Novembro

2013

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ÍNDICE

INTRODUÇÃO ............................................................................................................................. 3

MODELOS ................................................................................................................................... 3

Criar Modelos .............................................................................................................................. 4

MODELO NORMAL ....................................................................................................................... 5

Alterar o modelo Normal.dotm ..................................................................................................... 6

IMPRESSÃO EM SÉRIE – MAILINGS .............................................................................................. 6

Cartas e mensagens de correio electrónico ................................................................................... 7

Etiquetas e Envelopes .................................................................................................................. 8

FORMULÁRIOS ............................................................................................................................ 9

Criar formulários ......................................................................................................................... 9

MACROS ................................................................................................................................... 12

Criar macros ............................................................................................................................. 13

Executar uma macro.................................................................................................................. 15

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INTRODUÇÃO

Automatizar tarefas de edição e elaboração de documentos no Word, torna-se uma ferramenta essencial

nos dias de hoje. O processador de texto Microsoft Word permite criar atraentes documentos, tais como

cartas, faxes, relatórios e incluir gráficos, organigramas, tabelas e imagens com um elevado grau de

facilidade e rapidez. O processador de texto permite também a criação de mailings, formulários,… o Word

é a solução ideal para redigir todos os tipos de documentos.

MODELOS

Imagine que utiliza um determinado documento vezes sem fim para enviar cartas de candidatura a

empregos. O conteúdo básico é o mesmo, mas alguns detalhes mudam, tais como os dados da empresa,

data, a data da publicação o jornal, entre outros. O método que costuma utilizar é abrir o documento,

alterar as partes desactualizadas e, em seguida, guardar o documento com um nome novo.

O que acontece é que está a utilizar o documento original como um modelo, apesar de nunca o ter

transformado num. Porque é que não o faz? Transformando o documento num modelo, terá um

formulário mestre inicial e não terá de apagar conteúdo desactualizado quando estiver a preparar uma

factura nova.

Poderá ainda aperfeiçoar o modelo com tudo aquilo que pretende que esteja sempre presente no

documento, incluindo marcadores de posição do texto que facilitam a introdução de texto novo. Em

seguida, utilize sempre esse ficheiro de modelo como base para todos os novos documentos.

Existem mais vantagens. Veja quais são. Em seguida, aprenda a guardar um ficheiro como modelo e

como localizá-lo, utilizá-lo e editá-lo.

Parte do processo de criação de um modelo envolve manter ou criar apenas as informações necessárias.

Este é o conteúdo que pretende que esteja incluído em cada documento novo baseado no modelo.

Grande parte do conteúdo que colocar no modelo dependerá das suas preferências pessoais e da própria

especificidade do conteúdo.

Em primeiro lugar, abra um documento em branco, em seguida apresentamos algumas acções típicas

que poderá pretender efectuar em seguida:

1. Manter o conteúdo que deverá permanecer inalterado durante algum tempo — por exemplo, o

nosso Nome, Morada, Contacto e E-mail. (Será fácil actualizar estes itens no modelo quando for

necessário.)

2. Inserir um comando Data e Hora para a área da data. Isto irá colocar automaticamente a data

actual num documento novo.

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3. Manter áreas de marcador de posição de texto para informações que serão alteradas em cada

carta de apresentação, tais como o nome e o endereço da empresa.

Criar Modelos

Antes de elaborar um documento, utilize como ponto de partida um dos modelos existentes. O Word

fornece uma vasta gama de modelos. Irá encontrar modelos que vão desde cartas e currículos a

calendários e brochuras, concebidos para lhe poupar tempo.

Leve os modelos ainda mais longe e transforme um documento existente num modelo adaptado

exactamente às suas necessidades. Isto também poderá poupar-lhe tempo.

Para utilizar os modelos existentes do Word:

1. Aceda ao botão do Office e clique em Novo de seguida aparece a seguinte caixa:

2. Escolha a categoria do modelo por exemplo Folhetos:

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3. Clicar em Transferir e o modelo será disponibilizado no ecrã:

4. Para finalizar deve personalizar o modelo, ou seja, deve alterar os campos com a informação desejada.

MODELO NORMAL

O modelo Normal cuja a extensão é .dotm abre sempre que iniciar o Microsoft Office Word 2007 e inclui

estilos e personalizações predefinidos que determinam o aspecto básico de um documento.

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Alterar o modelo Normal.dotm

Quaisquer alterações que efectuar ao Normal.dotm serão aplicadas aos documentos que criar no futuro.

Para alterar o documento normal efectue os seguintes passos:

1. Clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir.

2. Clique em Modelos e, em seguida, faça duplo clique no ficheiro Normal.dotm para o abrir.

No Microsoft Windows XP ou Microsoft Windows Server 2003:

Para ter a certeza de que está a trabalhar no ficheiro predefinido, verifique se Normal.dotm aparece na

barra de título do Word.

