PRODUTIVIDADE EM EXCEL...barra de fórmulas do Excel. 8. Escolha PROCV na lista de funções Mais...

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Fernando Andrade

PRODUTIVIDADE EM EXCEL

PESSOAS E TECNOLOGIA 1


Índice

PROCV Simples ....................................................................................................................................... 2

PROCV Faixas.......................................................................................................................................... 6

Três funções Excel ................................................................................................................................ 11

Para que fazer uma tabela dinâmica? .................................................................................................. 16

Uma tabela dinâmica essencial ............................................................................................................ 17

A segmentação de dados em uma tabela dinâmica ............................................................................. 20

Os dados da tabela dinâmica em um gráfico dinâmico ........................................................................ 23

Minigráficos ......................................................................................................................................... 28



PROCV Simples Quando precisamos PROCurar valores em uma tabela, a função PROCV pode ser uma

excelente alternativa. Principalmente se esta procura for feita Verticalmente. Um bom

exemplo será útil para entendermos o que é uma PROCura Vertical.

Queremos calcular valores gastos em uma compra em supermercado (coluna D), felizmente

os valores unitários estão todos definidos em uma tabela separada.

Vamos usar a função PROCV para PROCurar o valor unitário correspondente a cada produto

na tabela digitada nas colunas F a H.

COMENTÁRIO

Esta tabela com os valores unitários aparece nas colunas ao lado, mas ela poderia estar em

outra planilha do mesmo arquivo ou até mesmo em outro arquivo.

RECOMENDAÇÃO

Atribuir um nome a esta tabela com valores unitários é uma boa prática para o trabalho com

planilhas. Não é obrigatório, mas bastante recomendável. Vamos começar com esta boa prática.

1. Selecione as células F3:H7

2. Na Caixa de nome no canto superior esquerdo, digite um nome adequado.

1

2



COMENTÁRIO

Nomes não podem ter espaço em branco, é por isso que

iniciamos cada palavra com uma letra maiúscula,

ValoresUnitários. Para o Excel, é uma palavra só, mas nós enxergamos duas.

Agora sim estamos prontos para criar um PROCV.

3. Coloque o cursor na célula a receber o primeiro cálculo de valor, D3.

4. Clique no botão Inserir função na barra de fórmulas do Excel.

O quadro Inserir função aparece, mostrando as funções Mais Recentemente Usadas.

5. Escolha PROCV.

6. Pressione OK.

COMENTÁRIO

Nesta imagem acima a função

PROCV já aparece no quadro

Inserir função porque foi usada

recentemente no Excel utilizado

para fazer esta apostila. Se em

seu caso a função não aparecer,

mude a categoria para Tudo e

role na tela até encontrar PROCV.

3

4

5

6



O quadro PROCV aparece.

7. Precisamos preenchê-lo!

• Valor_procurado

Estamos querendo

saber o valor gasto na compra de qual produto? Sabonete, clique na célula B3.

• Matriz_tabela

Onde está a tabela com todos os valores unitários? Selecione as células F2:H7. O

Excel mostra o nome que atribuímos, ValoresUnitários.

• Núm_índice_coluna

A tabela de valores unitários tem três colunas, em qual delas está o valor unitário?

Digite 3.

• Procurar_intervalo

Nesta caixa indicamos se a tabela de pesquisa (ValoresUnitários em nosso exemplo)

está com a primeira coluna em ordem ou desordem. A coluna Produto está em

ordem alfabética, então deixamos esta caixa vazia. Se estivesse em desordem,

escreveríamos Falso ou o número 0.

8. Clique em OK para finalizar a construção da função PROCV.

7

8



PROCV trouxe apenas o valor unitário do sabonete, queremos o valor total

correspondente às 5 unidades compradas. Basta fazer a multiplicação.

9. Clique no final da

expressão da barra de

fórmulas, digite * e

aponte a célula com a

quantidade 5 (C3).

10. Pronto, agora é só levar o resultado

para as demais células da tabela.

9

10



PROCV Faixas

No PROCV nas páginas anteriores, a primeira coluna da tabela ValorUnitário está em ordem

crescente e por isso deixamos vazia a caixa Procurar_intervalo. Muitos usuários, no entanto,

digitam Falso ou 0 nesta caixa. Neste nosso exemplo isso não é um problema.

Falso ou 0 indicam ao PROCV uma primeira coluna em desordem, a função então procura

um valor exatamente igual ao indicado na caixa Valor_procurado. Na linha 3 da figura acima

PROCV está procurando exatamente a palavra Sabonete na tabela ValorUnitário.

