretário de EstadoCoordenação dos representantes de seu Estado junto ao projeto.
Contato permanente FJP
Representantes Estaduais
Comunicação e capacitação da força de trabalho e pontos focais para atuarem na coleta de dados e informações para o desenvolvimento e aplicação das pesquisa
Capacitções e treinamentos para aplicação das pesquisas (sob demanda)
Brasília
Accenture
Plano de Trabalho
Componente I - Módulo 1 Componente II
Desenvolvimento de metodologia para criação de indicadores de gestão nacional e de metodologia para pesquisa salarial comparativa dos Estados e Distrito Federal
08 de março de 2012
Copyright © 2012 Accenture. All rights reserved. 22
Principais produtos previstos no projeto
• Modelo para construção de um banco de dados nacional de indicadores de gestão não finalísticos para as áreas de Saúde, Educação e Segurança.
• Aplicação de uma primeira rodada da metodologia, com a mensuração dos indicadores das áreas de Educação, Saúde e Segurança Pública.
• Produção documental: relatórios técnicos e gerenciais, manuais, entre outros.
• Revisão da metodologia da pesquisa salarial realizada pela Fundação João Pinheiro nos anos de 2010 e 2011/1º semestre, que possibilite a comparação periódica das remunerações das principais carreiras dos Estados e Distrito Federal.
• Aplicação de uma primeira rodada da nova metodologia.
• Produção documental: relatórios técnicos e gerenciais, manuais, entre outros.
• Especificação técnica e funcional para a construção de um sistema informatizado baseado em um armazém de dados que permita manter a pesquisa salarial e os indicadores atualizados.
• obs.: NÃO está no escopo a construção e disponibilização do sistema de informação, mas apenas a sua especificação para posterior construção.
• Produção documental: relatórios técnicos e gerenciais, manuais, entre outros.
Indicadores de Gestão Pesquisa Salarial Sistemas de Informação
Business Contribution
Customer Orientation
Internal Processes
Future Orientation
Name KPI 15
Value driver F
Name KPI 1Name KPI 2Name KPI 3Name KPI 4
Name KPI 5Name KPI 6
FINANCIAL
Value driver A
Value driver B
Actuals
Target
Trend
☺
☺
☺☺
Name KPI 7Name KPI 8Name KPI 9
Name KPI 10Name KPI 11
CUSTOMER
Value driver C
Value driver D
s t☺☺
☺
Name KPI 12Name KPI 13
Name KPI 14
INTERNAL PROCESSES
Value driver E
Actuals
Target
Trend
☺☺
☺
Name KPI 17Name KPI 18Name KPI 19
LEARNING & GROWTH
Value driver H ☺
☺
Name KPI 16Value driver
G ☺
Name KPI 20Name KPI 21Name KPI 22
☺☺
KPI 15
Direcionador F
KPI 1KPI 2KPI 3KPI 4
KPI 5KPI 6
FINANCEIRO
Direcionador A
Direcionador B
Atual Meta Tendência
☺
☺
☺☺
KPI 7KPI 8KPI 9
KPI 10KPI 11
CIDADÃO
Direcionador D
Value driver D
☺☺
☺
KPI 12KPI 13
KPI 14
PROCESSOS
Direcionador E☺☺
☺
KPI 17KPI 18KPI 19
PESSOAS
Direcionador C ☺☺
KPI 16Direcionador G
☺
KPI 20KPI 21KPI 22
☺☺
Atual Meta Tendência
Atual Meta Tendência
Atual Meta Tendência
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Abordagem metodológica
PROCESSOS FERRAMENTAS
Abordagem do projeto
Dire
cion
amen
to
Controle
Monitoração
Ferramentas e processos que suportam as atividades de forma a garantir que o modelo alcance os objetivos estabelecidos e que os
usuários sigam os padrões/modelos definidos
Rotinas para acompanhar e manter o modelo sempre atual e alinhado às necessidades do Estado, maximizando os resultados.
Habilidade de medir e gerar os resultados, comparando-os com o modelo.
MODELO
• Template em Excel para a primeira rodada
• Especificação técnica e funcional para a construção do futuro Sistema de informação
• Governança e Operação
• Metodologia e estrutura
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A operacionalização do novo modelo contempla dois tipos de processos: o de mudança, ou governança, e o de operação contínua
Processo recorrenteProcesso pontual
Operacionalização / Implantação Captura,
População e cálculo dos indicadores
Distribuição dos Resultados
OperarMudar
Feedback
Redefinir benchmarks
Desenho ou revisão/refinamento do
modelo
Validação Revisão da estratégia e
realinhamento dos objetivos
Coleta dos relatórios e dados (folhas de medida, dados, etc.) e anotações, consolidação dos resultados, verificação da
qualidade e aprovação final da equipe
Apresentação dos resultados e relatórios às partes envolvidas e interessadas
Revisão do modelo
PROCESSOS FERRAMENTAS
Abordagem do projeto
Controle
MODELO
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Metodologia para a construção do modelo dos Indicadores de GestãoA construção dos indicadores será baseado na metodologia do Balanced Scorecard
1 Construção de uma visão comum para a Saúde, Educação e Segurança e a tradução desta visão em um conjunto de objetivos balanceados em 4perspectivas
PROCESSOS FERRAMENTAS
Abordagem do projeto
Controle
MODELO
2 Construção das relações de causa e efeito para cada objetivo identificado
3Construção dos indicadores de desempenho representativos dos objetivos e direcionadores de valor
4 Priorização e seleção dos indicadores mais significativos
In which potential markets can the company expand?