Efectue quaisquer alterações pretendidas como tipos de letra, margens, espaçamento e outras definições.

Pode utilizar os mesmos comandos e funcionalidades utilizados para alterar um documento — mas não se

esqueça de que quaisquer alterações que faça a Normal.dotm serão aplicadas a documentos que criar no

futuro.

Quando tiver terminado, clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Guardar.

Nota: Se Normal.dotm receber outro nome, for danificado ou movido, o Word cria automaticamente uma nova

versão (que utiliza as predefinições originais) da vez seguinte que iniciar o Word. A nova versão não incluirá

quaisquer das personalizações efectuadas na versão que foi movida ou cujo nome foi alterado.

IMPRESSÃO EM SÉRIE – MAILINGS

Através da funcionalidade mailings, poderá proceder à impressão de uma série de cartas, envelopes, e-mails e

etiquetas para diversos clientes de uma só vez. Para utilizar esta funcionalidade, efectue os passos seguintes:

A criação de cada carta, mensagem de correio electrónico ou envelope individualmente iria demorar horas. É neste

ponto que a impressão em série intervém. Utilizando a impressão em série, tudo o que se tem que fazer é criar um

documento que contém as informações iguais em cada cópia e adicionar alguns marcadores de posição para as

informações que são exclusivas de cada cópia. O Word trata do resto.

Para criar qualquer documento através da impressão em série, pode optar pelo Assistente de

Impressão em série passo a passo… Desta forma o Word ajuda a criar a impressão em série passo a

passo.

Para criar um documento de impressão em série sejam cartas, envelopes, ou outros o procedimento é semelhante.

Assim deve seguir os seguintes passos:

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Cartas e mensagens de correio electrónico

1.º Aceder ao separador Mailings:

2.º Clicar em Iniciar Impressão em Série e escolher o tipo de documento que se pretende criar (cartas e

mensagens de correio electrónico);

3.º Criar o documento, ou seja, criar a carta ou a mensagem de correio electrónico.

4.º Seleccionar destinatários (usar uma lista já existente ou criar uma lista nova(exemplo)):

Para que a lista tenha uns determinados campos, por exemplo Nome e Morada, devemos pressionar a

opção personalizar colunas:

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E nesta caixa deve-se adiconar, eliminar ou mudar o nome consoante a informação pretendida na lista de

endereços, no exemplo Nome e Morada apenas.

5º Inserir campos de impressão em série;

6.º Pré-visualizar o documento;

7.º Concluir a impressão em série (imprimir, ou criar os vários documentos para posterior impressão).

Etiquetas e Envelopes

1.º Clicar em Iniciar Impressão em Série e escolher etiquetas ou envelope.

2.º Definir as medidas da etiqueta ou do envelope;

3.º Definir a lista de destinatários;

4.º Definir os campos de impressão em série;

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5.º Criar o documento (cartas, mensagens de correio electrónico, …)

4.º Actualizar as etiquetas (para copiar o esquema da 1ª para as restantes, esta opção só é utilizada nas

eqtiquetas);

5.º Pré-visualizar as etiquetas (facultativo) e finalizar a impressão em série.

FORMULÁRIOS

Certamente já sentiu a necessidade de elaborar um determinado documento e distribui-lo para que,

posteriormente, seja apenas alterado/preenchido em determinadas partes. Falamos então de formulários

digitais.

Exemplos de formulários podem ser inscrições para o ginásio, inscrição em cursos, formulários de adesão

para o cartão de sócio do seu clube, etc.

Este tipo de documento digital pode ser facilmente realizado no MS Word e posteriormente ser

preenchido também de forma digital.

Criar formulários

Para isso basta abrir o Microsoft Word (2007) e seguir os seguintes passos:

1. Aceder ao botão do Office ;

2. Clicar em Opções do Word e verificar se a opção Mostrar separador Programador no Friso

está definida. Caso não esteja active este opção, se estiver activada não necessita de realizar

qualquer alteração.

De seguida será visualizado o separador Programador:

3. A partir de agora já podemos criar os vários campos do formulário (campos de texto, caixa de

verificação, caixa de combinação) através do botão Ferramentas Legadas.

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Cada controlo inserido tem as suas propriedades. Podemos por exemplo definir que só devem ser aceites

números, ou só letras, qual o número máximo de caracteres a introduzir, etc:

No exemplo seguinte vamos criar uma pré-inscrição em cursos de formação profissional:

- Criar os seguintes campos de texto

- Nome (campo de texto, altere as propriedades para o tipo texto normal, formato de texto Primeira

letra maiúscula);

- Morada (campo de texto, altere as propriedades para o tipo texto normal, formato de texto

Primeira letra maiúscula);

- Código Postal (2 campos de texto (um para o código e outro para a caixa postal, separados por um

hífene), altere as propriedades para o tipo Número, Comprimento máximo 4 para o código e 3 para a

caixa postal);

- Contacto (campo de texto, altere as propriedades para o tipo Número, comprimento 9 números.