Embora neste nosso exemplo digitar Falso ou 0 não atrapalhe, em muitos casos a função

PROCV não funciona com estes parâmetros. Na planilha abaixo, com médias e notas de

alunos, veremos o problema.

A partir da Média numérica do aluno, vamos mostrar a Nota em letra.



Vamos primeiro calcular as médias dos alunos.

1. Selecione então as células F2:F8.

2. Na guia Página Inicial, grupo Edição, clique na seta à direita do botão Soma e escolha

Média.

Para facilitar a visualização

das médias, melhor exibir

uma casa decimal para

todos os números.

3. Clique uma vez no botão

Diminuir Casas Decimais.

Já vimos nas páginas

anteriores desta apostila

que é uma boa prática

atribuir um nome às células que serão pesquisadas pelo PROCV, a tabela com as médias

e as notas neste nosso exemplo.

4. Selecione as células I2:J6.

5. Na caixa de

nome no alto

à esquerda,

digite o nome

desejado

para a tabela.

1

2

3

4

5



Pronto, vamos

construir o

PROCV.

6. Clique na

célula em que

teremos nosso

primeiro

PROCV, G2.

7. Clique no

botão Inserir

Função na

barra de

fórmulas do Excel.

8. Escolha PROCV na lista de funções Mais Recentemente Usadas.

9. Em Valor_

procurado,

indique a

célula com

a Média do

primeiro

aluno.

10. Selecione

as células

I2:J6 como

nossa

Matriz_tabela.

Para nossa felicidade, aparece o nome que atribuímos há pouco à tabela, MédiaNota.

11. Queremos que o PROCV mostre as informações que estão na segunda coluna desta

tabela, digite 2 em Núm_índice_coluna.

Nosso objetivo é provar que a palavra Falso atrapalha em algumas situações de uso do

PROCV, por isso iremos digitá-la temporariamente apenas para mostrar o erro.

12. Digite Falso em Procurar_intervalo.

6

7

8

9

10

11

12

13



13. Escolha OK para encerrar a construção do PROCV.

Por enquanto, nenhum

problema. A nota do

primeiro aluno, C, aparece

porque a Média dele é um

valor exato. Este valor existe

na tabela MédiaNota.

O problema acontecerá nas demais médias, todas quebradas.

14. Leve a função PROCV para as demais células da tabela com os alunos.

As notas

são exibidas

como #N/D

(não

disponível)

porque não

existem

médias

correspondentes na tabela MédiaNota. Por exemplo, a média do segundo aluno é 4,5, a

tabela mostra apenas as médias 3 e 5, mas não uma intermediária. O resultado só

poderia ser mesmo não disponível.

Agora vamos

usar a função

PROCV do

jeito certo,

informando

que a

primeira

coluna da

tabela

MédiaNota

(coluna

Média) está

em ordem.

15. Deixe vazia a caixa Procurar_intervalo da função PROCV da primeira célula, G2.

14

15



16. Função corrigida, é só preencher as células abaixo com a correção.

Pronto, deu certo, todas as notas são exibidas corretamente!

O que aconteceu? Vamos analisar o caso do segundo aluno e sua média 4,5. O PROCV

procura esta média na tabela MédiaNota linha a linha. A primeira média, 0, não é a certa; a

segunda, 3, também não; já a terceira, 5, também não serve, mas é MAIOR do que o 4,5

procurado. Então a função PROCV volta na tabela e usa a média anterior, 3 neste nosso

exemplo e nota correspondente D, exatamente aquela que queríamos.

Trabalhando assim, o PROCV funciona com faixas:

• Médias de 0 a 2,9: Nota E

• Médias de 3 a 4,9: Nota D

• Médias de 5 a 7,9: Nota C

• Médias de 8 a 8,9: Nota B

Conclusão, só deveríamos digitar Falso ou 0 na caixa Procurar_intervalo quando a primeira

coluna da tabela pesquisada estiver em desordem. Se estiver em ordem decrescente,

devemos deixá-la vazia, permitindo ao PROCV até trabalhar com o conceito de faixas,

quando for necessário.

16



Três funções Excel Para quem

conhece PROCV,

é muito simples

preencher a

planilha ao lado.

Neste exemplo, o

usuário recebe

uma planilha com

alguns e-mails e

precisa

preencher a

coluna Nomes.

Felizmente há

uma tabela geral

com e-mails, é só

buscar o nome

correspondente

com a função PROCV.