Can the operating income be increased by changing pricingstrategies?
What actions should the company take to realize organic, top-line growth?
What placementand promotionactions should be taken to meet the target?
Is it possible to increase footprint in new geographies?
Which geographies are most attractive to enter?
Can the sales on the current footprint be increased?
Is it possible to sell more to existing customers?
How could the company acquire new customers?
Is it possible to increase the income by price changes?
Will the income increase by increasing the prices?
Will the income increase by undercutting competitors price?
Is it possible to increase the income by price restructuring?
Is it possible to gain market share by restructuring the lifecycle costs of the product?
Is it possible to increase market share by pricing combinations of products and/or attachments?
Is the company applying best practices in the area of promotion?Can operating income be improved by changes to the promotion? Has the company optimized it’s promotion ef forts?
Can operating income be improved by changes to the sales & service channels?
Can sales of products (incl. attachments, parts & services) be improved by changing channel mix?
Can rentals of products be increased by changing channel mix?
What changes could be made to the productportfolio to increase sales volumes?
Is it possible to expand to segments currently not covered?
Is it possible to optimize the performance of the existing products in the portfolio?
Is it possible to enter the market with new product types?
Can the resources be made available to start a new product line?
Does the company have the capabilities to produce new products?
Are their any customer needs that require new products to be met?
Can the required suppliers for new products be found?
Can the company produce these new products cost-ef fective?
What are the key values that drive buyers?
What dif ferentiates our products f rom the competition?
Are there any barriers for optimization of the portfolio?
What are strong and weak points of our competitors’ products?
Which new products (or attachments) are demanded?
What should be the route of entry (e.g. standalone, JV)?
DESCRIÇÃO
Tipo Nome Curto
Eficiência de Compras Polaridade
Descrição / Finalidade
Descreve o valor total de compras estratégicas que cada comprador executa
FOLHA DE PROPRIEDADES E MEDIDAS
População Apenas compras estratégicas Fonte de dados Sistema de Informações de Aquisições
FrequênciaDécrit l’environnementutilisé pour la
production du KPI
Diário Sem. Mensal Trim. Anual Unidade de medida R$ por comprador / ano
X
Meta >= R$ 5.000.000,00 Custo/Complexidade de Atualização do KPI
Baixo<0,1 FTE
Médio0.5 FTE
Alto>0.5 FTE
Proprietário Fulano Racional de Cálculo Valor total comprado no anodividido pelo número de compradores (pro rata)
Interpretação Indica qual o volume de compras, em média, um comprador estratégico consegue desenvolver. Isso implica, em última instância, no custo interno de pessoal de compras para a produção de uma contratação estratégica
FIN SOC PRO ORG
Efet
ivid
ade
Estra
tégi
ca
Qualidade
Priorização e seleção de indicadores
30-35 indicadores
por área
0% 100%
100%
Processos Pessoas
Financeira CidadãosComo devemos aplicar os
recursos financeiros?
Como devemos estruturar nossos processos internos
e onde precisamos nos desempenhar bem?
Qual deve ser o impacto dos nossos serviços sobre
os cidadãos?
O que precisamos aprender e quais as capacidades que
devemos construir?
Diferentes entendimentos da “Visão”
Ações dirigidas por planejamento
estratégico para trás (como é que
vamos chegar lá?)
O que queremos ser. Aonde queremos
chegar.
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Exemplos da derivação dos indicadoresObjetivo Estratégico Indicador propostoPerspectiva
Financeiro
Otimizar os custos de treinamento
Melhorar a execução financeira
• Despesas com treinamento / Horas ministradas• Despesas com treinamento / No. de servidores treinados• Despesas em treinamento
• Despesas totais / Despesas previstas (orçamento)• Despesas indiretas / despesas totais• Volume financeiro investido em infraestrutura / Despesas Totais
Pessoas
Melhorar a retenção dos servidores
Melhorar a capacitação
• % de turnover anual (% do efetivo que saiu)• Tempo médio de permanência
• Escolaridade média dos servidores
Cidadãos Melhorar a oferta dos serviços
• No. de leitos hospitalares ofertados / 100.000 habitantes• No. de vagas no ensino médio / população na faixa etária alvo• No. do efetivo policial / 100.000 habitantes
Processos
Melhorar os prazos de atendimento
• Tempo médio de atendimento – processo “x”
Otimização dos recursos
Construção de Habilidades
Valor para o Usuário
Excelência Operacional
Melhorar a eficiência • % dos crimes registrados solucionados
EXEMPLO
PROCESSOS FERRAMENTAS
Abordagem do projeto
Controle
MODELO
Melhorar a produtividade • No. Procedimentos realizados / efetivo alocado – processo “x”