- E-mail (campo de texto, altere as propriedades para o tipo texto normal, formato de texto

Minúscula);

- Habilitações (caixa de combinação com as seguintes opções: 4.º ano, 6.º ano, 9.º ano, 12.º ano);

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- Situação Profissional (caixa de combinação com as seguintes opções: Empregados,

Desempregados, Estudante, Reformado);

- Horário (caixa de combinação com as seguintes opções: Laboral, Pós-laboral, Sábado);

- Cursos de Formação:

INFORMÁTICA BÁSICA, INFORMÁTICA AVANÇADA, INFORMÁTICA ESPECIALISTA,

MARKETING E PUBLICIDADE, GESTÃO DO TEMPO, ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS,

ELECTRICIDADE, PRIMEIROS SOCORROS, GERIATRIA.

O formulário deve ter o seguinte aspecto:

O próximo passo é proteger o formulário de forma a que não sejam alteradas formatações e que o

utilizador final apenas possa preencher os campos disponibilizados:

Após escolher Restringir Formatação e Edição, irá aparecer do lado esquerdo um painel onde

poderemos escolher quais as opções de protecção para o nosso documento.

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Se a opção Sim, impor protecção se encontrar desactivada, deve alterar esse estado clicando em

Modo de Estrutura. Clicar

Depois de clicamos em Sim, impor protecção, que agora já se encontra disponível. O sistema irá

solicitar a introdução de uma password para proteger o documento.

Após proteger o seu documento, basta gravar e publicar para que o mesmo possa ser preenchido.

MACROS

No Microsoft Office Word 2007, podemos automatizar tarefas utilizadas com frequência através da

criação de macros. Uma macro é uma série de comandos e instruções agrupadas como um único

comando para realizar automaticamente uma tarefa.

As utilizações típicas das macros são:

- Aumentar a velocidade da formatação e edição de rotina

- Combinar múltiplos comandos: por exemplo, inserir uma tabela com um tamanho e limites específicos e

com um número específico de linhas e colunas

- Tornar uma opção de uma caixa de diálogo mais acessível

- Automatizar uma série de tarefas complexas

Pode utilizar a gravação de macro para gravar uma sequência de acções ou pode criar uma macro de

raiz, introduzindo o código Visual Basic for Applications no Visual Basic Editor.

Nota: Para trabalhar com macros no Office Word 2007, é necessário mostrar o separador Programador.

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Mostrar o separador Programador

1. Clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Opções do Word.

2. Clique em Popular.

3. Em Opções principais para trabalhar com o Word, seleccione a caixa de verificação Mostrar

separador Programador no Friso.

Criar macros

1. No separador Programador, no grupo Código, clique em Gravar Macro:

2. Na caixa Nome da macro, escreva um nome para a macro.

Nota Se atribuir a uma nova macro o mesmo nome de uma macro incorporada no Office Word 2007, as acções

da nova macro irão substituir a macro incorporada. Para ver uma lista de macros incorporadas, no separador

Programador, no grupo Código, clique em Macros. Na lista Macros em, clique em Comandos do Word.

3. Na caixa Guardar macro em, clique no modelo ou documento em que pretende guardar a macro.

4. Na caixa Descrição, escreva a descrição da macro.

5. Efectue um dos seguintes procedimentos:

6. Para iniciar a gravação da macro sem atribuir a macro a um botão na Barra de Ferramentas de

Acesso Rápido ou a uma tecla de atalho, clique em OK.

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7. Para atribuir a macro à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, efectue o seguinte

procedimento:

8. Clique em Botão.

9. Em Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, seleccione o documento (ou todos os

documentos) para o qual pretende adicionar a macro à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

10. Em Escolher comandos de, clique na macro que está a gravar e, em seguida, clique em

Adicionar.

11. Clique em OK para iniciar a gravação da macro.

12. Para atribuir a macro a um atalho de teclado, efectue o seguinte procedimento:

13. Clique em Teclado.

14. Na caixa Comandos, clique na macro que está a gravar.

15. Na caixa Nova tecla de atalho, escreva a sequência de teclas que pretende e, em seguida, clique

em Atribuir.

16. Clique em Fechar para iniciar a gravação da macro.

17. Execute as acções que pretende incluir na macro.

Nota: Quando grava uma macro, pode utilizar o rato para clicar em comandos e opções, mas não

para seleccionar o texto. Tem de utilizar o teclado para seleccionar texto.

18. Para parar de gravar as acções, clique em Terminar a Gravação no grupo Código:

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Executar uma macro

Pode-se executar a macro utilizando o botão criado na barra de ferramentas de acesso rápido ou clicar

em macros no separador no Programador e depois seleccionar a macro pretendida e clicar em

Executar:

Bibliografia/Net grafia

URL: http://office.microsoft.com/pt-pt/

Sousa, Sérgio e Maria José. Microsoft Office 2007 Para todos nós. FCA, 2007.