A situação pode complicar se houver duas tabelas gerais de e-mails.

Três linhas

preenchidas na

tabela acusam

ERRO, justamente

aquelas três com

dados existentes

na segunda

tabela.

A solução aqui é

combinar com

PROCV uma função que permite resolver o problema SE algum ERRO acontecer. O nome da

função? SEERRO.

Como vamos trabalhar com mais uma função, uma boa estratégia de trabalho com planilhas

é nomear as tabelas que serão usadas pelo PROCV.



1. Selecione as células com e-mails e nomes da primeira

tabela geral, A3:B5.

2. Clique na Caixa de nome, digite o nome desejado e

pressione Enter.

ATENÇÃO

Muitos esquecem de pressionar Enter após a digitação

do nome, tenha certeza de não esquecer este passo.

3. Repita o processo para nomear a tabela com e-mails e nomes da segunda empresa.

Nossa primeira preocupação na construção das fórmulas que buscam os nomes é tratar

o erro visto na página anterior. Vamos começar então usando a função SEERRO.

4. Selecione a célula que

receberá o primeiro

nome, E2.

5. Clique no botão Inserir

Função na Barra de

fórmulas do Excel.

6. No quadro Inserir função,

escolha a função SEERRO

e pressione OK para inseri-

la na célula E2.

COMENTÁRIO

O quadro ilustrado acima mostra a função

SEERRO dentro da categoria Mais

Recentemente Usada. Se você nunca usou

esta função, ela poderá não aparecer aqui.

Mude então a categoria para Tudo e

percorra a lista até encontrar SEERRO.

1

2

3

4

5

6

7



7. Pressione OK para inserir esta função na célula E2.

Você viu na página anterior, se a informação procurada estiver na tabela Netflix, o Excel

não acusa erro quando usamos o PROCV. Então, DENTRO da função SEERRO, vamos

construir um PROCV na caixa Valor, a caixa que usamos quando não houver erros.

8. Mantendo o curso na caixa Valor, clique na seta para baixo da caixa de funções na Barra

de fórmulas do Excel e escolha PROCV.

Aparece o quadro função PROCV para preenchermos. Observe na Barra de fórmulas do

Excel que este PROCV foi criado DENTRO função SEERRO.

9. Insira as informações necessárias para o PROCV relativa à procura na tabela Netflix.

8

9



ATENÇÃO

Ao terminar de preencher PROCV, cuidado para não pressionar OK. Não terminamos

ainda a criação de SEERRO, precisamos voltar a esta função.

10. Na Barra de fórmulas do Excel, clique em qualquer lugar da função SEERRO.

Observe que o quadro da função SEERRO volta para sua tela, a caixa Valor está

preenchida com o PROCV que acabamos de criar. Precisamos agora colocar na caixa

Valor_se_erro a função que será usada no caso de erro. Neste nosso exemplo o erro

acontece quando a informação procurada está na segunda tabela, Amazon, então basta

agora criar outro PROCV apontando a segunda tabela.

11. Mantendo o cursor na caixa Valor_ser_erro, clique na palavra PROCV que aparece bem à

esquerda na Barra de fórmulas do Excel.

12. Preencha o novo quadro de PROCV para procura de informações na segunda tabela.

10 11

12



Poderíamos agora pressionar OK, afinal já criamos os dois PROCVs dentro de SEERRO.

No entanto, apenas para bem avaliarmos o trabalho feito, vamos olhar mais uma vez a

função SEERRO preenchida.

13. Clique em qualquer lugar da fórmula SEERRO na Barra de fórmulas do Excel.

Estamos vendo os dois PROCVs preenchidos. O primeiro busca informações na primeira

tabela, Netflix; o segundo, tabela Amazon.

14. Agora sim é só clicar em OK para encerrar a fórmula com estas TRÊS FUNÇÕES

ANINHADAS do Excel.

15. Para terminar com chave de ouro, complete as células das demais linhas.

13

Tabela 1 - Netflix

Tabela 2 - Amazon

14

15



Para que fazer uma tabela dinâmica? Veja os dados na planilha ao lado

e veja se você consegue

rapidamente responder algumas

perguntas simples:

• Quantos vendedores

existem?

• Quem são estes

vendedores?

• Em que dia da semana

aconteceu o maior volume

de vendas?

• Que produto proporcionou

maior faturamento?

Para que construímos uma

planilha? Provavelmente para chegar a algumas conclusões, provavelmente para responder

perguntas como estas acima. E outras mais!