Copyright © 2012 Accenture. All rights reserved. 27
Metodologia para a construção do modelo de Pesquisa Salarial
1 Revisão da metodologia e resultados da pesquisa atual PROCESSOS FERRAMENTAS
Abordagem do projeto
Controle
MODELO
2 Diagnóstico atual dos Estados (estrutura, organização, políticas, cargos, remuneração, regulação, etc.)
3Revisão da abordagem metodológica, com a correlação de cargos e estrutura de remuneração4 Coleta e análise de dados
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Ferramenta de Indicadores
© 2008 Accenture. Todos os direitos reservados.
Executivo
Comparativo Tático
Business Contribution
Customer Orientation
Internal Processes
Future Orientation
Name KPI 15
Value driver F
Name KPI 1Name KPI 2Name KPI 3Name KPI 4
Name KPI 5Name KPI 6
FINANCIAL
Value driver A
Value driver B
Actuals
Target
Trend
☺
☺
☺☺
Name KPI 7Name KPI 8Name KPI 9
Name KPI 10Name KPI 11
CUSTOMER
Value driver C
Value driver D
s t☺☺
☺
Name KPI 12Name KPI 13
Name KPI 14
INTERNAL PROCESSES
Value driver E
Actuals
Target
Trend
☺☺
☺
Name KPI 17Name KPI 18Name KPI 19
LEARNING & GROWTH
Value driver H ☺
☺
Name KPI 16Value driver
G ☺
Name KPI 20Name KPI 21Name KPI 22
☺☺
KPI 15
Direcionador F
KPI 1KPI 2KPI 3KPI 4
KPI 5KPI 6
FINANCEIRO
Direcionador A
Direcionador B
Atual Meta Tendência
☺
☺
☺☺
KPI 7KPI 8KPI 9
KPI 10KPI 11
CIDADÃO
Direcionador D
Value driver D
☺☺
☺
KPI 12KPI 13
KPI 14
PROCESSOS
Direcionador E☺☺
☺
KPI 17KPI 18KPI 19
PESSOAS
Direcionador C ☺☺
KPI 16Direcionador G
☺
KPI 20KPI 21KPI 22
☺☺
Atual Meta Tendência
Atual Meta Tendência
Atual Meta Tendência
Indicadores Estratégicos
Detalhamento maior de informações, proporcionando análises mais específicas
PROCESSOS FERRAMENTAS
Abordagem do projeto
Controle
MODELO
Visualização comparativa do desempenho no grupo
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Projeto básico para o desenvolvimento / aquisição dos Sistemas de Informação
Definir requerimentos internos
Analisar mercado fornecedor
Desenvolver modelo de contratação
Levantar Estimativa de Custo
Elaborar Termo de Referência
Assessorar Licitação
Implementar contratos de fornecimento
1
7
2
3
4
5
6
Metodologia de Compras Estratégicas
Fase Interna
Fase Externa Fora do Escopo
Dentro do Escopo
Elaboração do Projeto Básico de desenvolvimento do Banco de Dados
Requerimentos Técnicos e Funcionais
Requerimentos Técnicos e Funcionais
Copyright © 2012 Accenture. All rights reserved. 30
Plano de Trabalho e produtos
Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set
P1 - Kickoff
3.2 Termo de Referência
Gestão Integrada
3.1 Req. técnicos e funcionais
4. Aplicação e documentação
3. Ferramentas
Etapa
P14 – Relatório Final
2.3 Desenho
Reuniões CONSAD (Fórum)
2.4 Validação
4.1 Divulgação dos resultados
1. Planejamento
2.1 Diagnóstico2. Desenvolvimento
P2 – Workshop e Abertura / P3 – Planejamento detalhado
P4 – Diagnóstico / P5 - BenchmarkingP6 – Metodologia preliminar Salários e Indicadores
P7 – Metodologias final /P8 – Plano de Implantação
P9 – Especificação Técnica / Funcional
P10 - TR
P11 – Ferramenta Excel
P12 – Tabelas e dadosP13 - Manuais
7 meses
• Apresentação do projeto • Nomeação dos Comitês e Grupos
de Trabalho • Validação do mecanismo de
governança do projeto
• Apresentação das metodologias de desenvolvidas
• Preparação dos Grupos de Trabalho para a aplicação das metodologias
• Apresentação do status da pesquisa
• Apresentação dos resultados executivos preliminares
Pauta CONSAD
PESQUISA SALARIAL
Relatório 1
Relatório 2
Relatório 2
Relatório 5
Relatório 3
Relatório 4
Relatório 5
MUITO OBRIGADAContatos:Isabella Virgínia Freire BiondiniE-mail: [email protected].: 31-3448-9427
Juliana [email protected].: 31- 3449-9721