Há várias alternativas para a análise de uma planilha, uma das mais usadas e mais úteis é a

tabela dinâmica.



Uma tabela dinâmica essencial Para responder todas as perguntas da página anterior, vamos construir uma tabela dinâmica

bastante útil.

1. Selecione qualquer célula na planilha usada como base para a tabela dinâmica.

DICA 1

Embora quase todos selecionem TODAS as células que serão usadas na construção de

uma tabela dinâmica, este procedimento NÃO é necessário. Basta apenas selecionar

UMA só célula preenchida.

DICA 2

Células formatadas facilitam MUITO o entendimento de uma planilha, por isso a

planilha ilustrada ao lado foi formatada ANTES da construção da tabela dinâmica.

2. Na guia Inserir, clique no botão Tabela Dinâmica.

Como selecionamos uma célula da tabela de origem, a caixa Tabela/Intervalo no

quadro Criar Tabela Dinâmica já aparece preenchida. Precisamos apenas indicar

onde será construída a tabela, neste exemplo será bem ao lado da tabela de dados.

3. Selecione a opção Planilha Existente.

4. Em Local, indique a célula a partir da qual será construída a tabela.

1

2

3

4

5



5. Clique em OK para criar a tabela.

Vamos começar a responder as perguntas, “Quantos vendedores existem” e “Quais

são estes vendedores”. Então, vamos exibir os vendedores em nossa tabela dinâmica.

6. Para colocar um VENDEDOR em cada LINHA da nova tabela dinâmica, arraste o

campo Vendedor para a caixa Linhas.

Veja que a tabela

dinâmica já

começa a ser

desenhada.

7. Outra pergunta a

responder é sobre

o dia da semana,

então arraste o

campo Dia

também para a

caixa Linhas.

Vemos primeiro o vendedor, depois o

detalhamento por dia da semana.

Talvez uma melhor visualização seja

exibir primeiro o dia da semana e

depois o vendedor. Basta inverter a

ordem na caixa Linhas.

6

7



8. Arraste Dia para antes de

Vendedor.

Pronto, agora a informação

principal na linha da tabela

dinâmica é o dia da semana,

depois aparece cada

vendedor.

As duas últimas perguntas

que precisamos responder

falam em vendas, este é o

campo que precisamos

colocar agora na tabela dinâmica.

9. Arraste

Vendas para

a caixa

Valores.

Embora esta

tabela já

responda

todas as

perguntas

desejadas,

pode ser

bom exibir

as vendas pelo tipo

de produto

vendido.

10. Arraste Produto

para a caixa

Colunas.

8

9

10



A segmentação de dados em uma tabela dinâmica

Até este ponto conseguimos responder todas as perguntas desejadas:

• Quantos vendedores existem?

• Quem são estes vendedores?

• Em que dia da semana aconteceu o maior volume de vendas?

• Que produto proporcionou maior faturamento?

O normal agora é fazer análises muito mais específicas:

• Qual produto proporcionou mais faturamento?

• Que vendedor tem conseguido maiores vendas?

• Como está a distribuição de vendas ao longo da semana?

• Quais lojas proporcionam os melhores resultados?

Uma estratégia muito boa é segmentar as informações apresentadas na tabela dinâmica.

1. Selecione uma célula qualquer da tabela dinâmica pronta para que o Excel exiba a

guia Análise de Tabela Dinâmica.

2. Clique nesta guia Análise de Tabela Dinâmica.

3. Para segmentar os dados por VENDEDOR, por exemplo,

assinale esta opção no quadro Inserir Segmentação de

Dados que aparece.

4. Clique em OK.

1

2

3

4



5. Formate e posicione o quadro de segmentação de forma a facilitar seu trabalho.

6. Para exibir os dados de um único vendedor, clique em seu nome.

Você pode fazer outras segmentações necessárias.

7. Clique novamente no botão Inserir Segmentação de Dados e assinale outros campos

de segmentação no quadro Inserir Segmentação de Dados.

8. Pronto, agora é só organizar estes campos de segmentação e fazer as exibições que

tragam resultados significativos, como mostra a imagem na próxima página.

5

6

7



Nesta tabela dinâmica, temos uma segmentação que exibe:

• Vendedor: Rita

• Loja: Loja 1 e Loja 2

• Dia: 2a

• Produto: Bolo

8



Os dados da tabela dinâmica em um gráfico dinâmico

Apresentar informações em forma visual facilita muito análises e conclusões. Felizmente,

tabelas dinâmicas também podem ser representadas visualmente, são os gráficos dinâmicos.

Podemos fazer um gráfico dinâmico a partir de uma base simples de dados, antes mesmo de

criar uma tabela dinâmica, ou podemos criar um gráfico dinâmico a partir de uma tabela

dinâmica já feita. É este último caso que veremos agora.

1. Selecione uma célula qualquer da tabela dinâmica já feita.

2. Na guia

Análise de

Tabela

Dinâmica,

clique no

botão Gráfico

Dinâmico.

O Excel já

sugere um

tipo de

gráfico,

Coluna

Agrupada, é

uma boa

solução para

este nosso

exemplo.

3. Clique em OK

para aceitar

esta opção e

desenhar o

gráfico.

1

2

3



O gráfico

provavelmente

aparecerá sobre

sua tabela

dinâmica.

4. Arraste o gráfico

dinâmico para

uma área livre

em sua planilha

e aproveite para

mudar sua

largura e altura para melhor exibição de suas barras e números.

Este gráfico é dinâmico porque permite a

filtragem de suas informações. Por

exemplo, você pode exibir apenas os dados

de um dos vendedores.

5. Para exibir as vendas só de Rita, clique na

seta para baixo do botão Vendedor.

6. No quadro de filgragem, escolha Rita.

7. Clique em OK.

4

5

6

7



Pronto, você está vendo apenas as vendas de Rita no gráfico.

Embora fazer esta filtragem tenha sido simples e rápido, há uma forma ainda melhor.

Podemos aproveitar no gráfico os botões de segmentação de dados usados na tabela

dinâmica.

Veja, por exemplo, na imagem abaixo que o botão Rita está selecionado na

segmentação Vendedor. O Excel fez esta seleção automaticamente quando usamos o

botão de filtragem do gráfico para exibir apenas Rita.

Vamos fazer um teste ao contrário, usar o recurso de segmentação de dados para

reexibir todos os vendedores novamente.

8. Clique no botão Limpar Filtro da segmentação de dados Vendedor.

Pronto, todos os vendedores estão aparecendo no gráfico (confira na próxima

página).

8



Se os botões de segmentação de dados forem nossa opção de exibir dados

específicos no gráfico, pode ser uma boa ideia ocultar os botões de filtros.

9. Na guia Análise Gráfico Dinâmico, clique no botão Botões de Campos.

10. Desmarque

as quatro

primeiras

linhas

“Mostrar...”.

O gráfico está

bem mais

limpo e leve.

9

10



COMENTÁRIO

Manter Mostrar Botões Expandir/Recolher

Campo Inteiro facilita exibir mais ou menos

informações no eixo horizontal do gráfico,

algo que a segmentação de dados não

permite.

Campos Vendedor e Dia no eixo

Campo Dia no eixo



Minigráficos

Planilhas empresarias geralmente têm muitas informações, às vezes pode dar um certo

trabalho analisar os dados e chegar rapidamente a conclusões. Veja, por exemplo, a planilha

abaixo:

Um destes dois anos apresenta vendas irregulares, outro mostra vendas crescentes. Olhando

rapidamente, é difícil descobrir qual é este ano. Se você tiver um pouco de paciência e

tempo, verá que em 2019 as vendas apresentam um pequeno aumento todos os meses.

Muito trabalhoso! Precisamos de uma solução mais visual! Felizmente, o Excel apresenta os

minigráficos, um gráfico muito útil desenhado em UMA ÚNICA CÉLULA.

1. Deixe o cursor na célula ao lado dos números que serão representados visualmente –

célula N3 na imagem abaixo.

2. Na guia Inserir, clique no botão Coluna

dentro do grupo Minigráficos.

3. No quadro Criar Minigráficos, indique

as células que serão representadas

graficamente.

4. Clique em OK para desenhar o gráfico

na célula indicada em Intervalo de Locais.

1

2

3

4



O minigráfico que aparece mostra claramente que o ano

de 2018 mostrou vendas bem irregulares.

Para comparação, vamos representar também 2019. Felizmente, não é preciso passar

por todo o processo novamente, basta arrastar o gráfico feito como se fosse uma

fórmula.

5. Arraste a alça de preenchimento (quadrado preto no

canto inferior direito) da célula N3 para baixo até a

célula N4.

Pronto, o gráfico aparece mostrando claramente,

produtivamente, que 2019 foi um ano bem mais

regular.

DICA

Para melhorar a visualização dos gráficos, você pode aumentar um pouco a largura

da coluna que os contêm.

5

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